CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG THANH TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP
Lý luận về kiểm soát nội bộ chung trong các doanh nghiệp
1.1.1 Khái niệm và mục đích của Kiểm soát nội bộ
Theo VAS 315, việc xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu yêu cầu kiểm toán viên phải hiểu rõ về đơn vị được kiểm toán cũng như môi trường hoạt động của đơn vị đó Sự hiểu biết này giúp kiểm toán viên nhận diện các yếu tố có thể ảnh hưởng đến báo cáo tài chính và đưa ra các biện pháp kiểm soát phù hợp Việc phân tích rủi ro không chỉ giúp nâng cao chất lượng kiểm toán mà còn đảm bảo tính chính xác và tin cậy của thông tin tài chính.
Kiểm soát nội bộ (KSNB) là quy trình do Ban quản trị, Ban giám đốc và các cá nhân trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì nhằm đảm bảo khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị KSNB tập trung vào việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, nâng cao hiệu quả và hiệu suất hoạt động, cũng như tuân thủ pháp luật và các quy định liên quan Thuật ngữ "kiểm soát" được hiểu là các khía cạnh khác nhau của các thành phần trong KSNB.
KSNB là một quá trình liên tục, không chỉ là thủ tục hay chính sách thực hiện ở những thời điểm nhất định, mà được áp dụng ở mọi cấp độ trong doanh nghiệp.
KSNB được xây dựng và thực hiện bởi con người, không chỉ đơn thuần là các chính sách, thủ tục hay biểu mẫu Yếu tố con người, bao gồm hội đồng quản trị, ban giám đốc và nhân viên, đóng vai trò quan trọng trong việc xác định mục tiêu kiểm soát và thiết lập cơ chế vận hành hiệu quả.
1.1.1.2 Mục đích của Kiểm soát nội bộ
Mỗi doanh nghiệp đều có hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) riêng nhằm đạt được các mục tiêu khác nhau, thường được chia thành bốn nhóm chính Đầu tiên, KSNB đảm bảo rằng các chiến lược và mục tiêu dài hạn phù hợp với tầm nhìn của doanh nghiệp, từ đó nâng cao uy tín và thúc đẩy các chiến lược kinh doanh Thứ hai, hệ thống thông tin tài chính cần được kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy, với trách nhiệm của ban lãnh đạo trong việc lập và trình bày báo cáo tài chính theo đúng chuẩn mực và chế độ kế toán.
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đảm bảo hoạt động và kiểm soát nội bộ, giúp tổ chức sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả trong quá trình sản xuất kinh doanh Đồng thời, kiểm soát nội bộ cũng cần đảm bảo tính tuân thủ pháp luật và các quy định, bao gồm cả các quy định nội bộ của doanh nghiệp, nhằm đạt được các mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra.
1.1.2 Các bộ phận cấu thành Kiểm Soát Nội Bộ
Kiểm Soát Nội Bộ là một khái niệm bao quát, thường được cấu thành từ năm thành phần chính: Môi trường kiểm soát, quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị, hệ thống thông tin và truyền thông, các hoạt động kiểm soát, cùng với việc giám sát các kiểm soát này.
1.1.2.1 Môi trường kiểm soát của hệ thống kiểm soát nội bộ
Môi trường kiểm soát, theo VAS 315, bao gồm các chức năng quản trị và quản lý, cùng với quan điểm, nhận thức và hành động của ban quản trị và ban giám đốc về kiểm soát nội bộ Nó đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của đơn vị, tạo nên đặc điểm chung và ảnh hưởng trực tiếp đến ý thức của từng thành viên về công tác kiểm soát Do đó, môi trường kiểm soát là yếu tố then chốt tác động đến các thành phần khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ.
Môi trường kiểm soát bao gồm các yếu tố quan trọng như truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực cùng các giá trị đạo đức Hiệu quả của các biện pháp kiểm soát phụ thuộc vào đạo đức và tính chính trực của những người thiết lập và giám sát chúng Tính chính trực và hành vi đạo đức được hình thành từ các chuẩn mực hành vi của tổ chức và cách thức thực thi chúng Việc thực thi các giá trị này bao gồm các biện pháp của Ban Giám đốc nhằm ngăn chặn hành vi thiếu trung thực, bất hợp pháp hoặc phi đạo đức Bên cạnh đó, cam kết về năng lực cũng rất quan trọng, bởi năng lực bao gồm kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện nhiệm vụ của từng cá nhân trong tổ chức.
Khóa luận tốt nghiệp tại Học Viện Ngân Hàng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xây dựng môi trường kiểm soát toàn vẹn, chính xác và chuyên nghiệp Sự yếu kém của nhân viên có thể ảnh hưởng tiêu cực đến môi trường kiểm soát của doanh nghiệp Ban quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc giám sát thiết kế và hiệu quả hoạt động của các thủ tục báo cáo sai phạm, đồng thời đảm bảo tính độc lập để kiểm tra giám sát hiệu quả, tránh rủi ro gian lận Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc cũng có ảnh hưởng lớn đến việc lập và trình bày báo cáo tài chính, thể hiện qua lựa chọn nguyên tắc và chính sách kế toán, cũng như sự thận trọng trong việc xây dựng ước tính kế toán.
Việc tập trung quyền quyết định quản lý vào một cá nhân yêu cầu phải chú ý đến phẩm chất và năng lực của người đó.
Khi quyền lực được phân chia cho nhiều cá nhân trong bộ máy quản lý, cần phải đánh giá cách thức sử dụng quyền lực của những người được phân quyền Điều này nhằm ngăn chặn việc không khai thác hết quyền hạn được giao hoặc lạm dụng quyền lực đó.
Phương pháp ủy quyền là cách thức mà người quản lý chính thức giao quyền cho cấp dưới Việc có những ủy quyền rõ ràng bằng văn bản không chỉ giúp công việc diễn ra thuận lợi mà còn ngăn chặn tình trạng lạm dụng quyền hạn.
Triết lý và phong cách điều hành là yếu tố then chốt trong môi trường kiểm soát nội bộ, ảnh hưởng mạnh mẽ đến mọi hoạt động của đơn vị thông qua các quyết định của người lãnh đạo Phong cách quản lý của ban giám đốc không chỉ định hình văn hóa làm việc mà còn tác động đến hiệu suất của nhân viên Đồng thời, việc thiết lập một cơ cấu tổ chức hợp lý là cần thiết, bao gồm việc xác định rõ quyền hạn, trách nhiệm và các kênh báo cáo phù hợp để đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong hoạt động.
Khóa luận tôt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
Cơ cấu tổ chức của một đơn vị cần phải phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động của nó, vì đây là cách phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận Một cơ cấu tổ chức hợp lý không chỉ giúp đạt được các mục tiêu đề ra mà còn là nền tảng cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát hoạt động Ngược lại, một thiết kế không đúng có thể dẫn đến việc các thủ tục kiểm soát trở nên kém hiệu quả.
Lý luận về Kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng thanh toán tại các
Chu trình mua hàng và thanh toán bao gồm các quyết định và quy trình cần thiết để đảm bảo doanh nghiệp có được hàng hóa và dịch vụ phục vụ cho hoạt động của mình.
Chu trình tiền lương và nhân sự là các hoạt động kinh doanh thường xuyên, liên quan đến việc xử lý dữ liệu và quản lý lực lượng lao động, đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp.
Chu trình hàng tồn kho là quá trình liên quan đến việc mua sắm và nhập kho hàng hóa, cũng như tính giá thành sản xuất Nó bao gồm việc tổng hợp các chi phí phát sinh từ khi nguyên vật liệu được đưa vào sản xuất cho đến khi sản phẩm hoàn thành và được ghi nhận chính xác trong hệ thống kế toán.
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
1.1 Lý luận về Kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng thanh toán tại các doanh nghiệp
1.2.1 Nội dung và bản chất của chu trình mua hàng thanh toán trong hoạt động kinh doanh chung của các doanh nghiệp
1.2.1.1 Các chu trình kinh doanh chính của một doanh nghiệp
Theo góc độ kiểm toán, trong doanh nghiệp sẽ có những chu trình chính sau:
* Chu trình tiền: là chu trình liên quan đến hoạt động thu, chi tiền.
*Chu trình huy động vốn và hoàn trả vốn: là qui trình liên quan đến huy động, sử dụng vốn và phân phối lợi nhuận.
Các chu trình trong quá trình sản xuất có mối liên kết chặt chẽ, tạo thành một vòng luân chuyển hiệu quả Quá trình này khởi đầu bằng việc góp vốn, cung cấp nguồn tài chính cho các chi phí đầu vào cần thiết.
1.2.1.1 Vị trí và tầm quan trọng của chu trình mua hàng thanh toán
Mỗi doanh nghiệp đều cần các yếu tố đầu vào để hoạt động và tồn tại, trong đó hàng hóa và dịch vụ là yếu tố thiết yếu trong các tổ chức tài chính Quy trình mua hàng đóng vai trò quan trọng, vì nó là bước khởi đầu cho hoạt động kinh doanh, ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển và hiệu quả của doanh nghiệp.
Mua hàng là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp chuẩn bị hàng hóa để bán ra thị trường Để hoạt động kinh doanh hiệu quả, doanh nghiệp cần có nguồn hàng hóa và nguyên liệu đầu vào Mục tiêu của doanh nghiệp là mua hàng với chi phí thấp nhất nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng, từ đó thu hút khách hàng và tối đa hóa lợi nhuận Việc quản lý số lượng và giá cả hàng hóa hợp lý là cần thiết để tránh tình trạng hàng thừa hoặc thiếu, ảnh hưởng tiêu cực đến kinh doanh Hơn nữa, chi phí mua hàng, bao gồm giá mua và các chi phí phát sinh như đặt hàng và vận chuyển, sẽ tác động đến giá thành sản phẩm, ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
Quy trình thu mua hàng hóa không chỉ hỗ trợ trong việc bán hàng mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và vận hành doanh nghiệp hàng ngày Các công cụ, dụng cụ và tài sản cần thiết để sản xuất hàng hóa đều phải được mua vào, vì vậy việc xây dựng quy trình thu mua một cách cẩn thận là rất cần thiết để giảm thiểu rủi ro và bảo vệ tài sản của doanh nghiệp.
1.2.1.2 Chức năng chính của chu trình mua hàng thanh toán
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
Xử lý đơn đặt hàng là một chức năng quan trọng trong quy trình mua sắm và thanh toán Các bước cần thực hiện trong chức năng này bao gồm việc tiếp nhận, xác nhận và quản lý các đơn hàng hàng hóa hoặc dịch vụ.
Để đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục, mỗi doanh nghiệp cần xác định chính xác nhu cầu hàng hóa và dịch vụ Bộ phận kế hoạch thường phụ trách nghiên cứu và lập kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu, công cụ và dụng cụ cần thiết Nhiệm vụ của bộ phận này là đảm bảo cung cấp đầy đủ các yếu tố đầu vào mà không gây ứ đọng vốn, từ đó ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Sau khi hoàn thiện kế hoạch cung ứng, bộ phận kế hoạch sẽ soạn thảo đơn yêu cầu mua hàng để trình Giám đốc hoặc người có thẩm quyền phê duyệt Sau khi nhận được sự chấp thuận, đơn yêu cầu này sẽ được chuyển đến bộ phận mua hàng để thực hiện các bước tiếp theo.
Bộ phận mua hàng sẽ xem xét và tìm kiếm nhà cung cấp dựa trên đơn yêu cầu mua hàng Trước khi quyết định mua, cần phải nghiên cứu các đơn chào hàng từ nhiều nhà cung cấp khác nhau để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất.
Khi lựa chọn nhà cung cấp, đơn vị cần xem xét kỹ lưỡng các đơn chào hàng từ nhiều nguồn khác nhau Quyết định cuối cùng sẽ dựa trên các yếu tố như giá cả, chất lượng hàng hoá, cùng với các điều kiện ưu đãi như chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán và phương thức thanh toán.
Đơn đặt hàng là một chứng từ quan trọng ghi rõ loại hàng và số lượng mà doanh nghiệp dự định mua Mỗi đơn đặt hàng cần được đánh số và có chữ ký của những người có thẩm quyền Để giảm thiểu khả năng gian lận, các đơn đặt hàng phải được thiết kế với số cột và diện tích hợp lý.
* Nhận hàng hoá hay dịch vụ
Trong quy trình này, bước quan trọng nhất là nhận hàng hóa hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp Việc tiếp nhận hàng hóa từ người bán không chỉ là một bước quyết định mà còn đánh dấu thời điểm bên mua thừa nhận khoản nợ đối với bên bán trong sổ sách của họ.
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng
* Ghi nhận các khoản nợ người bán
Trong chức năng kế toán, công việc ghi nhận các khoản nợ phải trả nhà cung cấp từ hoá đơn và phiếu nhập kho là rất quan trọng Công việc này yêu cầu sự chính xác, nhanh chóng và đúng đắn, vì ghi sổ ban đầu ảnh hưởng lớn đến các báo cáo tài chính và khoản thanh toán thực tế Do đó, kế toán chỉ được phép ghi nhận những lần mua có cơ sở hợp lý và đúng số tiền.
* Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán
