CẨM NANG NGHIỆP VỤ Mã dự án MV-ERP Phân hệ FICO Phiên 0.5

Mục đích tài liệu

Tài liệu này nhằm hướng dẫn người dùng thực hiện các nghiệp vụ và xử lý các lỗi thường gặp trong quá trình làm việc với hệ thống SAP-ERP.

Nội dung chi tiết

Phân hệ kế toán công nợ phải trả - AP

1.1.1 Muốn hạch toán các chi phí liên quan đến PO bao gồm: Chi phí vận chuyển, bốc xếp, thuế, bảo hiểm…) thì thực hiện như thế nào?

Các chi phí liên quan đến đơn đặt hàng (PO) bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, thuế nhập khẩu và bảo hiểm Những chi phí này có thể được khai báo trực tiếp trên PO hoặc không.

- Trường hợp các chi phí được khai báo trực tiếp trên PO: User thực hiện như sau

Các thông tin nhập cần lưu ý:

Trường thông tin Diễn giải Giá trị

Transaction Loại giao dịch 1 Invoice – Tăng công nợ

2 Credit Meno – Giảm công nợ

Số đơn mua hàng 1 Nhập số PO

2 Chọn Planned delivery costs Nhập số tiền, số lượng tương ứng theo từng dòng chi phí:

 Nhập đúng số lượng và giá trị theo từng loại phí theo hóa đơn

Việc nhập sai các loại chi phí hoặc số lượng hàng được phân bổ chi phí trên đơn đặt hàng (PO) có thể gây ra sự phản ánh không chính xác vào tài khoản GRIR và tài khoản tồn kho.

Khi chi phí cước vận chuyển và bảo hiểm được ghi nhận trên đơn đặt hàng (PO), nếu người dùng chọn loại "Subsequent" thay vì "invoice" khi lên công nợ, hệ thống sẽ phản ánh sai giá trị hàng tồn kho và tài khoản GRIR.

Khi giá trị trên hóa đơn lớn hơn hoặc nhỏ hơn số lượng nhập kho, hệ thống sẽ tự động hạch toán giá trị chênh lệch vào tài khoản hàng tồn kho 15* cho số lượng còn tồn và tài khoản giá vốn hàng bán 632* cho số lượng đã nhập không còn tồn trong kho.

Kiểm tra hạch toán và hạch toán chứng từ

- Trường hợp chi phí không được khai báo trên PO

Tcode MIRO Điều kiện để ghi nhận các chi phí này thì các PO đã được hạch toán hóa đơn

Transaction Loại giao dịch 3 Subsequent Debit –

4 Subsequent Credit – Giảm công nợ

Số đơn mua hàng 1 Nhập số PO

Nhập tổng tiền phí theo hóa đơn cho đơn đặt hàng (PO) và có thể phân chia số tiền theo tỷ lệ nếu đơn hàng bao gồm nhiều mặt hàng, nhằm đảm bảo chi phí được phân bổ hợp lý theo tỷ trọng đóng góp của từng mặt hàng trong PO.

Trong trường hợp chi phí cước vận chuyển và bảo hiểm không được ghi nhận trên đơn đặt hàng (PO), nếu khi lên công nợ, người dùng chọn loại "Invoice" thay vì "Subsequent", hệ thống sẽ phản ánh sai giá trị hàng tồn kho và tài khoản GRIR.

 Hệ thống sẽ hạch toán thẳng vào tài khoản 15* nếu mặt hàng trên PO còn tồn kho và 632* nếu mặt hàng trên PO không còn tồn kho

Kiểm tra hạch toán và hạch toán chứng từ

1.1.2 Làm thế nào để ghi nhận công nợ thanh toán hộ cho Nhà nhận ủy thác

Muốn ghi nhận công nợ thanh toán cho nhà nhận ủy thác người dùng thực hiện như sau:

- Bước 1: Thực hiện ghi nhận công nợ qua PO trên tcode Miro

 Thay đổi thông tin vendor cho đúng nhà cung cấp trên hóa đơn ở trường Inv

Nhập thông tin trường Assignment bằng cách kết hợp mã PO và mã (hoặc tên) nhà ủy thác để phục vụ cho việc trích lọc chứng từ trên FAGLL03H.

 Nhà cung cấp nếu được theo dõi trên SAP thì F4 để tìm kiếm, trường hợp không theo dõi trên SAP thì dùng mã nhà cung cấp vãng lai

Bước 2: Sử dụng Tcode FAGLL03H để lọc các chứng từ và số liệu liên quan đến PO, tìm kiếm theo Assignment nhằm xác định các Vendor và Doc number liên quan đến các khoản chi hộ.

- Bước 3: Chuyển công nợ nhà cung cấp khác sang cho nhà cung cấp nhận ủy thác trên

Tcode F-51 tham khảo mục 1.1.9 - Chuyển công nợ giữa 02 tài khoản hạch toán của một đối tượng hoặc 02 đối tượng công nợ như thế nào?

- Bước 4: Check lại báo cáo công nợ các Vendor và thông tin lên báo cáo thuế

Khi đơn hàng phát sinh hóa đơn nhập khẩu với số lượng lớn, người dùng cần thực hiện tương tự như hướng dẫn trước đó Mỗi giao dịch sẽ được ghi nhận là một hóa đơn, hoặc nếu không cần thiết, có thể tổng hợp các chứng từ vào một giao dịch duy nhất trên hệ thống để lập bảng kê thuế chi tiết.

1.1.3 Có cập nhật được thông tin trường thông tin ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn đầu vào sau khi giao dịch được hạch toán không?

Hiện tại, sau khi giao dịch đã được hạch toán trên hệ thống, người dùng không thể sửa thông tin ở trường Reference Tuy nhiên, đối với các giao dịch liên quan đến hóa đơn đầu vào với loại tài liệu là KR, KG, RE, người dùng có thể cần cập nhật lại thông tin hóa đơn Để thực hiện điều này, người dùng cần cập nhật lại số hóa đơn một cách chính xác.

 Truy vấn lại giao dịch cần điều chỉnh thông tin hóa đơn đầu vào

 Cập nhật ký hiệu hóa đơn + số hóa đơn vào trường ref key 2 tại header như hình hệ thống sẽ tự động update thông tin trường Reference

1.1.4 Muốn truy vấn lại danh sách các hóa đơn đầu vào được ghi nhận tại Tcode Miro đã hủy trong kỳ người sử dụng cần thực hiện như thế nào?

Người sử dụng có thể truy vấn danh sách các giao dịch ghi nhận hóa đơn hủy trong kỳ bằng cách sử dụng tcode MIR5 và thực hiện lọc theo hướng dẫn đã cung cấp.

1.1.5 Reverse chứng từ đã clear công nợ thì cần phải làm gì?

Khi thực hiện cấn trừ công nợ, hệ thống sẽ cảnh báo người dùng rằng chứng từ công nợ cần hủy đang ở trạng thái clear, tức là đã được cấn trừ với một giao dịch công nợ khác.

Để tiến hành hủy giao dịch công nợ, người dùng cần xác định số Clearing document của chứng từ muốn hủy Bạn có thể sử dụng Tcode FB03 để truy vấn lại chứng từ công nợ và tìm ra số giao dịch clearing.

Để thực hiện việc gỡ clear (gỡ cấn trừ công nợ), bạn cần sử dụng Tcode FBRA với số document clearing Sau đó, hãy tiến hành hủy bút toán công nợ ban đầu để hoàn tất quy trình.

1.1.6 Nhập các thông tin hóa đơn trong trường hợp giao dịch sử dụng mã nhà cung cấp vãng lai (one time vendor)?

Trả lời Đối với mã đối tượng là one time vendor, các thông tin về đối tượng trên hóa đơn đươc ghi nhận như sau:

Name Tên đầy đủ nhà cung cấp Nhập tên đối tượng lần theo quy tắc: Name 1 + Name 2 + Name 3 + Name 4

Street Địa chỉ công ty

City Thành phố - địa chỉ công ty

Tax Number 1 Mã số thuế nhà cung cấp

1.1.7 Khi nhập hóa đơn vận chuyển của nhà cung cấp khác với nhà cung cấp trên

PO thì phải làm như thế nào?

Phân hệ kế toán sổ cái – GL

2.1.1 Cách chạy báo cáo tài chính để xem được số phát sinh từng kỳ?

Để xem số phát sinh từng kỳ trong báo cáo ZFIR0029 - Báo cáo Bảng Cân Đối Kế Toán và ZFIR0030 - Báo cáo Lợi Nhuận và Lỗ, người dùng cần thực hiện các bước sau: Trên màn hình tham số chạy báo cáo, sau khi chọn các thông tin chính như phiên bản Bảng Tài Chính: ZMVG, hệ thống tài khoản, công ty và kỳ chạy báo cáo.

Người dùng vào tab “Special evaluations”

Balance sheet type Loại bảng cân đối 1 Hiển thị số lũy kế từ đầu năm

2 Hiển thị số phát sinh từng kỳ

2.1.2 Làm thế nào để nhập thông tin trên giao dịch chứng từ một cách nhanh chóng?

Người dùng có thể nhập các thông tin của giao dịch một cách nhanh chóng bằng chức năng G/L item fast entry

2.1.3 Khi chạy tách đối ứng làm thể nào để để lọc ra những giao dịch chưa được tách đối ứng?

Khi sử dụng chương trình tách đối ứng ZFIE0032 - Auto Offsetting Accounts, người dùng có thể lọc để hiển thị chỉ những giao dịch chưa được tách bằng cách nhập các tham số phù hợp.

2.1.4 Tại sao khi chạy phân loại GRIR không hiện ra thông tin tài khoản 3319999992 -

TG Chi phí thu mua (GRIR landed cost)? Làm thế nào để hiện ra thông tin đó?

Khi chạy phân loại tài khoản GRIR chi phí thu mua, người sử dụng cần nhập tham số ở màn hình chạy như sau:

2.1.5 Liệt kê các lưu ý cần có khi sử dụng chức năng upload ZFIC0078 và những lỗi thường gặp?

Khi sử dụng chức năng upload ZFIC0078, trong quá trình làm template người dùng cần lưu ý một số thông tin sau

- Tổng nợ/có của từng chứng từ phải = 0, trong cùng một chứng từ chỉ có một dòng hạch toán theo đối tượng và dòng đó phải đứng đầu

- Đúng định dạng các trường trên template

- Đúng document type với từng loại tài khoản, nghiệp vụ

Chứng từ ghi nhận trên phân hệ GL bao gồm các bút toán trích lương, phân bổ, lặp,điều chỉnh chi phí phòng ban

Các giao dịch liên quan đến giao dịch chuyển tiền từ tiền mặt sang tiền gửi ngân hàng

Chứng từ hạch toán trích trước

Chứng từ điểu chỉnh giảm công nợ phải thu (Credit Memo)

1 Posting Key - 1st Line Restricted:

- Các Posting key được sử dụng trong chức năng upload

Chứng từ ghi tăng công nợ phải thu ( invoice)

Chứng từ ghi nhận thu tiền khách hàng

Chứng từ điểu chỉnh giảm công nợ phải trả (Credit Memo)

1 Posting Key - 1st Line Restricted:

Chứng từ ghi nhận tăng công nợ phải trả (invoice)

Các chứng từ thanh toán thủ công

Chứng từ tạm ứng/ hoàn ứng nhân viên

Chứng từ ghi nhận chi phí không được khấu trừ thuế

Các chứng từ khác: điều chỉnh, điều chuyển công nợ

- Trường Reference Doc dùng để gom các dòng hạch toán vào cùng 1 chứng từ

- Các trường bắt buộc trên Template cần nhập đủ thông tin theo nghiệp vụ như sau:

 Các dòng hạch toán liên quan tới chi phí cần nhập thông tin cost center

 Các dòng hạch toán với doanh thu cần nhập thông tin profit center

 Các dòng hạch toán với khách hàng cần nhập thông tin vùng hạn mức tín dụng” Credit controlling area”

 Các dòng hạch toán với tài khoản tiền cần nhập mã dòng tiền ở trường

2.1.6 Chạy báo cáo công nợ ZFIR0033/34 - bảng kê chi tiết/tổng hợp chứng từ theo tài khoản lên không đúng?

Khi thực hiện báo cáo ZFIR0033/34, nếu dữ liệu không chính xác, cần kiểm tra xem đã tách đối ứng tất cả các giao dịch hay chưa Hãy chắc chắn rằng tất cả các giao dịch phát sinh trong kỳ đã được tách đối ứng trước khi chạy báo cáo.

Tcode chạy tách đối ứng ZFIE0032 - Auto Offsetting Accounts

2.1.7 Điều kiện để thực hiện đánh giá chênh lệch tỷ giá cuối tháng, cuối năm?

Để thực hiện đánh giá chênh lệch tỷ giá vào cuối tháng và cuối năm, người dùng cần khai báo tỷ giá đánh giá lại cuối năm dựa trên tỷ giá mua và bán trong hệ thống SAP.

2.1.8 Điều kiện để chứng từ được bù trừ tự động tại F.13?

Để thực hiện bù trừ công nợ nhà cung cấp và khách hàng trong tài khoản G/L account – Open Item tự động tại Tcode F.13, chứng từ cần đáp ứng các điều kiện nhất định.

 Chứng từ cùng company code

 Tài khoản giống nhau (cùng NCC, khách hàng, cùng tài khoản kế toán có quản lý Open item)

 Tổng tiền các chứng từ được cấn trừ bằng 0

 Trường thông tin Assigment giống nhau Thay đổi hàng loạt thông tin assignment tham khảo mục 3.1.2 – phần Phân hệ kế toán phải thu - AR

2.1.9 Khi chạy báo cáo sử dụng chức năng Total/ Subtotal làm thế nào để xuất file báo cáo với số tổng theo cột giá trị được subtotal?

Muốn lọc số tổng theo Subtotal, người dùng thao tác như sau:

Người dùng vào tab “Setting” trên thanh công cụ:

 Trường hợp 1: Tab Setting chỉ có thông tin layout, người dùng thao tác như sau:

Sau đó người dùng thực hiện xuất dữ liệu ra excel

 Trường hợp 2: Tab “Setting” đã có đủ thông tin, người dùng thực hiện chọn giá trị

2.2 Các lỗi thường gặp và cách xử lý

2.2.1 Update công thức phân bổ tại ACACTREE02 rồi nhưng khi chạy vẫn lỗi?

Khi update lại thông tin về thời gian phân bổ của công thức phân bổ thực hiện tại Tcode

ACACTREE02 nhưng khi chạy phân bổ cuối tháng, hệ thống đưa ra thông báo:

Người sử dụng cần kiểm tra thông tin ngày "Valid from" khi nhận thông báo từ hệ thống Khi sửa thông tin, hệ thống sẽ tự động đặt lại ngày theo ngày thực hiện sửa công thức phân bổ Do đó, người dùng cần cập nhật lại trường "Valid from" để khớp với ngày bắt đầu có hiệu lực của công thức phân bổ.

2.2.2 Chạy chức năng kết chuyển số dư sang năm tài chính mới ở Tcode FAGLGVTR xong rồi nhưng khi xem báo cáo tài sản bị lỗi năm tài sản chưa mở?

Khi thực hiện chức năng “Balance Carryforward”, người dùng cần chú ý chọn kết chuyển số dư cho cả hai giá trị của Ledger Điều này đảm bảo rằng giá trị được chuyển sang năm tài chính tiếp theo sẽ đầy đủ và chính xác.

2.2.3 Khi thực hiện hạch toán các giao dịch FI hệ thống đưa ra cảnh báo như dưới người dùng xử lý như thế nào “Correct the marked line items”?

Khi thực hiện giao dịch trên SAP, như cấn trừ công nợ phải thu, phải trả hoặc thanh toán một phần công nợ, hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo nếu có dòng hạch toán chưa được nhập thông tin trong trường diễn giải "Text".

45 Tích đúp vào dòng bôi xanh để cập nhật diễn giải

Sau đó người dùng thực hiện hạch toán giao dịch

Phân hệ kế toán kế toán phải thu – AR

3.1.1 Khi hạch toán tài khoản 521; 511; 711 và 632 cần lưu ý những thông tin gì?

Khi hạch toán các tài khoản 521, 511, 711, và 632 trực tiếp trong phân hệ FI, người dùng cần chú ý đến những thông tin bắt buộc phải nhập trong phần thông tin Profit segment.

3.1.2 Có thể thực hiện chỉnh sửa hàng loạt thông tin về Assigment của nhà cung cấp và khách hàng không?

Có thể chỉnh sửa hàng loạt thông tin Assigment theo nhà cung cấp hoặc khách hàng ở Tcode

FBL1N và FBL5N bằng cách sử dụng chức năng Mass change như sau:

Người dùng có thể chạy báo cáo tại Tcode FBL1N hoặc FBL5N để hiển thị kết quả báo cáo Trên màn hình, người dùng thực hiện chỉnh sửa hàng loạt thông tin các trường của các chứng từ đã hạch toán.

 Chọn các chứng từ muốn thay đổi thông tin:

 Check vào chứng năng Mass change để thực hiện thay đổi hàng loạt thông tin

Nhấn Execute changes để thực hiện thay đổi, sau đó người dùng có thể chạy lại FBL1N/ FBL5N để kiểm tra thông tin đã được chỉnh sửa hàng loạt

3.1.4 Chọn tham số như thế nào ở báo cáo J3RFDSLD - Customer Turnover Balance

Sheet xem được số dư đầu kỳ?

Người dùng có thể chọn thêm tham số để hệ thống tính toán đưa ra số dư đâu kỳ đúng cho trường hợp trên như sau:

3.1.5 Cập nhật trạng thái công nợ trên màn hình BP trường hợp SO đã được tạo nhưng không xuất hàng do hệ thống báo có công nợ quá hạn chưa được thanh toán

Cập nhật thông tin trên tab Payment behavior key figures tại Tcode BP

Field name Field name (VN) Description

Customer Account Mã khách hàng Nhập mã khách hàng cần xem Nếu không điền hệ thống chạy update cho tất cả mã khách

Company Code Mã công ty Nhập mã công ty

Test run – no send Chế độ chạy thử Muốn chạy thật bỏ tích

Output detail Xem kết quả chạy chi tiết

51 Ấn để quay trở lại màn hình  bỏ tích vào chạy thật

3.1.6 Muốn phát hành hóa đơn điều chỉnh giảm cần thao tác thế nào?

Khi thực hiện phát hành hóa đơn điều chỉnh giảm, người sử dụng cần lưu ý các thao tác sau:

 Tcode thực hiện FB70/ FB75

 Nhập thông tin Tax code

 Tab “Payment” nhập thông tin Inv.Ref là số chứng từ FI và năm phát hành của hóa đơn gốc được điều chỉnh

3.1.7 Muốn xem danh sách hóa đơn đã có billing nhưng chưa có FI doc cần vào đâu?

Muốn xem đươc danh sách hóa đơn đã có billing nhưng chưa có chứng từ FI document thì người sử dụng thực hiện như sau:

Payer Nhập mã khách hàng, công ty Billing Docs From Ngày tháng của chứng từ

Selection Criteria Tiêu chí lựa chọn Luôn chọn: Open Billing Docs

3.1.8 Muốn kiểm tra danh sách các đơn hàng trường hợp bán hàng 3 bên vào đâu?

Trong trường hợp này, người dùng thao tác như sau

Tcode VA05 lọc tham số với Sale org của công ty

Sau đó chạy báo cáo, lọc dữ liệu trường Plant là Plant khác của công ty sẽ là các chứng từ bán hàng 3 bên

3.1.9 Làm sao check được số tiền đã chi trả chiết khấu cho khách hàng?

Trả lời Để kiểm tra số tiền chiết khấu đã được chi trả cho khách hàng trong tháng, người sử dụng thực hiện như sau:

Tham số chạy báo cáo như sau

 Company code: Mã đơn vị

 G/L account: Tài khoản 1311999999 - Chi trả chiết khấu trả sau

 Posting date: Ngày hạch toán chứng từ chi trả chiếu khấu

Người dùng có khả năng tự điều chỉnh bố cục các trường mong muốn để theo dõi số chiết khấu đã chi trả cho khách hàng, bao gồm: mã công ty, giá trị tiền tệ, số tiền, mã khách hàng và tên khách hàng.

3.1.10 Cách đối chiếu số tiền trích trước theo từng khách hàng?

Để thực hiện đối chiếu tiền trích trước theo từng hợp đồng khách hàng (không bao gồm chi trả chiết khấu cuối tháng), người dùng cần thực hiện các bước sau đây.

Bước 1: Chọn variant đã lưu sẵn

57 Variant: “trich truoc” đã chọn sẵn các thông tin sau:

RV Hóa đơn bán hàng

RS Hóa đơn trả hàng

RA Chứng từ trích trước

D3 Hủy hóa đơn bán hàng

D4 Hủy hóa đơn trả hàng

Bước 2: Xem kết quả báo cáo:

3.1.11 Cách đối chiếu số trích trước chiết khấu cho khách hàng sau khi chạy chi trả chiết khấu ( settlement)

Mục đích: Xem số dư tài khoản trích trước 33516 sau khi chạy chi trả chiết khấu Bước 1: Chọn variant đã lưu sẵn

Variant: “CHI TRA CK” đã chọn sẵn các thông tin sau:

RV Hóa đơn bán hàng

RS Hóa đơn trả hàng

RA Chứng từ trích trước

RB Chi trả chiết khấu

D3 Hủy hóa đơn bán hàng

D4 Hủy hóa đơn trả hàng

Dự chi trên hệ thống cho phép thực hiện việc trích trước trên từng đơn hàng, phục vụ cho báo cáo trích trước theo từng thời điểm của kinh doanh Do đó, vào cuối tháng, dù khách hàng có đạt chương trình hay không, số trích trên đơn hàng vẫn đã được xác định.

Cuối tháng, việc dự chi của DVKH và Kế toán cần được thực hiện dựa trên kết quả thực tế của KH Nếu kết quả đạt yêu cầu, sẽ tiến hành trích theo thực tế; ngược lại, nếu không đạt, sẽ không thực hiện việc trích.

Do sự khác biệt trong cách tính, số trích này không giống nhau Trong trường hợp này, vào cuối tháng, cần chạy theo biến thể: CHI TRA CK số dư tài khoản 33516 theo hợp đồng = 0.

3.1.12 Làm thế nào để phát hành hóa đơn vào ngày hạch toán chứng từ thay vì ngày hệ thống?

Khi thực hiện phát hành hóa đơn để giá trị ngày phát hành trên hóa đơn hiển thị đúng người dùng thực hiện như sau:

 Check box trường Posting date as Invocie date

3.1.13 Muốn phê duyệt đơn hàng trả lại phải làm thế nào?

Thực hiện phê duyệt hóa đơn điều chỉnh bằng Tcode V.23

- Bước 1: Kiểm tra trước khi phê duyệt

 Nhập Tổ chức bán hàng

 Nhập số SO cần phê duyệt

 Tích chọn With safety stock

- Bước 2: Phê duyệt phát hành hóa đơn điều chỉnh

 Nhập Tổ chức bán hàng

 Nhập số SO cần phê duyệt

 Tích chọn Delete Billing Block

3.1.14 Khi thực hiện cấn trừ công nợ bằng Tcode J3RCALD nhưng chứng từ công nợ vẫn ở trạng thái Open item?

Sau khi người dùng thực hiện cấn trừ công nợ tự động tại Tcode J3RCALD - Automatic Clearing, công nợ chứng từ vẫn ở trạng thái Open item Nguyên nhân là do người dùng đã chọn quy tắc cấn trừ là Partial payment trong quá trình thực hiện.

Trong trường hợp này để chứng từ gốc sau khi cấn trừ có trạng thái clear item, người dùng chọn tham số với clearing rules là Residual

3.2 Các lỗi thường gặp và cách xử lý

3.2.1 Khi in các phiếu như thu, chi, kế toán hay các báo cáo theo định dạng PDF khi mở báo cáo hệ thống báo lỗi như sau thì sử lý như thế nào: “The frontend service was terminated with an error”?

Lỗi này thường gặp khi người dùng đã printview chứng từ rồi tiếp tục printview chứng từ đó một lần nữa

Trong trường hợp này người dùng tắt màn hình Printview đã có đi và thực hiện lại thao tác

3.2.2 Khi thực hiện Cancel Billing, hệ thống thông báo như dưới, người sử dụng cần thực hiện những bước gì “You need to cancel FI doc XXXXX”?

Để hủy giao dịch billing, hệ thống yêu cầu người dùng phải hủy chứng từ FI được tự động sinh ra cùng với billing trước Chỉ sau khi hoàn tất bước này, việc hủy giao dịch billing mới có thể được thực hiện.

Như vậy người dùng cần liên lạc với bộ phận kế toán để thực hiện hủy chứng từ FI trước để thực hiện cancel billing

3.2.3 Các lỗi khi phát hành hóa đơn thường gặp?

Một số lỗi trong quá trình phát hành hóa đơn thường gặp như sau:

 Lỗi kết nối do SAP không đẩy thông tin được sang VNPT

 Lỗi kết nối do VNPT kkhông trả thông tin hóa đơn về SAP

 Lỗi không xác định: Nội dung HDDT khác với nghiệp vụ trên SAP

 Lỗi thiếu thông tin: Không có thông tin về tax code, chứng từ gốc của hóa đơn điều chỉnh… dẫn đến không phát hành được hóa đơn

3.2.4 Không in được thư nhắc nợ những lỗi thường gặp?

Khi sử dụng Tcode F150 để chạy thư nhắc nợ, người dùng cần kiểm tra một số thông tin quan trọng nếu không in được thư nhắc nợ.

 Kiểm tra thông tin trên master data khách hàng

Tcode: BP, Tab Company code > Customer: Corresponence > trường thông tin Dunning Procedue có nhập thông tin MV- Mavin dunning Procedue

 Kiểm tra dữ liệu của đối tượng chạy thư nhắc nợ

Căn cứ vào ngày chạy thư nhắc nợ và ngày số ngày quá hạn công nợ để hệ thống lọc đưa thông tin lên báo cáo

Người dùng kiểm tra bằng cách chạy báo cáo chi tiết giao dịch công nợ Tcode FBL5N

3.2.5 Không bù trừ được công nợ hệ thống thông báo item trên SO đã bị xóa thì phải làm gì?

Khi thực hiện bù trừ công nợ, hệ thống thông báo item trên SO đã bị xóa người dùng cần thực hiện như sau:

 Bước 1: Thực hiện thêm line bị xóa như bình thường trên SO

 Bước 2: Cập nhật lí do hủy cho line vừa bổ sung  lưu lại thông tin vừa cập nhật

3.2.6 Khi thực hiện cấn trừ công nợ, hệ thống đưa cảnh báo “No open item were found” như hình dưới ý nghĩa như thế nào?

Hệ thống cảnh báo nhằm thông báo cho người sử dụng rằng với các tham số nhập như công ty, mã đối tượng và loại đối tượng, không tồn tại giao dịch nào đang ở trạng thái chưa cấn trừ công nợ.

3 Phân hệ kế toán tài sản

4.1.1 Tài sản chuyển từ phòng ban này sang phòng ban khác thì phải làm thế nào?

Khi thực hiện điều chuyển tài sản từ phòng ban này sang phòng ban khác có 02 trường hợp xảy ra

 Trường hợp 1: Chuyển phòng ban cùng nhóm tài khoản chi phí (627, 641, 642) Ở trường hợp này người dùng thực hiện như sau:

Tcode AS02, truy vấn lại tài sản muốn chuyển đi, Tab Time - dependent

Đối với tài sản mới tạo và chưa khấu hao, người dùng cần sửa trực tiếp vào trường thông tin cost center Còn đối với tài sản đã khấu hao trên SAP, người dùng phải truy cập vào mục More Intervals để thực hiện các chỉnh sửa cần thiết.

71 Nhập thông tin ngày bắt đầu điều chuyển sang phòng ban mới sau đó nhập thông tin về phòng ban điều chuyển đến và lưu lại

 Trường hợp 2: Chuyển phòng ban khác nhóm tài khoản chi phí (627, 641, 642)

Trong trường hợp này, quy trình thực hiện được coi là nghiệp vụ điều chuyển tài sản Để nắm rõ hơn về cách thức thực hiện, bạn có thể tham khảo tài liệu hướng dẫn sử dụng chi tiết có tên: Project Mavin_FI_AA04_Fixed Asset.

Transfer_WP1130 v0.1 4.1.2 Tài sản bị sai bộ tài khoản hạch toán thì cần phải làm thế nào?

Trả lời Để điều chỉnh bộ tài khoản hạch toán gán với tài sản thì người dùng có thể thực hiện các bước như sau:

- Trường hợp chưa có phát sinh giao dịch hạch toán

 Bước 1: Hủy mã tài sản có asset class không đúng

 Bước 2: Tạo mã tài sản với asset class đúng

- Trường hợp đã có phát sinh giao dịch hạch toán vào mã tài sản bị sai bộ tài khoản hạch toán

 Bước 1: Tạo mã tài sản mới với thông tin về asset class đúng

 Bước 2: Chuyển giá trị của tài sản hạch toán sai sang mã tài sản có tài khoản hạch toán đúng

Tham khảo tài liệu hướng dẫn sử dụng chi tiết: Project Mavin_FI_AA04_Fixed

 Bước 3: Đóng mã tài sản bị sai

Định dạng
Số trang	90
Dung lượng	4,96 MB