CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH
Tổng quan về kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh
1.1.1 Khái niệm về bán hàng:
Hàng hóa bao gồm máy móc, thiết bị, vật liệu thô, nhiên liệu, hàng tiêu dùng và các tài sản lưu động khác Khái niệm này cũng mở rộng đến nhà cho thuê, nhà để mua hoặc bán và các mục đích kinh doanh khác Ngoài ra, hàng hóa còn bao gồm tất cả các loại động sản, bao gồm cả tài sản trong tương lai và các tài sản liên quan đến đất đai.
1.1.1.2 Khái niệm tiêu thụ hàng hóa:
Giao dịch mua bán giữa doanh nghiệp và khách hàng là một thỏa thuận trong đó doanh nghiệp đồng ý bán hàng hóa và khách hàng đồng ý mua, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán khi quyền sở hữu hàng hóa được chuyển giao Doanh nghiệp cung cấp hàng hóa và nhận lại một khoản tiền hoặc khoản nợ tương đương với giá trị hàng hóa đã giao Khoản tiền này được gọi là doanh thu tiêu thụ, dùng để bù đắp chi phí kinh doanh Số tiền hoặc khoản nợ mà khách hàng chấp nhận thanh toán là cơ sở để hạch toán kết quả kinh doanh trong một kỳ kế toán tại doanh nghiệp.
1.1.1.3 Các loại hình tiêu thụ hàng hóa:
Theo hình thức chuyển hàng
Theo hình thức đến lấy hàng trực tiếp tại kho
Bán buôn vận chuyển thẳng
Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán
Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán
Bán lẻ thu tiền tại chỗ
Bán lẻ thu tiền tập trung
Bán lẻ tự phục vụ hoặc bán hàng tự động
1.1.1.3.3 Phương thức bán hàng đại lý:
Phương thức này cho phép bên chủ hàng xuất kho hàng hóa và giao cho bên nhận làm đại lý để tiến hành bán Bên đại lý sẽ nhận thù lao thông qua tiền hoa hồng hoặc chênh lệch giá.
Theo quy định của luật thuế GTGT, nếu đại lý bán hàng đúng giá do chủ hàng quy định, toàn bộ thuế sẽ do chủ hàng chịu và đại lý không cần nộp thuế trên hoa hồng nhận được Ngược lại, nếu đại lý thu được khoản chênh lệch giá, họ sẽ phải khai thuế GTGT cho cả hàng hóa, dịch vụ bán ra và thù lao đại lý nhận được.
1.1.1.3.4 Phương thức bán hàng trả góp:
Phương thức này cho phép khách hàng thanh toán nhiều lần cho sản phẩm, giúp họ dễ dàng quản lý tài chính Bên cạnh doanh thu từ việc bán hàng, doanh nghiệp còn thu được khoản lãi từ việc trả chậm, mang lại lợi ích kinh tế đáng kể.
1.1.1.3.5 Phương thức hàng đổi hàng:
Người bán trao đổi vật tư, sản phẩm, hàng hóa của mình với người mua để nhận lại những vật tư, sản phẩm, hàng hóa có giá trị tương đương Giá trao đổi này được xác định dựa trên giá bán của các mặt hàng trên thị trường.
1.1.2 Tầm quan trọng của kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kình doanh:
Bài viết phản ánh tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế liên quan đến tiêu thụ hàng hóa, bao gồm mức hàng hóa bán ra, doanh thu và lãi thuần từ hoạt động tiêu thụ Những yếu tố này đóng vai trò quan trọng trong việc xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa trên thị trường.
Ghi chép và phản ánh kịp thời sự biến động của hàng hóa ở tất cả các trạng thái như hàng đi đường, hàng trong kho, hàng gia công chế biến và hàng gửi đại lý là rất quan trọng để đảm bảo an toàn cho hàng hóa.
Tính toán chính xác giá vốn, chi phí khối lượng tiêu thụ hàng hóa, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, hàng trả lại…
Phản ánh chính xác, kịp thời doanh thu tiêu thụ để xác định kết quả tiền bán hàng nhanh chóng tránh sự chiếm dụng vốn
Để đánh giá hiệu quả tiêu thụ và thực hiện nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước, cần phản ánh và giám sát tình hình thực hiện kết quả tiêu thụ, cung cấp số liệu chính xác, lập báo cáo tài chính và quyết toán đầy đủ, kịp thời.
Ngoài ra cần phải chú ý:
Lý luận về các bước trong kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh
Để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả trong quản lý, các chứng từ ban đầu cần phải đầy đủ và hợp lệ Việc tổ chức hệ thống chứng từ một cách hợp lý và khoa học, cùng với quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý, sẽ giúp tránh được sự trùng lặp, sơ sót và chậm trễ trong công việc.
Xác định và tập hợp đầy đủ giá vốn, chi phí bán hàng, cũng như chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ là rất quan trọng Việc phân bổ chính xác các chi phí này cho hàng tiêu thụ sẽ giúp nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và tối ưu hóa lợi nhuận.
1.2 Lý luận về các bước trong kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh:
1.2.1.1 Khái niệm về doanh thu và điều kiện ghi nhận doanh thu:
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng giá trị lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất và kinh doanh thông thường của mình.
Doanh thu từ cung cấp dịch vụ được ghi nhận khi kết quả giao dịch được xác định đáng tin cậy Trong trường hợp dịch vụ kéo dài qua nhiều kỳ, doanh thu sẽ được ghi nhận theo tỷ lệ công việc hoàn thành vào ngày lập bảng Cân đối kế toán Để xác định kết quả giao dịch cung cấp dịch vụ, cần thỏa mãn bốn điều kiện nhất định.
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn
- Có khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch cung cấp dịch vụ đó
- Xác định được phần công việc hoàn thành vào ngày lập Bảng cân đối kế toán
- Xác định được chi phí phát sinh cho giao dịch và chi phí để hoàn thành giao dich cung cấp dịch vụ
Chứng từ: Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng thông thường…
Kế toán sử dụng tài khoản 511 để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Kết cấu tài khoản 511 như sau:
TK 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
- Số thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế xuất khẩu phải nộp
- Thuế GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp
- Giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại và chiết khấu thương mại
- Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản 911
- Doanh thu cung cấp dịch vụ
- Doanh thu cho thuê hoạt động BĐSĐT
Tài khoản 511 không có số dư
- TK 5111 Doanh thu bán hàng hóa: sử dụng ở doanh nghiệp kinh doanh
- TK 5112 Doanh thu bán thành phẩm: sử dụng ở doanh nghiệp sản xuất
- TK 5113 Doanh thu cung cấp dịch vụ: sử dụng ở doanh nghiệp dịch vụ
- TK 5114 Doanh thu trợ cấp, trợ giá: sử dụng ở doanh nghiệp thực hiện nhiệm vụ cung cấp sản phẩm theo yêu cầu của nhà nước
- TK 5117 Doanh thu kinh doanh BĐSĐT
Khi doanh nghiệp cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng dựa trên giá bán chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng.
Nợ TK 111, 112, 131: Tổng giá thanh toán
Có TK 511 (5113): Giá bán chưa có thuế GTGT
Có TK 333 (3331): Thuế giá trị gia tăng phải nộp
Khi bán sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp, hoặc không chịu thuế giá trị gia tăng, kế toán cần phản ánh doanh thu bán hàng theo giá thanh toán, tức là giá đã bao gồm thuế GTGT.
Nợ TK 111, 112, 131: Tổng giá thanh toán
Có TK 511 (5113): Tổng giá thanh toán
Cuối kỳ, các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại sẽ được kết chuyển và trừ vào doanh thu bán hàng, nhằm tính toán doanh thu thuần chính xác.
- Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh:
1.2.2 Kế toán doanh thu hoạt động tài chính:
Doanh thu hoạt động tài chính là giá trị các lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, bao gồm tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi nhuận được chia.
Doanh thu hoạt động tài chính bao gồm:
Tiền lãi bao gồm các loại lãi như lãi cho vay, lãi từ tiền gửi ngân hàng, lãi từ bán hàng trả chậm và trả góp, cũng như lãi từ đầu tư vào trái phiếu và tín phiếu Ngoài ra, chiết khấu thanh toán nhận được khi mua hàng hóa và dịch vụ cũng được xem là một phần của tiền lãi.
- Cổ tức lợi nhuận được chia
Thu nhập từ hoạt động đầu tư bao gồm lợi nhuận từ việc mua bán chứng khoán ngắn hạn và dài hạn, cũng như thu nhập từ việc thu hồi hoặc thanh lý các khoản vốn góp trong liên doanh Ngoài ra, thu nhập còn đến từ việc đầu tư vào công ty liên kết, công ty con và các hình thức đầu tư vốn khác.
- Thu nhập về các hoạt động đầu tư khác
- Lãi tỷ giá hối đoái, chênh lệch lãi do bán ngoại tệ, lãi chuyển nhượng vốn
- Các doanh thu hoạt động tài chính khác
1.2.2.2 Cơ sở ghi nhận doanh thu:
Doanh thu phát sinh từ tiền lãi, tiền bản quyền, tiền cổ tức và lợi nhuận được chia được ghi nhận trên cơ sở:
- Tiền lãi được ghi nhận trên cơ sở thời gian và lãi suất thực tế từng kỳ
- Tiền bản quyền được ghi nhận trên cơ sở dồn tích phù hợp với hợp đồng
Cổ tức và lợi nhuận được chia sẽ được ghi nhận khi cổ đông hoặc các bên góp vốn có quyền nhận cổ tức và lợi nhuận từ khoản đầu tư của họ.
Chỉ có lãi suất từ các kỳ sau khi đầu tư được thực hiện mới được ghi nhận là doanh thu của doanh nghiệp Trong khi đó, lãi suất từ các kỳ trước khi đầu tư được mua cần phải được hạch toán để giảm giá trị của khoản đầu tư đó.
Chứng từ: Phiếu thu, Báo có ngân hàng, sổ phụ ngân hàng
Tài khoản 515 Doanh thu hoạt động tài chính ghi nhận doanh thu từ tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi nhuận được chia của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán.
Nội dung và kết cấu tài khoản 515 như sau:
TK 515 Doanh thu hoạt động tài chính
- Số thuế GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp
- Kết chuyển doanh thu hoạt động tài
- Doanh thu tiền bản quyền
- Cổ tức, lợi nhuận được chia chính thuần vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”
Tài khoản 515 không có số dư
1.2.2.5 Phương pháp hạch toán: a Lợi nhuận được chia phát sinh trong kỳ hoạt động góp vốn đầu tư, kế toán ghi nhận vào doanh thu hoạt động tài chính:
Nợ TK 221: Nhận cổ tức bằng cổ phiếu
Nợ TK 222: Lợi nhuận được chia bổ sung góp vốn liên doanh
Nợ TK 223: Cổ tức, lợi nhuận được chia bổ sung vốn đầu tư
Có TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính b Thu các khoản lãi tiền gửi phát sinh trong kỳ ghi:
TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính ghi nhận số tiền chiết khấu thanh toán mà doanh nghiệp được hưởng khi thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn và được người bán chấp thuận.
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Cuối kỳ kế toán, doanh thu hoạt động tài chính được chuyển vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh” để tính toán kết quả kinh doanh trong kỳ, theo quy định của TK 515.
Nợ TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính
Có TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
1.2.3 Kế toán thu nhập khác:
KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH
Tổng quan về công ty TNHH Sarens Việt Nam
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển:
2.1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển:
Tiền thân của công ty Sarens bắt nguồn từ nước Bỉ, do người nông dân Granddad Sarens thành lập
Granddad Sarens bắt đầu với một con ngựa và một chiếc xe đẩy để vận chuyển gỗ cho khách hàng cùng với mười hai người con Sau một thời gian, ông đã nâng cấp chiếc xe nhỏ thành xe tải lớn Khi chiến tranh xảy ra, cuộc sống trở nên khan hiếm, ông đã cải tiến xe của mình từ bánh xe gỗ sang lốp cao su và thay thế sức ngựa bằng động cơ Các phương tiện của ông luôn linh hoạt và thích ứng với nhu cầu của khách hàng.
Phương thức vận hành công việc của Sarens bắt đầu bằng việc phân tích vấn đề và tìm kiếm giải pháp kỹ thuật phù hợp Tiếp theo, Sarens sẽ cập nhật, vận chuyển, xây dựng và lắp ráp các thiết bị dưới sự giám sát có thẩm quyền Sự kết hợp giữa khả năng vốn có và kinh nghiệm tích lũy đã giúp Sarens tạo dựng một vị trí vững chắc trong ngành.
Sarens, với nỗ lực không ngừng qua nhiều thế hệ, đã trở thành một cái tên quen thuộc trên toàn cầu, hiện diện ở nhiều khu vực như Tây Âu, Đông Âu, Châu Phi, Trung Đông, Bắc Mỹ và Châu Mỹ.
- Latinh, Châu Đại Dương, Châu Á Đến ngày 29/7/2010, chi nhánh Sarens tại Việt Nam được thành lập, lấy tên là Công ty TNHH Sarens Việt Nam
2.1.1.2 Giới thiệu tổng quát về công ty TNHH Sarens Việt Nam:
Thành lập theo giấy phép: 411043001295, ngày 29/7/2010 Địa chỉ công ty: Tòa nhà Miss Áo Dài, lầu 6, 21 Nguyễn Trung Ngạn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
Tên đầy đủ: Công ty TNHH Sarens Việt Nam
Tên giao dịch: Sarens Vietnam Co., Ltd
Email: vsteven.coulson@sarens.com
Số vốn chủ sở hữu từ ngày thành lập công ty: 500,000USD
Kinh doanh cho thuê thiết bị máy móc siêu trường siêu trọng là một lĩnh vực quan trọng phục vụ cho các dự án xây dựng, bao gồm các loại máy như cẩu tháp, thủy lực chuyên dụng và cần cẩu thủy lực Các thiết bị này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả công việc mà còn đảm bảo tiến độ và an toàn cho các công trình xây dựng lớn.
Trụ sở tại Bỉ là công ty mẹ
2.1.2 Bộ máy tổ chức của công ty:
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu bộ máy tổ chức của công ty
2.1.2.2 Giới thiệu các phòng ban:
Phòng nhân sự của Công ty TNHH Sarens Việt Nam đóng vai trò quan trọng trong bộ máy điều hành, đặc biệt khi Giám đốc thường xuyên công tác nước ngoài Trưởng phòng nhân sự chịu trách nhiệm tiếp nhận hợp đồng với các đối tác trong nước và xử lý các vấn đề liên quan đến khách hàng quốc tế Đồng thời, phòng nhân sự cũng đảm nhiệm việc đặt ra tiêu chuẩn tuyển dụng, quyết định vị trí công việc cho từng nhân viên và theo dõi tiến độ hoàn thành công việc của họ.
GIÁM ĐỐC nhân viên trong mỗi phòng ban dù họ có mặt ở văn phòng hay ở công trường và tính lương mỗi tháng cho nhân viên
Phòng kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác tình hình tài chính của công ty Nhiệm vụ của phòng là quản lý các loại vốn và hoạt động kinh doanh, đồng thời đảm bảo tính toán và nộp thuế đầy đủ, kịp thời cho ngân sách nhà nước Phòng cũng chịu trách nhiệm thanh toán đúng hạn các khoản vay, công nợ phải thu và phải trả, cũng như xử lý các khoản thiếu hụt, nợ không đòi được và các thiệt hại khác.
Phòng Kinh doanh và Phòng Bán hàng chịu trách nhiệm lập kế hoạch chiến lược kinh doanh, tổ chức sự kiện thu hút và phát triển khách hàng, cũng như xây dựng hợp đồng và thiết lập quan hệ với các công ty khác Đồng thời, phòng này thường xuyên theo dõi tình trạng máy móc thiết bị tại các cảng và bãi Ngoài ra, nhân viên còn phụ trách giao thiệp với khách hàng nước ngoài và tham gia các buổi tập huấn hoặc họp về luật và quy định liên quan đến lĩnh vực kinh doanh của công ty.
Phòng Kỹ thuật là bộ phận chịu trách nhiệm lắp ráp, tháo dỡ và kiểm tra các bản thiết kế, đồng thời vận hành các loại máy móc nhập khẩu của công ty Nhân viên trong phòng Kỹ thuật cần có chứng chỉ chuyên ngành, như bằng lái cẩu, do thường xuyên làm việc với máy móc chuyên dụng trong lĩnh vực xây dựng.
Kỹ thuật có trách nhiệm theo dõi và đề xuất các biện pháp bảo hộ an toàn lao động, đồng thời thực hiện việc đặt mua các trang thiết bị bảo hộ đã được kiểm định chất lượng cho nhân viên làm việc tại cảng bãi.
2.1.3 Đánh giá tình hình nhân sự:
2.1.3.1 Bảng số lượng nhân sự tại công ty:
Bảng 2.1 Bảng thống kê tình hình nhân sự tại công ty
Trình độ văn hóa Số lượng %
Công ty TNHH Sarens Việt Nam, được thành lập sáu năm trước, đang tổ chức phỏng vấn để tuyển thêm nhân viên nhằm đáp ứng nhu cầu kinh doanh, mặc dù mỗi phòng ban đã có đủ số lượng nhân sự Đội ngũ nhân viên chủ yếu có trình độ từ cao đẳng trở lên và có kinh nghiệm phong phú, hoàn toàn phù hợp với yêu cầu tuyển dụng và môi trường làm việc năng động Đặc biệt, các nhân viên đều có khả năng giao tiếp và nghe tiếng Anh tốt, giúp họ dễ dàng hòa nhập vào môi trường quốc tế của công ty, nơi thường xuyên tiếp đón các đối tác từ nhiều quốc gia khác nhau, bao gồm cả giám đốc đại diện là người Anh.
2.1.4 Cơ cấu bộ máy kế toán:
Công ty áp dụng mô hình tổ chức kế toán tập trung, trong đó toàn bộ hoạt động kế toán được thực hiện tại phòng kế toán dưới sự lãnh đạo của kế toán trưởng Kế toán trưởng có trách nhiệm hướng dẫn nghiệp vụ và điều hành bộ máy kế toán tổng hợp cho toàn công ty.
2.1.4.2 Cơ cấu bộ máy kế toán:
Sơ đồ 2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Kế toán trưởng là người đứng đầu bộ phận kế toán, có trách nhiệm chỉ đạo công tác kế toán và thống kê thông tin tài chính Họ có quyền phân công công việc cho nhân viên kế toán, ký kết chứng từ và quản lý công việc của kế toán viên Kế toán trưởng cũng kiểm tra, giám sát việc hạch toán và tuân thủ các quy định của Bộ Tài chính Bên cạnh đó, họ thực hiện các công việc kế toán tổng hợp, phân tích tình hình công nợ, doanh thu, chi phí, và lập báo cáo tài chính cho Giám đốc, đảm bảo phù hợp với các quy định của Nhà nước.
Kế toán thu tiền đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý quỹ tiền mặt, bao gồm kiểm kê số tồn quỹ hàng ngày và ghi chép quá trình thu tiền từ việc cho thuê máy móc thiết bị Họ lập phiếu thu và xuất hóa đơn GTGT dựa trên các biên lai, theo dõi biến động tiền mặt và thực hiện chi tiền mặt theo phiếu chi của kế toán vốn Việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán giúp xác định chính xác lượng tiền mặt tồn quỹ Nếu phát hiện chênh lệch, kế toán cần tìm hiểu nguyên nhân và có biện pháp xử lý kịp thời Ngoài ra, họ cũng lập bảng kê khai thuế dịch vụ mua vào hàng tháng.
Kế toán chi tiền đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi chi thanh toán công nợ cho nhà cung cấp và tổng hợp chứng từ liên quan Ngoài ra, kế toán viên cần quản lý tình hình biến động của tiền gửi ngân hàng, đồng thời đối chiếu với thủ quỹ về khoản doanh thu tiền mặt để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các giao dịch tài chính.
Kế toán thu tiền bao gồm việc lập Ủy nhiệm chi cho tiền gửi ngân hàng và phiếu chi thanh toán cho nhà cung cấp, cũng như các khoản thanh toán cho ngân sách Nhà nước như bảo hiểm xã hội và thuế Kế toán cần cung cấp số liệu cho kế toán trưởng để lập báo cáo và đồng thời thực hiện việc lập và lưu trữ các loại voucher và ledger Mỗi tháng, kế toán sẽ lập bảng kê khai thuế dịch vụ bán ra và trình lên kế toán trưởng để xét duyệt.
2.1.5 Tổ chức công tác kế toán:
Kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH
2.2.1 Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ:
Chứng từ: Biên lai, phiếu thu, báo có ngân hàng đối với trường hợp chuyển khoản, hóa đơn GTGT
Sổ sách sử dụng: Sổ chi tiết tài khoản, Sổ cái tài khoản, Sổ nhật kí bán hàng, Sổ quỹ tiền mặt, Sổ phụ ngân hàng
Công ty sử dụng tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng, trong đó chia thành các cấp nhỏ hơn như sau:
TK 5111- Doanh thu bán hàng hóa
TK 5112- Doanh thu bán thành phẩm
TK 5113- Doanh thu cung cấp dịch vụ
Tuy nhiên, công ty sử dụng nhiều nhất là tài khoản 5113, các tài khoản còn lại hầu như không có phát sinh
2.2.1.3 Trình tự hạch toán và ghi sổ:
2.2.1.3.1 Sơ đồ luân chuyển chứng từ:
Phòng bán hàng Kế toán thu tiền Kế toán trưởng Kho
Phòng bán hàng của công ty Sarens tiếp nhận đơn đặt hàng và thuê máy móc từ các đối tác Nhân viên bán hàng sẽ liên hệ với quản lý kho để xác nhận thiết bị cần thiết Sau đó, họ lập hợp đồng thuê và viết giấy xuất xưởng, chuyển cho phòng kế toán để đối chiếu số liệu Khi xác nhận không có vấn đề, giấy xuất kho sẽ được ký duyệt và gửi cho quản lý kho để xuất thiết bị Dựa trên các điều khoản thuê và mức giá, kế toán thu tiền sẽ xuất hóa đơn ba liên và giao cho khách hàng Khi khách hàng thanh toán, kế toán thu tiền sẽ nhập số liệu vào phần mềm dựa trên báo có từ ngân hàng HSBC hoặc ACB.
Kế toán thu tiền sẽ chuyển các chứng từ liên quan cho kế toán chi tiền, trong đó hóa đơn liên 1 được lưu trữ trong file hồ sơ “Tax invoice” theo từng năm, còn hóa đơn liên 3 được đóng thành voucher để lưu nội bộ Cuối kỳ hoặc cuối niên độ kế toán, kế toán trưởng sẽ kết xuất số liệu thành sổ chi tiết và in thành quyển theo đúng thủ tục pháp lý.
Khi xuất hóa đơn GTGT, phần mềm sẽ ghi nhận doanh thu hoạt động tương ứng với giá trị trên hóa đơn vào nhật ký bán hàng và sổ cái Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ so sánh, đối chiếu và kiểm tra tính chính xác của dữ liệu trên máy với hóa đơn in ra Cuối kỳ kế toán, kế toán trưởng sẽ in các sổ để lưu trữ theo quy định pháp luật.
Phòng bán hàng: nhận đơn hàng, kiểm tra thông tin và lập hợp đồng
Khách hàng cần xem xét kỹ hợp đồng, ký xác nhận và gửi lại đơn hàng cùng hợp đồng cho công ty Sarens Sau đó, khách hàng sẽ thực hiện thanh toán số tiền ghi trong hợp đồng qua chuyển khoản ngân hàng và gửi biên lai thanh toán cho Sarens.
Phòng kế toán thu tiền có nhiệm vụ kiểm tra tất cả thông tin liên quan đến hợp đồng, số tiền đã nhận, thông báo từ ngân hàng, và xác nhận tài sản cố định đã được giao đến tay khách hàng Đồng thời, phòng cũng thực hiện việc xuất hóa đơn giá trị gia tăng theo quy định, đảm bảo tuân thủ các quy trình kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Nợ 214: khấu hao TSCĐ cho thuê
Nợ 811: giá trị còn lại của TSCĐ cho thuê
Có 211: nguyên giá của TSCĐ (chưa bao gồm phí sửa chữa, đại tu…)
Nợ 112 (tài khoản ngân hàng HSBC hoặc ACB): 1.754.175.467 VND
Tiếp theo kế toán chi tiền sẽ là người thực hiện bảng kê đính kèm (được ghi trên hóa đơn)
Sau khi kết thúc kỳ kế toán, kế toán trưởng sẽ tiến hành tổng hợp các nghiệp vụ doanh thu và chuyển kết quả vào tài khoản 911 để xác định kết quả hoạt động kinh doanh.
Kế toán thu tiền lên sổ:
Bảng 2.2 – NHẬT KÝ THU TIỀN
Chứng từ Diễn giải Ghi nợ TK
Ghi nợ các tài khoản
31/12/13 31/12/13 Dịch vụ cho thuê thiết bị Dự án nhà máy nhiệt điện Mông Dương II
Diễn giải Đã ghi sổ cái
Thu tiền cho thuê thiết bị cho dự án nhà máy nhiệt điện Mông Dương
Doanh thu cung cấp dịch vụ 5113 1.594.704.970
Thuế GTGT dịch vụ bán ra 33311 159.470.497
Bảng 2.4 – NHẬT KÝ BÁN HÀNG
Phải thu từ người mua (ghi nợ)
Ghi có tài khoản doanh thu
Doanh thu cung cấp dịch vụ
SỔ CÁI TÀI KHOẢN 5113 – DOANH THU CUNG CẤP DỊCH VỤ
Dịch vụ cho thuê thiết bị cho dự án nhà máy nhiệt điện Mông Dương II
14/03/14 0000324 Dịch vụ cho thuê thiết bị cho dự án Formosa Hà Tĩnh 112 1.776.854.723
31/12/13 Kết chuyển doanh thu sang tài khoản 9111 9111 45.784.693.000
Cách định khoản của công ty phù hợp với lý thuyết học thuật, tuy nhiên việc đính kèm bảng kê theo hóa đơn GTGT sau khi thực hiện dịch vụ cho thuê giúp mô tả chi tiết hơn, mang lại cái nhìn rõ ràng hơn so với chỉ dựa vào định khoản đơn thuần.
2.2.2 Kế toán doanh thu hoạt động tài chính:
Chứng từ: báo có ngân hàng, sao kê ngân hàng
Sổ kế toán: Sổ phụ ngân hàng, sổ chi tiết tài khoản 515, sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản 515
Công ty sử dụng tài khoản 515 – Thu nhập hoạt động tài chính để phản ánh những khoản thu nhập từ hoạt động tài chính như lãi tiền gửi, …
Kết cấu của tài khoản:
TK 515 – Thu nhập hoạt động tài chính
TK 5151 – Thu nhập về lãi ngân hàng
TK 5152 – Thu nhập về hoạt động đầu tư mua bán chứng khoán
TK 5153 – Thu nhập về cho thuê tài sản
TK 5154 – Thu lãi tiền gửi
TK 5155 – Thu lãi bán ngoại tệ
TK 5158 – Thu nhập về hoạt động đầu tư khác
2.2.2.3 Trình tự hạch toán và ghi sổ:
2.2.2.3.1 Sơ đồ luân chuyển chứng từ:
Ngân hàng Kế toán thu tiền Kế toán trưởng
Ngân hàng ACB và HSBC sẽ gửi thông báo cùng bảng sao kê điện tử về lãi tiền gửi ngân hàng cho phòng nhân sự và kế toán trưởng vào cuối mỗi tháng Phòng nhân sự có trách nhiệm kiểm tra tài khoản công ty và xác nhận tính chính xác của thông báo thay mặt giám đốc Sau khi xác minh, phòng nhân sự sẽ yêu cầu kế toán thu tiền in báo có từ ngân hàng và nhập dữ liệu vào phần mềm Axapta để thực hiện định khoản.
Nợ TK 112 và Có TK 515 phản ánh lãi tiền gửi từ ngân hàng HSBC hoặc ACB Phần mềm tự động sẽ xử lý dữ liệu và ghi chép vào sổ chi tiết của tài khoản 515.
Phần mềm xử lý Nhập liệu
Kế toán thu tiền sẽ theo dõi và ghi nhận số liệu hàng tháng từ tài khoản ngân hàng Cuối mỗi tháng, kế toán trưởng thực hiện đối chiếu số liệu, lập bảng kê khai số tiền lãi từ đầu tư và kết xuất sổ chi tiết từ phần mềm để lưu trữ tại văn phòng công ty, đảm bảo tuân thủ các thủ tục pháp lý quy định cho sổ chi tiết tài khoản.
Dựa trên số liệu từ sổ phụ ngân hàng của HSBC và ACB, kế toán tổng hợp sẽ thực hiện kiểm tra và đối chiếu với dữ liệu kế toán vốn bằng tiền đã được nhập vào Dữ liệu này sau đó sẽ được máy tính xử lý và ghi vào sổ nhật ký chung cùng với sổ cái tài khoản.
Cuối kỳ, kế toán thực hiện việc xuất các sổ từ phần mềm, in ấn và đóng thành quyển để lưu trữ Đồng thời, kế toán cũng tiến hành các thủ tục pháp lý liên quan đến sổ kế toán, bao gồm sổ nhật ký chung và sổ cái tài khoản.
Vào ngày 29/08/2014, ngân hàng đã gửi sao kê thông báo về lãi suất tiền gửi của công ty, dựa trên giấy báo có từ ngân hàng HSBC với mã số BCTC08/038 Tổng lãi tiền gửi ngân hàng của công ty là 3.582.690 đồng, và kế toán đã thực hiện việc nhập liệu và định khoản tương ứng.
Vào ngày 26/03/14, tài khoản 5151 ghi nhận số tiền 3.582.690 đồng, trong đó có giấy báo có từ ngân hàng ACB thông báo lãi tiền gửi 2.841.145 đồng Căn cứ vào giấy báo có, kế toán sẽ tiến hành định khoản.
Ngày 31/12/2014, kế toán kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh:
SỔ CÁI TÀI KHOẢN 515 – DOANH THU HOẠT ĐỘNG TÀI CHÍNH
31/12/14 Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính sang tài khoản 9111 9111 12.680.920
Nghiệp vụ ghi nhận doanh thu hoạt động tài chính được thực hiện chặt chẽ và đúng nguyên tắc kế toán Dựa vào giấy báo có, kế toán vốn bằng tiền nhập liệu vào phần mềm, trong khi kế toán tổng hợp thực hiện kiểm tra và đối chiếu, do đó sai sót hầu như không xảy ra.
2.2.3 Kế toán thu nhập khác:
