TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG GỬI NHẬN VĂN BẢN TRÊN INTERNET Phiên 1.0

Tổng quan về hệ thống

Phần mềm gửi nhận văn bản trên Internet là công cụ thiết yếu cho việc trao đổi văn bản giữa các cơ quan Đảng và chính quyền, cũng như các tổ chức đoàn thể Phần mềm này được triển khai để phục vụ giao tiếp điện tử, giúp nâng cao hiệu quả làm việc từ cấp tỉnh đến cấp xã.

Phần mềm được xây dựng nhằm đáp ứng các yêu cầu sau:

- Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc lưu trữ văn bản hồ sơ một cách khoa học

- Phần mềm hỗ trợ người dùng gửi nhận văn bản đến, văn bản đi, quản lý công việc, báo cáo thống kê.

Mục đích tài liệu

Tài liệu này đưa ra nhằm hướng dẫn cán bộ nghiệp vụ sử dụng chi tiết các chức năng trong hệ thống gửi nhận văn bản trên Internet.

Phạm vi tài liệu

Tài liệu hướng dẫn sử dụng này dành cho phiên bản 1.0, bao gồm các nghiệp vụ:

- Quản lý văn bản đến

- Quản lý văn bản đi

Đối tượng sử dụng

1 Người quản trị hệ thống

2 Văn thư cấp tỉnh ủy, huyện ủy

3 Chuyên viên cấp tỉnh ủy, huyện ủy

4 Trưởng phòng cấp tỉnh ủy, huyện ủy

5 Lãnh đạo cấp tỉnh ủy, huyện ủy

Tài liệu hướng dẫn sử dụng – phiên bản 1.0 Trang 7 | 67

Truy cập hệ thống

Người dùng đăng nhập vào hệ thống qua link: http://qlvb.sonla.docpro.vn

Khái niệm chung Để sử dụng các chức năng trong hệ thống, mỗi người sử dụng cần có:

- Tài khoản được cấp để truy cập vào hệ thống

Để sử dụng hệ thống, mỗi người dùng cần được cấp một tài khoản đăng nhập Thông tin đăng nhập bao gồm các dữ liệu cần thiết để truy cập vào hệ thống.

- Tên đăng nhập: Tên này được người quản trị hệ thống cấp

Mật khẩu được cung cấp bởi quản trị viên hệ thống để người dùng có thể đăng nhập Người dùng có quyền thay đổi mật khẩu này thành mật khẩu riêng của mình sau khi đăng nhập vào hệ thống.

Quyền truy cập hệ thống

Mỗi tài khoản khi đăng nhập vào hệ thống sẽ được cấp quyền truy cập cụ thể Sau khi nhận tài khoản và quyền sử dụng, người dùng sẽ thực hiện công việc trong phạm vi quyền hạn đã được cấp.

Đăng nhập hệ thống

 Ý nghĩa: Chức năng này cho phép người sử dụng đăng nhập vào hệ thống, sử dụng tài khoản được cấp và được phân quyền để sử dụng hệ thống

 Người sử dụng truy cập vào địa chỉ website được cấp, sử dụng trình duyệt IE, firefox, chrome…

 Giao diện đăng nhập xuất hiện:

Người quản trị cần nhập các thông số quan trọng để truy cập hệ thống, bao gồm tên đăng nhập, là tên tài khoản được cấp, và mật khẩu, là mật khẩu riêng của từng tài khoản.

 Chọn Đăng nhập để đăng nhập vào hệ thống

 Lưu ý: Với những trường hợp đăng nhập sai 5 lần liên tiếp thì sẽ bị block trong 30 phút, 3 vòng liên tiếp bị block như vậy sẽ bị block trong 30 ngày

 Giao diện hệ thống sau khi đăng nhập:

 Ý nghĩa: Chức năng này giúp người sử dụng cập nhật thông tin tài khoản trên hệ thống

 Thao tác thực hiện: Vào Trang chủ  Tên tài khoản (Góc phải màn hình)  Cập nhật thông tin

 Người dùng nhập các thông tin cần thay đổi,

 Chọn Xong để hoàn thành thao tác

 Ý nghĩa: Chức năng này giúp người sử dụng thay đổi ảnh đại diện của tài khoản cá nhân trên hệ thống

 Thao tác thực hiện: Vào Trang chủ  Tên tài khoản (Góc phải màn hình) Thay ảnh đại diện

 Chọn Thay đổi để lựa chọn ảnh đại diện khác,

 Chọn Lưu lại để hoàn thành thao tác

Quản trị hệ thống

Tạo mới quyền

 Ý nghĩa: Chức năng này cho phép người quản trị tạo mới quyền trong hệ thống

 Thao tác thực hiện: Vào Trang quản trị  Quản trị hệ thống  Tài khoản hệ thống  Phân quyền  Tạo mới

 Giao diện Tạo mới quyền xuất hiện:

Người quản trị cần nhập tên và mô tả, sau đó chọn thiết lập quyền từ hồ sơ có sẵn hoặc thiết lập quyền mới Tiếp theo, họ cần tích chọn các quyền cần cấp cho từng module cụ thể.

 Chọn Xong để thêm mới quyền.

Sửa quyền

 Ý nghĩa: Chức năng này cho phép người quản trị sửa quyền trong hệ thống

 Thao tác thực hiện: Vào Trang quản trị  Quản trị hệ thống  Tài khoản hệ thống  Phân quyền  Chọn quyền cần sửa  Nhấn nút Sửa

 Giao diện sửa quyền xuất hiện:

 Người quản trị nhập thông tin cần chỉnh sửa

 Chọn Xong lưu thông tin thay đổi hoặc nhấn vào biểu tượng x trên giao diện để hủy quá trình thay đổi

Xóa quyền

 Ý nghĩa: Chức năng này cho phép người quản trị xóa quyền đã tạo khỏi danh sách các quyền trong hệ thống

 Thao tác thực hiện: Vào Trang quản trị  Quản trị hệ thống  Tài khoản hệ thống  Phân quyền  Chọn quyền cần xóa  Nhấn nút Xóa

 Giao diện xóa quyền xuất hiện:

 Hộp thoại thông báo xuất hiện: Chọn Xóa nếu đồng ý xóa,

 Chọn Hủy để hủy thao tác.

Tìm kiếm quyền

 Ý nghĩa: Chức năng này cho phép người quản trị tìm nhanh các quyền đã tạo trong hệ thống

 Thao tác thực hiện: Vào Trang quản trị  Quản trị hệ thống  Tài khoản hệ thống  Phân quyền  Nhập thông tin cần tìm kiếm vào ô tìm kiếm  Tìm

 Kết quả hiện thị như hình minh họa:

 Ý nghĩa: Chức năng này cho phép người sử dụng thiết lập các vai trò trong hệ thống

 Thao tác thực hiện: Vào Trang quản trị  Quản trị hệ thống  Tài khoản hệ thống  Tài khoản hệ thống  Vai trò

 Giao diện Vai trò xuất hiện:

 Người quản trị có thể thực hiện các chức năng:

Tạo mới vai trò

 Ý nghĩa: Chức năng này cho phép người quản trị tạo mới vai trò người dùng trong hệ thống

 Thao tác thực hiện: Vào Trang quản trị  Quản trị hệ thống  Tài khoản hệ thống  Vai trò  Tạo mới

 Giao diện Tạo mới xuất hiện:

 Người quản trị nhập: Tên vai trò, chọn Báo cáo tới, chọn Gán quyền

(Quyền gán cho vai trò được tạo mới),

 Chọn Xong để hoàn thành quá trình thêm mới.

Sửa vai trò

 Ý nghĩa: Chức năng này cho phép người quản trị sửa vai trò đã tạo trong hệ thống

 Thao tác thực hiện: Vào Trang quản trị  Quản trị hệ thống  Tài khoản hệ thống  Vai trò  Chọn vai trò cần sửa  Sửa

 Giao diện sửa vai trò xuất hiện:

 Người quản trị nhập các thông tin cần chỉnh sửa,

 Chọn Xong để lưu thông tin cần thay đổi.

Xóa vai trò

 Ý nghĩa: Chức năng này cho phép người quản trị xóa vai trò đã tạo khỏi danh sách các vai trò trong hệ thống

 Thao tác thực hiện: Vào Trang quản trị  Quản trị hệ thống  Tài khoản hệ thống  Vai trò  Chọn vai trò cần Xóa  Xóa

 Hộp thoại thông báo xuất hiện:

 Chọn Xóa nếu đồng ý xóa, chọn Hủy để hủy thao tác.

Tìm kiếm vai trò

 Ý nghĩa: Chức năng này cho phép người quản trị tìm kiếm nhanh các vai trò đã tạo trong hệ thống

 Thao tác thực hiện: Vào Trang quản trị  Quản trị hệ thống  Tài khoản hệ thống  Vai trò  Nhập nội dung thông tin cần tìm kiếm vào ô tìm kiếm

 Kết quả hiện thị như trên hình minh họa

 Ý nghĩa: Chức năng này cho phép người quản trị thiết lập các phòng ban trong hệ thống

 Thao tác thực hiện: Vào Trang quản trị  Quản trị hệ thống  Tài khoản hệ thống  Cơ cấu tổ chức

 Từ giao diện trên người dùng có thể thực hiện các chức năng:

Tạo mới phòng ban

 Ý nghĩa: Chức năng này cho phép người quản trị tạo mới phòng trong hệ thống

 Thao tác thực hiện: Vào Trang quản trị  Quản trị hệ thống  Tài khoản hệ thống  Cơ cấu tổ chức  Tạo mới

 Giao diện Tạo mới phòng ban xuất hiện:

 Người quản trị nhập: Tên phòng ban, Mô tả về phòng ban, chọn phòng ban trực thuộc (hoặc thêm mới phòng ban trực thuộc (Nếu có)),

 Chọn Xong để hoàn thành quá trình thêm mới

Sửa phòng ban

 Ý nghĩa: Chức năng này cho phép người quản trị sửa phòng ban trong hệ thống

 Thao tác thực hiện: Vào Trang quản trị  Quản trị hệ thống  Tài khoản hệ thống  Cơ cấu tổ chức  Chọn phòng ban cần sửa  Sửa

 Giao diện sửa phòng ban xuất hiện:

 Người quản trị nhập những thông tin cần sửa, sắp xếp lại cơ cấu tổ chức mong muốn,

 Chọn Xong để lưu thông tin cần thay đổi.

Xóa phòng ban

 Ý nghĩa: Chức năng này cho phép người quản trị xóa phòng ban trong hệ thống

 Thao tác thực hiện: Vào Trang quản trị  Quản trị hệ thống  Tài khoản hệ thống  Cơ cấu tổ chức  Chọn phòng ban cần xóa  Xóa

 Chọn Xóa nếu đồng ý xóa, chuyển Hủy để hủy thao tác.

Tìm kiếm phòng ban

 Ý nghĩa: Chức năng này cho phép người quản trị tìm kiếm nhanh phòng ban đã tạo trong hệ thống

Để tìm kiếm thông tin về phòng ban trong hệ thống, bạn cần thực hiện các bước sau: Truy cập vào Trang quản trị, chọn Quản trị hệ thống, sau đó vào Tài khoản hệ thống và Cơ cấu tổ chức Tiếp theo, nhập thông tin liên quan đến phòng ban cần tìm kiếm và nhấn Tìm kiếm để hiển thị kết quả.

Người quản trị chỉ cần nhập từ khóa liên quan đến nội dung cần tìm, hệ thống sẽ nhanh chóng cung cấp những thông tin chính xác nhất liên quan đến từ khóa đó.

 Ý nghĩa: Chức năng này cho phép người quản trị thiết lập chức vụ người dùng trong hệ thống

 Thao tác thực hiện: Vào Trang quản trị  Quản trị hệ thống  Tài khoản hệ thống  Chức vụ

 Giao diện chức vụ hiển thị:

 Người quản trị có thể thực hiện chức năng:

1 Tạo mới Chức vụ người dùng,

2 Sửa Chức vụ người dùng,

3 Xóa Chức vụ người dùng,

4 Tìm kiếm Chức vụ người dùng

Tạo mới Chức vụ người dùng

 Ý nghĩa: Chức năng này cho phép người quản trị tạo mới Chức vụ người dùng trong hệ thống

Để thực hiện thao tác tạo mới chức vụ trong hệ thống, bạn cần truy cập vào Trang quản trị, sau đó chọn Quản trị hệ thống, tiếp theo là Tài khoản hệ thống và cuối cùng là Chức vụ Tại đây, bạn có thể chọn một số chức vụ đã được định nghĩa sẵn trong hệ thống để tạo mới.

 Giao diện tạo mới Chức vụ người dùng xuất hiện:

 Người quản trị nhập: Tên chức vụ, Mô trả chức vụ, chọn Cấp trên

 Chọn Xong để hoàn thành thao tác thêm mới.

Sửa Chức vụ người dùng

 Ý nghĩa: Chức năng này cho phép người quản trị sửa Chức vụ người dùng đã tạo trong hệ thống

 Thao tác thực hiện: Vào Trang quản trị  Quản trị hệ thống  Tài khoản hệ thống  Chức vụ  Chọn Chức vụ người dùng cần cần sửa 

 Giao diện sửa Chức vụ người dùng xuất hiện:

 Người quản trị nhập những thông tin cần chỉnh sửa

 Chọn Xong để lưu thông tin cần thay đổi

Xóa Chức vụ người dùng

 Ý nghĩa: Chức năng này cho phép người quản trị xóa Chức vụ người dùng trong hệ thống

 Thao tác thực hiện: Vào Trang quản trị  Quản trị hệ thống  Tài khoản hệ thống  Chức vụ  Chọn Chức vụ người dùng cần xóa  Xóa

 Chọn Xóa nếu đồng ý xóa.

Tìm kiếm Chức vụ người dùng

 Ý nghĩa: Chức năng này cho phép người quản trị tìm kiếm Chức vụ người dùng trong hệ thống

Để thực hiện thao tác tìm kiếm chức vụ trong hệ thống, bạn cần truy cập vào Trang quản trị, sau đó chọn Quản trị hệ thống và tiếp theo là Tài khoản hệ thống Tại mục Chức vụ, hãy nhập từ khóa cần tìm vào ô tìm kiếm hoặc chọn Chức vụ người dùng và nhấn Tìm kiếm để nhận kết quả.

 Kết quả nhận được như hình minh họa:

 Ý nghĩa: Chức năng này cho phép người quản trị thiết lập người dùng trong hệ thống

 Thao tác thực hiện: Vào Trang quản trị  Quản trị hệ thống  Tài khoản hệ thống  Người dùng

 Giao diện người dùng xuất hiện:

 Người quản trị có thể thực hiện chức năng:

Tạo mới người dùng

 Ý nghĩa: Chức năng này cho phép người quản trị tạo mới người dùng trong hệ thống

 Thao tác thực hiện: Vào Trang quản trị  Quản trị hệ thống  Tài khoản hệ thống  Người dùng  Tạo Mới

 Giao diện tạo mới người dùng xuất hiện:

 Người quản trị nhập: Tên đăng nhâp, Mật khẩu, Xác nhận mật khẩu, Họ tên, chọn Trạng thái, chọn Phòng ban, chọn Vai trò,

 Chọn Xong để hoàn thành thao tác thêm mới.

Sửa người dùng

 Ý nghĩa: Chức năng này cho phép người quản trị sửa người dùng đã tạo trong hệ thống

 Thao tác thực hiện: Vào Trang quản trị  Quản trị hệ thống  Tài khoản hệ thống  Người dùng  Chọn người dùng cần sửa  Sửa

 Giao diện sửa người dùng xuất hiện:

 Người quản trị nhập những thông tin cần chỉnh sửa,

 Chọn Xong để lưu thông tin cần thay đổi,

Xóa người dùng

 Ý nghĩa: Chức năng này cho phép người quản trị xóa người dùng trong hệ thống

 Thao tác thực hiện: Vào Trang quản trị  Quản trị hệ thống  Tài khoản hệ thống  Người dùng  Chọn người dùng cần xóa  Xóa

 Chọn Xóa nếu đồng ý xóa.

Tìm kiếm người dùng

 Ý nghĩa: Chức năng này cho phép người quản trị tìm kiếm người dùng trong hệ thống

Để thực hiện thao tác tìm kiếm người dùng, bạn cần vào Trang quản trị, sau đó chọn Quản trị hệ thống và tiếp theo là Tài khoản hệ thống Tại đây, bạn vào mục Người dùng và nhập từ khóa cần tìm vào ô tìm kiếm, hoặc có thể tìm kiếm theo từng phòng ban Cuối cùng, nhấn Tìm kiếm để xem kết quả.

 Kết quả nhận được như hình minh họa:

Quản lý loại danh mục

Tạo mới loại danh mục

 Ý nghĩa: Chức năng này cho phép người dùng tạo mới danh sách loại danh mục vào hệ thống

 Thao tác thực hiện: Vào Trang quản trị  Quản trị hệ thống  Loại danh mục  Tạo mới

 Từ giao diện trên người quản trị nhập: Tên loại danh mục, mã loại danh mục cần tạo

Sửa loại danh mục

 Ý nghĩa: Chức năng này cho phép người dùng sửa danh mục đã tạo trên hệ thống

 Thao tác thực hiện: Vào Trang quản trị  Quản trị hệ thống  Loại danh mục  Chọn danh mục cần sửa  Sửa

 Từ giao diện trên người sử dụng nhập nội dung cần chỉnh sửa,

 Chọn Xong để lưu thông tin đã thay đổi

Xóa loại danh mục

 Ý nghĩa: Chức năng này cho phép người sử dụng xóa danh mục đã tạo trong hệ thống

 Thao tác thực hiện: Vào Trang quản trị  Quản trị hệ thống  Loại danh mục  Chọn danh mục cần xóa  Xóa

 Hộp thoại xác nhận xóa thông tin xuất hiện:

 Chọn Xóa để xóa danh mục đã chọn,

 Chọn Hủy để hủy thao tác xóa.

Tìm kiếm loại danh mục

 Ý nghĩa: Chức năng này cho phép người sử dụng tìm kiếm danh mục đã tạo trong hệ thống

 Thao tác thực hiện: Vào Trang quản trị  Quản trị hệ thống  Loại danh mục  Nhập từ tìm kiếm  tìm kiếm

Tạo mới danh mục

 Ý nghĩa: Chức năng này cho phép người dùng tạo mới danh sách loại danh mục vào hệ thống

 Thao tác thực hiện: Vào Trang quản trị  Quản trị hệ thống  Danh mục  Tạo mới

 Từ giao diện trên người quản trị nhập: Tên loại danh mục, mã loại danh mục cần tạo

Sửa loại danh mục

 Ý nghĩa: Chức năng này cho phép người dùng sửa danh mục đã tạo trên hệ thống

 Thao tác thực hiện: Vào Trang quản trị  Quản trị hệ thống  Danh mục 

Chọn danh mục cần sửa  Sửa

 Từ giao diện trên người sử dụng nhập nội dung cần chỉnh sửa,

 Chọn Xong để lưu thông tin đã thay đổi.

Xóa loại danh mục

 Ý nghĩa: Chức năng này cho phép người sử dụng xóa danh mục đã tạo trong hệ thống

Chọn danh mục cần xóa  Xóa

 Hộp thoại xác nhận xóa thông tin xuất hiện:

 Chọn Xóa để xóa danh mục đã chọn,

Tìm kiếm danh mục

 Ý nghĩa: Chức năng này cho phép người sử dụng tìm kiếm danh mục đã tạo trong hệ thống

Nhập từ tìm kiếm  tìm kiếm

Quản lý văn bản đến

Thêm mới văn bản đến

 Ý nghĩa: Chức năng này cho phép văn thư tạo mới văn bản đến theo quy định

 Thao tác thực hiện: Vào Trang chủ  Văn bản đến  Tất cả văn bản 

Thêm mới văn bản đến

 Từ giao diện trên người dùng nhập: Các thông tin của văn bản, file đính kèm cần tạo

 Chọn Lưu chuyển lãnh đạo phê duyệt để lưu và chuyển ngay cho lãnh đạo

 Chọn Lưu lại để lưu thông tin

Phê duyệt văn bản đến

 Ý nghĩa: Chức năng này cho phép lãnh đạo phê duyệt văn bản đến theo quy định

 Thao tác thực hiện: Vào Trang chủ  Văn bản đến  Tất cả (VB được PXL)

 Chọn văn bản cần phê duyệt

Người dùng có thể chọn "Duyệt" để thực hiện việc duyệt và chuyển tài liệu lên cấp trên Để theo dõi quá trình luân chuyển của văn bản, hãy chọn "Xem luân chuyển".

 Từ giao diện trên người dùng nhập: Các thông tin ý kiến chỉ đạo, hạn xử lý, người xử lý, người hỗ trợ

 Chọn Lưu duyệt để cập nhật trạng thái duyệt

 Ý nghĩa: Chức năng này cho phép lãnh đạo thu hồi văn bản đến theo quy định

 Chọn văn bản cần thu hồi

 Từ giao diện trên người dùng chọn Thu hồi

 Hộp thoại xác nhận thông tin xuất hiện:

 Chọn Xác nhận để thu hồi văn bản đã chọn,

 Chọn Hủy để không thao tác thu hồi

Tra cứu tìm kiếm văn bản đến

 Ý nghĩa: Chức năng này cho phép người sử dụng tìm kiếm văn bản đến đã tạo trong hệ thống

 Thao tác thực hiện: Vào Trang chủ  Văn bản đến  Tất cả  Nhập từ khóa tìm kiếm  tìm kiếm

 Từ giao diện trên người dùng có thể nhập 1 hoặc nhiều tiêu chí để tìm kiếm Kết quả tìm kiếm hiển thị trên lưới

Xử lý văn bản đến

 Ý nghĩa: Chức năng này cho phép người sử dụng cập nhật trạng thái xử lý văn bản đến theo nhiệm vụ

 Chọn văn bản cần xử lý

Từ giao diện trên người dùng chọn Xử lý

 Từ giao diện trên người dùng nhập: Các thông tin xử lý cần thiết

 Chọn Xử lý để lưu lại.

Quản lý văn bản đi

Thêm mới văn bản đi

 Ý nghĩa: Chức năng này cho phép văn thư tạo mới văn bản đi theo quy định

 Thao tác thực hiện: Vào Trang chủ  Văn bản đi  Tất cả văn bản  Thêm mới văn bản đi

 Từ giao diện trên người dùng nhập: Các thông tin của văn bản, file đính kèm cần tạo

 Chọn Lưu chuyển lãnh đạo phê duyệt để lưu và chuyển ngay cho lãnh đạo

 Chọn Lưu lại để lưu thông tin

Phê duyệt văn bản đi

 Ý nghĩa: Chức năng này cho phép lãnh đạo phê duyệt văn bản đến theo quy định

 Thao tác thực hiện: Vào Trang chủ  Văn bản đi  Chờ duyệt  Chọn văn bản cần phê duyệt

 Từ giao diện trên người dùng chọn Xét duyệt để duyệt nội dung văn bản Chọn Ký ban hành để thực hiện đồng ý ban hành văn bản

Chọn Hủy luồng ký để hủy không ban hành văn bản

Chọn Lưu vào hồ sơ công việc để lưu thông tin vào hồ sơ

 Giao diện xuất hiện khi chọn Xét duyệt:

 Từ giao diện trên người dùng nhập: Các thông tin ý kiến xét duyệt

 Chọn Xét duyệt để cập nhật trạng thái duyệt Chọn Từ chối duyệt để cập nhật trạng thái không duyệt

 Giao diện xuất hiện khi chọn Xét duyệt:

 Từ giao diện trên người dùng nhập: Các thông tin ý kiến xét duyệt

 Chọn Xét duyệt để cập nhật trạng thái duyệt Chọn Từ chối duyệt để cập nhật trạng thái không duyệt

Phát hành văn bản đi

 Ý nghĩa: Chức năng này cho phép lãnh đạo phê duyệt văn bản đến theo quy định

 Thao tác thực hiện: Vào Trang chủ  Văn bản đi  Văn bản chờ phát hành

 Chọn văn bản cần phát hành

 Từ giao diện trên người dùng chọn Phát hành để phát hành văn bản

- Cập nhật các thông tin cấp số văn bản đi để hoàn thành việc phát hành

Tra cứu tìm kiếm văn bản đi

 Ý nghĩa: Chức năng này cho phép người sử dụng tìm kiếm văn bản đến đã tạo trong hệ thống

 Thao tác thực hiện: Vào Trang chủ  Văn bản đi  Tất cả  Nhập từ khóa tìm kiếm  tìm kiếm

 Từ giao diện trên người dùng có thể nhập 1 hoặc nhiều tiêu chí để tìm kiếm Kết quả tìm kiếm hiển thị trên lưới

Quản lý công việc

Chức năng này cho phép người dùng tạo nhiệm vụ gắn liền với xử lý văn bản, gửi đến các thành viên trong cùng hệ thống với thời gian xác định Người dùng có thể đính kèm tài liệu nếu cần và thêm người giám sát để theo dõi tiến trình thực hiện công việc.

 Chọn văn bản cần tạo việc  Tạo việc

 Người sử dụng Nhập các thông tin: người xử lý, nội dung công việc, hạn xử lý, file đính kèm

 Chọn Xác nhận để hoàn thành thao tác

 Chọn Hủy để không thực hiện tạo việc

 Ý nghĩa: Chức năng này cho phép người dùng xử lý công việc được giao trong hệ thống

 Thao tác thực hiện: Vào Trang chủ  Công việc  Công việc được giao 

Chọn công việc cần xử lý  Xử lý

 Từ giao diện trên người dùng nhập: Các thông tin xử lý cần thiết

 Chọn Xử lý để lưu lại

 Chọn Lưu vào hồ sơ công việc để lưu lại vào sổ công việc.

Báo cáo thống kê

 Ý nghĩa: Chức năng này cho phép người sử dụng tra cứu thống kê văn bản đến trong đơn vị

 Thao tác thực hiện: Vào Trang chủ  Sổ văn bản  Chọn Sổ văn bản đến

 Người dùng có thể nhập 1 hoặc nhiều tiêu chí để tìm kiếm Kết quả tìm kiếm hiển thị trên lưới

 Người sử dụng có thể thực hiện chức năng Export để xuất dữ liệu ra file excel hoặc pdf

 Ý nghĩa: Chức năng này cho phép người sử dụng tra cứu thống kê văn bản đi trong đơn vị

 Thao tác thực hiện: Vào Trang chủ  Sổ văn bản  Chọn Sổ văn bản đi

Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến

 Ý nghĩa: Chức năng này cho phép người sử dụng tra cứu thống kê tình hình xử lý văn bản đến trong đơn vị

 Thao tác thực hiện: Vào Trang chủ  Báo cáo thống kê  Chọn Thống kê văn bản đến

 Người dùng có thể chọn từ ngày đến ngày chí để tìm kiếm Kết quả tìm kiếm hiển thị trên lưới

 Ý nghĩa: Chức năng này cho phép người sử dụng tra cứu thống kê công việc trong đơn vị

 Thao tác thực hiện: Vào Trang chủ  Báo cáo thống kê  Chọn Báo cáo giao việc

Báo cáo theo dõi hồi báo

 Ý nghĩa: Chức năng này cho phép người sử dụng tra cứu thống kê công văn hồi báo trong đơn vị

 Thao tác thực hiện: Vào Trang chủ  Báo cáo thống kê  Chọn Báo cáo hồi báo

Báo cáo tình hình Xử lý văn bản

 Ý nghĩa: Chức năng này cho phép người sử tra cứu thống kê tình hình xử lý văn bản trong đơn vị

 Thao tác thực hiện: Vào Trang chủ  Báo cáo thống kê  Chọn Báo cáo xử lý văn bản

 Ý nghĩa: Chức năng này cho phép người sử tra cứu thống kê nhật ký làm việc trong đơn vị

 Thao tác thực hiện: Vào Trang chủ  Báo cáo thống kê  Chọn Nhật ký làm việc

Tiện ích

Tạo lịch

 Ý nghĩa: Chức năng này cho phép người sử dụng thêm mới lịch công tác của đơn vị

 Thao tác thực hiện: Vào Trang chủ  Tiện ích  Chọn Thêm mới lịch công tác

 Người dùng nhập các thông tin: Người tham gia, mô tả, địa điểm, thời gian

 Người dùng chọn Xong để thực hiện tạo lịch

Sửa lịch

 Ý nghĩa: Chức năng này cho phép người sử dụng sửa lịch công tác của đơn vị

 Thao tác thực hiện: Vào Trang chủ  Tiện ích  Chọn lịch công tác cần sửa

 Người dùng cập nhật các thông tin: Người tham gia, mô tả, địa điểm, thời gian

 Người dùng chọn Xong để thực hiện sửa lịch

Xóa lịch

 Ý nghĩa: Chức năng này cho phép người sử dụng quản lý lịch công tác của đơn vị

 Thao tác thực hiện: Vào Trang chủ  Tiện ích  Chọn lịch công tác cần xóa

 Chọn Xóa nếu đồng ý xóa

Tiêu đề	Tài Liệu Hướng Dẫn Sử Dụng Hệ Thống Gửi Nhận Văn Bản Trên Internet
Trường học	Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Thương Mại Và Phát Triển Công Nghệ FSI
Thể loại	Tài Liệu Hướng Dẫn
Năm xuất bản	2017
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	67
Dung lượng	2,1 MB