Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Phân tích và đánh giá điểm mạnh, điểm yếu trong công tác tổ chức họp và sự kiện của Hội là rất cần thiết Để cải thiện hiệu quả tổ chức, cần xây dựng các giải pháp và phương án cụ thể nhằm đẩy mạnh công tác này trong thời gian tới.
* Nhiệm vụ: Để hoàn thành được mục tiêu nghiên cứu, tác giả cần thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Nghiên cứu và hệ thống hoá cơ sở lý luận về công tác tổ chức họp và sự kiện tại cơ quan
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ thu thập thông tin và phân tích thực trạng tổ chức họp và sự kiện của Hội Phát triển Hợp tác Kinh tế Việt Nam – Asean trong thời gian qua Qua đó, chúng tôi sẽ đánh giá những kết quả đã đạt được, đồng thời chỉ ra những tồn tại và nguyên nhân trong công tác tổ chức họp và sự kiện tại Hội.
- Đề xuất giải pháp đẩy mạnh công tác tổ chức họp và sự kiện tại Hội Phát triển Hợp tác Kinh tế Việt Nam – Asean.
Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Hiện nay, công tác tổ chức họp và sự kiện đang được các nhà khoa học và học giả nghiên cứu từ nhiều góc độ khác nhau, nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng của các hoạt động này.
Nhiều cuốn sách, giáo trình đã nghiên cứu về vấn đề này, điển hình một số công trình sau:
Đinh Văn Sơn (2011) trong cuốn sách "Phát triển kỹ năng tổ chức các cuộc họp" xuất bản bởi NXB Lao động – Xã hội, Hà Nội, đã trình bày các kỹ năng cần thiết để tổ chức họp hiệu quả Những kỹ năng này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu quả điều hành cuộc họp.
PGS.TS Vũ Thị Phụng (2019) trong Giáo trình Lý luận về Quản trị Văn Phòng, xuất bản bởi NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, đã nghiên cứu sâu về các vấn đề lý luận cơ bản liên quan đến văn phòng và quản trị văn phòng Tài liệu này cung cấp cái nhìn toàn diện về các khía cạnh quan trọng trong quản lý văn phòng, góp phần nâng cao hiệu quả công việc.
- Nguyễn Đình Hùng (2011), Nghệ thuật tổ chức hội họp, NXB Lao Động,
Hà Nội đã tiết lộ những ý tưởng đơn giản, thực tế để cuộc họp trở nên ngắn gọn và hiệu quả nhất
ThS Trương Thị Mai Anh (2020) trong bài viết “Một số đề xuất nhằm tổ chức các cuộc họp hiệu quả” đăng trên Tạp chí Công Thương đã đưa ra nhiều giải pháp nhằm cải thiện chất lượng các cuộc họp Những đề xuất này không chỉ giúp tối ưu hóa thời gian mà còn nâng cao hiệu quả làm việc của các thành viên tham gia.
Luận văn của Hoàng Thu Hương (2021) nghiên cứu về công tác tổ chức hội nghị, hội họp tại Phòng Lao động – Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy, Hà Nội Tác giả đã trình bày lý thuyết cơ bản về tổ chức hội họp và thực trạng công tác này tại cơ quan Qua các phương pháp nghiên cứu, bài viết phân tích tổ chức các cuộc họp trực tuyến trong bối cảnh dịch Covid-19 Dựa trên đánh giá thực trạng, tác giả đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội họp.
Luận văn của Nguyễn Thu Trang (2020) nghiên cứu về việc tổ chức và điều hành họp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Savis, Hà Nội Tác giả đã khái quát về công ty và phân tích thực trạng tổ chức, điều hành họp hiện tại Từ đó, bài viết đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng tổ chức và điều hành họp tại công ty.
Mặc dù có nhiều nghiên cứu về tổ chức các cuộc họp và sự kiện, nhưng vẫn chưa có công trình nào nghiên cứu trực tiếp vấn đề này tại Hội Phát triển Hợp tác Kinh tế Việt Nam – Asean.
Phương pháp nghiên cứu
Để thu thập dữ liệu khoa học và thực tiễn nhằm giải quyết các câu hỏi nghiên cứu, đề tài sẽ áp dụng kết hợp nhiều phương pháp như nghiên cứu tài liệu, điều tra và quan sát.
Phương pháp quan sát được tác giả áp dụng để theo dõi quy trình tổ chức họp và sự kiện của Hội, bao gồm các bước chuẩn bị và thực hiện công việc.
Phương pháp phân tích tổng hợp là một kỹ thuật quan trọng trong việc đánh giá công tác tổ chức, thông qua việc phân tích các tư liệu để đưa ra nhận xét và đánh giá xác thực Phương pháp này giúp nhìn nhận một cách khách quan, từ đó nâng cao hiệu quả trong công tác tổ chức.
Để nâng cao hiệu quả tổ chức họp và sự kiện của Hội, cần xây dựng các giải pháp cụ thể dựa trên những lập luận đã nêu Việc cải thiện quy trình tổ chức sẽ góp phần tạo ra những buổi họp và sự kiện chất lượng hơn, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của các thành viên trong Hội.
Phương pháp so sánh là cách tiếp cận nhằm phân tích những điểm tương đồng và khác biệt giữa công tác tổ chức họp và sự kiện của Hội, dựa trên lý thuyết và thực tiễn.
Phương pháp phỏng vấn được thực hiện bằng cách tác giả trực tiếp đặt câu hỏi cho các cán bộ tại văn phòng Hội, nhằm thu thập thông tin một cách khách quan và chính xác nhất cho nghiên cứu.
Bố cục của đề tài
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác tổ chức họp và sự kiện
Chương 2: Công tác tổ chức họp và sự kiện tại Hội Phát triển Hợp tác Kinh tế Việt Nam – Asean
Chương 3: Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác tổ chức họp và sự kiện tại Hội Phát triển Hợp tác Kinh tế Việt Nam – Asean
Một số khái niệm
1.1.1 Khái niệm họp và sự kiện
Họp là hình thức tập hợp các đối tượng liên quan, bao gồm lãnh đạo và cán bộ trong cơ quan, nhằm thông báo tình hình hoạt động, phổ biến các chủ trương và chính sách Qua đó, họp cũng giúp triển khai công việc và bàn bạc, trao đổi để thống nhất các giải pháp liên quan đến sự phát triển của tổ chức.
Họp là một phương thức quản lý quan trọng, cho phép thủ trưởng cơ quan lãnh đạo và điều hành hiệu quả để giải quyết các công việc theo chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được quy định bởi pháp luật.
"Sự kiện" đề cập đến các hoạt động có ý nghĩa quan trọng và cần được quảng bá rộng rãi Các cơ quan và doanh nghiệp tổ chức sự kiện theo quy trình và phương pháp nhất định, sử dụng nguồn lực hiện có để đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Tổ chức là hoạt động xác định cơ cấu và bộ máy làm việc của cơ quan, nhằm thực hiện các nhiệm vụ và công việc phù hợp với chức năng và quyền hạn nhất định Quá trình này được gọi là tổ chức bộ máy, bao gồm việc sắp xếp và bố trí để thực hiện hiệu quả các công việc trong cơ quan.
1.1.3 Khái niệm tổ chức họp và sự kiện
Tổ chức họp và sự kiện bao gồm việc sắp xếp các hoạt động đa dạng trong các lĩnh vực như xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí và thể thao Các hình thức tổ chức phổ biến bao gồm hội thảo, họp báo, triển lãm, hội nghị và lễ hội, nhằm tạo ra những trải nghiệm ý nghĩa cho người tham gia.
8 lan toả những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức và hiểu được.
Vai trò của họp và sự kiện
1.2.1 Vai trò tổng kết công việc
Tổ chức họp và sự kiện là hoạt động thiết yếu tại các cơ quan, giúp truyền đạt và thu thập thông tin một cách trực tiếp, đảm bảo thông tin được truyền tải thông suốt Vai trò của họp và sự kiện rất quan trọng, bởi chúng giúp lãnh đạo tổng kết công việc đã diễn ra, đánh giá những gì đã hoàn thành và những gì còn thiếu sót Qua đó, lãnh đạo có thể rút ra kinh nghiệm và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công việc.
Tổ chức các cuộc họp và sự kiện là cách hiệu quả để đánh giá những thành tựu và công việc đã được giao, từ đó xác định mức độ hoàn thành và hiệu quả Những sự kiện này không chỉ giúp ghi nhận kết quả đạt được mà còn tạo cơ hội cho việc thiết lập các mối quan hệ hợp tác lâu dài trong tương lai.
1.2.2 Vai trò kiểm soát công việc
Vai trò của tổ chức họp và sự kiện đối với các mặt của đời sống xã hội
Xã hội ngày càng phát triển, vai trò tổ chức họp và sự kiện trở nên quan trọng hơn bao giờ hết Những hoạt động này không chỉ đáp ứng nhu cầu xã hội hoá mà còn góp phần xây dựng văn hoá chung Sự phát triển không ngừng của các cuộc họp và sự kiện thể hiện sự cần thiết trong nhiều lĩnh vực, khẳng định tầm quan trọng của chúng trong đời sống hiện đại.
Các cuộc họp và sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc giúp lãnh đạo kiểm soát công việc hiệu quả Chúng không chỉ xác định các hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu mà còn giúp xác định nguồn lực cần thiết và đặt ra các chỉ tiêu cho toàn bộ quá trình thực hiện.
Họp và tổ chức sự kiện là những hoạt động quan trọng giúp lãnh đạo giám sát công việc, đánh giá kết quả và tiến độ thực hiện Qua đó, họ có thể điều chỉnh các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu đề ra.
Việc tổ chức họp và sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ hợp tác bền vững giữa các cơ quan Tinh thần đoàn kết và sự hỗ trợ lẫn nhau sẽ nâng cao hiệu quả công việc, đồng thời tạo cơ hội cho lãnh đạo và cơ quan mở rộng hợp tác với các đối tác trong tương lai.
Phân loại họp và sự kiện
- Căn cứ hình thức họp:
+ Họp trực tiếp là người tổ chức, chủ trì và người dự có mặt tại cùng một không gian, địa điểm để tổ chức cuộc họp
Họp trực tuyến là hình thức họp qua ứng dụng hoặc internet, cho phép những người ở xa tham gia, giao tiếp và trao đổi công việc như trong một không gian họp thực tế Mặc dù họp trực tuyến giúp tiết kiệm chi phí đáng kể, nhưng cũng tồn tại những hạn chế có thể ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
- Căn cứ vào tính chất và mục đích
Họp để phát triển nhằm phổ biến các chủ trương, đường lối, chính sách và kế hoạch, từ đó nâng cao nhận thức và trình độ của mọi người Điều này sẽ tạo nền tảng vững chắc cho việc thực hiện các chính sách và đường lối đã đề ra.
Họp để trao đổi thông tin giữa cấp trên và cấp dưới là cần thiết để cập nhật tình hình hoạt động của từng bộ phận trong tổ chức, từ đó giúp giải quyết công việc hiệu quả hơn.
Họp dân chủ cho phép mọi người bày tỏ ý kiến về các chủ trương và chính sách mới, nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho lãnh đạo Điều này giúp đảm bảo sự đồng thuận và thống nhất trong phương hướng hành động trước khi triển khai các quyết định.
Họp bàn là quá trình thảo luận nhóm nhằm giải quyết các vấn đề cụ thể, giúp mọi người đưa ra quyết định đồng nhất và thống nhất ý kiến Trong cuộc họp, các thành viên cùng nhau trao đổi nhưng không đưa ra quyết định cuối cùng; người đứng đầu sẽ tổng hợp ý kiến để đưa ra quyết định chung nhất.
- Căn cứ vào nội dung công việc
Họp tham mưu là cuộc họp nơi lãnh đạo tiếp nhận và thảo luận các ý kiến, đề xuất từ cấp dưới và chuyên gia Mục đích của họp này là để đảm bảo có đủ thông tin và căn cứ vững chắc nhằm đưa ra quyết định đúng đắn theo chức năng và thẩm quyền của lãnh đạo.
Họp giải quyết công việc là cuộc họp giữa lãnh đạo và cấp dưới để xử lý các nhiệm vụ thường xuyên hoặc khẩn cấp Mục tiêu của cuộc họp này là thống nhất ý kiến chỉ đạo nhằm giải quyết những công việc quan trọng và phức tạp, đồng thời xử lý các nội dung còn ý kiến trái chiều trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.
Họp chuyên môn là họp để bàn trao đổi và thảo luận những vấn đề thuộc chuyên môn nghiệp vụ
Họp giao ban là cuộc họp giữa lãnh đạo cơ quan để cập nhật tình hình triển khai công việc, trao đổi ý kiến và giải quyết các vấn đề thường xuyên.
Họp điều phối xử lý công việc là cuộc họp do lãnh đạo cơ quan ủy quyền tổ chức, nhằm tạo điều kiện cho các cơ quan liên quan trao đổi và giải quyết những vấn đề còn tồn đọng Mục tiêu của cuộc họp là thống nhất ý kiến để trình lên cơ quan có thẩm quyền xem xét và đưa ra quyết định cuối cùng.
Họp tập huấn và triển khai là hoạt động nhằm quán triệt và thống nhất các chủ trương, chính sách lớn và quan trọng của Đảng và Nhà nước trong các cơ quan, đơn vị, từ đó tạo sự đồng thuận và hành động hiệu quả.
Họp sơ kết và tổng kết nhằm đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ và xác định phương hướng công tác tiếp theo, đồng thời kiểm điểm quá trình làm việc Trong khi đó, họp chuyên đề tập trung vào việc triển khai hoặc đánh giá việc thực hiện các chủ trương, chính sách quan trọng trong cơ quan hoặc tổ chức.
- Phân loại theo quy mô:
Sự kiện quy mô lớn là những sự kiện được tổ chức với tầm ảnh hưởng rộng rãi, có mục đích và độ lan tỏa lớn ở cấp quốc gia, khu vực hoặc quốc tế.
+ Sự kiện quy mô vừa: Là sự kiện do một tỉnh hoặc địa phương tổ chức, thu hút những người có cùng sở thích, văn hoá,…
+ Sự kiện quy mô nhỏ: Tương ứng hoạt động truyền thông của một cơ quan, tổ chức
- Phân loại theo hình thức:
+ Sự kiện lễ hội: Là các sự kiện thường gắn liền với các đặc trưng văn hoá của một quốc gia, dân tộc hoặc vùng miền
+ Sự kiện hội họp: Là sự kiện tổ chức để thông tin, trao đổi, bàn bạc ra quyết định của các cơ quan, tổ chức
+ Sự kiện thương mại: Sự kiện được tổ chức để hỗ trợ, thúc đẩy cho hoạt động bán hàng của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
- Phân loại theo mục đích:
+ Sự kiện giải trí [9, trg 346]
Nguyên tắc tổ chức họp và sự kiện
1.4.1 Nguyên tắc tổ chức họp
Trong hoạt động của cơ quan, tổ chức việc tổ chức họp phải tuân thủ sáu nguyên tắc sau:
Đầu tiên, việc thực hiện công việc cần tuân thủ đúng thẩm quyền và mỗi cá nhân phải tự chịu trách nhiệm về nhiệm vụ và quyền hạn được giao Cấp trên và cấp dưới không can thiệp vào thẩm quyền công việc của nhau.
Thứ hai, tuân thủ pháp luật, dân chủ; công khai, minh bạch và đảm bảobí mật nhà nước theo quy định của pháp luật
Vào thứ ba, hãy tổ chức cuộc họp theo kế hoạch hoặc khi cần thiết, phù hợp với yêu cầu và nội dung công việc cần giải quyết, đồng thời xem xét đặc điểm và tính chất của từng cơ quan, đơn vị.
Vào ngày thứ tư, cần xác định rõ mục đích, yêu cầu và nội dung của cuộc họp, cũng như thành phần tham dự Mỗi cá nhân phải thực hiện nghiêm túc trách nhiệm của mình trong tổ chức cuộc họp, bao gồm việc chỉ đạo, chủ trì và tham dự, cùng với trách nhiệm của các cơ quan hỗ trợ và phục vụ cho cuộc họp.
Vào thứ năm, cần kết hợp hợp lý các cuộc họp có nội dung liên quan; đồng thời, phát triển mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức họp Thủ tục tổ chức cuộc họp cũng cần được cải tiến và đơn giản hóa để đảm bảo chất lượng, hiệu quả, thiết thực và tiết kiệm, tránh phô trương và hình thức.
Vào thứ Sáu, các hoạt động của cơ quan và tổ chức sẽ không bị ảnh hưởng, đồng thời người đứng đầu có trách nhiệm tiếp nhận và giải quyết các thủ tục tổ chức theo quy định của pháp luật.
1.4.2 Nguyên tắc tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc quảng bá thương hiệu và sản phẩm của tổ chức, giúp tăng cường nhận diện và tiếp cận khách hàng Qua việc đạo diễn các sự kiện quan trọng, doanh nghiệp có thể tạo ra ấn tượng mạnh mẽ và thu hút sự chú ý từ công chúng, từ đó nâng cao hiệu quả trong chiến lược tiếp thị và quảng bá.
Để tổ chức một chương trình sự kiện thành công và hiệu quả, các đơn vị tổ chức cần nắm vững quy tắc 5W1H: Tại sao (Why), Ai (Who), Ở đâu (Where), Cái gì (What), và Như thế nào (How) Việc áp dụng nguyên tắc này sẽ giúp xây dựng một chương trình toàn diện, đáp ứng đúng mục tiêu đề ra.
Xác định mục đích và lý do tổ chức sự kiện là rất quan trọng, vì nó là động lực thúc đẩy hành động và nền tảng cho các công việc tiếp theo Việc hiểu rõ lý do tổ chức sẽ giúp định hướng chính xác trong quá trình lập kế hoạch, xây dựng kịch bản và chương trình, đồng thời tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả và tiết kiệm.
+ Chủ đề, ý tưởng, tên của sự kiện là gì?
+ Nội dung chương trình, kịch bản của sự kiện như thế nào?
+ Ngân sách cho tổ chức là bao nhiêu?
+ Các khoản chi phí cố định và chi phí biến đổi đều liên quan đến việc tổ chức gồm những gì?
Trong quá trình tổ chức sự kiện, các doanh nghiệp cần chú trọng đến những dịch vụ thiết yếu như âm thanh, ánh sáng, trang trí, và phục vụ ẩm thực Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có khả năng tự cung cấp những dịch vụ này Nếu không, họ nên tìm đến các đơn vị chuyên nghiệp để thuê dịch vụ, với mức giá thuê thường dao động tùy thuộc vào quy mô và yêu cầu cụ thể của sự kiện.
+ Số lượng người tham dự sự kiện dự kiến khoảng bao nhiêu?
+ Kế hoạch đối với khách mời tham dự sự kiện như thế nào?
+ Làm gì để thu hút được sự quan tâm của đông đảo mọi người đến sự kiện mà bạn sắp tổ chức?
Việc chọn thời điểm tổ chức sự kiện, đặc biệt là cho ra mắt sản phẩm mới hay ký kết hợp đồng, là rất quan trọng Thời gian tổ chức cần dựa trên nhiều yếu tố như mục đích và mục tiêu của sự kiện, đặc trưng của sản phẩm, cũng như điều kiện thời tiết và khí hậu.
Hiện nay, có nhiều lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện lý tưởng như nhà hàng, khách sạn và sân vận động ngoài trời Việc lựa chọn địa điểm phù hợp cần dựa trên tính chất và quy mô của sự kiện Ngoài ra, địa điểm cũng cần đảm bảo dễ tiếp cận và thuận tiện về giao thông cho tất cả các thành phần tham dự.
Để tổ chức sự kiện thành công, việc xác định đối tượng mục tiêu là vô cùng quan trọng Chỉ khi hiểu rõ và phân tích kỹ lưỡng mục tiêu, chúng ta mới có thể truyền thông và quảng bá sự kiện qua các kênh phù hợp, từ đó truyền tải hiệu quả tất cả thông điệp mong muốn.
Nguyên tắc "Như thế nào?" là yếu tố quan trọng nhất trong việc tổ chức sự kiện Nó giúp xác định cách thức tổ chức, thứ tự các khâu thực hiện và đảm bảo kế hoạch diễn ra một cách logic và chặt chẽ Một chương trình được tổ chức bài bản sẽ tạo ra những điểm nhấn ấn tượng, để lại dấu ấn sâu sắc đối với người tham dự.
Quy trình và phương pháp tổ chức họp
1.5.1 Chuẩn bị cho cuộc họp
Chuẩn bị cho cuộc họp là bước thiết yếu trong quy trình tổ chức, và việc chuẩn bị chu đáo sẽ giúp bạn đạt được thành công một nửa.
- Xác định nhiệm vụ và mục tiêu:
Người hoặc bộ phận tổ chức cuộc họp cần xác định rõ nhiệm vụ và mục tiêu của cuộc họp, bao gồm tên cuộc họp, nội dung, thành phần tham dự, thời gian, địa điểm và cơ sở vật chất Việc hiểu rõ ý nghĩa và tầm quan trọng của từng cuộc họp sẽ giúp xây dựng kế hoạch và biện pháp tổ chức phù hợp, đảm bảo cuộc họp diễn ra hiệu quả.
- Xây dựng và triển khai kế hoạch tổ chức cuộc họp:
Kế hoạch là yếu tố then chốt giúp đạt được các mục tiêu của cuộc họp Để xây dựng một cuộc họp hiệu quả, cơ quan cần chú trọng đến những vấn đề như mục tiêu cuộc họp, cơ sở pháp lý, đối tượng tham gia, nguồn nhân lực cần thiết, người điều hành và các vấn đề cần triển khai sau cuộc họp.
Để tổ chức một cuộc họp hiệu quả, trước tiên cần xác định rõ thành phần tham dự, bao gồm khách mời, người triệu tập và những cá nhân có trách nhiệm tham gia Việc lập danh sách cụ thể là rất quan trọng, nhằm được cấp có thẩm quyền phê duyệt Dựa vào danh sách này, bộ phận tổ chức sẽ tiến hành gửi giấy triệu tập hoặc giấy mời đến các thành viên.
Để tổ chức một cuộc họp hiệu quả, cần thông báo thời gian và địa điểm cho người tham dự sớm Cần xác định rõ thời gian bắt đầu và kết thúc, đảm bảo cuộc họp diễn ra đúng kế hoạch để không lãng phí thời gian của mọi người Nếu cuộc họp có nhiều phần, hãy xây dựng chương trình chi tiết để người tham gia nắm rõ Đồng thời, địa điểm cũng cần được chuẩn bị trước, phù hợp với số lượng người tham gia.
Trong việc tổ chức cuộc họp, cần lựa chọn địa điểm phù hợp với điều kiện cơ sở vật chất và kinh phí, đảm bảo tính tiện lợi cho từng loại cuộc họp Cần chuẩn bị các phương án ứng phó với sự cố như mất điện hoặc hỏng hóc hệ thống âm thanh Phòng họp cần được trang trí trang trọng nhưng tiết kiệm, tránh phô trương Ngoài ra, các trang thiết bị cần được kiểm tra và đảm bảo hoạt động tốt trước khi cuộc họp diễn ra.
- Chuẩn bị và gửi văn bản mời:
Văn bản mời họp có hai hình thức chính là giấy mời và công văn mời Nội dung cơ bản bao gồm tên cơ quan mời, họ tên và chức vụ của người được mời hoặc đại diện cơ quan Ngoài ra, cần ghi rõ thời gian, địa điểm, thành phần tham dự và địa chỉ liên hệ để hồi đáp khi nhận được giấy mời Cuối cùng, văn bản phải có họ tên, chức vụ và chữ ký của người có thẩm quyền mời Trong trường hợp khẩn cấp, nên gọi điện thoại để thông báo.
16 trước và gửi giấy mời sau Tránh tình trạng gửi giấy mời muộn, nhầm địa chỉ hoặc quên không gửi giấy mời
Để xây dựng chương trình cuộc họp hiệu quả, cần đảm bảo các nội dung chính như thứ tự tiến hành, tên và nội dung công việc, người chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ, cùng với thời gian dự kiến để thực hiện và hoàn thành công việc.
Chuẩn bị ghi biên bản và dự thảo tài liệu cho cuộc họp là nhiệm vụ quan trọng Mọi cuộc họp đều cần có biên bản, thường do thư ký của bộ phận thư ký hoặc người có thẩm quyền đảm nhận Thư ký cần được chỉ định trước và phải có năng lực chuyên môn phù hợp, đặc biệt trong các cuộc họp chuyên môn cao.
Trước khi cuộc họp diễn ra, bộ phận in ấn cần chuẩn bị và sắp xếp đầy đủ các tài liệu, văn bản liên quan Việc kiểm tra cẩn thận là rất quan trọng để đảm bảo không thiếu trang hoặc có sai sót trong quá trình in ấn, đặc biệt là danh sách và tên các đại biểu cũng như tác giả của các bài tham luận.
Chuẩn bị về hậu cần cho các cuộc họp là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự thành công và uy tín của cơ quan Việc trang bị đầy đủ cơ sở vật chất và thông báo rõ ràng, cụ thể sẽ giúp tránh những sơ suất có thể gây phản ứng không tốt từ người tham dự Hơn nữa, quá trình chuẩn bị cần được thực hiện một cách tiết kiệm, chống lãng phí để nâng cao hiệu quả tổ chức.
Chuẩn bị kinh phí cho cuộc họp là yếu tố quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng tổ chức và chất lượng của cuộc họp Việc đảm bảo kinh phí không chỉ giúp cuộc họp được tiến hành mà còn phải tuân thủ các quy định của nhà nước về chế độ hội họp Bản dự toán kinh phí cần phải chi tiết, đầy đủ và sát với thực tế để đảm bảo mọi chi phí được kiểm soát tốt, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho cuộc họp diễn ra suôn sẻ.
Sau khi có sự chuẩn bị kỹ càng, các nội dung của cuộc họp là phần quan trọng nhất trong quy trình tổ chức cuộc họp chuyên nghiệp
Để đảm bảo cuộc họp diễn ra suôn sẻ, ban tổ chức cần bố trí người đón tiếp đại biểu và đặt bảng hướng dẫn từ cổng cơ quan đến phòng họp nhằm tránh nhầm lẫn và tiết kiệm thời gian Việc phân công rõ ràng địa điểm đón tiếp cho từng loại đại biểu sẽ tạo thuận lợi cho quá trình đăng ký Người đón tiếp cần thông báo đầy đủ, chính xác và kịp thời danh sách đại biểu cho người dẫn chương trình, đồng thời cập nhật thông tin về đại biểu bổ sung cho người có trách nhiệm.
Người điều khiển cuộc họp cần tập trung vào vấn đề chính để tránh mất thời gian vào những vấn đề nhỏ không cần thiết Họ cũng nên khuyến khích sự tham gia tích cực từ người tham dự, tạo điều kiện cho việc trao đổi ý kiến hiệu quả và ngăn chặn các tình huống gây gổ Bên cạnh đó, việc tổ chức những phút giải lao hoặc chia sẻ câu chuyện có thể giúp giảm căng thẳng và tạo không khí thoải mái trong cuộc họp.
Ghi lại biên bản cuộc họp là nhiệm vụ quan trọng trong quy trình tổ chức họp chuyên nghiệp Cần đảm bảo rằng tiến trình, thông tin và ý kiến đóng góp được ghi chép cụ thể và đầy đủ Đồng thời, các kết luận cần có sự đồng thuận của đa số người tham dự, và những ý kiến đóng góp tích cực cũng nên được tuyên dương.
Quy trình và phương pháp tổ chức sự kiện
1.6.1 Giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện
Nghiên cứu thông tin chi tiết về sự kiện là bước quan trọng để lập kế hoạch một cách kỹ lưỡng và hiệu quả Việc nắm vững các thông tin liên quan sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu và thành công như mong muốn.
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện bao gồm việc phát triển ý tưởng và chủ đề sáng tạo, xây dựng kịch bản và timeline cho chương trình, thiết kế các hạng mục cần thiết, chuẩn bị nguồn nhân sự phù hợp, cũng như lên phương án dự phòng và quản lý rủi ro hiệu quả.
- Thuyết trình kế hoạch và chỉnh sửa
1.6.2 Giai đoạn triển khai thực hiện
Tổ chức sự kiện yêu cầu sự đồng bộ và phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận tham gia để đạt được các mục tiêu đề ra Mỗi cá nhân và bộ phận cần có ý thức hợp tác với các bên liên quan, hạn chế xung đột nhằm đảm bảo sự ăn khớp trong từng khâu công việc.
Sản phẩm của tổ chức sự kiện luôn đa dạng và không lặp lại, ngoại trừ những sự kiện nghi lễ đã được quy chuẩn Để thu hút sự chú ý của người tham dự, các sự kiện cần có yếu tố mới mẻ và độc đáo, tạo sự hứng thú và ấn tượng mạnh mẽ.
Sau khi sự kiện kết thúc, cần tổng hợp tất cả chi phí liên quan từ các bên như địa điểm để thực hiện thanh toán và nghiệm thu chương trình.
Sau khi sự kiện kết thúc, việc tổng kết và đánh giá quá trình thực hiện là rất quan trọng Điều này giúp rút ra những kinh nghiệm quý báu cho các sự kiện trong tương lai.
1.6.4 Phương pháp tổ chức sự kiện
Để tổ chức sự kiện thành công và đạt được các mục tiêu đã đề ra, cần áp dụng phương pháp quản trị sự kiện một cách khoa học Quy trình này bao gồm phát triển ý tưởng, lập kế hoạch chiến lược, marketing, xin tài trợ, chuẩn bị và quản lý nguồn nhân lực, cũng như áp dụng phương pháp quản trị dự án Ngoài ra, việc tính toán ngân sách, kiểm soát thực hiện sự kiện, quản trị rủi ro, và logistics cũng rất quan trọng Cuối cùng, đánh giá sự kiện là bước không thể thiếu để rút ra bài học cho các sự kiện sau.
Phương pháp “cuốn chiếu” là cách tổ chức công việc theo một trình tự thời gian nhất định, nơi mỗi hạng mục công việc được hoàn thành trước khi chuyển sang hạng mục tiếp theo Phương pháp này giúp người tổ chức sự kiện dễ dàng kiểm tra và thực hiện các hoạt động theo kế hoạch Tuy nhiên, nó yêu cầu thời gian dài và không phù hợp cho các sự kiện có nội dung phong phú và nguồn lực đa dạng.
Phương pháp “dòng chảy song song” là cách phân chia công việc cho từng cá nhân cụ thể, cho phép họ thực hiện nhiệm vụ theo trình tự riêng của mình Các công việc này có sự phù hợp và có thể tiến hành đồng thời, giúp tiết kiệm thời gian Phương pháp này đặc biệt hiệu quả cho các sự kiện có nhiều hạng mục công việc.
Trong tổ chức sự kiện, có đến 20 mục công việc cần được thực hiện đồng thời Tuy nhiên, việc này gặp khó khăn trong việc kiểm soát và quản lý, đòi hỏi người tổ chức phải có nguồn lực đáng kể để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.
Phương pháp kế hoạch “hỗn hợp” là sự kết hợp giữa kế hoạch “cuốn chiếu” và kế hoạch “dòng chảy song song” Phương pháp này thực hiện bằng cách kết hợp một số hạng mục công việc chính thành một chuỗi công việc chủ yếu trong sự kiện, giúp tối ưu hóa quy trình thực hiện và nâng cao hiệu quả tổ chức.
Trong chương này, tác giả trình bày các lý luận về tổ chức cuộc họp và sự kiện, nhấn mạnh vai trò quan trọng của chúng trong hoạt động của các cơ quan và cá nhân Cuộc họp và sự kiện không chỉ giúp tổng kết và kiểm soát công việc mà còn thúc đẩy sự hợp tác Mỗi cơ quan có thể tổ chức nhiều cuộc họp và sự kiện khác nhau, tùy thuộc vào chức năng và nhiệm vụ của mình Để đạt được hiệu quả, cần tuân thủ các nguyên tắc và quy trình tổ chức, đặc biệt là sự linh hoạt của người điều hành Quy trình tổ chức bao gồm ba giai đoạn chính: trước, trong và sau cuộc họp, sự kiện Chương này cũng là cơ sở cho nghiên cứu thực tiễn tại Hội Phát triển Hợp tác Kinh tế Việt Nam – ASEAN (VASEAN).
Khái quát chung về Hội VASEAN
Hội phát triển hợp tác kinh tế Việt Nam - Asean là tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tập hợp các cá nhân và tổ chức Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực hợp tác kinh tế với các nước Asean Hội được thành lập tự nguyện nhằm bảo vệ quyền lợi hợp pháp của hội viên, hỗ trợ lẫn nhau trong hoạt động hiệu quả và đóng góp vào sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước cũng như nâng cao hiệu quả hợp tác kinh tế giữa Việt Nam và các nước Asean.
- Phạm vi, lĩnh vực hoạt động
Hội hoạt động trên toàn quốc, tập trung vào việc phát triển hợp tác kinh tế giữa Việt Nam và các quốc gia thành viên ASEAN, tuân thủ theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Hội được quản lý bởi Bộ Nội vụ và chịu sự giám sát về phạm vi hoạt động chuyên môn từ Bộ Kế hoạch và Đầu tư cùng các bộ, ngành liên quan, theo quy định của pháp luật.
Được thành lập vào năm 2008, tổ chức này, trước đây là Hội Phát triển hợp tác kinh tế Việt Nam - Lào - Campuchia (VILACAED), hoạt động như một tổ chức xã hội - nghề nghiệp Mục tiêu chính của tổ chức là thúc đẩy sự phát triển hợp tác kinh tế giữa Việt Nam và hai quốc gia láng giềng là Lào và Campuchia, bao gồm các tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân tham gia vào hoạt động này.
Từ khi thành lập, Hội đã tập trung vào việc ổn định tổ chức và thiết lập các hoạt động một cách có hệ thống Để đạt được mục tiêu này, Hội đã ban hành nhiều quy chế quan trọng.
Quy chế hoạt động và quản lý tài chính, tài sản, cùng với quy chế tuyển dụng và sử dụng lao động, là những cơ sở pháp lý thiết yếu cho sự vận hành của Hội Tính đến cuối năm 2017, Hội đã thành lập nhiều tổ chức trực thuộc, bao gồm 7 trung tâm, 3 viện nghiên cứu, 2 hội địa phương thành viên, 2 hội tại Lào và Campuchia, 1 văn phòng đại diện phía Nam, 1 tờ báo và 1 tờ tạp chí.
Hội đã tích cực triển khai nhiều hoạt động chuyên môn và hợp tác kinh tế, bao gồm việc xuất bản ấn phẩm hướng dẫn đầu tư vào Lào và Campuchia, cũng như báo cáo tình hình đầu tư hàng năm Hội tổ chức nhiều diễn đàn, hội nghị và hội thảo nhằm giới thiệu và phân tích môi trường đầu tư, chính sách và dự án tại Lào và Campuchia, nổi bật là Hội nghị góp ý đầu tư vào Lào và Campuchia (2010, 2011) và Diễn đàn hợp tác phát triển cùng hội chợ quốc tế thương mại và đầu tư tiểu vùng Mê Kông diễn ra luân phiên tại ba nước từ 2009 đến 2013.
Năm 2018, Hội Phát triển hợp tác kinh tế Việt Nam - Lào - Campuchia đã được đổi tên thành Hội Phát triển hợp tác kinh tế Việt Nam - Asean (VASEAN) để mở rộng quan hệ quốc tế theo đường lối đối ngoại của Đảng, đánh dấu bước phát triển mới của Hội Kể từ đó, Hội đã đẩy mạnh hoạt động, kế thừa và phát huy những thành tựu, kinh nghiệm từ giai đoạn trước Công tác ổn định và kiện toàn tổ chức cùng với việc xây dựng, hoàn thiện các quy chế tiếp tục được Hội ưu tiên thực hiện.
Tính đến cuối năm 2020, Hội phát triển hợp tác kinh tế Việt Nam – ASEAN đã thu hút hơn 1.200 hội viên, bao gồm hơn 500 tổ chức và doanh nghiệp, cùng gần 700 hội viên cá nhân Sau 12 năm hình thành và phát triển, Hội đã thực hiện nhiều hoạt động nhằm thúc đẩy hợp tác kinh tế giữa Việt Nam và các nước ASEAN.
Hội VASEAN tổ chức 24 hoạt động chuyên môn nhằm thúc đẩy hợp tác kinh tế và đầu tư, bao gồm diễn đàn, hội nghị, hội thảo, hội chợ và các lớp đào tạo nâng cao kỹ năng cho doanh nghiệp và nhà đầu tư Việt Nam Những hoạt động này giúp trang bị kiến thức về pháp luật, phong tục tập quán và môi trường đầu tư tại Lào và Campuchia Đồng thời, hội cũng đẩy mạnh hợp tác đầu tư, thương mại và du lịch giữa Việt Nam và các nước ASEAN, mở rộng quan hệ đối tác với Nhật Bản, Hàn Quốc, Ấn Độ và các quốc gia khác.
- Văn phòng Hội VASEAN có địa chỉ tại tầng 7, toà nhà Bộ Kế hoạch và Đầu tư, số 65 Văn Miếu, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội
2.1.1 Nhiệm vụ, quyền hạn của Hội VASEAN
Giai đoạn 2008-2018, Điều lệ Hội Phát triển hợp tác kinh tế Việt Nam - Lào - Campuchia bao gồm 7 chương và 35 điều, được thông qua tại Đại hội lần thứ nhất vào ngày 06 tháng 05 năm 2008 tại Hà Nội Điều lệ này chính thức có hiệu lực theo quyết định số 1078/QĐ-BNV ngày 13 tháng 08 năm 2008 của Bộ Trưởng Bộ Nội Vụ.
- Tháng 08 năm 2018 đến nay: Căn cứ quyết định số 1889/QĐ-BNV ngày
Vào ngày 16 tháng 08 năm 2018, Bộ Trưởng Bộ Nội Vụ đã phê duyệt việc đổi tên Hội Phát triển hợp tác kinh tế Việt Nam - Lào - Campuchia thành Hội Phát triển hợp tác kinh tế Việt Nam - Asean Hội này hoạt động theo điều lệ (sửa đổi bổ sung) gồm 8 chương và 26 điều, đã được Đại hội nhiệm kỳ II (2017 - 2022) thông qua vào ngày 17 tháng 12 năm 2017 tại Hà Nội Quyết định này có hiệu lực thi hành theo quyết định số 1889/QĐ-BNV.
Tổ chức và hoạt động của Hội phải tuân thủ các quy định pháp luật liên quan, thực hiện theo Điều lệ Hội đã được phê duyệt và đảm bảo phù hợp với pháp luật Không được lợi dụng hoạt động của Hội để gây hại đến an ninh quốc gia, trật tự xã hội, thuần phong mỹ tục, truyền thống dân tộc, cũng như quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân và tổ chức.
Tập hợp và đoàn kết các hội viên là nhiệm vụ quan trọng, nhằm phối hợp hoạt động vì lợi ích chung của Hội Việc thực hiện đúng tôn chỉ và mục đích của Hội sẽ góp phần phát triển lĩnh vực liên quan, từ đó hỗ trợ xây dựng và phát triển đất nước.
Hội viên cần được phổ biến và huấn luyện kiến thức về pháp luật, chế độ và chính sách của Nhà nước Đồng thời, hướng dẫn họ tuân thủ Điều lệ, quy chế và quy định của Hội là rất quan trọng để đảm bảo sự phát triển bền vững và hiệu quả trong hoạt động của tổ chức.
Thực trạng công tác tổ chức họp và sự kiện của Hội Phát triển Hợp tác Kinh tế Việt Nam – Asean
2.2.1 Các loại họp và sự kiện của Hội VASEAN
Trong hoạt động tổ chức của các cơ quan, việc điều hành hiệu quả các cuộc họp là rất quan trọng Hội VASEAN, ngay từ khi thành lập, đã chú trọng đến ổn định tổ chức và hoạt động nề nếp Hội đã triển khai nhiều hoạt động chuyên môn, hợp tác kinh tế và đầu tư, tổ chức nhiều diễn đàn, hội nghị, hội thảo và hội chợ với các chủ đề đa dạng Những sự kiện này nhằm giới thiệu, phân tích và đánh giá môi trường đầu tư, tình hình đầu tư, chính sách và các dự án đầu tư tại nhiều địa phương trong nước và các nước trong khối Asean +3 (Ấn Độ, Nhật Bản, Hàn Quốc) Chính vì vậy, Hội VASEAN cần tiếp tục phát huy vai trò của mình trong việc thúc đẩy hợp tác và phát triển kinh tế.
Để tổ chức các cuộc họp, sự kiện hiệu quả, cần triển khai và thực hiện các khâu tổ chức một cách khoa học và hợp lý Tại Hội VASEAN, mỗi chuyên viên sẽ trực tiếp tham gia xây dựng chương trình và phối hợp với chuyên viên phụ trách văn phòng để đảm bảo công tác hậu cần được thực hiện tốt Điều này giúp người phụ trách văn phòng nắm bắt kịp thời, tổng hợp số liệu và báo cáo với lãnh đạo về số lượng các cuộc họp, hội nghị và sự kiện của Hội theo từng năm.
Theo thống kê từ tài liệu của chuyên viên phụ trách công tác văn phòng của Hội trong giai đoạn 2019-2021, số lượng các cuộc họp và sự kiện mà Hội tham gia tổ chức đã có sự thay đổi rõ rệt qua các năm Tuy nhiên, năm 2019, tình hình dịch Covid-19 diễn biến phức tạp đã ảnh hưởng đáng kể đến số lượng cuộc họp và sự kiện.
Bảng 2.1 Số lượng các loại hình họp, sự kiện của Hội VASEAN tổ chức giai đoạn năm 2019 – 2021
Loại hình Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021 Tổng cộng
Họp giải quyết công việc 110 125 136 371
Họp sơ kết, tổng kết 50 63 78 758
Trong tổng số 1768 cuộc họp và sự kiện từ năm 2019 đến năm 2021 có
536 cuộc họp trực tiếp và 1232 cuộc họp trực tuyến
Để tổ chức họp và sự kiện hiệu quả, đội ngũ thực hiện đóng vai trò quan trọng Dựa trên số liệu từ Văn phòng Hội VASEAN, tác giả đã thống kê tình hình đội ngũ thực hiện công tác này.
Bảng 2.2 Tình hình đội ngũ thực hiện công tác họp và sự kiện
Ngoại ngữ Trình độ tin học Đại học
(Nguồn: Văn phòng Hội VASEAN)
Hội VASEAN chủ yếu dựa vào nguồn xã hội hoá để đầu tư tài chính cho các cuộc họp và sự kiện Mỗi năm, các đơn vị trực thuộc đều hỗ trợ tài chính cho công tác tổ chức Hội đã lập kế hoạch phân bổ tài chính và kinh phí tổ chức một cách chi tiết, rõ ràng và hiệu quả.
2.2.2 Tổ chức công tác chuẩn bị
- Xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp:
Dựa vào kế hoạch hoạt động hàng tháng, quý, năm hoặc tình hình thực tế của đơn vị, cần tổ chức các cuộc hội họp và sự kiện để giải quyết các vấn đề liên quan Việc lập kế hoạch tổ chức cần đảm bảo đầy đủ nội dung và chi tiết rõ ràng.
Đối với các cuộc họp và sự kiện quy mô lớn, việc lập kế hoạch tổ chức là yếu tố quyết định đến thành công hay thất bại của công tác tổ chức.
+ Quy trình xây dựng kế hoạch tổ chức gồm những bước sau:
Bước 1: Xây dựng kế hoạch
Bước 2: Soạn thảo tờ trình đề xuất, đề án kế hoạch tổ chức
Bước 3: Xây dựng bản kế hoạch hoàn chỉnh
Bước 4: Gửi kế hoạch tổ chức đã ban hành đến các đơn vị, cá nhân có liên quan
Bước 5: Thành lập ban tổ chức và các ban cần thiết cho cuộc họp và sự kiện
Đối với các cuộc họp và sự kiện quy mô nhỏ như họp giao ban, họp bất thường hay các buổi gặp mặt của doanh nghiệp nhỏ, việc lập kế hoạch không phải là yêu cầu bắt buộc.
Xây dựng chương trình là việc tạo ra một danh sách các hạng mục và nội dung công việc cần thực hiện trong cuộc họp hoặc sự kiện Trước khi gửi cho khách tham dự, các lãnh đạo sẽ thống nhất chương trình này Chương trình được chia thành hai mẫu: một mẫu chi tiết dành cho ban tổ chức và những người liên quan đến công tác điều hành, và một mẫu tóm tắt ngắn gọn để thông báo cho đại biểu, khách mời, giúp họ nắm bắt lịch trình và chủ động theo dõi sự kiện.
Để chuẩn bị cho cuộc họp hiệu quả, trước tiên cần xác định rõ nội dung cuộc họp Sau đó, Chánh văn phòng sẽ phân công nhiệm vụ cụ thể cho các đơn vị và cá nhân Các đơn vị và cá nhân này cần chuẩn bị báo cáo với nội dung phù hợp với mục đích, chủ đề và yêu cầu tổ chức cuộc họp cũng như sự kiện liên quan.
Các văn phòng sẽ chuẩn bị diễn văn khai mạc và bế mạc, cũng như các bài phát biểu, sau đó trình lãnh đạo phê duyệt Để mời đại biểu tham dự, cần lập danh sách và phân loại theo nhóm, giúp việc gửi giấy mời và đón tiếp trở nên chuyên nghiệp Danh sách cần ghi rõ họ tên, chức vụ, vị trí công tác và số điện thoại để tránh nhầm lẫn Người chủ trì sẽ phân công cán bộ gửi giấy mời, lựa chọn phương thức phù hợp với từng sự kiện Giấy mời cần trình bày rõ ràng thông tin về địa điểm, thời gian và thẩm quyền ký phê duyệt.
Khi chuẩn bị địa điểm tổ chức sự kiện, cần xác định rõ ràng trong kế hoạch đã lập Các yếu tố quan trọng bao gồm không gian, thời gian, và điều kiện làm việc cho các cơ quan báo chí như quay phim, âm thanh, ánh sáng Địa điểm thường được ưa chuộng là các trung tâm hội nghị, phòng họp tại nhà hàng và khách sạn, vì chúng đáp ứng đầy đủ các thiết bị văn phòng cần thiết cho buổi họp báo Ngoài ra, nguồn ánh sáng đầy đủ và trang trí lịch thiệp, sang trọng cũng là những yếu tố cần thiết khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện.
Công tác truyền thông được thực hiện dựa trên nội dung, tính chất và mức độ ảnh hưởng của các cuộc họp và sự kiện, sử dụng các hình thức truyền thông phù hợp để đảm bảo hiệu quả cao nhất.
32 thông khác nhau Một số hình ảnh thực tế chủ yếu như thông qua sách báo, truyền hình, trang web, mạng xã hội,…
Để tổ chức sự kiện hiệu quả, cần chuẩn bị bản dự trù kinh phí chi tiết, bao gồm các khoản chi tiêu cần thiết Người được phân công phải soạn thảo bản dự trù này và trình lãnh đạo duyệt nguồn kinh phí hỗ trợ Các khoản chi phải hợp lý và cần thiết, đồng thời cần có dự phòng để đảm bảo tiết kiệm chi phí cho đơn vị.
Hiện tại, Hội VASEAN chưa có hướng dẫn cụ thể về quy trình tổ chức cuộc họp hay sự kiện Ban tổ chức hoặc người chủ trì sẽ thông báo cho các cá nhân và đơn vị liên quan về việc điều hành các thiết bị cần thiết, từ đó giúp họ thực hiện và hoàn thành nhiệm vụ được giao, đảm bảo cuộc họp hoặc sự kiện diễn ra thành công.
Đánh giá công tác tổ chức họp và sự kiện của Hội Phát triển Hợp tác
Hội VASEAN đã tổ chức hội họp và sự kiện theo đúng quy định của nhà nước, đảm bảo thực hiện các bước cần thiết trong quá trình tổ chức Đồng thời, trách nhiệm của các cá nhân và đơn vị tham gia, cũng như sự phối hợp trong tổ chức được thực hiện một cách nghiêm túc.
Công tác lập kế hoạch tổ chức thường bắt đầu từ 2-3 tháng trước khi sự kiện hoặc cuộc họp diễn ra, nhằm đảm bảo mọi thứ được chuẩn bị chu đáo và hoàn tất kịp thời.
- Nội dung cuộc họp, sự kiện được chuẩn bị kỹ lưỡng, chỉn chu
- Công tác tổ chức được chuẩn bị chỉnh chu, tất cả các khâu, nội dung công việc được kiểm soát cả về nội dung lẫn hình thức
Cơ sở vật chất cho công tác tổ chức được đầu tư và nâng cấp với chất lượng cao, đảm bảo đáp ứng tốt nhất cho các sự kiện Các địa điểm thuê ngoài được lựa chọn kỹ càng, phù hợp với nội dung và mục đích của cuộc họp hoặc sự kiện.
- Chi phí tổ chức các cuộc họp, sự kiện được tính toán chi tiết tránh lãng phí
- Đội ngũ cán bộ tổ chức luôn áp dụng công nghệ tiên tiến hiện đại vào trong các nhiệm vụ được giao
Hiện nay, còn thiếu các văn bản hướng dẫn chi tiết về quy trình và nhiệm vụ cần thực hiện trong tổ chức cuộc họp và sự kiện, dẫn đến khó khăn trong quá trình tổ chức.
Việc sắp xếp vị trí chỗ ngồi trong các cuộc họp và sự kiện thường bị bỏ qua, dẫn đến tình trạng lộn xộn ngay từ đầu Điều này không chỉ gây ra sự ồn ào mà còn làm tốn thời gian để ổn định trật tự.
Công tác kiểm soát số lượng đại biểu tham dự các cuộc họp và sự kiện vẫn chưa được thực hiện hiệu quả, gây ra tình trạng thiếu hụt hoặc thừa thãi đại biểu.
- Cơ sở vật chất hiện đại nhưng không được tiến hành thường xuyên bảo trì dẫn đến việc một số thiết bị trở nên hư hỏng và gián đoạn
Việc ứng dụng khoa học công nghệ trong tổ chức vẫn chưa được chú trọng đúng mức, chủ yếu chỉ dừng lại ở việc soạn thảo văn bản và báo cáo.
Đội ngũ công chức và chuyên viên, với nhiều năm kinh nghiệm, thường gặp khó khăn trong việc đổi mới do một số người đã đến tuổi nghỉ hưu Họ có xu hướng áp dụng các phương pháp làm việc quen thuộc, dẫn đến sự chậm chạp trong việc thích ứng với những thay đổi mới.
Họp trực tuyến là một phương thức hiệu quả nhưng chưa được phổ biến rộng rãi trong các cơ quan Việc ứng dụng công nghệ thông tin để gửi tài liệu trước cho người tham gia vẫn chưa phát triển, dẫn đến tình trạng phát tài liệu dày ngay khi bắt đầu cuộc họp Điều này gây khó khăn cho người tham gia trong việc nắm bắt nội dung và tốn thời gian tìm hiểu tài liệu.
37 tìm hiểu không kỹ dẫn đến tình trạng không có ý kiến đóng góp cho vấn đề thảo luận
Hiện tại, Hội VASEAN chưa có quy định cụ thể về chế độ họp và sự kiện, dẫn đến việc quản lý còn thiếu chặt chẽ và hợp lý.
Việc phân công công việc trong tổ chức chưa được thống nhất và thiếu sự hiểu biết giữa các thành viên phối hợp đã dẫn đến sự lộn xộn và khó khăn trong kiểm soát quá trình tổ chức và thực hiện các nhiệm vụ.
- Nguồn kinh phí cho mỗi cuộc họp, sự kiện còn hạn chế, chưa phân bổ đều từ đó gây ra lãng phí
- Đại biểu, khách mời tham dự còn chưa chủ động trong công tác đăng ký đại biểu, gây khó khăn cho việc kiểm soát số lượng đại biểu
Các yếu tố ngoại cảnh đóng vai trò quan trọng trong việc ảnh hưởng đến tổ chức và diễn ra các cuộc họp, sự kiện.
- Những kinh nghiệm được rút ra từ cuộc họp, sự kiện trước vẫn chưa thực sự hiệu quả với các cán bộ, còn lặp lại các lỗi cũ
Trong chương 2, tác giả khảo sát thực trạng tổ chức họp và sự kiện tại Hội VASEAN, so sánh lý luận chung với thực tiễn tại Hội Qua đó, tác giả đưa ra những đánh giá khách quan về công tác tổ chức này, làm cơ sở cho việc đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức họp và sự kiện, góp phần phát triển hợp tác kinh tế Việt Nam – ASEAN.
