GIỚI THIỆU
Lý do chọn đề tài
Trong bối cảnh Việt Nam hội nhập kinh tế toàn cầu, các doanh nghiệp đối mặt với nhiều cơ hội và thách thức mới, dẫn đến sự xuất hiện của nhiều hình thức kinh doanh Nhà nước đã ban hành nhiều quy định để kiểm soát các quan hệ kinh tế, tài chính, nhưng công tác kiểm tra và kiểm soát vẫn chưa theo kịp, gây ra sai sót và gian lận trong doanh nghiệp, ảnh hưởng đến lợi ích kinh tế quốc gia Để cải thiện tình hình, việc triển khai công tác kiểm toán hiệu quả là cần thiết, nhằm đảm bảo chất lượng kiểm toán, điều này vô cùng quan trọng đối với các công ty kiểm toán hiện nay.
Hiện nay, các doanh nghiệp kiểm toán đang mở rộng dịch vụ của mình, đặc biệt là trong lĩnh vực kiểm toán và các dịch vụ đảm bảo Trong số đó, dịch vụ kiểm toán Báo cáo tài chính chiếm tỷ trọng lớn nhất, đóng vai trò quan trọng trong việc phản ánh kết quả hoạt động và các khía cạnh của quá trình sản xuất kinh doanh Do đó, thông tin trên Báo cáo tài chính cần phải đảm bảo tính trung thực và hợp lý.
Quy trình mua hàng - thanh toán đóng vai trò quan trọng trong Báo cáo tài chính, do đó, kiểm toán chu trình này là một phần thiết yếu trong kiểm toán báo cáo tài chính Nhận thức rõ tầm quan trọng của việc kiểm toán quy trình này, tôi đã chọn đề tài “Hoàn thiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính tại công ty TNHH Kiểm toán Sao Việt” làm khóa luận tốt nghiệp của mình.
Mục đích nghiên cứu
_ Nghiên cứu tìm hiểu những vấn đề lý luận chung làm cơ sở cho việc tìm hiểu quy trình mua hàng - thanh toán trong kiểm toán BCTC
_ Áp dụng lý thuyết vào thực tế, thu thập kinh nghiệm nghề nghiệp Qua thực tế tìm hiểu nắm bắt được quy trình thực hiện kiểm toán cụ thể
_ Từ việc nghiên cứu trên rút ra được những ưu, nhược điểm và đề xuất một số các giải pháp hoàn thiện quy trình kiểm toán tại công ty
_ Nắm vững lý thuyết về kiểm toán chu trình mua hàng - thanh toán trong kiểm toán BCTC.
Phạm vi nghiên cứu
Dựa trên kết quả từ báo cáo thực tập, cần tiếp tục thu thập và tham khảo tài liệu tại công ty để hoàn thiện bài luận văn.
Phương pháp nghiên cứu
• Dựa trên những cơ sở lý thuyết đã được giảng dạy ở trường, đối chiếu cơ sở lý thuyết với quy trình kiểm toán chung của Công ty
• Việc nghiên cứu quy trình kiểm toán thực tế tại Công Ty TNHH Kiểm Toán Sao Việt
Phương pháp thu thập tài liệu trong kiểm toán bao gồm việc quan sát trực tiếp quy trình kiểm toán để hiểu rõ từng bước thực hiện Qua đó, các tài liệu và số liệu do đơn vị kiểm toán cung cấp sẽ được sao chép và ghi chép lại một cách chính xác.
• Học hỏi kinh nghiệm từ những anh, chị kiểm toán viên
Tham gia trực tiếp vào quá trình kiểm toán thực tế tại các khách hàng cùng với nhóm KTV giúp bạn thực hành và hiểu rõ hơn về lý thuyết đã học.
Kết cấu đề tài
Chương 2: Cơ sở lý luận về kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính
Chương 3: Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH Kiểm toán Sao Việt
Chương 4: Thực trạng công tác kiểm toán quy trình mua hàng - thanh toán trong kiểm toán BCTC tại công ty TNHH Kiểm toán Sao Việt
Chương 5: Nhận xét và Kiến nghị về quy trình mua hàng - thanh toán trong kiểm toán BCTC tại công ty TNHH Kiểm toán Sao Việt.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ
Những vấn đề chung về kiểm toán BCTC
2.1.1 Khái niệm về kiểm toán BCTC
Kiểm toán tài chính là một hoạt động quan trọng trong lĩnh vực kiểm toán, nhằm xác nhận rằng Báo cáo tài chính được lập theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành, tuân thủ các quy định pháp luật và phản ánh trung thực, hợp lý các khía cạnh trọng yếu Điều này được quy định theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 200, nhấn mạnh mục tiêu và nguyên tắc cơ bản trong kiểm toán Báo cáo tài chính.
2.1.2 Đối tượng của kiểm toán BCTC Đối tượng của kiểm toán BCTC là các BCTC (bao gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Bản thuyết minh BCTC) và các bảng khai tài chính (Bảng khai tài chính bao gồm những bảng kê khai có tính pháp lý khác như Bảng kê khai tài sản cá nhân, Bảng kê khai tài sản đặc biệt… Các bảng khai này đều chứa đựng những thông tin được lập tại một thời điểm cụ thể trên cơ sở tài liệu kế toán tổng hợp và chi tiết)
Các chỉ tiêu trên Báo cáo tài chính thể hiện nhiều mối quan hệ khác nhau, bao gồm mối liên hệ giữa các chỉ tiêu kinh tế và giữa các chu trình khác nhau Việc nhận diện đối tượng kiểm toán và phân tích các mối quan hệ thông tin trên Báo cáo tài chính là rất quan trọng, vì nó ảnh hưởng đến phương pháp kiểm toán được lựa chọn.
2.1.3 Mục tiêu của kiểm toán BCTC
Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 200 nhấn mạnh mục tiêu chính của kiểm toán báo cáo tài chính là nâng cao độ tin cậy cho người sử dụng Kiểm toán viên sẽ đưa ra ý kiến về việc báo cáo tài chính có được lập đúng các khía cạnh trọng yếu và phù hợp với khuôn khổ lập và trình bày báo cáo tài chính hay không.
2.1.4 Nguyên tắc cơ bản của kiểm toán BCTC
Tuân thủ nguyên tắc đạo đức nghề nghiệp: độc lập, chính trực, khách quan, năng lực chuyên môn và tính thận trọng, tính bảo mật, tư cách nghề nghiệp
Tuân thủ chuẩn mực chuyên môn
KTV phải có thái độ hoài nghi mang tính nghề nghiệp
2.1.5 Quy trình kiểm toán BCTC
Trong kiểm toán Báo cáo tài chính, việc thu thập bằng chứng kiểm toán có giá trị là cần thiết để đảm bảo tính trung thực và hợp lý của thông tin Kiểm toán viên cần thiết lập quy trình cụ thể cho mỗi cuộc kiểm toán nhằm đảm bảo hiệu quả, kinh tế và tính hợp lệ Thông thường, quy trình kiểm toán được chia thành ba bước, bắt đầu với việc lập kế hoạch kiểm toán.
Khái quát về chu trình mua hàng - thanh toán trong kiểm toán BCTC
2.2.1 Đặc điểm của chu trình mua hàng - thanh toán Đối với bất kì doanh nghiệp nào, điểm khởi đầu của quá trình sản xuất, kinh doanh luôn là quá trình mua hàng Đối với các đơn vị sản xuất, quá trình kinh doanh bao gồm ba giai đoạn: cung ứng, sản xuất và tiêu thụ Còn ở doanh nghiệp thương mại cũng gồm hai giai đoạn mua hàng và bán hàng Như vậy dù ở loại hình doanh nghiệp nào thì quá trình mua hàng cũng là quá trình cung cấp các yếu tố đầu vào, nó quyết định đến khả năng sản xuất và duy trì sản xuất của đơn vị Quá trình mua hàng thì đi đôi với việc thanh toán tiền hàng (thanh toán bằng tiền hoặc nợ nhà cung cấp)
Chu trình mua hàng - thanh toán là một trong bốn chu trình kinh doanh quan trọng của doanh nghiệp, đóng vai trò thiết yếu trong kiểm toán báo cáo tài chính (BCTC) Kiểm toán chu trình này liên quan đến nhiều tài khoản và đòi hỏi thời gian kiểm tra đáng kể Hơn nữa, khả năng thanh toán các khoản chi phí mua hàng cũng phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp, giúp đánh giá liệu doanh nghiệp đang hoạt động tốt hay không.
2.2.2 Chức năng của chu trình mua hàng - thanh toán
Dù mỗi doanh nghiệp có nhu cầu hàng hóa riêng biệt, chu trình mua hàng và thanh toán vẫn cần đảm bảo đầy đủ bốn chức năng cơ bản.
Chức năng của chu trình mua hàng - thanh toán được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1 Chức năng của chu trình mua hàng - thanh toán
(Nguồn: Qui trình kiểm toán trong chương trình kiểm toán mẫu - do VACPA quy định)
2.2.2.1 Xử lý đơn đặt hàng
Để đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục và hiệu quả, doanh nghiệp cần xác định nhu cầu hàng hóa và dịch vụ cần cung cấp Thông thường, bộ phận kế hoạch sẽ nghiên cứu và lên kế hoạch cho nguyên vật liệu, công cụ, và dụng cụ cần thiết Nhiệm vụ của bộ phận này là đảm bảo cung ứng đầy đủ các yếu tố đầu vào mà không gây ứ đọng vốn, từ đó ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
Sau khi hoàn thiện kế hoạch cung ứng, bộ phận kế hoạch sẽ soạn thảo đơn yêu cầu mua hàng để gửi Giám đốc hoặc người có thẩm quyền phê duyệt Sau khi được ký duyệt, đơn yêu cầu này sẽ được chuyển đến bộ phận mua hàng để thực hiện quy trình mua sắm.
Bộ phận mua hàng dựa vào đơn yêu cầu mua để tìm kiếm và xem xét các nhà cung cấp Trước khi quyết định mua hàng, cần phải nghiên cứu và so sánh đơn chào hàng từ nhiều nhà cung cấp khác nhau nhằm lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất.
Khi lựa chọn nhà cung cấp, đơn vị cần xem xét các đơn chào hàng từ nhiều nhà cung cấp khác nhau Quyết định cuối cùng sẽ dựa trên các yếu tố như giá cả, chất lượng hàng hóa và các điều kiện ưu đãi như chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán và phương thức thanh toán.
Đơn đặt hàng là một chứng từ quan trọng ghi rõ loại hàng, số lượng và các thông tin liên quan đến hàng hóa mà doanh nghiệp dự định mua Mỗi đơn đặt hàng cần được đánh số thứ tự và có chữ ký của những người có thẩm quyền để đảm bảo tính hợp lệ.
Quá trình kiểm soát với các bước công việc nêu trên phải đảm bảo trả lời được các câu hỏi sau :
+ Đơn đặt hàng được phê duyệt bởi ai?
+ Bộ phận nào đưa ra đơn đặt hàng?
+ Đặt hàng tại thời điểm nào?
+ Số lượng đặt hàng là bao nhiêu?
+ Đặt hàng ở nhà cung cấp nào?
+ Đơn đặt hàng có được theo dõi không?
Khi đơn đặt hàng chưa được giao sau một khoảng thời gian nhất định, bộ phận mua hàng cần liên hệ với nhà cung cấp để kiểm tra xem có vấn đề gì xảy ra hay không.
Khi hàng hóa được giao, bộ phận nhận hàng phải kiểm tra số lượng và chất lượng, đồng thời đối chiếu với giấy chuyển hàng và đơn đặt hàng để đảm bảo tính chính xác.
_ Lập biên bản nhận hàng
_ Bản sao của biên bản nhận hàng được chuyển tới bộ phận liên quan theo quy định
_ Hàng được chuyển từ bộ phận tiếp nhận qua kho hoặc qua bộ phận sử dụng _ Nếu hàng được nhập kho thì lập phiếu nhập kho
2.2.2.3 Ghi sổ nghiệp vụ mua hàng
_ Chức năng ghi sổ nghiệp vụ mua hàng được thực hiện ở phòng kế toán
_ Kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và tính toán trên hoá đơn mua hàng
Để đảm bảo tính chính xác trong quản lý hàng hóa, cần đối chiếu thông tin trên hóa đơn với biên bản nhận hàng và phiếu nhập kho Hóa đơn và phiếu nhập kho đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận vào tài khoản hàng tồn kho hoặc tài khoản tài sản cố định.
_ Hoá đơn còn dùng để ghi vào tài khoản phải trả người bán (nếu chưa thanh toán)
2.2.2.4 Thanh toán cho người bán
Công việc này chỉ được thực hiện khi có đủ bốn yếu tố: đơn yêu cầu mua hàng đã được phê duyệt, đơn đặt hàng, hóa đơn mua hàng và biên bản giao nhận hàng Hóa đơn mua hàng cần được kế toán công nợ lưu giữ cho đến khi hoàn tất thanh toán.
Phương thức thanh toán có thể thực hiện qua uỷ nhiệm chi, qua ngân hàng hay bằng tiền mặt
Quá trình kiểm soát trong xử lý ghi sổ yêu cầu phiếu chi phải được ký bởi cá nhân có trách nhiệm theo nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn Đồng thời, cần có sự tách biệt giữa người ký phiếu chi và người thực hiện chi tiền, tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
=> Trên đây là bốn nội dung chính của các bước công việc khi mua hàng – thanh toán của các doanh nghiệp nói chung
2.2.3 Tổ chức hệ thống chứng từ sổ sách kế toán
Trong chu trình mua hàng và thanh toán, hầu hết các doanh nghiệp sử dụng các loại chứng từ sổ sách sau:
Giấy đề nghị mua hàng là tài liệu được các bộ phận có nhu cầu sử dụng vật tư, hàng hóa, dịch vụ lập ra và gửi lên cấp trên như thủ trưởng, ban giám đốc hoặc trưởng phòng để xin phê duyệt.
Sau khi giấy đề nghị mua hàng được phê duyệt, bộ phận mua hàng sẽ chuyển đổi nó thành đơn đặt hàng và gửi đến nhà cung cấp.
Nội dung của quy trình kiểm toán BCTC nói chung cũng như quy trình kiểm toán
Chuẩn bị kiểm toán là bước đầu tiên quan trọng trong quy trình kiểm toán của tổ chức, nhằm tạo ra các điều kiện cần thiết trước khi thực hiện kiểm toán Công việc này quyết định chất lượng của toàn bộ quá trình kiểm toán Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán được chia thành hai phần: giai đoạn trước khi lập kế hoạch và giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán.
2.3.1.1 Giai đoạn trước khi lập kế hoạch kiểm toán Ở giai đoạn này, KTV cần:
Đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán:
Để quyết định chấp nhận hoặc duy trì một khách hàng, KTV cần cân nhắc các yếu tố quan trọng như tính độc lập của công ty kiểm toán, khả năng phục vụ khách hàng, tính liêm chính của ban quản trị doanh nghiệp được kiểm toán, hệ thống kế toán của khách hàng và thỏa thuận phí kiểm toán.
Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 220, công ty kiểm toán cần xem xét tính độc lập và năng lực phục vụ khách hàng khi duy trì và đánh giá khách hàng tiềm năng Việc nhận lời kiểm toán phải được cân nhắc kỹ lưỡng, đặc biệt khi tính độc lập không được đảm bảo hoặc năng lực phục vụ không đủ.
KTV cần xem xét khả năng chấp nhận kiểm toán cho khách hàng mới và duy trì mối quan hệ với khách hàng cũ để giảm thiểu rủi ro trong quá trình kiểm toán và bảo vệ uy tín của công ty.
_ Việc chấp nhận nên ký hợp đồng kiểm toán hay không có thể được xem xét dưới góc độ khách hàng:
Đối với khách hàng mới, KTV sẽ xác định lý do mời kiểm toán và thu thập thông tin về lĩnh vực kinh doanh cũng như tình hình tài chính của khách hàng Thông tin này được tìm kiếm qua sách báo, tạp chí chuyên ngành, và từ các nguồn như luật sư, ngân hàng hoặc các doanh nghiệp có liên quan Ngoài ra, KTV cũng có thể tham khảo ý kiến từ KTV tiền nhiệm nếu khách hàng đã từng được kiểm toán trước đó.
Hàng năm, sau khi hoàn tất cuộc kiểm toán, KTV sẽ tiến hành cập nhật thông tin để đánh giá lại các khách hàng hiện tại Việc này nhằm xác định liệu có nên tiếp tục thực hiện kiểm toán cho họ hay không, cũng như xem xét có cần thay đổi nội dung của hợp đồng kiểm toán hay không.
Không phải mọi lời mời kiểm toán đều được chấp nhận ngay lập tức, mà cần xem xét khả năng của công ty và điều kiện của khách hàng Trong giai đoạn này, kiểm toán viên (KTV) sẽ đánh giá rủi ro có thể phát sinh trong quá trình kiểm toán chu trình mua hàng - thanh toán của doanh nghiệp Sau đó, KTV kết hợp với việc đánh giá các chu trình khác để đưa ra quyết định có nên chấp nhận kiểm toán cho doanh nghiệp hay không.
Lựa chọn đội ngũ nhân viên thực hiện kiểm toán và lập hợp đồng kiểm toán
Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 220, việc giao công việc kiểm toán cho cán bộ và nhân viên phù hợp là yếu tố thiết yếu để đảm bảo chất lượng kiểm toán Công ty kiểm toán cần lựa chọn những kiểm toán viên (KTV) có kiến thức và kinh nghiệm tương ứng với yêu cầu cụ thể của từng khách hàng, đặc biệt trong kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán Sự thành công của cuộc kiểm toán phụ thuộc vào việc chọn KTV có kinh nghiệm trong lĩnh vực này, với số lượng và trình độ KTV được xác định dựa trên tính phức tạp và mức độ rủi ro của chu trình.
Sau khi khách hàng đồng ý với việc kiểm toán, công ty kiểm toán sẽ tiến hành ký kết hợp đồng kiểm toán, đánh dấu bước cuối cùng trước khi lập kế hoạch kiểm toán Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 210, hợp đồng kiểm toán là thỏa thuận bằng văn bản giữa khách hàng và công ty kiểm toán, quy định các điều khoản và điều kiện thực hiện kiểm toán, bao gồm mục tiêu, phạm vi kiểm toán, quyền và trách nhiệm của mỗi bên, hình thức báo cáo, thời gian thực hiện, cũng như các điều khoản về phí và cách xử lý tranh chấp hợp đồng.
Hợp đồng kiểm toán đóng vai trò là cơ sở pháp lý quan trọng giúp kiểm toán viên (KTV) thực hiện các bước tiếp theo trong quá trình kiểm toán Hợp đồng này không chỉ định hình trách nhiệm pháp lý của KTV đối với khách hàng mà còn đảm bảo rằng cuộc kiểm toán được thực hiện một cách chính xác và hiệu quả.
2.3.1.2 Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán
Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 300 – Lập kế hoạch kiểm toán, quy định:
Kiểm toán viên và công ty kiểm toán cần xây dựng kế hoạch kiểm toán để đảm bảo hiệu quả trong quá trình thực hiện Một kế hoạch kiểm toán hợp lý sẽ mang lại nhiều lợi ích cho cuộc kiểm toán, giúp tối ưu hóa quy trình và nâng cao chất lượng kết quả kiểm toán.
Sau khi ký hợp đồng kiểm toán, kiểm toán viên (KTV) sẽ bắt đầu thu thập thông tin liên quan đến phần kiểm toán của mình Trong giai đoạn này, KTV nghiên cứu các hoạt động kinh doanh của khách hàng và các quy trình pháp lý ảnh hưởng đến những hoạt động này Các thông tin cơ bản sẽ được tổng hợp để phục vụ cho quá trình kiểm toán hiệu quả.
- Tìm hiểu ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hàng:
Việc nắm rõ ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hàng giúp kiểm toán viên (KTV) đánh giá chính xác loại hàng hóa mà doanh nghiệp mua vào, cũng như phương thức thanh toán và mục đích sử dụng của từng loại hàng hóa, đảm bảo tính hợp lý với các cam kết bằng văn bản Hơn nữa, việc tìm hiểu này cũng cung cấp cho KTV cái nhìn sâu sắc về cách tổ chức hệ thống kế toán và các nguyên tắc đặc thù trong quy trình mua hàng và thanh toán của ngành nghề đó.
- Xem xét lại kết quả cuộc kiểm toán năm trước và hồ sơ kiểm toán chung:
Việc xem xét kết quả kiểm toán năm trước và hồ sơ kiểm toán chung giúp KTV xác định các khoản mục rủi ro cao trong chu trình và những điểm yếu trong hệ thống kiểm soát nội bộ Chẳng hạn, các đơn vị khách hàng thường gặp khó khăn trong việc ghi nhận các khoản nợ với nhà cung cấp nhỏ, và những điểm yếu này thường không được khắc phục trong thời gian ngắn.
Tham quan nhà xưởng giúp KTV hiểu rõ quy trình sản xuất và kinh doanh của khách hàng, từ đó đánh giá tình trạng quản lý hàng hóa và khả năng của bộ phận mua hàng Nếu sản xuất diễn ra liên tục, hàng hóa không bị ứ đọng và chất lượng sản phẩm ổn định, điều này cho thấy quy trình mua hàng hiệu quả Ngược lại, sản xuất đình trệ, hàng tồn kho nhiều hoặc chất lượng sản phẩm giảm sút là dấu hiệu cho thấy vấn đề trong khả năng cung cấp và sự không phù hợp giữa mua hàng và nhu cầu thực tế.
- Nhận diện các bên hữu quan:
