LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
KHÁI NIỆM, NHIỆM VỤ, NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
1.1.1 Khái niệm, vai trò của tổ chức công tác kế toán
Theo Giáo trình Kế toán tài chính (2018), tổ chức công tác kế toán được định nghĩa là việc sắp xếp nhân sự kế toán theo các phần hành cụ thể, áp dụng các phương pháp kế toán phù hợp để thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính Điều này cần phải phù hợp với đặc điểm riêng của Công ty nhằm đáp ứng yêu cầu thông tin cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh.
Như vậy, từ khái niệm này thấy rằng:
Tổ chức công tác kế toán là quá trình thiết lập mối quan hệ giữa các đối tượng và phương pháp kế toán, nhằm thực hiện hiệu quả công tác kế toán tại các đơn vị kế toán cơ sở.
Tổ chức công tác kế toán là quá trình thiết lập hệ thống chỉ tiêu thông tin, bao gồm việc ghi chép trên chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán nhằm phục vụ cho công tác quản lý hiệu quả.
Tổ chức công tác kế toán là quá trình sắp xếp và quản lý khối lượng công việc kế toán cùng với đội ngũ nhân sự kế toán, dựa trên việc áp dụng hệ thống kế toán phù hợp với điều kiện cụ thể của từng đơn vị.
Tổ chức công tác kế toán trong công ty cổ phần đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế tài chính, từ đó đáp ứng nhu cầu quản lý của các bên liên quan, bao gồm cả các cơ quan chức năng của Nhà nước.
1.1.1.2 Sự cần thiết của tổ chức công tác kế toán
Việc tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý là rất quan trọng, giúp tiết kiệm chi phí và cung cấp thông tin nhanh chóng, đầy đủ và chất lượng cho các đối tượng liên quan Điều này cho phép công ty phản ánh kịp thời tình hình thực hiện kế hoạch tài chính, từ đó đánh giá được hoạt động sản xuất kinh doanh, nhận diện các điểm mạnh, điểm yếu và tiềm năng của mình Nhờ vào số liệu kế toán, công ty có thể khai thác tiềm năng và đề ra các biện pháp kinh doanh hiệu quả, đồng thời giúp các cơ quan chức năng và nhà đầu tư hiểu rõ bức tranh tài chính của công ty Qua đó, các cơ quan quản lý nhà nước có thể kiểm tra việc thực hiện các chính sách kinh tế tài chính, củng cố trách nhiệm trong điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạch định hướng đi phù hợp cho công ty.
Tổ chức công tác kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống kế toán, áp dụng các phương pháp kế toán một cách khoa học và hợp lý Việc này không chỉ đảm bảo cung cấp thông tin kinh tế kịp thời và chính xác cho lãnh đạo mà còn thể hiện đầy đủ các chức năng của kế toán Qua đó, hạch toán kế toán phát huy vai trò quan trọng trong quản lý kinh tế tài chính của mỗi công ty.
1.1.2 Căn cứ, yêu cầu của tổ chức công tác kế toán
* Những căn cứ để tổ chức kế toán trong doanh nghiệp
Kế toán là công cụ quan trọng để quản lý kinh tế, tài chính ở doanh nghiệp.
Tổ chức công tác kế toán một cách khoa học và hợp lý là yếu tố quan trọng để nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động kế toán trong doanh nghiệp, từ đó đảm bảo thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ và vai trò của kế toán.
Tổ chức khoa học và hợp lý công tác kế toán ở doanh nghiệp cần phải dựa vào các căn cứ sau:
Dựa trên các quy định pháp lý về kế toán tại từng quốc gia, bao gồm luật kế toán, hệ thống chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán hiện hành, cùng với các quy chế và thể lệ quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước.
+ Căn cứ vào đặc điểm, quy mô, tính chất hoạt động, lĩnh vực và mục đích hoạt động của doanh nghiệp để tổ chức kế toán cho phù hợp.
+ Căn cứ vào mức độ phân cấp quản lý kinh tế tài chính ở doanh nghiệp.
+ Căn cứ vào khả năng trình độ đội ngũ kế toán ở doanh nghiệp.
+ Căn cứ vào trình độ trang bị và khả năng sử dụng các phương tiện kỹ thuật và tính toán ở doanh nghiêp.
Tổ chức kế toán khoa học và hợp lý trong doanh nghiệp không chỉ nâng cao chất lượng công tác kế toán tài chính mà còn giúp tiết kiệm chi phí, từ đó cải thiện hiệu quả hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp.
Để kế toán phát huy hiệu quả vai trò của mình trong doanh nghiệp, tổ chức kế toán cần tuân thủ các quy định liên quan và đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ Các yêu cầu cơ bản mà tổ chức kế toán trong doanh nghiệp cần đáp ứng bao gồm việc thiết lập hệ thống kế toán hợp lý, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính, cũng như tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.
Để đảm bảo tuân thủ pháp luật, tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp cần phải thực hiện đúng các nguyên tắc, chính sách, chế độ và quy định hiện hành liên quan.
+ Yêu cầu về quản lý:
- Tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp.
Công tác kế toán trong doanh nghiệp cần được tổ chức một cách hợp lý, phù hợp với yêu cầu quản lý và trình độ của đội ngũ nhân viên Đồng thời, mức độ trang bị các phương tiện và thiết bị phục vụ cho công tác kế toán cũng phải được xem xét kỹ lưỡng để đảm bảo hiệu quả hoạt động.
Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp cần đảm bảo thực hiện đầy đủ các chức năng và nhiệm vụ của kế toán, nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho các đối tượng liên quan.
Yêu cầu quản lý của doanh nghiệp rất đa dạng và khác nhau, mặc dù mục tiêu cuối cùng của hoạt động kinh doanh là giống nhau Do đó, tổ chức kế toán cần nắm vững các yêu cầu quản lý để xây dựng hệ thống kế toán phù hợp Các yêu cầu này bao gồm nội dung, tính chất và thời điểm cung cấp thông tin kế toán; quản lý hoạt động kinh doanh nội bộ; cũng như quản lý vốn, tài sản và nguồn nhân lực.
1.1.3 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán
* Nguyên tắc tổ chức KTTC
Tổ chức kế toán trong doanh nghiệp cần đảm bảo các nguyên tắc sau:
CÁC NHÂN TỐ CƠ BẢN ẢNH HƯỞNG ĐẾN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANG NGHIỆP
KẾ TOÁN TRONG DOANG NGHIỆP
Các nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán bao gồm:
Yêu cầu thông tin kế toán mà công ty cung cấp hoặc sử dụng thường bị chi phối bởi các quy định pháp lý, bao gồm hệ thống luật, chuẩn mực kế toán và các văn bản pháp lý liên quan Môi trường pháp lý đóng vai trò quan trọng trong việc xác định các yêu cầu này.
Việc tổ chức chứng từ kế toán và hạch toán ban đầu là rất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hệ thống tài khoản kế toán của công ty Các doanh nghiệp cần lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp và xây dựng hệ thống sổ kế toán hiệu quả Để thực hiện công tác kế toán, các công ty phải nắm vững hệ thống văn bản pháp lý và áp dụng chúng một cách phù hợp với đặc điểm riêng của mình Điều này không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi chính đáng của các bên liên quan, mà còn đảm bảo thông tin kế toán minh bạch và đáng tin cậy cho cổ đông và nhà đầu tư trong công ty cổ phần.
Môi trường kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức công tác kế toán, ảnh hưởng đến đặc điểm hoạt động, quy mô và cấu trúc bộ máy kế toán của công ty Nó cũng quyết định khả năng phát triển và hội nhập của doanh nghiệp Sự tác động này không chỉ giúp thỏa mãn nhu cầu thông tin đa dạng của các đối tượng sử dụng mà còn mở rộng phạm vi hoạt động của kế toán ở cả khu vực và toàn cầu.
*Nhu cầu thông tin kế toán:
Trong công ty cổ phần, việc lập và phân tích báo cáo kế toán cần được thực hiện một cách kỹ lưỡng để xác định chính xác nhu cầu thông tin Điều này giúp áp dụng các phương pháp kế toán phù hợp, từ đó tạo ra thông tin cần thiết phục vụ quản lý của các nhà quản trị Ngoài việc đáp ứng nhu cầu thông tin kế toán nội bộ, tổ chức công tác kế toán còn cần phục vụ cho nhiều bên liên quan bên ngoài Vì vậy, việc lập và phân tích báo cáo kế toán phải đảm bảo cung cấp cả thông tin kế toán tài chính và kế toán quản trị.
Khả năng ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán chủ yếu là việc sử dụng phần mềm kế toán trên máy tính để tự động hóa các quy trình kế toán Phần mềm này hỗ trợ từ việc xử lý chứng từ, tổng hợp số liệu đến ghi sổ và lập báo cáo Việc áp dụng công nghệ thông tin không chỉ làm thay đổi công việc của kế toán mà còn nâng cao năng suất lao động, đồng thời đảm bảo thông tin kế toán đáp ứng yêu cầu quản lý Do đó, công nghệ thông tin có ảnh hưởng sâu sắc đến tổ chức và ứng dụng trong công tác kế toán.
*Nhận thức của người quản lý:
Nhận thức của nhà quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán Nếu các nhà quản lý nhận thức rõ tầm quan trọng của thông tin kế toán, họ sẽ chú trọng tổ chức công tác kế toán, bao gồm tuyển chọn, đào tạo và bồi dưỡng nhân lực kế toán, đồng thời đầu tư vào thiết bị và kiểm tra quy trình kế toán để nâng cao hiệu quả hoạt động.
*Năng lực của người làm kế toán:
Năng lực của người làm kế toán, đặc biệt là kế toán trưởng và trưởng phòng kế toán, bao gồm trình độ, kinh nghiệm và thái độ làm việc, đóng vai trò quan trọng trong tổ chức công tác kế toán Họ là những người có quyền quyết định về cách thức tổ chức công việc kế toán, do đó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng thông tin trong báo cáo tài chính (BCTC) và báo cáo quyết toán (BCQT).
NỘI DUNG CỦA TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP
Bộ máy kế toán của doanh nghiệp bao gồm đội ngũ kế toán viên và các công cụ, thiết bị cần thiết để ghi chép, tính toán và xử lý thông tin kế toán Việc tổ chức bộ máy kế toán một cách hợp lý và hiệu quả là rất quan trọng để đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, trung thực và đầy đủ về hoạt động kinh tế của doanh nghiệp Điều này không chỉ giúp các đối tượng sử dụng thông tin kế toán mà còn nâng cao trình độ nghiệp vụ và hiệu quả làm việc của nhân viên kế toán Nội dung tổ chức bộ máy kế toán bao gồm những công việc chính cần thực hiện.
1.3.1.1 Lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp
Doanh nghiệp là các pháp nhân kinh tế độc lập, có trách nhiệm tự quản lý công tác kế toán thông qua bộ máy kế toán riêng Mỗi nhân viên kế toán trong doanh nghiệp được phân công đảm nhận các phần hành kế toán cụ thể, đảm bảo sự hiệu quả trong công tác kế toán.
Việc thực hiện công tác kế toán cần tuân thủ nguyên tắc kết hợp giữa khối lượng công việc, tính phức tạp và trình độ của kế toán viên Kế toán bao gồm kế toán tài chính (KTTC) và kế toán quản trị (KTQT) Trong KTTC, cần tổ chức phân công các phần hành kế toán cụ thể để đảm bảo tính thống nhất giữa số liệu kế toán tổng hợp và chi tiết, nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho việc lập báo cáo tài chính (BCTC) Đối với KTQT, việc phân công cần tập trung vào thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin theo yêu cầu quản lý của nhà quản trị Quan trọng là phải đảm bảo mối quan hệ hợp lý giữa các phần hành kế toán trong bộ máy kế toán.
Bộ máy kế toán của doanh nghiệp chịu trách nhiệm phân công công việc cho cán bộ kế toán, đồng thời tổ chức và điều hành các hoạt động kế toán Ngoài ra, bộ máy này còn có nhiệm vụ hướng dẫn và kiểm tra công tác kế toán để phục vụ cho việc lập Báo cáo tài chính (BCTC) và Báo cáo quyết toán (BCQT).
Bộ máy kế toán của doanh nghiệp không chỉ thực hiện các công việc kế toán thông thường mà còn có trách nhiệm cung cấp thông tin kế toán nhằm công bố trên thị trường chứng khoán Việt Nam.
Tổ chức bộ máy kế toán quản trị (KTQT) là yếu tố then chốt trong mô hình tổ chức doanh nghiệp, giúp cung cấp thông tin đầy đủ và kịp thời về doanh thu, chi phí và kết quả hoạt động của từng bộ phận Để hỗ trợ nhà quản trị trong việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra điều hành và ra quyết định, bộ máy KTQT cần được thiết lập một cách hợp lý, dựa trên các yêu cầu cụ thể nhằm đảm bảo hiệu quả trong công tác quản lý.
Bộ phận kế toán quản trị (KTQT) trong doanh nghiệp cần được tổ chức một cách hợp lý, phù hợp với đặc điểm hoạt động, quy mô đầu tư và khu vực sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Việc này đảm bảo hiệu quả trong quản lý tài chính và hỗ trợ ra quyết định chiến lược cho doanh nghiệp.
Cần xác định rõ mức độ phân cấp trong quản lý kinh tế tài chính của doanh nghiệp, đồng thời phân định trách nhiệm và nội dung công việc của kế toán quản trị (KTQT) với các phần hành cụ thể.
KTTC cũng như các bộ phận chức năng khác trong doanh nghiệp.
Tổ chức kế toán quản trị trong doanh nghiệp cần phải căn cứ vào khối lượng nghiệp vụ tài chính phát sinh, năng lực quản lý của doanh nghiệp và trình độ của nhân viên kế toán, cùng với tình trạng trang thiết bị phục vụ công tác kế toán.
Bộ máy kế toán cần được tổ chức một cách gọn nhẹ và khoa học, nhằm tối ưu hóa quy trình thu thập và xử lý thông tin Điều này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả cung cấp thông tin cho lãnh đạo doanh nghiệp mà còn phù hợp với sự phát triển của công nghệ trong lĩnh vực kế toán.
Bộ máy kế toán có thể được tổ chức theo ba mô hình chính: mô hình tập trung, mô hình phân tán, và mô hình kết hợp giữa tập trung và phân tán.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung tại doanh nghiệp bao gồm các bộ phận kế toán thực hiện những phần hành cụ thể, với toàn bộ thông tin được ghi nhận vào sổ kế toán và báo cáo tài chính (BCTC) được lập tại phòng kế toán trung tâm Các đơn vị hạch toán phụ thuộc không tổ chức kế toán riêng mà chỉ có nhân viên thực hiện hạch toán ban đầu và chuyển chứng từ cùng báo cáo về phòng kế toán trung tâm Ưu điểm của mô hình này là sự tập trung và thống nhất trong công tác kế toán, giúp kiểm tra và cung cấp thông tin kịp thời Tuy nhiên, mô hình này không phù hợp với doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc địa bàn hoạt động rộng, vì có thể gây khó khăn trong công tác kiểm soát Do đó, mô hình này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ với trang thiết bị hiện đại.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán là phương thức mà các doanh nghiệp thiết lập một phòng kế toán trung tâm cùng với các phòng kế toán tại các đơn vị phụ thuộc Phòng kế toán trung tâm không chỉ thực hiện các nghiệp vụ kế toán phát sinh tại doanh nghiệp mà còn có trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra các báo cáo kế toán từ các đơn vị phụ thuộc.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán cho phép các đơn vị phụ thuộc có bộ phận kế toán riêng, thực hiện công tác kế toán theo sự phân cấp từ phòng kế toán trung tâm và định kỳ gửi báo cáo tổng hợp về trung tâm Mô hình này phù hợp với doanh nghiệp lớn có hoạt động phân tán, giúp gắn kết công tác kế toán với hoạt động sản xuất kinh doanh tại từng đơn vị Tuy nhiên, nhược điểm của mô hình là cần nhiều nhân sự kế toán, và việc thực hiện kế toán tại nhiều địa phương có thể hạn chế sự kiểm soát và chỉ đạo của ban lãnh đạo.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán kết hợp giữa hai mô hình kế toán, với đặc điểm là doanh nghiệp có các bộ phận phân cấp và không phân cấp Doanh nghiệp tổ chức một phòng kế toán trung tâm, trong đó các đơn vị phụ thuộc lớn có đủ trình độ quản lý sẽ tổ chức bộ máy kế toán riêng và lập báo cáo gửi về phòng kế toán trung tâm Ngược lại, các đơn vị nhỏ hơn không đủ trình độ sẽ chỉ có nhân viên kế toán thực hiện hạch toán ban đầu và chuyển chứng từ cho phòng kế toán trung tâm Mô hình này giúp kế toán gắn liền với hoạt động của đơn vị, tăng cường kiểm tra giám sát và quản lý hiệu quả Tuy nhiên, mô hình này có thể trở nên cồng kềnh, phù hợp với các doanh nghiệp lớn hoạt động trên địa bàn vừa tập trung vừa phân tán, với các đơn vị phụ thuộc được quản lý ở mức độ khác nhau.
1.3.1.2 Lưạ chọn mô hình tổ chức kế toán tài chính và kế toán quản trị
