Mẫu bìa Đề cương luận văn BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH HUỲNH DUNG THỦY HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI SẢN TẠI BỆNH VIỆN BỆNH NHIỆT ĐỚI L UẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành Kế toán Mã ngành 8340301 TP Hồ Chí Minh Năm 2021 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH HUỲNH DUNG THỦY HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI SẢN TẠI BỆNH VIỆN BỆNH NHIỆT ĐỚI LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngàn.
TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU
Các công trình nghiên cứu trong nước
Luận văn thạc sĩ của Nguyễn Thị Hạnh (2015) nghiên cứu "Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại bệnh viện Chợ Rẫy", phân tích thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại bệnh viện và kiểm định các thang đo nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động KSNB Kết quả kiểm định cho thấy các thang đo đạt độ tin cậy qua Cronbach alpha và EFA, với 5 nhân tố: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, Giám sát đều ảnh hưởng tích cực đến hệ thống KSNB Trong đó, nhân tố Thông tin và truyền thông có ảnh hưởng mạnh nhất (β = 0.724), tiếp theo là Giám sát (β = 0.298), Hoạt động kiểm soát (β = 0.251), Môi trường kiểm soát (β = 0.202), và Đánh giá rủi ro (β = 0.191) Tác giả đề xuất giải pháp dựa trên 5 yếu tố của hệ thống KSNB theo INTOSAI, phù hợp với ngành y tế, cùng với các kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại bệnh viện Chợ Rẫy một cách hiệu quả.
Luận án tiến sĩ của Hoàng Anh Hoàng (2017) với đề tài “Quản lý tài sản công tại Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia TP Hồ Chí Minh” đã nghiên cứu lý luận và thực trạng quản lý tài sản công (TSC) tại Học viện giai đoạn 2009-2015, sau khi Luật Quản lý, sử dụng tài sản nhà nước có hiệu lực Tác giả đã chỉ ra những kết quả đạt được, hạn chế và nguyên nhân, đồng thời đề xuất giải pháp hoàn thiện quản lý TSC giai đoạn 2016-2025 Luận văn đóng góp vào hệ thống hóa và đánh giá các nội dung nghiên cứu về quản lý TSC ở Việt Nam, đặc biệt trong cơ quan nhà nước Tác giả xây dựng khung lý thuyết về quản lý TSC trong đơn vị sự nghiệp (ĐVSN) và phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả quản lý TSC Bên cạnh đó, luận án cũng tổng hợp kinh nghiệm quản lý TSC hiệu quả, cung cấp bài học tham khảo nhằm nâng cao chất lượng quản lý Đặc biệt, nghiên cứu đã thu thập dữ liệu sơ cấp từ 200 cán bộ sử dụng TSC, khái quát đầy đủ về quản lý TSC tại Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh.
Năm 2009, sau khi Luật Quản lý, sử dụng tài sản nhà nước có hiệu lực, đã chỉ ra những bất cập và nguyên nhân tồn tại trong quản lý tài sản tại Học viện, bao gồm cả nguyên nhân chủ quan từ đơn vị quản lý và nguyên nhân khách quan từ bên ngoài Để cải thiện quản lý tài sản công, bài viết đề xuất các giải pháp phù hợp trong bối cảnh Đảng và Nhà nước đang cải cách mô hình hoạt động của cơ quan nhà nước, đồng thời nhấn mạnh việc tăng cường biện pháp quản lý nhằm khai thác hiệu quả nguồn lực từ tài sản công Ngoài ra, cần kiến nghị Nhà nước và các cơ quan liên quan hoàn thiện cơ chế, chính sách quản lý tài sản công cho những cơ quan có hoạt động đặc thù như Học viện.
Luận văn thạc sỹ của Phạm Thu Hằng (2018) về "Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ bệnh viện Đại Bệnh Y Hà Nội" đã hệ thống hóa lý luận về kiểm soát nội bộ (KSNB) và phân tích thực trạng KSNB tại bệnh viện này qua năm yếu tố: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông và giám sát Kết quả cho thấy thông tin và truyền thông là yếu tố ảnh hưởng mạnh nhất đến hoạt động KSNB (β = 0.548), tiếp theo là đánh giá rủi ro (β = 0.431) và các yếu tố khác Tác giả đã chỉ ra những ưu điểm và hạn chế của bệnh viện, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện KSNB nhằm đạt được các mục tiêu đề ra, đồng thời nêu rõ nguyên nhân của những hạn chế trong việc thiết lập và vận hành KSNB.
Luận văn thạc sỹ của Nguyễn Hải Dương (2018) nghiên cứu về ảnh hưởng của hệ thống kiểm soát nội bộ và công nghệ thông tin đến hiệu quả quản lý nguồn thu tại các bệnh viện công lập TP.HCM Nghiên cứu chỉ ra rằng việc kiểm soát các yếu tố thuộc hệ thống kiểm soát nội bộ có tác động lớn đến hiệu quả quản lý tài chính của bệnh viện Tác giả nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đầu tư vào công nghệ thông tin trong quản lý bệnh viện, nhằm giúp lãnh đạo chú trọng phát triển một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả, từ đó nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài chính và quản lý nguồn thu của bệnh viện.
Bài viết của Lê Thị Kim Ngọc và TS Nguyễn Thiện Phong (2020) trên trang http://tapchicongthuong.vn, với chủ đề "Yếu tố ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ tại Bệnh viện Hoàn Mỹ Cửu Long", dựa trên báo cáo COSO 2013 Nghiên cứu áp dụng phương pháp định tính và định lượng để xác định các yếu tố ảnh hưởng, bao gồm môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, cùng hoạt động giám sát Kết quả kiểm định Cronbach’s Alpha và phân tích nhân tố khám phá cho thấy thang đo nghiên cứu là phù hợp, và phân tích hồi quy đa biến chỉ ra rằng năm yếu tố trên có tác động tích cực đến tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Các công trình nghiên cứu nước ngoài
Nghiên cứu tại các đơn vị khu vực công cho thấy hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) có vai trò quan trọng trong việc phát hiện và ngăn ngừa gian lận, đồng thời nâng cao độ tin cậy của thông tin quản lý Điều này không chỉ cải thiện kết quả hoạt động mà còn là công cụ hiệu quả giúp tổ chức đạt được các mục tiêu đề ra.
Olga Kaganova (2011) trong bài viết “Tài sản Chính phủ trong điều kiện khủng hoảng kép về tài chính công và bất động sản: Cơ hội ở phía trước?” đã phân tích vai trò của Chính phủ tại Mỹ và Liên minh Châu Âu trong quản lý tài sản như bất động sản và công trình hạ tầng Bài viết chỉ ra rằng, mặc dù tài sản công chiếm tỷ lệ lớn trong tổng giá trị tài sản công, nhưng việc ghi nhận và quản lý chúng còn hạn chế Những tài sản này có liên quan mật thiết đến hoạt động tài chính công thông qua đầu tư và ngân sách, nhưng chưa có sự cân đối giữa số lượng và nhu cầu sử dụng Tác giả đề xuất một số chính sách quản lý tài sản công hiệu quả trong bối cảnh khủng hoảng, bao gồm việc đánh giá lại các quy định lỗi thời, dỡ bỏ rào cản cho sự tham gia của khu vực tư nhân, và quy hoạch lại tài sản để tối ưu hóa giá trị kinh tế Chính phủ cũng cần cung cấp hướng dẫn cụ thể cho các cơ quan trong quản lý tài sản.
Muhammad Hasbi Hanis, Trigunarsyah Bambang và Susilawati Connie
Nghiên cứu năm 2011 về "Việc áp dụng cơ chế quản lý tài sản công tại chính quyền địa phương Indonesia" chỉ ra những thách thức mà chính quyền địa phương, đặc biệt là tại Nam Sulawesi, phải đối mặt khi triển khai khung quản lý tài sản công (TSC) Kết quả nghiên cứu cho thấy, các khó khăn bao gồm: thiếu khung pháp lý hỗ trợ cho việc áp dụng mô hình quản lý tài sản, nguyên tắc phi lợi nhuận liên quan đến TSC, sự chồng chéo về pháp lý trong quy trình quản lý TSC, phức tạp trong các mục tiêu của chính quyền địa phương, thiếu dữ liệu về TSC và hạn chế về nguồn lực con người.
Babatunde S.A và Dandago K.I (2014) đã nghiên cứu "Sự thiếu hụt của hệ thống KSNB và quản lý dự án vốn trong khu vực công của Nigeria", tập trung vào tác động tiêu cực của sự thiếu hụt hệ thống kiểm soát nội bộ đối với quản lý dự án vốn Qua việc phân tích 228 dự án vốn thuộc khu vực công, nghiên cứu cho thấy rằng sự thiếu hụt hệ thống KSNB đã làm giảm hiệu quả quản lý dự án Tác giả khuyến cáo cần tuân thủ nghiêm ngặt hệ thống KSNB để bảo vệ lợi ích cộng đồng.
Adebiyi Ifeoluwa Mary (2017) explored the "Impact of Effective Internal Control in the Management of Mother and Child Hospital Akure, Ondo State." The study examined how effective internal control influences management practices at the Oke-Aro Mother and Child Hospital in Akure, Ondo State The findings revealed that a well-established internal control system significantly affects the hospital's management, growth, and sustainability.
Nhận xét và xác định các khe hổng nghiên cứu
Sau khi nghiên cứu các công trình khoa học trong và ngoài nước liên quan đến đề tài luận văn, tác giả đã rút ra một số nhận xét cơ bản.
Các nghiên cứu đã chỉ ra thực trạng kiểm soát nội bộ tại các đơn vị công, đồng thời nhận diện những tồn tại của các đơn vị này Từ đó, các giải pháp đã được đề xuất nhằm hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ.
Nghiên cứu trong nước đã đánh giá và đưa ra giải pháp liên quan đến tài sản công, nhưng chưa đề cập đến quy định quản lý tài sản tài trợ và viện trợ Do đó, tác giả sẽ bổ sung các khuyến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện quản lý tài sản viện trợ và tài trợ trong bài luận của mình.
Luận văn này phân tích thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ trong quản lý tài sản tại Bệnh viện Bệnh Nhiệt đới, so sánh với số liệu thực tế về mua sắm, đầu tư và viện trợ tài sản trong những năm gần đây Qua đó, bài viết nêu ra những ưu điểm và tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ, đồng thời đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quản lý tài sản Tuy nhiên, nghiên cứu vẫn còn thiếu sót, đặc biệt là phân tích sâu về quản lý tài sản trong các năm 2018, 2019 và 2020 Bảng khảo sát về hệ thống kiểm soát nội bộ theo tiêu chuẩn INTOSAI chỉ đại diện cho từng khoa, phòng ban mà chưa khảo sát toàn bộ nhân viên, gây hạn chế trong việc đưa ra những biện pháp cải tiến hiệu quả.
Các đơn vị sự nghiệp công lập, đặc biệt là Bệnh viện Bệnh Nhiệt Đới, đang thực hiện Nghị định số 151/2015/NĐ-CP và Thông tư 107/2017 về quản lý tài sản công Tuy nhiên, việc áp dụng cơ chế mới này chưa được thực hiện triệt để và hiệu quả Công tác quản lý tài sản tài trợ viện trợ còn thiếu rõ ràng, dẫn đến lãng phí và sử dụng không hiệu quả Bài luận văn này nhằm phân tích thực trạng tại Bệnh viện Bệnh Nhiệt Đới và đề xuất giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ trong quản lý tài sản.
Trong chương này, tác giả tổng hợp những nội dung chính từ một số nghiên cứu trong và ngoài nước, tạo cơ sở cho việc thực hiện đề tài của mình Mỗi nghiên cứu được trình bày đều chỉ ra rõ nội dung và phương pháp thực hiện luận văn.
Tác giả tổng hợp và phân tích nội dung chính của các đề tài nghiên cứu, từ đó đưa ra nhận xét và xác định những khe hổng trong nghiên cứu của mình.
CƠ SỞ LÍ THUYẾT
Tổng quan về kiểm soát và kiểm soát nội bộ
2.1.1 Lịch sử ra đời và phát triển của kiểm soát nội bộ
Trong mỗi tổ chức, sự mâu thuẫn giữa lợi ích cá nhân và lợi ích tập thể luôn tồn tại, đặc biệt là giữa người lao động và chủ doanh nghiệp Để giải quyết những mâu thuẫn này, cần thiết phải thiết lập quy định nhằm kiểm soát và ràng buộc, đảm bảo rằng cá nhân không vì lợi ích riêng mà làm tổn hại đến lợi ích chung, đồng thời người lao động có thể bảo vệ quyền lợi của mình mà không ảnh hưởng đến lợi ích của doanh nghiệp Để thực hiện chức năng này, nhà quản lý cần áp dụng hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả, giúp phòng ngừa sai phạm và nâng cao chất lượng hoạt động của tổ chức.
Khái niệm Kiểm soát Nội bộ (KSNB) xuất hiện lần đầu vào đầu thế kỷ 20 trong các tài liệu liên quan đến kiểm toán Đến thập niên 1940, KSNB đã được áp dụng rộng rãi bởi các tổ chức kế toán công và kiểm toán nội bộ tại Hoa Kỳ.
Kể từ thập niên 1970, KSNB đã trở thành chủ đề quan trọng trong thiết kế hệ thống và kiểm toán, với mục tiêu cải tiến và ứng dụng hiệu quả trong các cuộc kiểm toán Các tài liệu như Đạo luật chống hành vi hối lộ ở nước ngoài năm 1977, báo cáo của Cohen Commission và FEI đã nhấn mạnh tầm quan trọng của việc hoàn thiện hệ thống kế toán và KSNB Ủy ban chứng khoán Hoa Kỳ (SEC) đã quy định các yêu cầu báo cáo về hệ thống KSNB cho các nhà quản trị Năm 1979, AICPA thành lập Ủy ban tư vấn đặc biệt về kiểm toán nội bộ để cung cấp hướng dẫn về thiết lập và đánh giá hệ thống KSNB.
Giai đoạn từ năm 1980 đến năm 1985, Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa
Kỳ đã thực hiện việc sàng lọc, ban hành và sửa đổi các chuẩn mực liên quan đến đánh giá của kiểm toán độc lập về kiểm soát nội bộ (KSNB) và báo cáo về KSNB Đồng thời, Hiệp hội kế toán nội bộ (IIA) cũng đã ban hành chuẩn mực và hướng dẫn cho kiểm toán viên nội bộ về bản chất của kiểm toán, cũng như vai trò của các bên liên quan trong việc thiết lập, duy trì và đánh giá hệ thống KSNB.
Từ năm 1985, sự quan tâm đến Kiểm soát Nội bộ (KSNB) ngày càng gia tăng, đặc biệt với sự thành lập của Hội đồng quốc gia chống gian lận báo cáo tài chính Hoa Kỳ, thường được gọi là Ủy ban Treaway Cũng trong năm này, Ủy ban các tổ chức đồng bảo trợ (COSO) được thành lập nhằm nghiên cứu và phát triển KSNB, dẫn đến việc công bố báo cáo COSO năm 1992.
Thống nhất định nghĩa về KSNB để phục vụ cho nhu cầu của các đối tượng khác nhau
Cung cấp đầy đủ một hệ thống tiêu chuẩn để giúp các đơn vị có thể đánh giá hệ thống KSNB để tìm giải pháp hoàn thiện
Báo cáo COSO năm 1992 đã thiết lập nền tảng lý thuyết vững chắc cho kiểm soát nội bộ (KSNB) Từ đó, nhiều nghiên cứu liên quan đến KSNB đã được phát triển trong các lĩnh vực khác nhau.
Phát triển theo hướng quản trị: năm 2001, dựa trên báo cáo COSO 1992, COSO nghiên cứu hệ thống đánh giá rủi ro doanh nghiệp
Phát triển chuyên sâu vào các ngành nghề cụ thể là một xu hướng quan trọng, được nhấn mạnh trong báo cáo Basle 1998 của Ủy ban Basle, nơi công bố khuôn khổ Kiểm soát Ngân hàng (KSNB) cho các ngân hàng trung ương.
Nhiều quốc gia trên thế giới đang phát triển khung lý thuyết riêng về kiểm soát nội bộ (KSNB), nổi bật là báo cáo COSO năm 1995 từ Canada và báo cáo Turn năm 1999 từ Anh.
2.1.2 Lịch sử ra đời và phát triển của KSNB trong khu vực công
Trong lĩnh vực công, KSNB rất được xem trọng, nó là một đối tượng được quan tâm đặc biệt của kiểm toán viên nhà nước
Mỹ và Canada đã chính thức công bố các tiêu chuẩn về kiểm soát nội bộ (KSNB) áp dụng cho các cơ quan hành chính sự nghiệp Chuẩn mực kiểm toán của Tổng kiểm toán nhà nước Hoa Kỳ (GAO) năm 1999 đã đề cập đến KSNB trong tổ chức hành chính sự nghiệp GAO xác định năm yếu tố quan trọng của KSNB, bao gồm quy định về môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, cùng với giám sát.
Hệ thống chuẩn mực kiểm toán nhà nước do Tổ chức quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao INTOSAI ban hành bao gồm các quy tắc đạo đức nghề nghiệp và chuẩn mực kiểm toán, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả của hoạt động kiểm toán nhà nước.
Năm 1992, INTOSAI đã phát hành một bản hướng dẫn quan trọng về chuẩn mực kiểm soát nội bộ (KSNB), nhằm nâng cao các tiêu chuẩn này và hỗ trợ cho việc thực hiện cũng như đánh giá hiệu quả của KSNB.
Vào năm 2001, bản hướng dẫn của INTOSAI năm 1992 đã được cập nhật để điều chỉnh các chuẩn mực kiểm soát nội bộ (KSNB) phù hợp với tất cả các đối tượng và các xu hướng phát triển mới trong lĩnh vực này Đặc biệt, tài liệu này đã tích hợp các lý thuyết chung về KSNB từ báo cáo COSO.
Tài liệu của INTOSAI không chỉ cải thiện định nghĩa về Kiểm soát nội bộ (KSNB) mà còn xây dựng sự hiểu biết chung về KSNB, đồng thời nêu rõ các vấn đề đặc thù liên quan đến khu vực công.
2.1.3 Định nghĩa về kiểm soát nội bộ theo INTOSAI
Hướng dẫn chuẩn mực KSNB của INTOSAI 1992 định nghĩa KSNB là cơ cấu tổ chức bao gồm nhận thức, phương pháp quy trình và các biện pháp lãnh đạo, nhằm đảm bảo tính hợp lý trong việc đạt được mục tiêu của tổ chức.
Để nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, cần thúc đẩy các hoạt động hiệu quả, có kỷ cương, phù hợp với nhiệm vụ của tổ chức.
Bảo vệ các nguồn lực không bị thất thoát, lạm dụng, lãng phí, tham ô và vi phạm pháp luật
Khuyến khích tuân thủ pháp luật, quy định của nhà nước và nội bộ
Xây dựng và duy trì các dữ liệu tài chính và hoạt động, lập báo cáo đúng đắn và kịp thời
Các thành phần kiểm soát nội bộ theo INTOSAI
Tương tự như báo cáo COSO, INTOSAI đưa ra 5 yếu tố của KSNB như sau:
Các hoạt động kiểm soát
Thông tin và truyền thông
Môi trường kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành văn hóa tổ chức và ảnh hưởng đến ý thức kiểm soát của nhân viên Nó là nền tảng cho các yếu tố trong hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB), góp phần xây dựng kỷ cương, đạo đức và cấu trúc tổ chức Các yếu tố cấu thành môi trường kiểm soát bao gồm:
Liêm chính và giá trị đạo đức đóng vai trò quan trọng trong việc định hình thái độ cư xử chuẩn mực của nhà lãnh đạo và đội ngũ nhân viên Sự tôn trọng và tuân thủ các điều lệ, quy định và đạo đức về cách ứng xử của cán bộ công chức nhà nước là yếu tố then chốt giúp xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp và có trách nhiệm Khi nhà lãnh đạo và nhân viên thể hiện sự liêm chính và đạo đức, họ sẽ tạo ra một nền tảng vững chắc cho sự phát triển và thành công của tổ chức.
Năng lực nhân viên là yếu tố quan trọng, bao gồm trình độ hiểu biết và kỹ năng làm việc cần thiết để thực hiện công việc một cách có kỷ cương, trung thực và hiệu quả Nhân viên cần có sự am hiểu đúng đắn về trách nhiệm của mình trong việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) nhằm đảm bảo tính tiết kiệm và hiệu quả trong công việc.
Lãnh đạo và nhân viên cần có kiến thức đầy đủ để hiểu và thực hiện hiệu quả công tác kiểm soát nội bộ (KSNB), nhận thức rõ vai trò và trách nhiệm của mình trong việc thực hiện sứ mệnh chung của tổ chức Mỗi cá nhân trong tổ chức đều đóng góp vào hệ thống KSNB thông qua trách nhiệm của họ.
Lãnh đạo và nhân viên cần trang bị kỹ năng đánh giá rủi ro để đảm bảo trách nhiệm trong tổ chức Đào tạo là phương pháp hiệu quả nâng cao trình độ cho các thành viên, trong đó bao gồm hướng dẫn về mục tiêu kiểm soát nội bộ (KSNB) và các phương pháp giải quyết tình huống khó khăn trong công việc.
Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo thể hiện rõ nét qua cá tính, tư cách và thái độ của nhà lãnh đạo trong quá trình điều hành Khi nhà lãnh đạo cấp cao coi trọng kiểm soát nội bộ (KSNB), các thành viên trong tổ chức sẽ cảm nhận được tầm quan trọng này và cùng nhau nỗ lực xây dựng hệ thống KSNB Tinh thần này không chỉ góp phần vào sự phát triển của tổ chức mà còn hình thành các quy định đạo đức ứng xử trong cơ quan.
Cơ cấu tổ chức hợp lý là yếu tố quan trọng giúp đảm bảo sự thông suốt trong ủy quyền và phân công trách nhiệm Thiết kế cơ cấu tổ chức cần ngăn ngừa vi phạm các quy chế kiểm soát nội bộ (KSNB) và loại bỏ những hoạt động không phù hợp Những hoạt động không phù hợp có thể dẫn đến vi phạm và che giấu sai lầm, gian lận, do đó, việc xây dựng một cơ cấu tổ chức chặt chẽ là cần thiết để duy trì tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý.
Cơ cấu tổ chức bao gồm sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm báo cáo, cùng với hệ thống báo cáo phù hợp Nó cũng bao gồm bộ phận kiểm toán nội bộ, ban kiểm soát và bộ phận thanh tra, kiểm tra, tất cả được tổ chức độc lập với các đối tượng kiểm toán và báo cáo trực tiếp đến lãnh đạo cao nhất trong cơ quan.
Chính sách nhân sự: Chính sách nhân sự gồm tuyển dụng, huấn luyện, giáo dục, đánh día, bổ nhiệm, khen thưởng hay kỷ luật, hướng dẫn nhân viên
Mỗi cá nhân đóng vai trò quan trọng trong kiểm soát nội bộ (KSNB), vì khả năng và sự tin cậy của nhân viên là yếu tố then chốt để đảm bảo hiệu quả kiểm soát Do đó, quy trình tuyển dụng, huấn luyện, giáo dục, đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng và kỷ luật cần được thực hiện một cách nghiêm ngặt Nhân viên được tuyển dụng phải có tư cách đạo đức tốt và kinh nghiệm phù hợp để thực hiện công việc một cách hiệu quả.
Nhà lãnh đạo nên triển khai các chương trình khuyến khích hiệu quả thông qua việc khen thưởng và nâng cao mức động viên cho những hoạt động cụ thể Bên cạnh đó, việc áp dụng các hình thức kỷ luật nghiêm khắc đối với những hành vi vi phạm cũng cần được chú trọng để duy trì kỷ luật trong tổ chức.
Công tác kế hoạch là bước đầu tiên và quan trọng nhất của nhà quản lý trong mọi công việc, bất kể quy mô lớn hay nhỏ Kế hoạch không chỉ định hướng cho công việc mà còn là công cụ kiểm soát quá trình thực hiện Một kế hoạch được lập khoa học, nghiêm túc và phù hợp với thực tế sẽ giúp việc kiểm soát trở nên dễ dàng hơn Tuy nhiên, kế hoạch không nên cứng nhắc mà cần linh hoạt để điều chỉnh theo tình hình thực tế Do đó, việc theo dõi các yếu tố ảnh hưởng đến kế hoạch là cần thiết để có thể điều chỉnh và xử lý kịp thời.
KSNB đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được mục tiêu tổ chức, trong đó đánh giá rủi ro là cần thiết để nhận diện các sự kiện có thể đe dọa đến nhiệm vụ của đơn vị Việc phân tích và đánh giá rủi ro giúp tập trung vào những rủi ro chính, từ đó xác định trách nhiệm và phân bổ nguồn lực hiệu quả Quá trình này bao gồm việc nhận dạng, phân tích các rủi ro và đề xuất biện pháp xử lý phù hợp nhằm bảo vệ mục tiêu của tổ chức.
Nhận dạng rủi ro là quá trình xác định các rủi ro bên ngoài và bên trong ở cấp toàn đơn vị cũng như từng hoạt động, diễn ra liên tục trong suốt quá trình hoạt động của đơn vị Đối với khu vực công, các cơ quan nhà nước cần quản trị rủi ro để đảm bảo đạt được các mục tiêu giao phó Đánh giá rủi ro bao gồm việc xác định tầm quan trọng, ước tính thiệt hại và khả năng xảy ra của từng rủi ro Các phương pháp đánh giá rủi ro cần được áp dụng một cách hệ thống, bao gồm việc xây dựng tiêu chí và sắp xếp thứ tự các rủi ro, từ đó giúp lãnh đạo phân bổ nguồn lực hiệu quả để ứng phó với các rủi ro này.
Phát triển các biện pháp đối phó với rủi ro bao gồm bốn phương pháp chính: phân tán, chấp nhận, tránh né và xử lý hạn chế rủi ro Trong nhiều trường hợp, việc xử lý hạn chế rủi ro là cần thiết, đặc biệt đối với các đơn vị nhà nước, nhằm đảm bảo thực hiện nhiệm vụ được giao Các biện pháp này cần được áp dụng một cách hợp lý, cân nhắc giữa lợi ích và chi phí Nếu rủi ro được nhận diện và đánh giá đúng mức, đơn vị sẽ có sự chuẩn bị tốt hơn để đối phó.
Khi môi trường có sự biến đổi, bao gồm các yếu tố như điều kiện kinh tế, chế độ nhà nước, công nghệ và luật pháp, thì rủi ro cũng sẽ thay đổi Do đó, việc đánh giá và điều chỉnh rủi ro cần được thực hiện thường xuyên và phù hợp với từng giai đoạn.
2.2.3 Thông tin và truyền thông
