Đề tài KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI XÍ NGHIỆP BÁN LẺ XĂNG DẦU - ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN VIỆN KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN ********* CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH Đề tài KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI XÍ NGHIỆP BÁN LẺ XĂNG DẦU – CÔNG TY XĂNG DẦU KHU VỰC I – CÔNG TY TNHH MỘT[.]

ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA XÍ NGHIỆP BÁN LẺ XĂNG DẦU

Đặc điểm hoạt động bán hàng của Xí nghiệp

1.1.1 Danh mục sản phẩm của Xí nghiệp

Xí Nghiệp Bán Lẻ Xăng Dầu - Công Ty Xăng Dầu Khu Vực I - Công Ty TNHH Một Thành Viên được thành lập vào ngày 04 tháng 04 năm 1994, với giấy đăng ký kinh doanh số 0100107564-001 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp.

Xí nghiệp hiện đang kinh doanh đa dạng các mặt hàng xăng dầu và sản phẩm hóa dầu như xăng động cơ, dầu diesel, dầu hỏa, dầu mazút và nhiên liệu máy bay Các sản phẩm xăng dầu, chủ yếu từ dầu mỏ, được phân loại theo công dụng thành xăng, dầu hỏa, nhiên liệu phản lực, nhiên liệu diesel và dầu bôi trơn Chúng có đặc điểm dễ cháy, với khả năng phát sáng và sinh nhiệt khi cháy Xăng dầu đóng vai trò quan trọng trong cuộc sống hàng ngày và các ngành công nghiệp, được sử dụng để thắp sáng, tạo nhiệt và làm nhiên liệu cho động cơ đốt trong Ngoài ra, dầu nhờn còn giúp làm mát và bôi trơn động cơ, giảm ma sát và tăng tuổi thọ thiết bị Chúng cũng được sử dụng làm dung môi trong nhiều ngành công nghiệp, đặc biệt là ngành sơn nhờ khả năng hòa tan các chất hữu cơ.

Ngoài việc kinh doanh xăng dầu, các cửa hàng còn mở rộng danh mục sản phẩm và dịch vụ, bao gồm bán mỡ nhờn, thay dầu xe, rửa xe, cung cấp bếp gas, bán gas, và cung cấp bảo hiểm cho ô tô và xe máy.

Bảng 1-1: Trích danh mục sản phẩm của Xí Nghiệp Bán Lẻ Xăng Dầu

STT Mã sản phẩm Tên sản phẩm Đơn vị tính

55 0803013 PLC Rolling Oil 46 - Thùng 18 lít thùng

56 0803079 PLC Cater Extra - Thùng 18 lít thùng

57 0803081 PLC Cater Extra - Phuy 209 lít phuy

85 1304040 Nước giặt cao cấp Jana White (2kg) kg

86 1304107 Nước giặt cao cấp JANA Blue (Loại 2Kg) kg

87 1304128 Nước giặt JANA New Orange 2kg kg

89 1304133 Nước rửa tay JaNa hương trái cây 500g g

(Nguồn: Phòng kế toán Xí Nghiệp Bán Lẻ Xăng Dầu)

1.1.2 Thị trường của Xí nghiệp

Trong suốt 20 năm hoạt động, Xí nghiệp đã đóng vai trò chủ đạo trong việc bình ổn thị trường xăng dầu tại Hà Nội Dù giá xăng dầu thế giới tăng cao và nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn, Xí nghiệp vẫn đảm bảo cung ứng đầy đủ cho xã hội và người tiêu dùng dưới sự chỉ đạo của Công ty xăng dầu khu vực I Mặc dù chỉ chiếm 30% tổng số cửa hàng tại Hà Nội, sản lượng bán lẻ của Xí nghiệp luôn đạt trên 40% thị phần.

Xí nghiệp có mạng lưới hàng trăm khách hàng công nghiệp và thương nhân phân phối tại Bắc Ninh, Vĩnh Phúc và các tỉnh lân cận, luôn đồng hành cùng Xí nghiệp Xí nghiệp cung cấp xăng dầu cho hầu hết các tỉnh vùng núi và trung du phía Bắc, đồng thời tham gia dự trữ xăng dầu quốc gia, đảm bảo nhu cầu cho an ninh quốc phòng Đây là đầu mối lớn nhất cung cấp xăng dầu và sản phẩm hóa dầu tại các tỉnh phía Bắc.

Dưới đây là danh sách những khách hàng lớn của Xí nghiệp trên địa bàn thủ đô Hà Nội:

Bảng 1-2: Danh sách khách hàng của Xí nghiệp

Mã khách hàng Tên khách hàng

200016 Công Ty Cổ Phần Nhiên Liệu Bay Petrolimex

300025 Công ty CP tập đoàn công nghệ CMC

302153 Công ty TNHH một thành viên xây dựng 472

302575 Công ty TNHH TERUMO Việt Nam

302775 Công ty cổ phần hóa chất sơn Hà Nội

302787 Tổng Công ty May 10 -Công ty Cổ phần

302807 Công ty Cổ phần Sứ Viglacera Thanh Trì

302833 Công ty TNHH Quốc tế Hồ Tây

302846 Công Ty TNHH NAM SƠN

302900 Công ty cổ phần Vạn Xuân

302907 Doanh nghiệp tư nhân Việt Long

302911 Công ty TNHH Thương mại dịch vụ Việt Vương

302947 Doanh nghiệp tư nhân thương mại xăng dầu Thanh Hải

303072 Công ty TNHH xăng dầu Yên Sơn

303082 Công ty cổ phần đầu tư và phát triển thương mại Thành Nam

303230 Doanh nghiệp tư nhân Văn Phúc

303243 Công ty TNHH kinh doanh xăng dầu Minh Hiến

303279 Doanh nghiệp tư nhân Phong Vân

(Nguồn: Phòng kế toán Xí Nghiệp Bán Lẻ Xăng Dầu) 1.1.3 Phương thức bán hàng của Xí nghiệp

Bán hàng đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp, vì vậy Xí nghiệp luôn chú trọng tổ chức hoạt động này để hạn chế ứ đọng vốn và tối đa hóa lợi nhuận Hiện tại, Xí nghiệp đang áp dụng cả hình thức bán buôn và bán lẻ.

Xí nghiệp áp dụng hai hình thức bán buôn: Bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng

Hình thức bán buôn qua kho: Hàng hóa được xuất bán cho khách hàng từ kho dự trữ của Xí nghiệp và thực hiện theo 2 cách:

Xuất bán trực tiếp là hình thức bán hàng trong đó Xí nghiệp giao hàng trực tiếp cho khách hàng tại kho Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi khách hàng nhận đủ hàng hóa và ký hóa đơn xác nhận.

Hình thức chuyển hàng diễn ra định kỳ theo hợp đồng kinh tế và kế hoạch giao hàng, trong đó Xí nghiệp xuất hàng gửi đến khách hàng tại địa điểm đã thỏa thuận Hàng hóa vẫn thuộc quyền sở hữu của Xí nghiệp cho đến khi khách hàng thông báo nhận hàng, lúc này quyền sở hữu mới được chuyển giao và Xí nghiệp ghi nhận doanh thu bán hàng.

Hình thức bán buôn vận chuyển thẳng:

Xí nghiệp mua hàng hóa từ Tổng Công ty Xăng Dầu Việt Nam để cung cấp trực tiếp cho khách hàng mà không qua kho Hình thức giao hàng này bao gồm nhiều phương thức khác nhau, như giao hàng tay ba và vận chuyển thẳng, có hoặc không tham gia thanh toán.

Bán buôn giao tay ba là hình thức mà Xí nghiệp mua hàng từ Tổng Công ty và giao trực tiếp cho người mua theo ủy nhiệm Người mua sẽ nhận hàng tại địa điểm đã thỏa thuận giữa hai bên Hàng hóa được xem là đã bán khi khách hàng nhận đủ hàng và ký xác nhận trên chứng từ bán hàng của Xí nghiệp.

Bán buôn vận chuyển thẳng là hình thức mà Xí nghiệp mua hàng từ Tổng Công ty và tự mình hoặc qua dịch vụ thuê ngoài vận chuyển hàng hóa đến tay bên mua Hàng hóa vẫn thuộc quyền sở hữu của Xí nghiệp cho đến khi bên mua xác nhận đã nhận hàng hoặc thực hiện thanh toán, lúc này mới được coi là tiêu thụ.

Xí Nghiệp Bán Lẻ Xăng Dầu áp dụng phương thức bán lẻ, là hình thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế với khối lượng hàng nhỏ và giá bán ổn định Doanh nghiệp chủ yếu cung cấp xăng dầu cho các cửa hàng thuộc hệ thống Tổng Công ty Xăng Dầu Petrolimex tại Hà Nội.

Xí nghiệp hỗ trợ cả hai phương thức thanh toán bằng tiền mặt và chuyển khoản, đáp ứng nhu cầu của khách hàng Hệ thống ngân hàng cùng các cơ chế pháp lý hiện nay đã hoàn toàn phù hợp cho việc thực hiện các giao dịch thanh toán này.

Thanh toán thông qua các phương thức khác:

Thanh toán bù trừ và cho nợ đối với khách hàng truyền thống, thường xuyên mua hàng của Xí nghiệp

Thanh toán bù trừ là quy trình mà khách hàng đã ứng trước một khoản tiền cho doanh nghiệp Sau khi dịch vụ được cung cấp hoàn tất, số tiền khách hàng cần thanh toán sẽ được xác định bằng tổng giá thanh toán trừ đi số tiền đã ứng trước.

Cho nợ là hình thức doanh nghiệp bán hàng cho khách hàng truyền thống, thường xuyên hoặc có uy tín với thời gian thanh toán được ghi trong hợp đồng Nếu khách hàng thanh toán trước hạn, họ sẽ được hưởng chiết khấu theo quy định của doanh nghiệp.

Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Xí nghiệp

Mua bán và trao đổi hàng hóa là bước quan trọng trong chu trình kinh doanh của xí nghiệp, vì vậy quy trình bán hàng được xây dựng khoa học để các bộ phận liên quan có thể áp dụng linh hoạt, tối ưu hóa doanh thu Trong mỗi nghiệp vụ bán hàng, xí nghiệp cần quản lý đầy đủ các khía cạnh như doanh thu, giá vốn, tình hình công nợ và thanh toán công nợ từ khách hàng.

Mỗi bộ phận trong Xí nghiệp đảm nhiệm những chức năng riêng biệt nhưng lại phối hợp chặt chẽ, góp phần tạo ra quy trình bán hàng hợp lý, khoa học, gọn nhẹ và hiệu quả nhất.

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ bộ phận liên quan đến hoạt động bán hàng

Ban Giám đốc đóng vai trò quan trọng trong chu trình bán hàng, chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động bán hàng của công ty Họ được ủy quyền thay mặt công ty để thỏa thuận và ký kết các hợp đồng kinh doanh.

Phòng Kinh doanh đảm nhận vai trò quan trọng trong việc tiếp cận và hỗ trợ khách hàng, từ việc tư vấn và lựa chọn sản phẩm cho đến chốt đơn hàng Ngoài ra, phòng còn thực hiện các hoạt động sau bán hàng như tích hóa đơn, lập hợp đồng và liên hệ với khách hàng để giao hàng.

Phòng Kế toán có nhiệm vụ lập và kiểm tra chứng từ liên quan đến hoạt động bán hàng trước khi trình Ban Giám đốc ký duyệt Đồng thời, phòng cũng lưu trữ các chứng từ kế toán và theo dõi hợp đồng của khách hàng Ngoài ra, phòng Kế toán còn phản ánh chứng từ lên phần mềm để tổng hợp và lập báo cáo.

Phòng kỹ thuật đảm nhiệm trách nhiệm quản lý kỹ thuật máy móc và dụng cụ phục vụ sản xuất kinh doanh, đồng thời quản lý đầu tư xây dựng cơ bản Nhiệm vụ của phòng bao gồm đảm bảo chất lượng xăng dầu, giám sát kiểm định, đo lường và sửa chữa cột bơm để hỗ trợ hoạt động bán hàng của xí nghiệp.

Công tác bán hàng

Một vài chính sách bán hàng của công ty

Báo giá có hiệu lực trong vòng 5 ngày kể từ ngày thông báo, và nếu có sự thay đổi giá, hãng sẽ thông báo trước một tháng để khách hàng có thể chuẩn bị kế hoạch dự trữ hàng Sau thời gian hiệu lực, nếu khách hàng quyết định đặt hàng, nhân viên kinh doanh sẽ kiểm tra lại giá và thông báo lại cho khách.

Vận chuyển và thời gian giao hàng

Xí nghiệp cung cấp chính sách hỗ trợ vận chuyển cho các đơn hàng có giá trị trên 4 triệu đồng trong khu vực nội thành của các tỉnh nơi công ty có chi nhánh, bao gồm Hà Nội và TP.

Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Đà Nẵng và Bắc Ninh sẽ nhận hàng trong 1-2 ngày sau khi xác định đơn đặt hàng Đối với các tỉnh khác, Xí nghiệp có lịch giao hàng hỗ trợ vào thứ 4 cho Hưng Yên và thứ 5 cho các khu công nghiệp tại Bắc Giang.

Chế độ đổi trả hàng

Hàng hóa sẽ được đổi trả hoặc đền bù thiệt hại miễn phí khi xí nghiệp cung cấp sản phẩm không đúng quy cách, số lượng hoặc chất lượng theo hợp đồng đã thỏa thuận.

Sản phẩm đổi trả có tính phí sẽ được áp dụng khi Xí Nghiệp cung cấp đúng theo thỏa thuận, nhưng khách hàng đặt nhầm sản phẩm do không hiểu rõ Chi phí đổi trả sẽ được xác định dựa trên từng đơn hàng cụ thể, bao gồm chất lượng hàng hóa nhận lại và chi phí vận chuyển.

Quy trình bán hàng

Sơ đồ 1.2 Quy trình bán hàng tại Xí Nghiệp Bán Lẻ Xăng Dầu

Khi nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng, nhân viên kinh doanh sẽ lập đơn đặt hàng nội bộ, thu thập địa chỉ giao hàng và thông tin xuất hóa đơn Sau đó, họ kiểm tra điều khoản công nợ giữa hai bên và xin xác nhận từ cấp trên Cuối cùng, Tổng công ty sẽ xác nhận đơn đặt hàng nội bộ và tiến hành xuất kho hàng hóa cho Xí nghiệp.

Sau khi nhận hàng từ Tổng Công ty, bộ phận kho của Xí nghiệp sẽ chuẩn bị hàng hóa và xác định phương thức giao hàng, bao gồm khách hàng tự đến lấy hoặc giao hàng theo địa chỉ Quá trình xuất hàng sẽ được thực hiện bằng cách lập phiếu xuất kho gồm 3 liên: liên 1 lưu tại bộ phận lập phiếu, liên 2 lưu tại bộ phận kho và liên 3 giao cho khách hàng Kế toán công nợ sẽ kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ, trong khi kế toán vật tư lưu phiếu xuất theo thứ tự và thời gian.

- Xuất hóa đơn và theo dõi công nợ

Sau khi nhân viên bán hàng xác nhận khách hàng đã nhận hàng và yêu cầu xuất hóa đơn, kế toán bán hàng sẽ dựa vào các chứng từ liên quan để xuất hóa đơn giá trị gia tăng cho các giao dịch bán hàng, đồng thời ghi nhận doanh thu và giảm trừ doanh thu tương ứng.

Đối với khách hàng thanh toán qua chuyển khoản, nhân viên kinh doanh sẽ yêu cầu khách hàng cung cấp ủy nhiệm chi và gửi cho kế toán Sau đó, kế toán sẽ cập nhật thông tin vào phần mềm để ghi chép vào sổ chi tiết và sổ tổng hợp công nợ.

Xử lí đơn đặt hàng

Cung cấp hàng và lập phiếu xuất kho

Lập hóa đơn và theo dõi công nợ

Khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, nhân viên kho sẽ thu tiền và chuyển cho thủ quỹ để ký và đóng dấu vào phiếu thu Dựa trên phiếu thu này, hệ thống sẽ tự động cập nhật sổ chi tiết công nợ phải thu từ khách hàng.

Hàng kỳ khoảng 6 tháng kế toán công nợ sẽ gửi biên bản đối chiều công nợ cho khách hàng để đối chiếu tình hình công nợ.

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI XÍ NGHIỆP BÁN LẺ XĂNG DẦU

Kế toán doanh thu

2.1.1 Chứng từ, tài khoản và thủ tục kế toán

Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng giá trị lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán từ hoạt động sản xuất kinh doanh, góp phần gia tăng vốn chủ sở hữu.

Chứng từ đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế và kiểm soát kế toán Hệ thống chứng từ của Xí nghiệp được xây dựng theo thông tư 200/2014/TT-BTC, đảm bảo tuân thủ quy định của Bộ Tài Chính và phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp.

 Chứng từ bán hàng để ghi nhận doanh thu gồm có:

- Hóa đơn giá trị gia tăng

- Biên bản giao nhận hàng hóa

- Phiếu thu /Giấy báo có

 Quy trình luân chuyển chứng từ:

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng

Quy trình bán hàng của Xí nghiệp diễn ra như sau:

Sau khi nhận yêu cầu mua hàng từ khách, nhân viên kinh doanh lập đơn đặt hàng và gửi lên trưởng phòng ký duyệt Đơn hàng được gửi đến phòng kinh doanh của Tổng Công Ty Xăng Dầu Khu Vực I để phê duyệt Sau khi được duyệt, bộ phận kho kiểm tra hàng hóa, lập phiếu giao hàng ba liên và tiến hành xuất hàng Liên 1 lưu tại kho, liên 2 được khách hàng ký và gửi về phòng kế toán, trong khi liên 3 giao cho khách hàng Kế toán vật tư nhận phiếu giao hàng để lập phiếu xuất kho, còn kế toán thuế dựa vào các phiếu này để xuất hóa đơn giá trị gia tăng cho khách hàng Khi đến hạn thanh toán, kế toán sẽ thực hiện hạch toán dựa trên phương thức và số tiền thanh toán vào sổ chi tiết và sổ tổng hợp.

Một số ví dụ về nghiệp vụ bán hàng ở Xí nghiệp Bán Lẻ Xăng Dầu:

Vào ngày 13 tháng 3 năm 2021, Xí Nghiệp Bán Lẻ Xăng Dầu đã thực hiện giao dịch bán hàng cho Công ty Cổ phần Sản Xuất – Thương Mại Kỹ Thuật Đức Phát HDP Số lượng hàng hóa bao gồm 3,5 khối Xăng RON95-III, 2 khối Xăng E5 RON92-II và 1,7 khối Dầu hỏa.

K theo HĐ GTGT số 1004353, đã thanh toán bằng chuyển khoản

Quy trình bán hàng như sau:

Xí nghiệp nhận đơn đặt hàng từ Công ty Đức Phát và lập đơn đặt hàng nội bộ gửi Tổng Công ty để xác nhận lượng hàng hóa nhập kho Sau khi Tổng Công ty phê duyệt, hàng hóa sẽ được xuất kho cho Xí nghiệp kèm theo phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Xí nghiệp sau đó xuất hóa đơn GTGT và tiến hành vận chuyển hàng hóa đến Công ty Đức Phát Khi đến nơi, bên vận chuyển giao hàng và biên bản giao nhận cho Công ty Đức Phát, sau đó Công ty thực hiện thanh toán qua chuyển khoản Xí nghiệp nhận giấy báo có từ ngân hàng.

Biểu số 2.1: Đơn đặt hàng

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ĐƠN ĐẶT HÀNG

Nội dung đặt hàng như sau:

Thời gian giao hàng: 13/3/21 Địa điểm giao hàng: Số nhà 1295/42 Đường Giải Phóng, P.Hoàng Liệt, Q.Hoàng Mai, HN

- Thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản

- Thanh toán trước 50% giá trị hợp đồng, 50% còn lại thanh toán sau khi giao hàng.

Hà Nội, ngày 10 tháng 3 năm 2021

Kính gửi: Xí Nghiệp Bán Lẻ Xăng Dầu – Công Ty Xăng Dầu Khu Vực I - Công ty

Công ty cổ phần Sản Xuất – Thương Mại Kỹ Thuật Đức Phát HDP có nhu cầu đặt hàng tại Quý công ty theo mẫu yêu cầu.

Tên mặt hàng Đơn giá Thành tiền

Xăng RON95-IIIXăng E5 RON92-IIDầu hỏa

(Nguồn: Phòng kế toán Xí Nghiệp Bán Lẻ Xăng Dầu

CÔNG TY XĂNG DẦU KHU VỰC I CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

XÍ NGHIỆP BÁN LẺ XĂNG DẦU Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc

Số: 29-03 ĐH-KD ĐƠN HÀNG BÁN HÀNG (CIF)

Ngày nhận hàng: 13 tháng 03 năm 2021

Kính gửi: BỘ PHẬN PHÁT HÀNH LỆNH - PHÒNG KINH DOANH CÔNG TY ( ĐT: 38 272430 - FAX: 36 558820 )

PHÒNG KINH DOANH VẬN TẢI - CÔNG TY CP TM VÀ VẬN TẢI PETROLIMEX HN ( ĐT: 38 272721 - FAX:

Loại hàng, số lượng (m3, Tấn) Điểm trả hàng

Công ty cổ phần Sản

BB 2 3,5 1,7 Từ Hoa đêm SMO

Đề nghị bộ phận phát hành lệnh PKD Công ty XDKVI thực hiện chuyến theo yêu cầu của XNBLXD Trong trường hợp có vướng mắc, cần thông tin và trao đổi ngay với bộ phận điều độ PKD - XNBLXD để thống nhất giải quyết Mọi thay đổi và điều chỉnh chỉ được thực hiện sau khi hai bên đã đồng ý.

Biểu số 2.2: Đơn đặt hàng nội bộ

Biểu số 2.3: Phiếu xuất kho nội bộ

Căn cứ lệnh điều động số: 2040511191 Ngày 13, tháng 03, năm 2021 của Văn phòng công ty XD KV1

Tổng số tiền thanh toán:

Số lượng Đơn vị tính

PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYÊN NỘI BỘ ( Chứng từ giấy của hóa đơn điện tử) Ngày 13 Tháng 03 Năm 2021

TẬP ĐOÀN XĂNG DẦU VIỆT NAM

CÔNG TY XĂNG DẦU KHU VỰC I

CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN Đ/C: Số 28 Đức Giang, phường Đức Giang,

Dầu hỏa 2-K khối khối khối

Quận Long Biên, TP.Hà Nội, Việt Nam

Tổng kho XD Đức Giang, địa chỉ tại số 51, Phố Đức Giang, Quận Long Biên, Hà Nội, đã giao hàng với số lượng 92.877.260 và 49.268.720 Đơn vị nhận hàng là Xí nghiệp bán lẻ xăng dầu, địa chỉ số 01, Phố Thành Công, Quận Ba Đình, Hà Nội, với số lượng 34.547.400.

Tên vật tư hàng hóa Xăng RON95-III Xăng E5 RON92-II

Kho xuất: Tổng kho XD Đức Giang

Doanh nghiệp chúng tôi cam kết lô hàng đạt chất lượng, phù hợp TCCS đã công bố Đơn vị nhập hàng Đơn vị xuất hàng

Kho nhập: CHXD số 19 Đơn vị cung cấp vận tải: Cty CPTM&VT Petrolimex HN Người vận tải: Đào Tiến Dưỡng

Mã tra cứu: 22QY29M7 Website tra cứu: https://hoadon.petrolimex.com.vn Điểm giao hàng: CHXD số 19

II THÔNG TIN BỔ SUNG

Biểu số 2.4: Hóa đơn GTGT

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Vào ngày 13 tháng 03 năm 2021, Xí nghiệp Bán lẻ Xăng dầu - Công ty Xăng dầu Khu vực I - Công ty TNHH Một thành viên đã ghi nhận lưu số 1004353 với ký hiệu 1K22THN.

Mã số thuế: 0100107564-001 Địa chỉ: số 1, Phố Thành Công, Phường Thành Công, Quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Họ tên người mua hàng

Tên đơn vị: Công ty cổ phần Sản Xuất – Thương Mại Kỹ Thuật Đức Phát HDP

Mã số thuế: 0104397800 Địa chỉ: Số nhà 1295/42 Đường Giải Phóng, P.Hoàng Liệt, Q.Hoàng Mai, TP.Hà Nội, Việt Nam

Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Số tài khoản……… STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (1 khối) Thành tiền

Cộng tiền hàng: 176.693.380 Thuế suất GTGT: 10 % , Tiền thuế GTGT: 17.669.338 Tổng cộng tiền thanh toán 194.362.718

Số tiền viết bằng chữ: Một trăm chín tư triệu ba trăm sáu mươi hai nghìn bảy trăm mười tám đồng

(Ký, ghi rõ họ, tên)

Người bán hàng (Ký, đóng dấu ghi rõ họ, tên)

(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn)

Biểu số 2.5: Biên bản giao nhận hàng hóa

CÔNG TY XĂNG DẦU KHU VỰC I CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TỔNG KHO XĂNG DẦU ĐỨC GIANG Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 13 tháng 03 năm 2021

1, Phương tiện v/c: 29C16328 Người vận chuyển: ĐÀO TIẾN DƯƠNG

3, Kho xuất: Kho xăng dầu XNBLXD Bế cấp: DG20 Giờ ra cổng: 15:19

4, Tiêu chuẩn công bố áp dụng: TCCS 01 :2015/PLX (Xăng); TCCS 03 :2015/PLX(Do); TCCS 04 :2019/PLX(Fo);

5, Tra cứu hóa đơn điện tử:

Công ty cổ phần Sản Xuất – Thương Mại Kỹ Thuật Đức Phát HDP có địa chỉ tại số 1295/42, đường Giải Phóng, phường Hoàng Liệt, quận Hoàng Mai, thành phố Hà Nội, Việt Nam.

Mã Sap: 2040511191 Mã tra cứu hóa đơn điện tử: 22QY29M7

7, Cam kết chất lượng: Đại diện bên vận chuyển/ bên nhận Đại diện bên giao xăng dầu

Xí Nghiệp Bán Lẻ Xăng Dầu cam kết cung cấp hàng hóa đạt tiêu chuẩn công bố và yêu cầu kỹ thuật theo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia Đồng thời, đơn vị cũng chịu trách nhiệm pháp lý về chất lượng hàng hóa được giao theo biên bản này.

Hai bên đã thống nhất các nội dung và ký xác nhận Biên bản được lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản, đều có giá trị pháp lý như nhau.

Tên vật tư hàng hóa

BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA (Thông tin hàng hóa, tra cứu hóa đơn, cam kết chất lượng)

Số lượng 3,5 2 khối khối Đơn vị tính Xăng RON95-III

Biểu số 2.6: Giấy báo có

Xí Nghiệp Bán Lẻ Xăng Dầu sử dụng hình thức ghi sổ nhật ký chung kết hợp với phần mềm kế toán SAP để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày Nguyên tắc hạch toán chi tiết doanh thu được áp dụng nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc quản lý tài chính của doanh nghiệp.

Sơ đồ 2.2 Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết doanh thu

Số GD: 06307 Ngân hàng BIDV

Hôm nay chúng tôi xin báo đã ghi Có tài khoản của quý khách với nội dung như sau:

Số tài khoản ghi có: 00100000681666

Công ty Đức Phát HDP đã thực hiện thanh toán số tiền một trăm chín mươi tư triệu ba trăm sáu mươi hai nghìn bảy trăm mười tám đồng theo hợp đồng số 1004353.

GIAO DỊCH VIÊN KIỂM SOÁT

Kính gửi: Xí Nghiệp Bán Lẻ Xăng Dầu - Công ty Xăng Dầu Khu Vực I -

Công ty TNHH Một Thành Viên

Hàng ngày, khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán sử dụng các chứng từ kế toán cần thiết để nhập liệu vào phần mềm máy tính Phần mềm tự động xử lý và cập nhật số liệu vào sổ chi tiết doanh thu bán hàng, theo dõi các sản phẩm mà Xí nghiệp cung cấp cho khách hàng Cuối tháng, dựa vào sổ chi tiết doanh thu bán hàng của từng mặt hàng và ngành hàng, kế toán tổng hợp doanh thu từ các hàng hóa đã tiêu thụ trong tháng, đảm bảo số liệu được cập nhật đầy đủ và chính xác.

Biểu số 2.7 Trích sổ chi tiết tài khoản 5111 – sản phẩm Xăng RON95-III

Số 1, Phố Thành Công, Phường Thành Công, Quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội

Kết chuyển doanh thu TK 5111 sang TK 911 911 230.780.000

SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN

Xí Nghiệp Bán Lẻ Xăng Dầu Mẫu số S38-DN

(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính)

Từ ngày 1/3/2021 đến ngày 31/3/2021 Tài khoản 5111: Doanh thu bán hàng hóa Sản phẩm: Xăng RON95-III

Chứng từ Số phát sinh

Bán hàng cho Công ty Đức Phát HDP theo HĐ 1004353

Ngày, tháng ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số HĐ

Biểu số 2.8 Trích sổ chi tiết tài khoản 5111 – sản phẩm Xăng E5 RON92-II

31/03/2021 31/03/2021 Kết chuyển doanh thu TK

13/03/2021 13/03/2021 Bán hàng cho Công ty Đức

Tài khoản 5111: Doanh thu bán hàng hóa Sản phẩm: Xăng E5 RON92-II

Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ

Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh

Biểu số 2.9 Trích sổ chi tiết tài khoản 5111 – sản phẩm Dầu hỏa 2-K

31/03/2021 31/03/2021 Kết chuyển doanh thu TK

13/03/2021 13/03/2021 Bán hàng cho Công ty Đức

Tài khoản 5111: Doanh thu bán hàng hóa

Từ sổ chi tiết doanh thu bán hàng, bảng tổng hợp doanh thu bán hàng được tập hợp như sau:

Bảng 2-1: Bảng tổng hợp doanh thu bán hàng tháng 3/2021

Tên sản phẩm Đvt Số lượng bán

Bảng tổng hợp doanh thu bán hàng được lập cho tất cả các mặt hàng trong kỳ theo dõi, dựa trên sổ chi tiết doanh thu của từng loại mặt hàng Sổ này cung cấp thông tin về số lượng hàng bán, từ đó tính toán doanh thu Việc so sánh doanh thu giữa các loại mặt hàng sẽ hỗ trợ giám đốc trong việc quyết định đầu tư và phát triển sản phẩm hiệu quả hơn Cuối tháng, bảng tổng hợp này sẽ được sử dụng để đối chiếu với số liệu của tài khoản 511.

2.1.3 Kế toán tổng hợp doanh thu

 Về tài khoản sử dụng Để hạch toán các nghiệp vụ doanh thu bán hàng, kế toán sử dụng các tài khoản sau:

TK 5111: Doanh thu bán hàng

Các TK khác có liên quan:

33311: Thuế GTGT phải nộp Nhà Nước

 Về quy trình ghi sổ

Nguyên tắc hạch toán và ghi sổ tổng hợp doanh thu bán hàng tại Xí Nghiệp Bán Lẻ Xăng Dầu được mô tả qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.3:Quy trình ghi sổ tổng hợp doanh thu bán hàng

Kế toán giá vốn hàng bán

2.2.1 Chứng từ và thủ tục kế toán

Xí nghiệp Bán Lẻ Xăng Dầu áp dụng theo Thông tư 200 của Bộ Tài Chính, sử dụng các chứng từ sau để ghi nhận giá vốn hàng bán

Phiếu nhập kho là tài liệu quan trọng dùng để theo dõi số lượng và giá trị hàng hóa nhập kho, do bộ phận kho thực hiện Phiếu này được lập thành ba liên: liên 1 sẽ được lưu tại kế toán kho, liên 2 giao cho thủ kho, và liên 3 được giữ bởi người nhận hàng.

Phiếu xuất kho là công cụ quan trọng để theo dõi số lượng hàng hóa xuất bán cho các nhà phân phối và khách lẻ Xí nghiệp áp dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính giá xuất kho Kế toán vật tư lập phiếu xuất kho thành ba liên: liên 1 lưu tại bộ phận lập phiếu, liên 2 giao cho thủ kho, và liên 3 dành cho khách hàng Cuối kỳ, kế toán vật tư sử dụng phần mềm để in phiếu xuất kho và đóng thành quyển để lưu trữ.

 Bảng kê nhập – xuất – tồn

Xí nghiệp thực hiện hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và áp dụng phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ để tính giá trị giá vốn hàng bán Kế toán tổng hợp sẽ là người chịu trách nhiệm lập bảng kê này.

- Về quy trình xuất kho hàng hóa:

Sơ đồ 2-4: Quy trình xuất kho hàng bán

Khi phòng kinh doanh gửi đề nghị xuất hàng, kế toán kho sẽ kiểm tra tình trạng tồn kho để đảm bảo đủ số lượng hàng cần xuất Sau khi xác nhận, kế toán kho sẽ thông báo cho kho thực hiện xuất hàng.

Kế toán vật tư sẽ lập phiếu xuất kho dựa trên chứng từ giao nhận Sau khi có phiếu xuất kho, kế toán tổng hợp sẽ ghi sổ và lập các báo cáo về tình hình tồn kho.

Phương pháp tính giá vốn hàng bán

Xí nghiệp sử dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá vốn hàng bán Công thức cụ thể như sau:

Trị giá hàng bán xuất kho được tính bằng cách nhân số lượng hàng bán với đơn giá bình quân gia quyền Để minh họa cách tính giá vốn, chúng ta sẽ xem xét ví dụ về sản phẩm Xăng RON95-III trong tháng 3/2021.

Tồn đầu kỳ: 20 khối đơn giá 15.930.000 đồng

Tình hình nhập xuất phát sinh trong tháng như sau:

- Ngày 5/3/21, Xí nghiệp nhập kho 10 khối Xăng RON95-III, đơn giá nhập 16.905.000 đồng

- Ngày 13/3/21, Xí nghiệp xuất kho bán hàng 3,5 khối Xăng RON95- III cho Công ty Đức Phát HDP theo hóa đơn số 1004353

Vậy đơn giá bình quân sản phẩm Xăng RON95-III được tính như sau:

Vậy giá vốn của lô hàng xuất ngày 13/3/21 cho Công ty Đức Phát HDP là: 16.255.000 * 3,5 = 56.892.500

Dưới đây là phiếu xuất kho bán hàng cho đơn đặt hàng ngày 13/3/21 (hóa đơn 1004353)

Biểu số 2.12 Phiếu xuất kho HĐ 1004353

(Nguồn: Phòng kế toán Xí Nghiệp Bán Lẻ Xăng Dầu) 2.2.2 Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán

Dưới đây là quy trình ghi sổ chi tiết giá vốn hàng bán của Xí Nghiệp Bán Lẻ Xăng Dầu:

Sơ đồ 2-5: Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết giá vốn hàng bán

Công ty cổ phần Sản Xuất - Thương Mại Kỹ Thuật Đức Phát HDP, với mã số đơn vị 1561, 5111, 33311, có địa chỉ tại số nhà 1295/42, đường Giải Phóng, phường Hoàng Liệt, quận Hoàng Mai, thành phố Hà Nội.

Lý do xuất kho: xuất bán hàng

Tổng số tiền viết bằng chữ: Bảy mươi bảy triệu tám trăm chín hai nghìn năm trăm đồng

Số chứng từ gốc kèm theo:

XÍ NGHIỆP BÁN LẺ XĂNG DẦU

Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Trường phòng kinh doanh

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Số lượng Yêu cầu Thực tế Đơn giá

Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm,hàng hóaXăng RON95-III

Biểu số 2.13 Trích sổ chi tiết 632 – sản phẩm Xăng RON95-III

(Nguồn: Phòng kế toán Xí Nghiệp Bán Lẻ Xăng Dầu

13/03/2021 13/03/2021 Bán hàng cho Công ty Đức Phát HDP theo HĐ 1561

Tài khoản 632: Giá vốn hàng bán Sản phẩm: Xăng RON95-III

Biểu số 2.14 Trích sổ chi tiết 632 – sản phẩm Xăng E5 RON92-II

Tài khoản 632: Giá vốn hàng bán Sản phẩm: Xăng E5 RON92-II

Biểu số 2.15 Trích sổ chi tiết 632 – sản phẩm Dầu hỏa 2-K

Tài khoản 632: Giá vốn hàng bán Sản phẩm: Dầu hỏa 2-K

Từ sổ chi tiết, bảng tổng hợp giá vốn hàng bán được tập hợp như sau:

Bảng 2-2: Bảng tổng hợp giá vốn hàng bán tháng 3/2021

Mã sản phẩm Tên sản phẩm Giá vốn

(Nguồn: Phòng kế toán Xí Nghiệp Bán Lẻ Xăng Dầu) 2.2.3 Kế toán tổng hợp giá vốn hàng bán

TK 632 “Giá vốn hàng bán”: Tài khoản này dùng để phản ánh giá vốn của hàng hóa đã bán, được xác định là tiêu thụ trong kỳ

- Bên nợ: giá vốn hàng hóa tiêu thụ trong kỳ

- Bên có: Kết chuyển giá vốn hàng hóa, dịch vụ đã cung cấp trong kỳ sang

TK 911 – xác định kết quả kinh doanh

- TK 632 không có số dư cuối kỳ

Quy trình ghi sổ kế toán tổng hợp giá vốn hàng bán của Xí Nghiệp như sau:

Sơ đồ 2-6: Trình tự ghi sổ tổng hợp giá vốn hàng bán

Mỗi ngày, khi nhận đơn hàng, kế toán sử dụng các chứng từ gốc như phiếu nhập kho và phiếu xuất kho từ bộ phận kho để nhập liệu vào phần mềm bán hàng phải thu Sau đó, phần mềm tự động cập nhật thông tin vào sổ nhật ký chung của tài khoản 632 Cuối kỳ, kế toán xác định giá vốn hàng bán đã xuất và nhập số liệu vào phần mềm kế toán, từ đó thông tin sẽ tự động cập nhật vào sổ cái TK 632.

Dưới đây là trích sổ nhật ký chung và sổ cái TK 632:

Biểu số 2.16 Trích sổ Nhật ký chung

Bán hàng cho Công ty Đức Phát HDP theo HĐ 1004353

Bán hàng cho Doanh nghiệp Việt Long theo HĐ 1004387 …

Kết chuyển giá vốn hàng bán

Bán hàng cho Công ty Vạn Xuân theo HĐ 1004325

Diễn giải Đã ghi sổ STT dòng Số hiệu TK đối ứng

Xí Nghiệp Bán Lẻ Xăng Dầu Mẫu số S03a-DN

Biểu số 2.17 Trích Sổ cái TK 632

SH NT Trang số STT dòng Nợ Có

31/03/2021 Kết chuyển giá vốn hàng bán

25/03/2021 Bán hàng cho Doanh nghiệp Việt

13/03/2021 Bán hàng cho Công ty Đức Phát

11/03/2021 Bán hàng cho Công ty Vạn Xuân theo HĐ 1004325 1561

Tên tài khoản: Giá vốn hàng bán

Số hiệu: 632 Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ

Diễn giải Nhật ký chung

Số hiệu TK đối ứng

Xí Nghiệp Bán Lẻ Xăng Dầu Mẫu số S03b-DN

Kế toán chi phí bán hàng

2.3.1 Chứng từ và thủ tục kế toán

Chi phí bán hàng được hạch toán trên TK 641

Tại Xí Nghiệp Bán Lẻ Xăng Dầu, chi phí bán hàng chủ yếu bao hồm:

Chi phí nhân viên bán hàng bao gồm lương, phụ cấp cho nhân viên bán hàng, bảo quản và vận chuyển hàng hóa, cùng với các khoản trích theo quy định như BHYT, BHXH, TCTN và KPCĐ Mức chi phí này sẽ thay đổi tùy theo điều kiện cụ thể của từng Xí Nghiệp.

Chi phí dịch vụ mua ngoài là các khoản chi phục vụ cho hoạt động bán hàng, bao gồm chi phí thuê sửa chữa tài sản cố định, tiền thuê kho bãi, chi phí vận chuyển hàng hóa, bảo quản hóa nghiệm và kiểm định chất lượng sản phẩm.

Chi phí bằng tiền khác liên quan đến hoạt động bán hàng bao gồm các khoản chi cho tiếp khách, quảng bá sản phẩm và tổ chức hội nghị khách hàng Những chi phí này đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả kinh doanh và tạo dựng mối quan hệ với khách hàng.

Tất cả các chi phí bán hàng được kế toán theo dõi chi tiết và ghi sổ cập nhật để xử lý kịp thời các vướng mắc Đối với chi phí bán hàng liên quan đến lương nhân viên, việc tập hợp và ghi chép sẽ được thực hiện vào cuối tháng.

Các hóa đơn và chứng từ kế toán cần sử dụng bao gồm bảng phân bố lương, hóa đơn mua sắm dụng cụ phục vụ quảng cáo sản phẩm, và phiếu xuất kho Những tài liệu này sẽ được ghi chép vào sổ chi tiết chi phí bán hàng.

Chi phí bán hàng là các khoản chi thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm và cung cấp dịch vụ Xí nghiệp có mạng lưới kinh doanh rộng và uy tín trong lĩnh vực thương mại xăng dầu, với doanh thu chủ yếu từ hoạt động bán hàng Do đó, chi phí bán hàng phát sinh hàng tháng khá lớn và đa dạng, yêu cầu công tác quản lý phải được tổ chức chặt chẽ ngay từ khâu chứng từ ban đầu Quản lý hiệu quả chi phí bán hàng là một trong những phương pháp quan trọng giúp tăng doanh thu cho Xí nghiệp.

Quy trình luân chuyển chứng từ ghi nhận chi phí bán hàng bắt đầu từ các nghiệp vụ phát sinh như chi phí quảng cáo và sửa chữa tài sản phục vụ hoạt động bán hàng Các bộ phận cần thiết sẽ lập giấy đề nghị tạm ứng, được Giám đốc và Kế toán trưởng ký duyệt, sau đó chuyển cho thủ quỹ Thủ quỹ dựa vào phiếu chi có sẵn để chi tiền, và kế toán bán hàng sẽ ghi sổ vào chi phí bán hàng của công ty Phiếu chi sau đó được Giám đốc và Kế toán trưởng duyệt chi lần cuối Đối với hóa đơn GTGT của dịch vụ mua ngoài, phí bảo hiểm, và chi phí vận chuyển từ bên thứ ba, kế toán bán hàng sẽ nhập dữ liệu vào máy tính và cập nhật vào sổ chi tiết TK 641 Cuối kỳ, dữ liệu sẽ tự động đối chiếu với sổ cái và lập báo cáo kết quả kinh doanh.

Khi hạch toán chi phí lương cho nhân viên bán hàng, kế toán dựa vào bảng lương và các phụ cấp, bảo hiểm y tế (BHYT) để thực hiện Công ty chú trọng đến chính sách lương, thưởng và phụ cấp cho nhân viên kinh doanh, đảm bảo tuân thủ quy định của luật lao động về bảo hiểm xã hội (BHXH), BHYT và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) để bảo vệ quyền lợi cho từng nhân viên Lương được chi trả vào cuối tháng thông qua chuyển khoản vào tài khoản cá nhân mà công ty đã mở cho mỗi nhân viên.

Vào ngày 13/03/2021, Xí Nghiệp đã thực hiện giao dịch bán hàng cho Công ty Đức Phát HDP theo hóa đơn số 1004353 Trong cùng ngày, Xí Nghiệp đã thuê bên thứ ba để vận chuyển hàng hóa đến kho của khách hàng Sau khi kiểm tra bộ chứng từ, kế toán tiến hành ghi sổ và lập phiếu chi thanh toán Dưới đây là các chứng từ minh họa cho quy trình này.

Biểu số 2.18 Hóa đơn giá trị gia tăng cước vận chuyển

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT3/002

(Liên 2: Giao người mua) Ký hiệu: AA/19P

Ngày 13 tháng 03 năm 2021 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ hàng hóa Hà Nội

Mã số thuế: 0100105729 Địa chỉ: 27/785 Trương Định, Phường Thịnh Liệt, Quận Hoàng Mai, Thành phố Hà Nội

Họ tên người mua hàng:

Tên đơn vị: Xí Nghiệp Bán Lẻ Xăng Dầu - Công ty Xăng Dầu Khu Vực I - Công ty TNHH Một Thành Viên

Mã số thuế: 0100107564-001 Địa chỉ: Số 1, Thành Công, Phường Thành Công, Quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội

Hình thức thanh toán: Tiền mặt

STT Đơn vị tính Số lượng

Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn giá Thành tiền

Thuế suất: Tiền thuế GTGT: 60.000

Cước vận chuyển hàng hóa 600.000 600.000

(Ký, ghi rõ họ tên)

Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên)

Tổng cộng tiền thanh toán: 660.000

Số tiền viết bằng chữ: Sáu trăm sáu mươi nghìn đồng chẵn

(Ký, ghi rõ họ tên)

XÍ NGHIỆP BÁN LẺ XĂNG DẦU

Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ hàng hóa Hà Nội, có địa chỉ tại 27/785 Trương Định, Phường Thịnh Liệt, Quận Hoàng Mai, Thành phố Hà Nội, là đơn vị nhận tiền.

Lý do chi: Thanh toán tiền chi phí vận chuyển hàng

Bằng chữ: … Sáu trăm sáu mươi nghìn đồng…

Kèm theo: 01 chứng từ gốc:… HĐ Số 0000205…

(Ban hành theo TT số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của BTC)

(Ký họ tên, đóng dấu) (Ký họ tên) (Ký họ tên) (Ký họ tên) (Ký họ tên)

Giám đốc KTT Thủ quỹ Người lập phiếu Người nộp tiền

Biểu số 2.20: Bảng tính và thanh toán lương bộ phận bán hàng tháng 3 năm 2021

Trích nộp BH bắt buộc do Nhân viên trả (10.5%)

Trích nộp BH bắt buộc do

STT Nhân viên Chức vụ

2.3.2 Kế toán chi tiết chi phí bán hàng

Quy trình ghi sổ chi tiết bán hàng của Xí nghiệp như sau:

Sơ đồ 2-7: Trình tự ghi sổ chi tiết bán hàng

Dựa trên các chứng từ như bảng thanh toán lương và hóa đơn chi phí vận chuyển, kế toán sẽ nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán của Xí Nghiệp Dữ liệu sẽ tự động được cập nhật vào sổ chi tiết tài khoản chi phí bán hàng Cuối kỳ, số liệu từ sổ chi tiết sẽ được chuyển sang sổ tài khoản.

911 để xác định kết quả kinh doanh Sau đây là mẫu sổ chi tiết dùng cho tài khoản chi phí bán hàng tại Xí Nghiệp Bán Lẻ Xăng Dầu:

Biểu số 2.21: Trích sổ chi tiết 6411

SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN Tài khoản 6411: Chi phí nhân viên bán hàng

31/03/2021 31/03/2021 Tính lương nhân viên bán hàng tháng 3/2021 334

Biểu số 2.22: Trích sổ chi tiết 6417

SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN Tài khoản 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài

13/03/2021 13/03/2021 Cước vận chuyển hàng hóa cho

Công ty Đức Phát HDP 1111

31/03/2021 31/03/2021 Kết chuyển TK 6417 sang TK

Từ sổ chi tiết chi phí bán hàng theo từng khoản mục, bảng tổng hợp chi phí bán hàng được tập hợp như sau:

Bảng 2-3: Bảng tổng hợp chi phí bán hàng tháng 3/2021

Tài khoản Loại chi phí Số tiền Ghi chú

6417 Chi phí dịch vụ mua ngoài 10.678.000

(Nguồn: Phòng kế toán Xí Nghiệp Bán Lẻ Xăng Dầu) 2.3.3 Kế toán tổng hợp chi phí bán hàng

* Về tài khoản sử dụng:

- TK 641: Chi phí bán hàng phản ánh chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ của Xí nghiệp và tình hình kết chuyển chi phí bán hàng sang TK

911 Xác định kết quả kinh doanh

* Về quy trình ghi sổ tổng hợp:

Sơ đồ 2-8: Trình tự ghi sổ tổng hợp chi phí bán hàng

Chi phí bán hàng, giống như doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ, sẽ được tự động cập nhật trên Sổ Nhật ký chung và Sổ cái tài khoản 641 sau khi được hạch toán Dưới đây là ví dụ về Sổ Nhật ký chung và Sổ cái tài khoản 641 của Xí nghiệp.

Biểu số 2.23 Trích sổ nhật ký chung

Xí Nghiệp Bán Lẻ Xăng Dầu Mẫu số S03a-DN

Diễn giải Đã ghi sổ STT dòng Số hiệu TK đối ứng

Trả tiền cước vận chuyển hàng Công ty Đức Thuận HDP

31/03/2021 Chi phí lương cho nhân viên

Kết chuyển chi phí nhân viên bán hàng

31/03/2021 Kết chuyển chi phí dịch vụ mua ngoài

Biểu số 2.24 Trích sổ cái TK 641

SH NT Trang số STT dòng Nợ Có

Xí Nghiệp Bán Lẻ Xăng Dầu Mẫu số S03b-DN

Tên tài khoản: Chí phí bán hàng

Số hiệu: 641 Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ

Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TK đối ứng

11/03/2021 Chi phí cước vận chuyển hàng Công ty Đức Phát HDP 1111

31/03/2021 Chi phí lương nhân viên bán hàng 334

31/03/2021 Chi phí các khoản trích theo lương 338

31/03/2021 Kết chuyển TK 6411 sang TK 911 911

31/03/2021 Kết chuyển TK 6417 sang TK 911 911

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI XÍ NGHIỆP BÁN

Đánh giá thực trạng kế toán bán hàng tại Xí nghiệp

Trong thời gian thực tập tại Xí Nghiệp Bán Lẻ Xăng Dầu, tôi đã có cơ hội tiếp xúc thực tế với công việc kế toán và áp dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn Qua trải nghiệm này, tôi đã hiểu rõ hơn về công việc kế toán, đặc biệt là kế toán bán hàng Dưới đây, tôi xin chia sẻ một số ý kiến khách quan của bản thân về công việc kế toán bán hàng tại Xí Nghiệp.

Xí nghiệp đã thiết lập một quy trình chuẩn cho các nghiệp vụ bán hàng và văn bản hóa quy trình này để phổ biến đến các phòng ban liên quan Nhờ đó, các phòng ban thực hiện theo đúng quy trình và phối hợp nhịp nhàng, linh hoạt Khi xảy ra sai sót, Xí nghiệp dễ dàng xác định được bộ phận nào gây ra lỗi để đưa ra phương án giải quyết hiệu quả.

Xí Nghiệp đã trang bị cho mỗi kế toán viên một máy tính kết nối mạng nội bộ, giúp họ thực hiện công việc hiệu quả và liên kết với các phòng ban khác như phòng kinh doanh và bộ phận kho hàng Hệ thống phần mềm kế toán SAP được sử dụng, giúp ghi sổ kế toán nhanh chóng và chính xác hơn, giảm nhẹ khối lượng công việc cho kế toán bán hàng Việc xây dựng bảng mã hàng hóa theo tên gọi và quy cách cũng đã nâng cao hiệu quả trong quản lý và kế toán bán hàng tại Xí Nghiệp.

Hệ thống chứng từ bán hàng tại Xí Nghiệp được thiết kế đầy đủ và tuân thủ chế độ kế toán hiện hành, phù hợp với đặc điểm kinh doanh Các chứng từ sử dụng mẫu hướng dẫn của Bộ Tài chính, có đầy đủ chữ ký liên quan, đảm bảo tính hợp lý và hợp lệ Chỉ tiêu trên chứng từ được ghi đầy đủ và chính xác, với tổ chức khoa học, rõ ràng, đáp ứng kịp thời công tác ghi nhận và phản ánh nghiệp vụ bán hàng khi phát sinh.

Quy trình luân chuyển tại Xí Nghiệp được tổ chức một cách hợp lý và nhanh chóng, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phối hợp giữa các phòng ban Nhờ đó, quá trình bán hàng được kiểm tra và quản lý chặt chẽ thông qua chứng từ và phê duyệt Các nghiệp vụ bán hàng được hạch toán kịp thời và chính xác, bao gồm hoạt động nhập – xuất hàng, ghi nhận doanh thu, công nợ và thanh toán Xí Nghiệp đã quy chuẩn hóa quy trình bán hàng theo văn bản để phân định nhiệm vụ cho từng phòng ban.

Hệ thống tài khoản công ty cho hạch toán bán hàng ghi nhận doanh thu và chi phí đầy đủ, phản ánh chính xác các nghiệp vụ và phù hợp với điều kiện kinh doanh của Xí nghiệp Các tài khoản chi phí được chi tiết cho từng khoản mục, phù hợp với đặc điểm chi phí của Xí nghiệp Điều này cho phép mở sổ chi tiết theo dõi các loại chi phí bán hàng, đồng thời kế toán lập bảng tổng hợp chi phí làm căn cứ cho việc kiểm soát chi phí hiệu quả.

Xí Nghiệp hiện đang áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để theo dõi chi tiết tình hình biến động hàng hóa hàng tháng, giúp ghi nhận kịp thời các nghiệp vụ và theo dõi sự thay đổi của hàng hóa Đơn giá xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền, phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp có nhiều giao dịch mua bán và nhập xuất hàng trong tháng Việc tính giá xuất kho chỉ được thực hiện vào cuối tháng, giúp kế toán viên tiết kiệm thời gian.

Mặc dù bộ máy vận hành chu trình bán hàng tại Xí Nghiệp đã đạt được nhiều kết quả tích cực và sở hữu nhiều ưu điểm nổi bật, nhưng theo quan điểm cá nhân, vẫn tồn tại một số hạn chế cần được khắc phục.

Xí Nghiệp không áp dụng tài khoản 642 cho chi phí quản lý doanh nghiệp, mà thay vào đó hạch toán vào hai tài khoản 627 và 641 Điều này dẫn đến việc tài khoản 641 có nhiều tài khoản con, gây khó khăn trong việc kiểm soát chi phí quản lý doanh nghiệp.

Xí nghiệp thương mại đối mặt với thách thức trong việc thu hồi nợ do không phải khách hàng nào cũng thanh toán ngay sau khi mua hàng Điều này có thể dẫn đến các khoản nợ khó đòi, tuy nhiên, hiện tại Xí nghiệp vẫn chưa thực hiện việc trích lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi.

Công tác kế toán quản trị tại Xí nghiệp hiện chưa được chú trọng đúng mức, khi kế toán viên chủ yếu tập trung vào việc tính toán các chỉ tiêu và đánh giá tổng quát tình hình tài chính năm hiện tại Việc thiếu phân tích sâu về các báo cáo kế toán qua các năm khiến cho việc nhận diện rõ ràng sự biến động của doanh thu và chi phí chưa được thực hiện đầy đủ.

Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại Xí Nghiệp Bán Lẻ Xăng Dầu

Để nâng cao hiệu quả quản lý bán hàng, xí nghiệp cần áp dụng biện pháp giám sát chặt chẽ, yêu cầu nhân viên kinh doanh báo cáo thu – chi và số lượng hàng hóa bán ra hàng tuần Điều này giúp Ban giám đốc nắm bắt tình hình cụ thể của từng loại mặt hàng, từ đó đưa ra quyết định chiến lược nhằm tăng doanh thu Ngoài ra, xí nghiệp cũng nên xây dựng hướng dẫn cụ thể để xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình kinh doanh.

Xí nghiệp nên cân nhắc sử dụng tài khoản 642 để hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp một cách hiệu quả Đồng thời, việc áp dụng tài khoản 2293 để dự phòng phải thu khó đòi và tài khoản 2294 để dự phòng giảm giá hàng tồn kho sẽ giúp Xí nghiệp phù hợp hơn với tình hình kinh doanh hiện tại.

Để cải thiện quản lý hàng hóa, Xí nghiệp nên sử dụng thêm các chứng từ liên quan đến khoản giảm trừ doanh thu, như phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại, khi phát sinh nghiệp vụ giảm giá hàng bán hoặc khách hàng trả lại hàng Đồng thời, phòng kế toán cần tăng cường phối hợp với các phòng ban khác để nhanh chóng giao nhận chứng từ, bao gồm việc nhận các hợp đồng đã ký kết giữa phòng kinh doanh và khách hàng theo quy định.

Xí nghiệp cần chú trọng đến báo cáo kế toán liên quan đến doanh thu bán hàng và giá vốn hàng bán, vì đây là yếu tố quan trọng trong kế hoạch và chiến lược phát triển Việc cải thiện công tác quản trị sẽ hỗ trợ ra quyết định kinh doanh phù hợp với mục tiêu của Xí nghiệp Để thực hiện các giải pháp này, cần đảm bảo các điều kiện cần thiết.

- Theo dõi những thay đổi về chế độ kế toán hiện hành, các văn bản pháp lý để đưa ra những sửa đổi phù hợp với quy định

- Xí nghiệp phải tiếp tục chú trọng công tác đào tạo đội ngũ nhân viên và tuyển dụng nhân sự

- Nên xem xét một số giải pháp trên về tính khả thi và khả năng hiệu quả

Xí nghiệp cần nâng cao đầu tư vào hệ thống cơ sở kỹ thuật để hỗ trợ công tác kế toán, bao gồm việc cải thiện phần mềm kế toán, tối ưu hóa quy trình bán hàng giữa các phòng ban, và bảo trì thường xuyên các thiết bị như máy in, máy photo nhằm đảm bảo tiến độ công việc.

Nhà nước đã ban hành Chế độ kế toán rõ ràng, nhưng cần áp dụng các văn bản pháp lý để hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện Các quy định và văn bản công bố phải thống nhất, kịp thời, đơn giản và dễ hiểu, đặc biệt phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp thương mại.

Xí nghiệp và các doanh nghiệp mong muốn nhận được sự hỗ trợ từ Nhà nước để yên tâm hoạt động kinh doanh, thực hiện nghĩa vụ và công bố thông tin tài chính một cách minh bạch.

- Nhà nước cần tạo sự công bằng giữa các doanh nghiệp trong việc ban hành các chính sách.

Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt hiện nay, các doanh nghiệp nhà nước cần nỗ lực tối đa để tồn tại và phát triển Để đạt được điều này, kế toán, đặc biệt là kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh, cần được củng cố và hoàn thiện hơn nữa, nhằm trở thành công cụ quản lý tài chính và kinh doanh hiệu quả cho doanh nghiệp.

Nhận thức được tầm quan trọng của công việc thực tập, em đã áp dụng kiến thức học được để nghiên cứu và tìm hiểu sâu hơn Qua đó, em đã đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kế toán bán hàng tại Xí nghiệp.

Thời gian thực tập tại Xí Nghiệp Bán Lẻ Xăng Dầu đã mang lại cho tôi những kiến thức thực tế quý giá và bổ ích cho sự nghiệp tương lai Điều này giúp tôi có cái nhìn rõ nét và chân thực hơn về công việc của một kế toán viên trong ngành này.

Mặc dù bản luận văn tốt nghiệp của em còn nhiều thiếu sót do hạn chế về chuyên môn và kinh nghiệm, em rất mong nhận được sự chỉ bảo và góp ý tận tình từ các thầy cô, cán bộ, anh chị và cô chú nhân viên trong phòng kế toán nơi em thực tập để hoàn thiện bài chuyên đề này.

Em xin chân thành cảm ơn!

Tiêu đề	Kế Toán Bán Hàng Tại Xí Nghiệp Bán Lẻ Xăng Dầu
Tác giả	Nguyễn Thị Thu Hiền
Người hướng dẫn	TS. Nguyễn Hà Linh
Trường học	Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân
Chuyên ngành	Kế toán
Thể loại	Chuyên đề thực tập
Năm xuất bản	2022
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	60
Dung lượng	1,58 MB