Chứng từ ghi sổ số 2 – Tháng 1 năm 2014
*sổ đăng ký chứng từ ghi sổ:
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là một công cụ kế toán tổng hợp quan trọng, được sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian Nó không chỉ giúp đăng ký các nghiệp vụ mà còn quản lý chứng từ ghi sổ, đồng thời kiểm tra và đối chiếu số liệu với bảng cân đối phát sinh.
Cuối tháng, kế toán thực hiện đăng ký chứng từ ghi sổ trên phần mềm kế toán bằng cách truy cập vào Sổ kế toán tổng hợp, chọn Sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ, và sau đó tiến hành Đăng ký Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ của công ty được đánh số thứ tự từ 1, 2, 3, để dễ dàng quản lý.
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Sổ cái là một loại sổ kế toán tổng hợp, có chức năng ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán theo quy định trong chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp.
Số liệu ghi sổ cái là công cụ quan trọng để kiểm tra và đối chiếu với bảng tổng hợp chi tiết hoặc sổ kế toán chi tiết Nó cũng được sử dụng để lập bảng cân đối phát sinh và báo cáo tài chính Mỗi tài khoản sẽ có sổ cái riêng trong hình thức chứng từ ghi sổ.
Công ty sử dụng phần mềm kế toán máy Misa nên viêc lên sổ cái được cập nhật tự động một cách dễ dàng.
Công ty Cổ phần tư vấn QH.TK.XD Nghệ An
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Sổ Cái TK 111 – Tháng 1 năm 2014
Đường dẫn: Sổ kế toán tổng hợp/ Sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ/ Sổ Cái TK111
2.3 Kế toán tiền gửi ngân hàng
2.3.1 Chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ tại công ty
Theo quy định, tất cả các khoản tiền nhàn rỗi của doanh nghiệp phải được gửi vào ngân hàng Khi cần chi tiêu, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục rút tiền hoặc chuyển tiền Các chứng từ cần thiết để hạch toán các khoản tiền gửi bao gồm biên lai và phiếu rút tiền.
- Giấy báo nợ,giấy báo có (lệnh chuyển có),
- kèm theo các chứng từ gốc như phiếu nộp tiền,
- Uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, lệnh chi
*Kế toán tăng tiền gửi ngân hàng
Kế toán Ngân hàng của Công ty chịu trách nhiệm quản lý các giao dịch thu chi trực tiếp với Ngân hàng thông qua tiền gửi vào tài khoản của Công ty Việc hạch toán tiền gửi ngân hàng dựa trên các chứng từ liên quan Mỗi khoản tiền nhập sổ được thủ quỹ gửi vào Ngân hàng hoặc khi khách hàng thanh toán hàng hóa bằng chuyển khoản vào tài khoản của Công ty Điều này dẫn đến sự gia tăng tiền gửi ngân hàng và Công ty sẽ nhận được Lệnh chuyển có (Giấy báo có của Ngân hàng).
VD3: Sau đây em xin trích Giấy lệnh chuyển có phát sinh trong tháng 1 năm
2014: Ngày 08/01/2014 công ty nhận được lệnh chuyển có từ ngân hang của khách hàng trả tiền HTKT cơ sở 2 trường cao đẳng nghề Du lịch – Thương mại Nghệ An
Lệnh chuyển có29 Bảng 2.10 : Lệnh Chi
Số lệnh : HC00095874 Ngày lập : 08/01/2014 SBT : 59
Ký hiệu chứng từ và nội dung loại nghiệp vụ 30 Lệnh chuyển Có – 101 CT cho các TCKT
Ngân hàng thành viên gửi lệnh : Kho bạc NN Tĩnh Nghệ An Mã NH : 40701001
Ngân hàng thành viên nhận lệnh : NHTMCP CT Viet Nam – CN Nghe A Mã NH :40201001
Người trả/ chuyển tiền : Hạ tầng kỹ thuật cơ sở 2 Trường cao đẳng nghề Du lịch – Thương mại NA Địa chỉ/ Số CMND :
Tài khoản : 8211.7287217 Tại : 40701001 kho Bạc NN Nghệ An
Người thụ hưởng : CÔNG TY CP TVQHTKXD NGHỆ AN Địa chỉ/ Số CMND :
Tài khoản : 10201 0000 384014 Tại : 40201001 NH Công thương Nghệ An
Bằng chữ : Mười chín triệu đồng chẵn
Truyền đi lúc Giờ phút Nhận lúc 16 giờ 27 phút NHCT: Dương Thị Phương Liên Ngày : 08/01/2014
Trong trường hợp này, kế toán định khoản:
*Kế toán giảm tiền gửi ngân hàng
Công ty không thực hiện thủ tục rút tiền gửi từ Ngân hàng để nhập Quỹ, mà chỉ tiến hành chuyển trả tiền khi cần thanh toán cho các khoản nợ bằng tiền gửi tại Ngân hàng Việc hạch toán tiền gửi được thực hiện dựa trên chứng từ ghi nợ của Ngân hàng Khi nhận Giấy báo nợ từ Ngân hàng, số tiền gửi của Công ty sẽ giảm, thể hiện rằng Ngân hàng đã chuyển tiền theo lệnh chuyển tiền do Công ty lập.
Khi Ngân hàng Công thương Việt Nam nhận ủy nhiệm chi, ngân hàng sẽ kiểm tra số dư tài khoản tiền gửi của công ty Nếu số dư đủ khả năng thanh toán, ngân hàng sẽ tiến hành chuyển tiền vào tài khoản của Công ty Cổ phần Tư vấn Quy hoạch Thiết kế Xây dựng Nghệ An.
Sau đây em xin trích Lệnh chi, Sổ tiền gửi ngân hàng trong tháng 1 năm 2014.
VD4: Ngày 8/01/2014 công ty viết lệnh chi tiến hành chi trả tiền lãi vay cho anh
Nguyễn Anh Tuấn như sau:
Từ lệnh chi, kế toán định khoản :
2.3.2 Kế toán chi tiết tiền gửi ngân hàng
Hàng ngày, khi có nghiệp vụ kinh tế liên quan đến tiền gửi ngân hàng, kế toán công ty sử dụng các chứng từ gốc như giấy nộp tiền, uỷ nhiệm chi, giấy báo nợ và lệnh chuyển có để nhập số liệu vào phần mềm kế toán MISA Phần mềm này sẽ tự động kết chuyển số liệu trong tháng 01/2014 để lập sổ tiền gửi ngân hàng.
Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng – Tháng 1 năm 2014
Ngân hàng công thương Việt Nam VietinBank
Số No…… Ngày Date 08/01/2014 Liên 2 Copy 2
Tên đơn vị trả tiền Payer : Công ty CP tư vấn QHTKXD Nghệ An
Tại ngân hàng With Bank: Công thương Nghệ An
Số tiền bằng chữ Amount in Words: Số tiền bằng số Amount in figures:
12.500.000 Mười hai triệu năm trăm ngàn đồng
Tên người nhận tiền Payee: Nguyễn Anh Tuấn
Tại ngân hàng With Bank: NH VCB chi nhánh Vinh Nghệ An
Nội dung Remarks: Trả tiền nợ tháng 12/2013 Đơn vị trả tiền Payer
Ngày hạch toán Accounting date 08/01/2014
Kế toán Chủ tài khoản Giao dịch viên Kiểm soát
(Accountant) (A/C holder) (Teller) (Supervisor) Đường dẫn: Sổ kế toán tổng hợp/ Sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ/ Sổ chi tiết TK112
2.3.3 Kế toán tổng hợp tiền gửi ngân hàng
* Sổ kế toán tổng hợp TGNH
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp TGNH.
Mẫu Chứng từ ghi sổ trong tháng 1 năm 2014 được trích dẫn từ Sổ kế toán tổng hợp và Sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ.
Chứng từ ghi sổ số 4
Từ các chứng từ ghi sổ, cuối tháng kế toán vào đăng kí chứng từ ghi sổ
Biểu 2.14: Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ
Công ty Cổ phần tư vấn QH.TK.XD Nghệ An
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đường dẫn: Sổ kế toán tổng hợp/ Sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ/ Sổ Cái TK112
2.4.1 Chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ
Khi doanh nghiệp cần vay vốn, họ phải gặp gỡ ngân hàng hoặc các nhà cho vay để thương thảo và ký kết hợp đồng vay, hợp đồng tín dụng cùng với giấy nhận nợ.
Vào ngày 13 tháng 01 năm 2014, công ty VD6 đã ký kết hợp đồng nhận nợ với Ngân hàng Thương mại Cổ phần Công Thương Việt Nam, chi nhánh Nghệ An, nhằm mục đích vay vốn.
2.4.2 Kế toán chi tiết tiền vay.
Dựa vào các chứng từ kế toán, kế toán nhập liệu vào phần mềm và thực hiện định khoản Phần mềm sẽ tự động kết chuyển số liệu trong tháng 01/2014 để ghi sổ tiền vay ngắn hạn.
Biểu 2.16: Sổ chi tiết TK311 – Tháng 1 năm 2014 Đường dẫn: Sổ kế toán tổng hợp/ Sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ/ Sổ chi tiết TK311
2.4.3 Kế toán tổng hợp tiền vay:
Dựa vào chứng từ kế toán, kế toán sẽ nhập liệu và thực hiện định khoản trên phần mềm kế toán Phần mềm này tự động kết chuyển số liệu cho tháng 01/2014 để lập sổ kế toán tổng hợp về tiền vay ngắn hạn.
* Chứng từ ghi sổ và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Chứng từ ghi sổ tiền vay ngắn hạn của công ty trong tháng 1/2014 được ghi nhận trong chứng từ ghi sổ số 1, 3, 4 liên quan đến tiền mặt và tiền gửi ngân hàng Do có mối quan hệ giữa tiền vay ngắn hạn và các khoản tiền này, nên các nghiệp vụ tiền vay ngắn hạn đã được phản ánh trong chứng từ ghi sổ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.
Biểu 2.17: Sổ Cái TK 311 – Tháng 1 năm 2014 Đường dẫn: Sổ kế toán tổng hợp/ Sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ/ Sổ CáiTK112
Công tác kế toán vốn bằng tiền và tiền vay tại Công ty Cổ phần Tư vấn Quy hoạch Thiết kế Xây dựng Nghệ An cần được cải thiện để đảm bảo tính chính xác và minh bạch Việc ghi chép và quản lý các giao dịch tài chính liên quan đến vốn và tiền vay cần tuân thủ các quy định kế toán hiện hành, nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn Ngoài ra, công ty nên áp dụng các phần mềm kế toán hiện đại để tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu sai sót Đề xuất tăng cường đào tạo cho nhân viên kế toán về các kỹ năng quản lý tài chính và cập nhật kiến thức mới nhất trong lĩnh vực kế toán.
Trong quá trình thực tập và nghiên cứu về vốn bằng tiền và tiền vay tại Công ty, tôi đã có cơ hội tiếp xúc thực tế với công tác kế toán Qua đó, tôi đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm và củng cố kiến thức học tập Tôi nhận thấy nhiều biến động về vốn của Công ty, cùng với những ưu điểm và nhược điểm trong quản lý tài chính.
Đội ngũ kế toán của công ty gồm những chuyên gia có trình độ cao và tinh thần trách nhiệm lớn, đảm bảo công tác kế toán được thực hiện kịp thời và đầy đủ.
Thủ tục thu chi, gửi vào và rút ra trong công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty được thực hiện một cách rõ ràng, chính xác và tuân thủ đầy đủ các quy định quản lý vốn của công ty.
Công ty đã tuân thủ đầy đủ các quy định về nộp thuế, bảo hiểm xã hội và các quy định liên quan đến ngân sách nhà nước Ngoài ra, công ty cũng thực hiện nghiêm túc pháp lệnh kế toán, đảm bảo sổ sách và chứng từ kế toán được ghi chép đầy đủ.
Công ty đã áp dụng phần mềm kế toán máy để nâng cao hiệu quả công tác kế toán, từ đó giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ kế toán.
Nhân viên kế toán làm việc trong môi trường thuận lợi với đầy đủ trang thiết bị, giúp họ thực hiện công việc một cách hiệu quả và hạch toán nhanh chóng Điều này đáp ứng kịp thời các yêu cầu quản lý từ giám đốc.
Nguồn thu chủ yếu của công ty đến từ dịch vụ tư vấn khảo sát, quy hoạch và thiết kế công trình xây dựng, tuy nhiên, nhiều dự án lại phụ thuộc vào chính sách đầu tư của nhà nước Khi có sự thay đổi từ các nhà đầu tư, sản phẩm hoàn thành thường phải làm lại từ đầu Thêm vào đó, quá trình phê duyệt các đồ án từ khi triển khai đến khi hoàn thành có thể kéo dài từ 1 đến 2 năm, thậm chí lên tới 3 đến 4 năm, dẫn đến khả năng thanh toán chậm Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến việc thu hồi vốn của công ty.
Kế toán vốn bằng tiền tại công ty gặp khó khăn do đặc điểm hình thức kinh doanh và sự tồn tại của nhiều xí nghiệp, dẫn đến việc luân chuyển chứng từ chậm, ảnh hưởng đến tốc độ hạch toán Khối lượng công việc trong lĩnh vực này khá lớn, trong khi hình thức kế toán tập trung khiến việc ghi chép sổ sách không kịp thời Quản lý tiền mặt tại két bạc tốt giúp hạn chế mất mát và chênh lệch với sổ sách, nhưng vẫn có khả năng xảy ra tình trạng thừa hoặc thiếu tiền mặt, bất chấp sự cẩn thận của thủ quỹ.
2.5.2 Một số kiến nghị để hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền ở Công ty cổ phần tư vấn quy hoạch thiết kế xây dựng Nghệ An
Sau thời gian thực tập và tìm hiểu về công tác kế toán vốn bằng tiền của công ty, tôi nhận thấy vẫn còn một số vấn đề cần cải thiện Dựa trên những nhận xét và đánh giá đã thực hiện, tôi xin đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty.
Sổ cái TK112
Công ty Cổ phần tư vấn QH.TK.XD Nghệ An
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đường dẫn: Sổ kế toán tổng hợp/ Sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ/ Sổ Cái TK112
2.4.1 Chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ
Khi doanh nghiệp cần vay vốn, họ phải tiếp xúc với ngân hàng hoặc các tổ chức cho vay để thực hiện việc thương thảo và ký kết hợp đồng vay, hợp đồng tín dụng, cùng với giấy nhận nợ.
Vào ngày 13/01/2014, công ty VD6 đã ký kết hợp đồng nhận nợ với Ngân hàng Thương mại Cổ phần Công Thương Việt Nam, chi nhánh Nghệ An, nhằm mục đích vay vốn.
2.4.2 Kế toán chi tiết tiền vay.
Dựa trên chứng từ kế toán, kế toán sẽ nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán và thực hiện định khoản Phần mềm này tự động kết chuyển số liệu cho tháng 01/2014 để lập sổ tiền vay ngắn hạn.
Biểu 2.16: Sổ chi tiết TK311 – Tháng 1 năm 2014 Đường dẫn: Sổ kế toán tổng hợp/ Sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ/ Sổ chi tiết TK311
2.4.3 Kế toán tổng hợp tiền vay:
Dựa trên các chứng từ kế toán, kế toán sẽ nhập liệu vào phần mềm kế toán và thực hiện định khoản Phần mềm tự động kết chuyển số liệu tháng 01/2014 để lập sổ kế toán tổng hợp về tiền vay ngắn hạn.
* Chứng từ ghi sổ và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Chứng từ ghi sổ và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ tiền vay của công ty trong tháng 1/2014 nằm trong các chứng từ ghi sổ số 1, 3, 4 liên quan đến tiền mặt và tiền gửi ngân hàng Do tiền vay ngắn hạn của công ty có liên quan trực tiếp đến tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, nên các chứng từ ghi sổ này đã bao gồm các nghiệp vụ liên quan đến tiền vay ngắn hạn.
Biểu 2.17: Sổ Cái TK 311 – Tháng 1 năm 2014 Đường dẫn: Sổ kế toán tổng hợp/ Sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ/ Sổ CáiTK112
Công tác kế toán vốn bằng tiền và tiền vay tại Công ty Cổ phần Tư vấn Quy hoạch Thiết kế Xây dựng Nghệ An cần được cải thiện để nâng cao hiệu quả quản lý tài chính Việc ghi chép và theo dõi các giao dịch liên quan đến tiền mặt và tiền vay cần được thực hiện một cách chính xác và kịp thời Đề xuất áp dụng phần mềm kế toán hiện đại để tự động hóa quy trình và giảm thiểu sai sót Ngoài ra, công ty cũng nên thường xuyên đào tạo nhân viên kế toán về các quy định và chuẩn mực kế toán mới nhất nhằm nâng cao năng lực chuyên môn.
Trong thời gian thực tập và nghiên cứu về Vốn bằng tiền và tiền vay tại Công ty, tôi đã có cơ hội tiếp xúc thực tế với công tác kế toán Qua đó, tôi đã học hỏi được nhiều kinh nghiệm quý báu và củng cố kiến thức đã học ở trường Tôi cũng đã nhận diện được nhiều biến động về vốn của Công ty, từ đó nhận thấy những ưu điểm và nhược điểm trong quản lý vốn.
Đội ngũ kế toán của công ty bao gồm những chuyên gia có trình độ cao và tinh thần trách nhiệm lớn, đảm bảo rằng công tác kế toán được thực hiện một cách kịp thời và đầy đủ.
Quy trình thu chi, gửi tiền và rút tiền trong công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty được thực hiện một cách rõ ràng, chính xác và tuân thủ đầy đủ các quy định quản lý vốn của công ty.
Công ty đã tuân thủ đầy đủ các quy định về nộp thuế, bảo hiểm xã hội và các quy định liên quan đến ngân sách nhà nước Ngoài ra, công ty cũng thực hiện tốt pháp lệnh kế toán, đảm bảo sổ sách và chứng từ kế toán được ghi chép đầy đủ.
Công ty đã áp dụng phần mềm kế toán máy để nâng cao hiệu quả công tác kế toán, giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ kế toán.
Nhân viên kế toán làm việc trong môi trường thuận lợi với đầy đủ trang thiết bị, giúp họ thực hiện công việc hiệu quả và hạch toán nhanh chóng, đáp ứng kịp thời các yêu cầu quản lý từ giám đốc.
Nguồn thu chủ yếu của công ty đến từ dịch vụ tư vấn khảo sát, quy hoạch và thiết kế công trình xây dựng, nhưng phần lớn các dự án lại phụ thuộc vào chủ trương đầu tư của nhà nước Khi có sự thay đổi từ các nhà đầu tư sau khi sản phẩm hoàn thành, công ty thường phải bắt đầu lại từ đầu Hơn nữa, quá trình phê duyệt các đồ án từ khi triển khai đến khi hoàn thành có thể kéo dài từ 1 đến 2 năm, thậm chí lên đến 3 đến 4 năm cho một số công trình, dẫn đến khả năng thanh toán chậm Điều này ảnh hưởng nghiêm trọng đến việc thu hồi vốn của công ty.
Kế toán vốn bằng tiền tại công ty gặp khó khăn do chứng từ luân chuyển chậm, ảnh hưởng đến tốc độ hạch toán Khối lượng công việc trong lĩnh vực này khá lớn, trong khi hình thức kế toán tập trung khiến việc ghi chép sổ sách không kịp thời Quản lý tiền mặt tại két bạc tốt giúp hạn chế mất mát và chênh lệch với sổ sách, nhưng vẫn có khả năng xảy ra tình trạng thừa hoặc thiếu tiền mặt, bất chấp sự cẩn thận của thủ quỹ.
2.5.2 Một số kiến nghị để hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền ở Công ty cổ phần tư vấn quy hoạch thiết kế xây dựng Nghệ An
Sau thời gian thực tập và tìm hiểu về công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty, tôi nhận thấy vẫn còn một số vấn đề chưa hợp lý cần được xem xét để cải thiện Do đó, tôi xin đề xuất một số ý kiến nhằm khắc phục và hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty.