Tính cấp thiết của đề tài
Mỗi doanh nghiệp khi đạt đến một quy mô nhất định cần thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ để hỗ trợ quản lý và điều hành hoạt động kinh tế tài chính Hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh mẽ giúp giảm thiểu rủi ro, bảo vệ tài sản, đảm bảo tính chính xác của số liệu và tuân thủ quy định pháp luật Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả mà còn tối ưu hóa nguồn lực để đạt được mục tiêu đề ra Mặc dù các doanh nghiệp tại Việt Nam đã nhận thức được tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ, nhưng thường chỉ tập trung vào các chỉ số kinh tế-tài chính mà ít chú trọng đến việc kiểm tra và kiểm soát hoạt động tổng thể.
Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng là doanh nghiệp nhà nước, thuộc Tập đoàn Điện lực Việt Nam, chuyên cung cấp điện năng và tư vấn xây dựng lưới điện đến cấp 110kV cho thành phố Đà Nẵng Để nâng cao sức cạnh tranh và quản lý hiệu quả, công ty cần tăng cường kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và thu tiền điện Việc này không chỉ giúp đảm bảo doanh thu chính xác mà còn tránh thất thoát trong quá trình bán hàng Kiểm tra, giám sát việc bán và thu tiền điện là cần thiết để phản ánh đúng và đầy đủ doanh thu, phục vụ cho quyết định quản lý và đảm bảo cung cấp điện kịp thời cho nhu cầu sản xuất và sinh hoạt của người dân.
Xuất phát từ những yêu cầu cấp thiết trên, tôi chọn đề tài: " Đ ánh giá tính h ữ u hi ệ u công tác ki ể m soát n ộ i b ộ chu trình bán và thu ti ề n đ i ệ n t ạ i
Công ty TNHH MTV Đ i ệ n l ự c Đ à N ẵ ng" làm đề tài luận văn tốt nghiệp Thạc sỹ kinh tế.
Mục đích nghiên cứu Đề tài
Luận văn này nghiên cứu lý luận về kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền, nhằm đánh giá hiệu quả công tác kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng Từ đó, bài viết đề xuất các giải pháp cụ thể để nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ trong chu trình bán và thu tiền điện của công ty.
Phương pháp nghiên cứu
Để đánh giá hiệu quả công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán và thu tiền điện tại Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng, luận văn đã áp dụng phương pháp phỏng vấn trực tiếp nhằm tìm hiểu mục tiêu của ban lãnh đạo về kiểm soát quy trình bán hàng và thu tiền thông qua việc ban hành các quy trình, quy chế Đồng thời, nghiên cứu cũng thực hiện phỏng vấn sâu với bộ phận giám sát để nắm bắt mức độ quan tâm đến công tác này Kết hợp với phương pháp điều tra chọn mẫu, luận văn đánh giá mức độ tuân thủ quy trình của bộ phận ghi chữ điện và thu ngân viên lưu động Kết quả nghiên cứu sẽ làm cơ sở để đưa ra các kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát nội bộ tại Công ty.
Kết cấu Luận văn
Ngoài Phần mở đầu và kết luận, luận văn gồm có 4 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về tính hữu hiệu của Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp
Chương 2: Thiết kế nghiên cứu
Chương 3: Đánh giá tính hữu hiệu công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán và thu tiền điện tại Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng
Chương 4 đề xuất một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ trong quy trình bán và thu tiền điện tại Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng Những biện pháp này bao gồm việc cải tiến quy trình làm việc, tăng cường đào tạo nhân viên, và áp dụng công nghệ thông tin để theo dõi và quản lý giao dịch một cách minh bạch hơn Mục tiêu cuối cùng là đảm bảo tính chính xác, giảm thiểu sai sót và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TÍNH HỮU HIỆU CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1 Khái niệm hệ thống Kiểm soát nội bộ
Trong một tổ chức, sự thống nhất và xung đột giữa quyền lợi chung và quyền lợi riêng của người sử dụng lao động và người lao động luôn tồn tại song hành Để ngăn chặn việc người lao động vì lợi ích cá nhân mà gây thiệt hại cho tổ chức, cần có một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh Hệ thống này không chỉ giúp phân công nhiệm vụ một cách khoa học và rõ ràng, mà còn là công cụ tối ưu để đánh giá hiệu quả điều hành của Ban Quản trị Ngoài ra, hệ thống kiểm soát nội bộ còn giúp kịp thời nắm bắt hiệu quả hoạt động của tổ chức, từ đó đáp ứng nhu cầu quản lý tốt hơn.
Theo VSA 315, kiểm soát nội bộ là quy trình do Ban Quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân trong đơn vị thiết kế và thực hiện nhằm đảm bảo đạt được mục tiêu của đơn vị Quy trình này đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, nâng cao hiệu quả và hiệu suất hoạt động, đồng thời tuân thủ các quy định pháp luật và quy định liên quan.
Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế IFAC, hệ thống Kiểm soát nội bộ là kế hoạch và các phương pháp mà nhà quản lý doanh nghiệp áp dụng để đạt được mục tiêu một cách hiệu quả Hệ thống này không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả mà còn đảm bảo tuân thủ các quy chế quản lý, bảo vệ tài sản, ngăn chặn và phát hiện gian lận Đồng thời, nó cũng đảm bảo ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và lập báo cáo tài chính kịp thời, đáng tin cậy.
Theo COSO (Committee of Sponsoring Organizations), kiểm soát nội bộ là quy trình được thiết lập bởi Hội đồng quản trị, nhà quản lý và nhân viên trong tổ chức, nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu mà Hội đồng quản trị đề ra.
- Sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động
- Sự tin cậy của báo cáo tài chính
- Sự tuân thủ pháp luật và các quy định hiện hành [8]
Hệ thống Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp là một quá trình quan trọng, liên quan đến nhiều đối tượng trong tổ chức, nhằm đảm bảo hoạt động hiệu quả, tuân thủ quy định pháp luật và cung cấp thông tin tài chính đáng tin cậy.
1.1.2 Chức năng của hệ thống Kiểm soát nội bộ
Hệ thống Kiểm soát nội bộ bao gồm các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của tất cả thành viên trong tổ chức, nhằm đảm bảo hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu một cách hợp lý Hệ thống này có các chức năng chủ yếu như giám sát, đánh giá rủi ro và đảm bảo tuân thủ quy định.
- Ngăn ngừa sai phạm trong quy trình xử lý nghiệp vụ
- Phát hiện và sửa chữa kịp thời những sai phạm trong xử lý nghiệp vụ giúp cho doanh nghiệp tránh khỏi thất thoát tài sản
- Giúp cho doanh nghiệp thực hiện được chính sách đường lối kinh doanh
- Đảm bảo an toàn tài sản
- Đảm bảo báo cáo tài chính trung thực và hợp lý
Đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong tổ chức tuân thủ nghiêm ngặt các nội quy, quy định và quy chế của tổ chức, cũng như các quy định của pháp luật Đồng thời, cần giám sát hiệu quả việc thực hiện những nội quy, quy định và quy chế này để duy trì sự tuân thủ và nâng cao hiệu suất làm việc.
- Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra
1.1.3 Các yếu tố cấu thành của hệ thống Kiểm soát nội bộ
Theo báo cáo COSO (2013), hệ thống Kiểm soát nội bộ được cấu thành từ năm bộ phận liên kết chặt chẽ, bao gồm môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, cùng với giám sát Môi trường kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập nền tảng cho các hoạt động kiểm soát hiệu quả.
Môi trường kiểm soát là yếu tố quan trọng phản ánh sắc thái chung của tổ chức, ảnh hưởng đến nhận thức của từng cá nhân trong đơn vị và đóng vai trò nền tảng cho các bộ phận khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ.
Môi trường kiểm soát được hình thành từ nhiều yếu tố quan trọng, bao gồm tính trung thực và các giá trị đạo đức, cam kết về năng lực, vai trò của Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán Ngoài ra, triết lý quản lý, phong cách điều hành, cơ cấu tổ chức, phân định quyền hạn và trách nhiệm, cùng với chính sách nhân sự cũng góp phần tạo nên một môi trường kiểm soát hiệu quả.
Tính trung thực và giá trị đạo đức của nhân viên là yếu tố then chốt trong sự phát triển của công ty, vì mỗi nhân viên đóng vai trò quan trọng trong bộ máy tổ chức Một môi trường làm việc tích cực, nơi mà nhân viên có đạo đức cao, sẽ thúc đẩy sự liên kết và phát huy sức mạnh tập thể, giúp công ty đạt được các mục tiêu đề ra Đội ngũ nhân viên không chỉ thực hiện các thủ tục kiểm soát mà còn là nền tảng đảm bảo hiệu quả của hoạt động nội bộ Khi nhân viên có năng lực, đáng tin cậy và trình độ học vấn cao, ngay cả khi quy trình kiểm soát không được thực hiện hoàn toàn, công ty vẫn có thể đảm bảo hoàn thành các mục tiêu kiểm soát nội bộ.
Mặc dù doanh nghiệp đã thiết kế và áp dụng các chính sách kiểm soát chặt chẽ, nhưng nếu đội ngũ nhân viên thiếu năng lực và tính trung thực, hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ không đạt hiệu quả mong muốn.
Phong cách và triết lý quản lý của Ban Giám đốc đóng vai trò quyết định trong việc vận hành bộ máy của công ty Sự lãnh đạo hiệu quả không chỉ ảnh hưởng đến quy trình làm việc mà còn định hình văn hóa tổ chức, từ đó tác động đến hiệu suất và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Môi trường kiểm soát của tổ chức ảnh hưởng lớn đến khả năng nhận thức và giám sát rủi ro trong kinh doanh Nhà quản lý với quan điểm kinh doanh trung thực và cạnh tranh lành mạnh thường coi trọng tính trung thực của báo cáo tài chính và thực hiện các biện pháp giảm thiểu rủi ro Sự mạnh mẽ của môi trường kiểm soát phụ thuộc vào ý chí thiết lập các thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhằm đạt được mục tiêu Ngược lại, nếu nhà quản lý có tư tưởng gian lận, báo cáo tài chính có thể chứa đựng sai phạm, dẫn đến môi trường kiểm soát yếu kém.
Cơ cấu tổ chức của một đơn vị là yếu tố quan trọng trong việc phân định quyền hạn và trách nhiệm giữa các thành viên, giúp mọi người nhận thức rõ ràng về vai trò của mình trong việc đạt được mục tiêu chung Một cơ cấu tổ chức hợp lý không chỉ tạo ra môi trường kiểm soát hiệu quả mà còn đảm bảo tính xuyên suốt trong việc ban hành và giám sát các quy định, quy chế trong công ty Điều này góp phần ngăn ngừa các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị.
ĐẶC ĐIỂM CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG
1.2.1 Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền
Bán hàng và thu tiền là chu trình thiết yếu trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động Đối với doanh nghiệp thương mại, đây là bước tiếp theo sau khi mua hàng và thanh toán, trong khi với doanh nghiệp sản xuất, nó diễn ra sau quá trình sản xuất Hiệu quả của chu trình này quyết định đến khả năng bán hàng, kiểm soát nợ phải thu và ngăn ngừa tổn thất tài sản, là những yếu tố quan trọng mà các nhà quản lý cần quan tâm.
Chu trình bán hàng và thu tiền bao gồm các bước như xử lý đơn đặt hàng, xét duyệt bán chịu, giao hàng, lập hóa đơn, theo dõi nợ phải thu và thu tiền Những đặc điểm nổi bật của chu trình này là tính liên tục và tính hiệu quả trong việc quản lý các giao dịch tài chính.
- Là chu trình có liên quan đến đối tượng bên ngoài doanh nghiệp và chịu ảnh hưởng mạnh mẽ của quy luật cung cầu
Chu trình bán hàng và thu tiền bao gồm nhiều bước quan trọng, liên quan đến các tài sản nhạy cảm như nợ phải thu, hàng hóa và tiền mặt Do đó, những tài sản này thường dễ bị tham ô và chiếm dụng, đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ để bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp.
Nợ phải thu khách hàng đóng vai trò quan trọng trong tài sản của doanh nghiệp, có thể chiếm tỷ trọng lớn và ảnh hưởng đến sự cạnh tranh trong thị trường.
1.2.2 Các rủi ro và sai phạm chủ yếu xảy ra trong chu trình bán hàng và thu tiền
Xử lý đơn đặt hàng là một quy trình quan trọng, trong đó đơn đặt hàng có thể được chấp nhận nhưng không được duyệt Điều này có thể xảy ra khi có sự đồng ý bán hàng nhưng không đủ khả năng cung ứng Ngoài ra, việc ghi sai thông tin trên hợp đồng như chủng loại, số lượng và đơn giá cũng là những vấn đề cần lưu ý trong quá trình xử lý đơn hàng.
- Xét duyệt bán chịu: Bán chịu cho những khách hàng không có khả năng thanh toán hoặc thường xuyên thanh toán trễ hạn,…
Giao hàng không đúng quy trình có thể dẫn đến nhiều vấn đề nghiêm trọng như giao hàng chưa được xét duyệt, sai chủng loại, số lượng hoặc địa điểm, và thậm chí giao sai cho khách hàng Những sai sót này có thể gây thất thoát hàng hóa trong quá trình vận chuyển mà không xác định được ai là người chịu trách nhiệm.
Việc lập hóa đơn đúng cách là rất quan trọng trong kinh doanh Các lỗi thường gặp bao gồm không lập hóa đơn khi bán hàng, lập hóa đơn sai về giá trị, tên, mã số thuế, hoặc địa chỉ của khách hàng Ngoài ra, việc viết hóa đơn theo yêu cầu của người mua, với giá cao hơn hoặc thấp hơn so với giá xuất kho, cũng cần được chú ý Một sai lầm nghiêm trọng khác là lập hóa đơn mà không có giao dịch bán hàng thực tế.
Ghi chép doanh thu và theo dõi nợ phải thu khách hàng là một công việc quan trọng, nhưng thường gặp nhiều sai sót như ghi nhầm tên khách hàng, sai thời hạn thanh toán, niên độ doanh thu và nợ phải thu Các lỗi khác bao gồm ghi sai số tiền, ghi trùng hoặc bỏ sót hóa đơn, và quản lý nợ phải thu kém dẫn đến việc thu hồi nợ chậm trễ hoặc không thể thu hồi Ngoài ra, các khoản tiền thanh toán của khách hàng có thể bị chiếm đoạt, hoặc việc xóa nợ phải thu không được phê duyệt cũng là vấn đề cần lưu ý.
1.3.KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP
1.3.1 Mục tiêu Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
Mục tiêu của kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền là giảm thiểu tối đa các sai phạm có thể xảy ra Việc thực hiện kiểm soát này sẽ giúp đơn vị đạt được ba mục tiêu chung theo tiêu chuẩn COSO (2013).
Sự hữu hiệu trong hoạt động bán hàng được định nghĩa là khả năng đạt được các mục tiêu về doanh thu, thị phần và tốc độ tăng trưởng, điều này ảnh hưởng lớn đến sự tồn tại và phát triển của đơn vị Ngược lại, tính hiệu quả phản ánh mối quan hệ giữa kết quả đạt được và chi phí đầu tư, bao gồm chi phí quảng cáo, khuyến mãi, đội ngũ bán hàng, vận chuyển và hoa hồng.
Báo cáo tài chính đáng tin cậy phản ánh chính xác các khoản mục như doanh thu, lợi nhuận, nợ phải thu khách hàng, tiền mặt và hàng tồn kho, được trình bày trung thực và hợp lý theo chu trình bán hàng-thu tiền, đảm bảo sự minh bạch và chính xác so với kết quả thực tế.
Để đảm bảo hoạt động bán hàng hiệu quả và hợp pháp, các doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật và nội bộ Điều này bao gồm việc ký kết hợp đồng mua bán, quản lý hóa đơn, xét duyệt bán chịu, giao hàng và lập phiếu xuất kho Đặc biệt, đối với các ngành nghề đặc thù như sản xuất thuốc chữa bệnh, vật liệu cháy nổ, chất phóng xạ hay văn hóa phẩm, việc tuân thủ các quy định pháp luật liên quan là vô cùng quan trọng.
1.3.2 Thủ tục Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền a Th ủ t ụ c ki ể m soát chung
- Kiểm soát quá trình tiếp nhận đơn đặt hàng và xét duyệt bán chịu:
Tiếp nhận đơn đặt hàng là bước quan trọng đầu tiên trong quy trình bán hàng và thu tiền Để kiểm soát hiệu quả, các đơn vị nên thiết kế mẫu đơn đặt hàng thống nhất và đánh số thứ tự liên tục Đồng thời, để tạo sự thuận tiện và linh hoạt cho khách hàng, các đơn vị cũng chấp nhận đơn đặt hàng do khách tự soạn.
Trong quá trình tiếp nhận đơn đặt hàng, doanh nghiệp cần xác minh thông tin người mua, đối chiếu đơn giá với bảng giá chính thức, xác nhận khả năng cung ứng, lập lệnh bán hàng và xét duyệt bán chịu.
Xét duyệt bán chịu là một quy trình có rủi ro cao, vì vậy bộ phận này cần phải độc lập với bộ phận bán hàng Doanh nghiệp cần thiết lập chính sách bán chịu và hệ thống kiểm tra tín dụng khách hàng Khi phê duyệt, bộ phận xét duyệt bán chịu phải ký hoặc đánh dấu lên lệnh bán hàng, và bộ phận kho sẽ dựa vào lệnh đã được xác nhận để xuất kho Đối với doanh nghiệp phân phối và kinh doanh điện năng, đơn đặt hàng cũng chính là đơn xin mua điện, và khách hàng cần đến các Điện lực để được hướng dẫn và ký kết hợp đồng sử dụng điện Đây được xem là bước đầu tiên trong quy trình bán và thu tiền điện.
THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU
ĐẶC ĐIỂM CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH MTV ĐIỆN LỰC ĐÀ NẴNG
TY TNHH MTV ĐIỆN LỰC ĐÀ NẴNG
2.1.1 Giới thiệu về Công ty a S ự hình thành và phát tri ể n c ủ a Công ty
Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng, trực thuộc Tổng công ty Điện lực miền Trung, được thành lập theo Quyết định số 140/2006/QĐ - TTg ngày 16/6/2006 của Thủ tướng Chính phủ Công ty được hình thành từ việc chuyển đổi Điện lực Đà Nẵng hạch toán phụ thuộc thành Công ty TNHH MTV, hoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
3204000032 do Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Đà Nẵng cấp lần đầu ngày 22/06/2006
Nhà máy điện được thành lập vào năm 1922 với chỉ 2 máy phát điện có công suất 230kW, sản xuất điện 1 chiều chủ yếu phục vụ cho các cơ quan hành chính và một số bóng đèn đường Đến năm 1975, quy mô của nhà máy vẫn còn nhỏ, điện chủ yếu phục vụ cho bộ máy công sở và ánh sáng sinh hoạt của người dân, trong khi điện cho phát triển kinh tế xã hội rất hạn chế Đến cuối năm 1980, sản lượng điện sản xuất đạt 60,8 triệu kWh, trong đó điện thương phẩm là 48,4 triệu kWh với 501 CBCNV Một cột mốc quan trọng là vào ngày 01/8/1990, Đà Nẵng chính thức nhận lưới điện Quốc gia qua trạm 110kV Xuân Hà và đến năm 1994, lưới điện Quốc gia Bắc Nam được hòa chung tại trạm 500kV Đà Nẵng.
Hiện tại, tài sản bao gồm 06 trạm biến áp 110kV với tổng công suất 466.000 KVA, 1.574 trạm biến áp phụ tải có tổng dung lượng 573.770 KVA, cùng với 27,8 km đường dây 110kV, 644,52 km đường dây 22kV và 1.346,3 km đường dây hạ thế.
Công ty đang không ngừng mở rộng cơ cấu tổ chức, hiện tại có 08 đơn vị trực thuộc, bao gồm 05 Điện lực, 01 Xí nghiệp, 02 Đội sản xuất và Văn phòng Công ty.
Có thể tóm tắt quá trình phát triển sản xuất kinh doanh của Công ty qua các năm gần đây như sau:
Bảng 2.1 Sản lượng, doanh thu, số lượng khách hàng qua các năm
S.lượng thương phẩm Tr.kWh 1.153,6 1.307,12 1.429 1.640,7 1.856,7
Số lượng khách hàng Khách hàng 220.956 234.179 250.042 257.209 264.453 Doanh thu Tỷ đồng 1.187 1.467 1.832 2.361 2.890 Minh hoạ bằng các đồ thị sau:
Hình 2.1 Sản lượng điện thương phẩm
Hình 2.2 Số lượng khách hàng
Hình 2.3 Doanh thu b Đặ c đ i ể m s ả n xu ấ t kinh doanh c ủ a Công ty
Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng là doanh nghiệp nhà nước 100% vốn, đại diện chủ sở hữu là Chủ tịch Tổng công ty Điện lực miền Trung Công ty hoạt động theo Luật Doanh nghiệp, tuân thủ phân cấp từ Tổng công ty Điện lực miền Trung và Điều lệ của công ty.
Lĩnh vực và ngành nghề kinh doanh:
Chúng tôi chuyên sản xuất và kinh doanh điện năng, đồng thời xây dựng và cải tạo lưới điện với cấp điện áp lên đến 110kV Ngoài ra, chúng tôi cũng thực hiện sửa chữa và đại tu thiết bị điện ở cấp điện áp 110kV Dịch vụ tư vấn đầu tư xây dựng công trình lưới điện 110kV của chúng tôi bao gồm lập dự án đầu tư, quản lý dự án, khảo sát xây dựng và giám sát thi công.
Thí nghiệm, hiệu chỉnh thiết bị điện đến cấp điện áp 110kV Đầu tư các công trình nguồn điện, lưới điện
Công ty hoạt động sản xuất kinh doanh điện năng theo đúng quy định của Luật Doanh nghiệp, quản lý một Tổ máy phát điện Diesel với công suất nhỏ chủ yếu để dự phòng Nguồn điện cung cấp cho khách hàng chủ yếu từ lưới điện quốc gia qua hệ thống truyền tải của Công ty Truyền tải điện 2 Công ty xây dựng giá mua điện nội bộ hàng năm dựa trên giá của Tổng công ty Điện lực miền Trung, từ đó bán điện cho khách hàng theo giá quy định của Nhà nước thông qua các hợp đồng mua bán điện Để đáp ứng nhu cầu sử dụng điện, Công ty thực hiện lập kế hoạch xác định nhu cầu, dự báo phụ tải hàng năm và dài hạn, đảm bảo sản lượng, chất lượng, an toàn và ổn định Hiện nay, Công ty đã đạt tỷ lệ bán lẻ điện cho từng hộ tiêu thụ trên địa bàn thành phố lên tới 100%.
Hằng năm, Công ty đầu tư mở rộng mạng lưới điện để cung cấp dịch vụ tốt hơn cho khách hàng Việc này được thực hiện thông qua việc xây lắp và cải tạo lưới điện đến cấp điện áp 110kV, sử dụng nguồn vốn khấu hao và vốn vay từ các tổ chức tín dụng trong và ngoài nước.
Công ty không chỉ tập trung vào phân phối điện mà còn mở rộng sang các sản phẩm và dịch vụ khác như xây lắp công trình điện, tư vấn, lập dự án đầu tư, khảo sát, giám sát, thiết kế và nghiệm thu các công trình điện với cấp điện áp lên đến 110kV Ngoài ra, công ty còn thực hiện sửa chữa, thí nghiệm, hiệu chỉnh thiết bị điện và mua bán vật tư, hàng hóa Mặc dù doanh thu từ các hoạt động này chỉ chiếm tỷ lệ nhỏ trong tổng doanh thu, nhưng chúng vẫn đóng góp vào lợi nhuận của công ty, từ đó cải thiện đời sống cán bộ công nhân viên và đáp ứng nhu cầu của khách hàng tại thành phố Đà Nẵng.
2.1.2 Tổ chức quản lý tại Công ty
Công ty được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng, nhằm đạt được mục tiêu sản xuất kinh doanh và thực hiện các hoạt động xã hội hiệu quả.
Cơ cấu tổ chức của Công ty được lãnh đạo bởi Chủ tịch kiêm Giám đốc, người chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động sản xuất kinh doanh Kiểm soát viên đóng vai trò trợ lý cho Giám đốc, trong khi Giám đốc phân công nhiệm vụ cho 03 Phó Giám đốc để hỗ trợ và tham mưu trong việc điều hành Dưới sự quản lý của Ban Giám đốc, các phòng ban chức năng cùng với các Điện lực, xí nghiệp và đội trực thuộc hoạt động theo chỉ đạo và chịu trách nhiệm về nhiệm vụ được giao Các đơn vị như Đội thí nghiệm, Đội quản lý vận hành 110KV, Điện lực Hải Châu, Điện lực Liên Chiểu và Điện lực Sơn đều hoạt động dưới sự điều hành của Ban Giám đốc.
PGĐ XDCB PGĐ KINH DOANH
PGĐ KỸ THUẬT Điện Lực Thanh Khê
P Tổ chức và nhân sự
Thanh tra bảo vệ pháp chế
Kiểm tra giám sát mua bán điện
Xí nghiệp Điện cơ download by : skknchat@gmail.com
Công ty Điện lực Đà Nẵng có nhiều phòng ban với chức năng hoạt động đa dạng Tuy nhiên, trong nghiên cứu này, tác giả sẽ tập trung vào chức năng của các phòng liên quan đến chu trình bán và thu tiền điện.
Phòng Tài chính Kế toán có trách nhiệm tham mưu cho Giám đốc Công ty trong việc chỉ đạo và quản lý các hoạt động tài chính, kế toán, thống kê theo đúng quy định của Luật Tài chính – Thống kê và các chính sách kinh tế do Nhà nước và Tập đoàn ban hành Nhiệm vụ bao gồm quản lý tài chính, giá cả, tài sản và hạch toán doanh thu kinh doanh điện năng của toàn Công ty Trong khi đó, Phòng Kinh doanh hỗ trợ Giám đốc Công ty trong việc chỉ đạo công tác kinh doanh điện năng và dịch vụ khách hàng, đảm bảo tuân thủ các quy định của Nhà nước, Tập đoàn và Tổng Công ty.
Hướng dẫn nghiệp vụ kinh doanh bán điện bao gồm các quy định về sử dụng điện, quy trình thanh toán tiền điện, và việc tổ chức theo dõi, kiểm tra hoạt động kinh doanh điện năng tại các đơn vị trực thuộc Đồng thời, cần quản lý thống nhất nghiệp vụ kinh doanh bán điện trong toàn Công ty để đảm bảo hiệu quả và minh bạch trong hoạt động.
Tổ chức thực hiện, hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị trong việc ký kết hợp đồng mua bán điện với khách hàng, đồng thời áp dụng giá bán điện cho khách hàng theo đúng quy định của Nhà nước, Tập đoàn và Tổng Công ty.
TIẾN TRÌNH NGHIÊN CỨU
Dựa trên đặc điểm chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Điện lực Đà Nẵng, nghiên cứu tính hiệu quả của công tác Kiểm soát nội bộ trong chu trình này được thực hiện theo một tiến trình cụ thể.
COSO cung cấp một khuôn khổ tổng thể cho năm thành phần của kiểm soát nội bộ, nhưng thiếu hướng dẫn cụ thể về cách đo lường hiệu quả Theo Michael Ramos, mô hình độ tin cậy trong kiểm soát nội bộ có thể được sử dụng như một công cụ đánh giá hiệu quả, như được trích dẫn trong bài viết “How to comply with Sarbanes Oxley Section 404: Assessing the Effectiveness of Internal Control.”
Lý thuyết về KSNB Đặc điểm kinh doanh Điện lực
Mục tiêu kiểm soát chu trình bán và thu tiền điện
Phỏng vấn lãnh đạo công ty
Tính hữu hiệu của công tác ghi chữ điện, thu tiền điện
BCH điều tra, chọn mẫu NV ghi chữ điện, thu ngân
Tính hữu hiệu của công tác giám sát
Phỏng vấn sâu nhân viên giám sát
Xử lý kết quả thống kê
Nhận xét, đánh giá tính hữu hiệu công tác KSNB Đề xuất giải pháp
Mô hình kiểm soát nội bộ được cấu thành từ hai trục chính Trục ngang thể hiện các mục tiêu kiểm soát trọng yếu của đơn vị, bao gồm văn hóa doanh nghiệp, đội ngũ nhân lực, kiểm soát hệ thống công nghệ thông tin, sự liên kết nội bộ, rủi ro, gian lận, cấp cao và giám sát Trong khi đó, trục thẳng đứng mô tả độ tin cậy của công tác kiểm soát nội bộ với năm mức độ khác nhau.
Mức độ 1 là giai đoạn ban đầu của hệ thống kiểm soát nội bộ, nơi các mục tiêu chưa được xác định rõ ràng và nhất quán trong toàn tổ chức Chính sách và thủ tục thường thiếu tài liệu, dẫn đến việc các chính sách không liên quan hoặc không phù hợp với nhau Hiệu quả của hệ thống này phụ thuộc chủ yếu vào kỹ năng, năng lực và giá trị đạo đức của từng cá nhân, gây ra sự khác biệt lớn về độ tin cậy của hệ thống kiểm soát nội bộ giữa các đơn vị trong tổ chức và theo thời gian.
Mức độ 2 của kiểm soát nội bộ cho thấy sự chính thức bắt đầu hình thành, mặc dù tài liệu vẫn còn rời rạc và không đồng bộ Thông tin về kiểm soát nội bộ đã được truyền đạt nhưng thiếu tính chính thức và đào tạo, dẫn đến việc thông tin không được quản lý và giám sát hiệu quả Ban quản trị nhận thức được tầm quan trọng của kiểm soát, nhưng vẫn còn thiếu sự tích hợp trong các hoạt động doanh nghiệp Tuy nhiên, sự cải thiện trong quy trình lặp lại và truyền thông đã nâng cao độ tin cậy và giảm thiểu rủi ro của hệ thống.
Mức độ 3 của hệ thống kiểm soát nội bộ cho thấy ban quản trị nhận thức rõ tầm quan trọng của việc duy trì một hệ thống hiệu quả trong hoạt động kinh doanh Họ cam kết đầu tư nguồn lực để phát triển và duy trì một hệ thống kiểm soát đáng tin cậy, với các thành phần kiểm soát được kết hợp chặt chẽ Tài liệu về chính sách và thủ tục kiểm soát được xây dựng một cách toàn diện và nhất quán, đồng thời có chương trình đào tạo liên quan đến kiểm soát Nhờ vào hình thức và tiêu chuẩn hóa, hệ thống trở nên đáng tin cậy hơn, vì hiệu quả tổng thể phụ thuộc vào tổ chức hơn là vào cá nhân.
Mức độ 4 trong hệ thống kiểm soát nội bộ là mức độ tích hợp, nơi ban quản trị nhận thức rõ các yêu cầu cần thiết để duy trì hiệu quả và hiệu lực của hệ thống Công tác kiểm soát được đánh giá và thực hiện thường xuyên, đồng thời được tích hợp vào chiến lược và hoạt động của doanh nghiệp Đào tạo toàn diện được triển khai, cùng với việc bắt đầu quá trình giám sát định kỳ nhằm đảm bảo hiệu quả của công tác kiểm soát nội bộ.
Mức độ 5 trong tối ưu hóa thể hiện cam kết của ban quản trị đối với việc cải thiện liên tục trong kiểm soát Doanh nghiệp áp dụng các công cụ và kỹ thuật tự động hóa tinh vi để theo dõi và điều chỉnh quy trình khi cần thiết.
* Phỏng vấn lãnh đạo Công ty
Phỏng vấn điều tra được thực hiện với Ban lãnh đạo Công ty và các Điện lực nhằm mục đích tìm hiểu các mục tiêu kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền của Điện lực Đà Nẵng Nội dung phỏng vấn bao gồm quy chế khen thưởng, phân công phân nhiệm ở từng bộ phận, và đánh giá công tác kiểm soát nội bộ trong chu trình bán và thu tiền điện Đặc biệt, phỏng vấn sẽ xác định ai là người thực hiện chức năng kiểm soát và tần suất thực hiện kiểm tra Cuối cùng, nghiên cứu cũng sẽ xem xét hiệu quả của công tác kiểm soát doanh thu tại Công ty và tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ trong chu trình bán và thu tiền điện.
- Phỏng vấn sâu nhân viên bộ phận giám sát
Mục đích của việc phỏng vấn sâu nhân viên bộ phận giám sát là để đánh giá hiệu quả của quy trình kiểm tra và giám sát liên quan đến ghi chữ điện và thu tiền.
Sau khi thực hiện việc phỏng vấn, lụân văn sẽ đánh giá theo mô hình độ tin cậy nói trên như sau:
Mức độ ban đầu hoặc không chính thức về kiểm soát nội bộ thể hiện sự thiếu nhận thức hoặc chỉ có nhận thức hạn chế về vấn đề này Kiểm soát nội bộ thường không được tích hợp vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và trách nhiệm của từng cá nhân trong tổ chức chưa được xác định rõ ràng.
Mức độ có hệ thống trong kiểm soát nội bộ thể hiện sự hiểu biết sâu sắc về các chính sách được ban hành nhằm đạt được mục tiêu tổ chức, đồng thời nhấn mạnh vai trò của các chính sách này trong việc nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát nội bộ Quy trình rõ ràng và hướng dẫn quyết định được ban hành giúp các cá nhân trong tổ chức nhận thức được tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ trong việc hoàn thành mục tiêu Đồng thời, bộ phận giám sát cũng nhận thức được trách nhiệm của mình và có xu hướng quan tâm hơn đến việc cải thiện công tác kiểm soát nội bộ.
Mức độ tích hợp và tối ưu hóa trong quá trình ra quyết định của Ban Giám đốc thường gắn liền với việc đánh giá hiệu quả công tác kiểm soát nội bộ và báo cáo tài chính Doanh nghiệp cam kết thực hiện và giám sát chặt chẽ hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, đồng thời thể hiện trách nhiệm cải thiện thông qua các hành động cụ thể.
Dựa trên mô hình độ tin cậy, nếu công tác Kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp được thực hiện một cách có hệ thống, điều này cho thấy hoạt động Kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp đó đang diễn ra hiệu quả.
Dựa trên 05 bộ phận cấu thành của hệ thống Kiểm soát nội bộ theo COSO (2013) và đặc điểm của công tác ghi chữ điện cũng như thu tiền điện tại Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng, luận văn đề xuất các tiêu chí đánh giá hiệu quả của công tác Kiểm soát nội bộ trong chu trình bán và thu tiền điện tại công ty này.
