TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG eISO – Phiên bản 01

Mục đích và ý nghĩa

- Mục đích: Hướng dẫn sử dụng các chức năng của hệ thống eISO quản trị khai thác

Quy định/Quy trình (QĐQT) của Tổng Công ty (TCT)

+ Tra cứu QĐQT theo nghiệp vụ tương ứng vị trí công tác của người dùng, phục vụ công tác đảm bảo tuân thủ tác nghiệp trên toàn TCT;

Tổ chức sắp xếp Quy định Quản trị theo cấp độ từ 0-5 nhằm giám sát mức độ tuân thủ và phân rã các quy phạm nội bộ của TCT trong suốt quá trình sản xuất kinh doanh Điều này giúp xác định chức năng và nhiệm vụ của từng đơn vị, đảm bảo rằng tất cả các tác nghiệp đều được thực hiện theo quy trình đã định.

Cấp 0: văn bản pháp quy của cơ quan quản lý nhà nước;

Cấp 5: của đơn vị khối TTKD VNPT T/Tp

+ Tổ chức xây dựng, góp ý, thẩm định và lưu trữ QĐQT trực tuyến

- Tài liệu này áp dụng cho hệ thống eISO quản trị khai thác Quy định/Quy trình của Tổng Công ty, với các chức năng sau:

+ Quản trị Quy đinh Quy trình của Tổng Công ty

- Tài liệu phục vụ cho đối tượng sử dụng:

Là các cán bộ/ nhân viên tham gia quản lý, tra cứu thông tin QĐQT

Xử lý các quy trình nghiệp vụ

+ Admind - Quản trị hệ thống

Là người quản lý cấu hình, duy trì hoạt động của hệ thống

Quản trị người dùng và phân quyền truy cập hệ thống là những yếu tố quan trọng trong việc quản lý danh mục người dùng Điều này bao gồm việc xác định danh mục đơn vị chủ sở hữu quyết định quản trị (QĐQT), danh mục nhóm chức năng, cũng như danh mục các đơn vị hoặc bộ phận và nghiệp vụ liên quan.

Từ viết tắt

- Admin: Quản trị hệ thống

- Ad đơn vị: Quản trị cấp đơn vị

- Đơn vị chủ sở hữu QĐQT: Đơn vị soạn thảo QĐQT

- Chủ QĐQT: đơn vị chủ trì soạn thảo và ban hành 01 QĐQT cụ thể

- Nghiệp vụ: Các nghiệp vụ được xây dựng theo khung quy trình nghiệp vụ quản lý, sản xuất kinh doanh của Tập đoàn Bưu chính viễn thông

- Vai trò của Account: gồm hai lựa chọn quyền: Quản trị QĐQT và Quản trị hệ thống

QĐQT là văn bản quy phạm pháp luật do Cơ quan quản lý nhà nước ban hành, cùng với các văn bản quy phạm nội bộ của Tập đoàn, Tổng Công ty và các đơn vị trực thuộc, bao gồm Quy định, Quy trình, Quy chế và các tài liệu liên quan khác.

- TĐ VNPT: Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam

- VNPT VNP: Tổng Công ty Dịc vụ Viễn thông VNPT Vinaphone

- VNPT NET: Tổng Công ty Hạ tầng mạng NET

- VNPT Media: Tổng Công ty Media

- VNPT DATA: Công ty Dữ liệu VNPT

- VNPT SOFT: Công Ty Phần mềm VNPT

- VNP TTKD VNPT T/TP: Trung tâm Kinh doanh VNPT Tỉnh/ Thành phố

- VNP TTHTBHMT : Trung tâm Hỗ trợ bán hàng Miền trung

- VNP TTHTMN: Trung tâm Hỗ trợ bán hàng Miền nam

- VNP KHCN: Ban Khách hàng Cá nhân

- VNP-TCDN: Ban Khách hàng Tổ chức Doanh nghiệp

- VNP VPTCT: Văn Phòng tổng công ty

- VNP KTTC: Ban Kế toán - Tài chính

- VNP NCTT&PTDV: Ban Nghiên cứu thị trường và Phát triển dịch vụ

- VNP CL: Ban Chất lượng

- VNp KHDT: Ban Kế hoạch - Đầu tư

- VNP NS: Ban Nhân sự

- VNP KTNV: Ban Kỹ thuật nghiệp vụ

- VNP VPDT: Văn Phòng đảng đoàn thể

- VNP QLDA: Ban Quản lý dự án

- VNP KD ONLINE: Tổ Kinh doanh online

- VNP KSVCT: Kiểm soát viên chuyên trách

- VNP KCN: Khối cơ quan Tổng Công ty Dịch vụ Viễn thông

- VNP BLD: Ban Lãnh đạo Tổng Công ty Dịch vụ Viễn thông VNPT VNP

- VNP BDH: Ban điều hành

- VNP DVTT: Các đơn vị trực thuộc

Mô tả eISO

eISO là hệ thống quản lý khai thác quyết định quốc tế, hỗ trợ công tác quản lý chất lượng của Tổng Công ty, từ cấp Tổng Công ty đến các đơn vị trực thuộc.

- Các modul của hệ thống gồm:

+ Quản trị QĐQT: Xây dựng và khai thác QĐQT

+ Quản trị hệ thống: Quản lý dữ liệu QĐQT và danh mục người dùng.

Giới thiệu các chức năng

Đăng nhập/ Đăng suất

Mô tả Đối tượng sử dụng

Dùng tài khoản e-mail VNPT và mật khẩu riêng dùng cho eISO để đăng nhập

Account sử dụng eISO do Ad đơn vị tạo

Thoát khỏi hệ thống Người dùng đang ở trạng thái log in

Trang chủ

Mô tả Đối tượng sử dụng

QĐQT - Tất cả các chức năng liên quan đến quản lý, tra cứu thông tin QĐQT

- Các tác nghiệp với QĐQT

Quản trị người dùng, phân quyền truy cập hệ thống, quản trị các danh mục

Tất cả các Admin và Ad đơn vị

Chức năng Quản trị QĐQT

STT Chức năng Mô tả Đối tượng sử dụng

1.1 QĐQT có hiệu lực Danh sách QĐQT có hiệu lực;

Tra cứu theo các tiêu chí

1.2 Tìm kiếm theo trạng thái

Danh sách tất cả QĐQT: Đang hiệu lực/ chờ đóng góp thẩm định/ Chờ phê duyệt/ Đang soạn thào

2 Quản lý QĐQT đơn vị

2.1 QĐQT chờ đóng góp Danh sách QĐQT Đơn vị cần phải

2.2 QĐQT chờ thẩm định Danh sách QĐQT Đơn vị đơn vị cần phải ThĐ

2.3 QĐQT chờ phê duyệt Danh sách QĐQT Đơn vị cần trình

Lãnh đạo TCT phê duyệt

2.4 QĐQT chờ ban hành Danh sách QĐQT đã được phê duyệt ban hành cần tải lên eISO

Account Ban CL sử dụng

2.5 QĐQT đã ban hành Thống kê Danh sách QĐQT do Đơn vị là chủ sở hữu, còn hiệu lực

3 Quản lý QĐQT cá nhân

3.1 Gửi QĐQT mới Mỗi Account có quyền tạo QĐQT mới và lưu trên hệ thống để tương tác với các đơn vị G/y ThĐ

3.2 QĐQT đang soạn thảo Danh sách QĐQT đang soạn thảo

3.3 QĐQT chờ đóng góp thẩm định

Danh sách QĐQT của cá nhân đã gửi đi G/y ThĐ

Tiếp nhận/Tương tác nội dung G/y ThĐ của các đơn vị

3.4 QĐQT chờ phê duyệt Danh sách QĐQT đã thẩm định xong, chờ được phê duyệt

3.5 QĐQT Bị từ chối Dánh sách QĐQT được đơn vị thẩm định trả về để hoàn thiện/ phê duyệt

3.6 QĐQT chờ cập nhật eISO

Danh sách QĐQT đã được phê duyệt ban hành cần tải lên eISO

Chức năng Quản trị hệ thống

STT Chức năng Mô tả Đối tượng sử dụng

Thống kê theo danh sách/ Thêm mới/ Sửa thông tin/Khóa Account/ Cập nhật vai trò Account

Ad đơn vị 1.2 Danh mục đơn vị Thống kê theo danh sách/ Tạo mới đơn vị theo hình cây phân cấp/ Sửa thông tin/ Xóa đơn vị

Ad đơn vị 1.3 Nhóm chức năng Định danh Menu khai thác eISO cho nhóm Account

1.4 Danh mục thư mục QĐQT

Tạo danh mục phân loại QĐQT Admin

1.5 Danh mục bộ phận/ Đơn vị

Ma trận đối tượng sử dụng QĐQT và nghiệp vụ Admin

Danh sách các nghiệp vụ (định nghĩa các nghiệp vụ dựa theo khung quy trình do Tập đoàn ban hành)

Lưu đồ tổng quát Tạo mới một QĐQT

7 Đơn vị soạn thảo Đơn vị soạn thảo Đơn vị soạn thảo Đơn vị Góp ý/

Thẩm định Đơn vị Góp ý/Thẩm định Đơn vị soạn thảo

Lãnh đạo Đơn vị soạn thảo

Tài liệu đang soạn thảo

Chờ Góp ý/Thẩm định Đạt chuẩn

Cập nhật CSDL eISO yes

3 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG

Đăng nhập / Đăng xuất

Địa chỉ: http://eiso.vinaphone.com.vn/

Account truy cập vào eISO, màn hình đăng nhập như sau:

Nhập "Tên truy nhập" và "Mật khẩu", sau đó chọn [Đăng nhập] Nếu thông tin chính xác, bạn sẽ truy cập thành công vào hệ thống; nếu không, hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi đăng nhập Để đăng xuất, hãy chọn biểu tượng tương ứng.

Khối chức năng Quản trị hệ thống

Quản lý danh mục người dùng

Các bước thêm mới một Account:

Từ menu [Quản trị hệ thống], chọn [Danh mục người dùng ], hệ thống hiển thị:

Nhập các thông tin Các trường thông tin có dấu * là các trường bắt buộc

- Đơn vị quản lý: mặc định là đơn vị của Ad đơn vị;

- Tài khoản: nhập địa chỉ email VNPT (email này sẽ sử dụng để đăng nhập hệ thống sau khi tạo tài khoản thành công);

- Họ tên: Họ tên đầy đủ của Account;

- Mật khẩu: Nhập mật khẩu eISO của Account (mật khẩu này sẽ sử dụng để đăng nhập hệ thống sau khi tạo tài khoản thành công);

- Điện thoại: số điện thoại của Account (không bắt buộc)

- Đối tượng: Ma trận đối tượng sử dụng QĐQT và nghiệp vụ

Để thêm người dùng là lãnh đạo, hãy chọn vào ô check box Khi đó, tài khoản sẽ có quyền truy cập toàn bộ các quyết định của Hội đồng quản trị được ban hành cho đơn vị, không phân biệt đối tượng.

Chọn [Chấp nhận] để hoàn thành việc thêm mới Account

Lưu ý: Nếu các thông tin không đủ hoặc không đúng yêu cầu hệ thống, khi đó hệ thống sẽ hiển thị màn hình như sau:

3.2.1.2 Cập nhật vai trò người dùng Để cập nhật vai trò người dùng, Chọnn [Cập nhật vai trò] trên danh sách như sau:

Khi đó hệ thống hiển thị màn hình như sau:

Chọn nhóm chức năng đúng với đơn vị mình

3.2.1.3 Sửa thông tin người dùng Để sửa thông tin Account , Chọn [Sửa]:

Khi đó hệ thống hiển thị màn hình như sau:

Chỉnh sửa thông tin Account hoặc chỉnh sửa mật khẩu của Account (quên mật khẩu) Chọn [Chấp nhận] để hoàn thành việc sửa thông tin Account

3.2.1.4 Khóa người dùng Để khóa Account, Chọn [Khóa] trên danh sách như sau:

Khi đó hệ thống hệ thống hiển thị câu hỏi xác nhận việc khóa Account như sau:

Chọn [Tiếp tục] để hoàn thành việc khóa người dùng

3.2.1.5 Mở khóa người dùng Đối với Account đã bị xóa, hệ thống cung cấp chức năng mở khóa Những Account đang bị khóa không được cập nhật vai trò Account Để thực hiện mở khóa Account, Chọn [Mở khóa] trên màn hình như sau:

Khi đó hệ thống hiển thị câu hỏi xác nhận việc mở khóa cho Account như sau:

Chọn [Tiếp tục] để hoàn thành việc mở khóa Account Khi đó Account được sử dụng bình thường.

Quản lý danh mục đơn vị

3.2.2.1 Thêm mới đơn vị Để thêm mới đơn vị, Chọn [Thêm mới] trên màn hình như sau:

Khi đó hệ thống hiển thị màn hình như sau:

Chọn mã và tên đơn vị để bắt đầu Nếu không nhập thông tin vào trường "Đơn vị quản lý", hệ thống sẽ tự động lấy đơn vị cấp cha làm mặc định Trong trường hợp không phải là đơn vị cấp cha, hãy chọn từ danh mục [Lựa chọn đơn vị].

Chọn [Chấp nhận] để hoàn thành việc thêm mới đơn vị

3.2.2.2 Sửa thông tin đơn vị Để chỉnh sửa thông tin, Chọn [Sửa] trên màn hình như sau:

Khi đó hệ thống hiển thị như sau:

Chọn [Chấp nhận] để hoàn thành việc chỉnh sửa

3.2.2.3 Xóa danh mục đơn vị Để thực hiện xóa danh mục đơn vị, Chọn [Xóa] trên màn hình như sau:

Khi đó hệ thống sẽ hiển thị câu hỏi xác thực việc xóa như sau:

Chọn [Tiếp tục] để hoàn thành việc xóa.

Khối chức năng quản trị QĐQT

Tra cứu QĐQT

Bao gồm toàn bộ các QĐQT còn hiệu lực

- Danh mục QĐQT của Chủ QĐQT

- Danh mục QĐQT đơn vị là đối tượng thụ hưởng sử dụng

Account được phép tìm kiếm nâng cao QĐQT theo các tiêu chí sau:

- Đơn vị chủ sở hữu QĐQT;

- Mã QĐQT hoặc quyết định ban hành QĐQT hoặc mã AIS

- Thời gian từ ngày hiệu lực đến ngày hiệu lực

Hệ thống hiển thị màn hình thông tin QĐQT như sau:

 Tải QĐQT xuống bằng cách Chọn [Tải xuống]:

Khi đó hệ thống hiển thị màn hình như sau:

Chọn [Tải xuống] để tải QĐQT

3.3.1.2 Tra cứu QĐQT theo trạng thái

Menu này cho phép tra cứu QĐQT theo các trạng thái mà Account được phân quyền thực hiện trên QĐQT đó

Bao gồm các chức năng:

Ghi chú: Cách thức thực hiện tương tự như đối với [QĐQT đã ban hành]

Quản lý QĐQT cá nhân

3.3.2.1 Gửi QĐQT mới Để tạo 01 QĐQT mới, chọn [Gửi QĐQT mới] trong menu [Quản lý QĐQT cá nhân], khi đó hệ thống hiển thị màn hình như sau:

Nhập các thông tin (các thông tin có dấu * là các thông tin bắt buộc nhập)

- Đơn vị chủ sở hữu QĐQT: mặc định là đơn vị công tác của người tạo QĐQT

- Nhóm QĐQT: Danh mục QĐQT

- Đơn vị/bộ phận: Chọn danh sách đơn vị / bộ phận phạm vi áp dụng của QĐQT (RACI theo đơn vị, bộ phận quyền sử dụng QĐQT)

- Nghiệp vụ: nghiệp vụ của QĐQT

- Ngày gửi QĐQT: mặc định là ngày tạo QĐQT, có thể chỉnh sửa

- Người gửi: Người gửi QĐQT, mặc định là Account đăng nhập hệ thống

- Người lập QĐQT: mặc định là Account đăng nhập hệ thống (có thể bổ sung danh sách người tham gia)

- Phạm vi áp dụng của QĐQT: là những đơn vị thuộc phạm vi áp dụng thì sẽ xem và tải được QĐQT ở menu [Tra cứu] -> [QĐQT đã ban hành]

- Mã QĐQT: Là mã của QĐQT

- Tên QĐQT: Tên đầy đủ của QĐQT

- Tóm tắt QĐQT: Nội dung tóm tắt của QĐQT

- Tải QĐQT: tải File QĐQT lên hệ thống

- Nội dung thay đổi: Nội dung thay đổi của QĐQT (nếu có)

- Trạng thái của QĐQT, gồm có 4 trạng thái:

Khi chọn trạng thái "Đang soạn thảo", QĐQT sẽ được chuyển vào menu [QĐQT đang soạn thảo] trong tài khoản, cho phép người dùng chỉnh sửa liên tục cho đến khi hoàn thiện, sau đó có thể gửi đi để Góp ý hoặc Thẩm định.

Khi chọn trạng thái "Chờ góp ý – thẩm định", người dùng sẽ thấy màn hình để chọn đơn vị G/y ThĐ Người dùng có thể chọn nhiều đơn vị G/y, nhưng chỉ được phép chọn một đơn vị thẩm định dựa trên các ý kiến đóng góp đã có.

Chọn [Chấp nhận] để hoàn thành việc chọn đơn vị G/y ThĐ

Nhập các thông tin còn lại, Chọn [Gửi QĐQT] Khi đó QĐQT sẽ được chuyển đi như sau:

- [Quản lý QĐQT cá nhân] -> [QĐQT chờ G/y ThĐ ] của người gửi QĐQT, để người đó theo dõi

- [Quản lý QĐQT đơn vị] -> [QĐQT chờ đóng góp] của đơn vị góp ý, đơn vị góp ý vào để đóng góp QĐQT

- [Quản lý QĐQT đơn vị] -> [QĐQT chờ thẩm định] của đơn vị thẩm định, Account đơn vị thẩm định vào để thẩm định QĐQT

 Chờ phê duyệt (chỉ Account của Ban CL sử dụng)

Chọn trạng thái [Chờ Góp ý - Thẩm định], hệ thống sẽ hiển thị thêm trường thông tin thời hạn phê duyệt như sau:

Nhập thời hạn phê duyệt và nhập các thông tin liên quan đến QĐQT Khi đó QĐQT được chuyển đi như sau:

- [Quản lý QĐQT cá nhân] -> [QĐQT chờ phê duyệt] của người gửi để theo dõi QĐQT

Tất cả các quyết định quản trị (QĐQT) của đơn vị sẽ được chuyển về Ban Chất Lượng khi chọn trạng thái "chờ phê duyệt" Điều này đảm bảo rằng mọi QĐQT đều được xem xét và phê duyệt bởi Ban Chất Lượng trước khi triển khai.

 Đang hiệu lực (chỉ Account Ban CL sử dụng)

Khi chọn trạng thái là [Đang hiệu lực], hệ thống hiển thị thêm trường ngày hiệu lực, số quyết định và số AIS/ IOF để nhập:

Nhập các thông tin còn lại về QĐQT Khi đó QĐQT được chuyển đi như sau:

- [Quản lý QĐQT cá nhân] -> [QĐQT đang hiệu lực] của cá nhân gửi QĐQT để theo dõi

- [Quản lý QĐQT đơn vị] -> [QĐQT đã ban hành] của chủ sở hữu QĐQT

- [Tra cứu] -> [QĐQT đã ban hành] để các đơn vị thuộc phạm vi áp dụng xem

Ghi chú: Nếu không nhập đủ các trường bắt buộc, hệ thống sẽ thông báo chi tiết những trường thiếu như sau:

Nếu nhập đầy đủ và đúng yêu cầu của các trường thông tin, hệ thống gửi QĐQT thành công, khi đó sẽ có thông báo như sau:

Khi đó, tùy trạng thái QĐQT sẽ được phân luồng đến các menu tương ứng

QĐQT đang soạn thảo là QĐQT ở trạng thái lưu nháp

Hệ thống hiển thị màn hình cho QĐQT đang soạn thảo cho phép người dùng thực hiện các chức năng quan trọng liên quan đến quản lý QĐQT cá nhân.

- Tìm kiếm (Tương tự QĐQT đã ban hành);

- Xem thông tin QĐQT (Tương tự QĐQT đã ban hành);

- Chỉnh sửa QĐQT Để chỉnh sửa QĐQT, Chọn [Sửa] như sau:

Khi đó hệ thống hiển thị:

Sau khi chỉnh sửa thông tin hoặc trạng thái của QĐQT, hãy chọn [Cập nhật thông tin] để hoàn tất quá trình Tùy thuộc vào trạng thái hiện tại của QĐQT, hệ thống sẽ chuyển đến các menu tương ứng đã được đề cập trong chức năng “Gửi QĐQT mới”.

- Xóa QĐQT Để xóa QĐQT, Chọn [Xóa] trên màn hình như sau:

Khi đó hệ thống hiển thị câu hỏi xác nhận việc xóa QĐQT như sau:

Chọn [Tiếp tục] để hoàn thành việc xóa

3.3.2.3 QĐQT chờ đóng góp thẩm định

- Sửa QĐQT (tương tự QĐQT đang soạn thảo)

- Xóa QĐQT (tương tự QĐQT đang soạn thảo)

Tương tự QĐQT chờ G/y ThĐ

Khi QĐQT ở menu này, tức là đã được thẩm định đủ điều kiện ban hành và tải lên eISO phục vụ tra cứu tác nghiệp

Danh sách QĐQT đang hiệu lực mà cá nhân chủ trì soạn thảo và còn hiệu lực.

Quản lý QĐQT đơn vị

Toàn bộ Account thuộc đơn vị đều xem được danh sách QĐQT đơn vị cần phải G/y

- Xử lý đóng góp Để xử lý đóng góp, Chọn [Xử lý đóng góp] như sau:

Khi đó hệ thống hiển thị màn hình như sau:

Hệ thống hiển thị các thông tin về QĐQT Nhập nội dung góp ý (bắt buộc) và tải file đính kèm (không bắt buộc)

Người dùng có thể thực hiện nhiều lần góp ý bằng cách chọn [Lưu góp ý] cho đến khi chủ QĐQT gửi thẩm định Đơn vị thẩm định QĐQT sẽ theo dõi toàn bộ quá trình và kết quả của các góp ý này.

Toàn bộ Account thuộc đơn vị đều xem được danh sách QĐQT đơn vị cần phải ThĐ

Các chức năng xem, tải, xóa QĐQT thực hiện tương tư như phần Quản lý QĐQT cá nhân Để Thẩm định, Chọn [Xử lý thẩm định] như sau:

Khi đó hệ thống hiển thị:

Người dùng cần nhập nội dung thẩm định bắt buộc và có thể tải file đính kèm không bắt buộc Sau khi chọn [Lưu ý kiến], người dùng có thể thực hiện thẩm định nhiều lần cho đến khi hoàn tất quá trình Để kết thúc thẩm định, hãy nhập ý kiến và chọn xác nhận.

+ Lưu ý kiến (để có thể thẩm định nhiều lần),

+ Kết thúc thẩm định (để đóng kết quả thẩm định):

Sau khi kết thúc thẩm định, quyết định quản trị (QĐQT) sẽ được chuyển đến menu [Quản lý QĐQT cá nhân] -> [QĐQT chờ phê duyệt] của người gửi Tại đây, chủ QĐQT cần thực hiện các thủ tục ban hành và điền đầy đủ các thông tin bắt buộc như: Quyết định ban hành QĐQT, Mã số QĐQT, Ngày hiệu lực, và các thông tin liên quan khác.

3.3.3.3 QĐQT chờ cập nhật eISO

Hệ thống phân quyền Ban Chất lượng được quyền cập nhật QĐQT lên eISO

Các chức năng xem, tải và xóa quyết định quản trị (QĐQT) được thực hiện tương tự như trong phần quản lý QĐQT cá nhân Đối với các đơn vị đã ban hành QĐQT, người dùng có thể truy cập vào menu [Quản lý QĐQT đơn vị] -> [QĐQT đã ban hành].