Tính cấp thiết của đề tài
Trong bối cảnh nền kinh tế toàn cầu hóa và sự cạnh tranh khốc liệt giữa các doanh nghiệp, Việt Nam đang tìm kiếm những hướng đi mới để hội nhập hiệu quả Việc gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) đã mở ra nhiều cơ hội cho doanh nghiệp Việt, nhưng cũng đặt ra không ít thách thức, đặc biệt trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh Để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp cần có chiến lược phát triển đúng đắn, nâng cao năng lực quản lý, hoàn thiện kiểm soát nội bộ và tăng cường các biện pháp phòng ngừa gian lận Những giải pháp này sẽ giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh và đáp ứng tốt hơn trước tình hình cạnh tranh ngày càng gay gắt.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang gặp phải vấn đề về quản lý yếu kém do thiếu quy chế kiểm tra chéo giữa các bộ phận Điều này dẫn đến tình trạng dễ xảy ra gian lận và sai sót, làm cho kiểm soát nội bộ không hiệu quả Để cải thiện tình hình, việc thiết lập một cơ chế giám sát rõ ràng, không chỉ dựa vào lòng tin, mà còn dựa vào các quy định cụ thể là rất cần thiết.
Kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc giúp các nhà quản lý theo dõi và giám sát mọi hoạt động của doanh nghiệp Nhờ vào kiểm soát nội bộ, doanh nghiệp có thể quản lý hiệu quả các nguồn lực kinh tế, giảm thiểu rủi ro trong quá trình kinh doanh và xây dựng nền tảng quản lý vững chắc cho sự phát triển và mở rộng hoạt động.
Với sự mở rộng của thị trường thương mại, số lượng doanh nghiệp cung cấp hàng hóa và dịch vụ ngày càng tăng, dẫn đến việc chu trình bán hàng và thu tiền trở nên quan trọng hơn bao giờ hết Chu trình này bao gồm nhiều giai đoạn, liên quan đến việc chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa và tiền tệ giữa người mua và người bán, đồng thời gắn liền với trách nhiệm pháp lý và lợi ích kinh tế của các bên Do đó, việc kiểm soát nội bộ trong chu trình này cần được thực hiện một cách chặt chẽ và nghiêm túc.
Dựa trên những lý do đã nêu và kiến thức tích lũy từ trường học cũng như thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần vật liệu cách nhiệt Việt Nhật, tôi đã quyết định chọn đề tài “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần vật liệu cách nhiệt Việt Nhật” cho khóa luận tốt nghiệp Mục tiêu của tôi là tìm hiểu sâu hơn về lĩnh vực này và đóng góp vào việc cải thiện quy trình kiểm soát nội bộ của công ty.
Tổng quan nghiên cứu
Hiện nay, nghiên cứu về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp, đặc biệt là kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền, đang được quan tâm nhiều Chu trình này đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp Nhiều bài nghiên cứu đã được thực hiện trong lĩnh vực này, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và tối ưu hóa quy trình bán hàng và thu tiền.
Dương Thị Thúy Liễu (2012) đã thực hiện nghiên cứu về việc kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần cao su Đà Nẵng Khóa luận tốt nghiệp của cô tại Đại học Đà Nẵng cung cấp cái nhìn sâu sắc về quy trình quản lý tài chính và hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty này.
Hồ Đăng Bảo Tuấn (2013) đã thực hiện luận văn thạc sĩ tại Đại học Đà Nẵng với đề tài "Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền" tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thương mại và Dịch vụ Minh Toàn Nghiên cứu này tập trung vào việc nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ trong quy trình bán hàng và thu tiền, góp phần cải thiện hoạt động kinh doanh của công ty.
Lê Trần Quang Lộc (2013) đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp tại Đại học Huế, tập trung vào việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Kim Sơn Nghiên cứu này nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh của công ty.
Bùi Minh Nam (2010) trong luận văn thạc sĩ của mình tại Đại học Đà Nẵng đã nghiên cứu về việc tăng cường kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần kim khí miền Trung Nghiên cứu này nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động kinh doanh của công ty.
+ Và một số luận văn khác.
Hầu hết các luận văn nghiên cứu về kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền tại doanh nghiệp đều trình bày lý luận chung về kiểm soát nội bộ, phân tích thực trạng hiện tại của quy trình này và đưa ra nhận xét cùng kiến nghị nhằm cải thiện hiệu quả kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền.
Mỗi loại hình công ty có đặc thù riêng về cơ chế quản lý và địa lý, dẫn đến sự khác biệt trong kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền Mặc dù nhiều tác giả đã nghiên cứu về đề tài này, nhưng nghiên cứu “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần vật liệu cách nhiệt Việt Nhật” mang tính độc đáo, khác biệt về không gian và thời gian so với các công trình trước đó.
Mục tiêu của đề tài
Mục tiêu của đề tài là tổng quan về lý luận kiểm soát nội bộ, đặc biệt là trong chu trình bán hàng và thu tiền Nghiên cứu sẽ phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần vật liệu cách nhiệt Việt Nhật, từ đó xác định các ưu điểm cần duy trì và phát huy, cũng như các vấn đề còn tồn tại cần khắc phục Cuối cùng, bài viết sẽ đưa ra những kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty.
Câu hỏi nghiên cứu
Bài nghiên cứu với đề tài “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần vật liệu cách nhiệt Việt Nhật” nhằm mục đích trả lời các câu hỏi liên quan đến việc cải thiện quy trình kiểm soát nội bộ trong hoạt động bán hàng và thu tiền của công ty.
+ Những vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền là gì?
Kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền tại đơn vị có được thiết kế và vận hành đúng quy trình hay không là một vấn đề quan trọng cần được xem xét Thực trạng kiểm soát nội bộ trong chu trình này có thể ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh và sự minh bạch tài chính của đơn vị Việc đánh giá đúng mức độ tuân thủ quy trình kiểm soát nội bộ sẽ giúp cải thiện hoạt động bán hàng và thu tiền, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc và giảm thiểu rủi ro tài chính.
Để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền, cần đưa ra những kiến nghị và giải pháp cụ thể Những biện pháp này sẽ giúp tăng cường tính hiệu quả và minh bạch trong quy trình, từ đó giảm thiểu rủi ro và nâng cao khả năng quản lý tài chính của đơn vị Việc áp dụng các công nghệ hiện đại và quy định chặt chẽ cũng là yếu tố quan trọng trong việc tối ưu hóa hệ thống kiểm soát nội bộ.
Phương pháp và kết quả nghiên cứu đề tài
Phương pháp nghiên cứu: để hoàn thiện bài khóa luận tốt nghiệp đã sử dụng một số phương pháp cơ bản:
+ Phương pháp chung: đề tài đã sử dụng kết hợp phương pháp định lượng và phương pháp định tính.
Để làm rõ các vấn đề nghiên cứu, bài viết áp dụng nhiều phương pháp như phân tích, so sánh, tổng hợp, trình bày, quy nạp và diễn giải Bên cạnh đó, phương pháp phỏng vấn cũng được sử dụng để thu thập thông tin sâu hơn về đề tài nghiên cứu.
Kết quả nghiên cứu cho thấy, thông qua việc phân tích lý luận và thực trạng kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần vật liệu cách nhiệt Việt Nhật, đề tài đã đạt được những kết quả đáng kể.
Nắm vững lý luận kiểm soát nội bộ là điều quan trọng, đặc biệt trong chu trình bán hàng và thu tiền tại doanh nghiệp Việc hiểu rõ các khái niệm này giúp cải thiện hiệu quả quản lý tài chính và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động kinh doanh.
+ Thứ hai, có những hiểu biết rõ hơn về đơn vị thực tập: Công ty Cổ phần vật liệu cách nhiệt Việt Nhật.
Vào thứ ba, chúng tôi sẽ tiến hành tìm hiểu và đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần Vật liệu Cách nhiệt Việt Nhật.
Vào thứ tư, đã đưa ra những kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ trong bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần vật liệu cách nhiệt Việt Nhật.
Cấu trúc đề tài
Bài khóa luận với đề tài "Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần vật liệu cách nhiệt Việt Nhật" bao gồm phần mở đầu, kết luận, mục lục và danh mục tài liệu tham khảo, cùng với ba chương nội dung chính.
Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp.
Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại
Công ty Cổ phần vật liệu cách nhiệt Việt Nhật.
Chương 3: Một số kiến nghị hoàn thiện kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng và thu tiền của Công ty Cổ phần vật liệu cách nhiệt Việt Nhật.
Lý luận chung về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
1.1.1 Khái niệm, mục đích của kiểm soát nội bộ
Trong hoạt động doanh nghiệp, kiểm tra và kiểm soát là chức năng quan trọng đối với nhà quản lý, giúp họ tìm ra các phương pháp hiệu quả để quản lý Kiểm soát nội bộ được thiết lập nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra và đảm bảo tuân thủ tiêu chí hoạt động Hơn nữa, kiểm soát nội bộ còn hỗ trợ doanh nghiệp ứng phó nhanh chóng với những thay đổi trong môi trường kinh tế và cạnh tranh, đồng thời nhận diện nhu cầu phát triển trong tương lai.
Trên thế giới có nhiều định nghĩa khác nhau về kiểm soát nội bộ, tiêu biểu:
Theo Liên đoàn Kế toán Quốc Tế (IFAC), kiểm soát nội bộ là kế hoạch và các phương pháp mà nhà quản lý áp dụng nhằm đạt được mục tiêu một cách hiệu quả Kiểm soát nội bộ không chỉ giúp đảm bảo tuân thủ quy chế quản lý mà còn bảo vệ tài sản, ngăn chặn và phát hiện gian lận, đồng thời đảm bảo ghi chép kế toán đầy đủ và chính xác, từ đó lập báo cáo tài chính kịp thời và đáng tin cậy.
Theo Ủy ban Tổ chức Kiểm Tra (COSO) năm 2013, kiểm soát nội bộ được định nghĩa là một quá trình do nhà quản lý, Hội đồng quản trị và nhân viên của đơn vị thực hiện, nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu như báo cáo tài chính đáng tin cậy, tuân thủ luật lệ và quy định, cũng như đảm bảo hoạt động hiệu quả và hiệu suất cao.
Theo Bộ Tài Chính (2012), kiểm soát nội bộ là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì nhằm đảm bảo đạt được mục tiêu của đơn vị Quy trình này giúp đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, nâng cao hiệu quả và hiệu lực hoạt động, đồng thời tuân thủ pháp luật và các quy định liên quan.
Thiết lập kiểm soát nội bộ chính là xác lập một cơ chế giám sát bằng những quy định rõ ràng nhằm mục đích:
Giảm thiểu nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh là điều cần thiết, bao gồm việc hạn chế các sai sót vô tình có thể gây thiệt hại, ngăn chặn các rủi ro làm chậm tiến độ thực hiện kế hoạch, cũng như kiểm soát giá thành và đảm bảo chất lượng sản phẩm.
+ Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp.
+ Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và lập báo cáo tài chính trung thực, hợp lý.
+ Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của công ty cũng như các quy định của pháp luật.
+ Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra.
Kiểm soát nội bộ là một quá trình liên tục, không chỉ là một sự kiện hay tình huống, mà bao gồm chuỗi các hoạt động liên kết chặt chẽ trong mọi bộ phận của đơn vị Để bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư và cổ đông, cũng như xây dựng lòng tin, kiểm soát nội bộ cần được tích hợp như một phần thiết yếu trong hoạt động kinh doanh, thay vì chỉ là một hoạt động bổ sung hay gánh nặng từ các cơ quan quản lý Qua đó, kiểm soát nội bộ trở thành công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra.
1.1.2 Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ a) Môi trường kiểm soát (Control environment)
Môi trường kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong việc ảnh hưởng đến hoạt động kiểm soát nội bộ, phản ánh sắc thái chung của đơn vị và chi phối ý thức kiểm soát của các thành viên Một môi trường kiểm soát tích cực không chỉ tạo động lực cho sự phát triển mà còn nâng cao hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ Các yếu tố chính cấu thành môi trường kiểm soát cần được chú trọng để đảm bảo tính hiệu quả trong quản lý.
Việc truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực cùng các giá trị đạo đức là rất quan trọng, vì hiệu quả của các kiểm soát phụ thuộc vào tính chính trực của những người thực hiện Ban Giám đốc cần áp dụng các biện pháp nhằm loại bỏ hoặc giảm thiểu động cơ thúc đẩy nhân viên tham gia vào hành vi thiếu trung thực, bất hợp pháp hay phi đạo đức Đồng thời, việc truyền đạt chính sách về tính chính trực và các giá trị đạo đức đến nhân viên thông qua các chuẩn mực hành vi, quy tắc đạo đức và tấm gương điển hình là cần thiết để xây dựng một môi trường làm việc có trách nhiệm và đạo đức.
Cam kết về năng lực là việc đảm bảo rằng mỗi cá nhân sở hữu kiến thức và kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ trong công việc của mình.
Ban quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tuân thủ các chuẩn mực nghề nghiệp và pháp luật, đồng thời giám sát thiết kế và hiệu quả hoạt động của các báo cáo sai phạm Họ cũng có trách nhiệm kiểm tra hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ trong tổ chức.
Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc đóng vai trò quan trọng trong việc định hình hoạt động của đơn vị Các nhà quản lý không chỉ là người ra quyết định mà còn là hình mẫu cho nhân viên noi theo Quan điểm, đường lối quản trị và tư cách đạo đức của họ ảnh hưởng trực tiếp đến môi trường làm việc và hiệu quả kiểm soát trong tổ chức.
Cơ cấu tổ chức cần được thiết lập một cách hợp lý, bao gồm việc xem xét và cân nhắc các vấn đề quan trọng liên quan đến quyền hạn, trách nhiệm và các kênh báo cáo phù hợp để đảm bảo sự hiệu quả trong quản lý.
Cơ cấu tổ chức của một đơn vị cần phải phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động của nó Việc phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận không chỉ giúp tối ưu hóa hoạt động mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Phân công quyền hạn và trách nhiệm là yếu tố quan trọng trong việc thiết lập các chính sách liên quan đến thông lệ phổ biến và kinh nghiệm của nhân sự chủ chốt Nó bao gồm việc cung cấp các nguồn lực cần thiết để thực hiện nhiệm vụ, cũng như thiết lập các chính sách và quy trình trao đổi thông tin Điều này đảm bảo rằng mọi nhân viên đều nắm rõ mục tiêu của đơn vị, hiểu rõ sự liên kết giữa các hành động cá nhân và cách thức đóng góp của họ vào các mục tiêu chung, đồng thời nhận thức được trách nhiệm của mỗi cá nhân trong tổ chức.
Các chính sách và thực tiễn nhân sự phản ánh những vấn đề quan trọng liên quan đến nhận thức về kiểm soát trong tổ chức Sự phát triển của doanh nghiệp gắn liền với đội ngũ nhân viên, những người đóng vai trò quan trọng trong môi trường kiểm soát và thực hiện các hoạt động kiểm soát Chính sách nhân sự bao gồm các phương pháp quản lý và chế độ liên quan đến tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật nhân viên.
Lý luận về kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền
kinh doanh chung của đơn vị
Bán hàng và thu tiền là quá trình chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa, sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng, đổi lại là tiền hoặc khoản phải thu Quá trình này bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng, như đơn đặt hàng hoặc hợp đồng mua bán, và kết thúc khi hàng hóa được chuyển đổi thành tiền.
Chu trình bán hàng và thu tiền thường trải qua các bước quan trọng như: tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng từ khách hàng, xét duyệt điều kiện bán chịu, thực hiện giao hàng, lập hóa đơn cho khách hàng, và cuối cùng là theo dõi các khoản nợ phải thu để thu tiền hiệu quả.
Trong chu trình bán hàng và thu tiền, các chứng từ quan trọng bao gồm hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng của khách hàng, lệnh bán hàng, phiếu xuất kho, hóa đơn giá trị gia tăng, chứng từ vận chuyển, phiếu thu (tiền mặt, séc), giấy báo có kèm bảng sao kê ngân hàng, và biên bản đối chiếu công nợ.
Sơ đồ kế toán hoạch toán doanh thu bán hàng và thu tiền:
Sơ đồ 1.1: Hạch toán doanh thu bán hàng và thu tiền khách hàng
Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi áp dụng phương pháp khấu trừ thuế giá trị gia tăng, cho dù là khi gửi hàng đi bán hay bán trực tiếp tại kho.
Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi hàng hóa thuộc đối tượng tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp hoặc không nằm trong danh sách chịu thuế giá trị gia tăng.
(3) Trường hợp hàng hóa thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, đối với phương thức trả chậm, trả góp.
(4) Trường hợp hàng hóa thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp, đối với phương thức trả chậm, trả góp.
(5) Cuối kỳ, xác định số thuế giá trị gia tăng phải nộp cho số hàng đã bán trả chậm, trả góp.
(6) Cuối kỳ kết chuyển khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán để xác định doanh thu thuần.
(7) Cuối kỳ kết chuyển sang TK 911 xác định kết quả kinh doanh.
Để nâng cao hiệu quả hoạt động, các nhà quản lý cần chú trọng vào việc giảm nợ phải thu và tăng cường thu tiền từ khách hàng Kiểm soát chặt chẽ chu trình bán hàng và thu tiền là yếu tố quan trọng giúp đơn vị hoạt động hiệu quả hơn.
1.2.2 Sai sót, rủi ro thường gặp đối với chu trình bán hàng và thu tiền Để hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền ta cần chú ý đến các rủi ro, sai phạm thường xảy ra trong quá trình xử lý nghiệp vụ Các rủi ro, sai phạm thường gặp đối với chu trình bán hàng và thu tiền:
Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng
+ Đơn đặt hàng có thể được chấp nhận nhưng không được phê duyệt.
+ Nhận những đơn đặt hàng về những hàng hóa, dịch vụ mà đơn vị không có sẵn hoặc không có khả năng cung cấp.
+ Ghi sai trên hợp đồng về chủng loại, số lượng, đơn giá.
+ Bộ phận hoặc cá nhân không có nhiệm vụ lại nhận đơn đặt hàng.
+ Nhận những đơn đặt hàng có những điều khoản, điều kiện không chính xác hoặc từ những khách hàng không được phê duyệt, không có khả năng thanh toán.
Nhân viên bán hàng thường cấp hạn mức bán chịu cao cho khách hàng nhằm tăng doanh số, nhưng điều này có thể dẫn đến việc công ty phải đối mặt với rủi ro tín dụng lớn.
+ Việc xuất và giao hàng do nhân viên không có thẩm quyền thực hiện.
+ Xuất hàng khi chưa cho phép, chưa được xét duyệt.
+ Công ty có thể giao hàng không đúng địa điểm, không đúng khách hàng, hoặc có thể giao cho khách hàng không đúng quy cách như đã thỏa thuận.
+ Hàng hóa bị thất thoát trong quá trình giao hàng.
+ Nhân viên có thể quên lập hóa đơn: bán hàng nhưng không lập hóa đơn. + Lập sai hóa đơn, lập một hóa đơn thành hai lần.
+ Lập hóa đơn khống trong khi thực tế không giao hàng.
Ghi chép doanh thu và theo dõi nợ phải thu khách hàng
+ Kế toán có thể không ghi hoặc ghi chậm số tiền khách hàng thanh toán, ghi sai khách hàng thanh toán.
+ Doanh thu bán hàng trả chậm nhưng kế toán chỉ hạch toán doanh thu khi thu được tiền bán hàng.
+ Kế toán quy đổi tỷ giá ngoại tệ sai.
Tiền thu được từ khách hàng không được nộp ngay vào quỹ tiền mặt hoặc tài khoản ngân hàng, mà lại được sử dụng cho mục đích cá nhân, dẫn đến việc giảm hiệu quả sử dụng vốn của đơn vị.
+ Khả năng hợp tác giữa thủ quỹ và kế toán thanh toán để thụt két.
Để giảm thiểu rủi ro từ việc bù trừ công nợ phải thu khách hàng và phải trả người bán không cùng đối tượng, các nhà quản lý cần xây dựng các hoạt động kiểm soát nội bộ phù hợp nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.
1.2.3 Kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền a) Môi trường kiểm soát đối với chu trình bán hàng và thu tiền
Môi trường kiểm soát trong chu trình bán hàng và thu tiền bao gồm các yếu tố như truyền đạt thông tin, yêu cầu thực thi tính chính trực, triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc, sự tham gia của Ban quản trị, cam kết về năng lực, cơ cấu tổ chức, phân công quyền hạn và trách nhiệm, cùng các chính sách nhân sự Những yếu tố này ảnh hưởng đến hoạt động kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp, đặc biệt là trong chu trình bán hàng và thu tiền Sự tham gia tích cực của Ban quản trị và cam kết năng lực của nhân viên là nền tảng cho kiểm soát nội bộ, tác động trực tiếp đến hiệu quả kiểm soát trong chu trình này Quy trình đánh giá rủi ro cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính hiệu quả của chu trình bán hàng và thu tiền.
Chu trình bán hàng và thu tiền đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Các yếu tố bên trong và bên ngoài có thể tiềm ẩn rủi ro ảnh hưởng đến chu trình này và mục tiêu của doanh nghiệp Rủi ro có thể phát sinh hoặc thay đổi theo sự biến động của các nhân tố nội tại và ngoại vi Do đó, việc xây dựng quy trình đánh giá rủi ro là cần thiết để bảo vệ chu trình bán hàng và thu tiền hiệu quả.
Xác định mục tiêu cho chu trình bán hàng và thu tiền là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của doanh nghiệp Mục tiêu này bao gồm doanh thu, thị phần, lợi nhuận và quản lý nợ phải thu, ảnh hưởng trực tiếp đến việc đánh giá rủi ro trong quá trình kinh doanh Doanh nghiệp cần xây dựng các kế hoạch dự kiến cho từng giai đoạn ngắn hạn, trung hạn và dài hạn nhằm đạt được những mục tiêu này một cách hiệu quả.
Nhận dạng rủi ro trong chu trình bán hàng và thu tiền rất quan trọng để xác định liệu rủi ro có ảnh hưởng đến từng bước cụ thể hay toàn bộ quy trình Điều này cũng liên quan đến việc đánh giá tác động của rủi ro đối với các mục tiêu của toàn đơn vị Có nhiều phương pháp để nhận diện rủi ro, bao gồm phân tích dữ liệu lịch sử như doanh thu, thị phần và tỷ lệ hàng trả lại, cũng như thường xuyên rà soát các hoạt động và nghiệp vụ liên quan trong chu trình bán hàng và thu tiền.
Phân tích và đánh giá rủi ro trong chu trình bán hàng và thu tiền là rất quan trọng để ước lượng mức độ ảnh hưởng của rủi ro đến các mục tiêu của chu trình này cũng như mục tiêu chung của đơn vị Cần xem xét khả năng xảy ra của các rủi ro và áp dụng các biện pháp phù hợp để đối phó hiệu quả với chúng, nhằm bảo đảm sự ổn định và phát triển bền vững cho tổ chức.