CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH SẢN XUẤT TẠI CÁC DOA N H NGHIỆP SẢN XUẤT.5
Lý luận chung về kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp
1.1.1 Khái niệm của kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ là một khái niệm có ý nghĩa rộng đã được nhiều nhà nghiên cứu và cá tổ chức định nghĩa
Theo COSO, kiểm soát nội bộ là một quá trình do ban giám đốc, các nhà quản lý và các thành viên khác trong tổ chức thực hiện Mục tiêu của kiểm soát nội bộ là cung cấp sự đảm bảo hợp lý về hiệu quả và hiệu lực của hoạt động, sự tin cậy của báo cáo tài chính, cũng như tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.
Theo VAS 315, kiểm soát nội bộ là quy trình do Ban quản trị, Ban giám đốc và các cá nhân trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì, nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu như độ tin cậy của báo cáo tài chính (BCTC), hiệu quả hoạt động và tuân thủ các quy định pháp luật Thuật ngữ “kiểm soát” bao hàm mọi khía cạnh của các thành phần kiểm soát nội bộ.
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) là một quá trình thiết yếu giúp các đơn vị đạt được mục tiêu của mình, được thiết kế và vận hành bởi con người Nó không chỉ bao gồm chính sách, thủ tục và biểu mẫu, mà còn phụ thuộc vào nguồn nhân lực của đơn vị Con người là yếu tố then chốt trong việc lập ra mục tiêu, thiết lập cơ chế và vận hành hệ thống Tuy nhiên, KSNB chỉ cung cấp sự đảm bảo hợp lý về việc đạt được mục tiêu, không phải đảm bảo tuyệt đối, do có thể xảy ra những sai sót do lỗi của con người trong quá trình vận hành.
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng cơ bản cho quyết định quản lý không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát.
1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
KSNB là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu hoạt động và lợi nhuận, đồng thời ngăn ngừa mất mát nguồn lực Nó đảm bảo tính đáng tin cậy của báo cáo tài chính, hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và các quy định, từ đó bảo vệ danh tiếng và tránh thiệt hại Hơn nữa, KSNB còn giúp doanh nghiệp xác định mục tiêu rõ ràng, giảm thiểu rủi ro và ứng phó với biến động bất lợi.
Mỗi doanh nghiệp có những mục tiêu riêng, và kiểm soát nội bộ (KSNB) là các quy trình nhằm giảm thiểu rủi ro hoặc đạt được mục tiêu kiểm soát Do đó, khi xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ, mọi thủ tục đều phải hướng tới các mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp Mục tiêu kiểm soát nội bộ có thể được phân thành bốn nhóm chính.
Để nâng cao uy tín và thực hiện các chiến lược kinh doanh hiệu quả, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng các mục tiêu chiến lược phù hợp với tầm nhìn của mình Việc kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ đơn vị đạt được những mục tiêu tầm cao này.
Hệ thống thông tin tài chính cần được đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy, với trách nhiệm của ban lãnh đạo trong việc lập và trình bày báo cáo tài chính theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
(3) Đảm bảo hoạt động KSNB cần phải giúp đơn vị sử dụng hiệu quả nguồn lực trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh;
Để đảm bảo tính tuân thủ pháp luật và các quy định, KSNB cần đạt được sự đảm bảo hợp lý về việc tuân thủ các quy định pháp lý cũng như quy định nội bộ trong doanh nghiệp, nhằm thực hiện hiệu quả các mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra.
Mục tiêu của Kiểm soát nội bộ (KSNB) rất đa dạng và bao quát mọi hoạt động của đơn vị, đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát các hoạt động như bảo vệ tài sản, sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả, và cung cấp thông tin chính xác, hợp lý.
Khóa luận tốt nghiệp tại Học viện Ngân hàng nhấn mạnh rằng việc thiết kế, thực hiện và duy trì kiểm soát nội bộ có thể được điều chỉnh theo quy mô và mức độ phức tạp của từng đơn vị Đối với các đơn vị nhỏ, có thể áp dụng quy trình và thủ tục đơn giản hơn để đạt được các mục tiêu đề ra.
1.1.3 Các bộ phận cấu thành của kiểm soát nội bộ
Theo VAS 315, việc xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu dựa trên hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của đơn vị Kiểm soát nội bộ (KSNB) bao gồm năm thành phần chính: Môi trường kiểm soát, Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị, Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin, Hoạt động kiểm soát, và Giám sát các kiểm soát.
VSA 315 nhấn mạnh rằng môi trường kiểm soát bao gồm các chức năng quản trị, quan điểm và hành động của ban quản trị và ban giám đốc liên quan đến kiểm soát nội bộ Môi trường này không chỉ định hình đặc điểm chung của đơn vị mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến ý thức của từng thành viên về công tác kiểm soát Một môi trường kiểm soát tốt sẽ tạo nền tảng vững chắc cho việc thiết kế và vận hành các biện pháp kiểm soát hiệu quả, trong khi một môi trường không thuận lợi có thể kìm hãm sự hiệu quả của các kiểm soát khác.
Các yếu tố của môi trường kiểm soát:
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
Triết lý quản lý và phong cách hoạt động của các nhà quản lý cao cấp đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành môi trường kiểm soát của tổ chức Điều này bao gồm khả năng nhận thức và giám sát rủi ro trong kinh doanh, thái độ đối với việc lập báo cáo tài chính, cũng như việc áp dụng các phương pháp kế toán Hơn nữa, sự lựa chọn giữa việc sử dụng các kênh thông tin chính thức hay không chính thức cũng chịu ảnh hưởng từ triết lý quản lý này.
Cơ cấu tổ chức là bộ máy thực hiện các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức Việc xây dựng cơ cấu tổ chức bao gồm việc phân chia đơn vị thành các bộ phận với chức năng và quyền hạn rõ ràng Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo các thủ tục kiểm soát được phát huy hiệu quả.
Phương pháp ủy quyền là việc người quản lý chính thức giao quyền cho cấp dưới Việc có các ủy quyền rõ ràng bằng văn bản không chỉ giúp công việc diễn ra suôn sẻ mà còn ngăn ngừa tình trạng lạm dụng quyền hạn.
Lý luận về Kiểm soát nội bộ quy trình sản xuất tại các doanh nghiệp sản xuất
1.2.1.1 Tổng quan về quy trình sản xuất
Sản xuất được hiểu là quá trình tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ thông qua việc sử dụng nguyên liệu thô, con người, máy móc, nhà xưởng, công nghệ, tiền mặt và các nguồn tài nguyên khác Quá trình chuyển đổi này là trọng tâm của sản xuất và là hoạt động chính trong hệ thống sản xuất Các nhà quản trị hệ thống sản xuất tập trung vào các hoạt động biến đổi trong quá trình sản xuất để tối ưu hóa hiệu quả và nâng cao chất lượng sản phẩm.
Sơ đồ 1.3: Quy trình sản xuất
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng
Sản xuất là quá trình chuyển đổi các yếu tố đầu vào thành sản phẩm hoặc dịch vụ đầu ra, nhằm đáp ứng nhu cầu của con người Trong nghĩa rộng, sản xuất bao gồm mọi hoạt động phục vụ nhu cầu này và được phân chia thành ba bậc: sản xuất bậc 1 (khai thác nguyên thuỷ), sản xuất bậc 2 (ngành chế biến) và sản xuất bậc 3 (ngành dịch vụ).
Sơ đồ 1.4: Quy trình sản xuất nhôm
1.2.1.4 Rủi ro thường xảy ra trong quy trình sản xuất
Trong bất kỳ quy trình nào, rủi ro luôn tồn tại và có thể xảy ra dưới dạng những sự kiện bất thường, vượt ngoài sự kiểm soát của nhà quản lý Rủi ro trong quy trình sản xuất không chỉ gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất mà còn đặc biệt tác động mạnh mẽ đến các doanh nghiệp sản xuất.
Các rủi ro thường thấy trong quy trình sản xuất của doanh ngiệp sản xuất là :
Xây dựng kế hoạch sản xuất là nhiệm vụ quan trọng, giúp doanh nghiệp (DN) định hướng và hoàn thiện quy trình sản xuất Tuy nhiên, việc tạo ra các kế hoạch không phù hợp với tiêu chí đề ra hoặc không theo kịp sự thay đổi của thị trường có thể dẫn đến hiệu quả kém Do đó, cần thiết phải xây dựng kế hoạch sản xuất linh hoạt và phù hợp để đáp ứng nhu cầu thị trường và đảm bảo sự phát triển bền vững cho DN.
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng vào sản xuất bao gồm các bước xác định nhu cầu sản xuất, định mức sản xuất và hoạch định nhu cầu nguyên liệu Kết quả của ba công việc này là tính toán nhu cầu bán thành phẩm cho từng công đoạn và tồn kho bán thành phẩm sẵn sàng, từ đó xác định lượng bán thành phẩm cần sản xuất Tuy nhiên, nếu công việc đầu tiên không được thực hiện chính xác, sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến toàn bộ quy trình sản xuất, dẫn đến nhiều rủi ro và chi phí phát sinh Do đó, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với tổn thất nếu không kịp thời khắc phục những sai sót này.
Sai sót trong quá trình sản xuất sản phẩm có thể dẫn đến việc thành phẩm không đạt chất lượng, không đúng mẫu mã hoặc vật liệu, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến toàn bộ quy trình sản xuất Những lỗi này có thể khiến sản phẩm không được coi là hoàn chỉnh và không đủ tiêu chuẩn để đưa vào kinh doanh.
Việc sản xuất không đúng số lượng theo yêu cầu có thể dẫn đến tình trạng thiếu sản phẩm cho khách hàng hoặc dư thừa hàng hóa, gây khó khăn trong việc kiểm soát hàng tồn kho Điều này không chỉ làm tăng chi phí sản xuất mà còn ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả kinh doanh.
Chậm trễ trong sản xuất có thể do nhiều nguyên nhân, cả chủ quan lẫn khách quan, nhưng điều này ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ giao hàng cho khách hàng Hệ quả của việc này không chỉ làm giảm uy tín của doanh nghiệp mà còn tác động tiêu cực đến kết quả kinh doanh.
Sản phẩm lỗi và hỏng hóc quá nhiều có thể dẫn đến tỷ lệ phế liệu vượt mức cho phép, gây lãng phí tài nguyên và làm tăng chi phí nội bộ của doanh nghiệp.
1.2.2 Kiểm soát nội bộ quy trình sản xuất tại DN sản xuất
1.2.2.1 Sự cẩn thiết của Kiểm soát nội bộ quy trình sản xuất đối với các doanh nghiệp sản xuất
Kiểm soát nội bộ trong quy trình sản xuất đóng vai trò quan trọng, giúp doanh nghiệp thu thập đầy đủ thông tin cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm.
Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng nhấn mạnh tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ (KSNB) trong quy trình sản xuất của doanh nghiệp KSNB đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm tra, theo dõi và đánh giá từng bước từ nhập nguyên vật liệu đến sản phẩm hoàn thiện Doanh nghiệp sản xuất cần nhận thức rõ ràng về vai trò của KSNB và chú trọng xây dựng, hoàn thiện hệ thống này, đặc biệt trong quy trình sản xuất Việc hoàn thiện KSNB là cần thiết và phải được thực hiện một cách thường xuyên và liên tục để nâng cao hiệu quả quản lý.
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) ngày càng trở nên phổ biến trong cả lý thuyết và thực tiễn, phát triển theo yêu cầu quản lý Khi quy mô doanh nghiệp nhỏ, việc kiểm soát hoạt động kinh doanh tương đối dễ dàng Tuy nhiên, khi doanh nghiệp mở rộng, vai trò của KSNB trở nên quan trọng hơn, vì các nhà quản lý sẽ gặp khó khăn trong việc nhận diện và giám sát rủi ro chỉ dựa vào kinh nghiệm cá nhân Do đó, việc xây dựng hệ thống KSNB trở thành ưu tiên hàng đầu Khi doanh nghiệp phát triển, hoạt động KSNB cũng cần được cải tiến để đáp ứng nhu cầu này, yêu cầu các nhà quản lý thường xuyên đánh giá và nâng cao hiệu quả của hệ thống để đảm bảo hoạt động hiệu quả.
Quy trình sản xuất của KSNB đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp sản xuất Để có thể bán hàng và tạo ra lợi nhuận, doanh nghiệp cần phải tối ưu hóa quy trình sản xuất của mình.
Sản xuất là cốt lõi của doanh nghiệp, vì vậy việc kiểm soát nội bộ trong quy trình sản xuất là rất quan trọng Kiểm soát này giúp giảm thiểu rủi ro, bao gồm cả những rủi ro khách quan, và cho phép doanh nghiệp dự đoán cũng như có biện pháp phòng tránh hiệu quả Quy trình kiểm soát sản xuất không chỉ là nền tảng cho các hoạt động kinh doanh khác mà còn là điều kiện thiết yếu để mở rộng và phát triển công ty.
Khóa luận tốt nghiệp tại Học viện Ngân hàng đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp tìm kiếm khách hàng và đối tác, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh và gia tăng lợi nhuận.
