LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA TỔ CHỨC VÀ VĂN HÓA HÀNH CHÍNH 9 1.1 Các khái niệm cơ sở
Văn hóa tổ chức
Văn hóa tổ chức bao gồm tất cả các yếu tố và sản phẩm văn hóa, cả vật thể và phi vật thể, mà một tổ chức lựa chọn, tạo ra và thể hiện trong hoạt động lao động và sinh hoạt của mình Nó không chỉ phản ánh các giá trị tinh thần và sản phẩm phi vật thể mà còn bao gồm các giá trị vật chất và sản phẩm vật thể Văn hóa tổ chức hình thành không chỉ trong các hoạt động sản xuất và dịch vụ mà còn trong các hoạt động văn nghệ, thể thao, vui chơi và giải trí.
Văn hóa của tổ chức được xem là một nhận thức chỉ tồn tại trong một tổ chức, phản ánh cách nhận thức và lối hành xử của các thành viên đối với bên trong và bên ngoài tổ chức Mặc dù các cá nhân có nền tảng văn hóa, lối sống và nhận thức khác nhau, nhưng họ thường hiển thị văn hóa tổ chức theo cùng một cách hoặc có một mẫu số chung Văn hóa tổ chức chính là hình ảnh tổng quát về tổ chức, được cấu thành từ nhiều yếu tố và dễ dàng nhận ra bởi mọi người.
Chỉ cần một yếu tố thay đổi, hình ảnh của tổ chức sẽ bị ảnh hưởng và biến đổi Theo lý thuyết, không có tổ chức nào có văn hóa hoàn toàn giống tổ chức khác, mặc dù chúng có thể tương đồng ở nhiều khía cạnh.
Các yếu tố cấu thành văn hóa tổ chức
Văn hóa tổ chức hành chính có thể được phân nhóm thành nhiều yếu tố, trong đó cách phân chia của Edgar H Schein được nhiều nhà nghiên cứu đồng thuận Theo Schein, văn hóa tổ chức bao gồm ba thành phần chính: (1) Những quá trình và cấu trúc hữu hình, (2) Hệ thống giá trị được tuyên bố, và (3) Những quan niệm chung.
1.1.2.1 Về những quá trình và cấu trúc hữu hình: Đó là những cái có thể nhìn thấy, dễ cảm nhận khi tiếp xúc với một tổ chức hành chính Là những biểu hiện bên ngoài của văn hóa hành chính Những yếu tố này có thể đƣợc phân chia nhƣ sau:
- Phong cách thiết kế kiến trúc xây dựng, nội - ngoại thất, trang thiết bị làm việc, các vật dụng, biểu trƣng
- Cơ cấu tổ chức bộ máy, cơ chế điều hành, hoạt động
- Những thực thể vô hình như: Triết lý, nguyên tắc, phương pháp, phương châm giải quyết vấn đề; hệ thống thủ tục, quy định…
Các chuẩn mực hành vi đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức các hoạt động sinh hoạt tập thể, bao gồm nghi thức cho các hội nghị, lễ hội, cùng với các hoạt động văn nghệ, thể thao và câu lạc bộ Việc tuân thủ những chuẩn mực này không chỉ giúp duy trì trật tự mà còn nâng cao sự gắn kết và tinh thần đoàn kết trong cộng đồng.
- Ngôn ngữ, cách ăn mặc, chức danh
Các hình thức sử dụng ngôn ngữ bao gồm băng rôn, khẩu hiệu, ngôn ngữ xưng hô, và giao tiếp giữa lãnh đạo với nhân viên, cũng như giữa cấp trên và cấp dưới Ngoài ra, các bài hát truyền thống cũng đóng vai trò quan trọng trong việc truyền tải thông điệp và giá trị văn hóa.
- Các hình thức giao tiếp và ứng xử với bên ngoài
1.1.2.2.Về hệ thống giá trị được tuyên bố
Hệ thống giá trị tuyên bố bao gồm các yếu tố quan trọng như chiến lược, mục tiêu, triết lý, giá trị cốt lõi, bộ quy tắc ứng xử thành văn, cam kết và quy định Những thành phần này tạo nên nền tảng vững chắc cho tổ chức, giúp định hướng hành động và quyết định trong quá trình phát triển.
Hệ thống giá trị tuyên bố là nền tảng và kim chỉ nam cho hoạt động của tổ chức hành chính, được công bố rộng rãi Những giá trị này có tính hữu hình, dễ nhận biết và diễn đạt một cách rõ ràng, chính xác Chúng đóng vai trò hướng dẫn, định hướng và là tài liệu đầu tiên mô tả về tổ chức hành chính.
1.1.2.3 Những ngầm định nền tảng và quan niệm chung (niềm tin, nhận thức, suy nghĩ và tình cảm có tính vô thức, mặc nhiên, ngầm định)
Các ngầm định nền tảng là những suy nghĩ và trạng thái cảm xúc sâu sắc trong tiềm thức của mỗi cá nhân, đồng thời hình thành nét chung trong tập thể Những quy ước này tồn tại một cách tự nhiên, tạo ra mạch ngầm kết nối các thành viên trong tổ chức, từ đó hình thành nền tảng giá trị, lối suy nghĩ và cách hành động của họ.
Hệ thống giá trị trong một tổ chức hành chính đóng vai trò quan trọng trong việc xác định đúng sai và hướng dẫn hành vi của lãnh đạo cũng như nhân viên Các giá trị này có thể bao gồm sự nhân văn, tình yêu thương giữa đồng nghiệp, tinh thần cộng đồng trách nhiệm, sự sáng tạo và tính độc lập trong công việc Đồng thời, tổ chức cũng cần coi trọng tính trung thực, thẳng thắn và chất lượng công việc để tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hiệu quả.
H.Shein cho rằng, bản chất của văn hóa một tổ chức là nằm ở những quan niệm chung của chúng Nếu nhận biết văn hóa của một tổ chức ở cấp độ một và hai, chúng ta mới tiếp cận nó ở bề nổi, tức là có khả năng suy đoán các thành viên của tổ chức đó “nói gì” trong một tình huống nào đó Chỉ khi nào nắm đƣợc lớp văn hóa thứ ba thì chúng ta mới có khả năng dự báo họ sẽ làm gì khi vận dụng những giá trị này vào thực tiễn Xây dựng VHTC có tầng thứ ba này là một việc khó, đòi hỏi có sự lãnh đạo, quản lý nhất quán của các cấp có thẩm quyền và sự đồng tâm của các thành viên trong tổ chức.
Vai trò và chức năng của văn hóa đối với hoạt động công sở
Trước hết, chúng ta cần hiểu: Công sở là gì?
Công sở là tổ chức thuộc sự quản lý của Nhà nước, có tư cách pháp nhân và được điều chỉnh bởi pháp luật nhằm thực hiện các công việc chuyên ngành phục vụ lợi ích công cộng.
Công sở đƣợc phân biệt với các tổ chức xã hội khác xét trên nội dung công việc và hình thức tổ chức
Xét về nội dung công việc:
Hoạt động hướng ra bên ngoài của công sở nhằm đáp ứng lợi ích chung của nhân dân, được Nhà nước bảo vệ và kiểm tra.
Hoạt động hướng nội bộ nhằm đáp ứng nhu cầu làm việc của cán bộ công chức (CBCC) và người lao động, bảo đảm quyền lợi hợp pháp của họ, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi để CBCC hoàn thành trách nhiệm công việc.
Xét về hình thức tổ chức:
Công sở là một tổ chức được Nhà nước bảo đảm về nguồn lực vật chất và con người nhằm thực hiện nhiệm vụ và đạt mục tiêu của tổ chức Hình thức tổ chức và hoạt động của công sở phụ thuộc vào phương thức điều hành của bộ máy Nhà nước Đây là trụ sở làm việc của các cơ quan nhà nước, nơi mà quyền lực công được sử dụng để giải quyết công vụ.
Công sở là một thiết chế xã hội - văn hoá độc đáo chỉ xuất hiện trong xã hội loài người Nó không chỉ là một hiện tượng văn hoá mà còn là một chủ thể văn hoá gắn liền với các yếu tố tổ chức quyền lực, tâm lý và tình cảm của con người Tuy nhiên, cần phân biệt công sở với văn hoá công sở (VHCS) vì chúng không hoàn toàn đồng nhất; công sở là một thực thể văn hoá của xã hội.
Văn hóa đóng vai trò quan trọng trong việc hiện thực hóa các chức năng của nó, đồng thời thể hiện tác dụng và đóng góp của văn hóa đối với hoạt động công sở Các chức năng của văn hóa không chỉ là lý thuyết mà còn mang lại những nhiệm vụ thiết thực, giúp nâng cao hiệu quả làm việc và tạo ra môi trường công sở tích cực.
1.1.3.1 Là thể chế, tổ chức tạo ra công ăn việc làm và nhu cầu phát triển nghề nghiệp cho người lao động:
HĐCS nhằm tạo môi trường thuận lợi cho mọi thành viên phát huy khả năng sáng tạo, thực hiện nhiệm vụ của Nhà nước và phục vụ nhân dân tốt hơn Các yếu tố quan trọng bao gồm quan hệ con người, sử dụng hiệu quả nguồn tài nguyên và áp dụng khoa học – công nghệ tiên tiến Việc xác định đúng vai trò của từng yếu tố sẽ ảnh hưởng tích cực đến hiệu lực và hiệu quả hoạt động của các công sở trong quá trình phát triển.
Văn hóa trong hợp tác xã (HĐCS) đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra việc làm và đáp ứng nhu cầu phát triển nghề nghiệp cho người lao động Nó không chỉ gắn liền với chức năng kinh tế mà còn liên quan đến chức năng chính trị - xã hội và phát triển nguồn nhân lực, góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống và sự bền vững của cộng đồng.
Chức năng kinh tế của văn hóa công sở (VHCS) không chỉ đảm bảo sự tồn tại và phát triển của từng thành viên mà còn của toàn bộ công sở, đáp ứng nhu cầu vật chất như lương, bổng và chế độ, cũng như nhu cầu tinh thần như thưởng, phạt và hỗ trợ Việc thực hiện chức năng này hướng tới mục tiêu cụ thể, với phương thức thỏa mãn nhu cầu vật chất của các thành viên được thực hiện một cách hợp lý VHCS đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng chi tiêu ngân sách và sử dụng tài sản, không chỉ quản lý tài chính mà còn thúc đẩy tiêu dùng hợp lý Qua đó, VHCS hạn chế nhu cầu tiêu dùng không chính đáng và kích thích nhu cầu tiêu dùng chính đáng, góp phần giảm thiểu tiêu cực và hướng tới sự bình đẳng trong hoạt động của công sở.
Văn hóa trong hoạt động của công sở không chỉ mang chức năng kinh tế và văn hóa mà còn có vai trò chính trị - xã hội quan trọng Văn hóa công sở (VHCS) tác động trực tiếp đến đời sống xã hội, thể hiện qua tinh thần phục vụ nhân dân, đạo đức công vụ và lối sống Một công sở bền vững là nền tảng cho sự bền vững của Nhà nước, và chỉ khi VHCS được gìn giữ và phát triển, văn hóa đất nước mới trở nên tốt đẹp VHCS góp phần duy trì và phát triển văn hóa quốc gia, bảo tồn các giá trị và chuẩn mực truyền thống của dân tộc Việt Nam Mỗi thành viên trong công sở cần trung thành với Nhà nước, coi công sở như gia đình của mình và bảo vệ nó như bảo vệ gia đình VHCS truyền tải giá trị văn hóa cộng đồng đến các thành viên, từ đó góp phần vào sự phát triển bản sắc văn hóa dân tộc Mỗi công sở đều bắt nguồn từ yêu cầu nhiệm vụ của Nhà nước, do đó VHCS mang đậm dấu ấn văn hóa quốc gia và dân tộc, thể hiện mối quan hệ chặt chẽ giữa văn hóa quốc gia, văn hóa xã hội và VHCS.
Phát triển nguồn nhân lực là chức năng cơ bản của tổ chức công sở, ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất và hiệu quả công việc Văn hóa công sở đóng vai trò quyết định trong việc tuyển dụng, quy hoạch và bồi dưỡng nhân lực, đồng thời giúp định hướng mối quan hệ giữa hiện đại hóa và công bằng cho các thành viên Khi văn hóa phát huy tác dụng, nó tạo ra sự đồng thuận giữa hiện đại hóa và đảm bảo công bằng, góp phần vào việc chống tham nhũng và lạm quyền Công bằng ở đây không phải là bình quân, mà là đánh giá dựa trên hiệu quả công việc, không thiên lệch về chức vụ hay mối quan hệ cá nhân Văn hóa còn thể hiện qua việc tạo cơ hội bình đẳng cho mọi thành viên trong công sở trong học tập, đào tạo và việc làm, nhằm phục vụ lợi ích chung và lợi ích cá nhân.
1.1.3.2 VHCS tạo môi trường, điều kiện làm việc tốt cho CBCC:
Văn hóa là nền tảng tinh thần của HĐCS, thể hiện sức mạnh và bản lĩnh của các thành viên thông qua truyền thống và hệ giá trị riêng Những giá trị này được thấm nhuần trong từng cá nhân, phát triển cùng sự tiến bộ của công sở và được cụ thể hóa trong các cấu trúc hành chính Văn hóa phản ánh sức sống, trí tuệ, đạo đức và tâm hồn của cán bộ công chức (CBCC) trong công vụ Thiếu nền tảng văn hóa lành mạnh, sự phát triển bền vững của công sở sẽ bị ảnh hưởng Yếu tố văn hóa trong công sở xuất phát từ vai trò của nó trong xã hội và hoạt động hành chính Một công sở chỉ hoàn thành nhiệm vụ khi tạo dựng được mối quan hệ tốt giữa CBCC, thiết lập chuẩn mực ứng xử, nghi thức hành chính, và phương pháp giải quyết mâu thuẫn Đây chính là vai trò của nếp sống văn hóa trong công sở.
Trong môi trường công sở hiện nay, các tài sản vô hình như hệ thống thông tin khoa học – công nghệ, tổ chức bộ máy và nghệ thuật quản lý, cùng với sự tín nhiệm của nhân dân đối với cán bộ công chức nhà nước, đóng vai trò quan trọng Những yếu tố này có thể được xem là sự chuyển hóa năng lượng tinh thần của con người vào hoạt động công sở, tạo nên văn hóa công sở (VHCS) đặc sắc.
VHCS đáp ứng nhu cầu tâm lý và động lực làm việc của cán bộ công chức (CBCC) và người lao động, tạo ra môi trường giao tiếp và tình cảm tích cực trong công sở Một tổ chức đoàn kết, phối hợp nhịp nhàng không chỉ là ước mơ của mọi CBCC mà còn là nơi mọi người cảm thấy an toàn và yên tâm cống hiến Trong bối cảnh xã hội phát triển, áp lực công việc ngày càng gia tăng, việc xây dựng một bầu không khí VHCS lành mạnh giúp giảm căng thẳng, tạo điều kiện cho con người có tâm lý thoải mái và hăng say làm việc.
1.1.3.3 VHCS khuyến khích, tạo động lực cho CBCC hoạt động và phát triển:
Công nghệ hành chính đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của hệ thống công sở (HĐCS), kết hợp trí tuệ và nghiệp vụ với tinh thần phục vụ cộng đồng của cán bộ công chức (CBCC) Ở các quốc gia phát triển, CBCC nhận thức rõ mục đích công việc của mình và lý do đạt hiệu quả cao, nhờ vào ý thức văn hóa dân tộc mạnh mẽ Ý thức này không chỉ thúc đẩy sự phát triển đất nước mà còn nâng cao danh dự của Nhà nước và truyền thống nơi làm việc Lương tâm và danh dự của CBCC tạo ra nhận thức rằng văn hóa là động lực chính cho mọi hoạt động trong công sở hiện nay.
Khái niệm văn hóa hành chính
1.1.4.1 Văn hóa hành chính là gì?
Văn hóa hành chính là biểu hiện đặc thù của văn hóa tổ chức và văn hóa công quyền, đồng thời là nhân tố bao trùm lên các bộ phận cấu thành của một nền hành chính Văn hóa hành chính bao gồm văn hóa của các tổ chức là cơ quan hành chính nhà nước và văn hóa thực thi công việc của đội ngũ cán bộ, công chức hành chính, được diễn ra chủ yếu tại các công sở Tại Việt Nam, văn hóa hành chính không xuất hiện trực diện dưới góc độ một thuật ngữ khoa học trong sách báo chuyên ngành, do đó cần tiếp cận từ khái niệm văn hóa nói chung để nhận diện văn hóa hành chính thông qua các đặc trưng chủ yếu của nó.
Văn hóa hành chính (VHHC) là một phần quan trọng của văn hóa tổ chức và văn hóa quốc gia, liên quan chặt chẽ đến hoạt động của nền hành chính nhà nước VHHC không chỉ là một lĩnh vực đặc thù của văn hóa công quyền và văn hóa công vụ, mà còn là biểu hiện của văn hóa pháp lý, có mối quan hệ mật thiết với văn hóa tổ chức và văn hóa chính trị Do đó, việc nghiên cứu VHHC cần được thực hiện trong bối cảnh liên quan đến các khái niệm này, đặc biệt là văn hóa pháp lý.
Văn hóa hành chính (VHHC) được hiểu là tổng hợp các giá trị, niềm tin, truyền thống, tâm lý, thói quen, tiền lệ và lề lối làm việc, tất cả đều được hình thành và thể hiện qua các bộ phận cấu thành của nền hành chính, bao gồm thể chế, tổ chức bộ máy và đội ngũ công chức.
Hệ thống giá trị trong nền hành chính đóng vai trò quan trọng, phản ánh chuẩn mực về nhận thức và hành vi của các chủ thể Những giá trị này không thể tách rời trong tổ chức và vận hành hành chính, và cần được kiểm chứng qua thực tiễn để trở thành giá trị ứng xử phổ biến Giá trị ứng xử không chỉ là sự phản ánh thụ động của giá trị nhận thức mà còn tích cực tham gia vào việc chọn lọc và thay đổi các giá trị này Trong văn hóa hành chính, hệ thống giá trị là yếu tố cốt lõi, thể hiện bản sắc văn hóa của nền hành chính, do đó, cần phải được luật hóa, đặc biệt là các chuẩn mực hành vi.
VHHC truyền thống là những giá trị văn hóa lịch sử được lưu giữ qua nhiều thế hệ, góp phần vào việc hình thành và điều chỉnh tổ chức hành chính hiện đại Những giá trị này thể hiện bản sắc văn hóa độc đáo, tương thích với đặc điểm truyền thống của nền hành chính Bản sắc VHHC truyền thống không phải là một thực thể tách biệt, mà là sự giao thoa, pha trộn với các truyền thống văn hóa khác Ngoài ra, bản sắc này cũng không chỉ đơn nhất, mà cần bao gồm nhiều bản sắc đặc thù của từng nhóm trong nền hành chính Cần lưu ý rằng không phải tất cả giá trị VHHC truyền thống đều mang lại ý nghĩa tích cực cho nền hành chính đương đại.
Tâm lý, thói quen và tập quán trong nền hành chính được xem là biểu hiện của văn hóa hành chính, có giá trị và vai trò độc lập với sự thừa nhận của từng cá nhân Những thói quen này hình thành tự phát qua hành vi của con người, không phải lúc nào cũng được chọn lọc, dẫn đến sự tồn tại của cả những yếu tố tích cực và tiêu cực Tiền lệ có vai trò quan trọng trong tổ chức và hoạt động của nền hành chính Tại Việt Nam, trong một thời gian dài, nhiều người đã không công nhận tiền lệ trong hoạt động tư pháp và hành chính Tuy nhiên, quan điểm này đã thay đổi do yêu cầu thực tiễn và áp lực đổi mới tư duy Để phù hợp với xu hướng chung, cần có những biện pháp hợp lý nhằm phát huy vai trò tích cực và giảm thiểu tác động tiêu cực của các yếu tố này trong quá trình cải cách hành chính.
Văn hóa hành chính (VHHC) không phải là bất biến, mà thay đổi theo thời gian và hoàn cảnh, phản ánh nhu cầu tự thân của văn hóa và xu thế hội nhập giữa các nền hành chính Sự thay đổi này, dù chậm và khó nhận biết, mang lại giá trị mới cho VHHC của mỗi quốc gia Phản ứng của các nhà quản lý trước những thay đổi này rất quan trọng; sự biến mất của những giá trị cũ là cần thiết, trong khi những giá trị mới tích cực cần được chấp nhận Mặc dù VHHC thường thay đổi chậm hơn so với các yếu tố khác trong nền hành chính, sự bất động hay thay đổi đột ngột của nó có thể gây ra những hệ lụy đáng kể cho hệ thống hành chính.
Văn hóa hành chính (VHHC) có ảnh hưởng sâu sắc đến tổ chức và hoạt động của nền hành chính thông qua việc tác động lên thể chế, bộ máy và con người Bản chất của VHHC tạo ra sức mạnh lan tỏa, điều chỉnh các quan hệ ứng xử khi được chấp nhận như chuẩn mực về đức tin, giá trị, truyền thống và thói quen Nó đóng vai trò như một chất keo kết nối mối quan hệ giữa con người và tổ chức, từ đó phát huy năng lực tiềm tàng của nền hành chính Do đó, bất kỳ nỗ lực xây dựng hay cải cách nào cũng cần bắt đầu từ văn hóa; nếu không, sự kém hiệu lực và hiệu quả của nền hành chính sẽ là điều dễ hiểu.
1.1.4.2 Vai trò của văn hóa hành chính trong các cơ quan hành chính nhà nước
Mọi tổ chức, từ khi thành lập, cần xây dựng một văn hóa riêng để khẳng định vị trí của mình Đặc biệt, trong các cơ quan hành chính, văn hóa hành chính đóng vai trò quan trọng, góp phần nâng cao hiệu quả làm việc và tạo dựng uy tín.
Văn hóa hành chính đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển kinh tế của đất nước, vừa là mục tiêu vừa là động lực cho sự tiến bộ Một nền hành chính với văn hóa riêng biệt sẽ tạo ra sự đoàn kết và tinh thần làm việc cao trong các cơ quan nhà nước, từ đó nâng cao hiệu quả công việc và góp phần vào sự phát triển chung của xã hội Khi tiếp xúc với văn hóa, con người không chỉ được tìm hiểu các giá trị truyền thống mà còn tiếp thu tinh hoa văn hóa toàn cầu, giúp họ trở nên tích cực và chủ động hơn trong công việc Điều này không chỉ thúc đẩy thành công của các cơ quan mà còn góp phần vào sự sáng tạo và cải tạo xã hội, thúc đẩy sự phát triển của đất nước.
Văn hóa hành chính đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập mối quan hệ trong các tổ chức, giúp mọi người đoàn kết và nâng cao tinh thần làm việc Nhờ có văn hóa, các cá nhân trong cơ quan trở nên gắn bó hơn, tạo nên một sợi dây vô hình kết nối họ lại với nhau, từ đó thúc đẩy ý thức và trách nhiệm trong công việc, giúp hoàn thành nhiệm vụ một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Văn hóa hành chính đóng vai trò quan trọng trong việc gìn giữ bản sắc văn hóa của cơ quan từ khi thành lập Các thành viên trong tổ chức đã xây dựng và phát triển một nền văn hóa riêng, phản ánh truyền thống, tác phong và cách ứng xử của họ Qua thời gian, văn hóa này không ngừng hoàn thiện, góp phần bảo tồn truyền thống văn hóa dân tộc và lịch sử văn hóa của cơ quan, dựa trên tinh thần và ý thức của các thành viên.
Văn hóa hành chính là yếu tố quyết định trong việc nâng cao hiệu quả điều hành của chính phủ và các cơ quan hành chính nhà nước Thời gian qua, phương thức điều hành đã được đổi mới, với sự chú trọng vào hiện đại hóa công sở và cải thiện điều kiện làm việc cho cán bộ công chức Tuy nhiên, nền hành chính vẫn còn ảnh hưởng bởi cơ chế tập trung quan liêu, chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý mới Do đó, việc xây dựng văn hóa trách nhiệm trong công việc và đổi mới phương thức điều hành là cần thiết, nhằm phù hợp với nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa và hội nhập quốc tế Văn hóa hành chính không chỉ tác động đến hiệu quả hoạt động mà còn thúc đẩy sự hiện đại hóa công sở và việc ban hành các văn bản quy phạm pháp luật liên quan.
Văn hóa giao tiếp giữa cấp trên và cấp dưới, cũng như giữa các nhân viên, đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra nề nếp và kỷ luật trong cơ quan Khi mọi người đều có ý thức tích cực, họ sẽ hiểu nhau hơn và hòa nhập tốt hơn, từ đó góp phần nâng cao năng suất làm việc và hiệu quả trong công tác điều hành hành chính.
Văn hóa hành chính đóng vai trò quan trọng trong việc giúp các cơ quan hoàn thành công việc một cách hiệu quả Nhờ vào văn hóa cơ quan, các thành viên có tinh thần làm việc cao và ý thức trách nhiệm, từ đó luôn hoàn thành nhiệm vụ mà lãnh đạo giao phó Chính văn hóa là động lực và mục tiêu mà các thành viên hướng tới, góp phần mang lại hiệu quả cao trong công việc.
Văn hóa hành chính phục vụ tại các cơ quan hành chính Nhà nước ở cấp tỉnh 27 Chương 2 THỰC TRẠNG VĂN HÓA HÀNH CHÍNH PHỤC VỤ TẠI SỞ TÀI CHÍNH HẢI DƯƠNG
Văn hóa hành chính phục vụ tại các cơ quan nhà nước, đặc biệt ở cấp tỉnh, là một phần quan trọng trong văn hóa hành chính Nó bao gồm các quy tắc và chuẩn mực ứng xử của cán bộ công chức, không chỉ giữa họ với nhau mà còn với công dân Mục tiêu của văn hóa này là tối ưu hóa năng lực giao tiếp để đạt hiệu quả cao nhất trong công việc.
Văn hóa hành chính phục vụ tại các cơ quan nhà nước là một khía cạnh đặc thù, tập trung vào mối quan hệ giữa cán bộ công chức (CBCC) và công dân Cơ quan hành chính được tổ chức theo cấu trúc thứ bậc, bao gồm các mối quan hệ quyền lực, phục tùng, nhu cầu và phục vụ, từ đó hình thành các giá trị chuẩn mực văn hóa Tuy nhiên, môi trường này cũng tiềm ẩn nguy cơ tha hóa, dẫn đến tình trạng quan liêu, cửa quyền và thiếu cảm thông với người dân Do đó, việc xây dựng chuẩn mực và thói quen tích cực cho CBCC là vô cùng cần thiết để nâng cao hiệu quả phục vụ và giảm thiểu tiêu cực trong hoạt động hành chính.
CBCC là một việc làm rất cần thiết, tạo nên những giá trị vô hình của tổ chức, cơ quan CBCC đang làm việc
Mỗi công sở là một thế giới thu nhỏ với cơ cấu, quy tắc và văn hóa riêng, ảnh hưởng đến cách thức hoạt động và giá trị của tổ chức Khi bước vào một cơ quan hành chính, chúng ta dễ dàng nhận thấy những đặc trưng qua hành vi, ngôn ngữ, cách trang trí và sự tương tác giữa cán bộ và người dân Hình ảnh của tổ chức, dù tốt hay xấu, được thể hiện qua cách xử lý công việc và tình huống phát sinh Đặc biệt, cán bộ công chức giữ vị trí then chốt là những người phản ánh chất lượng và hiệu quả hoạt động của cơ quan, góp phần tạo nên ấn tượng cho người dân.
Vào ngày 8/11/2011, Thủ tướng Nguyễn Tấn Dũng đã ký Nghị quyết số 30c/NQ-CP nhằm thực hiện chương trình cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011-2020 Trong đó, hai trọng tâm chính là nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức và cải cách chính sách tiền lương để tạo động lực cho họ làm việc hiệu quả Đồng thời, cần cải thiện chất lượng dịch vụ hành chính và dịch vụ công Để đạt được mục tiêu này, đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức cần làm việc hăng say, gắn kết và phấn đấu thực hiện đường lối chính sách của Đảng, đưa các quy định của Nhà nước vào cuộc sống của nhân dân.
Cơ quan hành chính là biểu tượng của Nhà nước và nhân dân, nơi mọi quy định pháp luật cần được tuân thủ Đặc biệt, tại các cơ quan hành chính cấp tỉnh, văn hóa hành chính cần được chú trọng để xây dựng một hệ thống hành chính hiện đại, văn minh, đồng thời vẫn giữ gìn bản sắc văn hóa dân tộc Việt Nam.
Văn hóa hành chính và văn hóa hành chính phục vụ là những thành phần quan trọng của văn hóa tổ chức trong các cơ quan hành chính nhà nước Chúng đóng vai trò then chốt trong việc thúc đẩy sự phát triển đất nước, thiết lập mối quan hệ trong cơ quan và nâng cao hiệu quả điều hành, từ đó cải thiện năng suất lao động của cán bộ công chức viên chức Việc phát triển văn hóa hành chính phục vụ không chỉ mang lại giá trị lớn cho cơ quan nhà nước mà còn có tác động tích cực đến việc phục vụ người dân Do đó, duy trì và hoàn thiện các yếu tố của văn hóa hành chính phục vụ là cần thiết để củng cố niềm tin của người dân vào sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước Phân tích thực trạng văn hóa hành chính phục vụ tại các cơ quan nhà nước, xác định nguyên nhân tồn tại và đề xuất giải pháp là nhiệm vụ quan trọng và thiết thực.
Chương 2 THỰC TRẠNG VĂN HÓA HÀNH CHÍNH PHỤC VỤ TẠI
SỞ TÀI CHÍNH HẢI DƯƠNG
Giới thiệu chung về Sở Tài chính Hải Dương
Sở Tài chính Hải Dương là cơ quan chuyên môn hỗ trợ Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc quản lý nhà nước về tài chính, ngân sách, thuế, phí, lệ phí và các khoản thu khác Cơ quan này cũng quản lý các quỹ tài chính nhà nước, đầu tư tài chính, tài chính doanh nghiệp, kế toán, kiểm toán độc lập, giá cả và dịch vụ tài chính, đảm bảo thực hiện đúng theo quy định của pháp luật.
Sở Tài chính Hải Dương hoạt động dưới sự chỉ đạo và quản lý của UBND tỉnh Hải Dương, đồng thời tuân thủ các chỉ đạo và kiểm tra về chuyên môn từ Bộ Tài chính.
Hình 2.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức
Trung tâm tƣ vấn DVTC
Phòng Tài chính đầu tƣ
Phòng Quản lý giá công sản
Phòng Tin học thống kê
* Chức năng, nhiệm vụ: a) Lãnh đạo Sở, gồm: Giám đốc và 3 Phó giám đốc
Giám đốc Sở Tài chính là người lãnh đạo cao nhất, có trách nhiệm tổ chức và quản lý toàn diện các hoạt động của Sở, báo cáo trực tiếp với Chủ tịch UBND tỉnh và Bộ trưởng Bộ Tài chính Ông/bà cũng phụ trách hoạt động của Phó giám đốc và các phòng ban chuyên môn Nhiệm vụ quan trọng của giám đốc là chỉ đạo xây dựng các văn bản cụ thể hóa chủ trương của Đảng và chính sách Nhà nước về tài chính, kế toán và giá cả, đảm bảo phù hợp với thực tế địa phương theo quy định của Chính phủ và hướng dẫn của Bộ Tài chính.
Phó giám đốc chịu trách nhiệm trước giám đốc về nhiệm vụ được giao, đại diện cho giám đốc khi vắng mặt và chỉ đạo các phòng nghiệp vụ tham mưu cho giám đốc Vai trò của phó giám đốc bao gồm cụ thể hóa các chế độ chính sách trong lĩnh vực tài chính kế toán và vật giá, đồng thời đề xuất ý kiến cho các dự án trình giám đốc Phó giám đốc cũng có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc các phòng ban trong việc thực hiện và giám sát các chính sách của UBND tỉnh Ngoài ra, phó giám đốc cần chủ động xử lý công việc trong phạm vi quyền hạn được giao.
Văn phòng Sở thực hiện ba mảng công tác chính, bao gồm tổ chức cán bộ, thi đua khen thưởng, và hành chính kế toán của cơ quan.
Công tác Tổ chức và cán bộ bao gồm các hoạt động như biên tập, thi đua khen thưởng, đề bạt, bổ nhiệm, tuyển dụng, đào tạo quy hoạch và đánh giá cán bộ Việc nâng lương, nâng ngạch công chức và thực hiện chính sách cán bộ phải tuân theo quy định của Tỉnh uỷ và UBND tỉnh, cũng như hướng dẫn của Sở Nội vụ và Ban Tổ chức Tỉnh uỷ Quy trình đánh giá cán bộ được thực hiện một cách dân chủ, công khai, dưới sự lãnh đạo của Đảng uỷ và lãnh đạo cơ quan, đảm bảo nguyên tắc tập trung dân chủ và nhấn mạnh vai trò của người đứng đầu cơ quan.
Công tác hành chính quản trị yêu cầu thực hiện đầy đủ các bước trong quy trình làm việc của văn phòng sở Tất cả các bản sao gửi từ bộ phận hành chính sẽ được tổ chức sao chép và lưu trữ bản chính cũng như công báo Mọi khâu liên quan đến công văn, giấy tờ của văn phòng Sở cần đảm bảo tính bí mật, nhanh chóng và kịp thời, tuân thủ đúng quy định quản lý hành chính hiện hành.
Văn phòng sở có trách nhiệm tham gia vào quy trình xử lý văn bản, đảm bảo rằng các văn bản gửi đi của cơ quan phải đúng thẩm quyền, đúng trình tự và phù hợp với yêu cầu quản lý công văn, giấy tờ và tài liệu theo quy định của Nhà nước.
Đại diện cho cơ quan trong việc tiếp đón khách hàng, chúng tôi cam kết thực hiện giao dịch và liên hệ công tác một cách văn minh, lịch sự và giữ gìn uy tín của cơ quan.
Công tác kế toán tại cơ quan cần tổ chức quản lý nguồn ngân sách Nhà nước theo quy định, đảm bảo hoạt động tài chính tuân thủ quy chế hiện hành Phòng tổ chức hành chính có trách nhiệm tham mưu thực hiện Quy chế chi tiêu nội bộ, đồng thời khoán biên chế và kinh phí quản lý hành chính để duy trì hoạt động bình thường Qua đó, cơ quan cần từng bước nâng cấp trang bị làm việc, tăng thu nhập và cải thiện đời sống cho cán bộ công chức.
Phòng Thanh tra tài chính hỗ trợ Giám Đốc Sở trong việc thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn thanh tra hành chính cũng như chuyên ngành theo quy định của Luật Thanh tra Phòng có trách nhiệm xây dựng và tổ chức thực hiện Kế hoạch thanh tra hàng năm, xử phạt vi phạm hành chính theo luật định, đồng thời thực hiện các nhiệm vụ phòng ngừa và đấu tranh chống tham nhũng theo quy định pháp luật Ngoài ra, phòng còn tổ chức tiếp dân, tiếp nhận đơn thư khiếu nại tố cáo của công dân và tham mưu cho Giám Đốc Sở trong việc giải quyết các đơn thư theo quy định của pháp luật.
Phòng Kế hoạch ngân sách có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc Sở trong quản lý và điều hành ngân sách, bao gồm việc xây dựng kế hoạch dài hạn và trung hạn, cũng như tổng hợp dự toán ngân sách hàng năm Phòng cũng tham gia vào việc phân cấp thu chi ngân sách địa phương và xây dựng các cơ chế chính sách tài chính Ngoài ra, phòng còn đảm nhiệm công tác kế toán, quyết toán ngân sách địa phương, quản lý quỹ ngân sách tỉnh, quỹ dự trữ tài chính địa phương, cùng với các khoản vay và viện trợ của địa phương.
Phòng Quản lý ngân sách xã có nhiệm vụ tham mưu cho Giám Đốc Sở trong việc quản lý ngân sách tại các xã, phường, thị trấn trên toàn tỉnh Phòng này hướng dẫn và tổng hợp dự toán, quyết toán ngân sách xã hàng năm, đồng thời thực hiện các chính sách và chế độ tài chính liên quan đến ngân sách xã Ngoài ra, Phòng còn tham gia xây dựng các chính sách tài chính ngân sách địa phương và phối hợp với các ngành để triển khai các chương trình mục tiêu của tỉnh đối với cấp xã.
- Phòng Tài chính Hành chính - Sự nghiệp: Tham mưu giúp Giám Đốc
Sở quản lý tài chính chịu trách nhiệm quản lý các cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp cấp tỉnh, hướng dẫn xây dựng dự toán và lập quyết toán hàng năm, thực hiện các chính sách tài chính Đồng thời, Sở cũng phối hợp quản lý kinh phí uỷ quyền, các chương trình mục tiêu của Trung ương và địa phương, cũng như kinh phí phân bổ cho các sở ngành và đơn vị cấp tỉnh.
Phòng Tài chính - Đầu tư có nhiệm vụ hỗ trợ Giám Đốc Sở trong việc quản lý tài chính đầu tư tại địa phương Phòng phối hợp với Sở KH-ĐT và các cơ quan liên quan để xây dựng dự toán và phương án phân bổ ngân sách đầu tư xây dựng cơ bản hàng năm Ngoài ra, Phòng cũng thực hiện thẩm tra báo cáo quyết toán vốn đầu tư cho các dự án đã hoàn thành theo phân cấp và tham gia thẩm định các dự án đầu tư do tỉnh quyết định.
Thực trạng văn hóa hành chính phục vụ tại Sở Tài chính Hải Dương
Khi tiến hành một cuộc khảo sát, điều tra tại thời điểm tháng 9 năm
Vào năm 2014, 20 người dân, cùng với đại diện từ các cơ quan và doanh nghiệp thường xuyên làm việc tại Sở Tài chính Hải Dương, đã tham gia đánh giá về Văn hóa hành chính phục vụ.
Bảng 2.1: Kết quả điều tra khảo sát về đánh giá VHHC phục vụ năm
2014 tại Sở Tài chính Hải Dương
STT Nội dung Tốt Bình thường Kém
1 Phong cách giao tiếp, ứng xử 85% 10% 5% -
2 Tác phong làm việc, kỷ luật công vụ 40% 50% 10% -
3 Thời gian giải quyết công việc 85% 10% 5% -
4 Năng lực chuyên môn của CBCC 75% 25% - -
5 Chất lƣợng công tác thủ tục hành chính 65% 30% 5% -
Nguồn: Kết quả khảo sát thực tế tại Sở Tài chính Hải Dương
Sở Tài chính Hải Dương được đánh giá cao về phong cách giao tiếp, thời gian giải quyết công việc, năng lực chuyên môn và chất lượng thủ tục hành chính Tuy nhiên, tác phong làm việc và kỷ luật công vụ chỉ đạt mức bình thường, với 10% người được hỏi cho rằng còn kém Điều này cho thấy, mặc dù Sở Tài chính thực hiện tốt chức năng của mình, vẫn tồn tại vấn đề về ý thức của một bộ phận cán bộ công chức trong quá trình tiếp xúc với khách hàng.
Kết quả khảo sát mức độ hài lòng về văn hóa hành chính phục vụ của cơ quan vào tháng 9 năm 2014 cho thấy, trong số 20 cán bộ công chức viên chức đang làm việc tại Sở, có nhiều ý kiến phản ánh về chất lượng phục vụ.
Bảng 2.2: Kết quả điều tra khảo sát về mức độ hài lòng về VHHC phục vụ năm 2014 tại Sở Tài chính Hải Dương
STT Nội dung Tốt Bình thường Kém
1 Cơ sở vật chất, môi trường làm việc 50% 45% 5% -
2 Phong cách giao tiếp, ứng xử 90% 10% - -
3 Tác phong làm việc, kỷ luật công vụ 50% 45% 5% -
4 Thời gian giải quyết công việc 70% 25% 5% -
5 Năng lực chuyên môn của CBCC 75% 25% - -
6 Chất lƣợng công tác thủ tục hành chính 70% 30% - -
Nguồn: Kết quả khảo sát thực tế tại Sở Tài chính Hải Dương
Kết quả điều tra cho thấy, hầu hết cán bộ đều hài lòng với giao tiếp ứng xử (90%) và năng lực chuyên môn (75%) Tuy nhiên, họ chưa hoàn toàn hài lòng về cơ sở vật chất, tác phong làm việc và chất lượng công tác thủ tục hành chính.
Sở Tài chính cần xem xét các yếu tố để cải thiện văn hóa hành chính phục vụ, nhằm đạt được sự phát triển bền vững.
Bảng 2.3 Kết quả về giải pháp để thực hiện việc phát triển văn hóa hành chính phục vụ
STT Nội dung Tỷ lệ %
1 Cơ sở vật chất, môi trường làm việc
3 Tác phong làm việc, kỷ luật công vụ
4 Thời gian giải quyết công việc
5 Năng lực chuyên môn của CBCC
6 Chất lƣợng công tác thủ tục hành chính
7 Tất cả các nội dung trên 100%
Nguồn: Kết quả khảo sát thực tế tại Sở Tài chính Hải Dương năm 2014
Theo kết quả khảo sát, 100% người tham gia cho rằng biện pháp hiệu quả nhất để phát triển văn hóa hành chính tại Sở Tài chính là phối hợp đồng bộ các yếu tố như cơ sở vật chất, phong cách làm việc và chất lượng thủ tục hành chính Tuy nhiên, một số ý kiến cho rằng lãnh đạo cần chú trọng hơn đến việc xây dựng nền văn hóa hành chính phục vụ hiện đại và chuyên nghiệp, từ đó đưa ra các chỉ đạo đúng đắn cho cán bộ công chức, nhằm tạo dựng hình ảnh mới về văn hóa "phục vụ dân" trong các cơ quan công quyền tại tỉnh.
Phương pháp sử dụng Phiếu khảo sát giúp đảm bảo tính khách quan, mặc dù đối tượng được hỏi còn hạn chế trong một nhóm nhỏ Tuy nhiên, nó cung cấp cơ sở để đánh giá những thành tựu đã đạt được và được công nhận bởi các cá nhân, tổ chức, đồng thời chỉ ra những vấn đề cần khắc phục để phát triển văn hóa hành chính dựa trên nền tảng văn hóa truyền thống.
Văn hóa hành chính phục vụ là một phần quan trọng trong văn hóa tổ chức Khi phân tích thực trạng văn hóa hành chính phục vụ tại Sở Tài chính Hải Dương, cần chú ý đến các yếu tố cấu thành văn hóa tổ chức để đánh giá một cách toàn diện và chính xác.
2.2.1 Về những quá trình và cấu trúc hữu hình
2.2.1.1 Phong cách lãnh đạo và lề lối làm việc
Ban lãnh đạo đã khuyến khích sự chủ động sáng tạo trong công việc, với cấp trên lắng nghe ý kiến của cấp dưới và cấp dưới tuân thủ chỉ đạo Sự phối hợp giữa các cấp ủy, Ban lãnh đạo và BCH các đoàn thể đã đảm bảo nghị quyết, chủ trương của Đảng và chính sách của Nhà nước được triển khai đúng tiến độ và phổ biến rộng rãi Điều này giúp cán bộ thực hiện công việc một cách thuận lợi và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Lãnh đạo đã chỉ đạo các đơn vị trực thuộc thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy theo Nghị quyết Trung ương và các chỉ thị của Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh Việc tinh giảm bộ máy và sắp xếp theo vị trí việc làm cần được thực hiện hợp lý, đồng thời luân chuyển cán bộ nhằm đảm bảo tính gọn nhẹ và chất lượng, tuân thủ quy trình hướng dẫn từ cấp trên.
Ban lãnh đạo Sở chú trọng khen thưởng cá nhân có thành tích xuất sắc bằng bằng khen, giấy khen, và đề cử chiến sĩ thi đua với Ủy ban nhân dân tỉnh, Bộ Tài chính Những hình thức khen thưởng này không chỉ làm căn cứ tăng lương trước thời hạn và bổ nhiệm cán bộ, mà còn là động lực quan trọng giúp cán bộ phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ và được ghi nhận xứng đáng với công sức đã bỏ ra.
Ban lãnh đạo Sở đã nhanh chóng chỉ đạo việc chấn chỉnh các hành vi không tích cực của một số công chức, những người có thái độ hạch sách và gây khó khăn cho các đơn vị, cá nhân đến làm việc nhằm tư lợi cá nhân Những cá nhân vi phạm đã bị kỷ luật, khiển trách và đề nghị rút kinh nghiệm, trong đó có người phải chuyển công tác do mắc sai phạm.
Ban lãnh đạo luôn chú trọng xây dựng cơ quan hành chính phục vụ nhân dân hiệu quả, nhanh chóng xử lý đơn thư khiếu nại và các nghiệp vụ thuộc Sở quản lý Đồng thời, phối hợp với các Sở ban ngành khác để tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành các chính sách phù hợp tại Hải Dương Điều này không chỉ nâng cao hiệu suất làm việc mà còn nâng cao ý thức trách nhiệm của từng cán bộ công chức trong Sở.
Ban lãnh đạo liên tục khuyến khích sự đổi mới và ý tưởng sáng tạo của cán bộ trong công việc, đồng thời cập nhật công nghệ mới để giảm thủ tục hành chính Năm 2014, Sở đã triển khai phần mềm quản lý văn bản mới, phân công trách nhiệm trên website, giúp cán bộ công chức dễ dàng theo dõi công việc, thời gian hoàn thành và giảm thiểu việc photocopy tài liệu, tạo điều kiện thuận lợi hơn trong việc tìm kiếm thông tin.
Những nỗ lực của ban lãnh đạo và cán bộ Sở Tài chính Hải Dương đã được ghi nhận qua nhiều bằng khen và giấy khen từ cấp trên, bao gồm cả Ủy ban nhân dân tỉnh và Bộ Tài chính, thể hiện sự công nhận cho những đóng góp của họ trong công tác tài chính.
Những hạn chế trong quá trình phát triển văn hóa hành chính phục vụ tại Sở Tài chính Hải Dương - Nguyên nhân chủ yếu
vụ tại Sở Tài chính Hải Dương - Nguyên nhân chủ yếu
Mặc dù Sở Tài chính Hải Dương đã đạt được nhiều thành tựu tích cực trong việc phát triển văn hóa hành chính phục vụ, nhưng vẫn tồn tại một số hạn chế nhất định Những hạn chế này thể hiện qua một số yếu tố chính trong quá trình hoạt động của cơ quan.
2.3.1 Về những quá trình và cấu trúc hữu hình
2.3.1.1 Về phương thức quản lý và lề lối làm việc
Lãnh đạo không gương mẫu trong việc tuân thủ quy tắc có thể dẫn đến việc nhân viên cảm thấy hợp lý khi vi phạm các chuẩn mực tương tự.
Sự khen ngợi và phê bình của lãnh đạo cần phải được thực hiện đúng lúc, đúng người và phù hợp với hoàn cảnh Tuy nhiên, nhiều khi lãnh đạo chỉ trích một cách thiếu công bằng, thiếu bình tĩnh, khiến cho cấp dưới cảm thấy e ngại và không dám bộc lộ ý kiến của mình về các vấn đề đang được giải quyết.
Cải cách hành chính theo cơ chế một cửa tại Sở Tài chính hiện vẫn chưa đạt hiệu quả cao, khi văn thư kiêm nhiệm việc nhận hồ sơ và sau đó lãnh đạo Sở mới phân công cho các phòng chức năng giải quyết Điều này dẫn đến tình trạng một số hồ sơ không được xử lý kịp thời, khiến người dân phải đi lại nhiều lần Nếu có sai sót, người dân buộc phải gặp gỡ trực tiếp cán bộ để giải quyết vấn đề.
Hiện tại, Sở đã ấn định lịch giải quyết đơn thư khiếu nại và tiếp xúc với dân vào thứ 4 hàng tuần, nhưng chưa xây dựng được phòng tiếp dân hoặc bộ phận tiếp dân thường trực Quá trình tiếp nhận đơn thư khiếu nại còn gặp nhiều khó khăn khi khách hàng phải nộp đơn cho văn thư, sau đó văn thư mới ghi sổ và chuyển lên lãnh đạo Sở Điều này không chỉ gây mất thời gian cho người dân mà còn ảnh hưởng đến hình ảnh và sự hài lòng của họ đối với dịch vụ công.
2.3.1.2 Tác phong làm việc, phong cách giao tiếp, ứng xử của CBCC
Người thường trực tại công sở đóng vai trò quan trọng trong việc giải đáp yêu cầu và hướng dẫn cho người dân đến đúng phòng ban Tuy nhiên, tại Sở Tài chính, công tác này chưa được chú trọng, dẫn đến việc nhân viên kiêm nhiệm công tác văn thư, gây ra tình trạng thiếu sự nhiệt tình và vui vẻ khi phục vụ khách hàng Hệ quả là nhiều người dân đã bày tỏ sự không hài lòng về dịch vụ.
Phong cách làm việc của một số cán bộ công chức còn thiếu chuyên nghiệp, thường xảy ra hiện tượng "nước đến chân mới nhảy", không có kế hoạch cụ thể và thường xuyên sao nhãng công việc Điều này dẫn đến việc quên các nhiệm vụ cần xử lý, gây ra thiếu sót trong việc tham mưu cho lãnh đạo Nhiều khi, chỉ khi đến thời hạn chót, họ mới cố gắng tìm tài liệu để hoàn thành công việc.
Văn hóa giao tiếp trong môi trường làm việc, bao gồm giao tiếp với đồng nghiệp và qua điện thoại, vẫn chưa được chú trọng đúng mức Nhiều người thiếu kỹ năng giao tiếp điện thoại, dẫn đến cách xưng hô giữa các đồng nghiệp và trong các cuộc gọi chưa đạt chuẩn mực và còn tùy tiện.
Trong quá trình giao tiếp với người dân và các đơn vị, nhiều cán bộ phát ngôn vẫn thiếu những kỹ năng cần thiết, dẫn đến việc truyền đạt thông tin không hiệu quả và không phù hợp với ngữ cảnh Điều này có thể gây ra những hiểu lầm không đáng có, ảnh hưởng tiêu cực đến cả cá nhân và cơ quan.
Việc ứng xử văn hóa với cán bộ thường bị xem nhẹ, chủ yếu mang tính cá nhân và chưa thể hiện được uy tín cũng như hình ảnh của cơ quan Trong những tình huống không đạt được sự đồng thuận về vấn đề nào đó, các bên thường tranh luận gay gắt, không ai chịu lắng nghe nhau, dẫn đến sự bất đồng ý kiến gia tăng và ảnh hưởng tiêu cực đến công việc.
Nhiều cán bộ được giao nhiệm vụ không thể hoàn thành công việc đúng thời hạn do khối lượng công việc lớn trong thời gian ngắn Tuy nhiên, họ không báo cáo tiến độ cho lãnh đạo hoặc chia sẻ với đơn vị, dẫn đến tình trạng lãnh đạo phải hỏi mới biết, trong khi đơn vị cảm thấy bức xúc vì tiến độ công việc bị ảnh hưởng.
Một số cán bộ công chức vẫn còn đặt lợi ích cá nhân lên trên công việc, dẫn đến việc họ đùn đẩy trách nhiệm khi gặp các nhiệm vụ khó khăn, đặc biệt trong những trường hợp tranh chấp giữa người dân và cơ quan nhà nước Họ thường viện lý do để tránh tiếp xúc với những vấn đề nhạy cảm, gây khó khăn cho người dân Thêm vào đó, hiện tượng trả lời vòng vo khi người dân đến làm việc cũng khiến họ phải quay lại nhiều lần mà không đạt được kết quả, tạo ra sự bức xúc trong cộng đồng.
Trong thời gian làm việc, một số cán bộ đã lợi dụng thời gian rảnh để thực hiện công việc cá nhân Điều này dẫn đến tình trạng khi lãnh đạo cần số liệu để họp hoặc tư vấn gấp cho cấp trên thì không thể liên lạc được với họ.
Hiện nay, mặc dù số lượng cán bộ có trình độ đại học và thạc sỹ tại Sở đang tăng lên hàng năm, nhưng năng lực xử lý công việc và phản ứng nhanh với tình huống phát sinh của một số cán bộ trẻ vẫn còn hạn chế Nhiều cán bộ mới ra trường đã nhanh chóng thích nghi và chăm chỉ học hỏi, trong khi một bộ phận khác vẫn chây ì, không chịu tìm hiểu để thích ứng nhanh với công việc Hậu quả là có những trường hợp tham mưu chưa chính xác, dẫn đến phản ánh tiêu cực từ các đơn vị, ảnh hưởng xấu đến uy tín của cơ quan.
Một số cán bộ có kinh nghiệm thường dựa vào phương pháp làm việc cũ, không tiếp thu công nghệ mới như phần mềm hỗ trợ xử lý số liệu, dẫn đến tình trạng bảo thủ Hậu quả là công việc bị trì trệ, số liệu không được cập nhật kịp thời, gây bức xúc cho cán bộ trong cơ quan và nhận phản ánh tiêu cực từ người dân, tổ chức, doanh nghiệp Điều này cũng là một nguyên nhân khiến thời gian giải quyết công việc không đúng quy định.
