Tính cấp thiết của đề tài
Trong bối cảnh toàn cầu hóa và suy thoái kinh tế hiện nay, các doanh nghiệp không chỉ hưởng lợi từ những cơ hội phát triển mà còn phải đối mặt với nhiều khó khăn và thách thức, đặc biệt là rủi ro kinh doanh và áp lực cạnh tranh Để tồn tại và phát triển bền vững cả trong nước và quốc tế, các doanh nghiệp cần áp dụng các công cụ quản lý hiệu quả nhằm kiểm soát và sử dụng tối ưu nguồn lực kinh tế Điều này yêu cầu các nhà quản lý phải xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) hiệu quả trong tổ chức của mình.
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát, phát hiện và ngăn chặn các hành vi gian lận, thiếu trung thực trong doanh nghiệp, từ đó giúp nhà quản lý đạt được các mục tiêu đề ra Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng dễ dàng thiết lập một hệ thống KSNB hiệu quả Do đó, cần phải tích cực nghiên cứu và đánh giá để phát hiện những điểm yếu trong hệ thống, nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả của KSNB tại đơn vị.
Công ty Cổ phần Phú Tài, được thành lập từ việc cổ phần hóa Công ty Phú Tài thuộc Quân khu 5 – Bộ Quốc phòng, hiện đang hoạt động trong các lĩnh vực khai thác và chế biến đá ốp lát, đồ gỗ nội thất, và phân phối xe ô tô Toyota Khai thác và chế biến đá ốp lát là nguồn doanh thu chính, với mục tiêu mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh và nâng cao năng lực cạnh tranh trong những năm tới Công ty hướng tới phát triển thị trường trong nước và xuất khẩu, nhằm nâng cao vị thế trong ngành đá tự nhiên Nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ, tác giả đã chọn đề tài luận văn “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ hoạt động sản xuất kinh doanh đá ốp lát tại Công ty cổ phần Phú Tài.” Mặc dù hệ thống kiểm soát nội bộ đã được tăng cường, nhưng việc phòng ngừa và phát hiện rủi ro vẫn chưa đạt hiệu quả cao.
Tổng quan các công trình nghiên cứu có liên quan đến đề tài
Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã tham khảo tài liệu của Võ Thụy Như Thúy về việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) trong quy trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần Quốc tế Mekong Bài viết tìm hiểu về hệ thống KSNB và phân tích thực trạng của nó tại công ty Tuy nhiên, nghiên cứu chủ yếu chỉ nêu ra những nguyên nhân và hạn chế của hệ thống mà chưa đề xuất các biện pháp cụ thể để cải thiện hiệu quả của KSNB trong quy trình này.
Cổ phần Quốc tế Mekong
Trong luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh của Nguyễn Thị Bích Trâm (2013) tại Đại học Kinh tế - Đại học Đà Nẵng, tác giả đã trình bày lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ và phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần Petec Bình Định Tác giả đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ và nhấn mạnh sự cần thiết phải tăng cường kiểm soát, đồng thời đề xuất một số giải pháp hoàn thiện Tuy nhiên, các giải pháp này vẫn chưa thực sự phù hợp với tình hình cụ thể của công ty, cần được điều chỉnh để mang lại hiệu quả thiết thực hơn.
Trong luận văn thạc sĩ năm 2011 của Trần Thị Thanh Nga, tác giả đã nghiên cứu về việc tăng cường kiểm soát nội bộ doanh thu tại Công ty cổ phần Dược – thiết bị y tế Đà Nẵng Bằng phương pháp phân tích, đánh giá và khảo sát, tác giả đã chỉ ra thực trạng kiểm soát nội bộ doanh thu trong doanh nghiệp Dựa vào đặc thù kinh doanh, tác giả đã đánh giá những hạn chế còn tồn tại trong công tác kiểm soát doanh thu và đề xuất các giải pháp nhằm khắc phục những vấn đề chưa đạt được.
Bài viết của tác giả Bùi Thị Tĩnh “Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp Việt Nam” được đăng tại Trung tâm Khoa học Công nghệ Quốc gia, trình bày các lý thuyết cơ bản về kiểm soát nội bộ (KSNB) và phân tích thực trạng áp dụng KSNB tại các doanh nghiệp Việt Nam Tác giả đã khảo sát và đánh giá hệ thống KSNB ở các doanh nghiệp may lớn thuộc Tập đoàn dệt may Việt Nam, một số doanh nghiệp hóa chất và ngân hàng thương mại Bài báo nêu ra 9 tiêu chí cần thực hiện đồng bộ để KSNB phát huy hiệu quả, từ các chính sách tổng thể đến các giao dịch chi tiết, nhằm ngăn ngừa sai phạm trong hoạt động doanh nghiệp Cuối cùng, tác giả đưa ra các giải pháp để xây dựng hệ thống KSNB hiệu quả, tuy nhiên bài viết không đề cập đến khuôn mẫu lý thuyết áp dụng và chỉ tập trung nghiên cứu các công ty thuộc tập đoàn lớn tại Việt Nam.
Nhiều nghiên cứu đã đề cập đến việc tăng cường kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp, nêu ra các vấn đề lý luận, thực trạng và giải pháp hoàn thiện Tuy nhiên, chưa có công trình nào nghiên cứu cụ thể về kiểm soát nội bộ trong hoạt động sản xuất kinh doanh đá ốp lát tại Công ty Cổ phần Phú Tài Do đó, tôi đã kế thừa và chọn lọc từ các nghiên cứu trước đó để thực hiện đề tài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hoạt động sản xuất kinh doanh đá ốp lát tại Công ty Cổ phần Phú Tài”, nhằm tổng kết các vấn đề lý luận và thực tiễn, từ đó tìm ra giải pháp tối ưu cho kiểm soát nội bộ trong lĩnh vực này.
Mục tiêu nghiên cứu đề tài
- Tổng hợp những lý luận cơ bản về KSNB trong doanh nghiệp sản xuất
- Thực trạng KSNB đối với hoạt động sản xuất kinh doanh đá ốp lát tại Công ty cổ phần Phú Tài
Để nâng cao hiệu quả quản lý và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) trong hoạt động sản xuất kinh doanh đá ốp lát tại Công ty cổ phần Phú Tài, cần đề xuất các giải pháp phù hợp với loại hình hoạt động của công ty Những giải pháp này sẽ giúp tăng cường tính hiệu quả của công tác quản lý, đảm bảo sự phát triển bền vững cho đơn vị.
Phương pháp nghiên cứu đề tài
Đề tài nghiên cứu này áp dụng phương pháp thu thập số liệu để thực hiện luận văn Luận văn sử dụng đa dạng các phương pháp nghiên cứu, bao gồm nghiên cứu lý thuyết, áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật, cũng như các phương pháp thống kê, phân tích, tổng hợp số liệu, so sánh và đối chiếu, nhằm đưa ra những kết luận chính xác và đáng tin cậy.
Ý nghĩa đề tài nghiên cứu
Về lý luận: Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp sản xuất
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ vận dụng các khía cạnh của COSO để phân tích tác động của thực trạng kiểm soát nội bộ trong hoạt động sản xuất kinh doanh đá ốp lát tại Công ty Cổ phần Phú Tài Qua đó, chúng tôi sẽ đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) cho hoạt động sản xuất kinh doanh đá ốp lát, góp phần nâng cao hiệu quả và giảm thiểu rủi ro trong quy trình sản xuất.
Kết cấu của đề tài
Luận văn được cấu trúc thành ba chương, bao gồm phần mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục bảng biểu, sơ đồ, phụ lục và danh mục tài liệu tham khảo.
Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sản xuất
Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ hoạt động sản xuất kinh doanh đá ốp lát Công ty CP Phú Tài
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ hoạt động sản xuất kinh doanh đá ốp lát tại Công ty CP Phú Tài
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA DN SẢN XUẤT
Tổng quan về kiểm soát nội bộ
1.1.1 Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ đã phát triển thành một hệ thống lý luận quan trọng trong tổ chức, phản ánh quá trình nhận thức và nghiên cứu sâu sắc về vấn đề này Sự tiến triển này đã dẫn đến việc hình thành các quy định đa dạng, từ những quy định đơn giản đến những quy định phức tạp hơn về hệ thống kiểm soát.
Theo VAS 400, hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và thủ tục do đơn vị kiểm toán xây dựng nhằm đảm bảo tuân thủ pháp luật và quy định Hệ thống này giúp kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót, đồng thời lập báo cáo tài chính trung thực, hợp lý, bảo vệ và quản lý tài sản hiệu quả.
Theo PGS.TS Trần Thị Giang Tân và các tác giả từ Bộ môn Kiểm toán, trường Đại học Kinh tế TP.HCM (2010), Hiệp hội Kế toán viên Công chứng Hoa Kỳ (AICPA) định nghĩa rằng hệ thống kế hoạch và tổ chức trong kinh doanh là phương pháp bảo vệ tài sản, kiểm tra độ chính xác thông tin kế toán, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và đảm bảo tuân thủ quản lý Định nghĩa này nhấn mạnh vai trò quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với các kiểm toán viên trong quá trình lập kế hoạch, thực hiện và báo cáo kiểm toán.
Theo Liên đoàn Kế toán quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội bộ là tập hợp các chính sách và thủ tục nhằm bảo vệ tài sản, đảm bảo độ tin cậy của thông tin, thực hiện các quy định pháp lý và nâng cao hiệu quả hoạt động Định nghĩa này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tuân thủ pháp luật, bảo đảm an toàn tài sản và độ tin cậy thông tin, đồng thời có tính khái quát cao, phù hợp cho việc nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ trong nhiều lĩnh vực khác nhau.
Theo báo cáo COSO năm 1992, kiểm soát nội bộ là quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và nhân viên của đơn vị thực hiện, nhằm đảm bảo đạt được ba mục tiêu cơ bản với mức độ hợp lý.
Báo cáo tài chính đáng tin cậy
Các luật lệ và quy định được tuân thủ
Kiểm soát nội bộ bao gồm bốn nội dung cơ bản: quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu, nhằm đảm bảo hoạt động hiệu quả và hữu hiệu.
Kiểm soát nội bộ là một quá trình
Kiểm soát nội bộ là một chuỗi các hoạt động kiểm soát hiện diện trong mọi bộ phận của doanh nghiệp, được kết hợp thành một hệ thống thống nhất Quá trình này đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người
Kiểm soát nội bộ không chỉ là chính sách và thủ tục, mà còn bao gồm tất cả nhân sự trong doanh nghiệp, từ Hội đồng quản trị đến nhân viên Con người là yếu tố quyết định trong việc xác định mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát và thực hiện chúng trong mọi khía cạnh của quy trình làm việc.
Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không phải đảm bảo tuyệt đối rằng các mục tiêu sẽ được thực hiện
Khi vận hành hệ thống kiểm soát, rủi ro do sai lầm con người có thể ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu Kiểm soát nội bộ giúp ngăn chặn và phát hiện sai phạm, nhưng không thể đảm bảo hoàn toàn rằng chúng sẽ không xảy ra Nguyên tắc quan trọng trong quản lý là chi phí kiểm soát không được vượt quá lợi ích mong đợi Do đó, mặc dù quản lý nhận thức rõ ràng về rủi ro, nếu chi phí kiểm soát quá cao, họ vẫn có thể không thực hiện các biện pháp cần thiết để kiểm soát rủi ro.
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) có nhiều khái niệm khác nhau, nhưng mục tiêu chính của nó là hỗ trợ nhà quản lý trong việc kiểm soát và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Các mục tiêu của KSNB
Hoạt động của tổ chức luôn tập trung vào việc đạt được các mục tiêu đã đề ra Trong khu vực công, những mục tiêu này thường liên quan đến việc cung cấp dịch vụ công và mang lại lợi ích cho cộng đồng.
Mục tiêu hoạt động: Nhằm đạt được sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động của đơn vị
Mục tiêu về báo cáo: Báo cáo cung cấp các thông tin tài chính và phi tài chính kịp thời, phù hợp cho các đối tượng sử dụng
Mục tiêu tuân thủ: Tuân thủ công ước quốc tế, pháp luật của quốc gia và các quy định có liên quan
Mục tiêu quản lý nguồn lực là một phần quan trọng trong hoạt động của đơn vị, đặc biệt trong khu vực công INTOSAI nhấn mạnh sự cần thiết phải sử dụng ngân sách một cách hợp lý nhằm tránh lạm dụng và lãng phí nguồn lực quốc gia.
1.1.2 Ý nghĩa và lợi ích hệ thống kiểm soát nội bộ
Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp đem lại các lợi ích sau cho công ty:
- Lợi ích lớn nhất của hệ thống KSNB mang lại cho doanh nghiệp chính là định hướng và giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đề ra
KSNB cung cấp thông tin rõ ràng và số liệu đáng tin cậy từ báo cáo tài chính, giúp các nhà quản trị có cái nhìn tổng quan để xây dựng kế hoạch cho doanh nghiệp trong tương lai Điều này cũng mang lại sự yên tâm cho các nhà đầu tư về đối tác của họ.
- KSNB giúp doanh nghiệp quản lý tốt các tài sản của mình, giảm thiểu rủi ro thất thoát, trộm cắp, hư hao tài sản khi đưa vào hoạt động
- KSNB giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng các quy trình, quy định của doanh nghiệp, nhà nước
KSNB hỗ trợ doanh nghiệp trong việc phân quyền cho các cấp quản lý, đảm bảo sự tách bạch trách nhiệm giữa các quản lý, giữa quản lý và nhân viên, cũng như giữa nhân viên với nhau Điều này không chỉ giảm thiểu tình trạng lạm quyền của quản lý mà còn hạn chế các hành vi gian lận của nhân viên, từ đó bảo vệ lợi ích của đơn vị và tổ chức.
Khi công ty phát triển, hệ thống kiểm soát nội bộ trở nên quan trọng hơn, giúp người chủ dễ dàng giám sát và kiểm soát rủi ro Đặc biệt, đối với các công ty có sự tách biệt giữa người quản lý và cổ đông, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ tăng cường sự tin tưởng của cổ đông Hệ thống này không chỉ là một phần của quản trị doanh nghiệp mà còn là yếu tố then chốt thu hút nhà đầu tư bên ngoài, vì họ thường sẵn sàng trả giá cao hơn cho những công ty có rủi ro thấp hơn.
1.1.3 Hạn chế tiềm tàng hệ thống kiểm soát nội bộ
Mô hình khuôn khổ kiểm soát nội bộ
1.2.1 Mô hình khuôn khổ kiểm soát nội bộ SAS 55
Chuẩn mực kiểm toán số 55, được ban hành bởi Viện kế toán viên CPA của Mỹ, quy định về việc xem xét kiểm soát nội bộ trong quá trình kiểm toán báo cáo tài chính Chuẩn mực này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đánh giá hiệu quả của các hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm đảm bảo tính chính xác và tin cậy của thông tin tài chính Các kiểm toán viên cần thực hiện các thủ tục cần thiết để xác định rủi ro và kiểm tra tính hiệu quả của các biện pháp kiểm soát nội bộ hiện có.
Năm 1988, cấu trúc kiểm soát nội bộ của tổ chức được thiết lập nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu cụ thể Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm ba thành phần chính: môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát Những chính sách và thủ tục này đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho tổ chức.
Môi trường kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong việc xác định và điều chỉnh hiệu quả của các chính sách và thủ tục kiểm soát Nó bao gồm các yếu tố như triết lý và phong cách quản lý của ban lãnh đạo, cấu trúc tổ chức, hoạt động của hội đồng quản trị và các ủy ban, cùng với các phương pháp thiết lập quyền hạn và trách nhiệm Ngoài ra, môi trường kiểm soát còn phản ánh cách thức mà ban quản lý giám sát và theo dõi kết quả hoạt động, cũng như các chính sách nhân sự và tác động từ bên ngoài đến hoạt động của tổ chức.
Hệ thống kế toán là tập hợp các phương pháp và công cụ để ghi nhận, xử lý và lưu trữ dữ liệu, nhằm xác định, sắp xếp, phân tích, phân loại và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế của tổ chức Đồng thời, hệ thống này cũng đảm bảo trách nhiệm đối với tài sản và nợ phải trả của tổ chức Để đạt được hiệu quả, một hệ thống kế toán cần phải được thiết lập một cách hợp lý và chuyên nghiệp.
- Xác định và ghi nhận tất cả các nghiệp vụ có tính hiệu lực
- Phân loại các nghiệp vụ một cách đúng đắn
- Đo lường giá trị của các đối tượng trong nghiệp vụ một cách đúng đắn
- Ghi nhận các nghiệp vụ vào đúng kỳ kế toán
- Trình bày và công bố thông tin về các nghiệp vụ một cách đúng đắn
Các thủ tục kiểm soát bao gồm chính sách, quy trình và môi trường kiểm soát, nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu cụ thể của tổ chức Những thủ tục này có mục tiêu khác nhau và được áp dụng ở nhiều cấp trong cơ cấu tổ chức cũng như trong quy trình xử lý dữ liệu Các loại thủ tục kiểm soát này đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì tính hiệu quả và minh bạch trong hoạt động của tổ chức.
- Phê chuẩn đúng đắn các nghiệp vụ và các hoạt động
- Phân công, phân nhiệm các chức năng, nhiệm vụ nhằm làm giảm cơ hội của gian lận
- Thiết kế và sử dụng các chứng từ sổ sách đầy đủ để bảo đảm ghi nhận đúng đắn các nghiệp vụ
- Thủ tục bảo vệ đối với việc tiếp cận và sử dụng tài sản và sổ sách, dữ liệu
- Kiểm tra độc lập đối với việc thực hiện và việc ghi sổ sách
1.2.2 Mô hình khuôn khổ KSNB COSO 2013
Theo báo cáo COSO 1992 hệ thống kiểm soát nội bộ gồm 5 bộ phận có mối liên hệ chặt chẽ với nhau đó là:
- Thông tin và truyền thông
Kế thừa 5 nguyên tắc trên, hệ thống COSO 2013 đã mở rộng và cho ra
17 nguyên tắc diễn giải các khái niệm cơ bản liên quan đến từng yếu tố cấu thành Những nguyên tắc này không chỉ áp dụng cho các phạm trù mục tiêu chung mà còn cho các mục tiêu riêng lẻ trong từng phạm trù Các nguyên tắc này được phát triển dựa trên các yếu tố cấu thành cụ thể.
Hệ thống kiểm soát nội bộ được cấu thành từ 5 thành phần cơ bản sau và chúng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau:
Môi trường kiểm soát là các yếu tố tổ chức ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ, tạo ra nhận thức cho toàn bộ thành viên về tầm quan trọng của hệ thống này Nhận thức của ban giám đốc về liêm chính, đạo đức nghề nghiệp, tổ chức bộ máy hợp lý, phân công và ủy nhiệm rõ ràng, cùng việc ban hành quy định bằng văn bản là rất quan trọng Một môi trường kiểm soát tốt là nền tảng thiết yếu cho hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Môi trường kiểm soát là yếu tố quan trọng thể hiện qua tính kỷ luật, cơ cấu tổ chức, giá trị đạo đức, tính trung thực, triết lý quản lý và phong cách điều hành Nó ảnh hưởng đến cách thức kinh doanh, mục tiêu thiết lập và các bộ phận khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) Sự tác động này không chỉ diễn ra trong giai đoạn thiết kế mà còn trong hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp Mặc dù tất cả các nhân tố trong môi trường kiểm soát đều quan trọng, nhưng mức độ ảnh hưởng của mỗi nhân tố sẽ khác nhau tùy thuộc vào từng doanh nghiệp Theo COSO 2013, môi trường kiểm soát bao gồm các nguyên tắc cụ thể.
Nguyên tắc đầu tiên yêu cầu đơn vị chứng minh cam kết về tính trung thực và giá trị đạo đức Điều này nhấn mạnh rằng người quản lý cần thể hiện sự quan tâm đến việc duy trì tính trung thực và các giá trị đạo đức trong hoạt động của đơn vị.
Hội đồng quản trị cần thể hiện sự độc lập khỏi ban quản lý và đảm bảo thực hiện chức năng giám sát trong việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ.
Nhà quản lý, dưới sự giám sát của Hội đồng quản trị, cần thiết lập một cơ cấu tổ chức rõ ràng, cùng với các loại báo cáo phù hợp, nhằm phân định trách nhiệm và quyền hạn Điều này sẽ giúp đạt được các mục tiêu của đơn vị một cách hiệu quả.
Nguyên tắc 4 nhấn mạnh rằng các đơn vị cần thể hiện cam kết mạnh mẽ trong việc sử dụng nhân viên có năng lực Điều này được thực hiện thông qua quy trình tuyển dụng, duy trì và phát triển nguồn nhân lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị Sự chú trọng vào việc xây dựng đội ngũ nhân sự chất lượng sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và đạt được các mục tiêu đề ra.
Đơn vị nên yêu cầu các cá nhân báo cáo về trách nhiệm của họ trong việc đạt được các mục tiêu của tổ chức, nhằm đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong công việc.
Triết lý của nhà quản lý về quản trị rủi ro
Triết lý quản trị rủi ro của nhà quản lý hình thành quan điểm và thái độ đối với rủi ro trong mọi hoạt động của đơn vị, từ phát triển chiến lược đến các hoạt động hàng ngày Nó phản ánh giá trị cốt lõi mà đơn vị theo đuổi, ảnh hưởng đến văn hóa tổ chức và cách thức hoạt động, đồng thời tác động đến việc áp dụng các yếu tố khác của quản trị rủi ro tổng thể (ERM), bao gồm nhận dạng rủi ro, các loại rủi ro được chấp nhận và phương pháp quản lý chúng.
Rủi ro có thể chấp nhận
Mức độ rủi ro chấp nhận được phản ánh triết lý quản trị rủi ro của lãnh đạo và ảnh hưởng đến văn hóa cũng như hoạt động của đơn vị Khi xác định chiến lược, lợi ích kỳ vọng phải tương thích với mức rủi ro có thể chấp nhận Các chiến lược khác nhau sẽ dẫn đến các mức độ rủi ro khác nhau, và việc thiết lập mức rủi ro chấp nhận giúp nhà quản lý lựa chọn chiến lược phù hợp với khả năng chịu đựng rủi ro của đơn vị.
Tổng quan hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sản xuất
Mua hàng là hoạt động thiết yếu trong doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sản xuất kinh doanh Một quy trình mua hàng tốt đảm bảo nguồn hàng ổn định, giúp hoạt động sản xuất diễn ra suôn sẻ và liên tục Ngược lại, quy trình mua hàng kém sẽ gây ra gián đoạn, ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh Dưới đây là quy trình mua hàng của một doanh nghiệp sản xuất.
Sơ đồ 1.1: Quy trình mua hàng doanh nghiệp sản xuất cơ bản
Bước 1: Lập “Yêu cầu mua hàng”
Khi các phòng ban có nhu cầu mua sắm hàng hóa, dụng cụ, tài sản, hoặc nguyên vật liệu, họ sẽ gửi yêu cầu đến phòng mua hàng Yêu cầu này cần được phê duyệt bởi trưởng phòng hoặc người có trách nhiệm trước khi tiến hành mua sắm, nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh hiệu quả.
- Khi có “Yêu cầu mua hàng”, phòng mua hàng tiến hành phân công cho nhân viên mua hàng, tìm kiếm nhà cung cấp, báo giá các mặt hàng
Bước 2: Lập “Đề nghị báo giá”
Khi nhận được "Yêu cầu mua hàng", Phòng mua hàng sẽ lập "Đề nghị báo giá" và gửi tới các nhà cung cấp truyền thống cũng như những nhà cung cấp mới đã được tìm kiếm, dựa trên các tiêu chí mà các phòng ban đã đề ra.
- Theo dõi “Báo giá của NCC”
- Nhận các báo giá từ các nhà cung cấp
- Đánh giá nhà cung cấp có khả năng đáp ứng tốt nhất các tiêu chí và điều kiện đã xây dựng
- Lựa chọn nhà cung cấp cuối cùng
Dựa trên báo giá và yêu cầu đã được phê duyệt, Phòng Mua hàng sẽ lập và theo dõi "Hợp đồng / Đơn đặt hàng mua" Tùy thuộc vào đặc thù của doanh nghiệp và tính chất giao dịch, có thể lập Đơn hàng, Hợp đồng mua hoặc các chứng từ xác nhận khác.
- Phê duyệt Báo giá của Nhà cung cấp
Báo giá từ nhà cung cấp sẽ được ban lãnh đạo xem xét dựa trên các yếu tố quan trọng, bao gồm việc so sánh báo giá và các điều kiện mua hàng liên quan đến cùng một mặt hàng từ nhiều nhà cung cấp khác nhau.
+ So sánh báo giá mới với báo giá cũ cho cùng một mặt hàng của các nhà cung cấp khác nhau
Bước 3: Lập “Hợp đồng/ Đơn hàng mua”
Khi đã chọn được nhà cung cấp, bước tiếp theo là lập hợp đồng, trong đó ghi rõ thông tin báo giá, điều khoản thanh toán và lịch giao hàng Sau đó, gửi đơn đặt hàng hoặc hợp đồng cho nhà cung cấp và tiến hành ký kết để hoàn tất thỏa thuận giữa hai bên.
Trong trường hợp ký hợp đồng nhiều lần, cần lập đơn hàng cho mỗi lần thực hiện Thông tin trên đơn hàng sẽ tương tự như các điều khoản trong hợp đồng.
Chuyển "Hợp đồng/Đơn hàng mua" cho các bộ phận liên quan để theo dõi: Kế toán sẽ căn cứ vào đó để thực hiện thanh toán và theo dõi công nợ, trong khi Bộ phận kho sẽ theo dõi quá trình nhập hàng về kho.
Bước 4: Lập “Đề nghị nhập hàng” và “Đề nghị kiểm hàng”
Để chuẩn bị cho việc nhập hàng đúng lịch, phòng mua hàng cần lập “Đề nghị nhập hàng” và “Đề nghị kiểm hàng”, sau đó gửi đến các phòng ban liên quan để theo dõi và thực hiện.
Khi hàng hóa được vận chuyển đến kho, bộ phận Kho sẽ kiểm tra thông tin trên Hợp đồng/Đơn hàng mua như số lượng, thông số kỹ thuật và quy cách Nếu các mặt hàng không đạt tiêu chuẩn, bộ phận Kho sẽ thông báo cho Phòng mua hàng để thực hiện quy trình trả lại nhà cung cấp Ngược lại, những mặt hàng đạt tiêu chuẩn sẽ được tiến hành nhập kho.
- Khi hàng nhập kho, bộ phận kho sẽ nhập số lượng, còn phòng mua hàng sẽ bổ sung thông tin về giá
- Căn cứ vào điều khoản trên hợp đồng và các giấy tờ biên bản liên quan, phòng mua hàng sẽ lập bộ hồ sơ thanh toán
Phòng Kế toán sẽ tiếp nhận và kiểm tra các tài liệu Nếu tài liệu hợp lệ, phòng sẽ tiến hành thanh toán cho Nhà cung cấp Ngược lại, nếu không hợp lệ, phòng sẽ phản hồi lại cho phòng Mua hàng để yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa.
Hoạt động hàng tồn kho gồm quản lý và bảo quản hàng tồn kho:
Quy trình quản lý hàng tồn kho bắt đầu từ khi nhà cung cấp giao nguyên vật liệu đến kho của doanh nghiệp và kết thúc khi thành phẩm được xuất ra khỏi kho Quy trình này bao gồm ba công việc chính: quản lý mã hàng, quản lý hoạt động nhập kho và quản lý hoạt động xuất kho.
Sơ đồ 1.2 : Quy trình quản lý hàng tồn kho
Quy trình quản lý mã hàng:
Bước đầu tiên là phòng kinh doanh hoặc phòng kế hoạch gửi yêu cầu để cập nhật mã hàng mới hoặc điều chỉnh mã hàng hiện tại cho người phụ trách quản lý việc đặt mã hàng trong doanh nghiệp.
Bước 2: Kiểm tra lại tình trạng của mặt hàng, sau đó thực hiện đối chiếu
Nếu không tồn tại thì thực hiện bước 3; đối với nhu cầu chỉnh sửa mã hàng thì xuống bước 4 thực hiện
Bước 3: Đối với yêu cầu thêm mới, cán bộ phụ trách sẽ cập nhật thông tin về mặt hàng, xác định thuộc tính nhóm hàng, loại hàng và nhà cung cấp, từ đó cấp mã hàng mới theo quy định.
Bước 4: Đánh giá sự cần thiết của việc thay đổi hoặc chỉnh sửa Nếu không thể thực hiện thay đổi, hãy thông báo cho người yêu cầu Ngược lại, nếu có khả năng thay đổi, tiến hành thực hiện bước 5.
Bước 5: Tiến hành chỉnh sửa mã hàng theo quy tắc đặt mã trước đó
Quản lý hoạt động nhập kho
Nhập kho mua hàng nguyên vật liệu:
Kiểm soát nội bộ hoạt động sản xuất kinh doanh
1.4.1 Kiểm soát nội bộ hoạt động mua hàng
Yêu cầu hàng không đúng nhu cầu thực tế
- Duyệt kế hoạch mua hàng chi tiết
- Yêu cầu giải thích việc mua hàng ngoài kế hoạch (báo cáo bất thường)…
Mua hàng không đúng quy cách, phẩm chất, mô tả…
- Quy trình kiểm tra chất lượng hàng (phê duyệt)
- Bộ phận có nhu cầu tham gia nhận hàng (đối chiếu)
- Chọn nhà cung cấp có uy tín…
Trả tiền hàng trước khi hàng được chấp nhận
- Chỉ trả tiền chỉ khi có đủ các chứng từ nhận hàng lệ (Phê duyệt)…
Trả tiền hàng không đúng hạn (quá sớm hoặc quá trễ)
- Phê duyệt cam kết trả tiền
- Theo dõi kế hoạch tiền mặt
- Định kỳ báo cáo công nợ phải trả (Kiểm tra và theo dõi)
- Phê duyệt thời điểm trả tiền và số tiền trả
- Người đề nghị mua khác người mua, người nhận hàng, người trả tiền, người ghi chép nghiệp vụ …
Sai sót trong ghi chép nghiệp vụ & báo cáo
- Đối chiếu giữa bộ phận kế toán với bộ phận mua hàng
- Đối chiếu giữa bộ phận kế toán với Thủ kho
- Đối chiếu giữa bộ phận kế toán với nhà cung cấp
- Luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận trong công ty…
Một số thủ tục kiểm soát khác
- Các báo cáo về các biến động bất thường :
+ Số mua hàng với từng nhà cung cấp
+ Tình hình giao hàng trễ
+ Các đơn hàng chưa thực hiện (Báo cáo bất thường)
- Đối chiếu số mua hàng theo kế toán với số nhận hàng theo thủ kho
- Phân tích tỷ lệ lãi gộp (sử dụng chỉ tiêu)
- Phân tích số ngày trả tiền bình quân (sử dụng chỉ tiêu)
1.4.2 Kiểm soát nội bộ hoạt động sản xuất
KSNB trong hoạt động sản xuất bao gồm việc lập kế hoạch tổ chức và áp dụng các phương pháp phối hợp nhằm bảo vệ tài sản của tổ chức Nó cũng đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của thông tin sản xuất, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và khuyến khích thực hiện các chính sách quản lý đã được đề ra.
Bảng 1.1: Kiểm soát nội bộ hoạt động sản xuất kinh doanh
Công việc Rủi ro Kiểm soát
Sản xuất không đúng sản phẩm, không đúng thời gian giao hàng, nhiều sản phẩm ứ đọng
- Xử lí ngay những sản phẩm bị lỗi trong sản xuất
- Xây dựng tiến độ năng suất để đáp ứng kế hoạch và thời gian lao động
- Có mức phạt với công nhân làm sai nhiều
- Thường xuyên báo cáo tiến độ tình hình sản xuất tại nhà máy lên cấp trên
Cắt sai chi tiết không đúng thông số kỹ thuật
Kiểm tra sản phẩm hoàn thiện
Kiểm tra không hết, không phát hiện được sai sót trên sản phẩm
1.4.3 Kiểm soát nội bộ hoạt động tiêu thụ
Tiêu thụ là hoạt động thiết yếu và quan trọng của doanh nghiệp trong sản xuất kinh doanh, đặc biệt trong nền kinh tế thị trường Nó đóng vai trò then chốt trong quá trình kinh doanh và liên quan đến các rủi ro cũng như chính sách kiểm soát mà mỗi doanh nghiệp cần áp dụng.
Khi tiếp nhận đơn hàng khách hàng không xác thực được, mạo danh, có ý đồ lừa đảo; Nhu cầu mua hàng không chính xác
- Kiểm tra thông tin khách hàng như tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế
- Kiểm tra chữ ký của người ký đơn hàng, con dấu, logo đơn vị
Kiểm tra và đối chiếu thông tin khách hàng cùng người ký đơn đặt hàng với mẫu biểu của đơn đặt hàng là bước quan trọng để phát hiện các khác biệt so với các đơn đặt hàng cũ của khách hàng.
Kiểm tra và xác nhận số liệu đặt hàng, bao gồm mặt hàng, số lượng và đơn giá, là rất quan trọng để đảm bảo không có nhầm lẫn hoặc sai sót trong quá trình ghi nhận thông tin đơn hàng.
- Gọi điện thoại, gửi email, gặp trực tiếp với người phụ trách việc mua hàng của đơn vị khách hàng để xác nhận lại đơn hàng
Giai đoạn xử lý ra quyết định bán hàng khi đơn hàng được chấp nhận mà không có khả năng đáp ứng đơn hàng
Trong trường hợp phòng kinh doanh quản lý kho thành phẩm, nhân viên phụ trách cần theo dõi chặt chẽ tình hình tồn kho các mặt hàng Họ phải cân đối tồn kho với các đơn hàng đã tiếp nhận để xác định xem hàng tồn kho có đủ để đáp ứng đơn hàng mới hay không Nếu hàng trong kho đủ, nhân viên phụ trách sẽ ký xác nhận trên giấy đề nghị bán hàng.
Trong trường hợp hàng tồn kho không đủ để đáp ứng đơn hàng mới hoặc nhu cầu của khách hàng về các mặt hàng đặc thù, nhân viên cần liên hệ với phòng kế hoạch để xác minh khả năng đáp ứng Phòng kế hoạch sẽ kiểm tra các yếu tố như mặt hàng, chủng loại, quy cách, chất lượng, số lượng và thời gian giao hàng Cuối cùng, trưởng phòng kế hoạch phải phê duyệt khả năng đáp ứng đơn hàng dựa trên giấy đề nghị bán hàng.
Khi chấp nhận bán hàng cho khách hàng, doanh nghiệp cần xem xét khả năng thanh toán của họ để tránh rủi ro tài chính Việc đánh giá phương thức thanh toán và các điều kiện bất lợi sẽ giúp bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp, đảm bảo rằng các giao dịch được thực hiện an toàn và hiệu quả.
Việc xem xét phương thức thanh toán và mức bán chịu kho của khách hàng cần được giao cho một bộ phận riêng biệt, chẳng hạn như phòng kế toán, để tách biệt khỏi bộ phận bán hàng.
- Kế toán công nợ căn cứ thông tin về số dư nợ hiện tại của khách hàng đề xuất phương thức thanh toán và mức bán chịu
Khi phê chuẩn bán hàng thì việc xử lý đơn hàng xảy ra rủi ro gian lận; Nghiệp vụ bán hàng thực hiện không có tính hiệu lực
- Giám đốc kiểm tra lại đề nghị bán hàng do phòng kinh doanh trình lên và phê chuẩn đề nghị bán hàng
- Một bản giấy đề nghị bán hàng được phê chuẩn cần chuyển cho phòng kế toán để theo dõi
Trong chương I, tác giả đã tóm tắt quá trình hình thành và phát triển hệ thống kiểm soát nội bộ, bắt đầu từ những giai đoạn sơ khai cho đến sự phát triển của mô hình COSO.
Năm 2013, tác giả đã trình bày định nghĩa và vai trò của Kiểm soát nội bộ, làm nền tảng cho nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp sản xuất Theo lý thuyết COSO 2013, năm thành phần cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển và xây dựng đề tài nghiên cứu này, đặc biệt trong bối cảnh thực tiễn của doanh nghiệp sản xuất Do đó, tác giả đã làm rõ các thành phần cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ.
Hệ thống kiểm soát nội bộ, dù được xây dựng bởi con người với nỗ lực cao, không thể đảm bảo hiệu quả 100% Tác giả chỉ ra những hạn chế, rủi ro tiềm ẩn và khó khăn trong quá trình thực hiện, nhằm đảm bảo tính hợp lý và hiệu quả của hệ thống này.
