NỘI DUNG
TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Tổng quan về vốn bằng tiền tại doanh nghiệp
1.1.1 Khái niệm vốn bằng tiền
Vốn bằng tiền là tài sản hiện hữu dưới dạng tiền tệ, bao gồm tiền mặt trong quỹ, tiền gửi tại ngân hàng và tiền đang trong quá trình chuyển khoản.
Vốn bằng tiền là một phần quan trọng trong vốn sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, thuộc tài sản lưu động, chủ yếu hình thành từ quá trình bán hàng và các quan hệ thanh toán.
Vốn bằng tiền là một phần quan trọng trong tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp, thể hiện dưới hình thức tiền tệ và giá trị trong các giao dịch Khái niệm này đóng vai trò thiết yếu trong công tác kế toán, giúp doanh nghiệp quản lý tài sản hiệu quả hơn.
1.1.2 Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền
Hạch toán kế toán vốn bằng tiền phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Theo dõi tình hình thu, chi, tăng, giảm, thừa, thiếu và số hiện có của từng loại vốn bằng tiền
- Giám đốc thường xuyên thực hiện tình hình chế độ quản lý tiền mặt, ký luật thanh toán, ký luật tín dụng
- Hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ quỹ, thường xuyên kiểm tra đối chiếu số liệu của thủ quỹ và kế toán tiền mặt
- Tham gia vào công tác kiểm kê quỹ tiền mặt, phản ánh kết quả kiểm kê kịp thời.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG
Phân loại kế toán vốn bằng tiền
1.2.1 Phân loại theo hình thức tồn tại
Theo Ngô Thế Chi ( 2010) vốn bằng tiền của doanh nghiệp chia theo hình thức tồn tại đƣợc chia thành:
Tiền Việt Nam là loại tiền tệ chính thức, được phát hành bởi Ngân hàng Nhà nước Việt Nam Đây là loại giấy bạc được sử dụng rộng rãi trong các giao dịch thương mại và hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Ngoại tệ là loại tiền tệ không do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành nhưng được phép lưu hành chính thức tại Việt Nam, bao gồm các loại như đô la Mỹ (USD), đô la Úc (AUD), đô la Singapore (SGD), và bảng Anh (GBP).
Vàng tiền tệ là loại tiền có giá trị thực, chủ yếu được sử dụng để cất giữ và đảm bảo một lượng dự trữ an toàn trong nền kinh tế, thay vì phục vụ cho mục đích thanh toán trong kinh doanh.
1.2.2 Phân loại theo trạng thái tồn tại
Vốn bằng tiền của doanh nghiệp được phân loại theo trạng thái tồn tại và bao gồm tiền mặt, ngoại tệ và vàng tiền tệ, tất cả đều được giữ trong két của doanh nghiệp để phục vụ cho chi tiêu hàng ngày trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Tiền gửi ngân hàng là các loại tài sản như tiền Việt Nam, ngoại tệ và vàng mà doanh nghiệp gửi vào tài khoản tại ngân hàng.
Tiền đang chuyển là tiền trong quá trình hoạt động để thực hiện chức năng thanh toán hoặc đang chuyển đổi giữa các trạng thái khác nhau (Theo Ngô Thế Chi, 2010)
Đặc điểm,vai trò của kế toán vốn bằng tiền
1.3.1 Đặc điểm của kế toán vốn bằng tiền
Kế toán vốn bằng tiền có 3 đặc điểm chính sau đây:
Là một phần trong vốn lưu động của doanh nghiệp, thể hiện năng lực thanh toán trực tiếp của doanh nghiệp nhằm tạo năng lực cạnh tranh tốt nhất
Vốn bằng tiền cần được quản lý chặt chẽ và cẩn thận bởi doanh nghiệp, vì nếu không, nguy cơ gian lận sẽ gia tăng do tính chất luân chuyển cao của nó.
Hạch toán vốn bằng tiền cần tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc và chế độ quản lý tiền tệ do nhà nước quy định, nhằm giảm thiểu tối đa nguy cơ mất cắp và lạm dụng nguồn vốn.
1.3.2 Vai trò của kế toán vốn bằng tiền
Kế toán vốn bằng tiền đóng vai trò quan trọng trong công tác kế toán của doanh nghiệp, cung cấp thông tin kịp thời và chính xác để kiểm tra các hoạt động kinh tế tài chính Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định chính xác và phù hợp, từ đó tiết kiệm chi phí và tăng lợi nhuận.
Để đảm bảo sự tồn tại của doanh nghiệp, nhà quản lý cần chú trọng quản lý vốn bằng tiền một cách chặt chẽ Việc thường xuyên kiểm soát các khoản thu chi bằng tiền là rất quan trọng, góp phần quyết định đến hiệu quả tài chính của tổ chức.
Vốn bằng tiền có nguy cơ rủi ro cao hơn so với các loại tài sản khác, do đó việc quản lý nó cần sử dụng nhiều công cụ như thống kê và phân tích hoạt động kinh tế Quá trình này bao gồm ghi chép, tính toán và giám sát liên tục sự thay đổi của tiền vốn, thông qua các thước đo giá trị kế toán Những tài liệu này cung cấp thông tin cần thiết về thu chi vốn bằng tiền, phục vụ cho yêu cầu quản lý trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Nội dung của kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp
1.4.1 Kế toán tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp
Khoản tiền mặt chỉ được phản ánh vào Tài khoản 111 “Tiền mặt” khi có thực nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt Số tiền thu được và chuyển nộp ngay vào ngân hàng sẽ không ghi vào bên Nợ Tài khoản 111 Các khoản tiền mặt ký cược, ký quỹ từ doanh nghiệp hoặc cá nhân sẽ được quản lý và hạch toán như tài sản tiền tệ của đơn vị Thủ quỹ có trách nhiệm quản lý việc nhập, xuất quỹ tiền mặt và không được tham gia mua bán hàng hóa hoặc kiêm nhiệm công tác kế toán Trong trường hợp cần ủy quyền, thủ quỹ phải có sự đồng ý bằng văn bản của giám đốc doanh nghiệp Hàng ngày, thủ quỹ cần kiểm tra số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu với sổ quỹ và sổ kế toán Nếu phát hiện chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải xác định nguyên nhân và đề xuất biện pháp xử lý.
Tất cả các giao dịch thu, chi tiền mặt cần có chứng từ hợp lệ và chữ ký của kế toán trưởng cùng thủ trưởng đơn vị Thủ quỹ phải lưu giữ các chứng từ này và ghi vào sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ vào cuối ngày Sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ được lập thành hai liên: một liên lưu lại làm sổ quỹ, một liên làm báo cáo quỹ kèm theo chứng từ gửi cho kế toán quỹ Cuối ngày, số tồn quỹ phải khớp với số dư trên sổ quỹ.
-Chứng từ sử dụng tại Công ty CPXD và TM Đức Anh ( Theo TT200 của BTC)
- Phiếu thu (Mẫu số 01-TT)
- Phiếu chi (Mẫu số 02-TT)
- Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu số 03-TT)
- Giấy thanh toán tiền tạm ứng (Mẫu số 04-TT)
- Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu số 05-TT)
- Biên lai thu tiền (Mẫu số 06-TT)
- Bảng kê chi tiền (Mẫu số 09-TT)
- Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý (Mẫu số 07-TT)
- Bảng kiểm kê quỹ ( dùng cho VND) (Mẫu số 08a-TT- Bảng kiểm kê quỹ ( dùng cho ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý) Mẫu số 09b-TT)
- Sổ quỹ tiền mặt (Mẫu số S05a-DNN)
- Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt (Mẫu số S05b-DNN)
- Sổ chi tiết tài khoản 111 (Mẫu số S20-DNN)
- Sổ cái tài khoản 111 (Mẫu số S03b- DNN)
Tại Công ty CPXD và TM Đức Anh, kế toán sử dụng Tài khoản 111 để phản ánh tình hình thu chi và tồn quỹ tiền mặt của doanh nghiệp Tài khoản này có kết cấu đặc biệt nhằm quản lý hiệu quả các giao dịch tài chính.
- Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, …nhập quỹ
- Số tiền mặt thừa phát hiện khi kiểm kê
- Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh giá lại cuối kỳ
- Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, … xuất quỹ
- Các khoản tiền mặt phát hiện thiếu khi kiểm kê
- Chênh lệch tỷ giá hối đoái giảm do đánh giá lại cuối kỳ
Số dƣ bên Nợ : Số tiền mặt tồn quỹ hiện có
Tài khoản 111 có 3 tài khoản cấp 2 :
- Tài khoản 1111- Tiền Việt Nam
- Tài khoản 1113- Vàng bạc, kim khí quý, đá quý
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác nhƣ: TK 112, TK133, TK
-Phương pháp hạch toán tại Công ty CPXD và TM Đức Anh
* Kế toán các khoản thu, chi bằng tiền Việt Nam
Sơ đồ 1.1 Kế toán các khoản thu, chi tiền mặt bằng tiền Việt Nam ( Theo ketoan68.com)
1.4.2 Kế toán tiền gửi ngân hàng trong doanh nghiệp
-Nguyên tắc hạch toán tại Công ty CPXD và TM Đức Anh
Để ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi của doanh nghiệp, cần dựa vào các giấy báo Có, giấy báo Nợ, hoặc bảng sao kê của ngân hàng, kèm theo các chứng từ gốc như ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu và séc chuyển khoản.
Kế toán cần tổ chức hạch toán chi tiết cho từng loại tiền gửi tại các ngân hàng, kho bạc và công ty tài chính, nhằm thuận lợi cho việc kiểm tra và đối chiếu.
Khi nhận chứng từ từ ngân hàng, kế toán cần kiểm tra và đối chiếu với chứng từ gốc Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu kế toán và ngân hàng, kế toán vẫn phải ghi theo chứng từ của ngân hàng Số chênh lệch sẽ được theo dõi riêng ở tài khoản phải thu hoặc phải trả khác và cần thông báo cho ngân hàng để xác minh lại.
Doanh nghiệp có tổ chức hoặc bộ phận trực thuộc nên mở tài khoản chuyên thu, chuyên chi và tài khoản thanh toán phù hợp để thuận tiện cho giao dịch Kế toán cần tổ chức kế toán chi tiết theo từng ngân hàng, kho bạc và công ty tài chính để dễ dàng kiểm tra và đối chiếu.
Khi gửi tiền vào ngân hàng bằng ngoại tệ, số tiền này phải được quy đổi sang Đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm giao dịch Đối với trường hợp mua ngoại tệ để gửi vào ngân hàng, số tiền sẽ được ghi nhận theo tỷ giá mua thực tế mà khách hàng phải trả.
Khi rút tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ, số tiền sẽ được quy đổi ra Đồng Việt Nam dựa trên tỷ giá ghi trong sổ kế toán TK 1122 Việc quy đổi này có thể thực hiện theo một trong các phương pháp như thực tế đích danh, bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước, hoặc nhập sau xuất trước.
Trong quá trình sản xuất và kinh doanh, nếu phát sinh chênh lệch tỷ giá hối đoái liên quan đến tiền gửi ngoại tệ, các khoản chênh lệch này sẽ được ghi nhận vào bên Có tài khoản 515 “Doanh thu hoạt động tài chính” (Lãi tỷ giá) hoặc vào bên Nợ tài khoản 635 “Chi phí tài chính” (Lỗ tỷ giá).
Trong giai đoạn đầu tư xây dựng cơ bản, nếu phát sinh chênh lệch tỷ giá hối đoái liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế, khoản chênh lệch này sẽ được hạch toán vào tài khoản 413 “Chênh lệch tỷ giá hối đoái” đối với tiền gửi ngoại tệ.
Ngoài ra, kế toán phải chấp hành nghiêm chỉnh các chế độ quản lý, lưu thông tiền tệ và các chế độ quản lý tài chính Nhà nước khác
-Chứng từ sử dụng tại Công ty CPXD và TM Đức Anh theo TT200/BTC
- Sổ phụ ngân hàng (Bảng sao kê)
- Sổ tiền gửi ngân hàng
- Sổ chi tiết tài khoản 112
- Các sổ liên quan khác
Tại Công ty CPXD và TM Đức Anh, việc quản lý tình hình tăng giảm và số dư tài khoản tiền gửi được thực hiện qua tài khoản 112 “Tiền gửi ngân hàng” Tài khoản 112 có cấu trúc nhằm phản ánh chính xác số lượng và biến động của các khoản tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp.
- Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý gửi vào ngân hàng
- Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dƣ tiền gửi ngoại tệ cuối kỳ
- Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý rút ra từ ngân hàng
- Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dƣ tiền gửi ngoại tệ cuối kỳ
Số tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khíquý, đá quý hiện còn gửi tại Ngân hàng Tài khoản 112 “Tiền gửi ngân hàng” có 3 tài khoản cấp 2:
+ Tài khoản 1121 - Tiền Việt Nam
+ Tài khoản 1123 – Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác nhƣ: TK 111,
-Phương pháp hạch toán tại Công ty CPXD và TM Đức Anh
* Kế toán các nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi Việt Nam
Phương pháp hạch toán kế toán các nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến tiền gửi Việt Nam đƣợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Gửi tiền mặt vào ngân hàng Rút tiền gửi ngân hàng về quỹ tiền mặt
222, 228 Các khoản đầu tư bằng tiền gửi
Thu hồi vốn đầu tư ngắn hạn, dài hạn 244
Ký cược, ký quỹ bằng tiền gửi
Mua TSCĐ, BĐSĐT, chi đầu tư XDCB, SCL
Thu nợ phải thu, các khoản 156, 611… tạm ứng, cho vay
Mua vật tư, hàng hoá, c/cụ, d/cụ
Thu hồi các khoản ký cược, 336, 338, 341 ký quỹ Thanh toán các khoản nợ phải trả, nợ vay
Nhận vốn góp liên doanh, 623, 627, 635 liên kết, cổ phần… 641, 642, 811
344 Chi phí SXKD, chi phí hoạt động khác…
Nhận ký quỹ, ký cược 411, 421, 414 ngắn hạn, dài hạn 418, 353, 356
Trả lại vốn góp, trả cổ tức, lợi nhuận cho
511, 515, 711 các bên góp vốn, chi các quỹ
Doanh thu, thu nhập khác 5 2 1 bằng tiền gửi Thanh toán các khoản chiết khấu T/mại, giảm giá, hàng bán bị trả lại
Nhận các khoản trợ cấp, trợ giá của nhà nước
Nhận tiền của các bên trong hợp đồng BCC không thành lập pháp nhân
Sơ đồ 1.3 Kế toán tiền gửi ngân hàng Theo Nguyễn Ngọc Quang, Đỗ Thị
Minh Hương, Phùng Thị Khang Ninh, Phạm Thị Nhị An, Diệp Tố Uyên ( 2017), Giáo trình kế toán tài chính , NXB Đại học Thái Nguyên)
1.4.3 Kiểm kê quỹ tiền mặt và đối chiếu tiền gửi ngân hàng a Kiểm kê quỹ tiền mặt
Theo quy định, việc kiểm kê quỹ tiền mặt đƣợc tiến hành định kỳ vào cuối tháng , cuối quý, cuối năm và đột xuất khi bàn giao quỹ
Trước khi tiến hành kiểm kê quỹ, thủ quỹ cần ghi chép tất cả phiếu thu và phiếu chi, đồng thời tính toán số dư tồn quỹ tại thời điểm kiểm kê Doanh nghiệp cần thành lập ban kiểm kê, trong đó bắt buộc phải có sự tham gia của kế toán trưởng, thủ quỹ và kế toán tiền mặt hoặc kế toán thanh toán.
Ban kiểm kê sẽ tiến hành lập biên bản kiểm kê quỹ, ghi rõ thời gian cụ thể (giờ, ngày, tháng, năm) Quá trình kiểm kê sẽ được thực hiện cho từng loại tiền tệ có trong quỹ, bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý và đá quý.
Khi phát hiện chênh lệch giữa kết quả kiểm kê và số liệu trên sổ kế toán, ban kiểm kê cần xác định nguyên nhân thừa hoặc thiếu và xử lý số chênh lệch đó Ban kiểm kê cũng phải đưa ra ý kiến nhận xét và kiến nghị, đồng thời báo cáo mọi khoản chênh lệch cho thủ trưởng đơn vị để xem xét và giải quyết Ngoài ra, ban kiểm kê cần lập “Bảng kiểm kê quỹ” Dựa trên ý kiến xử lý chênh lệch, kế toán sẽ điều chỉnh lại sổ kế toán để đảm bảo số liệu khớp đúng với thực tế.
TK413 TK111-Tiền mặt (1112) TK413
Khi phát hiện thừa Khi phát hiện thiếu
Sơ đồ 1.4 Trình tự hạch toán khi kiểm kê quỹ phát hiện thừa, thiếu b Đối chiếu tiền gửi ngân hàng
Phân tích Báo cáo lưu chuyển tiền tệ trong doanh nghiệp
1.5.1 Khái niệm và vai trò
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ là một loại báo cáo tài chính quan trọng, cung cấp thông tin về các nghiệp vụ kinh tế ảnh hưởng đến tình hình tiền tệ của doanh nghiệp Báo cáo này được xây dựng dựa trên việc cân đối thu chi tiền mặt, phản ánh quá trình hình thành và sử dụng lượng tiền phát sinh trong kỳ báo cáo.
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin về khả năng tạo ra tiền của doanh nghiệp Nó giúp chỉ ra mối liên hệ giữa lợi nhuận ròng và dòng tiền ròng, đồng thời phân tích khả năng thanh toán của doanh nghiệp Hơn nữa, báo cáo này còn hỗ trợ trong việc dự đoán kế hoạch thu chi tiền cho các kỳ tiếp theo.
1.5.2 Nội dung, kết cấu của Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ được lập trên cơ sở cân đối lượng tiền trong kỳ theo công thức:
Tiền tồn đầu kì + Tiền thu trong kỳ = Tiền chi trong kỳ + Tiền tồn cuối kỳ
Theo chuẩn mực số 24 về báo cáo lưu chuyển tiền tệ, được ban hành theo quyết định 165/2002-QĐ-BTC ngày 31/12/2002 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, nội dung chuẩn mực này quy định các nguyên tắc và yêu cầu cần thiết để lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ, nhằm cung cấp thông tin hữu ích về khả năng tạo ra tiền và các khoản tương đương tiền của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp trình bày các luồng tiền trong kỳ báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo
3 loại hoạt động: Hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tƣ và hoạt động tài chính Cụ thể:
* Luồng tiền từ hoạt động kinh doanh
Luồng tiền từ hoạt động kinh doanh là nguồn tài chính chủ yếu liên quan đến việc tạo ra doanh thu của doanh nghiệp, cung cấp thông tin quan trọng để đánh giá khả năng tạo tiền nhằm trang trải nợ, duy trì hoạt động, trả cổ tức và đầu tư mà không cần đến nguồn tài chính bên ngoài Khi kết hợp với các thông tin khác, dữ liệu về luồng tiền này giúp dự đoán luồng tiền trong tương lai, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp trong việc lập kế hoạch tài chính hiệu quả Các luồng tiền chính từ hoạt động kinh doanh bao gồm:
Tiền thu đƣợc từ bán hàng và cung cấp dịch vụ
Doanh thu khác bao gồm tiền thu bản quyền, phí, hoa hồng và các khoản thu khác, không bao gồm các khoản tiền được xác định là luồng tiền từ hoạt động đầu tư và hoạt động tài chính.
Tiền chi trả cho người cung cấp hàng hóa dịch vụ
Tiền chi trả cho người lao động về tiền lương, tiền thưởng, trả hộ người lao động về bảo hiểm, trợ cấp
Tiền chi trả lãi vay
Tiền chi nộp thuế thu nhập doanh nghiệp
Tiền thu do đƣợc hoàn thuế
Tiền thu do được bồi thường, được phạt do khách hàng vi phạm hợp đồng kinh tế
Tiền chi trả công ty bảo hiểm về phí bảo hiểm, tiền bồi thường và các khoản tiền khác theo hợp đồng bảo hiểm
Tiền chi trả do bị phạt, bị bồi thường do doanh nghiệp vi phạm hợp đồng kinh tế
Các luồng tiền liên quan đến việc mua, bán chứng khoán vì mục đích thương mại đƣợc phân loại là các luồng tiền từ hoạt động kinh doanh
* Luồng tiền từ hoạt động đầu tƣ
Luồng tiền từ hoạt động đầu tư liên quan đến việc mua sắm, xây dựng, nhượng bán và thanh lý tài sản dài hạn, cũng như các khoản đầu tư khác không phải là tương đương tiền Những luồng tiền này chủ yếu phát sinh từ các hoạt động đầu tư.
Tiền mua sắm và xây dựng tài sản cố định (TSCĐ) cùng các tài sản dài hạn khác, bao gồm cả khoản chi phí triển khai đã được vốn hóa, được xem là TSCĐ vô hình.
Tiền thu từ việc thanh lý, nhƣợng bán TSCĐ và các tài sản dài hạn khác
Tiền chi cho vay đối với bên khác không bao gồm tiền chi cho vay của ngân hàng, tổ chức tín dụng và các tổ chức tài chính Ngoài ra, tiền chi mua các công cụ nợ của các đơn vị khác cũng không được tính, trừ khi đó là các khoản tương đương tiền hoặc mua các công cụ nợ phục vụ mục đích thương mại.
Tiền thu hồi từ các khoản cho vay đối với bên khác, ngoại trừ ngân hàng, tổ chức tín dụng và các tổ chức tài chính, cũng như tiền thu từ việc bán lại các công cụ nợ cho đơn vị khác, không bao gồm các khoản thu từ công cụ nợ được xem là tương đương tiền và việc mua các công cụ nợ phục vụ mục đích thương mại.
Tiền chi đầu tư góp vốn vào đơn vị khác, trừ trường hợp tiền chi mua cổ phiếu vì mục đích thương mại
Tiền thu hồi đầu tư góp vốn vào đơn vị khác, trừ trường hợp tiền thu từ báb lại số cổ phiếu vì mục đích thương mại
Tiền thu lãi cho vay, cổ tức và lợi nhuận nhận đƣợc
* Luồng tiền từ hoạt động tài chính
Luồng tiền từ hoạt động tài chính liên quan đến sự thay đổi về quy mô và cấu trúc của vốn chủ sở hữu và vốn vay trong doanh nghiệp Các luồng tiền chính từ hoạt động tài chính bao gồm:
Tiền thu từ phát sinh cổ phiếu, nhận góp vốn của chu sở hữu
Tiền chi trả vốn góp cho các chủ sở hữu, mua lại cổ phiếu của mình doanh nghiệp đã phát hành
Tiền thu từ các khoản vay ngắn hạn, dài hạn
Tiền chi trả các khoản nợ gốc đã vay
Tiền chi trả thuê tài chính
Cổ tức, lợi nhuận đã trả cho chủ sở hữu
Luồng tiền từ hoạt động tài chính của ngân hàng, tổ chức tín dụng, tổ chức tài chính và doanh nghiệp bảo hiểm
Các yếu tố ảnh hưởng đến kế toán vốn bằng tiền
Công ty hiện chưa có định mức tiền tồn quỹ cụ thể và kế hoạch thanh toán công nợ thống nhất, dẫn đến tình trạng quỹ không ổn định, có lúc thừa, lúc thiếu Điều này gây khó khăn trong việc chi tiêu cho sản xuất kinh doanh và làm chậm vòng quay vốn do ứ đọng quá nhiều tiền.
Doanh nghiệp đang đối mặt với khó khăn về nguồn nhân lực, bao gồm cả lao động trực tiếp và gián tiếp Sự phụ thuộc vào lao động mùa vụ đã gây ra ảnh hưởng tiêu cực đến tiến độ sản xuất, do ý thức trách nhiệm của họ chưa cao.
-Về thị trường: Công ty đối mặt với nhiều khó khăn nguyên nhân do tình trạng cạnh tranh trong ngành sản xuất và đấu thầu xây dựng
Trong công tác kế toán, kế toán viên thường đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ khác nhau, dẫn đến tình trạng quá tải vào những thời điểm quan trọng như cuối năm, quyết toán thuế và nộp báo cáo Điều này làm tăng nguy cơ xảy ra sai sót và gian lận trong quá trình quản lý tài chính.
- Về cơ sở vật chất: Các cơ sử còn nghèo nàn, lạc hậu cần đƣợc thay thế để phát triên tốt hơn
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI ĐỨC ANH
Khát quát chung về Công ty cổ phần xây dựng và thương mại Đức Anh
2.1.1 Tên và địa chỉ công ty
Tên công ty: Công ty cổ phần xây dựng và thương mại Đức Anh
Loại hình doanh nghiệp: Công ty Cổ phần
Người đại diện theo pháp luật: Thạch Thị Thu
Nơi đăng ký quản lý: Chi cục thuế Huyện Tam Nông Địa chỉ: Khu 23, xã Vạn Xuân, huyện Tam Nông, tỉnh Phú Thọ Điện thoại: 0210.794.588
Ngành nghề chính: Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng
2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển
Từ khi thành lập, Công ty đã tham gia thi công nhiều công trình lớn với tiêu chuẩn chất lượng và tiến độ cao Qua thời gian, lãnh đạo công ty cùng đội ngũ kỹ sư trẻ và công nhân viên đã đoàn kết, vượt qua khó khăn, thường xuyên học hỏi và trẻ hóa đội ngũ cán bộ kỹ thuật Công ty cũng chú trọng tiếp thu công nghệ mới và đầu tư vào trang thiết bị hiện đại để phục vụ cho công việc xây dựng Nhờ vậy, Công ty ngày càng trưởng thành và phát triển mạnh mẽ.
Công ty Cổ phần Xây dựng và Thương mại Đức Anh sở hữu đội ngũ cán bộ công nhân viên và kỹ thuật đông đảo, đóng góp quan trọng trong việc giải quyết các vấn đề khoa học kỹ thuật và công nghệ trong các lĩnh vực xây dựng cơ bản, dân dụng, công nghiệp, cầu đường, thủy lợi, thủy điện, hạ tầng kỹ thuật và vật liệu xây dựng Với bộ máy lãnh đạo tổ chức gọn nhẹ và năng động, công ty hoạt động hiệu quả theo cơ chế thị trường Đội ngũ kỹ sư giàu kinh nghiệm cùng công nhân kỹ thuật lành nghề, kết hợp với thiết bị công nghệ thi công đồng bộ, tạo nên sức mạnh cạnh tranh cho Công ty Cổ phần Xây dựng và Thương mại Đức Anh.
Anh khẳng định rằng công ty hoàn toàn có khả năng đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng về chất lượng và tiến độ cho các công trình lớn nhỏ, đồng thời cam kết mức giá hợp lý nhất.
Trong thời gian gần đây, Công ty Cổ phần Xây dựng và Thương mại Đức Anh đã phát huy tiềm lực khoa học kỹ thuật của đội ngũ cán bộ, đóng góp tích cực cho ngành xây dựng Với sự phát triển bền vững, công ty đã khẳng định uy tín trên thị trường và tham gia thi công nhiều công trình tại tỉnh Phú Thọ Tất cả các công trình do công ty thực hiện đều đạt chất lượng tốt, đáp ứng các yêu cầu kỹ mỹ thuật và được chủ đầu tư đánh giá cao.
2.1.3 Chức năng và nhiệm vụ sản xuất của công ty a Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi, cấp thoát nước; công trình trung hạ thế, lắp đặt trạm biến áp 560KVA và các công trình hạ tầng kỹ thuật khác b Tƣ vấn, lập, thẩm định dự án, thiết kế, dự toán, hồ sơ mời dự thầu, đấu thầu, chấm thầu các công trình xây dựng; c Tƣ vấn, khảo sát, thiết kế các công trình: Giao thông, thủy lợi, dân dụng và công nghiệp; tùy theo tính chất quy mô, quy mô của từng loại công trình, thiết kế xây dựng công trình có thể được lập một bước, hai bước hoặc ba bước và các bước thiết kế khác theo quy định d Khảo sát địa chất, thủy văn các công trình xây dựng dân dụng, giao thông, thủy lợi; e Tƣ vấn, giám sát thi công xây dựng: Giám sát quá trình thi công xây dựng của Nhà thầu xây lắp một cách thường xuyên, liên tục trên công trình, nhằm đảm bảo các yếu tố: tiến độ, chất lƣợng và an toàn lao động cho các loại công trình: dân dụng và công nghiệp, công trình hạ tầng kỹ thuật, công trình giao thông (cầu, hầm, đường bộ), công trình thủy lợi và thủy điện; f Kiểm định chất lƣợng các công trình xây dựng:
- Đánh giá sức chịu tải, mức độ an toàn của các công trình: Dân dụng, Công nghiệp, Giao thông, thủy điện, thủy lợi, hạ tầng kỹ thuật,
Kiểm định và đánh giá nguyên nhân sự cố cùng mức độ thiệt hại là cần thiết cho bảo hiểm và các mục đích khác Chuẩn bị mặt bằng cho công trình xây dựng bao gồm các hoạt động như san ủi Ngoài ra, khai thác và chế biến khoáng sản, lâm sản, thủy hải sản, cùng với dịch vụ du lịch nội địa và quốc tế, vận tải nguyên vật liệu, và sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng cũng đóng vai trò quan trọng Tư vấn đào tạo hướng nghiệp, giới thiệu việc làm cho doanh nghiệp trong nước, và môi giới lao động cho doanh nghiệp xuất khẩu lao động là các dịch vụ cần thiết Cuối cùng, quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình bao gồm giám sát chất lượng, tiến độ thi công, thực hiện hợp đồng, và quản lý chi phí đầu tư trong suốt quá trình xây dựng.
2.1.4 Tổ chức bộ máy quản lý
Chủ tịch HĐQT kiêm giám đốc có quyền quản lý công ty theo chế độ một thủ trưởng, quyết định các hoạt động theo đúng quy định của pháp luật và chính sách Nhà nước, đồng thời chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh Giám đốc trực tiếp chỉ đạo các phòng ban, có chức năng bổ nhiệm và miễn nhiệm trưởng phòng, xây dựng đội ngũ cán bộ công nhân viên để đảm bảo hoạt động bền vững Ngoài ra, giám đốc còn tham gia vào các hoạt động điều hành và giám sát kinh doanh nhằm đưa ra kế hoạch phát triển đúng hướng.
Phó giám đốc có trách nhiệm thay quyền giám đốc khi giám đốc vắng mặt, hỗ trợ giám đốc trong việc chỉ đạo các vấn đề của công ty Mặc dù không tham gia trực tiếp vào các hoạt động giám sát và chỉ huy, phó giám đốc đóng vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch, đề xuất chiến lược và soạn thảo tài liệu cho phòng kế hoạch, cũng như phê duyệt các kế hoạch trước khi trình lên giám đốc.
Phòng tổ chức hành chính có trách nhiệm quản lý nhân sự và tư vấn cho giám đốc về tổ chức và công tác hành chính.
Phòng kế hoạch và NVL chịu trách nhiệm xây dựng và kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch của Công ty Đội ngũ này phối hợp với các phòng ban chức năng khác để quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời tham gia hoàn thiện các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật nhằm xây dựng giá thành nội bộ phù hợp với thực tiễn, đảm bảo hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty.
Phòng tài vụ kế toán có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch tài chính, tính lương và các khoản phụ cấp cho cán bộ công nhân viên Phòng cũng tổ chức quản lý và phát triển các nguồn vốn hiệu quả, đồng thời quản lý tài sản cố định và tài sản lưu động Ngoài ra, phòng thu thập, xử lý và phân tích số liệu về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty để cung cấp thông tin chính xác về tình hình tài chính cho ban giám đốc và các phòng ban khác.
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty CPXD và TM Đức Anh
(Nguồn: Phòng kế toán công ty cổ phần xây dựng và thương mại Đức Anh)
Trong công ty chia làm hai bộ phận chính đó là:
- Bộ phận lao động trực tiếp;
- Bộ phận lao động gián tiếp:
+ Tổng giám đốc và các phó giám đốc
+ Kế toán trưởng, các nhân viên kế toán và các thủ kho
Phòng tài vụ kế toán
Phòng tổ chức hành chính
Phòng kế hoạch, vật tƣ
Các đội xây dựng Tổ gia công cơ khí
+ Nhân viên lái xe và nhân viên tạp vụ
Bảng 2.1: Quy mô và cơ cấu lao động của công ty từ năm 2018-2020 chỉ tiêu năm 2018 năm 2019 năm 2020 So sánh số
Cơ cấu(%) năm 2019/2018 năm 2020/2019 số tuyệt đối
Tỷ lệ (%) số tuyệt đối
Tỷ lệ (%) tổng số LĐ 251 100 249 100 247 100 -2 -0,79 -2 -
2 theo trình độ đại học và trên ĐH 14 5,58 15 6,02
(Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính ) Nhận Xét:
Lao động đóng vai trò thiết yếu trong sự phát triển của mọi doanh nghiệp, vì vậy công ty đã chú trọng đến việc xây dựng một đội ngũ cán bộ và công nhân viên vững mạnh, đồng thời quan tâm đến đời sống tinh thần của họ.
Số lượng lao động tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Thương mại Đức Anh đã giảm liên tục qua các năm, từ 251 lao động vào năm 2018 xuống còn 247 lao động vào năm 2020 Với đặc thù hoạt động trong lĩnh vực xây dựng công trình dân dụng, công ty có tỷ lệ lao động nam chiếm ưu thế, luôn đạt trên 71,31% tổng số lao động.
Chính sách đãi ngộ và thu hút cán bộ công nhân viên của công ty đã nâng cao chất lượng lao động Năm 2019, số lượng cán bộ có trình độ đại học và trên đại học tăng 1 người, đạt tỷ lệ 7,14% so với năm 2018, và năm 2020 cũng tăng 1 người, tương ứng với 6,67% Đồng thời, số công nhân chưa qua đào tạo giảm 1 người vào năm 2019 (0,51%) và năm 2020 cũng giảm 1 người (0,52%).
Cơ cấu lao động của công ty trong 3 năm qua đã có sự thay đổi rõ rệt về số lượng giới tính, trình độ và loại hình lao động, cho thấy công ty đang chú trọng đến việc tinh giảm biên chế Đồng thời, trình độ lao động ngày càng được nâng cao thông qua đầu tư phát triển chiều sâu và trang bị máy móc hiện đại, nhằm giảm hao phí lao động, nâng cao hiệu quả làm việc và chất lượng công việc.
2.1.6 Tình hình tài chính của công ty
Thực trạng kế toán vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần xây dựng và thương mại Đức Anh
2.2.1 Đặc điểm tổ chức quản lý vốn bằng tiền tại công ty
Tại công ty, vốn bằng tiền được quản lý chặt chẽ và sử dụng hợp lý, đóng vai trò quan trọng trong việc chi trả cho các hoạt động sản xuất kinh doanh Vốn này không chỉ là kết quả từ mua bán mà còn từ việc thu hồi các khoản nợ, do đó cần phải sử dụng cẩn thận để ngăn chặn tình trạng trộm cắp Hơn nữa, mọi khoản chi tiêu đều phải được phê duyệt kỹ lưỡng nhằm tránh chi vượt quỹ hoặc chi không đúng mục đích.
Thủ tục thu tiền mặt tại Công ty cổ phần xây dựng và thương mại Đức Anh
Sơ đồ 2.4 Mô hình hoạt động hóa thu tiền mặt tại Công ty cố phần xây dựng và thương mại Đức Anh
Bước 1: Sau khi bán hàng thu được tiền mặt, thu tiền nợ của khách hàng, sẽ phát sinh đề nghị nộp tiền cho kế toán thanh toán
Sau khi nhận được đề nghị nộp tiền từ nhân viên, kế toán thanh toán sẽ lập phiếu thu tiền mặt và chuyển cho kế toán trưởng để xử lý.
Bước 3: Kế toán trưởng sau khi nhận được phiếu thu sẽ tiến hành duyệt thu và ký, sau đó chuyển cho kế toán thanh toán
Bước 4: Kế toán thanh toán nhận lại phiếu thu sau đó chuyển cho người nộp Bước 5: Người nộp ký vào phiếu thu và nộp tiền
Bước 6: Thủ quỹ nhận lại phiếu thu và thu tiền của người nộp
Bước 7: Thủ quỹ tiến hành ghi sổ quỹ
Bước 8: Kế toán thanh toán ghi sổ kế toán tiền mặt
Tất cả phiếu thu sẽ đƣợc tập hợp lại, cuối ngày hoặc định kỳ trình lên giám đốc ký
Phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên:
- Liên 1: Lưu tại cuống sổ
- Liên 2: Giao cho người nộp tiền
- Liên 3: Làm căn cứ để ghi sổ
* Thủ tục chi tiền mặt tại Công ty Cổ phần xây dựng và thương mại Đức Anh
Sơ đồ 2.5 Mô hình hóa hoạt động chi tiền mặt tại Công ty cổ phần xây dựng và thương mại Đức Anh
Khi có nhu cầu mua vật tư hàng hóa hoặc thanh toán trước một phần công tác phí cho nhân viên đi công tác, người yêu cầu cần viết giấy đề nghị tạm ứng và gửi cho kế toán thanh toán của doanh nghiệp.
Bước 2: Kế toán thanh toán khi đã nhận được giấy đề nghị sẽ lập phiếu chi và chuyển qua kế toán trưởng
Bước 3: Sau khi nhận được phiếu chi kế toán trưởng tiến hành duyệt chi xem việc chi tiền đó có hợp lý không
Trong trường hợp kế toán trưởng đồng ý duyệt chi thì chứng từ sẽ được chuyển lên giám đốc và chuyển sang bước số 4
Nếu kế toán trưởng không phê duyệt chi, người đề nghị tạm ứng cần xem xét lại tính hợp lý của nhu cầu và quay lại bước 2.
Sau khi nhận phiếu chi từ kế toán trưởng, giám đốc sẽ kiểm tra kỹ lưỡng một lần nữa trước khi ký và gửi lại cho kế toán để thực hiện thanh toán.
Bước 5: Kế toán thanh toán nhận lại phiếu chi và chuyển về cho thủ quỹ
Bước 6: Thủ quỹ nhận phiếu chi
Bước 7: Thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi xuất tiền và chuyển lại cho người đề nghị chi
Bước 8: Người đề nghị nhận tiền và ký vào phiếu chi, sau đó chuyển lại phiếu chi cho thủ quỹ
Bước 9: Thủ quỹ nhận lại phiếu chi và tiến hành ghi sổ quỹ, sau đó chuyển phiếu chi lại cho kế toán thanh toán
Bước 10: Kế toán thanh toán nhận phiếu chi và tiến hành ghi sổ kế toán
2.2.2 Kế toán tiền mặt tại Công ty cổ phần xây dựng và thương mại Đức Anh
2.2.2.1 Nguyên tắc hạch toán tiền mặt tại công ty CPXD và TM Đức Anh
TK 111 “Tiền mặt” chỉ ghi nhận số tiền mặt thực tế nhập và xuất quỹ tiền mặt Khoản tiền thu được chuyển ngay vào ngân hàng không được ghi vào bên Nợ TK 111 Các khoản tiền mặt ký cƣợc, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như tài sản bằng tiền Thủ quỹ có trách nhiệm quản lý quỹ tiền mặt, không được trực tiếp mua bán vật tư, hàng hóa hoặc kiêm nhiệm công tác kế toán Thủ quỹ không thể nhờ người khác làm thay mà phải có sự ủy quyền và đồng ý bằng văn bản của giám đốc Hàng ngày, thủ quỹ cần kiểm tra số tồn quỹ thực tế và đối chiếu với sổ quỹ và sổ kế toán Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra và xác định nguyên nhân để đề xuất biện pháp xử lý.
Tất cả các khoản thu chi tiền mặt cần có chứng từ hợp lệ và chữ ký của kế toán trưởng cùng thủ trưởng đơn vị Sau khi thực hiện các giao dịch, thủ quỹ phải lưu giữ chứng từ để ghi vào sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ vào cuối ngày Sổ quỹ được lập thành hai liên: một liên lưu giữ làm sổ quỹ và một liên làm báo cáo quỹ kèm theo chứng từ gửi cho kế toán quỹ Cuối ngày, số tồn quỹ phải khớp với số dư cuối ngày trên sổ quỹ.
2.2.2.2 Chứng từ sử dụng tại Công ty CPXD và TM Đức Anh
- Phiếu thu mẫu số 01-TT
- Phiếu chi mẫu số 02-TT
- Giấy đề nghị tạm ứng mẫu số 03-TT
- Giấy thanh toán tiền tạm ứng mẫu số 04-TT
- Giấy đề nghị thanh toán mẫu số 05-TT
- Biên lai thu tiền mẫu số 06-TT
- Bảng kê chi tiền mẫu số 09-TT
- Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý mẫu số 07-TT
- Bảng kiểm kê quỹ ( dùng cho VND) mẫu số 08a-TT
- Bảng kiểm kê quỹ ( dùng cho ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý) mẫu số 09b-
- Sổ quỹ tiền mặt mẫu số S05a-DNN
- Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt mẫu số S05b-DNN
- Sổ chi tiết tài khoản 111 mẫu số S20-DNN
- Sổ cái tài khoản 111 mẫu số S03b- DNN
2.2.2.3 Tài khoản sử dụng tại Công ty CPXD và TM Đức Anh Để phản ánh tình hình thu chi và tồn quỹ tiền mặt của doanh nghiệp, kế toán sử dụng Tài khoản 111, tài khoản này có kết cấu:
- Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, …nhập quỹ
- Số tiền mặt thừa phát hiện khi kiểm kê
- Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh giá lại cuối kỳ
- Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, … xuất quỹ
- Các khoản tiền mặt phát hiện thiếu khi kiểm kê
- Chênh lệch tỷ giá hối đoái giảm do đánh giá lại cuối kỳ
Số dƣ bên Nợ : Số tiền mặt tồn quỹ hiện có
Tài khoản 111 có 3 tài khoản cấp 2 :
- Tài khoản 1111- Tiền Việt Nam
- Tài khoản 1113- Vàng bạc, kim khí quý, đá quý
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác nhƣ: TK 112, TK133, TK
Một số nghiệp vụ chi tiền mặt
Vào ngày 17/12/2019, Công ty Cổ phần xây dựng và thương mại Đức Anh đã thực hiện giao dịch mua xi măng VP PCS 40 từ Công ty cổ phần xây dựng và thương mại Thành Trang, thanh toán bằng tiền mặt với tổng số tiền ghi trên hóa đơn là 19.950.000 đồng Chứng từ liên quan đến nghiệp vụ này đã được lập đầy đủ.
- Hóa đơn GTGT ( Phụ lục 1a)
Bút toán định khoản: Nợ TK 152: 18.136.364
Quy trình luân chuyển chứng từ bắt đầu khi kế toán thanh toán nhận hóa đơn bán hàng và lập Phiếu Chi trên phần mềm Phiếu Chi sau đó được in ra và chuyển cho kế toán trưởng cùng giám đốc ký duyệt Khi phiếu chi được duyệt, thủ quỹ công ty căn cứ vào đó để xuất 19.950.000 đồng cho kế toán thanh toán và ghi sổ quỹ tiền mặt Kế toán thanh toán sau đó trả tiền cho cửa hàng và hoàn tất chữ ký của người nhận Cuối cùng, kế toán thanh toán lưu trữ Phiếu Chi đã đầy đủ chữ ký và ghi sổ kế toán.
Căn cứ vào bộ chứng từ, kế toán thao tác trên phần mềm kế toán nhƣ sau:
Bước 1: Đăng nhập phần mềm Misa (Hình 1)
Bước 2: Chọn phân hệ Quỹ sau đó chọn Phiếu chi tiền mặt (Hình 2)
Bước 3: Nhập số liệu vào phiếu chi liên quan đến nghiệp vụ 1 như sau:
Chọn mã đối tượng là Công ty cổ phần xây dựng và thương mại Thành Trang, với người nhận tiền là Nguyễn Thị Trang Địa chỉ sẽ tự động hiển thị khi nhập mã đối tượng Trong phần “Lý do chi”, chọn mục Chi khác và ghi chú lý do chi tiền mua xi măng VP PCS 40 để nhập kho Nhập mã nhân viên là Kế toán thanh toán để hoàn tất quy trình.
Phần chứng từ điền ngày hạch toán và ngày chứng từ 17/12/2019, số chứng từ
Hạch toán: TK Nợ 152, TK Có 1111 và ghi số tiền là 18.136.364
Nợ TK 1331 và có TK 1111 số tiền là 1.813.636 (Hình 4)
Hình 4 Thực hiện nhập số liệu phần mềm
Bước 4: Cất chứng từ để ghi sổ và in ra
Hình ảnh 1: ( Trích) Giao diện sổ cái tiền mặt
Vào ngày 30/12/2019, Công ty Cổ phần xây dựng và thương mại Đức Anh đã thực hiện giao dịch nộp tiền mặt 70.000.000 đồng vào tài khoản ngân hàng Viettinbank Bộ chứng từ liên quan đến nghiệp vụ này đã được lập đầy đủ.
- Giấy nộp tiền ( Phụ lục 2b)
Bút toán định khoản: Nợ TK1121: 70.000.000
Quy trình luân chuyển chứng từ diễn ra khi số tiền mặt tại quỹ vượt mức quy định, dẫn đến việc công ty nộp tiền vào tài khoản ngân hàng Thủ quỹ yêu cầu kế toán thanh toán lập Giấy nộp tiền và Phiếu Chi trên phần mềm, sau đó in ra để xin chữ ký của Kế toán trưởng và Giám đốc Khi có đủ chữ ký, thủ quỹ xuất 70.000.000 đồng cho kế toán thanh toán và ghi sổ quỹ Kế toán thanh toán mang tiền cùng Giấy nộp tiền đến ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam CN Đền Hùng để nộp vào tài khoản 114000027537 tại Viettinbank Sau khi hoàn tất nộp tiền, kế toán thanh toán nhận giấy báo xác nhận từ ngân hàng.
Kế toán thanh toán đã hoàn tất việc ký Phiếu Chi và chuyển cho thủ quỹ để nhập liệu vào phần mềm kế toán Sau khi ghi sổ kế toán, tài liệu sẽ được lưu trữ và bảo quản theo quy định.
Căn cứ vào bộ chứng từ, kế toán thao tác trên phần mềm kế toán nhƣ sau:
Bước 1: Đăng nhập phần mềm Misa (Hình 1)
Bước 2: Chọn phân hệ Quỹ sau đó chọn Phiếu chi tiền mặt (Hình 2)
Bước 3: Nhập số liệu vào phiếu chi liên quan đến nghiệp vụ 3 như sau:
Chọn mã đối tượng là Nguyễn Thị Trang, thủ quỹ của công ty, để thực hiện giao dịch Lý do chi được xác định là chi khác, với diễn giải là chi tiền mặt nộp vào tài khoản ngân hàng Viettinbank Mã nhân viên được nhập là Kế toán thanh toán.
Phần chứng từ điền ngày hạch toán và ngày chứng từ 30/12/2019, số chứng từ PC000067
Hạch toán: TK nợ 1121, TK có 1111 và ghi số tiền là 70.000.000 (Hình 5)
Hình 5 Thực hiện nhập số liệu vào phần mềm
Bước 4: Cất chứng từ để ghi sổ và in ra
Đánh giá công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần xây dựng và thương mại Đức Anh
2.3.1.1 Về tổ chức công tác kế toán tại công ty
Trong công tác tổ chức hạch toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền tạm ứng, mọi hóa đơn chứng từ phát sinh đều được kiểm tra tính hợp pháp và hợp lệ trước khi hoàn chỉnh và trình lên kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt Sự quản lý chặt chẽ giúp ban quản lý nắm bắt tình hình thu, chi, từ đó đưa ra quyết định cho kế hoạch sản xuất kinh doanh và kiểm soát hiệu quả sử dụng vốn Điều này đảm bảo vốn bằng tiền không bị chiếm dụng và sử dụng sai mục đích, góp phần vào sự gia tăng doanh thu trong những năm gần đây Công ty áp dụng mô hình kế toán vừa tập trung vừa phân tán, đảm bảo tính thống nhất và tổng hợp thông tin cho lãnh đạo Với bộ máy kế toán hợp lý và hình thức sổ kế toán phù hợp, năng suất và hiệu quả công tác kế toán cũng như quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty được nâng cao.
2.3.1.2 Về tổ chức chứng từ,sổ sách,phương pháp hạch toán kế toán
Kế toán hạch toán vốn bằng tiền là một khâu quan trọng trong công tác hạch toán kế toán tại công ty Nhận thức rõ vai trò này, công ty đã triển khai các biện pháp hiệu quả để tổ chức hạch toán, quản lý và sử dụng vốn bằng tiền một cách hợp lý.
Việc bảo quản tiền mặt trong két đảm bảo an toàn cao, với thông tin kinh tế được cập nhật hàng ngày, giúp duy trì tính liên tục và chính xác Công tác kế toán tổng hợp được tối giản, cho phép ghi chép kịp thời các hiện tượng kinh tế liên quan đến biến động vốn tiền tệ.
Hệ thống tài khoản được thiết lập nhằm theo dõi sự biến động của vốn bằng tiền, hoàn toàn tuân thủ quy định và chi tiết cho từng loại tiền Sự chi tiết này giúp ban lãnh đạo nắm bắt số liệu cụ thể về vốn bằng tiền, từ đó đưa ra quyết định chính xác và hợp lý.
Công ty sử dụng phần mềm kế toán máy, giúp tự động cập nhật thông tin vào sổ kế toán và báo cáo Việc lưu trữ thông tin và lập sổ sách được thực hiện trên máy vi tính, và vào cuối kỳ, sổ sách được in ra với đầy đủ chữ ký của kế toán trưởng và giám đốc, sau đó được lưu trữ cẩn thận tại phòng kế toán Nhờ đó, công ty giảm được chi phí và số lượng chứng từ lưu trữ Thông tin cũng được lưu trên máy tính, tạo thuận lợi cho việc đối chiếu và kiểm tra dữ liệu kế toán của các kỳ trước.
2.3.1.3 Về công tác kế toán vốn bằng tiền
Công tác bảo quản và lưu trữ chứng từ trong kế toán vốn bằng tiền được thực hiện một cách chặt chẽ và khoa học, giúp dễ dàng tìm kiếm, đối chiếu và kiểm tra thông tin Điều này hỗ trợ lãnh đạo công ty nắm bắt nhanh chóng và chính xác các nguồn tiền ra vào Sổ sách kế toán được ghi chép rõ ràng và thông tin được lưu trữ trên máy tính, chỉ in ra những tài liệu cần thiết cho hoạt động kinh doanh và quản lý Nhờ đó, công ty đã giảm được chi phí và số lượng chứng từ lưu trữ trong kho.
Cơ cấu tổ chức phòng kế toán được thiết lập với việc phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng nhân viên, giúp họ có tính tự chủ và chịu trách nhiệm về công việc được giao trong các phần hành kế toán.
2.3.2 Hạn chế và nguyên nhân
Công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần xây dựng và thương mại Đức Anh tương đối hợp lý với điều kiện sản xuất kinh doanh Tuy nhiên, do đặc thù của lĩnh vực xây lắp với lượng vốn lớn và thời gian thi công dài, việc thanh toán theo tiến độ hợp đồng xây dựng trở nên phức tạp Điều này dẫn đến một số hạn chế trong công tác kế toán nói chung và kế toán vốn bằng tiền nói riêng, cần được khắc phục để nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.
* Hạn chế trong bộ máy kế toán và công tác kế toán nói chung
Việc tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình tập trung tuy có ưu điểm gọn nhẹ, nhưng không đáp ứng được yêu cầu thị trường hiện nay, khi mà mỗi công trình xây dựng cần đảm bảo chất lượng và tiến độ thi công Trong cùng một thời gian, một đội có thể phải thi công từ một đến hai công trình ở các địa bàn khác nhau, gây áp lực lớn lên việc điều động nguồn nhân lực Sự bố trí này dẫn đến công tác kế toán trở nên thiếu chính xác, không đáp ứng được yêu cầu của quản lý và hạch toán.
Trình độ của nhân viên kế toán không đồng đều, với mỗi người chỉ tập trung vào một hoặc một số phần hành cụ thể Sự thiếu linh hoạt này có thể dẫn đến sai sót trong hạch toán khi một nhân viên vắng mặt, vì người thay thế không nắm rõ công việc của họ.
Công ty chưa thực hiện việc trích lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi, điều này đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp trong lĩnh vực xây lắp Việc lập dự phòng không chỉ cần thiết mà còn mang lại lợi ích cho doanh nghiệp, giúp đảm bảo nguyên tắc thận trọng và bảo toàn vốn kinh doanh.
- Thứ tƣ, chƣa có sự kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị trong cùng bộ phận kế toán của công ty
* Hạn chế trong công tác kế toán tiền mặt:
Một số thông tin trên phiếu thu chưa được ghi đầy đủ, dẫn đến việc phiếu thu thường được kế toán thanh toán tập hợp lại Cuối ngày hoặc theo định kỳ, các phiếu thu này mới được trình lên giám đốc để ký.
Hiệu quả sử dụng vốn và vòng quay của vốn lưu động tại công ty đang chậm, với việc hạch toán chưa kịp thời Công tác theo dõi và đối chiếu thường bị chậm trễ, dẫn đến tình trạng vốn nhàn rỗi tạm thời, như tiền tạm ứng thừa chưa thanh toán và nguyên vật liệu tồn kho Công tác thanh toán công nợ chưa thực sự hiệu quả do khoảng cách địa lý giữa các đơn vị và sự tập trung của bộ phận kế toán Thông tin cập nhật hàng ngày không đầy đủ, và việc luân chuyển chứng từ diễn ra chậm Ngoài ra, việc xuất quỹ tiền mặt để gửi vào tài khoản ngân hàng cũng phụ thuộc vào giấy báo có từ ngân hàng, gây chậm trễ trong hạch toán.
* Hạn chế trong công tác kế toán tiền gửi ngân hàng
Khi công ty thực hiện chuyển khoản đến ngân hàng khác ngoài Vietinbank, khoản phí chuyển tiền sẽ cao hơn, dẫn đến chi phí tăng và lợi nhuận giảm.
Việc hạch toán theo giấy báo của ngân hàng có thể không kịp thời, đặc biệt khi kế toán thanh toán nghỉ ốm hoặc phép Điều này dẫn đến việc cập nhật giao dịch vào phần mềm kế toán bị chậm trễ, ảnh hưởng đến quy trình tài chính của công ty.
