LÝ LUẬN CHUNG VỀ BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
Tổng quan về kế toán quản trị và báo cáo kế toán quản trị
1.1.1 Khái niệm kế toán quản trị
Lịch sử kế toán phản ánh sự tiến bộ của xã hội loài người qua các giai đoạn kinh tế khác nhau Trong bối cảnh kinh tế hàng hóa và thị trường hiện đại, kế toán ngày càng được hoàn thiện và phát triển toàn diện, trở thành công cụ thiết yếu trong quản lý, kiểm tra và điều hành hoạt động tài chính của mọi tổ chức.
Chức năng chính của kế toán là cung cấp thông tin về hoạt động kinh tế tài chính của tổ chức cho các đối tượng sử dụng Điều này bao gồm việc lập báo cáo kế toán theo quy định nhằm phục vụ các bên ngoài và bên trong đơn vị, hỗ trợ hoạch định chính sách dài hạn và ngắn hạn, cũng như kiểm soát hoạt động của các đơn vị trong tổ chức.
Kế toán tài chính chủ yếu cung cấp thông tin cho các bên sử dụng bên ngoài doanh nghiệp, trong khi kế toán quản trị đáp ứng nhu cầu thông tin cho các nhà quản trị trong nội bộ Điều này giúp họ thực hiện các hoạt động và đưa ra quyết định nhằm đạt được các mục tiêu tối ưu của tổ chức.
Kế toán quản trị là một phần quan trọng trong hệ thống thông tin kế toán của doanh nghiệp, phát triển mạnh mẽ trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gia tăng giữa các doanh nghiệp và quốc gia Thông tin kế toán quản trị đóng vai trò then chốt, giúp lãnh đạo đưa ra quyết định hiệu quả nhằm tối đa hóa lợi nhuận Nghiên cứu về kế toán quản trị được thực hiện từ nhiều góc độ và quan điểm khác nhau.
Theo GS Robert S Kaplan từ Trường Đại học Harvard, kế toán quản trị được coi là một phần quan trọng trong hệ thống thông tin quản trị của các tổ chức Nhà quản trị sử dụng kế toán quản trị để hoạch định và kiểm soát các hoạt động của tổ chức một cách hiệu quả.
Kế toán quản trị được xem là công cụ thiết yếu trong hoạt động quản lý của các tổ chức, đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng dự toán, hoạch định chính sách và kiểm soát mọi hoạt động.
Theo GS H Bouquin từ Đại học Paris Dauphine, kế toán quản trị được định nghĩa là một hệ thống thông tin định lượng, hỗ trợ các nhà quản trị trong việc ra quyết định nhằm tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Kế toán quản trị đóng vai trò là công cụ quan trọng cung cấp thông tin cho các nhà quản trị Dựa vào những thông tin này, các nhà quản trị có thể đưa ra quyết định nhằm điều hành các hoạt động, từ đó đạt được hiệu quả kinh tế tối ưu.
Theo quy định của luật kế toán Việt Nam, kế toán quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập, xử lý và phân tích thông tin kinh tế tài chính Nó nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho việc ra quyết định quản trị và các quyết định kinh tế tài chính trong nội bộ của đơn vị kế toán.
Theo quan điểm này, kế toán quản trị không chỉ đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin hữu ích cho các cấp quản lý trong quá trình ra quyết định, mà còn giúp nhận diện quy trình thông tin kế toán quản trị trong các tổ chức hoạt động.
Kế toán quản trị là một bộ môn khoa học chuyên thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin định lượng cùng với các thông tin định tính về hoạt động của một đơn vị cụ thể Những thông tin này hỗ trợ các nhà quản trị trong việc ra quyết định liên quan đến lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và kiểm tra, đánh giá tình hình hoạt động của đơn vị, nhằm tối ưu hóa các mục tiêu đề ra.
1.1.2 Bản chất của kế toán quản trị
Kế toán quản trị là một bộ phận cấu thành của kế toán nói chung trong các tổ chức kinh tế, đặc biệt các doanh nghiệp kinh doanh
Thông tin kế toán quản trị là nguồn dữ liệu quan trọng giúp các nhà quản trị doanh nghiệp đưa ra quyết định hiệu quả trong việc điều hành hoạt động kinh doanh Các cấp quản lý, từ tổ trưởng sản xuất, quản đốc phân xưởng, trưởng phòng ban đến Ban Giám đốc và hội đồng quản trị, đều cần thông tin này để tối ưu hóa quy trình quản lý và nâng cao hiệu suất làm việc.
Thông tin kế toán quản trị thường mang tính chất định lượng và cụ thể, vì nó liên quan chặt chẽ đến các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Thông tin kế toán quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các nhà quản trị thực hiện các chức năng cơ bản như lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, phân tích, đánh giá và đưa ra quyết định.
Thông tin kế toán quản trị là hệ thống thông tin quản lý thiết yếu của doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh Trong môi trường kinh doanh đầy biến động và phức tạp, hệ thống này không chỉ cung cấp thông tin hữu ích mà còn tạo ra mối quan hệ rõ ràng về lợi ích và trách nhiệm trong nội bộ doanh nghiệp.
1.1.3 Phân biệt kế toán tài chính và kế toán quản trị
Các yếu tố tác động đến việc xây dựng hệ thống báo cáo kế toán quản trị của doanh nghiệp
Một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến việc xây dựng hệ thống báo cáo kế toán quản trị trong doanh nghiệp là các quyết định của nhà quản trị và tổ chức kế toán quản trị.
Quyết định quản trị bao gồm có 2 loại: Quyết định ngắn hạn và quyết định dài hạn
Quyết định ngắn hạn là những quyết định có thời hạn dưới 1 năm, bao gồm việc giải quyết các vấn đề phát sinh trong quy trình sản xuất, đảm bảo nguồn cung nguyên vật liệu đồng bộ và chất lượng, cũng như đáp ứng kịp thời các điều kiện cần thiết để duy trì hoạt động kinh doanh hiệu quả cho doanh nghiệp.
- Các quyết định ngắn hạn thường bao gồm:
+ Quyết định nên tự sản xuất hay mua ngoài?
+ Quyết định chấp nhận hay từ chối đơn hàng?
+ Quyết định duy trì hoạt động đầu tư hay chấm dứt đầu tư?
+ Các quyết định trong trường hợp doanh nghiệp bị chi phối bởi các yếu tố giới hạn
- Tiêu chuẩn lựa chọn các quyết định ngắn hạn:
Trong sản xuất kinh doanh, tiêu chuẩn kinh tế đóng vai trò quan trọng trong việc lựa chọn và ra quyết định ngắn hạn nhằm đạt được lợi ích kinh tế tối ưu Do đó, nhà quản trị cần thận trọng và xem xét kỹ lưỡng nhiều phương án khi đưa ra quyết định Việc giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tiết kiệm vốn và sử dụng vốn một cách hợp lý là những yếu tố cần được cân nhắc để đảm bảo hiệu quả kinh tế cao nhất.
Tiêu chuẩn về tính kịp thời của các quyết định ngắn hạn rất quan trọng trong quản trị doanh nghiệp Khi thời cơ đến, doanh nghiệp cần nhanh chóng nắm bắt và giải quyết các vấn đề kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất Sự nhanh nhạy, chính xác và đúng thời điểm trong ra quyết định sẽ mang lại lợi ích kinh tế tối ưu cho doanh nghiệp.
Khi đưa ra quyết định, nhà quản trị không chỉ cần xem xét các tiêu chuẩn kinh tế mà còn phải chú trọng đến các tiêu chuẩn phi kinh tế, bao gồm bảo vệ môi trường, chống ô nhiễm, tạo công ăn việc làm cho người lao động và duy trì đạo đức nghề nghiệp.
Doanh nghiệp thương mại thường phải đưa ra các quyết định ngắn hạn quan trọng như: có nên nhập hàng hay ngừng nhập, thời điểm nhập hàng, chính sách giá bán và chương trình xúc tiến bán hàng Bên cạnh đó, họ cũng cần xem xét việc tiếp tục hoạt động của cửa hàng khi gặp tình trạng lỗ.
Quyết định chiến lược là những lựa chọn mang tính kế hoạch, phản ánh mục tiêu phát triển dài hạn của doanh nghiệp qua nhiều kỳ kế toán Những quyết định này thường liên quan đến vốn đầu tư lớn và có khả năng thay đổi đáng kể năng lực sản xuất của tổ chức.
Quyết định dài hạn có thể được phân loại theo nhiều cách, nhưng trong bài viết này, chúng ta sẽ tập trung vào phân tích dựa trên nội dung kinh tế Các quyết định dài hạn bao gồm những yếu tố quan trọng như đầu tư, phát triển sản phẩm, và chiến lược mở rộng thị trường.
+ Quyết định cắt giảm chi phí: Có nên trang bị máy móc thiết bị mới để giảm chi phí lâu dài hay không?
Quyết định mở rộng sản xuất kinh doanh là bước quan trọng, liên quan đến việc tăng quy mô hoạt động Doanh nghiệp cần xem xét có nên mở rộng kho tàng, văn phòng và đầu tư thêm máy móc thiết bị để nâng cao hiệu quả sản xuất.
Quyết định lựa chọn máy móc và thiết bị sản xuất là một yếu tố quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả kinh tế Nhà quản trị cần nắm bắt thông tin đầy đủ về các loại máy móc và công nghệ tiên tiến để đưa ra quyết định chính xác, từ đó tối ưu hóa chi phí và tăng cường năng suất sản xuất.
+ Quyết định nên mua sắm hay thuê máy móc thiết bị sản xuất có lợi hơn:
+ Quyết định nên thay đổi quy trình công nghệ sớm hay chờ thêm một thời gian nữa
Doanh nghiệp thương mại phải đối mặt với các quyết định dài hạn quan trọng, như việc mở rộng sản xuất kinh doanh hay không Cụ thể, họ cần cân nhắc việc thêm ngành hàng mới hoặc ngừng kinh doanh một ngành hàng hiện tại Hơn nữa, doanh nghiệp cũng phải dự kiến cách thức tổ chức bán hàng trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt từ các đối thủ.
1.2.1.3 Mô hình ra quyết định
Quá trình ra quyết định bao gồm nhiều bước quan trọng, từ việc hình thành vấn đề cho đến xác định và lựa chọn phương án, cuối cùng là văn bản hóa quyết định Mô hình này thể hiện rõ ràng từng giai đoạn trong quá trình ra quyết định.
Sơ đồ1.1: Mô hình ra quyết định (DECIDE)
Xác định vấn đề ra quyết định
Liệt kê các yếu tố ảnh hưởng đến quyết định
Thu thập thông tin có liên quan
Thực hiện quyết định Đánh giá kết quả thực hiện
Việc hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán quản trị với đầy đủ và chính xác thông tin là yếu tố quan trọng giúp các nhà lãnh đạo đưa ra quyết định đúng đắn và nâng cao hiệu quả cho doanh nghiệp Ngược lại, báo cáo quản trị thiếu thông tin hoặc thông tin sai lệch sẽ có tác động tiêu cực đến hiệu quả kinh doanh.
1.2.1.4 Nguyên tắc của việc ra các quyết định
Trong quản trị, các nguyên tắc chung cũng đồng thời là nguyên tắc về việc ra quyết định Tuy nhiên, khi thực hiện quá trình ra quyết định, người ta thường đặc biệt chú trọng vào việc áp dụng những nguyên tắc cụ thể để đảm bảo tính hiệu quả và chính xác.
- Gắn chặt quyền lợi, quyền hạn và trách nhiệm
- Tạo ra sự năng động sáng tạo trong tổ chức
Áp dụng các nguyên tắc vào từng tình huống ra quyết định cụ thể yêu cầu các nhà quản trị phải linh hoạt và sáng tạo, không nên cứng nhắc, đồng thời cần đảm bảo phù hợp với hoàn cảnh thực tế của từng đơn vị.
1.2.2 Tổ chức kế toán quản trị (KTQT) trong doanh nghiệp
1.2.2.1 Tổ chức KTQT trong doanh nghiệp theo chức năng thông tin kế toán
Trong các DN, thông tin kế toán quản trị thường được tổ chức theo 2 nội dung: Thu nhận thông tin, phân tích và xử lý thông tin
Phân loại chi phí trên các báo cáo và phân bổ chi phí cho các bộ phận
Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động trong doanh nghiệp thương mại:
1.3.1 Phân loại chi phí trên các báo cáo
Chi phí mua hàng bao gồm các khoản chi liên quan đến quá trình thu mua, như chi phí vận chuyển, bốc dỡ và bảo quản hàng hóa từ nơi mua về kho doanh nghiệp Ngoài ra, còn có các khoản hao hụt tự nhiên trong định mức phát sinh trong quá trình thu mua, chi phí thuê kho và bến bãi, cũng như chi phí bảo hiểm hàng hóa.
Chi phí bán hàng bao gồm các khoản chi phát sinh trong quá trình bán sản phẩm và cung cấp dịch vụ, như chi phí chào hàng, quảng cáo, và giới thiệu sản phẩm Ngoài ra, còn có chi phí trả cho nhân viên bán hàng, chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển, chi phí khuyến mãi, và chi phí khấu hao tài sản cố định liên quan.
1.3.1.3 Chi phí quản lý doanh nghiệp (quản lý hành chính)
Chi phí quản lý hành chính bao gồm các khoản chi phát sinh trong hoạt động quản lý doanh nghiệp, như lương và phụ cấp cho nhân viên quản lý, bảo hiểm xã hội và y tế Ngoài ra, còn có chi phí cho vật liệu văn phòng, công cụ lao động, khấu hao tài sản cố định, tiền thuê đất, thuế môn bài, dự phòng nợ khó đòi, và các dịch vụ mua ngoài như điện, nước, điện thoại, internet, bảo hiểm tài sản, cũng như các khoản chi phí khác như công tác phí, tiếp khách và tổ chức hội nghị.
1.3.2 Phân bổ chi phí cho các bộ phận:
1.3.2.1 Các bộ phận trong doanh nghiệp
Các bộ phận trong một doanh nghiệp có thể được chia thành hai nhóm:
Nhóm bộ phận hoạt động chức năng trong doanh nghiệp bao gồm các bộ phận trực tiếp thực hiện các hoạt động cốt lõi, nhằm đạt được mục tiêu chính của công ty Đối với một công ty thương mại, những bộ phận này thường là các siêu thị và quầy hàng, nơi diễn ra giao dịch và phục vụ khách hàng.
Nhóm bộ phận phục vụ là các đơn vị không trực tiếp thực hiện chức năng chính của doanh nghiệp, nhưng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ và tạo điều kiện cho các bộ phận chức năng hoạt động hiệu quả Ví dụ về những bộ phận này bao gồm phòng tài chính, phòng thu mua hàng hóa và phòng hành chính nhân sự.
1.3.2.2 Phân bổ chi phí của các bộ phận phục vụ cho các bộ phận chức năng
Mặc dù các bộ phận phục vụ không tham gia trực tiếp vào các hoạt động chức năng của doanh nghiệp, nhưng chúng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các bộ phận chức năng Do đó, việc phân bổ chi phí cho các bộ phận phục vụ là cần thiết để đảm bảo sự công bằng và hiệu quả trong quản lý tài chính Nguyên tắc phân bổ chi phí này giúp các bộ phận chức năng nhận được nguồn lực cần thiết để hoạt động hiệu quả hơn.
Chi phí phục vụ liên quan đến nhiều đối tượng chịu chi phí do vậy khi phân bổ cần nắm chắc các nguyên tắc sau:
Các khoản chi phí của bộ phận phục vụ có thể được phân bổ theo chi phí thực tế phát sinh hoặc theo kế hoạch Phân bổ theo chi phí thực tế sẽ được hạch toán vào cuối kỳ kế toán, giúp tránh chênh lệch nhưng có thể gây ra sự chậm trễ trong việc cung cấp thông tin cho nhà quản trị, ảnh hưởng đến khả năng kiểm soát Ngược lại, phân bổ theo chi phí kế hoạch thường liên quan đến các khoản chi phí hỗn hợp, trong đó biến phí được phân bổ tỷ lệ theo mức độ hoạt động dựa trên kế hoạch hoặc dự toán của doanh nghiệp.
Phân bổ trước khi hoạt động cung cấp thông tin quan trọng cho việc lập kế hoạch, trong khi phân bổ sau khi hoạt động giúp đánh giá sự chênh lệch giữa thực tế và kế hoạch đã được xây dựng.
Biến phí phục vụ cho đối tượng A = Mức hoạt động theo KH/hoặc theo thực tế x tỷ lệ kế hoạch biến phí
Khi chi phí phục vụ không thể phân chia thành định phí và biến phí theo các hoạt động, cần xác định tiêu chí phân bổ phù hợp do các hoạt động chi phí thường có nguồn gốc chung Việc chọn lựa tiêu chí phân bổ phù hợp là yêu cầu quan trọng để đảm bảo tính chính xác trong quản lý chi phí.
Khi thực hiện phân bổ, việc xác định tiêu thức phân bổ hợp lý là rất quan trọng Mỗi loại chi phí cần có tiêu thức phân bổ riêng, nhưng các tiêu thức này phải đáp ứng những yêu cầu nhất định để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quá trình phân bổ.
Tiêu thức phân bổ chi phí cần đảm bảo tính đại diện, giúp nâng cao độ chính xác so với các tiêu thức khác Để lựa chọn tiêu chí phân bổ phù hợp, cần hiểu rõ bản chất của chi phí và các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí phát sinh.
Tiêu thức phân bổ cần được thiết lập sao cho thuận tiện cho việc tính toán và thống nhất trong toàn bộ kỳ hạch toán Đồng thời, cần xem xét mối quan hệ giữa chi phí cố định của từng bộ phận với định phí chung Các hình thức phân bổ cũng cần được xác định rõ ràng để đảm bảo tính hiệu quả trong quản lý chi phí.
Có 3 hình thức phân bổ chi phí của các bộ phận phục vụ cho các bộ phận chức năng đó là:
Hình thức phân bổ trực tiếp là phương pháp phân bổ chi phí của các bộ phận phục vụ cho các bộ phận chức năng một cách đơn giản và dễ thực hiện Phương pháp này thường được áp dụng khi bỏ qua sự cung cấp dịch vụ lẫn nhau giữa các bộ phận phục vụ, coi như chúng chỉ cung cấp dịch vụ cho các bộ phận chức năng Tuy nhiên, độ chính xác của hình thức này chưa cao, có thể ảnh hưởng đến kết quả thực chất của hoạt động kinh doanh của bộ phận sản xuất chính.
Phân bổ chi phí nhiều bước là phương pháp phân bổ từ bộ phận có hoạt động cao nhất đến bộ phận hoạt động thấp nhất, giúp các chi phí nội bộ được ghi nhận cho các bộ phận tiếp theo, ngoại trừ bộ phận phục vụ đầu tiên Trong quá trình tính toán, cần loại trừ chi phí của các bộ phận có thu nhập tương ứng để tránh trùng lặp số liệu Mặc dù phương pháp này mang lại độ chính xác cao hơn, nhưng công việc tính toán lại phức tạp hơn.
Phân bổ lẫn nhau là phương pháp kế toán giúp xác định chi phí giữa các bộ phận phục vụ lẫn nhau mà không phân biệt mức phát sinh chi phí Để tính toán chi phí phục vụ, có thể áp dụng phương pháp đại số nhằm giải quyết bài toán chi phí và xác định mức chi phí cho từng bộ phận Phương pháp này hỗ trợ nhà quản trị trong việc phân bổ chính xác chi phí của bộ phận phục vụ cho bộ phận sản xuất chính, tuy nhiên, quá trình tính toán có thể trở nên phức tạp.
Hệ thống báo cáo kế toán quản trị trong doanh nghiệp thương mại
Hệ thống báo cáo kế toán quản trị trong doanh nghiệp thương mại bao gồm hai loại báo cáo chính: báo cáo dự toán và báo cáo trách nhiệm Ngoài ra, doanh nghiệp có thể lập thêm các báo cáo chi tiết như báo cáo công nợ và báo cáo tồn kho để đánh giá hiệu quả quản lý tại các trung tâm trách nhiệm Các báo cáo này giúp phân tích mối quan hệ giữa doanh thu, chi phí và lợi nhuận, đồng thời theo dõi các biến động khác có ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt trong lĩnh vực bán lẻ.
1.4.1 Hệ thống các báo cáo dự toán
1.4.1.1 Khái niệm của dự toán
Dự toán là các kế hoạch chi tiết thể hiện cách thức huy động và sử dụng nguồn lực của doanh nghiệp trong từng giai đoạn Nó được biểu diễn qua một hệ thống chỉ tiêu dưới dạng số lượng và giá trị.
Dự toán phải được gắn liền với điều kiện về thời gian cụ thể trong tương lai, do vậy dự toán thường được lập theo tháng, quý, năm
1.4.1.2 Tác dụng của dự toán
Dù là doanh nghiệp vì lợi nhuận hay phi lợi nhuận, việc lập dự toán sản xuất kinh doanh luôn là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu Dự toán không chỉ giúp các nhà quản trị có thời gian để hoạch định chiến lược kinh doanh trước khi hoạt động bắt đầu, mà còn cho phép họ đánh giá kết quả thực hiện so với kế hoạch và kiểm soát nguồn lực trong doanh nghiệp Do đó, dự toán đóng vai trò thiết yếu trong quản lý doanh nghiệp.
Xác định mục tiêu phát triển của doanh nghiệp là cơ sở để đánh giá việc thực hiện kế hoạch Bản dự toán cụ thể hóa kế hoạch hoạt động thành con số rõ ràng, giúp nhà quản trị dễ dàng so sánh kết quả thực hiện với mục tiêu đã đề ra Qua đó, họ có thể nhận diện bộ phận không hoàn thành chỉ tiêu, tìm hiểu nguyên nhân và áp dụng biện pháp khắc phục hiệu quả Đồng thời, việc xây dựng mục tiêu cũng giúp xác định các điều kiện cần thiết để đạt được các mục tiêu này.
Để đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp, cần kết hợp hoạt động của toàn bộ tổ chức thông qua việc lập kế hoạch hoạt động cho từng bộ phận một cách nhịp nhàng Các nhà quản trị ở các cấp khác nhau thường có quyền hạn và năng lực riêng biệt, điều này góp phần vào quá trình lập dự toán Quá trình này không chỉ tăng cường sự hợp tác mà còn khuyến khích việc trao đổi công việc giữa các thành viên, đảm bảo rằng hoạt động của các bộ phận phù hợp với mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Dự toán là công cụ quan trọng giúp các nhà quản trị nhận diện điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức Qua đó, họ có thể phân tích và dự đoán những khó khăn có thể xảy ra, từ đó đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời và hiệu quả.
Dự toán đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và đánh giá trách nhiệm quản lý tại các cấp doanh nghiệp Kết quả thực hiện so với dự toán giúp đánh giá hiệu quả hoạt động của các bộ phận và nhà quản lý, từ đó xác định mức thưởng, phạt theo quy định dựa trên kết quả này Hơn nữa, dự toán cung cấp cái nhìn tổng thể về hoạt động kinh tế và tài chính của doanh nghiệp, khuyến khích các nhà quản trị nâng cao trách nhiệm trong công tác quản lý.
1.4.1.3 Hệ thống dự toán hàng năm của một doanh nghiệp thương mại
Mỗi doanh nghiệp đều xác định các mục tiêu cần đạt được và để thực hiện điều này, họ cần tuân theo những bước cụ thể Đối với doanh nghiệp thương mại, việc đạt được lợi nhuận cao hơn thông qua hoạt động mua bán hàng hóa yêu cầu một hệ thống dự toán chi tiết, bao gồm các nội dung và trình tự lập được thể hiện rõ ràng trong sơ đồ.
Sơ đồ 1.2: Dự toán sản xuất kinh doanh
Nguồn:Giáo trình Kế toán quản trị, Nguyễn Ngọc Quang (2009), Nxb Kinh tế quốc dân
Dự toán doanh thu tiêu thụ là bước đầu tiên trong quá trình lập dự toán, đóng vai trò quan trọng làm cơ sở cho các dự toán tiếp theo Để xây dựng dự toán này, các nhà quản lý thường dựa vào nhiều yếu tố khác nhau.
+ Kết quả tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa của kỳ trước, nhằm xác định giới hạn hoạt động của doanh nghiệp
+ Dự toán tiêu thụ kỳ trước
Dự toán hàng tồn kho
Dự toán giá vốn hàng bán
+ Căn cứ vào kết quả nghiên cứu nhu cầu thị trường về sản phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp
+ Căn cứ vào thị phần tiêu thụ của đối thủ cạnh tranh + Căn cứ vào các chương trình quảng cáo, khuyến mại
+ Căn cứ thu nhập dự kiến trong tương lai
+ Căn cứ chính sách, chế độ của Nhà nước…
Dự toán tiêu thụ = Sản lượng x đơn giá bán dự kiến
Bảng 1.1: Ví dụ về dự toán doanh thu tiêu thụ sản phẩm (ĐVT: đồng)
TT Chỉ tiêu Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Cả năm
1 Số lượng SP tiêu thụ(SP) 20.000 45.000 60.000 35.000 160.000
2 Giá bán đơn vị sản phẩm 150 150 150 150 150
3 Doanh thu tiêu thu sản phẩm (3=1x2) 3.000.000 6.750.000 9.000.000 5.250.000 24.000.000
4 Các khoản giảm trừ doanh thu 0 0 0 0 0
Nguồn:Giáo trình Kế toán quản trị, Nguyễn Ngọc Quang (2009), Nxb Kinh tế quốc dân
Dự toán thu tiền bán hàng là một công cụ quan trọng giúp xác định các phương thức và khả năng thu tiền hàng, từ đó dự đoán luồng tiền thu dự kiến và tình hình công nợ trong quá trình bán hàng Dự toán này được xây dựng dựa trên doanh thu dự kiến, thông tin thực tế và dự báo về khách hàng, cùng với các quy định thanh toán của doanh nghiệp Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp bán lẻ, do đặc điểm kinh doanh là thu tiền ngay, nên thường không lập dự toán này.
Dự toán mua hàng và tồn kho được xây dựng dựa trên dự toán doanh thu nhằm xác định giá trị và lượng hàng hóa cần mua cũng như tồn kho cần thiết để đạt được mục tiêu doanh thu Khi lập dự toán, cần chú ý đến định mức tồn trữ, quy trình mua hàng của doanh nghiệp, và xem xét các yếu tố như chi phí đặt hàng, lưu kho, vận chuyển, cùng với sự biến động của thị trường.
Sản lượng sp cần mua = Sản lượng tiêu thu dự kiến + Sản lượng tồn cuốikỳ - Sản lượng tồn đầu
Bảng1.2: Ví dụ về dự toán mua hàng (ĐVT: SP)
TT Chỉ tiêu Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Cả năm
1 Số lượng SP tiêu thụ 20.000 45.000 60.000 35000 160.000
2 Số lượng SP tồn cuối kỳ 9.000 12.000 7.000 3.000 3.000
3 Số lượng SP tồn đầu kỳ 3.000 9.000 12.000 7.000 3.000
4 Sản lượng SP cần sản xuất (4=1+2-3) 26.000 48.000 55.000 31.000 160.000
Nguồn:Giáo trình Kế toán quản trị, Nguyễn Ngọc Quang (2009), Nxb Kinh tế quốc dân
Dự toán giá vốn hàng bán được xây dựng dựa trên dự toán tiêu thụ và dự toán mua hàng, đồng thời cần lưu ý đến phương pháp xác định giá hàng tồn kho Dự toán này đóng vai trò quan trọng trong việc xác định dự toán kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Giá vốn hàng bán = Sản lượng sp cần mua x đơn giá đơn vị sản phẩm
Bảng1.3:Ví dụ về dự toán giá vốn hàng bán (ĐVT: đồng)
TT Chỉ tiêu Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Cả năm
1 Số lượng SP tiêu thụ 20.000 45.000 60.000 35.000 160.000
2 Định mức chi phí sản xuất 90 90 90 90 90
Nguồn:Giáo trình Kế toán quản trị, Nguyễn Ngọc Quang (2009), Nxb Kinh tế quốc dân
Dự toán thanh toán tiền mua hàng được lập dựa trên dự toán mua hàng và tồn kho, nhằm xác định khả năng và tiến độ thanh toán, từ đó tính toán luồng tiền dự kiến để thanh toán các khoản công nợ phát sinh từ quá trình thu mua hàng hóa và dự trữ Khi lập dự toán này, cần lưu ý đến quy trình thanh toán, khả năng thanh toán của doanh nghiệp, cũng như chính sách bán hàng của các nhà cung cấp để đảm bảo sự cân đối hợp lý.
Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là các ước tính cho những khoản chi phí dự kiến sẽ phát sinh trong kỳ kế hoạch liên quan đến hoạt động bán hàng và quản lý doanh nghiệp.
Chi phí bán hàng được ước tính dựa trên doanh thu dự kiến, chính sách bán hàng, định mức chi phí và đặc điểm của doanh nghiệp Đây là các khoản chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng hóa, đóng vai trò quan trọng trong việc xác định luồng tiền dự kiến cho hoạt động này.
Tổng quan về Công ty Thương mại & Xuất nhập khẩu Viettel
Vào ngày 01/06/1989, Hội đồng Bộ trưởng ban hành Nghị định số 58/HĐBT, thành lập Tổng Công ty Điện tử thiết bị thông tin, và đến tháng 07/1993, công ty này được đổi tên thành Công ty Điện tử Viễn thông Quân đội, tiền thân của Tổng Công ty Viễn thông Quân đội Đến tháng 06/1997, Bộ Tư lệnh Binh chủng quyết định thành lập Phòng Xuất nhập khẩu trực thuộc Công ty Điện tử Viễn thông Quân đội, với nhiệm vụ thiết lập quan hệ với các đối tác trong và ngoài nước để thực hiện các thủ tục mua bán, nhập khẩu thiết bị phục vụ cho các dự án của Công ty, Bộ Quốc phòng, và tham gia đấu thầu các dự án về công nghệ thông tin, viễn thông, đo lường, và điều khiển tự động hóa.
Năm 1999, Phòng Xuất nhập khẩu được tổ chức lại thành Trung tâm Xuất nhập khẩu, hoạt động theo chế độ hạch toán phụ thuộc Trung tâm này được Bộ Tư lệnh Thông tin Liên lạc và Công ty Viễn thông Quân đội giao nhiệm vụ quan trọng trong việc nhập khẩu vật tư, thiết bị cho việc lắp đặt tuyến cáp quang Quân sự 1B, cũng như hỗ trợ triển khai hệ thống VoIP và các trạm BTS cho mạng di động Viettel Mobile.
Vào tháng 03 năm 2005, Trung tâm Xuất nhập khẩu đã được chuyển đổi thành Công ty Thương Mại và Xuất nhập khẩu Viettel, trực thuộc Tổng Công ty Viễn thông Quân đội Đến tháng 01 năm 2006, công ty chính thức tách ra và thực hiện chế độ hạch toán độc lập.
Trung tâm bán lẻ của Công ty Thương mại & Xuất nhập khẩu Viettel được thành lập vào năm 2005 và chính thức hoạt động độc lập từ năm 2009, với các chức năng và nhiệm vụ chính nhằm phát triển thị trường bán lẻ và nâng cao chất lượng dịch vụ.
Viettel chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc chỉ đạo và tổ chức các hoạt động kinh doanh bán lẻ điện thoại di động, máy tính xách tay, phụ kiện và thiết bị viễn thông, công nghệ thông tin và kỹ thuật số trên toàn bộ hệ thống siêu thị Tất cả các hoạt động này được thực hiện theo kế hoạch đã được Giám đốc Công ty phê duyệt.
- Đôn đốc, kiểm tra các hoạt động thuộc lĩnh vực công tác khác trên địa bàn hoạt động theo uỷ quyền của Giám đốc Công ty b) Nhiệm vụ
- Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh
Xây dựng chiến lược và kế hoạch kinh doanh phù hợp với định hướng phát triển của Công ty và Tập đoàn là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự phát triển bền vững của đơn vị.
+ Xây dựng bộ máy, tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch kinh doanh đã được Công ty phê duyệt;
Kiểm tra và đánh giá quá trình thực hiện nhiệm vụ là cần thiết để đề xuất với Công ty về việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Trung tâm.
+ Xây dựng bộ máy đáp ứng yêu cầu của Trung tâm trong từng giai đoạn phát triển;
+ Quản lý và vận hành hoạt động của Trung tâm theo đúng Pháp luật Nhà nước, quy chế, quy định của Tập đoàn và Công ty
Trung tâm được giao nhiệm vụ xây dựng thành một đơn vị vững mạnh toàn diện về chính trị, tư tưởng và tổ chức, theo chỉ đạo của Tập đoàn và Đảng ủy, Ban Giám đốc Công ty Các thông tin chính của Trung tâm bán lẻ sẽ được cập nhật và triển khai nhằm đảm bảo sự phát triển bền vững và hiệu quả.
- Tên đầy đủ: Trung tâm bán lẻ Viettel
- Trụ sở: Tầng 5, Tòa nhà VinaHud, đường Trung Yên 9, Cầu Giấy, HN
Sau gần 8 năm hoạt động, Trung tâm bán lẻ đã phát triển mạnh mẽ với 172 siêu thị trên toàn quốc, đạt doanh thu hơn 5000 tỷ đồng mỗi năm và tạo ra việc làm cho hơn 2000 lao động Với tốc độ phát triển không ngừng, dự kiến đến năm 2015, Trung tâm sẽ trở thành chuỗi bán lẻ hàng đầu.
1 về kinh doanh thiết bị viễn thông
- Danh sách Siêu thị của Hệ thống ViettelStore:Hệ thống gồm 172 Siêu thị trải dài trên khắp 64 tỉnh/thành phố
Hệ thống Siêu thị của Trung tâm bán lẻ cung cấp đa dạng hàng hóa với hàng ngàn mẫu mã, bao gồm các ngành hàng và sản phẩm chủ yếu.
TT Ngành hàng Mã hàng
Gồm gần 20 mã hàng với ~1000 model: Nokia, Samsung, Qmobile, Blackberry, Lenovo, Masstel, Mobell, Mobistar, Apple, HTC, Sony…
2 Máy tính Gồm 7 mã hàng với ~300 model: Dell, HP, Asus,
3 Máy tính bảng Gồm 5 mã hàng với 50 model: Samsung, Lenovo,
4 Phụ kiện Bao gồm phụ kiện của tất cả các mã hàng điện thoại, máy tính, máy tính bảng,…
5 Bộ kít Bao gồm tất cả các kít trả trước, kít 3G, kít trả sau, kít đấu nối… cuả Viettel
6 Thẻ cào Bao gồm tất cả các mệnh giá thẻ cào của Viettel
2.1.2 Mô hình tổ chức của Trung tâm
(3) Phòng Điều hành bán hàng thiết bị;
(4) Phòng Điều hành bán hàng dịch vụ;
(2) Phòng Đầu tư hạ tầng;
(3) Phòng Quản lý tài sản;
(4) Phòng Công nghệ thông tin;
(5) Phòng Chăm sóc khách hàng;
(2) Phòng Tổ chức Lao động;
Mặc dù Trung tâm bán lẻ thuộc Công ty TM&XNK, nhưng với quy mô tổ chức lớn và đầy đủ chức năng, Trung tâm này có số lượng nhân sự gấp nhiều lần so với bộ phận quản lý và các Trung tâm khác, với khoảng 2000 nhân viên Doanh thu của Trung tâm bán lẻ chiếm khoảng 70% tổng doanh thu của Công ty, vì vậy các báo cáo từ Trung tâm này phản ánh rõ nét hoạt động như một doanh nghiệp độc lập Cấu trúc tổ chức của Trung tâm được thiết kế thành 3 lớp.
1 Quản lý: Ban Giám đốc gồm: Giám đốc phụ trách khối kinh doanh và 4 Phó Giám đốc chuyên trách: Phó Giám đốc nội chính phụ trách các phòng ban khối chức năng; Phó Giám đốc phụ trách kênh, PGĐ phụ trách kinh doanh, PGĐ Chi nhánh Nam
2 Chức năng, điều hành: Gồm có 18 phòng/ban chức năng
3 Hệ thống các Siêu thị: Bao gồm 172 Siêu thị mô hình nhỏ (diện tích khoảng 100-200 m2/Siêu thị)
2.1.3 Công tác tổ chức kế toán tại Trung tâm
- Mô hình Phòng Tài chính Trung tâm bao gồm 1 trưởng phòng, 1 phó phòng và 03 ban với quy mô nhân sự 32 người
+ Ban Kế toán chuyên quản: 23 người
- Chức năng Phòng Tài chính
+ Xây dựng quy trình, quy chế, định mức, hướng dẫn, các đơn vị trong trung tâm trong công tác quản lý tài chính;
+ Tham mưu cho Ban Giám đốc trong công tác tài chính;
+ Xây dựng các quy định về tài chính - kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động của Trung tâm;
Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thuộc Trung tâm bán lẻ thực hiện đúng quy định và nguyên tắc về kỷ luật tài chính, đồng thời nâng cao nề nếp trong công tác quản lý tài chính và hạch toán.
Hướng dẫn và kiểm tra công tác quản lý thu, nộp tiền hàng, cũng như quản lý hóa đơn, chứng từ và số sách kế toán trong toàn bộ hệ thống siêu thị Đề xuất các biện pháp xử lý vi phạm nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và đảm bảo tính minh bạch trong các hoạt động tài chính.
+ Hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo chế độ, chuẩn mực và hướng dẫn của Công ty;
Thường xuyên theo dõi và đôn đốc các Phòng, Ban, Siêu thị thực hiện công tác tài chính, đảm bảo thanh quyết toán kịp thời và đúng quy định Đồng thời, tổng hợp thanh quyết toán một cách nhanh chóng với Phòng Tài chính Công ty.
+ Lập các báo cáo hàng tháng, quý, năm theo quy định kiểm soát quản lý nội bộ của Trung tâm và Công ty;
+ Thực hiện đúng chế độ báo cáo đối với Phòng Tài chính Công ty;
+ Quản lý lưu trữ hồ sơ, chứng từ kế toán theo đúng quy định;
+ Chủ trì công tác bàn giao tại siêu thị/Siêu thị khi có sự thay đổi cán bộ quản lý tại siêu thị/Siêu thị;
Thực trạng áp dụng báo cáo kế toán quản trị tại doanh nghiệp
Trung tâm bán lẻ chuyên kinh doanh thiết bị viễn thông trên toàn quốc với đội ngũ nhân viên lớn, dẫn đến nhu cầu thông tin quản trị phức tạp và kịp thời Ban lãnh đạo đã bắt đầu hình thành các loại báo cáo kế toán quản trị, mặc dù chưa định nghĩa rõ ràng Tuy nhiên, việc triển khai báo cáo này vẫn gặp nhiều vấn đề cần khắc phục Để cải thiện tình hình, cần phải tìm hiểu thực trạng áp dụng báo cáo kế toán quản trị tại Trung tâm.
2.2.1 Về tổ chức kế toán quản trị của doanh nghiệp
Hiện nay, do Ban Giám đốc chưa chú trọng đến kế toán quản trị, doanh nghiệp chưa có bộ phận kế toán quản trị riêng Các báo cáo tại Trung tâm hiện do từng bộ phận chuyên môn thực hiện, như báo cáo doanh thu và dự toán doanh thu do Phòng Kế hoạch, báo cáo chi phí và lợi nhuận do Phòng Tài chính, báo cáo công nợ cũng do Phòng Tài chính, và báo cáo năng suất lao động do Phòng Tổ chức lao động thực hiện Tuy nhiên, hệ thống báo cáo hiện tại chủ yếu chỉ cung cấp thông tin mà chưa được khai thác hiệu quả cho công tác quản trị.
2.2.2 Báo cáo kế toán trách nhiệm tại Trung tâm bán lẻ
2.2.2.1 Hệ thống Trung tâm trách nhiệm
Trung tâm bán lẻ hiện tại chủ yếu tập trung vào doanh thu, dẫn đến việc chỉ có các trung tâm doanh thu, một trung tâm lợi nhuận và đầu tư cùng với chi phí.
Trung tâm doanh thu của Trung tâm bao gồm 172 Siêu thị và Phòng Kinh doanh, và hiện tại, Trung tâm đang theo dõi chỉ tiêu này một cách thường xuyên.
Các Trung tâm doanh thu hàng tháng sẽ nhận chỉ tiêu doanh thu và sản lượng bán hàng, với Trưởng phòng kinh doanh và các Trưởng Siêu thị được hưởng lương theo tỷ lệ hoàn thành chỉ tiêu Nếu các Siêu thị không đạt chỉ tiêu doanh thu trong 3 tháng liên tiếp, họ có thể đối mặt với việc sa thải hoặc từ chức Mặc dù Phòng Kinh doanh được xem như một Trung tâm doanh thu, nhưng thực tế chưa chịu trách nhiệm và không hưởng lương theo chỉ tiêu được giao.
Doanh nghiệp chỉ có một trung tâm đầu tư duy nhất, đó là Trung tâm đầu tư Giám đốc là người duy nhất có thẩm quyền kiểm tra và phê duyệt các khoản chi cho đầu tư.
- Trung tâm lợi nhuận: Lợi nhuận được tính ở mức toàn bộ Trung tâm, chưa tính toán theo từng Siêu thị trực thuộc Trung tâm
- Trung tâm chi phí: Chi phí được tập hợp chung cho toàn Trung tâm do đó cũng chưa lập các Trung tâm chi phí
Hiện nay, doanh nghiệp chưa thiết lập được một hệ thống trách nhiệm rõ ràng và đầy đủ Điều này dẫn đến việc thiếu khái niệm cụ thể về các Trung tâm trách nhiệm trong tổ chức.
Các phòng ban trong doanh nghiệp hiện tại chỉ hoạt động như các bộ phận chức năng theo sơ đồ tổ chức mà chưa được tổ chức theo mô hình trung tâm trách nhiệm Điều này dẫn đến việc các bộ phận không có trách nhiệm trong việc quản lý chi phí hay hiệu quả đầu tư của doanh nghiệp, gây ảnh hưởng đến hiệu suất hoạt động tổng thể.
2.2.2.2 Hệ thống báo cáo trách nhiệm
Hiện tại, tương ứng với các Trung tâm trách nhiệm ở trên, Trung tâm bán lẻ đã có những báo cáo trách nhiệm như sau:
Mục tiêu của báo cáo tình hình doanh thu là để nắm bắt số liệu kinh doanh của từng ngành hàng và từng siêu thị Báo cáo sẽ đánh giá doanh thu thực tế đạt được theo ngày, tuần, tháng và so sánh với cùng kỳ tháng trước, cũng như đối chiếu với kế hoạch đã giao Từ đó, có thể đưa ra các biện pháp thúc đẩy các ngành hàng và siêu thị hoàn thành kế hoạch đề ra.
Cơ sở tính toán doanh thu dựa trên số tiền bán hàng thực tế tại Siêu thị trong ngày, tuần và tháng, được nhập vào phần mềm quản lý bán hàng Báo cáo doanh thu được xây dựng dựa trên các yếu tố này.
+ Theo ngành hàng chính: Điện thoại, Iphone, Máy tính, máy tính bảng, phụ kiện, kít cào, Khác
+ Theo Siêu thị:172Siêu thị trên toàn quốc (có chia theo cụm để dễ dàng đánh giá), cụm căn cứ vào yếu tố vùng địa lý
Báo cáo kinh doanh ngành hàng cung cấp thông tin chi tiết về doanh thu hàng ngày tại hai thời điểm quan trọng là 17h và 24h, bao gồm tổng doanh thu của tất cả các ngành hàng cũng như từng ngành hàng cụ thể như Điện thoại di động, Iphone, Máy tính, Máy tính bảng, Kít cao và Hoa hồng dịch vụ Bên cạnh đó, báo cáo còn nêu rõ doanh thu lũy kế tính đến thời điểm hiện tại và tỷ lệ hoàn thành doanh thu lũy kế, giúp đánh giá hiệu quả kinh doanh một cách chính xác.
Báo cáo kinh doanh theo Siêu thị cung cấp thông tin chi tiết về doanh thu hàng ngày tại các thời điểm 17h và 24h của từng Siêu thị Nó cũng bao gồm doanh thu lũy kế tính đến thời điểm hiện tại, tỷ lệ hoàn thành doanh thu lũy kế và tỷ lệ hoàn thành tính đến thời điểm hiện tại, giúp đánh giá hiệu quả kinh doanh một cách chính xác.
- Bộ phận thực hiện: Phòng Kế hoạch
- Tần suất thực hiện: Hàng ngày, tuần, tháng(theo phụ lục 2.1, 2.2, 2.3, 2.4)
Trung tâm bán lẻ chỉ có một trung tâm chi phí duy nhất, vì vậy các chi tiết chi phí chưa được phân chia riêng cho từng siêu thị và từng phòng ban Hiện tại, báo cáo chi phí cũng chưa được lập riêng, mà chỉ được tổng hợp và phân tích trong báo cáo kết quả kinh doanh theo tháng, quý và năm.
Mục tiêu của báo cáo chi phí là đánh giá kết quả thực hiện của Trung tâm so với dự toán hàng tháng Tuy nhiên, việc báo cáo chỉ được thực hiện vào ngày 18 hàng tháng đã gây chậm trễ, dẫn đến việc không thể sử dụng thông tin này để phục vụ cho việc điều hành trong tháng tiếp theo.
- Cơ sở tính toán: Căn cứ vào chi phí thực tế sử dụng tại Trung tâm hàng tháng
- Tần suất thực hiện: Ngày 18 hàng tháng (theo phụ lục 2.5)
Tại Trung tâm bán lẻ, báo cáo chi phí và báo cáo lợi nhuận thường được sử dụng chung 1 báo cáo vào ngày 18 hàng tháng
Mục đích của báo cáo này là đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống bán lẻ trong tháng Tuy nhiên, giống như phần chi phí, báo cáo được thực hiện vào ngày 18 hàng tháng không đáp ứng kịp thời nhu cầu điều hành của hệ thống bán lẻ, do đó, số liệu điều hành phải dựa vào số liệu tạm tính được thu thập vào ngày 05 hàng tháng.
