KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH PRO CUT VIỆT NAM CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 1 1 Cơ sở lý luận về kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp thương mại 1 1 1 Một số khái niệm liên quan đến mua hàng và thanh toán tiền hàng Trong nền kinh tế thị trường, hoạt động chủ yếu của các doanh nghiệp thương mại là cung cấp hàng hóa và dịch vụ nhằm thỏa mãn nhu cầu của xã hội Mục tiêu cuối cùng của các doanh.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP
Cơ sở lý luận về kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp thương mại
1.1.1 Một số khái niệm liên quan đến mua hàng và thanh toán tiền hàng:
Trong nền kinh tế thị trường, doanh nghiệp thương mại chủ yếu cung cấp hàng hóa và dịch vụ để đáp ứng nhu cầu xã hội, với mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận Do đó, việc chú trọng vào khâu mua hàng là rất quan trọng, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Các doanh nghiệp cần nhận thức rõ tầm quan trọng của quy trình mua hàng trong việc phát triển bền vững và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Ngày nay, nhu cầu xã hội ngày càng cao về chất lượng, mẫu mã và tính năng sản phẩm Do đó, các doanh nghiệp cần nghiên cứu thị trường để xác định mặt hàng nào đáp ứng tốt nhất nhu cầu này và mang lại hiệu quả kinh tế cao Hoạt động mua hàng và thanh toán phải được thực hiện sao cho vừa thỏa mãn yêu cầu của xã hội và nhà cung ứng, vừa đảm bảo hiệu quả tiêu thụ của công ty Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, cần tìm hiểu các khái niệm liên quan đến mua hàng và thanh toán trong doanh nghiệp thương mại.
Mua hàng là bước đầu tiên trong hoạt động thương mại, đánh dấu quá trình chuyển đổi vốn của doanh nghiệp từ tiền tệ sang hàng hóa Qua đó, doanh nghiệp sở hữu hàng hóa và đồng thời mất quyền sở hữu về tiền tệ, hoặc phải thực hiện nghĩa vụ thanh toán cho hàng hóa đã mua.
Chi phí mua hàng bao gồm giá mua, thuế không hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp và bảo quản trong quá trình mua Ngoài ra, các chi phí khác liên quan trực tiếp đến việc mua hàng cũng được tính vào Tuy nhiên, các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá do hàng hóa không đúng quy cách hoặc phẩm chất sẽ được trừ (-) khỏi tổng chi phí mua.
Chiết khấu thanh toán: là khoản tiền người bán giảm trừ cho người mua, do người mua thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn theo hợp đồng.
Hàng tồn kho là tài sản được lưu giữ để bán trong quá trình sản xuất kinh doanh thông thường Nó bao gồm các sản phẩm đang trong quá trình sản xuất, cũng như nguyên vật liệu và dụng cụ sẽ được sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ.
Thuế GTGT là loại thuế được thiết lập nhằm tránh tình trạng đánh thuế trùng lắp của thuế doanh thu Thuế này chỉ áp dụng cho giá trị gia tăng của sản phẩm và dịch vụ trong từng giai đoạn sản xuất và lưu thông, bao gồm tiền lương, lợi nhuận và các chi phí tài chính khác Mục tiêu của thuế GTGT là đảm bảo rằng tổng số thuế thu được qua các giai đoạn sẽ tương ứng với số thuế tính theo giá bán cuối cùng cho người tiêu dùng.
1.1.2 Một số lý thuyết về kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng:
1.1.2.1 Các phương thức mua hàng: a Mua hàng trong nước:
Mua hàng theo hợp đồng là phương thức mà công ty thực hiện giao dịch trực tiếp với người bán, giúp kiểm tra hàng hóa một cách chính xác hơn Mặc dù việc này tốn nhiều thời gian hơn, công ty vẫn chọn mua từ nhiều nguồn cung cấp khác nhau để đáp ứng nhu cầu kinh doanh Hàng hóa sẽ được giao đúng thời gian theo hợp đồng đã ký kết, và công ty thường áp dụng phương thức thanh toán trả sau với sự đồng ý của người bán Phương thức này thích hợp cho các đơn hàng lớn, nhưng công ty sẽ phải chấp nhận mức giá cao hơn so với việc thanh toán ngay.
Mua theo đơn đặt hàng là quy trình mà công ty nghiên cứu nhu cầu của khách hàng về số lượng, chất lượng và mẫu mã, sau đó gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp Dựa trên đơn đặt hàng này, nhà cung cấp sẽ tiến hành giao hàng cho công ty, với phương thức thanh toán là trả ngay.
Nhập khẩu của doanh nghiệp là hoạt động mua hàng và dịch vụ từ nước ngoài cho nhu cầu trong nước nhằm phục vụ mục đích thu lợi nhuận.
Nhập khẩu trực tiếp.: công ty sẽ tiến hành giao dịch, làm hợp đồng với người bán, tự làm thủ tục hải quan và nhận hàng.
Nhập khẩu ủy thác là quy trình mà doanh nghiệp ký hợp đồng với người bán và sau đó ủy quyền cho một công ty dịch vụ thực hiện thủ tục hải quan Công ty dịch vụ này sẽ nhận hàng hóa và tiến hành trả hàng cho doanh nghiệp ủy thác.
1.1.2.2 Các phương thức thanh toán:
Thanh toán trực tiếp là hình thức doanh nghiệp thanh toán ngay cho người bán khi nhận hàng Phương thức thanh toán có thể bao gồm tiền mặt, tiền tạm ứng, séc, chuyển khoản hoặc hàng đổi hàng.
Thanh toán trả chậm: hàng hóa đã nhận nhưng doanh nghiệp chưa thanh toán tiền cho người bán hoặc chỉ thanh toán một phần theo thỏa thuận
1.1.3 Đặc điểm của quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng:
Bán hàng là bước khởi đầu quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp thương mại, đảm bảo sự liên tục trong quá trình hoạt động và giúp đạt được các mục tiêu đề ra Nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng của doanh nghiệp có những đặc điểm cơ bản, trong đó phạm vi xác định hàng mua là một yếu tố quan trọng cần được chú ý.
Hàng hóa được coi là hàng mua và hạch toán vào chị tiêu hàng mua khi đồng thời thỏa mãn 3 điều kiện:
- Phải thông qua một phương thức mua bán và một thể thức thanh toán nhất định.
- Hàng mua phải đúng mục đích: để bán hoặc gia công chết biến để bán.
- Doanh nghiệp phải được quyền sở hữu về hàng hóa và mất quyền sở hữu về tiền tệ.
Hàng hóa không được coi là hàng mua trong các trường hợp sau:
- Hàng mua về được tiêu dùng trong nội bộ doanh nghiệp.
- Hàng mua về để sửu chữa lớn hoặc xây dựng cơ bản.
- Hàng nhận bán đại lý ký gửi.
- Hàng hao hụt tổn thất trong quá trình mua theo hợp đồng bên bán phải chịu.
Trong trường hợp ngoại lệ, hàng hóa hao hụt hoặc tổn thất trong quá trình mua theo hợp đồng sẽ do bên mua chịu trách nhiệm Thời điểm xác định hàng mua là yếu tố quan trọng cần lưu ý.
Là thời điểm chuyển tiền sở hữu, thời điểm này xác định phụ thuộc vào phương thức mua hàng.
Khi mua hàng theo phương thức nhận hàng, thời điểm chuyển tiền sở hữu sẽ được xác định khi cán bộ nghiệp vụ nhận hàng ký nhận vào chứng từ thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.
Khi mua hàng theo phương thức gửi hàng, thời điểm chuyển tiền sẽ được xác định khi đơn vị nhận được hàng hóa từ bên bán và ký nhận vào chứng từ thanh toán Phương thức này giúp xác định giá thực tế của hàng hóa được mua.
Doanh nghiệp phải tuân thủ nguyên tắc giá gốc: Đối với hàng mua ngoài:
Giá thực tế hàng mua được tính bằng cách cộng giá thanh toán với người bán, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt và các chi phí phát sinh khi mua, sau đó trừ đi chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại.
Nội dung kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp
1.2.1 Kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng theo chuẩn mực kế toán Việt Nam:
1.2.1.1 Chuẩn mực số 02- Hàng tồn kho:
Chi phí mua hàng tồn kho bao gồm giá mua, các loại thuế không hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp và bảo quản trong quá trình mua Ngoài ra, các chi phí khác liên quan trực tiếp đến việc mua hàng cũng được tính vào Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá do hàng không đúng quy cách, phẩm chất sẽ được trừ khỏi tổng chi phí mua.
Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua và các chi phí phát sinh liên quan trực tiếp, nhằm đảm bảo hàng tồn kho được đưa đến địa điểm và trạng thái hiện tại.
1.2.1.2 Các chuẩn mực kế toán có liên quan khác:
Chuẩn mực chung số 01: Các nguyên tắc kế toán:
Nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp, phát sinh khi doanh nghiệp nhận tài sản, tham gia cam kết hoặc đối mặt với các nghĩa vụ pháp lý.
Việc thanh toán các nghĩa vụ hiện tại có thể thực hiện qua nhiều hình thức, bao gồm trả bằng tiền mặt, tài sản khác, cung cấp dịch vụ, thay thế nghĩa vụ này bằng nghĩa vụ khác, hoặc chuyển đổi nghĩa vụ nợ thành vốn chủ sở hữu.
Nợ phải trả là khoản nợ phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã xảy ra, bao gồm việc mua hàng hóa chưa thanh toán, sử dụng dịch vụ chưa trả tiền, vay nợ, cam kết bảo hành, nghĩa vụ hợp đồng, khoản phải trả cho nhân viên, thuế phải nộp và các khoản phải trả khác.
Ghi nhận nợ phải trả:
Nợ phải trả được ghi nhận trong Bảng cân đối kế toán khi doanh nghiệp chắc chắn sẽ phải chi tiền để thanh toán các nghĩa vụ hiện tại Khoản nợ này cần được xác định một cách đáng tin cậy.
Nguyên tắc giá gốc yêu cầu tài sản phải được ghi nhận theo giá gốc, tức là số tiền đã chi trả hoặc giá trị hợp lý tại thời điểm ghi nhận Giá gốc không được thay đổi trừ khi có quy định khác trong chuẩn mực kế toán.
1.2.2 Kế toán quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng ( QĐ 48 ngày 14 tháng 9 năm 2006 do Bộ trưởng Bộ Tài chính đã ký quyết định số 48/2006/QĐ-
1.2.1.1 Kế toán quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng theo phương pháp kê khai thường xuyên:
1.2.1.1.1.Mua hàng trong nước: a Chứng từ sử dụng:
Khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán thực hiện việc hạch toán ban đầu.
Tổ chức hạch toán ban đầu là việc thiết lập hệ thống chứng từ, hướng dẫn ghi chép và quản lý chứng từ trong doanh nghiệp theo quy định Trong quá trình hạch toán ban đầu liên quan đến mua hàng và thanh toán, các chứng từ quan trọng thường gặp bao gồm hóa đơn GTGT, được lập bởi bên bán với ba liên Người mua sẽ giữ liên 2, và hóa đơn GTGT cần ghi rõ giá bán chưa bao gồm thuế GTGT, thuế GTGT và tổng số tiền thanh toán.
Khi mua hàng từ cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc đối tượng không phải nộp thuế GTGT, hóa đơn bán hàng sẽ được sử dụng làm chứng từ mua hàng.
Bảng kê mua hàng là chứng từ quan trọng trong giao dịch mua sắm tại thị trường tự do, do cán bộ mua hàng lập Bảng kê này cần ghi đầy đủ họ tên, địa chỉ của người bán, số lượng và đơn giá của từng mặt hàng, cùng với tổng giá thanh toán.
Biên bản kiểm nhận hàng hóa.
Các chứng từ thanh toán: phiếu chi, giấy báo nợ, phiếu thanh toán… b Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 151” Hàng mua đang đi đường”:
Tài khoản này phản ánh giá trị của hàng hóa và vật tư mua từ bên ngoài, thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa được kiểm nhận và nhập kho.
Phản ánh giá trị hàng hóa và vật tư đã mua nhưng vẫn đang trong quá trình vận chuyển, đồng thời kết chuyển giá trị thực tế của hàng hóa và vật tư này vào cuối kỳ.
Phản ánh trị giá hàng hóa, vật tư đang đi đường về nhập kho hoặc chuyển bán thẳng…
Số dư nợ: Phản ánh trị giá hàng hóa, vật tư đang đi đường hiện còn.
Tài khoản này được sử dụng để ghi nhận sự biến động về số lượng và giá trị của hàng hóa tồn kho trong doanh nghiệp.
Phản ánh trị giá hàng nhập kho và chi phí thu mua hàng hóa phát sinh trong kỳ.
Phản ánh trị giá hàng hóa xuất kho, chi phí mua hàng phân bổ cho hàng tháng bán ra trong kỳ.
Số du nợ: Phản ánh trị giá mua và chi phí mua hàng hóa còn tồn kho hiện còn.
TK 1561: Giá mua hàng hoá
TK 1562: Chi phí thu mua
TK 1567: Hàng hoá bất động sản đầu tư
Nội dung: Tài khoản này phản ánh phản ánh số thuế GTGT được khấu trừ và tình hình thuế GTGT
TK 331 “Phải trả người bán”
Nội dung : tài khoản này sử dụng để phản ánh công nợ và tình hình thanh toán công nợ phải trả người bán.
Bên nợ bao gồm các khoản tiền đã chi trả cho người bán vật tư, hàng hóa và dịch vụ, cũng như số tiền ứng trước cho người bán mà chưa nhận được hàng hóa hoặc dịch vụ Ngoài ra, bên nợ còn phản ánh số tiền mà người bán chấp nhận giảm giá cho hàng hóa, dịch vụ đã giao theo hợp đồng, các chiết khấu thanh toán và thương mại mà doanh nghiệp được phép trừ vào các khoản nợ phải trả Cuối cùng, bên nợ cũng ghi nhận giá trị của vật tư, hàng hóa bị thiếu hụt hoặc kém chất lượng khi kiểm nhận và trả lại cho người bán.
Số tiền cần thanh toán cho người bán vật tư, hàng hóa và dịch vụ sẽ được điều chỉnh theo chênh lệch giữa giá tạm tính và giá thực tế khi có hóa đơn hoặc thông báo chính thức.
Số dư bên có: Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH PRO-CUT VIỆT NAM
Tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố môi trường đến kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty TNHH Pro-Cut Việt Nam
2.1.1 Đánh giá tổng quan tình hình kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng trong các doanh nghiệp thương mại hiện nay:
Trong nền kinh tế hiện đại, mua hàng đóng vai trò thiết yếu đối với sự phát triển của doanh nghiệp Đây là bước khởi đầu trong chuỗi lưu thông hàng hóa, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh Khi quy trình mua hàng được tối ưu hóa, vòng quay vốn sẽ tăng lên, từ đó giúp doanh nghiệp gia tăng lợi nhuận.
Hạch toán kế toán hiện nay là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp nắm bắt tình hình kinh doanh và tài chính, từ đó đưa ra các chính sách quản lý phù hợp Hệ thống thông tin kế toán cung cấp dữ liệu chính xác, giúp kiểm soát các hoạt động kinh tế và giám sát quá trình mua hàng Việc tổ chức hạch toán kế toán mua hàng không chỉ hỗ trợ theo dõi khả năng lưu thông hàng hóa mà còn phản ánh tình hình tài chính thông qua khả năng thanh toán tiền hàng Kiểm soát khả năng thanh toán giúp doanh nghiệp chủ động về vốn, sử dụng vốn một cách hiệu quả, đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp thương mại.
Hiện nay, kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng cho khách được hướng dẫn chi tiết trong các chuẩn mực kế toán, nhưng mỗi doanh nghiệp áp dụng theo cách riêng để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh Sự khác biệt trong mô hình kế toán giữa các loại hình doanh nghiệp dẫn đến một số vướng mắc trong tổ chức công tác kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng, cần được làm rõ hơn.
- Khi nghiên cứu về kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng cho khách cần phải tìm hiểu những nội dung gì?
Kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng cho khách có bản chất là ghi chép và quản lý các giao dịch mua bán, nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong hoạt động tài chính Mục đích của việc này là giúp doanh nghiệp theo dõi chi phí, kiểm soát dòng tiền và tối ưu hóa quy trình thanh toán Hiểu rõ tầm quan trọng của hạch toán kế toán trong lĩnh vực này sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và tăng cường sự tin cậy từ phía khách hàng.
- Phương pháp kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng cho khách có được ghi chép, phản ánh một cách chính xác, kịp thời không?
2.1.2 Ảnh hưởng của nhân tố môi trường tới kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty TNHH Pro-Cut Việt Nam:
Môi trường kinh tế, bao gồm nền kinh tế, cơ chế quản lý, các loại hình doanh nghiệp, và giá cả thị trường, đang trải qua nhiều biến động Những thay đổi này tạo ra các hoạt động kinh tế mới, đòi hỏi kế toán doanh nghiệp, đặc biệt là kế toán mua hàng và thanh toán, phải điều chỉnh phù hợp Để đáp ứng những thách thức của môi trường kinh tế hiện tại, kế toán cần phải linh hoạt và thích ứng nhanh chóng với tình hình kinh tế trong nước và quốc tế.
Môi trường pháp lý đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực kế toán, cung cấp các cơ sở pháp lý cần thiết để kế toán viên thực hiện công việc của mình Việc tuân thủ các quy định pháp luật là điều kiện tiên quyết để đảm bảo hoạt động kế toán diễn ra một cách hợp pháp và hiệu quả.
Chế độ kế toán đóng vai trò quan trọng trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp, vừa mang tính chất hướng dẫn vừa mang tính chất bắt buộc Chế độ kế toán có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kế toán của mỗi doanh nghiệp, quyết định cách thức thực hiện hạch toán và báo cáo tài chính Việc tuân thủ chế độ kế toán giúp đảm bảo tính chính xác, minh bạch và thống nhất trong công tác kế toán, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra quyết định kinh doanh hiệu quả.
Mỗi doanh nghiệp cần tổ chức công tác kế toán theo một chế độ kế toán nhất định, và Công ty TNHH Pro-Cut Việt Nam cũng tuân thủ chế độ kế toán hiện hành Khi có sự thay đổi về chế độ, việc tổ chức kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng cũng cần được điều chỉnh tương ứng Công ty phải đảm bảo rằng mọi quy trình nghiệp vụ phát sinh trong công tác kế toán đều nhất quán với chế độ đã chọn Mặc dù kế toán có thể điều chỉnh để phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh, nhưng vẫn phải trong giới hạn cho phép của chế độ kế toán.
Chuẩn mực kế toán Việt Nam, cùng với các thông tư hướng dẫn từ Bộ Tài chính, tạo ra khuôn khổ pháp lý quan trọng cho việc quản lý kế toán trong doanh nghiệp Tất cả các doanh nghiệp, bao gồm công ty TNHH Pro-Cut Việt Nam, đều phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của chuẩn mực này Mỗi thay đổi trong chuẩn mực kế toán đều ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng, yêu cầu các công ty phải điều chỉnh hoạt động của mình để đảm bảo tuân thủ.
Môi trường khoa học công nghệ kỹ thuật:
Ngày nay, sự phát triển của khoa học công nghệ đã dẫn đến việc áp dụng công nghệ vào hạch toán kế toán, trở thành xu hướng tất yếu Trước đây, công tác kế toán chủ yếu được thực hiện thủ công, tốn nhiều thời gian và ảnh hưởng đến tiến độ cung cấp thông tin cho nhà quản lý Do đó, việc ứng dụng công nghệ trong kế toán mua hàng và thanh toán là cần thiết để nâng cao hiệu quả Công ty cần thường xuyên cập nhật những thành tựu khoa học mới nhất nhằm phát triển và hoàn thiện công tác hạch toán kế toán.
Năng lực, trình độ của nhà lãnh đạo doanh nghiệp.
Sự phát triển của doanh nghiệp phụ thuộc vào khả năng lãnh đạo của nhà quản lý, người sẽ đưa ra các chính sách phát triển hợp lý và lựa chọn hình thức kế toán phù hợp Nhà quản lý cũng có trách nhiệm tổ chức sổ sách, chứng từ và quy trình hạch toán các nghiệp vụ kế toán Công tác kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng cho khách hàng cũng bị ảnh hưởng bởi quyết định của lãnh đạo Do đó, những quyết định và chính sách đúng đắn từ các nhà lãnh đạo sẽ giúp công tác kế toán của công ty hoạt động hiệu quả hơn.
Trình độ của người đứng đầu bộ máy kế toán.
Kế toán trưởng đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn cho lãnh đạo, giúp họ đưa ra các quyết định chính xác và hợp lý về công tác kế toán Họ không chỉ quản lý và điều hành mà còn kiểm tra công tác kế toán để đảm bảo sự ổn định và hiệu quả Việc lựa chọn hình thức kế toán phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, do đó, trình độ và năng lực của kế toán trưởng là yếu tố quyết định và cực kỳ quan trọng.
Trình độ, năng lực của đội ngũ nhân viên kế toán.
Nhà quản lý và kế toán trưởng đóng vai trò quan trọng trong việc ra quyết định và điều hành công tác kế toán, trong khi đó, các nhân viên kế toán thực hiện các phần hành cụ thể Do đó, trình độ cao của đội ngũ nhân viên kế toán sẽ đảm bảo công việc kế toán được thực hiện chính xác, nhanh chóng và hiệu quả.
Tổng quan về tổ chức quản lý và chính sách kế toán tại công ty TNHH Pro-Cut Việt Nam
2.2.1 Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty:
2.2.1.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty:
- Tên công ty: Công Ty TNHH Pro-Cut Việt Nam.
- Địa chỉ trụ sở kinh doanh: Tầng 4, số 106 Đường Cổ Nhuế, Xã Cổ Nhuế, Huyện Từ Liêm, TP Hà Nội, Việt Nam.
- Loại hình doanh nghiệp: Công Ty trách nhiệm hữu hạn.
- Quy mô vốn điều lệ: 3.000.000.000 Đồng ( Ba tỷ đồng Việt Nam).
- Giám đốc Công Ty: Trần Ngọc Quang.
- Tổng số lao động: 30 lao động.
Công ty hiện đang hoạt động chủ yếu trong hai lĩnh vực: thị trường nội địa và thị trường nhập khẩu, theo giấy phép kinh doanh số 0105166059.
Công Ty TNHH Pro-Cut Việt Nam thuộc loại hình công ty Trách nhiệm hữu hạn được thành lập theo giấy chứng nhận kinh doanh số 0105166059 ngày 28 tháng
Công ty được thành lập vào năm 2009, với giấy phép từ Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội và vốn điều lệ ban đầu là 3.000.000.000 Đồng Qua thời gian hoạt động, công ty đã phát triển mạnh mẽ về tài chính và quy mô, hiện có một lượng khách hàng đáng tin cậy cả trong nước và quốc tế.
Công ty TNHH Pro-Cut Việt Nam chuyên cung cấp máy móc, thiết bị và phụ tùng công nghiệp, đồng thời thực hiện lắp đặt các thiết bị này Ngoài ra, công ty còn hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ sách báo, tạp chí và văn phòng phẩm Pro-Cut cũng cung cấp dịch vụ gia công cơ khí, rèn, dập, mài và ép kim loại, cùng với vận tải hàng hóa và hành khách Đặc biệt, công ty nhận buôn bán hàng hóa trong nước và nhập khẩu thiết bị máy móc theo yêu cầu của khách hàng.
2.2.1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh của Công ty TNHH Pro-Cut Việt Nam:
Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến-chức năng, bao gồm các vị trí quan trọng như Giám đốc, Phó Giám đốc, cùng với các phòng ban như phòng Kinh doanh, phòng Kế toán, phòng Hành chính và phòng Kỹ thuật.
Sơ đồ tổ chức của công ty TNHH Pro-Cut Việt Nam
Sơ đồ 1.2: Tổ chức bộ máy quản lý công ty
Phó giám đốcPhó giám đốc
2.2.2 Tổ chức bộ máy kế toán và chính sách kế toán tại công ty TNHH Pro-Cut Việt Nam :
2.2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán:
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung
Tổ chức bộ máy kế toán:
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Chức năng của từng vị trí:
Kế toán trưởng (trưởng phòng kế toán) có trách nhiệm tổ chức công việc kế toán của doanh nghiệp, đảm bảo việc sử dụng nguồn tài sản, tài chính và nguồn nhân lực hiệu quả Họ phải tuân thủ các yêu cầu của pháp luật hiện hành và phụ trách lập kế hoạch công việc cùng các mẫu hồ sơ, giấy tờ cho bộ phận kế toán Ngoài ra, kế toán trưởng tổ chức kiểm kê, giám sát hoạt động kinh doanh, phân tích và tổng hợp thông tin tài chính, đảm bảo tính hợp pháp, kịp thời và chính xác trong việc lập sổ sách kế toán Họ cũng kiểm soát quy trình lập hồ sơ, các bút toán thanh toán, kiểm kê tài sản và kiểm tra báo cáo tài chính, bảng cân đối kế toán cùng các tài liệu liên quan, đồng thời đưa ra các dự báo tài chính.
Kế toán trưởng( trưởng phòng kế toán)
Kế toán trưởng( trưởng phòng kế toán)
Kế toán tổng hợp Kế toán mua và bán hàng
Kế toán mua và bán hàng kế toán công nợ kế toán công nợ Kế toán thu- chi kiêm thủ quỹ
Kế toán thu- chi kiêm thủ quỹ Kế toán kho Kế toán kho Phó phòng
Phó phòng có vai trò quan trọng trong việc giải quyết các vấn đề liên quan đến hỗ trợ ban giám đốc trong việc phòng ngừa rủi ro kinh doanh và định hướng sử dụng nguồn tài chính của công ty.
Kế toán tổng hợp bao gồm việc kiểm tra và đối chiếu số liệu, xác nhận các định khoản nghiệp vụ, và đảm bảo sự cân đối giữa số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp Cần kiểm tra tính hợp lý của số dư cuối kỳ và đảm bảo khớp đúng với các báo cáo chi tiết Ngoài ra, kế toán tổng hợp cũng thực hiện lập báo cáo tài chính và các báo cáo giải trình chi tiết, thống kê và tổng hợp số liệu kế toán khi có yêu cầu, đồng thời lưu trữ dữ liệu kế toán theo quy định.
Kế toán mua và bán hàng: Theo dõi tình hình mua, bán hàng hóa trong kỳ.
Kế toán công nợ là quá trình theo dõi chi tiết và cập nhật thường xuyên các khoản phải thu và phải trả của doanh nghiệp Để đảm bảo quản lý công nợ hiệu quả, kế toán cần lập bảng tổng hợp công nợ hàng tháng, hàng quý theo yêu cầu của ban lãnh đạo Ngoài ra, kế toán cũng cần thực hiện giao dịch với ngân hàng, chuyển khoản và lưu trữ các chứng từ liên quan Việc cập nhật và lưu trữ chứng từ ngân hàng cũng là nhiệm vụ quan trọng của kế toán công nợ, giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của mình.
Thủ quỹ đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tiền mặt của công ty, bao gồm việc đối chiếu và kiểm kê quỹ tiền mặt vào cuối tháng Họ cũng thực hiện các giao dịch với ngân hàng liên quan đến việc rút tiền, nộp tiền và chuyển khoản dựa trên các chứng từ đã được phê duyệt Ngoài ra, thủ quỹ còn có trách nhiệm tính toán và chi trả lương theo quy định.
Kế toán kho: Mở thẻ kho, đăng ký nhập xuất tồn hàng hóa Ghi phiếu nhập kho làm chứng từ kế toán.
2.2.2.2 Chính sách kế toán của công ty:
Công ty TNHH Pro-Cut Việt Nam hiện đang áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC, được Bộ trưởng Bộ Tài chính ký ban hành vào ngày 14 tháng 9 năm 2006.
Công ty hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Năm kế toán diễn ra từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12, với hình thức sổ kế toán áp dụng là nhật ký chung, và đơn vị tiền tệ sử dụng là VNĐ.
Phương pháp tính thuế: tính thuế theo phương pháp khấu trừ.
Phương pháp khấu hao: phương pháp đường thẳng.
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp đường thẳng.
Công ty áp dụng phần mềm kế toán trên hệ thống máy tính nối mạng nội bộ, giúp quy trình hạch toán trở nên nhanh chóng và hiệu quả Nhờ đó, việc quản lý và kiểm tra tài chính được thực hiện một cách chặt chẽ và chính xác.
Thực trạng kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng cho khách tại Công ty
ty TNHH Pro-Cut Việt Nam:
2.3.1 Phương thức mua hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty TNHH Pro- Cut Việt Nam:
Mua hàng trong nước: công ty TNHH Pro-Cut Việt Nam mua hàng theo 2 phương thức sau
Mua hàng theo hợp đồng giúp công ty kiểm tra hàng hóa một cách chính xác hơn, tuy nhiên, phương thức này tốn nhiều thời gian hơn so với việc mua hàng trực tiếp từ các nhà cung cấp khác nhau Hàng hóa sẽ được giao đúng thời gian ghi trong hợp đồng, và công ty thường chọn phương thức thanh toán trả sau với sự đồng ý của người bán Việc này thường áp dụng cho những đơn hàng lớn với giá trị cao, mặc dù công ty có thể phải chấp nhận mức giá cao hơn so với việc thanh toán ngay.
Mua hàng theo đơn đặt hàng là quy trình trong đó công ty nghiên cứu nhu cầu của khách hàng về số lượng, chất lượng và mẫu mã sản phẩm Sau khi tìm hiểu, công ty sẽ gửi đơn đặt hàng đến nhà cung cấp Dựa vào đơn hàng này, nhà cung cấp sẽ tiến hành giao hàng cho công ty, và phương thức thanh toán được áp dụng là trả ngay.
Khi mới thành lập, công ty đã ủy quyền cho một doanh nghiệp dịch vụ làm thủ tục hải quan, nhưng hiện tại đã tự thực hiện quy trình này, giúp giảm chi phí Tuy nhiên, việc tự làm thủ tục hải quan yêu cầu nhân viên phải có kiến thức chuyên môn và tốn thời gian hơn Sau khi nghiên cứu thị trường, công ty xây dựng phương án kinh doanh, bao gồm lựa chọn mặt hàng nhập khẩu, phương thức thanh toán, và thị trường mục tiêu Sau khi có lựa chọn, công ty sẽ tiến hành giao dịch với bên bán và nếu đạt thỏa thuận, sẽ gửi fax cho phòng nhập khẩu để kiểm tra và ký kết hợp đồng.
2.3.1.2 Phương thức thanh toán và quản lý nợ phải trả của công ty TNHH Pro-Cut Việt Nam:
Công ty thanh toán cho người bán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, tùy thuộc vào vị trí và giá trị hợp đồng Đối với hàng hóa trong nước gần và có giá trị nhỏ, công ty sẽ trực tiếp nhận hàng và thanh toán bằng tiền mặt Trong khi đó, với hàng hóa ở xa hoặc nhập khẩu, công ty sẽ thực hiện chuyển khoản Việc thanh toán cho hàng hóa nhập khẩu yêu cầu nhiều thủ tục hơn, chủ yếu sử dụng phương thức thanh toán bằng TT, bên cạnh một số giao dịch bằng L/C.
Quản lý nợ phải trả là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hoạt động của công ty Kế toán phân loại các khoản nợ đến hạn và nợ lớn để áp dụng biện pháp quản lý hợp lý Đối với nợ đến hạn, công ty cần thanh toán nhanh chóng để duy trì lòng tin của khách hàng Đối với nợ dài hạn, kế toán nên lập dự phòng để kiểm soát nguồn tài chính, giúp công ty quay vòng vốn hiệu quả Việc này đảm bảo công ty sử dụng nguồn tài chính một cách tối ưu nhất.
2.3.2 Kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty TNHH Pro-Cut Việt Nam :
2.3.2.1.1 Kế toán mua hàng trong nước:
Công ty TNHH Pro-Cut Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh và thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, do đó, công ty sử dụng hóa đơn GTGT làm chứng từ chính.
Biên bản giao nhận hàng
Biên bản kiểm kê hàng tồn kho
Giấy báo nợ ngân hàng
Công tác mua hàng và thanh toán tiền hàng là yếu tố quan trọng đối với sự phát triển của công ty Công ty tuân thủ các quy định của chuẩn mực và chế độ kế toán Việt Nam trong việc hạch toán quá trình mua hàng, đảm bảo ghi chép chính xác và phản ánh các nghiệp vụ một cách hiệu quả Điều này giúp công ty theo dõi tình hình mua hàng và thanh toán tiền hàng cho khách hàng một cách chặt chẽ Công ty cũng đã áp dụng một số tài khoản để quản lý các giao dịch này.
TK 331: phải trả người bán( chi tiết cho từng khách hàng)
TK 112: tiền gửi ngân hàng( chi tiết cho từng ngân hàng)
TK 642: chi phí quản lý doanh nghiệp( chi tiết)
Dựa vào chứng từ gốc liên quan đến nghiệp vụ mua hàng và các phát sinh hàng ngày, kế toán thực hiện ghi Nợ và Có cho các tài khoản đối ứng tương ứng, đảm bảo rằng số dư Nợ được phản ánh chính xác.
Để đảm bảo tính nhất quán và kịp thời trong việc kiểm tra, cần tuân thủ chế độ kế toán về trình tự ghi sổ và luân chuyển chứng từ Giá mua hàng thực tế được xác định dựa trên một công thức cụ thể.
Giá thực tế của hàng hóa được tính bằng công thức: Giá mua cộng với chi phí mua hàng, trừ đi các khoản giảm giá (nếu có) Dưới đây là một số nghiệp vụ liên quan đến việc mua hàng và thanh toán tiền hàng của công ty TNHH Pro-Cut Việt Nam.
Vào ngày 07/01/2013, công ty TNHH Pro-Cut Việt Nam đã thực hiện giao dịch mua 30 chiếc mũi Taro M8 từ công ty TNHH Cominix Việt Nam, với giá chưa bao gồm thuế là 450.000 đồng mỗi chiếc và thuế GTGT 10% Hình thức thanh toán được thực hiện bằng tiền mặt.
Cty TNHH Pro-Cut Việt Nam Mẫu số 02 - TT Địa chỉ: tầng 4, số 106 đường Cổ Nhuế, QĐ 48/2006/QĐ-BTC
Từ Liêm, HN Ngày 14 tháng 09 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính
Họ tên người nhận tiền: VŨ THỊ ÁI Địa chỉ: công ty TNHH Pro-Cut Việt Nam
Lý do chi: thanh toán tiền hàng cho công ty TNHH Cominix theo số 01
Số tiền: 14 850 000 (Viết bằng chữ) Mười bốn triệu tám trăm năm mươi nghìn đồng Kèm theo: 1 Chứng từ gốc
Công ty TNHH Cominix Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ) mười bốn triệu tám trăm năm mươi nghìn đồng
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Minh họa phiếu nhập kho: Đơn vị:cty TNHH Pro-Cut
Bộ phận: (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày
- Họ và tên người giao: công ty TNHH Cominix Việt Nam
- Địa chỉ: tầng 1, tòa nhà SSI, Ngô Quyền, Lý Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội
Nhập tại kho: công ty TNHH Pro-Cut
T Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá
Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành Theo tiền chứng từ
Mũi Taro dùng cho máy phay CNC-
- Tổng số tiền (viết bằng chữ): Mười bốn triệu tám trăm năm mươi nghìn đồng
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng
( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên (Ký, họ tên)
Nghiệp vụ 2: ngày 22/01/2013 mua của công ty TNHH Bình Trí – Thu Đạt 5 200kg20phuy MC, đơn giá 15 182đồng/kg, thuế GTGT 10%, thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng.
Minh họa phiếu nhập kho: Đơn vị:cty TNHH Pro-Cut
Bộ phận: (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày
- Họ và tên người giao: công ty TNHH Bình Trí - Thu Đạt
- Địa chỉ: tầng 69 đường 26, P.Bình Trị Đông B, Q.Tân Bình, TPHCM
Nhập tại kho: công ty TNHH Pro-Cut
T Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá
Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
HYL ENE – Methy lene Chlori de kg 5 200 5 200 15
- Tổng số tiền (viết bằng chữ): Tám mươi sáu triệu tám trăm bốn mươi mốt nghìn không trăm bốn mươi đồng chẵn
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Ủy nhiệm chi:
UỶ NHIỆM CHI Số:06/01……… Liên: 01…
CHUYỂN KHOẢN, CHUYỂN TIỀN THƯ, ĐIỆN Lập ngày:22…/tháng01năm 2013… TÀI KHOẢN NỢ
Tên đơn vị trả tiền: Cty TNHH Pro-Cut Việt
Tại Ngân hàng: Sacombank………Tỉnh, Tp Hà
Tên đơn vị nhận tiền:CN cty TNHH Bình Trí – Thu Đạt………
Số tiền bằng chữ: tám mươi sáu triệu tám trăm bốn mươi nghìn đồng chẵn………
86 840 000…đ Nội dung thanh toán: thanh toán 20phuy MC cho Bình
Đơn vị trả tiền Ngân hàng A Ngân hàng B
Kế toán Chủ tài khoản Ghi sổ ngày:………… Ghi sổ ngày:…………
Kế toán Kế toán TP Kế toán
Vào ngày 23/01/2013, công ty nhận được giấy thanh toán từ công ty TNHH cơ khí, TM và dịch vụ Sông Cầu, liên quan đến việc mua đệm đỡ và thanh kéo để nhập kho Tổng số tiền thanh toán là 49.000.000 đồng, trong đó công ty được hưởng chiết khấu thanh toán 2%.
CHUYỂN KHOẢN, CHUYỂN TIỀN THƯ, ĐIỆN Lập ngày:22…/tháng01năm 2013… TÀI KHOẢN NỢ
Tên đơn vị trả tiền: Cty TNHH Pro-Cut Việt
Tại Ngân hàng: Sacombank………Tỉnh, Tp Hà Nội………
TÀI KHOẢN CÓ Tên đơn vị nhận tiền: TNHH cơ khí, TM và dịch vụ Sông
Số tiền bằng chữ: tám mươi sáu triệu tám trăm bốn mươi nghìn đồng chẵn………
Nội dung thanh toán: thanh toán 20phuy MC cho Bình
Đơn vị trả tiền Ngân hàng A Ngân hàng B
Kế toán Chủ tài khoản Ghi sổ ngày:………… Ghi sổ ngày:…………
Kế toán Kế toán TP Kế toán
Vào ngày 24 tháng 01 năm 2013, công ty TNHH Pro-Cut đã mua 50 chiếc vịt dầu Nitto với tổng giá trị 3.500.000 đồng, kèm theo thuế GTGT 10% Sau khi hàng hóa được nhập kho, công ty phát hiện thiếu 2 chiếc Ngay lập tức, công ty đã thông báo cho bên bán và được biết rằng nguyên nhân là do bên bán đã xuất thiếu hàng.
Bộ phận: (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC
ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
- Họ và tên người giao: công ty TNHH Bình Trí - Thu Đạt
- Địa chỉ: tầng 69 đường 26, P.Bình Trị Đông B, Q.Tân Bình, TPHCM
Nhập tại kho: công ty TNHH Pro-Cut
Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá
Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
- Tổng số tiền (viết bằng chữ): ba triệu sáu trăm chín mươi sáu nghìn đồng chẵn
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởn (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
2.3.2.1.2 Kế toán mua hàng nhập khẩu:
Trong quá trình nhập khẩu, bộ phận kinh doanh xuất nhập khẩu đóng vai trò chủ yếu, trong khi bộ phận kế toán chịu trách nhiệm thanh toán tiền theo hợp đồng tại ngân hàng Công ty chủ yếu sử dụng các phương thức thanh toán T/T và L/C.
Chứng từ sử dụng: bộ chứng từ sử dụng thanh toán theo L/C bao gồm:
- Giấy chứng nhận xuất xứ
- Giấy chứng nhận số lượng, chất lượng hàng hóa
- Thông báo nộp thuế hải quan
- TK 1122: tiền gửi ngân hàng (ngoại tệ)
- TK 144: ký cược, ký quỹ ngắn hạn
- TK 3311: phải trả người bán
- TK 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu
Hạch toán hàng mua nhập khẩu tương tự như hàng mua trong nước Tuy nhiên, giá mua hàng nhập khẩu được tính theo công thức:
Giá thực tế = Giá mua + Các khoản thuế không được khấu trừ + Chi phí mua hàng
2.3.2.2 Kế toán chi tiết mua hàng và thanh toán tiền hàng cho khách của công ty TNHH Pro-Cut Việt Nam:
2.3.2.2.1 Kế toán chi tiết mua hàng:
Hàng ngày, kế toán thu thập và kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh Sau khi xác minh, các chứng từ được phân loại và ghi chép vào sổ chi tiết, đồng thời phản ánh vào sổ nhật ký chung để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
