TẦM NHÌN/ GIÁ TRỊ/ SỨ MỆNH CỦA ĐƠN VỊ
Tầm nhìn
Trở thành đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực Cơ - Điện - Lạnh tại Việt Nam, chúng tôi áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế để nâng cao chất lượng và giá trị cho các công trình Sự cam kết này góp phần tái định hình tư tưởng về chất lượng trong bối cảnh toàn cầu hóa.
Giá trị
Với phương châm: “Chất lượng công trình là yếu tố quyết định đến sự tồn tại và sự phát triển của Seatecco!”
Công ty cổ phần Seatecco cam kết đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng thông qua dịch vụ tận tình, thi công đúng tiến độ và đảm bảo chất lượng Chúng tôi cung cấp bảo hành theo quy định với giá cả cạnh tranh, đồng thời tôn trọng đạo đức kinh doanh và tuân thủ luật pháp Seatecco luôn nỗ lực cải tiến hệ thống quản lý chất lượng để phục vụ khách hàng tốt nhất.
Tổng Giám đốc Công ty cam kết truyền đạt và đảm bảo rằng chính sách chất lượng được tất cả cán bộ công nhân viên hiểu rõ Chính sách này sẽ được xem xét định kỳ để đảm bảo tính phù hợp và hiệu quả trong toàn Công ty.
Sứ mệnh
Chúng tôi cung cấp cho khách hàng những sản phẩm công trình có giá trị cao về hiệu quả, kỹ thuật và mỹ thuật, góp phần thay đổi nhận thức của xã hội về giá trị và chất lượng thông qua những công trình này.
MỤC TIÊU/ MỤC ĐÍCH KINH DOANH & CÁC CHỈ TIÊU ĐO LƯỜNG
Năm 2021, nền kinh tế ghi nhận tốc độ tăng trưởng cao và cải thiện dần nền tảng kinh tế vĩ mô, tạo điều kiện thuận lợi cho việc duy trì đà phát triển Tuy nhiên, tình hình giải ngân của các ngân hàng bị ảnh hưởng bởi việc thắt chặt tín dụng, gây khó khăn trong việc triển khai các dự án đã ký kết.
Công ty tiếp tục thực hiện các hợp đồng đã ký kết và ký kết thêm một số hợp đồng mới với các đối tác như Công ty Cổ phần Thủy sản Trường Giang, Công ty Cổ phần Nigico, Công ty Caseamex, Công ty Thành Đô, cùng với các dự án building và resort của tập đoàn Sun Group Những yếu tố này vừa tạo ra cơ hội thuận lợi, vừa đặt ra thách thức cho công ty trong việc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh cho năm 2021.
1 Doanh thu thực hiện toàn công ty 300.000.000.000 đồng
2 Lợi nhuận sau thuế để phân phối 5.500.000.000 đồng Để hoàn thành kế hoạch nêu trên, công ty sẽ triển khai thực hiện các giải pháp sau:
Xây dựng một phương án kinh doanh hợp lý và phù hợp với thị trường, đồng thời theo dõi tiến độ các công trình mà công ty đã trúng thầu Tăng cường hoạt động quảng bá và tiếp thị để tiếp cận các dự án hiện tại và tương lai, nhằm đảm bảo đạt được các chỉ tiêu trong kế hoạch kinh doanh đã đề ra.
Chúng tôi sẽ tiếp tục nghiên cứu và mở rộng các lĩnh vực sản xuất kinh doanh, mở rộng thị trường để nâng cao vị thế công ty Đồng thời, chú trọng xây dựng chính sách phát triển và phân phối sản phẩm từ Nhà máy cho các công trình của công ty, nhằm tăng cường năng lực cạnh tranh và góp phần vào sự tăng trưởng doanh thu ổn định với hiệu quả kinh tế cao.
Công ty sẽ tiếp tục nâng cao năng lực chuyên môn cho tất cả các bộ phận nhằm đáp ứng tiêu chuẩn và khối lượng công việc ngày càng tăng Mục tiêu là tăng năng suất lao động, giảm chi phí sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm và giảm giá thành, từ đó tạo lợi thế cạnh tranh dựa trên nền tảng giá thành và chất lượng.
Bổ sung và hoàn thiện hệ thống quản lý công ty theo tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2008 là bước quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và điều hành, đồng thời đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững cho công ty trong tương lai.
Để tối ưu hóa hiệu quả sản xuất kinh doanh, cần thực hiện các biện pháp quản lý giá thành hiệu quả, giảm thiểu chi phí không cần thiết Đồng thời, cần tích cực thu hồi công nợ để tránh tình trạng nợ khó đòi, đảm bảo chủ động nguồn tiền nhằm đáp ứng kịp thời cho các hoạt động sản xuất kinh doanh.
Để đảm bảo hài hòa lợi ích giữa người lao động và cổ đông, công ty cam kết thực hiện đầy đủ các chế độ làm việc, tiền lương và thưởng Ban Giám đốc rất mong nhận được nhiều ý kiến đóng góp, đặc biệt là về kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2021, nhằm hỗ trợ HĐQT thực hiện hiệu quả các chỉ tiêu đã được cổ đông thông qua, góp phần vào sự phát triển bền vững của công ty.
HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC TÍCH HỢP ĐỂ ĐẠT ĐƯỢC MỤC TIÊU/MỤC ĐÍCH KINH DOANH VÀ CHIẾN LƯỢC CỦA TỔ CHỨC
Hoạch định nguồn nhân lực
Bước 1: Phân tích môi trường, xác định mục tiêu (Kế hoạch kinh doanh)
Trong thời gian Covid-19, doanh nghiệp không thực hiện cắt giảm nhân viên, tất cả nhân viên đều làm việc online
Bước 2: Phân tích hiện trạng quản trị nguồn nhân lực (Xác định nhu cầu nguồn nhân lực)
Nguồn nhân lực của nhân viên luôn đạt đủ định biên lao động
Bước 3: Dự báo cung cầu nguồn lực và cân đối nguồn nhân lực
Trong tương lai, công ty sẽ có hai nhân viên nghỉ việc do thai sản và nghỉ hưu, dẫn đến việc phòng kế toán và phòng kỹ thuật cần bổ sung nhân sự Để đạt được mục tiêu doanh thu 30 tỷ của phòng kỹ thuật, công ty đã quyết định tuyển dụng nhân viên kỹ thuật từ nguồn lực bên ngoài Trong khi đó, vị trí nhân viên kế toán ngân hàng sẽ được đảm nhiệm bởi kế toán thanh toán và kế toán công nợ trong suốt thời gian nghỉ thai sản.
Bước 4: Kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện
Về việc đánh giá nguồn lực, nhân viên đã hoàn thành tốt công việc cho nên việc hoạch định nhân viên là hợp lý.
2.1 Phòng Tài chính – Nhân sự Để bảo đảm thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ được Tổng Giám đốc giao, định biên lao động của phòng gồm 08 người:
2 nhân viên bảo vệ chuyên trách
Phòng Tài chính – Nhân sự quản lý một số nhân viên hợp đồng lao động thời vụ, như bảo vệ công trình, mà không có định biên chính thức.
2.2 Phòng Tài chính – Kế toán Để đảm bảo thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được Tổng Giám đốc giao, biên chế bộ máy phòng Tài Chính – Kế toán công ty gồm 5 người đảm nhiệm các chức danh công việc như sau:
Kế toán trưởng kiêm Trưởng phòng Tài Chính – Kế toán
Kế toán vật tư – Tài sản cố định – Xây dựng cơ bản - Kế toán thanh toán dự án - Kế toán thuế TNCN kiêm Phó phòng Tài Chính – Kế toán
Kế toán thanh toán – Kế toán Công nợ - Bảo hiểm xã hội
Kế toán thuế GTGT – TNDN - Thủ quỹ công ty
Kế toán Ngân hàng - Kế toán công trình
Tùy vào từng thời điểm cụ thể, Kế toán trưởng kiêm Trưởng phòng Tài Chính – Kế toán có quyền đề xuất điều động hoặc bổ sung nhân viên và nhiệm vụ cho từng thành viên trong phòng nhằm đáp ứng tốt nhất yêu cầu công việc Đối với Phòng Kinh doanh – Xuất nhập khẩu, để thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ được giao bởi Tổng Giám đốc, phòng cần có định biên lao động gồm 08 người.
1 nhân viên theo dõi kinh doanh
1 nhân viên xuất nhập khẩu
1 Đội trưởng cung ứng vật tư
2 nhân viên cung ứng vật tư
2.4 Phòng Kỹ thuật Dự án Để bảo đảm thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ được Tổng Giám đốc giao, định biên lao động của phòng gồm 08 người:
1 nhân viên kỹ thuật chuyên về lạnh công nghiệp
1 nhân viên kỹ thuật chuyên về lạnh điều hòa không khí, thông gió, xử lý không khí
1 nhân viên kỹ thuật chuyên về điện công nghiệp và điều khiển
1 nhân viên kỹ thuật chuyên về tự động hóa
1 nhân viên kỹ thuật chuyên dịch thuật hồ sơ, tài liệu
2.5 Phòng Phát triển Thị trường
Từ 2 – 3 cán bộ công nhân viên có trình độ chuyên môn kỹ thuật và chuyên môn về Marketing
2.6 Phòng Kỹ thuật Công trình
Cán bộ kỹ thuật: Từ 10 – 20 người
Phòng Kỹ Thuật Công trình hiện có 115 lao động trực tiếp, và định biên lao động sẽ được điều chỉnh linh hoạt theo tình hình sản xuất kinh doanh của công ty.
DÒNG CÔNG VIỆC VÀ PHÂN TÍCH DÒNG CÔNG VIỆC
Phòng Tài chính – Nhân sự
a Công tác tổ chức bộ máy và lao động
Đề xuất các phương án tổ chức nhằm thành lập, sáp nhập, giải thể hoặc đổi tên các đơn vị và bộ phận trực thuộc công ty từ cấp tổ sản xuất trở lên.
Đề xuất và tham mưu về công tác cán bộ, tuyển dụng lao động, hợp đồng lao động, cũng như phân công, bố trí và sắp xếp sử dụng lao động trong toàn công ty là nhiệm vụ quan trọng nhằm tối ưu hóa nguồn nhân lực và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Tham mưu cho lãnh đạo Công ty về chiến lược phát triển nguồn nhân lực phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thông qua các nhiệm vụ cụ thể.
Để nâng cao trình độ chuyên môn và kỹ năng nghề cho cán bộ công nhân viên (CBCNV), cần có kế hoạch quy hoạch và đào tạo bài bản Việc tổ chức thi nâng lương, nâng bậc và đánh giá sát hạch tay nghề của người lao động là rất quan trọng, nhằm đảm bảo sự phát triển bền vững và hiệu quả trong công việc.
Theo dõi, nhận xét đánh giá phân loại chất lượng lao động hằng năm.
Bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động luân chuyển cán bộ - công nhân lao động trong công ty.
Công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật.
Thực hiện các chế độ, chính sách của Đảng, nhà nước và các chủ trương của HĐQT công ty đối với cán bộ, công nhân lao động công ty.
Theo dõi và quản lý việc thực hiện các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp là nhiệm vụ quan trọng nhằm đảm bảo quyền lợi cho người lao động Đồng thời, cần thực hiện đầy đủ các chính sách khác liên quan đến quyền lợi và phúc lợi của người lao động để bảo vệ và nâng cao đời sống của họ.
Để đảm bảo quyền lợi cho cán bộ và công nhân lao động, công ty cần giải quyết kịp thời các khiếu nại, tố cáo liên quan đến họ, đồng thời thực hiện đầy đủ chế độ chính sách Bên cạnh đó, công tác quản lý tiền lương và phân phối thu nhập cũng đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự công bằng và động viên tinh thần làm việc của nhân viên.
Hằng năm, phòng phụ trách xây dựng kế hoạch lao động – tiền lương dựa trên nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty, bao gồm định biên và định mức lao động, đơn giá tiền lương, cùng quỹ tiền lương của doanh nghiệp Kế hoạch này sẽ được báo cáo Tổng Giám đốc và trình Hội đồng Quản trị phê duyệt trước khi gửi đến cơ quan quản lý lao động địa phương để thẩm định.
Xây dựng quy chế trả lương, tham mưu cho Tổng Giám đốc trả lương – thưởng cho người lao động.
Kiểm tra và quản lý chặt chẽ quỹ tiền lương là nhiệm vụ quan trọng, hàng năm cần tập hợp quyết toán quỹ tiền lương dựa trên kết quả sản xuất kinh doanh của công ty Đồng thời, công tác bảo hộ lao động, phòng chống cháy nổ (PCCN) và phòng chống thiên tai cũng là những nhiệm vụ cần được chú trọng để đảm bảo an toàn cho người lao động.
Xây dựng và ban hành quy chế quản lý công tác BHLĐ trong Công ty.
Phối hợp giữa phòng Kỹ thuật và phòng Công trình xây dựng để thiết lập các quy trình an toàn lao động và quy định sử dụng máy móc thiết bị, đảm bảo niêm yết đầy đủ tại nơi sản xuất.
Phổ biến các chính sách, chế độ, chỉ thị về công tác BHLĐ cho người lao động trong công ty.
Lập kế hoạch BHLĐ hàng năm.
Báo cáo định kỳ với cấp trên về công tác BHLĐ.
Phòng Kỹ thuật và phòng Công trình sẽ phối hợp tổ chức kiểm tra định kỳ kiến thức về bảo hộ lao động cho công nhân trực tiếp sản xuất, nhằm cấp thẻ an toàn theo quy định.
Điều tra và thống kê các vụ tai nạn lao động.
Tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho công nhân.
Kiểm tra việc chấp hành các chế độ, thể lệ BHLĐ, tiêu chuẩn an toàn, vệ sinh lao động trong công ty.
Theo dõi việc trang bị, cấp phát BHLĐ cho công nhân.
Phối hợp với Ban chấp hành Công đoàn Công ty xây dựng và phát triển mạng lưới an toàn vệ sinh viên tại các đơn vị sản xuất.
Đề xuất việc xử lý vi phạm và chế độ khen thưởng về thực hiện công tác BHLĐ trong Công ty.
Công tác phòng chống cháy nổ, phòng chống thiên tai:
Để đảm bảo an toàn và hiệu quả trong công tác phòng cháy chữa cháy (PCCN) cũng như phòng chống thiên tai, cần xây dựng các phương án cụ thể và thường xuyên kiểm tra, đôn đốc các bộ phận thực hiện nghiêm túc các kế hoạch đã đề ra.
Kế hoạch mua sắm cần được triển khai để trang bị đầy đủ các phương tiện phòng cháy chữa cháy (PCCN) và phòng chống thiên tai Đồng thời, cần hoàn thiện các biển báo và panô tuyên truyền về công tác PCCN tại những vị trí cần thiết Bên cạnh đó, việc quản lý hồ sơ pháp nhân và hồ sơ cán bộ công nhân viên (CBCNV) cũng cần được chú trọng.
Phòng Tổ chức – Hành chính có nhiệm vụ tập hợp quản lý, lưu giữ các loại hồ sơ sau:
Hồ sơ về pháp nhân và các loại con dấu của Công ty.
Hồ sơ CBCNV, Sổ BHXH e Nhiệm vụ quản lý công tác hành chính - văn phòng Công ty
Quản lý và bảo trì các trang thiết bị, dụng cụ hành chính trong toàn Công ty là nhiệm vụ quan trọng, bao gồm việc đề xuất mua sắm, sửa chữa và bảo trì các tài sản cần thiết cho công việc.
Quản lý tốt công tác đối ngoại bao gồm các công việc tiếp khách, hướng dẫn khách đến tham quan làm việc tại Công ty.
Quản lý hiệu quả phòng họp, hội trường và không gian làm việc của lãnh đạo công ty là rất quan trọng Điều này đảm bảo tổ chức và phục vụ tốt cho các sự kiện, hội nghị khi có nhu cầu từ công ty.
Quản lý lái xe và xe con công ty bao gồm việc bảo dưỡng và sửa chữa định kỳ, đồng thời đề xuất điều động xe khi có nhu cầu công tác hoặc các nhu cầu khác.
Phòng Tài chính – Kế toán
Tổ chức và quản lý công tác hạch toán kế toán, thống kê trong toàn Công ty cần tuân thủ đúng luật kế toán và chế độ pháp lệnh thống kê của Nhà Nước Việc thiết lập bộ máy kế toán khoa học và hợp lý sẽ phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý tại Công ty.
Thường xuyên thu thập và phân loại thông tin tài chính liên quan đến sản xuất kinh doanh, đồng thời xử lý các dữ liệu này để báo cáo kịp thời tình hình tài chính của Công ty cho Tổng Giám đốc.
Theo dõi việc thực hiện kế hoạch tài chính đã được phê duyệt là rất quan trọng Cần báo cáo Tổng Giám đốc về tình hình sử dụng vốn và đề xuất các biện pháp điều chỉnh hợp lý để đảm bảo hiệu quả tài chính.
Hướng dẫn các phòng chuyên môn thực hiện thủ tục tạm ứng, hoàn tạm ứng và các quy trình tài chính khác theo quy chế quản lý tài chính và các văn bản nội bộ của Công ty.
Lập các báo biểu, báo cáo hàng tháng, năm tài chính theo quy định của Nhà nước và quy định kiểm soát quản lý nội bộ của Công ty.
Phân tích và đánh giá về mặt tài chính tất cả các dự án mà Công ty thực hiện.
Chúng tôi phối hợp chặt chẽ với các phòng ban liên quan để theo dõi chi phí sản xuất kinh doanh và thực hiện thanh quyết toán khối lượng công trình với chủ đầu tư.
Phòng Tài chính – Kế toán có trách nhiệm theo dõi các hợp đồng kinh tế đã ký kết với khách hàng, đảm bảo thanh toán đúng hạn theo các điều khoản đã thỏa thuận Cần đôn đốc khách hàng để tránh tình trạng chậm trả hoặc dây dưa trong thanh toán Hàng tháng, phòng phải hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép công nợ, cũng như thu hồi công nợ một cách kịp thời và chính xác Đồng thời, cần báo cáo thường xuyên cho Tổng Giám đốc về tình hình công nợ và tài chính của Công ty.
Tham gia cùng phòng tổ chức hành chính để kiểm tra và phản ánh kịp thời, đầy đủ các khoản tiền lương, tiền thưởng và trợ cấp mà Công ty phải trả cho người lao động, đảm bảo tuân thủ đúng chế độ.
Thực hiện một số nhiệm vụ khi Tổng giám đốc giao.
Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu
Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh toàn công ty hằng quý, năm.
Theo dõi, kiểm tra, tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch hằng tháng, quý, cả năm và báo cáo kịp thời cho lãnh đạo Công ty.
Tham gia kiểm tra việc sản xuất và hướng tiêu thụ sản phẩm do nhà máy chế tạo thiết bị sản xuất làm ra.
Xây dựng mối quan hệ tốt với các đối tác tin cậy bảo đảm cung ứng vật tư với giá thành tốt nhất và thân thiện nhất.
Để đảm bảo có giá thầu cạnh tranh nhất, cần đáp ứng yêu cầu từ phòng Kỹ Thuật dự án – R&D và Phòng Phát triển thị trường bằng cách cung cấp thông tin về giá cả và chủng loại vật tư.
Tham gia ký kết hợp đồng với đối tác và phối hợp chặt chẽ với các phòng ban để soạn thảo hợp đồng kinh tế cùng các loại hợp đồng khác là nhiệm vụ quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong các giao dịch.
Lưu trữ và quản lý hợp đồng kinh tế là một quá trình quan trọng, bao gồm việc theo dõi, đôn đốc và kiểm tra tình hình thực hiện các hợp đồng kinh tế một cách hiệu quả Quá trình này cũng bao gồm việc kiểm tra và xác minh việc ủy quyền ký kết các hợp đồng kinh tế tại các đơn vị, đảm bảo rằng tất cả các hợp đồng kinh tế được thực hiện một cách minh bạch và tuân thủ các quy định.
Chịu trách nhiệm quản lý và làm hồ sơ, thủ tục cho các hợp đồng nhập khẩu thiết bị công trình Theo dõi tiến độ giao hàng, trực tiếp nhận hàng và vận chuyển đến công trình, đồng thời thực hiện thủ tục bàn giao.
Xây dựng kế hoạch cung ứng vật tư cho các công trình của Công ty nhằm đảm bảo tiến độ và chất lượng Đồng thời, lập kế hoạch dự trữ các vật tư chiến lược để phục vụ cho các công trình và nhà máy sản xuất thiết bị cơ điện lạnh.
Phòng Kỹ Thuật Công trình và Phòng Kỹ Thuật dự án – R&D thực hiện nghiệm thu nội bộ các hạng mục vật tư cung cấp trước khi trình chủ đầu tư nghiệm thu, nhằm đảm bảo rằng các vật tư đáp ứng đúng yêu cầu kỹ thuật theo hợp đồng đã ký kết.
Tham gia vào công tác quản lý kho và thiết bị, vật tư thu hồi từ các công trình, đảm bảo việc bảo quản để duy trì giá trị của chúng.
Chịu trách nhiệm bảo quản và duy trì trang thiết bị thi công tại kho, đánh giá tình trạng thiết bị sau mỗi công trình, và đề xuất kế hoạch bảo trì bảo dưỡng để đảm bảo cung ứng kịp thời cho các dự án.
Đề xuất bán thanh lý các vật tư, thiết bị không sử dụng hoặc dư thừa.
Tham gia công tác kiểm kê định kỳ và đột xuất khi có yêu cầu của lao động Công ty.
Thực hiện một số nhiệm vụ khác khi Tổng Giám đốc giao.
Phòng kỹ thuật dự án
a Triển khai công tác đấu thầu
Đọc bản vẽ và lập khối lượng chi tiết theo thực tế đối chiếu với với tiên lượng mời thầu
Lập dự toán gốc chi tiết trình Tổng Giám đốc phê duyệt giá dự thầu.
Lập bảng giá dự thầu theo giá đã được phê duyệt.
Phối hợp với các phòng ban đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của hồ sơ mời thầu. b Triển khai công tác thi công
Thiết kế và lập dự toán chi tiết cho các hạng mục gia công chế tạo tại nhà máy sản xuất thiết bị lạnh cần được trình Tổng Giám đốc phê duyệt để tiến hành thực hiện.
Chuyển giao chi tiết các nội về kỹ thuật, tiến độ cho phòng Kỹ Thuật Công trình tổ chức thi công bảo đảm tuân thủ hồ sơ dự thầu.
Phòng Kỹ Thuật Công trình thực hiện giám sát chặt chẽ quá trình tổ chức thi công nhằm đảm bảo chất lượng và thẩm mỹ công trình phù hợp với hồ sơ dự thầu, đồng thời tối ưu hóa chi phí thấp nhất.
Kiểm tra toàn bộ các đề nghị vật tư từ Phòng Kỹ Thuật Công trình để đảm bảo tính chính xác của thiết kế và chủng loại đã được phê duyệt, sau đó trình Tổng Giám đốc phê duyệt.
Tính toán, thiết kế, lập hồ sơ lý lịch các thiết bị áp lực do Seatecco sản xuất.
Điều phối kế hoạch sản xuất cho nhà máy chế tạo thiết bị lạnh một cách khoa học là cần thiết để phù hợp với năng lực sản xuất và đảm bảo tiến độ các công trình Đồng thời, việc triển khai công tác thiết kế lập dự án cho chủ đầu tư cũng đóng vai trò quan trọng trong quá trình này.
Tư vấn cho chủ đầu tư các phương án thiết kế hiệu quả nhất.
Tính chọn thiết bị, thiết kế chi tiết các hạng mục sơ đồ nguyên lý, bố trí mặt bằng thiết bị, điện động lực và điều khiển…
Lập dự toán gốc chi tiết trình Tổng Giám đốc quyết định giá dự án.
Tiến hành làm việc trực tiếp với bộ phận kỹ thuật của chủ đầu tư để nhanh chóng và chính xác nắm bắt yêu cầu, phục vụ cho thiết kế dự án Đồng thời, triển khai các hoạt động nghiên cứu và phát triển (R&D) để nâng cao chất lượng và hiệu quả dự án.
Cập nhật các dòng sản phẩm mới để nghiên cứu và chế tạo nhằm phục vụ cho SXKD.
Cập nhật các hệ thống điều khiển mới là cần thiết để nâng cao năng lực cạnh tranh trong nghiên cứu chế tạo Đồng thời, việc áp dụng thiết bị và công nghệ mới cũng rất quan trọng để hỗ trợ cho công tác thiết kế và đấu thầu các dự án hiệu quả hơn.
Tham gia các khóa huấn luyện, giới thiệu sản phẩm mới của các nhà cung cấp để nắm bắt được thông tin mới
Phối hợp với Phòng Kinh doanh – Xuất nhập khẩu tham gia các hội chợ, triển lãm để tìm kiếm và cập nhật sản phẩm mới.
Xây dựng mối quan hệ chặt chẽ và bền vững với các nhà cung cấp thiết bị chủ lực nhằm khai thác được giá tốt nhất.
Lưu trữ tài liệu hồ sơ catalog thiết bị là cần thiết cho việc tra cứu, thiết kế và dự thầu Đồng thời, việc kiểm tra, theo dõi và quản lý thông số vận hành thiết bị tại các công trình cũng rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả và an toàn trong quá trình thi công.
Trực tiếp kiểm tra, ghi chép, lưu trữ các thông số vận hành hệ thống trước khi bàn giao cho chủ đầu tư.
Để ngăn ngừa các sự cố nghiêm trọng có thể gây thiệt hại cho công ty, việc định kỳ kiểm tra, ghi chép và lưu trữ các thông số vận hành trong thời gian bảo hành là rất quan trọng Hồ sơ này cần được lưu giữ trong thời hạn 10 năm để đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng truy xuất thông tin khi cần thiết.
Lưu giữ và bảo quản các hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu, hồ sơ thiết kế, hồ sơ hoàn công.
Lưu giữ toàn bộ các công văn, giấy tờ liên quan đến công tác mời thầu, dự thầu và thi công.
Lưu giữ các hồ sơ liên quan đến các thiết bị áp lực do Seatecco sản xuất.
Lưu giữ hồ sơ catalogue, lý lịch các thiết bị đã được lắp đặt.
Thực hiện công tác an toàn lao động và nâng cao kỹ năng tay nghề cho công nhân.
Hằng năm, phối hợp với Phòng Tài chính – Nhân sự và Phòng Kỹ Thuật Công Trình, tổ chức các lớp huấn luyện an toàn lao động cho công nhân Đồng thời, soạn thảo và phát hành tài liệu an toàn lao động để phổ biến cho công nhân tại các công trình.
Tổ chức các cuộc thi nâng bậc thợ để đáp ứng quyền lợi và nhu cầu của công nhân.
Thực hiện một số nhiệm vụ khác khi Tổng giám đốc giao.
Phòng phát triển thị trường
Đề xuất những thay đổi trong chiến lược thương hiệu (nếu cần)
Xây dựng hoặc đề xuất xây dựng các mối quan hệ chiến lược nhằm quảng bá thương hiệu của công ty.
Lập kế hoạch quản lý và phân bổ kinh phí cho các hoạt động quảng bá thương hiệu.
Giám sát công tác quản lý theo tiêu chuẩn ISO để đảm bảo thương hiệu của công ty được gìn giữ và phát huy
Quản lý và cập nhật mới các hồ sơ, tài liệu thuộc phạm vi quảng cáo bảo đảm phát huy tối đa hiệu quả của công cụ này
Thường xuyên cập nhật những thông tin mới nhất về các hoạt động sản xuất kinh doanh vào hồ sơ chứng minh năng lực công ty
Định kỳ hàng quý cập nhật vào trang web công ty các thông tin mới nhất
Xây dựng và tổ chức thực hiện các hoạt động đối ngoại của các phòng ban trong công ty là rất quan trọng, nhằm đảm bảo tính chuyên nghiệp cao trong công tác này Đồng thời, cần giám sát chặt chẽ để đạt được hiệu quả tối ưu trong các mối quan hệ đối ngoại.
Tổ chức thực hiện công tác tham gia triển lãm hội chợ và quản lý các tài sản phục vụ cho công tác này
Tích cực tìm kiếm và mở rộng thị trường
Tích cực tìm kiếm và tiếp cận các dự án trong khu vực quản lý
Tư vấn, thiết kế dự án hỗ trợ cho chủ đầu tư
Cập nhật các thông tin đấu thầu, mua hồ sơ thầu và tổ chức thực hiện
Tìm kiếm và xúc tiến các mối quan hệ với chủ dự án để bảo đảm khả năng thắng thầu cao nhất
Chịu trách nhiệm về nội dung và hình thức hồ sơ dự thầu, bảo đảm đúng, đủ và thẩm mỹ
Tìm hiểu và tham khảo hồ sơ dự thầu từ các nhà thầu khác giúp phân tích ưu nhược điểm, đồng thời rút ra kinh nghiệm quý báu cho các lần đấu thầu sau.
Quản lý và lưu trữ các hồ sơ dự thầu của từng dự án (sau mỗi lần đấu thầu cần lưu lại hồ sơ)
Trong quá trình thực hiện hồ sơ dự thầu, cần phối hợp chặt chẽ với các phòng chức năng, đặc biệt là phòng Kỹ Thuật Dự án - R&D Công việc này bao gồm việc đọc hồ sơ bản vẽ, bóc tách khối lượng và lập dự toán gốc nhằm đảm bảo tính cạnh tranh cao nhất cho dự thầu.
Chuyển giao và làm rõ các hồ sơ tài liệu dự thầu với Phòng Kỹ Thuật Công Trình để đảm bảo thi công theo đúng hồ sơ dự thầu
Phối hợp với Phòng Kỹ Thuật Công trình trong việc lập hồ sơ khối lượng nghiệm thu và thanh quyết toán công trình
Các công việc cụ thể khác do Tổng Giám đốc giao.
Phòng kỹ thuật công trình
Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu dự thầu từ bộ phận làm hồ sơ thầu
Chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ tài liệu liên quan đáp ứng yêu cầu của hồ sơ mời thầu.
Trực tiếp làm việc với chủ đầu tư hoặc ban quản lý dự án để xây dựng kế hoạch thi công.
Tiếp nhận mặt bằng và chuẩn bị các điều kiện thi công như điện, nước, ăn ở…
Thành lập ban chỉ huy công trình, lập danh sách điều động nhân sự thi công trình Tổng Giám đốc phê duyệt
Trình mẫu vật tư cho chủ đầu tư trước khi đề nghị tập kết vật tư
Đọc bản vẽ, đề nghị vật tư cho phòng Kinh doanh – Xuất nhập khẩu với sự xác nhận của phòng Kỹ Thuật Dự án - R&D.
Phối hợp chặt chẽ giữa phòng Kinh doanh – Xuất nhập khẩu và phòng Kỹ Thuật Dự án là rất quan trọng để tổ chức nghiệm thu nội bộ các hạng mục vật tư và thiết bị Điều này giúp đảm bảo rằng mọi thứ được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi mời chủ đầu tư tham gia nghiệm thu, nhằm tránh những sơ suất có thể xảy ra trong quá trình nghiệm thu với chủ đầu tư.
Giám sát công trình: Tổ chức đội ngũ kỹ thuật giám sát công nhân thi công theo đúng yêu cầu kỹ thuật và thẩm mỹ công trình
Quản lý vật tư thiết bị là quá trình tổ chức tiếp nhận và tập kết vật tư, thiết bị tại công trình, đồng thời đảm bảo bảo quản và bảo vệ an toàn cho chúng trong suốt thời gian thi công cho đến khi bàn giao cho chủ đầu tư.
Quản lý trang thiết bị và dụng cụ thi công là một nhiệm vụ quan trọng, bao gồm việc tiếp nhận, hướng dẫn sử dụng và bảo quản trang thiết bị để tránh hư hỏng và mất mát Để đảm bảo chất lượng, cần phối hợp với phòng Kinh doanh – Xuất nhập khẩu để lập biên bản đánh giá tình trạng sử dụng thiết bị trước khi bàn giao sau khi hoàn thành công trình.
Triển khai và giám sát công tác an toàn lao động, vệ sinh công trình và PCCC
Tổ chức nghiệm thu, làm hồ sơ hoàn công và bàn giao công trình
Lưu trữ hồ sơ hoàn công và các tài liệu kỹ thuật liên quan đến các công trình đã thực hiện, thời gian lưu trữ là 5 năm
Báo cáo mọi sự cố và hỏng hóc tại công trình cho phòng Kỹ Thuật Dự án – R&D, đồng thời đề xuất phương án xử lý Lưu ý, không được tự ý thực hiện các biện pháp khắc phục nếu chưa có sự đồng ý của phòng Kỹ Thuật Dự án – R&D.
Phối hợp với phòng Kỹ thuật Dự án – R&D để lập kế hoạch bảo trì và bảo dưỡng các công trình trong thời gian bảo hành Đảm bảo đáp ứng các yêu cầu của phòng Kỹ thuật Dự án – R&D thông qua việc kiểm tra, ghi chép và lưu trữ các thông số vận hành thiết bị, nhằm ngăn ngừa sự cố trong thời gian bảo hành.
Chịu trách nhiệm xây dựng hình ảnh và thương hiệu của Seatecco thông qua việc tổ chức thi công, bao gồm đảm bảo an toàn lao động, duy trì tác phong và kỷ luật lao động, sử dụng đồng phục lao động, và thực hiện ứng xử lịch sự, văn minh tại công trường.
Công tác đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn và tay nghề cho CBCNV phòng Kỹ thuật Công trình:
Để nâng cao hiệu quả thi công, phòng Kỹ thuật Công trình cần thường xuyên cập nhật và nghiên cứu các tiêu chuẩn, quy trình, quy phạm mới, đồng thời phổ biến thông tin này đến toàn thể cán bộ công nhân viên.
Hàng năm kết hợp với phòng kỹ thuật tổ chức lớp học an toàn lao động cho toàn bộ CBCNV phòng công trình
Lập kế hoạch và nội dung đào tạo cho chỉ huy trưởng, chỉ huy phó, giám sát kỹ thuật và tổ trưởng các tổ thi công là rất quan trọng Cần phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng vị trí công tác để đảm bảo hiệu quả trong quá trình thực hiện.
Tổ chức đào tạo nâng cao tay nghề cho công nhân
Chịu trách nhiệm về việc tạm ứng và thanh toán các khoản chi phí liên quan đến đi lại, ăn uống và lưu trú cho toàn bộ cán bộ công nhân viên phòng kỹ thuật công trình tham gia thi công tại các dự án.
Đàm phán và đề xuất tuyển chọn các nhà thầu phụ và lao động thuê ngoài bảo đảm chi phí thấp nhất
Xác nhận toàn bộ các hạng mục vật tư thiết bị tập kết đến công trình bảo đảm chính xác về số lượng, chủng loại, mã hiệu, khối lượng
Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Tổng giám đốc giao.
TUYỂN DỤNG
Nhận hồ sơ
Người xin việc cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, bao gồm đơn xin việc, sơ yếu lý lịch có xác nhận địa phương, bản sao công chứng bằng tốt nghiệp, bảng điểm cho sinh viên mới ra trường, bảng năng lực cho người có trình độ đại học và kinh nghiệm làm việc, giấy khám sức khỏe, bản sao hộ khẩu thường trú, bản sao giấy khai sinh, bản sao chứng minh nhân dân, ảnh 3x4, và sổ BHXH (nếu có).
Sau khi nhận hồ sơ, Trưởng phòng Tài chính – Nhân sự sẽ kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ Sau khi hoàn tất việc xem xét, phòng sẽ thông báo lịch phỏng vấn cho ứng cử viên.
Trưởng phòng Tài chính – Nhân sự sẽ phối hợp với Trưởng phòng có nhu cầu tuyển dụng và có thể mời thêm cán bộ chuyên môn để thực hiện phỏng vấn theo mẫu “Phiếu phỏng vấn”.
Phỏng vấn
Trình độ chuyên môn đào tạo
Kỹ năng kiểm tra giám sát
Những kinh nghiệm/thành tựu đạt được trong quá trình làm việc
Tiêu chí đánh giá Mô tả đánh giá Đề xuất của người phỏng vấn
1 Sự phù hợp với vị trí ứng tuyển Chuyển phỏng vấn vòng 2
Chuyển phỏng vấn vị trí khác
2 Sự phù hợp về chuyên môn
3 Sự phù hợp về kinh nghiệm
4 Khả năng làm việc nhóm/ đồng đội
6 Thái độ/ Tinh thần làm việc
7 Khả năng thích ứng với môi trường công ty
9 Tiềm năng phát triển Về chuyên môn về quản lý
Sau khi hoàn tất phỏng vấn, phòng Tài chính – Nhân sự sẽ thông báo kết quả cho tất cả các ứng viên trong vòng một tuần Những ứng viên đạt yêu cầu sẽ được mời đến để thỏa thuận ký hợp đồng lao động thử việc.
Trưởng phòng phụ trách bộ phận có trách nhiệm giao nhiệm vụ theo "Bảng mô tả công việc", cung cấp đề cương thử việc và quy định thời gian hoàn thành cho nhân viên mới Đồng thời, yêu cầu nhân viên chấp hành nội quy và quy chế của công ty.
Thử việc
Xếp loại đánh giá A B C D E NA
Xuất sắc Tốt Khá Trung bình Kém Không có
Kiến thức chuyên môn Thái độ làm việc
Hiểu biết nghiệp vụ Chín chắn/ Nhiệt tình
Kỹ năng nghề nghiệp Tính chân thật
Khả năng hoàn thành công việc Tin cậy
Khối lượng công việc hoàn thành
Chất lượng công việc hoàn thành Tính chuyên cần
Khả năng sử dụng vi tính cho công việc
Tài giám sát, tổ chức
Khả năng ngoại ngữ chuyên môn Khả năng lãnh đạo
Tinh thần hợp tác, làm việc nhóm
Kỹ năng giao tiếp với khách hàng Đạo đức, ứng xử
Tổng số Tổng số ĐÁNH GIÁ CHUNG Xuất sắc Tốt Khá Trung bình Kém
Thời gian thử việc: 60 ngày
Ký hợp đồng lao động chính thức
Gia hạn hợp đồng lao động
Chấm dứt hợp đồng lao động
Đào tạo/huấn luyện mới
Sau khi kết thúc thời gian thử việc, trưởng bộ phận có trách nhiệm đánh giá hiệu suất của nhân viên Nếu nhân viên đạt yêu cầu, trưởng phòng sẽ xác nhận và chuyển hồ sơ đến phòng Tài chính – Nhân sự để đề xuất Tổng Giám đốc ra quyết định tuyển dụng chính thức và ký hợp đồng lao động.
Nếu nhân viên không đáp ứng yêu cầu công việc trong thời gian thử việc, họ có thể xin gia hạn thời gian thử việc Tuy nhiên, việc gia hạn này cần phải được Tổng Giám đốc chấp thuận; nếu không, thời gian thử việc sẽ bị chấm dứt.
Nhận xét của nhóm Ưu điểm:
Nắm rõ được thông tin từng ứng viên một cách nhanh nhất, giúp doanh nghiệp
đủ thông tin để đánh giá các ứng viên
Có nguồn ứng viên đa dạng, phong phú nên doanh nghiệp có nhiều sự lựa chọn
Chỉ tiêu đánh giá rõ ràng và phù hợp với nhu cầu tuyển dụng
Không tiết kiệm được thời gian và chi phí tuyển dụng.
ĐÀO TẠO & PHÁT TRIỂN NHÂN VIÊN
Nhu cầu đào tạo
Nhu cầu đào tạo hàng năm của Công ty được xác định dựa trên các cơ sở sau:
Nâng cao trình độ, kỹ năng trong công tác quản lý, công tác nghiệp vụ chuyên môn để phục vụ cho các dự án
Đáp ứng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh
Thay đổi về cơ cấu tổ chức, phân công nhiệm vụ.
Đề xuất và quyết định cử đi đào tạo
Dựa trên đề xuất từ các bộ phận và cán bộ công nhân viên trong công ty, Phòng Tài chính – Nhân sự sẽ lập nhu cầu đào tạo theo mẫu "Phiếu đề nghị đào tạo" và trình Tổng Giám đốc phê duyệt.
Tổng Giám đốc sẽ xem xét và thống nhất nhu cầu đào tạo do phòng Tài chính – Nhân sự đề xuất, dựa trên nhu cầu đào tạo, khả năng tài chính và sự cân đối với nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh của công ty.
Tổng Giám đốc quyết định đối tượng, số lượng, hình thức đào tạo và cử CBCNV đi đào tạo.
Lập kế hoạch đào tạo
Vào quý IV hàng năm, hoặc khi có nhu cầu đột xuất, Phòng Tài chính – Nhân sự sẽ tổng hợp nhu cầu đào tạo và lập đề xuất “Kế hoạch đào tạo” cho năm tiếp theo Kế hoạch này sau đó sẽ được trình lên Tổng Giám đốc để xem xét và phê duyệt.
Sau khi kế hoạch đào tạo được Tổng Giám đốc phê duyệt, Phòng Tài chính – Nhân sự sẽ thông báo cho các bộ phận liên quan để đảm bảo việc thực hiện kế hoạch diễn ra suôn sẻ.
Lựa chọn người gửi đi đào tạo theo nhu cầu của công ty
4.1 Đề xuất người đi đào tạo
Phòng Tài chính – Nhân sự tiến hành nghiên cứu kỹ lưỡng thông tin liên quan đến công tác đào tạo, bao gồm nội dung và hình thức đào tạo Sau khi đối chiếu với kế hoạch đào tạo, phòng sẽ đề xuất ý kiến tham mưu về việc cử cán bộ công nhân viên tham gia đào tạo để trình Tổng Giám đốc xem xét.
4.2 Xét chọn người đi đào tạo
Sau khi nhận được ý kiến tham mưu từ Phòng Tài chính – Nhân sự, Tổng Giám đốc sẽ đối chiếu với quá trình làm việc của từng cá nhân được lựa chọn, tham khảo ý kiến từ các cán bộ lãnh đạo liên quan và cuối cùng phê duyệt danh sách CBCNV được chọn để tham gia đào tạo.
4.3 Quyết định cử người đi đào tạo
Phòng Tài chính – Nhân sự có trách nhiệm soạn thảo quyết định cử người đi đào tạo trình Tổng Giám đốc ký duyệt.
4.4 Tổ chức và chuẩn bị cho công tác đào tạo
Sau khi Tổng Giám đốc ra quyết định, Phòng Tài chính – Nhân sự sẽ thông báo cho cá nhân được cử đi đào tạo về các thông tin cần thiết như thời gian, địa điểm và kinh phí Đồng thời, phòng cũng sẽ hướng dẫn làm thủ tục đăng ký với cơ sở đào tạo để nhận thông báo nhập học nếu có.
Bộ phận có trách nhiệm chọn cử cán bộ công nhân viên đi đào tạo cần phải bố trí công việc và sắp xếp người thay thế hợp lý, nhằm đảm bảo người được cử đi đào tạo có thể tập trung và nhập học đúng thời gian quy định.
Người được cử đi đào tạo cần chuẩn bị đầy đủ dụng cụ và phương tiện, đồng thời xin kinh phí đào tạo (nếu có) để nộp cho cơ sở đào tạo Họ cũng có trách nhiệm tập hợp chi phí thanh toán theo quy định của Công ty.
Xét duyệt người đi đào tạo do cá nhân tự đề nghị
5.1 Tự đề xuất đi đào tạo
Người tự đề nghị đi đào tạo phải có đơn xin đi đào tạo
Đơn xin tuyển sinh cần phải có ý kiến nhận xét của Trưởng bộ phận phụ trách và kèm theo đầy đủ các văn bản, giấy tờ hợp pháp theo quy định của cơ quan tuyển sinh.
5.2 Xét và thỏa thuận cho đi đào tạo
Phòng Tài chính – Nhân sự tiến hành nghiên cứu về ngành nghề của nhân viên xin đi đào tạo, đánh giá mức độ ảnh hưởng đến sản xuất và kinh doanh, cũng như hình thức xin đi đào tạo, bao gồm các vấn đề liên quan đến lương bổng và quyền lợi về bảo hiểm xã hội Dựa trên những phân tích này, phòng sẽ đề xuất ý kiến tham mưu trình Tổng Giám đốc xem xét.
5.3 Quyết định cử người đi đào tạo
Tổng Giám đốc sẽ xem xét ý kiến của Phòng Tài chính – Nhân sự và tổ chức họp khi cần thiết để quyết định việc đồng ý hay không cho CBCNV tham gia đào tạo.
5.4 Tổ chức và chuẩn bị cho công tác đào tạo
Sau khi nhận được sự phê duyệt từ Tổng Giám đốc, Phòng Tài chính – Nhân sự phải thực hiện đầy đủ các thủ tục cần thiết cho người được cử đi đào tạo, bao gồm việc chuẩn bị quyết định hoặc chứng nhận cho hồ sơ nhập học, thông báo về hình thức hưởng lương và bảo hiểm xã hội.
Khi CBCNV không được xét chọn để tham gia đào tạo, Phòng Tài chính – Nhân sự sẽ trả lại đơn và cung cấp lý do cụ thể cho quyết định này, nhằm giúp CBCNV hiểu rõ nguyên nhân không được xét chọn.
Tổ chức các khóa đào tạo
Các hình thức đào tạo, huấn luyện của Công ty gồm:
Huấn luyện và đào tạo bên ngoài bao gồm việc tổ chức và tham gia các lớp học tại chức ngắn hạn, tập trung vào các chuyên đề liên quan đến chuyên ngành Những khóa học này nhằm bồi dưỡng chuyên môn, nâng cao kỹ năng phòng cháy chữa cháy, đảm bảo an toàn lao động và vệ sinh lao động cho người tham gia.
Huấn luyện và đào tạo nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao năng lực cho nhân viên, đặc biệt là các kỹ sư cao cấp và cán bộ có kinh nghiệm Những người này sẽ hướng dẫn chuyên ngành, hỗ trợ xử lý các công việc kỹ thuật và thực hiện các hình thức kèm cặp khác, nhằm phát triển kỹ năng và kiến thức cho đội ngũ nhân viên.
Theo dõi thực hiện đào tạo
Phòng Tài chính – Nhân sự có nhiệm vụ theo dõi toàn bộ quá trình học tập của các cá nhân được cử đi đào tạo, bao gồm các khóa đào tạo và đánh giá kết quả đạt được.
Nội dung theo dõi, đánh giá đào tạo được cập nhật vào hồ sơ cá nhân.
Hồ sơ theo dõi đào tạo của cá nhân
Sau mỗi khóa học, nhân viên do công ty cử đi đào tạo cần nộp bằng tốt nghiệp hoặc chứng chỉ gốc Đối với cá nhân tự túc đào tạo, họ phải nộp bản sao có công chứng cho Phòng Tài chính – Nhân sự để được lưu trữ và cập nhật vào sổ theo dõi quản lý.
Hồ sơ cá nhân được lưu tại Phòng Tài chính – Nhân sự Danh mục các hồ sơ lưu được lập “Sổ theo dõi đào tạo nhân viên
Phòng Tài chính – Nhân sự lưu trữ hồ sơ theo dõi đào tạo gồm:
Quyết định cử đi học
Các hồ sơ liên quan khác (nếu cần thiết)
Nhận xét của nhóm Ưu điểm
Nhân viên có thể nắm rõ kiến thức về công việc.
Nâng cao trình độ, kỹ năng của nhân viên
Đào tạo nội bộ giúp nhân viên nắm vững công việc, từ đó giảm tỷ lệ rời bỏ tổ chức Khi hiểu rõ nhiệm vụ và vai trò của mình, nhân viên sẽ cảm thấy yêu thích công việc hiện tại hơn.
Phải sắp xếp tìm người thay thế vị trí của người đi đào tạo
Khi nhân viên được đi đào tạo sẽ làm ngắt quãng công việc
Quá trình lựa chọn người đi đào tạo phức tạp
Đào tạo bên ngoài: Nhân viên có nguy cơ rời bỏ tổ chức sau quá trình đào tạo.
QUẢN TRỊ THÀNH TÍCH
Quy trình đánh giá
Giai đoạn chuẩn bị, doanh nghiệp cần:
Kiểm tra bảng câu hỏi khảo sát đánh giá dành cho các ứng viên, xác định năng lực quan trọng của tổ chức và doanh nghiệp
Xác nhận lại “nhân sự được đánh giá”, và những người tham giá công cuộc đánh giá nhân sự này
Cán bộ quản lý và giám đốc phòng Tài chính - Nhân sự sẽ phối hợp để sàng lọc và quyết định danh sách những người tham gia vào cuộc đánh giá.
Thông báo tới tất cả các cán bộ nhân viên trong công ty về dự án đánh giá năng lực
Tổ chức một cuộc họp nhằm giải thích rõ ràng mục đích, vai trò và ý nghĩa của việc đánh giá, đồng thời hướng dẫn cách thức thực hiện đánh giá cho tất cả nhân sự tham gia.
Cam kết đảm bảo bí mật các câu trả lời cho người đánh giá
1.2 Thực hiện thu thập thông tin đánh giá
Chia nhóm người tham gia đánh giá nhân sự dựa trên mối quan hệ với nhân sự được đánh giá, bao gồm cán bộ quản lý, đồng nghiệp, cấp dưới trực tiếp báo cáo và nhân sự từ bên ngoài.
Tổ chức khảo sát cho nhân sự được đánh giá và những người tham gia đánh giá là bước quan trọng, thường thực hiện trực tuyến Cần ấn định thời gian trả lời bảng câu hỏi hợp lý để đảm bảo mọi người đều tham gia đầy đủ, tránh tình trạng bỏ sót hoặc làm qua loa, từ đó đảm bảo kết quả đánh giá đạt tính khách quan cao.
Các câu hỏi trong bảng khảo sát cần tập trung vào những hành vi có thể quan sát được, tránh những câu hỏi mơ hồ, khó hiểu và không rõ ràng, cũng như những câu hỏi mang tính cảm xúc.
Toàn bộ quá trình đánh giá năng lực được giám sát bởi cán bộ quản lý và người huấn luyện bên ngoài nhằm đảm bảo tính khách quan và chính xác.
Báo cáo sẽ được thực hiện bởi một bên thứ ba, đảm bảo tính khách quan và trung thực Nội dung báo cáo bao gồm kết quả đánh giá, điểm mạnh, điểm yếu, cũng như những lĩnh vực mà “nhân sự được đánh giá” cần cải thiện hoặc phát huy Người viết báo cáo sẽ được lựa chọn kỹ lưỡng để đảm bảo chất lượng tổng hợp rõ ràng và hiệu quả.
Báo cáo chỉ trình bày kết quả tổng hợp điểm trung bình của từng nhóm đối tượng tham gia đánh giá, mà không phản ánh ý kiến của từng cá nhân về "nhân sự được đánh giá".
Để nhân sự được đánh giá có thể cải thiện và phát huy điểm mạnh, điểm yếu của bản thân, cần chỉ ra các hành vi cụ thể và đề xuất chương trình hành động tiếp theo.
Báo cáo cho từng cá nhân về những điểm mạnh, điểm yếu và nhu cầu phát triển trong tương lai
Báo cáo cho Giám đốc nhân sự hoặc Tổng Giám đốc về kết quả đánh giá năng lực của nhân sự tham gia khảo sát, đồng thời đề xuất các hoạt động cần thực hiện để cải thiện và nâng cao kỹ năng cho đội ngũ nhân viên trong công ty.
1.4 Thảo luận và huấn luyện/ hướng dẫn phát triển bản thân cho cán bộ quản lý được đánh giá
Trên cơ sở bản báo cáo riêng cho từng cán bộ quản lý, các tư vấn viên sẽ:
Tổ chức họp cuộc họp với các “nhân sự được đánh giá” để thảo luận, phân tích điểm mạnh, điểm yếu, điểm cần hoàn thiện của từng người
Phân tích những điểm mạnh, điểm yếu này sẽ ảnh hưởng như thế nào đến sự phát triển của công ty nói chung và nhân sự đó nói riêng
Đưa ra và thảo luận chi tiết kế hoạch phát triển nhân sự là bước quan trọng để nâng cao hiệu quả làm việc Cần xác định rõ các mục tiêu cụ thể và phương pháp thực hiện nhằm cải thiện kỹ năng và năng lực của nhân viên Việc này không chỉ giúp nhân sự phát triển bản thân mà còn đóng góp tích cực vào sự phát triển chung của tổ chức.
Để tạo động lực cho những nhân sự còn nhiều điểm yếu, việc an ủi và động viên là rất quan trọng nhằm giúp họ giữ vững tinh thần Cần áp dụng những chiến lược đặc biệt để hỗ trợ những cá nhân này, giúp họ vượt qua khó khăn và phát triển bản thân.
Phương pháp đánh giá
Phương pháp đánh giá 360 là một kỹ thuật đánh giá toàn diện, trong đó nhiều người xung quanh nhân viên tham gia vào việc đánh giá hiệu suất của họ Phương pháp này cho phép thu thập ý kiến từ nhiều góc độ khác nhau, giúp nhìn nhận kết quả hoạt động của nhân viên một cách đa chiều và chính xác hơn.
Phương pháp quản lý hiệu suất này đánh giá mức độ đáp ứng của nhân viên đối với các yêu cầu từ khách hàng, bất kể họ là ai, miễn là có liên quan đến vị trí công việc mà nhân viên đảm nhận.
Chương trình giảng dạy này cho phép đánh giá toàn diện nhiều khía cạnh của thành tích, giúp xác định nội dung đánh giá cần thiết để phản ánh đúng sự phát triển của người học.
Phương pháp đánh giá này phổ biến tại nhiều trường đại học, với niềm tin từ các nhà quản trị cấp cao rằng nhân viên cấp dưới có khả năng đánh giá chính xác hiệu quả hoạt động của cấp trên trong các lĩnh vực lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, ủy quyền và giao tiếp.
Cách làm này mang lại lợi ích lớn, bởi vì nó giúp cấp trên trở nên tận tâm hơn trong công tác quản lý, từ đó đáp ứng tốt hơn nhu cầu của cấp dưới.
Nhược điểm là để làm vừa lòng cấp dưới thì cấp trên sẽ chiều theo ý họ
Nhiều người lo ngại rằng các nhà quản trị sẽ bị chỉ trích trong các cuộc tranh luận công khai, trong khi nhân viên e ngại về khả năng bị trả thù Để đảm bảo hiệu quả cho phương pháp này, việc giữ bí mật danh tính người đánh giá là rất quan trọng, đặc biệt là trong các phòng ban nhỏ.
Để đánh giá thành tích của nhân viên một cách ổn định và chính xác, phương pháp hiệu quả hơn so với việc dựa vào đánh giá của cấp trên là tham khảo ý kiến từ những đồng nghiệp gần gũi nhất.
Nó được sử dụng khi một người giám sát không có cơ hội quan sát hoạt động của cấp dưới, nhưng một đồng nghiệp thì có
Nhược điểm trong việc đánh giá đồng nghiệp là cá nhân thường ngại làm mất lòng và không dám đưa ra đánh giá chính xác nếu thành tích của đồng nghiệp thấp Hơn nữa, họ thiếu niềm tin vào đánh giá của đồng nghiệp và có xu hướng đánh giá cao hơn kết quả của bạn bè so với những người khác Khi nguồn lực có hạn, việc đánh giá này có thể dẫn đến tình trạng cạnh tranh không công bằng.
Nhân viên thích được đồng nghiệp của họ đánh giá vì mục đích phát triển hơn là vì mục đích liên quan đến các quyết định hành chính.
Nhân viên đôi khi được yêu cầu tự đánh giá thành tích của mình, vì họ có thể là người đánh giá tốt nhất về hiệu suất làm việc, đặc biệt khi giám sát viên không thể quan sát trực tiếp Khi nhân viên hiểu rõ mục tiêu và tiêu chuẩn công việc, họ sẽ tự tin hơn trong việc đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của bản thân.
Phương pháp tự đánh giá giúp hạn chế lỗi thái quá và lỗi bao dung so với đánh giá từ cấp trên, đồng thời phổ biến trong chương trình quản trị theo mục tiêu, nơi nhân viên và cấp trên cùng đánh giá mức độ hoàn thành Tự đánh giá mang lại lợi ích lớn nhất khi được sử dụng để phát triển nhân viên thay vì làm công cụ ra quyết định hành chính Ngoài ra, thông tin trong bản tự đánh giá của nhân viên thường cung cấp những hiểu biết quý giá cho người giám sát mà họ có thể chưa biết đến.
Khách hàng đôi khi tham gia vào quá trình đánh giá dịch vụ, đặc biệt tại những nơi có sự tương tác cao giữa khách hàng và nhân viên Trong những trường hợp này, không có sự giám sát trực tiếp từ cấp trên, và khách hàng có thể là thành viên nội bộ hoặc bên ngoài tổ chức.
Chủ hoặc nhà quản trị công ty dịch vụ làm sạch thảm cần phản hồi từ khách hàng để đánh giá chất lượng dịch vụ và mức độ hài lòng của họ Những phản hồi này có thể được thu thập thông qua cuộc gọi điện thoại hoặc phỏng vấn trực tiếp, giúp công ty cải thiện dịch vụ và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
Mục đích của phương pháp 360 0
Seatecco sử dụng nhiều phương pháp đa dạng để đánh giá toàn diện văn hóa công ty, trong đó chủ yếu áp dụng phương pháp 360 để đảm bảo tính chính xác của các bản mô tả công việc, kết quả làm việc của nhân viên, cũng như hiệu quả của các thực tiễn và quy trình kinh doanh.
Phương pháp đánh giá này dựa trên ý kiến phản hồi từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm nhân viên từ các nhóm khác, sếp trực tiếp, nhân viên cấp dưới, thành viên ban Giám đốc, cũng như khách hàng và nhà cung cấp.
Khi phát triển một chương trình đánh giá 360 , Seatecco đã thực hiện những điều 0 sau để tăng hiệu quả của đánh giá.
3.1 Thỏa thuận với nhân viên
Tổ chức một cuộc họp để giải thích mục đích và quy trình đánh giá dựa trên phản hồi 360, đồng thời quyết định những người sẽ sử dụng kết quả Cần công khai mục tiêu và lợi ích mà hoạt động này mang lại cho tổ chức.
Kết quả của phương pháp đánh giá 360 được Seatecco sử dụng để đánh giá thành tích và khen thưởng nhân viên, với tầm quan trọng được thể hiện qua tỷ lệ cụ thể: khen thưởng cá nhân dựa vào kết quả làm việc chung (50%), mức độ hoàn thành mục tiêu nhóm (25%) và kết quả đánh giá 360 (25%).
Trong cuộc họp trước khi thực hiện đánh giá 360 độ, Seatecco sẽ giải thích rõ ràng về quy trình giám sát đánh giá, cách thu thập kết quả, kế hoạch tiếp theo, thời gian cho lần đánh giá tiếp theo, cũng như các chương trình đào tạo và kèm cặp sẽ được triển khai sau đó.
3.2 Xây dựng một bản mô tả công việc công bằng
Công ty đã thành lập một ban chuyên môn với sự tham gia của đại diện từ các phòng ban khác nhau nhằm xây dựng bản mô tả chi tiết về kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm cần thiết cho sự thành công trong các vị trí công việc khác nhau.
Bản mô tả công việc dựa vào các giá trị cốt lõi và chiến lược của Seatecco như một
"Kim chỉ nam" và những nhân viên xuất sắc là những ví dụ điển hình trong việc xây dựng bản mô tả công việc Sau khi xác định các kỹ năng và năng lực cần thiết cho từng vị trí, các kỹ năng này sẽ được chia thành những hành vi cụ thể, dễ quan sát và đánh giá.
3.3 Chuyển những hành vi trên thành những câu đánh giá
Phân tích các hành vi đã nêu thành những câu đánh giá cụ thể giúp đảm bảo kết quả đánh giá chính xác, đồng thời thể hiện tính nhất quán và phù hợp với bối cảnh của công ty.
Chỉnh sửa lại danh sách các câu đánh giá hành vi trong công việc bằng cách tổng hợp, thêm/ bớt và đưa lên Giám đốc phê duyệt
3.4 Tổ chức tập huấn cho những người có trách nhiệm đánh giá
Tổ chức các buổi tập huấn nhằm hướng dẫn cách thức thực hiện và tiếp nhận đánh giá một cách hiệu quả Nội dung tập huấn bao gồm việc xác định đánh giá mang tính xây dựng, cách tận dụng kết quả đánh giá, và cách đưa ra phản hồi có giá trị và khách quan Ngoài ra, cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của tính chính xác và việc tuân thủ nguyên tắc bảo mật thông tin Cuối cùng, thông báo rõ ràng về đối tượng đánh giá, các hành vi được đánh giá và thang điểm đánh giá sẽ được trình bày trong buổi tập huấn.
Seatecco sử dụng thang điểm từ 1 đến 5 để đánh giá, với 1 là "không chấp nhận được" và 5 là "xuất sắc" Để đảm bảo tính chính xác, có thêm lựa chọn "Không áp dụng" nhằm loại trừ những câu đánh giá không liên quan đến công việc hoặc đối tượng được đánh giá Phần đánh giá sẽ đưa ra các câu hỏi cụ thể về đối tượng cần được đánh giá.
Dựa trên kết quả đánh giá, Seatecco xác định những nhân viên xuất sắc trong từng lĩnh vực và nhóm kỹ năng, từ đó xây dựng các chương trình đào tạo và kèm cặp cần thiết nhằm hỗ trợ sự phát triển toàn diện của công ty.
Những lợi ích của phương pháp đánh giá 360 0
Phản hồi 360 là một phương pháp hiệu quả để thu hút sự chú ý của nhân viên và toàn bộ công ty Phương pháp này không chỉ hỗ trợ sự phát triển của từng cá nhân mà còn nâng cao hiệu suất của cả nhóm và tổ chức.
Phương pháp này nâng cao chất lượng đánh giá bằng cách cung cấp kết quả chính xác, khách quan và đa dạng hơn, cho phép đánh giá đối tượng từ nhiều khía cạnh công việc khác nhau Nó loại bỏ các yếu tố phân biệt như giới tính, trình độ học vấn và tuổi tác, tạo ra một môi trường an toàn, mang tính xây dựng, đồng thời cung cấp những kết luận hữu ích cho sự phát triển cá nhân và đội nhóm.
Phương pháp này mang lại cho nhân viên hai nguồn phản hồi quý giá: từ người quản lý và từ đồng nghiệp Những phản hồi này không chỉ giúp cải thiện hiệu suất làm việc mà còn cho phép đồng nghiệp hiểu rõ hơn về điểm mạnh và điểm yếu của nhau.
Phản hồi 360 không chỉ nâng cao sự phát triển của nhóm mà còn giúp các thành viên hiểu rõ hiệu suất làm việc của nhau hơn cả người giám sát Tác động tích cực này giúp mỗi thành viên xác định rõ vai trò và trách nhiệm của mình, từ đó hiểu biết hơn về bản thân và nhóm, góp phần tạo ra hiệu quả làm việc tốt hơn.
Phương pháp đánh giá 360 giúp xác định nhu cầu đào tạo và phát triển của nhân viên thông qua một quy trình đánh giá đa dạng Quy trình này cung cấp cái nhìn tổng quan về mọi khía cạnh công việc của từng cá nhân, bao gồm cả những lĩnh vực cần cải thiện Nhiều người cho rằng phương pháp này đáng tin cậy hơn so với các hình thức đánh giá chỉ dựa vào ý kiến của quản lý hoặc cấp trên.
Phương pháp này đặc biệt giúp tổ chức cải thiện dịch vụ khách hàng bằng cách cho phép khách hàng và nhà cung cấp tham gia vào quá trình đánh giá Nhờ đó, công ty nhận được những phản hồi trực tiếp từ người sử dụng về điểm mạnh và điểm yếu trong chất lượng dịch vụ và sản phẩm Những kết quả này sẽ góp phần nâng cao chất lượng, độ tin cậy và tính toàn diện của sản phẩm hoặc dịch vụ thông qua việc phát huy những điểm mạnh và khắc phục các hạn chế hiện có.
Những khó khăn gặp phải trong quá trình áp dụng phản hồi 360 0
Trong quá trình áp dụng phương pháp 360 để thu thập dữ liệu phục vụ cho việc đánh giá nhân viên, công ty đã gặp phải nhiều khó khăn và cản trở đáng kể.
Việc nhận được nhiều thông tin từ ứng viên gây khó khăn trong việc chọn lọc và đánh giá Cần xác định rõ thông tin cần thiết và loại bỏ những thông tin dư thừa để tránh tình trạng quá tải Nếu không, lượng thông tin phong phú sẽ không mang lại kết quả đánh giá như mong muốn.
Thông tin và đánh giá nhận được có thể thiếu khách quan, mặc dù phương pháp này cho phép đánh giá đối tượng từ nhiều góc độ Tuy nhiên, một số nhân viên có thể đưa ra những nhận xét cảm tính và dài dòng, làm ảnh hưởng đến tính chính xác của kết quả Điều này buộc người đánh giá phải xác minh lại các thông tin đã nhận được để đảm bảo tính đúng đắn.
Phương pháp đánh giá 360 giúp ứng viên nâng cao hiệu suất làm việc và nhận diện điểm mạnh, điểm yếu của bản thân cũng như đồng nghiệp Tuy nhiên, một số nhân viên lại phản ứng tiêu cực trước phản hồi, dẫn đến kết quả làm việc ngày càng tồi tệ hơn.
Việc xây dựng bảng câu hỏi đánh giá cần phải phù hợp không chỉ với công ty mà còn với từng ứng viên cụ thể Quá trình này đòi hỏi nhiều thời gian và công sức, vì vậy rất khó để tạo ra một bảng câu hỏi hoàn toàn chính xác, dẫn đến kết quả chỉ mang tính tương đối.
