(LUẬN văn THẠC sĩ) nâng cao kỹ năng mềm cho viên chức hành chính trường đại học sư phạm kỹ thuật thành phố hồ chí minh

MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU

viên chức hành chính trường đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU

3.1 Hệ thống hóa cơ sở lí luận về Kỹ năng mềm cho đội ngũ viên chức

3.2 Nghiên cứu thực trạng bồi dưỡng Kỹ năng mềm của đội ngũ viên chức hành chính tại trường đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

3.3 Đề xuất biện pháp nâng cao Kỹ năng mềm cho đội ngũ viên chức hành chính tại trường đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

ĐỐI TƯỢNG VÀ KHÁCH THỂ NGHIÊN CỨU

4.1 Đối tượng nghiên cứu: Kỹ năng mềm cho đội ngũ viên chức hành chính trường đại học Sư phạm Kỹ thuật Tp HCM

4.2 Khách thể nghiên cứu: Quá trình bồi dưỡng kỹ năng mềm của đội ngũ hành chính Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Tp HCM

GIẢ THUYẾT NGHIÊN CỨU

Nếu áp dụng hiệu quả các biện pháp nâng cao kiến thức nghề nghiệp (KNM) cho viên chức hành chính (VCHC), họ sẽ nhận thức rõ hơn về KNM trong công việc Điều này sẽ góp phần hình thành thái độ tích cực và thay đổi hành vi, kết hợp với cơ hội trải nghiệm và rèn luyện, từ đó nâng cao KNM của VCHC.

PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

7.1 Phương pháp nghiên cứu lý thuyết:

- Phân tích, tổng hợp, hệ thống hóa, khái quát hóa các tài liệu liên quan đến bồi dưỡng kỹ năng mềm cho người lao động

- Nghiên cứu các Văn kiện của Đảng, Nhà nước về đường lối, xu thế phát triển liên quan đến việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ viên chức

- Nghiên cứu các công trình khoa học, luận văn, báo cáo khoa học đã được công bố liên quan đến vấn đề nghiên cứu

Nghiên cứu các báo cáo và số liệu từ Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh nhằm đánh giá thực trạng bồi dưỡng kỹ năng mềm cho viên chức hành chính trong hai năm gần đây.

7.2 Phương pháp nghiên cứu thực tiễn:

7.2.1 Phương pháp điều tra (khảo sát) bằng bảng hỏi

Dựa trên điều kiện thực tế, nhà nghiên cứu thiết kế các phiếu hỏi và bảng hỏi nhằm thu thập thông tin định lượng và định tính, từ đó đánh giá thực trạng thông qua viên chức hành chính và cán bộ quản lý.

Kết quả từ phiếu điều tra cung cấp thông tin quý giá giúp người nghiên cứu đề xuất các biện pháp hiệu quả và phù hợp với điều kiện hiện tại tại trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM.

- Đối tượng khảo sát: Đội ngũ viên chức hành chính và cán bộ quản lý trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật thành phố Hồ Chí Minh

- Nội dung khảo sát: Lấy ý kiến của viên chức hành chính và cán bộ quản lý trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật thành phố Hồ Chí Minh

Thời gian khảo sát diễn ra từ tháng 04/2017 đến tháng 09/2017, sử dụng phương pháp chuyên gia thông qua phiếu trưng cầu ý kiến Phương pháp này nhằm thu thập thông tin từ các nhà quản lý cấp cao, có kinh nghiệm lâu năm trong quản lý VCHC, làm cơ sở để đánh giá tính thực tiễn của các biện pháp nâng cao khả năng quản lý nhà nước cho VCHC tại trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật thành phố Hồ Chí Minh.

Phương pháp quan sát được áp dụng để theo dõi quá trình làm việc của các viên chức hành chính (VCHC) tại trường ĐHSPKT Qua việc đến các phòng, ban, khoa, chúng tôi tìm hiểu các nhóm công việc của VCHC và quan sát hành vi, thái độ của họ đối với sinh viên, cán bộ giáo dục (CBGD) và đối tác Từ đó, chúng tôi xác định các kỹ năng cần bồi dưỡng cho từng vị trí công việc của VCHC Quá trình quan sát bao gồm ghi chép, nhận xét và đánh giá kết quả, đồng thời bổ sung tư liệu thực tiễn và so sánh với các phương pháp nghiên cứu khác.

Phương pháp phỏng vấn là công cụ hỗ trợ hiệu quả cho việc thu thập thông tin trong khảo sát bằng bảng hỏi Các cuộc phỏng vấn này tập trung vào việc đánh giá các kỹ năng nghề nghiệp (KNM) thiết yếu cho từng vị trí công việc trong văn hóa hành chính (VCHC) và xem xét tính thiết thực của các biện pháp nhằm nâng cao KNM cho cán bộ viên chức (CBVC).

7.3 Các phương pháp thống kê toán học:

Các thông tin định lượng được xử lý bằng phần mềm Excel, áp dụng phương pháp thống kê mô tả và thống kê suy diễn để trình bày kết quả từ phiếu khảo sát.

CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ BỒI DƯỠNG KỸ NĂNG MỀM

Tổng quan nghiên cứu về bồi dưỡng Kỹ năng mềm

Thuật ngữ Kỹ Năng Mềm (KNM) lần đầu tiên được sử dụng chính thức vào năm 1972 trong tài liệu đào tạo của quân đội Mỹ Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra tầm quan trọng của KNM, trong đó một nghiên cứu của Đại học Harvard cho thấy 80% thành công trong sự nghiệp phụ thuộc vào KNM, chỉ 20% còn lại thuộc về kỹ năng cứng Ngày nay, cả thế hệ trẻ và những người đã có kinh nghiệm đều nhận thức được giá trị của KNM trong việc đạt được thành công Trong bối cảnh môi trường làm việc ngày càng năng động và cạnh tranh, việc phát triển KNM trở nên cần thiết hơn bao giờ hết Do đó, nghiên cứu và phân tích KNM từ nhiều góc độ khác nhau đang được tiến hành, nhằm xác định các KNM cơ bản và thiết yếu để trang bị cho người lao động.

Bộ Lao động Mỹ và Hiệp hội Đào tạo và Phát triển Mỹ vừa công bố nghiên cứu về các kỹ năng cơ bản trong công việc, xác định 13 kỹ năng thiết yếu cho sự thành công nghề nghiệp.

1 Kỹ năng học và tự học (learning to learn)

2 Kỹ năng lắng nghe (Listening skills)

3 Kỹ năng thuyết trình (Oral communication skills)

4 Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem solving skills)

5 Kỹ năng tư duy sáng tạo (Creative thinking skills)

6 Kỹ năng quản lý bản thân và tinh thần tự tôn (Self esteem)

7 Kỹ năng đặt mục tiêu/ tạo động lực làm việc (Goal setting/ motivation skills)

8 Kỹ năng phát triển cá nhân và sự nghiệp (Personal and career development skills)

9 Kỹ năng giao tiếp ứng xử và tạo lập quan hệ (Interpersonal skills)

10 Kỹ năng làm việc đồng đội (Teamwork)

11 Kỹ năng đàm phán (Negotiation skills)

12 Kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả (Organizational effectiveness)

13 Kỹ năng lãnh đạo bản thân (Leadership skills) Chính phủ Canada cũng có một bộ phụ trách về việc phát triển kỹ năng cho người lao động Bộ Phát triển Nguồn Nhân lực và Kỹ năng Canada (Human Resources and Skills Development Canada - HRSDC) có nhiệm vụ xây dựng nguồn nhân lực mạnh và có năng lực cạnh tranh, giúp người Canada nâng cao năng lực ra quyết định và năng suất làm việc để nâng cao chất lượng cuộc sống Bộ này cũng có những nghiên cứu để đưa ra danh sách các kỹ năng cần thiết đối với người lao động Conference Board of Canada là một tổ chức phi lợi nhuận của Canada dành riêng cho nghiên cứu và phân tích các xu hướng kinh tế, cũng như năng lực hoạt động các tổ chức và các vấn đề chính sách công cộng Tổ chức này cũng đã có nghiên cứu và đưa ra danh sách các kỹ năng hành nghề cho thế kỷ 21 (Employability Skills 2000+) bao gồm cá kỹ năng như:

1 Kỹ năng giao tiếp (Communication)

2 Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem solving)

3 Kỹ năng tư duy và hành vi tích cực (Positive attitudes and behaviours)

4 Kỹ năng thích ứng (Adaptability)

5 Kỹ năng làm việc với con người (Working with others)

6 Kỹ năng nghiên cứu khoa học, công nghệ và toán (Science, technology and mathematics skills)

Tại Úc, Hội đồng Kinh doanh Úc (BCA) và Phòng thương mại và công nghiệp Úc (the Australian Chamber of Commerce and Industry - ACCI) với sự bảo trợ của

Bộ Giáo dục, Đào tạo và Khoa học (DEST) cùng Hội đồng giáo dục quốc gia Úc (ANTA) đã phát hành cuốn sách “Kỹ năng hành nghề cho tương lai” vào năm 2002, nêu rõ các kỹ năng và kiến thức cần thiết mà người sử dụng lao động yêu cầu Kỹ năng hành nghề không chỉ giúp người lao động có được việc làm mà còn hỗ trợ sự thăng tiến trong tổ chức, thông qua việc phát huy tiềm năng cá nhân và đóng góp vào định hướng chiến lược của tổ chức Cuốn sách liệt kê 8 kỹ năng hành nghề quan trọng mà người lao động cần trang bị.

1 Kỹ năng giao tiếp (Communication skills)

2 Kỹ năng làm việc nhóm (Teamwork skills)

4 Kỹ năng sáng tạo và mạo hiểm (Initiative and enterprise skills)

5 Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc (Planning and organising skills)

6 Kỹ năng quản lý bản thân (Self-management skills)

7 Kỹ năng học tập (Learning skills)

8 Kỹ năng công nghệ (Technology skills) Chính phủ Anh cũng có cơ quan chuyên trách về phát triển kỹ năng cho người lao động Bộ Đổi mới, Đại học và Kỹ năng được chính chủ thành lập từ ngày 28/6/2007, đến tháng 6/2009 thì được ghép với Bộ Kinh tế, Doanh nghiệp và Đổi mới Pháp chế để tạo nên bộ mới là Bộ Kinh tế, Đổi mới và Kỹ năng Bộ này chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến việc học tập của người lớn, một phần của giáo dục nâng cao, kỹ năng, khoa học và đổi mới Cơ quan chứng nhận chương trình và tiêu chuẩn (Qualification and Curriculum Authority) cũng đưa ra danh sách các kỹ năng quan trọng bao gồm:

1 Kỹ năng tính toán (Application of number)

2 Kỹ năng giao tiếp (Communication)

3 Kỹ năng tự học và nâng cao năng lực cá nhân (Improving own learning and performance)

4 Kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin và truyền thông (Information and communication technology)

5 Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem solving)

6 Kỹ năng làm việc với con người (Working with others)

Cục phát triển lao động (WDA) của chính phủ Singapore đã thiết lập hệ thống các kỹ năng hành nghề ESS (Singapore Employability Skills System) gồm 10 kỹ năng:

1 Kỹ năng công sở và tính toán (Workplace literacy & numeracy)

2 Kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin và truyền thông (Information & communications technology)

3 Kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định (Problem solving & decision making)

4 Kỹ năng sáng tạo và mạo hiểm (Initiative & enterprise)

5 Kỹ năng giao tiếp và quản lý quan hệ (Communication & relationship management)

6 Kỹ năng học tập suốt đời (Lifelong learning)

7 Kỹ năng tư duy mở toàn cầu (Global mindset)

8 Kỹ năng tự quản lý bản thân (Self-management)

9 Kỹ năng tổ chức công việc (Workplace-related life skills)

10 Kỹ năng an toàn lao động và vệ sinh sức khỏe (Health & workplace safety)[27]

Kỹ năng nghề nghiệp mềm (KNM) được định nghĩa là các kỹ năng hành vi cần thiết để áp dụng kiến thức và kỹ năng kỹ thuật tại nơi làm việc Trong khi kỹ năng "cứng" phản ánh "những gì bạn biết", KNM thể hiện "cách bạn sử dụng" những kiến thức đó Nhiều tổ chức và quốc gia đã công nhận tầm quan trọng của KNM đối với sự phát triển cá nhân trong công việc và cuộc sống Tuy nhiên, việc đào tạo các kỹ năng mềm vẫn còn hạn chế trong các chương trình giáo dục khoa học và kỹ thuật hiện nay.

1.1.2 Nghiên cứu trong nước Ở Việt Nam hiện nay, các yêu cầu về KNM cơ bản tuy chưa được cụ thể hóa ở tầm quốc gia như các nước trên nhưng chủ đề KNM đã được đem ra phân tích, luận bàn sôi nổi trên các diễn đàn, báo điện tử và tạp chí khoa học trong thời gian gần đây: Bài viết “Top 10 Kỹ năng “mềm” để sống học tập và làm việc hiệu quả” của tác giả Phan Quốc Việt trên báo Dân trí chỉ ra mâu thuẫn do thiếu hụt KNM trong xã hội

Việt Nam hiện nay đang đối mặt với một nghịch lý khó lý giải: mặc dù người Việt Nam có thành tích xuất sắc trong các giải quốc tế về toán, vật lý, cờ vua và robot, nhưng vẫn chưa đạt được nhiều thành công trong công việc thực tế Để cải thiện tình hình này, cần xác định và phát triển 10 kỹ năng căn bản và quan trọng hàng đầu cho người lao động trong thời đại hiện đại.

1 Kỹ năng học và tự học (Learning to learn)

2 Kỹ năng lãnh đạo bản thân và hình ảnh cá nhân (Self leadership & Personal branding)

3 Kỹ năng tư duy sáng tạo và mạo hiểm (Initiative and enterprise skills)

5 Kỹ năng lắng nghe (Listening skills)

6 Kỹ năng thuyết trình (Presentation skills)

7 Kỹ năng giao tiếp và ứng xử (Interpersonal skills)

9 Kỹ năng làm việc đồng đội (Teamwork)

10 Kỹ năng đàm phán (Negotiation skills) Tổng hợp của tác giả Thảo My đưa ra 6 kỹ năng chính cần thiết cho tất cả mọi người đặc biệt là “dân” công sở và giải ý nghĩa cũng như cách rèn luyện các kỹ năng cho các đối tượng này[30] Đó là các kỹ năng:

2 Hợp tác và làm việc nhóm

4 Kỹ năng giải quyết vấn đề

Bài viết "7 kỹ năng cần có của một người làm CNTT" của tác giả Lê Nga trên ICTNEWS nêu rõ các kỹ năng quan trọng mà những người làm trong lĩnh vực công nghệ thông tin cần rèn luyện để trở thành chuyên nghiệp.

3 Khả năng dịch thuật ngữ chuyên ngành

6 Kỹ năng chăm sóc khách hàng

Nghiên cứu của Phạm Thị Lan Hương và Trần Triệu Khải (2010) đã đánh giá nhận thức của sinh viên về kỹ năng nghề nghiệp dựa trên lý thuyết kỹ năng mềm của Duke (2002) Nhóm tác giả đã xây dựng danh sách 56 kỹ năng cần thiết cho sinh viên ngành Marketing, được phân chia thành 10 nhóm kỹ năng chính, bao gồm: (1) lãnh đạo, (2) truyền thông, (3) tương tác cá nhân, và (4) phân tích.

Kỹ năng ra quyết định, công nghệ, nhận thức toàn cầu, đạo đức, thực tiễn kinh doanh, hoạch định và tự quản là những yếu tố quan trọng trong môi trường làm việc hiện đại Trong đó, các kỹ năng được ưu tiên hàng đầu bao gồm kỹ năng ra quyết định, kỹ năng truyền thông (bao gồm truyền đạt, thương lượng, đàm phán và viết báo cáo) và đạo đức.

Nghiên cứu của Nguyễn Hồng Vân và các cộng sự (2013) về nhu cầu kỹ năng mềm của nhân viên trong lĩnh vực kinh doanh tại TP Hồ Chí Minh đã chỉ ra 35 kỹ năng và tố chất cần thiết cho công việc Các tác giả đã tiến hành khảo sát ý kiến từ các nhà tuyển dụng và người sử dụng lao động tại các doanh nghiệp trong khu vực để đưa ra những đánh giá cụ thể về những kỹ năng này.

Nghiên cứu tại Hồ Chí Minh đã xác định 12 yếu tố kỹ năng mềm, 12 yếu tố kỹ thuật và 11 yếu tố tố chất cá nhân Phân tích nhân tố khám phá cho thấy hai nhóm nhân tố chính: (1) nhóm kỹ năng giao tiếp hiệu quả, bao gồm kỹ năng giao tiếp, trình bày, thuyết phục và đàm phán; (2) nhóm tố chất cá nhân tích cực, thể hiện qua khả năng sắp xếp ưu tiên công việc, vượt qua khó khăn, đạo đức nghề nghiệp, tự trọng, tinh thần học hỏi, cầu tiến, kiên trì và gương mẫu.

Hiện nay, vấn đề kiến thức nghề nghiệp (KNM) cho lao động trong các lĩnh vực khác nhau đã được đề cập nhiều ở Việt Nam Kết quả phân tích cho thấy KNM của người lao động còn thiếu hụt, không đáp ứng đủ nhu cầu của nhà tuyển dụng Đặc biệt, chưa có nghiên cứu nào xác định rõ các KNM cần thiết cho đội ngũ viên chức hành chính, đặc biệt là tại trường ĐHSPKT Tp.HCM.

Các khái niệm cơ bản

Có nhiều khái niệm khác nhau về “kỹ năng”:

Theo Nguyễn Thị Mỹ Lộc cùng cộng sự, “kỹ năng là khả năng thao tác, thực hiện một hoạt động nào đó”[12]

Kỹ năng được định nghĩa là khả năng áp dụng hiệu quả kiến thức về hành động mà người học đã tiếp thu để thực hiện các nhiệm vụ tương ứng Ở giai đoạn kỹ năng, công việc thường được hoàn thành trong những điều kiện ổn định, nhưng chất lượng còn hạn chế, thao tác chưa thành thạo và cần sự tập trung cao độ Kỹ năng hình thành chủ yếu thông qua quá trình luyện tập.

Trong nghiên cứu này, "kỹ năng" được định nghĩa theo quan điểm của Nguyễn Công Khanh, cho rằng kỹ năng là khả năng thực hiện hành động thông qua việc lựa chọn và áp dụng tri thức, kinh nghiệm, và kỹ xảo đã có, nhằm đạt được mục tiêu phù hợp với các điều kiện thực tế.

Kỹ năng nghề nghiệp, theo tác giả Vũ Xuân Hùng, là khả năng thực hiện công việc một cách hiệu quả trong thời gian và điều kiện nhất định, dựa trên sự kết hợp nhuần nhuyễn giữa kiến thức, kỹ năng và thái độ Kỹ năng nghề nghiệp có thể được phân loại thành hai loại chính: kỹ năng cứng và kỹ năng mềm.

Kỹ năng mềm, hay còn gọi là kỹ năng thực hành xã hội, là thuật ngữ liên quan đến trí tuệ xúc cảm và bao gồm các kỹ năng quan trọng trong cuộc sống như kỹ năng sống, giao tiếp, lãnh đạo, làm việc nhóm, quản lý thời gian, thư giãn, vượt qua khủng hoảng, sáng tạo và đổi mới Những kỹ năng này đóng vai trò thiết yếu trong việc phát triển cá nhân và thành công trong môi trường xã hội.

Kỹ năng mềm khác với kỹ năng cứng để chỉ trình độ chuyên môn, kiến thức chuyên môn hay bằng cấp và chứng chỉ chuyên môn [31]

Theo tác giả Georges, kỹ năng mềm đóng vai trò quan trọng trong sự thành công chuyên nghiệp tại nơi làm việc Đây là những năng lực thiết yếu giúp cá nhân giao tiếp, hợp tác và làm việc hiệu quả.

Kỹ năng mềm, theo Rani S., là những kỹ năng cần thiết giúp con người tương tác, làm việc hiệu quả với nhau, giải quyết mâu thuẫn, duy trì thái độ thân thiện và lạc quan, cũng như thuyết phục người khác.

Theo K Kechagias, kỹ năng mềm là những kỹ năng cá nhân và tương tác giữa các cá nhân, rất cần thiết cho sự phát triển bản thân, tham gia xã hội và đạt được thành công trong công việc Các kỹ năng này bao gồm giao tiếp và làm việc nhóm, và cần được phân biệt rõ ràng với các kỹ năng kỹ thuật hay kỹ năng cứng.

Trong nghiên cứu này, kỹ năng mềm được định nghĩa là các kỹ năng xã hội thiết yếu cho sự hòa nhập và phát triển cá nhân, bao gồm giao tiếp, làm việc nhóm và kỹ năng học tập Kỹ năng mềm khác biệt với kỹ năng cứng, tập trung vào trình độ và kiến thức chuyên môn.

KNM cho VCHC mà người nghiên cứu đề cập đến trong nghiên cứu này chính là khía cạnh KNM thuộc kỹ năng nghề nghiệp

Theo Luật viên chức được Quốc hội Việt Nam thông qua ngày 15 tháng 11 năm 2010, viên chức là công dân Việt Nam được tuyển dụng theo vị trí việc làm và làm việc tại đơn vị sự nghiệp công lập theo hợp đồng, hưởng lương từ quỹ lương của đơn vị đó Viên chức phải đáp ứng các tiêu chí như được tuyển dụng theo vị trí việc làm, làm việc theo hợp đồng và hưởng lương từ quỹ lương công Họ hoạt động nhằm cung cấp các dịch vụ thiết yếu cho người dân như giáo dục, y tế, an sinh xã hội, và văn hóa nghệ thuật, không liên quan đến quyền lực chính trị hay quản lý nhà nước, mà chủ yếu tập trung vào chuyên môn nghề nghiệp.

Hành chính là hoạt động quan trọng xuất hiện khi một tổ chức hình thành, theo Học viện Hành chính Quốc gia Nó liên quan đến tổ chức, quản lý và điều hành, được thực hiện dựa trên các quy tắc bắt buộc do nhà nước hoặc các chủ thể khác quy định Hành chính mang tính chất áp đặt và mệnh lệnh, nhằm phục vụ cho lợi ích chung đã được xác định.

Viên chức hành chính là những cá nhân làm việc trong lĩnh vực tổ chức, quản lý và điều hành, tuân theo các quy tắc do nhà nước quy định Họ được tuyển dụng theo vị trí việc làm, làm việc theo hợp đồng và nhận lương từ quỹ lương của đơn vị sự nghiệp công lập để thực hiện các nhiệm vụ hành chính theo chức năng của vị trí đó.

Cơ sở của việc bồi dưỡng kỹ năng mềm cho viên chức hành chính

Dựa trên quan điểm của Jean Piaget về đồng hóa và điều ứng nhận thức, các nhà nghiên cứu như Lev Vygotsky, Jerome Bruner và David Ausubel đã phát triển lý thuyết kiến tạo trong thế kỷ XX Thuyết kiến tạo nhấn mạnh vai trò chủ động của người học trong quá trình học tập, trở thành một trong những nền tảng khoa học của dạy học hiện đại Lý thuyết này có thể được ứng dụng hiệu quả trong nghiên cứu bồi dưỡng kỹ năng mềm cho viên chức hành chính.

Thuyết kiến tạo nhấn mạnh rằng tri thức được hình thành một cách chủ động bởi người học, không phải là sự tiếp thu thụ động từ người dạy Người học tham gia tích cực vào quá trình học tập bằng cách tạo ra môi trường học tích cực, phát hiện và giải quyết vấn đề, đồng thời điều chỉnh kiến thức và kinh nghiệm của mình để thích ứng với tình huống mới Phương pháp dạy học lấy người học làm trung tâm giúp họ huy động tri thức và kỹ năng sẵn có, từ đó rèn luyện kỹ năng, phát triển tư duy và kiến tạo tri thức cá nhân.

Vygotsky emphasized the social aspect of learning in his constructivist theory, which is recognized as social constructivist theory.

Vùng phát triển gần (Zone of Proximal Development - ZPD) là khái niệm quan trọng trong việc phát triển kỹ năng tư duy và giải quyết vấn đề Theo đó, kỹ năng được phân thành ba loại: những gì không thể thực hiện hiện tại, những gì có thể thực hiện với sự hỗ trợ, và những gì có thể thực hiện độc lập Vùng phát triển gần là khu vực mà người học có khả năng thực hiện nhờ sự giúp đỡ từ người khác, cho phép họ vượt qua trình độ phát triển hiện tại nhưng vẫn nằm trong khả năng tiềm năng Với nỗ lực cá nhân và sự hướng dẫn từ người khác hoặc hợp tác với bạn học có năng lực, người học có thể giải quyết vấn đề hiệu quả Do đó, tổ chức bồi dưỡng là cần thiết để phát huy khả năng trong Vùng phát triển gần.

Hình 0-1: Mô hình các vùng phát triển nhận thức, theo Vygosky

Vygotsky khẳng định rằng học là một quá trình tương tác xã hội, trong đó việc tiếp nhận và biến đổi văn hóa đóng vai trò quan trọng Học tập không chỉ bị ảnh hưởng bởi các yếu tố nhận thức mà còn bởi các yếu tố xã hội và sự tương tác giữa các cá nhân Do đó, đối thoại và hợp tác trở thành yếu tố thiết yếu trong quá trình học Trong học tập hợp tác, nhóm người làm việc cùng nhau để hiểu và hỗ trợ lẫn nhau trong việc tiếp thu kiến thức.

Vùng không thể thực hiện trong hiện tại

Vùng có thể tự thực hiện trong hiện tại

ZPD (Zone of Proximal Development) là khái niệm quan trọng trong việc học tập, giúp người học cùng nhau giải quyết vấn đề và tiếp thu kiến thức hoặc rèn luyện kỹ năng cụ thể Việc tổ chức các lớp bồi dưỡng kỹ năng mềm cho viên chức hành chính không chỉ tạo điều kiện cho sự tương tác và trao đổi thông tin giữa những người học, giáo viên và cộng đồng, mà còn khuyến khích người học tự kiến tạo kiến thức của riêng mình.

1.3.1.2 Thuyết Thang bậc nhu cầu của con người

Abraham Maslow (1943) đã phát triển lý thuyết Thang bậc nhu cầu của con người, áp dụng cho nhiều lĩnh vực, bao gồm giáo dục Lý thuyết này sắp xếp các nhu cầu cá nhân theo một hệ thống 5 bậc, thường được biểu diễn dưới hình kim tự tháp, với các nhu cầu cơ bản hơn được xếp ở bậc thấp hơn.

Hình 0-2: Thang bậc nhu cầu của Maslow (Mô hình 5 bậc)

1 Nhu cầu sinh lý và vật chất (Biological and Physiological needs): bao gồm các nhu cầu cơ bản của con người như không khí để thở, ăn, uống; các nhu cầu làm cho con người thoải mái, khuyến khích, hoạt động…đây là những nhu cầu cơ bản nhất và mạnh mẽ nhất của con người nên được xếp vào bậc thấp nhất: bậc cơ bản nhất

Nhu cầu tự hoàn thiện

Nhu cầu được quý trọng

Nhu cầu hợp tác và tình cảm

Nhu cầu sinh lý và vật chất

2 Nhu cầu an toàn (Safety needs) : Là những nhu cầu tránh sự nguy hiểm về thân thể và sự đe dọa, như nhu cầu về bảo vệ, an ninh, trật tự, luật pháp, giới hạn, sự ổn định bền vững Người học không thể học tốt nếu bị stress; nếu người học bị sợ hãi, bị đe dọa thì càng không thể học

3 Nhu cầu hợp tác và tình cảm (Belongingness and Love needs) : thể hiện qua quá trình giao tiếp như sinh hoạt gia đình, kết bạn, làm việc nhóm, vui chơi tập thể, tham gia các câu lạc bộ, tham gia cộng đồng nên còn được gọi là nhu cầu về xã hội

4 Nhu cầu được quý trọng (Esteem needs) : là nhu cầu được người khác quý mến, nể trọng thông qua các thành quả của bản thân, và nhu cầu cảm nhận, quý trọng chính bản thân mình, tự tin vào khả năng của bản thân Mỗi người học là một chủ thể có ý thức trong các hoạt động học Mỗi người có lòng tự trọng và biết tôn trọng người khác, đồng thời có nhu cầu được người khác tôn trọng Sự đáp ứng và đạt được nhu cầu này khiến cho người học học tập tích cực hơn Để đáp ứng nhu cầu được quý trọng của người học, việc giáo dục đào tạo không thể chủ quan áp đặt đối với người học mà phải đặt người học vào trung tâm của mọi hoạt động Nhà giáo dục phải có lòng nhân ái, tôn trọng và niềm tin vào người học; luôn tỏ ra nghiêm khắc nhưng chân thành, thiện chí, tin tưởng; đề cao phẩm giá, tinh thần cầu tiến, nghị lực và khả năng tiềm tàng ở đối tượng bồi dưỡng; đòi hỏi và định hướng cho người học phát huy mặt tốt và khắc phục những hạn chế, thiếu sót, tiêu cực

5 Nhu cầu tự hoàn thiện (Self-actualisation needs) : là nhu cầu của một cá nhân mong muốn được là chính mình, được làm những cái mà mình “sinh ra để làm” nhằm phát triển và hoàn thiện chính mình nên còn được gọi là nhu cầu tự quyết Đây chính là nhu cầu được sử dụng hết khả năng, tiềm năng của bản thân để đạt tới mức tối đa và hoàn thành được một mục tiêu nào đó để tự khẳng định mình Chỉ khi công việc đó được thực hiện thì bản thân mới cảm thấy hài lòng

Sự thỏa mãn nhu cầu đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra sự hài lòng và khuyến khích hành động của con người Hiểu rõ những khó khăn mà người học phải đối mặt và các nhu cầu cần được đáp ứng là yếu tố thiết yếu để nâng cao hiệu quả trong giáo dục và đào tạo.

Khi nhu cầu cơ bản được đáp ứng, nhu cầu cao hơn sẽ xuất hiện Nếu nhu cầu cơ bản không được thỏa mãn, nhu cầu tự quyết và tự hoàn thiện - nhu cầu cao nhất trong thang bậc nhu cầu của Maslow - sẽ không thể đạt được Nhu cầu tự hoàn thiện không chỉ là mục tiêu tối thượng của cá nhân mà còn là mục tiêu mà giáo dục hiện đại hướng đến Báo cáo của UNESCO mang tên "Học tập: Kho báu bên trong" đã mô tả rõ ràng vấn đề học tập trong bối cảnh này.

4 trụ cột của giáo dục: Học để biết; Học để làm; Học để chung sống với nhau; Học để tự khẳng định mình

Bồi dưỡng kỹ năng mềm cho viên chức hành chính (VCHC) là việc nhà trường đáp ứng nhu cầu cơ bản của người học, giúp họ phát triển và chiếm lĩnh tri thức để tự hoàn thiện Giáo viên cần tạo điều kiện cho học viên nhận thức rằng việc nâng cao trình độ và kỹ năng làm việc chuyên nghiệp là điều cần thiết, thông qua tổ chức bài giảng và phương pháp dạy học hấp dẫn Điều này không chỉ khơi dậy hứng thú học tập mà còn chỉ ra cơ hội phát triển nghề nghiệp trong tương lai Từ đó, sinh viên sẽ nảy sinh khát vọng học tập, mong muốn hoàn thiện bản thân và biến yêu cầu của trường thành niềm tin cá nhân Động lực này sẽ nâng cao hiệu quả nhận thức và kích thích tính tích cực học tập, giúp họ thỏa mãn nhu cầu kiến thức và tự khẳng định mình.

Một số phương pháp bồi dưỡng kỹ năng mềm

1.4.1 Phương pháp dạy lý thuyết:

Phương pháp đàm thoại trong dạy học là kỹ thuật hỏi đáp, giúp người dạy khuyến khích học viên trả lời dựa trên kiến thức đã học, từ đó rút ra kiến thức mới hoặc củng cố kiến thức cũ Phương pháp này có nhiều điểm mạnh, như điều khiển hiệu quả hoạt động tư duy của học viên, kích thích sự tích cực trong nhận thức, và phát triển khả năng diễn đạt vấn đề khoa học Ngoài ra, nó cũng tạo cơ hội cho người dạy nhận phản hồi từ học viên, từ đó điều chỉnh phương pháp giảng dạy kịp thời.

Hạn chế của phương pháp dạy học này là yêu cầu người giáo viên phải có kỹ năng vận dụng khéo léo Nếu số lượng câu hỏi quá nhiều, sẽ dẫn đến việc tiêu tốn thời gian và làm giảm hiệu quả của kế hoạch lên lớp Hơn nữa, nếu tổ chức không tốt, buổi học có thể trở thành cuộc đàm thoại giữa giáo viên và một vài học viên, trong khi phần lớn lớp học không được thu hút.

Phương pháp thảo luận là một kỹ thuật giảng dạy hiệu quả, trong đó giáo viên hoặc trưởng nhóm khuyến khích học viên tham gia ý kiến về một vấn đề mở Phương pháp này không chỉ giúp rút ra kết luận và kiến thức mới, mà còn làm sáng tỏ vấn đề và trao đổi thông tin liên quan đến bài học Điểm mạnh của phương pháp thảo luận bao gồm việc tăng cường khả năng giao tiếp giữa học viên và giáo viên, cũng như giữa các học viên với nhau Nó khuyến khích học viên phát biểu ý kiến từ nhiều góc độ khác nhau, đồng thời thúc đẩy tính tự giác, tích cực và tinh thần hợp tác, tự tổ chức trong quá trình học tập.

Thảo luận nhóm có những hạn chế như số lượng người tham gia cần được giới hạn và một số chủ đề không phù hợp với tất cả học viên Quá trình chuẩn bị, thực hiện và tổng kết thảo luận tốn nhiều thời gian, khiến người học cảm thấy khó chịu do phải nghiên cứu và đóng góp ý kiến nhiều Bên cạnh đó, một số người có thể mang theo thành kiến, dẫn đến việc bảo thủ, ngụy biện hoặc lạc đề trong cuộc thảo luận.

1.4.1.3 Phương pháp dạy học giải quyết vấn đề:

Phương pháp dạy học giải quyết vấn đề là một phương thức mà giáo viên sử dụng để phát triển khả năng tìm tòi và khám phá độc lập của học viên thông qua việc đưa ra các tình huống có vấn đề Phương pháp này tổ chức các tình huống để hướng dẫn học viên giải quyết vấn đề học tập, từ đó phát triển tư duy sáng tạo và khả năng giải quyết vấn đề Học viên không chỉ nhận thấy mối liên hệ giữa kiến thức cũ và mới mà còn cảm thấy nhu cầu và hứng thú trong việc tìm kiếm kiến thức mới.

Hạn chế của phương pháp dạy học nêu vấn đề bao gồm việc tốn nhiều thời gian, không phải bài học nào cũng có thể tạo ra tình huống có vấn đề, và yêu cầu giáo viên phải có chuyên môn cao cùng khả năng cá nhân hóa trong giảng dạy.

1.4.2 Phương pháp dạy thực hành:

1.4.2.1 Phương pháp dạy thực hành 3 bước:

Khi học viên đã nắm vững một số kỹ năng nghề nghiệp cơ bản, giáo viên áp dụng mô hình dạy thực hành 3 bước để nâng cao kỹ năng cho học viên Phương pháp này giúp học viên tiếp thu quy trình thao tác thực hành, từ đó hình thành biểu tượng và chuyển đổi kiến thức thành kỹ năng thực hành Điều này cho thấy học viên thường ở trạng thái thụ động, phụ thuộc vào sự hướng dẫn của giáo viên.

Hình 1.2 Cấu trúc phương pháp dạy thực hành 3 bước

Thông tin Lĩnh hội lý thuyết Tự luyện tập

Qua sơ đồ ta thấy phương pháp này gồm 3 bước:

Bước 1: Để thu hút sự chú ý, cần trình bày thông tin bài thực hành một cách rõ ràng, bao gồm việc giới thiệu nhiệm vụ và kiến thức sơ bộ liên quan Bước 2: Tiếp theo, cần trình bày lý thuyết về bài thực hành, bao gồm nội dung lý thuyết, quy trình luyện tập, phân nhóm và giao nhiệm vụ cho các thành viên.

Bước 3: Tổ chức luyện tập (học viên luyện tập theo qui trình hướng dẫn ở bước 2; giáo viên quan sát, giúp đỡ)

1.4.2.2 Phương pháp dạy thực hành 6 bước:

Mô hình phương pháp 6 bước là một phương pháp đa hợp, kết hợp lý thuyết hoạt động với chức năng hướng dẫn và thông tin tài liệu, nhằm kích thích học viên độc lập giải quyết nhiệm vụ học tập và hình thành nhân cách Trong mô hình này, học viên tự thu nhận thông tin, xác định nhiệm vụ học tập, lập kế hoạch và thực hiện chúng theo các phiếu học tập.

Hình 1.3 Cấu trúc phương pháp dạy thực hành 6 bước

Các bước của phương pháp này gồm:

Để thực hiện nhiệm vụ học tập hiệu quả, đầu tiên, học viên cần nhận hướng dẫn ban đầu và nhiệm vụ thực hành Tiếp theo, nhóm học viên sẽ tự lập kế hoạch và qui trình làm việc Sau đó, nhóm sẽ trao đổi chuyên môn với giáo viên để thống nhất quyết định về kế hoạch và qui trình Khi đã có kế hoạch rõ ràng, học viên sẽ tiến hành thực hiện nhiệm vụ theo đúng kế hoạch đã đề ra Cuối cùng, việc kết hợp với phiếu kiểm tra sẽ giúp đánh giá kết quả thực hiện.

Bước 6: Cái gì cần phải làm tốt hơn ở lần sau? Trao đổi chuyên môn với giáo viên [13]

1.4.3 Quan điểm Học tập suốt đời trong việc nâng cao kỹ năng mềm cho viên chức hành chính Để có thể phát triển kỹ năng, đầu tiên cần tác động vào nhận thức, từ đó hình thành thái độ, tiếp đó phải tác động vào hành vi để hình thành thói quen của người học Tác động vào nhận thức để hình thành thái độ là việc có thể thực hiện trong lớp học, trong khi để tác động vào hành vi và hình thành thói quen thì đòi hỏi thời gian rèn luyện và thực hành Do thời lượng của lớp học thường hạn chế, thời gian cho thực hành kỹ năng còn ít, thường thì chỉ một số học viên được yêu cầu thực hành trước lớp, trong khi nhu cầu thực hành phải đạt đến mức độ từng cá nhân Cho nên, để phát triển KNM hiệu quả trong lớp học gặp rất nhiều hạn chế Mặt khác, kỹ năng mềm thường xuất hiện trong các tình huống sống cụ thể vì vậy, điều kiện lớp học thường khó tái hiện Để khắc phục hạn chế này, có thể đưa quan điểm học tập suốt đời vào quá trình học tập, bồi dưỡng KNM cho VCHC

Học tập suốt đời là quá trình tự nhận biết của người học, diễn ra một cách tự nhiên hoặc trong các hoạt động giáo dục có tổ chức Quá trình này năng động và linh hoạt, do người học làm chủ, rất phù hợp cho việc phát triển kỹ năng nghề nghiệp (KNM) cho viên chức hành chính (VCHC) Để nâng cao KNM, các trường cần tổ chức khóa bồi dưỡng và cung cấp tài liệu cho VCHC, nhằm định hướng và nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của KNM Việc áp dụng KNM vào thực tế công việc có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả công việc, đặc biệt trong những điều kiện cụ thể cần có KNM phù hợp Qua trải nghiệm làm việc, VCHC nhận thấy giá trị của việc học tập và rèn luyện KNM, từ đó tạo động lực mạnh mẽ để họ tự giác tìm hiểu và phát triển KNM Học tập suốt đời cần có mục đích cụ thể, giúp con người học hỏi từ mọi người xung quanh và trong suốt cuộc đời.

VCHC hướng đến việc nâng cao kiến thức và kỹ năng mềm (KNM) cho học viên, không chỉ thông qua việc học tập trên lớp mà còn khuyến khích việc tìm tòi từ nhiều nguồn tài liệu khác nhau Học viên cần học hỏi từ những người xung quanh, tiếp thu kinh nghiệm từ những người đi trước và rút ra bài học từ những sai lầm của người khác để phát triển toàn diện.

Quan điểm học tập suốt đời ngày càng trở nên quan trọng và phổ biến trong xã hội Việt Nam Vào ngày 20 tháng 02 năm 2014, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành quyết định số 281/QĐ-TTg phê duyệt Đề án “Đẩy mạnh phong trào học tập suốt đời trong gia đình, dòng họ, cộng đồng đến năm 2020” Mục tiêu của đề án là thúc đẩy các hoạt động học tập thường xuyên và suốt đời thông qua việc xây dựng và triển khai các mô hình như “Gia đình học tập”, “Dòng họ học tập”, “Cộng đồng học tập” và “Đơn vị học tập”, nhằm góp phần xây dựng một xã hội học tập bền vững.

Hiện nay, việc học tập và rèn luyện kỹ năng mềm theo quan điểm học tập suốt đời là phương pháp hiệu quả để nâng cao kỹ năng nghề nghiệp, đặc biệt là cho viên chức hành chính tại Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM, đồng thời góp phần nâng cao kỹ năng nghề nghiệp nói chung.

CƠ SỞ THỰC TIỄN CỦA VIỆC BỒI DƯỠNG KỸ NĂNG MỀM CHO VIÊN CHỨC HÀNH CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Đặc điểm của trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

Trường đại học Sư phạm Kỹ thuật Tp Hồ Chí Minh được thành lập từ Ban Cao đẳng Sư phạm Kỹ thuật vào ngày 05.10.1962 Vào ngày 21.9.1972, trường được đổi tên thành Trung tâm Cao đẳng Sư phạm Kỹ thuật Nguyễn Trường Tộ Thủ Đức và đã được nâng cấp thành Trường đại học Giáo dục Thủ Đức vào năm 1974.

Ngày 27.10.1976, Thủ tướng Chính phủ đã ký quyết định thành lập Trường đại học Sư phạm Kỹ thuật Thủ Đức trên cơ sở Trường đại học Giáo dục Thủ Đức Năm

Năm 1984, Trường đại học Sư phạm Kỹ thuật Thủ Đức đã hợp nhất với Trường trung học Công nghiệp Thủ Đức và được đổi tên thành Trường đại học Sư phạm Kỹ thuật Tp Hồ Chí Minh Đến năm 1991, trường tiếp tục sát nhập với Trường Sư phạm Kỹ thuật 5, từ đó phát triển mạnh mẽ cho đến nay.

Nằm ở cửa ngõ phía bắc Tp Hồ Chí Minh, cách trung tâm thành phố khoảng

Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Tp Hồ Chí Minh, tọa lạc tại số 1 Võ Văn Ngân, quận Thủ Đức, là một cơ sở học tập rộng rãi, khang trang và an toàn Với vị trí ở ngoại ô, trường dễ dàng kết nối với các khu vực trong thành phố, sân bay và các vùng lân cận thông qua hệ thống giao thông bằng xe buýt thuận tiện.

Trường Đại học Sư phạm kỹ thuật TP Hồ Chí Minh là cơ sở đào tạo hàng đầu tại Việt Nam, chuyên về nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ Nhà trường không ngừng đổi mới sáng tạo, cung cấp nguồn nhân lực chất lượng cao trong các lĩnh vực giáo dục nghề nghiệp, khoa học và công nghệ, nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển kinh tế xã hội Trong tương lai, trường hướng tới việc trở thành trung tâm đào tạo và nghiên cứu hàng đầu Việt Nam, sánh ngang với các đại học uy tín khu vực và thế giới.

Thực trạng công tác bồi dưỡng viên chức hành chính trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

2.2.1 Giới thiệu tổng quát về viên chức hành chính Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh Đội ngũ VCHC trường ĐHSPKT hiện nay có 205 người trong tổng số 761 CBVC của trường CBVC chiếm 26,94% Trình độ chuyên môn cụ thể của đội ngũ viên chức hành chính như sau:

Biểu đồ 0-1: Trình độ chuyên môn của VCHC Trường ĐHSPKT TPHCM

Nguồn: Kết quả thống kê do đề tài thực hiện 9/2017

Tỷ lệ trình độ của VCHC

Thạc sĩ Đại họcCao đẳngTrung học CN, PT

Biểu đồ 0-2: Tỷ lệ về giới của VCHC Trường ĐHSPKT TPHCM

Trình độ chuyên môn trong bộ phận hành chính được phân bố như sau: 13% thạc sĩ, 53% đại học, 28% cao đẳng và 6% trung học chuyên nghiệp Tỷ lệ giới tính cũng khá cân bằng với 47% nam và 53% nữ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc xây dựng một môi trường công sở chuyên nghiệp, hiện đại, hài hòa và thân thiện.

Biểu đồ 0-3: Thâm niên của VCHC Trường ĐHSPKT TPHCM

Tỷ lệ Nam Nữ trong đội ngũ

Thâm niên làm việc của VCHC

Đội ngũ VCHC có thâm niên công tác cao, sở hữu nhiều kinh nghiệm và hiểu rõ tầm quan trọng của kỹ năng mềm trong công việc Họ làm việc chủ yếu tại các bộ phận, phòng, ban, trung tâm và văn phòng khoa, viện, và đã không ngừng nâng cao tính chuyên nghiệp trong phục vụ và quản lý cùng với sự phát triển của nhà trường Mỗi vị trí công việc có tiêu chuẩn cụ thể, nhưng tất cả thành viên đều đáp ứng yêu cầu về trình độ chuyên môn, tinh thần trách nhiệm và kỷ luật cao Đối với các vị trí quản lý, yêu cầu về kinh nghiệm và năng lực tổ chức, quản lý cũng được đặt ra.

Dưới sự dẫn dắt của nhà trường, đội ngũ VCHC thể hiện văn hóa SPKT với tính nhân văn, tình thân ái và tinh thần hiếu học Được xây dựng từ trí tuệ và sự sáng tạo không ngừng, đội ngũ này phản ánh triết lý giáo dục của nhà trường: “Nhân bản, sáng tạo, hội nhập” Qua quá trình trưởng thành, VCHC đã đóng góp quan trọng vào thành công của nhà trường hiện nay.

2.2.2 Thực trạng công tác chuyên môn và công tác bồi dưỡng nâng cao trình độ, năng lực chuyên môn nghiệp vụ đội ngũ viên chức hành chính

Trong những năm qua, nhà trường đã chú trọng công tác đào tạo và bồi dưỡng cán bộ viên chức, tổ chức nhiều khóa nâng cao trình độ cho CBVC Đặc biệt, CBGD được ưu tiên đào tạo nhiều hơn VCHC Đối với VCHC, nhà trường mở các lớp ôn thi vào ngạch chuyên viên và hỗ trợ các lớp học chứng chỉ chuyên viên chính Ngoài ra, nhà trường còn tổ chức các lớp bồi dưỡng CBQL cho VCHC quản lý và các lớp bồi dưỡng ngoại ngữ, đồng thời cử VCHC tham gia các khóa bồi dưỡng lý luận chính trị, chuyên môn nghiệp vụ và ngoại ngữ.

Công tác đào tạo bồi dưỡng cho đối tượng viên chức hành chính (VCHC) hiện chưa đáp ứng nhu cầu thực tế Mặc dù nhà trường đã chú trọng nâng cao trình độ cho các vị trí cấp thiết, theo báo cáo số 06/ĐHSPKT-TCCB ngày 10 tháng 01 năm 2017, trong năm 2016 chỉ có 56 VCHV được đào tạo bồi dưỡng trong nước và 2 người được bồi dưỡng ở nước ngoài Cụ thể, 2 người được bồi dưỡng về Lý luận chính trị, 6 người về Quản lý nhà nước và 18 người về Kiến thức chuyên môn.

Trong năm 2017, có 30 người được bồi dưỡng ngoại ngữ, cùng với 52 VCHC sẽ được đào tạo trong nước và 04 VCHC được đào tạo ở nước ngoài Tuy nhiên, trong năm 2016, khoảng 150 VCHC không tham gia bất kỳ lớp đào tạo bồi dưỡng nào Đáng chú ý, trong 10 năm qua, chưa có VCHC nào được bồi dưỡng kỹ năng mềm.

Theo báo cáo công khai năm học 2016-2017, tỷ lệ CBGD/VCHC là 2,71/1 và tỷ lệ SV, HV/VCHC là 88,6/1, cho thấy mỗi VCHC phục vụ trung bình 88,6 học viên và 2,71 giảng viên Điều này phản ánh khối lượng công việc lớn của VCHC, yêu cầu cần có biện pháp cải cách hành chính để nâng cao hiệu quả công việc Một trong những biện pháp quan trọng là bồi dưỡng VCHC về chuyên môn, nghiệp vụ và kỹ năng công việc.

Khái quát về khung kỹ năng làm việc cho người lao động

Vào năm 2001, một dự án nghiên cứu lớn đã được thực hiện nhằm cung cấp cho Vụ Khoa học, Giáo dục và Đào tạo của Úc (DEST) những hiểu biết chi tiết về nhu cầu kỹ năng làm việc Dự án này được thực hiện bởi Phòng Thương mại và Công nghiệp Úc (ACCI) cùng với Hội đồng Kinh doanh Úc (BCA) Kết quả nghiên cứu sau đó đã được Liên bang Úc công bố thành báo cáo vào năm sau đó.

In 2002, a study titled "Employability Skills for the Future" introduced the Employability Skills Framework, which identifies eight essential soft skills necessary for future job success.

1 Kỹ năng giao tiếp (Communication skills)

2 Kỹ năng làm việc nhóm (Teamwork skills)

4 Kỹ năng sáng tạo và mạo hiểm (Initiative and enterprise skills)

6 Kỹ năng quản lý bản thân (Self-management skills)

7 Kỹ năng học tập (Learning skills)

8 Kỹ năng công nghệ (Technology skills)

Nghiên cứu cho thấy người sử dụng lao động đang chuyển hướng từ yêu cầu kỹ năng kỹ thuật sang tìm kiếm các kỹ năng mềm đa dạng, bao gồm kỹ năng tự quản lý, khả năng sáng tạo và khả năng học tập Những kỹ năng này cần linh hoạt và phù hợp với từng công việc cụ thể.

Bảng 0-1 trình bày khung kỹ năng công việc với các thuộc tính kỹ năng cụ thể của ACCI (2002)

Bảng 0-1: Khung kỹ năng công việc của ACCI (2002) Nhóm kỹ năng Các thuộc tính kỹ năng cụ thể

• Truyền đạt trực tiếp và rõ ràng

• Viết ra được nhu cầu của người nghe

• Nói và viết bằng ngôn ngữ khác

• Hiểu được nhu cầu của khách hàng

• Sử dụng và làm việc qua mạng

2 Kỹ năng làm việc nhóm

• Vượt qua khoảng cách về tuổi, giới tính, màu da, khu vực, quan điểm chính trị

• Làm việc như một cá nhân và là một thành viên của nhóm

• Xác định vai trò là một thành phần của nhóm

• Áp dụng làm việc nhóm trong các tình huống như: lập kế hoạch, giải quyết vấn đề phức tạp

• Nhận diện được điểm mạnh của từng thành viên nhóm

• Kỹ năng huấn luyện và cố vấn trong đó có đưa ra phản hồi

• Phát triển những biện pháp đổi mới và sáng tạo

• Phát triển những biện pháp mang tính thực tiễn

Nhóm kỹ năng Các thuộc tính kỹ năng cụ thể

• Chỉ ra sự độc lập và chủ động trong nhận diện và giải quyết vấn đề

• Giải quyết những vấn đề trong nhóm

• Ứng dụng những chiến lược biện pháp trong giải quyết vấn đề

• Sử dụng toán học trong quản lý ngân sách và tài chính để giải quyết vấn đề

• Áp dụng các chiến lược giải quyết vấn đề trên một loạt các lĩnh vực

• Thu thập dữ liệu, tổng hợp và phân tích để đề ra biện pháp

• Giải quyết các mối quan tâm của khách hàng liên quan đến những vấn đề dự án phức tạp

4 Thích ứng và sáng tạo trong kinh doanh

• Thích ứng với những tình huống mới

• Phát triển tầm nhìn có chiến lược, sáng tạo và dài hạn

• Nhận diện những cơ hội tiềm năng mà người khác không thấy

• Chuyển ý tưởng thành hành động

• Tạo ra nhiều lựa chọn

• Chủ động đề xuất những biện pháp đổi mới

5 Hoạch định và tổ chức

• Quản lý thời gian và xác định thứ tự ưu tiên trong công việc

• Tự chủ và tự ra quyết định

• Phân bổ nguồn lực hợp lý

• Thiết lập mục tiêu dự án rõ ràng và phân phối hợp lý

• Bố trí người và các nguồn lực để hoàn thành nhiệm vụ

6 Kỹ năng tự quản lý

• Có tầm nhìn và mục tiêu cá nhân

• Đánh giá và giám sát kết quả hoạt động của chính mình

• Có kiến thức và tự tin với tầm nhìn và mục tiêu của mình

• Nhấn mạnh ý tưởng và tầm nhìn của chính mình

• Quản lý việc học của chính mình

• Đóng góp vào môi trường học tập cộng đồng

• Sử dụng nhiều phương tiện học tập

• Ứng dụng học tập các vấn đề công nghệ (sản phẩm ) và con người (giao tiếp, văn hóa…)

• Học tập mọi múc mọi nơi, sẵn sàng nghỉ làm để học

• Cởi mở với ý tưởng và công nghệ mới

• Đầu tư thời gian và sức lực cho học tập

• Hiểu nhu cầu của việc học để thích ứng với sự thay đổi

• Có kỹ năng cơ bản về công nghệ thông tin

• Ứng dụng các công cụ quản lý công nghê thông tin

• Sử dụng công nghệ thông tin để tổ chức dữ liệu

• Sẵn sàng học tập những kỹ năng công nghệ thông tin mới

Thuật ngữ của 8 KNM đang trở nên phổ biến trong xã hội Việt Nam hiện nay, được phản ánh qua các diễn đàn, báo điện tử và tạp chí khoa học Nhiều trung tâm đào tạo như Trung tâm giáo dục Tâm Việt, Trung tâm đào tạo cuộc sống đúng nghĩa, và chương trình bồi dưỡng KNM cho sinh viên khoa CLC của trường ĐHSPKT TPHCM cũng đang tích cực triển khai các chương trình bồi dưỡng liên quan.

Dựa trên nghiên cứu, tác giả đề xuất một khung kỹ năng công việc cho VCHC tại trường ĐHSPKT TPHCM, bao gồm các thuộc tính cơ bản, cụ thể và dễ hiểu, nhằm phù hợp với điều kiện thực tế hiện nay tại Việt Nam.

Bảng 0-2: Khung kỹ năng công việc dành cho VCHC trường ĐHSPKT TPHCM Nhóm kỹ năng Các thuộc tính kỹ năng cụ thể

1 Kỹ năng giao tiếp hiệu quả

• Truyền đạt thông tin rõ rang

• Thương lượng và thuyết phục hiệu quả

• Hiểu được nhu cầu của đối tác

• Vượt qua khoảng cách vùng miền, tuổi tác, giới tính

• Xác định vai trò là một thành phần của nhóm và nhận diện được điểm mạnh, điểm yếu của từng thành viên nhóm

• Khả năng huấn luyện và cố vấn

• Phát triển những biện pháp mang tính thực tiễn

• Nhận diện ra vấn đề cốt lõi cần giải quyết

4 Kỹ năng thích ứng và sáng tạo

• Nhận diện những cơ hội tiềm năng

• Chủ động đề xuất những biện pháp đổi mới

5 Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc

• Quản lý thời gian và xác định thứ tự ưu tiên trong công việc

• Thiết lập mục tiêu dự án rõ ràng và phân phối hợp lý

• Bố trí người và các nguồn lực để hoàn thành nhiệm vụ

6 Kỹ năng quản lý và phát triển bản thân

• Đánh giá và giám sát kết quả hoạt động của chính mình

• Có kiến thức và tự tin với tầm nhìn và mục tiêu của mình

• Hiểu nhu cầu của việc học để thích ứng với sự thay đổi

• Biết tìm tòi, học hỏi những kiến thức mới

• Sử dụng nhiều phương tiện để học tập

8 Kỹ năng Ứng dụng công nghệ thông tin

• Có kỹ năng cơ bản về công nghệ thông tin

• Sử dụng công nghệ thông tin để tổ chức dữ liệu

• Quan tâm, tìm hiểu những kỹ năng công nghệ thông tin mới

Nguồn: Do đề tài thực hiện 9/2017.

Khảo sát thực trạng kỹ năng mềm của viên chức hành chính Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

Nghiên cứu đã thực hiện khảo sát để đánh giá thực trạng kiến thức nghề nghiệp (KNM) của viên chức hành chính (VCHC) tại Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM Dựa trên kết quả khảo sát, nghiên cứu đã xác định thực trạng hiện tại và xây dựng cơ sở thực tiễn nhằm đề xuất các biện pháp bồi dưỡng KNM cho VCHC.

2.4.2 Mẫu khảo sát Để tìm hiểu thực trạng KNM của VCHC, người nghiên cứu đã gửi phiếu khảo sát trực tuyến cho 150 VCHC đang làm việc tại Trường ĐHSPKT TPHCM, kết quả thu về có 68 người tiến hành khảo sát, tỷ lệ mẫu trên tổng thể là 33,17% Danh sách VCHC tham gia khảo sát thể hiện ở PHỤ LỤC 2.1

Khung KNM dành cho VCHC tại Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TPHCM đã được xây dựng nhằm khảo sát các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình thực hiện công việc tại trường.

- Các yếu tố thuộc kỹ năng giao tiếp hiệu quả

- Các yếu tố thuộc kỹ năng làm việc nhóm

- Các yếu tố thuộc kỹ năng giải quyết vấn đề

- Các yếu tố thuộc kỹ năng thích ứng và sáng tạo

- Các yếu tố thuộc kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc

- Các yếu tố thuộc kỹ năng quản lý và phát triển bản thân

- Các yếu tố thuộc kỹ năng học tập

- Các yếu tố thuộc kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin

- Sử dụng phiếu khảo sát trực tuyến (PHỤ LỤC 2.2)

- Thông tin thống kê được xếp theo hạng mục

- Phân tích đánh giá kết quả thống kê.

Đánh giá thực trạng kỹ năng mềm của viên chức hành chính Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

2.5.1 Kết quả khảo sát về nhóm kỹ năng giao tiếp hiệu quả

Biểu đồ 0-4: Kết quả khảo sát về nhóm kỹ năng giao tiếp hiệu quả

Nguồn: Kết quả khảo sát do đề tài thực hiện 9/2017

Kết quả khảo sát cho thấy VCHC có kỹ năng giao tiếp tốt, với tỉ lệ cao trong việc trao đổi thông tin và hiểu nhu cầu của đồng nghiệp Kỹ năng thương lượng và thuyết phục cũng đạt yêu cầu Tuy nhiên, vẫn tồn tại hiện tượng VCHC thiếu niềm nở khi giải thích nội dung cho sinh viên và đối tác, cũng như không nhiệt tình chỉ dẫn khi có yêu cầu Điều này phản ánh tỷ lệ nhỏ VCHC vẫn còn kỹ năng giao tiếp kém Vì kỹ năng giao tiếp quyết định chất lượng công việc hành chính, việc bồi dưỡng kỹ năng này cho VCHC là cần thiết để khắc phục những vấn đề nêu trên.

Trao đổi thông tin rõ ràng, mạch lạc, dễ hiểu.

Hiểu rõ nhu cầu của đối tác, đồng nghiệp 0.0% 1.5% 5.9% 70.6% 22.1%

Thương lượng và thuyết phục đối tác, đồng nghiệp để công việc đạt hiệu quả cao nhất

THỰC TRẠNG KỸ NĂNG GIAO TIẾP HIỆU QUẢ

2.5.2 Kết quả khảo sát về nhóm kỹ năng làm việc nhóm

Biểu đồ 0-5: Kết quả khảo sát nhóm kỹ năng làm việc nhóm

Kết quả khảo sát cho thấy phần lớn viên chức hành chính không bị ảnh hưởng bởi khoảng cách vùng miền, tuổi tác hay giới tính Tuy nhiên, vẫn còn một số trường hợp ngoại lệ.

VCHC hiện vẫn chịu ảnh hưởng, với 61,8% viên chức nhận thức rõ vai trò của mình trong tập thể và xác định được điểm mạnh, điểm yếu của từng thành viên trong nhóm Tuy nhiên, khảo sát cũng chỉ ra rằng vai trò huấn luyện và cố vấn vẫn còn nhiều hạn chế Điều này phù hợp với quan sát thực tế, cho thấy trong cùng bộ phận, hoạt động nhóm thường hợp tác tốt, nhưng giữa các bộ phận vẫn còn tồn tại một số hạn chế.

Luôn luôn Không để bị ảnh hưởng bởi khoảng cách vùng miền, tuổi tác, giới tính

Xác định được vai trò của mình trong 1 tập thể và nhận diện được điểm mạnh, điểm yếu của từng thành viên

Thường thực hiện vai trò huấn luyện và cố vấn 4.4% 29.4% 42.6% 19.1% 4.4%

THỰC TRẠNG KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

2.5.3 Kết quả khảo sát về nhóm kỹ năng giải quyết vấn đề

Biểu đồ 0-6: Kết quả khảo sát nhóm kỹ năng giải quyết vấn đề

Kết quả khảo sát cho thấy tần suất sử dụng kỹ năng giải quyết vấn đề trong đội ngũ VCHC khá cao, với chỉ 1,5% VCHC gặp khó khăn trong việc nhận diện vấn đề cốt lõi và 1,5% ít đưa ra giải pháp thực tiễn Thực tế này phản ánh kinh nghiệm làm việc dày dạn của VCHC, cho thấy họ thường giải quyết các vấn đề phát sinh một cách hiệu quả và nhanh chóng.

Không bao giờ Hiếm khi

Luôn luôn Nhận diện ra vấn đề cốt lõi cần giải quyết 0.0% 1.5% 17.6% 57.4% 23.5%

Thu thập dữ liệu, tổng hợp để phân tích 0.0% 2.9% 13.2% 63.2% 20.6% Đưa ra những giải pháp cụ thể, gắn với thực tiễn.

THỰC TRẠNG KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

2.5.4 Kết quả khảo sát về nhóm kỹ năng thích ứng và sáng tạo

Biểu đồ 0-7: Kết quả khảo sát về nhóm kỹ năng thích ứng và sáng tạo

Kết quả khảo sát cho thấy 55,9% VCHC thường xuyên thích ứng với tình huống mới, 50,0% nhận diện tiềm năng và cơ hội, và 44,2% mạnh dạn đề xuất biện pháp mới Tuy nhiên, chỉ có 41,2% VCHC thỉnh thoảng đề xuất đổi mới, cho thấy tỷ lệ này khá thấp Qua phỏng vấn, nhiều VCHC cho rằng việc nhận diện tiềm năng và đề xuất đổi mới là nhiệm vụ của quản lý, dẫn đến sự thiếu quan tâm đến kỹ năng này Do đó, cần thay đổi nhận thức để nâng cao kỹ năng thích ứng và sáng tạo trong đội ngũ VCHC.

Luôn luôn Thích ứng được với những tình huống mới 0.0% 2.9% 19.1% 55.9% 22.1%

Nhận diện được các tiềm năng và cơ hội 0.0% 7.4% 36.8% 50.0% 5.9%

Mạnh dạn đề xuất những giải pháp đổi mới 0.0% 2.9% 41.2% 44.1% 11.8%

THỰC TRẠNG KỸ NĂNG THÍCH ỨNG VÀ

2.5.5 Kết quả khảo sát về nhóm kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc

Biểu đồ 0-8: Kết quả khảo sát về nhóm kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc

Nhóm kỹ năng hoạch định tổ chức của VCHC được sử dụng với tần suất trung bình, phụ thuộc vào tính chất công việc của từng cá nhân Cụ thể, 42,6% VCHC luôn sắp xếp thời gian và xác định thứ tự ưu tiên trong công việc, trong khi 50,0% thiết lập mục tiêu rõ ràng và cụ thể Hơn nữa, 51,5% VCHC có khả năng bố trí công việc phù hợp với năng lực cá nhân Mặc dù nhóm kỹ năng này có ảnh hưởng lớn đến năng suất và hiệu quả công việc, khảo sát cho thấy mức độ kỹ năng này chỉ ở mức trung bình, và các cán bộ lãnh đạo nhận định hiệu quả công việc của VCHC chưa cao Do đó, cần thiết phải bồi dưỡng nâng cao kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc để tối ưu hóa hiệu quả làm việc của VCHC.

Luôn luôn Sắp xếp thời gian và xác định thứ tự ưu tiên trong công việc

Thiết lập mục tiêu trong công việc một cách rõ ràng, cụ thể

Bố trí công việc phù hợp với năng lực mỗi cá nhân

THỰC TRẠNG KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH

VÀ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC

2.5.6 Kết quả khảo sát về nhóm kỹ năng quản lý và phát triển bản thân

Biểu đồ 0-9: Kết quả khảo sát về nhóm kỹ năng quản lý và phát triển bản thân

Kết quả khảo sát cho thấy nhóm kỹ năng tự quản lý của VCHC khá tốt, với 75,0% VCHC luôn có trách nhiệm cao trong công việc Tuy nhiên, 17,6% VCHC thỉnh thoảng và hiếm khi tự đánh giá kết quả công việc, trong khi 13,7% không tự tin vào ý tưởng và mục tiêu của mình Qua thảo luận, một bộ phận VCHC nhận thấy mình an phận và thiếu mục tiêu phấn đấu, điều này cho thấy cần bồi dưỡng kỹ năng quan trọng này để giúp VCHC nhận định rõ tầm nhìn và sứ mệnh cá nhân, từ đó tạo động lực phấn đấu trong công việc.

Tự đánh giá kết quả công việc để điều chỉnh hoạt động của chính mình

Có trách nhiệm cao trong công việc 0.0% 0.0% 5.9% 19.1% 75.0%

Tự tin vào ý tưởng và mục tiêu công việc mình đặt ra

THỰC TRẠNG KỸ NĂNG QUẢN LÝ

VÀ PHÁT TRIỂN BẢN THÂN

2.5.7 Kết quả khảo sát về nhóm kỹ năng học tập

Biểu đồ 0-10: Kết quả khảo sát về nhóm kỹ năng học tập

Kết quả khảo sát cho thấy đội ngũ VCHC có kỹ năng học tập tốt và thường xuyên tìm kiếm cơ hội học hỏi để thích ứng với sự thay đổi, nâng cao hiệu quả công việc Điều này phản ánh nhu cầu cao về đào tạo và bồi dưỡng trong đội ngũ VCHC Do đó, việc tổ chức các khóa bồi dưỡng kỹ năng mềm và chuyên môn luôn được VCHC quan tâm và hưởng ứng Đây là cơ hội mà nhà trường cần tận dụng để nâng cao trình độ chuyên môn và kỹ năng nghề nghiệp, từ đó cải thiện hiệu quả hoạt động của đội ngũ VCHC.

Học hỏi để trau dồi tri thức và thích ứng với sự thay đổi

Tìm tòi, học hỏi những kiến thức mới để nâng cao hiệu quả công việc

Sử dụng nhiều phương tiện để học tập, đặc biệt là công nghệ thông tin

THỰC TRẠNG KỸ NĂNG HỌC TẬP

2.5.8 Kết quả khảo sát về nhóm kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin

Biểu đồ 0-11: Kết quả khảo sát về nhóm kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin

Kết quả khảo sát cho thấy rằng VCHC có kỹ năng công nghệ tốt, với 54,4% thường xuyên và 33,8% luôn luôn sử dụng công nghệ thông tin để quản lý dữ liệu trong công việc Đặc biệt, tỷ lệ VCHC sẵn sàng học hỏi các kỹ năng công nghệ thông tin mới rất cao, với 52,9% luôn luôn và 33,8% thường xuyên Do đó, việc tổ chức bồi dưỡng kỹ năng công nghệ là rất thuận lợi và phù hợp với chủ đề năm học: Ứng dụng CNTT và IOT để xây dựng trường thành Đại học Thông minh.

Có đủ kỹ năng công nghệ thông tin để đáp ứng yêu cầu công việc

Sử dụng công nghệ thông tin để quản lý dữ liệu trong công việc

Sẵn sàng học tập các kỹ năng công nghệ thông tin mới để ứng dụng trong công việc

THỰC TRẠNG KỸ NĂNG ỨNG DỤNG

Khảo sát thực trạng mức độ cần thiết của từng KNM trong Khung kỹ năng công việc dành cho VCHC trường ĐHSPKT TPHCM

Người nghiên cứu đã tiến hành khảo sát nhằm đánh giá yêu cầu khách quan về

Khung kỹ năng công việc cho VCHC tại trường ĐHSPKT TPHCM được trình bày trong chương 1, với kết quả khảo sát cho thấy thứ tự mức độ cần thiết của các kỹ năng mềm Những kết quả này sẽ là cơ sở thực tiễn để đề xuất các biện pháp bồi dưỡng kỹ năng mềm cho VCHC, nhằm nâng cao hiệu quả công việc và đáp ứng nhu cầu thực tiễn.

2.6.2 Mẫu khảo sát Để tìm hiểu thực trạng mức độ cần thiết của từng KNM trong Khung kỹ năng công việc dành cho VCHC trường ĐHSPKT TPHCM, người nghiên cứu đã gửi phiếu khảo sát trực tuyến cho 50 cán bộ quản lý (CBQL) có thâm niên từ 5 năm làm việc tại các phòng, ban, khoa, trung tâm… của Trường ĐHSPKT TPHCM, kết quả thu về có 32 người tiến hành khảo sát, tỷ lệ mẫu trên tổng thể là 32/99 đạt 32,32% Danh sách CBQL tham gia khảo sát thể hiện ở PHỤ LỤC 2.3

Từ Khung kỹ năng công việc dành cho VCHC trường ĐHSPKT TPHCM

Trong chương 1, nghiên cứu được thực hiện tại Trường đại học Sư phạm kỹ thuật TPHCM nhằm khảo sát mức độ cần thiết của các kỹ năng nghề nghiệp (KNM) trong quá trình thực hiện công việc của viên chức hành chính (VCHC).

8 Kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin

- Sử dụng phiếu khảo sát trực tuyến (PHỤ LỤC 2.4)

- Phỏng vấn lấy ý kiến của CBQL

- Thông tin thống kê được xếp theo hạng mục

- Phân tích đánh giá kết quả thống kê.

Đánh giá thực trạng mức độ cần thiết của từng KNM trong Khung kỹ năng công việc dành cho VCHC trường ĐHSPKT TPHCM

2.7.1 Kết quả khảo sát mức độ cần thiết của từng KNM trong Khung kỹ năng công việc dành cho VCHC trường ĐHSPKT TPHCM:

Biểu đồ 0-12: Kết quả trưng cầu ý kiến về mức độ cần thiết của từng KNM

KN giao tiếp hiệu quả

KN nhận diện giải quyế t vấn đề

KN thích ứng và sáng tạo

KH và tổ chức công việc

KN quản lý và phát triển bản thân

KN công nghệ thôn g tin

Không cần thiết 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% Ý KIẾN VỀ MỨC ĐỘ CẦN THIẾT CỦA TỪNG KNM

Từ biểu đồ trên cho thấy:

Tất cả 8 kiến năng mềm (KNM) được khảo sát đều rất cần thiết cho công việc của VCHC, với mức độ cần thiết đạt từ 68,8% trở lên Mỗi KNM đều được đánh giá là khá cần thiết và rất cần thiết, cho thấy tầm quan trọng của chúng trong môi trường làm việc.

Kỹ năng giao tiếp hiệu quả được đánh giá cao nhất với 100% người tham gia cho rằng nó là cần thiết hoặc rất cần thiết, trong khi đó, kỹ năng thích ứng và sáng tạo chỉ đạt 68,8% ở mức độ cần thiết và rất cần thiết.

Thứ tự mức cần thiết của các KNM trong công việc của VCHC được xếp như sau:

Tổng hợp ý kiến của CBQL về việc bồi dưỡng nâng cao kỹ năng mềm trong công việc cho VCHC

Kết quả khảo sát cho thấy cả ba nhóm cán bộ quản lý, bao gồm lãnh đạo nhà trường, lãnh đạo các phòng, ban, trung tâm và lãnh đạo khoa, đều nhận định rằng việc nâng cao kỹ năng quản lý cho viên chức hành chính là cần thiết và rất cần thiết.

Việc trang bị kỹ năng mềm cho nhân viên văn phòng hiện nay thật sự rất cần thiết

Kỹ năng mềm đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao tính chuyên nghiệp và hiệu quả công việc của cán bộ, viên chức (CBVC) Việc trang bị và bồi dưỡng kỹ năng này không chỉ tăng cường độ tin cậy và sự hài lòng của khách hàng mà còn góp phần vào sự thành công và phát triển bền vững của tổ chức Nhân viên văn phòng cần có khả năng quan sát, tổng hợp và phân tích để tránh lặp lại sai sót, đồng thời đề xuất các cải tiến cho công việc cá nhân và các đơn vị liên quan Với những kỹ năng phù hợp, các phòng ban sẽ hoạt động hiệu quả mà không cần phải tăng cường số lượng nhân viên.

Để nâng cao kỹ năng mềm (KNM) cho viên chức hành chính (VCHC), các nhà quản lý cần tổ chức định kỳ các khóa đào tạo kỹ năng làm việc, đặc biệt là cho nhân viên mới Lãnh đạo nên tổ chức các lớp học ít nhất một lần mỗi năm để phát triển kỹ năng mềm Việc xây dựng bản mô tả công việc với yêu cầu cụ thể là cần thiết để thiết lập chương trình bồi dưỡng chuyên môn và kỹ năng mềm Kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin có thể được trang bị qua các khóa học online, trong khi các kỹ năng giao tiếp, lập kế hoạch và làm việc nhóm nên được tập huấn bởi các chuyên gia Học tập qua nêu gương cũng rất quan trọng, vì lãnh đạo cần thể hiện tính chuyên nghiệp để nhân viên học hỏi Bồi dưỡng kỹ năng mềm cần gắn liền với thực tiễn công việc và cá nhân hóa theo từng nhân viên, đồng thời tạo động lực để họ thay đổi hành vi trong công việc Kỹ năng thích ứng cũng cần được chú trọng, vì nhiều nhân viên không được đào tạo đúng chuyên ngành Cuối cùng, cần có quá trình giám sát sự thay đổi của từng nhân viên sau khi tham gia các khóa học, vì kỹ năng mềm cần thực hành nhiều lần để thành thạo.

Kỹ năng mềm theo yêu cầu vị trí việc làm của viên chức hành chính trường Đại học Sư phạm kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

Dựa trên quy định về chức năng và nhiệm vụ của 205 vị trí việc làm tại trường ĐHSPKT TPHCM, nghiên cứu đã tổng hợp 11 nhóm công việc cơ bản của VCHC Kết hợp khung kỹ năng công việc với nhiệm vụ, yêu cầu năng lực, tính cách và kinh nghiệm của các vị trí, cùng với quan sát và phỏng vấn VCHC, nghiên cứu đã đề xuất các nhóm kỹ năng mềm tương ứng Trong số các kỹ năng mềm được đề xuất, những kỹ năng thiết yếu đáp ứng yêu cầu về tính chất và mục tiêu công việc, trong khi các kỹ năng bổ trợ giúp phát triển năng lực cá nhân và nâng cao hiệu quả hoạt động của nhóm công việc.

Nhóm công việc số 1: Bộ phận chuyên viên văn phòng

- Tư vấn, hỗ trợ người học, CBVC thực hiện công việc theo đúng quy chế của Trường;

Xử lý thông tin và số liệu, cùng với việc quản lý hồ sơ công việc đặc thù của đơn vị, là nhiệm vụ quan trọng Điều này bao gồm cả việc quản lý hồ sơ chất lượng ISO và hồ sơ KPIs, nhằm đảm bảo hiệu quả và tính chính xác trong công việc.

- Tham gia lập kế hoạch và tổ chức các hoạt động đặc thù của đơn vị;

- Chủ động giải quyêt các vấn đề nảy sinh trong lĩnh vực công việc được giao theo đúng thẩm quyền chức năng

- Thực hiện công việc văn thư, lưu trữ, soạn thảo văn bản, thông tin, thông báo của đơn vị;

➢ Yêu cầu năng lực – tính cách – kinh nghiệm

- Trình độ học vấn tốt nghiệp Đại học trở lên;

Nắm vững đường lối và chính sách chung của ngành Giáo dục và Đào tạo, cũng như các phương hướng và chủ trương cụ thể của trường và đơn vị liên quan đến lĩnh vực nghiệp vụ của mình là điều cần thiết để đảm bảo sự phát triển và hiệu quả trong công việc.

- Nắm được các kiến thức cơ bản về chuyên môn nghiệp vụ thuộc lĩnh vực cá nhân phụ trách

- Nắm các mục tiêu và đối tượng quản lý, hệ thống các nguyên tắc cơ chế quản lý của nghiệp vụ thuộc phạm vi mình phụ trách

Để thành công trong ngành quản lý, cần nắm vững cách xây dựng các phương án và kế hoạch cụ thể, cũng như các loại quyết định phù hợp Đồng thời, việc hiểu rõ thủ tục hành chính và nghiệp vụ liên quan là rất quan trọng Kỹ năng viết văn bản tốt cũng là yếu tố không thể thiếu để truyền đạt ý tưởng và thông tin một cách hiệu quả.

- Biết phương pháp nghiên cứu, tổng kết và đề xuất cải tiến nghiệp vụ quản lý Nắm được xu thế phát triển nghiệp vụ trong nước và thế giới

- Biết tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn, phương pháp kiểm tra và có khả năng tập hợp tổ chức

➢ Nhóm Kỹ năng mềm số 1:

Nhóm KNM thiết yếu trong nhóm 1 bao gồm các kỹ năng quan trọng như kỹ năng giao tiếp hiệu quả, giúp chuyên viên thu nhận và phản hồi thông tin nhanh chóng tới các CBGD, sinh viên và đồng nghiệp Kỹ năng làm việc nhóm nâng cao hiệu quả phối hợp trong việc trao đổi thông tin và giải quyết công việc giữa các cá nhân và đơn vị Kỹ năng giải quyết vấn đề cho phép cá nhân nhanh chóng nhận diện các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc và đưa ra biện pháp giải quyết phù hợp, đáp ứng yêu cầu công việc theo đúng thẩm quyền Cuối cùng, kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả công việc.

Để đáp ứng yêu cầu tham gia lập kế hoạch và tổ chức các hoạt động đặc thù của đơn vị, cần thực hiện công việc được giao một cách khoa học và hiệu quả.

Nhóm công việc số 2: Bộ phận thư ký khoa, trung tâm đào tạo

- Tư vấn, hỗ trợ người học CBVC thực hiện các quy chế của Trường;

- Thực hiện các công việc thư ký, văn thư, lưu trữ, soạn thảo văn bản, thông tin, thông báo của khoa;

- Thực hiện công tác tổ chức thi cử, quản lý thông tin, hồ sơ điểm của người học;

- Chủ động giải quyêt các vấn đề nảy sinh trong lĩnh vực công việc được giao theo đúng thẩm quyền chức năng

- Thực hiện công tác quản lý hồ sơ chất lượng ISO và hồ sơ KPIs của khoa;

- Trình độ học vấn tốt nghiệp đại học trở lên;

- Có kinh nghiệm trong công tác giáo dục;

- Có nghiệp vụ văn phòng;

- Thành thạo vi tính văn phòng;

- Cẩn thận, tỉ mỉ, nhiệt tình, trung thực trong công việc;

- Có khả năng chịu được áp lực công việc

- Nắm vững các quy chế học sinh, sinh viên

- Nắm vững các quy trình ISO liên quan đến coi thi, điểm, khen thưởng, kỷ luật và xét tốt nghiệp và quy chế giảng dạy

- Có khả năng phân tích, tổng hợp các vấn đề mà trưởng khoa yêu cầu

- Có tinh thần trách nhiệm, tận tụy với công việc, có sáng kiến, cải tiến để thực hiện công việc được giao với kết quả cao nhất;

- Nhã nhặn, tôn trọng, thương yêu và công bằng đối với sinh viên;

Nhóm kỹ năng mềm thiết yếu trong nhóm 2 bao gồm kỹ năng giao tiếp hiệu quả, giúp thư ký dễ dàng và nhanh chóng thu nhận và phản hồi thông tin từ sinh viên, cán bộ giảng dạy và đồng nghiệp Kỹ năng giải quyết vấn đề cho phép cá nhân nhận diện các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc, từ đó đưa ra biện pháp giải quyết phù hợp và đúng quy định, đáp ứng yêu cầu chủ động xử lý các vấn đề trong lĩnh vực công việc được giao Ngoài ra, kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc cũng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả công việc.

Kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin giúp thư ký vận hành công tác hành chính tại khoa một cách khoa học và hiệu quả, đồng thời quản lý dữ liệu thông tin, điểm của sinh viên một cách chính xác và hiệu quả.

Nhóm công việc số 3: Bộ phận văn thư lưu trữ

Trường quản lý và đóng dấu các con dấu, thực hiện sao y văn bản, cấp công lệnh và giấy giới thiệu Ngoài ra, trường cũng soạn thảo văn bản, trả lời điện thoại và tiếp nhận thông tin từ cá nhân, đơn vị trong và ngoài trường.

Sắp xếp và lưu trữ công văn, giấy tờ là một quy trình quan trọng, bao gồm việc tra cứu, nhập kho lưu trữ, phân loại, chỉnh lý, thu thập, bổ sung và bảo quản hồ sơ, tài liệu Ngoài ra, việc số hóa hồ sơ và tài liệu, cùng với việc sắp xếp lưu trữ dữ liệu trên hệ thống phần mềm, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý và truy cập thông tin.

Thực hiện thống kê và báo cáo về công tác văn thư và lưu trữ theo quy trình nghiệp vụ và quy phạm kỹ thuật Cập nhật danh mục tài liệu nội bộ và tài liệu bên ngoài của phòng theo tiêu chuẩn ISO.

- Trình độ học vấn tốt nghiệp trung cấp trở lên;

Để đảm bảo an toàn cho tài liệu lưu trữ, máy móc thiết bị và người lao động, cần nắm rõ nguyên tắc bảo mật và các quy định của Trường về quản lý và sử dụng dấu, cũng như các quy phạm kỹ thuật bảo vệ kho lưu trữ.

- Thực hiện được các quy trình nghiệp vụ về văn thư lưu trữ theo quy định của Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước

- Biết sử dụng thành thạo một số phần mềm về quản lý công tác văn thư, lưu trữ

Nhóm KNM thiết yếu trong nhóm 3 bao gồm các kỹ năng quan trọng như: Kỹ năng giao tiếp hiệu quả giúp văn thư nhanh chóng thu nhận và phản hồi thông tin tới sinh viên, CBGD và đồng nghiệp, đáp ứng yêu cầu giao tiếp cao với đối tác trong và ngoài trường Kỹ năng làm việc nhóm hỗ trợ văn thư phối hợp tốt với các đối tác trong việc truy xuất thông tin lưu trữ để giải quyết công việc của đơn vị và nhà trường Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc giúp văn thư quản lý tài liệu lưu trữ một cách khoa học và phối hợp nhịp nhàng với nhiều nhiệm vụ được giao Cuối cùng, kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin cho phép văn thư quản lý dữ liệu và số hóa văn bản, tài liệu một cách hiệu quả.

Nhóm công việc số 4: Bộ phận kỹ thuật

- Theo dõi công tác bảo trì, sửa chữa các hệ thống mạng, hệ thống kỹ thuật về thiết bị, cơ sở vật chất của nhà trường;

- Thực hiện dự thảo các văn bản hành chính thuộc lĩnh vực phụ trách;

- Quản trị tài sản thuộc phòng quản lý và theo dõi mua sắm vật tư cho các đơn vị trong toàn trường;

- Chủ động giải quyêt các vấn đề nảy sinh trong lĩnh vực công việc được giao theo đúng thẩm quyền chức năng;

- Trình độ học vấn tốt nghiệp trung cấp trở lên;

- Nắm vững hệ thống kỹ thuật về lĩnh vực được giao

- Có các kỹ năng hoạch định lập kế hoạch hoạt động

- Chịu được áp lực công việc

- Có tư duy hệ thống

- Có kinh nghiệm sửa chữa trong lĩnh vực được giao

Nhóm KNM thiết yếu trong nhóm 4 bao gồm các kỹ năng quan trọng như sau: Kỹ năng giải quyết vấn đề giúp nhân viên kỹ thuật nhanh chóng nhận diện và xử lý các vấn đề kỹ thuật phát sinh trong quá trình làm việc, đáp ứng kịp thời yêu cầu của sinh viên, CBGD và đồng nghiệp Kỹ năng học tập cho phép nhân viên kỹ thuật cập nhật thường xuyên các công nghệ mới, từ đó thích ứng với sự thay đổi và phát triển của công nghệ trong trường học Cuối cùng, kỹ năng làm việc nhóm giúp nhân viên kỹ thuật phối hợp hiệu quả với đồng nghiệp và các đơn vị tổ chức sự kiện khi cần thiết.

Nhóm công việc số 5: Bộ phận kế hoạch tài chính

- Kế toán các khoản thu chi, lập các báo cáo tài chính theo phân công nhiệm vụ

Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn và kiểm tra quy trình thanh toán, tạm ứng, chuyển khoản, đồng thời theo dõi và kiểm soát thu chi cũng như báo cáo công nợ Ngoài ra, chúng tôi còn thực hiện quyết toán các chứng từ liên quan.

- Thực hiện thu, chi tài chính

- Cập nhật, quản lý các dữ liệu liên quan

- Nhắc nhở, yêu cầu các đơn vị làm hồ sơ thanh, quyết toán đúng tiến độ

- Trình độ học vấn tốt nghiệp đại học trở lên;

- Sử dụng thành thạo các phần mềm quản lý trên máy tính

- Hòa đồng, thân thiện, giao tiếp tốt

- Làm việc có kế hoạch

- Khiêm tốn và trung thực

- Có kinh nghiệm trong việc sử dụng công nghệ thông tin

- Nắm vững nguyên lý, chế độ kế toán và các quy định tài chính của Nhà nước

➢ Nhóm Kỹ năng mềm số 5 KNM thiết yếu

BIỆN PHÁP NÂNG CAO KỸ NĂNG MỀM CHO VCHC

Tiêu đề	Nâng Cao Kỹ Năng Mềm Cho Viên Chức Hành Chính Trường Đại Học Sư Phạm Kỹ Thuật Thành Phố Hồ Chí Minh
Tác giả	Đỗ Thị Hiếu
Người hướng dẫn	PGS. TS Võ Thị Xuân
Trường học	Trường Đại Học Sư Phạm Kỹ Thuật Thành Phố Hồ Chí Minh
Chuyên ngành	Giáo Dục Học
Thể loại	luận văn thạc sĩ
Năm xuất bản	2017
Thành phố	Tp. Hồ Chí Minh

Định dạng
Số trang	163
Dung lượng	9,25 MB