CƠ SỞ LÝ LUẬN KHO HÀNG VÀ CÔNG TÁC KHAI THÁC
Cơ sở lí luận về kho hàng
1.1.1 Khái niệm , vai trò của kho hàng a Khái niệm
Theo quan niệm truyền thống, kho có vai trò thiết yếu trong việc bảo quản nguyên liệu và thành phẩm trong thời gian dài Các nhà sản xuất thực hiện quy trình sản xuất hàng hóa, sau đó lưu trữ trong kho và cuối cùng vận chuyển hàng hóa ra thị trường.
Trong logistics hiện đại, kho hàng là không gian lưu trữ và bảo quản sản phẩm, bán thành phẩm và thành phẩm, nhằm cung cấp nhanh chóng cho khách hàng với chi phí tối ưu Ngoài ra, kho hàng còn có nhiệm vụ cung cấp thông tin về vị trí, tình trạng và điều kiện lưu trữ của hàng hóa.
Hiện nay, kho hàng không chỉ đơn thuần là nơi lưu trữ hàng hóa mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra giá trị gia tăng và làm trung tâm phân phối Các doanh nghiệp sản xuất thường thuê ngoài những chức năng này từ các dịch vụ kho hàng công cộng (public warehouse) để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của mình.
Kho là hệ thống các tòa nhà và công trình kỹ thuật, trang bị máy móc nâng hạ cùng thiết bị công nghệ tự động hóa và CNTT, nhằm tiếp nhận, phân bố và lưu trữ hàng hóa Mục tiêu chính của kho là chuẩn bị hàng hóa phục vụ nhu cầu sản xuất và đảm bảo cung ứng liên tục đến tay người tiêu dùng.
Hình 1.1: Cấu trúc hệ thống vận tải, hàng hóa b Vai trò
Kho chứa là bộ phận thiết yếu trong hoạt động logistics của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm tổ chức và bảo quản hàng hóa dự trữ, cũng như chuẩn bị lô hàng theo yêu cầu Với vai trò quan trọng, kho hàng đảm bảo tính liên tục trong quá trình sản xuất và phân phối hàng hóa, giúp doanh nghiệp ứng phó với sự biến thiên của nhu cầu tiêu dùng theo mùa và các diễn biến phức tạp của nguồn cung Việc duy trì một lượng dự trữ nhất định trong kho không chỉ phòng ngừa rủi ro mà còn giúp điều hòa sản xuất, đảm bảo ổn định với chi phí hợp lý.
Kho hàng đóng vai trò quan trọng trong việc giảm chi phí sản xuất, vận chuyển và phân phối Nhờ vào kho, doanh nghiệp có thể chủ động tạo ra các lô hàng với quy mô kinh tế, từ đó giảm chi phí bình quân trên mỗi đơn vị sản phẩm Hơn nữa, việc quản lý tốt định mức hao hụt hàng hóa và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất của kho giúp tiết kiệm chi phí lưu thông, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Bảo quản, giảm thiểu sự hư hỏng hao hụt của nguyên vật liệu
Hỗ trợ dịch vụ khách hàng hiệu quả bằng cách đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng về số lượng và tình trạng lô hàng, từ đó giúp giao hàng đúng thời gian và địa điểm.
Hỗ trợ việc thực hiện quá trình “logistics ngược” thông qua việc thu gom, xử lý, tái sử dụng bao bì, sản phẩm hỏng, sản phẩm thừa
1.1.2 Chức năng của kho hàng
Kho hàng hiện nay đóng vai trò thiết yếu trong việc quyết định thành công hay thất bại của doanh nghiệp Nó không chỉ là một trung gian quan trọng trong chuỗi cung ứng mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và chất lượng dịch vụ Dưới đây là một số chức năng quan trọng của kho hàng cần được xem xét.
Tập kết (gom) hàng hóa
Các kho bãi đóng vai trò quan trọng trong việc lưu trữ và vận chuyển các loại hàng hóa và nguyên liệu từ nhiều nơi khác nhau Chúng hoạt động liên tục để đảm bảo hàng hóa được di dời đến những khu vực cần thiết cho quá trình sản xuất, sử dụng các phương tiện vận chuyển chuyên dụng.
Bảo quản lưu trữ hàng hóa
Kho bãi đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hàng hóa được lưu trữ an toàn, giúp tránh mất mát và hư hỏng Để kho có chức năng bảo quản hiệu quả, vị trí đặt kho cần có không gian thông thoáng và thuận tiện cho giao thông Việc xây dựng kho cũng cần được thực hiện hợp lý với quy mô phù hợp, nhằm giảm thiểu rủi ro như hao hụt, mất mát và hư hỏng.
Quản lí, giám sát hàng hóa dễ dàng
Để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, việc đa dạng hóa hàng hóa là rất cần thiết Sự có mặt của kho bãi giúp quản lý và kiểm soát lượng hàng hóa đi và đến trở nên dễ dàng hơn Điều này không chỉ giảm thiểu sai sót trong quá trình vận chuyển mà còn giúp tiết kiệm chi phí hiệu quả.
Có nhiều loại hình kho khác nhau được sử dụng khá linh hoạt để đáp ứng các mục tiêu dự trữ cụ thể:
Phân loại theo đối tượng phục vụ
Kho định hướng thị trường, còn gọi là kho phân phối hay kho cung ứng, đáp ứng nhu cầu của khách hàng trên thị trường mục tiêu Chức năng chính của loại kho này là cung cấp dịch vụ khách hàng, tổng hợp các lô hàng để thỏa mãn nhu cầu của họ Về mặt địa lý, kho được đặt gần khách hàng nhằm tối ưu hóa việc vận chuyển lô hàng lớn từ nhà máy và cung ứng lô hàng nhỏ Phạm vi hoạt động của kho phụ thuộc vào tốc độ cung ứng, quy mô đơn hàng trung bình và chi phí cho mỗi đơn vị cung ứng.
Kho định hướng nguồn hàng được đặt tại các khu vực sản xuất, nhằm đáp ứng nhu cầu cung cấp nguyên liệu, phụ tùng và các yếu tố đầu vào khác cho nhà sản xuất Chức năng chính của kho là thu nhận, tập trung vận chuyển và hỗ trợ quá trình sản xuất, đồng thời dự trữ hàng hóa theo mùa.
Phân loại theo quyền sở hữu
Kho riêng là loại kho thuộc quyền sở hữu và sử dụng của từng doanh nghiệp, cho phép họ dự trữ và bảo quản hàng hóa Loại hình này phù hợp với doanh nghiệp có khả năng tài chính vững mạnh và khi các kho khác không đáp ứng đủ yêu cầu về vị trí hoặc thiết kế Lợi ích chính của kho riêng bao gồm khả năng kiểm soát tốt hơn, tính linh hoạt trong hoạt động và các lợi ích vô hình khác Tuy nhiên, việc sử dụng kho riêng có thể làm tăng chi phí logistics và giảm tính linh hoạt về vị trí khi doanh nghiệp mở rộng thị trường.
Kho công cộng hoạt động như một đơn vị kinh doanh độc lập, cung cấp dịch vụ dự trữ, bảo quản và vận chuyển với mức phí cố định hoặc biến đổi Khác với kho dùng riêng, kho công cộng phục vụ mọi khách hàng với các dịch vụ tiêu chuẩn, mang lại lợi ích linh hoạt về tài chính và kinh tế Với quy mô nghiệp vụ lớn và trình độ quản trị chuyên môn cao, kho công cộng đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng.
Cơ sở lý luận về công tác khai thác kho hàng
1.2.1 Nội dung công tác khai thác kho hàng
Khai thác kho hàng là quy trình quản lý hàng hóa từ khi nhập kho đến khi xuất kho, bao gồm 5 bước chính: tiếp nhận hàng hóa, xử lý lưu trữ, lưu trữ, chuẩn bị vận tải và vận tải hàng hóa Mỗi bước trong quy trình này chứa đựng nhiều hoạt động nhằm tối ưu hóa việc bảo quản và quản lý hàng hóa trong kho, đảm bảo hiệu quả và an toàn trong suốt thời gian lưu giữ.
Hình 1.5: Quá trình khai thác kho hàng
❖ Tiếp nhận hàng hóa và đưa vào khu cất tạm thời (put-away):
- Thỏa thuận về thời gian hàng đến với nhà cung cấp
- Kiểm tra độ chính xác của việc làm thủ tục chứng từ cấp hàng
- Kiểm tra độ chính xác của việc làm thủ tục chứng từ hàng hóa
- Tiếp nhận chứng từ hàng đến
- Làm thủ tục về sự khác biệt trong chứng từ
- Xác định trình tự và thời gian dỡ hàng
- Xác định đội công nhân dỡ hàng
- Kiểm tra bề ngoài: đánh giá mức độ nguyên vẹn của bao kiện, sự tuân thủ các điều kiện vận chuyển
- Tiếp nhận hàng về số lượng
- Lập các chứng từ nhận hàng: điền biên bản hàng đến/ biên bản về sự khác biệt nội dung các chứng từ
- Phân loại hàng hóa và hình thành các đơn vị hàng hóa
- Gắn thông tin nhận dạng lên hàng hóa (thẻ kệ hàng)
- Nhập thông tin hàng vào hệ thống cơ sở dữ liệu máy tính
- Tìm và bố trí chỗ lưu trữ
- Chuyển hàng sang khu lưu trữ
- Xác nhận phương án bố trí hàng hóa tại khu vực lưu trữ
- Đưa hàng đến các ô lưu trữ
- Làm đầy các ô/ ngăn chọn hàng
- Dịch chuyển hàng hóa nội bộ khu vực lưu trữ nhằm tối đa hóa sử dụng không gian/ vị trí bảo quản
- Đảm bảo an toàn anh ninh hàng hóa tránh tốn thất (camera giám sát, đi tuần tra…)
- Duy trì chế độ lưu trữ ổn định (nhiệt độ, ánh sáng, độ ẩm, vệ sinh môi trường…)
- Thực hiện kiểm kê định kỳ
❖ Nhặt hàng (Pick) và tập kết, đóng gói (Pack):
- Chọn hàng từ khu lưu trữ
- Xác nhận và nhặt hàng theo danh sách chọn hàng
- Chuẩn bị hàng hóa trước khi gửi cho từng đơn hàng
- Kiểm tra đối chiếu hàng đã nhặt với danh sách hàng trong đơn
- Đóng gói hàng hóa cho từng đơn hàng (nếu cần)
- Hình thành đơn vị hàng hóa (paket hóa lô hàng)
- Chuyển đến khu vực gửi hàng
- Kiểm tra các giấy tờ gửi hàng đi
- Chuẩn bị các chứng từ vận chuyển đi kèm hàng trên đường
- Kiểm tra sự chính xác của đơn hàng (địa chỉ, số lượng )
- Lái xe ký nhận các giấy tờ chuyển hàng
1.2.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác khai thác kho hàng a Các nhân tố bên ngoài
Công nghệ thông tin đang thúc đẩy sự đổi mới nhanh chóng trong ngành vận tải, giúp các doanh nghiệp theo dõi và điều khiển hàng hóa xuất nhập khẩu một cách hiệu quả, từ đó tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu suất hoạt động Công nghệ không chỉ ảnh hưởng đến quy trình sản xuất và gia công hàng xuất khẩu mà còn tác động đến các lĩnh vực liên quan như vận tải và ngân hàng Hạ tầng kho bãi, bao gồm thiết bị và máy móc, đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa chi phí dịch vụ; nếu hạ tầng yếu kém, chi phí sẽ gia tăng Điều kiện hạ tầng của các phương thức vận tải ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian vận chuyển và độ an toàn của hàng hóa, trong khi điều kiện khai thác không thuận lợi có thể làm kéo dài thời gian giao hàng và phát sinh thêm chi phí.
Tính chất lô hàng bao gồm chủng loại, khối lượng, yêu cầu bảo quản và phương thức vận chuyển, ảnh hưởng đến thời gian giao hàng và chất lượng hàng hóa Mỗi loại lô hàng cần có phương án bảo quản và thiết bị xếp dỡ phù hợp, tránh sự thiếu khoa học trong lựa chọn Ngoài ra, việc quản lý nhà nước về hàng hóa xuất, nhập khẩu cũng liên quan đến tính chất lô hàng, với các kiểm tra tại điểm thu gom hoặc giao trả về tính hợp pháp, dịch tễ, môi trường và văn hóa Số lượng kiểm tra nhiều có thể làm tăng thời gian giao hàng và ảnh hưởng đến phẩm chất hàng hóa.
Trong nền kinh tế thị trường phát triển mạnh mẽ hiện nay, khách hàng đóng vai trò quan trọng trong sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp Họ có quyền lựa chọn doanh nghiệp phù hợp với yêu cầu của mình, nhưng cũng có thể gây ra những tác động tiêu cực đến công tác khai thác kho hàng Dù đã thống nhất các điều khoản vận chuyển, sự thay đổi từ khách hàng có thể ảnh hưởng đến hợp đồng, làm thay đổi kế hoạch ban đầu và tăng chi phí phát sinh Bên cạnh đó, cạnh tranh là động lực cho sự phát triển, buộc doanh nghiệp phải không ngừng đổi mới và cải tiến quy trình khai thác kho hàng để tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh khốc liệt.
Trong ngành khai thác kho, các doanh nghiệp cần phải năng động và tìm tòi biện pháp cải thiện công tác quản lý kho hàng Cạnh tranh về chi phí lưu kho và thái độ phục vụ là điều không thể tránh khỏi, thúc đẩy công ty liên tục hoàn thiện quy trình khai thác Tuy nhiên, để đạt được điều này, doanh nghiệp cần chú trọng đến nguồn vốn, cơ sở vật chất và đội ngũ lao động Do đó, trong bất kỳ lĩnh vực kinh doanh nào, đặc biệt là ngành vận tải, việc theo dõi sự cạnh tranh giữa các đối thủ là rất quan trọng để xây dựng chiến lược phát triển phù hợp cho công ty.
Cơ sở vật chất kỹ thuật tại các kho hàng, bao gồm máy móc và thiết bị xếp dỡ hiện đại, đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả khai thác kho Việc trang bị các công cụ chuyên dụng sẽ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng năng suất hoạt động của kho hàng.
Nguồn nhân lực là yếu tố quyết định trong mọi dịch vụ, đặc biệt trong lĩnh vực khai thác kho hàng, nơi con người trực tiếp tham gia vào các hoạt động như bán hàng, vận chuyển, kho bãi, xếp dỡ và giao nhận Sự phát triển của công nghệ và khoa học đã nâng cao độ chính xác trong quản lý thông tin hàng hóa, yêu cầu đội ngũ nhân viên phải có chuyên môn vững vàng, kỹ năng tin học và ngoại ngữ tốt Những kiến thức và kỹ năng này giúp nhân viên thực hiện nhiệm vụ một cách chuyên nghiệp và hiệu quả, giảm thiểu thao tác rườm rà, tiết kiệm thời gian và tăng tính linh hoạt trong xử lý các tình huống bất ngờ.
Bộ phận cán bộ quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc khai thác kho hàng và phát triển của công ty Việc giám sát và kiểm tra là cần thiết để đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra trong hoạt động khai thác kho Do đó, nhân viên cần có sự chuyên nghiệp và trách nhiệm trong công tác này.
Các bộ phận này cần được trang bị kỹ năng quản trị, chuyên môn và kinh nghiệm dày dạn trong ngành Họ phải nắm vững tình hình kho hàng, vấn đề lưu kho lưu bãi và phân phối trên thị trường Tóm lại, các nhà quản trị cần có tư duy lớn và hiểu biết toàn diện để quản lý hiệu quả.
Nguồn lực tài chính là yếu tố quyết định sức mạnh và quy mô của doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng Khi doanh nghiệp có tiềm lực tài chính vững mạnh, họ có thể đầu tư vào cơ sở hạ tầng, trang thiết bị và máy móc đầy đủ, từ đó tránh được những khó khăn trong quá trình khai thác kho hàng Đặc biệt trong mùa cao điểm, nhu cầu vận chuyển hàng hóa gia tăng, doanh nghiệp cần đảm bảo đủ phương tiện và cơ sở kỹ thuật để đáp ứng thời gian và khối lượng hàng hóa của khách Việc đầu tư vào phương tiện vận chuyển đòi hỏi chi phí lớn, vì vậy, tiềm lực tài chính mạnh mẽ không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả mà còn tạo dựng được lòng tin từ phía khách hàng.
Hệ thống thông tin đã được ứng dụng mạnh mẽ trong lĩnh vực vận tải nhờ sự phát triển của khoa học kỹ thuật và công nghệ, đặc biệt là công nghệ truyền thông dữ liệu điện tử (EDI) Việc áp dụng công nghệ thông tin và truyền thông giúp kết nối nhanh chóng và thuận tiện giữa các tổ chức liên quan đến vận tải lô hàng, đảm bảo tính chính xác của thông tin hàng hóa Điều này không chỉ giảm thiểu lãng phí thời gian và tổn thất mà còn tăng cường hiệu quả dịch vụ logistics, rút ngắn thời gian giao hàng và đảm bảo an toàn cho hàng hóa.
1.2.3 Các chỉ tiêu đánh giá công tác khai thác kho hàng
Để khái quát một hiện tượng hay quá trình kinh tế xã hội, người ta thường sử dụng một hoặc một số chỉ tiêu nhất định Chỉ tiêu được định nghĩa là công cụ phản ánh gián tiếp những thuộc tính bản chất của hiện thực khách quan mà chúng ta cần nhận thức.
Công tác khai thác kho hàng được đánh giá dựa trên khả năng đáp ứng yêu cầu của chủ hàng và doanh nghiệp khai thác Để đánh giá hiệu quả của công tác này, các chỉ tiêu như thời gian khai thác kho hàng sẽ được xem xét.
Thời gian là yếu tố quyết định trong quá trình khai thác kho, và các công ty vận tải đang nỗ lực tối ưu hóa chỉ tiêu này Để đảm bảo kế hoạch hoạt động hiệu quả, chủ hàng luôn kỳ vọng các công ty giao vận thực hiện đúng tiến độ, nhằm tránh ảnh hưởng đến lịch trình đã được xây dựng trước đó.
Thời gian thực hiện đơn hàng ngắn giúp tiết kiệm chi phí cho chủ hàng Để đạt được điều này, các doanh nghiệp cần đa dạng hóa phương tiện vận chuyển, trang bị máy móc hiện đại và xây dựng hệ thống kho bãi rộng rãi để dự trữ hàng hóa hiệu quả.
Thời gian khai thác hàng gồm có:
Thời gian làm thủ tục nhập cho một lô hàng
𝑆ố đơ𝑛 ℎà𝑛𝑔 𝑛ℎậ𝑝 1 𝑛𝑔à𝑦 Thời gian làm thủ tục xuất cho một lô hàng
24 b Về độ an toàn hàng hóa
ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KHAI THÁC KHO HÀNG CHO CHI NHÁNH KHO LÁNG HẠ CỦA GIAO HÀNG TIẾT KIỆM
Giới thiệu về Công ty Cổ phần Giao hàng Tiết Kiệm
Hình 2.1: Hình ảnh Công ty Cổ phần Giao hàng Tiết Kiệm
Công ty Cổ Phần Giao Hàng Tiết Kiệm (Giaohangtietkiem., JSC) là một đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp cho thương mại điện tử (eLogistics) với ưu thế nổi bật về tốc độ giao hàng nhanh chóng, mạng lưới phủ sóng rộng rãi trên toàn quốc và tư duy phục vụ linh hoạt dựa trên nền tảng công nghệ hiện đại.
Tên công ty: Công ty Cổ phần Giao hàng Tiết Kiệm
Trụ sở chính: Số 08 đường Phạm Hùng, phường Mễ Trì, quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội
Tổng Giám đốc: (Ông) Phạm Hồng Quân
Phó Tổng Giám đốc: (Bà) Nguyễn Nguyệt Minh
Lĩnh vực hoạt động: Vận tải Giao vận – Logistics Thương mại điện tử
Dịch vụ: Giao hàng tận nơi thu hộ Đối tác chính: Các sàn giao dịch Shopee, Vatgia.com shop bán lẻ trực tuyến nước
Quy mô: Phủ sóng tồn 63 tỉnh thành với 20 trung tâm vận hành, 500 chi nhánh, tổng diện diện tích kho lên tới 600.000m2
Công nghệ đại: Công nghệ hiện đại giúp vận hành linh hoạt Kết nối APIs đối tác
Ngày cấp: 21/05/2013, đăng ký thay đổi lần 06 ngày 01/09/2017
Cơ quan cấp: Phòng Đăng ký kinh doanh- Sở kế hoạch đầu tư Thành phố
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Giao hàng Tiết Kiệm
Năm 2013, Giao Hàng Tiết Kiệm ra đời và chính thức hoạt động tại Hà Nội Năm 2014, ra mắt dịch vụ 6h nội thành Hà Nội
Năm 2015, mở chi nhánh Hồ Chí Minh Ra mắt dịch vụ Hà Nội-Hồ Chí Minh 24H Đạt 1.000.000 đơn hàng
Năm 2016, ra mắt nền tảng vận hành công nghệ MOT Top 1 nhà vận chuyển yêu thích nhất trên sàn TMĐT di động
Năm 2017, mở full map 63 tỉnh thành toàn quốc, giao hàng đến 10.000 huyện xã trên toàn quốc
Năm 2018, mở 20 trung tâm vận hành 500+ chi nhánh Đạt 100.000.000 đơn hàng
Năm 2019, phủ sóng 99% toàn quốc với 15.000+ nhân viên giao hàng 100.000m2 diện tích kho bãi
Năm 2020, đạt mốc 27.000 nhân sự và 500.000m2 diện tích kho bãi Ra mắt ứng dụng moShop dịch vụ XFast 2H
Sau hơn 9 năm phát triển, Giao Hàng Tiết Kiệm đã vươn lên trở thành một trong ba nhà vận chuyển lớn nhất tại Việt Nam vào năm 2021, với hơn 500 chi nhánh và phủ sóng 63 tỉnh thành cùng 11.000 huyện xã trên toàn quốc Đội ngũ nhân viên của công ty cũng đã tăng trưởng mạnh mẽ, hiện có hơn 30.000 nhân viên.
2.1.2 Lĩnh vực và đặc điểm hoạt động của Công ty Cổ phần Giao hàng Tiết Kiệm a Lĩnh vực hoạt động
Lĩnh vực hoạt động: bưu chính và chuyển phát
Cụ thể: Vận tải Giao vận – Logistics Thương Mại Điện Tử b Đặc điểm hoạt động
Giao Hàng Tiết Kiệm là một đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp cho thương mại điện tử, cung cấp dịch vụ giao hàng tận nơi (Last-Mile Delivery) và thu tiền tận nơi (Cash-on Delivery) cho cá nhân, doanh nghiệp và các tổ chức kinh doanh trực tuyến.
Các hoạt động kinh doanh chính:
+ Giao hàng tận nơi: Giao hàng toàn quốc; Giao hàng thu tiền
+ Fulfillment: Tiết kiệm 20 - 30% ++ chi phí vận hàng bán hàng online; Ứng dụng app/web hỗ trợ bán hàng, quản lý tồn kho
+ XFAST 2h: Giao nhanh chỉ 2h nội thành, áp dụng tại Hà Nội và Hồ Chí Minh
+ Dịch vụ gia tăng: Bảo hiểm hàng hóa; Đồng kiểm; Giao hang một phần – Giao hàng cho khách chọn; Lưu khi; Xuất giao lại/Xuất giao tiếp
2.1.3 Cơ sở vật chất kỹ thuật của Công ty Cổ phần Giao hàng Tiết Kiệm a Cơ sở vật chất kỹ thuật – công nghệ
Công ty có trụ sở chính tại tòa nhà Giao Hàng Tiết Kiệm, số 8 Phạm Hùng, Nam Từ Liêm, Hà Nội, được trang bị đầy đủ thiết bị văn phòng hiện đại như máy tính, máy fax, bàn ghế, điều hòa và máy chiếu Không gian làm việc được thiết kế mở, xanh đẹp, với cây xanh dọc hành lang và khu vực nghỉ ngơi thư giãn cho nhân viên Công ty chú trọng đến việc cung cấp đầy đủ máy móc và trang thiết bị hỗ trợ công việc, bao gồm máy tính, sổ tay và tủ để đồ Bố trí không gian khoa học, kết hợp với khu vực nghỉ ngơi và uống nước tại các tầng, tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên.
Công ty phát triển công nghệ và phần mềm tiên tiến nhằm hỗ trợ nhân viên nội bộ trong việc theo dõi chấm công, báo nghỉ, và giao tiếp qua hệ thống chat nội bộ Bên cạnh đó, công ty còn cung cấp các ứng dụng như ighkt và gchat, giúp khách hàng dễ dàng theo dõi đơn hàng khi sử dụng dịch vụ Đội ngũ hỗ trợ luôn sẵn sàng 24/7, đảm bảo khắc phục sự cố nhanh chóng và hiệu quả.
GHTK từ những ngày đầu đã đặt ra mục tiêu tự chủ về công nghệ, với hệ thống công nghệ được phát triển bởi đội ngũ kỹ sư người Việt Khác với nhiều công ty khác thường sử dụng công nghệ có sẵn, GHTK tự tay xây dựng toàn bộ phần mềm và ứng dụng Đội ngũ của GHTK bao gồm hơn 300 kỹ sư và chuyên gia Việt Nam, cam kết mang lại giải pháp tối ưu cho khách hàng.
Công ty Cổ phần Giao hàng Tiết Kiệm sở hữu hơn 1500 kho bãi trải dài trên 63 tỉnh thành, với tổng diện tích lên tới hơn 600.000 m2 Để phục vụ hiệu quả cho công tác vận chuyển hàng hóa, công ty còn có đội ngũ hơn 2500 xe tải.
Trong kho được trang bị nhiều thiết bị như: máy in, máy quét mã vạch, camera an ninh, kệ hàng, giỏ đựng hàng.
Giới thiệu về kho Giao hàng Tiết Kiệm Láng Hạ
Kho GHTK Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội cung cấp dịch vụ giao hàng tận nơi (Last-mile Delivery) và thu tiền tận nơi (Cash-on Delivery) cho các sàn thương mại điện tử.
Tại Đống Đa, Hà Nội, có 33 thương mại điện tử nổi bật như Shopee, Lazada, Tiki, và Sendo, cùng với nhiều shop và doanh nghiệp kinh doanh trực tuyến GHTK Láng Hạ, Đống Đa, nổi bật với tốc độ giao hàng nhanh chóng và tư duy phục vụ linh hoạt, thân thiện, nhờ vào nền tảng công nghệ tiên tiến GHTK đóng vai trò quan trọng trong mạng lưới phủ sóng toàn quốc, góp phần nâng cao trải nghiệm mua sắm trực tuyến cho khách hàng.
Tên đơn vị: GHTK Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội Địa chỉ: Số 103 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội Điện thoại (Hotline): Hotline mới là 1800 6092
2.2.1 Cơ cấu tổ chức quản lý của kho GHTK Láng Hạ a Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của kho
Hình 2.2 : Cơ cấu tổ chức của kho GHTK Láng Hạ
Nguồn: Bộ phận Nhân sự kho GHTK Láng Hạ b Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
Trưởng kho là người đứng đầu bộ phận kho vận, có trách nhiệm quản lý và giám sát toàn bộ hoạt động liên quan đến hàng hóa, nhân sự và an ninh kho hàng Họ cũng đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối các phòng ban để đảm bảo thực hiện hiệu quả nhiệm vụ sản xuất chung.
Khối Hành chính nhân sự
Nhiệm vụ của trưởng kho:
Quản trị rủi ro và giải quyết vấn đề phát sinh một cách linh hoạt và nhanh chóng là nhiệm vụ quan trọng trong việc nâng cao kết quả vận hành tại các tỉnh thành và khu vực phụ trách Điều hành, quản lý và giám sát các hoạt động vận hành giao nhận, trung chuyển xe tải của GHTK tại kho hoặc các khu vực tỉnh và liên tỉnh giúp đảm bảo vận hành khu vực và dịch vụ cung cấp hiệu quả.
Giám sát hoạt động kho là cần thiết để đảm bảo sự phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận, giúp hàng hóa được phân luồng và xử lý đúng tiến độ Cần đưa ra các đánh giá và sáng kiến nhằm cải thiện quy trình vận hành và công nghệ, đảm bảo khả năng giao hàng khi quy mô và sản lượng tăng trưởng, từ đó giúp GHTK duy trì lợi thế cạnh tranh trong ngành.
Sơ đồ tổ chức khối vận hành của kho GHTK Láng Hạ:
Hình 2.3 Sơ đồ tổ chức khối vận hành tại kho Láng Hạ
Nguồn: Bộ phận Nhân sự kho GHTK Láng Hạ
Tài xế xe tải Nhân viên
- Trưởng nhóm vận hành (Trưởng module) chịu trách nhiệm Quản lý - Giám sát Điều phối các hoạt động vận hành chung của khu vực kho, bao gồm:
Kiểm soát và quản lý dữ liệu vận hành như hàng hóa, nhân sự và chỉ số sản lượng là rất quan trọng Việc sử dụng hiệu quả các công cụ và hệ thống phần mềm quản lý nội bộ sẽ giúp tối ưu hóa quy trình này.
Quản lý, phân công, tổ chức sắp xếp công việc cho đội ngũ Giao hàng - Tài xế - Nhân viên kho
Kết hợp và tương tác với các bộ phận như CSKH và HCNS để giải quyết vấn đề, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng và đảm bảo hoạt động khu vực Đồng thời, triển khai các dự án mới theo kế hoạch phát triển dịch vụ của công ty.
Nhân viên điều phối có trách nhiệm xử lý hàng hóa trên trang web của công ty khi khách hàng hoặc shop đặt hàng Họ sẽ phân phối đều các đơn hàng COD và thực hiện nhiệm vụ vận chuyển tại kho.
Nhân viên điều phối trong khối giao nhận COD bao gồm ba bộ phận chính: điều phối giao hàng, điều phối nhận hàng và điều phối trả hàng Bộ phận điều phối nhận hàng có nhiệm vụ quản lý việc nhập đơn hàng cho đến khi hàng được lấy về kho Trong khi đó, điều phối giao hàng chịu trách nhiệm cho toàn bộ quy trình giao hàng từ kho đến khách hàng Cuối cùng, điều phối trả hàng đảm nhận các tác nghiệp liên quan đến hàng hóa không giao được và tiến hành hoàn trả lại cho shop.
Giám sát kho đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi quy trình phân loại hàng hóa, xử lý sự cố phát sinh và giám sát nhân viên trong việc chuyển hàng lên phương tiện vận chuyển đến kho đích.
Chúng tôi chịu trách nhiệm hỗ trợ và giám sát quá trình giao vận cho các đối tác, bao gồm cửa hàng, doanh nghiệp và các sàn thương mại điện tử lớn như Lazada, Sendo, và Shopee.
Phối kết hợp với phòng ban Vận hành giải quyết những sự vụ hằng ngày liên quan đến giao nhận cho những đối tác
Theo dõi, kiểm soát, đánh giá dịch vụ giao hàng cho các đối tác
Tổng hợp báo cáo, phối kết hợp với đơn vị Vận hành đưa ra phương án cải thiện dịch vụ giao nhận cho các đối tác
➢ Khối hành chính nhân sự
Bộ phận chịu trách nhiệm về kết quả tuyển dụng và tạo hội nhập nhân viên mới
Nhận yêu cầu tuyển dụng từ cấp trên, các bộ phận tại kho chủ yếu tập trung vào việc tuyển dụng các vị trí trong ngành Vận tải giao nhận, bao gồm Văn phòng, Vận hành và nhân viên giao nhận.
Lập kế hoạch tuyển dụng và đảm bảo nhân sự đầy đủ cho các Bộ phận - Phòng ban
Tạo nguồn ứng viên, truyền thông, thu hút ứng viên trên tất cả các kênh tuyển dụng
Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ Báo cáo kịp thời lên cấp trên những vấn đề tồn đọng, có rủi ro
Hạch toán chi phí, đảm bảo tuân thủ các chuẩn mực kế toán
Lập kế hoạch thanh toán và kiểm soát thời hạn thanh toán cho nhà cung cấp
Theo dõi và lập báo cáo công nợ hàng tuần
Kiểm tra và phát hiện các sai sót và gian lận liên quan đến tiền mặt xảy ra tại kho
Theo dõi tiền gửi ngân hàng (doanh thu chuyển khoản qua ngân hàng của khách hàng)
Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và đầy đủ của các khoản chi tiền mặt nội bộ tại kho
Phối hợp với các bộ phận liên quan để xử lý các khoản tiền về muộn, tiền đang chuyển nhưng chưa về kho
2.2.2 Sơ đồ bố trí kho và cơ sở vật chất kỹ thuật của kho GHTK Láng Hạ a Sơ đồ bố trí kho
Hình 2.4 : Sơ đồ bố trí kho GHTK Láng Hạ
Nguồn: Bộ phận Nhân sự kho GHTK Láng Hạ của Công ty Cổ phần GHTK
Để đảm bảo quá trình kinh doanh diễn ra thuận lợi và hàng hóa luôn đạt chất lượng, công ty đã đầu tư đầy đủ cơ sở vật chất và vật tư tồn kho, nhằm đáp ứng kịp thời mọi nhu cầu của khách hàng.
Kho GHTK Láng Hạ có diện tích 3996m2, được trang bị đầy đủ để lưu giữ hàng hóa và máy móc, sẵn sàng phục vụ khách hàng Các kho hàng của Giaohangtietkiem thường chia thành 5 khu vực riêng biệt: khu văn phòng, khu tiếp nhận hàng, khu phân phối hàng, khu hàng trả lại (không giao thành công) và khu dành cho phương tiện vận tải ra vào kho.
Công ty có một đội ngũ nhân viên giao nhận đông đảo, do tính chất công việc đặc thù Mỗi nhân viên giao nhận đều sở hữu phương tiện vận tải riêng để phục vụ hiệu quả cho công việc của mình.
