CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG
Khái niệm và vai trò, mục tiêu của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ
Theo Viện Kế toán Mỹ, kiểm soát nội bộ được định nghĩa là các kế hoạch và phương pháp tổ chức nhằm bảo vệ tài sản, đảm bảo độ chính xác và tin cậy của số liệu kế toán, nâng cao hiệu quả hoạt động, và khuyến khích tuân thủ các chính sách quản lý đã được thiết lập.
The International Federation of Accountants (IFA) defines an internal control system as the comprehensive plan and the various methods and procedures that business managers adhere to.
Hệ thống kiểm soát nội bộ giúp nhà quản lý đạt mục tiêu một cách hiệu quả và có hệ thống, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định quản lý Nó giữ an toàn cho tài sản, ngăn chặn và phát hiện sai phạm cũng như gian lận Hệ thống này cũng đảm bảo ghi chép kế toán đầy đủ và chính xác, từ đó lập báo cáo tài chính kịp thời và đáng tin cậy.
Theo COSO năm 1992, KSNB là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và nhân viên điều phối, nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho việc đạt được các mục tiêu của tổ chức.
(i) Báo cáo tài chính đáng tin cậy;
(ii) Các luật lệ và quy định đuợc tuân thủ;
Hoạt động kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính hữu hiệu và hiệu quả của tổ chức Trong bài khóa luận này, tác giả sẽ tập trung nghiên cứu khái niệm kiểm soát nội bộ theo mô hình COSO, đặc biệt là phiên bản COSO 2013, nhằm làm rõ các yếu tố cấu thành và ứng dụng của nó trong quản lý.
Năm 2013, kiểm soát nội bộ được định nghĩa là quy trình do Ban quản trị, nhà quản lý và nhân sự khác trong doanh nghiệp thiết lập, nhằm đảm bảo đạt được mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ.
Theo Chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA số 210, "kiểm soát nội bộ" được định nghĩa bao gồm các thành phần chính: môi trường kiểm soát, quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị, hệ thống thông tin phục vụ lập và trình bày báo cáo tài chính, các quy trình kinh doanh liên quan, hoạt động kiểm soát và giám sát các kiểm soát.
Theo hướng dẫn kiểm toán quốc tế số 6 của Hội đồng Liên hiệp các nhà kế toán Malaysia (MACPA) và Viện kế toán Malaysia (MIA), kiểm soát nội bộ là cấu trúc tổ chức cùng với các biện pháp và thủ tục do Ban quản trị chấp nhận, nhằm hỗ trợ thực hiện mục tiêu của Ban quản trị, đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu quả và có trật tự Hệ thống này bao gồm việc tuân thủ chính sách của Ban quản trị, bảo vệ tài sản, phát hiện gian lận, và đảm bảo tính chính xác của số liệu tài chính Hệ thống kiểm soát nội bộ không chỉ giới hạn trong chức năng kế toán mà còn bao gồm các nguyên lý hoạt động rộng hơn, được định nghĩa bởi Hội kế toán Anh quốc (EAA) như một hệ thống kiểm soát toàn diện được thiết lập bởi Ban quản lý để đảm bảo tính hiệu quả trong quản lý tài chính và các lĩnh vực khác.
- Tiến hành kinh doanh của đơn vị trong trật tự và có hiệu quả;
- Đảm bảo tuân thủ tuyệt đối đường lối kinh doanh của Ban quản trị;
- Giữ an toàn tài sản;
Để đảm bảo tính toàn diện và chính xác của số liệu hạch toán, các thành phần riêng lẻ trong hệ thống Kiểm soát nội bộ phải được xem xét như các hoạt động kiểm tra hoặc kiểm tra nội bộ.
Chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA số 315 quy định về việc xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua việc hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của nó Kiểm soát nội bộ là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác thiết kế, thực hiện và duy trì, nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu của đơn vị Điều này bao gồm việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, nâng cao hiệu quả và hiệu suất hoạt động, cũng như tuân thủ các quy định pháp luật và quy định liên quan.
Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315, kiểm soát nội bộ là quy trình do Ban quản trị và Ban Giám đốc thiết kế, thực hiện và duy trì nhằm đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, hiệu quả hoạt động và tuân thủ pháp luật Chuẩn mực này tương đồng với chuẩn mực quốc tế và nêu rõ các thành phần của kiểm soát nội bộ, bao gồm môi trường kiểm soát, quy trình đánh giá rủi ro, hệ thống thông tin liên quan đến báo cáo tài chính, các hoạt động kiểm soát và giám sát các kiểm soát.
Từ các khái niệm trên có thể thấy, KSNB nhìn chung đều có những đặc điểm sau:
Kiểm soát nội bộ là một quá trình toàn diện, bao gồm chuỗi hoạt động kiểm soát được triển khai và vận hành tại tất cả các bộ phận trong tổ chức, nhằm tạo ra một hệ thống thống nhất và hiệu quả.
Kiểm soát nội bộ là quá trình do con người thiết kế và thực hiện, trong đó con người đóng vai trò vừa là chủ thể vừa là khách thể Họ không chỉ xác định mục tiêu mà còn thiết lập cơ chế và vận hành kiểm soát tại tất cả các bộ phận.
1.1.2 Vai trò kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ (KSNB) đóng vai trò quan trọng trong quản lý, đảm bảo hiệu quả hoạt động và nâng cao hiệu năng của đơn vị Chức năng giám sát của KSNB giúp theo dõi chặt chẽ kế hoạch, mục tiêu và việc sử dụng nguồn lực từ giai đoạn xây dựng đến thực hiện Qua việc kiểm tra thường xuyên, KSNB điều hòa mối quan hệ và kịp thời điều chỉnh định mức, mục tiêu, từ đó tiết kiệm chi phí nguồn lực mà vẫn đạt kết quả cao, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý của doanh nghiệp.
Để đảm bảo độ tin cậy của thông tin trong hệ thống thông tin của đơn vị, cần cung cấp thông tin kịp thời, chính xác từ nhiều bộ phận như tài chính, kỹ thuật, nhân sự và sản xuất Thông tin này là cơ sở quan trọng cho việc ra quyết định của nhà quản lý Việc tuân thủ các chính sách, thủ tục và hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ giúp nâng cao độ tin cậy và tính kịp thời của thông tin, phản ánh đúng thực trạng hoạt động của đơn vị.
Các thành phần của kiểm soát nội bộ
Theo VSA 315, việc xác định và đánh giá rủi ro sai sót trọng yếu dựa vào hiểu biết về đơn vị kiểm toán và môi trường của nó Môi trường kiểm soát bao gồm chức năng quản trị, quản lý, cũng như quan điểm và nhận thức của Ban quản trị và Ban giám đốc về kiểm soát nội bộ Tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ đối với hoạt động của đơn vị được thể hiện qua môi trường kiểm soát, tạo nên đặc điểm chung trong công tác kiểm soát của đơn vị.
1.2.1.2 Các nhân tố trong môi trường kiểm soát a) Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức Đây là những yếu tố then chốt ảnh huởng đến hiệu quả của việc thiết kế, vận hành và giám sát các kiểm soát Tính hữu hiệu của các kiểm soát không thể cao hơn các giá trị đạo đức và tính chính trực của những nguời tạo ra, quản lý và giám sát các kiểm soát đó Tính chính trực và hành vi đạo đức là sản phẩm của chuẩn mực về hành vi và đạo đức của đơn vị cũng nhu việc truyền đạt và thực thi các chuẩn mực này trong thực tế. b) Cam kết về năng lực
Năng lực bao gồm kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện nhiệm vụ của từng cá nhân Ban Giám đốc cần xem xét các mức độ năng lực phù hợp cho từng nhiệm vụ cụ thể, cùng với các kỹ năng và kiến thức tương ứng Sự tham gia của Ban quản trị cũng đóng vai trò quan trọng trong quá trình này.
Ban quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành nhận thức về kiểm soát của đơn vị, với trách nhiệm được quy định rõ ràng trong các chuẩn mực nghề nghiệp và pháp luật Họ không chỉ phải đảm bảo tuân thủ các quy định mà còn giám sát hiệu quả của các thủ tục báo cáo sai phạm và kiểm soát nội bộ Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc cũng có ảnh hưởng lớn đến cách thức quản lý và điều hành trong tổ chức.
Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc thể hiện qua quan điểm và thái độ đối với việc lập và trình bày báo cáo tài chính, bao gồm việc lựa chọn nguyên tắc kế toán một cách thận trọng hoặc ít thận trọng, cũng như sự kín kẽ trong việc xây dựng các ước tính kế toán Cơ cấu tổ chức cũng là một yếu tố quan trọng trong quá trình này.
Khuôn khổ quản lý các hoạt động của đơn vị bao gồm lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và soát xét để đạt được mục tiêu đề ra Việc thiết lập cơ cấu tổ chức phù hợp yêu cầu xem xét các vấn đề chính về quyền hạn, trách nhiệm và các kênh báo cáo Sự phù hợp của cơ cấu tổ chức còn phụ thuộc vào quy mô và đặc điểm hoạt động của đơn vị, đồng thời cần phân công rõ ràng quyền hạn và trách nhiệm cho các thành viên.
Cách phân công quyền hạn và trách nhiệm trong hoạt động cần được thiết lập rõ ràng, bao gồm việc xây dựng trình tự hệ thống báo cáo và phân chia quyền hạn giữa các cấp Đồng thời, các chính sách và thông lệ về nhân sự cũng cần được quy định cụ thể để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý.
Các chính sách và thực tiễn liên quan đến tuyển dụng, định hướng, đào tạo, đánh giá, hướng dẫn và thăng tiến nhân viên rất quan trọng Ngoài ra, việc quản lý lương, thưởng và áp dụng các biện pháp khắc phục sai sót cũng đóng vai trò thiết yếu trong việc phát triển nguồn nhân lực.
1.2.2 Quy trình đánh giá rủi ro
Quy trình đánh giá rủi ro là nền tảng để Ban Giám đốc xác định các rủi ro cần quản lý, phù hợp với hoàn cảnh và quy mô của đơn vị Việc đánh giá rủi ro bao gồm xác định và phân tích các rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu hoạt động, báo cáo tài chính và sự tuân thủ quy định Đây là cơ sở để quyết định cách thức quản lý rủi ro, trong đó Ban Giám đốc xác định mối liên hệ giữa các rủi ro kinh doanh và việc lập báo cáo tài chính, ước lượng độ rủi ro, đánh giá khả năng xảy ra và quyết định các hành động cần thiết để xử lý và quản trị rủi ro một cách hiệu quả.
Các rủi ro liên quan đến độ tin cậy của báo cáo tài chính có thể xuất phát từ các sự kiện nội bộ hoặc bên ngoài, cũng như từ các giao dịch hoặc tình huống không lường trước Những yếu tố này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến khả năng lập, ghi chép, xử lý và báo cáo dữ liệu tài chính theo đúng yêu cầu của Ban Giám đốc Để quản lý những rủi ro này, Ban Giám đốc có thể xây dựng các chương trình, kế hoạch hoặc hành động cụ thể, hoặc quyết định chấp nhận rủi ro dựa trên hiệu quả kinh tế và các yếu tố khác Rủi ro có thể phát sinh hoặc thay đổi trong nhiều tình huống khác nhau.
Những biến động trong môi trường pháp lý và hoạt động có thể tạo ra áp lực cạnh tranh mới và mang đến nhiều rủi ro khác nhau cho doanh nghiệp.
- Nhân sự mới: Những nhân sự mới có thể có hiểu biết và những trọng tâm khác về kiểm soát nội bộ;
Những thay đổi nhanh chóng và quan trọng trong hệ thống thông tin mới hoặc đã được chỉnh sửa có thể ảnh hưởng đáng kể đến các rủi ro liên quan đến kiểm soát nội bộ.
Tăng trưởng nhanh chóng trong hoạt động mở rộng có thể gây áp lực lớn lên các biện pháp kiểm soát, từ đó làm tăng nguy cơ thất bại trong việc duy trì kiểm soát hiệu quả.
Việc áp dụng công nghệ mới trong sản xuất và hệ thống thông tin có thể làm thay đổi đáng kể các rủi ro liên quan đến kiểm soát nội bộ.
Việc tham gia vào các lĩnh vực kinh doanh mới hoặc thực hiện các giao dịch mà tổ chức chưa có nhiều kinh nghiệm có thể tạo ra những rủi ro mới liên quan đến kiểm soát nội bộ.
Các nguyên tắc thiết kế kiểm soát nội bộ
Tất cả các hoạt động trong đơn vị đều được quản lý chặt chẽ bởi hệ thống kiểm soát nội bộ, ngay cả khi chúng không thuộc lĩnh vực hoạt động chính của công ty.
Mọi hoạt động phải đuợc kiểm soát bởi ít nhất là 2 nguời hay còn gọi là nguyên tắc kiểm tra chéo.
1.3.3 Nguyên tắc cân nhắc Lợi ích- Chi phí
Một thủ tục chỉ nên được thiết kế và thực hiện khi chi phí thấp hơn lợi ích mang lại Do đó, việc kiểm soát nội bộ cần xác định rõ những khu vực có rủi ro cao để tăng cường các biện pháp kiểm soát ở những nơi này.
1.3.4 Nguyên tắc phân công, phân nhiệm
Theo nguyên tắc phân công công việc rõ ràng và khoa học, mỗi cá nhân và bộ phận trong đơn vị cần có trách nhiệm tương ứng với nhiệm vụ được giao Điều này giúp tạo ra sự chuyên môn hóa trong thực hiện nhiệm vụ, đồng thời giúp các cá nhân và bộ phận nhận thức rõ công việc của mình và trách nhiệm khi không hoàn thành nhiệm vụ hoặc có sai phạm Áp dụng nguyên tắc này hiệu quả sẽ hạn chế sai phạm, và nếu có xảy ra, việc phát hiện và xử lý sẽ trở nên dễ dàng hơn.
1.3.5 Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Nguyên tắc quy định sự cách ly trách nhiệm trong thực thi công việc có rủi ro nhằm ngăn chặn hành vi lạm dụng quyền hạn Theo đó, một cá nhân hoặc bộ phận không thể đảm nhận toàn bộ quy trình của một nghiệp vụ, từ đầu đến cuối Ví dụ, trong tổ chức nhân sự, cần tránh việc một cá nhân hoặc bộ phận kiêm nhiệm các nhiệm vụ như phê duyệt và thực hiện, thực hiện và kiểm soát, cũng như ghi sổ và bảo quản tài sản.
1.3.6 Nguyên tắc phê chuẩn, ủy quyền
Uỷ quyền là việc trao quyền quyết định cho cấp dưới trong khi vẫn giữ trách nhiệm kiểm tra và quản lý các quyết định đó Hình thức này phù hợp với tổ chức phân quyền, tạo ra sự phân chia rõ ràng về trách nhiệm và quyền hạn giữa các cấp quản lý, đồng thời đảm bảo tính tập trung của toàn bộ đơn vị Nguyên tắc phê chuẩn là một phương pháp kiểm soát hiệu quả, yêu cầu các nghiệp vụ quan trọng phải được báo cáo và phê duyệt bởi nhà quản lý trước khi thực hiện Việc thực hiện nghiệp vụ mà không qua phê duyệt có thể dẫn đến sự mất kiểm soát và ảnh hưởng đến hiệu lực của kiểm soát nội bộ Phê chuẩn có thể được thực hiện theo hai hình thức: phê chuẩn chung, thông qua các chính sách hoạt động cụ thể cho cấp dưới, và phê chuẩn cụ thể, áp dụng cho từng nghiệp vụ kinh tế riêng lẻ.
1.3.7 Chứng từ và sổ sách đầy đủ
Các nghiệp vụ phát sinh buộc phải lưu chứng từ đầy đủ để kiểm soát sự vận động của tài sản đảm bảo ghi sổ chính xác.
1.3.8 Bảo vệ tài sản vật chất và sổ sách
Nhằm bảo vệ tài sản tránh thất thoát do: trộm cắp, thất thoát, hư hỏng, mất phẩm chất.
Bộ phận kiểm tra và giám sát cần phải hoạt động độc lập với các quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp để ngăn chặn sự thông đồng giữa các bộ phận thực hiện Điều này giúp đảm bảo rằng thông tin được cung cấp là chính xác và đáng tin cậy.
Phân tích rà soát là quá trình so sánh dữ liệu từ các nguồn khác nhau nhằm làm rõ mọi khác biệt, giúp nhanh chóng phát hiện sai sót, gian lận hoặc biến động bất thường Việc này rất quan trọng để kịp thời đối phó với các vấn đề phát sinh Các dạng phân tích thường gặp bao gồm
- Đối chiếu giữa ghi chép của đơn vị với các số liệu từ bên ngoài
- Đối chiếu số liệu tổng hợp và sổ chi tiết
- Đối chiếu số liệu kì này với kỳ trước, giữa thực tế và kế hoạch.
Hạn chế của kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ chỉ có thể đảm bảo một mức độ hợp lý trong việc đạt được mục tiêu lập và trình bày báo cáo tài chính, nhưng vẫn chịu ảnh hưởng bởi những hạn chế vốn có Những hạn chế này bao gồm khả năng con người mắc sai lầm trong quyết định và các sai sót trong thiết kế hoặc thực hiện kiểm soát Hơn nữa, kiểm soát có thể trở nên không hiệu quả nếu thông tin thu thập không được sử dụng đúng cách, do người chịu trách nhiệm không hiểu rõ mục đích hoặc không thực hiện các hành động phù hợp.
Các kiểm soát có thể bị vô hiệu hóa do sự thông đồng giữa hai hoặc nhiều người, hoặc bị ảnh hưởng bởi Ban Giám đốc Chẳng hạn, Ban Giám đốc có thể thực hiện các hành động để thao túng quy trình kiểm soát.
Thỏa thuận phụ với khách hàng có thể dẫn đến việc điều chỉnh các điều khoản trong hợp đồng bán hàng mẫu, gây ra sự ghi nhận doanh thu không chính xác Hơn nữa, chức năng của phần mềm máy tính trong việc phát hiện và báo cáo các giao dịch vượt hạn mức tín dụng có thể bị hạn chế hoặc vô hiệu hóa.
Khi thiết kế và thực hiện các kiểm soát, Ban Giám đốc cần xem xét phạm vi và mức độ của các kiểm soát mà họ lựa chọn, cũng như xác định phạm vi và mức độ rủi ro mà họ sẵn sàng chấp nhận.
Chi phí cho hệ thống kiểm soát nội bộ không được vượt quá lợi ích mà nó mang lại Thông thường, các thủ tục kiểm soát nội bộ được thiết lập chủ yếu cho các nghiệp vụ thường xuyên và lặp đi lặp lại, thay vì cho các nghiệp vụ không thường xuyên Sự thay đổi trong cơ chế và yêu cầu quản lý có thể khiến các thủ tục kiểm soát trở nên lạc hậu hoặc bị vi phạm.
Trong chương 1, tác giả đã khái quát hóa lý thuyết về KSNB trên cơ sở nguồn tài liệu trong và ngoài nước về
-Các quan điểm về kiểm soát nội bộ;
-Khái niệm về kiểm soát nội bộ, vai trò và mục tiêu kiểm soát nội bộ;
-Thành phần kiểm soát nội bộ;
-Nguyên tắc thiết kế kiểm soát nội bộ;
Hạn chế tồn tại của kiểm soát nội bộ (KSNB) là vấn đề quan trọng mà các nhà quản lý cần lưu ý KSNB không chỉ là mục tiêu mà còn là phương tiện giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh Mỗi doanh nghiệp cần có KSNB phù hợp với hoạt động của mình, và để đạt hiệu quả, KSNB phải bao gồm đầy đủ năm bộ phận cấu thành Tuy nhiên, KSNB không thể đảm bảo chắc chắn cho doanh nghiệp mà chỉ cung cấp sự đảm bảo hợp lý trong việc đạt được mục tiêu Những hạn chế của KSNB cần được nhận diện và tối thiểu hóa trong quá trình xây dựng và vận hành Dựa trên lý luận đã trình bày, tác giả sẽ nghiên cứu và đánh giá thực trạng KSNB tại Công ty TNHH cung ứng vật tư và dịch vụ thương mại Thành Đô, từ đó đề xuất các biện pháp hoàn thiện KSNB cho doanh nghiệp này.
THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHHCUNG ỨNG VẬT TƯ VÀ DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI THÀNH ĐÔ
Tổng quan về Công ty TNHH cung ứng vật tư và dịch vụ THƯƠNG MẠI Thành Đô
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Tên Công ty: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN CUNG ỨNG VẬT Tư
VÀ DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI THÀNH ĐÔ
Tên bằng tiếng nước ngoài: THANH DO MATERIALS SUPPLY AND TRADING SERVICES COMPANY LIMITED
Công ty TNHH THANH DO MT có trụ sở chính tại 27 Hàng Đậu, phường Đồng Xuân, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội Công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0101557118 bởi Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội, với lần đăng ký đầu tiên vào ngày 20/10/2004 và đã thực hiện thay đổi lần thứ 11 vào ngày 14/04/2017.
Vốn điều lệ: 10.000.000.000 VND Điện thoại: 024 39275201 - fax: 024 39275218
Công ty TNHH cung ứng vật tư và dịch vụ thương mại Thành Đô, được thành lập vào năm 2004, có nguồn gốc từ Doanh nghiệp tư nhân Thành Đô Từ ngày 1/1/2012, công ty đã chuyển đổi cơ cấu tổ chức và chính thức trở thành Công ty TNHH Sau 16 năm hoạt động, Thành Đô đã phát triển mạnh mẽ, đạt hiệu quả trong sản xuất kinh doanh và mang lại lợi nhuận ổn định.
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức công ty
Công ty TNHH cung ứng vật tư và dịch vụ thương mại Thành Đô đã tổ chức bộ máy quản lý thành các phòng ban với chức năng và nhiệm vụ riêng biệt, nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý và hỗ trợ hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả.
Ban Giám đốc có quyền quyết định toàn diện về các vấn đề liên quan đến lợi ích của công ty, bao gồm việc xây dựng chiến lược kinh doanh và phát triển Họ cũng chịu trách nhiệm về việc đề xuất các phương án đầu tư, cũng như bổ nhiệm hoặc sa thải các cán bộ quản lý khác.
- Ban kiểm soát: Có nhiệm vụ giám sát, kiểm tra việc thực hiện các phương án, chính sách của Công ty
Ban điều hành có trách nhiệm quản lý hoạt động hàng ngày của Công ty và báo cáo trực tiếp với Ban Giám đốc về việc thực hiện quyền hạn và nhiệm vụ được giao Họ quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty và thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị, đồng thời tổ chức thực hiện các quyết định của Ban Giám đốc.
- Các Khối, Phòng chức năng khác: thực hiện nhiệm vụ cụ thể của mình, được quy định trong văn bản của Công ty.
2.1.3 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty
- Lĩnh vực kinh doanh của công ty:
+ Sản xuất và phân phối bê-tông cho các công trình
+ Nhập khẩu thiết bị máy móc
+ Mua bán sắt thép, ống thép, kim loại màu
+ Mua bán vật liệu xây dựng
+ Sản xuất các sản phẩm cơ khí, cơ khí chế tạo máy móc
+ Vận chuyển hàng hóa đường bộ chủ yếu cho tập đoàn Th
+ Thi công sửa chữa chuỗi cửa hàng cho tập đoàn TH
Kể từ năm 2011, Công ty TNHH cung ứng vật tư và dịch vụ thương mại Thành Đô đã đảm nhận việc vận chuyển hàng hóa cho các công ty thuộc tập đoàn TH tại huyện Nghĩa Đàn, tỉnh Nghệ An, bao gồm sản xuất bê tông thương phẩm và thi công san lấp mặt bằng Công ty đã ký hợp đồng với nhiều đơn vị cung ứng nguyên vật liệu, trong đó DNTN Thảo Thắng là đối tác chính cung cấp xăng dầu, với phương thức thanh toán trong 15 ngày kể từ ngày nhận hàng Đối với vật liệu xi măng, Công ty CP vận tải và thương mại Anh Quân là đối tác chính, cũng áp dụng hình thức thanh toán tương tự Cuối cùng, Công ty TNHH MTV Xuân Chung cung cấp vật liệu đá xây dựng, với thời gian thanh toán tối đa là 20 ngày kể từ khi nhận hồ sơ thanh toán.
Công ty hiện đang hoạt động chủ yếu trong các lĩnh vực như vận chuyển hàng hóa cho tập đoàn TH, san lấp mặt bằng, và vận chuyển nguyên liệu Ngoài ra, công ty còn thi công các công trình phụ trợ cho dự án chăn nuôi bò và chế biến sữa quy mô công nghiệp tại Nghĩa Đàn, Nghệ An, cũng như thực hiện dự án trồng hoa rau trong nhà kính và sửa chữa các cửa hàng của tập đoàn TH.
- Quan hệ với tổ chức tín dụng
Hiện nay, công ty chỉ đang phát sinh quan hệ tín dụng tại Ngân hàng TMCP Bắc Á - Trung tâm kinh doanh hội sở.
2.1.4 Tổ chức thông tin và báo cáo kế toán
Công ty thực hiện chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 và Thông tư 53/2016/TT-BTC ngày 21/03/2016 của Bộ Tài chính, nhằm sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 200.
Công ty tuân thủ các chuẩn mực kế toán Việt Nam và các văn bản hướng dẫn do Nhà nước ban hành Các báo cáo tài chính được lập và trình bày theo đúng quy định của chuẩn mực cũng như chế độ kế toán hiện hành mà doanh nghiệp đang áp dụng.
Kỳ kế toán của doanh nghiệp theo năm dương lịch diễn ra từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm, trong đó đơn vị tiền tệ được sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam.
Biểu mẫu chứng từ như hóa đơn, phiếu thu và phiếu chi được quy định bởi Bộ Tài chính Hệ thống tài khoản kế toán được thiết lập một cách chi tiết, với số liệu kế toán được quản lý thông qua hệ thống sổ cái tổng hợp và sổ chi tiết.
Cuối tháng, kế toán khóa sổ và in các sổ chi tiết, báo cáo quản trị để ban lãnh đạo tiến hành việc ra quyết định.
Thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH cung ứng vật tư và dịch vụ thương mại Thành Đô
2.2.1.1 Tính trung thực và các giá trị đạo đức
Sau khi quan sát thực tế tại đơn vị, nhà quản lý luôn chú trọng đến tính chính trực và các giá trị đạo đức trong công việc, đồng thời đặt lợi ích của doanh nghiệp lên hàng đầu Để hạn chế các hành vi vi phạm tính trung thực và giá trị đạo đức của cán bộ, nhân viên, Ban Giám đốc đã ban hành nội quy chung nhằm ngăn chặn những hành vi này.
Nội quy công ty được ghi rõ trong văn bản và được treo tại các phòng ban, đồng thời hợp đồng lao động cũng chỉ rõ quyền hạn và trách nhiệm của từng nhân viên.
Ghi chú Chính thức Nghỉ thêm tối đa
02 ngày/đợt Tham chiếu điều 23
02 ngày/đợt Tham chiếu điều 23
3 Nghỉ thai sản (sinh con) 04 tháng 02 tháng Tham chiếu điều 31
Nghỉ thai sản khác tham chiếu điều 29 -
4 Nghỉ tai nạn lao động Theo chỉ định của bác sĩ
5 Nghỉ dưỡng sức, phục hồi sức khỏe
6 Nghỉ Việc riêng khác - “03 ngày/tháng viên khi làm việc tại Công ty.
Bảng 2.1 Quy định về thời gian nghỉ phép
(Nguồn: Phòng Hành chính Tổng hợp)
Chế độ điểm danh và chấm công yêu cầu nhân viên thực hiện chấm công bằng vân tay tại máy chấm công ở các phòng trong công ty Nhân viên đến muộn sau giờ làm việc sẽ bị trừ lương, và nghỉ không báo trước hoặc nghỉ đột xuất không lý do phù hợp sẽ bị xem là nghỉ không phép, bị trừ lương gấp đôi Về tác phong và trang phục, nhân viên cần đi lại nhẹ nhàng, tránh sử dụng lời lẽ thiếu văn hóa với khách hàng, đồng nghiệp và cấp trên Khi làm việc, nhân viên phải mang theo thẻ nhân viên Nhân viên văn phòng cần ăn mặc lịch sự với áo sơ mi, quần tây tối màu hoặc váy dài dưới đầu gối, đi giày tối màu, trong khi nhân viên phân xưởng phải mặc quần áo bảo hộ lao động.
Công ty cam kết đảm bảo an toàn lao động và quy định chặt chẽ về quản lý và sử dụng tài sản Tài sản được giao sử dụng cần được bảo quản cẩn thận; nếu xảy ra hư hỏng hoặc mất mát do thiếu trách nhiệm, người sử dụng sẽ phải bồi thường theo giá trị tài sản Ngoài ra, nhân viên không được phép tự ý mang tài sản của Công ty ra ngoài mà không có sự cho phép của cấp trên và không được sử dụng tài sản sai mục đích.
Lãnh đạo luôn chú trọng đến nhân viên, sẵn sàng hỗ trợ giải quyết khó khăn và sai sót trong công việc Khi đưa ra các quyết định quan trọng, ban lãnh đạo thường tham khảo ý kiến nhân viên để đảm bảo quyết định đúng đắn, đạt được mục tiêu và bảo vệ quyền lợi của nhân viên Tất cả thông tin và dữ liệu được xem xét qua biểu mẫu, hồ sơ, báo cáo và thường xuyên cập nhật để đưa ra quyết định phù hợp với thực tế quản lý.
Công ty không chỉ áp dụng các quy định xử phạt vi phạm mà còn có chế độ khen thưởng khuyến khích nhân viên bằng cả vật chất lẫn tinh thần Điều này đã tạo sự gắn kết mạnh mẽ giữa nhân viên và Công ty, giúp họ làm việc tích cực hơn và đóng góp vào sự phát triển chung của Công ty.
Việc thực hiện quy định cần được giám sát chặt chẽ và chỉ xử phạt khi có hậu quả nghiêm trọng Các vấn đề về đạo đức thường được nhân viên truyền đạt và thực hiện dựa trên quan điểm cá nhân, thiếu hướng dẫn cụ thể Nếu được quan tâm đúng mức, mối quan hệ giữa nhân viên và Công ty sẽ trở nên bền vững hơn.
2.2.1.2 Cam kết về năng lực
Công ty TNHH cung ứng vật tư và dịch vụ thương mại Thành Đô chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, với số lượng lao động phổ thông chiếm đa số Nguyên tắc tuyển dụng của công ty là "đúng người - đúng việc", yêu cầu ứng viên phải trải qua ít nhất một tháng thử việc để đánh giá hiệu quả làm việc Đối với cấp quản lý, ứng viên cần có bằng cấp và ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý Hàng năm, công ty tổ chức các khóa đào tạo ngắn hạn nhằm nâng cao kiến thức và kỹ năng cho nhân viên, tuy nhiên, chương trình đào tạo hiện tại chỉ áp dụng cho nhân viên cấp quản lý tại phòng Tài chính - kế toán và phòng Hành chính.
Lao động phổ thông chiếm tỷ lệ lớn trong công ty, dẫn đến việc nhận thức về các chính sách và quy định còn hạn chế Nhiều người lao động chưa tuân thủ nội quy, vi phạm các nguyên tắc an toàn lao động mà không nhận thức rõ mức độ nghiêm trọng của hành vi vi phạm, từ đó dẫn đến quyết định xử lý từ phía doanh nghiệp.
2.2.1.3 Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc
Triết lý của Ban Giám đốc được thể hiện qua nhận thức về giám sát rủi ro trong kinh doanh, đồng thời phong cách điều hành cũng phản ánh qua việc lập báo cáo tài chính và áp dụng phương pháp kế toán.
Ban Giám đốc sử dụng Ban điều hành để theo dõi các hoạt động của Công ty và xây dựng các quy định, chính sách phù hợp với thực tế Đội ngũ quản lý thường xuyên nghiên cứu thị trường nhằm phát triển sản phẩm đa dạng, đáp ứng nhu cầu khách hàng và tối ưu hóa lợi ích cho Công ty Đồng thời, Công ty không ngừng cải tiến phương thức sản xuất và nâng cấp máy móc thiết bị để tăng năng suất lao động.
Cơ cấu tổ chức thể hiện tại sơ đồ 2.1
Công ty TNHH cung ứng vật tư và dịch vụ thương mại Thành Đô có cấu trúc bộ phận chức năng riêng biệt, nhưng do quy mô nhỏ, một số bộ phận chưa được phân công trách nhiệm rõ ràng Cụ thể, tại Phòng Tài chính - Kế toán, Kế toán trưởng kiêm nhiệm cả vị trí trưởng bộ phận Tài chính, gây khó khăn trong việc quyết định, triển khai và kiểm tra thực hiện các nhiệm vụ.
2.2.1.5 Phân công quyền hạn và trách nhiệm
Mỗi bộ phận trong công ty có chức năng và quyền hạn riêng, với các thành viên được giao nhiệm vụ phù hợp với năng lực cá nhân Quyền hạn đi đôi với trách nhiệm, và các thành viên phải chịu trách nhiệm về hành động và quyết định của mình trước toàn bộ công ty Tuy nhiên, do quy mô nhỏ, sự kiêm nhiệm diễn ra phổ biến, ví dụ như Kế toán trưởng phải đảm nhiệm công việc của Trưởng phòng Tài chính, và Phòng Hành chính phải thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau Điều này dẫn đến tình trạng thiếu chuyên môn hóa, dễ gây ra gian lận và sai sót trong hoạt động của công ty.
2.2.1.6 Các chính sách và thông lệ nhân sự
Dựa trên mục tiêu công việc hoặc mục tiêu của Công ty, Trưởng phòng hoặc trưởng bộ phận cần lập phiếu đề nghị tuyển dụng theo mẫu quy định của Công ty và gửi về Phòng Hành chính Tổng hợp.
Ban Giám đốc sẽ xem xét và phê duyệt đề nghị tuyển dụng Nếu đề nghị không hợp lý, sẽ yêu cầu các bộ phận xem xét lại nhu cầu Ngược lại, nếu hợp lý, quy trình tuyển dụng sẽ được thực hiện, bao gồm việc thành lập hội đồng tuyển dụng với sự tham gia của Giám đốc, Trưởng phòng hoặc trưởng bộ phận có nhu cầu, cùng một nhân viên từ Phòng Hành chính Tổng hợp.
