V. Bố cục của đề tài
1. Xây dựng, ban hành các văn bản quy định hướng dẫn đối với công tác
tài liệu lưu trữ tại Trung ương Hội
Việc ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn có vai trò to lớn trong hoạt động của cơ quan vì nó là kim chi nam để cán bộ, nhân viên trong cơ quan thực hiện theo, tạo nên một tổng thể thống nhất. Tại cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam rất quan tâm và chú trọng đến công tác Văn thư – Lưu trữ, đã ban hành rất nhiều văn bản hướng dẫn, chỉ đạo, quy định về các nghiệp vụ và các vấn đề liên quan đến Văn thư – Lưu trữ. Tuy nhiên, Hội vẫn chưa ban hành văn bản quy định, hướng dẫn nào về công tác số hóa do Hội mới đang thử nghiệm số hóa nên công tác số hóa khá là mới mẻ đối với Trung ương Hội. Vì thế trước khi triển khai số hóa tài liệu chính thức Trung ương Hội cần phải ban hành các văn bản như
- Quyết định ban hành quy trình và hướng dẫn thực hiện quy trình số hóa tài liệu lưu trữ tại Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam
- Quyết định ban hành tiêu chuẩn kỹ thuật của bản số hóa tài liệu lưu trữ - Quy định về hình thức, thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu số hóa
- Quy định về máy móc thiết bị và phần mềm phục vụ cho công tác số hóa
- Hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ tại Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam
- Hướng dẫn số hóa tại liệu tại Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam - Hướng dẫn đặt tên file và mã phông trong một số trường hợp cụ thể.
Lãnh đạo cơ quan Trung ương Hội nên dựa vào các văn bản của Đảng và Nhà nước để cụ thể hóa, chi tiết hóa sao cho phù hợp với điều kiện thực tiễn và chức năng nhiệm vụ của cơ quan. Hàng năm, phải tổ chức kiểm tra, hướng dẫn định kỳ việc triển khai thực hiện các văn bản để sửa đổi, bổ sung kịp thời. Chỉ khi ban hành các văn bản quy định hướng dẫn về số hóa thì việc triển khai mới được đồng bộ, thống nhất và có hiệu quả.
2. Thay thế, cải tiến nâng cấp phần mềm, cơ sở vật chất phục vụ cho số hóa:
Công nghệ thông tin ngày càng phát triển dẫn đến sự lỗi thời của các thiết bị, phần mềm. Vì thế, cần phải cập nhật, nâng cấp các phần mềm, cơ sở vật chất phục
vụ cho số hóa một cách liên tục. Thay mới những máy tính, máy scan đã cũ có tốc độ, cấu hình chậm. Trung ương Hội nên phủ sóng mạng Internet toàn bộ cơ quan vì hiện tại mạng Internet chỉ được lắp đặt tại một số phòng, ban. Phòng làm việc của bộ phận Lưu trữ chưa được lắp đặt mạng Internet phải kết nối mạng của phòng khác vì vậy đường truyền mạng thường rất yếu, chập chờn gây cản trở quá trình làm việc của các cán bộ, khó có thể kết nối được các phần mềm số hóa. Trong quá trình chuẩn bị tài liệu số hóa, việc gỡ ghim kẹp tốt rất nhiều thời gian và có thể làm rách giấy vì thế Hội nên đầu tư máy gỡ ghim hay dụng cụ gỡ ghim để khắc phục những hạn chế đó. Bên cạnh đó, có những tài liệu được làm bằng giấy dó rất mỏng và dai dễ bị gập góc, cong khó có thể làm phẳng vì thế Hội nên đầu tư bàn là để có thể làm phẳng những tài liệu có chất liệu là giấy dó tạo thuận lợi cho việc quét tài liệu được dễ dàng hơn.
3. Đào tạo nhân lực phục vụ số hóa:
Để công tác số hóa đạt được hiệu quả cao thì cần phải đầu tư đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng tốt. Vì thế trước khi chính thức tiến hành số hóa tài liệu lưu trữ thì cơ quan Trung ương Hội cần có biện pháp đào tạo và bồi dưỡng cán bộ. Đối tượng cần được đào tạo không chỉ là các cán bộ trực tiếp đảm nhiệm công việc số hóa mà còn cần phải đào tạo cả những cán bộ chuyên môn khai thác sử dụng tài liệu để họ có thể khai thác sử dụng một các dễ dàng, hiệu quả. Số hóa tài liệu lưu trữ vừa liên quan đến các nghiệp vụ lưu trữ lại vừa liên quan đến công nghệ thông tin, vì vậy bên cạnh bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ thì cần phải đào tạo, bồi dưỡng những kiến thức về công nghệ thông tin cũng như là số hóa và cần hướng dẫn, đào tạo kỹ năng thực hành số hóa tài liệu lưu trữ. Cán bộ làm nhiệm vụ số hóa cần phải được đào tạo bài bản về quy trình số hóa, cách sử dụng các tính năng, chức năng của các trang thiết bị, phần mềm. Sau khi nâng cấp các phần mềm, trang thiết bị cần phải mở lớp bồi dưỡng, nâng cao, hướng dẫn sử dụng những tính năng, chức năng mới của trang thiết bị, phần mềm. Với hình thức bồi dưỡng, mở lớp hay mời chuyên gia tạo điều kiện cho các cán bộ trong cơ quan có thể trực tiếp trình bày nhưng thắc mắc, vướng mắc trong quá trình số hóa tài liệu lưu trữ để được giải đáp ngay và luôn. Cần trang bị cho các cán bộ trong cơ quan các kiến thức, kỹ
năng để khắc phục một số trường hợp hỏng hóc, các lỗi thường gặp khi sử dụng các trang thiết bị, phần mềm để họ có thể tự xử lý tạm thời trước khi chuyên viên kỹ thuật đến. Đa số các trang thiết bị, phần mềm đều sử dụng ngôn ngữ là Tiếng Anh vì thế cần phải cần phải bồi dưỡng cho họ vốn từ vựng về công nghệ - thông tin cơ bản để họ có thể sử dụng tối đa các chức năng, tính năng của trang thiết bị, phần mềm.
4. Xây dựng tiêu chí lựa chọn tài liệu số hóa:
Vì số hóa đối với Trung ương Hội là một vấn đề mới vì thế Trung ương Hội chưa xây dựng được các tiêu chí lựa chọn tài liệu số hóa. Việc lựa chọn tài liệu để số hóa có vai trò rất quan trọng, ảnh hưởng đển công tác bảo quản, khai thác sử dụng sau này. Tùy vào tình trạng tài liệu để cơ quan Trung ương Hội nên xây dựng các tiêu chí lựa chọn tài liệu để phù hợp với tình hình thực tế và có tính khả thi. Tài liệu trước khi số hóa phải được chỉnh lý, phân loại, sắp xếp khoa học và tập hợp đầy đủ, đây là tiêu chí quan trọng góp phần đem lại hiệu quả cho công tác số hóa của cơ quan. Để xây dựng các tiêu chí lựa chọn tài liệu cần phải xét đến giá trị, nội dung của tài liệu, nhu cầu khai thác sử dung (tài liệu nào có tần suất khai thác sử dụng nhiều), tình trạng vật lý, tài liệu được giải mật và ít có khả năng tái mật của tài liệu để từ đó xây dựng được các tiêu chí phù hợp với tình hình tài liệu của cơ quan.
5. Quản trị rủi ro đối với tài liệu lưu trữ số hóa:
Bất kể loại hình tài liệu nào khi bảo quản cũng cần phải có các biện pháp nhằm quản trị rủi ro đối với tài liệu lưu trữ. Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam mới chỉ có biện pháp quản trị rủi ro cho tài liệu giấy, còn tài liệu lưu trữ số thì chưa có, vì thế tôi xin đề xuất, kiến nghị một số biện pháp nhằm quản trị rủi ro đối với tài liệu số như sau: trước hết các tài liệu số nên được nhân bản, sao chép thành nhiều bản, lưu trữ trên các phương tiện và địa điểm khác nhau, vì quản lý tài liệu số trên nền tảng môi trường mạng, công nghệ thông tin nên thường gặp phải những nguy cơ như: lỗi thiết bị, lỗi phần mềm, lỗi truyền tin, vật mang tin và thiết bị lỗi thời, sự tấn công từ bên ngoài rồi sự tấn công từ bên trong vì thế cần phải tạo ra các bản sao bản hiểm để phòng ngừa cho các nguy cơ kể trên. Việc quản lý nhân
bản tài liệu số thường liên quan đến việc chuyển từ định dạng này sang định dạng khác. Chuyển đổi sang định dạng mới là phương án hiệu quả để chống lại rủi ro lạc hậu định dạng. Môi trường mạng rất dễ bị xâm nhập vởi virut và các hacker vì vậy cần phải xây dựng hệ hống bảo mật thông tin, triển khai hệ thống bảo mật thông tin một các có hệ thống. Cần phải quản lý chặt chẽ bảo mật, an toàn tài liệu lưu trữ khi đưa ra số hóa từ khâu lựa chọn tài liệu, tiêu chí lựa chọn công ty số hóa, nghiệm thu hoàn thành và đưa vào bảo quản theo quy định. Đề bảo mật thông tin tài liệu cần thiết lập chế độ bảo mật chặt chẽ trước hết là bảo mật thiết bị: cài đặt mật mã cho máy tính để đảm bảo tính bảo mật và không cho người ngoài sử dụng, tiếp theo là bảo vệ dữ liệu: cần được cài bảo vệ để tránh trường hợp thông tin từ máy tính bị rò rỉ; bảo mật văn bản, tài liệu: cần bảo vệ chặt chẽ ổ cứng vì tài liệu từ ổ cứng có thể phát tán nguy hại và theo dõi quản ký bảo mật cần có một hệ thống giám sát chặt chẽ từ con người đến máy móc, thiết bị, phần mềm để tránh tình trạng thất thoát, rò rỉ thông tin ra bên ngoài. Cơ quan cần đề cao việc bảo mật thông tin khi số hóa, tránh tình trạng phát tán thông tin một cách một cách vô tình hay cố ý của người thực hiện số hóa. Hiện nay, có nhiều cơ quan không tự số hóa mà thuê các công ty, tổ chức cung cấp các dịch vụ số hóa thực hiện, Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam cũng nằm trong số đó. Sự tin cậy của người thực hiện số hóa, cách thức số hóa, lưa trữ tài liệu số là yếu tố quan trọng trong quá trình bảo mật. Nếu cơ quan thuê dịch vụ số hóa thì cần phải bắt buộc họ ký cam kết bảo vệ bí mật nhà nước để đảm bảo rằng họ không tiết lộ các thông tin tài liệu của cơ quan ra bên ngoài và cơ quan nên cử một người giám sát quá trình thực hiện số hóa. Bên cạnh đó, công ty xây dựng phần mềm quản lý chuyên dụng cho Lưu trữ cần phải xây dựng phần mềm có tính bảo mật cao, sao lưu phục hồi để hạn chế sự xâm nhập làm rò rỉ, rủi ro mất tài liệu, để có thể lưu trữ, bảo quản tài liệu được an toàn.
KẾT LUẬN:
Số hóa tài liệu lưu trữ đang là xu thế tất yếu của các cơ quan, doanh nghiệp hiện nay. Cơ quan Trung ương Hội liên hiệp Phụ nữ Việt Nam không nằm ngoài xu
thế đó, tuy nhiên Hội chưa tiến hành triển khai công tác này mới chỉ đang trong giai đoạn thử nghiệm và sẽ có kế hoạch số hóa trong tương lai gần. Vì thế Hội cần phải nghiên cứu, xây dựng dự án/ kế hoạch để triển khai công tác số hóa một cách cụ thể, chi tiết. Dựa vào những ưu điểm, hạn chế của số hóa tài liệu đã nghiên cứu ở trên, Trung ương Hội cần phải có các biện pháp để phát huy các ưu điểm và khắc phục những hạn chế để công tác số hóa tài liệu lưu trữ được hiệu quả, phù hợp với thực tiễn. Trung ương Hội cần xác định mục đích, nguyên tắc, yêu cầu, những vấn đề cần lưu ý khi triển khai số hóa. Đầu tư hạ tầng công nghệ và đầu tư đào tạo về con người phải có sự cân nhắc, chọn lọc để giảm thiểu tối đa chi phí mà vẫn hiệu quả. Cơ quan cần phải xây dựng các dự án/kế hoạch, các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác số hóa để triển khai số hóa được đồng bộ, thống nhất, phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan. Khi triển khai số hóa, cơ quan cũng cần phải nắm rõ các văn bản quy định để việc triển khai được thực hiện thống nhất và đồng bộ. Mặc dù chưa tiến hành số hóa nhưng qua quá trình thử nghiệm và quá trình nghiên cứu này có thể nhận thấy được số hóa đã góp phần nâng cao hiệu suất công việc, giảm sức người sức của, kéo dài tuổi thọ, tạo ra bản sao dự phòng rủi ro cho tài liệu, bảo đảm an toàn cho tài liệu gốc. Vì thế, Cơ quan Trung ương Hội cần phải thúc đẩy hơn nữa việc triển khai số hóa càng nhanh càng tốt trước khi Hội chuyển về trụ sở chính ở 39 Hàng Chuối. Việc chuyển kho tài liệu có khối lượng lớn như vậy rất tốn thời gian và công sức hơn nữa trong quá trình sắp xếp, chuyển tài liệu đi dễ bị thất lạc, mất mát tài liệu. Số hóa tài liệu lưu trữ đã tạo ra một bản sao dự phòng rủi ro cho tài liệu, chúng ta vẫn có thể sử dụng bản sao dự phòng, nếu bản sao dự phòng được ký bởi chữ ký điện tử của cơ quan thì bản đó được xem là có giá trị như bản gốc. Số hóa tài liệu lưu trữ là một trong những yếu tố cần thiết để tiến tới mô hình “Chính phủ điện tử”, là yêu cầu thực tiến đặt ra cho ngành Lưu trữ vì thế Trung ương Hội nên sớm chính thức triển khai công tác số hóa trong tương lai gần nhất.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO:
1. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2010), Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10/3/2010 hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ;
2. Quốc hội (2011), Luật số 01/2011/QH13 Luật Lưu trữ;
3. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2011), Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21/10/2011 ban hành quy trình và hướng dẫn thực hiện quy trình số hóa tài liệu lưu trữ để lập bản sao bảo hiểm và bản sao sử dụng;
4. Trịnh Thị Liên (2012), Báo cáo nghiên cứu khoa học “Số hóa tài liệu lưu trữ của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng”;
5. Chính phủ (2013), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ;
6. PGS.TS Dương Văn Khảm (2017), Số hóa tài liệu lưu trữ - yêu cầu thực tiễn đặt ra cho ngành Lưu trữ;
7. Nguyễn Hồng Ngọc (2017), Một số vấn đề về số hóa tài liệu tại Việt Nam
8. Th.S Nguyễn Thùy Trang (2017), Chúng ta số hóa văn bản, tài liệu để làm gì? Báo Văn thư – Lưu trữ Việt Nam số 9/2017;
9. Quỳnh Anh (2017), Số hóa tài liệu – xu hướng tất yếu của cách mạng 4.0.
10. Văn phòng Trung ương Đảng (2018), Hướng dẫn số 40-HD/VPTW ngày 07/11/2018 hướng dẫn số hóa tài liệu tại các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội;
11. Minh Thiện (2018), Giải pháp quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của các cơ quan Nhà nước;
12. Mai Thị Thanh Phượng (2018), Khóa luận tốt nghiệp “Công tác số hóa tài liệu lưu trữ tại tổng công ty điện lực thành phố Hà Nội (ENN) Hà Nội”;
13. Nghiêm Ngọc Trang (2018), Khóa luận tốt nghiệp “Nghiên cứu công tác số hóa tài liệu lưu trữ tại Viện quy hoạch xây dựng Hà Nội”;
14. Bộ Nội vụ (2019), Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức;
15. Bộ Nội vụ (2019), Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;
16. Đỗ Văn Thuận (2019), Số hóa tài liệu lưu trữ trong các cơ quan Nhà nước, những vấn đề cần lưu ý trong giai đoạn hiện nay;
17. Th.S Lê Văn Năng (2019), Phát triển từ Lưu trữ truyền thống thành lưu trữ điện tử là xu hướng tất yếu.
luutru.gov.vn sohoatailieu.vn ictnews.vn
Phụ lục I. CÁC LOẠI MÁY QUÉT BỘ PHẬN LƯU TRỮ ĐANG SỬ DỤNG