Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu tổng quát của đề tài là đánh giá thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán tại công ty Từ đó, đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán.
Mục tiêu cụ thể của đề tài bao gồm:
Tìm hiểu về công tác tổ chức kế toán thực tế tại đơn vị bao gồm việc xem xét chính sách và phương pháp kế toán áp dụng, cấu trúc tổ chức bộ máy kế toán, cũng như các phần mềm kế toán đang được sử dụng.
Đánh giá hiện trạng công tác hạch toán kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty TNHH MTV Mía đường TTC Attapeu, bao gồm việc nắm rõ quy trình thu/chi và quy trình nhập liệu vào phần mềm cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan.
Để nâng cao hiệu quả công tác hạch toán kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty TNHH MTV Mía đường TTC Attapeu, cần thực hiện một số biện pháp cụ thể Đầu tiên, công ty nên cải tiến quy trình ghi chép và theo dõi các giao dịch tài chính, đảm bảo tính chính xác và minh bạch Thứ hai, việc đào tạo nhân viên kế toán về các phần mềm quản lý tài chính hiện đại sẽ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc Cuối cùng, định kỳ kiểm tra và đánh giá quy trình hạch toán sẽ giúp phát hiện kịp thời các sai sót và cải thiện hiệu quả công tác kế toán.
Phương pháp nghiên cứu
a Phương pháp thu thập dữ liệu
Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp bao gồm việc thu thập thông tin từ sách báo, tạp chí, Internet và các báo cáo tổng hợp tại phòng tài chính – kế toán của công ty Qua đó, người nghiên cứu có thể sưu tầm và tìm kiếm các tài liệu liên quan đến công tác kế toán, đặc biệt là kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán Sau khi thu thập, tiến hành phân tích và đánh giá thực trạng để rút ra những kết luận quan trọng.
Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp bao gồm việc thu thập thông tin từ phỏng vấn, theo dõi ghi chép số liệu và phản ánh thông tin từ phòng kế toán của công ty Đối tượng phỏng vấn là kế toán trưởng và các kế toán viên tại công ty TNHH MTV Mía đường TTC Attapeu Sau khi thu thập dữ liệu cần thiết, thông tin sẽ được ghi chép lại và tiến hành xử lý để phục vụ cho việc phân tích.
Phương pháp so sánh là công cụ hữu hiệu để phân tích dữ liệu qua các năm, giúp làm nổi bật vấn đề nghiên cứu và thể hiện rõ thực trạng cũng như những thành công và hạn chế trong hoạt động môi giới của công ty.
Phương pháp phân tích sử dụng số liệu sơ cấp và thứ cấp nhằm làm nổi bật ý nghĩa của các con số, từ đó đưa ra nhận xét chính xác hơn về tình hình hoạt động của công ty Qua việc so sánh dữ liệu, chúng ta có thể nhận diện rõ ràng thực trạng các vấn đề nghiên cứu trong đề tài.
Kết cấu của đề tài
Trong bài này, ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo đi kèm, Luận văn được chia thành 3 chương:
Công ty TNHH MTV Mía đường TTC Attapeu là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất đường, nổi bật với các quy trình kế toán vốn bằng tiền và nghiệp vụ thanh toán Trong chương 1, chúng ta sẽ tìm hiểu tổng quan về công ty, bao gồm lịch sử hình thành và phát triển Chương 2 sẽ đi sâu vào thực trạng kế toán vốn bằng tiền, phân tích các nghiệp vụ thanh toán hiện tại tại công ty, từ đó đánh giá hiệu quả và đưa ra những giải pháp cải tiến.
Chương 3 trình bày một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại Công ty TNHH MTV Mía đường TTC Attapeu Các biện pháp này bao gồm việc cải tiến quy trình ghi chép, nâng cao chất lượng báo cáo tài chính và áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài chính Đồng thời, việc đào tạo nhân viên kế toán cũng được nhấn mạnh để nâng cao năng lực chuyên môn và đảm bảo tính chính xác trong công tác hạch toán Các giải pháp này sẽ góp phần tối ưu hóa hiệu quả quản lý tài chính và tăng cường tính minh bạch trong hoạt động kế toán của công ty.
KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH MTV MÍA ĐƯỜNG TTC
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MTV MÍA ĐƯỜNG TTC ATTAPEU
Công ty TNHH MTV Mía đường TTC Attapeu, thuộc Tập đoàn TTC, chuyên sản xuất mía đường tại tỉnh Attapeu, Nam Lào Với công nghệ tiên tiến, năng lực sản xuất vượt trội và nguồn nhân lực chất lượng, công ty đang khẳng định vị thế vững chắc trong thị trường ngành đường tại Việt Nam và khu vực Đông Dương.
- Công ty cũ: CÔNG TY TNHH MÍA ĐƯỜNG HOÀNG ANH ATTAPEU
- Tên công ty mới: CÔNG TY TNHH MTV MÍA ĐƯỜNG TTC ATTAPEU
- Tên tiếng Anh: TTC ATTAPEU SUGAR CANE SOLE CO.LTD
- Tên viết tắt: TTC ATTAPEU (TTCA)
- Địa chỉ: Bản Na Sược, Huyện Phouvong, Tỉnh Attapeu, Lào
- Vốn điều lệ: 280,000,000,000 kip (Theo GPKD) tương đương 815 tỷ VNĐ
- Tỷ lệ sở hữu của Tập đoàn TTC: 100%
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển
Theo Giấy Đăng ký Kinh doanh số 3979/PĐK do Cục Thương mại thuộc Bộ Công thương Lào cấp ngày 01/11/2011, vào tháng 2/2013, HAGL đã đầu tư và vận hành nhà máy mang tên Công ty TNHH Mía đường Hoàng Anh Attapeu.
Theo nghị quyết đầu tư chiến lược vào Công ty TNHH Mía đường Hoàng Anh Gia Lai (HAGL Sugar) vào tháng 5/2017, Hội đồng quản trị của Đường Biên Hòa (BHS) và Mía đường Thành Thành Công Tây Ninh (TTC Tây Ninh – SBT) đã thống nhất chi 1.330,1 tỷ đồng để mua lại 100% vốn điều lệ của HAGL Sugar Cụ thể, BHS và SBT đã mua lại 99,99% vốn góp do HAGL Agrico (HNG) sở hữu với giá 1.330 tỷ đồng và 0,013% vốn góp từ một cổ đông thiểu số với giá 110 triệu đồng Sau khi đổi chủ, công ty mía đường này được đổi tên thành Công ty TNHH Mía đường TTC Attapeu.
4 trụ sở chính tại thành phố Pleiku, tỉnh Gia Lai
Công ty TNHH MTV Mía đường TTC Attapeu, thành viên của tập đoàn Thành Thành Công (TTC Group), đã tiếp nhận dự án nông trường mía tại Attapeu qua thương vụ M&A từ tháng 9/2016 Công ty đã đầu tư mở rộng diện tích vùng nguyên liệu tại Lào, tập trung vào việc trồng mía hữu cơ và sản xuất đường Organic nhằm gia tăng giá trị cho đối tác, khách hàng và người tiêu dùng Đây là bước đi chiến lược của TTC Sugar và TTC Attapeu để nâng cao năng lực cạnh tranh của ngành đường Việt Nam trong bối cảnh hội nhập quốc tế.
Công ty đang khẳng định vị thế trên thị trường thế giới bằng cách phát triển các sản phẩm mới vượt trội, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng và từng bước chinh phục những nấc thang thành công.
Tầm nhìn: Trở thành khu phức hợp mía đường và các sản phẩm sau đường hàng đầu Đông Dương
Tối ưu hóa công nghệ sản xuất đường tinh luyện nhằm tạo ra các sản phẩm chất lượng cao như đường Organic, điện thương phẩm, mật rỉ và phân vi sinh.
- Đáp ứng nhu cầu thị trường đường nội địa và xuất khẩu sang thị trường tiêu chuẩn tại nước ngoài
Đầu tư vào việc hợp tác với nông dân địa phương trong phát triển kỹ thuật nông nghiệp và cơ giới hóa sẽ giúp mở rộng vùng nguyên liệu, nâng cao năng suất mía và tăng thu nhập cho cộng đồng.
Giá trị cốt lõi: Ngành nông nghiệp TTC là tiên phong của nền nông nghiệp Việt
Nam hiện đại, hài hòa quyền lợi của nông dân, nhà máy, khách hàng và địa phương TTC khẳng định giá trị của mình như sau:
- Thỏa mãn nhu cầu của khách hàng là mối quan tâm hàng đầu, chất lượng là trên hết
- Nhân viên là tài sản
- Nông dân là bạn đồng hành
- Đề cao trách nhiệm xã hội, môi trường và cộng đồng
1.1.4 Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty a Tình hình sản phẩm sản xuất, kinh doanh: Đường vàng thiên nhiên, đường Organic, mật rỉ:
TTCA chuyên sản xuất đường với quy trình trồng mía nguyên liệu chất lượng cao, bao gồm đường Organic, đường vàng thiên nhiên và mật rỉ Với vùng nguyên liệu rộng lớn và nhà máy sản xuất hiện đại, công ty đạt sản lượng 30.000 tấn đường mỗi năm, trong đó có 13.000 tấn đường Organic Dự kiến, trong vụ 20-21, TTCA sẽ chuyển đổi hoàn toàn sang sản xuất 100% đường Organic.
Sản phẩm đường Organic của công ty đáp ứng đủ các yêu cầu sau:
Nguồn gốc: Giống mía không biến đổi gene
Canh tác: Không phân bón vô cơ, không thuốc BCTV
Sản xuất: không chất tẩy, tuân thủ ISO 9001:2008, FSSC, Halal, Đóng gói: Bao bì tiêu chuẩn, thân thiện môi trường
Chúng tôi tự hào là đơn vị hàng đầu trong sản xuất đường Organic, với nhiều chứng nhận quốc tế về chất lượng sản phẩm như Giấy chứng nhận Organic và FSSC.
Vào năm 2000, TTCA đã được các nhà nhập khẩu đường Organic châu Âu lựa chọn và ký kết hợp tác chiến lược với Công ty ED&F Man Sugar (Anh) để xuất khẩu 10.000 tấn đường Organic sang thị trường Châu Âu trong 5 năm tới Đầu năm 2019, những chuyến hàng đường Organic đầu tiên đã được xuất khẩu thành công sang các nước Ý và Bỉ.
Rỉ mật là một sản phẩm phụ của ngành sản xuất đường, được hình thành sau quá trình sản xuất mà không thể tái kết tinh đường một cách hiệu quả Thành phần chính của rỉ mật là đường, chủ yếu là sucroza, cùng với một lượng nhỏ glucoza và fructoza.
Sản lượng rỉ mật chiếm khoảng 1/3 sản lượng đường sản xuất, tức là từ 100 tấn mía cây ép, có thể thu được 3-4 tấn mật rỉ.
Sản phẩm này mang ý nghĩa quan trọng đối với công ty và xã hội, được sản xuất tại Trung tâm nhiệt điện TTCA từ bã mía dư thừa sau quá trình sản xuất đường Đây là nguồn năng lượng tái tạo từ nhiên liệu sinh khối, góp phần tạo ra năng lượng xanh và bảo vệ môi trường.
Sản lượng điện thương phẩm 50,000 MWH/năm
Nguồn điện được sản xuất không chỉ phục vụ cho nhà máy và hoạt động của công ty, mà còn hòa vào lưới điện quốc gia Lào, cung cấp điện cho người dân trong mùa khô Điều này giúp giảm thiểu tình trạng thiếu điện cho sản xuất và sinh hoạt của cộng đồng.
Sản phẩm phân hữu cơ vi sinh được chế biến từ phế phẩm sản xuất đường như tro lò và bã bùn luyện, ứng dụng công nghệ vi sinh để chuyển hóa các thành phần hữu cơ trong bùn mía thành mùn nhờ vi sinh vật Trichoderma Sản phẩm này còn được bổ sung vi lượng như Bo, Mg, Zn để nâng cao chất lượng cho cây trồng Với sản lượng đạt 30.000 tấn/năm, phân vi sinh không chỉ đáp ứng nhu cầu chăm sóc cây mía mà còn góp phần giảm thiểu ô nhiễm môi trường và bảo vệ sinh thái Định hướng của nước tinh khiết Miaqua là phát triển bền vững.
CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ BỘ MÁY QUẢN LÝ
(Nguồn: Phòng Hành chính – Quản trị)
Chức năng nhiệm vụ từng phòng ban
Chủ sở hữu: là cơ quan có quyền quyết định cao nhất của Công ty, hoạt động theo quy định pháp luật hiện hành
Chủ tịch Công ty đóng vai trò là cơ quan quản lý, đại diện cho Chủ sở hữu trong việc quyết định và thực hiện các quyền lợi cũng như nghĩa vụ theo ủy quyền.
8 hạn từ Chủ sở hữu cho Chủ tịch Công ty; tuân thủ quy định háp luật hiện hành; Điều lệ
Kiểm soát viên: tuân thủ quy định pháp luật hiện hành; Điều lệ; quy định chức năng nhiệmvụ của Kiểm soát viên
Bộ phận Kiểm toán nội bộ:
- Kiểm toán nội bộ tại Đơn vị;
- Tham mưu cho CTCT hoàn thiện Hệ thống kiểm soát nội bộ, quản trị rủi ro Công ty;
- Tham mưu cho CTCT đánh giá năng lực và tính độc lập của đơn vị Kiểm toán độc lập;
- Tham mưu các vấn đề khác theo yêu cầu của CTCT
Giám đốc điều hành (GĐĐH) là người phụ trách quản lý hoạt động hàng ngày của Công ty, được bổ nhiệm bởi Chủ tịch Công ty GĐĐH có trách nhiệm và quyền hạn thực hiện các nhiệm vụ quan trọng nhằm đảm bảo sự phát triển và hoạt động hiệu quả của tổ chức.
- Chịu trách nhiệm chung trong việc điều hành mọi mặt tổ chức và hoạt động của Công ty;
- Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh tài chính của Công ty;
Là người phát ngôn duy nhất của Công ty, tôi đại diện cho các hoạt động kinh doanh, chính sách và chiến lược phát triển đã được Chủ tịch phê duyệt.
- Xây dựng định hướng hoạt động và hoạch định chiến lược phát triển chung của Công ty;
- Hoạch định chiến lược nhân sự, chỉ đạo công tác tuyển dụng, đào tạo nhân sự và tổ chức, bố trí nhân sự quản lý cấp cao
Thực hiện các nhiệm vụ được giao theo sự phân công và ủy quyền của cấp có thẩm quyền, đồng thời tuân thủ các quy chế và quy trình nghiệp vụ liên quan.
Khối Nông nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và tổ chức quá trình sản xuất của công ty Nó bao gồm các bộ phận như phòng kỹ thuật nông nghiệp, phòng cơ giới nông nghiệp và phòng phát triển nguồn nhiên liệu, nhằm đảm bảo hiệu quả và bền vững trong hoạt động sản xuất nông nghiệp.
Phòng cơ giới nông nghiệp:
- Quản lý máy móc, thiết bị cơ giới nông nghiệp không thuộc danh mục máy móc, thiết bị cơ giới nông nghiệp được giao cho Vùng
- Quản lý đội tài xế cơ giới nông nghiệp (không bao gồm tài xế cơ giới nông thuộc trách nhiệm quản lý của Vùng)
- Tổ chức bảo trì, bảo dưỡng máy móc, thiết bị cơ giới nông nghiệp; xe cơ giới
- Thực hiện gia công, chế tạo thiết bị cơ giới nông nghiệp
Phòng kĩ thuật nông nghiệp:
Triển khai kỹ thuật canh tác mía bao gồm việc áp dụng các hướng dẫn từ tài liệu kỹ thuật hiện hành như tưới tiêu, canh tác, cơ giới hóa và phòng trừ sâu bệnh Đặc biệt, cần chú trọng vào việc kiểm soát chất lượng giống mía cung cấp cho khách hàng và thực hiện các biện pháp kiểm soát sâu bệnh hiệu quả để đảm bảo năng suất và chất lượng sản phẩm.
Xây dựng và giám sát thực hiện dự án nông nghiệp bao gồm khảo sát diện tích và vùng nguyên liệu tiềm năng để lập dự án, xây dựng phương án, kế hoạch và chính sách triển khai Đồng thời, cần đề xuất quy trình kỹ thuật canh tác và định mức cho dự án Cuối cùng, việc giám sát thực hiện các phương án và dự án là rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả và thành công.
Quản lý kỹ thuật nông nghiệp trong sản xuất mía bao gồm xây dựng và theo dõi quy trình canh tác, hướng dẫn kỹ thuật, và các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật Chuyên gia sẽ nghiên cứu các sáng kiến khoa học, quy trình canh tác, và cơ giới hóa phù hợp với điều kiện đất đai và khí hậu Ngoài ra, các phương pháp thâm canh, rải vụ, và hệ thống tưới tiêu cũng được áp dụng để nâng cao năng suất và chất lượng mía, đồng thời cải thiện hiệu quả sản xuất thông qua cơ giới hóa thu hoạch.
Phòng Phát triển vùng nguyên liệu:
- Tổ chức đầu tư vốn cho khách hàng
- Tổ chức thu mua, thu hoạch và vận chuyển mía nguyên liệu
- Tổ chức thu hồi nợ đầu tư nguyên liệu
- Thực hiện công tác khuyến nông cho hoạt động đầu tư phát triển vùng nguyên liệu
- Tìm kiếm nguồn đất để thuê hoặc đầu tư dự án phát triển vùng nguyên liệu
Khối Sản xuất: là nơi trực tiếp sản xuất, cung cấp sản phẩm/dịch vụ
Phòng kĩ thuật sản xuất:
- Quản lý kỹ thuật, công nghệ sản xuất
- Điều phối kế hoạch sản xuất; giám sát tiến độ và chi phí sản xuất
- Quản lý kế hoạch sửa chữa thiết bị, bảo trì, đầu tư mới và cải tiến máy móc – thiết bị
- Tổ chức sản xuất đường và các sản phẩm phụ
- Vận hành hệ thống xử lý nước thải và công tác quản lý các nguồn phát thải
- Tổ chức sản xuất điện, hơi và khí nén
- Vận hành trạm điện và quản lý, vận hành hệ thống điện của toàn Công ty
- Xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện công tác bảo trì, bảo dưỡng và sửa chữa thiết bị Nhà máy
- Thực hiện công tác gia công, nâng cấp, cải tạo, chế tạo các máy móc thiết bị phục vụ sản xuất
Quản lý chất lượng tại công ty bao gồm việc quản lý hệ thống tích hợp, giám sát chất lượng sản phẩm và đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm Chúng tôi triển khai áp dụng các công cụ hỗ trợ quản lý chất lượng, đồng thời quản lý công tác kiểm nghiệm và vận hành bàn cân hàng hóa ra vào một cách hiệu quả.
- Quản lý môi trường: Xây dựng kế hoạch đánh giá, giám sát công tác quản lý môi trường
Triển khai và tổ chức giám sát các chỉ tiêu chất lượng môi trường, bao gồm không khí, nước và đất, theo quy định của pháp luật là nhiệm vụ quan trọng nhằm bảo vệ và cải thiện môi trường sống.
Quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ người lao động và môi trường làm việc Việc thực hiện các biện pháp an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ là cần thiết để giảm thiểu rủi ro và đảm bảo an toàn cho tất cả mọi người trong doanh nghiệp.
- Quản lý xuất nhập và bảo quản hàng hóa trong kho
- Quản lý kho bãi, bồn chứa
- Quản lý đội xe vận chuyển
- Tổ chức, điều phối vận chuyển đường thành phẩm và các sản phẩm khác
Phòng tài chính - kế toán:
Quản lý tài chính là việc xây dựng và thực hiện phương án huy động vốn khả thi với chi phí vốn phù hợp theo từng thời kỳ Điều này bao gồm việc cân đối và điều tiết nguồn vốn giữa các đơn vị trong công ty cũng như các doanh nghiệp mà công ty có vốn góp, nhằm đạt hiệu quả sử dụng vốn tối ưu Bên cạnh đó, cần kiểm tra, đánh giá và lập báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch tài chính định kỳ hàng tháng, quý và năm, cũng như tình hình sử dụng vốn - tài sản của công ty theo quy định của pháp luật và nội bộ công ty.
- Quản lý những công việc thuộc nghiệp vụ kế toán theo đúng quy định pháp luật
- Tham mưu về công tác kế toán quản trị của Công ty
- Quản lý ngân quỹ, chứng từ có giá
Phòng hành chính quản trị:
- Quản lý tài sản: tài sản thuộc nhóm Văn phòng, tòa nhà văn phòng, tòa nhà tập thể CBNV, bất động sản
- Quản lý chi phí hành chính
- Công tác hành chính phục vụ
- Quản lý Kho xăng dầu Công ty
- Hoạch định nguồn nhân lực
Xây dựng và phát triển hệ thống chương trình đào tạo nhằm nâng cao kỹ năng chuyên môn và quản lý cho cán bộ nhân viên của công ty theo từng giai đoạn.
Xây dựng chương trình phát triển nguồn nhân lực và các chương trình đánh giá tài năng là rất quan trọng Cần thiết lập các cơ chế kiểm soát lộ trình phát triển nghề nghiệp phù hợp với mục tiêu phát triển và chiến lược nhân sự của công ty.
Phòng cung ứng xuất - nhập khẩu:
- Quản lý hoạt động mua sắm của Công ty
- Tổ chức quản lý, đánh giá Nhà cung cấp
Công ty đảm nhận vai trò đầu mối trong việc thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu các loại hàng hóa, máy móc, thiết bị, phụ tùng, vật tư, nguyên vật liệu và sản phẩm đến tay khách hàng và nhà cung cấp quốc tế.
TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
1.3.1 Chế độ và các phương pháp kế toán tại công ty
Chế độ kế toán áp dụng: Công ty áp dụng chế độ kế toán ban hành theo Thông tư
200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính
Niên độ kế toán: Công ty áp dụng từ ngày 01/01 kết thúc ngày 31/12 Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: đồng LAK (kíp Lào)
Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi sang đồng Việt Nam và các đồng tiền khác : theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phuơng pháp kê khai thường xuyên
Phương pháp tính giá xuất kho hàng tồn kho: theo phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO), nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho theo giá mua thực tế
Phương pháp tính thuế GTGT : theo phương pháp khấu trừ và nộp thuế theo quý
1.3.2 Phần mềm kế toán sử dụng
Sau khi tiếp nhận công ty từ HAGL Group, vào cuối năm 2016, TTC đã triển khai phần mềm kế toán Southsoft, giúp cải thiện đáng kể công tác kế toán và quản lý công ty Tuy nhiên, trong bối cảnh công nghệ phát triển nhanh chóng, phần mềm này vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục.
Điện toán đám mây hiện nay phổ biến từ các giải pháp cho doanh nghiệp đến ứng dụng cá nhân, cho phép người dùng chuyển dữ liệu lên internet Microsoft Dynamics AX là giải pháp ERP giúp doanh nghiệp nắm bắt thay đổi và cải thiện hoạt động kinh doanh Nhận thấy tiềm năng và hiệu quả của phần mềm này, Giám đốc Công ty đã quyết định triển khai Microsoft Dynamics AX trên toàn bộ công ty vào đầu năm 2018 Đến nay, phần mềm này vẫn được sử dụng song song với Southsoft, góp phần quan trọng vào sự phát triển của công ty.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy tại công ty như sau:
Hàng ngày, kế toán sử dụng chứng từ kế toán làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có để hạch toán vào phần mềm Southsoft theo các bảng biểu đã thiết kế Sau đó, kế toán viên nhập liệu hạch toán phát sinh vào phần mềm Microsoft Dynamics AX để xuất các chứng từ cần thiết.
Theo quy trình phần mềm kế toán, thông tin sẽ được tự động cập nhật vào sổ kế toán tổng hợp, bao gồm Sổ Cái và Nhật ký chung, cùng với các sổ và thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, hoặc khi cần thiết, kế toán tiến hành khóa sổ và lập báo cáo tài chính, đồng thời thực hiện đối chiếu số liệu tổng hợp để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo.
Hệ thống kế toán tự động cung cấp 12 số liệu chi tiết, đảm bảo tính chính xác và trung thực dựa trên thông tin đã nhập trong kỳ Kế toán viên có khả năng kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán và báo cáo tài chính sau khi in ra giấy.
Cuối kỳ kế toán, cần thực hiện các bước in báo cáo tài chính theo quy định, bao gồm việc in sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết Những tài liệu này sẽ được đóng thành quyển và hoàn tất các thủ tục pháp lý cần thiết liên quan đến sổ kế toán ghi bằng tay.
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
1.3.3 Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức trực tuyến chức năng, với nhân viên kế toán dưới sự lãnh đạo trực tiếp của kế toán trưởng Tất cả nhân viên đều được đào tạo chính quy chuyên ngành kế toán và có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hạch toán, đảm bảo hiệu quả công việc cao.
Chức năng và nhiệm vụ của từng kế toán viên
Kế toán trưởng (KTT) là người đứng đầu phòng kế toán, có trách nhiệm tổ chức và chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán Họ trực tiếp hướng dẫn chuyên môn, kiểm tra và ký duyệt các nghiệp vụ kế toán Bên cạnh đó, KTT còn hỗ trợ giám đốc trong các vấn đề tài chính, tham gia tất cả các cuộc họp của công ty và quyết định về thu chi, kế hoạch kinh doanh, quản lý tài chính, đầu tư, mở rộng kinh doanh, cũng như các hoạt động tài chính nhằm nâng cao đời sống vật chất cho cán bộ công nhân viên.
Kế toán tổng hợp đóng vai trò hỗ trợ kế toán trưởng trong việc quản lý công tác kế toán, bao gồm việc thu thập và tổng hợp các số liệu tài chính phát sinh Nhiệm vụ của kế toán tổng hợp là ghi chép các thông tin này vào sổ sách kế toán liên quan và chịu trách nhiệm về độ chính xác của các dữ liệu tài chính.
Sơ đồ 1.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy
Báo cáo quyết toán tài chính và thuế là nhiệm vụ quan trọng, bao gồm việc lưu trữ và bảo quản chứng từ Cần kiểm tra định khoản các nghiệp vụ kế toán phát sinh để đảm bảo tính chính xác giữa số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp Đồng thời, việc lưu trữ chứng từ, sổ sách và các công văn, quy định liên quan vào hồ sơ nghiệp vụ cũng cần được thực hiện đầy đủ.
Sơ đồ 1.3 Sơ đồ tổ chức phòng kế toán tại TTCA
Kế toán thu chi (đóng vai trò của thủ quỹ kiêm các vấn đề liên quan đến giao dịch TGNH):
- Thực hiện việc thu, chi tiền mặt theo chứng từ thu, chi do phòng phát hành theo quy định
- Quản lý tiền mặt tại quỹ, đảm bảo an toàn quỹ
- Kiểm quỹ và lập báo cáo kiểm quỹ theo định kỳ
- Phát lương hàng tháng theo bảng lương cho từng bộ phận
- Rút hoặc nộp tiền qua ngân hàng khi có yêu cầu
- Chấp hành lệnh điều động, chỉ đạo của Kế toán trưởng(trong quyền hạn quy định)
Kế toán quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin cho nhà quản lý, bao gồm Ban Giám Đốc và Kế Toán Trưởng, nhằm hỗ trợ lập kế hoạch và ra quyết định hiệu quả Nó bao gồm việc lập dự toán chung và chi tiết cho từng giai đoạn sản xuất, tính giá thành sản phẩm qua từng công đoạn, cũng như xác định doanh thu và kết quả hoạt động kinh doanh vào cuối kỳ.
Kế toán thanh toán và công nợ:
Nhiệm vụ chính là theo dõi tình hình thanh toán với các tổ chức, cá nhân và nhà cung cấp, bao gồm việc giám sát giá trị số dư và các biến động trong kỳ của tài khoản tiền Đồng thời, cần theo dõi các khoản tạm ứng của cán bộ công nhân viên (CBCNV).
Lập chứng từ thanh toán cần dựa trên việc kiểm tra tính hợp lý và hợp lệ của chứng từ gốc cùng các tài liệu liên quan theo quy định Quá trình này bao gồm các hình thức thanh toán khác nhau như tiền mặt, thanh toán không dùng tiền mặt và tín dụng.
Nhập liệu, xử lý và theo dõi quản lý vốn bằng tiền trong phạm vi được giao, đồng thời báo cáo mọi biến động và phát sinh theo chế độ hiện hành hoặc theo yêu cầu của Giám đốc.
- Quản lý việc tạm ứng và thanh toán tạm ứng theo từng đối tượng
KẾ TOÁN VẬT TƯ, TSCĐ
TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY
1.4.1 Tình hình nguồn nhân lực
Lao động đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh, ảnh hưởng lớn đến kết quả hoạt động của doanh nghiệp Sự tác động của lao động thể hiện qua số lượng và chất lượng Để tối ưu hóa hiệu quả lao động, cần bố trí cơ cấu lao động hợp lý, tương thích với năng lực chuyên môn của từng bộ phận.
Bảng 1.1 Số lượng nhân sự tại TTCA tháng 2/2020 (Nguồn: Phòng nhân sự)
TT Bộ phận/Khối/Phòng ban Số lượng Tỷ lệ
II Bộ phận gián tiếp 94
3 Phòng Hành chính quản trị 56 60%
6 Phòng Kế toán – tài chính 9 9.57%
Hoạt động chính của công ty tập trung vào sản xuất, với nguồn nhân lực cho bộ phận trực tiếp sản xuất chiếm tới 83.65%, gấp hơn 5 lần so với bộ phận gián tiếp Trong đó, khối nông nghiệp có tỷ lệ cao nhất, đạt 58%, tiếp theo là khối sản xuất với 35.34% trong cơ cấu nhân công của bộ phận sản xuất Cơ cấu lao động cũng được phân tích theo độ tuổi.
Biểu đồ 1.1 Cơ cấu nguồn nhân lực TTCA theo độ tuối
(Nguồn: số liệu thống kê từ phòng nhân sự đến tháng 2/2020)
Tỷ lệ lao động chủ yếu tập trung ở độ tuổi 25-35, chiếm 53% nguồn nhân lực của TTCA Đây là độ tuổi “vàng” cho hiệu quả công việc, với nhu cầu ổn định cuộc sống cao Nhằm đáp ứng nhu cầu này, công ty đã xây dựng khu tập thể CBCNV với 100 phòng cho cá nhân, nhóm và hộ gia đình, cùng với vườn rau Organic Những điều kiện thuận lợi này không chỉ thu hút lao động mà còn tạo sự gắn bó lâu dài với công ty.
Trình độ học vấn cũng là một thước đo trong cơ cấu nguồn nhân sự của một công ty Theo báo cáo nhân sự tháng 02/2020 thì :
- Trình độ trên đại học: 01 người (chiếm 0.17%)
- Trình độ đại học: 108 người (chiếm 18.78%)
- Trình độ cao đẳng: 59 người (10.26%)
- Trình độ trung cấp: 95 người (17.04%)
- Trình độ sơ cấp là: 20 người (3.48 %)
- Lao động phổ thông: 292 người (50.78 %)
Số lượng nhân sự của công ty thay đổi theo mùa vụ, với báo cáo năm 2019 cho thấy có tới 700 người trong mùa cao điểm Việc điều chỉnh nhân sự này được thực hiện theo chiến lược nhằm tối ưu hóa hoạt động sản xuất và giảm chi phí không cần thiết trong mùa thấp điểm.
Mục tiêu và định hướng phát triển nguồn nhân lực đến năm 2021
- 500 lao động chính thức, 330 lao động thời vụ
- Nâng tỷ lệ lao động tại địa phương lên mức 70-80% vào năm 2020
- Ký hợp đồng đào tạo với các trường Đại học, Cao đẳng, Trung cấp, Dạy nghề tại 4 tỉnh Nam Lào
- Tuyển dụng nhân sự địa phương, các kỹ thuật viên tại các đơn vị đã ký hợp đồng đào tạo tại 4 tỉnh Nam Lào
1.4.2 Tình hình tài sản nguồn vốn
Tài sản và nguồn vốn của công ty thể hiện toàn bộ giá trị tài sản tại một thời điểm nhất định, cho thấy quy mô doanh nghiệp lớn hay nhỏ Thông qua tình hình tài sản và nguồn vốn, ta có thể đánh giá khả năng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Sự biến động của tài sản cũng phản ánh tình hình tài chính và khả năng phát triển của công ty.
Bảng 1.2 Kết cấu và biến động tài sản của TTCA năm 2018 – 2019 ĐVT: đồng
Gía trị % Giá trị % Giá trị %
2 Các khoản phải thu ngắn hạn 25,063,508,694 2.66 37,270,136,256 4.03 12,206,627,562 1.37
1 Tài sản cố định hữu hình 632,839,654,808 67.11 602,610,370,113 65.11 (30,229,284,695) (2.00)
2 Chi phí trả trước dài hạn 87,559,133,319 9.29 72,857,250,420 7.87 (14,701,882,899) (1.42)
(Nguồn: Phòng tài chính – kế toán)
Công ty là doanh nghiệp sản xuất, với tài sản cố định (TSDH) chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản (TTS), gấp khoảng 3 lần so với tài sản ngắn hạn (TSNH) Đặc biệt, khoản mục tài sản cố định hữu hình (TSCĐ HH) có tỷ trọng cao nhất trong TTS, vượt quá 65%.
Qua bảng trên, ta thấy, tổng tài sản của năm 2019 giảm so với năm 2018 là 17,398,386,716 (Tương đương với tỷ lệ giảm là 1.99%) Trong đó:
TSNH đã ghi nhận mức tăng 28.219.814.826 đồng, tương ứng với tỷ lệ 3,48% Trong đó, khoản mục hàng tồn kho (HTK) và các khoản phải thu ngắn hạn tăng lần lượt 1,93% và 1,37%, trong khi khoản mục tiền tăng 0,49%.
- TSDH: giảm 45,618,201,542, trong đó TSCĐ HH của công ty giảm 30,229,284,695, giảm 2% so với kỳ trước Chi phí trả trước dài hạn giảm 14,701,882,899, giảm 1.42% b Tình hình biến động nguồn vốn
Nhìn vào bảng tổng hợp nguồn vốn của TTCA năm 2018-2019 có thể thấy rằng:
Nợ phải trả của doanh nghiệp đang chiếm tỷ trọng lớn trong tổng nguồn vốn và có xu hướng gia tăng Từ năm 2018 đến 2019, nợ phải trả của công ty đã tăng từ 775,057,330,657 lên 822,796,483,453, tương ứng với mức tăng 47,739,152,796, đạt tỷ lệ 6.70% Đặc biệt, nợ ngắn hạn đã tăng 76,407,970,776, tương đương với mức tăng 9.45%.
Khoản mục người mua trả tiền trước ngắn hạn đã tăng lên 81,663,362,958, tương ứng với mức tăng 9.23% Trong khi đó, nợ dài hạn, bao gồm vay và nợ thuê tài chính dài hạn, đã giảm xuống 28,668,817,980, với mức giảm 2.75%.
Bảng 1.3 Kết cấu và biến động nguồn vốn của TTCA năm 2018 – 2019 ĐVT: đồng
Giá trị % Giá trị % Giá trị %
1 Phải trả người bán ngắn hạn 166,272,488,919 17.63 199,097,581,823 21.51 32,825,092,904 3.88
2 Người mua trả tiền trước ngắn hạn 200,040,182,149 21.21 281,703,545,107 30.44 81,663,362,958 9.23
(Nguồn: Phòng tài chính – kế toán)
Vốn chủ sở hữu của công ty trong giai đoạn này giảm 65,137,539,509, tương ứng với mức giảm 6.7% trong tổng nguồn vốn Nguyên nhân của sự giảm này là do chính sách tự thu tự chi mà tập đoàn áp dụng, dẫn đến việc công ty hoạt động độc lập về mặt tài chính Tập đoàn không còn rót vốn vào công ty, khiến tổng vốn chủ sở hữu giảm và các khoản nợ phải trả gia tăng.
1.4.3 Tình hình kết quả hoạt động kinh doanh
Kết quả kinh doanh là chỉ số quan trọng phản ánh hiệu quả của toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp Thông qua những kết quả này, chúng ta có thể đánh giá mức độ hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Bảng 1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty năm 2018 – 2019 ĐVT: đồng
Chỉ tiêu Năm 2018 Năm 2019 Chênh lệch
1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 105,243,072,169.00 174,927,301,483.00 69,684,229,314.00 39.84%
5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ -43,285,780,687.00 18,009,223,182.00 61,295,003,869.00 340.35%
6 Doanh thu hoạt động tài chính 322,578,991.00 360,746,997.00 38,168,006.00 10.58%
10 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh -116,744,598,022.00 -65,056,486,481.00 51,688,111,541.00
(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)
Qua bảng phân tích trên, tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty TTCA năm 2018-2019 có sự tăng trưởng, cụ thể:
Doanh thu thuần từ bán hàng và cung cấp dịch vụ đã tăng 39.84%, đạt 69,684,229,314 đồng, cho thấy sự mở rộng trong hoạt động bán hàng của doanh nghiệp Các chỉ tiêu như giá vốn hàng bán và chi phí bán hàng cũng tăng theo mức hợp lý Nguyên nhân chính cho sự tăng trưởng này là do công ty đã bắt đầu xuất khẩu đường Organic sang Châu Âu từ đầu năm 2019.
Doanh thu tài chính của doanh nghiệp đã tăng nhẹ, chủ yếu nhờ vào chênh lệch tỷ giá hối đoái trong năm 2019, dẫn đến doanh thu hoạt động tài chính tăng 38,168,006, tương ứng với mức tăng 10.58%.
Doanh thu của công ty tăng trưởng vượt bậc so với chi phí, với lợi nhuận đạt 51,370,458,245, cho thấy dấu hiệu tích cực trong sự phát triển Để có cái nhìn sâu sắc hơn về kết quả kinh doanh, dưới đây là phân tích doanh thu theo từng sản phẩm - dịch vụ trong giai đoạn 2018-2019.
Bảng 1.5 Doanh thu theo sản phẩm của công ty giai đoạn 2018 – 2019 ĐVT: Đồng
Doanh thu Năm 2018 Năm 2019 Chênh lệch 2019/2018
II Sản phẩm - dịch vụ khác 9,450,251,001.00 13,284,111,883.00 3,833,860,882.00
(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)
Doanh thu theo sản phẩm cho thấy sự tăng trưởng tích cực, đặc biệt là doanh thu từ đường Organic, đã tăng lên 61,512,794,876 kíp, gấp 2.3 lần so với trước Đây là một con số ấn tượng, mặc dù công ty chỉ mới áp dụng công nghệ sản xuất đường Organic từ vụ 2018/2019 Sự đầu tư phát triển mạnh mẽ vào vụ đã góp phần đáng kể vào sự tăng trưởng doanh thu của công ty.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN
TẦM QUAN TRỌNG VÀ NHIỆM VỤ CỦA PHẦN HÀNH KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN TRONG CÔNG TY
2.1.1 Kế toán vốn bằng tiền
Vốn bằng tiền là một phần quan trọng trong tài sản lưu động, bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, công ty tài chính và tiền đang chuyển Với tính thanh khoản cao, vốn bằng tiền được sử dụng để đáp ứng nhu cầu thanh toán của doanh nghiệp trong việc mua sắm và chi phí Nguyên tắc kế toán vốn bằng tiền cần được tuân thủ để đảm bảo quản lý tài chính hiệu quả.
Nguyên tắc tiền tệ thống nhất yêu cầu hạch toán kế toán sử dụng duy nhất đơn vị tiền tệ "đồng Kíp Lào (LAK)" để tổng hợp các loại vốn bằng tiền Mọi nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ cần được quy đổi sang "đồng Kíp Lào" theo quy định để ghi sổ kế toán Đồng thời, cần theo dõi chi tiết từng loại ngoại tệ riêng biệt.
Kế toán cần cập nhật kịp thời và chính xác số tiền hiện có cùng với tình hình thu chi của tất cả các loại tiền tệ Đồng thời, cần mở sổ theo dõi chi tiết từng loại ngoại tệ, ghi nhận theo nguyên tệ và quy đổi sang đồng LAK.
Nguyên tắc hạch toán ngoại tệ yêu cầu các khoản thu, chi bằng ngoại tệ phải tuân thủ quy định quản lý ngoại tệ của Nhà nước và được quy đổi ra tiền LAK theo tỷ giá giao dịch thực tế tại nơi Công ty thực hiện giao dịch Đối với các khoản thanh toán thường xuyên bằng tiền mặt tại Việt Nam, Công ty sẽ thực hiện quy đổi tỷ giá theo từng thời kỳ, phù hợp với tình hình thực tế và tỷ giá do Ngân hàng giao dịch công bố.
Việc hạch toán vốn bằng tiền đúng nguyên tắc giúp công ty quản lý hiệu quả các loại vốn, đồng thời chủ động trong kế hoạch thu chi và sử dụng nguồn vốn một cách hiệu quả Điều này đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục và ổn định Nhiệm vụ kế toán vốn bằng tiền là rất quan trọng trong việc duy trì sự ổn định tài chính của công ty.
Phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác số hiện có, tình hình biến động của các loại vốn bằng tiền của DN
Thường xuyên theo dõi chặt chẽ việc chấp hành nghiệm chỉnh chế độ thu chi và quản lý tiền mặt, TGNH
Tuân thủ các nguyên tắc, chế độ quản lý tiền tệ của Nhà nước
Các khoản thu chi cần tuân thủ đúng đối tượng và chế độ phân cấp, quy trình, thủ tục, định mức, hóa đơn chứng từ và hồ sơ Những cá nhân lập chứng từ thu chi khống hoặc không đúng quy định sẽ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và bồi thường thiệt hại cho Công ty (nếu có).
2.1.2 Kế toán các nghiệp vụ thanh toán
Trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp luôn phát sinh nhiều quan hệ
Mối quan hệ thanh toán trong doanh nghiệp rất đa dạng, bao gồm các hình thức thanh toán khác nhau giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp và doanh nghiệp với khách hàng Mỗi mối quan hệ này đều kéo theo các hoạt động thanh toán đặc thù, phản ánh sự tương tác giữa các bên trong nền kinh tế.
Để hạch toán chính xác các khoản phải thu và phải trả, kế toán cần nắm vững tình hình kinh tế - tài chính của đơn vị và theo dõi kịp thời các phát sinh Dựa vào hợp đồng, chứng từ và cam kết thanh toán, kế toán sẽ phản ánh các khoản này trong kỳ kế toán Cần tuân thủ nguyên tắc theo dõi công nợ có gốc ngoại tệ cả về nguyên tệ và quy đổi theo đồng tiền Lào, điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế vào cuối mỗi kỳ Đồng thời, các khoản nợ phải thu và phải trả cần được phân loại theo thời gian thanh toán và từng đối tượng để có biện pháp thu hồi hoặc thanh toán hiệu quả.
Để ghi số liệu vào bảng cân đối kế toán, cần dựa vào số dư chi tiết bên Nợ hoặc bên Có của các tài khoản phải thu và phải trả, tuyệt đối không được bù trừ số dư giữa hai bên Nhiệm vụ kế toán thanh toán là rất quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác của các chỉ tiêu tài chính.
Cần theo dõi chặt chẽ từng khoản nợ phải thu và phải trả theo từng đối tượng Việc thường xuyên đối chiếu, kiểm tra và đôn đốc thanh toán là rất quan trọng để đảm bảo tiến độ thanh toán kịp thời.
Cần thực hiện kiểm tra và đối chiếu định kỳ hoặc vào cuối mỗi niên độ đối với các khoản phải thu và phải trả, bao gồm số đã thu, đã trả và số còn phải thu, phải trả Điều này đặc biệt quan trọng đối với các đối tượng có giao dịch mua bán thường xuyên và có số dư phải thu, phải trả lớn.
Cuối mỗi niên độ hoặc kỳ kế toán, bộ phận kế toán công nợ cần đối chiếu các khoản phải thu và phải trả với từng đối tượng để tránh nhầm lẫn và phát hiện sai sót kịp thời Việc này không chỉ giúp sửa chữa sai sót mà còn là bước cần thiết để lập bộ chứng từ thanh toán công nợ hoàn chỉnh.
KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN
Tuân thủ các quy định của pháp luật và quy chế có liên quan của Công ty
Các hoạt động quản lý ngân quỹ phải đảm bảo tính hiệu quả và an toàn nguồn vốn, tài sản của Công ty
Thủ quỹ đóng vai trò quan trọng trong việc bảo đảm an toàn cho tiền mặt và chứng từ giá trị của Công ty Vào cuối mỗi tháng, quý, và năm, thủ quỹ thực hiện kiểm tra quỹ tiền mặt, lập biên bản và đối chiếu số liệu giữa thực tế và sổ sách Đơn vị phụ trách TCKT có trách nhiệm xây dựng và điều chỉnh quy trình, quy định khi cần thiết để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Hoạt động thu chi tiền mặt hàng ngày tại công ty được thực hiện bởi KTTT và thủ quỹ, đảm bảo tuân thủ đúng các quy định chế độ Mọi khoản thu chi đều được ghi nhận đầy đủ và chính xác.
Để quản lý tiền mặt hiệu quả, việc lập phiếu thu và phiếu chi là bắt buộc, đảm bảo rằng các khoản chi phải được thực hiện đúng đối tượng Thủ quỹ không được chi tiền mặt nếu chưa có phiếu chi hợp lệ, nhằm duy trì tính minh bạch và chính xác trong quy trình quản lý chứng từ thu chi.
Chứng từ về tiền mặt bao gồm:
Phiếu thu (Mẫu số 01-TT): 2 liên (1 liên giao cho đối tượng thu, 1 liên lưu)
Phiếu chi (Mẫu số 02-TT): 2 liên (1 liên giao cho đối tượng chi, 1 liên lưu)
Giấy đề nghị thanh toán
Các chứng từ có liên quan nếu có (Giấy lĩnh tiền mặt, Bảng kê tiền, Tờ trình, Hóa đơn liên 2)
Quy trình quản lý thu chi tiền mặt:
Sơ đồ 2.1 Quy trình quản lý chi tiền mặt
QUY TRÌNH QUẢN LÝ THU CHI TIỀN MẶT
Công việc thực hiện Văn bản/ biểu mẫu liên quan
1 TQ Tiếp nhận chứng từ
Chứng từ Thu Chứng từ Chi
Kiểm tra nội dung Kiểm tra chứng từ
Kiểm tra tồn quỹ Đồng ý Đồng ý
Nhập quỹ tiền mặt Chi tiền mặt
Nhập sổ quỹ tiền mặt
Thông báo số dư cho Đơn vị phụ trách TCKT
Kiểm kê tồn quỹ cuối ngày
Phiếu thu Phiếu chi Chứng từ liên quan
4 TQ Sổ quỹ tiền mặt
KTTT Sổ quỹ tiền mặt
Trước cuối ngày làm việc 30'
Bước Công việc thực hiện Diễn giải chi tiết
TQ nhận chứng từ thu, chi từ KTTT chuyển sang và phân loại chứng từ
2.1 Kiểm tra nội dung chứng từ
Sau khi tiếp nhận chứng từ thu, TQ kiểm tra đối chiếu phù hợp với các quy định của Công ty
- Nếu chứng từ hợp lệ, TQ tiến hành bước 3.1
- Nếu chứng từ không hợp lệ thì TQ sẽ trả lại chứng từ cho đơn vị yêu cầu
Kiểm tra chứng từ Kiểm tra tồn quỹ
Sau khi tiếp nhận chứng từ chi, TQ kiểm tra đối chiếu nội dung:
- Phê duyệt của cấp có thẩm quyền;
- Phù hợp với các quy định của Công ty
- Nếu chứng từ hợp lệ thì TQ tiến hành kiểm tra tồn quỹ trước khi thực hiện bước 3.2
- Nếu chứng từ không hợp lệ thì TQ sẽ trả lại chứng từ cho đơn vị yêu cầu
TQ chấp nhận chứng từ, kiểm đếm tiền theo nội dung chứng từ và nhập quỹ tiền mặt
3.2 Chi tiền mặt TQ chấp nhận chứng từ và xuất quỹ tiền mặt chi tiền theo nội dung chứng từ được duyệt
4 Nhập sổ quỹ tiền mặt
TQ tiến hành nhập số liệu theo nội dung chứng từ thu, chi vào
TQ tiến hành lưu/chuyển chứng từ Thu/Chi; chi tiết như sau:
- Liên 1: Chuyển cho KTTT (kèm chứng từ thanh toán)
- Liên 2: Giao cho khách hàng
TQ tiến hành đối chiếu số dư với KTTT
- Nếu số dư không đúng thì TQ tiến hành kiểm tra lại việc nhập số liệu
- Nếu số dư đúng thì TQ tiến hành bước 7
7 Thông báo số dư TQ thông báo số dư cho đơn vị phụ trách TCKT
8 Cân đối số dư Đơn vị phụ trách TCKT tiến hành cân đối số dư:
- Nếu số dư lớn hơn hạn mức tồn quỹ tối đa 20%, đơn vị phụ trách TCKT phối hợp với TQ rút tiền mặt để gửi Ngân hàng
- Các trường hợp ngoại lệ được thực hiện theo quy chế tài chính của Công ty
9 Kiểm tra tồn quỹ cuối ngày
- Sau khi hoàn tất các bước trên, TQ và KTTT tiến hành kiểm kê tồn quỹ cuối ngày trước 30 phút
- Nếu tồn quỹ được khớp đúng thì TQ ký nhận với KTTT trên sổ quỹ tiền mặt
Định kỳ kiểm kê tồn quỹ theo quy chế tài chính là một yêu cầu quan trọng, và biên bản kiểm quỹ phải được ký bởi trưởng đơn vị phụ trách TCKT, TQ, KTTT Tài liệu này cần được lưu trữ cẩn thận trong hồ sơ kế toán để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính.
TK liên quan: 112, 627, 641,642… c Quy trình nhập liệu vào phần mềm
Bước 1: Đăng nhập tên và mật khẩu vào đường link: axbhs.ttcgroup.vn
Bước 2: Accounts payable > Journals > Payment > Payment journal
Trên màn hình Payment journal, để nhập liệu mới, bạn chọn "New" Đối với việc thu tiền mặt, hãy sử dụng mã AP-RCA, còn đối với chi tiền mặt, chọn mã AP-PCA.
Bước 4: Trên journal cần đăng kí hàng xuất nhấn Lines để mở màn hình chi tiết
Những cột KTV phải điền và điền như sau:
Date: ngày hạch toán chứng từ
Company accounts: Mã công ty là 109
Voucher: Số thứ tự chứng từ trên phần mềm từ cập nhật
+ Thu tiền mã RCA + số chứng từ
+ Chi tiền mã PCA + số chứng từ
Account trong một hạch toán sẽ có 2 loại được điền như sau:
(1) Chọn loại tiền mặt được sử dụng thu/chi để hạch toán:
- CASH-LAK: Tiền mặt LAK
- CASH-USA: Tiền mặt USD
(2)Tùy thuộc vào đối tượng thu/chi sẽ có nhưng hạch toán khác nhau như sau:
Đối với việc rút tiền từ tài khoản ngân hàng nhập quỹ, đối tượng áp dụng sẽ là mã số ngân hàng do công ty tạo ra Chẳng hạn, ngân hàng Lào Việt tại chi nhánh Attapeu có mã số là LVAT2-LAK.
- Đối với thu chi có liên quan đến một đối tượng nào đó VD: khách hàng, NCC, CBCNV -> Chọn mã số đối tượng
- Đối với thu chi liên quan đến các bộ phận/ phòng thì cần điền một số phần như:
MainAccount: Tài khoản hạch toán chung
BH_Department: chọn đơn vị hạch toán
BH_CostCenter: Danh mục tài khoản chi tiết
- Desciption: Diễn giải hạch toán
- Cuối cùng là ghi nhận số tiền hạch toán ( Nếu bên Nợ thì ghi số tiền vào “Debit”, còn bên Có thì ghi vào “Credit”)
Bước 5: Vào Financial dimensions -> chọn Account Tại mục
- Gõ “0000”: cho đối tượng vendor không có hợp đồng
- Giứ nguyên số hợp đồng hệ thống tự cập nhập cho đối tượng đã có hợp đồng
Bước 6: Kiểm tra quá trình nhập liệu bằng cách chọn Validate Nếu xuất hiện thông báo “Journal is Ok”, quá trình nhập liệu đã hoàn thành Nhấn Close và tiếp tục với phiếu tiếp theo.
I Kế toán tăng tiền mặt ( TK 1111 & TK 1112)
Tăng tiền mặt LAK (TK 1111)
Nghiệp vụ 1: Căn cứ PT090/03 ngày 26/03/2020 - Chị Đoàn Thị Kiều Quyên Rút
Tiền gửi Kíp tại Ngân hàng Lào-Việt Attapeu (0000150) nhập quỹ Tiền mặt Số tiền 300,000,000 kíp
Bộ chứng từ kèm theo: Phiếu thu, Giấy lĩnh tiền mặt, Bảng kê khai tiền - Biểu mẫu 2.1, phụ lục 1
Hình 2.1 Minh họa nhập liệu nghiệp vụ 1 trên phần mềm
Nghiệp vụ 2: Căn cứ PT080/03 ngày 21/03/2020 -Thu tiền bán phiếu ăn tháng
03/2020 bằng tiền mặt Số lượng: 8; đơn giá:10,000 kíp/suất
Bộ chứng từ kèm theo: Phiếu thu, Phiếu ăn của TTCA - biểu mẫu 2.2, phụ lục 1
Ngày 02/03/2020, theo căn cứ PT057/03, ông Ngô Quang Hưng đã thu tiền thanh lý bộ trộn bê tông hỏng với số tiền 45.387.470 VNĐ (tỷ giá: 2.51) bằng hình thức tiền mặt.
Bộ chứng từ kèm theo gồm: Phiếu thu, Tờ trình - Biểu mẫu 2.3, phụ lục 1
Hình 2.3 Minh họa nhập liệu nghiệp vụ 3 trên phần mềm
Tăng tiền mặt USD (TK 1112)
Nghiệp vụ 4: PC353/02 ngày 29/02/2020- Thanh toán tiền bán Kíp mua USD (
4.000 USD) Tỷ giá 9,380 Kế toán hạch toán như sau:
Hình 2.4 Minh họa nhập liệu nghiệp vụ 4 trên phần mềm
Bộ chứng từ kèm theo gồm: Phiếu chi, Giấy chuyển tiền - Biểu mẫu 2.4, phụ lục 1
II Kế toán giảm tiền mặt (Tiền mặt LAK: 1111 và tiền mặt USD: 1112)
Chi tiền mặt LAK (TK 1111)
Căn cứ vào PC068/01 ngày 05/01/2020, kế toán thực hiện chi tiền mặt 443,000 kíp để thanh toán vé xe về phép cho nhân viên Phòng Cơ giới nông nghiệp là Mr Dựng và Mr Thảo cho tháng 12/2019.
Hình 2.5 Minh họa nhập liệu nghiệp vụ 5 trên phần mềm
Bộ chứng từ kèm theo bao gồm: Phiếu chi số PC068/01, Giấy đề nghị thanh toán, Vé xe khách, Tờ trình, Danh sách nhân sự xin hỗ trợ tiền di chuyển, Biểu mẫu 2.5 và phụ lục 1.
Nghiệp vụ 6: Căn cứ vào PC032/01 ngày 03/01/2020 - Thanh toán tiền làm thủ tục
Theo hóa đơn 0083705 và số vận đơn Mesuv ngày 03.01.2020, NV Đặng Thị Thương Phòng CU - XNK đã thực hiện giao dịch với tổng số tiền 11,072,000 kíp và lệ phí 38,000 kíp, tất cả đều được thanh toán bằng tiền mặt Kế toán sẽ hạch toán giao dịch này theo đúng quy định.
Bộ chứng từ kèm theo gồm: Phiếu chi PC032/01, Giấy đề nghị thanh toán, Hóa đơn GTGT, Hợp đồng mua bán – Biểu mẫu 2.6, phụ lục 1
Hình 2.6 Minh họa nhập liệu nghiệp vụ 6 trên phần mềm Nghiệp vụ 7: Căn cứ PC049/02 ngày 07/02/2020 - Chị Thái Thị Vân Kiều yêu cầu
TT chi phí ngoại giao với sở Tài Nguyên môi trường Số tiền: 2,000,000 Kế toán hạch toán như sau:
Bộ chứng từ kèm theo gồm: Phiếu chi số PC049/02, Giấy đề nghị thanh toán, Hóa đơn - Biểu mẫu 2.7, phụ lục 1
Hình 2.7 Minh họa nhập liệu nghiệp vụ 7 trên phần mềm
Chi tiền mặt USD (TK 1112)
Nghiệp vụ 8: Căn cứ vào PC006/01 ngày 02/01/2020- Ông Đặng Quang Ngọc
Trưởng phòng hành chính đã yêu cầu tổng chi phí ngoại giao cho dự án MOU và OJI tại Viên Chăn là 14,500 USD, với tỷ giá hiện tại là 8,883 Trong đó, dự án MOU chiếm 8,000 USD và dự án OJI là 6,500 USD Kế toán sẽ thực hiện hạch toán theo quy định.
Hình 2.8 Minh họa nhập liệu nghiệp vụ 8 trên phần mềm
Bộ chứng từ kèm theo gồm: Phiếu chi, Giấy đề nghị thanh toán, Cash Deposit (14 triệu kíp) - Biểu mẫu 2.8, phụ lục 1
Sổ quỹ tiền mặt TCKT/QT-02/M04 (Biểu mẫu số 2.9, phụ lục 2)
Sổ cái TK111 (Biểu mẫu số 2.10, phụ lục 2)
Sổ chi tiết TK 1111 (Biểu mẫu 2.11, phụ lục 2)
Sổ chi tiết TK 1112 (Biểu mẫu 2.12, phụ lục 2)
Sổ nhật kí chung (Biểu mẫu số 2.39, phụ lục 2)
2.2.3 Kế toán tiền gửi Ngân hàng
Tiền gửi ngân hàng của công ty bao gồm tiền LAK và USD Khi nhận được giấy báo có và báo nợ từ ngân hàng về các hoạt động thu chi tiền gửi, kế toán sẽ thực hiện hạch toán và ghi chép vào sổ kế toán liên quan Quy trình này đảm bảo việc quản lý tài chính hiệu quả và chính xác.
Chứng từ liên quan đến tiền gửi ngân hàng:
Giấy báo nợ, Giấy báo có (do NH lập và giao liên 2 cho KT TGNH trong bộ máy kế toán không có KT TGNH)
Uỷ nhiệm thu và uỷ nhiệm chi yêu cầu lập 2 liên: một liên giao cho ngân hàng và một liên lưu trữ Các chứng từ liên quan bao gồm đơn đề nghị chuyển tiền đi nước ngoài và hóa đơn yêu cầu trả tiền.
Quy trình kế toán thu tiền gửi ngân hàng:
Sơ đồ 2.2 Quy trình kế toán thu tiền gửi ngân hàng
1 Khi nhận GBC của Ngân hàng, kế toán TGNH tiến hành xem xét, kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo, xác minh và xử lý kịp thời khoảng chênh lệch (nếu có)
2 Kế toán lập chứng từ hoặc hạch toán trên phần mềm, sau đó chuyển cho kế toán trưởng xem xét
3 KTT kiểm tra lại và ký vào các chứng từ liên quan
4 Sau đó, KT TGNH phản ánh vào Sổ TGNH và lưu trữ chứng từ liên quan
5 Cuối tháng, KT TGNH đối chiếu số liệu trên STGNH với bảng kê của ngân hàng
Quy trình kế toán chi tiền gửi ngân hàng:
Sơ đồ 2.3 Quy trình kế toán chi tiền gửi ngân hàng
KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THANH TOÁN
Việc theo dõi và cập nhật số liệu công nợ một cách chặt chẽ, chính xác là rất quan trọng Đồng thời, chứng từ công nợ cần được quản lý và lưu trữ đầy đủ, đồng bộ, tuân thủ các quy định của Nhà nước về Tài chính và Kế toán.
Trường hợp công nợ quá hạn lâu ngày khó có khả năng thu hồi thì tiến hành lập dự phòng phải thu khó đòi theo quy định
2.3.2 Kế toán công nợ phải thu khách hàng
Công nợ phải thu tại công ty thể hiện tình hình nợ phải thu và khả năng thanh toán các khoản nợ từ khách hàng liên quan đến doanh thu bán sản phẩm, hàng hóa, tài sản cố định và dịch vụ Phần lớn khoản phải thu khách hàng chủ yếu đến từ doanh thu bán đường và điện Bên cạnh đó, công nợ phải thu còn bao gồm các khoản phải thu từ khách hàng trả trước cho nhà cung cấp và các khoản phải thu khác.
Nợ phải thu tại công ty được ghi chép chi tiết theo từng đối tượng và nội dung phải thu, bao gồm cả phải thu ngắn hạn và dài hạn Kế toán theo dõi tình hình phải thu khách hàng dựa vào hai tài khoản chi tiết: trong nước và ngoài nước, đồng thời ghi nhận theo từng lần thanh toán.
Kế toán thanh toán định kỳ phân loại các khoản nợ thành nợ có khả năng trả đúng hạn, nợ khó đòi và nợ không thu hồi được, nhằm xác định số trích lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi Việc này giúp có biện pháp xử lý hiệu quả đối với các khoản nợ không thể thu hồi Chứng từ sử dụng và quy trình quản lý công nợ phải thu khách hàng là những yếu tố quan trọng trong quá trình này.
- Đối với các khoản ghi giảm công nợ PTKH:
+ Phiếu thu (2 liên: 1 liên giao cho KH, 1 liên lưu trữ tại phòng kế toán)
+ Giấy báo có ( liên 2 do NH giao)
- Đối với các khoản ghi tăng PTKH: chứng từ gốc được lập và lưu trữ tại phòng CU
- XNK, kế toán chỉ tiến hành nhập phiếu kế toán tổng hợp khi phòng CU-XNK yêu cầu
- Các chứng từ có liên quan (Thông báo tiền điện (liên 1), Tờ trình xuất đường, Invoice)
Quy trình quản lý công nợ phải thu:
QUY TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG NỢ PHẢI THU
Văn bản/ biểu mẫu liên Công việc thực hiện quan
Bán hàng và đề nghị lập hóa đơn
Ghi nhận/Theo dõi công nợ
Lưu trữ Đơn vị ĐVPT TC-
Báo cáo tình hình công nợ Báo cáo tình hình công nợ vượt hạn mức.
Báo cáo tình hình công nợ
Khi phát sinh chứng từ
K hô ng đ ạt Đ ạt Đ ạt Đề nghị lập hóa đơn, Hợp đồng/Đơn đặt hàng/
Chứng từ liên quan ĐVPT TC-
KT / Đơn vị ĐVPT TC-
Hóa đơn, hợp đồng Báo cáo/Thư xác nhận công nợ
Xác nhận công nợ phải thu ĐVPT TC-
KT Thư xác nhận công nợ 45 ngày Đề nghị lập hóa đơn, Hợp đồng/Đơn đặt hàng/
Chứng từ liên quan Đề nghị lập hóa đơn, Hợp đồng/Đơn đặt hàng/
Chứng từ liên quan Báo cáo tình hình công nợ
Sơ đồ 2.4 Quy trình quản lý công nợ phải thu tại TTCA
Bước Công việc thực hiện Diễn giải chi tiết
Bán hàng và lập hóa đơn
- Khi Đơn vị có phát sinh hợp đồng/đơn đặt hàng phải chuyển ĐVPT TC-KT theo dõi
- Khi Đơn vị có nhu cầu lập hóa đơn bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ phải lập Đề nghị lập hóa đơn gửi ĐVPT TC-KT
Nhận và kiểm tra ĐVPT TC-KT nhận Đề nghị lập hóa đơn của các Đơn vị, kiểm tra thông tin trước khi lập hóa đơn:
- Trường hợp thông tin đầy đủ, phù hợp thì tiến hành lập hóa đơn bán hàng, cung cấp dịch vụ
- Trường hợp thông tin chưa đầy đủ, phù hợp thì trả lại thực hiện Bước 1
- ĐVPT TC-KT ghi nhận công nợ phải thu vào sổ sách Kế toán, phối hợp các Đơn vị liên quan theo dõi các khoản công nợ
3 theo dõi công nợ phải thu
- Hàng tuần, ĐVPT TC-KT gửi Thư nhắc nợ phải thu tới từng đối tượng phát sinh công nợ phải thu đến hạn, quá hạn Nếu sau
3 lần nhắc nợ mà không thu hồi được nợ thì ĐVPT TC-KT thông báo tới các Đơn vị phát sinh công nợ chưa thu hồi và CTQ
- Các Đơn vị nêu trên có trách nhiệm thu hồi các khoản công nợ phải thu đến hạn, quá hạn
- Lập báo cáo tình hình công nợ hàng tháng phải thu theo mẫu Báo cáo tình hình công nợ, Báo cáo tình hình công nợ vượt hạn mức
- Sau khi lập báo cáo xong chuyển KTT/CTQ
- KTT kiểm tra và xác nhận báo cáo
+ Trường hợp không đạt: trả lại cho ĐVPT TC-KT xử lý
+ Trường hợp đạt: KTT ký xác nhận và chuyển CTQ phê duyệt
- CTQ kiểm tra và phê duyệt báo cáo
+ Trường hợp không đạt: trả lại cho ĐVPT TC-KT xử lý
+ Trường hợp đạt: CTQ ký duyệt và chuyển lại báo cáo cho ĐVPT TC-KT lưu trữ
Xác nhận công nợ phải thu
Ngày 20 hàng tháng của quý tiếp theo hoặc 6 tháng 1 lần hoặc đột xuất (khi có yêu cầu), ĐVPT TC-KT gửi Thư xác nhận theo mẫu do Đơn vị kiểm toán cung cấp hoặc theo mẫu Thư xác nhận công nợ phải thu đến từng đối tượng phát sinh công nợ phải thu
Thư xác nhận công nợ phải được thu hồi trong vòng 45 ngày kể từ ngày gửi
- Nếu không nhận được thư xác nhận thì ĐVPT TC-KT gửi thông báo tới các Đơn vị phát sinh công nợ chưa thu hồi
Các đơn vị nêu trên cần thu hồi Thư xác nhận Nếu không thu hồi được, ĐVPT TC-KT sẽ thông báo cho CTQ và thực hiện theo chỉ đạo của CTQ.
- Nếu nhận lại được Thư xác nhận công nợ, ĐVPT TC-KT xử lý chênh lệch (nếu có)
Đối với các đối tượng có số dư công nợ cuối kỳ hoặc tại thời điểm gửi thư xác nhận bằng 0, ĐVPT TC-KT sẽ gửi thư xác nhận công nợ nếu cần thiết, căn cứ vào nhu cầu quản lý hoặc yêu cầu kiểm toán.
7 Lưu trữ Lưu toàn bộ hồ sơ theo đúng quy định b.Tài khoản sử dụng
Tài khoản sử dụng : 131 – Phải thu khách hàng
Tài khoản liên quan: 111, 112, 511, 711, c Quy trình nhập liệu vào phần mềm Đối với các khoản tăng công nợ PTKH:
KT tiến hành lập phiếu kế toán Tổng hợp vào phần mềm Southsoft như sau:
Bước 1: Đăng nhập phần mềm Southsoft Vào phần hành Kế toán tổng hợp -> Mở
Phiếu kế toán -> ChọnThêm mới
Bước 2: Tiến hành hạch toán phiếu Các mục phải điền như:
- Loại đối tượng: KH, người mua ( Loại 10)
- Mã số + Tên KH: Chọn đối tượng cụ thể
- Hạch toán Đối ứng Nợ/Có
Bước 3: Sau khi hoàn tất hạch toán, kế toán tiến hành kiểm tra, lưu trữ và ghi sổ Đối với các khoản giảm công nợ PTKH, kế toán sẽ nhập liệu tùy thuộc vào loại tiền thu, có thể là tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng Quy trình nhập liệu sẽ tương tự như các khoản phát sinh liên quan đến tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.
I Kế toán tăng công nợ PTKH:
Nghiệp vụ 14: Ghi nhận doanh thu cung cấp dịch vụ cày bừa cho Công ty TNHH
PTNN Khanxay theo HĐ số 12/2020/HĐDVNN ngày 31/03/2020 Số lượng: 102.33; Đơn giá: 2,100,000 Kế toán hạch toán như sau:
Hình 2.13 Phiếu kế toán tổng hợp số TH107/03 trên Southsoft
Nghiệp vụ 15: Ngày 02/01/2020 - Ghi nhận Doanh thu bán Mật rỉ Organic cho
Công ty Cổ phần thương mại Thành Thành Công (303.49 tấn - 9 xe)_theo HĐ số
02/2019/HĐ-MBMR, Nguyên tệ :24.886,18 USD; Tỷ giá mua vào: 8,866 Kế toán hạch toán như sau:
Hình 2.14 Phiếu kế toán tổng hợp PBH001/01 trên Southsoft
II Kế toán giảm công nợ PTKH:
Phải thu khách hàng trong nước (TK 1311)
Nghiệp vụ 16: PT062/03 - ngày 04/03/2020 Thu tiền điện tháng 12/2019 + tháng
01/2020 của hộ Hoàng Trọng Hải, Số tiền thu: 1,232,550 Kế toán hạch toán như sau:
Bộ chứng từ kèm theo gồm: Phiếu thu số PT062/03, Thông báo tiền điện tháng 12/2019 và tháng 01/2020 – Biểu mẫu 2.21, phụ lục 1
Hình 2.15 Minh họa nghiệp vụ 16 trên phần mềm
Phải thu khách hàng nước ngoài (TK 1312)
Nghiệp vụ 17: Căn cứ BC007/03 ngày 26/03/2020 -Nhận tiền bán đường từ công ty
VN bằng TGNH ( 126,000 USD), Tỷ giá 8.810 Kế toán hạch toán như sau:
Bộ chứng từ gồm : Giấy báo có số BC007/03
Biểu mẫu 2.4 Giấy báo Có số BC007/03
Hình 2.16 Minh họa nhập liệu nghiệp vụ 17 trên phần mềm f Sổ sách sử dụng
Sổ tổng hợp công nợ chi tiết 131 theo đối tượng khách hàng (Biểu mẫu số 2.23, phụ lục 2)
580-10-00-093974 TTC ATTAPEU SUGAR CANE SOLE CO.LTD Dear:
TTC ATTAPEU SUGAR CANE SOLE CO.LTD
We would like to annonce that: Your accounts has been credited with the following:
Chi tiết công nợ khách hàng Hoàng Trọng Hải (Biểu mẫu 2.24, phụ lục 2)
Sổ cái TK 131(Biểu mẫu số 2.25, phụ lục 2)
Sổ chi tiết TK 1311 (Biểu mẫu 2.26, phụ lục 2)
Sổ chi tiết TK 1312 (Biểu mẫu 2.27, phụ lục 2)
Sổ nhật ký chung (Biểu mẫu số 2.41, phụ lục 2)
2.3.3 Kế toán các khoản phải trả người bán
PTNB trong công ty là khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp hoặc người bán khi công ty thực hiện mua sắm vật tư, hàng hóa, nhiên liệu, máy móc thiết bị và dịch vụ bên ngoài Những khoản chi này phục vụ cho quá trình vận chuyển, sản xuất kinh doanh và quản lý trong công ty.
Khoản phải trả người bán tăng lên khi Công ty mua vật tư, hàng hóa, nhiên liệu và thuê dịch vụ bên ngoài mà chưa thanh toán ngay cho nhà cung cấp hoặc các hộ đầu tư nông dân Khi Công ty thực hiện thanh toán toàn bộ hoặc một phần khoản nợ cho người bán, khoản phải trả sẽ giảm xuống tương ứng.
Chứng từ tăng công nợ phải trả:
- Hóa đơn (liên 2) (NCC gửi)
- Phiếu đề xuất mua sắm
- Biên bảng nghiệm thu- Bảng thanh toán tiền thuê ngoài
- Phiếu báo giá, PNK, Tờ trình chọn nhà cung cấp, Bảng so sánh giá, Biên bảng nghiệm thu, Tờ trình, Đơn đặt hàng…
Chứng từ giảm công nợ phải trả:
- Phiếu chi (2 liên: Liên 1 lưu trữ tại phòng KT, liên 2 giao cho NCC như : Đầu công)
- GBN (Liên 2 do Ngân hàng giao)
- Giấy đề nghị thanh toán b Quy trình quản lý công nợ phải trả người bán
QUY TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG NỢ PHẢI TRẢ
Văn bản/ biểu mẫu liên Công việc thực hiện quan
Mua hàng và Nhận chứng từ
Ghi nhận/Theo dõi công nợ
Lưu trữ Đơn vị ĐVPT TC-
Báo cáo tình hình công nợ
Báo cáo tình hình công nợ
Khi phát sinh chứng từ
K hô ng đ ạt Đ ạt Đ ạt
Hóa đơn, hợp đồng Chứng từ liên quan ĐVPT TC-
KT / Đơn vị ĐVPT TC-
Hóa đơn, hợp đồng Chứng từ liên quan
Hóa đơn, hợp đồng Chứng từ liên quan Báo cáo tình hình công nợ
Hóa đơn, hợp đồng Báo cáo/Thư xác nhận công nợ Chứng từ liên quan
Xác nhận công nợ phải ĐVPT TC- trả
Thư xác nhận công nợ 45 ngày
Sơ đồ 2.5 Quy trình quản lý công nợ phải trả tại TTCA
Bước Công việc thực hiện Diễn giải chi tiết
Mua hàng và nhận chứng từ
Khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng hóa hoặc sử dụng dịch vụ, các đơn vị liên quan cần thu thập đầy đủ bộ chứng từ gốc, bao gồm hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng, hóa đơn mua hàng và các chứng từ liên quan Tất cả các tài liệu này phải được chuyển đến ĐVPT TC-KT để đảm bảo quản lý và theo dõi hiệu quả.
- ĐVPT TC-KT nhận và kiểm tra chứng từ:
+ Trường hợp: Không đạt trả lại thực hiện bước 1
+ Trường hợp: Đạt ĐVPT TC-KT giữ lại để hạch toán
- ĐVPT TC-KT ghi nhận công nợ phải trả vào sổ sách Kế toán, phối hợp các Đơn vị liên quan theo dõi các khoản công nợ phải
- Các Đơn vị liên quan có trách nhiệm lập đề nghị thanh toán đối với các khoản nợ đến hạn theo Quy trình tạm ứng thanh toán
- Lập báo cáo tình hình công nợ hàng tháng phải trả theo mẫu Báo cáo tình hình công nợ
- Sau khi lập báo cáo xong chuyển KTT/CTQ
- KTT kiểm tra và xác nhận báo cáo
+ Trường hợp không đạt: trả lại cho ĐVPT TC-KT xử lý
+ Trường hợp đạt: KTT ký xác nhận và chuyển CTQ phê duyệt
- CTQ kiểm tra và phê duyệt báo cáo
+ Trường hợp không đạt: trả lại cho ĐVPT TC-KT xử lý
+ Trường hợp đạt: CTQ ký duyệt và chuyển lại báo cáo cho ĐVPT TC-KT lưu trữ
Xác nhận công nợ phải trả
Vào ngày 20 hàng quý hoặc vào ngày 6 tháng 1 hàng năm, Đơn vị Phân tích Tài chính - Kế toán sẽ gửi Thư xác nhận công nợ phải trả theo mẫu do Đơn vị kiểm toán cung cấp, hoặc theo mẫu riêng Thư xác nhận này cần được thu hồi trong vòng 45 ngày kể từ ngày gửi đến từng đối tượng phát sinh công nợ phải trả.
- Sau khi nhận lại được Thư xác nhận công nợ, ĐVPT TC-KT xử lý chênh lệch (nếu có)
Đối với các đối tượng có số dư công nợ cuối kỳ hoặc tại thời điểm gửi thư xác nhận bằng 0, ĐVPT TC-KT sẽ gửi Thư xác nhận công nợ theo nhu cầu quản lý hoặc yêu cầu kiểm toán.
7 Lưu trữ Lưu toàn bộ hồ sơ theo đúng quy định c Tài khoản sử dụng
Tài khoản 331- Phải trả người bán
+ TK 33111: PTNB trong nước ngắn hạn
+ TK 33112: PTNB trong nước dài hạn(ít phát sinh)
+ TK 33113: Phải trả đầu công
+ TK 33114: Đầu tư nông dân
TK 33121: PTNB ngoài nước ngắn hạn
TK 33121: PTNB ngoài nước dài hạn (ít phát sinh) d Quy trình nhập liệu vào phần mềm
(1) Căn cứ vào chứng từ, KTV hạch toán vào Southsoft như sau:
Để hạch toán các khoản phải trả nhà cung cấp liên quan đến mua hàng hóa, thiết bị sản xuất và nguyên vật liệu (TK 3311(1)(2), TK 3312(1)(2)), kế toán cần sử dụng phần mềm Southsoft Cụ thể, kế toán sẽ vào phần hành kế toán tổng hợp, mở Phiếu Kế toán, sau đó thêm mới và tiến hành hạch toán.
Hình 2.17 Giao diện hạch toán Southsoft đối với TK 33111(2) và TK 33121(2)
Đối với các khoản phải trả như phải trả cho đầu công (TK 33113) và đầu tư nông dân (TK 33114), kế toán thực hiện hạch toán trong phần hành kế toán nông trường bằng cách mở phần mềm Southsoft và truy cập vào phần hành kế toán nông trường.
+) Vào Hạch toán chi phí (AT) khi ghi nhận chi phí cho TK 33113
+) Vào Phiếu Kế toán khi ghi nhận chi phí cho TK 33114
Thêm mới và tiến hành hạch toán như bình thường
Căn cứ vào chứng từ đầu vào như: BBNT,
BBLV, Giấy đề nghị thanh toán,…
Thanh toán cho NCC Nhập liệu vào
Sơ đồ 2.6 Quy trình nhập liệu khoản PTNB
Hình 2.18 Giao diện hạch toán Southsoft đối với khoản phải trả người bán
(2) Nhập liệu vào Microsoft Dynamics AX
Bước 1: Đăng nhập tên và mật khẩu vào đường link: axbhs.ttcgroup.vn (Microsoft
