CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH SẢN XUẤT VÀ XUẤT KHẨU HÀNG HÓA TRONG CÁC DOANH NGHIỆP
Khái quát chung về kiểm soát nội bộ
Theo Luật Kế toán 2015, kiểm soát nội bộ (KSNB) là quá trình thiết lập và tổ chức thực hiện các cơ chế, chính sách, quy trình và quy định nội bộ trong đơn vị kế toán Mục tiêu của KSNB là đảm bảo tuân thủ pháp luật, phòng ngừa, phát hiện và xử lý kịp thời các rủi ro, đồng thời đạt được các yêu cầu đã đề ra.
(Căn cứ Điều 39 Luật Kế toán số 88/2015/QH13)
Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 315, Kiểm soát nội bộ (KSNB) là quy trình được thiết kế và thực hiện bởi Ban quản trị, Ban Giám đốc cùng các cá nhân khác trong đơn vị Mục tiêu của KSNB là tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được các mục tiêu của đơn vị, bao gồm việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, nâng cao hiệu quả và hiệu suất hoạt động, cũng như tuân thủ các quy định pháp luật và quy định liên quan.
(Căn cứ Thông tư số 214/2012/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/01/2014 thay thế chuẩn mực 400)
Theo COSO 1992 - The Committee of Sponsoring Origanizations of the
Ủy ban Treadway, được thành lập vào năm 1985, đóng vai trò quan trọng trong việc chống gian lận khi lập báo cáo tài chính tại Hoa Kỳ Kế toán nội bộ (KSNB) là một quy trình do quản lý, hội đồng quản trị và nhân viên của tổ chức thực hiện, nhằm đảm bảo rằng báo cáo tài chính là đáng tin cậy, tuân thủ các luật lệ và quy định, đồng thời hoạt động một cách hiệu quả và hiệu suất cao.
Theo cập nhật mới nhất từ COSO Internal Control 2013, kiểm soát nội bộ (KSNB) là quy trình do Ban quản trị, nhà quản lý và nhân sự khác trong doanh nghiệp thiết lập, nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu liên quan đến hoạt động, báo cáo và tuân thủ.
Kiểm soát nội bộ (KSNB) là yếu tố thiết yếu cho hoạt động của doanh nghiệp, giúp đạt được các mục tiêu đã đề ra Ban lãnh đạo xác định mục tiêu cho doanh nghiệp và thiết lập cơ chế kiểm soát tương ứng KSNB được triển khai nhằm quản lý từng nhân viên, định hướng hoạt động của từng cá nhân để hướng tới mục tiêu chung của tổ chức.
1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
Mỗi doanh nghiệp có những mục tiêu sản xuất kinh doanh khác nhau, từ mục tiêu chung cho toàn bộ doanh nghiệp đến những mục tiêu cụ thể cho từng bộ phận Việc thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) là cần thiết để doanh nghiệp tối ưu hóa lợi nhuận, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo báo cáo tài chính (BCTC) đáng tin cậy.
KSNB gồm có 4 mục tiêu lớn:
Tính hiệu lực và hiệu quả trong hoạt động sản xuất của doanh nghiệp được đánh giá qua bốn yếu tố chính: chi phí, chất lượng, thời gian và phạm vi hoạt động.
Độ tin cậy của báo cáo tài chính (BCTC) được thể hiện qua nguyên tắc ghi nhận, thẩm quyền đúng đắn trong việc tiếp cận tài sản, và sự phù hợp giữa tài sản thực tế và sổ sách Ngoài ra, việc tuân thủ pháp luật và các quy định hiện hành tại Việt Nam, cũng như các quy định nội bộ và điều lệ doanh nghiệp là rất quan trọng Cuối cùng, tính minh bạch trong BCTC cần được thể hiện rõ ràng để đảm bảo độ tin cậy và sự chính xác của thông tin tài chính.
+ Sự nhất quán: So sánh được các thông tin trình bày, là kết quả từ các phương pháp được áp dụng đồng nhất.
+ Sự chính xác: Thông tin phản ánh chính xác các dữ liệu được tổng hợp từ những sự kiện phát sinh liên quan.
+ Sự đầy đủ: Thông tin phản ánh đầy đủ những sự kiện đã phát sinh, các đối tượng liên quan.
Sự thích hợp của thông tin là yếu tố quan trọng giúp người sử dụng đưa ra những quyết định chính xác, từ đó dễ dàng dự đoán kết quả ở quá khứ, hiện tại và tương lai.
+ Sự kịp thời: Thông tin đã có sẵn cho người dùng trước khi nó giảm khả năng ảnh hưởng đến những quyết định.
+ Sự rõ ràng: Thông tin dễ dàng tiếp cận, truyền đạt nội dung đến cho người sử dụng.
+ Sự thuận tiện: Các thông tin được tổng hợp, thu thập nhanh chóng và thuận tiện.
Việc thực hiện kiểm soát nội bộ (KSNB) một cách hiệu quả mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp Sự phát triển bền vững của doanh nghiệp thường gắn liền với việc hoàn thiện quy trình KSNB nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu rủi ro.
Khóa luận tốt nghiệp của Học Viện Ngân Hàng nhằm giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh sản xuất, bao gồm việc ngăn chặn các sai sót có thể gây thiệt hại, tăng giá thành sản phẩm và giảm chất lượng Đảm bảo toàn bộ thành viên tuân thủ quy định nội bộ và pháp luật hiện hành là điều cần thiết Việc phát hiện và xử lý kịp thời các gian lận trong doanh nghiệp cũng rất quan trọng để bảo vệ tài sản hữu hình và vô hình, tránh mất mát và hư hỏng Đối với tài sản phi vật chất như sổ sách kế toán và tài liệu quan trọng, việc ghi chép chính xác và đầy đủ là cần thiết để cung cấp thông tin cho các quyết định quản lý, từ đó xây dựng lòng tin với cổ đông và nhà đầu tư, bảo vệ quyền lợi của họ.
1.1.3 Vai trò của kiểm soát nội bộ
KSNB là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện các hoạt động theo kế hoạch và chủ động phát hiện, ngăn ngừa rủi ro Trong bối cảnh công nghiệp 4.0 phát triển mạnh mẽ, doanh nghiệp cần cẩn trọng trong việc xây dựng KSNB phù hợp với đặc điểm kinh doanh và phương thức quản lý của mình.
Để đảm bảo độ tin cậy của hệ thống thông tin và trao đổi thông tin, cần truyền đạt thông tin từ Ban quản lý đến các phòng ban và nhân viên một cách kịp thời và chính xác Thông tin cũng nên được cung cấp từ các phòng ban khác để tạo sự liên kết và không chỉ dừng lại ở việc cung cấp theo chiều dọc Việc xác minh tính chính xác và độ tin cậy của thông tin là rất quan trọng, nhằm đảm bảo rằng Ban quản lý có đủ dữ liệu để đưa ra các quyết định đúng đắn.
Để đảm bảo tuân thủ pháp luật và các quy định địa phương, các đơn vị cần nghiêm túc thực hiện các quy định của từng quốc gia Kiểm soát nội bộ (KSNB) là phương pháp hiệu quả giúp nhà quản trị giám sát việc tuân thủ nội quy và chính sách pháp lý của nhân viên Nhà quản trị cần chú ý phát hiện và xử lý kịp thời các sai phạm, vì KSNB chỉ là công cụ hỗ trợ quản lý, không thể loại bỏ hoàn toàn rủi ro và sai phạm trong thực tế.
1.1.4 Cấu phần và các nguyên tắc thiết kế trong kiểm soát nội bộ a Cấu phần trong KSNB
Mỗi doanh nghiệp có những đặc điểm riêng trong việc xây dựng và tổ chức Kiểm soát nội bộ (KSNB) tùy thuộc vào quy mô hoạt động và lĩnh vực sản xuất Để đảm bảo KSNB hoạt động hiệu quả, cần chú trọng đến 5 yếu tố chính.
Kiểm soát nội bộ đối với chu trình sản xuất và xuất khẩu hàng hóa
1.2.1 Khái quát về chu trình sản xuất và xuất khẩu hàng hóa trong doanh nghiệp
Trong doanh nghiệp sản xuất, quy trình hoạt động tuần tự bắt đầu bằng việc chủ sở hữu góp vốn và huy động thêm từ các nguồn khác Vốn này được sử dụng cho các hoạt động như mua nguyên vật liệu, thuê nhân công và dịch vụ Sau khi hoàn thành quy trình sản xuất, sản phẩm sẽ được lưu kho, dẫn đến hàng tồn kho và chi phí sản xuất Tiếp theo, hàng hóa được bán ra cả trong nước và xuất khẩu, và cuối cùng là thu tiền Doanh nghiệp sử dụng khoản thu này để trả vốn và tái đầu tư vào các chu trình kinh doanh tiếp theo, tạo thành một vòng tuần hoàn liên tục trong hoạt động sản xuất.
Mỗi doanh nghiệp, dù hoạt động trong lĩnh vực nào, đều tuân theo mô hình hệ thống sản xuất với các yếu tố đầu vào và đầu ra Đầu vào của hệ thống sản xuất bao gồm ba loại chính.
- Điều kiện về kinh tế và kỹ thuật:
Lãi suất và cổ phiếu là hai yếu tố kinh tế quan trọng mà doanh nghiệp cần chú ý Khi lãi suất tăng, nhu cầu tiêu dùng của khách hàng thường giảm, trong khi sự gia tăng giá cổ phiếu có thể khuyến khích người tiêu dùng mua sắm nhiều hơn.
Học viện Ngân hàng cho thấy rằng nguồn vốn doanh nghiệp sẽ tăng theo sự biến động của thị trường kinh tế Do đó, doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng bởi các yếu tố kinh tế Bên cạnh đó, trong bối cảnh hội nhập kinh tế và sự phát triển của khoa học công nghệ, việc áp dụng các kỹ thuật tiên tiến vào sản xuất sẽ có tác động tích cực đến chất lượng sản phẩm.
- Điều kiện về văn hóa xã hội:
Doanh nghiệp cần tiến hành khảo sát thu nhập, phong cách sống, thói quen mua sắm và thị hiếu của cư dân tại khu vực hoạt động để phát triển sản phẩm phù hợp với nhu cầu của người tiêu dùng.
- Điều kiện về chính trị pháp luật:
Doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm túc pháp luật địa phương, vì các yếu tố chính trị có thể mang lại cơ hội hoặc rủi ro Những chính sách miễn giảm thuế quan cho một số mặt hàng có thể tạo lợi thế, trong khi mức thuế cao hoặc hiệp định hợp tác hạn chế có thể gây bất lợi Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể tận dụng hợp đồng và nguồn trợ cấp từ chính phủ Đầu ra của mô hình này là sản phẩm được sản xuất, và doanh nghiệp nên áp dụng kinh nghiệm từ các nhà quản trị, phân loại thành ba loại để tối ưu hóa quy trình.
Tất cả nhân viên cần hợp tác chặt chẽ trong từng khâu sản xuất để đảm bảo sản phẩm được tạo ra đúng quy trình và chủng loại, từ đó giảm thiểu hỏng hóc và lỗi.
- Quyết định về chiến lược và quản lý của nhà quản trị:
Chất lượng sản phẩm có thể thay đổi do máy móc hỏng hóc và cần được thay thế bằng thiết bị hiện đại hơn Để đảm bảo hoạt động sản xuất hiệu quả, các nhà quản trị cần xây dựng định hướng và kế hoạch quản lý chặt chẽ mọi hoạt động trong đơn vị, nhằm giảm thiểu rủi ro cho hệ thống sản xuất.
- Quyết định về tác nghiệp:
Marketing ấn tượng, thu hút khách hàng, quảng cáo sản phẩm và tạo ấn tượng với người tiêu dùng, tìm kiếm các đơn đặt hàng trong và ngoài nước.
1.2.2 Kiểm soát nội bộ về chu trình sản xuất và xuất khẩu hàng hóa trong doanh nghiệp a Những rủi ro, sai phạm thường gặp trong chu trình sản xuất và xuất khẩu hàng hóa trong doanh nghiệp
Chấp nhận tất cả các đơn hàng không có chọn lọc, ngay cả khi doanh nghiệp không đủ khả năng cung ứng cho đối tác.
Sản xuất hàng hóa thiếu hoặc thừa, cùng với mẫu mã không đúng yêu cầu từ đơn đặt hàng, dẫn đến việc sản phẩm không đạt tiêu chuẩn chất lượng Điều này không chỉ làm giảm uy tín doanh nghiệp mà còn gây ra sự cố trong giao nhận hàng, như giao nhầm số lượng hoặc không nhận được tiền thanh toán đúng cách.
Các chương trình giảm giá và chiết khấu thường bị áp dụng sai, dẫn đến sự nhầm lẫn trong quá trình thu tiền thanh toán của khách hàng Việc ghi chép nghiệp vụ không đầy đủ và chính xác cũng góp phần làm tăng rủi ro Để khắc phục tình trạng này, doanh nghiệp cần tăng cường kiểm soát nội bộ trong chu trình sản xuất và xuất khẩu hàng hóa.
Doanh nghiệp sản xuất và xuất khẩu đối mặt với nhiều đơn hàng đa dạng về số lượng, chất lượng, mẫu mã và kiểu dáng, kèm theo nhiều phương thức thanh toán và giao dịch khác nhau Điều này dẫn đến nguy cơ xảy ra sai sót và rủi ro Do đó, các đơn vị cần thiết lập các phương thức kiểm soát chặt chẽ nhằm ngăn ngừa, phát hiện và khắc phục những sai phạm và rủi ro này.
KSNB quy trình sản xuất hàng hóa trong doanh nghiệp:
Mỗi phân xưởng có quy trình sản xuất sợi riêng, yêu cầu nguyên liệu và thiết bị khác nhau Tổ trưởng giám sát công nhân thực hiện đúng trình tự sản xuất Khi có công nhân nghỉ trong thời gian cao điểm đơn hàng, tổ trưởng cần điều phối nhân lực hoặc báo cáo lên ban quản lý để mở đợt tuyển dụng Họ cũng hướng dẫn quy trình cho công nhân mới và kiểm tra chất lượng, số lượng sản phẩm trước khi nhập kho.
KSNB quy trình xuất khẩu bán hàng trong doanh nghiệp:
Học Viện Ngân Hàng Khóa luận tôt nghiệp
- Phòng kinh doanh của doanh nghiệp tìm kiếm khách hàng nước ngoài, báo giá trên website hoặc qua email tới đối tác nước ngoài.
Khi bạn hàng nước ngoài tham khảo giá và đồng ý với mức giá của đơn vị, họ sẽ đặt hàng qua email cho công ty Bộ phận kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra và xử lý đơn hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Khách hàng gửi đơn đặt hàng đến phòng kinh doanh, nơi tiếp nhận và xử lý yêu cầu Đội ngũ kinh doanh đánh giá kỹ lưỡng nhu cầu về số lượng, chất lượng và mẫu mã sản phẩm Sau khi xem xét khả năng đáp ứng, phòng kinh doanh sẽ quyết định có tiếp nhận đơn đặt hàng hay không.
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH SẢN XUẤT VÀ XUẤT KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH DỆT PHÚ THỌ
Tổng quan về Công ty TNHHDệt Phú Thọ
2.1.1 Giới thiệu chung về Công ty TNHH Dệt Phú Thọ a Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH Dệt Phú Thọ, tên viết tắt: Phú Thọ textile Co., Ltd
Website: http://phuthotextile.com.vn/vi/ Đại diện pháp luật: Ông Nguyễn Văn Hà Địa chỉ: Khu Công nghiệp Thụy Vân, Xã Thụy Vân, Thành phố Việt Trì, Tỉnh Phú Thọ, Việt Nam.
Công ty TNHH Dệt Phú Thọ, được thành lập vào năm 2001 với vốn điều lệ ban đầu là 10.000 triệu đồng, đã tăng trưởng mạnh mẽ và hiện nay vốn điều lệ đã đạt 115.000 triệu đồng Công ty chuyên hoạt động trong lĩnh vực sản xuất sợi dệt vải và kinh doanh các mặt hàng như bông, xơ, sợi, cùng với việc cung cấp vật tư và máy móc thiết bị cho ngành dệt.
Công ty được cấp phép thành lập vào tháng 10/2001 và đã nhanh chóng đầu tư giai đoạn 1 vào dây chuyền chế biến sợi bán thành phẩm từ bông và xơ Đến cuối năm 2001 và trong năm 2002, công ty xây dựng 6000m2 nhà xưởng và văn phòng, lắp đặt dây chuyền kéo sợi đồng bộ với công suất 1900 tấn/năm Vào tháng 02/2002, công ty chính thức đi vào hoạt động sản xuất với 280 lao động và ba ca làm việc mỗi ngày Mục tiêu của công ty là cung cấp nguồn sợi dệt trong nước cho ngành sản xuất vải và đồ may mặc, đồng thời hướng tới xuất khẩu sợi dệt ra thị trường quốc tế Sản phẩm chủ yếu của công ty bao gồm sợi dệt và sợi len các loại.
Công ty tập trung đầu tư vào trang thiết bị máy móc và công nghệ hiện đại để đảm bảo chất lượng sợi tối ưu, đồng thời giảm thiểu chi phí sản xuất.
Kể từ cuối năm 2013, công ty đã mở rộng quy mô nhà máy và triển khai dự án đầu tư xây dựng Nhà máy hai vạn cọc sợi chải kỹ Hiện tại, nhà máy này đã hoạt động ổn định, mang lại lợi nhuận đáng kể cho đơn vị.
Học Viện Ngân Hàng đã triển khai dự án đầu tư mở rộng 2.6 vạn cọc sợi với công nghệ máy móc hiện đại vào đầu năm 2018 Dự án chính thức đi vào hoạt động từ cuối quý II đến đầu quý III năm 2019, đạt hiệu quả cao và năng suất sản xuất cũng như tiêu thụ gần sát với kế hoạch đề ra.
Sản phẩm của công ty không ngừng cải thiện chất lượng, nhận được đánh giá tích cực từ khách hàng và đáp ứng tốt các yêu cầu của thị trường trong nước cũng như quốc tế.
Công ty TNHH Dệt Phú Thọ hoạt động theo quy định của Luật doanh nghiệp, với điều lệ và các quy định nội bộ được thông qua hợp lệ, tuân thủ pháp luật Công ty chuyên về lĩnh vực dệt may, mang lại sản phẩm chất lượng cao cho thị trường.
Các sản phẩm dịch vụ chính của công ty: Kinh doanh các sản phẩm sợi polyester, sợi cotton, bông, xơ và các mặt hàng dệt may.
Số năm hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh chính: 20 năm.
Doanh nghiệp hoạt động trong nhiều lĩnh vực kinh doanh, bao gồm sản xuất sợi, vải dệt thoi, hoàn thiện sản phẩm dệt, và sản xuất vải dệt kim, vải đan móc cùng vải không dệt Ngoài ra, doanh nghiệp còn tham gia vào sản xuất hàng may sẵn (không bao gồm trang phục), lắp đặt máy móc và thiết bị công nghiệp, cùng với các dịch vụ đại lý, môi giới và đấu giá Doanh nghiệp cũng thực hiện bán buôn vải, hàng may sẵn, giày dép, đồ dùng gia đình và máy móc thiết bị cùng phụ tùng khác Mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp là phát triển bền vững trong các lĩnh vực này.
Doanh nghiệp đặt mục tiêu trở thành một trong những công ty hàng đầu tại tỉnh và trên toàn quốc trong lĩnh vực cung cấp sợi, bông, xơ và các sản phẩm dệt may.
Công ty cam kết xây dựng mối quan hệ khách hàng bền vững và thu hút khách hàng mới thông qua việc cung cấp các sản phẩm chất lượng cao, đa dạng và phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng, từ đó nâng cao uy tín và tín nhiệm trong mắt đối tác.
Đội ngũ công nhân viên của chúng tôi có kinh nghiệm phong phú trong các lĩnh vực chuyên môn và luôn được đào tạo thường xuyên để nâng cao tay nghề Với sự tận tâm trong công việc, nhân viên của chúng tôi cam kết tạo ra những sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng cao.
Môi trường làm việc cởi mở, lắng nghe ý kiến đóng góp của nhân viên sẽ giúp xây dựng lòng tin và khuyến khích sự sáng tạo trong công việc Điều này không chỉ nâng cao ý thức đóng góp của từng cá nhân mà còn kích thích phát triển năng lực bản thân, từ đó tạo ra giải pháp hiệu quả cho các vấn đề trong công ty.
+ Cam kết bảo đảm lợi ích của toàn thể công nhân viên, ổn định đời sống, lương thưởng xứng đáng.
Doanh nghiệp luôn tự hào với khẩu hiệu “Nơi đặt trọn niềm tin”, nhằm xây dựng sự tin tưởng từ khách hàng và nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ công nhân viên Sau hơn 20 năm hoạt động, doanh nghiệp đã không ngừng phát triển và khẳng định vị thế vững chắc trên thị trường, cũng như trong lòng người tiêu dùng.
2.1.2 Quy trình sản xuất và xuất khẩu hàng hóa tại Công ty TNHH Dệt Phú Thọ a Quy trình sản xuất:
- Quy trình sản xuất sợi PE:
Bông, xơ nguyên liệu mua ngoài => Máy bông => Máy chải => Máy ghép
=> Máy sợi thô => Máy sợi con => Máy đánh ống => Đóng kiện => Kho
- Quy trình sản xuất sợi Cotton:
Bước 1: Xơ bông: Bông được tháo ra từ kiện và tự động đưa vào thùng bông Bước 2: Cung bông: Bông được xé nhỏ, quạt và đánh tơi
Bước 3: Máy chải: Bông tiếp tục được xé nhỏ, ghép thành cúi sợi
Bước 4: Ghép sơ bộ: Các sợi bông được chuốt thẳng, ghép lại từ 4 đến 5 cúi sợi thành 1 cúi sợi
Bước 7: Máy ghép đều: Các sợi bông tiếp tục được chuốt thẳng và ghép lại lần 2 từ 4 đến 5 cúi sợi thành 1 cúi sợi
Bước 8: Máy sợi thô: Các cúi bông được ghép thành sợi với chỉ số 1 Sau bước này, sợi bông được cuốn thành quả sợi thô
Bước 9: Máy sợi con: Sợi bông tại bước 8 tiếp tục được ghép lại thành sợi với chỉ số từ 20 đến 40
Học Viện Ngân Hàng Khóa luận tốt nghiệp
Bước 10: Máy ống: Sợi được kéo thành cuộn thành phẩm, mỗi cuộn từ 1.8 kg đến 2 kg b Phương thức hoạt động và quy trình xuất khẩu:
Công ty chú trọng đầu tư vào nhà xưởng, máy móc thiết bị và nâng cao tay nghề công nhân để đảm bảo kế hoạch sản xuất kinh doanh, nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường Tập trung vào sản xuất các sản phẩm chính, công ty giữ uy tín và tín nhiệm với các đối tác trong quá trình hoạt động Đầu tư đổi mới thiết bị và mở rộng sản xuất là xu hướng phát triển tất yếu trong tương lai Với hơn 20 năm kinh nghiệm, công ty đã xây dựng mạng lưới đầu ra ổn định và duy trì, phát triển các đối tác hiện có, đồng thời tìm kiếm khách hàng mới có năng lực tài chính tốt Hoạt động xuất khẩu là chính, mang lại nhiều lợi thế cho doanh nghiệp nhờ phương thức thanh toán qua ngân hàng, giúp công ty tránh được tình trạng trễ hàng và tồn đọng tiền hàng, đảm bảo chất lượng các khoản phải thu.
Thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ quy trình sản xuất và xuất khẩu hàng hóa tại Công ty TNHHDệt Phú Thọ
2.2.1 Cách thức xây dựng và thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Dệt Phú Thọ
Kết quả khảo sát cho thấy ban lãnh đạo đã tích cực giám sát hoạt động sản xuất và lao động của nhân viên, đồng thời lắng nghe ý kiến đóng góp để cải thiện tình hình Tuy nhiên, để nâng cao hiệu quả công việc, ban lãnh đạo cũng cần thực hiện kiểm tra và giám sát kết quả sau khi nhân viên hoàn thành nhiệm vụ, không chỉ dừng lại ở việc giám sát trong quá trình thực hiện.
Kết quả khảo sát cho thấy ban lãnh đạo doanh nghiệp quan tâm đến những ý kiến đóng góp từ cấp dưới để cải thiện hoạt động Việc nắm bắt các khúc mắc trong đơn vị là điều cần thiết để đưa ra giải pháp hiệu quả Sự trao đổi thông tin giữa các ban lãnh đạo và nhân viên cần được chú trọng hơn nữa Doanh nghiệp nên xây dựng kênh thông tin nội bộ nhanh chóng và dễ hiểu để mọi cá nhân đều có thể tiếp cận thông tin một cách thuận lợi.
Kết quả khảo sát cho thấy doanh nghiệp đã chú trọng phân tích rủi ro và thực hiện các mục tiêu đề ra, nhưng việc thiết kế và thực thi vẫn chưa cụ thể Do đó, doanh nghiệp cần dựa vào lý luận chung để xác định mức độ ảnh hưởng của rủi ro và tiến hành khắc phục hiệu quả.
Kết quả khảo sát cho thấy hoạt động kiểm soát hệ thống kế toán của đơn vị đã có sự tiến bộ, với sổ sách và chứng từ được ghi chép kịp thời và đầy đủ Các chứng từ được đánh số thứ tự liên tiếp và thông tin giữa các khách hàng trong và ngoài nước được phân loại rõ ràng Mặc dù doanh nghiệp đã áp dụng nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nhưng do quy mô vừa và số lượng nhân viên kế toán còn ít, việc sử dụng hệ thống máy tính vẫn gặp một số hạn chế, dẫn đến khả năng xảy ra sai sót trong ghi chép nghiệp vụ mà khó phát hiện.
Học Viện Ngân Hàng Khóa luận tốt nghiệp
Kết quả khảo sát cho thấy môi trường kiểm soát trong công ty không có nhiều biến động, dẫn đến phong cách quản lý và điều hành khá ổn định Ban giám đốc, với kinh nghiệm dày dạn và mối quan hệ rộng rãi trong ngành, nhận thức rõ tầm quan trọng của việc kiểm soát nội bộ (KSNB) các quy trình và hoạt động trong doanh nghiệp Do đó, ban lãnh đạo đã tăng cường giám sát tính hiệu quả của hoạt động KSNB trong từng kỳ.
2.2.2 Thực tế các thủ tục kiểm soát nội bộ quy trình sản xuất và xuất khẩu hàng hóa tại Công ty TNHH Dệt Phú Thọ a Môi trường kiểm soát
Để đảm bảo tính chính trực và giá trị đạo đức trong doanh nghiệp, việc truyền đạt thông tin về quy định, nội quy và các quy chế lao động đến từng nhân viên là rất quan trọng Các cuộc họp định kỳ, buổi đào tạo nâng cao và gặp mặt tiếp nhận ý kiến là những phương thức hiệu quả để phổ biến và yêu cầu chấp hành nội quy Ban lãnh đạo cần là tấm gương trong việc thực thi các giá trị này, từ đó giúp công nhân viên nhận thức rõ trách nhiệm của mình, góp phần tạo ra môi trường làm việc thân thiện và tích cực.
Mỗi nhân viên trong doanh nghiệp đều có năng lực chuyên môn vững vàng trong lĩnh vực phụ trách của mình Đội ngũ công nhân sản xuất được đào tạo bài bản và thường xuyên nâng cao tay nghề, đảm bảo chất lượng sản phẩm Các phòng ban quản lý và giám đốc đều là những người có trình độ văn hóa cao, nhiều kinh nghiệm trong quản lý và điều hành, có khả năng ứng phó và định hướng phát triển doanh nghiệp trong những giai đoạn khó khăn, đặc biệt là trong bối cảnh đại dịch toàn cầu Covid-19.
Triết lý và phong cách điều hành của Ban giám đốc doanh nghiệp tập trung vào việc lập và trình bày báo cáo tài chính (BCTC) một cách kịp thời, trung thực, hợp lý và minh bạch Để kiểm soát nội bộ (KSNB) đạt hiệu quả cao, thiết kế và vận hành quy trình là rất quan trọng Đây là một trong những ưu tiên hàng đầu mà Ban giám đốc công ty chú trọng.
KSNB có hiệu quả thì doanh nghiệp mới hoạt động tốt, phát triển và đem lại lợi nhuận cao.
Ban quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng phát triển công ty với các thành viên giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp Sau các cuộc họp định kỳ, Ban quản trị thống nhất đưa ra mục tiêu và chiến lược cụ thể cho các năm tiếp theo Họ xem xét và quyết định phê duyệt các kế hoạch do Ban Giám đốc đề xuất liên quan đến sự thay đổi định hướng và phân chia lợi nhuận Ngoài ra, Ban quản trị cũng chú trọng đến việc kiểm tra và giám sát hiệu quả của kiểm soát nội bộ (KSNB), đảm bảo rằng các thủ tục báo cáo sai phạm được thực hiện đúng cách và có thể điều chỉnh KSNB cho phù hợp với nhu cầu của công ty.
Cấu trúc tổ chức trong công ty bao gồm các phòng ban với nhiệm vụ và công việc riêng biệt, nhưng đều hỗ trợ lẫn nhau nhằm đảm bảo hoạt động linh hoạt và hiệu quả Mỗi bộ phận đều hướng đến việc hoàn thành mục tiêu chung của đơn vị, góp phần vào sự phát triển bền vững của tổ chức.
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH Dệt Phú Thọ
(Nguồn: http://phuthotextile.com.vn/vi/ ^
Học Viện Ngân Hàng Khóa luận tốt nghiệp
Ban lãnh đạo công ty gồm những cá nhân có trình độ và kinh nghiệm quản lý cao, với đội ngũ quản lý và chỉ huy sản xuất đều có bằng đại học chuyên môn Giám đốc công ty, ông Nguyễn Văn Hà, có trình độ đại học và sở hữu kinh nghiệm phong phú cùng mối quan hệ trong ngành dệt may từ thời gian công tác tại phòng Kinh doanh của Công ty Cổ phần Dệt Vĩnh Phú.
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ quản lý sản xuất
(Nguồn: http://phuthotextile.com vn/vi/ ^ Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận:
Hội đồng quản trị đại diện cho doanh nghiệp trong việc quyết định và thực hiện các quyền, nghĩa vụ của mình, đồng thời đóng vai trò là cơ quan quản lý chính Hội đồng có quyền quyết định kế hoạch và định hướng phát triển trung hạn cho doanh nghiệp.
+ Hội đồng giám sát và chỉ đạo Ban Giám Đốc, những người quản lý khác để vận hành các hoạt động trong doanh nghiệp.
Bổ nhiệm và miễn nhiệm Giám Đốc cùng các quản lý khác, ký hoặc chấm dứt hợp đồng lao động, cũng như quyết định cách chức là những nhiệm vụ quan trọng Ngoài ra, việc xác định mức lương và thưởng cho các thành viên trong ban quản lý cũng đóng vai trò thiết yếu trong việc duy trì động lực và hiệu quả làm việc.
+ Quy định cơ cấu tổ chức, nội quy trong doanh nghiệp.
Thành viên Hội đồng quản trị được bầu chọn thông qua hình thức bỏ phiếu kín Trong các cuộc họp, để thu thập ý kiến từ các thành viên, Hội đồng có thể sử dụng phương pháp bỏ phiếu kín hoặc cho phép phát biểu trực tiếp.
Giám đốc là người đại diện theo pháp luật và chịu trách nhiệm trước pháp luật Đồng thời, giám đốc điều hành thực hiện các mục tiêu và kế hoạch kinh doanh của công ty Các nhiệm vụ của giám đốc được thực hiện trong quyền hạn theo quy định trong điều lệ tổ chức và hoạt động của đơn vị.
+ Phó Giám đốc được Giám đốc ủy quyền giúp việc điều hành công ty, tham gia vào các kế hoạch nghiên cứu phát triển của công ty.
+ Ban Giám Đốc có trách nhiệm giải quyết mọi văn kiện về các hoạt động kinh doanh chung của tất cả các phòng ban trong doanh nghiệp.
Đánh giá thực trạng của kiểm soát nội bộ quy trình sản xuất và xuất khẩu hàng hóa tại Công ty TNHHDệt Phú Thọ
2.3.1 Ưu điểm a Môi trường kiểm soát
Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực hiện tính chính trực là rất quan trọng trong doanh nghiệp Các chuẩn mực đạo đức cần được hiểu và nhận thức đúng đắn, đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều nắm rõ nội quy nội bộ Lãnh đạo phải là tấm gương cho nhân viên trong việc tuân thủ và thực thi các chuẩn mực này.
Mỗi nhân viên trong các phòng ban đều được trang bị kỹ năng và kiến thức cần thiết để thực hiện nhiệm vụ công việc Qua hệ thống camera giám sát, ban giám đốc có thể đánh giá tinh thần, trách nhiệm và năng lực của nhân viên, từ đó tạo cơ hội thăng tiến cho những người xứng đáng Định kỳ, lãnh đạo cấp cao tổ chức họp bỏ phiếu để bổ nhiệm các vị trí như phó giám đốc và trưởng phòng cho những cá nhân có hiệu quả làm việc cao trong khoảng thời gian từ một năm rưỡi đến hai năm.
Triết lý và phong cách điều hành của Ban giám đốc đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp Trong nhiều năm, sự ổn định về vị trí lãnh đạo cấp cao đã giúp duy trì phong cách quản lý của đơn vị một cách nhất quán.
Ban quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc giám sát thiết kế và vận hành các hoạt động kiểm soát nội bộ (KSNB) Họ đã nỗ lực thực hiện các thủ tục nhằm đánh giá hiệu quả của KSNB trong đơn vị.
Năm là cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, trong đó các phòng ban được phân chia theo lĩnh vực hoạt động Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt và giám sát các hoạt động diễn ra, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và vận hành.
Việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm trong doanh nghiệp là rất quan trọng, ngay cả đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ Các cấp lãnh đạo cần chú trọng vào việc phân công rõ ràng cho từng phòng ban và cá nhân, tránh tình trạng một người đảm nhiệm nhiều vai trò như kế toán kiêm thủ quỹ Điều này giúp giảm thiểu sai sót và gian lận trong quá trình quản lý và hoạt động của công ty.
Bảy là chính sách và thông lệ nhân sự tại công ty, đảm bảo rằng tất cả nhân viên được tuyển dụng đều đạt trình độ tối thiểu theo quy định và có khả năng thực hiện công việc hiệu quả Công đoàn doanh nghiệp chú trọng đến đời sống của công nhân viên, với các chính sách lương thưởng và bảo hiểm xã hội được quan tâm, nhằm chăm lo cho phúc lợi của người lao động Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin cũng được thiết lập để hỗ trợ công tác quản lý và giao tiếp trong doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin kế toán hiệu quả giúp ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ mua bán và xuất nhập, với chứng từ hóa đơn được sắp xếp theo từng khách hàng, từ đó giảm thiểu nhầm lẫn và tiết kiệm thời gian tìm kiếm Hệ thống đảm bảo tính bảo mật, chỉ những người có trách nhiệm và thẩm quyền mới có quyền truy cập Mọi thao tác sửa đổi trên hệ thống đều được ghi lại để đảm bảo tính minh bạch.
Học Viện Ngân Hàng Khóa luận tốt nghiệp cũng là bằng chứng đối chiếu khi kiểm tra lại các nghiệp vụ, thông tin cập nhật tại hệ thống.
Doanh nghiệp lựa chọn phần mềm kế toán Smart Pro giúp hạch toán nghiệp vụ đơn giản và chính xác Hệ thống MES quản lý nguyên liệu đầu vào và đầu ra tại xưởng sản xuất nâng cao khả năng kiểm soát Ngoài ra, hệ thống theo dõi tình trạng thiết bị máy móc, thông báo kịp thời khi đến hạn bảo trì hoặc thay thế, giúp tối giản quản lý hoạt động tại ba phân xưởng Nhân viên không cần kiểm tra trực tiếp mà có thể dễ dàng nắm bắt thông tin và lên kế hoạch bảo trì hoặc thay thế máy móc hiệu quả hơn.
Trong bối cảnh năm 2020, khi các cuộc họp trực tiếp bị hạn chế do quy định của Chính phủ, công ty đã chuyển sang hình thức họp trực tuyến để đảm bảo việc trao đổi thông tin diễn ra hiệu quả Ban cán sự cấp cao đã nhanh chóng chia sẻ thông tin và đề xuất các phương án sản xuất phù hợp với nhu cầu thị trường.
Trong 6 tháng đầu năm 2020, ngành dệt may Việt Nam gặp nhiều khó khăn do ảnh hưởng của dịch Covid-19, dẫn đến việc giảm sút đơn hàng và nhiều đơn bị hủy Tuy nhiên, sau thời gian phong tỏa, thị trường Trung Quốc đã phục hồi mạnh mẽ, kéo theo nhu cầu tăng cao về nguyên liệu dệt may, làm giá bông, xơ, sợi và vải tăng cao hơn trước dịch Công ty TNHH Dệt Phú Thọ đã có những điều chỉnh phù hợp với thị trường và thực hiện các hoạt động kiểm soát, giám sát hiệu quả Phần mềm kế toán Smart Pro giúp doanh nghiệp quản lý tốt các nghiệp vụ phát sinh, đồng thời đảm bảo chất lượng sản phẩm trước khi xuất kho Hoạt động vận chuyển cũng được giám sát chặt chẽ bởi nhân viên quản lý tại cảng.
Việt Nam hiện đứng trong Top 3 quốc gia xuất khẩu dệt may lớn nhất thế giới, chỉ sau Trung Quốc và Ấn Độ Ngành dệt may toàn cầu đã trải qua nhiều khó khăn vào năm 2019 do chiến tranh thương mại Mỹ - Trung, và năm 2020 lại là một năm đầy biến động khi dịch Covid-19 tác động mạnh mẽ đến thị trường Tổng cầu dệt may giảm sút, chuỗi cung ứng bị đứt gãy, ảnh hưởng đến sức tiêu thụ hàng may mặc, đặc biệt là ở các thị trường xuất khẩu chủ yếu của Việt Nam như Công ty TNHH Dệt Phú Thọ Mặc dù đối mặt với rủi ro về tỷ giá, lãi suất và nguyên vật liệu, doanh nghiệp đã nhanh chóng thích ứng bằng cách chuyển đổi từ các mặt hàng truyền thống sang sản phẩm có khả năng thích ứng như đồ bảo hộ lao động Công ty đã thiết kế các biện pháp kiểm soát rủi ro phù hợp nhằm giảm thiểu tác động tiêu cực trong bối cảnh dịch bệnh.
Nhân viên trong doanh nghiệp hiểu rõ công việc và trách nhiệm của mình, đồng thời các phòng ban phối hợp và kiểm soát lẫn nhau hiệu quả Các nhà quản lý và trưởng phòng thực hiện vai trò giám sát đối với nhân viên cấp dưới Ban quản lý thường xuyên tiến hành kiểm tra và giám sát tình hình công việc của từng phòng ban để đảm bảo hiệu suất làm việc.
Doanh nghiệp thường xuyên giám sát quy trình bán hàng và thu tiền, cả trong nước và quốc tế, nhằm nắm bắt sự vận hành và thái độ làm việc của nhân viên Qua đó, doanh nghiệp có thể nhận diện và khắc phục các vấn đề còn tồn tại trong quy trình.
2.3.2 Nhược điểm a Môi trường kiểm soát
Học Viện Ngân Hàng Khóa luận tốt nghiệp
Doanh nghiệp cần chú trọng đến tính chính trực và các giá trị đạo đức, yêu cầu nhân viên thực thi và phổ biến rộng rãi trong công ty Tuy nhiên, hiện tại, doanh nghiệp chưa quan tâm đúng mức đến hiệu quả đạt được và chưa giám sát chặt chẽ việc tuân thủ của tất cả nhân viên.
