ADMIN UBND TỈNH BẮC NINH SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH http //qlvb bacninh gov vn Bắc Ninh, tháng 07 năm 2021 http //qlvb bacninh go[.]
GIỚI THIỆU
Giới thiệu chung về phần mềm
Phần mềm “Hệ thống quản lý văn bản và điều hành” được thiết kế nhằm hỗ trợ cán bộ trong các cơ quan trên địa bàn tỉnh thực hiện tác nghiệp hiệu quả.
1.2 Mô tả chung về phần mềm
Hệ thống quản lý văn bản và điều hành là phần mềm web hỗ trợ quản lý và vận hành quy trình xử lý công việc trong cơ quan, giúp cán bộ thực hiện tác nghiệp nhanh chóng và thuận lợi hơn.
Hệ thống được phát triển để tối ưu hóa quản lý tài liệu và văn bản, đồng thời hỗ trợ các quy trình xử lý và thực hiện nhiệm vụ của cán bộ trong cơ quan.
1.3 Mục đích ứng dụng phần mềm
Phần mềm này được thiết kế để nâng cao hiệu suất làm việc của cán bộ, viên chức nhà nước tại tỉnh Bắc Ninh trong việc luân chuyển và xử lý tài liệu, văn bản Nó hỗ trợ quản lý, điều hành và tác nghiệp một cách thuận lợi và nhanh chóng, góp phần vào mục tiêu phát triển chính phủ điện tử theo định hướng của nhà nước.
Các nhóm người sử dụng
Trong các cơ quan và tổ chức, văn thư đóng vai trò quan trọng trong việc tiếp nhận và quản lý công văn, tài liệu cùng các loại giấy tờ, bao gồm cả đơn từ của công dân Quy trình làm việc của văn thư được thực hiện theo các bước: tiếp nhận, đăng ký văn bản đến, và chuyển giao cho lãnh đạo cơ quan để nhận ý kiến chỉ đạo và xử lý.
Các chức năng trong hệ thống bao gồm:
Tiếp nhận văn bản, hồ sơ
Trình lãnh đạo phê duyệt
Chuyên viên là thành viên chủ chốt trong các phòng ban của cơ quan, đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện nhiệm vụ được lãnh đạo giao phó Mỗi chuyên viên sở hữu năng lực và chuyên môn khác nhau, giúp họ giải quyết hiệu quả các công việc cụ thể của cơ quan.
Trong hệ thống, chuyên viên đóng vai trò quan trọng khi thực hiện các chức năng xử lý chuyên môn Trước khi gửi nhiệm vụ lên lãnh đạo cấp trên, chuyên viên sẽ thực hiện các công việc chuyên môn cần thiết Đồng thời, sau khi nhận nhiệm vụ được giao, chuyên viên cũng sẽ tiếp tục thực hiện các công việc chuyên môn để hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả.
Các chức năng trong hệ thống bao gồm:
Tạo văn bản dự thảo
Tạo hồ sơ công việc
Gửi văn bản đích danh
Lãnh đạo phòng là người đứng đầu các phòng ban trong cơ quan, có trách nhiệm giao nhiệm vụ, giám sát và quản lý chuyên viên trong phòng Trong cấu trúc tổ chức, chuyên viên thực hiện nhiệm vụ được giao và báo cáo kết quả công việc cho lãnh đạo phòng.
Các chức năng trong hệ thống bao gồm:
Tạo hồ sơ công việc
Sửa văn bản dự thảo
Lãnh đạo cơ quan là nhóm người đứng đầu, có trách nhiệm quyết định và chỉ đạo mọi hoạt động của sở Họ giám sát thông tin xử lý trong hệ thống ứng dụng, truyền đạt chỉ đạo xuống các cấp dưới và nhận báo cáo từ các cấp dưới lên.
Các chức năng trong hệ thống bao gồm:
Duyệt, ký số cho văn bản
CÁC CHỨC NĂNG
Các thành phần chính của phần mềm
Văn bản đến là các tài liệu hoặc công văn được chuyển từ bên ngoài hệ thống hoặc từ các đối tượng khác trong hệ thống đến tay người dùng.
Văn bản đi là tài liệu do người dùng tạo ra và sau đó được chuyển đến các đối tượng khác trong hệ thống hoặc gửi ra ngoài Nó có thể được coi là một bản dự thảo, vì văn bản dự thảo chính là đầu vào để hình thành nên văn bản chính thức hoặc công văn đi.
Văn bản được người dùng soạn thảo và đăng ký vào hệ thống nhằm gửi lên cấp trên để phê duyệt, từ đó cho phép xuất bản hoặc công bố rộng rãi.
1.4 Văn bản đã ban hành
Văn bản đã ban hành là những tài liệu đã được phê duyệt bởi các cấp có thẩm quyền và được công bố, xuất bản Có hai loại văn bản đã ban hành: một là văn bản được phát hành rộng rãi ra ngoài cơ quan, và hai là văn bản chỉ được lưu hành nội bộ trong cơ quan.
1.5 Văn bản đã bút phê
Văn bản đã bút phê là văn bản được chuyên viên gửi lên lãnh đạo duyệt và đã được duyệt, là bước trước cho văn bản đã ban hành
1.6 Văn bản không xử lý
Văn bản không xử lý là văn bản đến mà không cần phải xử lý theo nội dung
(không có yêu cầu xử lý), người dùng sẽ có cờ đánh dấu là văn bản không xử lý
1.7 Văn bản đã ký duyệt
Văn bản đã được lãnh đạo ký duyệt và chờ văn thư vào sổ phát hành đi
Là văn bản đã qua bước xử lý của người sử dụng và được chuyển cho đối tượng người dùng khác trong hệ thống
Sổ công văn đến là tập hợp các công văn đến, tài liệu đến
Sổ công văn đi là tập hợp các công văn, tài liệu đi
Tất cả các yếu tố liên quan đến quá trình xử lý công việc trong văn bản bao gồm văn bản đến, văn bản đi, lịch sử xử lý, các phiếu trình và duyệt.
Là đối tượng sử dụng hệ thống, lưu và quản lý toàn bộ thông tin về người dùng hệ thống
Tủ văn bản là nơi lưu trữ tài liệu do nhân sự tự quản lý Để truy cập tủ văn bản, nhân sự chỉ cần nhấp vào “Tủ văn bản” trong menu bên trái Để xem các văn bản đến hoặc đi, hãy chọn tủ văn bản cần xem, ví dụ như “Quản lý văn bản đến”, và nhấn vào đó để hiển thị các văn bản hoặc tủ văn bản đã được tạo (nếu có).
Để thêm mới một tủ, bạn hãy nhấn vào phần “Thêm tủ” ở màn hình bên phải Tại trang “Thêm tủ”, điền tên tủ vào ô “Tên tủ” và chọn tủ cha cho tủ mới Cuối cùng, nhấn “Lưu” để hoàn tất việc thêm mới tủ.
Hình 1.2: Màn hình quản lý thư mục tủ văn bản cá nhân
Để sửa một tủ văn bản, bạn cần bấm chọn tủ cần chỉnh sửa Tiếp theo, chọn “Sửa” và điền tên mới cho tủ văn bản trong phần “Tên tủ”, đồng thời chọn thư mục cha cho tủ đó Sau khi hoàn tất các bước, hãy bấm để lưu thay đổi.
“Lưu” để sửa lại Nếu muốn xóa tủ đó thì bấm chọn “Delete” tương ứng của tủ đó trên trang danh sách tủ để xóa
Để thêm văn bản vào tủ văn bản, người dùng cần truy cập vào các trang danh sách văn bản đến hoặc đi Sau đó, hãy chọn các văn bản mong muốn bằng cách đánh dấu vào ô checkbox và nhấn nút để hoàn tất quá trình thêm văn bản.
Khi đó màn hình sẽ xuất hiện thêm một cửa sổ mới Chọn tủ văn bản để lưu vào và bấm “Thêm vào tủ”
Hình 1.5 : Thêm văn bản vào tủ văn bản
Tủ hồ sơ là công cụ quan trọng giúp nhân sự quản lý và lưu trữ các hồ sơ công việc hiệu quả Để truy cập tủ hồ sơ, người dùng chỉ cần chọn mục "Tủ hồ sơ" từ menu bên trái để vào trang danh sách tủ.
Muốn thêm mới thì bấm “Thêm tủ” trên trang danh sách tủ
Hình 1.6: Màn hình trang danh sách tủ hồ sơ
Để sửa tủ hồ sơ, hãy nhấn nút “Sửa” trên tủ cần chỉnh sửa, sau đó điền tên mới vào phần “Tên tủ” và chọn tủ cha tương ứng Sau khi hoàn tất, nhấn “Lưu” để lưu thay đổi Nếu bạn muốn xóa một tủ hồ sơ, hãy chọn “Delete” bên cạnh tủ đó trong danh sách tủ để thực hiện việc xóa.
Hình 1.7 : Sửa tủ hồ sơ
Sau một thời gian sử dụng, lượng văn bản lưu trữ trong hệ thống sẽ tăng lên Để hỗ trợ việc tìm kiếm văn bản, người dùng có thể sử dụng chức năng tìm kiếm văn bản hoặc tìm kiếm nâng cao Tại mỗi trang trong mục “Quản lý văn bản đến/đi” và “Tủ văn bản”, chức năng này đều có sẵn cho người dùng.
Hình 1.10 : Tìm kiếm văn bản đến
Người dùng có thể tìm kiếm loại văn bản mong muốn bằng cách nhập thông tin và từ khóa cần thiết Sau khi hoàn tất việc nhập, hãy nhấn “Search” để nhận kết quả tìm kiếm.
1.16 Tìm kiếm hồ sơ Để tìm kiếm hồ sơ cần tìm trong hệ thống nhanh hơn, người dùng có thể sử dụng chức năng “Tìm kiếm hồ sơ” Để sử dụng chức năng này, tại menu trái bấm “Hồ sơ công việc” để tìm Màn hình bên phải sẽ hiển thị các thông tin để người dùng tìm kiếm Người dùng cần nhập từ khóa tìm kiếm, và điền thêm các thông tin của hồ sơ đó để tìm kiếm chính xác hơn
1.Chọn và nhập thông tin văn bản cần tìm
Hình 1.11 : Màn hình tìm kiếm hồ sơ công việc
Chức năng xử lý của Văn thư
1.1 Tiếp nhận văn bản đến
Khi có văn bản đến(văn bản giấy) ,văn thư sẽ tiếp nhận văn bản đó (scan văn bản đó) và thêm văn bản vào trong hệ thống
Hình 2.1 : Chức năng tiếp nhận văn bản đến
Hình 2.2 : Màn hình nhập văn bản đến mới
Văn thư cần nhập đầy đủ thông tin và scan file văn bản giấy để đính kèm vào phần “Tệp tin đính kèm” Nếu cần thêm nhiều file, hãy bấm “Thêm tệp tin” Sau khi hoàn tất, nhấn “Lưu lại” để hệ thống lưu văn bản, hiển thị tại trang “Văn bản đến chưa chuyển” Nếu muốn gửi ngay, chọn “Lưu và chuyển” để gửi văn bản cho các lãnh đạo Để xóa toàn bộ nội dung đã nhập và bắt đầu lại, hãy bấm “Nhập lại”.
1.2 Văn bản đến liên thông
Khi đơn vị A gửi văn bản cho đơn vị B, văn bản này được coi là văn bản đi của A và văn bản đến liên thông của B Tại đơn vị B, văn bản sẽ xuất hiện trong mục “Văn bản đến liên thông”, nơi danh sách các văn bản liên thông được hiển thị Nhiệm vụ của văn thư là vào sổ các văn bản này, quá trình rất đơn giản: chỉ cần nhấn vào văn bản hoặc chọn “Vào sổ” Nếu cần chỉnh sửa, văn thư chỉ cần thực hiện thay đổi và nhấn “Cập nhật”; nếu không cần sửa, hệ thống sẽ tự động lưu và chuyển văn bản sang mục “Văn bản đến chưa chuyển”.
Hình 2.3: Danh sách văn bản đến liên thông
1.3 Gửi văn bản cho lãnh đạo Để gửi văn bản cho lãnh đạo có 2 cách sau:
- Bấm “Lưu và chuyển” khi tiếp nhận văn bản
- Hoặc khi vào xem chi tiết văn bản bấm “Gửi lãnh đạo”
Sau khi danh sách lãnh đạo hiển thị, người dùng có thể chọn một hoặc nhiều lãnh đạo để gửi văn bản bằng cách bấm vào tên của họ Cuối cùng, chỉ cần nhấn nút “Gửi lãnh đạo” để hoàn tất quá trình gửi.
Hình 2.4 : Chọn lãnh đạo để gửi văn bản
1.4 Thêm mới văn bản đi
Hình 2.5: Menu quản lý văn bản đi
Sau khi hoàn thành hồ sơ công việc, văn bản dự thảo sẽ được lãnh đạo ký duyệt và chờ phát hành tới các phòng ban Để thêm mới văn bản đi, người dùng chọn “Thêm mới văn bản đi” trong menu bên trái, sau đó nhập đầy đủ thông tin và scan văn bản cần phát hành, đính kèm vào phần “Tệp tin đính kèm” Nếu cần đính kèm nhiều file, bấm vào “Thêm tệp tin” và lưu ý không để trống các trường có dấu (*) Bấm “Lưu” để hoàn tất việc thêm mới Người dùng có thể sử dụng phím Tab để di chuyển nhanh đến các trường dữ liệu bắt buộc Nếu muốn xóa hết thông tin để nhập lại, hãy chọn “Nhập lại”.
Hình 2.6 : Màn hình thêm văn bản đi
Sau khi bấm nút “Lưu”, nếu thêm thành công, màn hình sẽ tự động chuyển sang trang “Văn bản chờ phát hành”
1.5 Vào sổ văn bản đã ký duyệt
Trang này cung cấp danh sách các văn bản đã được phê duyệt, cho phép văn thư in ấn hoặc đối chiếu với bản giấy Sau khi đó, văn thư có thể ghi nhận văn bản vào sổ bằng cách nhấn “Vào sổ”, nhập thông tin cần thiết và lưu lại.
Hình 2.7 : Màn hình danh sách văn bản đã ký duyệt
1.6 Phát hành văn bản Để phát hành 1 văn bản đi nội bộ hoặc ra ngoài đơn vị, văn thư bấm vào xem chi tiết văn bản đó rồi bấm chọn “Phát hành văn bản” Sau đó chọn phòng ban, nhân sự, đơn vị cần phát hành văn bản Phần nhập email cần gửi văn bản: phần này văn thư có thể nhập email của cá nhân hoặc đơn vị không có trong danh sách phía trên
Hình 2.8: Phân phát văn bản đi
Các chức năng xử lý của Chuyên viên
3.1 Tạo hồ sơ công việc
Có hai loại hồ sơ công việc: hồ sơ được tạo từ văn bản và hồ sơ không dựa vào văn bản Ví dụ, hồ sơ báo cáo định kỳ hàng tháng hoặc hàng năm không cần văn bản cụ thể Để tạo hồ sơ, chuyên viên chọn “Tạo hồ sơ công việc” trong menu bên trái, sau đó điền đầy đủ thông tin và đính kèm file tại mục “File dự thảo đính kèm” Nếu cần, có thể thêm nhiều file bằng cách nhấn “Thêm tệp tin” và cuối cùng, nhấn “Lưu” để hoàn tất.
Hồ sơ sau khi được lưu sẽ hiển thị trên trang danh sách hồ sơ công việc
3.2 Hồ sơ công việc Đây là trang danh sách tất cả hồ sơ công việc Chuyên viên có thể bấm vào hồ sơ để xem nội dung chi tiết của hồ sơ đó Tùy trạng thái của mỗi hồ sơ như : Hoàn thành, đang xử lý, hoàn thành chậm hay quá hạn mà chuyên viên có những chức năng khác nhau Với những hồ sơ đã hoàn thành thì chỉ có thể xem, nhưng hồ sơ nào đang trong giai đoạn xử lý thì chỉ những chuyên viên tạo hồ sơ mói có quyền xử lý hồ sơ đó
Trong quá trình xử lý hồ sơ, có sự phân biệt rõ ràng giữa chuyên viên tạo hồ sơ và những người có nhiệm vụ liên quan Chuyên viên tạo hồ sơ có quyền sửa đổi nội dung, trong khi những người khác không có quyền này.
Sau khi hồ sơ được tạo, bước tiếp theo là tạo phiếu trình để trình lên lãnh đạo hoặc phiếu trao đổi để tham khảo ý kiến từ cán bộ khác.
Hình 3.16: Chi tiết Hồ sơ công việc
Khi chuyên viên tạo phiếu trình phê duyệt, họ chỉ cần nhấn vào biểu tượng “Phiếu trình duyệt” để mở màn hình lập phiếu Sau đó, chọn lãnh đạo cần trình bằng cách nhấn vào phần “Kính gửi” và nhập nội dung vào “Vấn đề trình” Cuối cùng, nhấn “Gửi phiếu trình” để gửi đến lãnh đạo phê duyệt.
Hình 4.2: Màn hình trước khi bấm “Trình duyệt”
Nếu phiếu trình đã được gửi đến lãnh đạo nhưng không nhận được sự chấp thuận, chuyên viên cần thực hiện lại công việc để đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo và sau đó trình lại.
Khi hồ sơ công việc đã được trình lãnh đạo, việc sửa đổi hoặc xóa các file dự thảo đính kèm sẽ không còn khả thi Sau khi hồ sơ được lãnh đạo phê duyệt, chuyên viên hoặc lãnh đạo phòng có thể tiến hành trình ký lãnh đạo cơ quan Thao tác trình ký sẽ thực hiện tương tự như hướng dẫn đã nêu trước đó.
Trong quá trình xử lý công việc, nếu gặp phải vấn đề không rõ ràng cần xin ý kiến của người khác, người xử lý có thể tạo một phiếu trao đổi với người cần tham khảo ý kiến Khi tạo phiếu trao đổi, màn hình tạo phiếu sẽ xuất hiện, cho phép người xử lý dễ dàng trao đổi và xin ý kiến từ người khác.
Hình 4.3 : Màn hình phiếu trao đổi
Để bắt đầu quá trình trao đổi, hãy nhấp vào phần nhập nội dung của “Kính gửi” và chọn một hoặc nhiều người cần trao đổi Tiếp theo, nhập các thông tin cần thiết khác vào phiếu, bao gồm “Nội dung trao đổi” Cuối cùng, nhấn “Gửi phiếu trao đổi” để hoàn tất việc gửi.
Người tạo chỉ có quyền thêm nội dung vào phần của mình và không thể can thiệp vào phần của người xin ý kiến Tương tự, người được xin ý kiến chỉ có thể bổ sung nội dung trong phần của mình Trong một hồ sơ, có thể tồn tại nhiều phiếu trao đổi khác nhau.
Sửa văn bản dự thảo
Sau khi tạo hồ sơ, để thêm 1 hoặc nhiều văn bản dự thảo nữa thì bấm (bên cạnh
Để xóa file dự thảo đã tải lên, người dùng chỉ cần nhấn nút “Xóa” tương ứng Tuy nhiên, sau khi đã trình lãnh đạo, file dự thảo sẽ không thể bị xóa, nhưng người dùng vẫn có thể thêm thông tin mới vào file đó.
Hình 4.4 : Văn bản dự thảo
Khi số lượng hồ sơ tăng lên, việc tìm kiếm hồ sơ trở nên cần thiết Chuyên viên có thể dễ dàng tìm hồ sơ theo tiêu đề, khoảng thời gian và trạng thái ngay trên trang danh sách hồ sơ.
3.3 Phiếu trao đổi Đây là trang danh sách các phiếu trao đổi mà những cán bộ khác cần trao đổi với chuyên viên trong quá trình xử lý hồ sơ Và cũng hiển thị cả phiếu trao đổi của chuyên viên khi cần trao đổi với cán bộ khác
Hình 4.6: Danh sách phiếu trao đổi
Để xem nội dung phiếu trao đổi, bạn hãy nhấp vào phiếu trao đổi trong cột tương ứng Để xem chi tiết hồ sơ, hãy bấm vào hồ sơ trong cột Hồ sơ công việc Khi muốn trả lời trên phiếu trao đổi, hãy nhập nội dung cần trao đổi vào phần “Gửi ý kiến” và nhấn gửi.
Hình 4.7: Trả lời phiếu trao đổi
Danh sách các phiếu trình của cán bộ sẽ được hiển thị sau khi đã trình lên nhưng không được lãnh đạo duyệt Chuyên viên cần xem xét lại hồ sơ công việc và ý kiến của lãnh đạo (nếu có) trên phiếu trình để chỉnh sửa và trình lại.
Các chức năng xử lý của Lãnh đạo phòng
Khi có văn bản đến giao cho lãnh đạo phòng xử lý Các chức năng xử lý đối với văn bản bao gồm:
- Tạo hồ sơ công việc
Lãnh đạo phòng có trách nhiệm giám sát các hồ sơ công việc đã được tạo, thông qua việc xem xét phiếu trình từ chuyên viên cấp dưới hoặc đóng góp ý kiến khi được yêu cầu thông qua phiếu trao đổi.
Khi nhận văn bản đến cần xử lý, lãnh đạo phòng có thể tự xử lý hoặc chuyển cho cấp dưới Để chuyển văn bản, lãnh đạo sử dụng chức năng “Chuyển văn bản” Tại màn hình danh sách văn bản đến, lãnh đạo chọn một văn bản để xem chi tiết, sau đó nhấn nút “Chuyển văn bản” ở phía trên để thực hiện việc chuyển bút phê.
Hình 4.1 : Màn hình chi tiết văn bản đến
Sau khi bấm chuyển bút phê, màn hình hiển thị danh sách nhân sự để lựa chọn Lãnh đạo phòng chỉ cần chọn nhân sự mong muốn, điền nội dung bút phê và nhấn “Gửi bút phê” để thực hiện việc chuyển giao Nếu không muốn tiếp tục với bút phê, lãnh đạo có thể hủy bỏ dễ dàng.
Hình 4.2 : Chọn danh sách nhân sự để bút phê
4.2 Tạo hồ sơ công việc
Khi nhận văn bản cần tạo hồ sơ công việc, lãnh đạo phòng có thể trực tiếp thực hiện việc này bằng cách nhấn vào chức năng “Tạo hồ sơ công việc” nằm ở phía trên chi tiết văn bản Sau khi nhấn, màn hình tạo hồ sơ sẽ xuất hiện để tiến hành các bước tiếp theo.
Hình 4.3 : Màn hình tạo hồ sơ công việc
Khi nhập đủ các nội dung yêu cầu, lãnh đạo phòng bấm nút để thêm mới Nếu muốn tạo hồ sơ này, lãnh đạo phòng cần bấn nút
Nếu văn bản không yêu cầu tạo hồ sơ công việc hoặc xử lý thêm, lãnh đạo phòng có thể sử dụng chức năng “Cất văn bản” để lưu lại Sau khi lưu, văn bản chỉ có thể được xem mà không thể thực hiện các chức năng khác như tạo hồ sơ công việc.
Phiếu trình là tài liệu mà nhân sự cấp dưới gửi để báo cáo kết quả công việc cho lãnh đạo phòng, hoặc là phiếu đã được trình lên lãnh đạo cấp trên và bị trả về Những phiếu trình chưa được xem sẽ hiển thị bằng màu đỏ in đậm Để truy cập vào danh sách phiếu trình, lãnh đạo phòng chỉ cần nhấp vào mục “Phiếu Trình” ở menu bên trái Để xem chi tiết một phiếu trình cụ thể, lãnh đạo chỉ cần bấm vào phiếu trình đó.
Hình 4.4 : Màn hình danh sách phiếu trình
Khi nhận phiếu trình từ cấp dưới, lãnh đạo phòng sẽ tiến hành xem xét và quyết định có phê duyệt hay không Nếu không đồng ý, lãnh đạo sẽ chọn nút “Không duyệt” để từ chối phiếu trình.
Khi công việc được hoàn thành đúng cách, lãnh đạo phòng sẽ xem xét và phê duyệt bằng cách nhấn nút "Duyệt" Sau đó, lãnh đạo phòng sẽ tiến hành ký số để trình ký lãnh đạo cơ quan.
Hình 4.5 : Màn hình cho ý kiến và duyệt và không duyệt của lãnh đạo phòng
Sau khi lãnh đạo phòng hoàn tất việc duyệt phiếu trình, nút “Trình ký” sẽ xuất hiện Khi lãnh đạo phòng nhấn “Trình ký”, phiếu trình sẽ được chuyển đến lãnh đạo cấp cao để xem xét.
Hình 4.6: Màn hình hiển thị phiếu trình
4.5 Sửa văn bản dự thảo
Sau khi tạo hồ sơ, để thêm 1 hoặc nhiều văn bản dự thảo nữa thì bấm (bên cạnh
“Văn bản dự thảo”) Hoặc muốn xóa file dự thảo đã đưa lên thì bấm vào nút “Xóa” tương ứng của file dự thảo đó.
Các chức năng xử lý của Lãnh đạo cơ quan
Khi nhận văn bản đến, lãnh đạo cơ quan sẽ xem xét và chuyển giao cho nhân viên cấp dưới xử lý qua chức năng bút phê Để thực hiện điều này, lãnh đạo chỉ cần truy cập vào menu bên trái, chọn mục "Văn bản chờ xử lý" để hiển thị danh sách các văn bản cần xử lý.
Văn bản đã được xem sẽ hiển thị màu đen, trong khi các văn bản chưa đọc sẽ có màu đỏ in đậm Lãnh đạo cơ quan cần nhấn vào văn bản cần bút phê để gửi cho nhân sự cấp dưới.
Hình 5.1 : Màn hình danh sách văn bản đến
Tại màn hình chi tiết văn bản đến, lãnh đạo cơ quan bấm vào để chuyển bút phê cho các phòng ban
Hình 5.2 : Chi tiết văn bản đến
Sau khi chọn chức năng này, danh sách nhân sự sẽ hiện ra để lãnh đạo thực hiện việc gửi bút phê Nếu không muốn tiếp tục, hãy nhấn “x” để hủy và đóng bút phê chỉ đạo.
Khi nhập nội dung bút phê, hệ thống sẽ gợi ý các bút phê giao việc đã được lãnh đạo thực hiện trước đó Nếu lãnh đạo bút phê văn bản mà không chỉ định hạn xử lý và nội dung bút phê, văn bản đó sẽ tự động được chuyển vào phần “Văn bản nhận để biết”.
Hình 5.3 :Chọn nhân sự để chuyển bút phê
Khi nhân sự cấp dưới gửi phiếu trình kết quả công việc lên lãnh đạo, lãnh đạo sẽ xem xét và đưa ra ý kiến chỉ đạo Để truy cập phiếu trình, hãy vào menu bên trái, chọn mục “Phiếu trình” và từ danh sách hiện ra, lãnh đạo có thể chọn phiếu trình cần xem.
Hình 5.4 : Danh sách phiếu trình giải quyết công việc
Tại màn hình chi tiết phiếu trình, lãnh đạo cơ quan thực hiện việc điền nội dung chỉ đạo Nếu đồng ý với kết quả công việc, lãnh đạo cần nhấn vào Duyệt ký để chuyển giao cho cấp dưới giải quyết Ngược lại, nếu không đồng ý, lãnh đạo sẽ bấm vào Không duyệt ký để yêu cầu cấp dưới thực hiện lại.
Hình 5.5 : Màn hình chỉ đạo, đã ký duyệt của lãnh đạo cơ quan
Sau khi lãnh đạo cơ quan đã ký duyệt, trạng thái của hồ sơ sẽ chuyển sang hoàn thành
Hiển thị danh sách, tình trạng xử lý các “nhiệm vụ đã giao và được giao” trong đó:
Nhiệm vụ đã giao dành cho lãnh đạo theo dõi các công việc đã giao cho cán bộ các phòng ban tại đơn vị
Nhiệm vụ được giao dành cho cán bộ theo dõi các nội dung công việc được lãnh đạo cấp trên giao cho.
QUẢN TRỊ HỆ THỐNG
Quản lý danh mục
Chức năng quản trị danh mục cơ quan ban hành cho phép người quản trị dễ dàng quản lý thông tin Để sử dụng, người dùng chỉ cần truy cập vào giao diện quản trị và chọn “Cơ quan ban hành” từ menu, tương tự như cách quản lý “Cấp cơ quan”.
Để thêm mới một danh mục cấp cơ quan, người dùng chỉ cần chọn vào góc phải giao diện Sau đó, nhập dữ liệu cần thiết và nhấn “Thêm mới” để lưu lại, hoặc chọn “Nhập lại” nếu muốn thực hiện lại thao tác.
Để chỉnh sửa một bản ghi, người dùng chỉ cần nhấn vào biểu tượng “Sửa” trên lưới dữ liệu và cập nhật thông tin cần thiết Để xóa một bản ghi, người dùng hãy nhấn vào biểu tượng “Xóa” trên lưới dữ liệu.
Màn hình sẽ xuất hiện một hộp thoại để xác nhận có thực sự muốn xóa không Nhấn
“OK” để xóa, “Hủy” để hủy thao tác
Chức năng quản trị danh mục đơn vị trong cơ quan cho phép người quản trị dễ dàng quản lý các đơn vị Để sử dụng chức năng này, người quản trị chỉ cần nhấp vào mục “Đơn vị” trên menu trong giao diện quản trị, sau đó màn hình sẽ hiển thị để người dùng thực hiện các thao tác cần thiết.
Các chức năng quản trị bao gồm thêm, sửa, xóa và sắp xếp người dùng, tương tự như các chức năng quản trị trong danh mục “Cơ quan ban hành”.
Chức năng quản trị danh mục phòng ban giúp người quản trị dễ dàng quản lý các phòng ban trong cơ quan Để sử dụng tính năng này, người dùng chỉ cần truy cập vào giao diện quản trị và chọn “Phòng ban” từ menu, sau đó màn hình sẽ hiển thị để người dùng thực hiện các thao tác cần thiết.
Các chức năng quản trị : thêm, sửa, xóa, sắp xếp người dùng thao tác hoàn toàn tương tự như chức năng quản trị đã trình bày ở phần trên
Chức năng quản trị danh mục lĩnh vực cho phép người quản trị dễ dàng quản lý các lĩnh vực Để sử dụng tính năng này, người dùng chỉ cần nhấp vào mục "Lĩnh vực" trên menu trong giao diện quản trị, sau đó màn hình sẽ hiển thị để thực hiện các thao tác cần thiết.
Các chức năng quản trị : thêm, sửa, xóa, sắp xếp người dùng thao tác hoàn toàn tương tự như chức năng quản trị đã trình bày ở phần trên
Chức năng quản trị danh mục văn bản cho phép người dùng dễ dàng quản lý các loại văn bản Để sử dụng, người quản trị chỉ cần nhấn vào “Loại văn bản” trên menu trong giao diện quản trị, sau đó màn hình sẽ hiển thị để thực hiện các thao tác cần thiết.
Các chức năng quản trị : thêm, sửa, xóa, sắp xếp người dùng thao tác hoàn toàn tương tự như chức năng quản trị đã trình bày ở phần trên.
Quản lý lịch lãnh đạo
Khi lãnh đạo có lịch công tác, họ sẽ thông báo cho văn phòng trực thuộc, và người quản trị văn phòng sẽ đảm nhận trách nhiệm lập lịch cho lãnh đạo.
Chức năng này cho phép quản trị viên lên lịch công tác cho lãnh đạo cơ quan Để sử dụng, người dùng chỉ cần bấm vào menu tại giao diện quản trị, sau đó màn hình sẽ hiển thị để thực hiện các thao tác cần thiết.
Để thêm mới lịch lãnh đạo, người dùng có thể chọn trực tiếp trên lưới dữ liệu hoặc nhấp vào tab “Quản lý lịch lãnh đạo” trên menu bên trái màn hình quản trị Sau đó, màn hình thêm mới lịch lãnh đạo sẽ hiện ra để người dùng thực hiện các thao tác cần thiết.
Để chọn lãnh đạo, cần thiết lập lịch lãnh đạo, công tác cùng với các thông tin về ngày giờ và địa điểm Bạn có thể nhấn “Thêm mới” để lưu dữ liệu hoặc chọn “Nhập lại” để thực hiện lại thao tác.
Để cập nhật thông tin lịch lãnh đạo, người dùng chỉ cần nhấn vào nút “Sửa” trên lưới dữ liệu Nếu muốn xóa lịch lãnh đạo, người dùng chọn “Xóa” trên cùng lưới dữ liệu.
3 Quản trị người dùng Đây là một trong những chức năng quan trọng nhất của quản trị hệ thống giúp người quản trị có thể quản lý được thông tin nhân sự, hợp đồng, khen thưởng, kỷ luật cũng như phân quyền sử dụng hệ thống cho người dùng khác
3.1 Quản lý danh sách nhân sự
Chức năng này giúp người quản trị có thể quản lý thông tin và phân quyền sử dụng hệ thống cho nhân sự trong cơ quan, văn phòng mình
Để quản lý tài khoản người dùng, chỉ những tài khoản email đã được phân quyền mới được đưa vào danh sách Người quản trị không thể tự tạo mới tài khoản, mà chỉ có thể chỉnh sửa, xóa hoặc phân quyền cho các tài khoản hiện có Để truy cập vào danh sách nhân sự, người quản trị cần nhấn vào mục “Quản trị người dùng” trên menu bên trái của màn hình quản trị.
Màn hình quản trị danh sách nhân sự hiển thị thông tin về tên tài khoản và chức danh của từng nhân viên Danh sách tài khoản được sắp xếp theo chức danh và thứ tự ưu tiên của từng nhân sự.
Người dùng có thể lọc danh sách nhân sự theo từng phòng ban bằng cách chọn phòng ban từ menu dropdown hoặc tìm kiếm nhanh bằng cách nhập từ khóa vào ô văn bản và nhấn “Tìm kiếm” khi danh sách tài khoản hiển thị quá nhiều.
Khi thông tin cá nhân của nhân sự thay đổi, người quản trị có thể dễ dàng cập nhật bằng cách nhấn nút “Lưu lại” ở góc phải màn hình thông tin chi tiết hoặc nhấn vào biểu tượng “Sửa” trong danh sách nhân sự.
Người dùng có thể dễ dàng cập nhật thông tin nhân sự trong màn hình chi tiết bằng cách nhấn “Cập nhật” để lưu thay đổi hoặc “Hủy bỏ” để hủy thao tác Khi thực hiện cập nhật, quản trị viên cần chú ý đến việc phân quyền cho từng tài khoản, vì quyền xử lý sẽ được mặc định theo chức danh của người dùng trong nhóm chức danh tương ứng, như ví dụ “Giám đốc sở” thuộc nhóm chức danh đó.
Giám đốc sở được xem là lãnh đạo đơn vị, nắm giữ đầy đủ quyền và chức năng cần thiết Bên cạnh những quyền mặc định theo chức danh, có thể bổ sung thêm quyền cho cá nhân bằng cách lựa chọn các quyền khác.
- Có quyền quản trị: quyền quản trị hệ thống
Người dùng được cấp quyền thêm lịch công tác lãnh đạo và lịch họp, trong khi mặc định chỉ có quản trị hệ thống mới có quyền này Khi quyền được bổ sung cho người dùng, họ sẽ có khả năng quản lý và thêm lịch cho các hoạt động lãnh đạo và cuộc họp.
Quyền xử lý văn bản cho phép tạo hồ sơ công việc, với mặc định chỉ nhóm chức danh chuyên viên được phép thực hiện Tuy nhiên, trong một số trường hợp, lãnh đạo phòng ban có thể được cấp quyền xử lý văn bản trực tiếp mà không cần giao việc cho chuyên viên, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và xử lý công việc hiệu quả hơn.
Chánh văn phòng của đơn vị có quyền kiểm tra tất cả các văn bản sắp hết hạn xử lý Quyền này giúp đảm bảo rằng mọi tài liệu được quản lý và xử lý kịp thời, nhằm nâng cao hiệu quả công việc trong tổ chức.
