THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG LẬP HỒ SƠ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘITHỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG LẬP HỒ SƠ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘITHỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG LẬP HỒ SƠ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘITHỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG LẬP HỒ SƠ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘITHỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG LẬP HỒ SƠ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ
Cơ sở lý luận
1.1.1 Một số khái niệm cơ bản
Theo Khoản 10 Điều 2 của Luật Lưu trữ năm 2011, hồ sơ được định nghĩa là tập hợp các tài liệu liên quan đến một vấn đề, sự việc, hoặc đối tượng cụ thể, được hình thành trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc thuộc chức năng và nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, hoặc cá nhân.
Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, hồ sơ được định nghĩa là tập hợp các văn bản và tài liệu liên quan đến một vấn đề, sự việc hoặc đối tượng cụ thể Hồ sơ hình thành trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân, phản ánh chức năng và nhiệm vụ của họ.
Theo Luật Lưu trữ năm 2011, việc lập hồ sơ được định nghĩa là quá trình tập hợp và sắp xếp tài liệu phát sinh trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân Hồ sơ được hình thành dựa trên những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ, việc lập hồ sơ được định nghĩa là quá trình tập hợp và sắp xếp các văn bản, tài liệu phát sinh trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân, dựa trên những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
Trong các cơ quan, tổ chức, thường xuất hiện ba loại hồ sơ cơ bản: hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ nhân sự.
Theo Giáo trình Văn thư (Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, NXB Lao Động năm 2016), các loại hồ sơ này được định nghĩa như sau:
Hồ sơ công việc là tập hợp các văn bản và tài liệu liên quan đến một vấn đề hoặc sự việc cụ thể, có chung đặc điểm như tên gọi và tác giả Những hồ sơ này được hình thành trong quá trình thực hiện chức năng và nhiệm vụ của một cơ quan hoặc đơn vị.
Hồ sơ nguyên tắc là bộ tài liệu quy phạm pháp luật và hướng dẫn chi tiết về các công tác nghiệp vụ cụ thể, đóng vai trò là căn cứ pháp lý và công cụ tra cứu hữu ích cho việc giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức và cá nhân.
Hồ sơ nhân sự là tập hợp các văn bản và tài liệu liên quan đến một cá nhân, bao gồm hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ và hồ sơ học sinh, nhằm mục đích quản lý thông tin và theo dõi quá trình phát triển của từng cá nhân.
1.1.2 Yêu cầu, phương pháp lập hồ sơ
1.1.2.1 Yêu cầu lập hồ sơ
Lập hồ sơ là một quá trình quan trọng cần được thực hiện song song với việc giải quyết công việc, theo quy định của Luật Lưu trữ năm 2011 Cụ thể, lập hồ sơ bao gồm việc tập hợp và sắp xếp tài liệu phát sinh trong quá trình làm việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân Do đó, khi bắt đầu một công việc, cán bộ, công chức cần mở hồ sơ và cập nhật đầy đủ các văn bản, tài liệu liên quan Khi công việc hoàn thành, hồ sơ sẽ được kết thúc và chuẩn bị để nộp lưu trữ theo quy định.
- Lập hồ sơ phải tuân thủ theo quy trình, phương pháp lập hồ sơ
Quy trình và phương pháp lập hồ sơ đã được quy định rõ ràng trong Nghị định và Thông tư của Chính phủ, cùng với các văn bản chỉ đạo của UBND Thành phố, nhằm hướng dẫn cán bộ, công chức trong việc lập hồ sơ khi giải quyết công việc Để đảm bảo chất lượng hồ sơ, cán bộ, công chức cần tuân thủ các quy trình cụ thể, bao gồm việc mở hồ sơ, thu thập và cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ, cũng như quy trình kết thúc hồ sơ.
- Lập hồ sơ phải do cán bộ, công chức chuyên môn thực hiện
Hồ sơ công việc được lập và hoàn thiện bởi cán bộ, công chức chuyên môn, chịu trách nhiệm theo dõi và giải quyết công việc từ khi bắt đầu đến khi kết thúc Chỉ những người trực tiếp tham gia mới nắm rõ diễn biến và quá trình của sự việc Khi lập hồ sơ, họ sẽ xác định các tài liệu cần thiết, từ đó thu thập và cập nhật thông tin liên quan một cách đầy đủ và chính xác nhất.
- Hồ sơ lập phải có chất lượng, đảm bảo các yêu cầu sau:
Hồ sơ phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan, tổ chức hình thành hồ sơ.
Lập hồ sơ đúng yêu cầu nghĩa là hồ sơ phải phản ánh chính xác chức năng và nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị tại thời điểm hình thành Những văn bản không phù hợp sẽ không được lập hồ sơ Việc này không chỉ giúp phản ánh đúng đắn hoạt động của cơ quan, đơn vị mà còn thuận lợi cho việc tra cứu tài liệu và nâng cao chất lượng hồ sơ.
Các văn bản và tài liệu trong hồ sơ cần phải liên kết chặt chẽ với nhau, đồng thời phản ánh chính xác trình tự diễn biến của sự việc hoặc quá trình giải quyết công việc.
Khi lập hồ sơ, cần chú ý đến vấn đề cần giải quyết, vì văn bản trong quá trình này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau Hồ sơ được lập phải đảm bảo tính liên kết của các văn bản, phản ánh đầy đủ vấn đề và sự kiện, đồng thời giữ được mối liên hệ lịch sử Điều này sẽ hỗ trợ người nghiên cứu trong việc tra cứu và sử dụng tài liệu một cách dễ dàng và hiệu quả.
Sau khi thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu cần được sắp xếp theo một trình tự nhất định để phản ánh đúng diễn biến của sự việc hoặc quy trình giải quyết công việc.
Các văn bản trong hồ sơ phải cùng giá trị
Cơ sở pháp lý
1.2.1 Văn bản quản lý, chỉ đạo của cơ quan quản lý nhà nước ở Trung ương
Vấn đề lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đã được quy định rõ ràng trong nhiều văn bản pháp luật và hướng dẫn của các cơ quan có thẩm quyền.
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH11 ngày 11/11/2011
Thông tư số 07/2012/TT-BNV, ban hành ngày 22/11/2012 bởi Bộ Nội vụ, quy định về việc quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Thông tư này nhằm hướng dẫn các cơ quan, tổ chức trong việc thực hiện quy trình lưu trữ tài liệu, đảm bảo tính hợp lệ và hiệu quả trong công tác quản lý hồ sơ Việc tuân thủ các quy định của thông tư sẽ góp phần nâng cao chất lượng công tác lưu trữ, bảo vệ thông tin và tài liệu quan trọng của cơ quan.
- Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức
Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử Chỉ thị này yêu cầu các cơ quan, tổ chức phải thực hiện nghiêm túc việc quản lý, bảo quản và lưu trữ tài liệu để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong công tác lưu trữ Việc này không chỉ giúp bảo tồn di sản văn hóa mà còn hỗ trợ cho công tác nghiên cứu, tra cứu thông tin trong tương lai.
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ quy định về công tác văn thư, yêu cầu mỗi cá nhân phải lập hồ sơ công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ Đồng thời, cần đảm bảo yêu cầu và chất lượng của hồ sơ theo quy định trước khi nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
1.2.2 Văn bản quản lý, chỉ đạo của UBND Thành phố và UBND Quận 1.2.2.1 Văn bản của UBND TP Hà Nội
Chỉ thị số 19/2010/CT-UBND, ban hành ngày 24/9/2010, của Chủ tịch UBND Thành phố, nhấn mạnh việc tăng cường công tác quản lý Nhà nước về văn thư và lưu trữ tại địa bàn TP Mục tiêu của chỉ thị là nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu, bảo đảm an toàn thông tin và phục vụ tốt hơn cho công tác hành chính Chỉ thị yêu cầu các cơ quan, đơn vị thực hiện nghiêm túc các quy định về văn thư, lưu trữ, đồng thời đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài liệu.
Quyết định số 38/2014/QĐ-UBND ngày 07/11/2014 của UBND TP Hà Nội quy định về việc lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại các tổ chức, cơ quan trên địa bàn thành phố Quy định này nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu, đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng truy cập thông tin trong các cơ quan nhà nước.
Chỉ thị số 11/CT-UBND ban hành ngày 11/9/2017 của UBND Thành phố Hà Nội nhấn mạnh việc tăng cường quản lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố Chỉ thị này nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ, bảo đảm an toàn và bảo mật thông tin, đồng thời đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước và phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng tài liệu của tổ chức và công dân.
Công văn số 6084/UBND-VX ngày 04/10/2017 của UBND thành phố Hà Nội đã triển khai thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ Mục tiêu của chỉ thị là tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và bảo tồn tài liệu quan trọng.
Kế hoạch số 4394/KH-SNV, ban hành ngày 03/11/2017, của Sở Nội vụ TP Hà Nội nhằm tổ chức thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ và Chỉ thị số 11/CT-UBND của Chủ tịch UBND Thành phố, được ban hành vào ngày 07/9/2017 và 11/9/2017.
Công văn số 247/UBND-VX ngày 16/01/2020 của UBND Thành phố về xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2020;
1.2.2.2 Văn bản của UBND quận Tây Hồ
Kế hoạch số 419/KH-UBND ngày 21/11/2016 của UBND quận Tây Hồ về triển khai thực hiện Quyết định số 38/2014/QĐ-UBND ngày 07/11/2014 của UBND
TP Hà Nội đã ban hành Quy định mới về việc lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại các tổ chức, cơ quan trên địa bàn thành phố Quy định này nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu và đảm bảo tính minh bạch trong công tác lưu trữ.
Kế hoạch số 103/KH-UBND ngày 20 tháng 3 năm 2018 về phát triển ngành văn thư, lưu trữ Quận Tây Hồ đến năm 2025;
Quyết định số 189/QĐ-UBND ngày 09/8/2018 của UBND quận Tây Hồ về ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ;
Kế hoạch số 1022/KH-UBND của UBND quận Tây Hồ, ban hành ngày 13/02/2020, nhằm thực hiện công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ trong năm 2020.
Mặc dù UBND Thành phố và UBND quận Tây Hồ đã ban hành nhiều văn bản quản lý về công tác văn thư lưu trữ, nhưng nhiều văn bản cũ không còn phù hợp do Chính phủ đã ban hành các quy định mới Cụ thể, Quyết định số 189/QĐ-UBND ngày 09/8/2018 về quy chế công tác văn thư, lưu trữ cần được xem xét lại Hiện tại, một số văn bản quan trọng liên quan đến việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ vẫn chưa được thực hiện, như việc xây dựng Danh mục hồ sơ nộp lưu và bảng hướng dẫn công tác lập hồ sơ.
Trong chương này, tôi tập trung nghiên cứu cơ sở lý luận và pháp lý liên quan đến việc lập hồ sơ, đồng thời xây dựng tiêu chí đánh giá chất lượng công tác này cho UBND quận Tây Hồ, TP Hà Nội Những căn cứ này sẽ giúp tôi đánh giá chất lượng công tác lập hồ sơ tại UBND quận Tây Hồ, từ đó tìm hiểu thực trạng và đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ trong Chương 2.
THỰC TRẠNG CHẤT LƯỢNG LẬP HỒ SƠ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI
Khái quát chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ
UBND quận Tây Hồ là cơ quan quản lý hành chính cấp huyện thuộc TP Hà Nội, được thành lập ngày 28/10/1995 theo Nghị định 69/CP Quận Tây Hồ là trung tâm dịch vụ - du lịch và văn hoá, đồng thời là vùng bảo vệ cảnh quan thiên nhiên của Thủ đô Nằm ở phía Tây Bắc Hà Nội, quận có diện tích 24,0 km2, bao gồm 8 phường: Bưởi, Yên Phụ, Thuỵ Khuê, Tứ Liên, Quảng An, Nhật Tân, Xuân La và Phú Thương Quận Tây Hồ giáp với quận Long Biên ở phía đông, huyện Từ Liêm và quận Cầu Giấy ở phía tây, quận Ba Đình ở phía nam, và huyện Đông Anh ở phía bắc Địa hình quận tương đối bằng phẳng, thấp dần từ bắc xuống nam.
Quận Tây Hồ nổi bật với Hồ Tây rộng khoảng 526 ha, là một trong những cảnh quan thiên nhiên đẹp nhất của Hà Nội Hồ Tây được bao quanh bởi sông Hồng ở phía bắc và phía đông, tạo nên một khung cảnh hữu tình Khu vực xung quanh hồ còn lưu giữ nhiều làng nghề truyền thống lâu đời, cùng với các di tích lịch sử có giá trị, góp phần làm phong phú thêm văn hóa và di sản của Tây Hồ.
Hồ trở thành một danh thắng nổi bật nhất của Thủ đô.
UBND do HĐND bầu là cơ quan chấp hành của HĐND và là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, có trách nhiệm thực hiện Hiến pháp, luật, văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND UBND đảm bảo thực hiện các chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và các chính sách khác trên địa bàn Bên cạnh đó, UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước tại địa phương, góp phần vào sự chỉ đạo và quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương đến cơ sở.
2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Đề thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở, UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ, quyền hạn trong mọi lĩnh vực từ kinh tế, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, xây dựng, giao thông vận tải, thương mại, dịch vụ và du lịch, giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao, khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội và trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, thi hành pháp luật, xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính
UBND quận Tây Hồ hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ và chế độ thủ trưởng, bao gồm 01 Chủ tịch, 02 Phó Chủ tịch và 5 Ủy viên Hiện tại, UBND quận Tây Hồ có 12 phòng chuyên môn để thực hiện các nhiệm vụ quản lý và phát triển địa phương.
2.1.4 Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động quản lý của UBND quận Tây Hồ
UBND quận Tây Hồ là cơ quan hành chính cấp huyện, chịu trách nhiệm trước HĐND và UBND TP Hà Nội trong việc quản lý các lĩnh vực như chính trị, xã hội, quốc phòng, an ninh, kinh tế, tài nguyên, môi trường, giáo dục, xây dựng và thương mại Do đó, tài liệu hình thành từ hoạt động quản lý của UBND quận Tây Hồ rất phong phú và đa dạng, bao gồm tài liệu hành chính, khoa học kỹ thuật, công nghệ và tài liệu nghe nhìn Nội dung của các tài liệu này phản ánh hoạt động quản lý nhà nước trên nhiều lĩnh vực, như y tế, kinh tế, tài chính, tài nguyên – môi trường, quản lý đô thị, tư pháp và văn hóa – thông tin.
Thực trạng công tác lập hồ tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ
2.2.1 Tổ chức công tác lập hồ sơ
2.2.1.1 Nhận thức của lãnh đạo, cán bộ công chức về công tác lập hồ sơ
Hàng năm, UBND quận Tây Hồ thực hiện việc ban hành các văn bản chỉ đạo và kiểm tra liên quan đến công tác lập hồ sơ, bao gồm việc xây dựng kế hoạch kiểm tra và tổ chức kiểm tra công tác văn thư lưu trữ tại các đơn vị trên địa bàn quận Đồng thời, quận cũng tổ chức các khóa tập huấn nhằm nâng cao nghiệp vụ lập hồ sơ Ví dụ, vào năm 2019, quận đã ban hành Kế hoạch số 6031/KH-UBND ngày 03/6/2019 để tổ chức bồi dưỡng công tác văn thư, lưu trữ.
Cán bộ được cử tham gia các lớp tập huấn về công tác văn thư lưu trữ do Sở Nội vụ TP Hà Nội tổ chức nhằm nâng cao năng lực và hiệu quả trong công việc.
Năm 2020, Sở Nội vụ TP Hà Nội đã tổ chức các lớp tập huấn lập hồ sơ công việc, trong đó có sự tham gia của 6/12 phòng chuyên môn, bao gồm phòng Thanh tra, phòng Giáo dục và Đào tạo, phòng Tài chính Kế hoạch, phòng Tài nguyên Môi trường, phòng Kinh Tế và phòng Tư pháp.
Cán bộ, công chức chuyên môn tại các đơn vị đã thể hiện ý thức cao trong việc lập và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Nhiều phòng chuyên môn như Thanh tra quận Tây Hồ, phòng Tài chính – Kế hoạch, phòng Nội vụ và phòng Tư pháp đã thực hiện tốt công tác này, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ.
Mặc dù công tác lập hồ sơ rất quan trọng trong quá trình giải quyết công việc, nhưng vẫn còn nhiều công chức chuyên môn xem nhẹ nhiệm vụ này Nhiều người vẫn chưa thực hiện việc lập hồ sơ đúng cách, hoặc cho rằng đây chỉ là trách nhiệm của nhân viên văn thư và nhân viên lưu trữ.
Lãnh đạo và cán bộ công chức UBND quận Tây Hồ đã thể hiện sự quan tâm đến công tác lập hồ sơ, tuy nhiên mức độ quan tâm này vẫn chưa đủ Nhiều cán bộ chuyên môn vẫn chưa thực hiện việc lập hồ sơ một cách nghiêm túc, thường chỉ làm cho có hoặc đối phó Hiện tại, Văn phòng HĐND và UBND quận đang theo dõi việc thực hiện của các cơ quan, đơn vị và phối hợp với phòng Nội vụ để chấm điểm thi đua dựa trên các tiêu chí đã đề ra.
Việc kiểm tra công tác văn thư lưu trữ tại các phòng chuyên môn thường chỉ mang tính hình thức với quy định "6 không 4 có" Điều này dẫn đến việc chất lượng hồ sơ không được chú trọng, trong khi các yếu tố như việc lập hồ sơ, tính chính xác và chất lượng của hồ sơ đều không được đề cập trong nội dung kiểm tra hàng năm.
2.2.1.2 Ban hành văn bản quy định, hướng dẫn công tác lập hồ sơ
UBND quận Tây Hồ đã ban hành văn bản chỉ đạo về công tác lập hồ sơ, trong đó bao gồm một số văn bản quan trọng.
Công văn số 1444/UBND-NV ngày 09/03/2018 hướng dẫn triển khai chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/09/2017 của Chính phủ, nhằm tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử Việc thực hiện chỉ thị này là cần thiết để nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ, bảo đảm tính minh bạch và truy xuất thông tin trong các cơ quan nhà nước.
+ Công văn số 4394/UBND-NV ngày 14/6/2018 của Chủ tịch UBND quận Tây Hồ về chấn chỉnh công tác văn thư, lưu trữ, quản lý tài liệu lưu trữ;
+ Quyết định số 189/QĐ-UBND ngày 09/8/2018 của UBND quận Tây Hồ về ban hành quy chế công tác văn thu, lưu trữ;
Dựa trên các chỉ đạo của UBND quận Tây Hồ, các phòng chuyên môn tại đây đã ban hành hướng dẫn cụ thể về công tác văn thư lưu trữ và lập hồ sơ cho đơn vị của mình.
Theo Báo cáo công tác văn thư năm 2020 từ các đơn vị gửi đến phòng Nội vụ tại UBND quận Tây Hồ, có 9/12 phòng chuyên môn đã xây dựng và ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ, và 12/12 phòng chuyên môn đã hoàn thành Danh mục hồ sơ nộp lưu hàng năm Tuy nhiên, vẫn chưa có đơn vị nào xây dựng bản Hướng dẫn công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.
2.2.1.3 Tổ chức triển khai, quán triệt các văn bản quy định, hướng dẫn công tác lập hồ sơ
Qua báo cáo kiểm tra công tác văn thư lưu trữ hàng năm tại UBND quận Tây
Hồ nhận thấy rằng các đơn vị đang thực hiện văn bản quy định và hướng dẫn về việc lập hồ sơ phổ biến chủ yếu thông qua hình thức dán bảng tin Tuy nhiên, hiện tại chưa có phòng chuyên môn nào tổ chức các hội nghị chuyên đề liên quan đến công tác này.
Tại UBND quận Tây Hồ, công tác lập hồ sơ đã được triển khai qua nhiều hình thức như sinh hoạt chuyên môn, hội nghị chuyên đề, và các lớp tập huấn Tuy nhiên, việc quán triệt các văn bản hướng dẫn về lập hồ sơ và lưu trữ tài liệu vẫn chưa đạt hiệu quả cao Cần tăng cường công tác triển khai trong thời gian tới để đảm bảo mọi cán bộ, công chức nắm rõ nội dung và thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả.
2.2.1.4 Kiểm tra, đánh giá về công tác lập hồ sơ
Theo báo cáo về công tác văn thư lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ, việc kiểm tra và đánh giá lập hồ sơ đã được thực hiện nhưng chưa thường xuyên Hàng năm, dưới sự tham mưu của phòng Nội vụ, UBND quận Tây Hồ xây dựng Kế hoạch kiểm tra công tác văn thư lưu trữ, trong đó nêu rõ mục đích, yêu cầu, đối tượng kiểm tra, nội dung, thời gian và thành phần kiểm tra.
Sau mỗi đợt kiểm tra, phòng Nội vụ sẽ ban hành báo cáo kết quả kiểm tra gửi đến các đơn vị liên quan Mục đích của báo cáo này là rút kinh nghiệm cho các lĩnh vực đã thực hiện tốt và những lĩnh vực cần cải thiện trong công tác văn thư, lưu trữ.
Đánh giá chất lượng lập hồ sơ tại Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ, từ Trung ương đến địa phương đã ban hành hệ thống văn bản quản lý và hướng dẫn đầy đủ Tại UBND quận Tây Hồ, 100% các phòng chuyên môn đã ban hành Danh mục hồ sơ, trong đó 70% đã xây dựng và ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ.
Nhiều đơn vị và cá nhân đã chủ động lập hồ sơ trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao, với tỷ lệ cán bộ, công chức lập hồ sơ hiện hành tương đối cao Đặc biệt, nhiều cán bộ chuyên môn tại các phòng như Tài nguyên – Môi trường, Tư pháp và Thanh tra thể hiện ý thức cao trong việc thu thập văn bản và tài liệu vào hồ sơ.
UBND quận Tây Hồ đã ban hành Kế hoạch kiểm tra hàng năm và thực hiện chấm điểm thi đua, điều này đã góp phần quan trọng vào việc ban hành và hoàn thiện các văn bản theo quy định.
Bên cạnh những kết quả đạt được thì công tác lập hồ sơ tại UBND quận Tây
Hồ còn nhiều tồn tại, hạn chế, cụ thể như sau:
Đến năm 2021, UBND quận Tây Hồ vẫn chưa hoàn thành việc xây dựng Danh mục hồ sơ nộp lưu, điều này ảnh hưởng đến việc hướng dẫn các phòng chuyên môn trong quy trình xây dựng Danh mục hồ sơ.
Việc xây dựng Danh mục hồ sơ chưa được chú ý đến Kế hoạch và nhiệm vụ công tác hàng năm của cơ quan dẫn đến sự không phù hợp với thực tế Mỗi năm, các đơn vị đều nhận nhiệm vụ mới, nhưng Danh mục hồ sơ vẫn chưa phản ánh điều này Hệ quả là tỷ lệ cán bộ, công chức chưa áp dụng Danh mục hồ sơ trong quá trình thực hiện nhiệm vụ vẫn còn phổ biến.
Tất cả các phòng chuyên môn hiện chưa xây dựng và ban hành văn bản hướng dẫn về công tác lập hồ sơ, dẫn đến việc nhiều công chức chưa nắm rõ tài liệu cần thu thập và bổ sung Điều này làm giảm chất lượng hồ sơ trong quá trình giải quyết công việc.
Tình trạng cán bộ, công chức chưa lập hồ sơ hiện hành vẫn còn tồn tại, dẫn đến tỷ lệ lập hồ sơ song song với quá trình giải quyết công việc ở mức thấp.
Năm là, tỷ lệ cán bộ, công chức chuyên môn thực hiện đúng quy trình, phương pháp lập hồ sơ còn thấp
Tỷ lệ cán bộ, công chức chưa nhận thức đúng trách nhiệm lập hồ sơ vẫn còn cao, với nhiều người vẫn cho rằng việc này chỉ là trách nhiệm của Văn thư và Lưu trữ cơ quan.
Việc lập hồ sơ hiện hành chưa được thực hiện một cách nề nếp, dẫn đến cán bộ, công chức chưa nhận thức đầy đủ trách nhiệm của mình trong việc này Họ chưa tiến hành lập hồ sơ ngay khi giải quyết công việc, và phương pháp lập hồ sơ cũng chưa đúng Kết quả là, chất lượng hồ sơ không đảm bảo, nhiều hồ sơ không đáp ứng yêu cầu cần thiết.
2.3.3 Nguyên nhân của những hạn chế
Nhiều phòng chuyên môn vẫn chưa thiết lập quy chế công tác văn thư lưu trữ, dẫn đến việc các quy định về trách nhiệm lập hồ sơ chưa được cụ thể hóa trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư, lưu trữ của từng đơn vị.
Nhận thức của lãnh đạo và cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ về việc lập hồ sơ còn hạn chế Nhiều lãnh đạo phòng chuyên môn chưa có chỉ đạo rõ ràng và thiếu hướng dẫn đầy đủ, dẫn đến chất lượng văn bản không đảm bảo.
Khi thực hiện nhiệm vụ, cán bộ, công chức đã chú trọng đến việc thu thập và bổ sung tài liệu vào hồ sơ Tuy nhiên, họ lại không quan tâm đến việc hồ sơ đã lập có đáp ứng yêu cầu theo quy định hay không.
Công tác triển khai quán triệt văn bản quy định và hướng dẫn lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đã được thực hiện, tuy nhiên vẫn chỉ dừng lại ở việc bộ phận tham mưu ban hành văn bản gửi đến các phòng chuyên môn để thực hiện.
Nhiều cán bộ, công chức chuyên môn chưa được đào tạo về lập hồ sơ công việc, dẫn đến phong cách làm việc thiếu khoa học và nhận thức chưa đầy đủ về trách nhiệm của mình trong việc này Họ thường coi việc lập hồ sơ là nhiệm vụ của Văn thư và Lưu trữ, nên không chủ động trong quá trình này Hệ quả là công văn, giấy tờ không được sắp xếp và lưu giữ cẩn thận, làm tăng thời gian tìm kiếm và tra cứu hồ sơ, ảnh hưởng lớn đến hiệu quả công việc hàng ngày.
Sáu là, tổ chức kiểm tra và đánh giá công tác lập hồ sơ diễn ra thường xuyên, nhưng số lượng đơn vị được kiểm tra hàng năm còn ít và hình thức kiểm tra chưa đa dạng Nội dung kiểm tra chủ yếu tập trung vào công tác văn thư – lưu trữ mà chưa chú trọng đến chất lượng hồ sơ Hơn nữa, kết quả kiểm tra và các biện pháp chế tài áp dụng đối với các đơn vị, cá nhân vẫn chưa đủ mạnh để tạo sức răn đe hiệu quả.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG LẬP HỒ SƠ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI
Nhóm giải pháp về hoạt động quản lý
3.1.1 Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, cán bộ, công chức về công tác lập hồ sơ
Công tác lập hồ sơ hiệu quả phụ thuộc vào vai trò quan trọng của bộ phận nhân sự, đặc biệt là quản lý và nhân viên văn thư, lưu trữ Hoạt động này mang tính chủ quan, vì vậy nếu mọi người nhận thức đúng về tầm quan trọng của việc lập hồ sơ, họ sẽ có ý thức hơn trong quá trình thực hiện, từ đó nâng cao chất lượng hồ sơ được lập.
Trách nhiệm của lãnh đạo và cán bộ, công chức chuyên môn đóng vai trò quan trọng trong việc lập hồ sơ tại các cơ quan tổ chức, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công tác này Để nâng cao nhận thức của bộ phận này, tác giả đề xuất một số giải pháp hiệu quả.
- Đẩy mạnh hoạt động tuyên truyền:
Văn phòng và Phòng Nội vụ cần hợp tác chặt chẽ trong việc tuyên truyền và giáo dục để nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ trong hoạt động của đơn vị Đặc biệt, cần chú trọng vào việc phổ biến Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, và Thông tư số 09/2011/TT-BNV để đảm bảo mọi nhân viên đều hiểu rõ và thực hiện đúng quy định.
Bộ Nội vụ đã quy định thời hạn bảo quản hồ sơ và tài liệu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức theo các quy định hiện hành của nhà nước Cụ thể, Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 đã ban hành Bảng THBQ mẫu hồ sơ và tài liệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban Nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
- Đào tạo bồi dưỡng cho cán bộ, công chức về công tác lập hồ sơ
Lãnh đạo các phòng chuyên môn yêu cầu cán bộ, công chức tham gia các lớp tập huấn về lập hồ sơ do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Sở Nội vụ, và Chi cục Văn thư lưu trữ Tp Hà Nội tổ chức Đây được xem là nhiệm vụ bắt buộc trong kế hoạch công tác năm, đồng thời là căn cứ để đánh giá hiệu quả công việc của cán bộ, công chức vào cuối năm.
Mời các chuyên gia lập hồ sơ đến tập huấn tại đơn vị, giúp cán bộ, công chức hiểu rõ hơn về khối hồ sơ và tài liệu liên quan đến công việc của mình.
3.1.2 Ban hành các văn bản quy định hướng dẫn công tác lập hồ sơ
Phòng Nội vụ tiếp tục tham mưu triển khai Quyết định số 38/QĐ-UBND ngày 07/11/2014 của UBND TP Hà Nội về việc lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan Đồng thời, thực hiện Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư Đối với các đơn vị như phòng Thanh Tra, phòng Tài nguyên Môi trường, và phòng Tư pháp chưa xây dựng quy chế Văn thư lưu trữ, lãnh đạo cần chỉ đạo đẩy nhanh việc này để hướng dẫn công tác văn thư lưu trữ Quy chế làm việc và quy chế công tác văn thư lưu trữ của từng đơn vị cần quy định cụ thể về công tác này, làm cơ sở đánh giá cán bộ, công chức trong thực hiện nhiệm vụ.
Chủ tịch UBND quận Tây Hồ đã chỉ đạo việc ban hành Danh mục hồ sơ và Hướng dẫn nghiệp vụ liên quan đến công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Điều này nhằm giúp các phòng chuyên môn có cơ sở để sửa đổi và hoàn thiện Danh mục hồ sơ, phù hợp với tình hình phát sinh tài liệu của đơn vị cũng như Hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lập hồ sơ.
Mỗi phòng chuyên môn cần xây dựng Hướng dẫn nghiệp vụ cho công tác lập hồ sơ, điều này đặc biệt quan trọng đối với các đơn vị có cán bộ văn thư kiêm nhiệm mà không được đào tạo chuyên ngành Do đó, việc phối hợp giữa các bộ phận và cán bộ chuyên môn là cần thiết để thực hiện hiệu quả công việc này.
3.1.3 Đa dạng hóa hình thức triển khai, quán triệt văn bản quy định, hướng dẫn công tác lập hồ sơ
Việc triển khai và quán triệt các văn bản quy định về lập hồ sơ là rất quan trọng, giúp cán bộ chủ chốt và cán bộ văn thư lưu trữ hiểu rõ trách nhiệm và phương pháp cần thiết Để hồ sơ đạt chất lượng và phát huy giá trị trong hoạt động của đơn vị, các cơ quan cần thường xuyên cập nhật các văn bản mới từ nhà nước để đảm bảo quy trình lập hồ sơ đồng bộ và đúng quy định UBND quận Tây Hồ cần thực hiện nhiều hình thức triển khai như ban hành văn bản, tổ chức buổi sinh hoạt chuyên môn, hội nghị chuyên đề và các lớp tập huấn, trong đó cần chú trọng tổ chức hội nghị riêng cho từng phòng chuyên môn để cán bộ dễ dàng nắm bắt quy trình và nội dung tài liệu cần thu thập Thành phần tham dự cần bao gồm tất cả cán bộ, công chức trong đơn vị để mọi người đều hiểu rõ phương pháp lập hồ sơ, đồng thời cần tổ chức các lớp tập huấn thường xuyên để nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của công tác này.
3.1.4 Tăng cường kiểm tra, đánh giá về công tác lập hồ sơ
Kiểm tra và đánh giá công tác lập hồ sơ là một nhiệm vụ quan trọng nhằm đảm bảo quy trình lập hồ sơ được thực hiện một cách nghiêm túc Điều này không chỉ nâng cao ý thức và trách nhiệm của từng cá nhân mà còn khuyến khích tinh thần tự giác trong việc thực hiện các công việc chuyên môn được giao.
Công tác kiểm tra văn thư lưu trữ cần được thực hiện đột xuất hoặc theo định kỳ 6 tháng, 1 năm theo kế hoạch của từng đơn vị Kiểm tra có thể do các cơ quan quản lý cấp trên như Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Chi cục Văn thư lưu trữ TP Hà Nội, hoặc phòng Nội vụ thực hiện Ngoài ra, lãnh đạo và các công chức chuyên môn cũng có thể thực hiện kiểm tra chéo để đảm bảo tính khách quan trong đánh giá.
Sau khi tiến hành kiểm tra, cần lập báo cáo đánh giá cụ thể về mức độ hoàn thành công việc của mỗi công chức Việc đưa kết quả thực hiện công việc vào đánh giá cuối năm sẽ giúp xác định các hình thức khen thưởng và xử phạt hợp lý, từ đó tạo động lực cho những người làm tốt và tăng cường tính răn đe đối với những cá nhân chưa chú trọng vào công tác lập hồ sơ.
3.1.5 Bổ sung, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho bộ phận làm công tác Văn thư Lưu trữ
Nhân viên văn thư lưu trữ trong mỗi cơ quan, đơn vị đóng vai trò then chốt trong việc nắm bắt quy định và quy trình lập hồ sơ Để cải thiện chất lượng công tác này, cần nâng cao nhận thức của họ về tầm quan trọng của công việc, từ đó khuyến khích sự chủ động trong việc tham mưu và đề xuất các văn bản hướng dẫn Bên cạnh đó, việc nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ nhân viên cũng là yếu tố quan trọng, giúp họ có khả năng tham mưu hiệu quả hơn trong quá trình giải quyết công việc.
- Kiện toàn tổ chức và biên chế làm công tác văn thư, lưu trữ ở cơ quan
Công tác văn thư trong cơ quan được thực hiện bởi nhiều bộ phận, trong đó bộ phận văn thư chuyên trách chịu trách nhiệm tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản, sắp xếp, bảo quản và phục vụ tra cứu bản lưu văn bản, cũng như quản lý con dấu Ngoài ra, bộ phận này còn thực hiện soạn thảo, ban hành văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Bộ phận lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Do đó, việc kiện toàn tổ chức bộ máy văn thư và lưu trữ chuyên trách cần được chú trọng để đáp ứng hiệu quả các công việc nêu trên.
- Nâng cao trình độ năng lực cho đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ
Nhóm giải pháp về hoạt động nghiệp vụ
3.2.1 Xây dựng Danh mục hồ sơ
Việc xây dựng Danh mục hồ sơ đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân thông qua hệ thống hồ sơ Nó không chỉ nâng cao ý thức trách nhiệm trong việc lập và quản lý hồ sơ mà còn giúp cán bộ, công chức, viên chức hiểu rõ thành phần, nội dung và khối lượng văn bản cần thiết trong quá trình giải quyết công việc Điều này góp phần giảm thiểu tình trạng phân tán, thất lạc tài liệu, đồng thời tạo cơ sở để lựa chọn và lưu trữ những tài liệu có giá trị, phục vụ cho nhu cầu khai thác và sử dụng hiệu quả.
Xác định đơn vị chủ trì: Đơn vị đứng ra để xây dựng Danh mục hồ sơ cho
UBND quận Tây Hồ là đơn vị có chức năng tham mưu cho hoạt động của ủy ban, vì vậy cần xây dựng Danh mục hồ sơ cho cả Văn phòng và ủy ban Khung đề mục của Danh mục hồ sơ có thể được tổ chức theo cơ cấu tổ chức hoặc lĩnh vực hoạt động Tuy nhiên, để thuận tiện cho việc tổng hợp hồ sơ của các đơn vị, việc xây dựng khung đề mục theo cơ cấu tổ chức sẽ dễ dàng hơn cho người thực hiện, với đề mục lớn là tên của các phòng chuyên môn thuộc quận.
Văn phòng UBND quận Tây Hồ đã ban hành Kế hoạch xây dựng Danh mục hồ sơ, gửi tới 12 phòng chuyên môn trong quận Kế hoạch này nêu rõ sự phối hợp giữa các phòng trong việc xác định các hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị chịu trách nhiệm lập hồ sơ.
Sau khi nhận được Kế hoạch về xây dựng Danh mục hồ sơ của Văn phòng UBND quận Tây Hồ , các phòng chuyên môn có trách nhiệm:
Bộ phận văn thư gửi mẫu biểu cho các phòng ban và cán bộ, công chức chuyên môn nhằm dự kiến những hồ sơ sẽ được lập trong năm.
Cán bộ, công chức cần xác định hồ sơ dự kiến phát sinh trong năm dựa trên vị trí công việc và kế hoạch, nhiệm vụ được giao Đồng thời, cần tham khảo các Thông tư hướng dẫn về thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu đã ban hành để ước lượng thời gian bảo quản cho các hồ sơ này.
Văn thư cơ quan cần tổng hợp hồ sơ dự kiến phát sinh trong năm từ các bộ phận và cán bộ, công chức chuyên môn Sau đó, lập bản dự thảo Danh mục hồ sơ của phòng, xin ý kiến lãnh đạo phòng và gửi đến Văn phòng UBND.
Việc xây dựng Danh mục hồ sơ của UBND quận Tây Hồ cần tập trung vào sự tham gia của cán bộ, công chức chuyên môn, vì họ là những người trực tiếp thực hiện nhiệm vụ và nắm rõ các hồ sơ phát sinh Điều này giúp đảm bảo rằng Danh mục hồ sơ được liệt kê đầy đủ và sát thực tế, đồng thời hạn chế tình trạng hồ sơ không phát sinh hoặc thiếu sót trong Danh mục Hơn nữa, việc này cũng nâng cao nhận thức về vai trò và trách nhiệm của cán bộ, công chức trong việc lập hồ sơ theo Danh mục khi giải quyết công việc.
3.2.2 Xây dựng Hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lập hồ sơ
Tác giả nhấn mạnh sự cần thiết xây dựng văn bản hướng dẫn về quy trình lập hồ sơ, vì nhiều cán bộ, công chức chưa hiểu rõ các bước cần thực hiện Họ thường làm theo cảm tính và chỉ thực hiện khi thấy cần thiết, mà không biết rằng lập hồ sơ cần tuân theo 3 bước cơ bản: mở hồ sơ, thu thập và cập nhật tài liệu vào hồ sơ, và kết thúc hồ sơ Dù có thể họ nắm được 3 bước này, nhưng chưa rõ chi tiết cụ thể của từng bước.
Quy trình xây dựng Hướng dẫn nghiệp vụ về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ được thực hiện tương tự như việc xây dựng Danh mục hồ sơ Văn phòng sẽ chủ trì việc này, nhận sự tham mưu từ Phòng Nội vụ và phối hợp chặt chẽ với các phòng chuyên môn Dựa trên bảng Hướng dẫn chung của quận, các phòng chuyên môn sẽ xây dựng hướng dẫn riêng cho đơn vị mình, làm cơ sở cho việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ.
Để xây dựng bản hướng dẫn cho từng phòng chuyên môn và UBND quận Tây Hồ, cần nhiều thời gian nghiên cứu và hiểu biết sâu sắc về quy trình nghiệp vụ của từng vị trí Điều này giúp xác định các tài liệu cần thiết cho từng bộ hồ sơ, đảm bảo giá trị lưu trữ của hồ sơ.
Để đảm bảo công tác lập hồ sơ hiệu quả, cần nắm rõ các quy định hiện hành liên quan đến việc lập và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của cơ quan quản lý nhà nước tại Trung ương, Thành phố Hà Nội và UBND quận Tây.
Xây dựng quy trình ISO cho từng hoạt động nghiệp vụ giúp cán bộ quản lý theo dõi tiến độ công việc và xác định trách nhiệm của từng cá nhân trong từng khâu Điều này cũng hỗ trợ cán bộ công chức chuyên môn thu thập tài liệu đầy đủ trong quá trình giải quyết công việc, từ đó tạo lập hồ sơ chất lượng để nộp vào lưu trữ.
Chương 3 tác giả chủ yếu trình bày các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ tại UBND quận Tây Hồ trong đó chú ý nhất là việc nâng cao nhận thức của lãnh đạo và cán bộ, công chức trong công tác này; Việc xây dựng,ban hành văn bản quy định, hướng dẫn công tác lập hồ sơ cũng là yếu tố quan trọng được tác giả đề cập trong đó cần thiết, cấp bách trước mắt là việc xây dựng Danh mục hồ sơ cho UBND quận Tây Hồ ; Xây dựng Hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lập hồ sơ Với những giải pháp đó, tác giả mong muốn khi thực hiện đồng bộ những giải pháp này chất lượng công tác lập hồ sơ tại UBND quận Tây Hồ sẽ được cải thiện.