838 phân tích, thiết kế bộ quy trình quản lý kho hàng cho công ty TNHH tôn minh long

TỔNG QUAN VỀ BÀI TOÁN NGHIÊN CỨU

Giới thiệu đơn vị thực tập

Công ty TNHH Giải pháp phần mềm Blackwind (Blackwind Software Solutions) là một doanh nghiệp Việt Nam nổi bật trong lĩnh vực Công nghệ thông tin, với hai chi nhánh đặt tại Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh.

Hồ Chí Minh được đánh giá là một doanh nghiệp tiềm năng, cung cấp giải pháp công nghệ tối ưu và hiệu quả cho khách hàng Là đối tác chiến lược, Blackwind Software Solutions mong muốn ứng dụng công nghệ để cải cách quản trị truyền thống, nâng cao chất lượng và năng suất công việc Đồng hành cùng các doanh nghiệp trong kỷ nguyên 4.0, Blackwind luôn chú trọng vào việc phát triển phần mềm với công nghệ mới nhất, mang lại giá trị thực sự cho doanh nghiệp và xã hội thông qua các sản phẩm và trải nghiệm vượt trội.

- Giải pháp Quản trị doanh nghiệp tổng thể (Enterprise Resource Planning - ERP).

- Giải pháp quản trị tổng thể ngành Logistic.

- Giải pháp quản trị nhân sự (Human Resource Management - HRM).

- Giải pháp quản trị quan hệ khách hàng (Customer Resource Management - CRM).

- Giải pháp tối ưu hoá quy trình làm việc.

- Thiết kế ứng dụng di động (Mobile App).

- Tư vấn giải pháp cho bài toán kinh doanh riêng của từng doanh nghiệp.

Phân tích, thiết kế bộ quy trình quản lý kho hàng cho

Công ty TNHH Tôn Minh Long Khoá luận tốt nghiệp

Công ty chuyên cung cấp phần mềm trên nền tảng Website và Ứng dụng, sử dụng nhiều ngôn ngữ lập trình khác nhau Các giải pháp này được thiết kế linh hoạt, nhằm đáp ứng nhu cầu và giải quyết những khó khăn mà doanh nghiệp đang gặp phải.

Doanh nghiệp của chúng tôi nổi bật với khả năng hiểu sâu sắc từng vấn đề của khách hàng và cung cấp giải pháp phần mềm tùy chỉnh theo yêu cầu cụ thể Bài viết này sẽ làm rõ những thách thức mà công ty khách hàng đang phải đối mặt, từ đó khẳng định hiệu quả tối ưu của giải pháp mà chúng tôi đang thực hiện.

Tổng quan về bài toán

1.2.1 Giới thiệu về Công ty khách hàng áp dụng giải pháp

Công ty TNHH Tôn Minh Long, được thành lập vào ngày 02/12/2017, sở hữu đội ngũ nhân sự dày dạn kinh nghiệm trong lĩnh vực tôn - thép, cam kết cung cấp dịch vụ chất lượng cao cho khách hàng Doanh nghiệp chuyên kinh doanh tôn, thép, kim khí và vật liệu xây dựng, hiện quản lý 03 kho hàng chính tại TP.Hồ Chí Minh, Tây Nguyên và Long An Tuy nhiên, việc sử dụng Excel để quản lý thông tin sản phẩm, kho hàng, nhân viên và khách hàng đã dẫn đến một số vấn đề trong quản lý.

Sản phẩm của công ty có những đặc điểm khá đặc thù, với các thông số chỉ khác nhau ở một vài chi tiết, dễ dẫn đến nhầm lẫn trong quản lý Hơn nữa, công cụ Excel không hỗ trợ việc quy đổi nhanh chóng giữa các đơn vị tính của số lượng và sản lượng sản phẩm.

Doanh nghiệp thường gặp khó khăn do thông tin không được cập nhật kịp thời, dẫn đến sai sót và sự không đồng nhất giữa các nhân viên Việc thiếu dấu hiệu nhận biết sản phẩm đã bán, tình trạng hàng hóa và số lượng tồn kho không rõ ràng có thể gây ra nhiều hệ lụy, khiến nhân viên kinh doanh không thể cung cấp số liệu chính xác để lập báo giá và đơn hàng cho khách hàng.

Công ty TNHH Tôn Minh Long gặp khó khăn trong việc trích xuất báo cáo chính xác, dẫn đến việc các cấp lãnh đạo không thể xây dựng chiến lược phù hợp cho doanh nghiệp Điều này cũng ảnh hưởng đến khả năng của thủ kho trong việc kiểm soát lượng hàng nhập, xuất và tồn kho tại mỗi kho hàng.

Vấn đề bảo mật thông tin trong doanh nghiệp trở nên nghiêm trọng khi chỉ lưu trữ dữ liệu trên các file Excel, sổ sách hay chứng từ, dễ dẫn đến việc bị đánh cắp thông tin Doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc kiểm soát và theo dõi những người đã chỉnh sửa thông tin, đặc biệt là thông tin về giá cả - một vấn đề nhạy cảm và quan trọng.

Khả năng mở rộng quy mô hoạt động của doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng, nhưng nếu quy trình và cách quản lý nội tại không được cải thiện, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc duy trì lợi thế cạnh tranh khi mở rộng hoạt động kinh doanh.

Công ty đang đối mặt với nhiều vấn đề trong quản lý doanh nghiệp và kho hàng, điều này sẽ trở nên khó khăn hơn khi mở rộng kinh doanh và tăng lượng hàng hóa nhập Việc quản lý kém có thể ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả hoạt động của công ty Do đó, việc ứng dụng phần mềm vào quy trình nghiệp vụ là cần thiết để cải thiện tình hình Nghiên cứu này sẽ phân tích những khó khăn mà khách hàng đang gặp phải và đề xuất giải pháp công nghệ để quản lý kho hàng hiệu quả hơn.

Xuất phát từ nhu cầu cung cấp giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp và kho hàng, BlackWind mang đến một giải pháp toàn diện kết hợp công nghệ vào hoạt động kinh doanh Giải pháp này giúp tối ưu hóa quy trình từ các phân hệ mua hàng, bán hàng, kế toán - tài chính đến quản lý kho hàng Nhờ đó, BlackWind giải quyết hiệu quả các vấn đề trong quản lý sản phẩm, giảm thiểu sai sót, tiết kiệm chi phí và tạo điều kiện cho sự phát triển bền vững của Tôn Minh Long.

1.2.2 Các giải pháp quản lý kho hàng trên thị trường

Thị trường hiện nay có nhiều đơn vị cung cấp giải pháp kho hàng tích hợp trên các nền tảng khác nhau, bao gồm Sapo, Nhanh.vn, Kiotviet, Udoo, và SUNO Các giải pháp này giúp tối ưu hóa quản lý kho hàng cho doanh nghiệp.

Tiêu chí Nhanh.vn KiotViet BlackWind Điểm mạnh

- Đã có chỗ đứng trên thị trường.

- Có lượng lớn khách hàng sử dụng.

- Cập nhật thông tin, số lượng tồn kho theo nhiều kho hàng nhanh chóng.

- Hỗ trợ trên đa nền tảng: máy tính, điện thoại, Ipad,

- Quản lý nhanh chóng, thuận tiện.

- Quản lý được thông tin của nhiều kho hàng.

- Tích hợp được nhiều đơn vị thứ ba, phần mềm vận chuyển, tự động cập nhật thông tin qua lại giữa các đối tác.

- Đã có chỗ đứng trên thị trường.

- Có lượng lớn khách hàng sử dụng.

- Cập nhật thông tin, số lượng tồn kho nhanh chóng.

- Hỗ trợ trên đa nền tảng: máy tính, điện thoại, Ipad,.

- Quản lý nhanh chóng, thuận tiện.

- Tích hợp được nhiều đơn vị thứ ba, phần mềm vận chuyển, tự động cập nhật thông tin

- Phần mềm được lập trình theo nhu cầu tuỳ biến của doanh nghiệp.

- Cập nhật thông tin, số lượng tồn kho theo nhiều kho hàng nhanh chóng, cảnh bảo hàng tồn kho theo định mức cấu hình.

- Quản lý nhanh chóng, thuận tiện, đồng bộ với các phân hệ khác.

Công ty TNHH Tôn Minh Long cung cấp dịch vụ khoá luận tốt nghiệp với những thế mạnh riêng, giúp giải quyết nhu cầu của khách hàng phù hợp với mục tiêu kinh doanh Bài viết sẽ phân tích hai đơn vị cung cấp dịch vụ, Kiotviet và Nhanh.vn, để làm nổi bật sự khác biệt giữa họ và phần mềm quản lý kho hàng Blackwind thông qua việc xem xét điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của từng đơn vị.

- Có thể giữ hàng cho đơn hàng chờ. Điểm yếu

- Chi phí khác nhau áp dụng cho từng số lượng kho hàng cần quản lý.

- Chỉ áp dụng được doanh nghiệp vừa và nhỏ.

- Giá thành cao hơn các đơn vị cung cấp khác (chi phí giao động từ 3.000.000 - 8.000.000/ năm).

Các sản phẩm này rất phù hợp cho các công ty chuyên về bán lẻ, đặc biệt là những doanh nghiệp sử dụng phần mềm với tính năng cố định mà không có sự tùy biến theo từng đặc thù nghiệp vụ.

- Chỉ có hai gói sản phẩm áp dụng.

- Độ tương thích với các bên đối tác thứ ba chưa cao.

Các sản phẩm này được thiết kế đặc biệt cho các công ty trong lĩnh vực bán lẻ, với phần mềm cố định tính năng, không cho phép tùy biến theo yêu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp.

- Chi phí được thanh toán trong một lần không giàn trải qua các tháng.

- Chi phí không cố định, tuỳ thuộc vào từng bài toán của doanh nghiệp.

Cơ hội - Các chủ doanh nghiệp, cửa hàng có thể dễ dàng cập nhật thông tin kho hàng theo thời gian thực.

- Các chủ doanh nghiệp, cửa hàng có thể dễ dàng cập nhật thông tin kho hàng theo thời gian

- Chủ doanh nghiệp dễ dàng mở rộng tính năng hệ thống trong tương lai,

Công ty TNHH Tôn Minh LongKhoá luận tốt nghiệp

- Không có phân hệ giữ hàng khi nhân viên kinh doanh đang giữ hàng để chào mời.

- Khó triển khai cho các doanh nghiệp, tập đoàn lớn.

- Giao diện rườm rà, nhiều thao tác, chưa tối ưu cho người dùng mới.

- Khó thiết kế riêng cho một doanh nghiệp. thực.

250.000/ tháng) cho một phần mềm quản lý. toán quản trị cho từng giai đoạn.

- Cập nhật đúng thông số sản phẩm đặc thù của ngành tôn - thép.

- Không có phân hệ giữ hàng khi nhân viên kinh doanh đang giữ hàng để chào mời.

- Khó triển khai cho các doanh nghiệp, tập đoàn lớn.

- Giao diện chưa tối ưu cho

- Chi phí bỏ ra một lần là khá lớn cho so với việc rải rác chi phí theo tháng.

Bảng 1.1 Bảng so sánh các đặc điểm giữa các đơn vị cung cấp phần mềm

Qua phân tích các mô hình, chúng ta có thể so sánh rõ ràng lợi ích và bất lợi của ba nhà cung cấp phần mềm cho Tôn Minh Long Dựa trên các tiêu chí lựa chọn phần mềm từ phía khách hàng, Tôn Minh Long đã quyết định chọn Blackwind làm đơn vị triển khai.

1.2.3 Giá trị mà giải pháp từ phần mềm mang lại

,,, , , „ ' ' , Phân tích, thiết kế bộ quy trình quản lý kho hàng cho

Khoá luận tôt nghiệp ■ TB' Pkpp τ P PP P T _ ð r Công ty TNHH Tôn Minh Long

Bài viết đánh giá và phân tích các nhà cung cấp giải pháp phần mềm quản lý kho hàng, nhằm làm nổi bật sự tối ưu mà khách hàng có thể đạt được khi áp dụng những giải pháp này Tác giả cung cấp cái nhìn sâu sắc về lợi ích và hiệu quả của các giải pháp kho hàng đã được phân tích, giúp người đọc hiểu rõ hơn về giá trị mà chúng mang lại cho doanh nghiệp.

- Tính mở rộng trong tương lai

Doanh nghiệp Tôn Minh Long đang hướng tới việc triển khai hệ thống ERP để tối ưu hóa quy trình kinh doanh, trong đó phân hệ kho sẽ đóng vai trò nền tảng cho việc áp dụng ERP Mục tiêu của Tôn Minh Long là quản lý tất cả các phòng ban và các phân hệ chung trên một phần mềm tích hợp (all-in-one).

- Tác động tới phân hệ, phòng ban khác

GIỚI THIỆU NỀN TẢNG CÔNG NGHỆ

Tổng quan về phương pháp quản lý quy trình nghiệp vụ BPM

Thuật ngữ BPM, viết tắt của Business Process Management, kết hợp giữa quản trị doanh nghiệp và công nghệ nhằm phát triển phần mềm giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất và dịch vụ BPM cho phép doanh nghiệp thiết kế, phân tích, thực thi, giám sát và đánh giá các quy trình nghiệp vụ quan trọng, từ đó cải thiện hiệu quả hoạt động trước khi áp dụng công nghệ vào vận hành.

Việc xây dựng quy trình bắt nguồn từ nhu cầu của con người trong việc cải thiện hiệu quả công việc Ý tưởng này đã xuất hiện từ những năm đầu của lịch sử, thể hiện mong muốn nâng cao chất lượng công việc.

Năm 1911, Frederick Taylor đã xuất bản tác phẩm "Nguyên tắc quản lý khoa học," nhấn mạnh việc cải thiện hiệu suất công việc thông qua các phương pháp khoa học, đặc biệt là tập trung vào năng suất nhân viên Ý tưởng này đã tạo nền tảng cho việc cải tiến quy trình và nâng cao hiệu quả công việc, dựa trên các vấn đề nội tại của doanh nghiệp Sau này, với sự phát triển của công nghệ, BPM (Quản lý quy trình kinh doanh) đã được định nghĩa rõ ràng hơn Năm 1980 đánh dấu một bước tiến quan trọng khi FileNet giới thiệu phần mềm quản lý quy trình làm việc kỹ thuật số, được xem là tiền thân của phần mềm BPM hiện đại Hiện nay, BPM đã trở thành một phần thiết yếu trong quản lý doanh nghiệp.

Công ty TNHH Tôn Minh Long đã khẳng định vị thế quan trọng của mình trong việc giúp doanh nghiệp tạo lợi thế cạnh tranh thông qua việc giảm chi phí, hoàn thiện quy trình và cải tiến liên tục Theo báo cáo từ Mordor Intelligence, 68% doanh nghiệp hiện nay thể hiện sự hứng thú với phần mềm BPM, trong khi 56% thừa nhận sẽ đầu tư mạnh mẽ hơn vào chúng trong năm tới Điều này cho thấy sự chú trọng đặc biệt của các doanh nghiệp đối với BPM trong bối cảnh hiện tại.

Sự thay đổi và cải tiến quy trình thường được thúc đẩy bởi công nghệ mới hoặc do các quy trình không chuẩn gây ra tổn hại cho tổ chức Khi các quy trình kinh doanh không được tổ chức và hệ thống hóa, chúng có thể dẫn đến tình trạng hỗn loạn cho doanh nghiệp Bằng cách áp dụng quản lý quy trình kinh doanh, các tổ chức có thể cải thiện quy trình, nâng cao năng suất làm việc và tối ưu hóa tất cả các khía cạnh trong hoạt động vận hành Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn giảm thiểu tình trạng thất thoát.

Việc liên tục phát triển và cải tiến quy trình, tập trung vào các vấn đề cốt lõi, cũng như phát hiện và giải quyết những "nút thắt cổ chai" sẽ giúp doanh nghiệp trở nên linh hoạt hơn Điều này không chỉ mang lại những cải tiến đột phá mà còn đảm bảo sự phát triển bền vững trong thời đại công nghệ hiện nay.

Áp dụng giải pháp BPM giúp doanh nghiệp tối ưu hóa và tự động hóa quy trình vận hành, đồng thời thực thi, đánh giá, kiểm soát và đo lường hiệu quả Qua đó, doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro trong quá trình hoạt động một cách tối đa.

BPM giúp các tổ chức xác định và loại bỏ vướng mắc trong quy trình hàng ngày, kiểm soát nguồn thu chi, tối ưu hóa các quy trình và nâng cao năng suất của người tham gia.

Việc áp dụng giải pháp cải tiến quy trình giúp doanh nghiệp tích hợp quản lý và tự động hóa toàn bộ quy trình trên một nền tảng duy nhất Điều này không chỉ tăng cường tương tác mà còn tối ưu hóa luồng thông tin, làm cho việc kết nối dữ liệu và liên kết các quy trình trở nên rõ ràng và minh bạch hơn.

2.1.2 Cách thức áp dụng BPM trong việc triển khai phần mềm:

Với nhiều lợi ích nổi bật, BPM là giải pháp tối ưu cho việc phân tích nghiệp vụ doanh nghiệp, giúp xây dựng phần mềm giải quyết triệt để vấn đề Quy trình BPM được triển khai thông qua 5 bước cơ bản.

Trong giai đoạn này, chúng ta sẽ tập trung vào việc thu thập dữ liệu, phân tích và lấy yêu cầu nghiệp vụ Đồng thời, sẽ thu thập các biểu mẫu liên quan để xây dựng quy trình làm việc Qua đó, xác định các đối tượng tham gia và quy trình thực hiện của họ.

Giai đoạn này sẽ tập trung vào việc trình bày bố cục nghiệp vụ và mô hình hóa, dựa trên dữ liệu đã thu thập trước đó Chúng tôi sẽ xây dựng một kế hoạch chi tiết về thời hạn và điều kiện, nhằm làm rõ chuỗi sự kiện và luồng dữ liệu trong toàn bộ quy trình.

Thực hiện quy trình và ý tưởng bằng cách tiến hành vận hành và thử nghiệm trực tiếp với một nhóm nhỏ, chẳng hạn như một phòng ban, trước khi mở rộng áp dụng cho toàn bộ đối tượng tham gia vào quy trình.

Tại giai đoạn này, việc theo dõi quá trình áp dụng trên các nhóm đối tượng và hoạt động kinh doanh là rất quan trọng Qua đó, cần phân tích và đánh giá để đưa ra các chỉ số KPI (Chỉ số Hiệu suất Chính) phù hợp nhằm xác định tiến độ, đo lường hiệu quả và phát hiện các vị trí tắc nghẽn trong quy trình.

Sau khi thực hiện go live, kiểm thử và theo dõi để đánh giá, bước 5 sẽ ghi lại sự biến động của quy trình, từ đó xác định những điểm cần cải thiện trong biểu mẫu hoặc quy trình làm việc của doanh nghiệp nhằm tối ưu hóa hiệu suất.

Áp dụng quy trình nghiệp vụ vào phân hệ kho hàng

2.2.1 Lợi ích của việc ứng dụng BPM vào quy trình quản lý kho của công ty Tôn Minh Long

BPM là công cụ quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình doanh nghiệp, đặc biệt là trong cải tiến quy trình kho Việc xây dựng quy trình kho liên quan đến nhiều phân hệ như mua hàng, bán hàng, kế toán, nhân sự và sản xuất Khi áp dụng BPM cho phân hệ kho của công ty Tôn Minh Long, doanh nghiệp sẽ thu được nhiều lợi ích đáng kể, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và cải thiện chất lượng dịch vụ.

Tích hợp phân hệ kho hàng với các phân hệ quản lý khác như mua hàng, bán hàng, kế toán - tài chính, và sản xuất giúp dữ liệu được cập nhật liên tục và nhanh chóng Điều này đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu trong toàn bộ hệ thống quản lý doanh nghiệp.

Đối chiếu số liệu giữa các nghiệp vụ nhập - xuất và kiểm kê hàng trong phân hệ quản lý kho hàng là cần thiết để đảm bảo thông tin chính xác về nguồn hàng Điều này tạo nền tảng vững chắc cho các bộ phận khác trong doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác.

Quản lý tài khoản và phân quyền sử dụng cho người dùng là rất quan trọng, giúp nhà quản trị có cái nhìn tổng quan về các công việc đang diễn ra Việc này đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý, đồng thời hỗ trợ trong việc theo dõi và kiểm soát các hoạt động.

- Cung cấp một giải pháp để tối ưu hoá quản lý hàng tồn, dự báo nhu cầu và hiệu suất bán hàng.

Kiểm soát dòng vốn hàng hoá là yếu tố quan trọng giúp hỗ trợ các bộ phận khác trong doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo thực hiện các chiến lược dòng vốn thông minh dựa trên kết quả doanh số bán hàng.

Để xây dựng phần mềm quản lý kho hiệu quả, doanh nghiệp cần thiết lập quy trình rõ ràng và đồng bộ giữa các bộ phận Sự liên kết tổ chức đúng theo quy trình đề ra là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu và tối ưu hóa hoạt động quản lý kho.

,., , , „ ' ' , Phân tích, thiết kế bộ quy trình quản lý kho hàng cho

Khóa luận tốt nghiệp tại Công ty TNHH Tôn Minh Long sẽ mang lại hiệu quả kinh doanh cao, giúp giảm thiểu chi phí và tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững.

2.2.2 Cách thức áp dụng BPM vào doanh nghiệp Tôn Minh Long.

Với nhiều lợi ích như vậy, khi triển khai phần mềm cho công ty Tôn Minh Long, tác giả đã triển khai phương pháp BPM cụ thể như sau.

Tác giả tiến hành trao đổi với doanh nghiệp để thu thập yêu cầu nghiệp vụ, tìm hiểu sâu về lĩnh vực hoạt động và phân tích quy trình hiện tại của Tôn Minh Long Qua đó, tác giả lắng nghe mong muốn của doanh nghiệp nhằm tư vấn giải pháp phù hợp, đồng thời thu thập các biểu mẫu và viết tài liệu mô tả yêu cầu một cách chi tiết.

Giai đoạn mô hình hóa quy trình nghiệp vụ dựa trên tài liệu yêu cầu nghiệp vụ sẽ tập trung vào việc xây dựng tiến trình chi tiết, xác định thời gian, nguồn lực và nhân sự tham gia Sau đó, đơn vị triển khai sẽ phân tích và thiết kế luồng dữ liệu, lập trình và kiểm thử phần mềm trước khi áp dụng vào doanh nghiệp, thay thế hệ thống cũ.

BlackWind sẽ tiến hành triển khai và thử nghiệm trực tiếp các giải pháp mới, nhằm thay thế dần các hệ thống cũ của doanh nghiệp Lộ trình triển khai được xây dựng thông qua sự trao đổi giữa hai bên Trong giai đoạn này, BlackWind sẽ cử nhóm đào tạo nhân viên của Tôn Minh Long để sử dụng phần mềm và áp dụng giải pháp vào hoạt động kinh doanh Quá trình triển khai sẽ tiếp tục khi doanh nghiệp đã thành thạo cách sử dụng và giải pháp hoạt động hiệu quả.

Dưới đây là đề xuất của tác giả về giai đoạn này: Đoàn Thanh Huyền - K20HTTTB 17

Khi phần mềm chính thức hoạt động, BlackWind sẽ theo dõi chặt chẽ quá trình triển khai trong doanh nghiệp Họ sẽ ghi nhận nhanh chóng các vấn đề phát sinh, đánh giá sự tương thích với hoạt động của doanh nghiệp, đo lường hiệu suất và xác định các vị trí tắc nghẽn.

Bước 5: Tối ưu hóa Đề xuất của tác giả:

Sau khi triển khai phần mềm, BlackWind sẽ thực hiện kiểm thử và đánh giá hiệu suất để phát hiện các vấn đề bất hợp lý và sai sót trong quá trình vận hành Công ty sẽ xác định các nút thắt, khắc phục lỗi, phân tích và tối ưu hóa quy trình để nâng cao hiệu quả hoạt động.

Cấu trúc hệ thống của phần mềm

Hình 2.1 Cấu trúc hệ thống 2.3.2 Diễn giải cấu trúc

2.3.2.1 System Admin truy cập vào Portal quản lý

(1) - System Admin sẽ truy cập đến Portal quản lý.

(1.1) - Thông tin thao tác gửi đến Website Server tương ứng

- Nhận lại kết quả từ Website Server.

,., , , „ ' ' , Phân tích, thiết kế bộ quy trình quản lý kho hàng cho Khoá luận tôt nghiệp ■ Pd' Pkpp τ P PP P T _ ð r Công ty TNHH Tôn Minh Long

(4) - Website Server gửi request đến Caching Server tương ứng.

- Nhận kết quả từ Caching Server tương ứng (Kết quả được lưu trên Caching Server hoặc kết quả được trả về thông qua API Server).

(5) - Caching Server gửi request đến API Server tương ứng.

- Nhận kết quả từ API Server.

(6) - API server nhận các request và thực hiện truy vấn Database và trả lại kết quả truy vấn.

2.3.2.2 Client truy cập vào website

(2) - Clients sẽ truy cập đến Website thông qua máy tính cá nhân.

(2.1) - Thông tin thao tác gửi đến Website Server tương ứng.

- Nhận lại kết quả từ Website Server.

(4) - Website Server gửi request đến Caching Server tương ứng.

- Nhận kết quả từ Caching Server tương ứng (Kết quả được lưu trên Caching Server hoặc kết quả được trả về thông qua API Server).

(5) - Caching Server gửi request đến API Server tương ứng.

- Nhận kết quả từ API Server.

(6) - API server nhận các request và thực hiện truy vấn Database và trả lại kết quả truy vấn.

2.3.2.3 Client truy cập vào app mobile

(3) - Clients sẽ truy cập đến Mobile App thông qua điện thoại thông minh. (3.1) - Thông tin request được gửi đến API Server.

- Nhận lại kết quả từ API Server.

(6) - API Server nhận các request và thực hiện truy vấn Database và trả lại kết quả truy vấn.

2.3.3 Nền tảng áp dụng Để triển khai được phần mềm, công ty đã lập trình dựa trên nền tảng React - Framework đang khá phổ biến hiện nay trong lập trình phần mềm với ngôn ngữ chính là Javascript. Đoàn Thanh Huyền - K20HTTTB 19

ReactJS là một thư viện JavaScript mã nguồn mở do Facebook phát triển, giúp lập trình viên dễ dàng hơn trong việc xây dựng ứng dụng web thông qua cú pháp JSX, kết hợp giữa JavaScript và HTML Thư viện này nổi bật trong việc tạo ra các website linh động, hiệu quả, với khả năng cải thiện tốc độ hiển thị nhờ vào Virtual DOM, cùng với khả năng mở rộng và tính đơn giản Bên cạnh đó, ReactJS còn được hỗ trợ bởi nhiều công cụ hữu ích như React Developer Tools và Redux Developer Tools, nâng cao trải nghiệm phát triển web.

React Native là một framework mã nguồn mở phổ biến nhất cho phát triển ứng dụng di động, được các lập trình viên đánh giá cao nhờ tính năng cross-platform Với React Native, chỉ cần viết mã một lần, ứng dụng có thể hoạt động trên cả hai hệ điều hành iOS và Android, mang lại hiệu quả tối ưu cho quá trình phát triển.

Trong hệ thống, chức năng nghiệp vụ và quy trình lấy, lưu trữ dữ liệu được thực hiện thông qua giao diện lập trình ứng dụng (API) kết nối với Web Server Quá trình này được hỗ trợ bởi phần mềm NodeJS, cho phép phát triển các ứng dụng internet có khả năng mở rộng.

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ BỘ QUY TRÌNH

Tác giả đã nghiên cứu và xác định bài toán trong hoạt động quản lý kho hàng tại một số doanh nghiệp, từ đó tổng hợp và phân tích quy trình chính của Phân hệ quản lý kho hàng Quy trình này bao gồm ba phần chính: (1) Quy trình quản lý hệ thống, (2) Quy trình quản lý kho hàng, và (3) Báo cáo kho hàng.

Phân tích hệ thống

Hình 3.1 Quy trình đăng nhập Đoàn Thanh Huyền - K20HTTTB 21

Bước Tên bước Bộ phận thực hiện

Nội dung thực hiện Biểu mẫu

01 Tạo tài khoản Quản lý

Quản lý tiến hành tạo thông tin tài khoản cho người dùng.

Quản lý tiến hành phân quyền cho người dùng truy cập vào các phân hệ của hệ thống.

03 Nhập thông tin đăng nhập Nhân viên

Nhân viên cần đăng nhập vào hệ thống bằng thông tin tài khoản đã được cung cấp Trong trường hợp thông tin đăng nhập không chính xác, hệ thống sẽ yêu cầu nhập lại Nếu thông tin đúng, nhân viên sẽ được chuyển sang bước 4.

04 Đăng nhập hệ thống Nhân viên

Sau khi nhập đúng thông tin, đăng nhập vào hệ thống thành công

Mô tả luồng quy trình hoạt động:

Bảng 3.1 Mô tả quy trình hoạt động quản lý tài khoản

Hình 3.2 Quy trình nhập kho Đoàn Thanh Huyền - K20HTTTB 23

Bộ phận kinh doanh xem xét tình hình kinh doanh và đưa ra yêu cầu.

Quản lý sẽ đánh giá tình hình doanh thu và tồn kho hiện tại để đưa ra quyết định Nếu yêu cầu được phê duyệt, quy trình sẽ chuyển sang bước 3 Ngược lại, nếu không được duyệt, quy trình sẽ kết thúc.

Tạo yêu cầu mua hàng

Quản lý Khi yêu cầu hàng được duyệt, quản lý tiến hành tạo yêu cầu mua hàng và gửi đến nhà cung cấp.

Phiếu yêu cầu mua hàng đã được duyệt

Nhận hàng và kiểm tra hàng hoá

Thủ kho có trách nhiệm nhận và kiểm tra hàng hóa sau khi nhà cung cấp giao hàng Họ xác nhận lại với nhà cung cấp thông qua biên nhận mua hàng Nếu phát hiện hàng hóa không đủ số lượng hoặc chất lượng không đảm bảo theo đơn hàng, thủ kho sẽ thông báo để gửi trả hàng lại cho nhà cung cấp.

Mô tả quy trình hoạt động: cấp Nếu hàng hoá đầy đủ, đảm bảo chất lượng theo đon mua thì chuyển sang bước 5.

Thủ kho Sau khi kiểm tra thành công, thủ kho tiến hành đưa hàng vào kho và nhập kho.

Cập nhật lại số lượng hàng trong kho.

Nhà cung cap: Địa chí:

24O⅛OO6S'/05/2021 Công ty TNIIH Tôn I Ioa Sen sớ 76, đường

Nguyền Văn A (Tên người yêu cầu) Chi nhánh Mien Bắc

S t Mả cuộn Tên hàng hóa/Quy cách Đ vt So lưựng Ghi chú

Tôn lạnh Hòa Phát AZ70

01251 l ỏn lạnh Hòa Phát AZ70

- Địa diêm giao hàng: Tại kho bên bán

- Dơn vị vận chuyên + Sô xc: 95H 2929

- Thông tin liên hệ Ehanh Vương

- Ngày giao/nhận hàng: (ngày thực tề nhận)

Xin chân thành câm ơn sự hụp tác của Quý khách hàng!

(Kỷ ghi rõ họ tên)

Bảng 3.2 Mô tả quy trình hoạt động nhập kho Biểu mẫu của quy trình nhập kho:

- Phiếu yêu cầu mua hàng

CÔNG TY TNHH TÔN MINH LONG

Chuyên tôn cuộn: HÓA PHÁT - SÓNG THẰN - ĐẠI THIÊN Lộc - HOA SEN EX?: 76 Đường G4O⅛OO6S', Khu Dân Cư Vĩnh Lộc, P- Bình Hưng Hòa B, ọ Binh Tân, TP HCM

MS I : 0314O⅛OO6S'7694O⅛OO6S'52 - DI: 0815 70 70 77 - Email: Ctyminhlongfa gmail.com - Website: tonminhlong.com

Hình 3.3 Phiếu yêu cầu mua hàng Đoàn Thanh Huyền - K20HTTTB 25

CÔNG TYTNHH TÔN MINH LONG

Chuyên tàn cuộn: HÔA PHÁT ■ SỒNG THÁN ■ ĐẠI THIÊNILQc_■ HOA SEN ĐC: 76 Đường G4, IGiU Dân Cư Vĩnh Lộc,Phường Binh Hưng Hỏa B,Quặn Binh Tan r Thanh phố Hố Chí

MST; 0314769452 ■ ET; 0815707077 ■ Emaii;jctytonmjnhlong@gmail.ram ■ Wfebsite: tonminhlong.com Minh

Tên don vị cung cấp: Hòa Phát Địa chỉ:

Xã Bạch Xa, Huyện Hàm ìên, lĩnh Tuyên Quang

Minh Long 02 Địa chỉ: só điện thoại:

62 yên phụ, Phường Nguyễn Trung Trực, Quận Ba Đình, Thành phổ Hà Nội

SS lô Mã cuộn lén hàng hóa/ Quy cách Đ

Thành tiến giá vón (Đóng)

Tôn lạnh Hòa PhátAZ70 loại 01 phú anti-finger 0.35

Tôn lạnh Hòa Ph⅛t AZ70 loạt

* Ghi chú 1, Ghi chú I 1 Ghi chú 2, Ghi chú 1

- Thông tin chuyến khoản: Cty TNHH Tôn Minh Long So tài khoán: 060166722619 tại NH Sacombank Chi nhánh Quận 12 - TE HCM số tài khoản:

■ Thông tin nhà cung câp

Thành phổ Hổ Chi Minh, ngày 06/06/2021

Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng, bộ phận kinh doanh tiến hành tạo yêu cầu xuất kho.

Khi tiến hành tạo yêu cầu Bộ phận kinh doanh tiến hành kiểm tra hàng tồn kho Nếu

Hình 3.5 Quy trình xuất kho

Mô tả quy trình hoạt động: Đoàn Thanh Huyền - K20HTTTB 27 hàng hóa đủ, chuyển sang bước 2 Neu hàng hóa không đủ, kết thúc quá trình.

Lập giao dịch và đơn mua hàng

Sau khi kiểm tra đủ hàng hoá, tiếp tục tạo đơn hàng cung cấp hàng hoá cho phía khách hàng. Đơn mua hàng

Thủ kho sẽ nhận đơn mua hàng từ bộ phận kinh doanh, tiến hành xuất hàng khỏi kho, tạo phiếu xuất kho và cập nhật số lượng tồn kho.

05 Giao hàng Thủ kho Sau khi chuẩn bị đủ hàng, tiến hành xuất phiếu giao hàng và giao hàng cho khách.

Bảng 3.3 Mô tả quy trình xuất kho

C NG TY TNHH TÔN MINH LONG ỐNG TY TNHH TÔN MINH LONG

Chuyên tỏn cuộn: HÒA PHÁT - SÕNG THÁN - ĐẠI THIẺN LỘC - HOA SEN

DC: 76 DuonqGl Khu Dân CuVinh Lộc MST: 0314O⅛OO6S'7694O⅛OO6S'52 ∙ ĐT: 0815707077 ∙ Email: ctytonminhlong@gmail.com ∙ Website: tonminhlong.com

S t t Mã cuộn T PII hãng hóa/Quy cách D vt

Quy cách Chỉ dài ếu (mé

So tá m trọ ng Don gỉá Thành tiến

(Đổng) Kho Dung sal TT

1 0987654O⅛OO6S'32 Tôn Kẽm Hoa Sen AS1397

Tôn Kem Hoa Sen AS1397

Số tỉén còn lại phải thanh toán 450,000,00

Biểu mẫu quy trình xuất kho:

- Biểu mẫu đơn mua hàng:

Công ty tôn Minh Long xin thông báo đến quý khách hàng địa chỉ và thông tin liên hệ như sau: Địa chỉ: Sông Hiến, Phucmq, Thành phố Cao Bằng, Tỉnh Cao Bằng Điện thoại: 016874O⅛OO6S'6888.

Bàng cbửĩ Bón trảm năm muoỉ triệu đóng

- Đơn giá trốn dã bao góm VAT

- Don giá ưẻn (Ề giảm trừ mét B, C

- Địa Icm Ịýao hàng: Tại kho bốn bán, 33 Yén Phụ, Phuong Phúc xá, Quận Ba Duih, Thành phố Hà Nội

* Thời gan gao hãng 3 ngày

- Thời hạn thanh toán: 2 n

Tiêu đề	Phân Tích, Thiết Kế Bộ Quy Trình Quản Lý Kho Hàng Cho Công Ty TNHH Tôn Minh Long
Tác giả	Đoàn Thanh Huyền
Người hướng dẫn	ThS. Chu Văn Huy
Trường học	Học viện Ngân hàng
Chuyên ngành	Hệ thống thông tin quản lý
Thể loại	khóa luận tốt nghiệp
Năm xuất bản	2021
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	98
Dung lượng	3,16 MB