GIỚI THIỆU
Việc tổ chức bộ máy quản lý và hạch toán kinh doanh chính xác là rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương đóng vai trò chủ chốt trong việc quản lý kinh tế, góp phần vào sự phát triển và hoàn thiện quản lý doanh nghiệp Tiền lương không chỉ phản ánh sự đãi ngộ của doanh nghiệp đối với người lao động mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh tế Chính sách tiền lương linh hoạt tùy thuộc vào đặc điểm tổ chức và loại hình kinh doanh của từng doanh nghiệp Đối với doanh nghiệp sản xuất, tiền lương chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí, do đó, việc áp dụng chế độ tiền lương hợp lý sẽ tạo động lực cho người lao động, tăng năng suất và giảm chi phí sản xuất Trên toàn nền kinh tế, tiền lương là kết quả của quá trình phân phối của cải do người lao động tạo ra Vì vậy, xây dựng bảng lương hợp lý và lựa chọn hình thức trả lương phù hợp là cần thiết để đảm bảo nhu cầu vật chất và tinh thần cho người lao động, đồng thời khuyến khích họ làm việc hiệu quả hơn.
Ngoài tiền lương, các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn là những quỹ xã hội quan trọng mà người lao động được hưởng, thể hiện sự quan tâm của xã hội và doanh nghiệp Tuy nhiên, tình trạng doanh nghiệp nợ đọng hoặc trốn đóng các khoản bảo hiểm này đang ở mức báo động, đặc biệt là ở khu vực ngoài Nhà nước Nguyên nhân chủ yếu là do ý thức chấp hành Luật Bảo hiểm xã hội chưa nghiêm, dẫn đến việc chiếm dụng tiền đóng của người lao động Nhiều tổ chức công đoàn chưa mạnh dạn bảo vệ quyền lợi cho người lao động, trong khi người lao động lại sợ mất việc nên không dám đấu tranh Hậu quả của tình trạng này không chỉ gây thiệt hại về vật chất mà còn xâm hại đến quyền lợi hợp pháp của người lao động, làm ảnh hưởng đến an toàn quỹ bảo hiểm và giảm tính nghiêm minh của pháp luật, cũng như mục tiêu an sinh xã hội của Đảng và Nhà nước.
Nhận thức rõ tầm quan trọng của tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp, tôi đã chọn đề tài “Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH MTV XD TM DV An Phú QN” để nghiên cứu và tìm hiểu về tổ chức công tác kế toán tiền lương tại công ty Qua đó, tôi có thể so sánh giữa thực tế và lý thuyết đã học trong suốt 4 năm, từ đó đưa ra những kiến nghị cụ thể nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại công ty.
Nghiên cứu thực trạng hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH MTV XD TM DV An Phú QN nhằm mục đích hiểu rõ hơn về lý thuyết cũng như thực tiễn của kế toán tiền lương và các khoản liên quan Thông qua việc phân tích này, chúng ta có thể nắm bắt được quy trình và phương pháp hạch toán, từ đó cải thiện hiệu quả quản lý tài chính của công ty.
Nghiên cứu công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tháng 12 năm
2016 tại công ty TNHH MTV XD TM DV An Phú QN, trong phạm vi chính sách chế độ kế toán mà doanh nghiệp áp dụng
- Tham khảo tài liệu: từ sách, báo, các bài khóa luận của các anh chị, thông tin trên các trang Web, các diễn đàn,…
- Phỏng vấn, điều tra: xem các sổ sách, tài liệu của công ty ngoài ra học hỏi các anh chị nhân viên trong công ty
Sau khi thu thập tài liệu từ công ty và tham khảo thêm các nguồn bên ngoài, quá trình xử lý dữ liệu diễn ra bằng cách chọn lọc những thông tin hữu ích Việc này giúp nâng cao hiệu quả trong việc nghiên cứu và hiểu biết sâu hơn về chủ đề đang được khảo sát.
Phân tích dữ liệu là bước quan trọng, sau khi thu thập đầy đủ thông tin cần thiết, chúng ta tiến hành so sánh và đánh giá thực tế với lý thuyết Từ đó, cần đưa ra các biện pháp cụ thể nhằm cải thiện và tối ưu hóa quy trình.
1.5 Kết cấu đề tài Đề tài bao gồm 5 chương:
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
Khái niệm, ý nghĩa, nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
2.1.1 Khái niệm tiền lương và các khoản trích theo lương
Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giá trị sản phẩm xã hội mà người lao động nhận được để bù đắp cho hao phí lao động trong quá trình sản xuất và tái sản xuất sức lao động Ngoài tiền lương theo số lượng và chất lượng lao động, người lao động còn được hưởng các khoản thưởng theo quy định của đơn vị, bao gồm thưởng thi đua, thưởng tăng năng suất lao động và các khoản thưởng khác.
Người lao động bị mất sức lao động tạm thời hoặc vĩnh viễn do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí hay tử tuất sẽ nhận được trợ cấp BHXH, giúp giảm bớt khó khăn trong cuộc sống Khoản trợ cấp này được xác định dựa trên số lượng, chất lượng lao động và thời gian cống hiến của người lao động cho xã hội trước đó.
Người lao động có quyền được khám chữa bệnh miễn phí, bao gồm viện phí và thuốc men khi ốm đau, nhằm xã hội hóa dịch vụ y tế Để được hưởng chế độ này, người lao động cần có thẻ Bảo hiểm y tế.
Doanh nghiệp không chỉ trích lập quỹ Bảo hiểm thất nghiệp để hỗ trợ người lao động trong thời gian mất việc, mà còn phải thành lập quỹ Kinh phí công đoàn theo quy định của Luật công đoàn Quỹ Kinh phí công đoàn được hình thành từ tỷ lệ trích trên tiền lương phải trả và được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
2.1.2 Ý nghĩa của tiền lương và các khoản trích theo lương Đối với người lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương là nguồn thu nhập chính thường xuyên của người lao động, quyết định mức sống vật chất của họ, đảm bảo tái sản xuất và mở rộng sức lao động, kích thích lao động làm việc hiệu quả Hạch toán chính xác, đúng đắn tiền lương và các khoản trích theo lương là đòn bẩy kinh tế quan trọng để kích thích các nhân tố tích cực trong mỗi con người, phát huy tài năng, sáng tạo, tinh thần trách nhiệm và nhiệt tình của người lao động góp phần quan trọng trong sự phát triển kinh tế Đối với doanh nghiệp tiền lương là khoản chi phí chiếm tỷ trọng đáng kể song mục tiêu của doanh nghiệp là muốn tối thiểu hóa chi phí tối đa hóa lợi nhuận nhƣng bên cạnh đó phải chú ý đến quyền lợi của người lao động Do đó cần tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương sao cho hợp lý để vừa đảm bảo quyền lợi của người lao động vừa đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp
Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương không chỉ thúc đẩy tính tích cực, chủ động và sáng tạo của người lao động, mà còn hỗ trợ các nhà quản lý trong việc sử dụng hiệu quả quỹ tiền lương Điều này giúp hợp lý hóa chi phí doanh nghiệp, từ đó nâng cao khả năng sinh lời cho doanh nghiệp.
2.1.3 Nhiệm vụ Để thực hiện chức năng của kế toán trong việc điều hành quản lý hoạt động của doanh nghiệp, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương cần thực hiện những nhiệm vụ sau đây:
Tổ chức ghi chép và phản ánh một cách trung thực, kịp thời về tình hình lao động, bao gồm số lượng, chất lượng, và tình hình sử dụng lao động, cũng như kết quả lao động đạt được.
Để đảm bảo quyền lợi cho người lao động, cần tính toán chính xác và kịp thời các khoản tiền lương, tiền thưởng và trợ cấp theo đúng chính sách và chế độ Việc phản ánh đầy đủ và chính xác tình hình thanh toán các khoản này là vô cùng quan trọng.
Kiểm tra tình hình huy động và sử dụng lao động là cần thiết để đảm bảo tuân thủ các chính sách về lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và kinh phí công đoàn (KPCĐ) Đồng thời, việc theo dõi tình hình sử dụng quỹ tiền lương và các quỹ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ cũng rất quan trọng để đánh giá hiệu quả quản lý và sử dụng nguồn lực lao động.
- Tính toán và phân bổ chính xác, đúng đối tượng các khoản tiền lương, khoản trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh
Hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận trong đơn vị thực hiện đầy đủ và đúng đắn chế độ ghi chép ban đầu về lao động là rất quan trọng Cần mở sổ kế toán và hạch toán chính xác lao động, tiền lương và tiền thưởng để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính.
Kế toán có trách nhiệm lập báo cáo về lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và kinh phí công đoàn (KPCĐ) Phân tích tình hình sử dụng lao động và quỹ tiền lương, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ để đề xuất biện pháp khai thác hiệu quả tiềm năng lao động và tăng năng suất Đồng thời, cần đấu tranh chống lại những hành vi vi phạm kỷ luật liên quan đến tiền lương, BHXH, BHYT, BHTN, cũng như chế độ sử dụng và phân phối kinh phí công đoàn.
Quỹ Tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ
Quỹ tiền lương của doanh nghiệp là tổng số tiền lương chi trả cho tất cả các loại lao động mà doanh nghiệp quản lý và sử dụng Thành phần chính của quỹ lương bao gồm tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế làm việc, có thể tính theo thời gian hoặc theo sản phẩm Trong mối quan hệ với quá trình sản xuất kinh doanh, kế toán phân loại quỹ tiền lương thành hai loại cơ bản.
Tiền lương chính là khoản tiền mà người lao động nhận được khi thực hiện nhiệm vụ chính theo quy định, bao gồm tiền lương cấp bậc, các khoản phụ cấp thường xuyên và tiền thưởng trong sản xuất.
Tiền lương phụ là khoản tiền lương mà người lao động nhận được trong thời gian không thực hiện nhiệm vụ chính nhưng vẫn được hưởng theo chế độ quy định Các trường hợp bao gồm thời gian nghỉ phép, thực hiện nghĩa vụ xã hội, tham gia hội họp, đi học, và thời gian ngừng sản xuất.
2.2.2 Quỹ Bảo hiểm xã hội
Quỹ bảo hiểm xã hội là nguồn tài chính hỗ trợ người lao động đã tham gia đóng góp khi gặp phải các trường hợp mất khả năng lao động như ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hoặc khi nghỉ hưu.
Các khoản trợ cấp cho người lao động được xác định dựa trên mức lương ngày, thời gian nghỉ có chứng từ hợp lệ và tỷ lệ trợ cấp BHXH Khi người lao động nghỉ hưởng BHXH, kế toán cần lập phiếu nghỉ và bảng thanh toán để thực hiện thanh toán với quỹ BHXH.
BHYT là khoản trợ cấp cho việc chăm sóc sức khỏe và phòng chữa bệnh của người lao động, được quản lý bởi cơ quan bảo hiểm y tế Cơ quan này sẽ thanh toán chi phí khám chữa bệnh theo tỷ lệ quy định của Nhà nước cho những người đã tham gia đóng bảo hiểm Quỹ BHYT được sử dụng để hỗ trợ người lao động thông qua mạng lưới y tế, vì vậy các doanh nghiệp cần nộp khoản trích BHYT cho cơ quan bảo hiểm y tế.
2.2.4 Quỹ Bảo hiểm thất nghiệp
Bảo hiểm thất nghiệp là quỹ hỗ trợ người lao động mất việc làm, theo Điều 81 Luật BHXH Người thất nghiệp sẽ được hưởng quyền lợi bảo hiểm này nếu đáp ứng đủ các điều kiện quy định.
- Đã đóng BHTN đủ 12 tháng trở lên trong thời gian 24 tháng trước khi thất nghiệp
- Đã đăng ký thất nghiệp với tổ chức BHXH
- Chƣa tìm đƣợc việc làm sau 15 ngày kể từ ngày đăng ký thất nghiệp
Theo Điều 82 Luật Bảo hiểm xã hội, mức trợ cấp thất nghiệp hàng tháng được quy định là 60% mức bình quân tiền lương, tiền công tháng đóng bảo hiểm thất nghiệp trong 6 tháng liền kề trước khi người lao động thất nghiệp.
Kinh phí công đoàn là quỹ được hình thành từ tỷ lệ quy định trên tổng quỹ lương thực tế của toàn bộ công nhân viên trong doanh nghiệp Quỹ này nhằm phục vụ cho hoạt động của tổ chức công đoàn, chăm lo và bảo vệ quyền lợi chính đáng của người lao động, đồng thời duy trì hoạt động của công đoàn tại doanh nghiệp.
2.2.6 Tỷ lệ trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ
Theo quyết định 959/QĐ-BHXH ngày 09/09/2015
STT Loại hình bảo hiểm Tính vào chi phí của DN (%)
Khấu trừ vào lương người lao động (%)
Bảng 2.1: Tỷ lệ các khoản trích bảo hiểm theo quyết định 959/QĐ-BHXH
Theo quyết định 595/QĐ-BHXH ngày 14/04/2017 có hiệu lực t ngày
STT Loại hình bảo hiểm Tính vào chi phí của DN (%)
Khấu trừ vào lương người lao động (%)
4 Bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp
Bảng 2.2: Tỷ lệ các khoản trích bảo hiểm theo quyết định 595/QĐ-BHXH
Cụ thể quỹ BHXH đƣợc phân bổ nhƣ sau:
- Doanh nghiệp đóng BHXH 17% trong đó: 3% vào quỹ ốm đau, thai sản; 14% vào quỹ hưu trí và tử tuất
- Người lao động đóng 8% vào quỹ hưu trí và tử tuất.
Các hình thức trả lương
Tiền lương của người lao động cần tuân thủ nguyên tắc phân phối theo lao động, dựa trên số lượng và chất lượng công việc Việc trả lương hợp lý không chỉ động viên, khuyến khích người lao động phát huy tinh thần dân chủ mà còn thúc đẩy họ làm việc sáng tạo, nâng cao năng suất lao động Điều này góp phần tạo ra nhiều của cải vật chất cho xã hội, cải thiện đời sống vật chất và tinh thần của từng cá nhân Hiện nay, có nhiều hình thức tính lương khác nhau, nhưng bài viết này chỉ tập trung vào hai hình thức chính: trả lương theo thời gian và trả lương theo sản phẩm, được áp dụng tại công ty.
2.3.1 Trả lương theo thời gian
Tiền lương tính theo thời gian là khoản tiền được trả cho người lao động dựa trên thời gian làm việc, cấp bậc công việc và mức lương cá nhân Hình thức tính lương này có thể áp dụng theo tháng, ngày hoặc giờ, tùy thuộc vào yêu cầu và khả năng quản lý thời gian lao động của doanh nghiệp.
Lương theo tháng = x Số ngày làm việc Trong đó: Lương thực tế = Lương căn bản + Các khoản phụ cấp
Lương theo ngày công = số ngày công x đơn giá ngày công
Hình thức tiền lương tính theo thời gian gặp nhiều hạn chế, vì mức lương trả cho người lao động chưa phản ánh đầy đủ nguyên tắc phân phối theo lao động Điều này là do chưa tính đến chất lượng lao động một cách hợp lý, dẫn đến việc chưa phát huy hết chức năng kích thích kinh tế của tiền lương trong việc thúc đẩy sản xuất và khai thác tối đa khả năng của người lao động.
Hình thức trả lương theo sản phẩm là phương thức chi trả dựa trên số lượng và chất lượng sản phẩm hoặc công việc hoàn thành Phương thức này liên kết chặt chẽ năng suất lao động với thu nhập, khuyến khích người lao động nâng cao hiệu suất làm việc, từ đó góp phần tăng sản lượng sản phẩm.
Lương sản phẩm giản đơn = Sản lượng sản phẩm x Đơn giá sản phẩm
Tiền lương được tính dựa trên số lượng sản phẩm hoặc khối lượng công việc hoàn thành, với đơn giá tiền lương không bị giới hạn Điều này có nghĩa là người lao động có thể nhận lương cao hơn nếu sản phẩm hoặc công việc vượt mức quy định.
Kế toán tiền lương
Bảng chấm công là công cụ quan trọng dùng để ghi chép thời gian làm việc và ngày vắng mặt của nhân viên trong các phòng ban Người phụ trách bộ phận hoặc người được uỷ nhiệm sẽ căn cứ vào tình hình thực tế để thực hiện việc chấm công hàng ngày cho từng nhân viên Cuối tháng, bảng chấm công sẽ được ký bởi người chấm công và người phụ trách, sau đó được chuyển đến bộ phận kế toán để kiểm tra và đối chiếu, từ đó quy ra số ngày công để tính lương.
Bảng tạm ứng lương là tài liệu quan trọng giúp kế toán thực hiện việc chi trả lương tạm ứng cho nhân viên có nhu cầu trong tháng Mức lương tạm ứng sẽ được đề xuất bởi người lao động và phải tuân thủ các quy định của công ty.
Bảng thanh toán tiền lương là tài liệu quan trọng dùng để thanh toán lương và phụ cấp cho người lao động, đồng thời kiểm tra và thống kê chi phí lao động Nó bao gồm các khoản phụ cấp, trợ cấp, thưởng và các khoản khấu trừ từ lương Kế toán dựa vào các chứng từ liên quan để lập bảng thanh toán, và sau khi được phê duyệt, bảng này sẽ là cơ sở để lập phiếu lĩnh lương và phát lương Người lao động cần ký nhận khi lĩnh lương, hoặc người nhận hộ phải ký thay Sau khi hoàn tất thanh toán, bảng thanh toán tiền lương cần được lưu trữ tại phòng kế toán.
Tài khoản 334: phải trả người lao động
Tài khoản này phản ánh tình hình thanh toán các khoản phải trả cho nhân viên, bao gồm lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản thu nhập khác.
- Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản đã trả, đã ứng cho công nhân viên
- Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của công nhân viên
- Các khoản tiền công đã ứng trước, hoặc đã trả với lao động thuê ngoài
- Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác phải trả cho công nhân viên
- Các khoản tiền công phải trả cho lao động thuê ngoài
- Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác còn phải trả cho công nhân viên
- Các khoản tiền công còn phải trả cho lao động thuê ngoài
Tài khoản 334 ghi nhận số dư bên Nợ, phản ánh số tiền đã chi trả vượt quá số tiền phải trả cho lương, công, thưởng và các khoản khác cho nhân viên.
Tài khoản 622 được sử dụng để ghi nhận chi phí nhân công trực tiếp liên quan đến hoạt động sản xuất và kinh doanh trong các lĩnh vực như công nghiệp, xây dựng, nông lâm nghiệp, ngư nghiệp, và các dịch vụ như giao thông vận tải, bưu chính viễn thông, du lịch, và khách sạn.
Tài khoản 627 được sử dụng để ghi nhận chi phí sản xuất và kinh doanh chung tại phân xưởng sản xuất sản phẩm Các chi phí này bao gồm lương nhân viên quản lý và nhân viên trực tiếp sản xuất, khấu hao tài sản cố định phục vụ sản xuất, cũng như các khoản trích BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ theo tỷ lệ quy định trên lương nhân viên Ngoài ra, tài khoản này còn phản ánh các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến hoạt động của phân xưởng.
Tài khoản 641 ghi nhận các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình sản xuất sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ Những chi phí này bao gồm chi phí nhân viên, chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm và quảng cáo.
Tài khoản 642 phản ánh chi phí quản lý chung của doanh nghiệp, bao gồm chi phí lương và các khoản phụ cấp cho nhân viên bộ phận quản lý, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, và kinh phí công đoàn Ngoài ra, tài khoản này còn ghi nhận chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động, khấu hao tài sản cố định phục vụ quản lý, tiền thuê đất, thuế môn bài, dự phòng phải thu khó đòi, và các dịch vụ mua ngoài như điện, nước, điện thoại, fax, bảo hiểm tài sản và cháy nổ Cuối cùng, chi phí tiếp khách và hội nghị khách hàng cũng được tính vào tài khoản này.
Sổ chi tiết TK 334 là công cụ quan trọng để ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ tài chính liên quan đến tiền lương, nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý Dữ liệu từ sổ kế toán chi tiết cung cấp thông tin cần thiết cho việc quản lý tài sản, nguồn vốn, doanh thu và chi phí, đặc biệt là những thông tin chưa được phản ánh trong sổ nhật ký và sổ cái.
Sổ chi tiết TK 622, TK 627, TK 641, và TK 642 được sử dụng để ghi nhận thông tin chi tiết và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền lương, mà chưa được thể hiện trong sổ nhật ký và sổ cái.
-Sổ nhật ký chung dùng để tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là căn cứ cho việc ghi sổ cái
Sổ cái các tài khoản 334, 622, 627, 641: được sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế và tài chính phát sinh trong niên độ kế toán, theo hệ thống tài khoản kế toán quy định cho doanh nghiệp.
2.4.4 Trình tự hạch toán tiền lương
• Tính tổng lương phải trả cho người lao động:
Nợ TK 622: Tiền lương phải trả cho nhân viên trực tiếp sản xuất sản phẩm
Nợ TK 627: Tiền lương phải trả cho bộ phận sản xuất
Nợ TK 641: Tiền lương phải trả cho bộ phận bán hàng
Nợ TK 642: Tiền lương phải trả cho bộ phận quản lý doanh nghiệp
Có TK 334: Tổng tiền lương phải trả người lao động
• Khi tạm ứng lương trong tháng:
Nợ TK 334: Tiền lương tạm ứng cho nhân viên công ty
Có TK 111, 112: Tổng số tiền tạm ứng
• Khi thanh toán tiền lương cho người lao động:
Nợ TK 334: Tiền lương phải trả cho công nhân viên sau khi trừ đi các khoản trích theo lương và tạm ứng trong tháng
Có TK 111, 112: Tổng số tiền lương còn lại cần phải thanh toán.
Kế toán các khoản trích theo lương
Bảng chi tiết các khoản trích theo lương là tài liệu quan trọng mô tả tỷ lệ và số tiền cụ thể của từng khoản trích Nó cung cấp thông tin về tỷ lệ phần trăm chi phí mà doanh nghiệp phải chịu và phần trăm khấu trừ từ lương của người lao động theo quy định của nhà nước.
Giấy chứng nhận nghỉ hưởng BHXH là mẫu giấy cần thiết do các cơ sở y tế cấp cho người lao động, xác nhận thời gian nghỉ việc để nhận trợ cấp bảo hiểm xã hội.
- Giấy xác nhận nghỉ việc để chăm sóc con ốm đau
- Quyết định về việc nghỉ việc hưởng chế độ hưu trí
- Danh sách đề nghị giải quyết hưởng chế độ ốm đau, thai sản
Tài khoản 338, bao gồm các tài khoản 3382, 3383, 3384 và 3386, được sử dụng để ghi nhận tình hình thanh toán liên quan đến các khoản phải trả và phải nộp, ngoài những nội dung đã được phản ánh trong các tài khoản khác.
Kết cấu của TK 338_chi tiết TK 3382, 3383, 3384, 3386:
- Bảo hiểm xã hội phải trả cho công nhân viên
- Kinh phí công đoàn chi tại đơn vị
- Số BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ
- Trích BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh
- Các khoản thanh toán với công nhân viên về tiền nhà, điện, nước ở tập thể
- Tính BHXH, BHTN, BHYT trừ vào lương của công nhân viên
- Các khoản phải trả khác
- Số tiền còn phải trả, phải nộp
- BHXH, BHTN, BHYT và KPCĐ đã trích chƣa nộp đủ cho cơ quan quản lý hoặc số quỹ để lại cho đơn vị chƣa chi hết
Tài khoản này có thể ghi nhận số dư bên Nợ, phản ánh số tiền đã thanh toán hoặc nộp vượt quá số phải trả, bao gồm cả các khoản BHXH và KPCĐ chưa được cấp bù.
Sổ chi tiết các tài khoản 3382, 3383, 3384, 3386 được sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế và tài chính liên quan đến các khoản trích theo lương, nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý Dữ liệu từ sổ kế toán chi tiết cung cấp thông tin quan trọng cho việc quản lý tài sản, nguồn vốn, doanh thu và chi phí chưa được phản ánh trên sổ nhật ký và sổ cái.
Sổ chi tiết TK 622, TK 627, TK 641, TK 642 được sử dụng để phản ánh thông tin chi tiết và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các khoản trích theo lương, mà chưa được ghi nhận trong sổ nhật ký chung và sổ cái.
-Sổ nhật ký chung dùng để tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là căn cứ cho việc ghi sổ cái
Sổ cái các tài khoản 3382, 3383, 3384, và 3386 ghi chép chi tiết các nghiệp vụ phát sinh trong niên độ kế toán, dựa trên sổ nhật ký chung Các tài khoản này được quy định trong hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp, giúp quản lý và theo dõi các giao dịch tài chính một cách hiệu quả.
2.5.4 Trình tự hạch toán các khoản trích theo lương
• Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ tính vào chi phí của doanh nghiệp:
Nợ TK 627, 641, 642: Tỷ lệ trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ tính vào chi phí của doanh nghiếp (24%)
Có TK 3382: Tỷ lệ trích KPCĐ tính vào chi phí của doanh nghiệp (2%)
Có TK 3383: Tỷ lệ trích BHXH tính vào chi phí của doanh nghiệp (18%)
Có TK 3384: Tỷ lệ trích BHYT tính vào chi phí của doanh nghiệp (3%)
Có TK 3386: Tỷ lệ trích BHTN tính vào chi phí của doanh nghiệp (1%)
• Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ khấu trừ vào lương người lao động:
Nợ TK 3341: Tỷ lệ trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ khấu trừ vào lương người lao động (10,5%)
Có TK 3383: Tỷ lệ trích BHXH khấu trừ vào lương người lao động (8%)
Có TK 3384: Tỷ lệ trích BHYT khấu trừ vào lương người lao động (1,5%)
Có TK 3386: Tỷ lệ trích BHTN khấu trừ vào lương người lao động (1%)
Nộp tiền BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ lên cơ quan cấp trên:
Nợ TK 338: số tiền BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ cần phải nộp lên
Có TK 112: số tiền nộp lên cơ quan bảo hiểm
Trợ cấp BHXH phải trả:
Nợ TK 338: khoản trợ cấp BHXH phải trả cho công nhân viên
Có TK 334: khoản trợ cấp phải trả cho công nhân viên được cộng vào lương
Khi nhận các khoản trợ cấp từ cơ quan bảo hiểm:
Nợ TK 112: số tiền BHXH chi trả cho công nhân viên công ty
Có TK 338: khoản trợ cấp BHXH mà cơ quan bảo hiểm chi trả
Sau khi xem xét lý thuyết liên quan đến đề tài nghiên cứu, chúng ta sẽ so sánh thực tế tại một công ty với lý thuyết để đưa ra những nhận xét cá nhân, từ đó nâng cao kiến thức và chuẩn bị tốt cho công việc tương lai Đầu tiên, chúng ta sẽ tìm hiểu sơ lược về công ty mà tác giả đã chọn làm địa điểm nghiên cứu.
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH MTV XD TM DV AN PHÚ QN
Giới thiệu về quá trình hình thành và phát triển công ty
3.1.1 Thông tin chung về công ty Địa chỉ trụ sở chính: 157/12A Trần Bá Giao, P.5, Q.Gò Vấp, TP.Hồ Chí Minh Địa chỉ văn phòng giao dịch: 120 Đinh Bộ Lĩnh, P.26, Q.Bình Thạnh, TP.Hồ Chí Minh Giấy phép kinh doanh: 0310925189 - Ngày cấp: 16/06/2011 Điện thoại: 08.35118586 - Fax: 08.62899515
Giám đốc: Nguyễn Dân Nghị
Công ty TNHH MTV XD TM DV AN PHÚ QN, do ông Nguyễn Dân Nghị thành lập, chính thức đi vào hoạt động từ năm 2011 Doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0310925189 bởi Sở Kế hoạch Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh.
Công ty chúng tôi, thành lập vào ngày 16 tháng 06 năm 2011, chuyên cung cấp và sản xuất các loại phụ gia xây dựng Chúng tôi cũng hoạt động trong lĩnh vực thi công tẩy rỉ sắt thép, tẩy bê tông dính thép và thi công chống thấm, đáp ứng nhu cầu đa dạng trong ngành xây dựng.
3.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty
Trong 6 năm qua, công ty TNHH MTV XD TM DV An Phú QN đã trưởng thành và hoạt động ổn định hơn, với mục tiêu phát triển ngành công nghiệp xây dựng Công ty nỗ lực trở thành một trong những đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực này, không ngừng cải thiện và chuyên nghiệp hóa các dịch vụ của mình.
Công ty TNHH MTV XD TM DV An Phú QN đang mở rộng kinh doanh sang lĩnh vực nội thất, phát triển cơ sở hạ tầng và nguồn nhân lực để cạnh tranh trên thị trường nội thất trong nước Để đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng, công ty không chỉ cung cấp các sản phẩm có sẵn mà còn chuyên sản xuất và thiết kế nội thất theo yêu cầu khách hàng Với đội ngũ nhân viên trẻ, năng động và nhiệt huyết, An Phú QN mong muốn xây dựng vị thế vững chắc trên thị trường và khẳng định tầm nhìn của mình.
Cơ cấu tổ chức quản lý ở công ty
3.2.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của công ty
Trong những năm qua, công ty đã nỗ lực xây dựng và hoàn thiện cơ chế hoạt động sản xuất nội bộ một cách hợp lý, nhằm phát huy tính chủ động và tích cực trong các hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc biệt là trong việc khai thác thị trường và tổ chức sản xuất.
Cơ cấu tổ chức và phân cấp quản lý của công ty TNHH MTV XD TM DV An Phú QN rất phù hợp với sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong bối cảnh nền kinh tế thị trường hiện nay.
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của công ty
Giám đốc công ty là người đứng đầu và đại diện cho doanh nghiệp trước pháp luật, chịu trách nhiệm toàn diện về mọi hoạt động kinh doanh Họ chỉ đạo trực tiếp các phòng ban và phân xưởng, đảm bảo hiệu quả trong sản xuất và sử dụng vốn cũng như nguồn nhân lực Ngoài ra, giám đốc còn là người ký duyệt các quyết định, hồ sơ và hợp đồng quan trọng của công ty.
Phòng kế toán thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn theo quy định của Nhà nước về chuẩn mực và nguyên tắc kế toán Đồng thời, phòng kế toán cũng có trách nhiệm thông báo cho giám đốc về chế độ kế toán hiện hành cũng như những thay đổi liên quan qua từng thời kỳ.
Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc tiêu thụ hàng hóa, mở rộng thị trường và tìm kiếm đối tác cho công ty Bộ phận này luôn nỗ lực hết mình để phát triển các chiến lược kinh doanh mới, nhằm thu hút sự chú ý của khách hàng và tăng cường hiệu quả kinh doanh.
Phòng thiết kế đóng vai trò quan trọng trong việc hợp tác trực tiếp với các đơn vị sản xuất và gặp gỡ khách hàng để thảo luận về bản vẽ kỹ thuật Đội ngũ thiết kế không ngừng sáng tạo các sản phẩm mới, cạnh tranh trên thị trường, nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu và sở thích của người tiêu dùng.
Phân xưởng Phòng hành chính nhân sự
Các phân xưởng hoạt động hiệu quả và đảm bảo chất lượng sản phẩm Đội thi công công trình làm việc dưới sự chỉ đạo của đội trưởng, người chịu trách nhiệm chung và báo cáo tiến độ công việc lên Giám đốc.
Cơ cấu tổ chức kế toán tại công ty
3.3.1 Sơ đồ tổ chức phòng kế toán tại công ty
Sơ đồ 3.2: Sơ đồ tổ chức phòng kế toán tại công ty
Kế toán trưởng là người đứng đầu bộ phận kế toán trong công ty, có trách nhiệm tổ chức công tác kế toán phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp Họ đảm nhận việc lập báo cáo tài chính, dự trù nguồn tài chính và ký duyệt tất cả các luồng tiền ra vào của công ty.
Kế toán nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ, quản lý công nợ của khách hàng và nhà cung cấp nhằm thu hồi nợ và thanh toán đúng hạn Ngoài ra, kế toán nội bộ còn thực hiện hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương cho toàn bộ nhân viên trong công ty.
Kế toán thuế đảm nhiệm việc thu thập, xử lý và sắp xếp hóa đơn chứng từ hàng ngày Họ cũng thực hiện kê khai và lập các báo cáo thuế theo tháng, quý và năm, đồng thời làm việc trực tiếp với cơ quan thuế.
Kế toán bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc xử lý trực tiếp các đơn hàng và hóa đơn bán hàng Họ theo dõi tình hình hàng hóa trong kho, đảm bảo tính chính xác và kịp thời của thông tin Ngoài ra, kế toán bán hàng còn làm việc trực tiếp với khách hàng và xưởng sản xuất, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh.
3.3.2 Hình thức ghi sổ kế toán
Công ty sử dụng phần mềm kế toán Simba để thực hiện kế toán trên máy vi tính Mặc dù phần mềm này không hiển thị toàn bộ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng nó có khả năng in đầy đủ các sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định hiện hành.
Kế toán nội bộ Kế toán thuế Kế toán bán hàng
Trình tự tiến hành ghi sổ:
Sơ đồ 3.3: Sơ đồ hình thức kế toán áp dụng tại công ty
Nhập số liệu hàng ngày Đối chiếu kiểm tra
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm
3.3.3 Chế độ kế toán áp dụng tại công ty
- Hiện nay công ty đang áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo thông tƣ 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính
- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hằng năm
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là: đồng Việt Nam (VNĐ)
- Hình thức sổ kế toán đang áp dụng là: nhật ký chung.
Tình hình tài chính và kết quả hoạt động của công ty hai năm gần đây
Số tiền % Tài sản ngắn hạn 5,397,490,090 7,030,893,773 1,633,403,683 23.2% Tài sản dài hạn 1,262,111,452 1,840,142,079 578,030,627 31.4%
2 Nợ dài hạn 4,309,524,992 6,592,291,238 2,282,766,246 34.6% Vốn chủ sở hữu 917,440,360 912,905,887 (4,534,473) -0.5%
TỔNG NGUỒN VỐN 6,659,601,542 8,871,035,852 2,211,434,310 24.9% Doanh thu thuần 8,895,731,240 10,467,431,105 1,571,699,865 15.02%
Chi phí 8,796,439,139 10,356,868,535 1,560,429,396 15.07% Lợi nhuận thuần 99,292,101 110,562,570 11,270,469 10.19%
Tổng số lao động (người) 51 62 11 17.7%
Bảng 3.1: Bảng cân đối tài khoản rút gọn và đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Phần mềm kế toán Sổ tổng hợp
Năm 2016, tổng tài sản và tổng nguồn vốn của doanh nghiệp đều tăng so với năm 2015, với mức tăng 2,2 tỷ đồng, tương ứng 24,9% Sự gia tăng này chủ yếu đến từ tài sản ngắn hạn và nợ phải trả, cho thấy doanh nghiệp đang mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh.
Năm 2016, tài sản ngắn hạn tăng 23,2%, tương đương 1,6 tỷ đồng, chủ yếu nhờ vào sự gia tăng của các khoản tiền và tương đương tiền, cùng với việc doanh nghiệp tăng cường dự trữ hàng tồn kho để phục vụ tiêu thụ trong năm tiếp theo Đồng thời, tài sản dài hạn cũng tăng 31,4%, tức 0,5 tỷ đồng, do doanh nghiệp bắt đầu mở rộng đầu tư vào tài sản cố định như nhà xưởng, máy móc và thiết bị.
Nợ phải trả năm 2016 tăng 2,2 tỷ, tương đương 27,8%, với nợ dài hạn tăng 34,6% do doanh nghiệp đầu tư mạnh mẽ cho kế hoạch phát triển lâu dài Trong khi đó, vốn chủ sở hữu giảm 0,5% so với năm 2015, chủ yếu vì doanh nghiệp tập trung vào nguồn tài trợ bên ngoài thay vì sử dụng vốn tự có Sự biến động này vừa cho thấy tiềm năng phát triển của công ty, vừa cảnh báo chủ doanh nghiệp cần thận trọng để tránh rủi ro không đáng có.
Năm 2016, công ty ghi nhận chi phí tăng 15,07%, vượt qua doanh thu tăng 15,02%, dẫn đến lợi nhuận thuần chỉ tăng 10,19%, tương đương 0,11 tỷ đồng Sự tăng trưởng này chủ yếu nhờ vào việc đầu tư mở rộng sản xuất và chuyển từ mua bán sang tự sản xuất và phân phối Tuy nhiên, việc đổi mới dây chuyền sản xuất yêu cầu nhiều khoản chi phí như mua sắm thiết bị mới, đào tạo nhân lực và phát triển hạ tầng, đã làm chậm tốc độ tăng lợi nhuận Dù vậy, nhờ chiến lược đầu tư đúng đắn, lợi nhuận vẫn tăng qua các năm Đội ngũ nhân viên cũng tăng thêm 11 người so với năm 2015 do nhu cầu mở rộng hoạt động sản xuất.
Công ty TNHH MTV XD TM DV An Phú QN đã đạt được nhiều chỉ tiêu quan trọng, cho thấy nỗ lực trong việc phát triển bền vững và nâng cao vị thế trên thị trường nội địa Để tiếp tục thành công trong tương lai, công ty cần xây dựng các chính sách chiến lược mới và mạnh dạn đầu tư mở rộng quy mô hoạt động.
TÌM HIỂU CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH
Phân loại lao động
Công ty sở hữu đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ chuyên môn cao, tâm huyết và giàu kinh nghiệm trong quản lý Đồng thời, các tổ đội sản xuất cũng tập trung những công nhân lành nghề, có trách nhiệm và tận tâm với công việc của mình.
Công ty có tổng cộng 62 công nhân viên, chia thành lao động trực tiếp và lao động gián tiếp
Lao động trực tiếp là những công nhân tham gia vào các tổ đội sản xuất và xây dựng, trực tiếp góp phần vào quá trình sản xuất kinh doanh của công ty.
Lao động gián tiếp bao gồm các cán bộ quản lý làm việc tại các phòng ban trong công ty, nhưng không tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất kinh doanh.
STT Chỉ tiêu phân loại
-Trình độ đại học trở lên
-Trình độ trung cấp, cao đẳng
Bảng 4.1: Bảng phân loại lao động
Công ty không chỉ sở hữu đội ngũ nhân viên chính thức mà còn sử dụng lao động thời vụ cho các công trình bên ngoài, nhằm mục đích giảm thiểu chi phí.
Theo bảng phân loại, tỷ lệ lao động trực tiếp chiếm 75,8% tổng số lao động, gấp 3 lần so với lao động gián tiếp chỉ 24,2% Trong bối cảnh công ty đang mở rộng quy mô và tăng cường hoạt động sản xuất kinh doanh, tỷ lệ lao động này càng trở nên quan trọng.
Quy chế trả lương, thưởng áp dụng tại công ty TNHH MTV XD TM DV An Phú QN
4.2 Quy chế trả lương, thưởng áp ụng tại công ty TNHH MTV XD TM DV An Phú QN
Việc trả lương cho người lao động phải tuân theo quy định pháp luật, dựa trên mức lương do Giám đốc phê duyệt và kết quả sản xuất kinh doanh Quỹ tiền lương cần được phân phối trực tiếp cho nhân viên trong công ty, và tuyệt đối cấm sử dụng quỹ này cho các mục đích khác.
4.2.2 Quy định cách tính lương và trả lương
Việc tính lương cho người lao động diễn ra hàng tháng dựa trên chứng từ hạch toán thời gian và kết quả lao động Kế toán sử dụng bảng thanh toán tiền lương để phản ánh số tiền lương phải trả cho công nhân viên Mức lương của nhân viên khác nhau tùy thuộc vào vị trí, khả năng, trình độ, kinh nghiệm và hiệu quả công việc Tại công ty TNHH MTV XD TM DV An Phú QN, có hình thức trả lương theo thời gian, bao gồm trả lương hàng tháng cho nhân viên chính thức và trả lương theo ngày cho công nhân thuê ngoài làm theo thời vụ.
Các khoản phụ cấp phải trả cho công nhân viên
Ngoài mức lương cơ bản, mỗi nhân viên trong công ty còn nhận thêm các khoản phụ cấp tùy thuộc vào chức vụ, trình độ và bảng lương theo quy định của công ty.
Phụ cấp trách nhiệm được áp dụng nhằm hỗ trợ và khuyến khích tinh thần trách nhiệm của nhân viên đối với quyền hạn và chức năng quản lý của họ.
Phụ cấp đi công trình là khoản tiền hỗ trợ từ công ty dành cho nhân viên khi làm việc tại các công trình, với mục tiêu khuyến khích và động viên họ làm việc hiệu quả hơn.
Phụ cấp công trình = 20.000/người/ngày
Phụ cấp điện thoại là khoản hỗ trợ dành cho nhân viên có nhiệm vụ giao dịch và liên lạc thường xuyên với khách hàng Mức phụ cấp này sẽ được điều chỉnh phù hợp với từng vị trí công việc trong công ty.
Phụ cấp xăng xe là khoản hỗ trợ tài chính dành cho nhân viên phải di chuyển nhiều trong công việc, tùy thuộc vào vị trí và yêu cầu công việc của công ty.
Phụ cấp tiền ăn là khoản hỗ trợ tài chính từ công ty dành cho cán bộ nhân viên, nhằm nâng cao sức khỏe và giảm bớt gánh nặng chi phí sinh hoạt cho họ.
Phụ cấp tiền ăn = 20.000đ/người/ngày
Thanh toán lương cho công nhân viên
Hàng tháng, căn cứ vào bảng chấm công và kiểm tra dữ liệu từ máy chấm công, kế toán tổng hợp sẽ lập bảng lương và gửi cho giám đốc để xét duyệt Sau khi được phê duyệt, kế toán sẽ tiến hành thanh toán lương cho nhân viên Công ty TNHH MTV XD TM DV An Phú QN thực hiện việc thanh toán tiền lương cho công nhân viên theo hai kỳ, bao gồm cả trực tiếp và gián tiếp.
Vào ngày 25 hàng tháng, nhân viên có thể tạm ứng lương, với số tiền tạm ứng không vượt quá 50% lương đã thỏa thuận Việc tạm ứng này được thực hiện dựa trên danh sách do phòng kế toán lập.
Vào ngày 10 hàng tháng, công ty sẽ thanh toán số tiền lương còn lại cho nhân viên, sau khi đã trừ đi số tiền tạm ứng và các khoản khấu trừ từ thu nhập.
Vào ngày 30 hàng tháng, nhân viên có thể tạm ứng lương với số tiền không vượt quá 50% lương theo thỏa thuận Việc tạm ứng này dựa vào danh sách do phòng kế toán lập.
Vào ngày 15 hàng tháng, doanh nghiệp sẽ trả số tiền lương còn lại cho nhân viên sau khi đã trừ đi số tiền tạm ứng và các khoản khấu trừ vào thu nhập.
Hiện nay công ty vẫn còn áp dụng hình thức trả lương bằng tiền mặt
Việc tăng lương tại công ty TNHH MTV XD TM DV An Phú QN được xác định dựa trên thời gian làm việc, quá trình công tác và kết quả làm việc của từng cá nhân Chế độ tăng lương thường áp dụng cho các trường hợp cụ thể nhằm khuyến khích nhân viên phát triển và cống hiến.
- Nhân viên có thời gian gắn bó lâu dài với công ty và có thành tích tốt trong quá trình làm việc
- Nhân viên có năng lực, trình độ chuyên môn và tay nghề cao thể hiện tốt trong công việc.
Phương pháp tính lương, trả lương và các khoản trích theo lương áp ụng tại công ty
Tiền thưởng tại công ty TNHH MTV XD TM DV An Phú QN được xác định dựa trên kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và được tính hàng quý cũng như cuối năm Đối với nhân viên kinh doanh, doanh số sẽ được tổng hợp hàng quý để tính hoa hồng, phần thưởng này không chỉ là phần thưởng cho nỗ lực làm việc mà còn là động lực thúc đẩy nhân viên tăng cường hiệu suất, từ đó góp phần gia tăng doanh thu và lợi nhuận cho công ty, đồng thời nâng cao thu nhập cá nhân.
Cuối mỗi năm, công ty tổ chức đợt thưởng cho toàn bộ nhân viên, với mức thưởng khác nhau dựa trên biểu hiện và thời gian làm việc của từng người Quyết định về mức thưởng sẽ do giám đốc đưa ra.
Công ty không chỉ có chế độ khen thưởng mà còn quy định mức phạt đối với nhân viên vi phạm nội quy, nhằm nâng cao hình ảnh và phong cách làm việc Những hình thức phạt bao gồm việc trừ lương đối với các trường hợp như đi trễ, làm việc riêng, hoặc ăn uống trong giờ làm.
4.3 Phương pháp tính lương, trả lương và tính các khoản trích theo lương tại công ty TNHH MTV XD TM DV An Phú QN
4.3.1 Cách tính lương và trả lương
Đối với người lao động trong danh sách nhân viên công ty:
Công ty thực hiện trả lương hàng tháng cho cán bộ công nhân viên dựa trên mức lương cơ bản đã thỏa thuận và số ngày làm việc trong tháng Bảng chấm công được hoàn thành vào cuối tháng, với lịch làm việc 6 ngày mỗi tuần Mỗi phòng ban có trách nhiệm theo dõi và ghi chép cụ thể các ngày nghỉ cùng lý do để phục vụ cho việc tính toán lương hàng tháng một cách chính xác Lương được tính theo công thức đã quy định.
Lương tháng = x Số ngày làm việc thực tế Trong đó: Lương thực tế = Lương cơ bản + Các khoản phụ cấp
Hình thức trả lương này áp dụng đối với công nhân viên làm việc tại văn phòng và các quản lý phân xưởng
Ví dụ 1: Tính tiền lương phải trả tháng 12/2016 của anh Nguyễn Đôn Nha_nhân viên kinh doanh
Ngày công làm việc thực tế: 27 ngày
Phụ cấp tháng: 2.980.000đ (bao gồm phụ cấp trách nhiệm, xăng xe,…)
Trả lương theo ngày là hình thức thanh toán mà doanh nghiệp và người lao động đã thống nhất về mức lương ngày công Mỗi tháng, doanh nghiệp sẽ thực hiện thanh toán lương cho người lao động dựa trên mức lương đã thỏa thuận ban đầu.
Lương người lao động = tiền công ngày x số ngày làm việc thực tế + phụ cấp
Hình thức trả lương cho công nhân viên tại các xưởng sản xuất được theo dõi thông qua bảng chấm công, do quản lý xưởng giám sát và ghi chép Cuối tháng, bảng chấm công sẽ được xác nhận với người lao động và sau đó gửi lên phòng kế toán để kiểm tra, tính toán và thực hiện thanh toán lương cho nhân viên.
Ví dụ 2: Trong tháng 12/2016 tính lương thực tế phải trả cho anh Nguyễn Thanh
Phong_nhân viên xưởng mộc
Mức lương cơ bản: 250.000đ/ngày
Ngày công thực tế: 24 ngày
Ngày đi công trình: 5 ngày
Phụ cấp đi công trình: 20.000đ/người/ngày
Đối với lao động thời vụ:
Trong ngành xây dựng, các công ty thường thuê công nhân thời vụ theo hình thức khoán ngày công để thực hiện các hạng mục công trình Những công nhân này làm việc dưới sự giám sát của đội trưởng đội thi công, là nhân viên chính thức của công ty Sau khi hoàn thành công trình và thực hiện quyết toán, công ty sẽ tiến hành thanh toán lương cho người lao động.
Lương theo ngày công = số ngày công làm việc x đơn giá ngày công theo quy định
Ví dụ: Tính lương tháng 12/2016 của anh Phạm Phú Vũ_công nhân công trình chống thấm
Ngày công thực tế: 14 ngày
4.3.2 Cách tính các khoản trích theo lương
Các khoản trích theo lương bao gồm bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn, là nghĩa vụ bắt buộc của doanh nghiệp nhằm bảo vệ quyền lợi của người lao động theo quy định của Nhà nước.
4.3.2.1 Bảo hiểm xã hội (BHXH)
Quỹ BHXH dùng để chi trả cho người lao động khi họ về hưu, ốm đau, thai sản, tử tuất, theo chế độ hiện hành
Quỹ Bảo hiểm y tế (BHYT) được sử dụng để chi trả cho người tham gia trong quá trình khám chữa bệnh Khi người lao động đóng tiền BHYT, họ sẽ nhận được thẻ BHYT, giúp dễ dàng tiếp cận dịch vụ y tế Quỹ BHYT sẽ thanh toán 80% chi phí khám chữa bệnh, trong khi người lao động chỉ cần chi trả 20%.
4.3.2.3 Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)
BHTN là số tiền được trích để trợ cấp cho người lao động bị mất việc làm Điều kiện để được hưởng trợ cấp BHTN là:
- Người lao động đã đóng BHTN 12 tháng trở lên trong thời gian 24 tháng trước khi mất việc làm
- Người lao động đã đăng ký BHTN với tổ chức BHXH
- Người lao động chưa tìm được việc sau 15 ngày kể từ ngày đăng ký thất nghiệp
4.3.2.4 Kinh phí công đoàn (KPCĐ)
KPCĐ đƣợc trích nhằm phục vụ cho các hoạt động về công đoàn trong doanh nghiệp và đƣợc tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ
4.3.2.5 Tỷ lệ các khoản trích theo lương
Chỉ tiêu Tính vào chi phí của DN (%)
Khấu tr vào lương người lao động (%)
Bảng 4.2: Bảng tỷ lệ các khoản trích theo lương tại công ty
Ví dụ: Chị Ngô Thị Thu Hoài – Nhân viên phòng kế toán, tính các khoản trích theo lương tháng 12 năm 2016 với mức lương đóng bảo hiểm của chị là 3.750.000đ
Số tiền tính vào chi phí của DN
Số tiền khấu tr vào lương người lao động
Bảng 4.3: Bảng ví dụ các khoản trích theo lương tại công ty.
Trình tự kế toán các khoản trích theo lương
Sau khi thu thập tài liệu từ công ty và tham khảo thêm các nguồn bên ngoài, quá trình xử lý dữ liệu sẽ diễn ra bằng cách chọn lọc các thông tin hữu ích, giúp việc nghiên cứu và tìm hiểu trở nên dễ dàng hơn.
Phân tích dữ liệu là bước quan trọng sau khi thu thập đầy đủ thông tin, giúp so sánh và đánh giá thực tế với lý thuyết Qua quá trình này, chúng ta có thể đưa ra các biện pháp cụ thể nhằm cải thiện hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra.
1.5 Kết cấu đề tài Đề tài bao gồm 5 chương:
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
CHƯƠNG 3: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MTV XD TM DV AN PHÚ QN
CHƯƠNG 4: TÌM HIỂU CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV XD TM DV AN PHÚ QN
NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ
Nhận xét
5.1.1 So sánh thực tế và lý thuyết công tác kế toán tại công ty
Theo lý thuyết, các khoản trích bảo hiểm khấu trừ vào lương của người lao động được tính dựa trên lương thực nhận Tuy nhiên, thực tế tại nhiều công ty lại áp dụng phương pháp tính dựa trên mức lương cơ bản.
Một số người lao động vẫn chưa tham gia đóng bảo hiểm mặc dù đã có hợp đồng lao động đầy đủ Nguyên nhân chủ yếu là họ chưa nhận thức được tầm quan trọng của việc đóng bảo hiểm, dẫn đến việc không kiến nghị lên giám đốc để yêu cầu quyền lợi của mình.
Hiện nay, việc công ty thanh toán lương qua nhiều kỳ và bằng tiền mặt đang tạo áp lực lớn cho bộ phận kế toán, đồng thời gia tăng rủi ro trong quá trình chi trả lương cho nhân viên.
- Công ty có sử dụng lao động trực tiếp nhƣng lại không hạch toán vào tài khoản 622 theo quy định mà gọp chung vào tài khoản 627
5.1.2 Nhận xét về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty
Tiền lương đóng vai trò quan trọng trong đời sống của công nhân viên, vì phần lớn thu nhập của họ phụ thuộc vào nó Ngoài ra, tiền lương còn là yếu tố thúc đẩy tinh thần làm việc và tạo động lực cho người lao động quan tâm đến kết quả công việc Do đó, công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là rất cần thiết trong quá trình kinh doanh của công ty, góp phần giúp công ty đạt được kế hoạch đã đề ra Qua nghiên cứu tại công ty TNHH MTV XD TM DV An Phú QN, tôi đã có những nhận xét về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của công ty.
Trong quá trình tính lương, cần đảm bảo tính chính xác và thống nhất cả trong tháng và giữa các tháng trong năm Phương pháp tính lương nên đơn giản, dễ hiểu và dễ thực hiện Việc theo dõi số liệu từ chứng từ gốc vào các sổ sách kế toán là yếu tố quan trọng để đảm bảo tính chính xác, hợp lý và tuân thủ đúng quy định.
Công ty áp dụng hình thức trả lương linh hoạt, phù hợp với đặc thù ngành nghề, bao gồm trả lương theo tháng cho khối văn phòng để dễ dàng theo dõi thời gian và hiệu quả công việc, cùng với hình thức trả lương theo ngày công cho công nhân tại các phân xưởng và công trình, nhằm khuyến khích trách nhiệm và tăng tốc độ hoàn thành công việc.
Công ty thực hiện công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương theo đúng quy định của Nhà nước, sử dụng hệ thống sổ sách và chứng từ kế toán phù hợp với chế độ kế toán hiện hành Mặc dù một số mẫu sổ đã được điều chỉnh theo yêu cầu công tác, nhưng vẫn đảm bảo tuân thủ quy định của Nhà nước và giữ tính thống nhất cao.
Công tác quản lý nhân sự cần được thực hiện chặt chẽ, bao gồm việc đối chiếu chấm công với thống kê lao động để đảm bảo tính công bằng cho người lao động Đặc biệt, đối với công nhân viên nghỉ hưởng BHXH, việc theo dõi sát sao là rất quan trọng Các chứng từ liên quan phải có đầy đủ chữ ký của các bộ phận để được thanh toán, đồng thời cần có sự xem xét cẩn thận cho từng trường hợp trong việc xác định tỷ lệ hưởng BHXH.
Các chứng từ cần được trình bày đúng quy định, đầy đủ chữ ký và đảm bảo tính chính xác, không có dấu hiệu tẩy xóa Việc thu thập và xử lý chứng từ phải được thực hiện một cách cẩn thận, khoa học và hợp lý, nhằm tạo thuận lợi cho quá trình tính toán và kiểm tra khi cần thiết.
Việc thanh toán các khoản phải trả và phải thu cần được thực hiện rõ ràng và đúng theo quy định Công ty trả lương cho công nhân viên bằng tiền mặt, đúng thời hạn và 2 lần trong tháng, kèm theo việc tạm ứng lương, giúp người lao động dễ dàng chi tiêu và sinh hoạt cá nhân mà không phải chờ đến cuối tháng Điều này không chỉ tạo sự tin tưởng mà còn giúp nâng cao tinh thần trách nhiệm và hăng say làm việc của nhân viên, góp phần vào sự phát triển của đơn vị.
Chi phí tiền lương và các khoản bảo hiểm như BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ được tính toán chính xác và đầy đủ theo tỷ lệ quy định của Nhà nước Những khoản chi này được phân bổ đúng cho từng đối tượng trong chi phí sản xuất kinh doanh và được nộp cho cơ quan quản lý đúng thời hạn.
Để tuân thủ quy định pháp luật về hạch toán lương, công ty TNHH MTV cần thực hiện đúng quy trình ghi nhận lương và các khoản trích theo lương của giám đốc Do đặc thù của loại hình doanh nghiệp này, lương giám đốc cùng các khoản trích theo lương không được tính vào chi phí doanh nghiệp, mà phải được hạch toán riêng vào các khoản chi phí khác.
Kế toán tiền lương dựa vào bảng chấm công từ các phòng ban để xác định số ngày công làm việc của nhân viên trong tháng, từ đó tính toán tiền lương phải trả Tuy nhiên, bảng chấm công chỉ ghi nhận số ngày làm và nghỉ, không phản ánh việc đi sớm về muộn hay chất lượng công việc của từng nhân viên Điều này dễ dẫn đến tình trạng nhân viên chỉ chú trọng đủ ngày công mà không quan tâm đến chất lượng và năng suất lao động.
Hiện nay, nhiều công ty thực hiện chi trả lương cho người lao động bằng tiền mặt và chia thành nhiều kỳ Điều này dễ dẫn đến nhầm lẫn, sai sót và mất mát trong quá trình thanh toán Hơn nữa, việc này tốn nhiều thời gian và không khoa học, không đáp ứng được nhu cầu của công nhân viên.
Theo quy định của Nhà nước, các khoản trích bảo hiểm xã hội được tính dựa trên tổng tiền lương Tuy nhiên, tại công ty TNHH MTV XD TM DV An Phú QN, việc trích lập lại được thực hiện dựa trên mức lương cơ bản.
Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH MTV XD TM DV An Phú QN
Để theo dõi hiệu quả hoạt động của công nhân viên, việc sử dụng thiết bị máy chấm công là cần thiết Điều này giúp quản lý sát sao hoạt động hàng ngày của đội ngũ nhân viên, từ đó nắm bắt kịp thời tiến độ công việc Ngoài ra, việc này cũng hỗ trợ hoàn thiện công tác kế toán một cách chính xác và nhanh chóng hơn, đồng thời đảm bảo tính chính xác trong việc ghi nhận thời gian làm việc của từng nhân viên Qua đó, tạo ra tinh thần trách nhiệm trong công việc, tránh tình trạng lơ là hoặc chỉ làm cho hết việc.
Việc trả lương cho công nhân viên qua thẻ không chỉ giúp hạn chế rủi ro về tiền mà còn giảm áp lực cho nhân viên kế toán trong quá trình chi trả Hơn nữa, phương thức thanh toán này mang tính khoa học, giúp tiết kiệm thời gian di chuyển để phát lương cho từng bộ phận.
Công ty nên khuyến khích người lao động tham gia đầy đủ các loại hình bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và kinh phí công đoàn (KPCĐ) Việc tuyên truyền về lợi ích của việc tham gia đầy đủ các loại hình bảo hiểm sẽ giúp người lao động nhận thức rõ hơn về quyền lợi và sự bảo vệ mà họ nhận được từ các chương trình bảo hiểm này.
Công ty cần tuân thủ quy định của Nhà nước về việc trích lập bảo hiểm dựa trên tổng lương của công nhân viên, thay vì chỉ dựa vào lương cơ bản như hiện nay, nhằm bảo vệ quyền lợi lâu dài cho người lao động.
Cần xem xét việc giữ lại một phần quỹ kinh phí công đoàn để hỗ trợ cho các hoạt động của công đoàn cơ sở, hoặc có thể đóng thêm để thuận tiện cho các sinh hoạt công đoàn nếu cần thiết.
Các quy định xử phạt đối với công nhân viên trong công ty hiện nay chưa phù hợp với quy định pháp luật Do đó, doanh nghiệp cần xem xét và điều chỉnh lại các quy định này để tránh những ý kiến trái chiều không cần thiết trong nội bộ, từ đó bảo vệ tinh thần làm việc của nhân viên.
Qua quá trình nghiên cứu thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH MTV XD TM DV An Phú QN, tôi đã nhận thấy một số vấn đề quan trọng cần được chú ý Từ đó, tôi đã đề xuất một số biện pháp nhằm cải thiện hệ thống kế toán, với hy vọng góp phần giúp công ty ngày càng hoàn thiện và phát triển hơn trong tương lai.
