GIỚI THIỆU
GIỚI THIỆU HỆ THỐNG AIS
Hệ thống Thông tin điều hành (AIS) là giải pháp quản lý văn bản và tài liệu an toàn, thuận tiện, giúp điều hành và xử lý công việc một cách nhanh chóng và toàn diện AIS cung cấp nhiều công cụ hỗ trợ người dùng trong việc nắm bắt, xử lý và chuyển giao thông tin hiệu quả Được thiết kế để tạo ra các luồng xử lý thông tin chuẩn, hệ thống này mang lại nền tảng vững chắc cho công tác lưu trữ và khai thác thông tin trong mọi lĩnh vực.
Tài liệu này hướng dẫn người dùng sử dụng Hệ thống điều hành AIS, giúp nhanh chóng thực hiện các thao tác nhập văn bản và hiểu rõ ý nghĩa các trường thông tin Để khám phá đầy đủ các tính năng, vui lòng truy cập phần Trợ giúp trên hệ thống AIS hoặc xem tài liệu công bố tại https://ais.ctin.vn/USERGUIDE/Index.html.
CẤU TRÚC TÀI LIỆU
Tài liệu này được biên soạn và cập nhật dựa trên nội dung của tài liệu trực tuyến, được liên kết trực tiếp trên hệ thống thông tin điều hành AIS, tại chức năng TRỢ GIÚP trên trang chủ.
Tài liệu được chia theo các phần như sau:
Phần 1: “Giới thiệu” giới thiệu cho bạn hệ thống điều hành AIS, cấu trúc tài liệu và các khuôn dạng font chữ, ký hiệu được sử dụng trong tài liệu
Phần 2: “Bắt đầu” giới thiệu cho bạn cách thức đăng nhập vào Hệ thống điều hành AIS, giới thiệu về giao diện của trang chủ trong hệ thống và cách thoát khỏi hệ thống sau khi đã hoàn thành công việc
Phần 3: “Theo dõi văn bản” hướng dẫn bạn cách thức theo dõi các văn bản đến, văn bản đi (văn bản phát hành) theo từng ngày, theo tháng hoặc xem toàn bộ
Phần 4: “Cập nhật thông tin về văn bản” mô tả cách đưa một văn bản mới vào hệ thống và cập nhật thông tin cho một văn bản đã có sẵn trong hệ thống
Phần 5: “Một số thay đổi nâng cấp với phiên bản” mô tả quá trình triển khai nâng cấp hệ thống AIS đảm bảo ATTT với các tiêu chí của Công ty, mô tả một số chức năng cần chú ý trong quá trình gửi nhận văn bản công việc
CÁC KHUÔN DẠNG FONT VÀ KÝ HIỆU
Khuôn dạng font và ký hiệu
Xác định nút mà người sử dụng sẽ phải bấm vào để thực hiện chức năng
Tên trường thông tin Tên trường thông tin trên hộp hội thoại liên kết Các kết nối đến chức năng khác của chương trình
Tên tab Thông tin Các tab thông tin trên các hộp thoại
Các biểu tượng trên danh sách văn bản
Văn bản đã có công việc được giao
Văn bản có tính chất: Khẩn
Văn bản có tính chất: Thượng khẩn
Văn bản có tính chất: Hoả tốc
Thể hiện văn bản có tính chất: Mật
Thể hiện văn bản có tính chất: Tối mật
Thể hiện văn bản có tính chất: Tuyệt mật
Văn bản bị đánh lỗi chuyển nhận
- Với văn thư công ty: Văn bản đã phát hành
- Với tất cả các user khác: Văn bản đã chuyển xử lý
Văn bản này đã được đính kèm file, cho phép bạn mở file trực tiếp từ danh sách sổ xuống © Bản quyền thuộc về Công ty Cổ phần Viễn thông Tin học Bưu điện (CTIN).
Tài liệu được biên soạn bởi Trung tâm Phần mềm – Công ty Cổ phần Viễn thông Tin học Bưu điện (CTIN)
Công ty Cổ phần Viễn thông Tin học Bưu điện (CTIN )
Ngõ 158/2 Phố Hồng Mai, Phường Quỳnh Lôi, Quận Hai Bà Trưng, Thành phố Hà Nội, Việt Nam Tel: +84-24-38634597 Fax: +84-24-38632061
Email: info@ctin.vn Web site: www.ctin.vn
BẮT ĐẦU
ĐĂNG NHẬP VÀO HỆ THỐNG
Để đăng nhập được vào hệ thống, bạn cần có một Tên truy cập (username) và Mật khẩu
Để truy cập vào hệ thống, bạn cần sử dụng tài khoản email và mật khẩu được tích hợp với Active Directory (AD) Nếu bạn chưa có tài khoản, vui lòng liên hệ với người quản trị hệ thống Email để được hỗ trợ.
Hệ thống xây dựng trên nền web, bạn có thể sử dụng các trình duyệt như Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari, Opera … hoặc:
- Bấm vào nút của hệ thống Windows
- Chọn trình duyệt mà bạn muốn sử dụng
2 Nhập địa chỉ của hệ thống AIS
- Bấm chuột vào mục địa chỉ/Address trên cửa sổ trình duyệt
- Gõ địa chỉ phần mềm: https://ais.ctin.vn
- Bấm nút hoặc nhấp chuột vào nút
- Hệ thống Phần mềm Thông tin Điều hành hiển thị trang đăng nhập
Hình 2.1: Đăng nhập vào hệ thống
3 Nhập thông tin người sử dụng
- Nhập thông tin Tên truy cập và Mật khẩu vào các ô thông tin tương ứng (lưu ý: Sử dụng tài khoản và mật khẩu email ctin để truy cập)
- Nhấp chuột vào nút
- Sau khi đăng nhập thành công, hệ thống sẽ hiển thị màn hình trang chủ:
Hình 2.2: Trang chủ hệ thống AIS Lưu ý: Trường hợp đăng nhập thông tin sai sẽ phải Nhập thêm mã Captcha
Hình 2.3: Nhập mã Captcha trong trường hợp nhập sai Username/Mật khẩu
GIAO DIỆN TRANG CHỦ HỆ THỐNG AIS
- Giao diện trang chủ hệ thống AIS
Hình 2.4: Trang chủ hệ thống AIS
Giao diện của trang chủ Hệ thống thông tin điều hành AIS gồm các mục:
- Menu của Hệ thống thông tin điều hành AIS gồm các mục:
Hình 2.5: Menu của hệ thống
TRANG CHỦ Kết nối đến trang chủ của hệ thống
VĂN BẢN Kết nối đến các chức năng quản lý văn bản
CÔNG VIỆC Kết nối đến các chức năng công việc
LỊCH HỌP Chức năng theo dõi lịch họp
LỊCH CÔNG TÁC Chức năng theo dõi lịch công tác lãnh đạo công ty
DANH BẠ Danh sách nhân viên trong Công ty
TIỆN ÍCH Kết nối đến các tiện ích của hệ thống
THƯ ĐIỆN TỬ Kết nối đến Email của người dùng
TRỢ GIÚP Kết nối đến chức năng hướng dẫn người sử dụng
- Các danh sách văn bản (tab văn bản) trên trang chủ:
Hình 2.5: Tab văn bản chờ xử lý
Tab văn bản chờ xử lý: Hiển thị danh sách văn bản đến chưa được mở ra
- Các tab về công việc
Hình 2.6: Các tab công việc
Danh sách công việc mới nhất hiển thị các cơ hội việc làm, bao gồm cả vị trí dành cho đơn vị và cá nhân, mà người dùng chưa xem.
Công việc cần xử lý Hiển thị danh sách công việc cần xử lý của cá nhân
Công việc quá hạn Hiển thị danh sách công việc đã quá hạn xử lý gồm cả cá nhân và đơn vị
- Mục tìm kiếm thông tin
Hình 2.7: Tìm kiếm văn bản
Chức năng tìm kiếm thông tin của hệ thống được đặt trên trang chủ giúp người sử dụng có thể tìm kiếm văn bản, hồ sơ, công việc…
Để tìm kiếm chi tiết hơn, người sử dụng kích vào dòng chữ Tìm nâng cao
Hình 2.8: Hiển thị các thông báo
Mục này hiển thị các thông báo có trong hệ thống tại thời điểm hiện thời đối với người sử dụng hiện thời
Để xem nhiều thông báo khác, kích vào dòng chữ Danh sách
THOÁT KHỎI HỆ THỐNG
- Khi người sử dụng truy cập vào hệ thống, tên của người sử dụng hiện thời sẽ hiển thị tại góc trên, bên phải của cửa sổ chương trình
Nếu tên người sử dụng không chính xác hoặc sau khi bạn đã hoàn tất việc truy cập thông tin trong hệ thống, hãy đảm bảo đóng hệ thống lại để ngăn chặn việc truy cập trái phép vào thông tin.
- Để kết thúc chương trình, bạn nhấp chuột vào mục bên cạnh tên người đang truy cập hệ thống.
THEO DÕI VĂN BẢN
THEO DÕI VĂN BẢN ĐẾN
1 Văn bản đến chờ xử lý
Văn bản đến chờ xử lý là những tài liệu mà cá nhân chưa mở ra xem, và chúng vẫn hiển thị bằng font chữ in đậm Khi cá nhân mở văn bản, nó sẽ không còn xuất hiện trong danh mục này nữa.
- Để theo dõi, thực hiện 2 bước:
Bước 1: Chọn mục Văn bản | Văn bản đến trên Menu của chương trình
Bước 2: Nhấp chuột vào Tab Văn bản đến trên menu trái của chương trình và chọn Văn bản đến chưa đọc
Hình 3.1: Danh sách văn bản đến chờ xử lý
Hệ thống hiển thị tất cả các văn bản đến chờ xử lý, mặc định cho phép xem các văn bản trong tuần Mỗi trang hiển thị tối đa 30 văn bản, giúp người dùng dễ dàng quản lý và theo dõi thông tin.
- Hệ thống hỗ trợ người dùng có thể theo dõi văn bản theo: theo ngày, theo tháng hoặc hiển thị toàn bộ ở mục “Hiển thị văn bản”
Hình 3.2 Phân loại hiển thị văn bản
- Để xem thông tin chi tiết văn bản, bạn nhấp chuột vào một thông tin trên dòng tương ứng với văn bản muốn mở
Hình 3.3: Mở một văn bản đến
Bạn có thể xem file đính kèm mà không cần mở văn bản bằng cách di chuột vào biểu tượng đính kèm Chỉ cần nhấp vào tên file hiện ra để xem trực tiếp nội dung của file đó.
Hình 3.4: xem file đính kèm trực tiếp
Trên giao diện văn bản, có nhiều biểu tượng được sử dụng để cảnh báo người dùng về tình trạng của văn bản tham khảo, như đã đề cập trong Phần 1 mục III.b Những biểu tượng này giúp người dùng dễ dàng nhận biết và theo dõi tình trạng của tài liệu một cách hiệu quả.
Hình 3.5: Biểu tượng cảnh báo tình trạng văn bản
Để thay đổi thông tin trên các trang, hãy kéo thanh cuộn dọc xuống dưới cùng của trang và nhấp vào trang mà bạn muốn truy cập.
- Để xem trang tiếp theo, người sử dụng có thể nhấp chuột vào điểm liên kết “…”
Hình 3.6: Danh sách trang hiển thị văn bản
- Văn bản đến là tất cả các văn bản đến liên quan đến người dùng bao gồm các văn bản đã được xem và chưa xem
- Các nội dung/thao tác loại văn bản này cũng giống như phần 3.1.a Văn bản đến chờ xử lý
3 Văn bản đến có hạn xử lý
- Văn bản đến có hạn xử lý là tất cả các văn bản đến có hạn xử lý, bao gồm các văn bản đã được xem và chưa xem
- Các nội dung/thao tác loại văn bản này cũng giống như phần 3.1.a Văn bản đến chờ xử lý
THEO DÕI VĂN BẢN ĐI
1 Văn bản đi (Văn bản phát hành)
Văn bản đi bao gồm toàn bộ các tài liệu mà các đơn vị phát hành đã gửi, người sử dụng có quyền truy cập cả những văn bản đã mở và chưa mở.
- Để theo dõi văn bản đi, bạn làm các bước sau:
Chọn mục Văn bản | Văn bản đi trên Menu của chương trình
Nhấp chuột vào Văn bản đi trên menu trái của chương trình và chọn Văn bản đi
Hình 3.13: Hiển thị danh sách văn bản phát hành mới
Hệ thống hiển thị tất cả các văn bản mới theo thứ tự thời gian, với văn bản mới nhất được đặt ở trên cùng Mỗi văn bản được trình bày theo từng dòng, và thông tin được sắp xếp theo từng cột để dễ dàng theo dõi.
Hình 3.14: Danh sách văn bản đi
- Hệ thống hỗ trợ người dùng xem văn bản hiển thị theo ngày, theo tuần, theo tháng hoặc toàn bộ trong mục “Hiển thị văn bản”
Hình 3.15: Hiển thị văn bản
- Để mở một văn bản, bạn hãy nhấp chuột vào một thông tin trên dòng tương ứng với văn bản muốn mở
Hình 3.16: Mở một văn bản đến
Để xem file đính kèm mà không cần mở văn bản, bạn chỉ cần di chuột vào biểu tượng đính kèm Sau đó, nhấp vào tên file để xem trực tiếp nội dung của file đó.
Hình 3.17: Xem file đính kèm trực tiếp
Để thay đổi các trang thông tin, hãy kéo thanh cuộn dọc xuống cuối trang và nhấp vào trang bạn muốn truy cập.
- Để xem trang tiếp theo, người sử dụng có thể nhấp chuột vào điểm liên kết “…”
Hình 3.18: Chuyển các trang hiển thị văn bản
2 Văn bản đi chưa đọc
Mục "Văn bản đi chưa đọc" hiển thị danh sách các văn bản đi chưa được đọc Các thao tác và nội dung trên giao diện văn bản tương tự như phần 3.2.1 về văn bản đi.
CẬP NHẬT THÔNG TIN VĂN BẢN
THÔNG TIN CHI TIẾT VĂN BẢN
- Văn bản được chia ra nhiều nhóm thông tin, được bố trí thành các tab khác nhau để người dùng dễ xử lý cũng như theo dõi văn bản:
- Thông tin chung: Bao gồm nhưng thông tin cơ bản về công văn đó: Số ký hiệu, nơi gửi, cấp gửi, loại văn bản, ngày văn bản,…
- Lãnh đạo xử lý: Bao gồm những thông tin được lãnh đạo hoặc thư ký lãnh đạo cập nhật
- Đơn vị xử lý: Bao gồm những thông tin xử lý cấp phòng ban
- Hồ sơ: Bao gồm những thông tin liên quan tới hồ sơ và những văn bản liên quan
Theo dõi văn bản là một quy trình quan trọng, bao gồm thông tin về đơn vị, cá nhân gửi và nhận văn bản Tab này cũng hiển thị các thông tin liên quan đến quá trình cập nhật văn bản, giúp người dùng dễ dàng theo dõi và quản lý.
- Lưu đồ xử lý: Bao gồm lưu đồ dạng trực quan và không trực quan
- Các trường trong tab Thông tin chung trong văn bản đến bao gồm:
STT Tên trường Ý nghĩa trường Ghi chú
1 Số đến Số đến văn bản của đơn vị trên hệ thống
2 Số văn bản Số, ký hiệu của văn bản
3 Hình thức chuyển Hình thức chuyển văn bản
4 Cơ quan ban hành Nơi gửi văn bản Fax, bưu điện, email…
5 Loại văn bản Loại văn bản đến
6 Ngày văn bản Ngày của văn bản
7 Ngày đến Ngày văn bản đến đơn vị
8 Người ký Người ký văn bản
11 Số bản đến Số bản của văn bản đến
12 Số trang Số trang của văn bản đến
13 Hạn xử lý Thời gian xử lý xong văn bản
14 Trích yếu Trích yếu văn bản
15 Đơn vị xử lý Danh sách những đơn vị nhận được văn bản Chọn nhiều đơn vị
16 Đơn vị lưu bản giấy Đơn vị lưu bản gốc Chọn nhiều đơn vị
17 Văn bản mới Tạo thêm 1 VB đến mới
18 Xóa Xóa VB khỏi hệ thống
Lưu và Gửi Lưu VB vào hệ thống và gửi
VB đến đơn vị, cá nhân qua hệ thống và email
20 Lưu Lưu văn bản vào hệ thống
21 Gửi email Chỉ gửi email cho đơn vị, cá nhân
Hình 4.1: Thông tin chung văn bản đến tại Tổng công ty
- Các trường thông tin chung trong văn bản đi bao gồm:
STT Tên trường Ý nghĩa trường Ghi chú
1 Văn bản phát hành số Số văn bản phát hành của đơn vị trên hệ thống
2 Số/Ký hiệu(*) Số, ký hiệu của văn bản
3 Hình thức chuyển(*) Hình thức chuyển văn bản
4 Đơn vị ban hành(*) Đơn vị phát hành văn bản Lọc theo nhóm đơn vị
5 Loại văn bản(*) Loại văn bản phát hành Lọc theo Hình thức văn bản
6 Bộ phận soạn thảo(*) Bộ phận thực hiện soạn thảo văn bản
7 Người ký(*) Người ký văn bản
8 Ngày văn bản(*) Ngày của văn bản
9 Ngày PH(*) Ngày ban hành văn bản
10 Người soạn thảo Người thực hiện soạn thảo văn bản
13 Trích yếu(*) Trích yếu văn bản
14 Đơn vị nhận VB Danh sách những đơn vị nhận được văn bản phát hành
Văn bản đã ở trạng thái phát hành
Nơi nhận ngoài hệ thống Nơi nhận văn bản phát hành bên ngoài AIS, lưu như một thuộc tính
Văn bản đã ở trạng thái phát hành.Chọn nhiều đơn vị
16 Xóa Xóa Văn bản khỏi hệ thống
17 Lưu Lưu văn bản vào hệ thống
Phát hành Phát hành văn bản tới đơn vị hoặc nơi nhận đã chọn ở danh sách
Hình 4.2: Thông tin chung văn bản phát hành
3 Nhóm thông tin Lãnh đạo xử lý
Tab Lãnh đạo xử lý cung cấp thông tin về quá trình làm việc của lãnh đạo Cơ quan Chỉ có các Chủ tịch hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, phó Tổng giám đốc, Chủ nhiệm văn phòng và các thư ký của ban lãnh đạo mới có quyền cập nhật thông tin trong nhóm này.
- Khi xử lý văn bản, lãnh đạo có thể thực hiện công việc theo 2 cách:
Cách 1: Nhập ý kiến chỉ đạo trong phần Lãnh đạo chỉ đạo
Cách 2: Giao việc cho các đơn vị, cá nhân trong phần Giao việc
Hình 4.3: Nhóm thông tin lãnh đạo xử lý
Lưu ý rằng nếu bạn không giữ một trong các chức vụ được chỉ định, bạn sẽ không có quyền cập nhật thông tin Trong trường hợp này, các trường thông tin sẽ bị khóa (các ô thông tin sẽ có màu xám), và bạn sẽ không thể nhập dữ liệu vào.
- Các trường thông tin trong tab “Lãnh đạo xử lý”
STT Tên trường Ý nghĩa trường
1 Lãnh đạo Tên lãnh đạo của cơ quan xử lý văn bản
2 Ý kiến chỉ đạo Ý kiến chỉ đạo xử lý văn bản của lãnh đạo
3 Chuyển đơn vị trong hệ thống Đơn vị trong hệ thống AIS sẽ nhận văn bản theo chỉ đạo của lãnh đạo
Hệ thống Đơn vị ngoài hệ thống AIS sẽ nhận văn bản theo chỉ đạo của lãnh đạo
- Để giao việc lãnh đạo kích chuột vào nút
Hình 4.4: Giao việc cho chuyên viên
4 Nhóm thông tin Bộ phận xử lý
Tab Bộ phận lưu trữ thông tin về quá trình xử lý tại đơn vị, cung cấp các chức năng cho phép người dùng chuyển tiếp văn bản đến cá nhân hoặc đơn vị khác theo hai phương thức khác nhau.
Chức năng chuyển văn bản cho phép mọi người thực hiện dễ dàng Người dùng chỉ cần nhập ý kiến chỉ đạo, sau đó lựa chọn hoặc Sau khi nhấn nút , ý kiến xử lý sẽ được hiển thị ngay bên dưới.
Hình 4.5: Chuyển tiếp văn bản trong Bộ phận xử lý
Giao việc: Chức năng này chỉ có văn thư hoặc lãnh đạo phòng ban được quyền sử dụng
Người sử dụng nhấp chuột vào nút để giao việc cho cá nhân
Hình 4.6: Giao việc trong tab Bộ phận xử lý
- Các trường thông tin trong tab “Đơn vị xử lý”
STT Tên trường Ý nghĩa trường
1 Ý kiến Ý kiến xử lý văn bản của trưởng bộ phận
2 Chuyển tới đơn vị Chuyển cho phòng ban khác
3 Chuyển tới cá nhân Chuyển tới cá nhân xử lý tiếp
4 Danh sách ý kiến xử lý tại Đơn vị
Liệt kê các ý kiến xử lý
5 Việc cho đơn vị Giao việc cho đơn vị
6 Việc cho cá nhân Giao việc cho cá nhân
7 Danh sách công việc phòng ban giao lại cho chuyên viên
Liệt kê những công việc được lãnh đạo phòng giao cho chuyên viên hoặc phòng ban
5 Nhóm thông tin Hồ sơ
Tab Hồ sơ chứa thông tin chi tiết về hồ sơ và công văn, đồng thời chỉ rõ tập hồ sơ nơi công văn này được lưu trữ Ngoài ra, mục này cũng liệt kê danh sách các công văn liên quan đến công văn hiện tại.
Hình 4.7: Thông tin chung hồ sơ
6 Nhóm thông tin Theo dõi văn bản
Trong tab này, người dùng có thể theo dõi toàn bộ quá trình xử lý văn bản, từ khi văn bản được khởi tạo cho đến khi được gửi đến các đơn vị Người dùng sẽ biết đơn vị nào đã xem văn bản, đơn vị nào chưa xem, ai đã nhận tin nhắn văn bản, cũng như thời gian và ngày tháng mà họ đã truy cập để xem.
- Theo dõi gửi nhận văn bản: Xem những đơn vị/cá nhân đã nhận văn bản hoặc chưa nhận văn bản
Đơn vị đã xem văn bản sẽ liệt kê tất cả các đơn vị có người sử dụng đã mở văn bản để xem Hệ thống sẽ ghi lại thời gian và ngày giờ mà người sử dụng đó lần đầu tiên truy cập vào văn bản.
Hình 4.8: Log theo dõi đơn vị đã xem văn bản
Đơn vị chưa xem văn bản: Liệt kê toàn bộ những đơn vị chưa có người mở ra xem văn bản
Tên những người có trách nhiệm thụ lý văn bản đó
Hình 4.9: Log theo dõi đơn vị chưa xem văn bản
Người dùng có thể xuất danh sách gửi nhận văn bản này ra file excel bằng cách nhấp chuột vào nút
- Theo dõi lỗi văn bản chia ra thành 2 loại lỗi văn bản chính: Lỗi thể thức văn bản và lỗi chuyển văn bản điện tử
Lỗi thể thức VB: là những lỗi về thể hiện trên văn bản giấy như sai Quốc hiệu, sai tên đơn vị, sai định dạng số ký hiệu,
Hình 4.10: Lỗi thể thức văn bản
Lỗi chuyển VB điện tử: Lỗi chuyển nhận văn bản điện tử được chia làm 3 loại lỗi chính:
Lỗi file gắn kèm: Không gắn kèm file; Gắn kèm file chậm so với quy định, file gắn kèm không điền chữ “Đã ký”…
Lỗi chọn đơn vị nhận văn bản: Không chọn đủ nơi nhận văn bản trên hệ thống trong trường nơi nhận trong hoặc ngoài AIS
Trong quá trình xử lý văn bản, có nhiều lỗi thường gặp như sai số ký hiệu văn bản phát hành, không đúng loại văn bản, sai hình thức chuyển văn bản, và việc văn thư cơ quan không đính kèm file Những sai sót này có thể gây ảnh hưởng đến tính chính xác và hiệu quả trong công việc.
- Theo dõi gửi mail: Hiển thị danh sách các email liên quan đã gửi
Hình 4.12: Log theo dõi gửi mail
- Theo dõi quá trình chuyển văn bản: Để xem và theo dõi quá trình chuyển văn bản
Hình 4.13: Log theo dõi quá trình chuyển văn bản
Lịch sử cập nhật thông tin ghi lại toàn bộ quá trình chỉnh sửa và cập nhật văn bản từ khi bắt đầu tạo cho đến hiện tại, giúp người dùng theo dõi các thay đổi một cách dễ dàng và hiệu quả.
Hình 4.14: Lịch sử cập nhật thông tin
Hệ thống cho phép người dùng theo dõi toàn bộ quá trình xử lý văn bản, từ việc giao nhiệm vụ cho chuyên viên, phòng ban, đến việc chuyển giao cho thủ trưởng đơn vị Mọi thông tin về việc giao việc cho chuyên viên cấp dưới đều được thể hiện một cách rõ ràng.
- Để sử dụng chức năng này người dùng nhập chuột vào tab ”Lưu đồ xử lý”
Hình 4.15: Lưu đồ xử lý
- Tất cả thông tin xử lý sẽ được hệ thống liệt kê trong phần này
Hình 4.16: Theo dõi quá trình xử lý
Hệ thống cũng cho phép người dùng xem tổng quan toàn bộ quá trình xử lý bằng cách nhấp vào .
Hình 4.17: Xem dạng sơ đồ trực quan
- Người dùng có thể lựa chọn nhiều kiểu xem thông tin về hình thức xử lý khác nhau bằng cách chọn .
Các nguyên tắc phân quyền khi thay đổi thông tin văn bản
Người soạn thảo có quyền điều chỉnh mọi thông tin trong phần Thông tin chung Trong khi đó, các người sử dụng khác chỉ có quyền xem thông tin mà không được phép thay đổi, trừ khi nhận được văn bản này và có quyền ký nhận vào sổ của đơn vị mình.
Lãnh đạo Cơ quan, thư ký và lãnh đạo Văn phòng có quyền phê duyệt văn bản, chuyển giao cho các Lãnh đạo khác, ghi ý kiến chỉ đạo, phân công công việc cho các đơn vị, hoặc chuyển văn bản đến các đơn vị để xử lý trong phần Lãnh đạo xử lý.
Các Trưởng và Phó đơn vị có trách nhiệm báo cáo công việc được Lãnh đạo giao, phân công nhiệm vụ cho nhân viên, và theo dõi tiến độ công việc trong phần Đơn vị xử lý Đồng thời, họ cũng cần lưu trữ các văn bản liên quan vào hồ sơ của đơn vị trong phần Hồ sơ.
- Quản trị hệ thống có quyền xem toàn bộ các văn bản và file đính kèm của văn bản, có quyền xóa văn bản khỏi hệ thống
Nhập văn bản
- Để nhập văn bản đến bạn mở phần thông tin văn bản đến rồi nhấp chuột nào nút
- Chỉ Văn thư cơ quan mới có quyền nhập văn bản
- Hệ thống sẽ hiển thị các trường thông tin cho phép người sử dụng có thể nhập thông tin của văn bản
Hình 4.23: Nhập văn bản đến mới
2 Nhập văn bản đi (Văn bản phát hành)
- Để tạo văn bản đi bạn mở phần thông tin “Văn bản phát hành”, bấm nút
- Chỉ văn thư cơ quan và các cá nhân đơn vị đăng ký được quyền tạo văn bản đi
- Hệ thống hiển thị một cửa sô văn bản cho phép người sử dụng có thể nhập thông tin của văn bản
Hình 4.24: Văn bản phát hành mới
* Hướng dẫn cách chọn danh sách đơn vị/cá nhân trong AIS nhận văn bản
Để chuyển văn bản mới tới một hoặc nhiều Đơn vị liên quan, hãy nhấp vào nút bên cạnh trường thông tin Đơn vị xử lý (đối với văn bản đến) hoặc Đơn vị nhận VB (đối với văn bản phát hành) Hệ thống sẽ hiển thị một hộp hội thoại với danh sách các Đơn vị trong Cơ quan.
- Để chọn một Đơn vị, bạn hãy nhấp chuột vào ô lựa chọn (check box) bên cạnh tên các Đơn vị muốn chọn
- Để loại bỏ lựa chọn một Đơn vị có 2 cách:
Cách 1: Nhấp chuột vào ô lựa chọn bên cạnh tên Đơn vị tương ứng
Cách 2: Nhấp chuột vào tên Đơn vị muốn loại bỏ trong danh sách đã chọn
Hệ thống cung cấp chức năng tìm kiếm đơn vị, cho phép người dùng nhập tên đơn vị vào ô Tìm Nếu tìm thấy, tên đơn vị sẽ hiển thị trong danh sách bên dưới để người dùng dễ dàng nhận diện.
- Hệ thống hỗ trợ thêm các tùy chọn: Thực hiện, Phối hợp, Báo cáo Việc chọn này dựa trên vai trò của Đơn vị xử lý văn bản
Để lựa chọn lãnh đạo của đơn vị, bạn chỉ cần nhấp chuột vào tên đơn vị mong muốn Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các lãnh đạo thuộc đơn vị đó để bạn có thể chọn lựa.
Đối với người dùng là Lãnh đạo công ty, hệ thống sẽ có các trường thông tin như “Chỉ đạo”, “Phối hợp” và “Báo cáo” Trong khi đó, người dùng là Trưởng hoặc Phó ban chỉ có các trường “Thực hiện” và “Phối hợp” để đảm bảo sự phù hợp với vai trò và trách nhiệm của họ.
Hình 4.25: Chọn Lãnh đạo để chuyển văn bản tới
Hình 4.26: Chọn cá nhân trong AIS
- Để chọn đơn vị hoặc cá nhân, bạn nhấp chuột vào nút lựa chọn ngoài cùng bên trái
Bạn có thể tạo danh sách đơn vị hoặc gửi văn bản bằng cách sử dụng danh bạ của tôi Khi chọn người sử dụng, bạn có thể dễ dàng lựa chọn từ danh bạ đã được lưu trữ.
Hình 4.27: Chọn nơi nhận trong danh bạ của tôi
* Hướng dẫn cách chọn danh sách đơn vị ngoài AIS nhận văn bản
Để chuyển văn bản mới tới một hoặc nhiều Đơn vị liên quan, hãy nhấp vào bên cạnh trường thông tin Nơi nhận ngoài CTIN.
Hình 4.28: Chọn nơi nhận ngoài AIS để chuyển văn bản tới
- Để chọn một Đơn vị, bạn hãy nhấp chuột vào ô lựa chọn (check box) bên cạnh tên các Đơn vị muốn chọn
- Để loại bỏ lựa chọn một Đơn vị có 2 cách:
Cách 1: nhấp chuột vào ô lựa chọn bên cạnh tên Đơn vị tương ứng
Cách 2: nhấp chuột vào tên đơn vị muốn loại bỏ trong danh sách đã chọn
1 Hệ thống hỗ trợ chức năng tìm đơn vị, nhập tên đơn vị muốn tìm vào ô Tìm Nếu tìm thấy, tên Đơn vị sẽ được hiển thị trong danh sách bên dưới
Sau khi lựa chọn các Đơn vị, hãy nhấp vào nút để hoàn tất quá trình Tên các Đơn vị đã chọn sẽ được cập nhật vào trường thông tin, và sau đó bạn có thể đóng hộp thoại chọn Đơn vị.
Để thêm tên cơ quan không có trong danh sách, bạn chỉ cần nhập tên cơ quan vào trường “Cơ quan mới” và nhấn nút .
Nếu bạn cần thêm tên cơ quan chưa có trong danh sách, hãy nhập tên cơ quan vào trường “Cơ quan mới” và nhấn nút để hoàn tất.
Sau khi nhập đầy đủ nội dung văn bản, để gửi văn bản đi nhấp chuột vào nút “Phát hành”
MỘT SỐ THAY ĐỔI TRÊN PHIÊN BẢN MỚI
ĐẢM BẢO ATTT THEO YÊU CẦU CỦA CÔNG TY
- Hệ thống AIS được xây dựng trên mô hình Web-based, triển khai tập trung tại hệ thống máy chủ được Công ty quy hoạch
Hệ thống AIS sử dụng Internet và được triển khai theo mô hình tối thiểu hai lớp, với máy chủ được bảo vệ tách biệt Chỉ cho phép truy cập từ những máy chủ nhất định qua các cổng cần thiết, hệ thống này được bảo vệ bằng tường lửa và các biện pháp bảo mật khác của Công ty.
Thông tin nhạy cảm như tài khoản, mật khẩu và thông tin cá nhân của người dùng được bảo vệ qua các kênh và giao thức kết nối an toàn, sử dụng chứng thư số hợp pháp theo quy định về an toàn thông tin của Công ty Tất cả dữ liệu này đều được mã hóa với độ bảo mật từ 2048 bit trở lên.
- Hệ thống AIS luôn được sao lưu đồng thời giữa 02 máy chủ và khả năng phục hồi dữ liệu nhanh chóng
Các tệp dữ liệu trên máy chủ thường được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu hoặc được mã hóa, ngoại trừ những thông tin công khai như tài liệu hướng dẫn sử dụng.
- Hệ thống AIS được xác thực tập trung, sử dụng tài khoản và mật khẩu email của CTIN để đăng nhập hệ thống
Hệ thống AIS có tính năng tự động khóa tài khoản khi có nhiều lần đăng nhập sai trong thời gian ngắn, đồng thời áp dụng cơ chế bảo vệ khác như yêu cầu xác thực qua captcha sau khi vượt quá số lần đăng nhập quy định.
- Phiên làm việc được giới hạn trong 720 phút, để ngắt phiên làm việc người sử dụng sử dụng nút “Thoát” trên chương trình
MỘT SỐ THAY ĐỔI QUY TRÌNH MỚI
1 Đối với văn bản phát hành ra bên ngoài
Khi soạn thảo văn bản đi, mặc định văn bản sẽ được coi là nội bộ Để gửi văn bản tới đơn vị bên ngoài, cần thay đổi mục “Đơn vị ban hành” thành Công ty Cổ phần Viễn thông Tin học Bưu điện Phần “Bộ phận soạn thảo” sẽ là đơn vị gửi văn bản, và trong mục “Người ký”, hãy nhập tên lãnh đạo Công ty ký tên trên văn bản.
Để chọn số gửi ra ngoài Công ty, hãy truy cập vào sổ “Công ty Cổ phần Viễn thông Tin học Bưu điện” tại mục Cấp số Lưu ý rằng một số sổ chỉ được phân quyền cho các đơn vị chức năng, trong khi một số sổ khác chỉ có quyền hạn của lãnh đạo đơn vị và văn thư/tổng hợp Các đơn vị hoặc cá nhân cần lấy số văn bản công ty vui lòng gửi email tới to:huyenpt@ctin.vn và cc:hungnx@ctin.vn cùng với lãnh đạo đơn vị để được cấp số.
2 Lưu ý một số chức năng gửi văn bản
Các nút “Lưu”, “Phát hành”, “Gửi email” đã thực hiện mở để phù hợp với công ty trong quá trình gửi văn bản
Chức năng "Lưu" cho phép người dùng lưu trữ tạm thời các văn bản chưa được gửi, giúp dễ dàng chỉnh sửa nội dung khi số lượng văn bản quá lớn.
Khi nhập và lưu văn bản, tất cả đều được mặc định là văn bản dự kiến phát hành Để gửi văn bản tới các cá nhân hoặc đơn vị nhận, bạn cần nhấn nút "Phát hành" Lưu ý rằng hệ thống sẽ tự động gửi email thông báo cho các cá nhân hoặc đơn vị nhận khi văn bản được phát hành kèm theo tệp đính kèm.
Trang 27/32 Để kiểm tra các văn bản đi chưa phát hành: Nhấp chuột vào “Văn bản chưa phát hành”
Sau khi văn bản được phát hành, hệ thống sẽ hiển thị nút gửi email, cho phép người dùng gửi thông tin tới những cá nhân không đăng ký trong hệ thống AIS Lưu ý rằng người dùng có thể gửi email cho nhiều người bằng cách nhập các địa chỉ email, ví dụ: abc@ctin.vn; def@gmail.com.vn.
3 Quy định lấy số cho văn bản:
Theo quy định mẫu số văn bản trên ISO công ty, lấy số văn bản trên hệ thống AIS
LOẠI VĂN BẢN YÊU CẦU BẮT BUỘC LẤY SỐ GẮN FILE
TT Tên biểu mẫu/phụ lục Mã hiệu Số văn bản đơn vị Số văn bản Công ty
1 Mẫu quyết định HĐQT PL.CTIN.01 Số: /QĐ/HĐQT
2 Mẫu quyết định TGĐ PL.CTIN.01 Số: /QĐ/TGĐ
3 Mẫu Công văn gửi ra ngoài PL.CTIN.02 Số:… /CTIN/TÊN ĐƠN VỊ
4 Mẫu báo cáo gửi nội bộ PL.CTIN.03 Số:… /BC/TÊN ĐƠN
5 Mẫu báo cáo gửi ra ngoài PL.CTIN.03 Số: /BC/CTIN/TÊN ĐƠN
6 Mẫu tờ trình nội bộ PL.CTIN.04 Số: /TT/TÊN ĐƠN
7 Mẫu tờ trình gửi ra ngoài PL.CTIN.04 Số: /TT/CTIN/TÊN ĐƠN
8 Mẫu thông báo nội bộ PL.CTIN.05 Số: /TB/TÊN ĐƠN
9 Mẫu thông báo gửi ra ngoài PL.CTIN.05 Số: /TB/CTIN/TÊN ĐƠN
10 Mẫu thông báo nội bộ PL.CTIN.05 Số: /TB/TÊN ĐƠN
11 Mẫu thông báo gửi ra ngoài PL.CTIN.05 Số: /TB/CTIN/TÊN ĐƠN
12 Mẫu biên bản xác nhận thiết bị PL.CTIN.06 Số: /BB/TÊN ĐƠN
LOẠI VĂN BẢN YÊU CẦU LẤY SỐ
STT Tên đơn vị Viết tắt Số AIS
1 Giấy Ủy quyền GUQ Số: /GUQ/CTIN Số: /GUQ/CTIN
2 Hợp đồng kinh tế HĐKT Số: /HĐKT/CTIN
3 Thanh lý hợp đồng TLHĐ Số: /TLHĐ/CTIN
4 Đề nghị thanh toán ĐNTT Số: /ĐNTT/TÊN ĐƠN VỊ
Số: /ĐNTT/CTIN/TÊN ĐƠN VỊ
5 Biên bản bàn giao BBBG Số: /BBBG/TÊN ĐƠN VỊ
6 Đề nghị xuất kho PXK Số: /PXK/TÊN ĐƠN
7 Đề nghị nhập kho PNK Số: /PNK/TÊN ĐƠN
8 Phiếu giao khoán PGK Số: /PGK/TÊN ĐƠN
9 Đề nghị mua hàng ĐNMH Số: /ĐNMH/TÊN ĐƠN VỊ
10 Đơn đặt hàng ĐĐH Số: /ĐĐH/TÊN ĐƠN VỊ
11 Đề nghị đầu tư mua sắm ĐNĐT Số: /ĐNĐT/TÊN ĐƠN VỊ
12 Mẫu văn bản Công đoàn CĐ-CTIN Số: /TT/CĐ-CTIN
13 Mẫu văn bản Đoàn thanh niên ĐTN-CTIN Số: /TT/ĐTN-CTIN
Lưu ý rằng sổ văn bản nội bộ của các đơn vị phải được quản lý tại vùng đơn vị tương ứng Chẳng hạn, văn bản nội bộ của Trung tâm Phần mềm sẽ được ghi số tại chính Trung tâm Phần mềm.
4 Cấp số văn bản đi với mỗi sổ văn bản đi được phân quyền tới từng cá nhân
Sổ văn bản đi nội bộ của Phòng HCQT cho phép ngoài lãnh đạo đơn vị và cá nhân có quyền tổng hợp hay văn thư, còn có thể bổ sung cá nhân khác có quyền cấp số tại mục “Người cấp số bổ sung”.
XỬ LÝ VĂN BẢN/CÔNG VIỆC/NHẮC VIỆC QUA EMAIL
1 Email văn bản đến/đi
Khi nhận văn bản mới hoặc nhiệm vụ có kèm theo văn bản, bạn sẽ tự động nhận được email với nội dung chi tiết, luồng xử lý, ý kiến chỉ đạo (nếu có) và file gắn kèm Để xem và xử lý trực tuyến văn bản, hãy nhấn vào biểu tượng “Xem” bên cạnh Số đến.
Hình Email văn bản đến mới
2 Email công việc mới/cập nhật công việc
Khi bạn nhận được email giao việc, sẽ có thông tin chi tiết về công việc, hạn xử lý, ý kiến chỉ đạo (nếu có) và file gắn kèm Để xem và cập nhật công việc, hãy nhấn vào link “Xem nội dung chi tiết công việc (Bấm vào đường link)” Nếu công việc có văn bản đính kèm và bạn muốn xem bản gốc, hãy nhấn vào link “Xem nội dung văn bản gốc (Bấm vào đường link)”.
Hình Email công việc mới/Cập nhật công việc
3 Email nhắc việc định kỳ
Hệ thống tự động gửi email nhắc nhở về các công việc sắp đến hạn xử lý, với thông báo được gửi trước 1 ngày Bạn có thể nhấn vào nút “Link” để truy cập trực tiếp vào công việc và xem chi tiết cũng như cập nhật thông tin cần thiết.
Hình 3.20: Email nhắc công việc đến hạn xử lý
Lãnh đạo cấp quản lý sẽ nhận được email tự động báo cáo về các công việc quá hạn xử lý của đơn vị trong tuần trước Để xem chi tiết nội dung công việc, bạn chỉ cần nhấn vào nút “Link” để mở trực tiếp.
