Cơ sở lý luận và thực tiễn
Cơ sở lý luận
2.1.1 Khái niệm, phân loại đơn vị sự nghiệp công lập Đơn vị sự nghiệp công lập là đơn vị do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thành lập, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng Các đơn vị sự nghiệp công lập hoạt động nhằm phục vụ công tác quản lý điều hành của Nhà nước hoặc cung cấp sản phẩm, dịch vụ công trong các ngành và lĩnh vực theo quy định của pháp luật phục vụ cho các nhu cầu, lợi ích chung thiết yếu, các quyền và nghĩa vụ cơ bản của tổ chức cá nhân, đảm bảo công bằng trong phân phối và khả năng tiếp cận bình đẳng giữa mọi công dân nhất là các dịch vụ cơ bản
Theo giáo trình Quản trị tài chính, đơn vị sự nghiệp là tổ chức do Nhà nước thành lập nhằm thực hiện nhiệm vụ quản lý hành chính, đảm bảo an ninh quốc phòng và phát triển kinh tế xã hội Các đơn vị này được cấp kinh phí từ Nhà nước và hoạt động theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp Đơn vị sự nghiệp đa dạng về loại hình, chức năng và nhiệm vụ, hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau.
Các đơn vị sự nghiệp công lập sử dụng Ngân sách Nhà nước, do đó hệ thống kế toán phải tuân thủ chế độ kế toán hành chính sự nghiệp và Hệ thống mục lục Ngân sách Nhà nước để đảm bảo quản lý và thống kê hiệu quả Theo Nghị định số 16/2015/NĐ-CP, đơn vị sự nghiệp công lập được thành lập bởi cơ quan có thẩm quyền, có tư cách pháp nhân và cung cấp dịch vụ công nhằm phục vụ quản lý nhà nước.
Các đơn vị sự nghiệp công lập có quyền tự chủ và tự chịu trách nhiệm trong việc tổ chức công việc, sắp xếp bộ máy, sử dụng lao động và quản lý nguồn lực tài chính Điều này giúp họ hoàn thành nhiệm vụ được giao, nâng cao chất lượng dịch vụ cung cấp cho xã hội và tăng nguồn thu, từ đó cải thiện thu nhập cho người lao động.
Có nhiều tiêu thức để phân loại đơn vị sự nghiệp công lập, trong đó có một số cách phân loại cơ bản như sau:
Dựa trên khả năng tự đảm bảo chi phí hoạt động từ nguồn thu sự nghiệp, các đơn vị sự nghiệp công lập sẽ được phân loại để thực hiện quyền tự chủ và tự chịu trách nhiệm về tài chính.
Đơn vị tự đảm bảo toàn bộ kinh phí cho hoạt động thường xuyên là những tổ chức có nguồn thu sự nghiệp đủ để trang trải chi phí hoạt động mà không cần sự hỗ trợ từ Nhà nước.
Đơn vị sự nghiệp tự đảm bảo một phần kinh phí hoạt động là những tổ chức có nguồn thu không đủ để chi trả toàn bộ chi phí hoạt động thường xuyên Phần kinh phí còn thiếu sẽ được hỗ trợ từ Ngân sách Nhà nước.
Đơn vị sự nghiệp có nguồn thu thấp hoặc không có nguồn thu sẽ được Nhà nước cấp toàn bộ kinh phí hoạt động thường xuyên Điều này có nghĩa là ngân sách nhà nước đảm bảo toàn bộ chi phí cho các hoạt động của đơn vị sự nghiệp này.
* Căn cứ vào lĩnh vực hoạt động cụ thể, đơn vị sự nghiệp công lập bao gồm:
- Đơn vị sự nghiệp hoạt động trong lĩnh vực Giáo dục - Đào tạo
- Đơn vị sự nghiệp hoạt động trong lĩnh vực Y tế, đảm bảo xã hội
- Đơn vị sự nghiệp hoạt động trong lĩnh vực Văn hóa thông tin
- Đơn vị sự nghiệp hoạt động trong lĩnh vực Thể dục - Thể thao
- Đơn vị sự nghiệp hoạt động trong lĩnh vực Nông Lâm Ngư, Thủy lợi
- Đơn vị sự nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sự nghiệp kinh tế khác
* Căn cứ theo phân cấp quản lý Ngân sách thì đơn vị sự nghiệp công lập được chia thành:
Đơn vị dự toán cấp I là tổ chức nhận dự toán ngân sách hàng năm từ các cấp có thẩm quyền, phân bổ cho các đơn vị cấp dưới và chịu trách nhiệm về kế toán, quyết toán ngân sách của mình cũng như các đơn vị dưới quyền Họ cũng phải trực tiếp giải quyết các vấn đề liên quan đến kinh phí với cơ quan tài chính theo quy định.
Đơn vị dự toán cấp II là một phần của đơn vị dự toán cấp I, có vai trò quản lý kinh tế ở cấp trung gian, kết nối giữa cấp I và cấp III trong hệ thống Đơn vị này nhận dự toán ngân sách từ cấp I và phân bổ cho các đơn vị dự toán cấp III trực thuộc, đồng thời tổ chức thực hiện công tác kế toán và quyết toán ngân sách cho cả mình và các đơn vị dưới quyền.
Đơn vị dự toán cấp III là tổ chức trực tiếp sử dụng ngân sách nhà nước để thực hiện nhiệm vụ được giao Đơn vị này nhận dự toán ngân sách từ đơn vị dự toán cấp II hoặc cấp I (nếu không có cấp II) và có trách nhiệm tổ chức thực hiện kế toán cũng như quyết toán kinh phí của mình.
2.1.2 Nhiệm vụ của đơn vị sự nghiệp công lập
Theo Luật Kế toán năm 2003, để đảm bảo kiểm tra và kiểm soát việc sử dụng cũng như thanh quyết toán các khoản kinh phí từ ngân sách và nguồn thu của đơn vị sự nghiệp, kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập cần thực hiện tốt các nhiệm vụ quan trọng.
Thu thập, phản ánh và xử lý thông tin về nguồn kinh phí được cấp, tài trợ và hình thành, cùng với việc tổng hợp tình hình sử dụng các khoản kinh phí và các khoản thu phát sinh tại đơn vị.
Kiểm tra và kiểm soát tình hình thực hiện dự toán thu, chi, cũng như các chỉ tiêu kinh tế, tài chính và tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước là rất quan trọng Đồng thời, cần theo dõi chặt chẽ việc chấp hành kỷ luật thu nộp ngân sách, thanh toán và các chế độ, chính sách tài chính của Nhà nước để đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính.
- Kiểm tra tình hình quản lý, sử dụng các loại vật tư, tài sản công ở đơn vị
Theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự toán cấp dưới là rất quan trọng Cần nắm bắt tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán của các đơn vị này để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính.
- Lập, nộp các báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý và cơ quan tài chính đúng hạn và đúng quy định
Cơ sở thực tiễn
2.2.1 Kinh nghiệm tổ chức công tác kế toán ở một số trường Đại học trên thế giới và ở Việt Nam
Trong lĩnh vực kế toán tài chính, hệ thống kế toán công, bao gồm các trường đại học, chủ yếu sử dụng phương pháp kế toán trên cơ sở tiền mặt Tuy nhiên, nhiều quốc gia châu Âu đã chuyển sang hệ thống kế toán trên cơ sở dồn tích trong những năm gần đây Một khảo sát tại Vương quốc Anh và Romania cho thấy 65,4% nhân viên kế toán và tài chính trong lĩnh vực công ủng hộ kế toán dồn tích, nhưng việc chuyển đổi từ hệ thống tiền mặt sang dồn tích phức tạp và tốn kém, chưa mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức Hệ thống báo cáo tài chính của các trường đại học cũng chưa đáp ứng nhu cầu thông tin của các bên liên quan Hiện nay, các trường cần đầu tư cơ sở hạ tầng để nâng cao chất lượng đào tạo, dẫn đến nhu cầu vay vốn ngân hàng dài hạn, do đó cần bổ sung báo cáo lưu chuyển tiền và thuyết minh đầy đủ cho các báo cáo kế toán.
Tổ chức công tác kế toán tại các trường đại học trên thế giới đang đối mặt với nhiều vấn đề hạn chế thông tin cho các nhà quản lý Ở các nước đang phát triển, công tác kế toán vi tính hóa gặp nguy cơ về an toàn hệ thống do sự phá hủy từ nhân viên, xâm nhập virus, và thông tin bị công bố sai đối tượng, dẫn đến thiệt hại tài chính Theo điều tra năm 2007 tại các trường đại học ở Tây Nam Nigeria, hệ thống thông tin quản lý, bao gồm tổ chức công tác kế toán, gặp phải vấn đề về kết nối thông tin kém, ngân quỹ đầu tư hạn chế, và chưa được sử dụng hiệu quả trong lập kế hoạch dài hạn và ngắn hạn.
Kết quả điều tra năm 2003 về hệ thống lập dự toán tại các trường đại học công lập ở Malaysia cho thấy cần phân định rõ trách nhiệm giữa các nhà quản lý cấp cao và cấp thấp Ngoài ra, việc tham gia của nhân viên trong việc thiết lập mục tiêu và quy trình lập dự toán là rất quan trọng Để nâng cao hiệu quả, cần trau dồi kiến thức và kỹ năng lập dự toán cho nhân viên, đồng thời cải thiện chất lượng thông tin để hỗ trợ ra quyết định tốt hơn.
Các trường đại học ở Italia không gặp khó khăn về cơ sở vật chất và nguồn nhân lực, nhưng lại thiếu sót trong tổ chức công tác kế toán, đặc biệt là hệ thống kế toán chi phí và kiểm soát quản lý, điều này ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động Tương tự, các trường đại học ở Hy Lạp cũng đang cải cách hệ thống kế toán nhằm tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực một cách hợp lý và hiệu quả.
Bốn nhóm yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán bao gồm công nghệ, môi trường, tổ chức và xã hội-đạo đức Khi các yếu tố này thay đổi, cần thiết phải thiết kế lại tổ chức công tác kế toán và xác định lại các chức năng của chúng Cải cách các trường đại học với việc tăng quyền tự chủ, đặc biệt là về tài chính, yêu cầu hệ thống kế toán phải đổi mới để kiểm soát việc thực hiện quyền tự chủ.
Chi phí phát sinh tại các trường đại học Mỹ đang gia tăng, trong khi hệ thống kế toán truyền thống không đáp ứng được yêu cầu đánh giá hiệu quả hoạt động và sử dụng nguồn lực Do đó, cần thiết phải thiết kế lại hệ thống kế toán và xây dựng các chỉ tiêu hợp lý để nâng cao hiệu quả hoạt động Việc cắt giảm ngân sách nhà nước đối với các trường công lập yêu cầu áp dụng các phương pháp hạch toán chi phí mới, như kế toán chi phí theo hoạt động, để kiểm soát chi phí và kết nối số liệu kế toán với kế hoạch chiến lược Mô hình này có thể áp dụng tại các trường đại học ở Malaysia và Australia, cũng như trong các thư viện nhằm cắt giảm chi phí và nâng cao năng suất Tại Tây Ban Nha, công tác kế toán chủ yếu tập trung vào lập và sử dụng dự toán, nhưng trong bối cảnh toàn cầu hóa, các trường đại học công lập cần đổi mới mô hình quản lý và tổ chức kế toán Ở Việt Nam, nghiên cứu về tổ chức công tác kế toán tại các trường công lập đang được nhiều nhà nghiên cứu quan tâm, với nội dung định hướng từ cơ chế, chính sách đến giải pháp đổi mới phục vụ phát triển kinh tế xã hội.
Theo Đặng Quỳnh Trinh (2016), nghiên cứu "Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tài sản cố định tại Trường Đại học Kinh tế và Quản trị kinh doanh" nhấn mạnh tầm quan trọng của kế toán tài sản cố định trong các đơn vị hành chính sự nghiệp dưới sự quản lý của Nhà nước Đề tài đã làm rõ vai trò của công tác quản lý tài chính – kế toán và đề xuất các giải pháp phù hợp nhằm nâng cao chất lượng quản lý tại các trường.
Theo Đào Diệu Liên (2017) trong luận văn thạc sỹ kế toán, tác giả đã trình bày cơ sở lý thuyết về tổ chức công tác kế toán và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức này tại Trường Đại học Công nghiệp Việt - Hung, góp phần vào sự phát triển của trường Tuy nhiên, nghiên cứu chủ yếu tập trung vào mô tả thực trạng tổ chức kế toán, các phân tích và đánh giá mang tính chủ quan, do phương pháp nghiên cứu chưa làm rõ nguồn dữ liệu sơ cấp và thứ cấp, cũng như cách thức áp dụng các phương pháp như điều tra, khảo sát, tổng hợp, phân tích và so sánh, đồng thời chưa xác định rõ các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán.
2.2.2 Bài học kinh nghiệm về tổ chức công tác kế toán cho Trường Đại học Công nghiệp Dệt may Hà Nội
Sau khi nghiên cứu lý luận và thực tiễn, chúng tôi nhận thấy rằng tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập đào tạo đóng vai trò cực kỳ quan trọng, ảnh hưởng đến quyết định quản lý của nhà trường Bên cạnh đó, qua việc tìm hiểu và nghiên cứu kinh nghiệm quốc tế cũng như trong nước, Trường Đại học Công nghiệp Dệt may Hà Nội đã rút ra nhiều bài học quý giá cho mình.
Để đảm bảo hạch toán ban đầu hiệu quả, bên cạnh các chứng từ bắt buộc, các trường cần thiết kế chứng từ hướng dẫn phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu và yếu tố cần thiết, nhằm cung cấp thông tin kịp thời và đầy đủ Mặc dù việc hoàn thiện hệ thống chứng từ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của từng trường, nhưng cần có định hướng cụ thể Hơn nữa, việc thiết lập quy trình vận hành (lập – tiếp nhận) chứng từ cũng rất quan trọng, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến tính kịp thời của thông tin.
Cần chủ động xây dựng các tài khoản chi tiết dựa trên hệ thống tài khoản tổng hợp của chế độ kế toán hành chính sự nghiệp (HCSN) để theo dõi hoạt động và đối tượng cụ thể Việc này giúp thu nhận và cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời, đầy đủ và phù hợp.
Thứ ba , hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán và cách thức tổ chức báo cáo
Hoạt động của trường học bao gồm nhiều khâu và bộ phận khác nhau, và hiệu quả của nhà trường phụ thuộc vào từng khâu, bộ phận này Báo cáo kế toán cần chi tiết cho từng hoạt động và bộ phận, thể hiện số liệu dự toán, số liệu thực hiện và chênh lệch giữa hai loại số liệu trong từng kỳ báo cáo Ngoài ra, việc thiết lập chế độ và cách thức báo cáo cần được chú ý để đảm bảo thông tin được cung cấp thường xuyên, liên tục, đầy đủ và kịp thời.
Thứ tư , hoàn thiện tổ chức kế toán phải được thực hiện ở cả hai khía cạnh:
Tổ chức bộ máy và tổ chức công tác kế toán.
