GIỚI THIỆU
Giới thiệu phần mềm
- Là phần mềm làm việc trên internet
- Giúp cho Lãnh đạo, nhân viên quản lý tài liệu, công việc 1 cách khoa học
- Văn thư các đơn vị nhận, gửi công văn qua internet
- Trợ giúp đắc lực cho lãnh đạo điều hành công việc khi đi công tác xa
- Tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm
- Thực hiện cải cách hành chính……
Mục đích và ý nghĩa của tài liệu
Tài liệu này được xây dựng nhằm hướng dẫn người dùng hiểu và sử dụng được Phần mềm “Mạng văn phòng điện tử liên thông”
Phạm vi tài liệu được phân ra làm 05 đối tượng người sử dụng:
- Trực tiếp xử lý văn bản đếngiao việc cho trưởng, phó, cán bộ
- Theo dõi tiến độ xử lý công việc của cán bộ được giao việc
- Trực tiếp nhận công việc từ Lãnh đạo
- Giao việc cho chuyên viên và theo dõi tiến độ
- Xử lý công việc của chuyên viên
- Cập nhật văn bản đến: Qua đường bưu điện
- Tiếp nhận văn bản điện tử: Qua mạng văn phòng điện tử liên thông
- Cập nhật, gửi văn bản điện tử đến các đơn vị triển khai mạng văn phòng
- Tạo sổ văn bản đi, đến
- Theo dõi tiến độ văn bản đi
- Quản trị người sử dụng
- Quản trị Nhóm User chung
- Quản trị Nhóm User đơn vị
- Quản trị Kết luận họp
- Quản trị lịch công tác
- Xử lý công việc được giao
- Báo cáo tiến độ công việc.
HƯỚNG DẪN
Hướng dẫn chung
1 Địa chỉ website: mvp.thaibinh.gov.vn
- Hệ thống -> Thay đổi thông tin
- Trên thanh menu chọn theo hình vẽ
4.1: Tra cứu văn bản đến
Từ trang chủ click vào “Văn bản đến” Nhập các thông số cần tìm kiếm và click vào nút “Tìm kiếm”
- Tìm kiếm theo năm, tháng, những văn bản có liên quan đến mình
- Nếu muốn tìm kiếm nâng cao thì click vào khung tìm kiếm nâng cao
4.2: Tra cứu văn bản đi
Từ trang chủ click chuột vào “Văn bản đi”
5 Xem và tải văn bản, tài liệu
- Nếu muốn tải văn bản về thì click vào số ký hiệu của văn bản như hình vẽ và chọn lưu văn bản
- Tại mục trang chủ đồng chí có thể xem được mình có bao nhiêu công việc chủ trì, phối hợp, thông báo
- Nếu là Thông báo thì chỉ cần đọc văn bản là xử lý xong công việc Còn
Chủ trì và Phối hợp thì phải chọn báo cáo kết quả để báo cáo công việc
* Báo cáo kết quả công việc
- Cách 1: Click vào ô báo cáo kết quả
* Đồng chí có thể đề xuất thời gian hoàn thành: Click ô đề xuất thời gian hoàn thành -> Lưu lại
Hiện tại hệ thống Mạng văn phòng đã được tích hợp với Hòm thư công vụ
( @thaibinh.gov.vn), người dùng có thể gửi trao đổi đồng thời với thư công vụ
Trường hợp 1: Chỉ gửi trao đổi thông tin
Trường hợp 2: Gửi trao đổi đi đồng thời gửi email:
Các bước gửi tương tự gửi trao đổi thường
Nếu gửi mail làm theo các bước sau:
- Những trao đổi in đậm là trao đổi chưa đọc
- Click vào thư cần đọc
* Xem Hộp thư điện tử công vụ
7.3: Hộp thư đi (tương tự hộp thư đến)
* Mục đích: Khi đ/c có nhiều thư đến, đ/c muốn tạo ra 1 số nhóm riêng để lọc thư, quản lý và tra cứu thư được dễ dàng
Bước 1: Trao đổi thông tin -> Thêm nhãn
Bước 3: Nhập tên nhóm mà đồng chí muốn tạo
Bước 4: Chuyển thư vào nhóm vừa tạo
Check vào ô thư muốn chuyển vào nhóm -> Gán nhãn -> clcik nhóm vừa tạo -> chọn cập nhật
Click vào lịch -> Xem lịch
- Nhập các thông số và chọn thêm lịch
- Thông tin khác -> Danh bạ
- Thông tin khác -> Thông báo Click vào thông báo để xem chi tiết
- Thông tin chi tiết thông báo
- Thông tin khác -> Kết luận họp Click vào Kết luận họp để xem chi tiết
- Thông tin khác -> Bảng lương Click vào Bảng lương để xem chi tiết
* Gồm các hướng dẫn chi tiết đến từng đối tượng sử dụng Mạng văn phòng liên thông, các phần mềm hỗ trợ cho việc sử dụng…
- Thông tin khác -> Hướng dẫn -> xem chi tiết (download)
* Mục đích: Tạo ra các nhóm cá nhân -> nhằm giảm thiểu thời gian khi trao đổi thông tin hoặc Lãnh đạo giao việc cho 1 nhóm người
- Bước 1: Hệ thống -> Nhóm User cá nhân -> Thêm mới -> Điền Tên nhóm -> Thêm mới
- Bước 2: Sau khi thêm nhóm xong đồng chí thêm cá nhân dùng vào nhóm
- Sử dụng nhóm: Khi đ/c muốn trao đổi thông tin với 1 nhóm cá nhân đ/c chỉ cần chọn nhóm là được
10.3: Quản lý nhãn: Thực hiện như phần “Trao đổi thông tin”
12.1 Thêm mới hồ sơ công việc
Nhập các thông tin của hồ sơ sau đó Click nút Thêm mới
Sau khi thêm mới hồ sơ hiển thị danh sách hồ sơ
Tại trang này có thể xóa hoặc sửa hồ sơ
Sửa hồ sơ có thể gắn văn bản và công việc liên quan đến hồ sơ
Trường hợp gắn văn bản
Chọn văn bản liên quan đến hồ sơ công việc đã tạo
Tương tự với việc gắn công việc
12.2 Tra cứu hồ sơ công việc
12.3 Xem chi tiết hồ sơ công việc
Click trường Mã hồ sơ để xem chi tiết
Hiển thị thông tin chi tiết hồ sơ
VĂN THƯ
1 Danh mục sổ văn bản
* Ghi chú: Nếu không tạo sổ văn bản đ/c sẽ không cập nhật được văn bản đến và văn bản đi
B1: Trang chủ -> Văn bản đi-> DM sổ VB -> Thêm mới
B2: Nhập tên sổ VB -> Chọn sổ đi hoặc đến -> Thêm mới
B3: Thêm loại văn bản vào sổ
* Sau khi đã tạo được sổ văn bản rồi -> đ/c thêm loại văn bản vào sổ mình vừa tạo
- Danh mục -> Loại VB tại cơ quan
Chọn sổ văn bản đến -> Click thêm mới/ Sửa sổ văn bản
- Chọn loại văn bản cho sổ văn bản đơn vị -> Click thêm mới để hoàn thành
1.2: Tạo sổ văn bản đi
- Danh mục -> Loại VB tại cơ quan
Chọn sổ văn bản đi -> Thêm mới/Sửa sổ văn bản
* đ/c có thể sửa: + thời hạn xử lý: 3 ngày hoặc khác
+ sửa ý kiến mặc định xử lý của lãnh đạo
+ Sửa số hiện tại của loại văn bản
+ Ghi nhớ số năm trước
- Sau khi đã thêm các loại văn bản vào sổ văn bản đi -> Click “Thêm mới”
2.1 Cập nhật văn bản đến
- Trang chủ->Văn bản đến -> Cập nhật mới
+ B1: Nhập số ký hiệu văn bản
+ B3: Chọn ngày nhận văn bản
+ B4: Chọn ngày ban hành văn bản
+ B7: Nhập trích yếu văn bản
+ B8: Chọn cơ quan ban hành
+ B8: Click thêm mới để chuyển văn bản lên cho lãnh đạo
* Ghi chú: - nếu là văn bản để tra cứu (không chuyển lên cho lãnh đạo xử lý) click vào ô văn bản lưu trữ
* Tiếp nhận văn bản bằng đường điện tử khi đơn vị khác chuyển văn bản đến đơn vị mình
Trang chủ - Văn bản đến > Văn bản chờ tiếp nhận -> Click tiếp nhận
- Văn bản đến -> Tiếp nhận văn bản -> Tiếp nhận
- Chọn sổ văn bản -> Cập nhật ( Sau khi HT báo thành công thì VB sẽ được chuyển lên tài khoản lãnh đạo để xử lý )
- Văn bản đến -> Quản trị văn bản
* Ghi chú: Những văn bản nào tiếp nhận, Lãnh đạo đã xử lý rồi thì không được xóa
- Văn bản đến -> Sổ văn bản đến -> chọn nội dung cần trích xuất -> Tìm kiếm -> Print
* đ/c có thể in sổ theo năm, tháng, quý, theo sổ văn bản, theo loại văn bản
* Đồng chí có thể in luôn sổ văn bản hoặc có thể xuất ra file word để lưu bản mềm
Trang chủ -> Văn bản đến -> Tìm kiếm đơn giản -> Nhập thông tin cần tìm kiếm -
Xem danh sách văn bản đến chờ tiếp nhận -> xem nội dung cần tiếp nhận nếu không đúng nhấn nút -> Từ chối
Văn bản đến -> Văn bản đã từ chối -> Danh sách văn bản đến đã từ chối - chọn Tiếp nhận lại
3.1 Thêm mới văn bản đi
- Văn bản đi -> Cập nhật mới
- B1: Chọn cơ quan ban hành
- B4: Chọn ngày gửi văn bản
- B5: Chọn cán bộ/phòng ban soạn thảo
- B6: Chọn lãnh đạo ký văn bản
- B7: Kiểm tra lại số ký hiệu
- B8: Kiểm tra lại Số đi
- B9: Nhập trích yếu văn bản
- B11: Chọn mức độ văn bản
- B12: Chọn ký số văn bản gửi đi
+ Chọn văn bản (Ghi chú: VB đã quét) + Ký số văn bản
* Đồng chí có thể sửa lại VB, xóa VB nếu chưa gửi Văn bản
3.2 Gửi văn bản đến các đơn vị
Văn bản đi -> quản trị văn bản đi
- Chọn đơn vị cần gửi -> Click “Thêm mới”
3.3 Theo dõi văn bản đi
Chức năng này cho phép đăng ký theo dõi các đơn vị phải báo cáo trả lời bằng văn bản
- Văn bản đi -> Theo dõi VB đi
- Click đăng ký theo dõi -> Nội dung -> Đăng ký
3.4 Trích xuất sổ văn bản đi
- Văn bản đi -> Sổ văn bản đi
- Chọn các tiêu chí -> tìm kiếm -> Print
* Đ/c có thể in luôn sổ văn bản hoặc có thể xuất ra file word để lưu bản mềm
Thủ trưởng các đơn vị Sở ban ngành
1 Bút phê xử lý văn bản đến
- Cách 1: Trang chủ -> Văn bản chờ xử lý
+ Nhập các thông số, yêu cầu -> “Thêm mới”
- Cách 2: Văn bản đến -> Bút phê văn bản
+ Bút phê xử lý văn bản giống cách 1
2 Sửa bút phê văn bản
* Khi đ/c muốn thay đổi lại nội dung công việc hoặc người được giao việc
- Văn bản đến -> Sửa bút phê văn bản
- Chỉnh sửa lại các thông số -> Cập nhật
3 Thêm mới công việc (Giao việc việc phát sinh trong cơ quan)
- Quản lý công việc -> Thêm mới công việc phát sinh
- Thêm nội dung và các yêu cầu của công việc -> chọn người và vai trò giao việc -> Thêm mới để giao việc đi
4 Theo dõi tiến độ xử lý công việc
- Quản lý công việc -> Theo dõi tiến độ
- Đ/c có thể kiểm tra được trạng thái và nội dung xử lý của người chủ trì công việc
Trưởng, phó các phòng ban
1 Tiếp nhận công việc trực tiếp từ lãnh đạo giao và có thể chuyển tiếp công việc xuống cho nhân viên trong phòng
1.1: Xem nội dung chi tiết của văn bản
- Cách 1: Trang chủ->Công việc -> Công việc chủ trì (hoặc công việc phối hợp)
Nếu muốn tải file thì đ/c click vào số ký hiệu văn bản
-Cách 2: Quản lý công việc ->Xử lý công việc
Tương tự như cách 1 khi đ/c muốn xem tải file thì click vào số hiệu văn bản
1.2 : Chuyển tiếp phân cấp công việc xuống cho cấp dưới
- Trang chủ -> công việc -> Chuyển tiếp
- Nhập nội dung xử lý, người giao việc -> Click Thêm mới
2 Theo dõi tiến độ xử lý công việc của nhân viên trong phòng
- Vào Quản lý công việc -> Theo dõi tiến độ
3 Báo cáo kết quả công việc với cấp trên
Quản trị
- Hệ thống -> DM phòng ban -> Thêm mới
- Nhập mã đơn vị, Tên đơn vị -> Click thêm mới
- Hệ thống -> Quản trị User -> Thêm mới
- Nhập các thông số -> Thêm mới
- Thay đổi các thông tin cá nhân
- Chỉnh sửa các thông số -> Cập nhật
3 Quản trị nhóm user chung
* Mục đích: phân quyền cho user theo nhóm đã được định nghĩa trước nhằm phục vụ đúng chức năng, quyền hạn của user
* Chú ý: Thêm đúng user vào nhóm chung
Không tùy tiện thêm các nhóm User khác
- Hệ thống -> Nhóm user chung -> Thêm User
4 Quản trị Nhóm User đơn vị
* Mục đích: Tạo ra 1 nhóm chung cho cả đơn vị dùng khi Trao đổi thông tin và cho lãnh đạo sử dụng khi xử lý văn bản
- Hệ thống -> Nhóm User đơn vị -> Thêm mới
- Nhập tên nhóm -> Thêm mới
- Sau khi tạo nhóm xong đ/c thêm user vào nhóm
5 Quản trị Kết luận họp
B1: Thông tin khác -> Quản trị kết luận họp
B2: Upload file đính kèm kết luận họp
Trang chủ -> Thông tin khác -> quản trị bảng lương
Up Load file bảng lương
*** Ghi chú: Nếu màn hình hiện ra các lỗi màu đỏ, ta bôi đen và click lại là được
B4: Tích vào bảng lương mà đ/c muốn đưa lên -> chọn chèn
Hãy kiểm tra xem khi di chuột đến tệp vừa tải lên có xuất hiện biểu tượng bàn tay không, sau đó thử tải xuống để xác nhận Nếu chưa thành công, hãy thực hiện lại các bước trên.
- Thông tin khác -> Quản trị thông báo
- Nhập thông báo -> Thêm mới
7 Quản trị Lịch công tác
* Đ/c có thể Duyệt, từ chối, Sửa và xóa lịch
- đ/c kiểm tra trạng thái và Click Xuất bản
- Nếu đã có lịch công tác đ/c chọn trạng thái Xuất bản lịch -> Thêm mới lịch như bình thường
7.2: Quản trị lịch công tác khối Sở ngành
8 Quản trị Kết luận họp
- Thông tin khác -> Quản trị kết luận họp ->Thêm mới
- Nhập tiêu đề -> chọn ngày -> Nhập nội dung -> Thêm mới
