NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN
TẠI DOANH NGHIỆP 1.1 Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.1 Khái niệm về Kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ là thuật ngữ xuất hiện đầu tiên trong lĩnh vực kiểm toán và sau đó mở rộng sang nhiều lĩnh vực khác Có nhiều quan điểm khác nhau về kiểm soát nội bộ, được thể hiện qua các công bố từ các tổ chức nghề nghiệp như Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA), Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (IIA), và COSO - Ủy ban thuộc hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận báo cáo tài chính Một số khái niệm về kiểm soát nội bộ có thể được nêu ra.
Theo Liên Đoàn Kế Toán Quốc Tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) bao gồm các chính sách và thủ tục được thiết lập để đạt bốn mục tiêu chính: bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, đảm bảo độ tin cậy của thông tin, tuân thủ pháp luật, và nâng cao hiệu quả hoạt động cũng như hiệu năng quản lý.
Theo Chuẩn Mực Kiểm Toán Quốc Tế (ISA) 400, hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) bao gồm các chính sách và thủ tục do Ban Giám Đốc thiết lập nhằm quản lý hiệu quả các hoạt động Hệ thống này yêu cầu tuân thủ các chính sách quản lý, bảo vệ tài sản, ngăn ngừa và phát hiện sai sót, gian lận, cũng như đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán Đồng thời, hệ thống cũng cần đảm bảo việc lập báo cáo đúng thời hạn.
Theo Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA), kiểm soát nội bộ là kế hoạch và các phương pháp được tổ chức phối hợp và đo lường nhằm bảo vệ tài sản, đảm bảo tính phù hợp và độ tin cậy của dữ liệu trong doanh nghiệp.
Trường Đại học Kinh tế Huế liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quảcủa hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài.”
Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 (VSA 400), hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) là các quy định và thủ tục mà đơn vị kiểm toán xây dựng để đảm bảo tuân thủ pháp luật, kiểm tra và ngăn ngừa gian lận, sai sót, cũng như lập báo cáo tài chính trung thực và sử dụng hiệu quả tài sản Định nghĩa phổ biến về KSNB đến từ COSO (Ủy ban Treadway), theo đó, kiểm soát nội bộ là quá trình do HĐQT, quản lý và nhân viên thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ KSNB là quá trình kiểm soát các hoạt động lập kế hoạch, thực hiện và giám sát, được thiết kế và vận hành bởi con người, nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu của đơn vị.
1.1.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ
Báo cáo COSO 2013đã xácđịnh ba nhóm mục tiêu mà đơn vị hướng tới:
- Nhóm mục tiêu về hoạt động: Nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sửdụng các nguồn lực như nhân lực, vật lực và tài lực.
Nhóm mục tiêu của báo cáo bao gồm cả báo cáo tài chính và phi tài chính, phục vụ cho người dùng bên ngoài và bên trong Điều quan trọng là đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của các báo cáo này, nhằm cung cấp thông tin chính xác cho cả các bên liên quan nội bộ và bên ngoài.
Nhóm mục tiêu về tuân thủ tập trung vào việc đảm bảo tuân thủ pháp luật và các quy định, đặc biệt là những quy định pháp lý được ban hành cũng như các quy định nội bộ của công ty.
1.1.3 Ý nghĩa của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) trong doanh nghiệp là công cụ quan trọng giúp nhà quản lý giám sát và kiểm tra các hoạt động Nó không chỉ hỗ trợ trong việc loại bỏ các rủi ro mà còn phòng ngừa các vấn đề có thể xảy ra, đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp diễn ra hiệu quả và an toàn.
Trường Đại học Kinh tế Huế giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, từ đó đảm bảo việc đạt được mục tiêu một cách nhanh chóng và hiệu quả.
1.1.4 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Theo báo cáo COSO năm 2013, hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm năm thành phần liên kết chặt chẽ với nhau: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin truyền thông và Giám sát.
Môi trường kiểm soát là nền tảng cho thiết kế và vận hành kiểm soát nội bộ trong một đơn vị, bao gồm các tiêu chuẩn, quy trình và cấu trúc cần thiết Nó phản ánh tính trung thực, giá trị đạo đức và các yếu tố hỗ trợ HĐQT trong việc giám sát Môi trường này còn đề cập đến cơ cấu tổ chức, phân chia trách nhiệm và quyền hạn, cũng như quy trình thu hút, phát triển và giữ chân nhân tài Cuối cùng, các biện pháp khen thưởng và kỷ luật được áp dụng để đảm bảo trách nhiệm giải trình của từng cá nhân về kết quả đạt được.
Theo báo cáo COSO 2013, môi trường kiểm soát được đánh giá là hữu hiệu nếu đảm bảo được năm nguyên tắc sau:
Đơn vị cần thể hiện cam kết vững chắc về tính trung thực và các giá trị đạo đức bằng cách chú trọng đến những điểm quan trọng sau đây.
Quan điểm của HĐQT và các nhà quản lý cấp cao là yếu tố then chốt trong việc xây dựng giá trị và triết lý kinh doanh của đơn vị Điều này được thể hiện qua phong cách điều hành, ảnh hưởng đến tính chính trực và các giá trị đạo đức trong tổ chức Thái độ đối với rủi ro, lựa chọn chính sách và mức độ tuân thủ quy định cũng được chi phối bởi quan điểm của lãnh đạo Do đó, quan điểm của HĐQT và nhà quản lý cấp cao đóng vai trò quan trọng trong thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ.
Trường Đại học Kinh tế Huế cho thấy rằng nhà quản lý cấp cao nhất có vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy hoặc gây trở ngại cho hệ thống kiểm soát nội bộ, điều này phụ thuộc vào quan điểm điều hành của họ.
Các tiêu chuẩn ứng xử được thiết lập để hướng dẫn nhân viên trong hành vi và hoạt động hàng ngày, đồng thời hỗ trợ họ trong việc ra quyết định nhằm đạt được mục tiêu của đơn vị.
THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG –
2.1 Tổng quan về công ty cổ phần Tài Phát
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty cổ phần Tài Phát
Công ty cổ phần Tài Phát, thành lập vào ngày 14/02/2007, chuyên sản xuất và cung cấp thùng carton giấy theo yêu cầu khách hàng Ban đầu, công ty chỉ nhận đơn hàng nhỏ từ các đối tác tại tỉnh Thừa Thiên Huế Sau hơn 12 năm hoạt động, Tài Phát đã phát triển mạnh mẽ, nâng cao chất lượng sản phẩm và nhận được đơn hàng lớn từ các khách hàng như Công ty Scavi Huế, Công ty Cổ phần Tập đoàn Vitto, cùng với các khách hàng ở Quảng Trị, Quảng Nam Công ty đang nỗ lực mở rộng thị trường và cung cấp sản phẩm tốt nhất cho khách hàng.
Tên hợp pháp: CÔNG TY CỔPHẦN TÀI PHÁT.
Tên giao dịch đối ngoại: TAI PHAT JOINT STOCK COMPANY.
Tên viết tắt: TAI PHAT Co
Trụ sở giao dịch: Lô K3 Khu công nghiệp Phú Bài, Phường Phú Bài, Thị xã Hương Thủy, Tỉnh Thừa Thiên Huế.
Thành phần cổ đông gồm:
2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh và sản phẩm của công ty
Công ty Cổ phần Tài Phát chuyên sản xuất và in ấn bao bì carton, cung cấp dịch vụ sản xuất thùng carton theo yêu cầu của khách hàng, đồng thời tham gia vào hoạt động mua bán các sản phẩm liên quan.
Trường Đại học Kinh tế Huế chuyên sản xuất và in ấn bao bì carton, đây là hoạt động chủ yếu và mang lại doanh thu lớn nhất cho công ty, bên cạnh việc bán giấy và vận chuyển hàng hóa.
2.1.3 Chức năng và nhiệm vụ a Chức năng
Với hơn 12 năm kinh nghiệm, công ty đã khẳng định vị thế vững chắc trong ngành sản xuất và in ấn bao bì carton Chúng tôi đang nỗ lực mở rộng thị trường sang các tỉnh thành lân cận, mang đến cho khách hàng nhiều sự lựa chọn hơn.
Chúng tôi cam kết không ngừng mở rộng hoạt động sản xuất và dịch vụ thương mại, tối ưu hóa lợi nhuận để gia tăng lợi tức cho cổ đông, cải thiện đời sống và thu nhập cho người lao động, đồng thời hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước.
2.1.4 Tổ chức bộ máy quản lý
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty Cổ phần Tài Phát được mô tả như sơ đồ 2.1ởtrang 30, bao gồm những bộphận sau:
HĐQT là cơ quan quyền lực cao nhất trong công ty, có nhiệm vụ đề ra quy chế, quyết định và giao nhiệm vụ cho Tổng Giám đốc thực hiện Đây là cơ quan có quyền quyết định mọi hoạt động của công ty.
Ban giám đốc là cơ quan điều hành chủ chốt của công ty, có nhiệm vụ quản lý tất cả các hoạt động và ra quyết định quan trọng Họ chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty.
- Ban điều hành: Bao gồm ba phòng ban phòng kinh doanh, phòng hành chính nhân sựvà phòng mua hàng.
Phòng kinh doanh có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch, nghiên cứu thị trường và tổ chức bán hàng hiệu quả nhằm tăng doanh thu và giảm nợ Đồng thời, phòng cũng quản lý công tác mua hàng và tiếp nhận, xử lý thông tin phản hồi từ khách hàng Tuy nhiên, hiện tại, phòng kinh doanh chỉ có một nhân viên đảm nhiệm tất cả các công việc này.
Trường Đại học Kinh tế Huế đảm nhận việc tiếp nhận và xử lý đơn hàng, cũng như xét duyệt các đơn hàng bán chịu Nhân viên kinh doanh đóng vai trò quan trọng, đảm nhiệm chức vụ Trưởng phòng kinh doanh và đồng thời là Phó giám đốc của công ty.
Phòng hành chính nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo số lượng và chất lượng nguồn nhân lực cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Để đạt được điều này, phòng cần thực hiện các biện pháp thu hút, duy trì và phát triển nhân lực, đồng thời quản lý hành chính hiệu quả Ngoài ra, phòng cũng cần tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác để thúc đẩy sự phát triển bền vững của nguồn nhân lực.
Phòng mua hàng có nhiệm vụ tiếp nhận và phân tích yêu cầu mua hàng từ các bộ phận cần thiết, xác định rõ các tiêu chí như màu sắc, thành phần, kích thước và thông số kỹ thuật Đồng thời, phòng cũng lập kế hoạch thu mua hàng hóa nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ nguyên vật liệu và trang thiết bị phục vụ cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp.
PHÒNG HÀNH CHÍNH- NHÂN SỰ
BAN ĐIỀU HÀNH BAN KẾ TOÁN
BAN KỸ THUẬT BAN SẢN XUẤT
Trường Đại học Kinh tế Huế
- Ban kế toán: Gồm phòng kếtoán và phòng vật tư kho.
Phòng kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn cho Ban Giám đốc về công tác tài chính, nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh Ngoài ra, phòng còn tìm kiếm nguồn vốn và thực hiện công tác kế toán, đồng thời chịu trách nhiệm lập Báo cáo tài chính và kê khai quyết toán thuế.
Phòng vật tư – kho có nhiệm vụ sắp xếp hàng hóa, vật tư và nguyên liệu một cách khoa học; đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng cho hàng hóa lưu trữ Ngoài ra, việc kiểm tra định kỳ các kệ hàng là cần thiết để phòng ngừa tình trạng ẩm ướt, gãy đổ và sự xuất hiện của mối mọt.
- Ban kỹ thuật: Gồm phòng KCS và phòng thiết kế.
Phòng KCS đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm tra chất lượng sản phẩm, bao gồm theo dõi và đánh giá tỉ lệ chất lượng trước khi xuất xưởng Ngoài ra, phòng còn phân tích các vấn đề phát sinh liên quan đến chất lượng trong quá trình sản xuất để đảm bảo sản phẩm đạt tiêu chuẩn.
Phòng thiết kế có nhiệm vụ phối hợp với các bộ phận liên quan để thảo luận và triển khai ý tưởng thiết kế mẫu mã, bao bì sản phẩm của công ty Điều này nhằm đảm bảo đặc điểm nhận diện thương hiệu và phù hợp với sở thích của khách hàng mục tiêu Ngoài ra, phòng thiết kế còn thực hiện việc thiết kế bao bì, vỏ hộp, tem, nhãn cho các sản phẩm theo ý tưởng đã được thống nhất.
