BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP HCM KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TM MTV ĐỒNG TÂM – CHI NHÁNH TPHCM Giảng viên hướng dẫn ThS Nguyễn Thành Tài Sinh viên thực hiện Mã số SV Họ tên Lớp 14064631 Hồ Như Quỳnh ĐHKT10F TP HCM, THÁNG 052018 LỜI CẢM ƠN Qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH MTV TM ĐỒNG TÂM – CHI NHÁNH TP HCM, em đã được tiếp xúc với môi trường và công việc thực tế của n.
Khái niệm về kiểm soát nội bộ
Khái niệm về kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ có nhiều quan điểm và định nghĩa khác nhau, nhưng quan điểm của COSO được coi là đầy đủ và phổ biến nhất trong việc áp dụng.
Hệ thống kiểm soát nội bộ theo quan điểm của COSO được coi là đầy đủ và chính xác, định nghĩa KSNB là một quá trình chịu ảnh hưởng từ Hội đồng quản trị, nhà quản lý và nhân viên trong tổ chức, nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu đề ra.
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy và hợp lí
- Các quy định của nhà nước được tuân thủ
- Doanh nghiệp hoạt động ngày càng hiệu quả và phát triển
HTKSNB là quá trình mà doanh nghiệp áp dụng các thủ tục và phương pháp do hội đồng quản trị hoặc ban giám đốc quy định, nhằm quản lý hiệu quả để ngăn ngừa và phát hiện gian lận, nhầm lẫn, từ đó giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.
1.1.2 Tại sao cần phải có HTKSNB trong doanh nghiệp? Để có thể trả lời đƣợc câu hỏi tại sao lại cần có HTKSNB thì chúng ta sẽ đi phân tích sức ảnh hưởng của nó đối với doanh nghiệp và những ít lợi do nó mang lại
- HTKSNB sẽ đưa mọi người vào 1 khuôn khổ nhất định của công ty
- Đảm bảo cho công ty có báo cáo tài chính đáng tin cậy và hợp lí
- Bảo vệ tài sản tránh trộm cắp, mất mát, gian lận
- Giảm bớt đƣợc rủi ro từ sự sai sót không cố ý của nhân viên
- Đảm bảo quyền lợi cho các cá nhân đang làm việc cho doanh nghiệp
- Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tƣ và các cổ đông đang góp vốn vào doanh nghiệp
- Giúp doanh nghiệp hoạt động một cách có hiệu quả và tiến bộ,đồng thời tiết kiệm nguồn tài nguyên 1 cách đáng kể cho doanh nghiệp
Khi một công ty phát triển, nhu cầu về hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) càng trở nên quan trọng, vì nhà quản trị phải đối mặt với nhiều rủi ro tiềm ẩn mà khó có thể phát hiện và khắc phục kịp thời Một HTKSNB vững mạnh không chỉ giúp quản lý rủi ro hiệu quả mà còn tạo dựng niềm tin với các bên liên quan, từ đó thu hút cổ đông và khách hàng, khuyến khích họ đầu tư và sử dụng sản phẩm, dịch vụ của công ty.
Các thành phần của 1 HTKSNB
Môi trường kiểm soát
Quan điểm và hoạt động của những người quản lý cấp cao có ảnh hưởng sâu sắc đến nhận thức của nhân viên trong tổ chức, tạo ra nền tảng vững chắc cho tất cả các bộ phận khác.
Những yếu tố của môi trường kiểm soát:
- Đặc thù về quản lí
- Các yếu tố bên ngoài
Khi doanh nghiệp muốn áp dụng quy định kế toán mới hoặc chuyển hướng đầu tư sang ngành nghề khác, các nhà quản lý sẽ lập kế hoạch chi tiết và thông báo đến toàn bộ nhân viên Sau khi nhận được thông tin, mọi người trong công ty sẽ cùng nhau nỗ lực thực hiện kế hoạch để đạt được kết quả tốt nhất cho công việc.
Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị
Đánh giá rủi ro là quá trình xác định và phân tích các rủi ro có thể ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu của doanh nghiệp Để kiểm soát rủi ro hiệu quả, quá trình này cần phải linh hoạt và phù hợp với đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp cũng như sự thay đổi của môi trường xung quanh.
Hình 1.1: Quy trình đánh giá của doanh nghiệp
Quy trình đánh giá của doanh nghiệp đƣợc thực hiện theo trình tự sau :
- Bước 1: xác định mục tiêu
- Bước 2: nhận diện rủi ro
- Bước 3: đánh giá mức độ rủi ro = mức thiệt hại* xác suất rủi ro
- Bước 4: các hoạt động kiểm soát
- Bước 5: ước tính lợi ích – chi phí kiểm soát đề nghị
- Bước 6: quyết định áp dụng, không áp dụng kiểm soát Đánh giá ảnh hưởng và khả năng xuất hiện
Xác định các nhân tố dẫn đến rủi ro Đƣa ra các biện pháp đối phó với rủi ro
Hệ thống thông tin liên quan đến việc lập và trình bày các báo cáo tài chính
Hệ thống thông tin kế toán bao gồm các quy định và thủ tục kế toán mà đơn vị được kiểm toán áp dụng nhằm ghi chép và lập Báo cáo tài chính một cách chính xác và hiệu quả.
Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu sau đây:
- Tính có thực : các nghiệp vụ kinh tế đƣợc ghi chép trong sổ sách phải thực sự có xảy ra
- Sự phê chuẩn: mọi nghiệp vụ, hoạt động đều đƣợc phê chuẩn đúng đắn bởi những nhà quản trị cấp cao của cả doanh nghiệp
- Tính đầy đủ : phải ghi nhận đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh trên sổ sách
- Sự đánh giá : không để xảy ra sai phạm trong tính toán cũng nhƣ áp dụng chính sách kế toán
- Sự phân loại : đảm bảo số liệu đƣợc phân loại phù hợp với cơ cấu tài khoản
- Đúng hạn : nghiệp vụ phải đƣợc ghi nhận ngay sau khi xảy ra, không đƣợc để lâu phòng trường hợp quên sót
- Chuyển sổ và tổng hợp chính xác : các nghiệp vụ đƣợc ghi nhận đúng đắn vào sổ chi tiết và sổ tổng hợp
Bảng 1.1:Các mục tiêu cụ thể của kiểm soát nội bộ đối với quy trình bán hàng thu tiền
Mục tiêu tổng quát của kiểm soát nội bộ
Mục tiêu kiểm soát cụ thể
Tính có thực Thực sự việc bán hàng đã xảy ra và doanh thu bán hàng đã đƣợc ghi nhận vào sổ sách của doanh nghiệp
Sự phê chuẩn Việc bán hàng đac đƣợc sự thông qua của giám đốc, kế toán trưởng,…hoặc những người khác trong công ty có thẩm
Tất cả các nghiệp vụ bán hàng phát sinh cần được ghi nhận đầy đủ trong sổ sách kế toán, bao gồm sổ chi tiết bán hàng và nhật ký chung Đồng thời, cần có đầy đủ các chứng từ liên quan như hóa đơn bán hàng, phiếu thu và phiếu chi để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Sự đánh giá Số tiền thu về từ việc bán hàng đúng nhƣ trên hóa đơn và sổ kế toán đã ghi nhận
Các nghiệp vụ bán hàng có thể được phân loại một cách chính xác, chẳng hạn như phân loại theo mặt hàng hoặc theo tính chất phát sinh của nghiệp vụ, bao gồm cả bán hàng và hàng bán bị trả lại Doanh thu từ bán hàng sẽ được ghi nhận đúng hạn vào thời điểm diễn ra giao dịch bán hàng.
Chuyển sổ và tổng hợp chính xác
Các nghiệp vụ bán hàng đƣợc ghi nhận vào các sổ chính xác để xác định đúng doanh thu
Các hoạt động kiểm soát
Chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đảm bảo rằng các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện một cách đầy đủ, từ đó tối ưu hóa hiệu quả công việc.
1.2.4.1 Phân chia trách nhiệm đầy đủ
Theo nguyên tắc phân chia trách nhiệm, mỗi cá nhân và bộ phận cần đảm nhận công việc cụ thể của mình, từ đó nâng cao sự chuyên tâm và giảm thiểu sai sót Mục đích chính là bảo vệ tài sản, ngăn ngừa trộm cắp và mất mát, đảm bảo hiệu quả công việc cho toàn bộ thành viên trong tổ chức.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm quy định rằng một cá nhân không được thực hiện tất cả các giai đoạn trong một chu trình nghiệp vụ kinh tế Chẳng hạn, kế toán không thể vừa thực hiện việc bán hàng vừa xử lý các nghiệp vụ kế toán liên quan Điều này nhằm đảm bảo tính minh bạch và ngăn ngừa xung đột lợi ích trong quá trình quản lý tài chính.
Có 6 hàng hóa vừa đảm nhận vai trò thu tiền hoặc kế toán, vừa liệt kê các chi phí và thực hiện chi tiền cho các khoản chi phí đó.
1.2.4.2 Kiểm tra quá trình sử lí thông tin
Kiểm soát chương trình ứng dụng : được áp dụng đối vơi từng hoạt động cụ thể
Ví dụ nhƣ quá trình ghi chép sổ sách và số liệu, đánh số thứ tự theo dõi thủ công
Kiểm soát công nghệ thông tin toàn diện là các chính sách và quy trình nhằm tối ưu hóa hoạt động của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp Mục tiêu chính là bảo vệ doanh nghiệp khỏi các rủi ro do những cá nhân không có quyền truy cập xâm nhập vào hệ thống, dẫn đến việc đánh cắp hoặc làm hỏng dữ liệu quan trọng Nếu dữ liệu bị đánh cắp, doanh nghiệp có thể lộ thông tin nhạy cảm, tạo cơ hội cho đối thủ cạnh tranh và gây thiệt hại cho hoạt động kinh doanh.
Ví dụ : kiểm soát về người truy cập vào hệ thống, kiểm soát về phần mềm hay hạn chế quyền truy cập của những cá nhân không cần thiết,…
1.2.4.3 Kiểm soát các chứng từ, sổ sách
Biểu mẫu đầy đủ, thiết kế phù hợp
Chứng từ đƣợc đánh số liên tục, có đóng giáp lai và đóng mọc
Tham chiếu, dấu vết kiểm toán
Ghi chép, lưu trữ và bảo quản
Sử dụng các thiết bị hỗ trợ cho việc quản lí tiền nhƣ máy đếm tiền, camera đặt ngay quầy thu tiền,
Kiểm kê tài sản thường xuyên để kịp thời phát hiện ra tài sản hư hỏng, mất mát
Hạn chế việc tiếp cận tài sản của các cá nhân không có quyền hận, trách nhiệm đối với tài sản đó
Thiết lập các quy định cần thiết đối với việc bảo vệ tài sản
Nếu hệ thống kiểm tra nội bộ không hoạt động hiệu quả, việc bổ sung kiểm tra độc lập là cần thiết để phát hiện kịp thời các sai sót Kiểm tra độc lập giúp nâng cao hiệu quả giám sát và giảm thiểu rủi ro, đồng thời đảm bảo chất lượng công việc Nhờ tính khách quan cao, nhân viên kiểm tra độc lập có thể phát hiện và ngăn chặn các sai sót, tránh gây mất mát và ảnh hưởng đến năng suất doanh nghiệp.
Để phát hiện các biến động bất thường và phân tích nguyên nhân, cần đối chiếu sổ sách và chứng từ của các kỳ trước với kỳ hiện tại Việc này giúp nhận diện những sai khác và kịp thời điều chỉnh nhằm tìm ra hướng giải quyết hiệu quả.
1.2.4.7 Thông tin và truyền thông
Thông tin cần được thu thập và truyền đạt hiệu quả đến các bộ phận và cá nhân trong tổ chức, đồng thời có thể chia sẻ ra bên ngoài để tiếp cận nhà đầu tư và khách hàng Việc này phải diễn ra dưới các hình thức và thời gian phù hợp, nhằm đảm bảo mọi người trong tổ chức có khả năng thực hiện nhiệm vụ của mình Quy trình trao đổi thông tin nên bắt đầu từ cấp trên xuống cấp dưới trước khi được phát tán ra bên ngoài.
Hệ thống thông tin hiệu quả phụ thuộc vào việc trao đổi thông tin chính xác và sự hiểu biết rõ ràng về vai trò, trách nhiệm của từng nhân viên Một hệ thống thông tin tốt thường có các đặc điểm như độ chính xác cao, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc phát triển chiến lược và đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thông tin.
Truyền thông là một thuộc tính của thông tin bị ảnh hưởng bởi 2 yếu tố:
Thông tin cần được phổ biến đến tất cả nhân viên trong công ty, đặc biệt là các nhà quản trị cấp cao, để hỗ trợ quá trình ra quyết định Việc truyền thông hiệu quả giữa quản lý và nhân viên là rất quan trọng, giúp cung cấp chỉ dẫn và yêu cầu thực hiện công việc đúng tiến độ mong muốn Từ đó, nhân viên sẽ tích cực hỗ trợ lẫn nhau trong việc hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Thông tin từ các đối tượng bên ngoài như khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng và cơ quan nhà nước cần được truyền thông kịp thời để doanh nghiệp có thể tiếp nhận và xử lý hiệu quả Đồng thời, các đối tượng bên ngoài có nhu cầu hợp tác với doanh nghiệp cũng cần nắm rõ một số quy định cần thiết, giúp họ dễ dàng đầu tư và tin tưởng vào các sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp.
Giám sát
Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm điều chỉnh cho phù hợp, với yêu cầu người thực hiện phải độc lập và chịu trách nhiệm với dữ liệu đưa ra Việc này giúp củng cố hệ thống kiểm soát nội bộ, ngăn chặn gian lận thông đồng Đặc biệt đối với các công ty lớn, việc thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) là rất cần thiết, và cần tách biệt HTKSNB khỏi các bộ phận khác để đảm bảo tính độc lập, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.
- Giám sát thường xuyên: tiếp nhận thông tin góp ý, giám sát quá trình xử lí nghiệp vụ, xem xét các tài liệu liên quan
- Giám sát định kì: kiểm toán nội bộ, kiểm toán độc lập,…
Kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng thu tiền
Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong quy trình bán hàng – thu tiền của doanh nghiệp 9
Phần lớn các doanh nghiệp sẽ có chu trình bán hàng – thu tiền nhƣ sau:
- Nhận và xử lí đơn đặt hàng
- Lập hóa đơn và theo dõi công nợ
Bảng 1.2: Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong quy trình bán hàng – thu tiền của doanh nghiệp
Quy trình Thủ tục cụ thể
Nhận và xử lí đơn đặt hàng
- Kiểm tra đơn đặt hàng của khách hàng
- Ghi chú lại đầy đủ thông tin của khách hàng nếu khách đặt hàng qua điện thoại ,email,…
- Kiểm tra thông tin thực của người mua hàng: con dấu, chữ kí
- Kiểm tra tín dụng của khách hàng
- Kiểm tra lƣợng hàng tồn kho xem có đủ đáp ứng nhu cầu mua hàng của khách hàng hay không
- Thông báo cho khách hàng khi việc đặt hàng đã thành công
Giao hàng và đóng gói sản phẩm là bước quan trọng để đảm bảo chính xác mặt hàng cho khách hàng Trong quá trình đóng gói, cần phải cẩn thận để tránh tình trạng bể vỡ, đặc biệt đối với các mặt hàng có giá trị lớn.
- Chọn những nơi giao hàng uy tín để gửi hàng đi giao
- Cần phải kèm thêm phiếu giao hàng, bảng sao của hóa đơn bán hàng để dễ dàng kiểm soát lƣợng hàng đƣợc giao đi
Lập hóa đơn và theo dõi công nợ
-Hóa đơn đƣợc lập phải theo số thứ tự, có sự kí nhận của các bên liên quan
- Phải cập nhật ngay thông tin bán hàng khi nghiệp vụ bán hàng xảy ra
-Theo dõi công nợ của khách hàng đồng thời nhắc nhở khách hàng về các khoản nợ quá hạn
- Lập dự phòng về nợ xấu khi cần thiết
- Nên có định mức công nợ cho khách hàng
- Báo cáo hằng tháng phải đƣợc lập và theo dõi theo từng đối tƣợng khách hàng
- Thông tin của khách hàng phải chính xác
- Kiểm tra thông tin đơn đặt hàng có giống hóa đơn bán hàng hay không
- Ghi nhận đầy đủ nghiệp vụ phát sinh trong sổ sách
Nhận tiền thanh toán -Thu tiền của khách hàng theo đúng quy trình, có sự kí nhận đầy đủ của giám đốc, kế toán trưởng , khách hàng,
- Thu đúng số tiền đã ghi trên hóa đơn
Các rủi ro gặp phải trong quy trình bán hàng thu tiền
Rủi ro luôn tiềm ẩn trong mỗi hoạt động trong quy trình bán hàng – thu tiền của doanh nghiệp
1.3.2.1 Giai đoạn nhận và xử lí đơn đặt hàng
Bảng 1.3: Các rủi ro gặp phải trong giai đoạn nhận và xử lí đơn đặt hàng
Thông tin khách hàng không đầy đủ hoặc không chính xác
- Việc lên đơn đặt hàng bị gián đoạn Phải liên hệ lại với khách hàng để xin thông tin chính xác
- Khách hàng có thể sẽ không hài lòng, từ đó làm ảnh hưởng tới doanh số bán hàng trong tương lai
Chấp nhận đơn đặt hàng của khách hàng không có khả năng thanh khoản hoặc khả năng thanh khoản kém
- Khả năng thanh khoản của khách hàng kém dẫn đến nợ xấu
Chi phí vận chuyển quá cao
- Nếu bạn phân phối quá nhiều hàng hóa, bạn phải chịu chi phí vận chuyển cao ảnh hưởng đến lợi nhuận
Nhận đặt hàng những hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp không có sẵn hoặc không có khả năng cung cấp
- Khách hàng có thể sẽ không hài lòng, từ đó làm ảnh hưởng tới doanh số bán hàng trong tương lai
- Ảnh hưởng uy tín của doanh nghiệp
Người không có nhiệm vụ lại nhận đặt hàng
- Mất hàng hóa, ảnh hưởng uy tín của doanh nghiệp
Bảng 1.4: Các rủi ro gặp phải trong giai đoạn giao hàng
Sai sót, hàng hóa hƣ hỏng hay mất mát trong quá trình vận chuyền
- Ảnh hưởng đến uy tính và doanh thu nếu vận chuyển sai loại hàng yêu cầu hoặc chậm trễ do địa chỉ sai
Trộm cắp - Mất tài sản
- Bản kê hàng tồn kho không chính xác
Xuất hàng khi chƣa cho phép
1.3.2.3 Giai đoạn lập hóa đơn và theo dõi công nợ
Bảng 1.5: Các rủi ro gặp phải trong giai đoạn lập hóa đơn và theo dõi công nợ
Không lập hóa đơn - Mất mát tài sản và doanh thu
- Thiếu tính chính xác về thông tin doanh thu, HTK và
Lập sai hóa đơn - Mát mát tài sản nếu lập thiếu
- Khách hàng không hài lòng nếu lập thừa
- Thu hồi công nợ bị sai
Sai sót trong việc theo dõi tài khoản công nợ của khách hàng
- Dẫn đến sự không hài lòng của khách hàng và mất doanh thu trong tương lai
1.3.2.4 Giai đoạn nhận tiền thanh toán
Bảng 1.6: Các rủi ro gặp phải trong giai đoạn nhận tiền thanh toán
Thất thoát tiền - Mất mát về tiền bạc.
Điều kiện ghi nhận doanh thu
Doanh thu đƣợc ghi nhận khi thỏa mãn 5 điều kiện sau:
- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua
- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn
- Doanh nghiệp đã thu hồi đƣợc hoặc sẽ thu hồi đƣợc lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng
- Xác định đƣợc chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ
Hạn chế chung của bất kì hệ thống kiểm soát nội bộ nào
Dù hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) có hiệu quả đến đâu, vẫn không thể hoàn toàn ngăn chặn mọi rủi ro có thể xảy ra do nhiều nguyên nhân khác nhau.
- Trình độ nhân lực của các thành viên trong công ty không tương xứng với nhau và khả năng làm việc của mọi người cũng khả khá nhau
Nguồn ngân sách có hạn nên việc thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ cần phải phù hợp với đặc điểm của công ty và khả năng tài chính hiện có.
Chính sách và quy định của nhà nước sẽ luôn được cập nhật và điều chỉnh theo hướng tiến bộ, do đó, con người cũng cần phải liên tục thay đổi để thích ứng với những thay đổi này.
Việt Nam đang trong quá trình hội nhập quốc tế, dẫn đến những thay đổi liên tục Do đó, hệ thống kiểm soát nội bộ cần được điều chỉnh để theo kịp những biến động này.
Sự thông đồng giữa các nhân viên có thể dẫn đến việc hệ thống kiểm soát nội bộ trở nên trì trệ và không hoạt động hiệu quả.
Mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí cho thấy rằng không phải tất cả các rủi ro đều có thể được ngăn chặn, ngay cả khi đã thiết lập các biện pháp kiểm soát.
- Không thể nào tính toán đƣợc tất cả các rủi ro của doanh nghiệp
GIỚI THIỆU CHUNG
2.1.1 Giới thiệu khái quát về công ty
Tên công ty: Công ty TNHH MTV TM ĐỒNG TÂM – CHI NHÁNH TẠI TP.HCM
17 Địa chỉ hoạt động theo ủy quyền của công ty: 504 Lý Thường Kiệt, Phường 7, Quận Tân Bình, TPHCM
Văn phòng đại diện: 258 Nguyễn Văn Luông, Phường 11, Quận 6, TP Hồ Chí Minh Trụ sở chính: Số 07, Khu phố 6 - Thị trấn Bến Lức - Huyện Bến Lức - Long An
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 1100869003-010 cấp ngày 10/12/2008 do Sở
Kế Hoạch & Đầu Tƣ TPHCM cấp
Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên thương mại Vốn điều lệ: 368.000.000.000 VNĐ
2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Ngày 25/06/1969, ông Võ Thành Lân sáng lập thương hiệu Đồng Tâm, với sản phẩm ban đầu là gạch bông sản xuất theo phương pháp thủ công truyền thống
Năm 1986, ông Võ Quốc Thắng, con trai ông Võ Thành Lân, cùng gia đình đã tái thành lập và phát triển thương hiệu ĐỒNG TÂM, mở rộng sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực vật liệu xây dựng.
Nhờ vào khả năng lãnh đạo và nỗ lực của toàn thể nhân viên, đến năm 2008, Công ty Cổ phần Đồng Tâm đã thành lập các công ty thành viên mới.
- Công ty TNHH MTV Sơn Đồng Tâm (chia tách từ mảng sản xuất sơn, bột trét của của Công ty CP Đồng Tâm)
- Công ty TNHH MTV SX VLXD Đồng Tâm (chia tách từ mảng sản xuất gạch men của Công ty CP Đồng Tâm)
- Công ty TNHH MTV Thương mại Đồng Tâm (chia tách từ mảng hoạt động thương mại và phân phối sản phẩm)
Công ty TNHH MTV Thương mại Đồng Tâm đã mở rộng mạng lưới phân phối với nhiều chi nhánh trên toàn quốc, bao gồm cả chi nhánh tại Thành phố.
Hồ Chí Minh, chi nhánh Hà Nội, chi nhánh Hải Phòng, chi nhánh Bình Định
Mã 4663 (chính): Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng nhƣ gạch, ngói, nhựa, PVC, sơn và bột trét, thiết bị vệ sinh
2.1.2.3 Tầm nhìn - Sứ mệnh - Hoài bão
Tầm nhìn: Phát triển bền vững mang lại hiệu quả tối đa cho nhà đầu tƣ và điều kiện sống tốt nhất cho con người
Sứ mệnh : Đem đến những tiện ích, hiện đại,sang trọng và thẩm mỹ cho cộng đồng, xã hội
Hoài bão: Trở thành một trong những công ty hàng đầu Châu Á, đƣợc biết đến bởi thị trường nội địa và quốc tế
Luôn lắng nghe, học hỏi sáng tạo, cải tiến để mang lại lợi ích lớn nhất cho khách hàng
Minh bạch, liêm chính, uy tín trong quản lý và kinh doanh
Môi trường làm việc chuyên nghiệp tạo sự gắn bó lâu dài cho cán bộ nhân viên
Quan tâm có trách nhiệm với cộng đồng
2.1.2.5 Slogan “Vì cuộc sống tươi đẹp” Ý nghĩa: Là tổ chức phát triển bền vững, mang lại hiệu quả tối đa cho nhà đầu tƣ Mang đến những tiện ích hiện đại, sang trọng, điều kiện sống tốt nhất cho con người Luôn có trách nhiệm và chung tay với cộng đồng, xã hội, đất nước Đem lại cho mỗi thành viên của mình điều kiện làm việc tốt nhất để phát triển tài năng, một cuộc sống đầy đủ về vật chất, phong phú về tinh thần
2.1.2.6 Ý nghĩa của logo công ty
Logo Đồng Tâm sử dụng ba màu chủ đạo: đỏ, trắng và đỏ đen (nâu), với chữ màu đỏ in nghiêng về phía trước, biểu thị sức mạnh và khát vọng hướng tới tương lai tươi sáng Dấu hiệu ® ở góc bên phải thể hiện sự độc quyền và uy tín của thương hiệu.
Logo Đồng Tâm thể hiện hoài bão, đam mê và khát vọng vươn lên không ngừng của công ty Hình ảnh này cũng biểu trưng cho sự hợp lực và tinh thần đồng hành, với thông điệp "Vì cuộc sống tươi đẹp".
Màu đỏ biểu trưng cho sự ấm áp, sức sống mãnh liệt, tính cách năng động và thân thiện, đồng thời thể hiện tinh thần hợp tác và sự tự tin trong thành công Màu trắng đại diện cho sự tinh khiết, minh bạch và uy tín trong kinh doanh Màu đỏ đen (nâu) mang ý nghĩa của đất, tượng trưng cho nền tảng vững chắc và sự phát triển mạnh mẽ.
2.1.2.7 Định hướng phát triển Đồng Tâm lấy lĩnh vực sản xuất và kinh doanh truyền thống là vật liệu xây dựng – trang trí nội thất làm nền tảng phát triển cho toàn hệ thống, tạo thế đứng vững chắc để Công ty phát triển sang các lĩnh vực khác Với kinh nghiệm và uy tín trên thương trường, công ty sẽ tập trung mọi nguồn lực để duy trì và chiếm lĩnh thị phần trong nước, phát triển trở thành thương hiệu hàng đầu của ngành sản xuất vật liệu xây dựng – trang trí nội thất Đồng Tâm sẽ đẩy mạnh đầu tƣ vào các lĩnh vực nhƣ phát triển khu công nghiệp, khu dân cƣ, xây dựng nhà để kinh doanh Ngoài ra, Công ty cũng sẽ tiến hành
Hợp tác thông qua 20 liên doanh và liên kết với các đối tác khác giúp khai thác tối đa lợi thế và ưu điểm của từng bên Sự hợp tác này không chỉ mang lại lợi ích cho các bên tham gia mà còn thúc đẩy sự phát triển chung.
2.1.3 Nhiệm vụ của công ty
Công ty TNHH MTV Thương mại Đồng Tâm – Chi nhánh TPHCM hoạt động kinh doanh đúng theo mặt hàng đã đăng ký và tuân thủ các quy định của cơ quan tài chính, cục thuế và chính quyền địa phương Đồng thời, công ty cũng thực hiện nghĩa vụ nộp thuế cho nhà nước theo quy định hiện hành.
CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY
2.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty
2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban
Tổng giám đốc là người lãnh đạo cao nhất của công ty, có quyền điều hành và quyết định các hoạt động của công ty theo quy định pháp luật Người này cũng phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của công ty cũng như kết quả kinh doanh đạt được.
Phòng điều phối bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch và quản lý hoạt động bán hàng, đảm bảo cung cấp hàng hóa kịp thời cho các chi nhánh và khách hàng quen thuộc.
Nguồn: Phòng Kế toán Cty TNHH MTV TM Đồng tâm – Chi nhánh TPHCM
21 công ty phối hợp các bộ phận liên quan trong quá trình bán hàng, ghi nhận phản hồi và kết quả thực hiện công việc được giao Đồng thời, báo cáo kết quả cung cấp hàng hóa cũng được thực hiện để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.
Showroom là không gian trưng bày và giới thiệu sản phẩm của công ty, nhằm nâng cao tính hấp dẫn và thu hút khách hàng Tại đây, khách hàng có thể tìm hiểu về các sản phẩm mà công ty cung cấp, đồng thời chia sẻ những nhu cầu và mong muốn của họ Thiết kế showroom không chỉ tạo ấn tượng tốt mà còn giúp khách hàng dễ dàng tiếp cận thông tin sản phẩm.
Phòng dự án chịu trách nhiệm lập kế hoạch, tổ chức và quản lý quy trình bán hàng cho khách hàng mới Đồng thời, phòng cũng tìm hiểu và mở rộng thị trường để giúp công ty gia tăng lợi nhuận và phát triển bền vững.
Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và phát triển thương hiệu sản phẩm cũng như uy tín của công ty Đội ngũ này thường xuyên kiểm tra các điểm bán hàng để theo dõi lượng hàng cung cấp và doanh số bán ra Họ cũng thu thập ý kiến từ khách hàng về mong muốn và nhu cầu khi hợp tác với công ty, đồng thời thương lượng các chính sách chiết khấu và bán hàng để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
Phòng kế toán là bộ phận quan trọng của công ty, chịu trách nhiệm phản ánh hoạt động kinh doanh và cung cấp thông tin tài chính, bán hàng, và nguồn vốn cho các đối tượng liên quan Nhiệm vụ của phòng kế toán bao gồm theo dõi luân chuyển tiền và nguồn vốn từ các nghiệp vụ phát sinh, ghi chép và tính toán số liệu, cũng như lập báo cáo tài chính và các báo cáo cần thiết theo quy định của nhà nước.
CƠ CẤU TỔ CHỨC PHÒNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
2.3.1 Sơ đồ tổ chức phòng kế toán tại công ty
Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức phòng kế toán tại công ty
2.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
Kế toán trưởng là người đứng đầu công tác kế toán trong công ty thương mại, có trách nhiệm quyết định lượng hàng hóa cung cấp cho khách hàng dựa trên hạn mức từ kế toán công nợ Họ hướng dẫn các kế toán viên khác về quy trình kế toán và cập nhật các chính sách kế toán mới phù hợp với công ty Ngoài ra, kế toán trưởng còn kiểm duyệt chứng từ và báo cáo tài chính đúng thời hạn, đồng thời duy trì mối quan hệ với các cơ quan chức năng như Thuế, Kế hoạch & Đầu tư và Chi cục Quản lý tài chính doanh nghiệp.
- Kế toán công nợ: Lập các báo cáo tổng hợp và chi tiết về công nợ của khách hàng
Theo dõi tiến độ hợp đồng và tình hình thanh toán nợ của khách hàng, đồng thời đề xuất với Kế toán trưởng các biện pháp thu hồi công nợ hiệu quả khi gặp vướng mắc Quản lý các khoản chiết khấu của khách hàng và chủ động nhắc nhở họ về việc thanh toán Đề xuất mức thanh toán và lịch trình thanh toán công nợ cho Kế toán trưởng, dưới sự chỉ đạo và phân công trực tiếp từ người này.
Kế toán bán hàng đảm nhiệm việc kiểm tra và nhập liệu các đơn bán hàng từ công ty và chi nhánh, đồng thời lưu trữ và phân loại hóa đơn để dễ dàng tìm kiếm khi cần Họ cũng cần phối hợp với kế toán công nợ để tính toán chiết khấu cho khách hàng và theo dõi tình hình trả hàng.
Theo dõi các khoản thu chi bằng tài khoản tiền mặt và tiền gửi ngân hàng của công ty
Theo dõi các khoản phải thu phải trả nội bộ và định kì cấn trừ các khoản nợ thanh toán cho công ty mẹ
Lập các chứng từ liên quan đến việc tạm ứng của nhân viên khi có yêu cầu
KẾ TOÁN CHI PHÍ Nguồn: Sinh viên tổng hợp
Để đảm bảo việc kê khai thuế chính xác, cần thu nhập các chứng từ liên quan đến thuế làm căn cứ Việc kiểm tra đối chiếu hóa đơn GTGT với bảng kê thuế đầu vào và đầu ra là rất quan trọng Ngoài ra, lập hồ sơ hoàn thuế khi có phát sinh cũng cần được thực hiện Cần theo dõi và báo cáo kịp thời về những thay đổi trong chính sách thuế Cập nhật thông tin mới nhất về Luật thuế và soạn thông báo các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động của công ty là cần thiết Cuối cùng, việc kê khai các báo cáo theo tháng, quý, năm theo yêu cầu của công ty cũng phải được thực hiện đầy đủ.
Thu thập và tổ chức các chứng từ liên quan đến chi phí công ty là rất quan trọng Cần theo dõi và thanh toán kịp thời các khoản chi phí phát sinh Đồng thời, thực hiện hạch toán ban đầu và thiết lập hệ thống tài khoản, sổ kế toán phù hợp với các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán Điều này đảm bảo việc thu nhận và xử lý thông tin về chi phí của công ty được hệ thống hóa một cách hiệu quả.
Tổ chức chứng từ và hạch toán ban đầu cần tuân thủ các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán, đảm bảo hệ thống tài khoản và sổ kế toán phù hợp, nhằm đáp ứng yêu cầu thu nhận, xử lý và hệ thống hóa thông tin chi phí của công ty.
- Thủ quỹ: Thu, chi tiền của công ty.
CHÍNH SÁCH KẾ TOÁN ÁP DỤNG TẠI CÔNG TY
2.4.1 Hình thức kế toán áp dụng tại công ty
Công ty áp dụng kế toán trên máy vi tính, sử dụng phần mềm Oracle Database và HTKK để nâng cao hiệu quả công tác kế toán và quản lý Phần mềm kế toán Oracle mang lại nhiều ưu điểm vượt trội.
- Làm việc trên nền web nên kế toán có thể làm việc và làm báo cáo khi đi công tác
Các dạng báo cáo đa dạng và chi tiết giúp nhà quản lý dễ dàng nắm bắt thông tin và số liệu một cách rõ ràng và cụ thể.
- Đầy đủ các phân hệ; tính bảo mật, an toàn cao; Tích hợp hoàn toàn–Dữ liệu tập trung
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán
Phần mềm kế toán Oracle Máy vi tính
Sơ đồ 2.3: Hình thức kế toán áp dụng tại công ty
: Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
Hằng ngày, kế toán sử dụng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ đã được kiểm tra để ghi sổ, xác định tài khoản Nợ và Có, sau đó nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng biểu đã được thiết kế sẵn trên phần mềm.
Vào cuối tháng, quý hoặc năm, kế toán thực hiện việc khóa sổ và lập báo cáo tài chính Quá trình đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và chi tiết diễn ra tự động, đảm bảo tính chính xác và trung thực dựa trên thông tin đã nhập trong kỳ Mọi sai sót cần được chỉnh sửa kịp thời theo quy định Sau khi in báo cáo tài chính, kế toán sẽ kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa các sổ kế toán và báo cáo.
Cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm, các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết sẽ được in ra giấy, đóng thành quyển và lưu trữ tại công ty.
2.4.2 Chế độ kế toán áp dụng
Công ty thực hiện áp dụng danh mục biểu mẫu chứng từ và báo cáo tài chính, cùng với hệ thống tài khoản theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC, được ban hành vào ngày 22 tháng 12 năm 2014.
2.4.3 Niên độ kế toán và đơn vị tiền tệ
Niên độ kế toán áp dụng bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 mỗi năm
Tất cả các giao dịch ngoại tệ sẽ được quy đổi sang VNĐ (Việt Nam đồng) dựa trên tỷ giá giao dịch do ngân hàng thương mại công bố tại thời điểm giao dịch phát sinh.
2.4.4 Phương pháp hàng tồn kho
Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Theo giá gốc
Nguyên tắc tính giá trị hàng tồn kho: Bình quân gia quyền
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên
2.4.5 Phương pháp nộp thuế GTGT
Phương pháp nộp thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ
2.4.6 Phương pháp tính khấu hao TSCĐ
TSCĐ, bao gồm TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình, được ghi nhận theo giá gốc Trong suốt quá trình sử dụng, TSCĐ sẽ được ghi nhận dựa trên nguyên giá, hao mòn lũy kế và giá trị còn lại.
Phương pháp khấu hao TSCĐ: Theo phương pháp đường thẳng.
Sự cần thiết phải hoàn thiện HTKSNB chu trình bán hàng thu tiền ở chi nhánh
HTKSNB mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp ban giám đốc và nhà quản trị kiểm soát hoạt động hiệu quả hơn Công cụ này đảm bảo các báo cáo doanh nghiệp có độ minh bạch và chính xác cao, đồng thời giảm thiểu khả năng gian lận.
HTKSNB không chỉ nâng cao chất lượng và thái độ làm việc của nhân viên mà còn đảm bảo mọi người tuân thủ các quy định và chính sách của nhà nước cũng như của công ty.
Khi HTKSNB hoạt động hiệu quả trong chu trình bán hàng và thu tiền, doanh số của công ty sẽ tăng cao Điều này giúp hạn chế nợ xấu và quản lý chính sách bán hàng một cách tốt hơn Đồng thời, việc thu hút thêm khách hàng cũng góp phần vào sự phát triển của nền kinh tế đất nước.
Những thành quả đạt đƣợc trong quy trình KSNB tại doanh nghiệp
3.2.1 Môi trường kiểm soát Đội ngũ quản lí là những người có chuyên môn, tận tâm và luôn cố gắng cống hiến hết sức mình vào sự phát triển của công ty Giám đốc rất quan tâm đến chất lƣợng của hệ thống kiểm soát nội bộ và chính điều này đã tác động rất nhiều đến nhân viên buộc họ phải tập trung cao trong việc hoàn thành các công việc đƣợc giao đồng thời công ty luôn thực hiện đúng các quy định của pháp luật
Công ty áp dụng phần mềm Oracle được thiết kế riêng, giúp cải thiện đáng kể quy trình quản lý bán hàng và thu tiền, đồng thời hỗ trợ hiệu quả cho hệ thống kiểm soát nội bộ.
Nhân viên trong công ty thể hiện tinh thần trách nhiệm cao, luôn nỗ lực hoàn thành nhiệm vụ được giao và tuân thủ các thủ tục, chính sách của công ty Để đạt được điều này, họ liên tục cố gắng nâng cao kỹ năng và kiến thức của mình.
Giám đốc đã phân công nhiệm vụ chức năng cho nhân viên một cách hợp lý, dựa trên 50 kiến thức và kỹ năng chuyên môn Điều này giúp nâng cao chất lượng thực hiện công việc, đồng thời giảm thiểu tối đa các rủi ro và sai sót.
Công ty đã thiết lập quy trình lưu chuyển chứng từ và quy trình bán hàng – thu tiền hợp lý, giúp các bộ phận thống nhất trong công việc và giảm thiểu rủi ro, sai sót Điều này đảm bảo tính tin cậy và hợp lý cho báo cáo tài chính (BCTC).
Cuối tháng, công ty gửi thông báo chiết khấu và biên bảng đối chiếu công nợ cho khách hàng, giúp họ dễ dàng kiểm tra thông tin Điều này cũng hỗ trợ doanh nghiệp trong việc lưu trữ chứng từ liên quan đến thu hồi công nợ.
Công ty áp dụng danh mục biểu mẫu chứng từ và báo cáo tài chính theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC, tạo nền tảng cho công tác kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng-thu tiền Việc này giúp đạt được mục tiêu đề ra, đáp ứng nhu cầu hạch toán và cung cấp thông tin cho quản lý Các nghiệp vụ được nhập liệu trên phần mềm, kiểm soát bằng chứng từ và ghi sổ chính xác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính Các chứng từ như phiếu thu, hóa đơn GTGT được đánh số thứ tự và kiểm tra trước khi luân chuyển, thực hiện một cách khoa học giữa các phòng ban nhằm rút ngắn thời gian Sau khi lập, chứng từ được ký nhận rõ ràng bởi giám đốc và nhân viên kế toán, và được lưu trữ gọn gàng để thuận tiện cho việc kiểm tra sau này.
Các bộ phận trong công tác bán hàng và thu tiền cần phối hợp chặt chẽ và hỗ trợ lẫn nhau Tuy nhiên, mỗi thành viên phải hoàn thành nhiệm vụ của mình một cách đầy đủ và đúng theo yêu cầu của hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) và quy định của công ty.
Những hạn chế trong HTKSNB của doanh nghiệp
Không có hệ thống kiểm soát nội bộ nào hoàn hảo và miễn nhiễm với sai sót Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường luôn biến động, hệ thống kiểm soát nội bộ cũng cần phải thích ứng để đáp ứng yêu cầu thực tiễn Mặc dù hệ thống này mang lại nhiều lợi ích, nhưng vẫn còn tồn tại một số vấn đề chưa được giải quyết triệt để.
Nền kinh tế thị trường và các chính sách của nhà nước có ảnh hưởng đáng kể đến hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB), buộc HTKSNB phải liên tục điều chỉnh để tối ưu hóa lợi nhuận và nâng cao hiệu quả công việc cho doanh nghiệp.
Ban lãnh đạo công ty, bao gồm giám đốc, kế toán trưởng và thư ký, luôn tận tâm với công việc và quan tâm đến các vấn đề của doanh nghiệp Tuy nhiên, do tính chất công việc, họ thường xuyên phải đi công tác và giao lưu với các công ty thuộc tập đoàn Đồng Tâm Group Điều này đôi khi dẫn đến việc chậm trễ trong các công việc cần ký xác nhận hoặc phê duyệt, vì không phải nhiệm vụ nào cũng có thể được xử lý bởi người được ủy quyền.
Nhân viên kinh doanh có trách nhiệm nhận đơn đặt hàng từ khách hàng lớn và thúc đẩy việc thu hồi công nợ Tuy nhiên, thường thì họ không nhớ ngày thu hồi, dẫn đến việc kế toán phải nhắc nhở, làm chậm quá trình thu hồi công nợ.
3.3.2 Thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng
Công ty chưa thiết lập hạn mức tín dụng cụ thể cho khách hàng mới, dẫn đến việc nhân viên phòng kinh doanh vì áp lực doanh số có thể bán hàng cho những khách hàng có khả năng thanh toán kém hoặc chậm Điều này ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả công việc và tình hình tài chính của công ty.
Hợp đồng của công ty được lập và lưu trữ bởi phòng kinh doanh, điều này đôi khi gây khó khăn cho kế toán khi cần kiểm tra hoặc đối chiếu thông tin về số tiền thanh toán, vì họ phải liên hệ với phòng kinh doanh.
Việc quản lý đơn đặt hàng tại phòng điều phối hoặc phòng kinh doanh gặp nhiều khó khăn khi số lượng đơn hàng lớn trong ngày mà không có hệ thống đánh dấu thứ tự Điều này dễ dẫn đến việc mất mát thông tin và khó khăn trong việc truy xuất lại đơn hàng Thêm vào đó, quá trình nhập liệu vào phần mềm thường diễn ra vào cuối ca sáng hoặc ca chiều, gây khó khăn cho kế toán trong việc kiểm tra dữ liệu Ngoài ra, việc ghi nhận đơn hàng qua điện thoại vẫn phổ biến, nhưng nếu thông tin không được ghi nhận chính xác, sẽ dẫn đến sai sót trong đơn hàng.
Khi tiếp nhận đơn đặt hàng, kế toán chỉ kiểm tra số lượng hàng tồn kho mà không nhận ra rằng số hàng này bao gồm cả hàng đã đặt trước của khách hàng Điều này dẫn đến tình trạng không đủ hàng để cung cấp cho khách hàng.
Công ty có sự luân chuyển chứng từ giữa công ty mẹ, công ty con và các cửa hàng, dẫn đến việc gửi đi chứng từ thường xuyên Tuy nhiên, việc lạc mất chứng từ đôi khi xảy ra, gây mất thời gian cho công ty trong quá trình tìm kiếm.
3.3.3 Thủ tục kiểm soát đối với chu trình thu tiền
Mọi công ty đều phải đối mặt với các khoản nợ khó thu hồi, tuy nhiên, nhiều công ty hiện nay vẫn chưa thiết lập dự phòng cho những khoản nợ này Hệ quả là tình trạng mất mát tài chính thường xuyên xảy ra.
Mặc dù công ty gửi bảng thống báo công nợ hàng tháng đến khách hàng, nhưng vẫn có nhiều khách hàng chưa thanh toán khi đến hạn Trong trường hợp này, kế toán công nợ sẽ nhắc nhở nhân viên kinh doanh để thúc giục khách hàng, tuy nhiên, việc nhắc nhở này không có văn bản chính thức, dẫn đến việc thu hồi công nợ chỉ dựa vào giao tiếp mà không có chứng từ xác minh.
Việc thu hồi công nợ của khách hàng qua ngân hàng chỉ được kế toán công nợ đối chiếu vào cuối mỗi tháng, mà không thực hiện thường xuyên Điều này có thể dẫn đến việc nếu có sai sót, nhân viên kế toán sẽ không phát hiện kịp thời để thực hiện điều chỉnh cần thiết.
Việc xuất bán hàng hóa từ nhiều kho và thực hiện cấn trừ công nợ cho cùng một khách hàng đòi hỏi sự phức tạp trong hoạch toán trên phần mềm Do đó, người kế toán công nợ cần phải thành thạo trong công việc này để tránh xảy ra sai sót trong quá trình cấn trừ công nợ.
Chính sách bảo lãnh của công ty sẽ tạo điều kiện cho một số khách hàng thanh toán chậm có thể dẫn đến nợ xấu
Khách hàng đến để trả hàng cần lưu ý rằng họ chưa có giấy tờ chứng minh danh tính, điều này có thể dẫn đến việc nhân viên chiếm dụng số tiền hoàn trả hoặc người khác nhận tiền thay, gây ra nhiều tranh cãi nếu xảy ra mất mát.
