Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài này nghiên cứu quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu qua đường biển, nhằm làm rõ các vấn đề chính trong hoạt động giao nhận và thực trạng hiện tại Bài viết tập trung vào việc nắm bắt nghiệp vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế và nội địa, cũng như phân tích tình hình xuất nhập khẩu của công ty trong thời gian qua, từ đó chỉ ra những thuận lợi và hạn chế còn tồn tại Cuối cùng, bài viết đưa ra các giải pháp và kiến nghị nhằm cải thiện công tác giao nhận, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của công ty trong tương lai.
Kết cấu của khóa luận
Nội dung báo cáo thực tập tốt nghiệp gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về hoạt động giao nhận trong vận tải hàng hóa xuất khẩu bằng container
Chương 2: Phân tích thực trạng hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu tại công ty cổ phần tiếp vận ATT Việt Nam
Chương 3: Xây dựng phương án giao hàng xuất khẩu nguyên container cho khách hàng Công ty TNHH AAC TECHNOLOGIES Việt Nam tại Công ty
Cổ phần tiếp vận ATT Việt Nam.
TỔNG QUAN VỀ GIAO NHẬN HÀNG HÓA
Khái quát chung về giao nhận hàng hóa
Dịch vụ giao nhận (Freight Forwarding service) theo quy tắc FIATA bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến vận chuyển hàng hóa, như gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói và phân phối Ngoài ra, dịch vụ này còn cung cấp các tư vấn liên quan đến hải quan, tài chính, bảo hiểm, thanh toán quốc tế và xử lý các chứng từ liên quan đến hàng hóa.
Giao nhận vận tải là hoạt động thiết yếu trong quá trình lưu thông phân phối, đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối sản xuất với tiêu thụ, hai yếu tố chủ chốt trong chu trình tái sản xuất xã hội.
Giao nhận vận tải đóng vai trò quan trọng trong việc chuyển sản phẩm từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ, hoàn thiện quá trình lưu thông phân phối Trong đó, phân phối vật chất là mặt thứ hai, sau khi các thủ tục thương mại đã được thiết lập.
Giao nhận vận tải là một phần không thể tách rời của quá trình vận tải, bao gồm các hoạt động như tập kết hàng hóa, vận chuyển, xếp dỡ, lưu kho, chuyển tải, đóng gói và thực hiện các thủ tục chứng từ Với sự đa dạng trong các hoạt động này, dịch vụ giao nhận vận tải có nhiều định nghĩa khác nhau, phản ánh tính chất phong phú của lĩnh vực này.
Theo quy tắc mẫu của Liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế (FIATA), dịch vụ giao nhận được định nghĩa là bất kỳ dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói và phân phối hàng hóa Ngoài ra, dịch vụ này cũng bao gồm các hoạt động tư vấn liên quan, như vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán và thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa.
Theo luật Thương Mại Việt Nam, dịch vụ giao nhận hàng hóa được xác định là hành vi thương mại, trong đó người cung cấp dịch vụ nhận hàng từ người gửi và thực hiện các công việc như vận chuyển, lưu kho, làm thủ tục và giấy tờ cần thiết để giao hàng cho người nhận Những hoạt động này được thực hiện theo sự uỷ thác của chủ hàng, người vận tải hoặc các bên giao nhận khác.
Giao nhận hàng hóa là quá trình tổng hợp các công việc liên quan đến vận tải, nhằm di chuyển hàng hóa từ người gửi đến người nhận.
1.1.2 Các dịch vụ giao nhận hàng hóa XNK a Dịch vụ thay mặt người gửi hàng (Người xuất khẩu)
Dịch vụ thay mặt người gửi hàng bao gồm tất cả các dịch vụ cần thiết để đảm bảo hàng hóa xuất khẩu đến nước nhập khẩu Chủ xuất có thể lựa chọn thuê toàn bộ dịch vụ hoặc chỉ một số dịch vụ cụ thể tùy theo từng hợp đồng mua bán và khả năng của mình.
- Chọn tuyến đường, cung vận tải, phương thức vận tải và người chuyên chở thích hợp
Lưu cước với người chuyên chở đã chọn là quá trình ký kết booking note với nhà vận tải hoặc forwarder, nhằm xác định vị trí giao hàng, phương thức giao hàng và có thể bao gồm việc mượn vỏ container hoặc nhận chì hãng tàu.
Không phải tất cả các nhà xuất khẩu đều cần thực hiện quy trình này; quyền vận tải và lưu cước với hãng tàu phụ thuộc vào các điều kiện cụ thể của giao dịch mua bán hàng hóa, do bên bán hoặc bên mua quyết định.
Nhận hàng từ chủ hàng và thực hiện các thủ tục cùng chứng từ xuất khẩu cần thiết cho lô hàng, bao gồm thủ tục hải quan, giấy phép xuất khẩu, giấy chứng nhận chất lượng, kiểm định và kiểm dịch.
- Kiểm đếm, cân đo hàng hóa
- Nghiên cứu những điều khoản về thanh toán quốc tế để hướng dẫn, giúp đỡ kháchhàng thực hiện thanh toán hoặc thay mặt khách hàng làm thanh toán
Việc đóng gói và lưu kho hàng hóa là rất quan trọng, đặc biệt khi người gửi hàng không thực hiện trước Cần xem xét kỹ lưỡng tuyến đường, phương tiện vận tải, bản chất hàng hóa và các quy định pháp lý liên quan tại nước xuất khẩu, các nước trung chuyển và nước đến để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra thuận lợi.
- Mua bảo hiểm cho hàng hóa nếu chủ hàng yêu cầu
Vận chuyển và giao hàng là trách nhiệm của người chuyên chở, và họ luôn chỉ định một vị trí cụ thể để nhận hàng khi tiến hành lưu cước Do đó, khi hàng hóa đã sẵn sàng, người giao nhận cần phải giao hàng đúng tại vị trí đã chỉ định và đảm bảo thực hiện giao hàng trước thời gian cuối cùng mà người chuyên chở yêu cầu.
- Thanh toán phí và những chi phí khác bao gồm cả tiền cước Khoản này được tính như là chi trả hộ khách hàng
Nhận vận đơn và sắp xếp việc chuyển tải khi cần thiết là rất quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hóa Chẳng hạn, một lô hàng từ Việt Nam gửi sang Mỹ qua Singapore có thể phải chịu phí vận chuyển hai lần: từ Việt Nam đến Singapore và từ Singapore đến Mỹ.
- Giám sát vận tải hàng hóa và ghi nhận tổn thất nếu có để kịp thời thông báo cho chủ hàng xuất và nhập
- Giúp đỡ người gửi hàng khiếu nại người chuyên chở nếu cần b Dịch vụ thay mặt người nhận hàng (Người nhập khẩu)
Người nhập khẩu phải thực hiện nhiều bước và dịch vụ nhỏ để nhập khẩu hàng hóa và nhận hàng từ cửa khẩu về kho Các dịch vụ này có thể được thực hiện bởi chính người nhập khẩu hoặc thuê đơn vị giao nhận.
Các dịch vụ thay mặt người nhập khẩu có thể bao gồm:
Cơ sở pháp lý, nguyên tắc, phương pháp giao nhận và nhiệm vụ các bên có liên quan
Trong quá trình giao nhận vận tải đường biển, việc bảo vệ hàng hóa an toàn và tránh tổn thất là rất quan trọng Do đó, việc xác nhận rõ quyền và nghĩa vụ giữa các bên tham gia là cần thiết Điều này được quy định trong các công ước quốc tế như Công ước Vienne 1980 về buôn bán quốc tế, cũng như các văn bản pháp luật của Việt Nam liên quan đến giao nhận vận tải Hơn nữa, các loại hợp đồng và L/C mới cũng giúp đảm bảo quyền lợi cho chủ hàng xuất nhập khẩu.
Ví dụ: Luật, bộ luật, nghị định, thông tư
- Nghị định 25CP, 200CP, 330CP
Quyết định số 2106 của Bộ trưởng Bộ Giao thông Vận tải, ban hành ngày 23/8/1997, quy định về việc xếp dỡ, giao nhận và vận chuyển hàng hóa tại các cảng biển Việt Nam Quyết định này nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và đảm bảo an toàn trong hoạt động vận tải hàng hóa, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của ngành logistics tại nước ta.
1.2.2 Những nguyên tắc và phương pháp giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển a Nguyên tắc giao nhận
Một số nguyên tắc giao nhận hàng hóa do pháp luật Việt Nam quy đinh như sau:
- Giao hàng theo phương pháp nào thì phải nhận hàng theo phương pháp đó
Ví dụ như Kiểm đếm, can đo, giao nhận theo dấu hiệu…vv
- Việc giao nhận hàng hóa XNK tại các cảng biển do cảng tiến hành
Hàng hóa không qua cảng có thể được giao nhận trực tiếp giữa chủ hàng và người vận tải (chủ tàu) Chủ hàng chỉ cần thỏa thuận với cảng về địa điểm xếp dỡ và thanh toán các chi phí liên quan.
Xếp dỡ hàng hóa tại cảng được tổ chức và thực hiện bởi cảng Nếu chủ hàng có nhu cầu đưa phương tiện vào để xếp dỡ, họ cần thỏa thuận với cảng và thanh toán các lệ phí cùng chi phí liên quan.
- Khi cảng được ủy thác giao nhận hàng hóa với tàu thì nhận theo phương pháp nào phải giao theo phương pháp đó
- Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hóa khi đã ra khỏi kho bãi của cảng
Trong quá trình giao nhận hàng hóa, việc xuất trình và lập các chứng từ cần thiết là rất quan trọng Chủ hàng có thể thực hiện giao nhận trực tiếp hoặc ủy thác cho cảng để tiến hành Phương pháp giao nhận hàng hóa cần được thực hiện một cách chính xác để đảm bảo hiệu quả và tuân thủ quy định.
Phương pháp giao nhận hàng theo niêm phong và kẹp chì là cách đơn giản nhất, cho phép giao nhận dựa vào dấu niêm phong mà không cần chú ý đến số lượng hay chủng loại hàng hóa bên trong bao bì.
Thường áp dụng trong vận chuyển hàng hóa đóng trong các thùng, hòm, kiện kín, trong các thùng xe kín, trong container, trong toa xe, hầm hàng kín
Người gửi hàng cần đảm bảo rằng sau khi xếp hàng vào các phương tiện vận chuyển, họ sử dụng giấy niêm phong để dán kín tất cả các mép của thùng, kiện, toa, hoặc hầm hàng Ngoài ra, có thể sử dụng chì kẹp ở vị trí cửa đóng mở của các thùng, kiện, toa, hầm hàng Dấu hiệu niêm phong và số chì phải rõ ràng, thống nhất, không bị rách nát hay tẩy xóa để đảm bảo an toàn cho hàng hóa.
Người chuyên chở nhận hàng từ người gửi theo đúng dấu hiệu niêm phong và chì, không phải chịu trách nhiệm về khối lượng và chất lượng hàng hóa bên trong Tuy nhiên, nếu lỗi của người vận tải dẫn đến hư hỏng hàng hóa hoặc hỏng niêm phong, họ sẽ phải bồi thường theo quy định hoặc hợp đồng Khi giao hàng, người vận tải cũng phải đảm bảo các dấu hiệu niêm phong và chì mà họ đã nhận từ người gửi, kèm theo biên bản ghi rõ ràng các dấu hiệu này.
Phương pháp giao nhận theo kiểm đếm thường được áp dụng cho các loại hàng bao kiện, hòm, thùng, bó trong quá trình bảo quản, vận chuyển và xếp dỡ Để thực hiện phương pháp này, hàng hóa cần phải được giao nhận đúng nơi đến Cách tính số lượng hàng hóa là đếm từng bao, kiện, thùng, bó, thường tính theo từng mã hàng và nhân với tổng số mã hàng để xác định số lượng cần thiết Phương pháp này có ưu điểm là độ chính xác cao, nhưng nhược điểm là tốn nhiều thời gian, nên chỉ nên áp dụng cho các loại hàng hóa bao, hòm, kiện, thùng, bó.
Phương pháp kiểm đếm chi tiết số lượng hàng hóa yêu cầu ghi rõ tình trạng bao bì, kiện và kích thước khi giao nhận Người vận tải hoặc dịch vụ có trách nhiệm bồi thường nếu giao thiếu số lượng hoặc tình trạng hàng hóa không đúng với biên bản nhận hàng Để đảm bảo chính xác, cần có sự thống nhất giữa người nhận và người giao hàng về cách thức kiểm đếm và đối chiếu, nhằm tránh nhầm lẫn, đếm trùng hoặc đếm sót.
Nhầm lẫn về số lượng hàng hóa khi đến có thể dẫn đến chi phí kiểm đếm lại cao, kéo dài thời gian chờ đợi cho phương tiện Trong những trường hợp không thể kiểm đếm lại, cần phải cử người đi áp tải, gây thêm bất tiện.
- Phương pháp giao nhận theo mới nước:
Phương pháp này chỉ áp dụng cho hàng rời có khối lượng lớn và giá trị thấp như than đá, cát, quặng, sỏi, vận chuyển qua đường thủy bằng tàu và sà lan Để thực hiện, cần hiểu rõ về phương pháp đo mớn nước cho phương tiện vận tải thủy, và phương tiện phải có thước mớn mạn chuẩn cùng sổ dung tích do cơ quan đăng kiểm cấp Mặc dù đây là phương pháp gần đúng với độ chính xác không cao và sai số có thể lên tới ±5%, nhưng nó có ưu điểm là xác định nhanh chóng khối lượng hàng hóa.
Phương pháp xác định khối lượng hàng hóa theo mớn nước chỉ áp dụng cho hàng hóa có giá trị không cao Có hai cách để thực hiện việc này: sử dụng bảng hàng hoặc tiến hành tính toán Để tính toán chính xác mớn nước trung bình, cần biết rõ các thang chia ở mạn phải, mạn trái, mũi, lái và mặt cắt giữa của tàu, đồng thời phải tính đến trọng lượng của nhiên liệu, nước, lương thực, thực phẩm và các vật liệu khác Đặc biệt, đối với thủy thủ, cứ 12 người cộng với hành lý sẽ tương đương 1 tấn.
- Phương pháp giao nhận theo khối lượng (cân)
Phương pháp giao nhận hàng hóa vận chuyển bằng xe ô tô, toa xe, hàng không, hoặc hàng nhỏ, yêu cầu phải có cân đạt chuẩn tại điểm giao nhận Các loại cân thường được sử dụng bao gồm cân tay, cân bàn và cân tự động Cân tay có độ chính xác cao nhưng năng suất thấp, trong khi cân bàn, dù có độ chính xác tốt cho hàng nhỏ, cũng có năng suất hạn chế do cần nhiều thao tác và công nhân Để đảm bảo độ chính xác trong quá trình cân, cần tuân thủ các nguyên tắc nhất định.
+ Phải kiểm tra cân trước khi cân, cần lắc cân nếu cân trở về vị trí cũ mới chinh xác
Để đảm bảo độ chính xác khi cân, hãy khóa chặt các bộ phận chỉ động trước khi đặt hàng lên mặt cân Khi đặt hàng, cần nhẹ tay để tránh va chạm mạnh, điều này sẽ giúp duy trì độ chính xác của cân.
+ Hàng hóa phải phân đều trên mặt cân, nếu hàng ít hoặc 1 chiếc thì đặt ở giữa cân
+ Nhất thiết không cân nặng quá mức chịu đựng của cân
Các chứng từ trong giao hàngxuất khẩu bằng đường biển
Với một lô hàng dù là hàng lẻ hay hàng nguyên container xuất khẩu bằngđường biển thông thường có thể có một chứng từ như sau:
Hợp đồng thương mại (Sales Contract) là văn bản thỏa thuận giữa bên xuất khẩu và nhập khẩu, quy định các điều khoản liên quan đến giao dịch mua bán Nội dung hợp đồng bao gồm thông tin về nhà xuất khẩu, nhà nhập khẩu, địa chỉ giao hàng, phương thức thanh toán, quy cách đóng gói và cách giải quyết tranh chấp.
Hóa đơn thương mại là chứng từ do người bán phát hành để yêu cầu thanh toán từ người mua theo số tiền đã thỏa thuận trong hợp đồng Chứng từ này cần ghi rõ các thông tin quan trọng như số tiền, đơn giá, phương thức thanh toán và ngân hàng đại diện.
- Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List):
Danh sách đóng gói (packing list) là tài liệu quan trọng, bao gồm trọng lượng, số lượng và giá trị của từng mặt hàng trong lô hàng Nó có chức năng thông báo cho công ty forwarder, nhà nhập khẩu, hải quan và hãng tàu về chi tiết hàng hóa đã gửi mà không cần xác minh thực tế Khi hải quan quyết định kiểm tra lô hàng, họ sẽ dựa vào packing list để xác định mặt hàng cần kiểm tra Điều này giúp tiết kiệm thời gian và giảm nguy cơ thiệt hại cho hàng hóa, nhờ vào việc hạn chế mở từng hộp trong lô hàng.
- Vận đơn (Bill of Lading):
Có 2 loại vận đơn do hãng tàu phát hành và vận đơn từ FWD, xác nhận việc hàng hóa được xếp lên phương tiện vận tải Vận đơn gốc ngoài việc giao dịch còn có chức năng sở hữu hàng hóa
- Tờ khai hải quan (Customs Declaration):
Chứng từ chủ hàng là tài liệu cần thiết để kê khai danh mục hàng hóa xuất, nhập khẩu, nhằm xác định xem hàng hóa có đủ điều kiện để xuất khẩu hoặc nhập khẩu vào quốc gia khác hay không.
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) là tài liệu quan trọng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu cho hàng hóa sản xuất tại nước đó C/O phải tuân thủ quy định của cả nước xuất khẩu và nước nhập khẩu theo quy tắc xuất xứ, cung cấp thông tin về nguồn gốc hàng hóa từ vùng lãnh thổ hoặc quốc gia cụ thể.
Chứng từ bảo hiểm lô hàng là tài liệu do tổ chức bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm, nhằm hợp thức hóa hợp đồng bảo hiểm và điều tiết mối quan hệ giữa hai bên Tổ chức bảo hiểm có trách nhiệm bồi thường cho những tổn thất phát sinh từ rủi ro đã thỏa thuận trong hợp đồng, trong khi người được bảo hiểm phải trả phí bảo hiểm theo quy định Sự cam kết này hoàn toàn tự nguyện, không bị ép buộc bởi pháp luật hay bên nào khác, ngoại trừ các trường hợp bảo hiểm bắt buộc theo quy định pháp luật nhằm bảo vệ lợi ích công cộng và an toàn xã hội.
Chứng từ bảo hiểm không có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng bảo hiểm Đối với các giao dịch xuất nhập khẩu theo hình thức CIF hoặc CIP, cần có hợp đồng được phát hành và ký bởi công ty bảo hiểm hoặc đại lý của họ Các chứng từ từ người môi giới bảo hiểm chỉ được chấp nhận nếu được quy định rõ trong thư tín dụng (L/C).
- Chứng từ giao hàng (Shipping Documents):
Packing List là tài liệu liệt kê chi tiết tất cả hàng hóa trong một kiện hàng như thùng hàng hoặc container Nội dung chính của Packing List bao gồm số và ngày lập hóa đơn (thường không sử dụng số Packing List), cùng với tên và địa chỉ của người bán và người mua.
- Giấy kiểm dịch động thực vật (nếu có)
Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật hàng hóa có nguồn gốc thực vật như nông sản, gỗ, … nhiều khả năng sẽ phải làm kiểm dịch
Sau khi hoàn tất các thủ tục và thu phí, cùng với việc lấy và kiểm tra mẫu đạt yêu cầu, cơ quan kiểm dịch sẽ cấp Giấy kiểm dịch cho lô hàng trong vòng 24 giờ.
Nội dung chính của giấy này có thông tin như:
+ Tên và địa chỉ người xuất khẩu, người nhập khẩu
+ Số lượng và loại bao bì, nơi sản xuất
+ Tên và khối lượng sản phẩm
+ Tên khoa học của thực vật
- Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật: với hàng hóa có nguồn gốc động vật khi XK, NK đều phải xin giấy này
Giấy chứng nhận hun trùng là tài liệu quan trọng được cấp sau khi hàng hóa trên tàu đã trải qua quá trình khử trùng bằng thuốc diệt côn trùng do Cơ quan kiểm dịch y tế thực hiện Việc khử trùng thường áp dụng cho các loại ngũ cốc và là quy định bắt buộc tại các cảng để đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm.
- Giấy chứng nhận kiểm tra chất lượng sản phẩm của các cơ quan chuyên ngành
Một số hàng hóa khi xuất khẩu, nhập khẩu cần có giấy chứng nhận kiểm tra chất lượng sản phẩm của các cơ quan chuyên ngành như:
+ Sản phẩm của ngành may mặc, da giày cần xin chứng nhận kiểm tra chất lượng của Viện dệt may
+ Sản phẩm của ngành công nghiệp xin giấy kiểm tra chất lượng sản phẩm của các cơ quan do Bộ công thương chỉ định
- Giấy chứng thư khối lượng, số lượng, thông tin …
Giấy chứng nhận số lượng/trọng lượng là chứng thư do người xuất khẩu lập ra để xác định trọng lượng hàng hóa đã giao cho người nhập khẩu Để đảm bảo tính trung lập trong giao hàng, người nhập khẩu có thể yêu cầu giấy chứng nhận này được cấp bởi bên thứ ba, như Công ty giám định, Hải quan hoặc nhà sản xuất.
- Chứng từ bảo hiểm– nếu bán hàng theo điều kiện CIF, CIP, người gửi hàng phải mua bảo hiểm cho hàng hóa
Người giao nhận có thể mua bảo hiểm cho hàng hoá theo yêu cầu của người xuất khẩu Chứng từ bảo hiểm, bao gồm đơn bảo hiểm (Insurance Policy) và giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate), được cấp bởi cơ quan bảo hiểm để xác nhận rằng hàng hoá đã được bảo hiểm, đồng thời là bằng chứng cho hợp đồng bảo hiểm.
