GIỚI THIỆU VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP
Những nét khái quát chung về Công ty Lữ hành Quốc tế Bạch Dương Travel
Công ty cổ phần Thương mại và Du lịch quốc tế NCH, hay Bạch Dương Travel, là một đại lý lữ hành quốc tế chuyên cung cấp dịch vụ du lịch đa dạng, bao gồm phân phối vé máy bay nội địa và quốc tế, tư vấn thủ tục visa cho khách Việt Nam, tổ chức hội thảo và teambuilding Với hơn 16 năm kinh nghiệm trong ngành, công ty đã khẳng định vị thế của mình, nằm trong top 15 doanh nghiệp lữ hành hàng đầu đón khách vào Việt Nam và top 10 đại lý du lịch uy tín do khách hàng bình chọn Đội ngũ nhân viên hơn 43 người, Bạch Dương Travel hướng đến mục tiêu trở thành thương hiệu du lịch hàng đầu Việt Nam và công ty đa quốc gia vào năm 2030.
1.1.1 Những thông tin cơ bản về Công ty Lữ hành Quốc tế Bạch Dương
Bảng1.1 Những thông tin cơ bản về Công ty Lữ Hành Quốc tế Bạch Dương Travel
Tên Pháp nhân CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH
Tên tiếng anh NCH INTERNATIONAL TOURISM AND TRADING JOINT
STOCK COMPANY Tên viết tắt Lữ hành Quốc tế Bạch Dương Travel
Vốn điều lệ 3 500 000 000 (Ba tỷ năm trăm triệu đồng) Địa chỉ số 57 Trần Quang Diệu, phường Ô Chợ Dừa, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội
Người ĐDPL Nguyễn Văn Cường
Lĩnh vực Đại lý du lịch Điện Thoại (024) 7307 2468
Các lĩnh vực kinh doanh của công ty
7912 Điều hành tua du lịch
7920 Dịch vụ hỗ trợ liên quan đến quảng bá và tổ chức tour du lịch
(Nguồn: Giấy chứng nhận đăng kí doanh nghiệp Công ty Lữ hành Quốc tế Bạch Dương Travel)
1.1.2 Chức năng hoạt động của về Công ty Lữ hành Quốc tế Bạch Dương
Dịch vụ du lịch: Đại lý vé máy bay nội địa và quốc tế
Tư vấn và hỗ trợ thủ tục visa cho khách Việt Nam đi nước ngoài
Tổ chức hội nghị, hội thảo, Team Building, Gala Dinner Đặt phòng khách sạn
Tổ chức kinh doanh lữ hành nội địa
Tổ chức kinh doanh lữ hành quốc tế (Inbound và Outbound)
Dịch vụ hồ sơ Du học cho sinh viên và học sinh.
1.1.3 Hình thức sở hữu và quản lý Công ty Lữ hành Quốc tế Bạch Dương Travel
Bạch Dương Travel hoạt động dưới hình thức Công ty cổ phần, mang lại lợi thế lớn trong ngành Du lịch nhờ cơ cấu vốn linh hoạt, cho phép nhiều người cùng góp vốn Các cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về nợ trong phạm vi vốn góp, giảm thiểu rủi ro cho họ Mặc dù bị ảnh hưởng nặng nề bởi dịch bệnh trong 2 năm qua, công ty đã nỗ lực quản lý và thích ứng, giúp vượt qua khó khăn và phát triển trong bối cảnh mới.
Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Lữ hành Quốc tế Bạch Dương
Công ty cổ phần thương mại và du lịch NCH Việt Nam, với thương hiệu NCH TRAVEL và tên gọi tắt Bạch Dương Travel, được thành lập vào ngày 23 tháng 10 năm 2013 Năm 2013 đánh dấu sự phát triển mạnh mẽ của thị trường du lịch trong nước, với nhiều sự kiện lớn như Năm Du lịch quốc gia sông Hồng – Hải Phòng và Hội chợ du lịch quốc tế Việt Nam (VITM Hanoi 2013) Đây cũng là năm đầu tiên Việt Nam đón 7.57 triệu lượt khách quốc tế đến tham quan và du lịch.
Sứ mệnh của công ty là cung cấp dịch vụ du lịch tốt nhất, mang đến cho khách hàng những tour mới lạ, hấp dẫn và đa dạng Chúng tôi cam kết mang lại sự hài lòng vượt trội cho khách hàng với phương châm “You travel, we care”.
Trong giai đoạn đầu, Bạch Dương Travel tập trung cung cấp dịch vụ du lịch cho khách Việt Nam và khách nước ngoài đến Việt Nam Công ty không chỉ khai thác thị trường khách Outbound mà còn chú trọng vào thị trường nội địa Bên cạnh đó, Bạch Dương Travel cũng tổ chức các chương trình du lịch cho khách Inbound, đặc biệt là cho các tour đến ba nước Đông Dương: Việt Nam, Lào và Campuchia Qua thời gian phát triển, công ty đã chính thức đổi tên thành “Công ty cổ phần thương mại và du lịch quốc tế NCH”.
Trong giai đoạn 2013 - 2019, công ty cổ phần thương mại và du lịch quốc tế NCH đã nỗ lực mở rộng thị trường, tập trung vào khách Outbound đến các quốc gia như Nga, Bali, Nhật Bản, Thổ Nhĩ Kỳ, Trung Quốc, Đài Loan và Thái Lan, chủ yếu phục vụ khách Đoàn Bên cạnh đó, công ty cũng tăng cường cung cấp dịch vụ cho khách Inbound từ các nước Đông Dương như Lào, Campuchia và Thái Lan.
Trong giai đoạn 2020-2022, đại dịch COVID-19 đã tác động tiêu cực đến ngành du lịch, buộc Bạch Dương Travel và các doanh nghiệp du lịch toàn cầu phải thích ứng Khi các chuyến bay quốc tế ngừng hoạt động, công ty nhanh chóng chuyển sang thiết kế và cung cấp tour du lịch nội địa với giá cả hấp dẫn Gần đây, khi một số chuyến bay quốc tế được nối lại, Bạch Dương Travel đã tổ chức các tour hồi hương cho khách về Việt Nam và các nước trong khu vực Đồng thời, công ty cũng giới thiệu các tour du lịch nghỉ dưỡng, chăm sóc sức khỏe và du lịch không chạm, phù hợp với xu hướng hiện nay Những thay đổi này giúp khôi phục hoạt động du lịch và doanh thu, đồng thời tạo ra cơ hội và thách thức cho Bạch Dương Travel trong bối cảnh công ty đã tập trung phát triển thị trường khách Outbound.
Sau hơn 9 năm hoạt động, Công ty Bạch Dương Travel đã khẳng định vị thế vững chắc trong lĩnh vực du lịch tại Việt Nam và quốc tế Mục tiêu của công ty là trở thành đơn vị lữ hành "uy tín nhất" thay vì lớn nhất, điều này giúp công ty vượt qua những thách thức trong môi trường cạnh tranh và dịch bệnh hiện nay Công ty hiện có một văn phòng hoạt động hiệu quả.
Hà Nội cung cấp dịch vụ tour outbound và inbound chất lượng, đạt nhiều giải thưởng như Top 15 doanh nghiệp lữ hành hàng đầu đón khách vào Việt Nam và Top 10 đại lý du lịch uy tín do khách hàng bình chọn Công ty có tốc độ tăng trưởng kinh doanh 150% so với năm trước, quy mô và đội ngũ nhân sự phát triển mạnh, số lượng khách hàng gia tăng, cùng với hệ thống đối tác dịch vụ đa dạng Để đạt được thành tích này, công ty luôn chú trọng xây dựng và đào tạo đội ngũ nhân viên kinh nghiệm, nhiệt tình, với kỹ năng và hiểu biết nghề nghiệp vững vàng, sẵn sàng thích ứng với những thay đổi của thị trường và lắng nghe nhu cầu của khách hàng.
(Nguồn: Facebook fanpage của công ty Bạch Dương Travel https://www.facebook.com/dulichbachduong/)
Mô hình, Cơ cấu tổ chức của Công ty Lữ hành Quốc tế Bạch Dương Travel
1 3 Mô hình, Cơ cấu tổ chức của Công ty Lữ hành Quốc tế Bạch Dương Travel
Công ty với 42 nhân sự đã chọn mô hình tổ chức tuyến tính để tối ưu hóa tính linh hoạt và hiệu quả hoạt động Mô hình này xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm ở từng cấp, cho phép nhân viên tham gia trực tiếp vào việc thực hiện các mục tiêu chung Giám Đốc giữ vai trò trung tâm trong việc nắm bắt thông tin và chỉ đạo cấp dưới, đảm bảo rằng mỗi nhân viên chỉ báo cáo cho một lãnh đạo trực tiếp Các phòng ban được liên kết chặt chẽ nhằm tổ chức và thực hiện các tour du lịch một cách chuyên nghiệp Quy trình quản lý tuân theo nguyên tắc tập trung dân chủ, đảm bảo đủ nguồn lực để xử lý vấn đề phát sinh, đồng thời duy trì tính linh hoạt và hiệu quả trong hoạt động của doanh nghiệp.
(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp)
Hình 1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Lữ hành Quốc tế Bạch Dương Travel
Tổ chức tuyến tính tại Bạch Dương Travel mang lại ưu điểm nổi bật là khả năng giao tiếp giữa các phòng ban nhanh chóng và hiệu quả, giúp việc phản hồi và thực hiện công việc trở nên dễ dàng hơn.
Cấu trúc trách nhiệm rõ ràng tại Bạch Dương Travel giúp mỗi nhân viên nhận thức được trách nhiệm của mình và người chịu trách nhiệm với họ Điều này không chỉ tạo ra sự thống nhất trong tổ chức mà còn nâng cao khả năng kiểm soát và kỷ luật trong công việc, phù hợp với mục tiêu phát triển của công ty.
Điều kiện kinh doanh của Công ty Lữ hành Quốc tế Bạch Dương Travel: nhân lực, tài chính, cơ sở vật chất kỹ thuật
Travel : nhân lực, tài chính, cơ sở vật chất kỹ thuật
Con người là yếu tố then chốt trong hoạt động của công ty lữ hành, ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh và chất lượng sản phẩm du lịch Nhận thức rõ điều này, Bạch Dương Travel chú trọng xây dựng đội ngũ nhân viên nhiệt huyết, có thái độ tích cực và trình độ chuyên môn cao Nhiều thành viên trong công ty đã gắn bó từ những ngày đầu, như Trưởng phòng Hành chính nhân sự và các hướng dẫn viên, vẫn giữ được đam mê và cống hiến cho công việc sau nhiều năm Dưới đây là thống kê số lượng nhân viên của Bạch Dương Travel trong giai đoạn 2018-2020.
Bảng 1.2 Bảng thống kê nguồn nhân lực Công ty Lữ hành Quốc tế Bạch Dương Travel giai đoạn 2018-2020 (Đơn vị: người)
(Nguồn: Báo cáo nhân sự phòng Hành chính nhân sự 2018 – 2020)
Từ bảng số liệu phía trên ta có thể thấy được rằng trong giai đoạn 2018 -
Năm 2019, công ty ghi nhận sự tăng trưởng đáng kể về số lượng lao động, với mức tăng 16,32%, chủ yếu nhờ vào việc mở rộng thị trường sang các điểm đến mới như Nhật Bản (cung đường vàng, núi Phú Sĩ, Hakone) và Hàn Quốc (công viên Yeouido, đảo Nami), cùng với sự gia tăng nhanh chóng của du khách Outbound, một thế mạnh của công ty Tuy nhiên, trong giai đoạn 2020 - 2021, số lượng nhân viên giảm mạnh xuống còn 38 (bao gồm giám đốc và phó giám đốc) do tác động tiêu cực của đại dịch COVID-19 bắt đầu từ cuối tháng 12 năm 2019 và các đợt bùng phát dịch tại Mỹ, Châu Âu, Nga, những thị trường chính của công ty.
Bảng 1.3 Bảng thống kê nhân sự cụ thể của Công ty Lữ hành Quốc tế Bạch Dương Travel
Phòng ban Số lượng lao động
Bộ phận hành chính nhân sự 3 8.2
(Nguồn: Báo cáo nhân sự của công ty Bạch Dương Travel, giai đoạn 2020)
Công ty Bạch Dương Travel chú trọng đến chất lượng đội ngũ lao động, yêu cầu nhân sự có trình độ Cao đẳng, Đại học và ít nhất 6 tháng kinh nghiệm trong ngành Để nâng cao kỹ năng và thái độ phục vụ, công ty thường xuyên tổ chức các buổi tập huấn và đào tạo cho tất cả nhân viên, đảm bảo chất lượng nguồn nhân lực ổn định và chuyên nghiệp.
1.4.2 Tài chính của công ty giai đoạn 2018 - 2020
Bảng 1.4 Bảng cơ cấu nguồn vốn của Công tyCông ty Lữ hành Quốc tế Bạch Dương Travelgiai đoạn 2018 - 2020
(Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty Lữ hành Quốc tế Bạch Dương Travel 2018 – 2020)
Doanh nghiệp này sở hữu nguồn tài chính ổn định, với tổng vốn tăng từ 19,6 tỷ vào năm 2018 lên 23,4 tỷ vào năm 2019, tương đương với mức tăng 19,38% Trong giai đoạn này, du lịch Á Châu đã mở rộng nguồn vốn và thu hút đầu tư để phát triển các thị trường du lịch mới và tiếp cận nhiều đối tượng khách hàng hơn.
Trong giai đoạn tiếp theo, nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp đã giảm tới 41,46% do ảnh hưởng nặng nề của đại dịch COVID-19 Đại dịch xảy ra quá nhanh và đột ngột khiến công ty Bạch Dương Travel cùng toàn ngành du lịch không kịp phản ứng Hậu quả là doanh nghiệp đã gánh chịu tổn thất tài chính lớn từ các hợp đồng đã ký kết trước đó với các nhà cung cấp dịch vụ.
1.4.3 Cơ sở vật chất kỹ thuật
Cơ sở vật chất kỹ thuật là yếu tố thiết yếu cho mọi công ty, ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất và hiệu quả làm việc của nhân viên Nhận thức được tầm quan trọng này, Bạch Dương Travel đã đầu tư vào hệ thống trang thiết bị hiện đại, tạo điều kiện cho nhân viên làm việc trong môi trường không gian mở, đồng thời vẫn đảm bảo sự riêng tư cần thiết.
Công ty hiện có trụ sở tại số 57 Trần Quang Diệu, Phường Ô Chợ Dừa, Quận Đống Đa, Hà Nội, nằm trên trục đường lớn thuận lợi cho việc quảng bá hình ảnh và tiếp cận khách hàng Dưới đây là bảng thống kê trang thiết bị máy móc của công ty.
Bảng 1.5 Danh sách các cơ sở vật chất của Công ty Lữ hành Quốc tế Bạch Dương Travel giai đoạn 2018 – 2020 (Đơn vị: chiếc)
Máy tính 39 41 41 Điện thoại bàn 6 6 6
(Nguồn: Báo cáo kiểm kê tài sản của Công ty Lữ hành Quốc tế Bạch Dương Travel,
1 4.4 Kết quả và hiệu quả kinh doanh của Công ty Lữ hành Quốc tế Bạch Dương Travel
Năm 2019, Công ty Lữ hành Quốc tế Bạch Dương Travel đạt doanh thu kỷ lục, tăng hơn 59% so với năm 2018 nhờ mở rộng thị trường khách và khai thác các điểm đến Outbound như Nga, Bali, Nhật Bản, Thổ Nhĩ Kỳ, Trung Quốc, Đài Loan, Thái Lan với đối tượng chính là khách đoàn Bên cạnh đó, công ty cũng chú trọng phát triển dịch vụ cho khách Inbound từ các nước Đông Dương như Lào và Campuchia.
Thái Lan do vậy, có thể nói đây là năm công ty có tình hình kinh doanh ấn tượng
Do tình hình dịch bệnh Covid-19 diễn biến phức tạp, nhiều quốc gia, bao gồm Việt Nam, đã phải đóng cửa để ngăn chặn sự lây lan của biến thể virus Điều này đã gây ra ảnh hưởng đáng kể đến tình hình kinh doanh của công ty và ngành du lịch nói chung Trong năm 2020, doanh thu của công ty chủ yếu đến từ các sản phẩm tour nội địa, tour nghỉ dưỡng và chăm sóc sức khỏe trong nước, cũng như dịch vụ tour hồi hương cho khách du lịch trong nước và quốc tế bị mắc kẹt tại Việt Nam.
Bảng 1.6 Một số chỉ tiêu tài chính của Công ty Lữ hành Quốc tế Bạch Dương Travel 2018 – 2020
(Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh của Bạch Dương Travel giai đoạn 2018 –
Bảng 1.7 Đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh tại của Công ty Lữ hành Quốc tế Bạch Dương Travelgiai đoạn 2018 – 2020
Chỉ tiêu Đơn vị 2018 2019 2020 So sánh
Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh của Bạch Dương Travel giai đoạn 2018 – 2020
MÔ TẢ, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÁC NGHIỆP VỤ TÁC NGHIỆP TẠI CÔNG TY LỮ HÀNH QUỐC TẾ BẠCH DƯƠNG TRAVEL
Mô tả, đánh giá về quy trình tác nghiệp và các kỹ năng phục vụ tại Bộ phận
Trong suốt quá trình thực tập tại công ty Bạch Dương Travel, em đã được tạo điều kiện tiếp cận với các nghiệp vụ thực tế, bao gồm chăm sóc khách hàng, viết chương trình tour theo yêu cầu, và tìm kiếm thông tin về nhà hàng, khách sạn, và vận chuyển Ngoài ra, em cũng đã thực hiện việc bán tour cho khách hàng, giúp nâng cao kỹ năng kinh doanh và hiểu biết về ngành du lịch.
Tại công ty, em đã có cơ hội làm việc trong bộ phận Sales và Marketing, nơi em trải nghiệm thực tế công việc của một nhân viên Sale tour Dưới đây là một số quy trình công việc mà em đã được các anh chị trong bộ phận hướng dẫn và chỉ bảo.
2.2.1 Quy trình viết chương trình tour Để thiết kế một chương trình tour du lịch đầy đủ thông tin nhưng vẫn thu hút người xem, trước tiên phải tìm hiểu rõ về các cơ sở cung cấp dịch vụ du lịch, nghỉ dưỡng tỉnh/địa điểm ví dụ: điểm tham quan cung cấp dịch vụ gì, có sân chơi teambuilding không, có phòng tổ chức gala dinner không,
Hình 1.3 Quy trình viết chương trình tour du lịch tại Công ty
(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp)
Bước 1: Vẽ sơ đồ, kẻ bảng các điểm đến du lịch, các dịch vụ được chọn, nhà hàng khách sạn để có cái nhìn tổng quan về tour
Bước 2: Thiết kế tour đảm bảo những tiêu chí sau:
● Các điểm phải liên kết với nhau và thuận tiện cho việc di chuyển, thời gian di chuyển, quãng đường phải có sự logic, tránh làm mất thời gian.
Chương trình tham quan sẽ được tổ chức theo một timeline cụ thể, bao gồm giờ tham quan, địa điểm tham quan và các hoạt động diễn ra Thời gian tập trung sẽ được thông báo rõ ràng để đảm bảo mọi người có mặt đúng giờ Nội dung sẽ được trình bày mạch lạc, sử dụng từ ngữ dễ hiểu và có sự phân chia câu hợp lý để người đọc dễ dàng theo dõi.
● Tìm hiểu về các chi phí tham quan tại các điểm, thường xuyên cập nhật giá từ các nhà cung cấp để tránh tình trạng sai sót
● Đưa ra báo giá cho khách và các dịch vụ đi kèm: bảo hiểm, bữa ăn, nước uống, gói quà tặng nếu có
● Đưa ra hình ảnh minh họa cho cách dịch vụ: khách sạn, sân chơi, các hoạt động được tổ chức, phòng gala nếu có, các dịch vụ nghỉ dưỡng
Bước 3: Hoàn thành chương trình và trang trí lại cho bắt mắt, thiết kế bản pdf, ppt gửi cho khách nếu khách yêu cầu.
2.2.2 Quy trình lấy thông tin về giá cả, thực đơn của các nhà hàng khách sạn, chăm sóc khách hàng
Việc thu thập thông tin về giá cả và dịch vụ của nhà cung cấp là cần thiết để cập nhật những dịch vụ mới nhất với mức giá ưu đãi theo từng tháng, tuần, hoặc ngày Có hai phương pháp để thực hiện công việc này.
● Gửi mail đến các nhà cung cấp
Để nhận báo giá nhanh chóng qua điện thoại, hãy chuẩn bị trước nội dung giao tiếp và các câu hỏi cần thiết về dịch vụ của nhà cung cấp Luôn giữ thái độ chuyên nghiệp và tươi cười khi trò chuyện Nói rõ ràng và có trọng tâm để nhà cung cấp hiểu câu hỏi, sau đó truyền đạt đầy đủ thông tin về dịch vụ cho công ty.
Hình 1.4 Quy trình lấy báo giá qua điện thoại ở công ty
(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp)
Liên hệ với khách sạn qua email để tìm hiểu thông tin về dịch vụ lưu trú, bao gồm các hạng phòng, giá ưu đãi, phụ thu cho lễ tết và trẻ em Ngoài ra, yêu cầu hình ảnh minh họa về các dịch vụ như bể bơi, spa, tắm nóng và xếp hạng sao của khách sạn để có cái nhìn tổng quan hơn.
Khi liên hệ, hãy bắt đầu bằng cách chào hỏi và giới thiệu tên cũng như công ty của bạn, đồng thời nêu rõ bộ phận mà bạn cần gặp Tiếp theo, hãy lặp lại giới thiệu của mình và trình bày rõ ràng nội dung bạn muốn tìm hiểu, chẳng hạn như yêu cầu email của bộ phận bán hàng để xin báo giá phòng cho khách sạn, hoặc thông tin về thực đơn và sức chứa của nhà hàng.
Bước 3: Cảm ơn và chào
Hình 1.5 Chăm sóc khách hàng để giới thiệu sản phẩm
(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp)
Chăm sóc khách hàng: Đối với chăm sóc khách hàng để giới thiệu sản phẩm cần:
Bước đầu tiên là tìm kiếm thông tin về các công ty, doanh nghiệp hoặc trường học đang có nhu cầu cho nhân viên và học sinh tham quan, du lịch.
Bước 2: Gọi điện thoại để chào hỏi và hỏi thăm cá nhân, sau đó giới thiệu các sản phẩm du lịch hiện có với thái độ niềm nở, cởi mở và thân thiện Nên nêu rõ các chương trình khuyến mãi hấp dẫn để thu hút khách hàng, đồng thời kết hợp một chút thuyết phục trong cuộc trò chuyện để tăng khả năng thành công.
Bước 3: Cảm ơn và chảo
Trong hoạt động của nhân viên, hai quy trình phổ biến nhất là Sales tour và quy trình hỗ trợ lẫn nhau Công đã thiết lập một quy trình thống nhất và chuyên nghiệp trên Excel, giúp nhân viên làm việc đồng nhất mà không bỏ sót bước nào Quy trình này không chỉ tạo điều kiện cho các bộ phận hỗ trợ nhau mà còn giúp giải quyết nhanh chóng các vấn đề phát sinh Mục tiêu cuối cùng của quy trình làm việc và phân công là sản xuất và gửi sản phẩm đến khách hàng một cách nhanh nhất.
Mô tả, đánh giá về các hoạt động sinh viên đã thực hiện tại cơ sở thực tập 34 1 Mô tả hoạt động được tham gia trong quá trình thực tập
2.3.1 Mô tả hoạt động được tham gia trong quá trình thực tập
Trong 4 tuần của kỳ thực tập, em được tiếp xúc với những công việc cơ bản của một nhân viên Sales tour Công ty Bạch Dương Travel không chỉ tạo điều kiện cho em được học cách xây dựng, thiết kế một chương trình du lịch trọn gói và làm báo giá cho khách mà em còn được phát triển một số kĩ năng như bán hàng, giao tiếp, kĩ năng sử dụng excel và ppt cần thiết cho công việc Một số công việc em đã được học hỏi và thực hành như sau:
Chúng tôi chuyên xây dựng và thiết kế chương trình tour tùy chỉnh dựa trên nhu cầu và mong muốn của khách hàng Đội ngũ của chúng tôi sẽ lên khung chương trình chi tiết, bao gồm timeline, báo giá, dịch vụ đi kèm và hình ảnh minh họa, nhằm mang đến trải nghiệm tuyệt vời nhất cho du khách.
Liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ như khách sạn, nhà hàng và vận chuyển để yêu cầu báo giá Dựa trên nhu cầu của khách hàng, tôi sẽ lựa chọn dịch vụ phù hợp nhất.
Sau khi nhận báo giá từ các nhà cung cấp, tôi sẽ tổng hợp thông tin vào một bảng Excel để thuận tiện cho việc theo dõi và sử dụng sau này Giá bán của tour sẽ được xác định dựa trên giá từ các nhà cung cấp, và sẽ được tính toán trong bảng Excel của công ty Từ giá của các nhà cung cấp dịch vụ, chúng tôi sẽ tính ra giá NET (giá mà công ty phải trả), và kết hợp với lợi nhuận mong muốn (từ 5-30%) để xác định giá bán cuối cùng cho mỗi tour.
Chúng tôi sẽ gửi chương trình tour cho khách hàng để xác nhận xem có phù hợp với yêu cầu của họ hay không Nếu khách hàng có nhu cầu thay đổi hoặc yêu cầu thêm, đội ngũ sales sẽ nhanh chóng xử lý và tiến tới bước đặt tour cho khách.
● Khi khách hàng đã đồng ý chốt tour, điều hành sẽ tiến hành đặt dịch vụ với các bên cung cấp dịch vụ
● Theo dõi danh sách khách hàng đăng ký tham gia tour Lập danh sách khách hàng và phân xe, phân phòng khách sạn cho khách hàng
2.3.2 Đánh giá các hoạt động được thực hiện tại Công ty Lữ hành Quốc tế Bạch Dương Travel
Khi thực tập trong vai trò nhân viên Sales tour, tôi nhận thấy rằng bộ phận này cần các kỹ năng quan trọng như kỹ năng bán hàng, giao tiếp và sử dụng Excel Ngoài ra, kiến thức chuyên môn từ khoa học giúp tôi có cái nhìn tổng quan về ngành, cũng như phát triển thái độ làm việc và sự chuyên nghiệp trong việc tương tác với khách hàng.
Trong quá trình học tập tại Khoa, em đã tiếp thu được lý thuyết về công việc điều hành tour, bao gồm xây dựng chương trình tour, định giá tour, liên hệ và đặt dịch vụ với các nhà cung cấp, cũng như theo dõi chương trình tour và xử lý các tình huống phát sinh Những kiến thức lý thuyết này rất phù hợp với nhiệm vụ thực tế của một điều hành tour, giúp em tự tin hơn khi áp dụng vào công việc.
Trong quá trình làm việc tại bộ phận điều hành tour, tôi nhận thấy sự khác biệt rõ rệt giữa lý thuyết và thực tế Công việc của một điều hành tour không chỉ đơn thuần là xây dựng chương trình hay xử lý công việc tại văn phòng, mà còn bao gồm việc trực tiếp tham gia vào tour, đặc biệt là với những đoàn khách lần đầu sử dụng dịch vụ mới hoặc những đoàn lớn và quan trọng Điều này giúp đảm bảo rằng mọi vấn đề phát sinh đều được giải quyết kịp thời, tạo điều kiện cho chương trình diễn ra suôn sẻ Trước ngày khởi hành, điều hành cần tổ chức họp với đoàn để thống nhất công việc với đội hỗ trợ và hướng dẫn viên Hơn nữa, việc sắp xếp phòng nghỉ cho khách cũng là một phần quan trọng, vì khách có thể thay đổi nhu cầu bất cứ lúc nào, và điều hành cần phối hợp chặt chẽ với hướng dẫn viên để đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của khách hàng.
Khối lượng công việc được giao trong những ngày đầu rất vừa phải, bao gồm các nhiệm vụ đơn giản như tìm kiếm thông tin khách hàng, viết email chào bán tour và sản phẩm mới, đăng bài lên website công ty, và cập nhật lịch khởi hành tour Sau khi quen việc, chúng em được giao nhiều nhiệm vụ hơn, phù hợp với kiến thức và năng lực, giúp tăng cường cơ hội tiếp xúc với nghề.
Trong suốt quá trình thực tập tại Công ty CP thương mại và du lịch quốc tế NCH Travel, tôi đã nhận được sự hỗ trợ tận tình từ ban lãnh đạo và các đồng nghiệp Họ luôn sẵn sàng chia sẻ kinh nghiệm và chỉ dạy tôi những điều mới mẻ, ngay cả khi tôi còn bỡ ngỡ và chưa hoàn thiện công việc Bên cạnh kiến thức nghề nghiệp cơ bản, tôi còn học hỏi được nhiều điều về xã hội, công việc thực tế và cách xử lý tình huống khó khăn mà sách vở không thể cung cấp.
Trong suốt ba năm đại học, em đã được trang bị một nền tảng kiến thức vững chắc, giúp em dễ dàng áp dụng lý thuyết vào thực tiễn Các môn học đều sát với thực tế, nên trong quá trình thực tập, em nhanh chóng làm quen và thực hành các công việc đã học Đặc biệt, công ty đánh giá cao nền tảng kiến thức của em, thể hiện qua sự tin tưởng khi giao cho em các nhiệm vụ hỗ trợ nhân viên Đây không chỉ là niềm tự hào của riêng em mà còn là niềm tự hào của Khoa Du lịch và Khách sạn, với những phương pháp giảng dạy hiệu quả và được nhiều đối tác công nhận.
CÁC ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ VÀ BÀI HỌC
Các đề xuất, kiến nghị đối với cơ sở thực tập
3.1.1 Các kiến nghị đối với Công ty Lữ hành Quốc tế Bạch Dương Travel
Công ty Bạch Dương Travel sở hữu đội ngũ nhân viên nhiệt huyết và yêu nghề, luôn sẵn sàng cống hiến hết mình cho công việc Dù hoạt động kinh doanh bị ảnh hưởng bởi dịch bệnh, đặc biệt là bộ phận Sales, nhưng các nhân viên vẫn duy trì thái độ lạc quan và tích cực Họ chú trọng vào công tác tư tưởng, sẵn sàng lắng nghe và giải đáp thắc mắc của đồng nghiệp, đảm bảo không ai bị bỏ lại phía sau.
Công ty tập trung vào việc phát triển kênh bán hàng trực tuyến và áp dụng công nghệ thanh toán hiện đại nhằm mang lại sự thuận tiện tối đa cho khách hàng Đồng thời, công ty liên tục đổi mới hình ảnh để khai thác các thị trường tiềm năng mới, đồng thời tạo ấn tượng mạnh mẽ với khách hàng trung thành.
Công ty thường xuyên triển khai các chương trình khuyến mãi hấp dẫn nhằm tri ân khách hàng trung thành và khách hàng theo đoàn, bao gồm giảm giá và tặng quà Những món quà này thường có in logo công ty, kèm theo coupon để tăng thêm giá trị cho trải nghiệm của khách hàng.
Công ty Bạch Dương Travel sở hữu một hệ thống làm việc chuyên nghiệp với sự phân chia công việc rõ ràng Trong bối cảnh dịch bệnh, mọi hoạt động đều được thực hiện trực tuyến, vì vậy việc truyền đạt thông tin một cách chính xác và hiệu quả là rất cần thiết, và công ty đã thực hiện điều này một cách chuyên nghiệp.
Do tính chất sao chép cao của sản phẩm trong ngành du lịch, việc nghiên cứu và phát triển các sản phẩm, tuyến điểm du lịch mới của công ty chưa có sự khác biệt rõ rệt so với đối thủ Tuy nhiên, việc tiếp nhận nhân viên mới và thực tập sinh sẽ giúp công ty khắc phục điểm yếu này, từ đó tạo ra những sản phẩm sáng tạo và mang dấu ấn riêng.
Do ảnh hưởng của dịch bệnh và mạng lưới mối quan hệ hạn chế, tình hình kinh doanh của công ty đang gặp khó khăn Đây là thời điểm lý tưởng để khôi phục kết nối với các thị trường cũ, từ đó nâng cao hình ảnh công ty và kích thích nhu cầu tiềm ẩn từ khách hàng cũ.
Khả năng phân tích và mở rộng thị trường khách hàng mục tiêu mới của doanh nghiệp còn hạn chế, đặc biệt là ở các thị trường quen thuộc như Trung Quốc, Hàn Quốc và Nhật Bản.
Việt Nam nhưng còn khá mới đối với công ty, doanh nghiệp cần có các biện pháp tiếp cận được với tệp khách hàng này qua truyền thông,
3.1.2 Đề xuất, giải pháp dành cho công ty
Qua một số điểm mạnh và điểm yếu của công ty em vừa nêu ra, em xin đưa ra một số giải pháp dành cho công ty như sau:
3.1.2.1 Chú trọng phát triển nghiên cứu thị trường và tìm kiếm tệp khách hàng mới Đề xuất mở văn phòng ở một số tỉnh khác nhau tại Việt Nam để có thể thu hút được nhiều thị trường khách hơn, gây sự chú ý hơn về thương hiệu hay tên tuổi của công ty
Công ty cần tận dụng cơ hội đầu tư và phát triển kinh doanh bằng cách chuẩn bị cơ sở vật chất tốt, nâng cao chất lượng dịch vụ và đa dạng hóa sản phẩm du lịch để thu hút khách quốc tế Đồng thời, cần có kế hoạch khai thác hiệu quả lượng khách nội địa trong bối cảnh chưa mở cửa đón khách quốc tế, với trọng tâm là các biện pháp nâng cao mức chi tiêu của du khách.
3.1.2.2 Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên Để tạo ra được sản phẩm có chất lượng cao ngoài việc nâng cao chất lượng các dịch vụ, công ty cần phải quan tâm đến việc nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ trực tiếp làm công tác kinh doanh du lịch, đặc biệt là đội ngũ hướng dẫn viên người trực tiếp làm việc với khách hàng. Đội ngũ HDV của công ty Bạch Dương Travel hiện nay chủ yếu phần lớn là cộng tác viên và làm thời vụ Vì vậy, để có một đội ngũ hướng dẫn viên làm việc nhiệt tình, chuyên nghiệp theo đúng văn hóa của công ty trong thời gian tới, công ty từng bước xây dựng cho mình đội ngũ chuyên nghiệp, đặc biệt là hướng dẫn viên có trình độ nghiệp vụ cao, thông thạo tiếng nước ngoài để có thể phục vụ cho hành khách trong lẫn ngoài nước, họ phải am hiểu về du lịch, qua các trường lớp đào tạo chính quy và qua các lớp cấp thẻ hướng dẫn viên Đào tạo để nâng cấp trình độ cho đội ngũ nhân viên, tạo sân chơi lành mạnh cho nhân viên để có thể phát triển hơn về tư duy, tạo môi trường tương tác học hỏi qua lại để tất cả nhân viên trau dồi kiến thức cùng nhau phát triển hơn nữa
Công ty áp dụng các chính sách khen thưởng độc đáo nhằm ghi nhận những nhân viên xuất sắc trong việc hoàn thành công việc hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm Các hình thức thưởng này bao gồm thưởng doanh số và các chỉ tiêu mà công ty đã đề ra.
Để đối phó với tính chất dễ sao chép của sản phẩm du lịch, các công ty cần sáng tạo hơn trong việc phát triển các sản phẩm du lịch độc đáo và hấp dẫn Việc tạo ra những chương trình du lịch phong phú và mới lạ sẽ giúp thu hút khách hàng, đồng thời biến những trải nghiệm cũ trở nên tươi mới và hấp dẫn hơn.
3.1.2.3 Đẩy mạnh chính sách xúc tiến quảng cáo để xây dựng hình ảnh công ty trên thị trường và thu hút khách phù hợp với xu thế du lịch không chạm ngày nay
Trong bối cảnh phát triển mạnh mẽ của các kênh truyền thông xã hội như Facebook, Instagram và TikTok, với lượng người dùng và thời gian sử dụng ngày càng tăng, Bạch Dương Travel đã tận dụng những nền tảng này để tiếp cận khách hàng hiệu quả hơn, giới thiệu nội dung và sản phẩm tour của mình.
Công ty cần chú trọng phát triển các kênh bán hàng và truyền thông phù hợp với xu hướng tiêu dùng hiện nay Đặc biệt, kênh bán hàng trực tiếp trên website phải cung cấp đầy đủ thông tin về sản phẩm, giá cả, cùng các chương trình ưu đãi, khuyến mãi hấp dẫn Điều này không chỉ giúp khách hàng nắm bắt thông tin chính xác mà còn tạo ấn tượng tốt khi họ tìm hiểu về dịch vụ của công ty.
Những lợi ích thu được sau khi hoàn thành thực tập tổng hợp
Sau 4 tuần thực tập tại công ty Bạch Dương Travel, tôi đã tích lũy được nhiều bài học quý giá và kinh nghiệm thực tế Kỳ thực tập này đã giúp tôi cải thiện đáng kể các kỹ năng cần thiết cho công việc tương lai.
Làm việc tại bộ phận Sales của công ty Bạch Dương Travel đã giúp tôi hiểu rõ cơ chế hoạt động của bộ phận này.
Trong hai tuần đầu, em đã có cơ hội hỗ trợ các anh chị trong việc liên hệ trực tiếp với Resort để đặt dịch vụ Đây là lần đầu tiên em áp dụng lý thuyết đã học vào thực tế, giúp em trải nghiệm công việc một cách sinh động và thực tiễn.
Em đã được giao nhiệm vụ thiết kế tour và lập báo giá chi tiết cho các chương trình du lịch Ban đầu, việc tính giá cho một chương trình du lịch trong môn quản trị dịch vụ du lịch và lữ hành gặp nhiều khó khăn, khiến em tốn khá nhiều thời gian để hoàn thành một chương trình trọn gói Tuy nhiên, sau 4 tuần, khả năng và kỹ năng thiết kế tour cũng như tính báo giá của em đã được cải thiện rõ rệt.
Em đã phát triển kỹ năng giao tiếp thông qua việc tư vấn tour cho khách hàng, giúp thu thập thông tin một cách hiệu quả Kỹ năng này không chỉ giúp truyền đạt thông tin chính xác và ngắn gọn, mà còn hỗ trợ trong việc hòa nhập với môi trường công ty Hơn nữa, khả năng nói trước đám đông một cách xúc tích là yếu tố quan trọng để đạt được vị trí cao trong công ty.
Trong quá trình đào tạo, nhân viên dành 30 phút mỗi buổi để học nghiệp vụ Sale, trong đó kỹ năng lắng nghe là rất quan trọng Khi bắt đầu công việc mới, sếp sẽ tổ chức training cho cả nhóm và thường xuyên trao đổi để giải quyết những thắc mắc, giúp mọi người nắm bắt công việc hiệu quả hơn Nhờ kỹ năng lắng nghe, em đã tiếp nhận thông tin cần thiết và rút kinh nghiệm từ những góp ý của sếp Bên cạnh đó, việc lắng nghe khách hàng cũng giúp em hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của họ, từ đó đáp ứng tốt hơn yêu cầu của khách hàng.
Em đã cải thiện đáng kể kỹ năng sử dụng công nghệ và các phần mềm Office, nhận thấy rằng trong thời đại 4.0, kỹ năng này rất quan trọng Nhờ vào việc học môn tin học văn phòng, em có thể áp dụng kỹ năng này để viết nội dung cho các trang mạng xã hội, thiết kế banner, brochure và ảnh tour cho các bài quảng cáo trên hội nhóm, cũng như sử dụng Word và Excel để phục vụ cho công việc.
Em luôn chủ động kết nối với mọi người và đặt câu hỏi về các hoạt động trong quá trình thực tập Điều này giúp em tiếp cận nhiều thông tin và kiến thức quý giá khi làm việc cùng đồng nghiệp.
Thời gian thực tập quý báu không chỉ giúp em có thêm thu nhập và hoàn thành chương trình học mà còn mang lại kinh nghiệm làm việc chuyên nghiệp và phát triển khả năng nghiên cứu, sáng tạo Em đã có cơ hội trải nghiệm nhiều công việc từ bán hàng đến thiết kế chương trình tour hấp dẫn Trong ba năm đầu đại học, em chủ yếu tập trung vào việc học để đạt được bằng giỏi, nhưng thiếu kinh nghiệm thực tế Thực tập là cơ hội tuyệt vời để em áp dụng kiến thức đã học vào môi trường làm việc văn phòng, khác biệt hoàn toàn so với việc học trên ghế nhà trường.
Những bài học thực tế từ Bạch Dương Travel đã giúp em nhận ra những thiếu sót trong cách làm việc của bản thân, từ đó trở nên cẩn thận hơn trong từng nhiệm vụ Em học được rằng việc chú trọng đến những chi tiết nhỏ cũng quan trọng không kém, và sự hỗ trợ từ những người có kinh nghiệm đã giúp em tránh được nhiều sai sót trong quá trình làm việc sau này.
Sau 4 tuần thực tập, em nhận thấy sự trưởng thành rõ rệt, mở rộng kiến thức về du lịch và học hỏi nhiều kỹ năng quan trọng Em đã biết cách xử lý công việc hiệu quả và giao tiếp tốt với mọi người xung quanh Em cũng đã nhận được những định hướng quý báu từ các anh chị và cấp trên, giúp em có cái nhìn sâu sắc hơn về tương lai của ngành Đây chỉ là khởi đầu, em còn nhiều điều cần trải nghiệm để nâng cao kỹ năng Trong 8 tuần thực tập chuyên đề sắp tới, em hy vọng sẽ tích lũy được nhiều kinh nghiệm quý giá, sẵn sàng trở thành nhân viên trong lĩnh vực kinh doanh du lịch và lữ hành.
1 Facebook fanpage của công ty Bạch Dương Travel: https://www.facebook.com/dulichbachduong/
2 Website chính của công ty Bạch Dương Travel: https://bachduongtravel.com
3 Tài liệu nội bộ của Công ty cổ phần thương mại và du lịch quốc tế NCH:
Báo cáo nhân sự phòng tài chính nhân sự - Bạch Dương Travel, 2020 Báo cáo nhân sự phòng Hành chính nhân sự 2018 – 2020
Báo cáo kiểm kê tài sản của Công ty Lữ hành Quốc tế Bạch Dương Travel,
Báo cáo kết quả kinh doanh của Bạch Dương Travel giai đoạn 2018 – 2020
4 PGS TS Nguyễn Văn Mạnh, PGS TS Phạm Hồng Chương (2012) “Giáo trình quản trị kinh doanh lữ hành”.
5 Trần Ngọc Nam (2000), Marketing trong du lịch, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội.
6 Nguyễn Văn Đính, Trần Thị Minh Hòa (2006), Giáo trình Kinh tế du lịch, NXB Lao động – Xã hội, Hà Nội
