TRƯỜNG ĐAI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGHIÊN CỨU TRIỂN KHAI CÔNG TÁC SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG ƯƠNG HỘI LIÊN HIỆP PHỤ NỮ VIỆT NAM Comment by Mai Lam BC khá ổn Em cần giảm bớt lý thuyết và lưu ý chỉnh sửa chương thực trạng Giảng viên hướng dẫn ThS Đỗ Thu Hiền Sinh viên thực hiện Đỗ Thị Hồng Nhung Mã số sinh viên 16030622 Lớp khóa học K61 – Lưu trữ học Khóa QH 2016 X Hà Nội, 2019 MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU 4 I Lý.
PHẦN MỞ ĐẦU
Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu của tôi là phân tích thực trạng triển khai công tác số hóa tài liệu tại cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam Bên cạnh đó, tôi sẽ đưa ra một số đề xuất và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả của quá trình số hóa, đảm bảo phù hợp với thực tiễn hoạt động của cơ quan.
- Đề thực hiện được các mục tiêu, báo cáo chuyên đề của tôi cần phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
+ Trình bày cơ sở lý luận về số hóa tài liệu lưu trữ
+ Nghiên cứu thực trạng công tác số hóa tài liệu lưu trữ tại Trung ương Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam
+ Đề xuất, kiến nghị một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác số hóa tại Trung ương Hội.
Phạm vi, đối tượng nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu chỉ tập trung vào một phần tài liệu đã được số hóa thử nghiệm, khoảng 2m giá, tại Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, mà không xem xét toàn bộ tài liệu của cơ quan.
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác số hóa tài liệu lưu trữ tại Trung ương HộiLiên hiệp Phụ nữ Việt Nam.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập và xử lý thông tin bao gồm việc nghiên cứu và tìm hiểu các tài liệu, sách báo, tạp chí, cùng với các nguồn thông tin có chọn lọc liên quan đến quá trình số hóa.
Phương pháp khảo sát thực tế được áp dụng để thu thập thông tin và đánh giá quá trình số hóa tại Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam.
Phương pháp phỏng vấn được sử dụng để phỏng vấn các lãnh đạo và cán bộ lưu trữ có trách nhiệm triển khai công tác số hóa tại cơ quan Trung ương Hội.
Phương pháp phân tích và tổng hợp là quá trình nghiên cứu các tài liệu, sách báo và tạp chí khác nhau để tìm hiểu sâu hơn về đối tượng nghiên cứu Qua việc phân tích thông tin, người nghiên cứu có thể rút ra những kết luận và tổng hợp các dữ liệu đã thu thập, từ đó tạo ra cái nhìn toàn diện và sâu sắc hơn về chủ đề nghiên cứu.
Bố cục của đề tài
Báo cáo chuyên đề được cấu trúc thành ba phần chính: phần mở đầu, phần nội dung và phần kết luận Bên cạnh đó, báo cáo còn bao gồm danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục để hỗ trợ thông tin.
Phần nội dung của báo cáo gồm ba chương:
Chương I Khái quát chung về số hóa tài liệu lưu trữ.
Chương II Thực trạng triển khai công tác số hóa tại Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam.
Chương III Đề xuất, kiến nghị một số giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả số hóa tại Trung ương Hội.
Khái quát chung về số hóa tài liệu lưu trữ
Một số khái niệm về số hóa tài liệu lưu trữ
a Khái niệm về số hóa, số hóa tài liệu:
Ngày nay, cụm từ “Số hóa” ngày càng phổ biến trong các cơ quan và doanh nghiệp, đặc biệt là trong bối cảnh thực hiện Nghị quyết số 36a/NQ-CP về Chính phủ điện tử và Thông tư số 01/2019/TT-BNV quy định quy trình xử lý tài liệu điện tử Các cơ quan nhà nước đang tích cực số hóa tài liệu để xây dựng nền tảng cho Chính phủ điện tử Vậy, số hóa là gì và số hóa tài liệu có ý nghĩa như thế nào?
Theo Điều 4 Luật số 67/2006/QH11 của Quốc hội: Luật Công nghệ thông tin: “Số hóa là việc biến đổi các loại hình thông tin sang dạng thông tin số”
Quy định số 29-QĐ/VPTW ngày 25/12/2013 của Văn phòng Trung ương quy định về công tác văn thư trong các tỉnh ủy, thành ủy và tổ chức Đảng trực thuộc Trung ương đã đưa ra định nghĩa về số hóa tại Điều 2 Cụ thể, số hóa tài liệu được hiểu là quá trình tạo ra thông tin số thông qua việc quét (scanning) hoặc chuyển đổi các tài liệu tương tự thành tài liệu điện tử dưới dạng tệp tin số, nhằm mục đích lưu trữ, xử lý và truy cập thông tin bằng các phương tiện điện tử.
Số hóa tài liệu kết hợp hệ thống máy quét, lập chỉ mục tách bộ và quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Hệ thống lập chỉ mục tách bộ sử dụng mã vạch, ký tự in và chữ viết tay để tự động lập chỉ mục và xuất dữ liệu với độ chính xác cao Trong khi đó, hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tin học hóa quy trình lưu trữ, bao gồm thu thập, bảo quản và sử dụng tài liệu.
Số hóa tài liệu là quá trình chuyển đổi các dữ liệu truyền thống như bản viết tay, bản in trên giấy, hình ảnh, phim, âm thanh và dữ liệu toàn văn thành dạng dữ liệu số mà máy tính có thể hiểu và lưu trữ Khi hoàn tất, những tài liệu này trở thành dữ liệu số, giúp dễ dàng quản lý và truy cập Khái niệm tài liệu lưu trữ điện tử liên quan chặt chẽ đến việc này, khi các tài liệu số được tổ chức và bảo quản trong hệ thống điện tử.
Tài liệu lưu trữ số hóa là tài liệu điện tử được tạo ra từ nội dung và hình thức văn bản giấy, có chữ ký của cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ (Thông tư 01/2019/TT-BNV) Tài liệu số hóa có nguồn gốc từ tài liệu điện tử nhưng không hoàn toàn đồng nhất với tài liệu điện tử, và chúng trở thành tài liệu điện tử thông qua quá trình số hóa Về mặt pháp lý, văn bản điện tử được số hóa từ văn bản giấy có chữ ký trực tiếp và đóng dấu sẽ có giá trị tương đương văn bản giấy nếu được ký bằng chữ ký số của cơ quan, theo quy định tại Điều 13 của Quy định số 269 – QĐ/TW, ngày 25/11/2014 của Ban Bí thư.
Theo Điều 13 Luật số 01/2011/QH13, tài liệu lưu trữ điện tử được định nghĩa là tài liệu được tạo lập dưới dạng thông điệp dữ liệu trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân, và có thể bao gồm tài liệu được số hóa từ các vật mang tin khác Tài liệu lưu trữ điện tử từ việc số hóa phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào Đồng thời, theo Điều 5, chương II, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, cơ quan, tổ chức, cá nhân không được phép hủy tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi đã số hóa.
2 Mục đích của công tác số hóa tài liệu:
Xác định mục đích trước khi thực hiện bất kỳ công việc nào là rất quan trọng, bao gồm cả công tác số hóa tài liệu Việc hiểu rõ mục đích giúp lập kế hoạch và chuẩn bị các bước cần thiết để đạt được kết quả mong muốn Khi xác định đúng mục đích số hóa, chúng ta mới có thể lựa chọn tài liệu, công nghệ và phương thức thực hiện một cách hiệu quả.
Theo Hướng dẫn số 40 – HD/VPTW ngày 07/11/2018, số hóa tài liệu là việc tạo lập bản sao điện tử nhằm bảo vệ và kéo dài tuổi thọ của tài liệu gốc Việc số hóa giúp bảo quản tài liệu truyền thống trước các yếu tố gây hại như nhiệt độ, độ ẩm, côn trùng và nấm mốc Điều này không chỉ giảm thiểu sự xuống cấp vật lý và hóa học của tài liệu gốc trong quá trình sử dụng mà còn đảm bảo rằng khi tài liệu gốc bị hư hỏng, người dùng vẫn có thể truy cập vào bản sao điện tử Số hóa cũng là giải pháp hiệu quả để ngăn ngừa mất mát, nhàu nát hay thất lạc tài liệu trong quá trình lưu trữ, từ đó bảo vệ tài liệu gốc khỏi những tác động tiêu cực trong thời gian dài.
Số hóa tài liệu giúp đồng nhất các loại hình tài liệu, loại bỏ sự phức tạp trong việc quản lý tài liệu lưu trữ truyền thống Thay vì phải bảo quản từng loại tài liệu như giấy, phim ảnh hay ghi âm với các chế độ bảo quản khác nhau, tài liệu số cho phép người dùng truy cập dễ dàng chỉ với một thiết bị máy tính Nhờ vào việc số hóa, người sử dụng có thể khai thác tất cả các loại tài liệu chỉ với một máy tính có lưu dữ liệu số, tạo thuận lợi và tiết kiệm thời gian.
Số hóa tài liệu giúp quản lý và khai thác dữ liệu một cách tập trung, cho phép người dùng truy cập vào tất cả các tài liệu mà không bị giới hạn bởi nguồn gốc hay không gian lưu trữ Nhờ vào việc số hóa, độc giả có thể dễ dàng sử dụng tài liệu từ xa, tạo điều kiện thuận lợi cho marketing lưu trữ và tăng cường khả năng tiếp cận thông tin Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu mà còn đảm bảo tính chính xác và tiện lợi trong việc khai thác thông tin cho người dùng.
Triển khai công tác số hóa giúp lưu trữ, truy xuất và chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả, giảm thời gian tìm kiếm tài liệu từ 2-4 giờ xuống chỉ còn khoảng 5 giây Việc số hóa không chỉ mở rộng phạm vi sử dụng thông tin của cộng đồng mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm thông tin ở bất kỳ đâu, vào bất kỳ thời điểm nào Quy trình này bắt đầu bằng việc chuyển đổi tài liệu giấy thành file mềm thông qua việc quét tài liệu, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm bằng cách gõ từ khóa Để nâng cao hiệu quả tra cứu, cần thực hiện thêm công tác nhập liệu sau khi số hóa, từ đó giúp việc tìm kiếm tài liệu trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn.
3 Nguyên tắc và yêu cầu chung đối với việc số hóa tài liệu: Đối với việc số hóa tài liệu cần phải có các nguyên tắc nhất định để đảm bảo việc số hóa được thống nhất Nguyên tác đầu tiên đó là không được số hóa tài liệu tuyệt mật, tối mật Đối với tài liệu mật, hồ sơ nhân sự phải trình cấp có thẩm quyền phê duyệt và áp dụng giải pháp mã hóa, bảo mật của Ban Cơ yếu Chính phủ Sở dĩ, không được số hóa các tài liệu có mức độ mật vì dễ rò rỉ thông tin và tài liệu mật thường hạn chế đối tượng tiếp cận, không phải ai cũng có thể được tiếp cận với tài liệu mật Nguyên tắc thứ hai đó là khi số hóa phải đảm bảo chính xác, giống nguyên trạng về nội dung, bố cục với tài liệu gốc Tài liệu gốc có nhiều trang, nhưng khi số hóa lại số hóa thiếu, không đúng với bố cục của tài liệu gốc vì thế khi số hóa phải đảm bảo về độ đầy đủ và chính xác cao Việc thực hiện quét (scan) phải tuân thủ theo nguyên tắc về nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật công nghệ thông tin.
Để đảm bảo hiệu quả trong việc số hóa tài liệu, trước tiên, tài liệu lưu trữ cần được chỉnh lý và sắp xếp khoa học Quá trình số hóa nên được thực hiện theo từng phông, khối tài liệu và cần phân loại, xếp thứ tự dựa trên giá trị thông tin, tình trạng vật lý và tần suất sử dụng Việc chọn lựa tài liệu ưu tiên phải dựa vào giá trị thông tin, trong khi tình trạng vật lý và tần suất sử dụng đóng vai trò bổ sung Tài liệu số hóa cần tuân thủ các tiêu chuẩn định dạng, với ký hiệu tệp tin nhất quán và có khả năng tra cứu dễ dàng Hệ thống quản lý tài liệu số phải đảm bảo an toàn, bảo mật và đáp ứng yêu cầu khai thác thông tin Các tệp tin số cần được bảo quản an toàn, thường xuyên kiểm tra và sao lưu để đảm bảo tính toàn vẹn Cuối cùng, cần có hạ tầng kỹ thuật và phương tiện lưu trữ điện tử phù hợp, cùng với giải pháp kỹ thuật cho việc sao lưu và phục hồi trong trường hợp sự cố xảy ra.
4 Những vấn đề cần lưu ý khi triển khai công tác số hóa:
Khi triển khai công tác số hóa tài liệu lưu trữ, cần chú ý thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu để đáp ứng yêu cầu dữ liệu theo Thông tư 02/2019/TT-BNV Việc lựa chọn nhóm tài liệu ưu tiên số hóa cần dựa trên giá trị nội dung, tần suất sử dụng và tình trạng vật lý của tài liệu Các tài liệu số hóa vẫn phải được bảo quản theo quy định pháp luật hiện hành Cần thực hiện đầy đủ quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ theo Thông tư 04/2014/TT-BNV và áp dụng các tiêu chuẩn dữ liệu đầu vào theo Thông tư 02/2019/TT-BNV Đặc biệt, cần có phương án bảo mật chặt chẽ trong quá trình số hóa, bao gồm việc ký cam kết bảo vệ bí mật quốc gia với nhà thầu và quản lý tài liệu cẩn thận Các cơ quan cũng nên thực hiện đấu thầu rộng rãi để tiết kiệm ngân sách, trong bối cảnh công nghệ số hóa phát triển mạnh mẽ giúp nâng cao năng suất và giảm chi phí Tuy nhiên, định mức kinh tế kỹ thuật và đơn giá hiện hành đã lạc hậu so với sự phát triển công nghệ, do đó cần sớm xem xét điều chỉnh.
5 Quá trình số hóa tài liệu lưu trữ:
Số hóa tài liệu lưu trữ là một quá trình phức tạp và tốn thời gian, đòi hỏi sự nỗ lực đáng kể Để thực hiện công việc này hiệu quả, cần tuân theo một quy trình với các bước cơ bản rõ ràng.
Quá trình số hóa tài liệu lưu trữ
Số hóa tài liệu lưu trữ là một quá trình phức tạp, đòi hỏi thời gian và công sức đáng kể Để thực hiện công việc này hiệu quả, cần tuân theo một quy trình với các bước cơ bản rõ ràng.
Để triển khai số hóa tài liệu lưu trữ hiệu quả, cần xác định rõ mục tiêu của quá trình này, như việc khai thác và sử dụng tài liệu hay bảo hiểm cho chúng Mục tiêu rõ ràng sẽ giúp lãnh đạo đưa ra những quyết định quan trọng liên quan đến đầu tư thiết bị, phần mềm và lựa chọn tài liệu phù hợp.
Lựa chọn tài liệu để số hóa là một bước quan trọng, cần xác định thứ tự ưu tiên cho những tài liệu quan trọng, có tình trạng vật lý kém, và thường xuyên được khai thác Do không một cơ quan nào có thể số hóa tất cả tài liệu trong thời gian ngắn, lãnh đạo và quản lý cần thiết lập các tiêu chí cụ thể làm căn cứ cho việc lựa chọn tài liệu.
Khi lựa chọn phần mềm số hóa, cơ quan cần cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo phù hợp với điều kiện thực tế, vì phần mềm là công cụ quan trọng trong quy trình tạo lập và quản lý tài liệu số Đồng thời, đầu tư vào cơ sở vật chất cũng rất cần thiết; việc chọn máy quét phù hợp với tình trạng tài liệu và có mức giá hợp lý là điều kiện tiên quyết Ngoài ra, cần trang bị máy tính có cấu hình cao và tốc độ xử lý nhanh, cùng với kết nối Internet mạnh mẽ, để việc quản lý và bảo quản tài liệu số diễn ra thuận lợi.
Số hóa tài liệu là quá trình tốn nhiều công sức và thời gian, thực hiện theo hướng dẫn của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Việc này sử dụng công nghệ và máy móc hiện đại để tạo ra tài liệu số chất lượng cao, sắc nét và đẹp như bản gốc, đồng thời cho phép tra cứu và truy xuất dễ dàng.
Cung cấp và tải tài liệu số vào phần mềm là quá trình quan trọng giúp quản lý, lưu trữ và bảo quản thông tin hiệu quả, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác và sử dụng tài liệu.
6 Ưu điểm, hạn chế của công tác số hóa tài liệu lưu trữ:
Khi triển khai công tác số hóa, cần cân nhắc cả những ưu điểm và hạn chế của nó Mặc dù số hóa mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng tồn tại những khía cạnh tiêu cực Để đạt hiệu quả cao trong công tác số hóa tài liệu lưu trữ, việc nhận diện rõ ràng các ưu điểm và hạn chế là rất quan trọng.
Số hóa tài liệu lưu trữ mang lại sự linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các định dạng dữ liệu số khác khi cần thiết, với việc chuyển đổi phổ biến giữa file Word và PDF Một hệ thống số hóa hiệu quả có khả năng nhanh chóng chuyển đổi khối lượng lớn tài liệu giấy thành tài liệu số trong thời gian ngắn Sau khi số hóa, thông tin trong tài liệu trở nên dễ dàng truy cập qua các hệ thống khai thác thông tin, phục vụ cho cán bộ và lãnh đạo Các văn bản giấy sau khi quét được chuyển đổi sang các định dạng lưu trữ như JPEG, TIFF, PDF, giúp quản lý và khai thác thông tin thuận tiện hơn Đặc biệt, chất lượng bản quét rất tốt và rõ nét như bản giấy gốc.
Số hóa tài liệu không chỉ giúp dễ dàng chỉnh sửa mà còn cho phép tái sử dụng thông tin hiệu quả Theo nguyên tắc quản lý tài liệu lưu trữ, việc "chỉnh sửa" chỉ giới hạn ở việc cải thiện chất lượng của tài liệu, như khi tài liệu bị mở hoặc hư hỏng nặng Sau khi số hóa, thông tin có thể được chỉnh sửa dễ dàng trên bản quét mà không làm ảnh hưởng đến bản gốc, giúp giữ nguyên vẹn tài liệu gốc Điều này cho phép người dùng tải và sử dụng tài liệu điện tử đã được chỉnh sửa để phục vụ cho các mục đích khác nhau.
Số hóa tài liệu mang lại nhiều lợi ích, bao gồm an toàn, tiết kiệm, linh hoạt, hiệu quả và bảo mật thông tin cao Tài liệu sau khi số hóa sẽ được lưu trữ dưới dạng số trên máy tính hoặc thiết bị lưu trữ như USB, giúp tránh nguy cơ mất thông tin Việc lưu trữ tài liệu số tiết kiệm không gian, khi một máy tính có thể chứa hàng triệu trang văn bản, trong khi tài liệu giấy sẽ chiếm nhiều diện tích Sự linh hoạt trong quản lý tài liệu được thể hiện qua việc truy cập và truy suất tài liệu mọi lúc, mọi nơi thông qua phần mềm quản lý Hơn nữa, tài liệu điện tử được tổ chức theo thư mục, giúp dễ dàng trong việc quản lý Quy trình số hóa cũng nâng cao năng suất làm việc nhờ giảm thời gian tìm kiếm văn bản Cuối cùng, bảo mật thông tin được đảm bảo thông qua việc phân quyền và đặt mật khẩu cho tài liệu quan trọng, giúp chia sẻ thông tin đúng người, đúng chỗ và đúng lúc.
Số hóa tài liệu mang lại nhiều lợi ích như tìm kiếm dễ dàng và chuyển giao nhanh chóng, dẫn đến việc tài liệu điện tử dần thay thế văn bản giấy Tuy nhiên, nhiều nhà nghiên cứu cho rằng văn bản truyền thống vẫn không thể bị thay thế hoàn toàn, đặc biệt là các tài liệu quan trọng liên quan đến nhân sự, tài chính và bí mật nhà nước Nhiều tổ chức vẫn duy trì 100% tài liệu giấy và chỉ số hóa sau khi quản lý Kết quả khảo sát tại Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ cho thấy phần lớn tài liệu lưu trữ vẫn ở dạng giấy, gặp khó khăn trong việc tìm kiếm và cập nhật dữ liệu "Cơn bão giấy" đã làm không gian làm việc trở nên bừa bộn, gây khó khăn trong quản lý và ra quyết định Hơn nữa, việc lưu trữ tài liệu giấy gặp nhiều rủi ro như thất lạc và không gian lưu trữ chật chội, trong khi khối lượng tài liệu giấy đã tăng gấp 10 lần trong 5 năm qua, khiến chi phí quản lý ngày càng cao Do đó, các cơ quan cần giải pháp để giảm thiểu tình trạng này.
"Cơn bão giấy" đề cập đến việc số hóa tài liệu nhằm khắc phục các vấn đề liên quan đến việc lưu trữ giấy tờ truyền thống Số hóa giúp tiết kiệm không gian lưu trữ, giảm thiểu sức lao động và chi phí quản lý tài liệu Giải pháp này không chỉ giúp kiểm soát thông tin hiệu quả mà còn giảm chi phí và loại bỏ rủi ro liên quan đến an toàn thông tin.
Công tác số hóa tài liệu lưu trữ tại các cơ quan nhà nước hiện nay vẫn chưa đạt hiệu quả cao do việc thực hiện còn mang tính đại trà, thiếu quy trình và tiêu chuẩn cụ thể Các cơ quan chưa tuân thủ đầy đủ các bước trong quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu theo Thông tư số 04/2014/TT-BNV, dẫn đến dữ liệu lưu trữ số hóa không thể khai thác hiệu quả Bên cạnh đó, việc áp dụng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào theo Thông tư 02/2019/TT-BNV cũng chưa được thực hiện, và tài liệu lưu trữ số hóa chưa được ký số hợp lệ Đầu tư cho công tác số hóa đòi hỏi chi phí lớn cho phần mềm, máy móc và đào tạo nhân lực, trong khi việc thuê công ty bên ngoài cũng tốn kém không kém.
Thực trạng triển khai số hóa tại Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam
Các quy định về số hóa tài liệu lưu trữ
Đảng và Nhà nước Việt Nam đang chú trọng đến công tác số hóa tài liệu nhằm hướng tới mô hình "Chính phủ điện tử" Nhiều văn bản quy định và hướng dẫn về số hóa đã được ban hành, trong đó có Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, tuy đề cập đến lưu trữ điện tử nhưng chưa rõ ràng về tài liệu số hóa.
Ngày 03/01/2013, Chính phủ ban hành CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ, trong đó Điều 5 Chương II đề cập đến tài liệu lưu trữ điện tử từ việc số hóa tài liệu lưu trữ Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10/03/2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ, kèm theo Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21/10/2011 quy định quy trình số hóa tài liệu lưu trữ Ngoài ra, các văn bản như Thông tư số 04/2014/TT-BNV và Thông tư số 194/2012/TT-BTC cung cấp hướng dẫn về chi phí thực hiện số hóa tài liệu Gần đây, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 01/2019/TT-BNV và Thông tư số 02/2019/TT-BNV để quy định quy trình trao đổi lưu trữ và tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, cũng như yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, với vai trò là tổ chức chính trị - xã hội, cần tuân thủ các quy định và hướng dẫn từ Nhà nước cũng như Đảng Quy định số 269 – QĐ/TW ngày 25/11/2014 về giao dịch điện tử là một trong những chỉ đạo quan trọng của Đảng trong công tác số hóa Ngoài ra, Hướng dẫn số 40-HD/VPTW ngày 07/11/2018 cũng cung cấp hướng dẫn cụ thể về số hóa tài liệu tại các cơ quan Đảng và tổ chức chính trị - xã hội Sự ban hành các văn bản pháp lý này thể hiện sự quan tâm của Đảng và Nhà nước đối với công tác văn phòng, đặc biệt là trong lĩnh vực số hóa.
Số hóa tài liệu lưu trữ là một thách thức mới đối với Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, do đó, hiện tại chưa có văn bản hướng dẫn cụ thể về công tác này Các hoạt động liên quan đến số hóa tại Trung ương Hội chủ yếu tuân theo các chỉ đạo và quy định từ Đảng và Nhà nước.
2 Quá trình triển khai công tác số hóa tài liệu của cơ quan Trung ươngHội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam:
Quá trình triển khai công tác số hóa tại Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam
2.1.1 Xây dựng dự án/ kế hoạch số hóa tài liệu:
Khi nhận được các văn bản và hướng dẫn về số hóa từ các cơ quan có thẩm quyền, Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam cần triển khai thực hiện các văn bản này Để thực hiện công tác số hóa, trước tiên cần xây dựng dự án hoặc kế hoạch ngắn hạn và dài hạn, đảm bảo chi tiết, cụ thể và phù hợp với thực tế Quy trình xây dựng dự án bao gồm việc xác định nhu cầu đầu tư, bảo hiểm tài liệu lưu trữ, và thực hiện các biện pháp an toàn để phòng ngừa hư hại cho tài liệu gốc Số hóa tài liệu không chỉ tạo ra bản sao bảo hiểm dưới dạng số hóa mà còn giúp tra cứu và khai thác tài liệu dễ dàng hơn, đồng thời kéo dài tuổi thọ cho tài liệu gốc bằng cách giảm thiểu tiếp xúc trực tiếp.
Bước tiếp theo trong quy trình bảo quản tài liệu là tiến hành khảo sát để xác định thành phần và số lượng tài liệu có giá trị lưu trữ vĩnh viễn Cần ưu tiên số hóa các tài liệu có tình trạng vật lý kém như tài liệu mờ, rách, nát, cũng như những tài liệu chỉ có một bản gốc duy nhất và có nhu cầu sử dụng ngày càng cao Việc lập bản thống kê tài liệu là cần thiết để làm cơ sở cho việc xây dựng dự án, kế hoạch, dự trù nhân lực, thời gian và kinh phí triển khai Thống kê tài liệu cần phải chính xác và rõ ràng, bao gồm số lượng hồ sơ và trang tài liệu.
Khi xây dựng dự thảo dự án hoặc kế hoạch số hóa tài liệu lưu trữ, cần căn cứ vào nội dung và các bước triển khai cụ thể, đồng thời xem xét tình hình tài liệu hiện có Dự án phải xác định rõ mục đích và yêu cầu của việc số hóa, xây dựng cơ sở dữ liệu, cùng với các công việc cần thực hiện, thời gian, phân công lao động và dự trù kinh phí Cần phân loại và sắp xếp tài liệu theo thứ tự ưu tiên dựa trên giá trị thông tin, tình trạng vật lý và tần suất sử dụng, trong đó giá trị thông tin là yếu tố quyết định.
Sau khi hoàn thành dự thảo, cơ quan cần lưu trữ và trình lãnh đạo để được phê duyệt chính thức Khi dự án hoặc kế hoạch số hóa được chấp thuận, lãnh đạo cơ quan phải xây dựng và ban hành các văn bản quy định cũng như hướng dẫn về số hóa, cùng với danh mục tài liệu cần được số hóa.
Triển khai dự án số hóa bao gồm các bước quan trọng: đầu tiên, lựa chọn phương thức và quy trình số hóa phù hợp Tiếp theo, cần xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu theo hướng dẫn hiện hành Sau khi hoàn thành, tổ chức nghiệm thu và đánh giá kết quả của quá trình số hóa cũng như cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Thành lập hội đồng nghiệm thu để kiểm tra kết quả và đưa ra ý kiến nhận xét về ưu điểm, hạn chế, cùng những điểm cần cải thiện Cuối cùng, dự trù kinh phí cho việc thực hiện số hóa là nội dung không thể thiếu trong kế hoạch.
2.1.2 Hạ tầng kỹ thuật (phần mềm) phục vụ cho công tác số hóa:
Trước khi triển khai công tác số hóa tài liệu lưu trữ, cần đầu tư vào công nghệ và hạ tầng công nghệ thông tin Hiện tại, Trung ương Hội đang sử dụng máy quét Panasonic cùng phần mềm Image Capture Plus (ICP) để chuyển dữ liệu hình ảnh sang máy tính Phần mềm ICP hỗ trợ cắt khổ tự động, chỉnh thẳng ảnh, tự động xoay chiều và nhận biết tài liệu màu hoặc trắng đen, giúp giảm thiểu thao tác quét thủ công Ngoài ra, ICP còn có tính năng phát hiện giấy gấp góc, chế độ quét giấy dài, tự động xóa viền và nối ảnh Phần mềm cho phép quét đa dạng về màu sắc và tích hợp tính năng nhận diện mã vạch với cấu hình quét khác nhau Việc xuất tài liệu từ ICP có thể thành định dạng PDF 2 lớp, hỗ trợ tìm kiếm toàn văn và cho phép gửi ảnh trực tiếp qua Email, tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác và truy xuất thông tin.
Để quản lý tài liệu điện tử hiệu quả, việc đầu tư vào phần mềm chuyên dụng cho Lưu trữ là rất cần thiết, bên cạnh phần mềm scan Phần mềm này cần hỗ trợ lưu trữ và khai thác các loại tài liệu đã được số hóa như âm thanh, hình ảnh, phim và dữ liệu toàn văn với nhiều định dạng khác nhau, giúp người dùng truy cập thông tin trực tuyến một cách nhanh chóng và thuận tiện Hiện tại, Trung ương Hội đang hợp tác với Công ty Giải pháp Doanh nghiệp Viettel để phát triển phần mềm Lưu trữ chuyên dụng Tài liệu đã số hóa sẽ được chuyển vào phần mềm này để quản lý và phục vụ cho việc khai thác Việc lựa chọn phần mềm phù hợp với yêu cầu thực tiễn của cơ quan là rất quan trọng, bởi chất lượng tài liệu số hóa và công tác quản lý tài liệu số phụ thuộc vào phần mềm này.
2.1.3 Đầu tư lựa chọn cơ sở vật chất:
Để thực hiện công tác số hóa tài liệu lưu trữ hiệu quả, bên cạnh việc đầu tư hạ tầng kỹ thuật, cần lựa chọn và đầu tư các trang thiết bị chuyên dụng đảm bảo chất lượng tài liệu số Việc mua sắm hoặc thuê các thiết bị phần cứng như máy tính, máy in, máy quét ảnh và phần mềm quản lý tài liệu là rất cần thiết Các loại máy quét như máy quét phẳng, máy quét dạng cuốn và máy quét khổ rộng cần được xem xét kỹ lưỡng để phù hợp với tình hình tài liệu của cơ quan Máy quét phẳng thích hợp cho tài liệu mỏng, trong khi máy quét dạng cuốn có năng suất cao hơn cho số lượng tài liệu lớn Đầu tư vào cả hai loại máy quét sẽ mang lại sự linh hoạt, giúp tối ưu hóa quá trình số hóa tài liệu Hiện nay, nhiều thương hiệu nổi tiếng như Canon, HP, Kodak, Panasonic cung cấp các sản phẩm máy quét đa dạng, giúp cơ quan có nhiều lựa chọn phù hợp với ngân sách và nhu cầu cụ thể.
Để phục vụ cho công tác số hóa, thiết bị cần thiết là máy tính (PC) với cấu hình cao Cần chú ý đến tốc độ vi xử lý, dung lượng bộ nhớ lớn và các cổng giao tiếp như cổng kết nối mạng, USB và cổng kết nối với máy quét Máy tính cũng phải được kết nối với mạng Internet để đảm bảo hiệu quả làm việc.
2.1.4 Lựa chọn tài liệu để số hóa:
Việc lựa chọn tài liệu để số hóa là rất quan trọng, vì không thể số hóa toàn bộ kho lưu trữ cùng một lúc Tiêu chuẩn tài liệu cần số hóa phụ thuộc vào nhu cầu của chủ sở hữu Cần chú ý đến nhu cầu thông tin, loại tài liệu và tình trạng vật lý của chúng Tài liệu quý hiếm, duy nhất hoặc hư hỏng khó phục hồi nên được ưu tiên Tại Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, tài liệu được chọn phải được chỉnh lý, phân loại và sắp xếp khoa học Việc số hóa tài liệu chưa chỉnh lý có thể dẫn đến cơ sở dữ liệu không hiệu quả Tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn cũng nên được ưu tiên, vì chúng thường là tài liệu quan trọng Trong giai đoạn thử nghiệm, đã chọn 2m giá tài liệu vĩnh viễn để số hóa Tài liệu hư hỏng cũng cần được số hóa để dễ dàng khai thác hơn Sau khi số hóa, tài liệu điện tử trở thành bản sao dự phòng, nhưng vẫn phải bảo quản tài liệu gốc theo quy định.
Châu bản Triều Nguyễn đang được số hóa nhằm phục vụ cho việc khai thác và sử dụng rộng rãi, đồng thời bảo tồn nguyên vẹn nội dung của bản gốc, trong bối cảnh tình trạng vật lý của tài liệu gốc ngày càng xuống cấp và khó khôi phục.
2.1.5 Nguồn nhân lực phục vụ số hóa:
Con người đóng vai trò quan trọng trong công tác số hóa, vì vậy việc chuẩn bị nguồn nhân lực là rất cần thiết Cần tuyển chọn những người có khả năng tiếp nhận công nghệ số hóa để đảm bảo chất lượng tài liệu Đầu tư vào đào tạo cho cán bộ thực hiện số hóa là cần thiết, bao gồm nâng cao kỹ năng tin học và ngoại ngữ để sử dụng hiệu quả các thiết bị và phần mềm Cần tổ chức các lớp tập huấn để trang bị kiến thức về quy trình số hóa và quản lý tài liệu Ngoài yêu cầu chất lượng, số lượng nhân sự tham gia cũng cần được xem xét, vì chỉ có 2 cán bộ trong bộ phận Lưu trữ sẽ mất nhiều thời gian để hoàn thành công việc Do đó, việc thuê công ty cung cấp dịch vụ số hóa là một giải pháp hợp lý để tiết kiệm thời gian và công sức Hiện tại, Trung ương Hội đang hợp tác với công ty Giải pháp doanh nghiệp Viettel để phát triển phần mềm chuyên dụng cho Lưu trữ và đã hoàn thành giai đoạn thử nghiệm số hóa tài liệu.
2.1.6 Chuẩn bị kinh phí đề triển khai công tác số hóa:
Kinh phí ngân sách Nhà nước hiện nay hạn chế, khiến việc số hóa tài liệu lưu trữ, đặc biệt là tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn, gặp nhiều khó khăn Để tiến hành số hóa hiệu quả và tiết kiệm, cần cân đối chi phí giữa đầu tư trang thiết bị, phần mềm và đào tạo nhân lực Chi phí cho số hóa bao gồm phục vụ tài liệu, nhập dữ liệu, nghiệm thu cơ sở dữ liệu, xây dựng văn bản, đầu tư hạ tầng kỹ thuật và đào tạo Đầu tư hạ tầng kỹ thuật chiếm phần lớn kinh phí, bởi công nghệ càng hiện đại thì chi phí càng cao nhưng chất lượng cũng tốt hơn Trong bối cảnh công nghệ thông tin thay đổi nhanh chóng, việc nâng cấp thiết bị và phần mềm đòi hỏi thêm chi phí Đào tạo nhân lực cũng cần kinh phí cho việc thuê chuyên gia và mở lớp bồi dưỡng Nhiều cơ quan mới bắt đầu số hóa thường phải thuê dịch vụ bên ngoài, dẫn đến chi phí cao Chi phí thực hiện số hóa được quy định tại Thông tư số 04/2014/TT-BNV Sau một thời gian sử dụng, việc bảo trì và nâng cấp thiết bị cũng cần kinh phí Do đó, các cơ quan cần lựa chọn và cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo công tác số hóa hiệu quả, đồng thời tiết kiệm ngân sách Nhà nước.
2.2 Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ tại Trung ương Hội:
Cuối tháng 9, Trung ương Hội đã tiến hành thử nghiệm số hóa 2m giá tài liệu, tương đương khoảng 10.000 trang giấy A4 Dự án số hóa này được thực hiện với sự khuyến mại từ công ty Giải pháp và Doanh nghiệp Viettel, do đó quy trình số hóa sẽ tuân theo hướng dẫn của công ty Nhân viên của Viettel sẽ đảm nhận việc thực hiện số hóa tài liệu theo các quy định đã được thiết lập.
Theo Quyết định 179/QĐ-VTLTNN ngày 21/10/2011 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, quy trình số hóa tài liệu bao gồm 12 bước Tuy nhiên, Trung ương Hội đã điều chỉnh quy trình này, rút ngắn còn 5 bước để phù hợp với nhu cầu của cơ quan Quy trình số hóa tại Trung ương Hội được thực hiện như sau:
