LÝ LUẬN CHUNG VỀ BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
Tổng quan về kế toán quản trị và báo cáo kế toán quản trị
1.1.1 Khái niệm kế toán quản trị
Lịch sử kế toán phản ánh sự phát triển của xã hội loài người qua các hình thái kinh tế khác nhau Trong bối cảnh kinh tế hàng hóa và thị trường hiện đại, kế toán đã không ngừng hoàn thiện và phát triển, trở thành công cụ thiết yếu trong quản trị, kiểm tra, kiểm soát và điều hành các hoạt động kinh tế tài chính của mọi đơn vị.
Chức năng của kế toán là cung cấp thông tin về hoạt động kinh tế tài chính của tổ chức cho các đối tượng sử dụng thông tin Điều này bao gồm việc cung cấp báo cáo kế toán theo quy định cho cả bên ngoài và bên trong đơn vị, hỗ trợ hoạch định các chính sách dài hạn và ngắn hạn, cũng như kiểm soát hoạt động của các đơn vị nhằm phục vụ các đối tượng bên trong tổ chức.
Kế toán tài chính chủ yếu cung cấp thông tin cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, trong khi kế toán quản trị đáp ứng nhu cầu thông tin cho các nhà quản trị nội bộ Điều này giúp họ thực hiện các hoạt động và đưa ra quyết định nhằm đạt được các mục tiêu tối ưu cho doanh nghiệp.
Kế toán quản trị là một phần quan trọng trong hệ thống thông tin kế toán của doanh nghiệp, phát triển mạnh mẽ trong bối cảnh cạnh tranh giữa các doanh nghiệp và quốc gia Thông tin kế toán quản trị đóng vai trò then chốt, giúp lãnh đạo đưa ra quyết định hiệu quả nhằm tối đa hóa lợi nhuận Nghiên cứu về kế toán quản trị được tiếp cận từ nhiều góc độ khác nhau.
Kế toán quản trị, theo GS Robert S Kaplan từ trường đại học Harvard, là một phần quan trọng của hệ thống thông tin quản trị trong các tổ chức Nó cung cấp thông tin cần thiết để các nhà quản trị thực hiện việc hoạch định và kiểm soát các hoạt động của tổ chức một cách hiệu quả.
Kế toán quản trị đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý của các tổ chức, giúp xây dựng dự toán, hoạch định chính sách và kiểm soát các hoạt động Đây là công cụ thiết yếu để nâng cao hiệu quả quản trị và đảm bảo sự phát triển bền vững cho tổ chức.
Theo GS H.BOUQUIN từ Đại học Paris Dauphin, kế toán quản trị là một hệ thống thông tin định lượng quan trọng, giúp các nhà quản trị đưa ra quyết định hiệu quả trong việc điều hành tổ chức Hệ thống này đóng vai trò thiết yếu trong việc tối ưu hóa hoạt động và đạt được hiệu suất cao.
Kế toán quản trị là một công cụ quan trọng giúp cung cấp thông tin cho các nhà quản trị Dựa vào những thông tin này, các nhà quản trị có thể đưa ra quyết định điều hành các hoạt động nhằm đạt được hiệu quả kinh tế tối ưu.
Theo luật kế toán Việt Nam, kế toán quản trị bao gồm việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính nhằm đáp ứng yêu cầu của quản trị và hỗ trợ quyết định kinh tế tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán.
Kế toán quản trị không chỉ đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin hữu ích cho các cấp quản lý trong quá trình ra quyết định, mà còn thể hiện quy trình nhận diện thông tin kế toán quản trị trong các tổ chức hoạt động.
Kế toán quản trị là một bộ môn khoa học chuyên thu thập, xử lý và cung cấp thông tin định lượng kết hợp với thông tin định tính về hoạt động của một đơn vị cụ thể Những thông tin này hỗ trợ các nhà quản trị trong việc ra quyết định liên quan đến lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện các hoạt động, từ đó giúp tối ưu hóa các mục tiêu của đơn vị.
1.1.2 Bản chất của kế toán quản trị
Kế toán quản trị là một bộ phận cấu thành của kế toán nói chung trong các tổ chức kinh tế, đặc biệt các doanh nghiệp kinh doanh
Thông tin kế toán quản trị là nguồn dữ liệu quan trọng giúp các nhà quản trị doanh nghiệp đưa ra quyết định hiệu quả trong việc điều hành hoạt động kinh doanh Những thông tin này phục vụ cho nhiều cấp quản lý, từ tổ trưởng tổ sản xuất, quản đốc phân xưởng, trưởng các phòng ban cho đến Ban Giám đốc và hội đồng quản trị.
Thông tin kế toán quản trị chủ yếu mang tính chất cụ thể và định lượng, vì nó liên quan chặt chẽ đến các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Thông tin kế toán quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các nhà quản trị thực hiện các chức năng cơ bản như xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện, phân tích, đánh giá và đưa ra quyết định.
Thông tin kế toán quản trị là hệ thống thông tin quản lý quan trọng trong doanh nghiệp, giúp nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh trong môi trường kinh doanh phức tạp và biến động Đây là một hệ thống thông tin hữu ích, liên quan đến lợi ích và trách nhiệm trong nội bộ doanh nghiệp.
1.1.3 Phân biệt kế toán tài chính và kế toán quản trị
Các yếu tố tác động đến việc xây dựng hệ thống báo cáo kế toán quản trị của doanh nghiệp
Hệ thống báo cáo kế toán quản trị của doanh nghiệp chịu ảnh hưởng lớn từ quyết định của nhà quản trị và tổ chức kế toán quản trị Những yếu tố này đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và phát triển hệ thống báo cáo, giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định chính xác và hiệu quả hơn.
Quyết định quản trị bao gồm có 2 loại: Quyết định ngắn hạn và quyết định dài hạn
Quyết định ngắn hạn là những quyết định có thời hạn dưới 1 năm, thường bao gồm các hành động kịp thời để giải quyết các vấn đề trong quy trình sản xuất, đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu đồng bộ và chất lượng, cũng như đáp ứng nhanh chóng các điều kiện cần thiết cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Các quyết định ngắn hạn thường bao gồm:
+ Quyết định nên tự sản xuất hay mua ngoài?
+ Quyết định chấp nhận hay từ chối đơn hàng?
+ Quyết định duy trì hoạt động đầu tư hay chấm dứt đầu tư?
+ Các quyết định trong trường hợp doanh nghiệp bị chi phối bởi các yếu tố giới hạn
- Tiêu chuẩn lựa chọn các quyết định ngắn hạn:
Tiêu chuẩn kinh tế trong sản xuất kinh doanh tập trung vào việc tối đa hóa lợi ích kinh tế trong các quyết định ngắn hạn Do đó, nhà quản trị cần thận trọng và xem xét nhiều phương án trước khi đưa ra quyết định Việc giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm và tiết kiệm vốn là những yếu tố quan trọng cần được cân nhắc để sử dụng vốn một cách hiệu quả nhất.
Tiêu chuẩn về tính kịp thời của các quyết định ngắn hạn đóng vai trò quan trọng trong quản trị doanh nghiệp Khi thời cơ xuất hiện, doanh nghiệp cần nhanh chóng nắm bắt và giải quyết kịp thời các vấn đề kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất Sự nhanh nhạy và chính xác trong quyết định sẽ mang lại lợi ích kinh tế tối ưu cho doanh nghiệp.
Khi đưa ra quyết định, nhà quản trị không chỉ cần xem xét các tiêu chuẩn kinh tế mà còn phải chú trọng đến các tiêu chuẩn phi kinh tế Điều này bao gồm việc bảo vệ môi trường, ngăn chặn ô nhiễm, tạo cơ hội việc làm cho người lao động và duy trì đạo đức nghề nghiệp.
Doanh nghiệp thương mại thường phải đưa ra các quyết định ngắn hạn quan trọng như: có nên nhập hàng hay dừng nhập hàng, thời điểm nhập hàng hợp lý; chính sách giá bán và chương trình xúc tiến bán hàng; và quyết định về việc tiếp tục kinh doanh cửa hàng hay ngừng hoạt động khi cửa hàng gặp thua lỗ.
Quyết định chiến lược là những kế hoạch dài hạn nhằm đạt được mục tiêu phát triển, thường liên quan đến các khoản đầu tư lớn và có ảnh hưởng đáng kể đến khả năng sản xuất của doanh nghiệp qua nhiều kỳ kế toán.
Quyết định dài hạn có thể được phân loại theo nhiều cách, nhưng trong bài viết này, chúng ta sẽ tập trung vào phân tích theo tiêu chí nội dung kinh tế Các quyết định dài hạn bao gồm những lựa chọn quan trọng ảnh hưởng đến sự phát triển và ổn định tài chính của tổ chức.
+ Quyết định cắt giảm chi phí: Có nên trang bị máy móc thiết bị mới để giảm chi phí lâu dài hay không?
Quyết định mở rộng sản xuất kinh doanh thường liên quan đến việc tăng quy mô hoạt động, bao gồm việc xem xét mở rộng kho bãi, văn phòng và đầu tư thêm máy móc thiết bị.
Quyết định lựa chọn máy móc và thiết bị sản xuất là một yếu tố quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả kinh tế Nhà quản trị cần thu thập thông tin đầy đủ để so sánh và tính toán, từ đó xác định loại máy móc hoặc quy trình công nghệ tiên tiến nào phù hợp nhất với nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp Việc lựa chọn đúng thiết bị có trình độ kỹ thuật cao sẽ giúp tối ưu hóa năng suất và giảm chi phí.
+ Quyết định nên mua sắm hay thuê máy móc thiết bị sản xuất có lợi hơn:
+ Quyết định nên thay đổi quy trình công nghệ sớm hay chờ thêm một thời gian nữa
Doanh nghiệp thương mại phải đối mặt với những quyết định dài hạn quan trọng liên quan đến việc mở rộng sản xuất kinh doanh Các lựa chọn bao gồm việc thêm ngành hàng mới hoặc ngừng kinh doanh một ngành hàng hiện tại Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần dự kiến cách thức tổ chức bán hàng để đối phó với sự cạnh tranh khốc liệt từ các đối thủ.
1.2.1.3 Mô hình ra quyết định
Quá trình ra quyết định bao gồm nhiều bước, bắt đầu từ việc hình thành vấn đề, tiếp theo là xác định và lựa chọn các phương án, và cuối cùng là văn bản hóa quyết định Mô hình này thể hiện rõ các giai đoạn trong quá trình ra quyết định.
Sơ đồ1.1: Mô hình ra quyết định (DECIDE)
Xác định vấn đề ra quyết định
Liệt kê các yếu tố ảnh hưởng đến quyết định
Thu thập thông tin có liên quan
Thực hiện quyết định Đánh giá kết quả thực hiện
Hệ thống báo cáo kế toán quản trị cần được hoàn thiện với thông tin đầy đủ và chính xác để hỗ trợ các nhà lãnh đạo trong việc đưa ra quyết định đúng đắn và hiệu quả cho doanh nghiệp Ngược lại, nếu báo cáo quản trị thiếu thông tin hoặc có sai lệch, điều này sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
1.2.1.4 Nguyên tắc của việc ra các quyết định
Trong quản trị, các nguyên tắc chung cũng bao gồm những nguyên tắc về ra quyết định Tuy nhiên, khi thực hiện quá trình ra quyết định, người ta thường đặc biệt chú trọng đến việc tuân thủ các nguyên tắc cụ thể để đảm bảo hiệu quả và tính chính xác của quyết định.
- Gắn chặt quyền lợi, quyền hạn và trách nhiệm
- Tạo ra sự năng động sáng tạo trong tổ chức
Áp dụng các nguyên tắc vào từng quyết định cụ thể đòi hỏi các nhà quản trị phải sáng tạo và linh hoạt, phù hợp với hoàn cảnh thực tế của từng đơn vị.
1.2.2 Tổ chức kế toán quản trị (KTQT) trong doanh nghiệp
1.2.2.1 Tổ chức KTQT trong doanh nghiệp theo chức năng thông tin kế toán
Trong các DN, thông tin kế toán quản trị thường được tổ chức theo 2 nội dung: Thu nhận thông tin, phân tích và xử lý thông tin
Phân loại chi phí trên các báo cáo và phân bổ chi phí cho các bộ phận
Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động trong doanh nghiệp thương mại:
1.3.1 Phân loại chi phí trên các báo cáo
Chi phí mua hàng bao gồm các khoản chi phí liên quan đến quá trình thu mua hàng hóa, như chi phí vận chuyển, bốc dỡ và bảo quản hàng hóa từ nơi mua về kho doanh nghiệp Ngoài ra, còn có các khoản hao hụt tự nhiên trong định mức phát sinh trong quá trình thu mua, chi phí thuê kho, thuê bến bãi và chi phí bảo hiểm hàng hóa.
Chi phí bán hàng bao gồm tất cả các khoản chi phát sinh trong quá trình bán sản phẩm và cung cấp dịch vụ, như chi phí quảng cáo, chi phí cho nhân viên bán hàng, chi phí bảo quản, đóng gói và vận chuyển sản phẩm, chi phí khuyến mãi, cùng với chi phí khấu hao tài sản cố định liên quan.
1.3.1.3 Chi phí quản lý doanh nghiệp (quản lý hành chính)
Chi phí quản lý hành chính bao gồm các khoản chi phát sinh trong hoạt động quản lý doanh nghiệp, như lương và phụ cấp cho nhân viên bộ phận quản lý, chi phí văn phòng, công cụ lao động, khấu hao tài sản cố định, tiền thuê đất, thuế môn bài, dự phòng nợ phải thu khó đòi, cũng như các dịch vụ mua ngoài như điện, nước, internet, bảo hiểm tài sản và chi phí cho công tác phí, tiếp khách, hội nghị.
1.3.2 Phân bổ chi phí cho các bộ phận:
1.3.2.1 Các bộ phận trong doanh nghiệp
Các bộ phận trong một doanh nghiệp có thể được chia thành hai nhóm:
Nhóm bộ phận hoạt động chức năng là những đơn vị trực tiếp thực hiện các hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp, nhằm đạt được các mục tiêu trọng tâm Trong một công ty thương mại, các bộ phận này thường bao gồm các siêu thị và quầy hàng, đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ cho khách hàng.
Nhóm bộ phận phục vụ là những đơn vị không trực tiếp thực hiện chức năng chính của doanh nghiệp, nhưng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ và tạo điều kiện cho các bộ phận chức năng hoạt động hiệu quả Ví dụ về các bộ phận này bao gồm phòng tài chính, phòng thu mua hàng hóa và phòng hành chính nhân sự.
1.3.2.2 Phân bổ chi phí của các bộ phận phục vụ cho các bộ phận chức năng
Mặc dù các bộ phận phục vụ không tham gia trực tiếp vào các hoạt động chức năng của doanh nghiệp, nhưng chúng đóng vai trò hỗ trợ quan trọng cho các bộ phận chức năng Do đó, chi phí phát sinh từ các bộ phận này cần được phân bổ hợp lý cho các bộ phận chức năng tương ứng.
Chi phí phục vụ liên quan đến nhiều đối tượng chịu chi phí do vậy khi phân bổ cần nắm chắc các nguyên tắc sau:
Các khoản chi phí của bộ phận phục vụ có thể được phân bổ theo chi phí thực tế phát sinh hoặc theo kế hoạch Phân bổ theo chi phí thực tế sẽ được hạch toán vào cuối kỳ kế toán, giúp tránh chênh lệch nhưng có thể gây khó khăn cho việc kiểm soát do thông tin không kịp thời Ngược lại, phân bổ theo chi phí kế hoạch thường mang tính chất hỗn hợp, cho phép phân chia thành biến phí và định phí, trong đó biến phí được phân bổ tỷ lệ theo mức độ hoạt động dựa trên kế hoạch hoặc dự toán của doanh nghiệp.
Phân bổ trước khi hoạt động cung cấp thông tin quan trọng cho việc lập kế hoạch, trong khi phân bổ sau khi hoạt động giúp đánh giá sự chênh lệch giữa thực tế và kế hoạch đã đề ra.
Biến phí phục vụ cho đối tượng A = Mức hoạt động theo KH/hoặc theo thực tế x tỷ lệ kế hoạch biến phí
Khi chi phí phục vụ không thể phân chia thành định phí và biến phí theo từng hoạt động, cần xác định tiêu chí phân bổ phù hợp do các hoạt động chi phí thường có nguồn gốc chung Các tiêu thức phân bổ phải đáp ứng yêu cầu cụ thể để đảm bảo tính chính xác trong việc phân bổ chi phí.
Khi phân bổ chi phí, việc xác định tiêu thức phân bổ hợp lý là rất quan trọng Mỗi loại chi phí thường có tiêu thức phân bổ riêng, nhưng cần đảm bảo đáp ứng các yêu cầu nhất định để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quá trình phân bổ.
Tiêu thức phân bổ chi phí cần đảm bảo tính đại diện và độ chính xác cao hơn so với các tiêu thức khác Để đạt được điều này, cần hiểu rõ bản chất của chi phí và các yếu tố ảnh hưởng đến chúng, từ đó lựa chọn tiêu chí phân bổ phù hợp.
Tiêu thức phân bổ cần đảm bảo tính thuận tiện cho việc tính toán và phải thống nhất trong toàn bộ kỳ hạch toán Đồng thời, cần xem xét mối quan hệ giữa chi phí cố định của từng bộ phận và định phí chung để có được kết quả chính xác Các hình thức phân bổ cũng cần được phân tích kỹ lưỡng để đảm bảo hiệu quả trong quản lý tài chính.
Có 3 hình thức phân bổ chi phí của các bộ phận phục vụ cho các bộ phận chức năng đó là:
Hình thức phân bổ trực tiếp là phương pháp phân bổ chi phí từ các bộ phận phục vụ đến các bộ phận chức năng một cách đơn giản và dễ thực hiện Phương pháp này thường được áp dụng khi không xem xét đến sự cung cấp dịch vụ lẫn nhau giữa các bộ phận phục vụ, mà chỉ coi chúng như là những đơn vị cung cấp dịch vụ cho các bộ phận chức năng Tuy nhiên, độ chính xác của hình thức phân bổ này còn hạn chế, có thể ảnh hưởng đến kết quả thực chất của hoạt động kinh doanh của bộ phận sản xuất chính.
Phân bổ chi phí nhiều bước là phương pháp phân chia chi phí từ bộ phận có mức độ hoạt động cao nhất đến bộ phận có hoạt động thấp hơn Các chi phí nội bộ sẽ được ghi nhận cho các bộ phận tiếp theo, ngoại trừ bộ phận phục vụ đầu tiên Trong quá trình tính toán, cần loại trừ chi phí của các bộ phận có thu nhập tương ứng để tránh trùng lặp số liệu Mặc dù phương pháp này mang lại độ chính xác cao hơn, nhưng nó đòi hỏi công việc tính toán phức tạp.
Phân bổ lẫn nhau là phương pháp kế toán nhằm phân chia chi phí giữa các bộ phận phục vụ, bất kể mức chi phí phát sinh của từng bộ phận Để xác định chi phí phục vụ lẫn nhau, có thể áp dụng phương pháp đại số để giải quyết bài toán chi phí Qua đó, ta có thể xác định chi phí cho các bộ phận phục vụ và phần chi phí dành cho bộ phận sản xuất chính Phương pháp này hỗ trợ nhà quản trị trong việc phân bổ chính xác chi phí, tuy nhiên, quy trình tính toán có thể trở nên phức tạp.
Hệ thống báo cáo kế toán quản trị trong doanh nghiệp thương mại
Hệ thống báo cáo kế toán quản trị trong doanh nghiệp thương mại bao gồm hai loại báo cáo chính: báo cáo dự toán và báo cáo trách nhiệm Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể lập thêm các báo cáo chi tiết để đánh giá trách nhiệm quản lý tại các trung tâm trách nhiệm, như báo cáo công nợ và báo cáo tồn kho, đặc biệt quan trọng trong lĩnh vực bán lẻ Các báo cáo này cũng phân tích mối quan hệ giữa doanh thu, chi phí và lợi nhuận, cũng như các biến động khác ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
1.4.1 Hệ thống các báo cáo dự toán
1.4.1.1 Khái niệm của dự toán
Dự toán là các dự kiến chi tiết về cách huy động và sử dụng nguồn lực của doanh nghiệp trong từng giai đoạn, được thể hiện thông qua một hệ thống chỉ tiêu dưới dạng số lượng và giá trị.
Dự toán phải được gắn liền với điều kiện về thời gian cụ thể trong tương lai, do vậy dự toán thường được lập theo tháng, quý, năm
1.4.1.2 Tác dụng của dự toán
Dù là doanh nghiệp vì lợi nhuận hay phi lợi nhuận, lập dự toán sản xuất kinh doanh là công việc thiết yếu Dự toán cung cấp cho các nhà quản trị thời gian để xây dựng chiến lược kinh doanh trước khi hoạt động bắt đầu Khi các mục tiêu được xác định, nhà quản trị có thể đánh giá kết quả thực hiện so với kế hoạch và kiểm soát nguồn lực phát sinh trong doanh nghiệp Vì vậy, dự toán đóng vai trò quan trọng trong quản lý doanh nghiệp.
Xác định mục tiêu phát triển doanh nghiệp là cơ sở quan trọng để đánh giá việc thực hiện kế hoạch trong tương lai Bản dự toán cụ thể hóa kế hoạch hoạt động thành các con số rõ ràng, giúp nhà quản trị dễ dàng so sánh kết quả thực hiện với mục tiêu đề ra Từ đó, họ có thể nhận diện những bộ phận không đạt chỉ tiêu và tìm hiểu nguyên nhân của sự không hiệu quả, đồng thời đưa ra các biện pháp khắc phục thích hợp Việc xây dựng mục tiêu cũng giúp xác định các điều kiện cần thiết để đạt được những mục tiêu này.
Kết hợp hoạt động của toàn doanh nghiệp thông qua việc xây dựng các kế hoạch hoạt động phối hợp giữa các bộ phận là cách hiệu quả để đạt được mục tiêu chung Các nhà quản trị ở các cấp khác nhau sở hữu quyền hạn và năng lực riêng, điều này tạo điều kiện cho quá trình lập dự toán diễn ra thuận lợi Sự hợp tác và trao đổi công việc giữa các thành viên trong doanh nghiệp được tăng cường, giúp đảm bảo rằng các hoạt động của từng bộ phận đều hướng tới mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp.
Dự toán là công cụ quan trọng giúp các nhà quản trị nhận diện điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức Qua đó, họ có thể phân tích và dự đoán những khó khăn có thể xảy ra, từ đó đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời và hiệu quả.
Dự toán đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và đánh giá trách nhiệm quản lý tại các cấp doanh nghiệp Kết quả thực hiện so với dự toán sẽ giúp đánh giá hiệu quả hoạt động của các bộ phận và nhà quản lý Dựa trên kết quả này, doanh nghiệp sẽ quyết định mức thưởng hoặc phạt cho từng bộ phận Hơn nữa, dự toán cung cấp cái nhìn tổng thể về hoạt động kinh tế và tài chính của doanh nghiệp, từ đó tăng cường trách nhiệm của các nhà quản trị trong công tác quản lý.
1.4.1.3 Hệ thống dự toán hàng năm của một doanh nghiệp thương mại
Mỗi doanh nghiệp đều có những mục tiêu cụ thể cần đạt được, và để thực hiện điều này, họ phải tuân thủ các bước và công việc rõ ràng Đối với doanh nghiệp thương mại, việc tối ưu hóa lợi nhuận thông qua hoạt động mua bán hàng hóa là rất quan trọng Hệ thống dự toán của doanh nghiệp sẽ bao gồm các nội dung và trình tự lập được thể hiện qua sơ đồ cụ thể.
Sơ đồ 1.2: Dự toán sản xuất kinh doanh
Nguồn:Giáo trình Kế toán quản trị, Nguyễn Ngọc Quang (2009), Nxb Kinh tế quốc dân
Dự toán doanh thu tiêu thụ là bước đầu tiên trong quá trình lập dự toán, đóng vai trò quan trọng làm căn cứ cho các dự toán tiếp theo Khi thực hiện dự toán này, thường dựa vào các cơ sở như dữ liệu lịch sử, xu hướng thị trường và phân tích nhu cầu khách hàng.
+ Kết quả tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa của kỳ trước, nhằm xác định giới hạn hoạt động của doanh nghiệp
+ Dự toán tiêu thụ kỳ trước
Dự toán hàng tồn kho
Dự toán giá vốn hàng bán
+ Căn cứ vào kết quả nghiên cứu nhu cầu thị trường về sản phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp
+ Căn cứ vào thị phần tiêu thụ của đối thủ cạnh tranh + Căn cứ vào các chương trình quảng cáo, khuyến mại
+ Căn cứ thu nhập dự kiến trong tương lai
+ Căn cứ chính sách, chế độ của Nhà nước…
Dự toán tiêu thụ = Sản lượng x đơn giá bán dự kiến
Bảng 1.1: Ví dụ về dự toán doanh thu tiêu thụ sản phẩm (ĐVT: đồng)
TT Chỉ tiêu Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Cả năm
1 Số lượng SP tiêu thụ(SP) 20.000 45.000 60.000 35.000 160.000
2 Giá bán đơn vị sản phẩm 150 150 150 150 150
3 Doanh thu tiêu thu sản phẩm (3=1x2) 3.000.000 6.750.000 9.000.000 5.250.000 24.000.000
4 Các khoản giảm trừ doanh thu 0 0 0 0 0
Nguồn:Giáo trình Kế toán quản trị, Nguyễn Ngọc Quang (2009), Nxb Kinh tế quốc dân
Dự toán thu tiền bán hàng là quá trình xác định các phương thức và khả năng thu tiền từ hàng hóa, giúp dự đoán luồng tiền thu dự kiến và tình hình công nợ trong quá trình bán hàng Dự toán này được xây dựng dựa trên doanh thu dự kiến, thông tin thực tế và dự báo về khách hàng cùng với quy định thanh toán của doanh nghiệp Đối với các doanh nghiệp bán lẻ, do đặc điểm kinh doanh là thu tiền ngay, nên thường không lập dự toán này.
Dự toán mua hàng và tồn kho được xây dựng dựa trên dự toán doanh thu nhằm xác định giá trị và số lượng hàng hóa cần mua, cũng như lượng tồn kho cần thiết để đạt được mục tiêu doanh thu Khi lập dự toán này, cần lưu ý đến định mức tồn trữ, quy trình mua hàng của doanh nghiệp, cùng với các yếu tố chi phí như đặt hàng, lưu kho, vận chuyển và sự biến động của thị trường.
Sản lượng sp cần mua = Sản lượng tiêu thu dự kiến + Sản lượng tồn cuốikỳ - Sản lượng tồn đầu
Bảng1.2: Ví dụ về dự toán mua hàng (ĐVT: SP)
TT Chỉ tiêu Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Cả năm
1 Số lượng SP tiêu thụ 20.000 45.000 60.000 35000 160.000
2 Số lượng SP tồn cuối kỳ 9.000 12.000 7.000 3.000 3.000
3 Số lượng SP tồn đầu kỳ 3.000 9.000 12.000 7.000 3.000
4 Sản lượng SP cần sản xuất (4=1+2-3) 26.000 48.000 55.000 31.000 160.000
Nguồn:Giáo trình Kế toán quản trị, Nguyễn Ngọc Quang (2009), Nxb Kinh tế quốc dân
Dự toán giá vốn hàng bán được xây dựng dựa trên dự toán tiêu thụ và dự toán mua hàng, đồng thời cần chú ý đến phương pháp xác định giá hàng tồn kho Dự toán này đóng vai trò quan trọng trong việc xác định dự toán kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Giá vốn hàng bán = Sản lượng sp cần mua x đơn giá đơn vị sản phẩm
Bảng1.3:Ví dụ về dự toán giá vốn hàng bán (ĐVT: đồng)
TT Chỉ tiêu Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Cả năm
1 Số lượng SP tiêu thụ 20.000 45.000 60.000 35.000 160.000
2 Định mức chi phí sản xuất 90 90 90 90 90
Dự toán thanh toán tiền mua hàng là bước quan trọng nhằm xác định khả năng và tiến độ thanh toán dựa trên dự toán mua hàng và tồn kho Việc lập dự toán này giúp tính toán luồng tiền dự kiến để thanh toán các khoản công nợ phát sinh từ quá trình thu mua hàng hóa và quản lý tồn kho Cần lưu ý quy trình thanh toán, khả năng thanh toán của doanh nghiệp và chính sách bán hàng của các nhà cung cấp để đảm bảo sự cân đối hợp lý.
Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là các ước lượng cho những khoản chi phí dự kiến sẽ phát sinh trong kỳ kế hoạch, liên quan đến hoạt động bán hàng và quản lý doanh nghiệp.
Chi phí bán hàng được ước tính dựa trên doanh thu dự kiến, chính sách bán hàng, định mức chi phí và đặc điểm của doanh nghiệp Đây là những chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng hóa, đóng vai trò quan trọng trong việc xác định luồng tiền dự kiến cho hoạt động này.
Tổng quan về Công ty Thương mại & Xuất nhập khẩu Viettel
Ngày 01/06/1989, Hội đồng Bộ trưởng ban hành Nghị định số 58/HĐBT thành lập Tổng Công ty Điện tử thiết bị thông tin, sau này đổi tên thành Công ty Điện tử Viễn thông Quân đội vào tháng 07/1993 Đến tháng 06/1997, Bộ Tư lệnh Binh chủng đã quyết định thành lập Phòng Xuất nhập khẩu thuộc Công ty với nhiệm vụ thiết lập quan hệ với đối tác trong và ngoài nước, thực hiện các thủ tục mua bán và nhập khẩu thiết bị cho các dự án của Công ty và Bộ Quốc phòng, đồng thời tham gia đấu thầu các dự án về CNTT, Viễn thông, đo lường và điều khiển tự động hóa.
Năm 1999, Phòng Xuất nhập khẩu được tái tổ chức thành Trung tâm Xuất nhập khẩu, hoạt động theo chế độ hạch toán phụ thuộc Trung tâm này được Bộ Tư lệnh Thông tin Liên lạc và Công ty Viễn thông Quân đội giao nhiệm vụ quan trọng trong việc nhập khẩu vật tư và thiết bị phục vụ lắp đặt tuyến cáp quang Quân sự 1B, cũng như hỗ trợ triển khai hệ thống VoIP và các trạm BTS cho mạng di động Viettel Mobile.
Vào tháng 03/2005, Trung tâm Xuất nhập khẩu được chuyển đổi thành Công ty Thương Mại và Xuất nhập khẩu Viettel, thuộc Tổng Công ty Viễn thông Quân đội Đến tháng 01/2006, công ty chính thức tách ra và thực hiện chế độ hạch toán độc lập.
Trung tâm bán lẻ của Công ty Thương mại & Xuất nhập khẩu Viettel được thành lập vào năm 2005 và đã hoạt động độc lập từ năm 2009 Trung tâm có những chức năng và nhiệm vụ chính rõ ràng.
Là đơn vị chủ quản, chúng tôi tổ chức và thực hiện các hoạt động kinh doanh bán lẻ điện thoại di động, máy tính xách tay, phụ kiện cùng thiết bị viễn thông, công nghệ thông tin và kỹ thuật số trên toàn hệ thống Siêu thị Viettel, theo kế hoạch đã được Giám đốc Công ty phê duyệt.
- Đôn đốc, kiểm tra các hoạt động thuộc lĩnh vực công tác khác trên địa bàn hoạt động theo uỷ quyền của Giám đốc Công ty b) Nhiệm vụ
- Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh
Xây dựng chiến lược và kế hoạch kinh doanh phù hợp với định hướng phát triển của Công ty và Tập đoàn là rất quan trọng, nhằm đảm bảo sự phát triển bền vững của đơn vị.
+ Xây dựng bộ máy, tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch kinh doanh đã được Công ty phê duyệt;
Kiểm tra và đánh giá quy trình thực hiện nhiệm vụ là rất quan trọng, nhằm đề xuất với Công ty về việc tối ưu hóa nguồn lực phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Trung tâm.
+ Xây dựng bộ máy đáp ứng yêu cầu của Trung tâm trong từng giai đoạn phát triển;
+ Quản lý và vận hành hoạt động của Trung tâm theo đúng Pháp luật Nhà nước, quy chế, quy định của Tập đoàn và Công ty
Nhiệm vụ chính trị của Trung tâm là xây dựng một đơn vị vững mạnh toàn diện về chính trị, tư tưởng và tổ chức, theo chỉ đạo của Tập đoàn, Đảng ủy và Ban Giám đốc Công ty Trung tâm bán lẻ sẽ tập trung vào việc củng cố các thông tin chính và phát triển bền vững.
- Tên đầy đủ: Trung tâm bán lẻ Viettel
- Trụ sở: Tầng 5, Tòa nhà VinaHud, đường Trung Yên 9, Cầu Giấy, HN
Sau gần 8 năm hoạt động, Trung tâm bán lẻ đã phát triển mạnh mẽ với 172 siêu thị trên toàn quốc và doanh thu vượt 5000 tỷ đồng mỗi năm Đội ngũ lao động của trung tâm hiện có hơn 2000 người Với tốc độ phát triển không ngừng, trung tâm dự kiến sẽ trở thành chuỗi bán lẻ hàng đầu vào năm 2015.
1 về kinh doanh thiết bị viễn thông
- Danh sách Siêu thị của Hệ thống ViettelStore:Hệ thống gồm 172 Siêu thị trải dài trên khắp 64 tỉnh/thành phố
Hệ thống Siêu thị của Trung tâm bán lẻ cung cấp hàng ngàn mẫu hàng hóa đa dạng, bao gồm nhiều ngành hàng và sản phẩm chủ yếu khác nhau.
TT Ngành hàng Mã hàng
Gồm gần 20 mã hàng với ~1000 model: Nokia, Samsung, Qmobile, Blackberry, Lenovo, Masstel, Mobell, Mobistar, Apple, HTC, Sony…
2 Máy tính Gồm 7 mã hàng với ~300 model: Dell, HP, Asus,
3 Máy tính bảng Gồm 5 mã hàng với 50 model: Samsung, Lenovo,
4 Phụ kiện Bao gồm phụ kiện của tất cả các mã hàng điện thoại, máy tính, máy tính bảng,…
5 Bộ kít Bao gồm tất cả các kít trả trước, kít 3G, kít trả sau, kít đấu nối… cuả Viettel
6 Thẻ cào Bao gồm tất cả các mệnh giá thẻ cào của Viettel
2.1.2 Mô hình tổ chức của Trung tâm
(3) Phòng Điều hành bán hàng thiết bị;
(4) Phòng Điều hành bán hàng dịch vụ;
(2) Phòng Đầu tư hạ tầng;
(3) Phòng Quản lý tài sản;
(4) Phòng Công nghệ thông tin;
(5) Phòng Chăm sóc khách hàng;
(2) Phòng Tổ chức Lao động;
Mặc dù Trung tâm bán lẻ là một bộ phận của Công ty TM&XNK, nhưng tổ chức của nó có đầy đủ chức năng và nhân sự lớn gấp nhiều lần so với khối quản lý công ty và các trung tâm khác, với khoảng 2000 nhân sự Doanh thu của Trung tâm bán lẻ chiếm khoảng 70% tổng doanh thu của công ty, vì vậy các báo cáo của Trung tâm bán lẻ phản ánh toàn diện hoạt động của nó như một công ty độc lập Bộ máy tổ chức của Trung tâm được thiết kế thành ba lớp.
1 Quản lý: Ban Giám đốc gồm: Giám đốc phụ trách khối kinh doanh và 4 Phó Giám đốc chuyên trách: Phó Giám đốc nội chính phụ trách các phòng ban khối chức năng; Phó Giám đốc phụ trách kênh, PGĐ phụ trách kinh doanh, PGĐ Chi nhánh Nam
2 Chức năng, điều hành: Gồm có 18 phòng/ban chức năng
3 Hệ thống các Siêu thị: Bao gồm 172 Siêu thị mô hình nhỏ (diện tích khoảng 100-200 m2/Siêu thị)
2.1.3 Công tác tổ chức kế toán tại Trung tâm
- Mô hình Phòng Tài chính Trung tâm bao gồm 1 trưởng phòng, 1 phó phòng và 03 ban với quy mô nhân sự 32 người
+ Ban Thanh toán:4 người + Ban Ngân hàng: 3 người + Ban Kế toán chuyên quản: 23 người
- Chức năng Phòng Tài chính + Xây dựng quy trình, quy chế, định mức, hướng dẫn, các đơn vị trong trung tâm trong công tác quản lý tài chính;
+ Tham mưu cho Ban Giám đốc trong công tác tài chính;
+ Xây dựng các quy định về tài chính - kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động của Trung tâm;
Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thuộc Trung tâm bán lẻ thực hiện đúng quy định và nguyên tắc về chế độ kỷ luật tài chính, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và hạch toán.
Hướng dẫn và giám sát công tác quản lý, thu nộp tiền hàng cùng với việc quản lý hóa đơn, chứng từ và số sách kế toán trong toàn bộ hệ thống siêu thị là rất cần thiết Cần kiểm tra định kỳ để phát hiện và xử lý kịp thời các vi phạm, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong hoạt động tài chính của siêu thị Việc đề xuất các biện pháp xử lý vi phạm sẽ góp phần nâng cao chất lượng quản lý và tăng cường sự tin tưởng từ phía khách hàng.
+ Hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo chế độ, chuẩn mực và hướng dẫn của Công ty;
Để đảm bảo công tác tài chính được thực hiện hiệu quả, cần thường xuyên kiểm tra và đôn đốc các Phòng, Ban, Siêu thị trong việc thanh quyết toán đúng quy định Việc tổng hợp thanh quyết toán kịp thời với Phòng Tài chính Công ty cũng rất quan trọng để duy trì tính minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính.
+ Lập các báo cáo hàng tháng, quý, năm theo quy định kiểm soát quản lý nội bộ của Trung tâm và Công ty;
+ Thực hiện đúng chế độ báo cáo đối với Phòng Tài chính Công ty;
+ Quản lý lưu trữ hồ sơ, chứng từ kế toán theo đúng quy định;
+ Chủ trì công tác bàn giao tại siêu thị/Siêu thị khi có sự thay đổi cán bộ quản lý tại siêu thị/Siêu thị;
Thực trạng áp dụng báo cáo kế toán quản trị tại doanh nghiệp
Trung tâm bán lẻ chuyên kinh doanh thiết bị viễn thông trên toàn quốc với đội ngũ nhân viên đông đảo, dẫn đến nhu cầu thông tin quản trị phức tạp và cần kịp thời Ban lãnh đạo đã hình thành các loại báo cáo kế toán quản trị mặc dù chưa định nghĩa rõ ràng Tuy nhiên, do mới bắt đầu và thiếu khái niệm rõ ràng, việc áp dụng báo cáo kế toán quản trị gặp nhiều vấn đề cần khắc phục Để cải thiện tình hình, cần tìm hiểu thực trạng áp dụng báo cáo kế toán quản trị tại Trung tâm.
2.2.1 Về tổ chức kế toán quản trị của doanh nghiệp
Hiện nay, do Ban Giám đốc chưa chú trọng đến kế toán quản trị, doanh nghiệp chưa có bộ phận kế toán quản trị riêng Các báo cáo hiện tại do từng bộ phận chuyên môn thực hiện, như báo cáo doanh thu và dự toán doanh thu do Phòng Kế hoạch, báo cáo chi phí và lợi nhuận do Phòng Tài chính, báo cáo công nợ cũng do Phòng Tài chính, và báo cáo năng suất lao động do Phòng Tổ chức lao động thực hiện Tuy nhiên, hệ thống báo cáo này chủ yếu chỉ cung cấp thông tin mà chưa được sử dụng hiệu quả cho mục đích quản trị.
2.2.2 Báo cáo kế toán trách nhiệm tại Trung tâm bán lẻ
2.2.2.1 Hệ thống Trung tâm trách nhiệm
Trung tâm bán lẻ hiện tại chỉ tập trung vào doanh thu, dẫn đến việc chỉ có các trung tâm doanh thu mà không có trung tâm lợi nhuận và đầu tư, chi phí.
Trung tâm doanh thu của chúng tôi bao gồm 172 Siêu thị và Phòng Kinh doanh, và hiện tại chúng tôi đang theo dõi chỉ tiêu này một cách thường xuyên.
Các Trung tâm doanh thu hàng tháng sẽ được giao chỉ tiêu doanh thu và sản lượng bán hàng Trưởng phòng kinh doanh cùng các Trưởng Siêu thị sẽ nhận lương dựa trên tỷ lệ hoàn thành doanh thu được giao Nếu các Siêu thị không đạt chỉ tiêu doanh thu trong 3 tháng liên tiếp, họ có thể bị sa thải hoặc từ chức Mặc dù Phòng Kinh doanh được xem như một Trung tâm doanh thu, nhưng thực tế họ chưa hoàn toàn chịu trách nhiệm và chưa nhận lương dựa trên chỉ tiêu được giao.
Doanh nghiệp chỉ có một trung tâm đầu tư duy nhất là Trung tâm, nơi tất cả các hoạt động đầu tư được thực hiện Giám đốc là người duy nhất có thẩm quyền kiểm tra và phê duyệt các khoản chi cho đầu tư tại Trung tâm.
- Trung tâm lợi nhuận: Lợi nhuận được tính ở mức toàn bộ Trung tâm, chưa tính toán theo từng Siêu thị trực thuộc Trung tâm
- Trung tâm chi phí: Chi phí được tập hợp chung cho toàn Trung tâm do đó cũng chưa lập các Trung tâm chi phí
Hiện tại, doanh nghiệp chưa xây dựng được một hệ thống trách nhiệm toàn diện và rõ ràng Điều này dẫn đến việc thiếu khái niệm cụ thể về các Trung tâm trách nhiệm trong tổ chức.
Trong doanh nghiệp, các phòng ban chưa được tổ chức theo mô hình trung tâm trách nhiệm, mà chỉ đơn thuần là các bộ phận chức năng theo sơ đồ tổ chức Điều này dẫn đến việc không có trách nhiệm quản lý chi phí hay hiệu quả đầu tư cho doanh nghiệp, làm giảm tính hiệu quả trong hoạt động quản lý.
2.2.2.2 Hệ thống báo cáo trách nhiệm
Hiện tại, tương ứng với các Trung tâm trách nhiệm ở trên, Trung tâm bán lẻ đã có những báo cáo trách nhiệm như sau:
Mục tiêu của báo cáo tình hình doanh thu là nắm bắt số liệu kinh doanh của từng ngành hàng và từng Siêu thị, từ đó đánh giá doanh thu thực tế đạt được theo ngày, tuần, tháng so với cùng kỳ tháng trước Bên cạnh đó, báo cáo cũng giúp so sánh với kế hoạch đã giao, nhằm đề xuất các biện pháp thúc đẩy các ngành hàng và Siêu thị hoàn thành kế hoạch đã đặt ra.
Cơ sở tính toán doanh thu dựa vào số tiền bán hàng thực tế tại Siêu thị trong ngày, tuần và tháng, được nhập vào phần mềm quản lý bán hàng Báo cáo doanh thu sẽ được lập dựa trên các yếu tố này để phản ánh chính xác hiệu quả kinh doanh.
+ Theo ngành hàng chính: Điện thoại, Iphone, Máy tính, máy tính bảng, phụ kiện, kít cào, Khác
+ Theo Siêu thị:172Siêu thị trên toàn quốc (có chia theo cụm để dễ dàng đánh giá), cụm căn cứ vào yếu tố vùng địa lý
Báo cáo kinh doanh ngành hàng cung cấp thông tin chi tiết về doanh thu hàng ngày vào các thời điểm 17h và 24h, bao gồm tổng doanh thu của tất cả các ngành hàng cũng như từng ngành hàng cụ thể như điện thoại di động, iPhone, máy tính, máy tính bảng, kít cao và hoa hồng dịch vụ Ngoài ra, báo cáo còn trình bày doanh thu lũy kế tính đến thời điểm hiện tại và tỷ lệ hoàn thành doanh thu lũy kế, giúp đánh giá hiệu quả kinh doanh một cách toàn diện.
Báo cáo kinh doanh theo Siêu thị cung cấp thông tin chi tiết về doanh thu hàng ngày vào các thời điểm 17h và 24h của từng Siêu thị Nó bao gồm doanh thu lũy kế tính đến thời điểm hiện tại, tỷ lệ hoàn thành doanh thu lũy kế và tỷ lệ hoàn thành đến thời điểm hiện tại, giúp đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh.
- Bộ phận thực hiện: Phòng Kế hoạch
- Tần suất thực hiện: Hàng ngày, tuần, tháng(theo phụ lục 2.1, 2.2, 2.3, 2.4)
Trung tâm bán lẻ chỉ có một trung tâm chi phí duy nhất, do đó chi tiết chi phí chưa được phân bổ riêng cho từng siêu thị và phòng ban Hiện tại, báo cáo chi phí chưa được lập riêng, mà chỉ được liệt kê và phân tích trong báo cáo kết quả kinh doanh hàng tháng, hàng quý và hàng năm.
Báo cáo chi phí hàng tháng nhằm đánh giá kết quả thực hiện của Trung tâm so với dự toán ban đầu, nhưng việc phát hành báo cáo vào ngày 18 hàng tháng gây chậm trễ, không kịp thời gian để phục vụ cho việc điều hành trong tháng tiếp theo.
- Cơ sở tính toán: Căn cứ vào chi phí thực tế sử dụng tại Trung tâm hàng tháng
- Tần suất thực hiện: Ngày 18 hàng tháng (theo phụ lục 2.5)
Tại Trung tâm bán lẻ, báo cáo chi phí và báo cáo lợi nhuận thường được sử dụng chung 1 báo cáo vào ngày 18 hàng tháng
Mục đích của báo cáo là đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống bán lẻ trong tháng Tuy nhiên, báo cáo được thực hiện vào ngày 18 hàng tháng không thể phục vụ kịp thời cho việc điều hành hệ thống bán lẻ, do số liệu điều hành cần phải sử dụng số liệu tạm tính vào ngày 05 hàng tháng.
