Đồ án: Công tác giao nhận hàng hoá tại Công ty cổ phần Bensa Việt Nam.PHẦN 1.TÌM HIỂU CHUNG VỀ DOANH NGHIỆP.PHẦN 2: ĐIỀU KIỆN KHAI THÁC VẬN TẢI CỦA DOANH NGHIỆPPHẦN 3: XÁC ĐỊNH NHU CẦU VẬN CHUYỂN.PHẦN 4: LẬP KẾ HOẠCH PHƯƠNG TIỆN VẬN TẢI.PHẦN 5: CÔNG TÁC TỔ CHỨC GIAO NHẬN, GIÁM SÁT VẬN TẢIPHẦN 6: QUẢN LÝ KĨ THUẬT PHƯƠNG TIỆN VẬN TẢIPHẦN 7: LẬP KẾ HOẠCH GIAO NHẬN VẬN TẢI
HIỂU CHUNG VỀ DOANH NGHIỆP
Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty cổ phần Bensa Việt Nam
Ngày 11/12/2015, Công ty cổ phần Bensa Việt Nam được thành lập với trụ sở được đăng kí tại Số nhà 16 Nguyễn An Ninh, Phường Tương Mai, Quận Hoàng Mai,
Hà Nội Tên giao dịch: Công ty cổ phần Bensa Việt Nam
Địa chỉ: Số nhà 16 Nguyễn An Ninh, Phường Tương Mai, Quận Hoàng Mai,
Mã số thuế doanh nghiệp: 0107249374
Loại hình doanh nghiệp: Công ty cổ phần.
Người đại diện theo pháp luật: Giám đốc Đinh Văn Việt
Chức năng, nhiệm vụ của Công ty cổ phần Bensa Việt Nam
- Trực tiếp tổ chức hoạt động kinh doanh theo các ngành nghề đăng kí kinh doanh gồm:
+ Bán buôn ô tô và xe có động cơ khác
+ Đại lý ô tô và xe có động cơ khác
+ Bán lẻ theo yêu cầu đặt hàng qua bưu điện hoặc qua internet
+ Vận tải hàng hóa bằng đường bộ
+ Kho bãi và lưu hàng hóa
+ Dịch vụ khai báo hải quan
+ Dịch vụ vận tải giao nhận đường hàng không
+ Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải
+ Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác còn lại chưa phân vào đâu
Tổ chức hoạt động sản xuất và kinh doanh đa dạng các loại sản phẩm và dịch vụ, đồng thời chủ động cải tiến phương thức kinh doanh Chúng tôi tận dụng tối đa mọi tiềm năng sẵn có nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ của mình.
- Thực hiện tốt chế độ quản lý tài chính và chế độ kế toán của Nhà nước quy định.
Để đảm bảo việc làm cho người lao động trong công ty, việc thực hiện hiệu quả các chính sách quy định về tiền lương và các chế độ đãi ngộ là rất quan trọng.
- Thực hiện tốt công tác kế toán của công ty, tiết kiệm chi phí trong hoạt động kinh doanh, giảm chí phí từ đó nâng cao lợi nhuận.
- Đảm bảo thực hiện đầy đủ và kịp thời nghĩa vụ nộp ngân sách của Nhà nước.
Xây dựng hạ tầng kỹ thuật và trang thiết bị đồng bộ cho cảng nội địa là cần thiết để đảm bảo tính hiện đại, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc thông quan hàng hóa nhanh chóng Điều này không chỉ góp phần cải thiện môi trường đầu tư cho các nhà đầu tư trong và ngoài nước mà còn thúc đẩy sự phát triển của khu vực kinh tế trọng điểm Bắc Bộ.
Để nâng cao năng lực cạnh tranh và gia tăng kim ngạch xuất nhập khẩu, các doanh nghiệp cần được khuyến khích mở rộng sản xuất Điều này sẽ góp phần thúc đẩy tốc độ tăng trưởng kinh tế của tỉnh và khu vực.
Để nâng cao hiệu quả thủ tục hải quan, cần tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp bằng cách đảm bảo đầy đủ bến bãi và phương tiện kiểm tra hàng hóa xuất nhập khẩu Điều này không chỉ giúp tăng nguồn thu cho ngân sách Nhà nước mà còn cung cấp hạ tầng kỹ thuật cần thiết như bãi container, kho chứa hàng và các trang bị hỗ trợ khác.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ toàn diện cho hoạt động của Cảng nội địa, bao gồm cho thuê kho bãi, xếp dỡ hàng hóa và container, thực hiện thủ tục hải quan, cũng như giao nhận và vận chuyển hàng hóa cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu Dịch vụ này không chỉ hỗ trợ các doanh nghiệp mà còn góp phần tạo ra nhiều cơ hội việc làm cho người lao động.
Xu hướng chiến lược phát triển của Công ty
- Cung ứng cho khách hàng hệ thống dịch vụ chất lượng cao.
Sử dụng hiệu quả các nguồn lực là yếu tố then chốt trong việc phát triển doanh nghiệp, từ đó góp phần thúc đẩy kinh tế xã hội tại thủ đô Đồng thời, việc này cũng giúp bảo vệ môi trường và gia tăng đóng góp cho ngân sách Nhà nước.
Tăng cường số lượng đầu kéo và romooc nhằm thiết lập nền tảng vững chắc cho việc trở thành một trong những nhà cung cấp dịch vụ logistics vận tải tuyến ngắn và dài lớn nhất tại khu vực miền Bắc.
– Đẩy cao chất lượng dịch vụ nhằm cung cấp các dịch vụ logistics một cách đồng bộ và toàn diện nhất.
Bensa Việt Nam đặt mục tiêu trở thành tập đoàn đầu tư hàng đầu miền Bắc trong lĩnh vực logistics thông qua chiến lược kinh doanh cốt lõi là đầu tư vào ngành này Tập đoàn sẽ phát triển các công ty con vệ tinh và xây dựng mạng lưới trung tâm logistics theo mô hình “siêu thị logistics”, cung cấp đầy đủ dịch vụ logistics nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng.
– Xây dựng thiết lập trung tâm logistics và trung tâm phân phối xung quanh Hà Nội, Hải Phòng và các tỉnh phía Bắc.
– Mở rộng xây dựng kho theo tiêu chuẩn quốc tế.
– Kết nối với hệ thống đường sắt quốc gia và trở thành điểm trung chuyển hàng hóa giữa các nước Asian với Việt Nam.
Cơ cấu tổ chức và chức năng các phòng ban của công ty
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty được thiết kế theo cấu trúc trực tuyến chức năng, giúp Giám đốc dễ dàng quản lý từ cấp thấp nhất Công ty có hai hệ thống riêng biệt: hệ thống quản lý và hệ thống kinh doanh dịch vụ Các bộ phận chức năng có nhiệm vụ hỗ trợ lẫn nhau, phối hợp chặt chẽ để hoàn tất công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Phó Giám đốc Giám đốc
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra một môi trường làm việc năng động và hiệu quả, giúp đảm bảo chất lượng phục vụ và tuân thủ thời gian cam kết với khách hàng.
* Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban: a Giám đốc: Là người đứng đầu và điều hành chỉ đạo mọi hoạt động của các phòng
Ban giám đốc công ty có trách nhiệm hoạch định chiến lược, xác định mục tiêu và xây dựng kế hoạch dài hạn để đạt được các mục tiêu đó Họ cũng là người ký kết hợp đồng với đối tác nước ngoài và chịu trách nhiệm pháp lý cho các hoạt động của công ty Giám đốc có quyền quyết định về tài sản của công ty, phân công lao động, khen thưởng và kỷ luật nhân viên, đồng thời ban hành quy chế nội bộ Phó giám đốc có nhiệm vụ thiết lập cơ cấu tổ chức, mô tả nhiệm vụ từng bộ phận, và trực tiếp điều hành các phòng ban, đồng thời thay mặt giám đốc khi cần thiết Phòng chứng từ đóng vai trò quan trọng trong dịch vụ giao nhận hàng hóa, yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ với bộ phận giao nhận để đảm bảo công việc hoàn thành đúng thời hạn và đáp ứng yêu cầu khách hàng.
+ Nhận Booking confirmation ( Xác nhận đặt chỗ của Hãng Tàu Bay)
Nhận chứng từ từ khách hàng qua email và fax, bao gồm Invoice, Packing List, hợp đồng và bản kê khai định mức, tùy thuộc vào loại hàng xuất hoặc nhập Những chứng từ này cần thiết để làm hướng dẫn B/L, gửi cho hãng bay một bản và cung cấp cho khách hàng một bản nháp để kiểm tra trước khi phát hành B/L gốc Đồng thời, chuẩn bị các chứng từ và thông tin cần thiết cho bộ phận giao nhận để thực hiện thủ tục Hải quan.
Liên hệ với các bộ phận giao nhận để thu thập số liệu, kiểm tra và đối chiếu chứng từ nhằm phát hành vận đơn nhà (House Bill Of Lading) cho khách hàng.
Theo dõi tiến trình và thời gian của từng lô hàng xuất nhập là rất quan trọng để cung cấp thông tin kịp thời cho các bộ phận khác, xử lý nhanh chóng khi có vấn đề phát sinh và liên lạc với khách hàng để nhắc nhở họ chuẩn bị hàng hóa trước giờ đóng Phòng kinh doanh được chia thành hai bộ phận: bộ phận Sales và bộ phận hỗ trợ khác.
Bộ phận Sales là lực lượng tiên phong và quan trọng nhất trong công ty, quyết định sự phát triển của các bộ phận khác Với nhiệm vụ tìm kiếm và thu hút khách hàng, các thành viên Sales luôn nỗ lực để mở rộng thị phần, đặc biệt tại các thị trường Châu Á như Trung Quốc, Thái Lan, Malaysia, Indonesia, Australia và EU, nơi có giá cạnh tranh và dịch vụ tốt Đồng thời, bộ phận này cũng liên tục cập nhật thông tin về giá cả và lịch bay để cung cấp báo giá chính xác, tư vấn về giá và thời gian bay, cũng như giải quyết các vấn đề liên quan đến giao nhận, nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
- Bộ phận Booking: Khi khách hàng quyết định sử dụng dịch vụ của Công ty, bộ phận Booking sẽ tiến hành các công việc bao gồm:
Nhận thông tin chi tiết về lô hàng từ khách hàng, bao gồm số lượng, loại hàng, trọng lượng tịnh (Net weight), trọng lượng tổng (Gross weight), cùng với thông tin và địa chỉ của bên bán và bên mua, cũng như thời gian dự kiến cho tàu xuất phát và tàu đến.
+ Liên lạc với Hãng bay và đặt chỗ với Hãng bay từ những thông tin từ khách hàng cung cấp ( Booking request)
Sau khi đồng ý đặt chỗ, bạn sẽ nhận được xác nhận đặt chỗ từ hãng tàu bay Tiếp theo, hãy gửi thông tin này cho bộ phận giao nhận để họ xem xét kỹ lưỡng, đảm bảo thời gian làm hàng phù hợp Cuối cùng, gửi cho bộ phận chứng từ giấy hướng dẫn B/L (SI) để tiến hành làm B/L.
Gửi xác nhận đặt chỗ cho khách hàng giúp họ chuẩn bị hàng hóa đúng thời gian, đảm bảo bộ phận giao nhận có thể thực hiện quy trình trước giờ cắt máng (closing time).
Bộ phận Booking và Giao nhận cần phối hợp chặt chẽ để hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình vận chuyển hàng hóa Khi xảy ra tình trạng "rớt hàng" do không kịp giờ cắt, nhân viên Booking phải nhanh chóng thông báo cho khách hàng để họ liên hệ với bộ phận Sales Đồng thời, Booking cần liên hệ với hãng bay để tìm chuyến gần nhất, đảm bảo thời gian và an toàn cho lô hàng Nhân viên kinh doanh cần cập nhật thường xuyên thông tin về các hãng bay, tuyến đường, giá cước, và các thay đổi liên quan đến đóng hàng, đồng thời theo dõi lộ trình bay để thông báo kịp thời cho chủ hàng Nhân viên cũng phải sẵn sàng giải đáp thắc mắc và yêu cầu của khách hàng, đồng thời phối hợp với bộ phận chứng từ để thu thập thông tin cần thiết cho công việc giao nhận.
+ Chuẩn bị các chứng từ cần thiết và lên tờ khai
Nhận hàng và kiểm tra hàng hóa thực tế là bước quan trọng trong quy trình đóng hàng Xử lý công việc hiện trường từ đầu đến cuối bao gồm cả việc làm thủ tục Hải quan như lấy D/O, mở tờ khai hải quan, và nếu cần thiết, hỗ trợ cán bộ Hải quan trong công tác kiểm hóa Điều này cũng bao gồm việc hỗ trợ hải quan kẹp chì, bấm seal và thanh lý hải quan Ngoài ra, cần lấy B/L và kiểm dịch mẫu thử để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ.
Trong quá trình giao nhận vận tải, việc xử lý các giấy tờ và văn bản cần thiết là rất quan trọng Phòng kế toán đảm nhiệm trách nhiệm quản lý các khoản thu và chi của công ty, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong hoạt động tài chính.
Theo dõi và quản lý sổ sách kế toán, thống kê và tổng hợp số liệu kế toán cùng các giấy báo nợ từ đại lý trong và ngoài nước là nhiệm vụ chính Kiểm soát công nợ và ghi giấy báo nợ cho khách hàng cũng rất quan trọng Ngoài ra, cần kiểm tra và xuất hóa đơn cho khách hàng, xác minh các định khoản nghiệp vụ phát sinh, và đối chiếu số liệu giữa các đơn vị nội bộ Cuối cùng, tham gia phối hợp công tác kiểm tra, kiểm kê tại đơn vị cơ sở là một phần không thể thiếu trong quy trình quản lý tài chính.
Liên hệ và thực hiện giao dịch với ngân hàng cùng cơ quan thuế là rất quan trọng để nộp thuế đúng hạn vào ngân sách Nhà nước Đồng thời, cần phải giải trình số liệu và cung cấp hồ sơ cho cơ quan thuế cũng như kiểm toán.
+ Luôn linh động trong việc dữ trữ nguồn tài chính cho Công ty để cung cấp kịp thời cho Công ty về các khoản chi khi cần
+ Nhận và kiểm tra các chứng từ về tổng mức phí, giá bán cước hay dịch vụ.
ĐIỀU KIỆN KHAI THÁC VẬN TẢI CỦA DOANH NGHIỆP
Điều kiện hàng hóa vận chuyển
Điều kiện vận chuyển hàng hóa được xác định bởi đặc điểm hàng hóa, công suất và sự phân bổ luồng hàng theo thời gian và không gian Công ty chuyên vận chuyển các mặt hàng như linh kiện điện tử, phụ tùng ô tô xe máy và mô tơ điện từ các doanh nghiệp tại các khu công nghiệp như Bắc Thăng Long, Quang Minh, và Nội Bài Với vị trí gần sân bay Nội Bài và hệ thống giao thông đường bộ thuận lợi, bao gồm cao tốc Bắc Thăng Long - Nội Bài và các tuyến đường quốc lộ, việc lưu thông hàng hóa diễn ra nhanh chóng và hiệu quả Hàng hóa được chuyển đến các kho ở Nội Bài như kho ACSV, kho ALS và kho NCTS, nơi có diện tích rộng và công tác điều phối xe ra vào tốt, giúp giảm thiểu tình trạng tắc đường và giao hàng muộn.
Võ Nguyên Giáp có không gian thông thoáng, giúp các phương tiện dễ dàng ra vào kho mà không phải chờ đợi lâu để lấy hoặc giao hàng Các kho được trang bị công nghệ hiện đại cùng đội ngũ công nhân viên chuyên nghiệp, tạo điều kiện thuận lợi cho việc lưu thông hàng hóa Hơn nữa, sản phẩm của công ty không yêu cầu cao về chế độ bảo quản, không dễ vỡ hay hỏng hóc, góp phần làm cho quá trình vận chuyển diễn ra nhanh chóng và suôn sẻ.
Điều kiện đường sá và luồng tuyến
Loại đường, chất lượng mặt đường, hình học của đường, địa hình, năng lực thông qua và lưu lượng giao thông là những yếu tố quyết định khi lựa chọn phương tiện giao thông Những yếu tố này có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng phương tiện khi hoạt động trên đường Điều kiện đường sá, bao gồm cả cầu cống, đóng vai trò quan trọng trong việc khai thác và sử dụng xe.
Hệ thống giao thông đường bộ tại miền Bắc đang ngày càng được nâng cấp và mở rộng, với nhiều tuyến đường và cao tốc mới, giúp thuận tiện cho việc lưu thông hàng hóa Sân bay quốc tế Nội Bài, là cảng hàng không lớn nhất khu vực, đã thúc đẩy sự phát triển của các tuyến đường như Võ Nguyên Giáp, cao tốc Hà Nội - Thái Nguyên, cao tốc Nội Bài - Lào Cai, và quốc lộ 5 Hà Nội - Hải Phòng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc vận chuyển hàng hóa Hạ tầng giao thông đường bộ tại đây rất phát triển, gần các khu công nghiệp và doanh nghiệp chế xuất, giúp việc vận chuyển hàng hóa giữa các khu công nghiệp và sân bay diễn ra nhanh chóng và hiệu quả.
Cảng hàng không quốc tế Nội Bài được đầu tư nâng cấp hệ thống giao thông đường bộ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kết nối với các quốc gia trong khu vực và quốc tế Điều này không chỉ hỗ trợ việc tổ chức hội nghị mà còn thúc đẩy các vấn đề kinh tế, chính trị và xã hội của đất nước Nhờ đó, cảng góp phần tăng trưởng kinh tế, thu hút nguồn đầu tư nước ngoài, đồng thời phát triển mạnh mẽ ngành vận tải hàng hóa.
Điều kiện khí hậu
Khí hậu trong vùng hoạt động của phương tiện, bao gồm nhiệt độ, độ ẩm và lượng mưa, có ảnh hưởng lớn đến luồng hàng hóa và điều kiện khai thác Nhiệt độ cao có thể gây ra hiện tượng quá nhiệt, làm giảm hiệu suất động cơ và tăng tiêu hao nhiên liệu Ngoài ra, khi phương tiện hoạt động ở các vùng miền khác nhau, kỹ thuật và hiệu suất cũng bị ảnh hưởng khác nhau Độ cao cũng là yếu tố quan trọng; khi độ cao tăng, công suất động cơ và áp lực phanh hơi sẽ giảm, ảnh hưởng trực tiếp đến trọng tải và an toàn khi vận hành.
Việt Nam, với vị trí nằm trong vùng nhiệt đới gió mùa, thường xuyên phải đối mặt với các hiện tượng thời tiết như mưa, bão và lũ lụt, điều này có tác động trực tiếp đến hoạt động vận tải trong cả nước.
Độ ẩm ảnh hưởng đáng kể đến chất lượng phương tiện vận tải trong mùa nắng nóng và mùa đông Vào mùa hè, nhiệt độ cao khiến lớp nhựa trên mặt đường dễ bị chảy, làm tăng áp lực lốp và quá trình hao mòn của xe Ngược lại, mùa đông có thể làm máy nóng, nước nhanh sôi gây kích nổ, giảm công suất động cơ và tiêu hao nhiên liệu Độ ẩm cao, đặc biệt khi có sương mù, sương muối và mưa phùn, có thể mang lại một số lợi ích như làm cho máy nổ êm hơn nhưng cũng gây hại như tăng tốc độ ăn mòn kim loại, giảm điện trở của vật cách điện và làm hỏng các thiết bị điện Hơn nữa, độ ẩm cao kết hợp với bức xạ mặt trời khiến các phụ tùng bằng chất dẻo và sơn chóng bạc màu, trong khi vi sinh vật phát triển nhanh chóng và hiện tượng oxi hóa gia tăng.
Mưa ở nước ta có lượng lớn trung bình hàng năm lên đến 1.700mm, trong đó mùa mưa chiếm tới 81% tổng lượng nước, dễ dẫn đến lụt lội và tắc nghẽn giao thông Đặc biệt, mưa to không chỉ gây sói mòn đường sá và cầu cống mà còn hạn chế hoạt động của xe cộ, ảnh hưởng trực tiếp đến phương tiện nếu không được bảo quản đúng cách.
Điều kiện về tổ chức và kỹ thuật
Cấu trúc tổ chức của công ty bao gồm các bộ phận như Sales, chứng từ, khai báo hải quan và nhân viên hiện trường, tất cả đều liên kết chặt chẽ để hoàn thành quy trình xuất nhập khẩu Mỗi bộ phận đảm nhận những nhiệm vụ riêng biệt, góp phần vào sự thành công của việc vận chuyển hàng hóa.
Bộ phận Sales chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng qua các trang mạng và ứng dụng chuyên dụng, sau đó liên hệ để báo giá và thương thảo, tiến tới ký kết hợp đồng.
Bộ phận chứng từ đóng vai trò quan trọng trong quy trình xử lý hợp đồng Sau khi nhận bản ký kết từ bộ phận sales, nhân viên chứng từ sẽ liên hệ với khách hàng để thu thập thông tin về lô hàng và các giấy tờ liên quan Cuối cùng, họ sẽ lập một bộ chứng từ hoàn chỉnh, đảm bảo mọi thông tin cần thiết được đầy đủ và chính xác.
Bộ phận khai báo hải quan đóng vai trò quan trọng trong quá trình thông quan lô hàng Sau khi bộ phận chứng từ hoàn thành và gửi bộ chứng từ, bộ phận khai báo sẽ tiến hành thông báo với hải quan về lô hàng Hải quan sẽ phản hồi thông tin và phân loại lô hàng thành ba luồng: luồng xanh, luồng vàng và luồng đỏ Nhân viên khai báo hải quan sẽ dựa vào phân loại này để xử lý và đảm bảo lô hàng được thông quan nhanh chóng.
Bộ phận hiện trường (ops) đóng vai trò quan trọng trong quy trình logistics, đảm nhận việc tiếp nhận bộ chứng từ sau khi lô hàng được thông quan Nhân viên hiện trường sẽ tạo giấy gửi hàng và thực hiện các thủ tục cần thiết để gửi hàng tại cảng hàng không Họ cũng giữ lại các giấy tờ để thực hiện thanh toán cước phí lô hàng với khách hàng, đảm bảo quy trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Điều kiện kinh tế-xã hội
Điều kiện kinh tế - xã hội bao gồm phương thức sản xuất, loại hình doanh nghiệp và chính sách chính phủ, ảnh hưởng đến nhu cầu vận tải Khi nền kinh tế phát triển, nhu cầu của người dân tăng cao, dẫn đến sự phát triển của dịch vụ vận tải Để đáp ứng yêu cầu này, các doanh nghiệp vận tải cần nâng cao chất lượng dịch vụ và phương tiện Sự phát triển của khoa học công nghệ và thiết bị hiện đại cũng góp phần cải thiện quản lý và bảo trì phương tiện, đảm bảo chất lượng vận tải ngày càng tốt hơn.
Sân bay Nội Bài, sân bay quốc tế lớn nhất miền Bắc, đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển kinh tế khu vực Xung quanh sân bay, các khu công nghiệp được trang bị máy móc hiện đại và công nhân có tay nghề cao, giúp nâng cao tốc độ sản xuất và đảm bảo chất lượng sản phẩm Điều này không chỉ đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong nước mà còn cả thị trường quốc tế Nhờ đó, dịch vụ giao nhận phát triển mạnh mẽ, các công ty logistics và giao nhận ngày càng lớn mạnh, góp phần quan trọng vào sự phát triển của ngành vận tải Việt Nam.
XÁC ĐỊNH NHU CẦU VẬN CHUYỂN
Điều tra nhu cầu vận chuyển
Bensa Việt Nam, một doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực logistics tại miền Bắc, luôn hướng đến một đối tượng khách hàng phong phú và đa dạng.
- Một số khách hàng chủ yếu của công ty hiện nay:
Sumitoheavy Industries Việt Nam là một nhà sản xuất hàng đầu trong lĩnh vực máy móc công nghiệp, chuyên cung cấp các sản phẩm như súng tự động, cấu trúc tàu, cầu và thép Công ty cũng phát triển các thiết bị bảo vệ môi trường, bao gồm thiết bị tái chế, hệ thống truyền tải điện năng, máy đúc chất dẻo, hệ thống xử lý tia laser, máy gia tốc hạt và các hệ thống xử lý vật liệu.
Việt Nam Nippon Seiki là một khách hàng thân thiết của công ty, với hàng hóa ổn định về chất lượng và số lượng Phong cách làm việc chuyên nghiệp của họ đã tạo ấn tượng tích cực cho công ty.
+ Việt Nam Leakless: chuyên phân phối các sản phẩm phụ tùng và bộ phận phụ trợ cho xe có động cơ.
+ Swcc Showa Việt Nam: là công ty chuyên phân phối phụ tùng ô tô xe máy cho xe có động cơ.
- Các mặt hàng chủ yếu của công ty:
Hàng linh kiện ôtô và xe máy chủ yếu phục vụ cho khách hàng như Ford, được đóng gói cẩn thận và bảo quản trong kho Loại hàng này có tính chất dễ cháy và dễ biến dạng do va đập, gây khó khăn trong quá trình lắp ráp khi bị hư hỏng Do đó, việc xếp dỡ, lưu kho và vận chuyển linh kiện cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định và thực hiện một cách cẩn thận để đảm bảo an toàn và chất lượng sản phẩm.
Hàng linh kiện điện tử là loại hàng rời, bao gồm những chi tiết nhỏ và dễ hư hỏng, chịu ảnh hưởng lớn từ điều kiện thời tiết Để bảo quản loại hàng này, cần phải tuyệt đối tránh mưa, nước và độ ẩm cao, đồng thời phải được đóng gói trong các kiện kín để tránh va đập.
Ký kết hợp đồng vận chuyển
* Mẫu hợp đồng đại lí hải quan.
Dịch vụ khách hàng
3.3.1 Tìm hiểu các yếu tố của hệ thống dịch vụ khách hàng
Công ty cung cấp đa dạng dịch vụ bao gồm quảng cáo, thông tin, chuẩn bị hàng hóa, bao bì và đóng gói theo yêu cầu khách hàng Chúng tôi nhận đặt hàng trước, ký kết hợp đồng buôn bán, và cung cấp dịch vụ khai báo hải quan, gửi hàng xuất và nhận hàng nhập Ngoài ra, công ty còn chú trọng đến dịch vụ chăm sóc khách hàng lâu dài, với chính sách đãi ngộ hấp dẫn cho khách hàng cũ và ưu đãi đặc biệt cho khách hàng mới.
Các dịch vụ quảng cáo và tìm kiếm khách hàng liên tục được cải tiến để đáp ứng tối ưu nhu cầu của khách hàng Chúng tôi cam kết cung cấp giá cước hợp lý nhằm thu hút sự chú ý của khách hàng, đồng thời đảm bảo lợi nhuận tốt nhất cho công ty.
Dịch vụ khai báo hải quan và gửi hàng nhập khẩu luôn được chú trọng đến sự nhanh chóng trong quy trình khai báo, đảm bảo uy tín trong việc gửi hàng, cũng như bảo quản hàng hóa để tránh hư hỏng và chậm trễ.
Dịch vụ chăm sóc khách hàng của công ty được ưu tiên hàng đầu, nhằm xây dựng và duy trì mối quan hệ thân thiện với khách hàng cũ, khách hàng tiềm năng, cũng như khách hàng mới.
Công ty Bensa Việt Nam luôn chú trọng đến các dịch vụ cơ bản nhằm đảm bảo sự hài lòng và tin tưởng từ khách hàng Nhờ vào sự quan tâm này, công ty ngày càng thu hút nhiều khách hàng và đang trên đà phát triển mạnh mẽ.
3.3.2 Nghiệp vụ khách hàng tại doanh nghiệp
3.3.2.1 Thu thập thông tin, quản lý thông tin khách hàng a Thu thập thông tin khách hàng: nhằm hiểu rõ về khách hàng và mặt hàng mà họ muốn xuất hay nhập khẩu để dễ dàng đưa khách hàng về công ty mình.
- Xác định mục tiêu khách hàng:
Sales FCL (full container load) sales hàng nguyên công: đối tượng là các công tyXNK lớn.
Bán hàng LCL (Less than Container Load) hướng đến các công ty nhỏ, đặc biệt là các doanh nghiệp TNHH một thành viên, thường xuyên xuất nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài và các đơn vị giao nhận FLC.
Sales oversea: đây là quy mô cho các công ty lớn muốn bành chướng quy mô hơn nữa.
Họ tìm kiếm các công ty lớn nước ngoài làm đối tác xử lý hàng cho họ. b Tìm kiếm khách hàng
- Tìm kiếm khách hàng tiềm năng
Để tìm kiếm khách hàng hiệu quả, doanh nghiệp cần xác định theo mùa và theo loại hàng hóa Thông tin khách hàng có thể được thu thập qua các trang thương mại điện tử như Alibaba, mạng xã hội, diễn đàn mà công ty tham gia, và thông qua giới thiệu từ người quen.
Sau khi tiếp cận khách hàng, việc trò chuyện khéo léo và khai thác thông tin là rất quan trọng Hãy hỏi như những người bạn đang trò chuyện để tạo sự thoải mái, đồng thời nên có sổ tay để ghi lại các thông tin quý giá về khách hàng Quản lý thông tin khách hàng một cách hiệu quả sẽ giúp cải thiện mối quan hệ và tối ưu hóa dịch vụ.
Bảo mật thông tin khách hàng là yếu tố quan trọng, và nhân viên cần giao tiếp với khách hàng qua các kênh như email, điện thoại và Zalo Việc quản lý thông tin khách hàng cần được phân chia thành hai nhóm: khách hàng tiềm năng và khách hàng không tiềm năng.
3.3.2.2 Nhận và sử lý yêu cầu dịch vụ, đặt hàng
- Khách hàng sẽ cung cấp thông tin cho nhân viên sale
Hóa đơn, danh sách đóng gói, thông tin khách hàng, người vận chuyển, cùng với các yêu cầu về thời gian và đóng gói là những yếu tố quan trọng trong quy trình vận chuyển hàng hóa Thông tin chi tiết về hàng hóa cũng cần được cung cấp để đảm bảo sự chính xác và hiệu quả trong giao dịch.
- Nhân viên sale dựa trên những thông tin đã được cung cấp để lên kế hoạch làm hàng.
Để vận chuyển hàng hóa hiệu quả, đầu tiên bạn cần liên hệ với hãng vận tải phù hợp với loại hàng hóa và tuyến đường Nên ưu tiên chọn các hãng hàng không như Vietnam Airlines, Vietjet để trở thành khách quen và nhận ưu đãi giá tốt Hãy so sánh giá giữa ít nhất hai hãng vận tải để đảm bảo bạn có được mức giá hợp lý nhất cho lô hàng của mình.
Bensa Việt Nam đã hợp tác với công ty TNHH Vận Tải Nội Bài để tối ưu hóa quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không Địa chỉ của công ty nằm ngay mặt đường quốc lộ 2, chỉ cách sân bay Nội Bài 1km, giúp việc lấy và trả hàng trở nên thuận tiện hơn Điều này không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo việc huy động xe nhanh chóng và kịp thời.
- Báo giá theo nhu cầu
Cần lưu ý đến sự quan tâm của khách hàng là cần giá thấp hay cần chất lượng để tiến hành báo giá Những nội dung cần báo:
+ Báo giá vận chuyển nội địa, từ kho tới cảng hàng không, chi phí đóng hàng (nếu có) + Giá vận chuyển lô hàng từ điểm xuất đến điểm đến
+ Thời gian vận chuyển hàng
Theo dõi hàng hóa là một quy trình quan trọng, bao gồm việc theo dõi cả khách hàng và nhà cung cấp để đảm bảo hàng hóa được giao đúng thời gian và địa điểm, tránh làm mất uy tín của công ty Đồng thời, cần theo dõi các hãng tàu để kịp thời đặt chỗ cho chuyến gần nhất, vì khách hàng thường tham khảo giá hàng hóa trước từ 20 ngày đến 1 tháng.
Chuyển giao công việc sales đã hoàn thành 80% cho bộ phận chứng từ và giao nhận, nhằm đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đến kho của khách hàng đúng thời gian quy định Đồng thời, cần lập kế hoạch giao nhận chi tiết để tối ưu hóa quy trình này.
Chứng từ tổng hợp số liệu, thống kê sản lượng vận tải
a Tình hình doanh thu, lợi nhuận
Bảng 3.1: Tình hình doanh thu, chi phí và lợi nhuận của Sumitoheavy Industries Việt
Năm Doanh thu Chi phí Lợi nhuận
Trong giai đoạn 2016 - 2018, doanh thu và lợi nhuận của Sumitoheavy Industries Việt Nam đã có sự tăng trưởng ấn tượng, với doanh thu tăng gần 3,73 lần và lợi nhuận tăng 2,6 lần Cụ thể, từ 2016 đến 2017, doanh thu tăng 24,72% và lợi nhuận tăng 36,44%, tiếp theo là mức tăng 28,45% doanh thu và 39,04% lợi nhuận từ 2017 đến 2018 Kết quả cho thấy công ty không chỉ có lãi mà còn phát triển ổn định trong ba năm qua, đồng thời cho phép tính toán suất lợi nhuận trên doanh thu và suất lợi nhuận trên chi phí.
Bảng 3.2: Chỉ tiêu suất lợi nhuận trên doanh thu, tỉ suất lợi nhuận trên chi phí
Năm Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu Tỷ suất lợi nhuận trên chi phí
Tỉ suất lợi nhuận trên doanh thu cho thấy tỷ lệ lợi nhuận so với doanh thu, trong khi tỉ suất lợi nhuận trên chi phí phản ánh lợi nhuận tạo ra từ mỗi đồng chi phí Qua các năm 2016, 2017, 2018, cả tỉ suất lợi nhuận trên doanh thu và tỉ suất lợi nhuận trên chi phí đều tăng, điều này chứng minh rằng Sumitoheavy Industries Việt Nam đang hoạt động có lãi và ngày càng hiệu quả hơn.
Bảng 3.3: Doanh thu theo từng loại dịch vụ
DV khai báo hải quan
Doanh thu từ các dịch vụ của công ty Sumitoheavy Industries Việt Nam đã tăng trưởng đều qua từng năm, với dịch vụ cho thuê kho và kho bãi đóng góp chủ yếu vào tổng doanh thu hàng năm Cụ thể, doanh thu từ dịch vụ vận tải chiếm từ 70-75% tổng doanh thu, trong khi dịch vụ khai báo hải quan chiếm khoảng 15-20% Các hoạt động kinh doanh khác chỉ đóng góp khoảng 8-9% vào doanh thu Tỉ trọng doanh thu từ các dịch vụ này tương đối ổn định, không có sự biến động lớn trong giai đoạn 2016 – 2018.
Dịch vụ VT Dịch vụ khai báo hải quan khác
Trong bài viết này, chúng tôi trình bày biểu đồ thể hiện tỷ lệ doanh thu của từng loại dịch vụ qua các năm, cùng với sản lượng vận chuyển hàng hóa của Bensa Việt Nam trong ba năm gần đây từ một số khách hàng lớn Thông tin này giúp người đọc hiểu rõ hơn về sự phát triển và xu hướng doanh thu của Bensa Việt Nam trong ngành logistics.
Bảng 3.4: Sản lượng vận chuyển của 1 số khách hàng lớn của Bensa Việt Nam
Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 Dự kiến năm 2019 Việt Nam Nippon
Công ty sở hữu một danh sách khách hàng phong phú và đa dạng, với các đối tác chính như Sumitoheavy Việt Nam, Việt Nam Nippon Seiki, và Swcc Showa Việt Nam, những khách hàng này không chỉ có khối lượng vận chuyển lớn mà còn là những khách hàng truyền thống, luôn tin tưởng vào công ty Để duy trì mối quan hệ này, công ty áp dụng các chính sách ưu đãi đặc biệt cho họ Bên cạnh đó, công ty cũng phục vụ nhiều khách hàng nhỏ với khối lượng vận chuyển không lớn và không liên tục, nhưng mức độ ưu tiên dành cho họ thấp hơn Công ty cân nhắc khả năng vận tải của mình và lựa chọn tập trung vào các mặt hàng có khối lượng lớn và thường xuyên, nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ cho những khách hàng quen thuộc, từ đó tạo ra doanh thu lớn và bền vững.
Biểu đồ thể hiện sản lượng vận chuyển của một số khách hàng lớn của Bensa
LẬP KẾ HOẠCH PHƯƠNG TIỆN VẬN TẢI
Tình Hình Chung Về Phương Tiện
- Số lượng xe của công ty: 8 xe
+ Xe đầu kéo (container): 2 xe
+ Xe tải chuyên chở hàng: 5 xe
Tên xe Số lượng Thời gian lưu hành Trọng tải xe container 2 20 28 tấn
Bảng 4.1 Bảng số lường xe của công ty
Tình hình hoạt động
Qua 3 năm thành lập và phát triển, Công ty cổ phần Bensa Việt Nam đã cung cấp dịch vụ Logistic cho nhiều công ty lớn trong lĩnh vực sản xuất phương tiện vận tải nói chung và thiết bị điện tử…), bao gồm:
Trong đó khách hàng lớn nhất và phục vụ chủ yếu là Việt Nam Nippon Seiki và Sumitoheavy Việt Nam
Khi thành lập vào năm 2015, công ty logistics đầu tiên phục vụ khách hàng là Sumito Heavy Việt Nam, chiếm 25% tổng sản lượng dịch vụ Sau một năm thử thách, nhờ vào chất lượng dịch vụ vượt trội, công ty đã nâng tỷ lệ phục vụ lên gần 80% Ngoài Sumito, công ty cũng ký kết hợp tác cung cấp dịch vụ logistics với các đối tác khác như Việt Nam Nippon Seiki, Việt Nam Leakless và Swcc Showa Việt Nam.
Bảng 4.2 Thống kê sản lượng xe thực hiện dịch vụ của công ty với các khách hàng qua từng năm
* Hoạt động dịch vụ kho bãi:
Kể từ năm 2016, Công ty đã ký hợp đồng kho bãi với Sumitoheavy Việt Nam, nhằm cung cấp dịch vụ kho bãi và lắp ráp thiết bị điện tử cùng máy móc Công ty cũng đảm nhận việc vận chuyển xe từ kho bãi đến các đại lý khu vực phía Bắc.
Bảng 4.3 Thống kê sản lượng xe vận chuyển từ kho bãi của công ty tới các đại lý qua từng năm
Biểu đồ thống kê sản lượng vận chuyển từ kho bãi của công ty đến các đại lý cho thấy công ty đảm nhận dịch vụ logistics cho các đối tác như Sumitoheavy Việt Nam, Nippon Seiki Việt Nam, Leakless Việt Nam và SWCC Showa Việt Nam Công ty cũng chịu trách nhiệm vận chuyển xe từ cảng hàng không về kho bãi Hiện tại, kho bãi của công ty được đặt tại khu công nghiệp VSIP Từ Sơn, Bắc Ninh.
Stt Đại Lý Địa chỉ đại lý Khoản g cách
1 Việt Nam Nippon Seiki Khu công nghiệp Nội Bài 38km
2 Việt Nam Leakless Khu công nghiệp Nội Bài 38km
3 Swcc Showa Việt Nam Khu công nghiệp Bắc Thăng Long 26km
4 Sumitoheavy Việt Nam Khu công nghiệp Bắc Thăng Long 26km
Khoảng cách từ kho công ty ở Từ Sơn, Bắc Ninh đến các đại lý là khá gần, với khoảng cách xa nhất là 38km đến Việt Nam Nippon Seiki và Việt Nam Leakless Công ty duy trì nguồn khách hàng ổn định và thường xuyên nhờ vào việc vận chuyển hàng hóa theo lịch cố định.
STT Loại Hàng Hóa Tỉ lệ %
Để tối ưu hóa lợi nhuận và tiết kiệm chi phí trong việc vận chuyển hàng hóa từ cảng về kho bãi, việc sử dụng xe vận tải chuyên dụng là rất cần thiết.
Hiện tại, công ty chỉ sở hữu 2 xe chuyên dụng và 5 xe bán tải để vận chuyển Để giảm chi phí lưu kho bãi tại cảng khi sản lượng cao, công ty đã hợp tác với các công ty vận chuyển khác sở hữu xe chuyên dụng trong khu vực.
Bảng 4.5 cho thấy thống kê sản lượng xe vận chuyển từ kho bãi của công ty tới các đại lý qua từng năm, cho thấy rằng số lượng phương tiện mà công ty trang bị là không đủ so với nhu cầu vận chuyển Việc vận chuyển chủ yếu diễn ra vào cuối năm và trước đầu năm sau, trong khi các tháng khác thì rải rác Hiện tại, công ty chủ yếu phải thuê phương tiện từ bên ngoài để đáp ứng nhu cầu vận chuyển.
CÔNG TÁC TỔ CHỨC GIAO NHẬN, GIÁM SÁT VẬN TẢI
Quy trình giao nhận hàng hóa tại công ty cổ phần Bensa Việt Nam
5.1.1 Thực tế quy trình giao nhận hàng hóa
Sơ đồ 5.1 Quy trình giao nhận hàng hóa của Công ty cổ phần Bensa Việt Nam
5.1.2 Quy trình chuẩn bị trước khi tàu bay cập cảng làm hàng nhập
Bộ phận Sales của công ty cổ phần Bensa Việt Nam bắt đầu bằng việc tìm kiếm khách hàng, sau đó tiến hành liên hệ để báo giá Khi khách hàng chấp nhận, hai bên sẽ thỏa thuận và ký kết hợp đồng dịch vụ Công ty sẽ soạn thảo hợp đồng và gửi cho khách hàng để kiểm tra Nếu hợp đồng phù hợp, khách hàng xác nhận và Giám đốc sẽ ký tên, đóng mộc trước khi nhân viên Sales chuyển lại cho khách hàng ký và lấy các chứng từ cần thiết.
5.1.2.2 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ nhập khẩu
Sau khi nhận bộ chứng từ từ khách hàng, nhân viên giao nhận sẽ tiến hành kiểm tra và sau đó chuyển đến phòng chứng từ của công ty để thực hiện kiểm tra lại.
- Giấy giới thiệu doanh nghiệp có đóng dấu
- Hợp đồng thương mại (Sale of contract)
- Phiếu đóng gói (Packing list)
- Hóa đơn thương mại (Commercial invoice )
- Vận đơn hàng không (Airway Bill)
- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa
- Giấy thông báo hàng đến
Các loại chứng từ cần phải đảm bảo tính logic về số lượng, nội dung và tính pháp lý Tại công ty, việc kiểm tra hồ sơ chứng từ trong bộ hợp đồng nhập khẩu được thực hiện theo một thứ tự nhất định của các loại chứng từ.
-Sales Contract: Số và ngày của hợp đồng, tên và địa chỉ của bên bán, bên mua.
Mô tả hàng hóa bao gồm tên hàng, số lượng, chất lượng, trọng lượng tịnh (Net weight), trọng lượng tổng (Gross weight), ký mã hiệu và tổng giá trị hàng Cần xác định điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức thanh toán, thời điểm và địa điểm giao hàng, cùng với mộc và chữ ký của đại diện hai bên bán và mua Đặc biệt, cần kiểm tra xem mặt hàng nhập khẩu có nằm trong danh mục hàng cấm xuất nhập khẩu hay không, có cần xin giấy phép từ Bộ quản lý chuyên ngành hay không, và có phải thực hiện kiểm dịch động, thực vật hay không, từ đó có hướng giải quyết phù hợp Mỗi trường hợp sẽ yêu cầu bổ sung các chứng từ khác nhau trong bộ hồ sơ khai Hải quan.
Danh sách kiểm tra bãi đỗ (parking list) là công cụ quan trọng để xác nhận các thông tin trong phiếu đóng gói dựa trên hợp đồng đã ký kết Các yếu tố cần kiểm tra bao gồm thông tin về người bán và người mua, cùng với chi tiết hàng hóa như tên hàng, đơn vị tính, trọng lượng tổng (GW), thể tích (CBM), cũng như mộc và chữ ký của công ty.
Kiểm tra hóa đơn thương mại là một bước quan trọng dựa vào hợp đồng và danh sách hàng hóa Các yếu tố cần xem xét bao gồm số và ngày hóa đơn, thông tin người bán và người mua, chi tiết về hàng hóa như tên hàng, đơn vị tính, tổng tiền và loại tiền thanh toán Ngoài ra, cần kiểm tra sân bay xuất phát và đến, phương thức thanh toán, cách thức giao hàng, cùng với mộc và chữ ký của công ty để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của hóa đơn.
Bảo hiểm hàng hóa là quá trình kiểm tra thông tin dựa trên hóa đơn và danh sách hàng hóa Các yếu tố cần xác minh bao gồm số và ngày bảo hiểm (phải trước hoặc bằng ngày B/L), tên người được bảo hiểm và người thụ hưởng, điều kiện bảo hiểm (A, B, C), trị giá bảo hiểm, số và ngày hóa đơn, sân bay khởi hành và đích đến, tiêu chuyến bay, số chuyến bay, cùng với văn phòng đại diện trong nước.
Việc kiểm tra vận đơn (B/L) dựa trên danh sách bãi đỗ (parking list) là rất quan trọng Các nội dung cần kiểm tra trong vận đơn bao gồm số và ngày phát hành B/L, loại B/L, cước phí, cũng như mộc và chữ ký trên B/L.
- C/O : việc kiểm tra C/O được dựa vào B/L, invoice và parking list.
+ Đối với loại C/O không ưu đãi, các thông tin cần kiểm tra bao gồm : Tên hàng; số lượng; mộc và chữ ký trên C/O.
Khi làm việc với loại C/O có ưu đãi, việc kiểm tra chính xác các thông tin là rất quan trọng Cần xác minh thông tin về nhà xuất khẩu, tên và địa chỉ nhà nhập khẩu, tên chuyến bay, số chuyến, cảng đi và cảng đến Ngoài ra, cần chú ý đến cơ quan cấp C/O, mark/shipping mark, tên hàng và số lượng hàng hóa, tiêu chí xuất xứ, GW, CBM, số và ngày invoice, cùng với mộc và chữ ký trên C/O.
5.1.2.3 Lập bộ chứng từ hoàn chỉnh
Trong quá trình kiểm tra chứng từ cho các hợp đồng nhập hàng hóa, công ty thường thường gặp phải các sai sót như:
- Nhà xuất khẩu bán hàng có chiết khấu nhưng trên hóa đơn chỉ ghi giá thực thu mà không thể hiện số tiền chiết khấu.
- Mô tả hàng hóa không rõ ràng, thiếu một số thông tin yêu cầu, gộp nhiều mặt hàng vào cùng một loại.
Ngoài ra, còn tồn tại một số vấn đề như sự không khớp giữa các chứng từ, mức phí cao và những sự cố thực tế phát sinh như tàu bị trễ so với kế hoạch, cũng như sự không chính xác về số lượng và khối lượng hàng hóa.
Khi phát hiện sai sót thông tin, cần ngay lập tức thông báo cho nhà xuất khẩu và chờ phản hồi trong vòng 5 tiếng để hoàn thiện bộ chứng từ Việc kiểm tra thông tin phải được thực hiện nhanh chóng và chính xác nhằm xử lý kịp thời các lỗi, ngăn ngừa phát sinh phụ phí và ảnh hưởng đến quá trình thông quan hàng hóa Nếu có sai sót hoặc thiếu chứng từ như C/O, Packing List, Invoice, công ty cổ phần Bensa Việt Nam sẽ cần lập "Công văn xin nợ các chứng từ" để mở tờ khai hải quan.
5.1.2.4 Lấy lệnh giao hàng (D/O) và kiểm tra D/O
Nhân viên của công ty cổ phần Bensa Việt Nam có thể thực hiện thủ tục nhận D/O chỉ với thông báo hàng đến, vận đơn gốc và giấy giới thiệu Tuy nhiên, để nhận được D/O, công ty cần hoàn tất các loại phí liên quan với forwarder.
- Phụ phí xếp dỡ tại kho (THC)
- Phí vẫn tải hàng lẻ (CFS)
Sau khi hoàn tất các loại phí, forwarder sẽ cung cấp cho nhân viên công ty một bản D/O sao chép với nội dung tương tự như D/O gốc, yêu cầu ký xác nhận và ghi một số thông tin để chứng minh việc nhận D/O Nhân viên công ty cần kiểm tra và đối chiếu nội dung D/O với vận đơn để phát hiện và sửa chữa sai sót nếu có Thủ tục hoàn tất sẽ được xác nhận bằng dấu “Hàng giao thẳng” hoặc “Hàng rút ruột” trên D/O, kèm theo “Phiếu báo cáo hư hỏng/giám định” với forwarder để hàng được đưa về kho riêng.
5.1.2.5 Khai báo hải quan điện tử
Theo thông tư 38/2015/TT-BTC, công ty cần thực hiện khai báo hải quan điện tử qua hệ thống thông quan tự động và Cơ chế một cửa quốc gia Công ty đã sử dụng phần mềm ECUS (VNACCS) do Thái Sơn cấp phép để khai báo và đào tạo nhân viên Thủ tục hải quan điện tử nhanh chóng, tiện lợi và dễ sử dụng, giúp công ty giảm thiểu giấy tờ rườm rà, tiết kiệm thời gian và công sức.
Nhân viên giao nhận sử dụng phần mềm ECUS5VNACCS để khai báo hải quan điện tử Họ tra cứu thông tin hàng hóa và mã HS code để xác định các loại thuế áp dụng Sau khi hoàn tất khai báo, phần mềm cung cấp kết quả bao gồm các khoản thuế phải nộp, số tiếp nhận và ngày tiếp nhận của tờ khai, cũng như kết quả phân luồng kiểm tra tại cảng.
Các nhân tố ảnh hưởng đến quá trình giao nhận
Có rất nhiều nhân tố ảnh hưởng đến quá trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu của Công ty cổ phần Bensa Việt Nam Chẳng hạn:
- Bối cảnh phát triển của quốc tế
- Các cơ chế quản lý của nhà nước
- Tình hình xuất nhập khẩu trong nước
- Biến động của thời tiết
- Chính sách phát triển của công ty
- Nguồn lực của công ty
Để đảm bảo hoạt động giao nhận của công ty diễn ra suôn sẻ và đúng kế hoạch, các nhân tố quan trọng cần được đáp ứng tốt Nếu không, công ty sẽ phải đối mặt với những tổn thất lớn do hàng hóa bị hư hỏng và thời gian giao hàng bị chậm trễ, từ đó ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín của công ty.
5.3 Đánh giá quy trình giao nhận hàng hóa đường hàng không của công ty 5.3.1 Ưu điểm
Cơ cấu tổ chức nhân sự tinh gọn giúp việc quản lý trở nên dễ dàng và hiệu quả Đội ngũ nhân viên trẻ, nhiệt huyết, cùng với tốc độ làm việc nhanh chóng, đảm bảo đáp ứng kịp thời các nhu cầu của khách hàng.
Công ty cam kết ưu tiên chất lượng dịch vụ và uy tín, phù hợp với phương châm đã đề ra Nhờ đó, công ty đã xây dựng được lòng tin vững chắc từ khách hàng, giúp duy trì doanh thu và lợi nhuận ổn định.
Công tác chuẩn bị hồ sơ hiện đang gặp nhiều bất cập, mặc dù đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao và kinh nghiệm phong phú Tuy nhiên, trình độ ngoại ngữ của họ còn hạn chế, dẫn đến khó khăn trong việc giao dịch với khách hàng nước ngoài.
Công ty không tập trung vào một mặt hàng hay loại hình giao nhận cụ thể nào, dẫn đến bộ phận chứng từ phải làm việc rất vất vả Họ phải xử lý đồng thời nhiều hợp đồng với các yêu cầu khác nhau, tạo ra thách thức lớn trong công việc.
- Công ty mới thành nên trang thiết bị chưa được cải tiến nâng cao.
- Giá bán dịch vụ của công ty còn cao.
- Thiếu nguồn lực, trình độ nhân viên chưa đồng đều.
Đánh giá quy trình giao nhận hàng hóa của công ty
6.1 Quản lý kỹ thuật phương tiện vận tải.
Quản lý kỹ thuật phương tiện vận tải bao gồm việc kiểm soát và đánh giá chất lượng các loại xe như xe tải và đầu kéo container Công việc này đòi hỏi thực hiện kiểm tra định kỳ và theo yêu cầu phát sinh, đồng thời nghiên cứu và đề xuất các yêu cầu kỹ thuật phù hợp với nhu cầu vận hành Ngoài ra, quản lý cũng tiếp nhận yêu cầu sửa chữa từ lái xe, đánh giá mức độ hỏng hóc và đưa ra biện pháp xử lý kịp thời Quá trình theo dõi và nghiệm thu kết quả bảo dưỡng, lập phiếu báo hỏng và yêu cầu sửa chữa được cập nhật vào phần mềm quản lý Cuối cùng, việc lưu trữ hồ sơ phương tiện và quản lý chất lượng vật tư phụ tùng thay thế cũng là một phần quan trọng trong công tác quản lý này.
Mục đích của quản lý kỹ thuật phương tiện vận tải là nâng cao hiệu quả sử dụng tính năng kỹ thuật và duy trì tình trạng kỹ thuật của phương tiện ở trạng thái tối ưu, đảm bảo luôn sẵn sàng cho hoạt động vận tải Bên cạnh đó, việc này còn giúp bảo toàn vốn và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn đầu tư, vốn thường chiếm tỷ lệ lớn trong tổng vốn cố định của doanh nghiệp Hiệu quả sử dụng phương tiện vận tải có ảnh hưởng quyết định đến hiệu quả sử dụng vốn, chất lượng sản phẩm vận tải, cũng như kết quả và hiệu quả sản xuất kinh doanh chung của toàn doanh nghiệp.
Hiệu quả sử dụng phương tiện vận tải (PTVT) phụ thuộc chủ yếu vào khả năng khai thác kỹ thuật của phương tiện Điều này cho thấy rằng hiệu quả khai thác kỹ thuật phản ánh sự phù hợp giữa tính năng của phương tiện và các điều kiện khai thác cụ thể.
Công tác quản lý kỹ thuật phương tiện đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả sử dụng phương tiện Thực hiện tốt công tác này giúp duy trì tình trạng kỹ thuật tối ưu, giảm thiểu hao mòn và chi phí sửa chữa, từ đó nâng cao hiệu quả khai thác kỹ thuật Điều này không chỉ cải thiện chất lượng sản phẩm vận tải mà còn nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của toàn doanh nghiệp.
Hiện tại, công ty chủ yếu sử dụng dịch vụ thuê xe từ công ty Vận Tải Nội Bài, với hợp đồng cho thuê lâu dài Mối quan hệ bền chặt giữa hai bên giúp công ty mua một số xe để bảo trì định kỳ tại kho sửa chữa của Vận Tải Nội Bài Điều này đảm bảo rằng các phương tiện luôn trong tình trạng tốt nhất, giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận chuyển hàng hóa.
