CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
2.1.1 Khái quát về tổ chức công tác kế toán
Ngày nay, sự đổi mới cơ chế quản lý kinh tế đang trở nên cấp thiết, đòi hỏi nền tài chính quốc gia phải được cải cách toàn diện Điều này nhằm tạo ra sự ổn định cho môi trường kinh tế, hoàn thiện hệ thống pháp luật tài chính kế toán, và lành mạnh hóa các quan hệ cũng như hoạt động tài chính.
Tổ chức công tác kế toán là một hệ thống phối hợp các phương pháp và kỹ thuật, sử dụng nguồn lực của bộ máy kế toán để thực hiện các chức năng như phản ánh, đo lường, giám sát và cung cấp thông tin chính xác, kịp thời Điều này giúp kế toán hoạt động hiệu quả trong mối liên hệ chặt chẽ với các lĩnh vực quản lý khác.
Tổ chức công tác kế toán bao gồm việc xây dựng hệ thống thông tin bằng cách ghi chép trên chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán, nhằm phục vụ cho công tác quản lý hiệu quả.
Tổ chức hạch toán kế toán là việc sắp xếp công tác kế toán và nhân sự kế toán dựa trên chế độ kế toán phù hợp với điều kiện cụ thể của từng đơn vị Mục tiêu là tạo ra một hệ thống gọn nhẹ, hoạt động hiệu quả và cung cấp thông tin hữu ích cho công tác quản lý.
Trong bối cảnh Việt Nam hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế khu vực và toàn cầu, cạnh tranh ngày càng trở nên khốc liệt, khiến chất lượng thông tin kế toán trở thành tiêu chuẩn quan trọng cho sự an toàn và thành công trong quyết định kinh doanh Hệ thống thông tin từ kế toán tài chính và kế toán quản trị đóng vai trò thiết yếu cho các nhà quản lý Để tổ chức công tác kế toán hiệu quả, doanh nghiệp cần xem xét quy mô hoạt động, đặc điểm ngành nghề, tổ chức sản xuất và quản lý, cũng như các chính sách của nhà nước Việc tổ chức kế toán phù hợp không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng, đầy đủ và chất lượng, đáp ứng các yêu cầu quản lý khác nhau.
2.1.2 Yêu cầu tổ chức công tác kế toán
Việc tổ chức công tác kế toán trong một doanh nghiệp phải đảm bảo những yêu cầu sau:
Tổ chức công tác kế toán cần tuân thủ các quy định trong điều lệ của tổ chức kế toán Nhà nước, đồng thời phải tuân theo chế độ thể lệ do Nhà nước ban hành Điều này cũng phải phù hợp với các chính sách và chế độ quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước trong từng thời kỳ.
Các quy định kế toán được áp dụng thống nhất trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân, cho phép các doanh nghiệp tổ chức công tác kế toán phù hợp với điều kiện và đặc điểm kinh doanh của mình Việc tổ chức kế toán phải tuân thủ các nguyên tắc và chế độ của Nhà nước, nhằm tăng cường quản lý kinh tế tài chính và thực hiện kiểm tra, kiểm soát của Nhà nước đối với doanh nghiệp.
Tổ chức công tác kế toán cần phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp, dựa trên các yếu tố như qui mô, tài sản, tính chất hoạt động, và trình độ nhân viên kế toán Mỗi doanh nghiệp có mô hình kế toán riêng, không có mô hình chung cho tất cả Để tổ chức công tác kế toán hiệu quả, doanh nghiệp cần xem xét các điều kiện hiện có và tuân thủ chế độ kế toán hiện hành.
Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp cần tuân thủ nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả, đây là yếu tố cốt lõi để đảm bảo hoạt động hiệu quả Việc tiết kiệm chi phí phải đi đôi với việc duy trì hiệu suất cao trong công tác kế toán Để đạt được điều này, cần tổ chức kế toán một cách khoa học và hợp lý, thực hiện tốt các chức năng và nhiệm vụ của kế toán nhằm nâng cao chất lượng công việc với chi phí thấp nhất Đồng thời, cần kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị để tối ưu hóa quy trình kế toán.
Kế toán tài chính và kế toán quản trị có sự khác biệt rõ rệt về đối tượng sử dụng thông tin, đặc điểm và phạm vi thông tin Tuy nhiên, cả hai loại kế toán này đều dựa trên cùng một cơ sở hạch toán ban đầu và đều thu thập, xử lý thông tin kinh tế của doanh nghiệp Do đó, việc kết hợp kế toán tài chính và kế toán quản trị là cần thiết để tối ưu hóa hiệu quả của cả hai loại hình kế toán trong tổ chức công tác kế toán.
2.1.3 Nội dung cơ bản của tổ chức công tác kế toán
2.1.3.1 Xác định mô hình tổ chức công tác kế toán
Doanh nghiệp cần lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động, quy mô đầu tư và địa bàn sản xuất kinh doanh, đồng thời xem xét mức độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính hiện tại và xu hướng tương lai Việc này cũng phải dựa trên biên chế bộ máy kế toán, trình độ nghề nghiệp của cán bộ, khả năng thuê dịch vụ kế toán, và trang bị kỹ thuật hiện có Lựa chọn hình thức tổ chức kế toán khoa học và hợp lý giúp giảm khối lượng công việc, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc cải thiện hiệu quả và chất lượng công tác kế toán, qua đó phát huy vai trò của kế toán trong quản lý kinh tế tài chính tại doanh nghiệp.
+ Các hình thức tổ chức công tác kế toán
Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung là khi doanh nghiệp chỉ có một phòng kế toán trung tâm, trong khi các đơn vị phụ thuộc không có tổ chức kế toán riêng Phòng kế toán trung tâm sẽ lưu trữ và bảo quản toàn bộ hồ sơ, tài liệu kế toán của doanh nghiệp Hình thức này thường phù hợp với các đơn vị kế toán có quy mô vừa và nhỏ, hoạt động trong một địa bàn hẹp Tuy nhiên, nó không thích hợp cho các đơn vị kế toán lớn với hoạt động sản xuất kinh doanh trải rộng ở nhiều địa phương Trong tổ chức theo hình thức này, bộ máy kế toán của doanh nghiệp có thể được chia thành nhiều bộ phận khác nhau.
Bộ phận tài chính kế toán vốn bằng tiền, vay và thanh toán có nhiệm vụ hỗ trợ kế toán trưởng trong việc xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của doanh nghiệp Bộ phận này theo dõi tình hình biến động của vốn bằng tiền, các khoản nợ phải thu và phải trả, đồng thời lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ cùng các báo cáo nội bộ khác.
+ Bộ phận kế toán tài sản cố định và hàng tồn kho
+ Bộ phận kế toán chi phí nhân công và bảo hiểm xã hội
+ Bộ phận tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành
+ Bộ phận kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh
Bộ phận kế toán tổng hợp và kiểm tra mang lại nhiều ưu điểm, bao gồm khả năng chỉ đạo kịp thời công tác kế toán, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý Hình thức này cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc ứng dụng công nghệ thông tin và hiện đại hóa quy trình kế toán.
Nhược điểm: Công tác kế toán không gắn liền với sản xuất kinh doanh ở cơ sở, không nâng cao hiệu lực quản lý ở cấp cơ sở
2.1.3.2 Tổ chức thực hiện chế độ chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ kế toán, công tác hạch toán ban đầu, cách luân chuyển và xử lý chứng từ một cách khoa học và hợp lý
+ Tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về chứng từ kế toán như
Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, doanh nghiệp phải lập chứng từ kế toán một lần cho mỗi nghiệp vụ Chứng từ kế toán cần được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời và chính xác theo mẫu quy định, đồng thời phải có đầy đủ chữ ký bằng bút mực, không được sử dụng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn Chữ ký phải thống nhất và do người có thẩm quyền hoặc được ủy quyền thực hiện Chứng từ điện tử cũng phải có chữ ký điện tử theo quy định pháp luật Người lập, ký duyệt và những người khác trên chứng từ phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ Đặc biệt, chứng từ chi tiền cần có chữ ký của người có thẩm quyền và kế toán trưởng trước khi thực hiện, và chữ ký phải được ký theo từng liên Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung thuộc trách nhiệm của người ký.
Kinh nghiệm về tổ chức công tác kế toán của các công ty sản xuất kinh
2.2.1 Công ty cổ phần thời trang quốc tế Thuận Thành
Dựa trên thông tin từ cuộc phỏng vấn trực tiếp với Giám đốc và Báo cáo tài chính năm 2018 của Công ty cổ phần thời trang quốc tế Thuận Thành, có trụ sở tại Xã Xuân Lâm, Huyện Thuận Thành, Tỉnh Bắc Ninh, mã số thuế của công ty là [mã số thuế].
Công ty cổ phần thời trang quốc tế Thuận Thành là một doanh nghiệp nhỏ và vừa với dưới 400 lao động, có dây chuyền sản xuất và kho tàng tập trung Sản phẩm của công ty đơn giản, không đa dạng về mẫu mã và chủng loại, không có đơn vị phụ thuộc hay cơ sở hạch toán độc lập Tổ chức công tác kế toán tại công ty được thực hiện tương đối hoàn thiện và đạt hiệu quả cao, phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam hiện nay.
Công ty đã lựa chọn mô hình bộ máy kế toán tập trung, điều này phù hợp với đặc điểm kinh doanh của mình, vì không có các đơn vị cơ sở và tất cả nhân viên đều làm việc tại một địa chỉ duy nhất với công nghệ sản xuất đơn giản.
Công ty không chỉ áp dụng hệ thống chứng từ kế toán theo quy định của Bộ Tài chính mà còn mở rộng thêm nhiều chứng từ phục vụ cho kế toán quản trị Cụ thể, công ty đã tạo ra các tài khoản chi tiết như 64221 cho chi phí tiền lương nhân viên quản lý, 64222 cho chi phí phân bổ khấu hao, và nhiều tài khoản khác liên quan đến chi phí quản lý Việc này cung cấp thông tin chi tiết cần thiết cho kế toán quản trị, từ đó giúp lập báo cáo quản trị hiệu quả hơn, hỗ trợ lãnh đạo Công ty May Thuận Thành trong việc tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Công ty Ba là có một tổ chức chuyên trách lập và nộp báo cáo tài chính đúng hạn, không có sai phạm, điều này giúp ngăn ngừa rủi ro về thuế từ cơ quan thuế Việc này không chỉ tạo niềm tin và sự an tâm cho khách hàng mà còn nâng cao uy tín của công ty trong các hồ sơ thầu với Nhà Nước, từ đó góp phần vào hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Công ty cổ phần thời trang quốc tế Thuận Thành đang triển khai công tác kế toán một cách hợp lý và hiệu quả, góp phần nâng cao hiệu suất kinh doanh Mô hình kế toán của công ty là một ví dụ điển hình để các đơn vị kinh doanh trong lĩnh vực may mặc có thể học hỏi và áp dụng.
2.2.2 Công ty Cổ phần May Thành Đạt
Tác giả đã tiến hành phỏng vấn trực tiếp Giám đốc và Kế toán trưởng của Công ty Cổ phần May Thành Đạt, đồng thời quan sát và tìm hiểu về tổ chức công tác kế toán cũng như báo cáo tài chính của công ty, có địa chỉ tại Chúc Sơn, Chương Mỹ, Hà Nội với mã số thuế được cung cấp.
Công ty 0107583146 hoạt động trong lĩnh vực may mặc với dây chuyền sản xuất đơn giản và tập trung tại một địa điểm Tác giả nhận thấy mô hình tổ chức công tác kế toán của công ty này có nhiều ưu điểm, từ đó rút ra bài học trực tiếp cho đề tài nghiên cứu.
Công ty đang áp dụng mô hình bộ máy kế toán tập trung, phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh nhỏ lẻ và địa điểm kinh doanh không quá rộng Mô hình này giúp tiết kiệm chi phí quản lý, từ đó tăng hiệu quả kinh doanh cho công ty.
Tổ chức kiểm tra kế toán tại công ty được thực hiện thường xuyên và có kế hoạch cụ thể, với sự phối hợp chặt chẽ giữa kế toán trưởng, các phòng ban và nhân viên kế toán Quá trình này giúp hạn chế rủi ro, ngăn chặn và giảm thiểu tổn thất tài sản, đồng thời nâng cao tính minh bạch và hiệu quả kinh doanh cho công ty.
Công ty cổ phần May Bắc Ninh là một trong những đơn vị có hệ thống kế toán tổ chức chặt chẽ và hiệu quả, từ đó có thể rút ra nhiều bài học quý giá cho việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp này.
2.2.3 Tổng hợp bài học kinh nghiệm cho Công ty Cổ phần May Bắc Ninh
Để nâng cao hiệu quả tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam, Công ty cổ phần May Bắc Ninh cần nghiên cứu và áp dụng mô hình tổ chức kế toán hiệu quả Bài học kinh nghiệm từ Công ty thời trang quốc tế Thuận Thành và Công ty Cổ phần May Thành Đạt sẽ là cơ sở quan trọng trong việc triển khai các chính sách kế toán phù hợp.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp có dây chuyền sản xuất đơn giản và chủng loại sản phẩm ít Việc bố trí nhân viên thu thập số liệu kế toán ban đầu và lập báo cáo trước khi chuyển dữ liệu về kế toán công ty giúp tiết kiệm chi phí và duy trì cơ cấu tổ chức gọn nhẹ Mô hình này không chỉ đáp ứng yêu cầu quản lý mà còn nâng cao hiệu quả trong sản xuất kinh doanh.
Mở thêm các tài khoản chi tiết cho tài khoản 6421 và 6422 sẽ giúp phân loại rõ ràng từng khoản mục chi phí phát sinh trong công ty Việc này không chỉ cung cấp thông tin chính xác cho kế toán quản trị mà còn hỗ trợ tổng hợp báo cáo quản trị, từ đó giúp nhà lãnh đạo có đủ thông tin để đưa ra quyết định kinh doanh hiệu quả.
Để đảm bảo lập và nộp báo cáo tài chính đúng hạn, doanh nghiệp cần phân công người chuyên trách thực hiện nhiệm vụ này Việc này không chỉ giúp hạn chế rủi ro với cơ quan thuế mà còn nâng cao uy tín trong kinh doanh, từ đó thúc đẩy hoạt động hiệu quả của công ty.
Các công trình nghiên cứu liên quan
Trong quá trình học tập, nghiên cứu, và xây dựng luận văn tôi đã nghiên cứu các tài liệu sau:
Đỗ Văn Lập (2014) trong luận văn thạc sĩ của mình đã phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH một thành viên Cơ khí Chuyên dụng Bắc Bộ Trường Hải Nghiên cứu này cung cấp cái nhìn sâu sắc về các vấn đề hiện tại trong hệ thống kế toán của công ty, đồng thời đưa ra những khuyến nghị thiết thực để nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán.
- Nghiêm Thị Minh Tâm (2013),Luận văn tốt nghiệp, Thực trạng công tác kế toán tại công ty cổ phần May Bắc Ninh
Nguyễn Thị Vân Anh (2016), Luận văn thạc sĩ, Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH MTV thủy lợi sông Tích
