CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
1.1.1 Khái niệm về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp
Kế toán là quá trình thu thập, xử lý, kiểm tra và phân tích thông tin kinh tế, tài chính trong doanh nghiệp Nó không chỉ giúp giám sát tình hình tài chính mà còn ngăn ngừa vi phạm luật kế toán, hỗ trợ người quản lý trong việc điều hành Bên cạnh đó, kế toán còn cung cấp thông tin số liệu theo quy định pháp luật, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
Việc thiết lập một tổ chức bộ máy kế toán mạnh mẽ và khoa học tại doanh nghiệp là rất quan trọng, giúp thu nhận và cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ về tình hình tài sản, doanh thu, chi phí và kết quả hoạt động kinh doanh Điều này không chỉ giảm thiểu khối lượng công việc kế toán trùng lặp mà còn tiết kiệm chi phí, từ đó hỗ trợ chủ doanh nghiệp đưa ra phương hướng điều hành và chiến lược kinh doanh phù hợp.
Theo giáo trình “Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp” của Trường ĐH Kinh tế TP Hồ Chí Minh, tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp bao gồm việc xác định các nhiệm vụ và nội dung mà kế toán cần thực hiện, cũng như hỗ trợ các bộ phận khác Mục tiêu là xây dựng một hệ thống kế toán hiệu quả, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của doanh nghiệp.
Tác giả đồng ý rằng tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là một hệ thống bao gồm các phương pháp và kỹ thuật phối hợp, nhằm sử dụng hiệu quả nguồn lực của bộ máy kế toán Hệ thống này có nhiệm vụ phản ánh, đo lường, giám sát và cung cấp thông tin tài chính một cách trung thực, chính xác và kịp thời thông qua việc ghi chép của kế toán.
9 toán trên chứng từ, sổ sách kế toán và báo cáo kế toán cho các đối tượng trong doanh nghiệp nhằm đáp ứng được các yêu cầu đặt ra.
1.1.2 Ý nghĩa của việc tổ chức công tác kế toán
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và giám sát các hoạt động kinh tế, tài chính, cung cấp thông tin đầy đủ, trung thực và kịp thời cho các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân Tổ chức công tác kế toán một cách khoa học và hợp lý sẽ nâng cao hiệu quả quản lý và điều hành của đơn vị kế toán.
Việc thu thập và hệ thống hóa thông tin kế toán một cách liên tục, đầy đủ và kịp thời là rất quan trọng Điều này cần dựa trên các chứng từ hợp pháp và hợp lệ để đảm bảo tính đáng tin cậy Mục tiêu là tăng cường ý nghĩa của công tác kiểm tra, giám sát, đồng thời phát huy vai trò và nhiệm vụ của kế toán trong quản lý hiệu quả.
- Quản lý chặt chẽ tài sản doanh nghiệp, ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về kế toán làm tổn hại đến tài sản của doanh nghiệp.
Giảm thiểu khối lượng công việc kế toán trùng lặp không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao hiệu quả trong việc kiểm kê và kiểm soát tài sản, nguồn vốn cũng như hoạt động kinh tế Điều này giúp đo lường và đánh giá hiệu quả kinh tế, đồng thời xác định lợi ích của Nhà nước và các chủ thể trong nền kinh tế thị trường.
1.1.3 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán
Đảm bảo thu thập và tổ chức thông tin về tất cả hoạt động kinh tế và tài chính trong doanh nghiệp là rất quan trọng Điều này giúp cung cấp thông tin kế toán đáng tin cậy, phục vụ cho công tác quản lý kinh tế và tài chính của Nhà nước cũng như quản trị hiệu quả trong doanh nghiệp.
- Phù hợp với quy mô và đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, đặc điểm tổ chức quản lý của doanh nghiệp.
- Phù hợp với trình độ, năng lực của đội ngũ kế toán viên của doanh nghiệp.
- Phù hợp với khả năng trang bị các phương tiện kỹ thuật phục vụ cho
10 công tác kế toán của doanh nghiệp.
- Phù hợp với chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán hiện hành.
NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
1.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán
1.2.1.1 Tổ chức hình thức tổ chức công tác kế toán
> Ý nghĩa và căn cứ chọn lựa hình thức tổ chức công tác kế toán.
• Tổ chức tốt công tác kế toán giúp cho công tác kế toán doanh nghiệp:
- Thu nhận, xử lý thông tin kế toán một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của công tác kế toán.
- Giảm khối lượng công việc, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
• Cơ sở để lựa chọn mô hình tổ chức công tác kế toán phù hợp:
- Quy mô hoạt động, địa bàn hoạt động.
- Mức độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính hiện tại và sau này của doanh nghiệp.
- Biên chế, trình độ nghề nghiệp của bộ máy kế toán.
- Khả năng trang bị cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ cho công tác kế toán.
> Các hình thức (mô hình) tổ chức công tác kế toán
• Mô hình tổ chức kế toán tập trung
Sơ đồ 1.1: Mô hình tổ chức kế toán tập trung
Hình thức tổ chức kế toán trung tâm cho phép toàn doanh nghiệp chỉ có một phòng kế toán duy nhất, trong khi các đơn vị phụ thuộc không cần tổ chức kế toán riêng Phương thức này thường phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, cũng như hoạt động trong địa bàn hạn chế.
• Mô hình tổ chức kế toán phân tán
Sơ đồ 1.2: Mô hình tổ chức kế toán phân tán
Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán phù hợp với các doanh nghiệp lớn có nhiều đơn vị trực thuộc và hoạt động trên nhiều địa bàn khác nhau Doanh nghiệp chọn hình thức này thường đã phân phối nguồn vốn và xác định lãi, lỗ riêng, nhằm phát huy tính chủ động và sáng tạo của các đơn vị kế toán cấp cơ sở trong sản xuất và kinh doanh.
• Mô hình tổ chức kế toán vừa tập trung vừa phân tán
Sơ đồ 1.3: Mô hình tổ chức kế toán vừa tập trung vừa phân tán
Hình thức này thường thích hợp cho các doanh nghiệp lớn, bao gồm công ty và tổng công ty, có nhiều đơn vị kế toán cấp cơ sở với mức độ phân cấp quản lý kinh tế và tài chính khác nhau Các doanh nghiệp này thường có quy mô và trình độ cán bộ quản lý đa dạng, hoạt động trên nhiều địa bàn rộng lớn, vừa tập trung vừa phân tán.
Mỗi hình thức tổ chức công tác kế toán đều có những ưu và nhược điểm riêng, do đó, việc lựa chọn hình thức phù hợp với tình hình và thực trạng hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp là rất quan trọng Điều này giúp xây dựng mô hình bộ máy kế toán thích hợp, từ đó phát huy tối đa khả năng và trình độ của nhân viên kế toán, đảm bảo hiệu quả và chất lượng công tác kế toán trong doanh nghiệp.
1.2.1.2 Tổ chức các bộ phận kế toán trong phòng kế toán
Các bộ phận kế toán trong một phòng kế toán doanh nghiệp thường gồm:
- Bộ phận kế toán Lao động, tiền lương: Làm công việc chủ yếu là tổ chức chấm công, lập bảng tính lương, các khoản phụ cấp, cho CB - CNV
- Bộ phận kế toán hàng tồn kho: Bộ phận này thực hiện công việc ghi chép việc nhập, xuất, kiểm kê, các kho vật tư, hàng hóa, thành phẩm.
- Bộ phận kế toán tài sản cố định: Bộ phận này nhằm theo dõi tình hình tăng, giảm, trích khấu hao tài sản cố định của doanh nghiệp.
Bộ phận kế toán thanh toán-công nợ có nhiệm vụ lập chứng từ thu, chi hàng ngày và theo dõi tình hình thanh toán nợ của khách hàng đối với doanh nghiệp Đồng thời, bộ phận này cũng quản lý các khoản nợ mà doanh nghiệp còn thiếu ngân hàng, các tổ chức tài chính và nhà cung cấp.
Bộ phận kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm có vai trò quan trọng trong việc theo dõi và tổng hợp các khoản chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất, từ đó xác định giá thành sản phẩm một cách chính xác.
Bộ phận kế toán tổng hợp đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi và quản lý tất cả các số liệu từ các bộ phận kế toán khác Nhiệm vụ chính của bộ phận này là tổng hợp các thông tin trên các tài khoản kế toán trong sổ cái và lập báo cáo tài chính chính xác, giúp cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của doanh nghiệp.
1.2.2 TỔ CHỨC THỰC HIỆN CHẾ ĐỘ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Theo Điều 3, khoản 7 của Luật kế toán, chứng từ kế toán được định nghĩa là các giấy tờ và vật mang thông tin, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế và tài chính đã phát sinh và hoàn tất.
Chứng từ kế toán phải được lập kịp thời, chính xác, đầy đủ, hợp pháp và theo đúng quy định về nội dung và phương pháp để đảm bảo tính hợp lệ Để thuận tiện cho việc quản lý, sử dụng và xử lý, chứng từ kế toán được phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau.
Chứng từ kinh tế được phân loại theo nội dung phản ánh, bao gồm: chứng từ liên quan đến chỉ tiêu lao động tiền lương, hàng tồn kho, bán hàng, tiền tệ, tài sản cố định và sản xuất kinh doanh.
- Phân loại chứng từ theo pháp lệnh kinh tế gồm: Chứng từ bắt buộc; Chứng từ hướng dẫn.
- Phân loại theo công dụng của chứng từ bao gồm 3 loại chứng từ đó là: Chứng từ mệnh lệnh; Chứng từ thực hiện; Chứng từ liên hợp.
- Phân loại theo thời điểm phát sinh của chứng từ gồm 2 loại là chứng từ gốc và chứng từ tổng hợp
Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, các doanh nghiệp vừa và nhỏ có quyền tự thiết kế mẫu chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của mình Mặc dù không bắt buộc, nhưng các chứng từ kế toán phải đảm bảo các nội dung chính và cung cấp thông tin theo quy định của Luật kế toán và các văn bản hướng dẫn liên quan.
Công tác chứng từ kế toán chủ yếu gồm các nội dung cơ bản sau:
> Tổ chức việc lập, ký chứng từ kế toán.
• Tổ chức việc lập chứng từ kế toán
- Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động
DN đều phải lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho mỗi
- Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ các chỉ tiêu, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu.
Nội dung nghiệp vụ trên chứng từ cần phải phản ánh trung thực các giao dịch kinh tế và tài chính phát sinh, không được phép viết tắt, tẩy xoá hay sửa chữa Số tiền ghi bằng chữ phải khớp chính xác với số tiền ghi bằng số, và khi thực hiện việc viết, cần sử dụng bút mực để đảm bảo tính chính xác và rõ ràng.
Chứng từ kế toán cần được lập đủ số liên theo quy định, và đối với những chứng từ có nhiều liên, cần thực hiện lập một lần cho tất cả các liên Trong trường hợp đặc biệt, nếu không thể viết một lần cho tất cả các liên, có thể viết hai lần, nhưng phải đảm bảo nội dung và tính pháp lý của các liên chứng từ vẫn thống nhất.
Chứng từ kế toán được lập bởi doanh nghiệp để thực hiện giao dịch với tổ chức hoặc cá nhân bên ngoài cần phải có dấu của doanh nghiệp khi gửi cho bên ngoài.
• Tổ chức ký duyệt chứng từ kế toán
Tất cả chứng từ kế toán cần có đầy đủ chữ ký theo chức danh quy định để có giá trị thực hiện Chữ ký phải được thực hiện bằng bút bi hoặc bút mực, không được sử dụng mực đỏ hay bút chì Chữ ký của một cá nhân trên chứng từ kế toán phải nhất quán và giống với chữ ký đã đăng ký; nếu chưa đăng ký, chữ ký lần sau cần phải khớp với các lần ký trước đó.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP TỔNG HỢP TỈNH LÀO CAI
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY
2.1.1 Quá trình hính thành và phát triển của công ty
2.1.1.1 Tên, địa chỉ của công ty:
- Tên công ty: Công ty cổ phần Vật tư nông nghiệp tổng hợp tỉnh Lào Cai
- Trụ sở chính: Số 049 - Đường Hoàng Liên -TP Lào Cai - Tỉnh Lào Cai
Công ty cổ phần Vật tư nông nghiệp tổng hợp tỉnh Lào Cai được hình thành từ việc chuyển đổi Công ty nhà nước thành Công ty cổ phần, hoạt động theo quy định của luật Doanh nghiệp 2005.
2.1.1.2 Thời điểm thành lập và các mốc lịch sử quan trọng trong quá trình phát triển của công ty:
Công ty Vật tư nông nghiệp tổng hợp tỉnh Lào Cai được thành lập theo quyết định số 370/QĐ.UB ngày 24/12/1992 của UBND tỉnh Lào Cai Vào ngày 31/5/2006, công ty đã chuyển đổi thành Công ty cổ phần Vật tư nông nghiệp tổng hợp tỉnh Lào Cai theo quyết định số 1408/QĐ.UB, với Nhà nước nắm giữ 55% cổ phần và 45% cổ phần còn lại được bán cho người lao động.
Hiện nay, Công ty có 11 chi nhánh trực thuộc gồm :
- 09 chi nhánh nằm rải rác tại các huyện và thành phố của tỉnh Lào Cai.
- 02 chi nhánh chuyên doanh cung ứng dịch vụ.
Các chi nhánh của Công ty hoạt động như những đơn vị kinh tế độc lập, thực hiện kinh doanh và cung ứng vật tư nông nghiệp, đồng thời hạch toán thu, chi dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Ban giám đốc.
2.1.2 Mục tiêu hoạt động, chức năng, nhiệm vụ và ngành nghề kinh doanh
- Phát triển Công ty ngày càng vững mạnh.
- Đảm bảo việc làm và thu nhập ngày một tăng cho người lao động.
- Tăng cổ tức cho các cổ đông.
Lào Cai đóng vai trò chủ đạo trong việc cung cấp dịch vụ và vật tư phục vụ sản xuất nông nghiệp, góp phần quan trọng vào sự phát triển kinh tế của tỉnh.
2.1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty :
Chúng tôi chuyên cung cấp và tiếp nhận đa dạng vật tư hàng hoá nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất nông nghiệp và phát triển nông thôn tại tỉnh Lào Cai.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Nông nghiệp và phát triển nông thôn giao phó.
- Kinh doanh dịch vụ vật tư phân bón phục vụ sản xuất nông - lâm nghiệp.
- Kinh doanh dịch vụ các loại giống cây trồng phục vụ sản xuất nông nghiệp.
- Kinh doanh dịch vụ vật tư bảo vệ thực vật.
- Kinh doanh các loại vật tư hàng hoá khác phục vụ sản xuất và đời sống.
2.1.3 Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty
Phạm vi hoạt động của chúng tôi chủ yếu tập trung vào các vùng nông thôn, vùng sâu, vùng xa, nơi có kinh tế xã hội chậm phát triển và giao thông khó khăn Đối tượng phục vụ chính là các hộ sản xuất nông nghiệp, với trình độ sản xuất còn lạc hậu và khả năng đầu tư thâm canh hạn chế.
Khối lượng vật tư hàng hóa cung ứng lớn chủ yếu phải nhập khẩu từ ngoài tỉnh, bao gồm nhiều loại phân bón, thuốc bảo vệ thực vật và giống ngô lai Giá cả và nguồn hàng phụ thuộc vào nhiều thị trường khác nhau.
Tổng số lõĩ lõõ 124 lõõ 13 lĩ
38 trường, tính ổn định thấp.
Sản xuất nông nghiệp mang tính thời vụ cao, do đó việc đảm bảo tính thời vụ là yếu tố quyết định đến năng suất và sản lượng Điều này cần được chú trọng trong việc xây dựng và chỉ đạo thực hiện các kế hoạch cung ứng vật tư phục vụ sản xuất.
Cơ sở hạ tầng hiện tại còn hạn chế, với các cụm kho và cửa hàng bán lẻ có sức chứa thấp hoặc không đạt tiêu chuẩn Trong những năm gần đây, Công ty đã nỗ lực đầu tư để mở rộng mạng lưới cung ứng, nhưng vẫn gặp khó khăn về vốn, dẫn đến việc chưa đáp ứng được yêu cầu.
2.1.4 Đặc điểm lao động của công ty
Bảng 2.1: Cơ cấu lao động trong 2 năm gần đây ĐVT: Người
(Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính)
Công ty đã thực hiện những thay đổi trong cơ cấu lao động nhằm tối ưu hóa hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực, phản ánh sự tác động từ quá trình kinh doanh và phân công lao động.
Từ bảng 2.2, có thể nhận thấy rằng tình hình lao động của công ty luôn biến động Cụ thể, từ năm 2017 đến 2018, số lượng lao động trong công ty đã tăng từ 201 lên 224 người, nhờ vào việc công ty tiến hành tuyển dụng thêm nhân viên.
Năm 2018, lao động trực tiếp tăng 22 người, tương đương 15% so với năm 2017, trong khi lao động gián tiếp chỉ tăng 1 người, tương đương 2% Sự tăng trưởng này thể hiện quyết tâm của công ty trong việc tinh giảm bộ máy quản lý, nhằm tối ưu hóa năng lực chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý trong bối cảnh mới.
Xét theo trình độ, số lao động có trình độ cao ngày càng tăng Năm
2017, số lao động trình độ đại học là 90 nguời, chiếm 44.78% Đến năm
Năm 2018, số lao động có trình độ đại học đã tăng lên 107 người, chiếm 47.77%, cho thấy sự tăng trưởng đáng kể trong lực lượng lao động Công ty chú trọng đến trình độ của người lao động thông qua chính sách tuyển dụng và các hình thức đào tạo, bồi dưỡng đa dạng.
Công ty cổ phần Vật tư nông nghiệp tổng hợp Lào Cai hiện đang có cơ cấu lao động về giới tính chưa hợp lý, với tỷ lệ lao động nữ chỉ chiếm 32.59% và lao động nam chiếm 67.41%, gấp đôi so với nữ Mặc dù tỷ lệ lao động nữ đã tăng 14% so với năm 2017, nhưng công ty vẫn cần có những thay đổi để cải thiện cơ cấu này.
2.1.5 Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty
2.1.4.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty:
Trong thời kỳ đổi mới, Công ty đã tổ chức bộ máy quản lý theo hình thức phân cấp chức, nhằm đáp ứng hiệu quả yêu cầu quản lý và kinh doanh.
40 năng, giám đốc điều hành các đơn vị sản xuất kinh doanh thông qua các phòng chức năng.
Sơ đồ 2.1: Mô hình bộ máy quản lý của Công ty
Ghi chú: -► Quan hệ điều hành trực tiếp
-► Quan hệ giám sát, kiểm tra
◄ -► Quan hệ qua lại với nhau
(Nguồn: Phòng tổ chức) 2.1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ của ban lãnh đạo Công ty:
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CP VẬT Tư NÔNG NGHIỆP TỔNG HỢP TỈNH LÀO CAI
CP VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP TỔNG HỢP TỈNH LÀO CAI
2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty Để đảm bảo cho công tác hạch toán kế toán tại Công ty cổ phần Vật tư nông nghiệp tổng hợp Lào Cai được diễn ra thống nhất, thuận lợi và hiệu quả, công tác kế toán của đơn vị được tổ chức theo: Hình thức kế toán tập trung.
Ưu điểm của hệ thống kế toán này là tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra và chỉ đạo nghiệp vụ, đồng thời đảm bảo sự tập trung thống nhất từ kế toán trưởng và sự lãnh đạo hiệu quả của bộ máy quản lý.
Công việc kế toán thường gặp nhược điểm là khối lượng công việc lớn dồn vào cuối kỳ, dẫn đến khả năng xảy ra sai sót trong quá trình lập và thu thập chứng từ Hơn nữa, việc kiểm tra các tài liệu này cũng trở nên khó khăn hơn.
Toàn bộ công tác kế toán của Công ty được tập trung tại phòng kế toán, bao gồm quản lý chứng từ, ghi sổ kế toán chi tiết, ghi sổ kế toán tổng hợp, lập báo cáo kế toán và phân tích số liệu.
Công ty cổ phần Vật tư nông nghiệp tổng hợp Lào Cai đã tổ chức bộ máy kế toán một cách gọn nhẹ nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả công việc, đáp ứng tốt yêu cầu thực tiễn của doanh nghiệp.
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán của Công Ty cổ phần Vật tư nông nghiệp tổng hợp Lào Cai
(Nguồn: Phòng kế toán - Tài vụ)
Kế toán trưởng có trách nhiệm điều hành và quản lý hoạt động kế toán của công ty, trực tiếp báo cáo và chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về các vấn đề kế toán tài chính Họ tham gia vào việc xây dựng và điều hành kế hoạch tài chính, đồng thời cung cấp thông tin và tư vấn cho Giám đốc về các biện pháp tài chính trong sản xuất kinh doanh Do phòng kế toán chỉ có 5 người nhưng khối lượng công việc lớn, kế toán trưởng còn kiêm nhiệm phần hành kế toán tài sản cố định.
Phó phòng kế toán (Kế toán tổng hợp) có nhiệm vụ tổng hợp báo cáo quyết toán của văn phòng và toàn Công ty, đồng thời phụ trách nghiệp vụ kế toán từ phòng kế toán đến các chi nhánh Vị trí này cũng đảm nhận công tác thống kê và tổng hợp kiểm kê, kiểm tra báo cáo quyết toán cùng tình hình tài chính của các đơn vị thành viên, giải trình số liệu quyết toán với các ngành quản lý chức năng và trong các đợt thanh tra, kiểm tra Ngoài ra, phó phòng còn phụ trách công tác vận tải.
46 trợ cước; giải quyết các công việc khác của phòng kế toán khi kế toán trưởng uỷ quyền.
Kế toán hàng hoá bao gồm việc theo dõi mua bán và lưu chuyển hàng hoá của văn phòng Công ty, cũng như quyết toán toàn Công ty Công việc này đòi hỏi tổng hợp thanh toán trợ cước, trợ giá với ngành Tài chính và kho bạc Nhà nước, tính lãi tiền hàng trả chậm cho các chi nhánh Vật tư nông nghiệp, và lập biên bản đối chiếu hàng quý theo quy chế quản lý của Công ty Ngoài ra, kế toán hàng hoá còn phải quản lý quyết toán Thuế, lập báo cáo thống kê và thực hiện giao dịch công tác với cục thống kê.
Kế toán thanh toán và công nợ bao gồm việc viết phiếu thu, chi, và vay ngân hàng, đồng thời theo dõi hạch toán các tài khoản tiền mặt, tiền gửi, và tiền vay Công việc này cũng yêu cầu quản lý và kiểm kê quỹ tiền mặt định kỳ theo quy chế Ngoài ra, kế toán cần lập bảng thanh toán và quyết toán lương, thưởng, BHXH, BHYT, cũng như tính lãi tiền vay cho các chi nhánh chuyên doanh.
Thủ quỹ có trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp và hợp lệ của các chứng từ thu chi theo nguyên tắc quản lý tài chính của Công ty Họ cần cập nhật chứng từ, rút số dư cuối ngày ghi sổ quỹ và thực hiện mức tồn trữ theo quy chế.
Qua quá trình tìm hiểu, tác giả nhận thấy rằng số lượng nhân viên kế toán còn ít, dẫn đến khối lượng công việc lớn và áp lực cao Tuy nhiên, bộ máy kế toán được tổ chức một cách tập trung và gọn nhẹ, phù hợp với nhu cầu quản lý của công ty Việc phân công chức năng và nhiệm vụ rõ ràng cho từng nhân viên kế toán là một ưu điểm lớn, giúp hoàn thành công việc hiệu quả, đồng bộ, giảm thiểu sai sót và nâng cao năng lực nghiệp vụ cũng như tính tự giác của nhân viên.
Theo khảo sát, 90% người tham gia cho rằng bộ máy kế toán hiện tại của công ty phù hợp với đặc điểm hoạt động.
Công ty hiện đang thực hiện 47 hoạt động khoa học hợp lý, với sự phối hợp nhịp nhàng giữa các nhân viên kế toán và các phòng ban liên quan Tuy nhiên, do địa bàn hoạt động trải dài tại các huyện của tỉnh Lào Cai, công tác quản lý và chuyên môn gặp nhiều khó khăn Mặc dù trình độ chuyên môn của đội ngũ kế toán được đánh giá khá tốt với tỷ lệ 76.67%, nhưng năng lực thực tế chỉ đáp ứng 63.33% yêu cầu công việc, còn 36.67% chưa đạt yêu cầu Do đó, công ty cần xem xét lại việc sắp xếp đội ngũ kế toán và có kế hoạch bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên.
2.2.2 Tổ chức chứng từ kế toán tại công ty
Hệ thống chứng từ kế toán của công ty được thực hiện theo đúng quy định của Luật kế toán và Thông tư 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính, đảm bảo tính hợp lệ và chính xác trong việc lập và ký chứng từ.
Việc lập và lưu chuyển chứng từ trong công ty được quy định chặt chẽ, với từng loại chứng từ cụ thể từ khi ghi sổ cho đến khi lưu trữ Trách nhiệm trong quá trình này được phân công rõ ràng cho nhân viên kế toán cũng như các bộ phận liên quan.
ĐÁNH GIÁ THỰCTRẠNG
> Về vấn đề tổ chức bộ máy kế toán và hình thức quản lý:
Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình phân cấp chức năng, với giám đốc điều hành làm việc thông qua các phòng ban chức năng Cấu trúc quản lý gọn nhẹ và hợp lý, đảm bảo đầy đủ các phòng ban cần thiết cho hoạt động quản lý Công việc được phân công phù hợp với trình độ chuyên môn của nhân viên, tạo điều kiện cho họ phát huy tinh thần trách nhiệm Quy trình tuyển dụng nhân sự được thực hiện chặt chẽ, đảm bảo rằng nhân viên được bố trí đúng theo năng lực và sở trường, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung, gọn nhẹ, giúp giải quyết công việc một cách nhịp nhàng và liên tục Các công việc kế toán được chuyên môn hóa, với kế toán trưởng phụ trách chung về tài chính, trong khi từng nhân viên kế toán đảm nhận các nhiệm vụ cụ thể như kế toán hàng hóa, kế toán thanh toán và công nợ, đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm Đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao, luôn tự trau dồi, nâng cao kỹ năng để cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời cho ban lãnh đạo, từ đó hỗ trợ đưa ra những quyết định phù hợp cho sự phát triển của công ty.
> Về tổ chức và hệ thống chứng từ kế toán:
Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ, hình thức này đơn giản, khoa học, thuận tiện nhất là đối với những nghiệp vụ phát sinh lớn.
Tất cả các chứng từ tại phòng Kế toán đều đáp ứng đầy đủ yêu cầu về nghiệp vụ kinh tế và cơ sở pháp lý Mỗi giao dịch mua bán hàng hóa đều có hóa đơn tài chính kèm theo, và các chứng từ được lập đều có chữ ký của các bên liên quan Thông tin kinh tế liên quan đến các nghiệp vụ được ghi chép chi tiết trong chứng từ Công ty phân loại và hệ thống hóa các chứng từ theo nghiệp vụ và trình tự thời gian, đảm bảo việc lưu trữ gọn gàng và thuận tiện cho kiểm tra, đối chiếu.
> về tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản:
Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính, ban hành ngày 26/08/2016, đồng thời bổ sung một số tài khoản theo hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán.
Công ty đã mở rộng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp theo quy định của Bộ Tài chính, bao gồm 70 tài khoản chính Để phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh, công ty đã bổ sung một số tài khoản cấp 2 và cấp 3, nhằm nâng cao hiệu quả theo dõi và hạch toán kế toán.
> Về tổ chức thực hiện chế độ sổ kế toán:
Công ty áp dụng phương pháp kế toán kê khai thường xuyên, phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý của mình.
Hệ thống sổ sách và chứng từ phải đầy đủ, khoa học và phù hợp với thực tế cũng như yêu cầu quản lý Đồng thời, cần được tổ chức một cách hợp pháp và hợp lệ theo quy định của Bộ Tài chính.
Tất cả tài liệu kế toán cần được lưu trữ một cách đầy đủ và có hệ thống, được phân loại thành các bộ hồ sơ như hồ sơ chứng từ, hồ sơ sổ kế toán và báo cáo tài chính Mỗi bộ hồ sơ phải được sắp xếp theo thứ tự thời gian trong từng niên độ kế toán, giúp dễ dàng tra cứu khi cần thiết Nhân viên kế toán phụ trách từng phần hành phải chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng, Ban giám đốc và pháp luật về sự mất mát, hư hỏng hoặc sự cố liên quan đến tài liệu kế toán do sự chủ quan của mình gây ra Do đó, ý thức và trách nhiệm của mỗi kế toán luôn được đặt lên hàng đầu.
> về tổ chức lập và phân tích báo cáo kế toán
Báo cáo kế toán của công ty được xây dựng theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành, đáp ứng yêu cầu quản lý và tình hình thực tế Hệ thống báo cáo được lập đúng thời hạn quy định của Bộ Tài chính, với đầy đủ số lượng và biểu mẫu cần thiết Số liệu trong báo cáo phản ánh chính xác tình hình tài chính của công ty, và quy trình lập báo cáo tài chính tuân thủ nghiêm ngặt các quy định hiện hành Theo kết quả khảo sát, độ tin cậy và chính xác của báo cáo tài chính đạt 100%.
> về công tác kiểm tra kế toán:
Tại công ty, công tác kiểm tra kế toán được chú trọng và thực hiện thường xuyên để phát hiện sai sót Công ty phân công rõ ràng quyền và trách nhiệm cho từng cá nhân trong việc lập, sử dụng và lưu trữ chứng từ kế toán, đồng thời kiểm tra định kỳ các mối quan hệ cân đối.
> Trang thiết bị phục vụ cho công tác kế toán:
Tại công ty, phòng kế toán được trang bị đầy đủ máy tính, máy in và máy photo để đảm bảo tính bí mật và độ chính xác trong việc in ấn tài liệu Đặc biệt, máy đếm tiền giúp giảm thiểu sai sót cho thủ quỹ Hiện nay, công ty sử dụng phần mềm kế toán VietSun, hỗ trợ nhân viên trong việc tính toán, lập sổ sách và báo cáo, rút ngắn thời gian hạch toán và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu thông tin tài chính của ban lãnh đạo và các cơ quan chức năng Nhân viên chỉ cần nhập thông tin đầu vào, phần mềm sẽ tự động xử lý và cung cấp báo cáo theo yêu cầu.
> Về bộ máy quản lý, công tác tổ chức và nhân lực kế toán
Mô hình quản lý phân cấp theo chức năng có nhược điểm là dễ dẫn đến xung đột giữa các đơn vị khi xây dựng kế hoạch và chiến lược, đồng thời thiếu sự phối hợp hiệu quả giữa các phòng ban Việc chuyên môn hóa quá mức có thể gây ra cái nhìn hạn hẹp cho cán bộ quản lý, cản trở sự phát triển chung của đội ngũ quản lý Khi mỗi đơn vị chỉ tập trung vào mục tiêu riêng, điều này sẽ ảnh hưởng đến sự đồng bộ và hiệu quả trong hoạt động của toàn bộ tổ chức.
72 trách nhiệm về vấn đề thực hiện cho mục tiêu chung của tổ chức sẽ đổ về cho ban lãnh đạo cao nhất.
Mặc dù công ty đã chú trọng đến việc đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên, nhưng sự chênh lệch về trình độ giữa các nhân viên đã gây khó khăn trong việc tổ chức đào tạo và triển khai công việc Hơn nữa, việc phân bổ nhân lực vào các phòng ban vẫn chưa hợp lý, điển hình là phòng Tổ chức - Hành chính đang phải gánh vác khối lượng công việc lớn với chỉ 3 nhân viên.
Phòng Kế toán - Tài vụ hiện tại chỉ có 5 nhân viên, nhưng khối lượng công việc hàng ngày rất lớn, dẫn đến việc kiêm nhiệm là khó tránh khỏi, như Kế toán trưởng kiêm nhiệm phần hành kế toán tài sản cố định Mỗi nhân viên phải đảm nhận nhiều nhiệm vụ trong một ngày, tạo ra không khí làm việc căng thẳng và áp lực lớn, dễ dẫn đến sai sót và gian lận.
Tổ chức và hệ thống chứng từ kế toán gặp khó khăn do địa bàn hoạt động rộng và khối lượng chứng từ lớn Việc luân chuyển chứng từ không nhanh chóng gây ra chậm trễ trong hạch toán tài chính Qua khảo sát, nhiều ý kiến cho rằng quá trình luân chuyển hồ sơ chưa hợp lý, thời gian xử lý chứng từ kế toán chưa tuân thủ đúng quy định.
> về tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản:
