LÝ LUẬN CHUNG VỀ KSNB CHI PHÍ XÂY LẮP TRONG DOANH NGHIỆP
Khái niệm, mục tiêu của KSNB
Có nhiều quan điểm khác nhau về Kiểm soát nội bộ.
Theo COSO Internal Control 2013, KSNB là quy trình do Ban quản trị, nhà quản lý và các nhân sự khác trong doanh nghiệp thiết lập, nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu liên quan đến hoạt động, báo cáo và tuân thủ.
Theo chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam (VSA) số 315: “KSNB là quy trình do
Ban quản trị và Ban Giám đốc cùng các cá nhân trong đơn vị có trách nhiệm thiết kế, thực hiện và duy trì các quy trình nhằm đảm bảo khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị Điều này bao gồm việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, nâng cao hiệu quả và hiệu suất hoạt động, cũng như tuân thủ các quy định pháp luật và các quy định liên quan.
Theo Luật Kế toán 2015, Kiểm soát nội bộ (KSNB) là quá trình thiết lập và tổ chức thực hiện các cơ chế, chính sách, quy trình và quy định nội bộ trong đơn vị kế toán Mục tiêu của KSNB là đảm bảo tuân thủ pháp luật, phòng ngừa, phát hiện và xử lý kịp thời các rủi ro, đồng thời đạt được các yêu cầu đề ra.
KSNB không chỉ là một thủ tục, mà là một quy trình được thiết lập nhằm giảm thiểu rủi ro, giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Hiện nay, khi các nhà đầu tư ngày càng tách rời khỏi vai trò quản lý doanh nghiệp, việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) vững mạnh trở nên cần thiết KSNB không chỉ là công cụ hiệu quả để xác minh sự an toàn của nguồn vốn đầu tư mà còn giúp theo dõi hiệu quả và tình hình hoạt động của doanh nghiệp.
KSNB là các quy trình thiết yếu nhằm giảm thiểu rủi ro và đạt được các mục tiêu kiểm soát trong doanh nghiệp Mục tiêu của KSNB có thể được phân chia thành bốn nhóm chính.
Để đảm bảo sự phù hợp giữa chiến lược và tầm nhìn doanh nghiệp, KSNB đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao uy tín và hỗ trợ thực hiện các chiến lược kinh doanh hiệu quả cho đơn vị.
- Đảm bảo hệ thống thông tin tài chính.
KSNB cam kết đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy trong báo cáo tài chính Ban lãnh đạo có trách nhiệm lập và trình bày các báo cáo này theo đúng chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
- Đảm bảo hoạt động KSNB cần phải giúp đơn vị sử dụng hiệu quả nguồn lực trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh.
Để đảm bảo tính tuân thủ pháp luật và quy định, KSNB cần đạt được sự đảm bảo hợp lý về việc tuân thủ các quy định pháp lý cũng như quy định nội bộ trong doanh nghiệp, nhằm thực hiện hiệu quả các mục tiêu đã đề ra.
Các bộ phận cấu thành KSNB
VSA 315 có sự đồng nhất với COSO 2013 về 5 bộ phận cấu thành KSNB.
Theo VSA 315, môi trường kiểm soát là tổng hợp các chức năng quản trị, nhận thức và hành động của Ban quản trị và Ban Giám đốc liên quan đến kiểm soát nội bộ (KSNB) Môi trường này không chỉ định hình đặc điểm chung của đơn vị mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến ý thức của từng thành viên về công tác kiểm soát Tầm quan trọng của KSNB đối với hoạt động của đơn vị là điều không thể phủ nhận.
Môi trường kiểm soát tốt là yếu tố quan trọng giúp thiết kế và vận hành các kiểm soát hiệu quả Mặc dù môi trường kiểm soát tốt không đảm bảo KSNB hoàn hảo, nhưng môi trường không thuận lợi có thể làm giảm hiệu lực của hệ thống kiểm soát Để đánh giá môi trường kiểm soát của tổ chức, cần chú ý đến các yếu tố chính như việc truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực cùng các giá trị đạo đức Tính chính trực và hành vi đạo đức phụ thuộc vào chuẩn mực hành vi của tổ chức và cách thức thực hiện chúng Việc thực thi tính chính trực bao gồm các biện pháp của Ban Giám đốc nhằm giảm thiểu động cơ xúi giục nhân viên tham gia vào các hành động thiếu trung thực Truyền đạt các chính sách về tính chính trực và các giá trị đạo đức cần được thực hiện thông qua các quy định, quy tắc đạo đức và tấm gương điển hình từ lãnh đạo.
Ban Giám đốc cần xem xét năng lực của nhân viên để đảm bảo họ có khả năng thực hiện các nhiệm vụ cụ thể với các kỹ năng và kiến thức cần thiết Việc tuyển dụng nhân sự phải dựa trên trình độ và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao, đồng thời Ban Giám đốc cũng phải giám sát và đào tạo nhân viên để nâng cao hiệu quả công việc Sự tham gia của Ban quản trị là yếu tố quan trọng trong quá trình này.
Ban quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành nhận thức về kiểm soát của đơn vị Các yếu tố ảnh hưởng bao gồm tính độc lập của ban quản trị so với ban giám đốc, kinh nghiệm và uy tín của các thành viên, mức độ tham gia của họ, cũng như thông tin mà họ tiếp nhận và phân tích các hoạt động Hơn nữa, cách thức làm việc giữa ban giám đốc với kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập cũng góp phần vào hiệu quả kiểm soát Trách nhiệm của ban quản trị được quy định bởi các chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp, pháp luật và các quy định liên quan, bao gồm cả việc giám sát thiết kế các hệ thống kiểm soát.
Việc kiểm soát nội bộ (KSNB) của doanh nghiệp phụ thuộc vào quan điểm quản lý của Ban Giám đốc, thể hiện qua triết lý và nhận thức của người quản lý Phong cách điều hành được bộc lộ qua cá tính, tư cách và thái độ của Ban Giám đốc trong quá trình quản lý đơn vị Triết lý và phong cách này đóng vai trò quan trọng trong việc xác định mức độ chặt chẽ hay lỏng lẻo của KSNB trong doanh nghiệp.
Ban Giám đốc đóng vai trò quan trọng trong việc lập và trình bày báo cáo tài chính, thể hiện qua sự lựa chọn cẩn trọng hoặc ít cẩn trọng các nguyên tắc kế toán Sự thận trọng này không chỉ liên quan đến việc chọn lựa nguyên tắc mà còn thể hiện qua cách xây dựng các ước tính kế toán một cách kín kẽ và chính xác.
Quản lý và chấp nhận rủi ro kinh doanh phụ thuộc vào khẩu vị rủi ro của từng nhà quản lý Một số nhà quản lý ưa chuộng các hoạt động có mức rủi ro cao với khả năng thu lợi nhuận lớn, trong khi những người khác lại tỏ ra thận trọng hơn và ưu tiên an toàn trong quyết định đầu tư.
Trong quá trình quản lý, một số nhà quản lý ưa thích việc giao tiếp trực tiếp với nhân viên để nhanh chóng phát hiện và giải quyết vấn đề, trong khi đó, những người khác lại ưu tiên việc điều hành theo một trật tự rõ ràng trong cơ cấu tổ chức Quan điểm này phản ánh sự đa dạng trong cách tiếp cận xử lý thông tin, công việc kế toán và nhân sự, ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc trong tổ chức.
Sự khác biệt trong triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc có ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và thực hiện mục tiêu của đơn vị Cơ cấu tổ chức cần phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động của đơn vị, đồng thời việc phân công quyền hạn và trách nhiệm cũng đóng vai trò quan trọng trong việc ra quyết định.
Việc phân công quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức bao gồm thiết lập các chính sách liên quan đến hoạt động, trình tự báo cáo và sự phân chia nhiệm vụ giữa các cấp Điều này đảm bảo rằng nhân viên nắm rõ mục tiêu của đơn vị, hiểu mối liên hệ giữa các hành động cá nhân và cách mỗi người đóng góp vào mục tiêu chung Đồng thời, việc phân công cũng cần xem xét đến kinh nghiệm và hiểu biết của nhân sự chủ chốt, cũng như các nguồn lực cần thiết để thực hiện nhiệm vụ hiệu quả.
Các chính sách và thực tiễn trong tuyển dụng, đào tạo, đánh giá và phát triển nhân viên đóng vai trò then chốt trong hoạt động của tổ chức Con người là yếu tố quan trọng nhất, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kiểm soát Đội ngũ nhân viên có năng lực và đáng tin cậy giúp giảm thiểu sự cần thiết của các quy trình kiểm soát phức tạp, đồng thời đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính Ngược lại, nếu lực lượng lao động yếu kém và không trung thực, thì bất kỳ hệ thống kiểm soát nào cũng khó có thể đạt hiệu quả Hơn nữa, ngay cả khi nhân viên có năng lực nhưng không được thỏa mãn về mặt cá nhân, họ cũng có thể không phát huy hết khả năng của mình.
Môi trường kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) hiệu quả Nó cung cấp các nguyên tắc và cấu trúc cần thiết cho một đơn vị, là điều kiện tiên quyết để thiết kế và xây dựng KSNB.
1.1.2.2 Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị
Mỗi doanh nghiệp, bất kể loại hình hay quy mô, đều phải đối mặt với rủi ro trong quá trình hoạt động Rủi ro không chỉ ảnh hưởng đến sự sống còn mà còn đến khả năng cạnh tranh và hình ảnh của doanh nghiệp Mặc dù không thể loại bỏ hoàn toàn rủi ro, doanh nghiệp có thể giảm thiểu chúng thông qua quy trình đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro là một quy trình động, giúp nhận diện và phân tích các rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu của tổ chức Để quản lý rủi ro hiệu quả, nhà quản lý cần dựa vào các mục tiêu đã xác định, từ đó nhận diện và phân tích rủi ro nhằm giới hạn chúng ở mức chấp nhận được.
- Cụ thể hoá các mục tiêu của đơn vị: Mục tiêu không phải là một bộ phận của
Việc xác định KSNB là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro, vì một sự kiện chỉ trở thành rủi ro quan trọng nếu nó có tác động tiêu cực đến mục tiêu của đơn vị Trong quá trình này, người quản lý cần căn cứ vào mục tiêu chung đã được thiết lập để cụ thể hóa thành các mục tiêu nhỏ hơn, từ đó phổ biến đến từng bộ phận và hoạt động có thể nhận diện rủi ro.
Phân tích và đánh giá rủi ro là quá trình phức tạp do tính chất khó định lượng của rủi ro Nó bao gồm việc xác định khả năng xảy ra của rủi ro, đánh giá tác động nếu rủi ro xảy ra và đề xuất các biện pháp ứng phó hiệu quả để giảm thiểu ảnh hưởng tiêu cực.
1.1.2.3 Các hoạt động kiểm soát
Nguyên tắc thiết kế KSNB
Hoạt động kiểm soát nội bộ bao gồm các quy chế và thủ tục do ban lãnh đạo doanh nghiệp thiết lập, nhằm đảm bảo hiệu quả trong việc kiểm soát nội bộ Các nguyên tắc chung này đóng vai trò quan trọng trong việc hướng dẫn và chỉ đạo quy trình kiểm soát, giúp nâng cao tính minh bạch và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động của doanh nghiệp.
Hệ thống kiểm soát cần được thiết kế để bao quát toàn bộ các nghiệp vụ của doanh nghiệp, đồng thời thường xuyên cập nhật và điều chỉnh để phù hợp với tình hình thực tế của tổ chức.
1.1.3.2 Nguyên tắc 4 mắt Để phòng ngừa rủi ro, doanh nghiệp và tổ chức cần thiết kế KSNB sao cho mọi công việc đều được kiểm tra qua ít nhất 2 người (4 mắt) cùng tiến hành, phụ thuộc vào mức độ sai phạm có thể xảy ra nhiều hay ít đối với từng nghiệp vụ nhằm đảm bảo an toàn tài sản và hiệu quả công tác.
1.1.3.3 Nguyên tắc cân nhắc lợi ích - chi phí
Khi thiết kế và thực hiện hoạt động kiểm soát, các nhà quản lý cần cân nhắc giữa lợi ích và chi phí để đảm bảo rằng lợi ích thu được cao hơn chi phí bỏ ra Điều này đòi hỏi chi phí cho kiểm soát nội bộ (KSNB) phải hiệu quả, không vượt quá lợi ích mà nó mang lại Tuy nhiên, thực tế cho thấy có những trường hợp chi phí có thể lớn hơn lợi ích từ các hoạt động kiểm soát.
1.1.3.4 Nguyên tắc phân công phân nhiệm
Mỗi cá nhân và bộ phận trong tổ chức cần được phân công công việc một cách rõ ràng và khoa học, đảm bảo trách nhiệm hợp lý cho từng nhiệm vụ Việc chuyên môn hóa trong thực hiện công việc sẽ giúp tránh tình trạng một người hoặc một bộ phận đảm nhận quá nhiều nhiệm vụ, từ đó giảm thiểu rủi ro gian lận và sai sót.
1.1.3.5 Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Nguyên tắc này yêu cầu cách ly trách nhiệm trong thực hiện các công việc có rủi ro do lạm dụng quyền hạn Cụ thể, một cá nhân hoặc bộ phận không được đảm nhiệm toàn bộ một nghiệp vụ, chẳng hạn như bộ phận kế toán và thủ kho không được kiêm nhiệm kế toán thanh toán Đặc biệt, nguyên tắc bất kiêm nghiệm phải được tuân thủ trong những trường hợp nhất định.
- Bất kiêm nhiệm trong việc bảo vệ tài sản với kế toán.
- Bất kiêm nhiệm trong việc phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc thực hiện các nghiệp vụ đó.
- Bất kiêm nhiệm giữa việc điều hành với trách nhiệm ghi sổ.
1.1.3.6 Các thủ tục phê chuẩn đúng đắn Để thỏa mãn các mục tiêu kiểm soát thì tất cả các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một công việc trong phạm vi nhất định Sự phê chuẩn này có thể là chung hoặc cụ thể:
Phê chuẩn chung là quá trình được áp dụng cho nhiều giao dịch và sự kiện kinh tế, nhằm xây dựng các chính sách chung cho các hoạt động cụ thể Điều này giúp các cấp lãnh đạo và nhân viên trong tổ chức thực hiện nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả trong phạm vi trách nhiệm được giao.
Ví dụ: Xây dựng và phê chuẩn bảng giá sản phẩm cố định, hạn mức tín dụng cho khách hàng.
- Phê chuẩn cụ thể: Được thực hiện cho từng nghiệp vụ kinh tế riêng biệt.
Phê chuẩn cụ thể được áp dụng đối với những nghiệp vụ có số tiền lớn hoặc quan trọng, những nghiệp vụ không thường xuyên xảy ra.
Ví dụ: mua hay thanh lý tài sản,
1.1.3.7 Chứng từ sổ sách đầy đủ
Các nghiệp vụ phát sinh bắt buộc phải lưu chứng từ đầy đủ để kiểm soát sự vận động của tài sản đảm bảo ghi sổ chính xác.
1.1.3.8 Bảo vệ tài sản vật chất và sổ sách
Nhằm bảo vệ tài sản tránh thất thoát do: trộm cắp, thất thoát; hư hỏng hay sử dụng sai mục đích.
Các doanh nghiệp cần thiết kế các biện pháp bảo vệ tài sản như kho bãi, hầm chứa, két sắt chịu nhiệt và hệ thống báo động để ngăn chặn hư hỏng hoặc mất mát Họ cũng nên ban hành quy chế kiểm soát ra vào kho hàng, quy định bảo trì và sửa chữa tài sản, cùng với việc kiểm soát truy cập tài liệu kế toán và dữ liệu máy tính Để đảm bảo tài sản luôn được an toàn, việc kiểm tra và đối chiếu thường xuyên giữa số liệu sổ sách và thực tế là rất quan trọng.
Nguyên tắc này yêu cầu người thực hiện công việc phải giữ sự độc lập trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, không bị ảnh hưởng bởi các cá nhân có liên quan hoặc có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan Đồng thời, cần đảm bảo sự độc lập về mặt kinh tế, tình cảm và trình độ chuyên môn để duy trì tính khách quan, công bằng và hợp lý trong công tác kiểm soát.
Bộ phận kiểm tra và giám sát cần phải hoạt động độc lập khỏi các quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp để ngăn chặn khả năng thông đồng giữa các bộ phận Điều này đảm bảo rằng thông tin được cung cấp là chính xác và đáng tin cậy.
Ví dụ: KTNB tại doanh nghiệp phải là một bộ phận độc lập với hoạt động của doanh nghiệp để việc đánh giá được chính xác, khách quan.
Phân tích rà soát là quá trình so sánh dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau Việc làm rõ mọi khác biệt là cần thiết để nhanh chóng phát hiện sai sót và gian lận.
Các hạn chế cố hữu của KSNB
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý về việc đạt được các mục tiêu, nhưng luôn tồn tại những hạn chế vốn có liên quan đến con người như sai sót, hiểu nhầm, bất cẩn hoặc sự thông đồng KSNB có khả năng ngăn ngừa và phát hiện sai sót cũng như gian lận, nhưng không thể đảm bảo hoàn toàn rằng những vấn đề này sẽ không xảy ra Hệ thống này chỉ đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính (BCTC) cũng như tuân thủ pháp luật và các quy định liên quan Do đó, nhà quản lý cần nhận định, đánh giá và giới hạn các rủi ro ở mức độ chấp nhận được để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp.
Các hạn chế tiềm tàng có thể xuất phát từ:
Nhà quản lý luôn yêu cầu rằng chi phí cho hệ thống phải thấp hơn lợi ích mà nó mang lại Vì vậy, việc cân nhắc giữa lợi ích và chi phí có thể tiềm ẩn rủi ro liên quan đến hệ thống.
- Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hay báo cáo của cấp dưới.
Hoạt động kiểm soát thường chủ yếu tập trung vào các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên, trong khi đó lại ít chú trọng đến những nghiệp vụ không thường xuyên hoặc bất thường.
- Sự thông đồng giữa nhân viên với các đối tượng bên ngoài.
- Sự lạm dụng quyền hạn nhằm phục vụ cho mục đích tư lợi cá nhân.
- Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi dẫn tới những kiểm soát không còn phù hợp.
1.2 Lý luận về KSNB chi phí xây lắp trong DN Đặc điểm của sản phẩm xây lắp mang tính đặc thù:
- Sản phẩm xây lắp mang tính riêng lẻ.
Sản phẩm xây lắp có giá trị và khối lượng lớn, cùng với thời gian thi công kéo dài, dẫn đến việc ghi nhận doanh thu và xác định chi phí trong kỳ kế toán trở nên khó khăn Quá trình thi công không tạo ra sản phẩm ngay lập tức cho xã hội, điều này dễ gây ra sai sót trong việc quản lý tài chính.
Các công trình xây lắp có tuổi thọ dài, do đó, những sai sót trong quá trình thi công thường khó khắc phục Điều này không chỉ gây khó khăn trong việc bảo hành sản phẩm mà còn ảnh hưởng đến công tác hạch toán.
Sản phẩm xây lắp thường được sử dụng tại các địa điểm xây dựng, nơi mà vị trí thi công thường xuyên thay đổi và thường cách xa thành phố Vì vậy, việc kiểm soát môi trường và thực hiện các thủ tục kiểm soát hợp lý là vô cùng quan trọng để đảm bảo hiệu quả và an toàn trong quá trình xây dựng.
Nhằm mục đích kiểm soát chi phí, chi phí xây lắp được phân loại theo công dụng kinh tế hay khoản mục chi phí, bao gồm:
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là giá trị thực tế của các loại nguyên vật liệu và vật tư cần thiết để tạo ra sản phẩm xây lắp hoặc hỗ trợ quá trình thực hiện và hoàn thành khối lượng xây lắp, không bao gồm vật liệu cho máy móc, phương tiện thi công và vật liệu tính trong chi phí chung.
Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm tiền lương và phụ cấp cho công nhân thực hiện xây lắp công trình, cũng như cho công nhân vận chuyển và bốc dỡ vật tư trong khu vực thi công tạm thời Điều này cũng bao gồm chi phí tiền lương cho nhân viên điều khiển máy thi công, lều, lán và đường ray chạy máy.
Chi phí sản xuất chung bao gồm các khoản chi phát sinh từ tổ đội và bộ phận thi công, không chỉ dừng lại ở chi phí nhân công trực tiếp như lương và các khoản trích theo lương cho nhân viên quản lý Ngoài ra, còn có chi phí vật liệu cho việc sửa chữa và bảo dưỡng tài sản cố định (TSCĐ), chi phí dịch vụ mua ngoài như điện nước, và chi phí khấu hao TSCĐ sử dụng chung trong đội xây lắp và đội sản xuất.
1.2.2 Sai sót, rủi ro thường gặp
Rủi ro trong kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Sự thông đồng giữa kế toán vật tư và nhà cung cấp dẫn đến việc hưởng chênh lệch, cùng với sự thông đồng giữa thủ kho và kế toán về số lượng vật tư xuất, đã gây ra thất thoát lớn về tài sản cho doanh nghiệp.
Thiếu định mức hao hụt nguyên vật liệu dẫn đến việc sử dụng lãng phí và gây ra mất mát, thất thoát vật tư do quản lý dự án không chặt chẽ.
- Nguyên vật liệu thừa không nhập lại kho.
Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường gặp tình trạng chậm trễ và thiếu giám sát chặt chẽ Để cải thiện hiệu quả, các doanh nghiệp nên tổ chức mô hình kế toán theo hướng tập trung, trong đó mọi hóa đơn và chứng từ phát sinh liên quan đến dự án được tập trung tại bộ phận kế toán.
- Sự sai lệch về số lượng công giữa Bảng chấm công và Bảng thanh toán lương.
Rủi ro trong kiểm soát chi phí máy thi công
Việc sử dụng nhiên liệu một cách lãng phí và bị thất thoát trong quá trình thi công là vấn đề nghiêm trọng mà nhiều doanh nghiệp gặp phải Nguyên nhân chính là do thiếu định mức hao hụt nguyên vật liệu và chưa có biện pháp kiểm soát hiệu quả Do đó, các doanh nghiệp cần xây dựng quy trình quản lý chặt chẽ để giảm thiểu tình trạng này và tối ưu hóa nguồn lực.
- Rủi ro trong việc trích khấu hao sai hoặc không trích khấu hao máy móc thi công.
Khi thuê máy thi công, cần chú ý đến rủi ro như việc chọn không đúng loại máy, chất lượng không đảm bảo, hoặc thuê từ những đơn vị không uy tín Việc thuê máy từ người không có thẩm quyền có thể dẫn đến nhiều vấn đề, và giá thuê cũng cần tương xứng với chất lượng của thiết bị.
Rủi ro trong kiểm soát chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung thường khó kiểm soát do được tập hợp từ các chứng từ thực tế phát sinh và phân bổ theo từng dự án Rủi ro chính liên quan đến loại chi phí này thường xuất hiện ở giai đoạn tập hợp và kiểm tra tính xác thực của các chứng từ.
1.2.3 KSNB chi phí xây lắp
Sai sót, rủi ro thường gặp
Rủi ro trong kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Sự thông đồng giữa kế toán vật tư và nhà cung cấp để hưởng chênh lệch, cùng với việc thủ kho và kế toán thông đồng về số lượng vật tư xuất, đã dẫn đến thất thoát lớn tài sản của doanh nghiệp.
Việc không có định mức hao hụt nguyên vật liệu dẫn đến tình trạng sử dụng lãng phí và mất mát nguyên vật liệu Sự thất thoát này chủ yếu xuất phát từ việc quản lý dự án chưa được chặt chẽ, ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng tài nguyên.
- Nguyên vật liệu thừa không nhập lại kho.
Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường gặp tình trạng chậm trễ và thiếu giám sát chặt chẽ Để khắc phục vấn đề này, các doanh nghiệp nên tổ chức mô hình kế toán theo hướng tập trung, trong đó tất cả hóa đơn và chứng từ phát sinh liên quan đến dự án được tập trung tại bộ phận kế toán.
- Sự sai lệch về số lượng công giữa Bảng chấm công và Bảng thanh toán lương.
Rủi ro trong kiểm soát chi phí máy thi công
Việc sử dụng nhiên liệu lãng phí và bị thất thoát trong quá trình thi công thường xảy ra khi doanh nghiệp chưa xây dựng định mức hao hụt nguyên vật liệu và thiếu các biện pháp kiểm soát hiệu quả.
- Rủi ro trong việc trích khấu hao sai hoặc không trích khấu hao máy móc thi công.
Khi thuê máy thi công, cần chú ý đến rủi ro liên quan đến việc chọn lựa không đúng loại máy, chất lượng không đảm bảo Việc thuê từ những người không có thẩm quyền hoặc từ các đơn vị cho thuê không uy tín có thể dẫn đến những vấn đề nghiêm trọng Hơn nữa, giá thuê cũng cần phải tương xứng với chất lượng của máy móc để đảm bảo hiệu quả công việc.
Rủi ro trong kiểm soát chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung thường khó kiểm soát do được tập hợp từ các chứng từ thực tế phát sinh và phân bổ theo từng dự án Rủi ro chính liên quan đến loại chi phí này nằm ở khâu tập hợp và kiểm tra tính xác thực của các chứng từ.
KSNB chi phí xây lắp
Lợi nhuận doanh nghiệp bị ảnh hưởng bởi chi phí chi ra, vì vậy kiểm soát chi phí xây lắp là yếu tố quan trọng giúp hạ giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận Thiết lập quy trình kiểm soát chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm là cần thiết trong quản lý doanh nghiệp xây lắp.
+ Ban hành chính sách, thủ tục mua vật tư rõ ràng cho các phòng ban liên quan nắm được.
+ Phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa chức năng xét duyệt và thực hiện nghiệp vụ mua vật tư, bảo quản kho và kế toán vật tư.
+ Thủ tục giao nhận vật tư cần được phổ biến rõ ràng về dấu vết kiểm soát khi nhận hóa đơn, chứng từ.
Việc kiểm soát lựa chọn nhà cung cấp là rất quan trọng, yêu cầu sự phê duyệt từ Ban Giám đốc và các cá nhân có thẩm quyền để giảm thiểu rủi ro thông đồng giữa nhà cung cấp và kế toán vật tư Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp thường phụ thuộc vào quan điểm của Ban lãnh đạo Đặc biệt trong ngành xây lắp, việc ưu tiên lựa chọn nhà cung cấp gần dự án có khả năng cung cấp nguyên vật liệu kịp thời là một yếu tố quan trọng.
- Kiểm soát quá trình sử dụng nguyên vật liệu:
+ Xây dựng định mức và hao hụt vật tư.
+ Định kỳ phải có sự kiểm tra, kiểm kê vật tư.
Việc kiểm soát chi phí nguyên vật liệu là rất quan trọng, thể hiện qua quy trình luân chuyển chứng từ nhằm tránh thất thoát Hệ thống kế toán cần ghi chép kịp thời và đảm bảo hóa đơn chứng từ đầy đủ để quản lý hiệu quả.
1.2.3.2 Kiểm soát chi phí nhân công
Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp là cần thiết để xác định mức lương phù hợp cho từng nhân viên, đảm bảo tiền lương được tính toán đầy đủ, chính xác và kịp thời Điều này giúp đảm bảo rằng nhân viên nhận được tiền lương đúng hạn, đồng thời ghi nhận và báo cáo các vấn đề liên quan đến tiền lương theo quy định của pháp luật.
Bộ phận nhân sự cần thông báo kịp thời mọi thay đổi liên quan đến nhân sự và tiền lương, trong khi bộ phận tính lương phải thường xuyên cập nhật những biến động này để đảm bảo tính chính xác trong quá trình quản lý.
1.2.3.3 Kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công
Để đạt được các mục tiêu tổng quát, cần thiết lập hệ thống mục tiêu cụ thể Đồng thời, xây dựng quy trình kiểm soát chi phí trực tiếp liên quan đến máy thi công, bao gồm chi phí nhiên liệu và lương nhân viên lái xe Tất cả các chi phí phát sinh phải được ghi chép đầy đủ và chính xác.
1.2.3.4 Kiểm soát chi phí sản xuất chung
Kiểm soát chi phí sản xuất chung bao gồm:
- Kiểm soát chi phí NVL, công cụ dụng cụ dùng cho tổ đội thi công.
- Kiểm soát chi phí lương cho nhân viên quản lý đội, tiền ăn ca và các khoản trích theo lương.
- Kiểm soát chi phí khấu hao TSCĐ.
Kết luận chương 1 nhấn mạnh rằng, trong lĩnh vực xây lắp, chi phí xây lắp chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí của doanh nghiệp Việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) chi phí xây lắp với các thủ tục kiểm soát hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp chủ động trong kế hoạch sản xuất và lập dự toán Đồng thời, hệ thống này cũng có khả năng phát hiện, ngăn chặn và đưa ra giải pháp kịp thời, từ đó đảm bảo chất lượng công trình và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Khi nghiên cứu về Kiểm Soát Nội Bộ (KSNB) của một doanh nghiệp, cần chú ý đến năm bộ phận cấu thành chính của hệ thống, được áp dụng cho từng loại hình doanh nghiệp Việc khai thác hiệu quả các bộ phận này giúp nhận diện và khắc phục những hạn chế cố hữu trong quy trình quản lý.
1 Doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ 935.351.732 6.318.431.63
2 Các khoản giảm trừ doanh thu 0 9 0
3 Doanh thu thuần từ bán hàng và cung cấp dịch vụ 935.351.732 6.318.431.63
5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch 9 vụ 20.601.772 1.704.314.55
6 Doanh thu hoạt động tài chính 271.951 634.632 0 17.683.23
THỰC TRẠNG KSNB CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DỰNG BKME
Quá trình hình thành và phát triển
• Tên giao dịch: Công ty Cổ phần Thương mại và Xây dựng BKME.
• Tên tiếng anh: BKME Trading and Construction Joint Stock Company.
• Trụ sở chính: Số 42 ngõ 125 Nguyễn Ngọc Vũ, phường Trung Hòa, quận Cầu Giấy, Hà Nội.
Sau hơn 3 năm hoạt động, Công ty Cổ phần Thương mại và Xây dựng BKME đã khẳng định được vị thế trong lĩnh vực thi công cơ điện Công ty không ngừng mở rộng quy mô và tăng cường đội ngũ nhân sự từ 5 lên gần 20 người.
Đặc điểm hoạt động kinh doanh
Công ty hoạt động chủ yếu trên các lĩnh vực thiết kế thi công, thi công cơ điện và cung ứng vật tư.
Trong lĩnh vực thi công Cơ điện, công ty chuyên thực hiện các hạng mục như hệ thống điện, điện nhẹ, hệ thống sưởi ấm, thông gió và điều hòa không khí (hệ thống HVAC), hệ thống cấp thoát nước và hệ thống phòng cháy chữa cháy Công ty cũng có cơ hội hợp tác với các đơn vị thi công lớn như Hawee, Probuild, Sigma, và Ricons Ngoài ra, công ty còn cung cấp dịch vụ thiết kế, lắp đặt và kinh doanh hệ thống thanh dẫn Busway cùng các loại vật tư khác.
SVTH: Nguyễn Thị Thu Phương 2 7 L ớp: K19KTC
Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty Cổ phần Thương mại và Xây dựng BKME
Bảng 2.1 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Thương mại và Xây dựng BKME trong giai đoạn 2017-2019 Đơn vị: Việt Nam đồng
13 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (162.762.43
15 Lợi nhuận sau thuế TNDN (162.762.43
Thương mại và Xây dựng BKME đang trên đà phát triển với doanh thu tăng đều qua các năm Sự chênh lệch lớn về doanh thu năm 2018 so với năm 2017, tăng 5.383.079.908 VNĐ, là do Công ty mới được thành lập vào đầu năm 2017, dẫn đến việc chưa có nhiều dự án lớn Tuy nhiên, đến năm 2018, Công ty đã thầu được dự án thi công lớn, đóng vai trò là đơn vị thi công cơ điện chính Giá vốn hàng bán và chi phí quản lý kinh doanh co giãn tương ứng với doanh thu, trong khi chi phí lãi vay chỉ phát sinh vào năm 2019.
Nhìn chung, kết quả hoạt động kinh doanh cho thấy doanh nghiệp đang hoạt động tốt.
SVTH: Nguyễn Thị Thu Phương L ớp:
2.1.4 Tổ chức bộ máy quản lý
Công ty áp dụng mô hình quản lý theo tuyến chức năng với cơ cấu tổ chức bao gồm Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc, Giám đốc, Phó Giám đốc và các phòng ban chức năng như Phòng thầu-thiết kế, Phòng kinh doanh, Phòng thi công và Phòng hành chính kế toán.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Thương mại và Xây dựng
BKME được thể hiện ở sơ đồ dưới đây.
Nguồn: Thông tin do phòng HC-KT cung cấp
Tổng Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của Công ty, chịu trách nhiệm lập kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư, cũng như thiết lập cơ cấu tổ chức và quy chế nội bộ với sự hỗ trợ từ Giám đốc và Phó Giám đốc Ngoài ra, Tổng Giám đốc còn đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì mối quan hệ hợp tác bền vững với các đối tác, đồng thời có thẩm quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm và cách chức các chức danh quản lý trong công ty.
Giám đốc và Phó Giám đốc đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn cho Tổng Giám đốc về chiến lược và kế hoạch phát triển của Công ty Họ có nhiệm vụ triển khai, quản lý và giám sát hoạt động của các phòng ban chức năng, đồng thời tổ chức và thực hiện các cuộc họp cấp quản lý cũng như các buổi đào tạo nội bộ liên quan.
Phòng Thầu-thiết kế đảm nhận việc lập và trình duyệt Hồ sơ mời thầu cho dự án, đồng thời tham gia vào quá trình đấu thầu Bộ phận thiết kế góp ý kiến cho các hệ thống như điện, điện nhẹ, phòng cháy chữa cháy, điều hòa không khí và cấp thoát nước, cũng như thực hiện thuyết minh và bóc tách khối lượng dự án.
- Phòng Kinh doanh: tìm kiếm và phát triển danh mục khách hàng, chăm sóc khách hàng hiện có Nghiên cứu thị trường, chiến lược kinh doanh, tiếp thị cho
Công ty và hỗ trợ bộ phận hành chính làm hợp đồng với khách hàng.
Phòng Thi công đóng vai trò quan trọng trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh tại công trường, chuẩn bị kế hoạch thi công và trực tiếp tham gia vào quá trình thi công Ngoài ra, phòng cũng có nhiệm vụ điều phối, quản lý và giám sát cả công trình thi công lẫn nhân sự dưới công trình Định kỳ, phòng sẽ báo cáo tiến độ thi công cho Ban lãnh đạo để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Phòng Hành chính - Kế toán có nhiệm vụ xây dựng nội quy và chính sách cho công ty, đồng thời soạn thảo, lưu trữ và quản lý văn thư theo quy định của pháp luật Bộ phận này cũng đảm nhận việc lên kế hoạch và tổ chức tuyển dụng, giải quyết chế độ cho người lao động, cũng như điều phối các hoạt động liên quan.
Sơ đồ 2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Thương Mại và
Nguồn: Thông tin do phòng HC-KT cung cấp
Do quy mô nhỏ, Công ty không thành lập phòng kế toán riêng cho từng dự án xây lắp Tổ trưởng sẽ tập hợp số liệu và chi phí phát sinh tại công trường, gửi hóa đơn và chứng từ gốc cho bộ phận Kế toán Kế toán sẽ kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, lưu giữ, phân loại và hạch toán trên phần mềm kế toán, đồng thời thực hiện kết chuyển chi phí.
2.2 Thực trạng KSNB chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Thương mại và Xây dựng BKME
Đặc điểm của chi phí xây lắp trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty 2.2.2 Thực trạng KSNB chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Thương mại và Xây dựng
Công ty Cổ phần Thương mại và Xây dựng BKME
Công ty hoạt động chính trong 3 lĩnh vực: thiết kế thi công, thi công cơ điện và cung ứng vật tư.
Công ty tiến hành thi công xây lắp theo hợp đồng đã ký kết, tập trung vào các công trình đã được xác định Các dự án của Công ty chủ yếu nằm ở khu vực ngoại thành Hà Nội.
Công ty thực hiện các công tác chuẩn bị cần thiết cho hoạt động xây lắp tại Nội và các tỉnh lân cận, bao gồm việc cung cấp nguyên vật liệu, bố trí lao động, sắp xếp chỗ ở và đảm bảo máy móc thiết bị.
Là một doanh nghiệp thi công-xây lắp, chi phí xây lắp phát sinh có những đặc điểm quan trọng, bao gồm các loại chi phí như chi phí nhân công, nguyên vật liệu, thiết bị và chi phí quản lý Những yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp đến tổng chi phí dự án và cần được quản lý chặt chẽ để đảm bảo hiệu quả kinh tế.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là chi phí mua sắm vật tư, vật liệu cần thiết cho quá trình lắp đặt và hoàn thành công trình, chiếm hơn 60% giá thành Mỗi công trình sẽ có các loại vật tư, vật liệu khác nhau tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể Đối với hệ thống điện, các vật liệu bao gồm tủ điện, máy biến áp, dây cáp, thang máng, đèn, công tắc và ổ cắm Hệ thống sưởi ấm, thông gió và điều hòa không khí sử dụng quạt gió, ống đồng, bảo ôn và ống nước Trong khi đó, nguyên vật liệu cho hệ thống cấp thoát nước bao gồm bồn tắm, chậu rửa, ống thoát, bơm và van Cuối cùng, dự án thi công hệ thống phòng cháy chữa cháy cần các vật liệu như ống thép, ống nhựa, vòi phun và van.
Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm tiền lương, tiền công và phụ cấp cho nhân công thi công tại công trình, trong đó có cả chi phí cho lao động thời vụ Đối với ngành xây dựng, nhân công trực tiếp chủ yếu là lao động thuê ngoài theo thời vụ, tạo thành một đặc điểm riêng và là khoản mục thường xuyên, khó kiểm soát của doanh nghiệp.
- Chi phí sử dụng máy thi công: bao gồm chi phí nhiên vật liệu dùng cho máy
CÔNG VIỆC TUẦN TRƯỚC T7 - TL
MỤC TIÊU TRONG TUẦN Phụ trách T3
GHI CHÚ GHI RÕ TÌNH TRẠNG CV HIỆN TẠI
KT NỘI BỘ (Lương) KT NỘI BỘ (Lương) Mr
2.2.2 Thực trạng KSNB chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Thương mại và
2.2.2.1 Môi trường kiểm soát về cơ cấu tổ chức, công ty thiết lập mô hình quản lý theo tuyến chức năng gồm: Hội đồng quản trị; Tổng Giám đốc; Giám đốc; Phó Giám đốc; và các phòng ban chức năng gồm: Phòng Thầu-Thiết kế; Phòng Kinh doanh; Phòng thi công và Phòng Hành chính-Kế toán Tổng Giám đốc là người đại diện theo pháp luật, điều hành hoạt động của công ty nhằm thực hiện mục tiêu, kế hoạch đã đề ra Giám đốc, Phó Giám đốc giúp Tổng Giám đốc chỉ đạo, điều hành công việc theo từng lĩnh vực cụ thể đã được phân công, ủy quyền Công ty có 4 phòng ban với chức năng, nhiệm vụ cụ thể nhưng vẫn có sự bổ trợ lẫn nhau trong quá trình hoạt động Đối với bộ phận kế toán hiện có 5 người bao gồm 3 nhân viên chính thức phụ trách các mảng kế toán thanh toán, kế toán công nợ, kế toán vật tư kiêm giá thành, kế toán thuế và 2 CTV Kế toán phụ trách mảng kế toán lương Vì quy mô doanh nghiệp còn nhỏ nên quy tắc bất kiêm nhiệm chưa được đáp ứng chặt chẽ ở đây.
Ban quản trị của công ty không có thành viên độc lập hoặc từ bên ngoài, mà công tác quản trị chủ yếu do Tổng giám đốc đảm nhận với sự hỗ trợ của Giám đốc và Phó Giám đốc Điều này cho thấy quan điểm và hành động của Ban giám đốc có ảnh hưởng đáng kể đến môi trường kiểm soát của công ty.
Ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên của công ty đều có đủ năng lực và kinh nghiệm để thực hiện nhiệm vụ được giao, với đội ngũ lãnh đạo xuất phát từ các vị trí quản lý quan trọng trong lĩnh vực thi công cơ điện cả trong và ngoài nước Tất cả các cấp quản lý và lao động gián tiếp đều có trình độ từ Đại học trở lên và tuân thủ triết lý điều hành của Ban lãnh đạo, điều này ảnh hưởng trực tiếp đến thiết kế và vận hành KSNB Ban lãnh đạo, với nền tảng là các kỹ sư công trình, nhận thức rõ về rủi ro trong lĩnh vực thi công cơ điện và đã nghiên cứu các biện pháp quản lý phù hợp với tình hình kinh tế cũng như quy định pháp luật Hệ thống quản lý và đánh giá hiệu suất làm việc dựa trên KPI được áp dụng linh hoạt theo từng phòng ban, kết hợp với chính sách thưởng phạt để khuyến khích nhân viên Công ty cũng khuyến khích việc trao đổi thông tin nhanh chóng giữa nhân viên và cấp trên, sử dụng các công cụ trực tuyến như Google Drive và Zalo để cập nhật thông tin kịp thời Ban lãnh đạo luôn là tấm gương cho nhân viên noi theo, duy trì môi trường làm việc lành mạnh và công bằng, với quan điểm “Không ai không thể thay thế”, nhằm phát triển năng lực cá nhân trong công ty Nhân sự được tuyển dụng qua quy trình ba vòng nhằm đảm bảo chất lượng đội ngũ.
Ứng viên cần trải qua quy trình phỏng vấn với Kế toán-Nhân sự và Ban lãnh đạo, cùng với 2 tháng thử việc để đảm bảo đủ năng lực làm việc trước khi trở thành nhân viên chính thức Sau khi được tuyển dụng, nhân viên sẽ tham gia các buổi đào tạo nội bộ nhằm nâng cao năng lực, kiến thức chuyên môn và kỹ năng cần thiết như quản lý thời gian và thuyết trình Các vấn đề liên quan đến lương, thưởng và chế độ phúc lợi sẽ được thảo luận trong quá trình phỏng vấn và được quy định rõ trong hợp đồng lao động Ban lãnh đạo khuyến khích nhân viên chia sẻ ý kiến và trực tiếp trao đổi về các vấn đề phát sinh để tìm kiếm giải pháp kịp thời Công ty cũng chăm sóc đời sống gia đình nhân viên bằng cách tổ chức tặng quà cho con em nhân viên vào những dịp đặc biệt như 1/6 và Trung thu.
2.2.2.2 Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ thường không có quy trình hay quy định cụ thể về mục tiêu về chi phí sản xuất Nhưng có thể nói hầu hết các doanh nghiệp đều hướng tới mục tiêu lợi nhuận, đảm bảo sự tương quan giữa lợi ích thu được và chi phí sản xuất bỏ ra là tối đa Đây cũng chính là mục tiêu chung của việc kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty.
Doanh nghiệp luôn phải đối mặt với nhiều loại rủi ro từ cả bên trong và bên ngoài, bao gồm rủi ro pháp lý Để kiểm soát hiệu quả chi phí nguyên vật liệu (NVL) trực tiếp, cần phải mua đúng nhu cầu, đúng thời điểm, với giá cả hợp lý và chất lượng đảm bảo, đồng thời hạn chế mất mát và gian lận trong quá trình thu mua, sử dụng và bảo quản NVL NVL trực tiếp chiếm hơn 60% giá thành dự án, do đó, bất kỳ sai phạm nào cũng có thể gây thất thoát lớn cho công ty Ban giám đốc đã nhận diện các rủi ro như sự thông đồng giữa bộ phận vật tư và người mua, lãng phí NVL, mua phải NVL kém chất lượng, và khó khăn trong việc xác minh chi phí Để giảm thiểu rủi ro, quy trình mua hàng được thiết lập với các chốt kiểm soát rõ ràng, tách biệt các bộ phận yêu cầu vật tư, mua hàng và thanh toán, cùng với sự phê chuẩn của Giám đốc trong từng giai đoạn từ chọn nhà cung cấp đến mua hàng, và quy định cụ thể về định mức hao hụt NVL.
Chi phí nhân công trực tiếp là một yếu tố khó kiểm soát và chứa đựng rủi ro tiềm tàng, đặc biệt trong lĩnh vực xây lắp Doanh nghiệp thường sử dụng lao động thời vụ để đảm bảo tiến độ công trình, tuy nhiên, ý thức làm việc của lao động này có thể ảnh hưởng đến uy tín của Công ty Để quản lý rủi ro, quy chế phạt được áp dụng tại công trường, và Tổ trưởng cùng quản lý dự án thực hiện giám sát công nhân Mỗi công nhân phải có thẻ công nhân và đồ bảo hộ, đồng thời có điểm danh hàng ngày để theo dõi giờ làm việc Thông tin nhân sự được báo cáo hàng ngày qua nhóm Zalo và bộ phận kế toán ghi chép bảng chấm công theo báo cáo của Tổ trưởng Về chi phí máy thi công, Công ty thuê xe nâng từ đơn vị uy tín Lâm Tùng, và Tổ trưởng cần gửi yêu cầu thuê ít nhất một tuần trước để đảm bảo chất lượng và tiến độ thi công.
Chi phí sản xuất chung của Công ty bao gồm lương và các khoản trích theo lương của quản lý, chi phí thuê nhà cho nhân công tại dự án, và chi phí điện, nước Rủi ro chính liên quan đến các khoản mục chi phí này là tính xác thực của chúng Công ty chỉ tiến hành quyết toán đối với những khoản chi có đầy đủ chứng từ và xác nhận từ các bên liên quan.
Ngoài những rủi ro đã đề cập, còn có thể xuất hiện các rủi ro khác liên quan đến chi phí xây lắp, gây tổn thất cho Công ty Vì vậy, quy trình đánh giá rủi ro là rất quan trọng, giúp Công ty nhận diện và đánh giá các rủi ro, từ đó xây dựng các biện pháp và quy trình hành động phù hợp để giảm thiểu tối đa tổn thất.
2.2.2.3 Hoạt động kiểm soát thoát nước và hệ thống PCCC Với mỗi dự án, thi công từng hạng mục khác nhau nên chủng loại NVL, vật tư tiêu thụ và số lượng tiêu thụ khác nhau, tùy thuộc vào tiến độ thi công mà sử dụng NVL, vật tư Việc lập kế hoạch thu mua NVL, vật tư cho từng dự án được Quản lý dự án thực hiện dựa trên khối lượng NVL, vật tư đã được phòng Thiết kế bóc tách từ bản vẽ thiết kế Trên cơ sở đó, Tổ trưởng lập phiếu yêu cầu vật tư theo kế hoạch, đưa cho Quản lý phê duyệt rồi gửi cho Kế toán vật tư trước 2-3 ngày so với kế hoạch sử dụng, hoặc 5-10 ngày đối với đơn hàng không phổ biến Kế toán vật tư thực hiện thu mua NVL, vật tư theo quy trình của công ty Trong trường hợp thiếu hụt vật tư trong quá trình thi công; Tổ trưởng có quyền cử người đi mua ngoài nhằm đáp ứng tiến độ thi công miễn được quản lý dự án duyệt Thông tin liên quan đến việc duyệt mua ngoài vật tư, chứng từ hóa đơn liên quan đến việc mua ngoài đều được xử lý và cập nhật trong nhóm Zalo của dự án Cuối tuần, Tổ trưởng có trách nhiệm chuyển hóa đơn cùng giấy tờ liên quan về phòng Hành chính-Kế toán Tuy nhiên việc chuyển hoá đơn chứng từ chưa được chấp hành đúng thời gian quy định và nhiều hoá đơn còn thiếu thông tin người mua, tên dự án hay cả chữ ký người bán hàng.
Đánh giá thực trạng KSNB chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Thương mại và xây dựng BKME
mại và xây dựng BKME
Mô hình tổ chức quản lý theo chức năng phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, giúp chuyên môn hóa trong quản lý và hoạt động kinh doanh Điều này tạo điều kiện cho việc kiểm soát dễ dàng hơn, đồng thời phân công quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng giúp nhân viên nhận thức rõ vai trò của mình.
Tính chính trực và giá trị đạo đức trong tổ chức không chỉ được quy định rõ ràng mà còn được thể hiện qua hành động của từng thành viên trong ban quản lý Sự tương tác trực tiếp với Ban giám đốc đóng vai trò quan trọng trong việc truyền đạt những giá trị này Ban giám đốc luôn là hình mẫu lý tưởng về tính chính trực và đạo đức, tạo cảm hứng cho nhân viên noi theo.
Ban lãnh đạo công ty được hình thành từ những kỹ sư công trình dày dạn kinh nghiệm, với nhiều năm làm việc và quản lý cả trong nước và quốc tế Họ không chỉ am hiểu sâu sắc về ngành nghề mà còn sở hữu mạng lưới quan hệ hợp tác rộng lớn, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm và thu hút các dự án về cho công ty.
Công ty tập trung phát triển nguồn nhân lực trẻ, năng động và sáng tạo thông qua các chương trình thực tập sinh (TTS) và cộng tác viên (CTV) tại các phòng ban Ban Giám đốc khẳng định rõ ràng rằng "Không có ai không thể thay thế phù hợp." Với quy mô doanh nghiệp nhỏ, việc nhận diện, phân tích và đánh giá tác động của rủi ro đến mục tiêu chung trở nên dễ dàng hơn, nhờ vào kinh nghiệm của Ban Giám đốc, những người xuất phát từ vị trí quản lý và kỹ sư tại các công ty lớn trong nước và quốc tế, giúp họ có cái nhìn tổng quan về hoạt động hàng ngày của đơn vị.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được quản lý chặt chẽ với sự phân nhiệm rõ ràng giữa các bộ phận yêu cầu vật tư, mua hàng và thanh toán Thủ tục phê duyệt được thực hiện đầy đủ với sự kiểm soát của quản lý dự án và giám đốc Quy trình đánh giá hoạt động được áp dụng khi quản lý dự án xem xét tình hình thực tế và kế hoạch để quyết định việc mua vật tư, bao gồm cả việc mua ngoài Thông tin dự án được cập nhật hiệu quả qua hệ thống trực tuyến, giúp theo dõi tình hình một cách dễ dàng Định mức hao hụt nguyên vật liệu cũng được quy định nhằm kiểm soát sự thất thoát và sử dụng lãng phí.
Chi phí nhân công trực tiếp liên quan đến các thủ tục phê chuẩn và đánh giá được thực hiện một cách cơ bản Nội dung báo cáo công việc hàng ngày của quản lý hoặc tổ trưởng giúp giảm bớt gánh nặng của việc chấm công thêm lần nữa.
Chi phí sử dụng máy thi công được phê duyệt dựa trên tiến độ và tình hình dự án, bao gồm cả các yêu cầu về máy nâng Ngoài ra, cần lưu ý đến các chi phí phát sinh liên quan đến sửa chữa máy trong quá trình thi công.
Tổ chức tài khoản và sổ sách kế toán là yếu tố quan trọng để lập và trình bày báo cáo tài chính (BCTC) một cách hợp lý, phù hợp với quy mô doanh nghiệp Hình thức kế toán nhật ký chung được áp dụng hiệu quả, giúp cải thiện quy trình kế toán Việc sử dụng phần mềm Misa hỗ trợ công việc kế toán không chỉ giảm tải khối lượng công việc mà còn đảm bảo độ bảo mật thông tin qua hệ thống máy trạm - máy chủ.
- Hệ thông báo cáo kế toán: tuân thủ theo quy định hiện hành.
- Việc kết hợp truyền thông trực tiếp và online giúp việc truyền đạt thông tin nội bộ được cập nhật nhanh chóng hiệu quả hơn.
2.2.3.2 Hạn chế và nguyên nhân
Công ty hiện chưa thành lập Ban kiểm soát riêng, dẫn đến việc quản trị và giám sát hoàn toàn phụ thuộc vào Ban Giám đốc Điều này gây ra sự thiếu khách quan trong công tác giám sát và thực thi chính sách cũng như hoạt động của Công ty Ban Giám đốc cho rằng việc thiết lập Ban kiểm soát tách biệt là không cần thiết.
Hiện tượng kiêm nhiệm nhiều công việc trong bộ phận kế toán đang tạo điều kiện cho các sai phạm xảy ra Cơ cấu tổ chức kế toán chưa hợp lý và thiếu sự phân công trách nhiệm rõ ràng dẫn đến tình trạng chồng chéo công việc Do đó, việc chuyển giao mảng kế toán lương cho cộng tác viên phụ trách là cần thiết để cải thiện tình hình.
- Đôi lúc chưa có sự thống nhất về quan điểm quản lý của Ban lãnh đạo, gây
- Đôi với chi phí NVL trực tiếp
Việc gửi hóa đơn và chứng từ từ công trường về bộ phận kế toán đang gặp chậm trễ, ảnh hưởng đến hạch toán và theo dõi chi phí, thậm chí có thể dẫn đến hỏng hóc hoặc mất mát chứng từ Nguyên nhân chủ yếu là do khối lượng công việc lớn và thường xuyên phải tăng ca tại công trường, cùng với việc các dự án thi công thường cách xa trung tâm thành phố, gây khó khăn trong việc di chuyển Bên cạnh đó, nhiều hóa đơn mua ngoài vẫn không hợp lệ theo quy định của công ty, như thiếu thông tin người mua, người bán và tên dự án, mặc dù đã có hướng dẫn về các yêu cầu chứng từ hợp lệ Việc này có thể do quản lý chưa phổ biến đầy đủ quy định cho nhân viên đi mua sắm.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm chưa được thực hiện đầy đủ khi kế toán vật tư vừa đảm nhiệm việc đặt hàng vừa kiêm nhiệm chức vụ thủ kho, điều này có thể dẫn đến rủi ro sai phạm và biển thủ tài sản của công ty.
- Đôi với chi phí nhân công trực tiếp
Chủ đầu tư vẫn còn phàn nàn về ý thức của công nhân tại dự án, chủ yếu là lao động thời vụ thuê ngoài Lực lượng lao động này thường thiếu tính chuyên nghiệp và chưa tuân thủ tốt các quy định nội bộ, điều này gây khó khăn trong việc kiểm soát và ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh của Công ty.
Cơ cấu bộ máy kế toán hiện tại đang gặp khó khăn do việc kiêm nhiệm nhiều công việc Hai nhân viên CTV kế toán phụ trách mảng kế toán lương thiếu kinh nghiệm, dẫn đến sai sót trong quá trình làm việc Bên cạnh đó, kế toán tổng hợp đã dần rút khỏi vai trò giám sát, khiến cho việc quản lý CTV kế toán lương trở nên khó khăn hơn, đặc biệt khi lịch làm việc của họ không cố định Điều này có thể gây ra nhiều vấn đề phát sinh cho công ty.
Chi phí sản xuất chung là những khoản chi phát sinh được ghi chép trong sổ sách quản lý, tuy nhiên, việc kiểm chứng các khoản chi này gặp nhiều khó khăn.
Hệ thống thông tin và truyền thông
