NỘI DUNG
CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ TỔ CHỨC KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU
LƯU TRỮ 1.1 Cơ sở lý luận về tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Tài liệu là phương tiện quan trọng để bảo đảm thông tin cho quản lý và sản xuất, được hiểu là những ghi chép cần thiết cho mọi lĩnh vực hoạt động của xã hội, giúp con người ghi nhớ tri thức và kinh nghiệm Tài liệu hình thành từ các ký tự, chữ viết nhằm truyền đạt ý nghĩ và mong muốn đến đối tượng khác Mặc dù có nhiều định nghĩa về tài liệu, nhưng chung quy lại, tài liệu là vật mang tin chứa thông tin, với mối quan hệ biện chứng giữa vật mang tin và nội dung thông tin Nội dung thông tin quyết định giá trị của tài liệu Theo Luật Lưu trữ năm 2011 của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, tài liệu được định nghĩa một cách cụ thể, phản ánh sự đa dạng trong cách hiểu về tài liệu trong thời đại hiện nay.
“Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân
Tài liệu bao gồm nhiều loại hình như văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê, âm bản và dương bản phim, ảnh, video, cũng như băng, đĩa ghi âm và ghi hình Ngoài ra, còn có tài liệu điện tử, bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật, và sổ công tác.
CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ TỔ CHỨC KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Cơ sở lý luận về tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Tài liệu là phương tiện quan trọng để bảo đảm thông tin cho quản lý và sản xuất, bao gồm những ghi chép cần thiết cho mọi lĩnh vực hoạt động của xã hội, giúp con người ghi nhớ tri thức và kinh nghiệm Tài liệu hình thành từ các ký tự, chữ viết nhằm truyền đạt ý nghĩ và mong muốn đến một đối tượng cụ thể Mặc dù có nhiều quan điểm khác nhau về định nghĩa tài liệu, nhưng nhìn chung, tài liệu được hiểu là vật mang tin chứa thông tin, trong đó mối quan hệ giữa yếu tố vật mang tin và thông tin là biện chứng, với nội dung thông tin quyết định giá trị của tài liệu Theo Luật Lưu trữ năm 2011 của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, khái niệm tài liệu được định nghĩa rõ ràng, phản ánh sự đa dạng trong cách hiểu về tài liệu trong thời đại hiện nay.
“Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân
Tài liệu bao gồm nhiều loại hình như văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê, âm bản và dương bản phim, ảnh, vi phim, băng, đĩa ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử, bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật, cùng với sổ công tác.
11 nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác” [Khoản 2, Điều 2, Luật Lưu trữ 2011]
1.1.1.2 Khái niệm tài liệu lưu trữ
Khi xã hội phát triển, nhu cầu khai thác thông tin để phục vụ lao động, sản xuất và quản lý xã hội trở nên ngày càng quan trọng Việc lưu giữ thông tin qua các ghi chép trên vật mang tin đã trở thành vấn đề thiết yếu, dẫn đến sự hình thành tài liệu lưu trữ để truyền đạt kinh nghiệm trong lao động và sáng tạo Từ xa xưa, con người đã chế tạo các vật liệu ghi tin bền vững như giấy dó, thẻ tre và dải lụa Trong xã hội hiện đại, sự xuất hiện của giấy công nghiệp trong hoạt động hành chính đã tạo ra các văn bản, trở thành phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin hiệu quả và nhanh chóng nhất.
Văn bản đã trở thành phương tiện thiết yếu trong quản lý nhà nước, được sử dụng để ghi chép sự kiện, truyền đạt chỉ thị và làm căn cứ cho việc điều hành xã hội Trong hoạt động hành chính, văn bản là ngôn ngữ giao tiếp chủ yếu giữa các đối tượng Khi quá trình giải quyết công việc kết thúc, các văn bản này được nộp để bảo quản và trở thành tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm những tài liệu có giá trị, phục vụ nhu cầu khai thác thông tin quá khứ cho xã hội Tài liệu lưu trữ có nhiều loại, trong đó văn bản chỉ là một dạng Quan điểm về tài liệu lưu trữ đã có nhiều biến đổi qua các thời kỳ để phù hợp với thực tiễn.
Với sự phát triển của xã hội, Luật Lưu trữ năm 2011 của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam đã đưa ra định nghĩa rõ ràng về tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ được hiểu là những thông tin, dữ liệu quan trọng cần được bảo tồn và quản lý nhằm phục vụ cho việc tra cứu, nghiên cứu và bảo tồn di sản văn hóa.
“Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ
Theo Khoản 3, Điều 2 của Luật Lưu trữ 2011, tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc và bản chính Nếu không còn bản gốc hoặc bản chính, có thể sử dụng bản sao hợp pháp để thay thế.
1.1.1.3 Khái niệm tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ là sản phẩm của nhiều ngành nghề và lĩnh vực, có giá trị quan trọng trong mọi khía cạnh của đời sống xã hội, bao gồm chính trị, kinh tế, văn hóa, quốc phòng và ngoại giao Tuy nhiên, để phát huy hết tác dụng và vai trò của chúng, cần phải tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ một cách hợp lý, phục vụ cho toàn thể nhân dân và độc giả Việc này sẽ trở thành “đòn bẩy” để thúc đẩy sự gắn kết của ngành lưu trữ với xã hội, đồng thời góp phần nâng cao vị thế của ngành lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong công chúng.
Ngành lưu trữ học ra đời nhằm gìn giữ giá trị tài liệu từ quá khứ của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, trong đó việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu trở thành một khâu nghiệp vụ quan trọng Điều này dẫn đến việc định nghĩa về tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được hiểu theo nhiều cách khác nhau, phản ánh sự đa dạng và tính phức tạp của lĩnh vực này.
Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ là một nghiệp vụ quan trọng của các cơ quan lưu trữ, nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức kinh tế và cá nhân Hoạt động này phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và các lợi ích khác, góp phần nâng cao hiệu quả trong việc quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ.
Bài viết “13 ích chính đáng của công dân” trong giáo trình lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ (1990) của các tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hâm, Vương Đình Quyền và Nguyễn Văn Thâm, NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, nêu rõ những quyền lợi và nghĩa vụ của công dân trong việc tham gia vào công tác lưu trữ Tài liệu nhấn mạnh tầm quan trọng của việc bảo vệ thông tin và tài liệu, đồng thời khuyến khích công dân nâng cao nhận thức về giá trị của di sản văn hóa và lịch sử Những ích lợi này không chỉ góp phần vào sự phát triển cá nhân mà còn tạo dựng một xã hội văn minh và tiến bộ.
Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình nhằm khai thác thông tin từ tài liệu lưu trữ, phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu lịch sử cũng như các yêu cầu nghiên cứu hiện tại của các cơ quan, tổ chức và cá nhân.
1.1.2 Các hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
1.1.2.1 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc a Điều kiện áp dụng của hình thức
Trong các hình thức tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ, phục vụ sử dụng tài liệu tại phòng đọc là phương thức phổ biến và thường xuyên nhất Hình thức này bao gồm chuỗi hoạt động chủ đích của các cơ quan lưu trữ nhằm khai thác thông tin phục vụ nghiên cứu, mang lại lợi ích cho cả độc giả và cơ quan lưu trữ Để tổ chức phòng đọc hiệu quả, các cơ quan lưu trữ cần xem xét quy mô kho, đặc điểm và nhu cầu sử dụng của độc giả, đồng thời bố trí phòng đọc tại những nơi yên tĩnh, thoáng mát và đủ ánh sáng tự nhiên Ngoài ra, việc trang bị phương tiện kỹ thuật hiện đại và đầy đủ là cần thiết để hỗ trợ độc giả tìm kiếm tài liệu nhanh chóng và chính xác, từ đó nâng cao năng suất lao động.
Việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại các phòng đọc của cơ quan chủ yếu phục vụ cán bộ, công chức, viên chức Khi muốn khai thác tài liệu phục vụ công việc, người dùng sẽ nhận được sự hỗ trợ từ cán bộ để có được tài liệu cần thiết cho quản lý và giải quyết công việc Tuy nhiên, việc này bị giới hạn bởi đối tượng phục vụ, dẫn đến giảm tính tương tác và giá trị của tài liệu đối với công chúng Ngược lại, tại các lưu trữ lịch sử, đối tượng phục vụ bao gồm các cơ quan, tổ chức trong và ngoài nước cùng quần chúng nhân dân, tạo cơ hội tiếp cận và cung cấp thông tin cần thiết cho nghiên cứu.
Độc giả khi muốn khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ cần xuất trình các giấy tờ cần thiết như Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân, Hộ chiếu, Giấy giới thiệu, hoặc Văn bản đề nghị từ cơ quan, tổ chức nơi công tác cho cán bộ phụ trách nghiệp vụ.
Khi viên chức phòng đọc tiếp nhận giấy tờ liên quan đến việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ, họ cần hướng dẫn độc giả điền đầy đủ thông tin vào phiếu đăng ký khai thác tài liệu của cơ quan.
Cơ sở pháp lý về tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
1.2.1 Văn bản Luật - Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 a Quy định về quyền và nghĩa vụ của đối tượng khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Đối với vấn đề khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của các đối tượng là người đến khai thác sử dụng, trong Luật Lưu trữ ban hành năm 2011 đã quy định rõ các vấn đề liên quan về quyền cũng như nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ như:
Cơ quan, tổ chức và cá nhân có quyền sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ cho công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác, theo quy định tại Khoản 1, Điều 29 của Luật Lưu trữ 2011.
Cơ quan, tổ chức và cá nhân khi sử dụng tài liệu lưu trữ cần tuân thủ các nghĩa vụ như chỉ dẫn số lưu trữ, xác định độ gốc của tài liệu và ghi nhận cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu Đồng thời, họ cũng phải tôn trọng tính nguyên bản của tài liệu trong quá trình công bố, giới thiệu và trích dẫn.
Theo Khoản 2, Điều 29 của Luật Lưu trữ 2011, việc lưu trữ phải đảm bảo không xâm phạm lợi ích của Nhà nước cũng như quyền và lợi ích hợp pháp của các cơ quan, tổ chức và cá nhân Người sử dụng tài liệu lưu trữ cần nộp phí theo quy định pháp luật và tuân thủ các quy định của Luật này, nội quy, quy chế của cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ, cùng với các quy định pháp luật liên quan khác.
Người sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử cần có Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Nếu việc sử dụng tài liệu phục vụ cho công tác, người dùng phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị từ cơ quan, tổ chức nơi mình làm việc, theo quy định tại Khoản 7, Điều 30 của Luật Lưu trữ 2011.
Theo quy định tại Khoản 3, Điều 33 của Luật Lưu trữ 2011, người được cấp bản sao tài liệu lưu trữ và bản chứng thực lưu trữ có trách nhiệm nộp lệ phí tương ứng.
Theo quy định tại Khoản 1, Điều 34 của Luật Lưu trữ 2011, cơ quan, tổ chức và cá nhân có quyền mang tài liệu lưu trữ ra khỏi lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử để phục vụ cho công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác Tuy nhiên, việc này chỉ được thực hiện sau khi có sự cho phép của cơ quan nhà nước có thẩm quyền và tài liệu lưu trữ phải được hoàn trả nguyên vẹn.
Trước khi mang tài liệu lưu trữ đã được đăng ký ra nước ngoài, tổ chức và cá nhân cần thông báo cho Lưu trữ lịch sử nơi đăng ký theo quy định tại Khoản 3, Điều 34 của Luật Lưu trữ 2011 Điều này nhấn mạnh trách nhiệm của các cơ quan và tổ chức lưu trữ trong việc đảm bảo thông tin được quản lý và bảo vệ đúng cách.
Việc tổ chức và khai thác tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân Pháp luật quy định rõ trách nhiệm của các cơ quan trong việc giới thiệu và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ Hằng năm, các cơ quan cần thực hiện rà soát để đảm bảo tài liệu được quản lý và sử dụng hiệu quả.
Theo Khoản 3, Điều 29 của Luật Lưu trữ 2011, có 26 thông báo tài liệu lưu trữ thuộc danh mục tài liệu đã được giải mật và có đóng dấu chỉ các mức độ mật Quy định này xác định rõ thẩm quyền cho phép khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ, đảm bảo việc tiếp cận thông tin diễn ra một cách hợp pháp và an toàn.
Để khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại các cơ quan lưu trữ và lưu trữ lịch sử, cần có sự đồng ý từ người đứng đầu cơ quan hoặc tổ chức liên quan.
Theo Điều 30 của Luật Lưu trữ năm 2011, tài liệu tại lưu trữ lịch sử có thể được sử dụng rộng rãi, trừ các tài liệu hạn chế và tài liệu có mức độ mật Quyền quyết định sử dụng tài liệu hạn chế thuộc về người đứng đầu lưu trữ lịch Điều 31 quy định rằng người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xác định cách sử dụng tài liệu lưu trữ của mình theo luật định Việc giải mật tài liệu lưu trữ phải tuân theo quy định về bảo vệ bí mật nhà nước, cho phép tài liệu có dấu mật được sử dụng sau 40 năm hoặc 60 năm tùy thuộc vào mức độ mật Đối với tài liệu liên quan đến cá nhân, việc sử dụng sẽ được phép sau 40 năm kể từ khi cá nhân qua đời, trừ một số trường hợp đặc biệt theo quy định của Chính phủ.
1.2.2 Các văn bản dưới Luật
1.2.2.1 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ a Quy định về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức lưu trữ Đối với thông tư này việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ chủ yếu đề cập đến vấn đề khai thác sử dụng tài liệu điện tử và tài liệu lưu trữ liên quan đến cá nhân Cụ thể đối với tài liệu lưu trữ điện tử: “Thẩm quyền cho phép đọc, sao, chứng thực lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ điện tử được thực hiện như đối với tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác” [Khoản 1, Điều 9, Nghị định số 01/2013/NĐ–CP] b Quy định về thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm đăng tải thông tin về quy trình, thủ tục và chi phí thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trên trang tin điện tử của mình, theo quy định tại Khoản 2, Điều 9, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP.
Theo Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, quyền khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân được quy định như sau: Tài liệu bảo quản tại Lưu trữ lịch sử trung ương do Bộ trưởng Bộ Nội vụ quyết định; tài liệu tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định; và tài liệu lưu trữ cá nhân ký gửi phải được sự đồng ý của cá nhân hoặc người đại diện hợp pháp của họ.
Mục đích và ý nghĩa của tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
1.3.1 Mục đích của tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ là công cụ quan trọng để đánh giá tính chân thực và khách quan của các sự kiện trong quá khứ, đồng thời kết nối quá khứ với hiện tại và tương lai Việc tổ chức và khai thác tài liệu lưu trữ giúp cung cấp thông tin lịch sử, góp phần nâng cao nhận thức về giá trị của chúng đối với xã hội Sự hiệu quả trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại các cơ quan không chỉ tạo ra hệ thống liên kết xã hội mà còn thúc đẩy mối quan hệ giữa Đảng, Nhà nước và Nhân dân, cũng như giữa các giai cấp, tôn giáo và dân tộc, từ đó xây dựng nền tảng cho tự do, bình đẳng và nhân quyền.
Mục đích chính của việc khai thác tài liệu lưu trữ là để truyền tải và hỗ trợ các tư tưởng, đường lối, chính sách tiến bộ của Đảng và Nhà nước, từ đó góp phần khơi dậy và giáo dục lòng yêu nước trong các thế hệ người dân Việt Nam, đặc biệt là giới trẻ với những lý tưởng và hoài bão của họ.
Khát vọng xây dựng một Việt Nam hùng cường, giàu đẹp, sánh vai cùng các cường quốc thế giới, đồng thời khơi dậy lòng biết ơn đối với những hy sinh của cha ông cho độc lập và bảo vệ chế độ xã hội chủ nghĩa Điều này giúp nhận thức rõ hơn về âm mưu và thủ đoạn của các thế lực thù địch, nhằm suy giảm lòng tin và uy tín của Đảng, Nhà nước, từ đó bảo vệ bản chất chính trị của đất nước.
Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ có mối liên hệ chặt chẽ với các quy trình nghiệp vụ lưu trữ và các ngành khoa học liên quan như lịch sử, ngôn ngữ học, và công bố học Việc tổ chức khai thác tài liệu một cách hiệu quả không chỉ nâng cao hệ thống lý luận về lưu trữ mà còn giúp các ngành khoa học khác cải tiến phương thức hoạt động, phù hợp với thực tiễn Điều này tạo ra những nguồn thông tin giá trị, cung cấp cái nhìn toàn diện và khách quan về các vấn đề cần bàn luận, từ đó góp phần phát triển ngành khoa học và mang lại ý nghĩa tích cực cho xã hội.
1.3.2 Ý nghĩa của tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu là kết quả của quá trình phát triển tự nhiên từ nghiên cứu lý luận lưu trữ học và nhu cầu xã hội Trong các mối quan hệ xã hội như quản lý, sản xuất – kinh doanh, và trao đổi hàng hóa, tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng, góp phần mang lại hiệu quả và lợi ích cho các hoạt động này.
Việc tổ chức và khai thác tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các nhà lãnh đạo quản lý và điều hành đất nước Nó cũng giúp độc giả dễ dàng tra cứu thông tin về các hoạt động trong quá khứ một cách toàn diện, khách quan và chính xác, từ đó đáp ứng nhu cầu chính đáng của xã hội.
Trong kỷ nguyên toàn cầu hóa và sự bùng nổ của cách mạng khoa học công nghệ 4.0, việc tổ chức và khai thác tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng giúp các nhà lãnh đạo tiếp thu những thành tựu khoa học kỹ thuật và kinh nghiệm ứng dụng từ các quốc gia khác Điều này không chỉ nâng cao đời sống vật chất và tinh thần của người dân mà còn giúp các nhà hoạch định đưa ra quyết sách và chiến lược phù hợp với từng giai đoạn phát triển Qua đó, khẳng định vị thế và uy tín của đất nước trên trường quốc tế.
Việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ không chỉ giúp phát huy giá trị của tài liệu đến với độc giả và quần chúng nhân dân, mà còn đáp ứng nhu cầu thực tiễn của người dân trong các lĩnh vực đời sống xã hội Điều này góp phần tạo ra cầu nối vững chắc cho sự phát triển của ngành lưu trữ và nâng cao vai trò của người làm công lưu trữ Hơn nữa, nếu quy trình khai thác được tổ chức hiệu quả, nó sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc nâng cao và hoàn thiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ, đồng thời kết nối với các ngành khoa học khác.
