GIỚI THIỆU
Lý do chọn đề tài
Tiền lương là thu nhập của người lao động dựa trên số lượng và chất lượng lao động, theo thỏa thuận giữa doanh nghiệp và người lao động Đối với doanh nghiệp, tiền lương là chi phí sản xuất cần được hạch toán chính xác và hợp lý Việc trả tiền lương tương xứng với thành quả lao động sẽ khuyến khích người lao động làm việc hiệu quả hơn, nâng cao hiệu suất và tinh thần sáng tạo trong công việc Ngoài lương chính, người lao động còn nhận được các khoản thưởng, phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và quỹ công đoàn, thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp và xã hội đối với từng cá nhân trong tổ chức.
Tiền lương đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế và xã hội, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp sản xuất Việc áp dụng chế độ tiền lương hợp lý không chỉ giúp giảm chi phí sản xuất mà còn tạo động lực cho người lao động, từ đó nâng cao năng suất lao động.
Tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy năng suất lao động và đảm bảo cuộc sống cho người lao động, đồng thời chi phí nhân công chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất của doanh nghiệp Do đó, việc quản lý lao động và kế toán tiền lương cần được thực hiện chính xác và kịp thời để bảo vệ quyền lợi người lao động, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả sản xuất Tiền lương không chỉ là nguồn thu nhập chính mà còn là động lực cho người lao động, ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất lao động Việc xây dựng thang lương và lựa chọn hình thức trả lương hợp lý là cần thiết để đáp ứng nhu cầu vật chất và tinh thần của người lao động Chính sách tiền lương cần linh hoạt theo đặc điểm từng doanh nghiệp, như tại “Công ty TNHH Kiểm Toán Tư Vấn Rồng Việt”, nơi việc hạch toán và thanh toán kịp thời có ý nghĩa lớn về kinh tế và chính trị Nhận thức được tầm quan trọng này, tôi đã chọn đề tài “Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty TNHH Kiểm Toán Tư Vấn Rồng Việt”.
Mục đích nghiên cứu
Nghiên cứu thực trạng hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở
Công ty TNHH Kiểm Toán Tư Vấn Rồng Việt cung cấp những hiểu biết sâu sắc về lý thuyết kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, giúp người đọc có cái nhìn thực tế hơn về lĩnh vực này.
+ Tìm hiểu cơ sở lý luận về tiền lương và các khoản trích theo lương
Bài viết phản ánh thực tế hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp, đồng thời đưa ra nhận xét chung về tình hình hiện tại Ngoài ra, bài viết cũng đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính trong doanh nghiệp.
Phạm vi nghiên cứu và phương pháp nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu tập trung vào kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Kiểm Toán Tư Vấn Rồng Việt, với thời gian nghiên cứu được xác định là tháng 5 năm 2023.
Phương pháp nghiên cứu được áp dụng chủ yếu là thu thập thông tin từ phòng hành chính và phòng kế toán của Công ty TNHH Kiểm Toán Tư Vấn Rồng Việt Mục tiêu là tìm hiểu về tiền lương cùng các khoản trích theo lương tại công ty.
Đề tài gồm 5 chương
- Chương 2: Cơ sở lý luận chung về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
- Chương 3: Giới thiệu công ty TNHH Kiểm Toán Tư Vấn Rồng Việt
- Chương 4: Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoảng trích tại công ty
- Chương 5: Nhận Xét, Kiến nghị và Giải pháp
CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
Tiền lương và các khoản trích theo lương
Trong nền kinh tế thị trường, sức lao động được xem như hàng hoá đặc biệt, có khả năng tạo ra giá trị thông qua quá trình sản xuất Tiền lương, do đó, chính là giá cả của sức lao động, được xác định qua thỏa thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động Mức lương này không chỉ phụ thuộc vào cơ chế thị trường mà còn phải tuân thủ các quy định của pháp luật như luật lao động và hợp đồng lao động.
Tiền lương được định nghĩa là giá trị của sức lao động, được hình thành dựa trên thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động, phù hợp với các quy luật và quan hệ trong nền kinh tế thị trường.
Tiền lương là khoản tiền mà người lao động nhận từ người sử dụng lao động, phản ánh số lượng và chất lượng lao động mà họ đã bỏ ra để tạo ra của cải vật chất hoặc các giá trị hữu ích khác.
2.1.1.2 Các khoản trích theo lương
Người sử dụng lao động không chỉ chi trả lương mà còn phải trích một phần tiền lương theo tỷ lệ phần trăm nhất định để hình thành các quỹ theo chế độ quy định, nhằm đảm bảo quyền lợi cho người lao động Các khoản trích này được thực hiện theo chế độ tiền lương hiện hành tại Việt Nam.
Quỹ bảo hiểm xã hội (BHXH) nhà nước yêu cầu doanh nghiệp trích lập 26% mức lương tối thiểu và hệ số lương của người lao động Quỹ BHXH được sử dụng để chi trả cho các trường hợp như thay lương khi người lao động ốm đau, nghỉ chế độ thai sản, hoặc gặp tai nạn lao động, cũng như trợ cấp hưu trí cho người lao động khi nghỉ hưu và trợ cấp bồi dưỡng cho những người lao động bị ốm đau, thai sản hoặc mắc bệnh nghề nghiệp.
Quỹ BHYT đƣợc sử dụng để thanh toán các khoản khám chữa bệnh, viện phí, thuốc thang cho người lao động trong thời gian ốm đau, sinh đẻ
Kinh phí công đoàn dùng để chi tiêu cho các hoạt động công đoàn Tỷ lệ trích nộp, đƣợc tính toàn bộ vào chi phí sản xuất kinh doanh
Doanh nghiệp cần trích lập và nộp đầy đủ các quỹ hàng quý, trong đó một phần chi phí từ quỹ bảo hiểm xã hội có thể được cơ quan quản lý ủy quyền cho hộ dựa trên chứng từ hợp lệ Tuy nhiên, các khoản chi này phải được quyết toán khi nộp quỹ cho các cơ quan quản lý Mục đích chính của các khoản chi này là hỗ trợ tối thiểu cho người lao động trong trường hợp ốm đau hoặc tai nạn lao động.
2.1.2 Ý nghĩa, nhiệm vụ và chức năng của kế toán tiền lương và các khoảng trích theo lương
Lao động đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh, do đó, việc hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương là rất cần thiết cho công tác quản lý hiệu quả trong doanh nghiệp.
Hạch toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương một cách hiệu quả giúp quản lý nhân sự trở nên có kỷ luật và nề nếp Điều này không chỉ tạo điều kiện cho doanh nghiệp chi trả các khoản trợ cấp bảo hiểm xã hội mà còn hỗ trợ người lao động trong trường hợp nghỉ việc do ốm đau, thai sản hoặc tai nạn lao động.
Tổ chức công tác tiền lương hiệu quả không chỉ giúp quản lý tiền lương một cách chặt chẽ mà còn đảm bảo việc trả lương đúng theo chính sách của doanh nghiệp Điều này cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính toán và phân bổ hợp lý chi phí nhân công cũng như chi phí doanh nghiệp.
Với ý nghĩa trên, kế toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
Tổ chức ghi chép cần phản ánh kịp thời và chính xác số liệu về số lượng, chất lượng và kết quả lao động Đồng thời, hướng dẫn các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện việc ghi chép và luân chuyển các chứng từ ban đầu liên quan đến lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương.
+ Tính toán chính xác và thanh toán kịp thời các khoản tiền lương, tiền thưởng, trợ cấp BHXH và các khoản trích nộp theo đúng quy định
+ Tính toán và phân bổ chính xác, hợp lý chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương vào các đối tượng hạch toán chi phí
Tổ chức thực hiện báo cáo về lao động, tiền lương và tình hình trợ cấp BHXH nhằm phân tích hiệu quả sử dụng lao động và quỹ tiền lương của doanh nghiệp, từ đó đề xuất các biện pháp tối ưu hóa việc sử dụng lao động.
- Chức năng của tiền lương
+ Chức năng tái sản xuất sức lao động
Quá trình tái sản xuất sức lao động diễn ra thông qua việc trả lương cho người lao động, nhằm duy trì và phát triển sức lao động mới Sức lao động không ngừng được hoàn thiện và nâng cao, nhờ vào việc khôi phục và phát triển liên tục Để tái sản xuất sức lao động, người lao động cần có một mức lương sinh hoạt nhất định, giúp họ duy trì cuộc sống, nuôi dưỡng và giáo dục thế hệ sau, đồng thời tích lũy kinh nghiệm và nâng cao trình độ cũng như kỹ năng lao động.
+ Chức năng là công cụ quản lý của doanh nghiệp
Mục tiêu tối thượng của các nhà quản trị là tối đa hóa lợi nhuận Để đạt được điều này, họ cần kết hợp và quản lý một cách hiệu quả các yếu tố trong quá trình kinh doanh Người sử dụng lao động có thể giám sát và theo dõi nhân viên thông qua việc chi trả lương, đảm bảo rằng chi phí đầu tư mang lại hiệu quả cao nhất Qua đó, họ sẽ quản lý chặt chẽ số lượng và chất lượng lao động, nhằm trả công xứng đáng cho nhân viên.
+ Chức năng kích thích lao động
Mức lương hợp lý là yếu tố quan trọng thúc đẩy sự phát triển sản xuất và tăng năng suất lao động Khi nhận được thù lao xứng đáng, người lao động sẽ làm việc hăng say, tích cực cống hiến và phát huy tinh thần sáng tạo, từ đó gắn bó trách nhiệm của mình với lợi ích của doanh nghiệp.
Do vậy, tiền luơng là một công cụ khuyến khích vật chất, kích thích người lao động làm việc thực sự có hiệu quả cao
2.1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến tiền lương
Tiền lương không chỉ là yếu tố kinh tế mà còn gắn liền với các vấn đề xã hội, ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách kinh tế vĩ mô của Nhà nước Do đó, tiền lương chịu tác động từ nhiều yếu tố khác nhau.
- Nhóm yếu tố thuộc về doanh nghiệp: Chính sách của doanh nghiệp, khả năng tài chính, cơ cấu tổ chức, bầu không khí văn hoá của doanh nghiệp
Quỹ lương, quỹ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ
Quỹ tiền lương: là toàn bộ các khoản tiền lương của doanh nghiệp trả cho tất cả các loại lao động thuộc doanh nghiệp quản lý và sử dụng
Quỹ tiền lương bao gồm các thành phần chính như tiền lương trả cho người lao động trong thời gian làm việc thực tế, tiền lương trong thời gian ngừng việc, nghỉ phép hoặc đi học, cùng với các loại tiền thưởng và phụ cấp thường xuyên.
- Quỹ tiền lương của doanh nghiệp được phân ra 2 loại cơ bản sau:
Tiền lương chính là khoản tiền mà người sử dụng lao động phải trả cho nhân viên trong thời gian họ thực hiện công việc chính được giao Bao gồm tiền lương theo cấp bậc, các khoản phụ cấp thường xuyên và tiền thưởng cho những ai vượt kế hoạch.
Tiền lương phụ là khoản tiền mà doanh nghiệp phải chi trả cho người lao động trong những khoảng thời gian họ không thực hiện nhiệm vụ chính nhưng vẫn được hưởng lương theo quy định Điều này bao gồm các trường hợp như tham gia họp, học tập, nghỉ phép, thời gian tập quân sự và thực hiện nghĩa vụ xã hội.
Việc phân chia quỹ tiền lương thành lương chính và lương phụ đóng vai trò quan trọng trong việc hoạch toán và phân bổ tiền lương đúng đối tượng, đồng thời hỗ trợ phân tích hiệu quả sử dụng quỹ lương tại các doanh nghiệp.
Quản lý chi tiêu quỹ tiền lương cần được liên kết chặt chẽ với việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của đơn vị Mục tiêu là vừa tiết kiệm và sử dụng hợp lý quỹ tiền lương, vừa đảm bảo hoàn thành và vượt mức kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp.
Tiền thưởng trong công ty là khoản tiền lương bổ sung nhằm đảm bảo nguyên tắc phân phối theo lao động Trong cơ cấu thu nhập, tiền lương thường ổn định và thường xuyên, trong khi tiền thưởng chỉ là phần bổ sung, phụ thuộc vào các chỉ tiêu thưởng và kết quả kinh doanh.
Nguyên tắc thực hiện chế độ tiền thưởng:
+ Đối tượng xét thưởng: Lao động có làm việc tại doanh nghiệp từ một năm trở lên có đóng góp vào kết quả sản xuất kinh doanh Công ty
Mức thưởng hàng năm sẽ không dưới một tháng lương, dựa trên hiệu quả đóng góp của nhân viên, thể hiện qua năng suất và chất lượng công việc Nhân viên có thời gian làm việc lâu dài tại doanh nghiệp sẽ nhận được mức thưởng cao hơn.
Các loại tiền thưởng trong doanh nghiệp bao gồm tiền thưởng thi đua từ quỹ khen thưởng và tiền thưởng trong sản xuất kinh doanh, được trao cho những cá nhân hoặc nhóm vượt doanh số và đạt mức kế hoạch đề ra của công ty.
2.2.2 Quỹ bảo hiểm xã hội
Quỹ Bảo hiểm xã hội (BHXH) là quỹ được thành lập nhằm hỗ trợ tài chính cho người lao động đã tham gia đóng góp, trong các trường hợp mất khả năng lao động do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí hoặc mất sức.
Quỹ Bảo hiểm xã hội (BHXH) được hình thành dựa trên tỷ lệ 26% tổng quỹ lương cấp bậc và các khoản phụ cấp thường xuyên của người lao động trong kỳ hạch toán Trong đó, người sử dụng lao động đóng góp 18% vào quỹ và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, trong khi 8% còn lại do người lao động trực tiếp đóng góp từ thu nhập của họ.
Trong doanh nghiệp, các khoản trợ cấp cho người lao động trong trường hợp ốm đau, tai nạn lao động và thai sản được tính dựa trên mức lương ngày, thời gian nghỉ và tỷ lệ trợ cấp BHXH Khi người lao động nghỉ hưởng BHXH, kế toán cần lập phiếu nghỉ hưởng BHXH cho từng cá nhân và bảng thanh toán BHXH để làm cơ sở thanh toán với quỹ BHXH.
Quỹ Bảo hiểm xã hội (BHXH) được quản lý tập trung trong tài khoản của người lao động Doanh nghiệp có trách nhiệm nộp BHXH trích từ lương của nhân viên vào quỹ này, đảm bảo quỹ BHXH được quản lý hiệu quả.
Quỹ bảo hiểm xã hội (BHXH) được sử dụng để hỗ trợ tài chính cho người lao động đã đóng góp vào quỹ Theo Tổ chức Lao động Quốc tế (ILO), BHXH là hình thức bảo vệ xã hội, cung cấp các biện pháp công cộng nhằm giảm thiểu khó khăn về kinh tế và xã hội khi người lao động gặp phải tình trạng mất hoặc giảm thu nhập do ốm đau hoặc mất khả năng lao động.
Trước đây, bảo hiểm xã hội (BHXH) chỉ áp dụng cho doanh nghiệp nhà nước, nhưng theo nghị định 115/2015/NĐ-CP, chính sách BHXH hiện nay đã mở rộng áp dụng cho tất cả lao động thuộc mọi thành phần kinh tế Điều này có nghĩa là mọi thành viên trong xã hội, bao gồm cả những người có thu nhập cao, đều có quyền tham gia BHXH cũng quy định nghĩa vụ đóng góp cho những người hưởng chế độ ưu đãi, và số tiền mà các thành viên đóng góp sẽ hình thành quỹ BHXH.
Khái niệm: Quỹ BHYT là quỹ được sử dụng để trợ cấp cho những người có tham gia đóng góp quỹ trong các hoạt động khám, chữa bệnh
Các doanh nghiệp thực hiện trích quỹ BHYT nhƣ sau:
Trích 4,5% trên tổng thu nhập tạm tính của người lao động, bao gồm 1,5% do người lao động trực tiếp nộp và 3% do doanh nghiệp chịu, được tính vào chi phí sản xuất - kinh doanh.
Tính lương và trợ cấp BHXH
Tính lương và trợ cấp BHXH trong doanh nghiệp được thực hiện hàng tháng dựa trên các chứng từ hạch toán lao động và các chính sách của nhà nước về chế độ lao động, tiền lương và BHXH Công việc này có thể được giao cho nhân viên hạch toán tại các phân xưởng hoặc tập trung tại phòng kế toán để đảm bảo tính chính xác trước khi thanh toán Kế toán sử dụng bảng thanh toán tiền lương để phản ánh các khoản lương, thưởng và trợ cấp BHXH cho từng nhân viên, đồng thời kiểm tra việc thanh toán cho các đơn vị sản xuất kinh doanh Bảng thanh toán cũng ghi nhận các khoản nghỉ việc hưởng lương, thuế thu nhập phải nộp và các khoản khấu trừ vào lương.
Kế toán sử dụng các chứng từ liên quan để lập bảng thanh toán lương, và sau khi được kế toán trưởng phê duyệt, bảng này sẽ là cơ sở để lập phiếu chi và tiến hành phát lương.
Khi nhận lương, người lao động cần ký vào cột xác nhận hoặc cho phép người khác ký thay Sau khi hoàn tất việc thanh toán, bảng lương phải được lưu trữ tại phòng kế toán.
Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương
2.4.1 Nhiệm vụ của kế toán tiền lương
Doanh nghiệp cần tổ chức hạch toán và thu thập đầy đủ các chỉ tiêu quản lý lao động theo từng cá nhân và đơn vị Để thực hiện điều này, việc nghiên cứu và áp dụng hệ thống chứng từ ban đầu về lao động và tiền lương của nhà nước là cần thiết, nhằm đảm bảo yêu cầu quản lý và trả lương phù hợp cho từng loại lao động trong doanh nghiệp.
Đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và kịp thời trong việc chi trả tiền lương và các khoản liên quan cho từng người lao động, từng tổ sản xuất và từng hợp đồng giao khoán, tuân thủ đúng chế độ nhà nước và phù hợp với các quy định quản lý của doanh nghiệp.
Tính toán phân bổ chính xác, hợp lý chi phí tiền lương các khoản trích theo lương, theo đúng đối tƣợng sử dụng có liên quan
Để quản lý lao động tiền lương hiệu quả, cần thường xuyên và định kỳ phân tích tình hình sử dụng lao động cùng với chỉ tiêu quỹ lương, đồng thời cung cấp thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan.
Một số chứng từ kế toán:
Mẫu số 01- LĐTL, hay còn gọi là “Bảng chấm công”, là tài liệu quan trọng dùng để xác định lương dựa trên thời gian làm việc thực tế của từng nhân viên Bảng chấm công này được lập hàng tháng theo thời gian làm việc của các bộ phận như tổ sản xuất và phòng ban.
- Mẫu số 06 – LĐTL: “Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành
- Mẫu số 07 – LĐTL: “Phiếu làm thêm giờ”
Phiếu này được sử dụng để ghi nhận thời gian làm việc ngoài giờ của cán bộ công nhân viên, nhằm tính lương theo quy định về phụ cấp làm đêm và làm thêm giờ.
Ngoài ra còn sử dụng một số chứng từ khác nhƣ:
- Mẫu số 08 – LĐTL: Hợp đồng lao động, các bản cam kết
- Mẫu số 09 – LĐTL: Biên bản điều tra tai nạn
- Một số các chứng từ khác liên quan khác nhƣ phiếu thu, phiếu chi, giấy xin tạm ứng, công lệnh (giấy đi đường) hoá đơn …
2.4.3 Tài khoản sử dụng Để theo dõi tình hình thanh toán tiền công và các khoản khác với người lao động, tình hình trích lập, sử dụng quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN kế toán sử dụng tài khoản 334 và tài khoản 338
Tài khoản 334: “phải trả người lao động”
- Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán lương và các khoản thu nhập khác cho nhân viên trong kỳ
- Bên nợ: Phát sinh giảm
+ Phản ánh việc thanh toán tiền lương và các khoản thu nhập khác cho công nhân viên + Phản ánh các khoản khấu trừ vào lương của công nhân viên
- Bên có: Phát sinh tăng
+ Phản ánh tổng số tiền lương và các khoản thu nhập khác cho công nhân viên trong kỳ
Dư có: Phản ánh phần tiền lương và các khoản thu nhập mà doanh nghiệp còn nợ công nhân viên lúc đầu kỳ hay cuối kỳ
Tài khoản 334 đƣợc chi tiết ra thành 2 tài khoản cấp 2:
- TK 3341: Phải trả công nhân viên
- TK 3348: Phải trả người lao động khác
Tài khoản 338: Phải trả phải nộp khác
- Dùng để theo dõi việc trích lập sử dụng các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN
- Bên nợ: Phát sinh giảm
+ Phản ánh việc chi tiêu KPCĐ, BHXH đơn vị
+ Phản ánh việc nộp các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN cho các cơ quan quản lý cấp trên
- Bên có: Phát sinh tăng
+ Phản ánh việc trích lập các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN
+ Phản ánh phần BHXH, KPCĐ vƣợt chi đƣợc cấp bù
Dƣ có: Các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN chƣa nộp hoặc chƣa chi tiêu (Nếu có
Số dƣ Nợ thì số dƣ Nợ phản ánh phần KPCĐ, BHXH vƣợt chi chƣa đƣợc cấp bù)
Tài khoản 338 đƣợc chi tiết thành các tài khoản cấp 2 nhƣ sau:
- Tài khoản 3381: Tài sản thừa chờ giải quyết
- Tài khoản 3382: Kinh phí công đoàn
- Tài khoản 3383: Bảo hiểm xã hội
- Tài khoản 3384: Bảo hiểm y tế
- Tài khoản 3385: Phải trả về cổ phần hóa
- Tài khoản 3386: Bảo hiểm thất nghiệp
- Tài khoản 3387: Doanh thu chƣa thực hiện
- Tài khoản 3388: Phải trả, phải nộp khác
Phương pháp kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Sơ đồ 2.1: Hạch toán tổng hợp tiền lương
334 – phải trả người lao động 241, 622, 623,627,
Tiền thưởng phải trả NLĐ lương và các khoản khác cho người lao động Ứng và thanhtoán tiền
Chi trả lương, thưởng và các khoản khác cho NLĐ bằng SP, HH
Các khoản khấu trừ vào lương và thu nhập của người lao động
Lương và các khoản phụ cấp phải trả cho NLĐ
Phải trả tiền lương nghỉ phép của CNSX
Sơ đồ 2.2: Trình tự hạch toán các khoản trích theo lương
BHXH phải trả thay lương
Nhận khoán hoàn trả của cơ BHXH, BHYT,BHTN cho CNV KPCĐ tính vào CPSXKD quan BHXH về khoán DN đã chi
GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN TƯ VẤN RỒNG VIỆT
Lịch sử hình thành
- Tên công ty: Công ty TNHH Kiểm toán Tƣ vấn Rồng Việt
- Tên Tiếng Anh: Viet Dragon Auditing Consulting Company Limited
- Địa chỉ: 59 Nguyễn Quý Đức, phường An Phú, quận 2, TP.HCM
- Chủ tịch Hội đồng thành viên: Ông Vũ Tiến Sỹ
Công ty TNHH Kiểm toán Tư vấn Rồng Việt (VDAC) là một trong những công ty kiểm toán hàng đầu tại Việt Nam, được thành lập bởi đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm trong ngành VDAC luôn chú trọng việc đào tạo liên tục cho nhân viên nhằm nâng cao kỹ năng và kiến thức chuyên môn, từ đó đa dạng hóa các dịch vụ cung cấp cho khách hàng.
Cơ cấu tổ chức và ngành nghề kinh doanh
Sơ đồ 3.1 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Kiểm Toán Tƣ Vấn Rồng Việt
Nguồn: Công ty TNHH Kiểm toán Tư vấn Rồng Việt
VDAC cung cấp dịch vụ đa dạng cho nhiều loại hình doanh nghiệp, từ các tập đoàn kinh tế Nhà nước hàng đầu đến các doanh nghiệp mới thành lập, công ty có vốn đầu tư nước ngoài, công ty cổ phần và công ty TNHH Chúng tôi hỗ trợ các hợp đồng hợp tác kinh doanh, dự án quốc tế và các dự án đầu tư xây dựng cơ bản, đáp ứng nhu cầu của khách hàng trên mọi lĩnh vực.
Các dịch vụ kiểm toán và dịch vụ có bảo đảm của công ty gồm có:
- Kiểm toán Báo cáo tài chính theo luật định
- Kiểm toán báo cáo quyết toán dự án
Phòng Kiểm toán và dịch vụ khácPhòng Kế toán
- Kiểm toán tỷ lệ nội địa hóa
- Kiểm toán các thông tin Tài chính khác trên cơ sở thoả thuận trước
- Soát xét hệ thống kiểm soát nội bộ, soát xét thông tin Tài chính
- Kiểm toán báo cáo quyết toán vốn đầu tƣ, vốn chủ sở hữu, vốn điều lệ
- Kiểm toán báo cáo quyết toán xây dựng cơ bản
VDAC cung cấp một loạt các dịch vụ kế toán đa dạng, đáp ứng nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp Các dịch vụ kế toán của VDAC có thể bao gồm nhiều lĩnh vực khác nhau, giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả và tối ưu hóa quy trình kế toán.
- Xây dựng các mô hình tổ chức bộ máy kế toán và tổ chức công tác kế toán cho các doanh nghiệp
- Rà soát, phân tích, cải tổ bộ máy kế toán - tài chính đã có sẵn
- Rà soát, xây dựng Hệ thống kiểm soát nội bộ
- Hướng dẫn lập chứng từ kế toán
- Hướng dẫn và thực hiện ghi chép sổ kế toán, hạch toán kế toán
- Hướng dẫn lập BCTC, bao gồm báo cáo hợp nhất
- Bồi dƣỡng nghiệp vụ kế toán, cập nhật kiến thức kế toán
VDAC, với kiến thức sâu rộng về quy định thuế và kinh nghiệm lâu năm trong xử lý các vấn đề thuế, cam kết cung cấp dịch vụ thuế tối ưu cho doanh nghiệp Chúng tôi chuyên giải trình với các cơ quan thuế và mang đến những giải pháp thuế hiệu quả nhất.
Xem xét các khoản thuế hiện tại là điều quan trọng để đảm bảo rằng doanh nghiệp hoạt động hiệu quả trong bối cảnh thực tiễn kinh doanh và ngành nghề cụ thể Việc hiểu rõ mối liên hệ giữa thuế và các mục tiêu kinh doanh giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động.
- Xem xét sự ảnh hưởng đến thuế của các kế hoạch phát triển kinh doanh, các dự án kinh doanh của doanh nghiệp
Nghiên cứu và đề xuất các giải pháp hiệu quả để giảm thiểu chi phí thuế phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp Đồng thời, hướng dẫn và hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình triển khai các giải pháp này nhằm tối ưu hóa lợi ích tài chính.
- Tƣ vấn các ƣu đãi và miễn giảm về thuế áp dụng cho doanh nghiệp
- Tƣ vấn một cấu trúc về tài chính hợp lý để có lợi về thuế
- Tư vấn hệ thống tiền lương tối ưu để tiết kiệm thuế cho doanh nghiệp và có lợi cho người lao động
- Tƣ vấn những điều chỉnh phù hợp về thu nhập, chi phí để có lợi về thuế
- Tƣ vấn xử lý các nghiệp vụ đặc biệt để có lợi về thuế
- Tƣ vấn các chiến lƣợc đầu tƣ và kinh doanh để giảm thiểu thuế
- Tƣ vấn các dự báo thay đổi của chính sách thuế
Ngoài ra VDAC cũng cung cấp các dịch vụ truyền thống khác liên quan đến thuế nhƣ sau:
- Kê khai và quyết toán thuế GTGT, thuế TNDN, thuế Thu nhập cá nhân
- Lập hồ sơ đề nghị hoàn thuế GTGT
- Lập hồ sơ đề nghị miễn giảm thuế TNDN
- Lập hồ sơ đề nghị được hưởng ưu đãi, miễn giảm thuế TNDN, thuế nhập khẩu trong các trường hợp được ưu đãi đầu tư
- Soát xét và tƣ vấn các chi phí hợp lý đƣợc trừ để tính thu nhập chịu thuế
- Tƣ vấn điều chỉnh giảm số thuế TNDN tạm nộp
- Trợ giúp giải trình, quyết toán, khiếu nại về thuế
- Các vấn đề khác liên quan đến thuế, hóa đơn chứng từ
Tư vấn Tài chính Doanh nghiệp
- Tƣ vấn tái cấu trúc Tài chính doanh nghiệp
- Tƣ vấn cổ phần hoá, tƣ nhân hoá; các thủ tục liên quan đến phát hành và niêm yết chứng khoán
- Tƣ vấn sắp xếp nguồn vốn
- Tƣ vấn xác định giá tài sản, định giá doanh nghiệp
- Tƣ vấn thẩm tra tài chính và thẩm tra hoạt động doanh nghiệp
- Tƣ vấn sát nhập, mua bán doanh nghiệp
- Đánh giá hiện trạng rủi ro của doanh nghiệp
- Rà soát, xây dựng HTKSNB
- Nghiên cứu đầu tư và đánh giá môi trường đầu tư
- Nghiên cứu thị trường và đánh giá về ngành nghề kinh doanh
- Lập dự án đầu tƣ khả thi
- Tƣ vấn về ƣu đãi đầu tƣ
Tư vấn thành lập doanh nghiệp
Khi lựa chọn loại hình doanh nghiệp, cần xem xét kỹ lưỡng các ưu và nhược điểm của từng loại hình dựa trên ngành nghề, quy mô và mục tiêu của doanh nghiệp Việc này giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp sẽ hoạt động hiệu quả và đạt được những kết quả mong muốn.
- Thủ tục, hồ sơ, các bước thực hiện để thành lập và đưa Doanh nghiệp vào hoạt động
- Các ƣu đãi về thuế, đầu tƣ có thể áp dụng cho Doanh nghiệp
- Hoạch định các cơ hội tiết kiệm thuế trước khi thành lập và những công việc cần thực hiện
- Thực hiện đăng ký kinh doanh, khắc dấu, đăng ký thuế theo ủy quyền của Doanh nghiệp
Trong bối cảnh hiện nay, việc nâng cao kỹ năng và trình độ chuyên môn là vô cùng quan trọng Tiếp cận những kiến thức nghề nghiệp cốt lõi, được cập nhật và chắt lọc từ kinh nghiệm của các chuyên gia hàng đầu sẽ giúp cá nhân và doanh nghiệp phát triển Những kiến thức và trải nghiệm này sẽ trở thành hành trang cần thiết cho sự thành công.
VDAC cam kết kết nối giá trị để mang đến cho khách hàng những trải nghiệm tốt nhất Đội ngũ chuyên gia sáng lập và điều hành không ngừng nghiên cứu, thẩm định và sáng tạo nhằm phát triển các chương trình chất lượng cao với tri thức hiện đại Chúng tôi luôn mở rộng mối quan hệ với các chuyên gia đào tạo, huấn luyện, Tiến sĩ, Thạc sĩ và Giảng viên trên nhiều lĩnh vực trong toàn quốc.
Hoạt động đào tạo của VDAC bao gồm:
- Đào tạo, hướng dẫn áp dụng các chuẩn mực kế toán Việt Nam và Quốc tế
- Tổ chức các khóa đạo tạo, cập nhật các luật thuế tại Việt Nam, đặc biệt là các luật thuế mới
- Đào tạo, hướng dẫn áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp đối với mọi loại hình doanh nghiệp
- Tổ chức đào tạo các khóa học chuyên ngành về tài chính, quản trị doanh nghiệp, quản trị con người
- Xây dựng và đào tạo áp dụng HTKSNB trong các loại hình doanh nghiệp
Dịch vụ liên quan đến phần mềm kế toán
Để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc chuyên môn hóa và áp dụng công nghệ thông tin vào kế toán, chúng tôi cung cấp các dịch vụ phần mềm kế toán với những đặc điểm nổi bật như sau:
- Tƣ vấn giải pháp sử dụng phần mềm kế toán
- Cung cấp phần mềm kế toán
- Đào tạo sử dụng phần mềm kế toán.
Cơ cấu tổ chức kế toán tại công ty
Sơ đồ 3.2 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Kiểm Toán Tƣ Vấn Rồng Việt
Nguồn: Công ty TNHH Kiểm toán Tư vấn Rồng Việt
Chức năng nhiệm vụ cụ thể:
Kế toán trưởng có trách nhiệm hướng dẫn, chỉ đạo và kiểm tra công việc của nhân viên kế toán, đồng thời chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc và các cơ quan hữu quan về thông tin kinh tế của công ty Vị trí này đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn cho Tổng Giám đốc trong các quyết định tài chính, bao gồm thu hồi, đầu tư, sản xuất kinh doanh, giải quyết công nợ và phân phối thu nhập.
Thủ quỹ có nhiệm vụ giám sát và quản lý vốn của Công ty, đồng thời là người giữ tiền mặt Thủ quỹ thực hiện việc nhập và xuất quỹ dựa trên các phiếu thu chi hợp lệ Ngoài ra, thủ quỹ phải tuyệt đối giữ bí mật về tình hình tài chính của Công ty, không được tiết lộ cho những người không có thẩm quyền.
Kế toán tổng hợp Kế toán TL Thủ quỹ
Kế toán tiền lương có trách nhiệm lập bảng thanh toán lương và các khoản phụ cấp dựa trên bảng chấm công của công ty Ngoài ra, kế toán cũng phải trích nộp BHXH, BHYT và KPCĐ theo tỷ lệ quy định.
Kế toán tổng hợp là quá trình tổng hợp tất cả chi phí và thu nhập của công ty, nhằm lập báo cáo quyết toán tài chính theo tháng, quý và năm, tuân thủ đúng quy định của Bộ Tài chính.
3.3.2 Tổ chức công tác kế toán
Công ty áp dụng chế độ kế toán theo quy định của Việt Nam, cụ thể là Thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014, cùng với các chuẩn mực kế toán do Bộ Tài chính phát hành.
- Hình thức kế toán: Theo hình thức nhật kí chung trên Excell
Sơ đồ 3.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung trên Excell
Khi nhận các chứng từ gốc, kế toán cần kiểm tra tính hợp lý và hợp lệ của chúng, sau đó nhập dữ liệu vào bảng Excel theo đúng trình tự thời gian.
+ (2) Từ bảng chứng từ phát sinh, số liệu sẽ tự chuyển vào sổ nhật ký chung
Bảng kê phiếu thu, phiếu chi Bảng phân bổ 242, 214
Sổ cái, sổ chi tiết tài khoản
Lập báo cáo tài chính
Bảng chứng từ phát sinh
Các số liệu liên quan đến chi phí trả trước, phân bổ ngắn hạn, dài hạn và chứng từ tài sản cố định sẽ được chuyển vào bảng phân bổ TK 242 và TK 214 Đối với các số liệu liên quan đến phiếu, chúng sẽ được chuyển vào bảng kê phiếu thu và phiếu chi.
Cuối kỳ, khi tất cả các chứng từ đã được nhập đầy đủ, các thủ thuật kế toán sẽ được áp dụng để xuất ra các bảng như báo cáo tài chính, sổ cái, sổ chi tiết tài khoản và các báo cáo công nợ.
Sau khi đã kiểm tra, đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết đƣợc dùng để lập báo cáo tài chính.
Tổng quan hoạt động kinh doanh
Công ty TNHH Kiểm toán Tƣ vấn Rồng Việt, thành lập năm 2010, đã nhanh chóng khẳng định vị thế là một trong những công ty kiểm toán uy tín hàng đầu tại Việt Nam Mặc dù phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt, Rồng Việt vẫn hoàn thành tốt các mục tiêu đề ra và xây dựng được hình ảnh đáng tin cậy trong lòng khách hàng Thành công của công ty đến từ việc chú trọng nâng cao chất lượng dịch vụ, đào tạo đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, và không ngừng phát triển thương hiệu Nhờ đó, số lượng khách hàng và doanh thu của công ty liên tục tăng trưởng qua các năm.
Bảng 3.1 Tình hình hoạt động kinh doanh Công ty giai đoạn 2013 - 2015
Chênh lệch 2015/2014 Giá trị Tỉ lệ % Giá trị Tỉ lệ % Doanh thu 4.172 3.905 4.313 (267) (6.4%) 408 10.4%
Nguồn: Số liệu thu thập từ bảng KQKD VDAC 2015
Thuận lợi, khó khăn, định hướng phát triển
Dịch vụ chuyên nghiệp với đội ngũ nhân sự có trình độ chuyên môn cao và kinh nghiệm thực tiễn phong phú, kết hợp với hệ thống công cụ và ứng dụng hiện đại, cùng mối quan hệ sâu rộng với các tổ chức tài chính trong và ngoài nước, cũng như các cơ quan thuế địa phương, mang lại nhiều thuận lợi cho khách hàng.
- Khó khăn: Số lượng nhân viên tương đối ít, chưa đáp ứng kịp nhu cầu các khách hàng
VDAC hướng tới việc trở thành công ty hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp tại Việt Nam, với chất lượng dịch vụ là nền tảng giá trị cốt lõi Sứ mệnh của VDAC là mang đến dịch vụ chuyên nghiệp với chất lượng và giá trị gia tăng tối ưu, đồng thời đảm bảo chi phí hợp lý cho khách hàng Công ty cam kết cung cấp nguồn lực tốt nhất và dịch vụ ưu tiên để đáp ứng nhu cầu cụ thể của từng khách hàng, đảm bảo sự quan tâm và hỗ trợ tối đa cho lợi ích của họ VDAC hoạt động độc lập, tin cậy và hiệu quả, bảo vệ quyền lợi hợp pháp cũng như bí mật kinh doanh của khách hàng Đạo đức nghề nghiệp, chất lượng dịch vụ và uy tín của khách hàng luôn là tiêu chuẩn hàng đầu mà mỗi thành viên của VDAC tuân thủ.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢNG TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN TƯ VẤN RỒNG VIỆT
Đặc điểm lao động, quản lý và chi trả lương của công ty
Điều 19 Chương IV "Điều lệ công ty quy đinh về Người lao động của công ty: Công ty có quyền tuyển, thuê sử dụng lao động theo yêu cầu kinh doanh và có nghĩa vụ bảo đảm quyền, lợi ích của người lao động theo quy định của pháp luật và quy chế quản lý nội bộ, thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, báo hiểm thất nghiệp và các chế độ bảo hiểm khác cho người lao động theo quy định của pháp luật Đến nay tổng số lao động: 10 người, trong đó: Nữ: 5 người, Tỉ lệ 50% Nam: 5 người, tỉ lệ 50% Đa số lao động của Công ty được đào tạo ở các trường nghiệp vụ và hàng năm Công ty điều kiện tổ chức bồi dưỡng thêm chuyên môn, nghiệp vụ cho bộ phận Tính đến thời điểm 30/04/2015 chất lƣợng đội ngũ lao động Công ty có:
- Trình độ chuyên môn đại học: 9 người
- Trình độ văn hoá phổ thông trung học: 10 người
Công ty hiện tại không có tình trạng lao động dư thừa Trong quản lý lao động, công ty thực hiện theo quy định nội quy và điều lệ, thường xuyên theo dõi và kiểm tra số lượng lao động cũng như giờ làm việc Đồng thời, công ty cũng thường xuyên nâng cao mức thưởng để khuyến khích người lao động.
Công ty hạch toán thời gian lao động thông qua bảng chấm công và trả lương dựa trên thời gian làm việc thực tế Cuối mỗi tháng, bảng chấm công sẽ được kiểm tra và phê duyệt bởi phòng phó tổng Giám đốc trước khi tiến hành làm lương Công ty thực hiện việc trả lương hàng tháng và cho phép lao động gặp khó khăn kinh tế được tạm ứng tối đa 2/3 tổng lương Nhân viên vẫn được hưởng lương cho những ngày vắng mặt hợp lệ như nghỉ phép, nghỉ lễ, nghỉ ốm và nghỉ thai sản Công ty áp dụng chế độ làm việc 5 ngày mỗi tuần, với ngày nghỉ vào thứ 7 và chủ nhật.
Nội dung quỹ lương và công tác quản lý quỹ lương của Công ty
Quỹ lương được phân phối trực tiếp cho người lao động làm việc trong Công ty không sử dụng vào mục đích khác
Căn cứ vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty xác định nguồn quỹ lương tương ứng để trả cho người lao động
Nguồn quỹ lương bao gồm:
- Quỹ lương theo đơn giá tiền lương được giao
- Quỹ lương bổ sung theo chế độ của Nhà nước
- Quỹ lương từ các hoạt động kinh doanh dịch vụ khác ngoài đơn giá tiền lương được giao
- Quỹ lương dự phòng từ năm trước chuyển sang
Sử dụng tổng quỹ lương:
- Quỹ lương trả trực tiếp cho nhân viên, không kể khen thưởng
- Quỹ khen thưởng tối đa không quá 10% tổng quỹ lương
- Quỹ lương khuyến khích nhân viên có trình độ chuyên môn cao tối đa không quá 2% tổng quỹ lương
- Quỹ dự phòng cho năm sau tối đa không quá 12% tổng quỹ lương
4.2.2 Công tác quản lý quỹ lương
Ban Tổng Giám Đốc xác định công tác quản lý quỹ lương:
+ Bố trí sắp xếp nhân viên theo tiêu chuẩn viên chức doanh nghiệp và nhu cầu thực tế đặt ra
+ Quản lý quỹ chặt chẽ tăng cường kiểm tra, kiểm soát quỹ lương
Các chứng từ về tiền lương kế toán sử dụng báo gồm:
- Mẫu số 01a-LĐTL: Bảng chấm công
- Mẫu số 01b-LĐTL: Bảng chấm công làm thêm giờ
- Mẫu số 02-LĐTL: Bảng thanh toán tiền lương
- Mẫu số 03-LĐTL: Bảng thanh toán tiền thưởng
- Mẫu số 10-LĐTL: Bảng kê các khoản trích nộp theo lương
- Mẫu số 11-LĐTL: Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội
Hợp đồng lao động là văn bản pháp lý được ký kết giữa công ty và công nhân lao động trực tiếp, đóng vai trò quan trọng trong việc xác định số lượng lao động tại các bộ phận trực tiếp của công ty.
Mẫu hợp đồng lao động nhƣ sau:
(Ban hành kèm theo TT số 43/2014/TT-VDAC)
Chúng tôi, một bên là ông: Lê Xuân Vinh Quốc tịch: Việt Nam
Chức vụ: Tổng Giám Đốc Đại diện cho: Công ty Kiểm Toán Tƣ Vấn Rồng Việt Địa chỉ: 59 Nguyễn Quý Đức, Phường An Phú, Quận 2
Và một bên là ông: Lê Hữu Thấy
Sinh ngày 09 tháng 08 năm 1978, tại Phước Long – Bình Phước
Nghề nghiệp: Kiểm toán viên Địa chỉ thường trú: Đường Nguyễn Văn Trỗi, Phường Long Thủy, Thị xã Phước Long, Tỉnh Bình Phước
Số CMTND: 285489963 cấp ngày 07/09/1995 tại Công an Bình Phước
Thoả thuận ký hợp đồng và cam kết những điều khoản sau đây: Điều 1: Thời hạn và công việc hợp đồng
Loại hợp đồng lao động: không xác định thời gian
- Địa điểm làm việc: 59 Nguyễn Quý Đức, Phường An Phú, Quận 2
- Công việc phải làm: Lập kế hoạch kiểm toán, thu thập thong tin bằng các phương pháp kiểm toán, lập báo cáo kiểm toán Điều 2: Thời gian làm việc
- Thời giờ làm việc: Theo nội quy công ty Điều 3: Nghĩa vụ và quyền lợi của người lao động
- Phương tiện đi làm làm việc: Tự túc
- Mức lương chính hoặc tiền công: Theo chế độ lương thưởng của công ty
- Phụ cấp: Theo chế độ của Công ty
- Được trả lương vào các ngày: Theo quy định công ty
- Tiền thưởng: Theo chế độ lương thưởng của công ty
- Chế độ nâng lương: Theo quy định công ty
- Chế độ nghỉ ngơi: Theo quy định công ty
- Chế độ đào tạo: có
- Những thoả thuận khác: Sau khi kết thúc hợp đồng hai bên sẽ cùng thoả thuận để tiếp tục ký kết, gia hạn hoặc kết thúc hợp đồng
- Hoàn thành công việc đã cam kết
- Bồi thường vi phạm vật chất (nếu vi phạm) Điều 4: Nghĩa vụ và quyền hạn của người sử dụng lao động
- Bảo đảm việc làm và thực hiện đầy đủ những công việc đã cam kết trong hợp đồng lao động
- Thanh toán đầy đủ đúng hạn các chế độ và quyền lợi cho người lao động theo hợp đồng lao động
- Điều hành người lao động hoàn thành công việc theo hợp đồng
Tạm hoãn chấm dứt hợp đồng lao động và kỷ luật người lao động cần tuân thủ theo quy định của pháp luật, thỏa ước lao động tập thể (nếu có) và nội quy lao động của Công ty Điều 5 quy định về các điều khoản thi hành liên quan đến việc thực hiện các quy định này.
- Những vấn đề về lao động không ghi trong hợp đồng này thì áp dụng quy định thoả ƣớc của tập thể
- Hợp đồng này đƣợc lập thành 02 bản có giá trị nhƣ nhau, mỗi bên giữ 01 bản và có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 09 năm 2014
- Hợp đồng này làm tại Công ty TNHH Kiểm Toán Tƣ Vấn Rồng Việt ngày 01/09/2014
Người sử dụng lao động
4.2.4 Hạch toán thời gian lao động
Việc quản lý thời gian lao động trong công ty là rất quan trọng, giúp nâng cao ý thức tổ chức kỷ luật của nhân viên, đồng thời là cơ sở để tính lương, thưởng và xác định năng suất lao động Do đó, việc hạch toán lao động cần phản ánh chính xác số giờ làm việc thực tế của mỗi nhân viên trong tháng và quý Bảng chấm công là chứng từ chính dùng để hạch toán thời gian lao động.
Hạch toán tiền lương, tiền thưởng và thanh toán cho nhân viên
4.3.1 Tính lương cho nhân viên
Công việc tính lương và thưởng cho nhân viên được thực hiện tại phòng kế toán của Công ty, bao gồm việc kiểm tra bảng chấm công, bảng làm thêm giờ, giấy báo ốm và giấy nghỉ phép Sau khi hoàn tất kiểm tra, kế toán sẽ tiến hành tính lương cho nhân viên và lập chứng từ phân bổ tiền lương, tiền thưởng vào chi phí kinh doanh.
Công ty đang áp dụng hình thức trả lương thời gian
Lương thời gian = (Hệ số lương x 3.500.000đ) x Số ngày làm việc thực tế + PCCV + PCLĐ
Ví dụ: Anh Lê Hữu Thấy có mức lương tối thiểu là 3.500.000
Số ngày làm việc thực tế là: 20 ngày
Vậy tiền lương phải trả cho anh Thấy trong tháng 5/2016 là:
4.3.2 Một số chứng từ Công ty áp dụng
CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN TƢ VẤN RỒNG VỆT BẢNG CHẤM CÔNG
59 Nguyễn Quý Đức, phường An Phú, quận 2, TP HCM Tháng 5 năm 2016
Ngày trong tháng Tổng cộng
Bảng chấm công ghi nhận số ngày làm việc thực tế của cán bộ công nhân viên, cung cấp thông tin quan trọng cho kế toán trong việc lập Bảng thanh toán lương Việc ghi chép chính xác trên bảng chấm công là cơ sở để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quy trình thanh toán lương cho nhân viên.
Bảng chấm công theo quy định (mẫu số 1a)
Kí hiệu bảng chấm công: Đi làm một công: x Đi làm nửa công: / Ốm, điều dƣỡng: Ô
Hội nghị, học tập: H Nghỉ bù: NB
Ngừng việc: N Tai nạn: T Ngày nghỉ: 0 Nghỉ không lương: KL
Bảng 4.2 Bảng thanh toán lương BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG
T Họ và tên Chức vụ
Khấu trừ tạm ứng Còn lĩnh Ký nhận
Xăng xe, điện thoại Ăn trƣa, đồng phục
2 Lê Đinh Thục Đoan PTGĐ 5,100,000 7,739,130 1,500,000 680,000 15,019,130 1,348,109 13,671,022
3 Nguyễn Thị Thanh Thông KTT 5,225,000 5,021,739 400,000 680,000 11,326,739 1,075,908 10,250,832
8 Đỗ Thị Mỹ Nhung KTV 3,350,000 1,565,217 800,000 680,000 6,395,217 516,098 5,879,120
9 Phạm Thị Diểm Thúy KTV 3,350,000 3,000,000 - 680,000 7,030,000 666,750 6,363,250
Bảng thanh toán lương là tài liệu quan trọng dùng để ghi nhận việc chi trả tiền lương và phụ cấp cho nhân viên Mỗi tháng, bảng thanh toán lương được lập dựa trên dữ liệu từ bảng chấm công, đảm bảo tính chính xác trong việc thanh toán.
Công ty TNHH Kiểm toán tƣ vấn Rồng Việt
59 Nguyễn Quý Đức, phường An Phú, quận 2, TP HCM
(Ban hành theo Thông tƣ số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Thị Thanh Thông Địa chỉ: Phòng kế toán
Lý do chi tiền: Chi lương tháng 05/2016
(viết bằng chữ): Chín mươi mốt triệu ba trăm năm mươi ngàn năm trăm đồng
Kèm theo: 03 chứng từ gốc
Giám Đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nhận tiền Thủ quỹ
Đã nhận đủ số tiền là chín mươi mốt triệu ba trăm năm mươi ngàn năm trăm đồng.
4.3.3 Kế toán tiền lương tại công ty
Sơ đồ 4.1 Quy trình kế toán tiền lương tại công ty
- Bước 1: Bộ phận chấm công thực hiện việc chấm công hàng ngày cho nhân viên, cuối tháng chuyển cho Kế toán tiền lương
Bước 2 trong quy trình kế toán tiền lương là tập hợp Bảng chấn công cùng với các chứng từ liên quan như tạm ứng lương, chi phí điện thoại và xăng xe Sau đó, kế toán sẽ nhập các số liệu này vào bảng chứng từ phát sinh trên Excel để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Kế toán tiền lương sẽ dựa vào các số liệu đã nhập để trích xuất bảng lương cùng với các khoản phải nộp của nhân viên, sau đó chuyển giao cho Kế toán trưởng.
- Bước 4: Kế toán trưởng kiểm tra Bảng lương:
+ Nếu đồng ý: Chuyển cho Phó Tổng Giám đốc xét duyệt và ký (bước 5)
+ Nếu không đồng ý: Chuyển trả lại cho Kế toán tiền lương
- Bước 5: Phó Tổng Giám đốc xem xét, duyệt và ký vào Bảng lương sau đó chuyển lại cho Kế toán trưởng
Tập hợp bảng chấm công và chứng từ liên quan nhập vào bảng chứng từ phát sinh trên Excell
Xem xét và duyệt bảng lương
Kế toán tiền lương Phó Tổng
Trích xuất bảng thanh toán tiền lương và các khoản phải nộp
Nhận lại bảng lương Phát lương
- Bước 6: Kế toán trưởng nhận Bảng lương từ Phó Tổng Giám đốc và chuyển lại cho Kế toán tiền lương
- Bước 7: Căn cứ vào Bảng lương đã được ký duyệt, Kế toán tiền lương trả lương cho nhân viên
- Bước 8: Nhân viên nhận lương và ký nhận
Kế toán thanh toán lương ở Công ty sau khi đã nhận đầy đủ chứng từ theo mẫu biểu quy định, kế toán tiến hành thanh toán lương
Kế toán sử dụng TK 622 và TK 642 để hạch toán
Căn cứ vào bảng thanh toán lương, kế toán ghi bảng tổng hợp chứng từ theo định khoản:
Tổng tiền lương phải trả cho nhân viên
Ví dụ: Căn cứ vào bảng thanh toán lương tháng 05/2016, lương của bộ phận trực tiếp là 43.299.465đ và bộ phận quản lý là 58.791.087, kế toán định khoản nhƣ sau:
Sau khi trừ các khoản trích theo lương và chi tiền thanh toán lương kế toán tiến hành định khoản nhƣ sau:
Kế toán các khoản trích theo lương
4.4.1 Tính BHXH trả CNV trong công nhân viên Công ty
Công ty Kiểm Toán Tư Vấn Rồng Việt tuân thủ chính sách của Nhà nước bằng cách cấp trợ cấp cho nhân viên trong các trường hợp ốm đau và thai sản Đối với trợ cấp BHXH, kế toán công ty dựa vào hồ sơ bệnh viện để lập phiếu trợ cấp, tính theo lương cơ bản và tỷ lệ hưởng của cán bộ công nhân viên.
BHXH theo quy định nhƣ sau:
Trường hợp ốm đau được hưởng 75% lương
Trường hợp thai sản được hưởng 100% lương
Cách tính BHXH cho nhân viên:
Số tiền lương BHXH = (lương bình quân 1 ngày) x tỷ lệ BHXH
Cụ thể trong tháng 01/2016 tại công ty có phiếu nghỉ hưởng BHXH của nhân viên Phạm Thị Diễm Thúy nhƣ sau:
Công ty TNHH Kiểm Toán Tƣ Vấn Rồng Việt
59 Nguyễn Quý Đức, Phường An Phú, Quận 2
Họ và tên: Phạm Thị Diễm Thúy
Xác nhận của bộ phận phụ trách
Tổng Từ ngày Đến hết ngày
Bệnh viện nhân dân gia định
Xác nhận của phụ trách ĐV
(Ký, họ tên, đóng dấu)
BHXH Lương bình quân 1 ngày % tính
Cán bộ cơ quan BHXH
Phụ trách BHXH của ĐV
Cuối mỗi quý kế toán cần tổng hợp các phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội và gửi đến cơ quan bảo hiểm xã hội để thực hiện thanh toán Sau khi hoàn tất, kế toán sẽ tập hợp các chứng từ liên quan đến bảo hiểm xã hội để thanh toán cho người lao động.
4.4.2 Kế toán các khoản trích theo lương: BHXH, BHYT, BHTN
Công ty gặp nhiều điểm khác biệt trong tình hình lao động và quản lý Mặc dù tất cả nhân viên đều ở độ tuổi lao động và phải tham gia đầy đủ các chính sách BHXH, BHYT theo quy định, nhưng do số lượng nhân viên hạn chế, công ty không có bộ phận công đoàn Vì vậy, công ty chỉ thực hiện nghĩa vụ đóng BHXH, BHYT, BHTN để được hưởng các chính sách trợ cấp cho ốm đau, thai sản và hưu trí Theo thực tế, hàng tháng, kế toán trích khoản BHXH, BHYT, BHTN từ lương công nhân với tỷ lệ 32,5%.
- Tính cho người sử dụng lao động 22%: 18% BHXH, 3% BHYT, 1% BHTN
- Tính cho người lao động 10,5%: 8% BHXH, 1,5% BHYT, 1% BHTN
Cuối tháng, kế toán tiền lương và BHXH thực hiện thủ tục nộp BHXH qua chuyển khoản, căn cứ vào mức cần thiết Sau đó, các chứng từ liên quan được nhập vào bảng chứng từ phát sinh để phục vụ việc trích xuất sổ cái và sổ chi tiết.
Khoản trích BHXH, BHYT, BHTN của nhân viên hạch toán vào TK 622, TK 642
Kế toán định khoản nhƣ sau:
Tổng tiền trích nộp BHXH, BHYT, BHTN cho nhân viên
Ví dụ: Tổng lương trích BHXH, BHYT, BHTN là 92.290.552đ, trong đó bộ phận trực tiếp là 37.439.466đ và bộ phận quản lý là 54.851.086đ
Sổ sách sử dụng
Sau khi thu thập đầy đủ chứng từ liên quan đến chi lương và các khoản trích theo lương, kế toán sẽ nhập dữ liệu vào bảng phát sinh chứng từ Tiếp theo, số liệu này sẽ được chuyển vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản 3383, 3384, 3386, và sổ cái tài khoản 334, 338.
Công ty TNHH Kiểm Toán Tƣ Vấn Rồng Việt
59 Nguyễn Quý Đức, Phường An Phú, Quận 2
(Ban hành theo Thông tƣ số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
(Ký, họ tên, đóng dấu)
4.5.2 Sổ chi tiết tài khoản 3383
Công ty TNHH Kiểm Toán Tƣ Vấn Rồng Việt
59 Nguyễn Quý Đức, Phường An Phú, Quận 2
(Ban hành theo Thông tƣ số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
Sổ chi tiết các tài khoản Tài khoản: 3383 Đối tƣợng: Bảo hiểm xã hội
Loại tiền: VNĐ Thời gian: Tháng 5 năm 2016
Số phát sinh Số dƣ
Ngày, tháng Nợ Có Nợ Có
- BHXH trừ vào lương nhân bộ phận trực tiếp
- BHXH trừ vào lương bộ phận quản lý
31/5/16 31/5/16 - BHXH tính vào chi phí trực tiếp 622 9.873.196
31/5/16 31/5/16 - BHXH tính vào chi phí quản lý 642 6.739.104
- Sổ này có 1 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 01
(Ký, họ tên, đóng dấu)
4.5.3 Sổ chi tiết tài khoản 3384
Công ty TNHH Kiểm Toán Tƣ Vấn Rồng Việt
59 Nguyễn Quý Đức, Phường An Phú, Quận 2
(Ban hành theo Thông tƣ số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
Sổ chi tiết các tài khoản Tài khoản: 3384 Đối tƣợng: Bảo hiểm y tế
Loại tiền: VNĐ Thời gian: Tháng 5 năm 2016
Số phát sinh Số dƣ
Ngày, tháng Nợ Có Nợ Có
31/5/16 31/5/16 - BHYT trừ vào lương nhân bộ phận trực tiếp 334
31/5/16 31/5/16 - BHYT trừ vào lương bộ phận quản lý 334
31/5/16 31/5/16 - BHYT tính vào chi phí trực tiếp 622
31/5/16 31/5/16 - BHYT tính vào chi phí quản lý 642
- Sổ này có 1 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 01
(Ký, họ tên, đóng dấu)
4.5.4 Sổ chi tiết tài khoản 3386
Công ty TNHH Kiểm Toán Tƣ Vấn Rồng Việt
59 Nguyễn Quý Đức, Phường An Phú, Quận 2
(Ban hành theo Thông tƣ số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
Sổ chi tiết các tài khoản Tài khoản: 3386 Đối tƣợng: Bảo hiểm thất nghiệp
Loại tiền: VNĐ Thời gian: Tháng 5 năm 2016
Số phát sinh Số dƣ
Ngày, tháng Nợ Có Nợ Có
31/5/16 31/5/16 - BHTN tính vào chi phí trực tiếp 622 748.789
31/5/16 31/5/16 - BHTN tính vào chi phí quản lý 642 1.097.022
- Sổ này có 1 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 01
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Công ty TNHH Kiểm toán tƣ vấn Rồng Việt
59 Nguyễn Quý Đức, Phường An Phú, Quận 2
(Ban hành theo Thông tƣ số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
SỔ CÁI Tài khoản: 334 Đối tượng: Phải trả người lao động
Loại tiền: VNĐ Thời gian: Tháng 5 năm 2016
31/05/16 31/05/16 Lương trả bộ phận trực tiếp 622 43.299.465
31/05/16 31/05/16 Lương trả khối quản lý 642 58.791.087
31/05/16 31/05/16 Khấu trừ tạm ứng nợ cá nhân 141 1.050.000
31/05/16 31/05/16 Chi trả lương nhân viên
Cộng số phát sinh tháng 102.090.552 102.090.522
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Công ty TNHH Kiểm Toán Tƣ Vấn Rồng Việt
59 Nguyễn Quý Đức, Phường An Phú, Quận 2
(Ban hành theo Thông tƣ số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
SỔ CÁI Tài khoản: 338 Đối tƣợng: Phải trả phải nộp khác
Loại tiền: VNĐ Thời gian: Tháng 5 năm 2016
31/05/16 31/05/16 Tính BHXH, BHYT bộ phận trực tiếp 622
31/05/16 31/05/16 Tính BHXH, BHYT khối quản lý 642 12.067.239
31/05/16 31/05/16 Tính BHXH, BHYT trừ vào lương người lao động 334 9.690.508 31/05/16 31/05/16 Nộp tiền BHXH, BHYT 111 29.994.429
Cộng số phát sinh tháng 29.994.429 29.994.429
(Ký, họ tên, đóng dấu)
