Mục tiêu nghiên cứu
- Làm rõ những vấn đề cơ bản về mặt lk thuyết của công tác tổ chức, cơ cấu tổ chức bộ máy của doanh nghiệp
- Tìm hiểu thực trạng của công tác cơ cấu tổ chức bộ máy ở Công ty TNHH Sản xuất thương mại Xuất nhập khẩu Thái Linh
- Đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức bộ máy của Công tyTNHH Sản xuất thương mại Xuất nhập khẩu Thái Linh
Nội dung nghiên cứu
- Nghiên cứu so sánh giữa thực tế và lk thuyết quản trị.
Nghiên cứu về công tác tổ chức bộ máy tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Xuất nhập khẩu Thái Linh cho thấy sự quan trọng của việc xây dựng cấu trúc tổ chức hiệu quả Việc tổ chức bộ máy không chỉ giúp nâng cao năng suất làm việc mà còn tối ưu hóa quy trình quản lý và điều hành Công ty cần chú trọng đến việc phân công nhiệm vụ rõ ràng và xây dựng mối quan hệ hợp tác giữa các phòng ban để đạt được mục tiêu kinh doanh bền vững.
Bài viết này đánh giá ưu điểm và nhược điểm trong công tác tổ chức bộ máy của Công ty TNHH Sản xuất thương mại Xuất nhập khẩu Thái Linh, đồng thời đưa ra những đề xuất nhằm nâng cao chất lượng cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty Việc cải thiện tổ chức bộ máy sẽ góp phần tối ưu hóa hoạt động và nâng cao hiệu quả công việc tại công ty.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp quan sát trực tiếp
- Mục đích: Thông qua quan sát cách tổ chức công việc, tiến hành ghi chép, thu thập các thông tin về phương pháp tổ chức công việc.
- Đối tượng quan sát: Nhân viên tại các phòng ban.
- Quy mô quan sát: Các phòng ban của công ty.
- Mục đích: Thu thập các thông tin về cơ cấu tổ chức bộ máy ở công ty.
- Quy mô phỏng vấn: Các phòng ban của công ty.
Phương pháp thu thập số liệu:
- Từ tài liệu kế toán của công ty.
- Tham khảo các tài liệu liên quan từ phòng kinh doanh, phòng hành chính – nhân sự của công ty.
- Tổng hợp những kiến thức đã học ở trường, trên sách báo, tạp chí có liên quan.
Bố cục bài thực hành nghề nghiệp
Bài viết được cấu trúc bao gồm phần mở đầu, phụ lục và kết luận, chia thành ba chương chính Chương 1 tập trung vào cơ sở lý luận về công tác tổ chức bộ máy của doanh nghiệp Chương 2 cung cấp cái nhìn tổng quan về Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Xuất Nhập khẩu Thái Linh.
Chương 3: Một Số Giải Pháp Nhằm Hoàn Thiện Công Tác Tổ Chức Bộ Máy Tại Công Ty Tnhh Sản Xuất Thương Mại Xuất Nhập Khẩu Thái Linh.
CƠ SỞ LÝ LUẬN V CÔNG TC TỔ CHỨC BỘ MY CỦA
CC KHI NIỆM
Sự tồn tại của các tổ chức là một yếu tố quan trọng trong lịch sử nhân loại, phản ánh tiến trình phát triển qua thời gian và không gian Các tổ chức không chỉ đóng vai trò quan trọng trong quản lý mà còn ảnh hưởng đến quản lý cá nhân và gia đình Nhà quản lý, với vai trò quyết định, luôn hoạt động trong môi trường tổ chức, nơi mà những nghĩa vụ và trách nhiệm được thể hiện một cách rõ ràng nhất.
Tổ chức là tập hợp những cá nhân làm việc cùng nhau hướng tới mục tiêu chung, thường được cấu trúc một cách ổn định Các hình thức tổ chức có thể bao gồm trường học, bệnh viện, doanh nghiệp, cơ quan nhà nước, đơn vị quân đội và hiệp hội.
Có rất nhiều khái niệm về tổ chức, nhưng ta có thể tiếp cận các khái niệm này dưới tầm nhìn quản trị s• có 3 khía cạnh sau:
Tổ chức bộ máy là nhiệm vụ quan trọng nhằm giải quyết các vấn đề liên quan đến cơ cấu tổ chức, đồng thời xây dựng guồng máy và cơ chế hoạt động hiệu quả cho tổ chức.
Tổ chức nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý lao động, đảm bảo phân công và chia nhiệm vụ một cách hiệu quả để giải quyết các vấn đề liên quan đến sử dụng nhân lực.
- Tổ chức công việc Là vấn đề phân chia công việc và phối hợp thực hiện.
Hầu hết chúng ta đều là thành viên của một tổ chức nào đó, dù các tổ chức này có sự khác biệt về mục đích tồn tại và phương thức hoạt động Tuy nhiên, chúng đều có những đặc trưng cơ bản giống nhau như một loại hình tổ chức Chúng ta có thể tiếp cận vấn đề này từ nhiều phương diện khác nhau.
Mọi tổ chức đều có mục đích rõ ràng và thường được hình thành bởi các chủ thể nhất định Theo Herbert Simon (1991), tổ chức không tồn tại với mục đích tự thân mà là công cụ phục vụ cho những mục tiêu cụ thể Đây chính là yếu tố cơ bản nhất của bất kỳ tổ chức nào.
Mọi tổ chức đều bao gồm nhiều cá nhân làm việc chung vì một mục tiêu thống nhất trong một cơ cấu ổn định Khi tham gia vào tổ chức, mỗi người cam kết hành động cùng nhau vì lợi ích chung, thay vì theo đuổi mục tiêu cá nhân.
Mọi tổ chức đều hướng tới những mục tiêu lớn chung, kết nối các mục tiêu này để tạo ra giá trị đầu ra độc đáo và khác biệt.
Tất cả các tổ chức đều hoạt động như những thực thể mở, tương tác liên tục với môi trường xung quanh Chúng thu thập các nguồn lực đầu vào để tiến hành quá trình chuyển đổi thành các đầu ra hữu ích.
Công tác tổ chức là nhiệm vụ quan trọng nhằm tập hợp các hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu của tổ chức Nó bao gồm việc giao phó trách nhiệm cho từng nhóm dưới sự quản lý của một nhà quản trị có quyền hạn thích hợp để giám sát Đồng thời, công tác tổ chức cũng tạo điều kiện cho sự liên kết hiệu quả giữa các cấp độ và bộ phận trong cơ cấu tổ chức.
Chức năng của tổ chức liên quan mật thiết đến việc thiết kế bộ máy tổ chức, bao gồm xây dựng đội ngũ nhân sự và hệ thống công việc Điều này đồng thời xác định trách nhiệm, nhiệm vụ, quyền hạn của từng cá nhân nhằm đáp ứng yêu cầu và mục tiêu của tổ chức.
Cơ cấu tổ chức, hay bộ máy tổ chức, là sự kết hợp của các bộ phận chuyên môn hóa với trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng Các bộ phận này được sắp xếp theo cấp bậc nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản trị, phục vụ cho mục tiêu chung đã được xác định.
1.1.1.2 Xác lập cơ cấu tổ chức quản trị
Xác lập cơ cấu tổ chức quản trị là quá trình hình thành các khâu quản trị (theo chiều ngang) và các cấp quản trị (theo chiều dọc).
Theo Harold Koont, Cyril O’Donnell và Heinz Weihrich Tổ chức bộ máy hay còn gọi là xây dựng tổ chức là một quá trình bao gồm:
- Xác định những hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu (1)
- Nhóm gộp các hoạt động này thành hệ thống phòng, ban và bộ phận (2)
- Bố trí lực lượng nhân sự và phân công cho các đơn vị, cá nhân đảm nhận những công việc đó (3)
- Giao phó quyền hạn để thực hiện các hoạt động (4)
Để đạt được hiệu quả trong việc thực hiện các mục tiêu chung, cần chuẩn bị đầy đủ cho sự phối hợp các hoạt động, quyền hạn và thông tin theo cả chiều ngang và chiều dọc trong cơ cấu tổ chức.
1.1.2 Bộ máy tổ chức Đặc trưng của bộ máy tổ chức là:
- Tính phức tạp: biểu thị số lượng các khâu quản trị, các cấp quản trị, các chức danh quản trị.
- Tính bài bản: tính công thức, tính định chế, tính hình thức.
1.1.3.Nguyên tắc cơ bản của công tác tổ chức
- Tổ chức phải ph{ hợp với mục tiêu
- Công tác tổ chức phải đảm bảo cân xứng với yêu cầu mục tiêu cần thực hiện (Mục tiêu nào tổ chức ấy).
- Công tác tổ chức phải được thực hiện trên nguyên tắc giảm chi phí
- Chọn lựa đ|ng người, bố trí đ|ng việc.
- Cân đối giữa quyền hạn và trách nhiệm
- Sự phân bố nhiệm vụ phải rõ ràng hợp lk và hợp khả năng
Nguyên tắc thống nhất ch€ huy
Mỗi cá nhân trong tổ chức cần phải chịu sự quản lý từ một cấp chỉ huy trực tiếp nhằm tránh những mâu thuẫn hoặc ưu tiên trái ngược, đặc biệt khi cấp dưới phải báo cáo cho nhiều cấp trên khác nhau.
- Nhà quản trị phải linh hoạt trong công tác tổ chức
Bộ máy tổ chức linh hoạt giúp nhà quản trị nhanh chóng thích ứng với những thay đổi trong tình hình hoạt động của tổ chức.
VAI TRÒ MỤC TIÊU Ý NGHĨA CỦA CÔNG TC TỔ CHỨC BỘ MY 10 1.3 CC YU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐN CÔNG TC TỔ CHỨC BỘ MY 10 1.3.1 Cơ cấu quản trị trực tuyến
Cơ cấu tổ chức của một đơn vị gồm bốn yếu tố cơ bản sau:
Chuyên môn hóa là quá trình xác định và đánh giá các công việc cần thực hiện, yêu cầu phân chia nhiệm vụ rõ ràng cho từng bộ phận và thành viên trong tổ chức.
Tiêu chuẩn hóa là quá trình xây dựng các quy trình làm việc trong tổ chức, giúp các thành viên thực hiện nhiệm vụ của mình theo các tiêu chuẩn thống nhất và phù hợp.
- Sự phối hợp là những thủ tục chính thức và phi chính thức để liên kết các hoạt động trong tổ chức.
- Phân chia quyền hành và trách nhiệm là phân chia quyền ra quyết định và điều khiển hoạt động cho các nhà quản trị ở các cấp bậc khác nhau.
1.3 CC YU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐN CÔNG TC TỔ CHỨC BỘ MY1.3.1 Cơ cấu quản trị trực tuyến
Hình 1 1: Mô hình cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến
- Mỗi cấp ch€ có một cấp trên trực tiếp.
- Mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức này được thiết lập chủ yếu theo chiều dọc
- Công việc quản trị được tiến hành theo tuyến.
- Tuân thủ nguyên tắc một thủ trưởng.
- Tạo sự thống nhất, tập trung cao độ.
- Chế độ trách nhiệm rõ ràng
- Không chuyên môn hóa, do đó đòi hỏi nhà quản trị phải đa năng.
- Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ.
- Dễ dnn đến cách quản lk gia trưởng
Ban điều hành/Ban giám đốc
Giám đốc sản xuất Giám đốc tiêu thụ
⇨ Tuy nhiên, cơ cấu này lại ph{ hợp với những tổ chức có qui mô nhỏ, sản xuất không phức tạp và tính chất sản xuất liên tục.
1.3.2 Cơ cấu quản trị chức năng
Hình 1 2: Mô hình tổ chức quản trị theo chức năng
- Có sự tồn tại các đơn vị chức năng
- Các đơn vị chức năng có quyền ch€ đạo các đơn vị trực tuyến, do đó mỗi người có thể có nhiều cấp trên trực tiếp của mình.
- Cơ cấu này được sự gi|p sức của các chuyên gia hàng đầu.
- Không đòi hỏi người quản trị phải có kiến thức toàn diện, đa năng
- Dễ đào tạo và dễ tìm nhà quản trị.
- Vi phạm chế độ một thủ trưởng
- Chế độ trách nhiệm không rõ ràng
- Sự phối hợp giữa lãnh đạo và các phòng ban chức năng và giữa các phòng ban chức năng gặp nhiều khó khăn.
- Khó xác định trách nhiệm và hay đ} trách nhiệm cho nhau.
1.3.3 Cơ cấu quản trị tổng hợp
Hình 1 3: Mô hình tổ chức quản trị hỗn hợp
- Còn tồn tại các đơn vị chức năng làm nhiệm vụ chuyên môn
- Các phòng chức năng không có quyền ch€ đạo các đơn vị trực tuyến
Phó giám đốc sản xuất
Phó giám đốc kinh doanh
Phòng kế toán Phòng nhân sự
- Những người lãnh đạo trực tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động và được toàn quyền quyết định trong đơn vị mình phụ trách.
- Có được ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng
- Tạo điều kiện cho các giám đốc trẻ
- Nhiều tranh luận xảy ra Do đó nhà quản trị thường xuyên phải giải quyết.
- Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn
- Vnn có xu hướng can thiệp các đơn vị chức năng
1.3.4 Cơ cấu tổ chức ma trận
Hình 1 4: Mô hình cơ cấu tổ chức quản trị kiểu ma trận
Khi triển khai một dự án, cần chỉ định một chủ nhiệm dự án và các phòng chức năng sẽ cử một cán bộ tương ứng tham gia Sau khi dự án kết thúc, mỗi cá nhân sẽ trở về với công việc của mình.
- Là hình thức tổ chức linh động
- Ít tốn kém, sử dụng nguồn lực hiệu có hiệu quả
- Đáp ứng được tình hình sản xuất kinh doanh có nhiều biến động
- Việc hình thành và giải quyết dễ dàng, nhanh chóng
- Dễ xảy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa người lãnh đạo và cán bộ bộ phận
- Cơ cấu này đòi hỏi nhà quản trị phải có ảnh hưởng lớn
- Phạm vi sử dụng còn hạn chế vì đòi hỏi một trình độ nhất định.
NỘI DUNG CỦA CÔNG TC TỔ CHỨC BỘ MY
1.4.1 Nhiệm vụ mục tiêu chiến lược
Cơ cấu của một tổ chức s• phụ thuộc vào những nhiệm vụ và mục tiêu đã đề ra:
- Dựa trên chiến lược từ đó xác định được những nhiệm vụ và tiến hành xây dựng bộ máy
Chiến lược quyết định các loại công nghệ kỹ thuật và nhân sự phù hợp nhằm hoàn thành nhiệm vụ và cấu trúc tổ chức Các yếu tố này được thiết kế dựa trên loại công nghệ sử dụng và đặc điểm của con người trong tổ chức.
Dựa trên chiến lược xác định hoàn cảnh môi trường mà tổ chức hoạt động, có thể thấy rằng môi trường này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc thiết kế bộ máy tổ chức Việc hiểu rõ các yếu tố môi trường xung quanh giúp tổ chức tối ưu hóa cấu trúc và quy trình làm việc, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động.
Môi trường kinh doanh có những tác động trực tiếp trong việc xây dựng bộ máy tổ chức:
Môi trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay yêu cầu các nhà quản lý xây dựng một tổ chức với sự phân công lao động hợp lý, nhằm giảm chi phí và nâng cao năng suất cũng như hiệu quả làm việc.
Môi trường kinh doanh hiện nay đang trải qua nhiều biến động, đòi hỏi các nhà quản trị phải liên tục điều chỉnh để bộ máy quản lý của tổ chức luôn phù hợp với thời điểm hiện tại và không bị lạc hậu.
- Các loại môi trường s• xây dựng nên đặc điểm của một bộ máy tổ chức.
Trong môi trường ổn định, tổ chức thường có bộ máy chặt chẽ, rõ ràng với việc phân chia nhiệm vụ và cấp bậc cụ thể Ngược lại, trong môi trường biến đổi, tổ chức cần được xây dựng linh hoạt và mềm dẻo, cho phép các thành viên trao đổi và hỗ trợ lẫn nhau.
Mỗi ngành nghề đều có những đặc thù và yêu cầu riêng trong việc tổ chức bộ máy hiệu quả Nhà quản trị cần dựa vào đặc điểm của ngành để xây dựng cấu trúc tổ chức hỗ trợ tối đa cho hoạt động của tổ chức, đồng thời loại bỏ hoặc giảm thiểu các khó khăn, trở ngại Chẳng hạn, các tổ chức sản xuất thủ công thường xây dựng các bộ phận kiểm tra chặt chẽ, trong khi các công ty áp dụng dây chuyền sản xuất với công nghệ tiên tiến không cần thiết phải có bộ phận kiểm tra nghiêm ngặt như trước.
1.4.4 Năng lực và trình độ nhân sự
Năng lực của nhà quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng bộ máy quản trị của tổ chức Nhà quản trị có năng lực cao có khả năng thiết lập các mô hình quản trị hiện đại, phù hợp với xu thế phát triển Ngược lại, nếu nhà quản trị có năng lực hạn chế, việc áp dụng và phát triển các mô hình mới sẽ gặp nhiều khó khăn, dẫn đến việc duy trì các cơ cấu tổ chức cũ.
Trình độ nhân sự quyết định khả năng đạt được mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức Cấu trúc tổ chức cần phải được thiết kế phù hợp với năng lực của nhân viên, tránh tình trạng lãng phí và kém hiệu quả do không phát huy tối đa khả năng của họ.
Khi xây dựng bộ máy tổ chức, nhà quản trị cần xem xét nhiều yếu tố quan trọng khác ngoài những yếu tố đã nêu, bao gồm mối quan hệ trong tổ chức, công nghệ áp dụng và quy mô tổ chức Những yếu tố này đóng vai trò quyết định trong việc tạo ra một bộ máy tổ chức phù hợp với mục tiêu và nhiệm vụ đã đề ra.
CC PHƯƠNG PHP TỔ CHỨC BỘ MY
1.5.1 Phương pháp xây dựng cơ cấu tổ chức tương tự
Phương pháp xây dựng cơ cấu tổ chức này kế thừa những bài học thành công và loại bỏ các yếu tố không phù hợp từ các mô hình đã hiệu quả Nó được áp dụng khi doanh nghiệp cần thiết lập cơ cấu tổ chức tương tự với doanh nghiệp mẫu có đặc điểm gần gũi, dựa trên các tiêu chí như ngành nghề, mục tiêu, chức năng quản lý, kết cấu hạ tầng và môi trường Phương pháp này được ưa chuộng nhờ vào những ưu điểm nổi bật như dễ thực hiện, kế thừa kinh nghiệm quý báu đã được kiểm nghiệm, và tiết kiệm thời gian, nhân sự cũng như chi phí thiết kế.
Các doanh nghiệp VNN cần áp dụng phương pháp này một cách linh hoạt và cẩn trọng, tránh việc sao chép máy móc Họ nên phân tích kỹ lưỡng và xem xét những chi tiết khác biệt để đảm bảo tính hiệu quả trong quá trình triển khai.
1.5.2 Phương pháp phân tích theo yếu tố
Phương pháp xây dựng cơ cấu tổ chức khoa học được áp dụng phổ biến cho tất cả các cấp tổ chức và đối tượng quản lý Quá trình này thường diễn ra qua ba giai đoạn chính.
Dựa vào các quy định pháp luật, người xây dựng cần thiết kế sơ đồ cơ cấu tổng quát để xác định các tính chất định tính cơ bản của tổ chức Công việc này bao gồm việc xác định mục tiêu, nguyên tắc hoạt động, phân hệ chức năng, phân cấp trách nhiệm và quyền hạn, cũng như nhu cầu nhân sự.
Phân cấp thành phần cơ cấu tổ chức và xác lập mối quan hệ giữa các bộ phận là bước quan trọng trong quản lý Nội dung chính của bước này bao gồm việc xây dựng phân hệ trực tuyến và phân hệ chức năng, dựa trên nguyên tắc chuyên môn hóa Đồng thời, cần phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức quản lý để đảm bảo hiệu quả hoạt động.
Để xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý hiệu quả, doanh nghiệp cần phân phối rõ ràng các chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, đồng thời quyết định số lượng nhân sự cho từng bộ phận Việc quy định điều lệ, quy chế và nguyên tắc hoạt động là cần thiết để đảm bảo tổ chức vận hành trôi chảy Doanh nghiệp không chỉ cần tự đánh giá và đổi mới thường xuyên mà còn nên lắng nghe những lời khuyên từ các chuyên gia tư vấn quản lý và chiến lược Kết hợp nội lực và ngoại lực sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng thiết lập một bộ máy quản lý hiệu quả, tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững và đột phá.
TIN TRÌNH TỔ CHỨC BỘ MY
1.6.1 Bước 1: Nhận thức rõ mục tiêu của tổ chức
Để đạt được mục tiêu hoạt động của tổ chức, công tác tổ chức cần được triển khai một cách hiệu quả Mỗi bước trong quá trình tổ chức đều phải liên kết chặt chẽ với các mục tiêu đã đề ra, đảm bảo rằng mọi hoạt động đều hướng tới việc hoàn thành những mục tiêu này.
Phân tích và xác định mối liên hệ giữa các mục tiêu là bước quan trọng trong việc tổ chức và quản lý hoạt động Việc này giúp phân chia và nhóm gộp các hoạt động thành các đơn vị, bộ phận một cách hiệu quả.
- Định hướng các nhiệm vụ thực hiện mục tiêu.
1.6.2 Bước 2: Xác định những hoạt động cần thực hiện
- Liệt kê những hoạt động cần thiết
- Mô tả những nhiệm vụ liên quan.
- Phân loại và phân chia các hoạt động.
- Xác định tính quan trọng của từng loại hoạt động.
1.6.3 Bước 3: Phân chia các hoạt động theo phương pháp cụ thể.
- Phân tích các hoạt động quan trọng thành những nhiệm vụ chủ yếu.
Hệ thống hóa nhiệm vụ là quá trình phân loại các công việc trong tổ chức dựa trên ngành nghề, quy mô và chiến lược hoạt động Việc này giúp nhóm các nhiệm vụ theo các tiêu thức như chức năng, khách hàng, sản phẩm và địa lý, từ đó tối ưu hóa hiệu quả công việc và nâng cao năng suất làm việc.
1.6.4 Bước 4: Thiết lập phòng ban, bộ phận
- Dựa trên năng lực nội tại của tổ chức.
- Xác định yêu cầu thực hiện nhiệm vụ.
- Xây dựng mô hình tổ chức theo tiêu thức đã chọn ở trên.
- Thiết lập khung (Sơ đồ bộ máy tổ chức) với các đơn vị, bộ phận, phòng ban chức năng cụ thể
1.6.5 Bước 5: Xây dựng quy chế hoạt động
- Phân định nhiệm vụ theo từng đơn vị, bộ phận, phòng ban chức năng
- Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của từng phòng ban và bộ phận
- Ch€ rõ mối quan hệ phối hợp thực hiện nhiệm vụ: thể hiện đường truyền ch€ đạo công việc xây dựng cơ cấu quản trị
- Thiết lập văn bản qui chế hoạt động cho bộ máy tổ chức
1.6.6 Bước 6: Xây dựng chính sách sử dụng nhân sự
- Dựa vào hoàn cảnh thực tiễn của tổ chức và pháp luật lao động
- Xây dựng các tiêu chuẩn sử dụng nhân sự với mối quan hệ giữa quyền và ngh~a vụ.
- Quy định các chế độ đãi ngộ, thưởng phạt.
- Sử dụng bảng mô tả nhiệm vụ.
- Xác định nhu cầu nhiệm vụ của từng phòng ban, bộ phận.
- Xem xét tính chất của từng loại nhiệm vụ.
- Đánh giá khả năng nhân sự.
- Xác định tầm hạn quản trị: Xác định số lượng nhân sự cần thiết cho từng phòng ban, bộ phận.
1.6.8 Bước 8: Thẩm định và tái tổ chức
- Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá.
- Đo lường kết quả hoạt động của từng phòng ban, bộ phận với tiêu chuẩn.
- Đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ máy tổ chức.
- Xác định mức độ hoàn thành nhiệm vụ.
- Xác định biện pháp điều ch€nh bộ máy tổ chức.
Công tác tổ chức bộ máy là sự kết hợp của các bộ phận chuyên môn hóa với trách nhiệm và quyền hạn cụ thể, được sắp xếp theo cấp bậc nhằm phục vụ mục tiêu chung Cơ cấu tổ chức hoàn thiện có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động doanh nghiệp, giúp tổ chức phản ứng nhanh trước biến động trong sản xuất kinh doanh và nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực Để tổ chức bộ máy khoa học và hiệu quả, nhà quản trị cần dựa vào mục tiêu, phương pháp, nguyên tắc và các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức.
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN V CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU THI LINH
GIỚI THIỆU V CÔNG TY
Công ty TNHH Sản xuất thương mại Xuất nhập khẩu Thái Linh, được thành lập vào ngày 15/03/2010 và chính thức hoạt động từ ngày 12/03/2010, sở hữu giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0309849046 Công ty chuyên mua bán các thiết bị, máy móc và phụ tùng công nghiệp cả trong nước và quốc tế.
Tên công ty : Công ty TNHH Sản xuất thương mại Xuất nhập khẩu Thái Linh.
Tên giao dịch : THAI LINH IMPORT EXPORT TRADING PRODUCE
Tên viết tắt : CÔNG TY TNHH SX-TM-XNK THÁI LINH
- Xây dựng nhà các loại: công trình kỹ thuật, dân dụng, công trình công ích.
- Thi công các công trình đường bộ.
- Thi công san lấp mặt bằng.
- Kinh doanh vật liệu dây dựng.
Trụ sở : 159/40/13 Đường TX14, Phường Thạnh Xuân, Quận 12, Thành phố Hồ
Số điện thoại : (08) 22165782 Đại diện pháp luật: Nguyễn Thanh Đoài
Vốn điều lệ : 70.000.000.000 đồng ( Bày mươi tỷ đồng chẵn ).
2.1.2 Quá trình phát triển của công ty
Công ty TNHH Sản xuất thương mại Xuất nhập khẩu Thái Linh được thành lập nhằm đáp ứng nhu cầu cao về thi công xây dựng dân dụng, công nghiệp và hạ tầng kỹ thuật tại TP Hồ Chí Minh và các vùng lân cận Sau hơn 11 năm hoạt động, công ty đã từng bước khẳng định vị thế trên thị trường xây dựng, mặc dù gặp nhiều khó khăn ban đầu trong việc tìm kiếm nguồn lực và dự án Nhờ nỗ lực ổn định và phát triển đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, công ty đã mở rộng sang lĩnh vực thi công thủy lợi và hệ thống chiếu sáng cho các dự án lớn Công ty cũng chú trọng tái cấu trúc để đáp ứng nhu cầu khách hàng và cải thiện thu nhập cho nhân viên, đồng thời duy trì hoạt động đào tạo để thích ứng với biến động thị trường, đặc biệt là sau ảnh hưởng của đại dịch Covid-19 Sự gắn bó và trung thành của nhân viên ngày càng tăng, giúp công ty nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường.
Nửa cuối năm 2021 và đầu năm 2022 sắp đến, công ty cần nỗ lực hơn nữa để đối mặt với những thách thức mới Giám đốc và các phòng ban phải không ngừng cải tiến bộ máy nhân sự và tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra và hoàn thành các dự án sắp tới.
2.1.3 Tầm nhìn, sứ mệnh của công ty
Từ những ngày đầu thành lập, công ty đã xác định mô hình và nhiệm vụ kinh doanh gắn liền với cơ cấu tổ chức Hướng tới mục tiêu trở thành nhà cung cấp dịch vụ xây dựng uy tín, công ty cam kết phát triển dựa trên chất lượng, mang đến cho khách hàng những công trình và sản phẩm đạt tiêu chuẩn cao, góp phần làm đẹp diện mạo xã hội.
Thị trường và môi trường kinh doanh luôn biến đổi, dẫn đến sự thay đổi trong nhiệm vụ, mục tiêu và cơ cấu tổ chức của công ty Việc thay đổi này cần được xem xét kỹ lưỡng để tối ưu hóa và phù hợp với nhu cầu của thị trường cũng như năng lực của công ty, nhằm hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức.
2.1.4 Cơ sở vật chất và máy móc thiết bị
Công ty hiê ln tại tọa lạc tại 159/40/13 Đường TX14, Phường Thạnh Xuân, Quận
12, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
Bảng 2 1: Danh mục máy móc thiết bị tính đến 2020
STT Loại máy móc thiết bị Đơn vị Số lượng Tình trạng
1 Máy thủy bình Cái 3 Tốt
3 Máy cắt uốn thép Cái 2 Tốt
4 Máy trộn bê tông Cái 5 Tốt
5 Máy bơm nước Cái 3 Tốt
6 Máy đầm cóc Cái 2 Tốt
8 Máy hàn 15KW Cái 6 Tốt
9 Máy lu rung Chiếc 1 Hoạt động tốt
10 Máy đào bánh xích 0.5 m3 Chiếc 1 Hoạt động tốt
11 Máy đào 1,6m3 Chiếc 1 Hoạt động tốt
12 B|a đục bê tông theo xe 07 m3 Chiếc 1 Hoạt động tốt
13 Máy ủi D50 Chiếc 1 Hoạt động tốt
14 Máy lu t~nh 8-10 tấn Chiếc 1 Hoạt động tốt
16 Ván khuôn dầm bê tông các loại m 2 5000 Tốt
Nguồn: Hồ sơ năng lực Công ty Thái Linh
Bảng thống kê cho thấy công ty đã đầu tư tương đối tốt vào các công nghệ hiện đại, cung cấp đầy đủ thiết bị cho hoạt động kinh doanh Tuy nhiên, vẫn còn một số thiết bị chưa được sử dụng hiệu quả trong công việc và hoạt động của công ty.
Vốn điều lệ của công ty được xác định là 70.000.000.000 đồng và có thể thay đổi theo nhu cầu sản xuất kinh doanh, đảm bảo quyền lợi của công ty Mọi thay đổi về vốn điều lệ đều phải tuân thủ quy định pháp luật Công ty cần chủ động về tài chính, cân bằng giữa doanh thu và chi phí, bên cạnh đó còn có các nguồn vốn khác như vốn huy động, vốn đi vay và vốn tích lũy.
Công ty TNHH Sản xuất thương mại Xuất nhập khẩu Thái Linh được thành lập với mục tiêu chính là thi công các dự án xây dựng Ngoài ra, công ty còn mở rộng hoạt động sang thi công các hệ thống phụ trong các công trình xây dựng và kinh doanh vật liệu xây dựng, nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của thị trường.
Các dự án thi công, công trình trên địa bàn và các khu vực lân cận.
Các công ty, văn phòng, trường học.
Các các gói thầu công trình nhà ở, công ty, xí nghiệp.
Các dự án công trình thủy lợi công cộng ở các địa bàn.
Các công trình cần thi công hệ thống chiếu sáng, nước.
Thị trường xây dựng hiện nay rất cạnh tranh với nhiều doanh nghiệp khác nhau, và công ty đã có vị thế nhất định sau nhiều năm hoạt động Mặc dù đã đánh bại nhiều đối thủ, vẫn có những đối thủ tiềm ẩn có khả năng xâm nhập vào ngành Trong lĩnh vực thi công hệ thống tiện ích và kinh doanh vật liệu xây dựng, công ty đang gặp khó khăn do số lượng dự án hạn chế và kinh nghiệm chưa bằng các đối thủ khác Tuy nhiên, công ty cũng có lợi thế khi có thể tích hợp nhiều dịch vụ, từ cung cấp nguyên vật liệu đến thi công công trình và hệ thống tiện ích, giúp nâng cao sức cạnh tranh và đáp ứng tốt hơn các yêu cầu đồng bộ trong các dự án.
2.1.8 Kết quả hoạt động kinh doanh trong 3 năm gần đây
Bảng 2 2: Doanh thu bán hàng của công ty giai đọan 2018 – 2020 Đơn vị: đồng
Nguồn: Báo cáo kế toán của Công ty TNHH Sản xuất thương mại Xuất nhập khẩu Thái Linh năm 2020
Qua báo cáo kết khỏa hoạt động kinh doanh trên ta có thể thấy được rằng:
- So với năm 2018 thì năm 2019 có sự tăng trưởng rất lớn, lên tới 10000%. Đó là một con số khó tưởng.
So với năm 2019, doanh thu và lợi nhuận của công ty trong năm 2020 có sự sụt giảm nhẹ, nhưng không đáng kể VNN vẫn duy trì được mức ổn định, cho thấy phong độ vững vàng của công ty.
Hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Sản xuất thương mại Xuất nhập khẩu Thái Linh đã thể hiện sự ổn định và hiệu quả, đặc biệt là trong bối cảnh thị trường biến động mạnh mẽ và tác động nặng nề của đại dịch Covid-19 Sự ổn định này là kết quả của sự chuẩn bị kỹ lưỡng và kế hoạch hành động kịp thời từ ban giám đốc và toàn thể nhân viên, điều này đã được chứng minh qua các con số thể hiện năng lực tổ chức của công ty hiện nay.
THC TRẠNG CÔNG TC TỔ CHỨC BỘ MY CỦA CÔNG TY
2.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty
Hình 2 1 Sơ đồ bộ máy tổ chức công ty công ty TNHH Sản xuất thương mại
Xuất nhập khẩu Thái Linh
P.Kinh tế tổng hợp Phòng k~ thuật Đội xây lắp công trình thủy lợi Đội xây lắp công trình hạ tầng Đội xây lắp công trình giao thông
Ban điều hành Đội xây lắp công trình dân dụng
Việc phân công công việc rõ ràng và cụ thể, cùng với tính chuyên môn hóa cao, giúp nhân viên phát huy tối đa khả năng của mình Điều này không chỉ nâng cao năng suất lao động mà còn đảm bảo bộ máy nhân lực hoạt động hiệu quả, mang lại lợi ích cho công ty.
Mỗi đội và phòng ban đều được quản lý bởi ban điều hành, giúp cấp dưới dễ dàng báo cáo tiến độ công việc và đề xuất ý kiến lên cấp trên Điều này cũng giúp cấp trên nắm bắt thông tin một cách có chọn lọc và hệ thống.
Dưới sự lãnh đạo của giám đốc, tổ chức có Ban kiểm soát, Phó giám đốc và ban điều hành, giúp việc quản lý và kiểm soát công việc trở nên hiệu quả và dễ dàng hơn.
Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ với ít cấp bậc và chuyên môn hóa cao giúp doanh nghiệp dễ dàng thích nghi với biến đổi của thị trường Mỗi phòng ban và đội ngũ đều có quyền hạn và trách nhiệm riêng, tạo ra sự ổn định và cân đối trong khối lượng công việc giữa các bộ phận.
Trong suốt quá trình phát triển, công ty liên tục tiến hành thẩm định và tái tổ chức nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân định nhiệm vụ cho từng bộ phận, từ đó tối ưu hóa hệ thống vận hành của công ty.
Cấu trúc phân nhánh nhiều cấp bậc từ giám đốc xuống các phòng ban và đội thi công gây khó khăn trong việc truyền đạt mệnh lệnh, dẫn đến nguy cơ sai lệch thông tin Điều này cũng khiến ban điều hành và giám đốc gặp khó khăn trong việc quản lý hoạt động thực tế của nhân viên, ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định.
2.2.2 Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban
Giám đốc công ty là người lãnh đạo chủ chốt, chịu trách nhiệm quản lý và điều hành mọi hoạt động của công ty theo quy định pháp luật Họ xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, cũng như các chủ trương, chính sách và chiến lược nhằm đạt hiệu quả cao Ngoài ra, giám đốc còn giám sát và kiểm tra toàn bộ hoạt động kinh doanh và hệ thống trong công ty.
Giám đốc có quyền phân công nhiệm vụ cho nhân viên cấp dưới, quyết định về lương, thưởng và kỷ luật đối với tất cả nhân viên trong công ty, cũng như phê duyệt các quy định nội bộ.
Giám đốc cần chú trọng đến việc động viên và khuyến khích nhân viên nhiệt huyết, nhằm phát huy tối đa năng lực cá nhân Điều này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả công việc mà còn góp phần ổn định và cải thiện đời sống của nhân viên trong công ty.
Quản lý hoạt động chung của công ty bao gồm việc phối hợp với Ban kiểm soát để xây dựng kế hoạch thi công Tổ chức công tác quản lý dự án với các nhiệm vụ như đánh giá công trình, thiết kế kỹ thuật và đưa công trình vào sử dụng Nghiệm thu chất lượng công trình và kiểm tra hồ sơ khối lượng là những bước quan trọng trong quy trình Đồng thời, điều hành hoạt động thi công xây lắp, quản lý kỹ thuật cùng các loại hồ sơ, tài liệu kỹ thuật cũng là nhiệm vụ chính Cuối cùng, làm việc trực tiếp với các cơ quan chức năng để thực hiện các thủ tục pháp lý là một phần không thể thiếu trong quản lý dự án.
Ban kiểm soát đóng vai trò là hội đồng hỗ trợ Giám đốc trong việc ra quyết định, hoạch định và tổ chức Đồng thời, ban này cũng có nhiệm vụ kiểm tra việc thực hiện các quyết định và thông báo thông tin cần thiết về cho Giám đốc.
Báo cáo kết quả hoạt động công ty cho giám đốc.
Chịu trách nhiệm báo cáo trực tiếp với Giám đốc, đồng thời hỗ trợ ban kiểm soát trong việc quản lý hoạt động hàng ngày của công ty, bao gồm quản lý tài sản, hàng hóa, tiền và nhân sự.
Ban kiểm soát và ban điều hành hỗ trợ trong việc theo dõi hoạt động của các phòng ban trong công ty Họ thực hiện đánh giá định kỳ về hiệu quả công việc của từng bộ phận, đồng thời đề xuất các quyết định liên quan đến tuyển dụng, thử việc, chính thức hóa, bổ nhiệm, bãi nhiệm, khen thưởng và kỷ luật nhân viên.
Chịu trách nhiệm về công tác ngoại giao của công ty, đại diện công ty trong trường hợp Giám đốc vắng mặt để tiếp đón các đoàn thanh tra Ngoài ra, người này còn quản lý thị trường và làm việc với các cơ quan quản lý địa phương khi họ đến kiểm tra.
Phòng hành chính nhân sự
Phân công nhiệm vụ cho từng nhân viên
Hoạch định nhân sự và chiến lược, thực hiện triển khai thành kế hoạch, hành động cụ thể.
Xây dựng các chính sách về nguồn nhân lực cho công ty và hệ thống thông tin về nhân sự.
Quản lk, triển khai công tác tuyển dụng và sử dụng lao động.
Quản lk, triển khai công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
Quản lk các quan hệ lao động ( kỷ luật, đề bạt, tranh chấp, bổ nhiệm, đề bạt, v.v… )
Quản lí hệ thống lương bổng, các chính sách đãi ngộ, khen thưởng đối với người lao động.
Giải quyết các vấn đề phát sinh về mặt nhân sự.
Phòng kế toán tài chính
Quản lí hệ thống kế toán của công ty.
Tham mưu cho giám đốc các vấn đề có liên quan đến hoạt động tài chính và đầu tư của công ty.
Quản lí tiền mặt, dòng tiền, tiền gửi ngân hàng và các khoản tương đương tiền.
Quản lí tài sản cố định.
Quản lí công cụ nợ, tiền lương và các khoản liên quan.
Quản lí các loại quỹ ( đầu tư phát triển, khen thưởng, ph|c lợi, dự phòng).
Quản lí các khoản chi phí.
Thực hiện các quyết toán tháng, quk, năm theo các quy định về chế độ kế toán.
Quản lí các chứng từ liên quan đến b|t toán.
Hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh tại công ty.
Lập kế hoạch tài chính, triển khai và theo dõi các hoạt động tài chính, kiểm soát ngân quỹ.
Xây dựng chính sách phân chia lợi nhuận.
Hoạch định và phân bổ các ch€ tiêu tài chính cho các đơn vị.
Quản trị các rủi ro về mặt tài chính.
Phân tích hoạt động kinh doanh của công ty dựa trên các ch€ tiêu tài chính.
Lập báo cáo tài chính định kỳ và theo yêu cầu của cấp trên.
Quản trị toàn bộ các hoạt động tài chính - kế toán của công ty.
Phòng kinh tế tổng hợp
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh định kì và theo yêu cầu của ban lãnh đạo.
Lên kế hoạch và triển khai các hoạt động Marketing cho công ty.
Tổ chức triển khai các công việc kinh doanh tại công ty về x|c tiến bán hàng, chăm sóc khách hàng, thăm dò k kiến khách hàng…
Xây dựng kế hoạch phát triển kinh doanh, đẩy mạnh doanh thu, tìm kiếm các dự án đầu tư công trình.
Thiết lập và duy trì các quan hệ kinh doanh thương mại với khách hàng, đối tác, và các ban ngành địa phương.
Lập hồ sơ thiết kế dự toán và quản lý, giám sát kỹ thuật cho các công trình xây dựng mới nhằm đảm bảo an toàn trong quá trình thi công Thực hiện thẩm định các hồ sơ thiết kế kỹ thuật theo phạm vi được phân cấp.
THC TRẠNG CÔNG TC TỔ CHỨC BỘ MY TẠI CÔNG TY
Chi nhánh Công ty TNHH Sản xuất thương mại Xuất nhập khẩu Thái Linh đã tiến hành phân tích kỹ lưỡng các tính chất và yếu tố liên quan đến công việc trong quá trình tổ chức bộ máy.
Mục tiêu chiến lược của công ty TNHH Sản xuất thương mại Xuất nhập khẩu Thái Linh, được định hướng bởi ban lãnh đạo, là đạt doanh thu tăng hơn 12% trong năm 2020 so với năm 2019 Mặc dù chưa đạt được mức tăng trưởng kỳ vọng, công ty đã duy trì ổn định doanh thu trong bối cảnh khó khăn do đại dịch Thành công này có được nhờ vào việc hoạch định chiến lược hiệu quả, vận hành tổ chức tốt và sự nỗ lực không ngừng của đội ngũ công nhân viên.
2.3.2 Công tác phân tích công việc tại công ty
Phân tích công việc là hoạt động thiết yếu trong việc xây dựng các dự thảo công ty, bao gồm kế hoạch hóa nguồn nhân lực, tuyển chọn, đào tạo phát triển và đánh giá hiệu suất công việc.
Công tác phân tích công việc tại công ty đã được thực hiện hiệu quả, với ban lãnh đạo dựa vào mục tiêu chiến lược và các yếu tố môi trường kinh doanh thực tiễn Điều này không chỉ giúp công việc diễn ra thuận lợi mà còn tạo tiền đề vững chắc cho việc xây dựng bộ máy tổ chức.
Giám đốc là người chịu trách nhiệm chính về thông tin và quyết định quan trọng trong công ty, ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công hay thất bại của tổ chức Vai trò của Giám đốc cực kỳ quan trọng trong việc ra chiến lược, kiểm soát hoạt động và lãnh đạo, điều phối các hoạt động chung của công ty nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra Sự thành công của công ty phụ thuộc vào tâm sức và khả năng nhìn xa trông rộng của Giám đốc.
Các ban và phòng ban đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của công ty, hỗ trợ giám đốc trong việc đưa ra quyết định và tối ưu hóa bộ máy tổ chức Họ cũng có trách nhiệm phân tích các hoạt động chuyên môn, cung cấp thông tin hữu ích phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, từ đó phục vụ cho quá trình ra quyết định của giám đốc.
Công nhân viên phải được đào tạo, rèn luyện và huấn luyện k~ càng để đáp ứng nhu cầu của ban lãnh đạo và cả khách hàng của công ty.
Công tác phân tích công việc tại công ty được quyết định bởi ban lãnh đạo, kết hợp với ý kiến từ phòng kế toán và các thành viên khác, tạo sự đồng bộ và đồng hướng Điều này đã cải thiện mối quan hệ giữa các phòng ban, nâng cao hiệu quả làm việc và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
2.3.3 Công tác thiết lập phòng ban tại công ty
Công ty được tổ chức thành các phòng ban chính, bao gồm Ban Giám đốc, phòng hành chính nhân sự, phòng kế toán tài chính, phòng kinh tế tổng hợp và phòng kỹ thuật Sự phân chia này dựa trên tính chất hoạt động của công ty, nhằm đáp ứng hiệu quả các yêu cầu công việc Ban Giám đốc đã xác định rõ ràng các phòng ban qua các cuộc họp nội bộ để đảm bảo sự hoạt động trơn tru và hiệu quả.
Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty được phân bố một cách rõ ràng, thể hiện sự chuyên môn hóa cao và phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận.
Các phòng ban có sự rõ ràng trong trách nhiệm và nhiệm vụ chuyên biệt để có thể hoàn thành tốt nhất các nhiệm vụ cụ thể được giao.
Bộ máy tổ chức phòng ban tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Xuất nhập khẩu Thái Linh được thiết lập một cách hiệu quả và hoàn chỉnh, góp phần đạt được các mục tiêu chung của công ty.
2.3.4 Công tác định biên nhân viên tại công ty
Quá trình định biên của Công ty Thái Linh như sau:
Để dự báo nhu cầu nguồn lực, các phòng ban cần phân tích nhu cầu công việc và tình hình hoạt động hiện tại nhằm xác định số lượng nhân lực cần thiết trong thời gian tới.
Bước 2 trong quy trình là phân tích thực trạng nguồn nhân lực của công ty Việc xác định ưu nhược điểm của nguồn nhân lực hiện tại sẽ giúp đưa ra các căn cứ vững chắc cho những đề xuất phù hợp trong tương lai.
Bước 3 trong quá trình quản lý nhân sự là quyết định tăng hoặc cắt giảm lực lượng lao động Sau khi thực hiện phân tích các dự báo và đề xuất phù hợp, phòng hành chính nhân sự sẽ trình bày các giải pháp cho ban giám đốc để lựa chọn phương án khắc phục tình hình hiện tại.
Bước 4 trong quy trình là lập kế hoạch thực hiện, trong đó phòng hành chính nhân sự sẽ xây dựng và triển khai kế hoạch tăng giảm nhân sự dựa trên đề xuất đã được ban giám đốc phê duyệt.
Bước 5 trong quá trình thực hiện kế hoạch là đánh giá kết quả, trong đó ban giám đốc và phòng hành chính nhân sự sẽ xem xét các sai lệch giữa mục tiêu đề ra và quá trình thực hiện Từ đó, họ sẽ đề xuất các giải pháp để điều chỉnh sai lệch và hoàn thiện kế hoạch Sau khi xác định nguồn nhân lực cần thiết cho tương lai, phòng hành chính nhân sự cần chủ động tìm kiếm nguồn lực để đảm bảo hoạt động liên tục của công ty, phòng ngừa các sự cố không mong muốn.
NHẬN XÉT ĐNH GI V CÔNG TC TỔ CHỨC BỘ MY TẠI CÔNG TY SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU THI LINH
TY SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU THI LINH
Qua quá trình đánh giá và phân tích, chúng tôi nhận thấy một số điểm nổi bật trong công tác tổ chức bộ máy tại công ty, bao gồm những ưu điểm đáng chú ý.
- Công ty đã xác định được rõ ràng mục tiêu của mình, có định hướng, chiến lược đ|ng đắn trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Khả năng hoạch định hiệu quả các chiến lược và vận hành tốt bộ máy tổ chức.
Sự nỗ lực và cố gắng của đội ngũ công nhân viên của công ty.
Công ty đã tiến hành phân tích mục tiêu chiến lược một cách đồng bộ, kết hợp với các yếu tố thực tiễn trong môi trường kinh doanh Điều này giúp công việc diễn ra suôn sẻ, tạo nền tảng vững chắc cho việc xây dựng bộ máy tổ chức hiệu quả.
Các phòng ban được phân chia dựa trên năng lực và khả năng của từng thành viên, đảm bảo rằng mỗi người có nhiệm vụ rõ ràng phù hợp với chuyên môn của họ.
Ban Giám đốc đã chỉ ra những điểm mạnh và điểm yếu của công ty trong quá trình hoạt động, đồng thời quyết định thực hiện công tác đánh giá và tái tổ chức công ty khi cần thiết.
- Còn chưa ch| trọng nhiều vào công tác quan hệ khách hàng, chăm sóc khách hàng và tri ân khách hàng.
- Số lượng nhân viên hiện tại trong công ty còn hạn chế so với tốc độ phát triển, quy mô và uy tín tăng dần của công ty.
Mặc dù đã giao nhiệm vụ cho nhân viên, nhưng vẫn thiếu động lực để họ thực hiện công việc một cách tốt hơn và nâng cao tinh thần trách nhiệm.
Công ty đang mở rộng quy mô hoạt động một cách nhanh chóng, tuy nhiên, sự phối hợp giữa các phòng ban chưa được thể hiện rõ ràng, điều này đòi hỏi cần có sự cải thiện và nâng cao hơn nữa.
Đ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY
TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY
3.2.1 Thành lập phòng quan hệ khách hàng Để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng và chăm sóc khách hàng một cách tốt nhất vì đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng thì hiệu quả hoạt động bán hàng s• được gia tăng Hoạt động thiết lập Phòng quan hệ khách hàng có ưu điểm làm cho hoạt động của công ty có chuyên môn hóa tốt hơn Cụ thể là những hoạt động như:
- Tiếp nhận các thông tin phản ánh của khách hàng về các vấn đề liên quan đến sản phẩm và dịch vụ của công ty.
Phối hợp chặt chẽ với các phòng ban, bộ phận khác và đội thi công để nhanh chóng xử lý và giải quyết kịp thời các vấn đề được phản hồi.
Để giữ chân khách hàng cũ và thu hút khách hàng tiềm năng, công ty cần triển khai các chiến lược hiệu quả nhằm đáp ứng nhu cầu của tập khách hàng hiện tại Mối quan hệ với khách hàng là vô cùng quan trọng, do đó, cần có đội ngũ chăm sóc khách hàng tận tâm và đội ngũ tư vấn hỗ trợ nhiệt tình để đảm bảo sự hài lòng tối đa.
3.2.2 Tuyển dụng thêm các nhân viên phòng ban
Sau 11 năm hoạt động và phát triển, công ty đã nâng cao quy mô và chất lượng, cần tuyển thêm nhân viên cho các phòng ban nhằm tăng cường chuyên môn hóa và hiệu suất công việc Việc này không chỉ giúp duy trì chất lượng mà còn thúc đẩy sự phát triển bền vững trong tương lai gần và xa, đồng thời giữ vững kết quả hoạt động kinh doanh và phát triển mạnh mẽ hơn trong thời gian tới.
3.2.3 Mở rộng sự phân quyền trong tổ chức
Trong quá trình hoạt động và phát triển, các tổ chức cần đưa ra nhiều quyết định và thực hiện các chiến lược để thích ứng với sự thay đổi của môi trường kinh doanh và xu thế khoa học công nghệ Việc mở rộng sự phân quyền trong công ty là rất cần thiết, giúp các phòng ban và nhân viên nâng cao ý thức trách nhiệm và hoàn thành công việc một cách hiệu quả hơn.
Để đảm bảo sự phát triển ổn định của tổ chức, việc phân quyền nên được thực hiện ở một số mắt xích nhất định nhằm hỗ trợ giám đốc giảm bớt khối lượng công việc và xử lý các tình huống khẩn cấp Đồng thời, Ban giám đốc cần thiết lập các hình thức kiểm tra phù hợp để đảm bảo rằng việc phân quyền đạt đúng mục đích và có hiệu quả.
3.2.4 Phối hợp hoạt động giữa các bộ phận
Để đạt được kết quả tốt và hiệu quả cao trong mọi tổ chức, sự phối hợp giữa các bộ phận là rất quan trọng Các phòng ban cần hoạt động nhịp nhàng và có tính liên kết cao để xây dựng chiến lược kinh doanh phù hợp Giám đốc cần sự hợp tác chặt chẽ với các phòng ban để đưa ra giải pháp, chiến lược và mục tiêu kinh doanh hiệu quả, từ đó tối ưu hóa nguồn lực và triển khai một cách toàn diện.
Hình 3 1: Sơ đồ giải pháp cho cơ cấu nhân sự Công ty TNHH Sản xuất thương mại Xuất nhập khẩu Thái Linh
Phòng k~ thuật Đội xây lắp công trình thủy lợi Đội xây lắp hạ tầng Đội xây lắp công trình giao thông
Ban điều hành Đội xây lắp công trình dân dụng
Chương 3 đã phân tích hoạt động của các phòng ban trong công ty, từ đó chỉ ra những ưu điểm và nhược điểm trong tổ chức bộ máy Dựa trên những phân tích này, tôi đã rút ra và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tổ chức của công ty.
Qua phân tích cấu trúc tổ chức của công ty, tôi đã nhận diện được những điểm mạnh và điểm yếu trong công tác tổ chức hiện tại Dựa trên những phát hiện này, tôi đề xuất một số giải pháp nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động của bộ máy tổ chức.
Quá trình học môn Quản Trị Học cho thấy rằng để đạt được mục tiêu chiến lược và kế hoạch kinh doanh hiệu quả, doanh nghiệp cần có một cơ cấu tổ chức hợp lý và hiệu quả Đồng thời, việc sở hữu một đội ngũ nhân sự tài năng, có khả năng đáp ứng yêu cầu công việc trong mọi tình huống và giai đoạn thị trường là vô cùng quan trọng.
Trong quá trình xây dựng cơ cấu tổ chức, các nhà quản trị cần tuân thủ nguyên tắc thiết kế và phương pháp phân chia bộ phận một cách hợp lý và khoa học Điều này sẽ tạo ra môi trường làm việc thuận lợi cho nhân viên, giúp họ thực hiện hiệu quả các hoạt động sản xuất kinh doanh.
Trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH Sản xuất thương mại Xuất nhập khẩu Thái Linh, tôi đã áp dụng kiến thức học được vào thực tiễn sản xuất kinh doanh Tôi tiến hành phân tích tình hình và cơ cấu tổ chức của công ty, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức Tôi hy vọng những giải pháp này sẽ góp phần vào sự phát triển bền vững của công ty trong thời gian tới.
