LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUY TRÌNH KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI
Những vấn đề chung về nợ phải thu khách hàng
1.1.1 Khái niệm, đặc điểm nợ phải thu và nợ phải thu khách hàng
Nợ phải thu là tài sản của công ty, bao gồm tất cả các khoản nợ và giao dịch chưa thanh toán, cũng như các nghĩa vụ tài chính mà cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp còn nợ công ty.
Nợ phải thu là tài khoản phản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp với khách hàng trong quá trình sản xuất - kinh doanh Đây là một tài sản lưu động quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến tính thanh khoản của doanh nghiệp.
Nợ phải thu được phân loại theo đối tượng và theo thời gian:
- Theo đối tượng: Nợ phải thu khách hàng, Nợ phải thu nội bộ, Nợ phải thu khác.
Nợ phải thu khách hàng bao gồm các khoản phải thu thương mại phát sinh từ giao dịch mua - bán, như phải thu từ bán hàng, cung cấp dịch vụ, và thanh lý tài sản Ngoài ra, khoản phải thu này cũng bao gồm tiền bán hàng xuất khẩu của bên ủy thác thông qua bên nhận ủy thác.
Nợ phải thu nội bộ là các khoản phải thu giữa đơn vị cấp trên và đơn vị cấp dưới không có tư cách pháp nhân, được hạch toán phụ thuộc.
Nợ phải thu khác bao gồm các khoản phải thu không liên quan đến giao dịch thương mại, như doanh thu từ hoạt động tài chính, chi hộ bên thứ ba có quyền nhận lại, và các khoản phải thu liên quan đến tiền phạt hoặc bồi thường.
Nợ phải thu ngắn hạn là các khoản phải thu từ khách hàng có thời gian thu hồi không vượt quá 12 tháng hoặc trong một chu trình kinh doanh thông thường tại thời điểm lập báo cáo tài chính, sau khi đã trừ đi dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi.
Nợ phải thu dài hạn là các khoản phải thu từ khách hàng có thời gian thu hồi trên 12 tháng hoặc kéo dài qua một chu trình sản xuất, kinh doanh thông thường tại thời điểm lập báo cáo tài chính.
NPTKH thường là khoản mục nợ phải thu lớn nhất trong doanh nghiệp và có nguy cơ cao về gian lận, như nhân viên chiếm dụng hoặc tham ô Nó liên quan chặt chẽ đến doanh thu bán hàng và dịch vụ, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Do đó, NPTKH có thể bị thao túng để tăng doanh thu và lợi nhuận.
1.1.2 Kế toán nợ phải thu khách hàng và dự phòng phải thu khó đòi
1.1.2.1 Kế toán nợ phải thu khách hàng
Chứng từ sử dụng trong quản lý tài chính bao gồm Đơn đặt hàng, lệnh phê duyệt bán chịu, hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng, hóa đơn bán hàng, biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý hợp đồng, giấy báo có của ngân hàng, phiếu thu Ngoài ra, cần theo dõi sổ chi tiết tài khoản 131, sổ chi tiết bán hàng, bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn hàng hóa, biên bản bù trừ công nợ và biên bản đối chiếu phát sinh trong kỳ bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định, dịch vụ và các khoản đầu tư tài chính để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong hoạt động kinh doanh.
- Số tiền thừa trả lại cho khách hàng
- Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với đồng Việt Nam)
- Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng;
- Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại;
- Doanh thu của số hàng bán bị người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT);
- Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua.
- Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ
- Số dư bên Nợ: Số tiền còn phải thu của giảm so với Đồng Việt Nam)
Số dư bên Có đại diện cho số tiền nhận trước từ khách hàng hoặc số tiền thu vượt quá số phải thu của từng đối tượng cụ thể Khi lập Bảng Cân đối kế toán, cần ghi nhận số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của tài khoản này ở cả hai chỉ tiêu bên "Tài sản".
Tài khoản 131 - Nợ phải thu khách hàng
* Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu:
Phải thu theo tiến độ kế hoạch
Xóa sổ nợ phải thu khó đòi
Sơ đồ 1.1 Ke toán phải thu của khách hàng
131 - Phải thu của khách hàng
Doanh thu chưa thu tiền
Tổng giá phải thanh toán
Thu nhập do thanh lý, nhượng bán TSCĐ
Tổng số tiền khách hàng phải thanh toán
Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại
Khách hàng ứng——■— trước hoặc thanh toán tiền hàng
Các khoản chi hộ khách hàng Bù trừ nợ 331
Chênh lệch tỷ giá tăng khi đánh giá các khoản phải thu khách * hàng bằng ngoại tệ cuối kỳ
Chênh lệch tỷ giá giảm khi đánh giá các
Khách hàng thanh toán nợ bằng hàng tôn kho
-> khoản phải thu khách hàng bằng ngoại tệ cuối kỳ
(Nguồn: Thông tư 200/2014/TT-BTC)
* Nguyên tắc kế toán nợ phải thu khách hàng
Tài khoản 131 được sử dụng để ghi nhận các khoản nợ phải thu từ khách hàng, bao gồm tình hình thanh toán các khoản nợ liên quan đến tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định, các khoản đầu tư tài chính, và dịch vụ cung cấp.
Khoản phải thu của khách hàng cần được ghi chép chi tiết cho từng đối tượng và nội dung phải thu, đồng thời theo dõi kỳ hạn thu hồi, phân loại rõ ràng các khoản phải thu trên 12 tháng và không quá 12 tháng kể từ thời điểm báo cáo Việc ghi chép cũng cần được thực hiện theo từng lần thanh toán để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
Trong hạch toán chi tiết tài khoản nợ phải thu, kế toán cần phân loại các khoản nợ thành nợ có khả năng trả đúng hạn, nợ khó đòi và nợ không thu hồi được Việc phân loại này giúp xác định số trích lập dự phòng tổn thất khoản nợ và đưa ra biện pháp xử lý phù hợp với các khoản nợ không đòi được.
- Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản NPTKH theo từng loại nguyên tệ;
Doanh nghiệp cần thực hiện việc đánh giá lại các khoản phải thu từ khách hàng có gốc ngoại tệ tại tất cả các thời điểm lập báo cáo tài chính, nhằm tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.
1.1.2.2 Kế toán dự phòng phải thu khó đòi
Để quản lý hiệu quả các giao dịch tài chính, doanh nghiệp cần sử dụng các chứng từ như Đơn đặt hàng, lệnh phê duyệt bán chịu, hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng, hóa đơn bán hàng, biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý hợp đồng và giấy báo có của ngân hàng Ngoài ra, sổ chi tiết tài khoản 131, sổ chi tiết bán hàng, bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn hàng hóa cũng rất quan trọng Các biên bản bù trừ công nợ, biên bản đối chiếu công nợ có xác nhận và đóng dấu của hai bên, cùng với các công văn và biên bản đòi nợ, giúp đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch Cuối cùng, công văn từ bên mua về khả năng thanh toán và quyết định xóa nợ của doanh nghiệp cũng cần được ghi nhận để quản lý tài chính chính xác.
* Tài khoản sử dụng: Tài khoản 229 — Dự phòng tổn thất tài sản
Tài khoản 229 - Dự phòng tổn thất tài sản
- Hoàn nhập chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã trích lập kỳ trước chưa sử dụng hết;
- Bù đắp giá trị khoản đầu tư vào đơn vị khác khi có quyết định dùng số dự phòng đã lập để bù đắp số tổn thất
- Trích lập các khoản dự phòng tổn thất tài sản tại thời điểm lập Báo cáo tài chính. xảy ra.
- Bù đắp phần giá trị đã được lập dự phòng của khoản nợ không thể thu hồi được phải xóa sổ.
Số dư bên Có: Số dự phòng tổn thất tài sản hiện có cuối kỳ
* Phương pháp lập dự phòng
Quy trình kiểm toán khoản mục nợ phải thu khách hàng trong kiểm toán báo cáo tài chính
1.2.1 Mục tiêu kiểm toán và căn cứ tài liệu sử dụng trong kiểm toán khoản mục nợ phải thu khách hàng
Trong quá trình kiểm toán, KTV cần phải đảm bảo tính trung thực và hợp lý của khoản mục NPTKH dựa trên các chỉ tiêu cụ thể như sau:
- Tính hiện hữu: đảm bảo các khoản NPTKH đã ghi chép là có thực tại thời điểm lập BCTC;
- Quyền và nghĩa vụ: các khoản NPTKH vào ngày lập BCTC là thuộc quyền sở hữu của đơn vị;
- Tính đầy đủ: tất cả các khoản nợ phải thu có thực, thuộc quyền sở hữu của đơn vị thì đều được ghi chép và báo cáo;
- Tính chính xác: những khoản NPTKH được tính toán, tổng hợp số liệu chính xác, phù hợp giữa chi tiết của NPTKH với sổ cái;
Các khoản DPPTKĐ được đánh giá và tính toán một cách hợp lý, trong khi số dư nợ phải thu cuối kỳ có gốc ngoại tệ cũng được đánh giá lại phù hợp với các quy định của chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán hiện hành.
- Đúng kỳ: các giao dịch liên quan đến NPTKH được ghi nhận đúng kỳ kế toán;
- Phân loại: các khoản NPTKH được phân loại đúng theo thời gian, đối tượng hoặc theo loại nguyên tệ;
- Trình bày và công bố: NPTKH được phân loại , trình bày, công bố phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
1.2.1.2 Căn cứ, tài liệu sử dụng
- Các tài khoản kế toán: 511, 521, 131, 111, 112, 2293
- Chứng từ, tài liệu liên quan đến kiểm toán khoản mục NPTKH:
Bộ phận kế toán cần quản lý các tài liệu quan trọng như sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết, hóa đơn bán hàng, và văn bản phê duyệt bán chịu Ngoài ra, cần có bảng kê đối chiếu và các chứng từ phê chuẩn để xóa bỏ nợ phải thu khách hàng không thu hồi được Cũng cần lập bảng kê trích lập và hoàn nhập DPPTKĐ, cùng với báo cáo hàng tháng về các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong công tác kế toán.
+ Tài liệu ở các bộ phận khác có liên quan: Thẻ kho, nhật ký bảo vệ, biên bản giao nhận hàng hóa.
1.2.2 Quy trình kiểm toán khoản mục nợ phải thu khách hàng trong kiểm toán báo cáo tài chính Để đảm bảo tính hiệu quả, tính kinh tế và tính hiệu lực của từng cuộc kiểm toán và thu thập được đầy đủ bằng chứng kiểm toán và có có giá trị làm căn cứ cho kết luận của KTV về tính trung thực và hợp lý của số liệu trên BCTC, cuộc kiểm toán được tiến hành theo quy trình gồm 3 giai đoạn: lập kế hoạch kiểm toán, thực hiện kiểm toán và kết thúc kiểm toán Kiểm toán khoản mục NPTKH là một phần hành trong kiểm toán BCTC nên cũng tuân theo quy trình đó.
1.2.2.1 Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán
Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán là rất quan trọng, ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả của toàn bộ cuộc kiểm toán Nó giúp các kiểm toán viên (KTV) phối hợp hiệu quả với nhau và với các chuyên gia khác, thực hiện kiểm toán theo chương trình đã lập với chi phí hợp lý KTV cần thống nhất với khách hàng về nội dung công việc, thời gian tiến hành và trách nhiệm của mỗi bên, từ đó tránh được những bất đồng có thể xảy ra Dựa trên kế hoạch đã lập, KTV có thể kiểm soát và đánh giá chất lượng công việc, nâng cao hiệu quả kiểm toán Trình tự lập kế hoạch kiểm toán khoản mục NPTKH được thực hiện theo các bước cụ thể.
Công ty kiểm toán sẽ xem xét các chính sách và quy trình liên quan đến việc chấp nhận và duy trì khách hàng, cũng như việc ký kết và tiếp tục hợp đồng kiểm toán Để quyết định chấp nhận hoặc duy trì một khách hàng, kiểm toán viên cần đánh giá tính độc lập, khả năng thực hiện hợp đồng và tính liêm chính của ban quản trị khách hàng.
Khi tiếp nhận khách hàng mới, KTV cần liên lạc với KTV tiền nhiệm để thu thập thông tin quan trọng, giúp đánh giá tính liêm chính của ban quản trị và các vấn đề liên quan đến hợp đồng kiểm toán Việc này bao gồm tìm hiểu những bất đồng trước đó về nguyên tắc kế toán và lý do khách hàng thay đổi KTV Đối với khách hàng chưa từng được kiểm toán, KTV có thể thu thập thông tin qua nghiên cứu tài liệu chuyên ngành và xác minh từ các bên thứ ba như ngân hàng hay cố vấn pháp lý Đối với khách hàng cũ, KTV cần cập nhật thông tin hàng năm và đánh giá rủi ro để quyết định tiếp tục cung cấp dịch vụ kiểm toán.
BCTC và mục đích sử dụng của chúng là hai yếu tố chính quyết định số lượng bằng chứng cần thu thập và độ chính xác của ý kiến kiểm toán Khi BCTC được sử dụng rộng rãi, yêu cầu về độ tin cậy của thông tin tăng cao, kéo theo việc thu thập bằng chứng kiểm toán nhiều hơn và quy mô kiểm toán phức tạp hơn Do đó, công ty kiểm toán cần xác định lý do kiểm toán dựa trên tình hình hoạt động của khách hàng và khả năng của công ty, từ đó đưa ra quyết định hợp lý trong việc ký kết hợp đồng và thiết kế phương pháp kiểm toán.
Việc lựa chọn đội ngũ nhân viên kiểm toán là một quy trình quan trọng, dựa trên yêu cầu về số lượng, trình độ chuyên môn và kinh nghiệm Thông thường, ban giám đốc công ty kiểm toán sẽ trực tiếp chỉ đạo quá trình này Sự lựa chọn nhân sự phù hợp không chỉ đảm bảo chất lượng mà còn nâng cao hiệu quả của cuộc kiểm toán.
Khi doanh nghiệp kiểm toán quyết định chấp nhận kiểm toán cho khách hàng, hai bên sẽ ký kết hợp đồng kiểm toán, trong đó nêu rõ mục đích và phạm vi kiểm toán, trách nhiệm của Ban giám đốc khách hàng và Kiểm toán viên, hình thức thông báo kết quả kiểm toán, thời gian thực hiện và phí kiểm toán Sau đó, doanh nghiệp kiểm toán tiến hành thu thập thông tin cơ sở từ khách hàng để phục vụ cho quá trình kiểm toán.
KTV tiến hành tìm hiểu về ngành nghề sản xuất kinh doanh, hệ thống kế toán, kiểm soát nội bộ và các bên liên quan của khách hàng nhằm đánh giá rủi ro và lập kế hoạch kiểm toán KTV sẽ xác định khả năng xảy ra sai sót trọng yếu, đưa ra đánh giá ban đầu về mức trọng yếu, và thực hiện các thủ tục phân tích để xác định thời gian cần thiết cho việc thực hiện kiểm toán cũng như mở rộng các thủ tục kiểm toán khác.
Khi thực hiện kiểm toán, KTV cần nắm rõ ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hàng, bao gồm kiến thức về nền kinh tế và lĩnh vực hoạt động cụ thể Việc hiểu biết này giúp KTV so sánh báo cáo tài chính (BCTC) của khách hàng với các đơn vị khác trong ngành KTV có thể thu thập thông tin qua trao đổi với các KTV đã kiểm toán cho khách hàng trước đó, hoặc thông qua nghiên cứu tài liệu chuyên ngành, niên giám thống kê Đối với khách hàng truyền thống, thông tin có thể được tìm thấy trong hồ sơ kiểm toán lưu trữ, bao gồm sơ đồ tổ chức, điều lệ công ty và chính sách kế toán Để có cái nhìn tổng thể về hoạt động sản xuất kinh doanh, KTV nên trực tiếp tham quan nhà xưởng và quan sát quy trình sản xuất, từ đó phát hiện các vấn đề cần chú ý như sản xuất trì trệ hay máy móc lạc hậu Cuối cùng, việc thu thập thông tin về các nghĩa vụ pháp lý của khách hàng cũng rất quan trọng trong quá trình kiểm toán.
Việc thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng là cần thiết để KTV hiểu rõ những yếu tố pháp lý ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh Thông tin này có thể được lấy từ Ban giám đốc của đơn vị khách hàng, bao gồm các tài liệu như giấy phép thành lập, điều lệ công ty, báo cáo tài chính (BCTC), báo cáo kiểm toán (BCKT), và các biên bản họp của hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị Ngoài ra, KTV cũng cần thu thập các hợp đồng và cam kết quan trọng để thực hiện thủ tục phân tích sơ bộ BCTC một cách hiệu quả.
Nghiên cứu 21 mối quan hệ đáng tin cậy giữa dữ liệu tài chính và phi tài chính cho thấy sự tương quan giữa số liệu trên sổ và các ước tính của kiểm toán viên Việc so sánh này giúp nâng cao độ tin cậy của thông tin tài chính và hỗ trợ trong quá trình ra quyết định.
Sau khi thu thập thông tin cơ sở và nghĩa vụ pháp lý của khách hàng, KTV tiến hành phân tích các thông tin này để hỗ trợ lập kế hoạch cho các thủ tục kiểm toán Mục tiêu của các thủ tục phân tích là xác định bản chất, thời gian và nội dung cần thiết để thu thập bằng chứng kiểm toán hiệu quả.
+ Thu thập hiểu biết về nội dung các BCTC và những biến đổi quan trọng về kế toán và hoạt động kiểm toán của khách hàng;
+ Tăng cường sự hiểu biết của KTV về hoạt động kinh doanh của khách hàng và giúp
KTV xác định các vấn đề nghi vấn về khả năng hoạt động liên tục của công ty khách hàng;
Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, việc thực hiện thủ tục phân tích báo cáo tài chính (BCTC) giúp kiểm toán viên (KTV) xác định nội dung cơ bản của cuộc kiểm toán Mức độ, phạm vi và thời gian áp dụng các thủ tục phân tích sẽ thay đổi tùy thuộc vào quy mô và tính phức tạp của hoạt động kinh doanh của khách hàng.
Thủ tục phân tích được KTV sử dụng thường gồm 2 loại cơ bản: phân tích ngang và phân tích dọc.
