TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI
Ngành ngân hàng đã có những đóng góp quan trọng trong suốt lịch sử phát triển dân tộc, đặc biệt là Ngân hàng Thương mại Cổ phần Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV), được thành lập từ năm [năm thành lập] BIDV không chỉ đóng vai trò chủ chốt trong việc cung cấp dịch vụ tài chính mà còn hỗ trợ phát triển kinh tế đất nước.
Kể từ năm 1957, BIDV đã trở thành ngân hàng thương mại lớn nhất tại Việt Nam với tổng tài sản ấn tượng Để phát triển bền vững, ngân hàng này đã thiết lập các quy định và chính sách riêng phù hợp với quy định của Nhà nước, tập trung vào quản lý hiệu quả nguồn nhân lực và kiểm soát chi phí Đặc biệt, BIDV chú trọng đến việc kiểm soát chi phí quản lý công vụ theo từng xếp hạng chi nhánh và các khoản mục chi phí Mỗi chi nhánh có định mức chi phí riêng, vì vậy cần có kế hoạch sử dụng hợp lý và kiểm soát tốt các khoản chi phí trong năm.
Tỉnh Bình Định hiện có ba chi nhánh của BIDV: BIDV Bình Định, BIDV Quy Nhơn và BIDV Phú Tài, trong đó BIDV Phú Tài sở hữu nhiều phòng giao dịch nhất, trải dài khắp các huyện Với quy mô hoạt động rộng lớn, chi nhánh này không chỉ tiếp cận được đa dạng khách hàng mà còn phải đối mặt với cạnh tranh để thu hút giao dịch Sự thành công phụ thuộc vào đặc trưng sản phẩm dịch vụ và các chính sách tiếp thị, khuyến mãi của từng chi nhánh BIDV Phú Tài cần tối ưu hóa chi phí quản lý công vụ theo quy định hàng năm, đồng thời cân nhắc giữa mức quản lý chung và chi phí quảng cáo, tiếp thị để đạt hiệu quả cao nhất.
Để đảm bảo tổng định mức không thay đổi, cần thực hiện hai tân khánh tiết Đồng thời, việc kiểm soát và phòng ngừa các rủi ro, gian lận có thể xảy ra, cũng như các sai sót chủ quan và khách quan trong quá trình thực hiện là rất quan trọng.
Kiểm soát nội bộ chi phí quản lý công vụ tại BIDV Phú Tài hiện đang gặp nhiều vấn đề trong hoạt động kiểm soát và tổ chức thông tin Sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận chưa được thực hiện chặt chẽ, dẫn đến tâm lý ỷ lại và đùn đẩy công việc Công tác điều tra và ghi nhận ý kiến khách hàng cũng chưa được triển khai hiệu quả, ảnh hưởng đáng kể đến sự phát triển sản phẩm dịch vụ, chất lượng chăm sóc khách hàng và hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Dựa trên những yếu tố đã nêu, tôi quyết định chọn đề tài "Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí quản lý công vụ tại Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam - chi nhánh Phú Tài" cho luận văn thạc sĩ kinh tế của mình.
TỔNG QUAN CÁC NGHIÊN CỨU TRƯỚC
Qua tham khảo một số đề tài thạc sĩ nghiên cứu trước đây đã được công bố về vấn đề
Luận văn thạc sĩ kinh tế của Trần Thị Ánh Hồng (2010) tại Đại học Đà Nẵng nghiên cứu về việc tăng cường kiểm soát chi phí tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn tỉnh Quảng Nam Đề tài đã chỉ ra các thủ tục kiểm soát, nêu rõ ưu điểm và hạn chế của từng khoản mục chi phí ngân hàng Mặc dù có cấu trúc tổ chức chặt chẽ và đội ngũ cán bộ kiểm soát nội bộ có chuyên môn tốt, nhưng vẫn tồn tại nhiều vấn đề trong quản lý điều hành, như sự phân công chưa rõ ràng dẫn đến tình trạng ỷ lại và kiêm nhiệm của một số cán bộ Tác giả đã đề xuất các giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả kiểm tra, kiểm soát trong đơn vị.
Nghiên cứu của Lê Thị Ngọc Ánh (2019) tại Trường Đại học Thủ Dầu Một, với đề tài “Tăng cường kiểm soát chi trong hệ thống Ngân hàng Thương mại Cổ phần Ngoại thương Việt Nam trên địa bàn tỉnh Bình Dương,” đã phân tích sâu về chi tiêu của các chi nhánh trong tỉnh Nghiên cứu chỉ ra những sai phạm thường gặp và đề xuất các biện pháp khắc phục; tuy nhiên, các giải pháp này còn chung chung và chưa được áp dụng thực tế một cách hiệu quả tại từng chi nhánh và phòng ban, dẫn đến việc chưa phát huy hết tác dụng của chúng.
Luận văn thạc sĩ kinh tế của tác giả Hoàng Thị Liên tập trung vào việc "Hoàn thiện công tác quản lý chi phí tại Ngân hàng TMCP Liên Việt, chi nhánh Thăng Long" Nghiên cứu này nhằm nâng cao hiệu quả quản lý chi phí, từ đó cải thiện tình hình tài chính và tăng cường khả năng cạnh tranh của ngân hàng trong bối cảnh thị trường ngày càng phát triển Tác giả đã phân tích thực trạng công tác quản lý chi phí hiện tại và đưa ra các giải pháp cụ thể để hoàn thiện quy trình này, góp phần vào sự phát triển bền vững của ngân hàng.
Trong bài viết năm 2011, tác giả đã tiến hành đánh giá và phân tích tình hình quản lý chi phí tại Ngân hàng TMP Liên Việt Thăng Long dựa trên số liệu thu thập từ năm 2009 đến 2011 Tác giả đã chỉ ra những thành tựu đạt được, đồng thời nêu rõ các hạn chế và nguyên nhân gây ra những vấn đề này Từ đó, bài viết đề xuất các giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng quản lý chi phí tại đơn vị.
Luận văn thạc sĩ kinh tế của Đào Thị Xuân Kha, mang tiêu đề “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí quản lý công vụ tại Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam – Chi nhánh Bình Định (2015)”, đã nghiên cứu các vấn đề kiểm soát nội bộ liên quan đến chi phí quản lý công vụ như chi phí tiếp thị, khuyến mãi, lễ tân và quảng cáo tại BIDV Bình Định Tuy nhiên, luận văn chưa phân tích sâu về các khoản chi phí quản lý công vụ chung Bên cạnh đó, sự cải tiến công nghệ tại BIDV đã góp phần hỗ trợ các chi nhánh trong việc kiểm soát chi phí quản lý công vụ phát sinh, nhưng điều này chưa được đề cập trong nghiên cứu.
Nghiên cứu cho thấy các công trình đã thành công trong việc cải thiện kiểm soát và quản lý chi phí, nhưng vẫn chưa đi sâu vào từng mảng chi phí cụ thể Khi đề cập đến chi phí của ngân hàng, mọi người thường nghĩ đến các khoản chi trong hoạt động.
Trong bối cảnh hoạt động kinh doanh ngân hàng, các khoản chi phí nội bộ, đặc biệt là chi phí quản lý công vụ như tiếp thị, khuyến mãi, lễ tân và các chi phí vận hành hệ thống như điện, nước, vệ sinh, vật liệu thường bị bỏ quên, mặc dù chúng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ và thúc đẩy hoạt động kinh doanh Do đó, tôi quyết định nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí quản lý công vụ tại Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam - chi nhánh Phú Tài” nhằm phân tích thực trạng, chỉ ra ưu điểm và khuyết điểm, từ đó đề xuất các giải pháp phù hợp với thực tế của đơn vị.
MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
Mục tiêu tổng quát của nghiên cứu là hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí quản lý công vụ tại Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam - chi nhánh Phú Tài Để đạt được mục tiêu này, nghiên cứu sẽ tập trung vào các mục tiêu cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả và tính minh bạch trong quản lý chi phí.
- Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ chi phí trong ngân hàng thương mại
Bài viết phân tích và đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí quản lý công vụ tại BIDV Phú Tài, nhằm chỉ ra những hạn chế và tồn tại trong quy trình này Qua đó, bài viết nhấn mạnh tầm quan trọng của việc cải thiện hệ thống kiểm soát nội bộ để nâng cao hiệu quả quản lý chi phí, đồng thời đề xuất các giải pháp khắc phục nhằm tối ưu hóa hoạt động tại ngân hàng.
- Đề xuất các giải pháp và đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí quản lý công vụ tại BIDV Phú Tài.
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Phương pháp hệ thống: Tác giả hệ thống hóa các lý thuyết và nguyên tắc về Kiểm soát nội bộ để làm cơ sở thực hiện luận văn
Phương pháp nghiên cứu được áp dụng bao gồm định tính, phân tích tài liệu và tổng hợp các lý thuyết liên quan đến kiểm soát nội bộ chi phí quản lý công vụ tại BIDV Phú Tài Bên cạnh đó, việc thảo luận với nhân viên trong đơn vị về thực hiện, hạch toán, kiểm tra và hậu kiểm chứng từ kế toán các khoản chi phí quản lý công vụ cũng được thực hiện Qua đó, đánh giá những điểm mạnh và yếu trong công tác kiểm soát nội bộ chi phí quản lý công vụ tại đơn vị sẽ được tiến hành.
Ý NGHĨA KHOA HỌC VÀ THỰC TIỄN CỦA ĐỀ TÀI
Kết quả nghiên cứu của đề tài có ý nghĩa như sau:
- Thứ nhất, về mặt lý luận: Đề tài đã hệ thống hóa cơ sở lý luận kiểm soát nội bộ chi phí tại Ngân hàng thương mại
Bài viết phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí quản lý công vụ tại BIDV Phú Tài, đánh giá các ưu điểm, nhược điểm và hạn chế hiện có, đồng thời chỉ ra nguyên nhân của những hạn chế đó Từ những phân tích này, bài viết đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát nội bộ chi phí quản lý công vụ tại ngân hàng.
KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI
Luận văn được chia thành ba chương chính, bao gồm phần mở đầu và kết luận Chương 1 tập trung vào cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chi phí tại ngân hàng thương mại, cung cấp nền tảng lý thuyết cần thiết để hiểu rõ quy trình và tầm quan trọng của kiểm soát chi phí trong lĩnh vực ngân hàng.
Chương 2: Thực trạng của kiểm soát nội bộ chi phí quản lý công vụ tại BIDV Phú Tài
Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí quản lý công vụ tại BIDV Phú Tài
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI
TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI
1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ trong ngân hàng thương mại
Trong mỗi tổ chức, mâu thuẫn về lợi ích thường xảy ra giữa người lao động và người sử dụng lao động, cũng như giữa lợi ích cá nhân và lợi ích tập thể Để giải quyết những mâu thuẫn này một cách hợp lý, cần thiết phải thiết lập các quy định kiểm soát nhằm đảm bảo rằng cá nhân không vì lợi ích riêng mà ảnh hưởng đến lợi ích chung Đồng thời, người lao động cần bảo vệ quyền lợi của mình mà không làm tổn hại đến lợi ích của người sử dụng lao động.
Khái niệm kiểm soát nội bộ đã được hình thành và phát triển nhằm thực hiện chức năng kiểm soát trong đơn vị Đây là công cụ hữu hiệu giúp nhà quản lý chủ động phòng ngừa và ngăn chặn các sai phạm, rủi ro có thể xảy ra, đồng thời nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động.
Trong quá trình hình thành và phát triển, khái niệm Kiểm soát nội bộ (KSNB) ngày càng được mở rộng với nhiều quan điểm khác nhau Tuy nhiên, chưa có định nghĩa nào về KSNB được chấp nhận rộng rãi trên toàn cầu Đến năm 1992, Ủy ban COSO được thành lập nhằm thống nhất định nghĩa về KSNB thông qua việc phát hành báo cáo Khuôn mẫu kiểm soát nội bộ hợp nhất (báo cáo COSO).
Báo cáo COSO 1992 định nghĩa kiểm soát nội bộ (KSNB) là một quá trình chịu ảnh hưởng từ Hội đồng quản trị, các nhà quản lý và các thành viên khác trong đơn vị Quá trình này được thiết kế để đảm bảo đạt được các mục tiêu quan trọng, bao gồm hiệu quả và hiệu lực của hoạt động, độ tin cậy của báo cáo tài chính, cũng như tuân thủ pháp luật và các quy định hiện hành.
Nhằm vận dụng các lý luận cơ bản của khuôn mẫu KSNB được COSO ban hành năm 1992 vào lĩnh vực ngân hàng Ngày 22/09/1998, ủy ban Basel
14 đã phát hành khuôn mẫu KSNB Theo đó, báo cáo Basel 1998 đã định nghĩa:
Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một quá trình chịu sự ảnh hưởng từ Hội đồng quản trị, ban điều hành và toàn bộ nhân viên trong đơn vị Đây không chỉ là một thủ tục hay chính sách thực hiện tại một thời điểm cố định, mà là một hoạt động liên tục ở tất cả các cấp trong ngân hàng Hội đồng quản trị và ban điều hành tạo ra một môi trường văn hóa thuận lợi cho KSNB, đồng thời theo dõi hiệu quả của quá trình này một cách liên tục Mỗi cá nhân trong tổ chức đều có trách nhiệm tham gia vào quá trình KSNB.
Tại Việt Nam, hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) được định nghĩa là tập hợp các cơ chế, chính sách, quy trình và quy định nội bộ của ngân hàng thương mại và chi nhánh ngân hàng nước ngoài, nhằm kiểm soát, phòng ngừa, phát hiện và xử lý kịp thời rủi ro, đồng thời đảm bảo đạt được các yêu cầu đề ra Hệ thống này bao gồm giám sát của quản lý cấp cao, kiểm soát nội bộ, quản lý rủi ro, đánh giá mức đủ vốn và thực hiện kiểm toán nội bộ, theo quy định tại Thông tư số 13/2018/TT-NHNN do Ngân hàng Nhà nước ban hành ngày 18/05/2018.
1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ trong ngân hàng thương mại
Theo Báo cáo của Ủy ban giám sát ngân hàng Basel, mục tiêu chính của quá trình KSNB có thể được phân loại như sau:
Kiểm tra, kiểm soát nhằm ngăn ngừa, phát hiện các gian lận và sai sót để giảm thiểu rủi ro, hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn
Bảo vệ, quản lý, sử dụng tài sản và các nguồn lực một cách kinh tế, nâng cao hiệu quả, an toàn cho hệ thống
Mục tiêu thông tin giúp cho việc chuẩn bị các báo cáo có liên quan
Trong tổ chức ngân hàng, việc có 15 yếu tố cần thiết để đưa ra quyết định kịp thời và đáng tin cậy là rất quan trọng Đồng thời, tổ chức cũng cần cung cấp các báo cáo tài chính minh bạch và đáng tin cậy hàng năm cho cổ đông, nhà quản lý và các đối tác bên ngoài khác.
Thông tin từ nhà quản lý, cổ đông và các nhà giám sát cần phải đầy đủ và đáng tin cậy Những thông tin này phải được kiểm tra và đánh giá bởi các cơ quan chuyên môn uy tín, để người nhận có thể dựa vào đó đưa ra quyết định chính xác.
Mục tiêu tuân thủ đảm bảo rằng các tổ chức ngân hàng thực hiện đúng các quy định pháp luật và chính sách nội bộ, đồng thời duy trì đạo đức nghề nghiệp Việc đạt được mục tiêu này không chỉ bảo vệ quyền lợi kinh doanh mà còn giữ gìn danh tiếng của ngân hàng.
1.1.3 Nguyên tắc hoạt động của kiểm soát nội bộ trong Ngân hàng thương mại Ủy ban Basel về giám sát ngân hàng chịu trách nhiệm xây dựng và phát triển các chuẩn mực về giám sát ngân hàng được quốc tế công nhận Các tiêu chuẩn này thực tế đã trở thành các tiêu chuẩn tối thiểu, mang ý nghĩa ràng buộc trong hoạt động giám sát ngân hàng Đối với hoạt động kiểm soát nội bộ trong ngân hàng, Ủy ban BASEL xây dựng 13 nguyên tắc chung làm khuôn khổ giúp các tổ chức tín dụng xây dựng, đánh giá hệ thống KSNB trong ngân hàng Những nguyên tắc này mô tả các yếu tố cần thiết của hệ thống KSNB dựa trên kinh nghiệm của các nước thành viên trong Ủy ban Tùy thuộc vào quy mô của ngân hàng, bản chất, mức độ phức tạp của hoạt động kinh doanh, vị trí địa lý, khuôn khổ pháp lý và quy định nội bộ của bản thân ngân hàng, các ngân hàng sẽ áp dụng một phần hay toàn bộ các nguyên tắc này:
Giám sát quản lý và văn hóa kiểm soát :
HĐQT có trách nhiệm kiểm tra và phê duyệt chiến lược kinh doanh cùng các chính sách quan trọng của ngân hàng, đồng thời nhận diện và đánh giá các rủi ro chính HĐQT thiết lập mức độ chấp nhận rủi ro, đảm bảo ban lãnh đạo thực hiện các biện pháp cần thiết để xác định, đo lường, theo dõi và kiểm soát rủi ro HĐQT cũng xem xét cơ cấu tổ chức và giám sát hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) Cuối cùng, HĐQT chịu trách nhiệm chính trong việc thiết lập và duy trì một HTKSNB đầy đủ và hiệu quả.
Nguyên tắc 2 yêu cầu ban lãnh đạo chịu trách nhiệm thực hiện các chiến lược và chính sách do Hội đồng quản trị phê duyệt Họ cần phát triển quy trình nhận diện, đo lường, giám sát và kiểm soát các rủi ro phát sinh trong hoạt động của tổ chức Đồng thời, cần duy trì cơ cấu tổ chức với sự phân công rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ giữa các bộ phận Ban lãnh đạo cũng phải đảm bảo thực hiện nhiệm vụ được ủy quyền một cách hiệu quả, thiết lập chính sách kiểm soát nội bộ phù hợp và giám sát tính đầy đủ, hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Nguyên tắc 3 nhấn mạnh rằng Hội đồng Quản trị và Ban lãnh đạo ngân hàng có trách nhiệm nâng cao tiêu chuẩn về tính thống nhất và đạo đức nghề nghiệp, đồng thời thiết lập văn hóa tổ chức để mọi nhân viên nhận thức rõ tầm quan trọng của Kiểm soát Nội bộ (KSNB) Tất cả nhân viên cần hiểu rõ vai trò của mình trong quy trình KSNB và tham gia đầy đủ vào các hoạt động liên quan để đảm bảo hiệu quả và an toàn trong ngân hàng.
Nhận biết và đánh giá rủi ro :
Nguyên tắc 4 trong hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) hiệu quả yêu cầu ngân hàng phải nhận diện và đánh giá liên tục các rủi ro trọng yếu có thể ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu và kế hoạch Việc đánh giá này cần bao quát tất cả các loại rủi ro, bao gồm rủi ro tín dụng, rủi ro chính sách quốc gia, rủi ro thị trường, rủi ro lãi suất, rủi ro thanh khoản, rủi ro vận hành, rủi ro pháp lý và rủi ro uy tín hình ảnh.
KSNB cần xem xét tất cả những rủi ro chưa được kiểm soát được cũng như mới phát sinh đề điểu chỉnh một cách thích ứng hợp lý
Hoạt động kiểm soát và sự phân công, phân nhiệm:
Nguyên tắc 5 nhấn mạnh rằng hoạt động kiểm soát là một phần thiết yếu trong các hoạt động hàng ngày của ngân hàng Để xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) hiệu quả, cần thiết lập một cơ cấu kiểm soát phù hợp, với các hoạt động kiểm soát được quy định rõ ràng ở mọi cấp độ Điều này bao gồm việc xem xét của ban lãnh đạo, kiểm tra ở cấp cao nhất, kiểm soát hoạt động giữa các bộ phận, kiểm tra tuân thủ trong giới hạn rủi ro, giám sát sự không tuân thủ, cùng với hệ thống phê duyệt và ủy quyền, cũng như hệ thống kiểm tra và đối chiếu.
KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ QUẢN LÝ CÔNG VỤ TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI
1.2.1 Khái niệm và phân loại chi phí tại Ngân hàng Thương mại
1.2.1.1 Khái niệm chi phí Ngân hàng
Theo Điều 17 của Nghị định số 93/2017/NĐ-CP ngày 07/08/2017, chi phí của tổ chức tín dụng và chi nhánh ngân hàng nước ngoài được quy định nhằm đảm bảo sự minh bạch trong quản lý tài chính Nghị định này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc giám sát tài chính và đánh giá hiệu quả đầu tư vốn nhà nước tại các tổ chức tín dụng mà Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống ngân hàng.
Các khoản chi phí thực tế phát sinh trong hoạt động kinh doanh của tổ chức tín dụng và chi nhánh ngân hàng nước ngoài cần tuân thủ nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí Đồng thời, các khoản chi này phải có đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định của pháp luật.
Theo Điều 7 của Thông tư số 16/2018/TT-BTC ngày 07/02/2018, hướng dẫn về chế độ tài chính đối với tổ chức tín dụng và chi nhánh ngân hàng nước ngoài, quy định các nguyên tắc ghi nhận chi phí Những nguyên tắc này nhằm đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong việc quản lý tài chính của các tổ chức tín dụng.
Chi phí của tổ chức tín dụng và chi nhánh ngân hàng nước ngoài bao gồm các khoản chi thực tế phát sinh từ hoạt động kinh doanh, tuân thủ nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí, và phải có hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định pháp luật Các tổ chức này không được hạch toán các khoản chi do nguồn kinh phí khác tài trợ vào chi phí Việc xác định và hạch toán chi phí cần tuân thủ chuẩn mực kế toán Việt Nam cùng các quy định pháp luật liên quan.
Việc xác định chi phí trong quá trình tính thuế thu nhập doanh nghiệp được thực hiện theo quy định của Luật thuế thu nhập doanh nghiệp cùng với các văn bản hướng dẫn liên quan.
Tổ chức tín dụng mà Nhà nước nắm giữ 100% vốn hoặc trên 50% vốn chỉ được hạch toán các khoản chi phí được trừ theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp vào chi phí kinh doanh Đặc biệt, phần chi trích lập dự phòng rủi ro vượt mức quy định được phép trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp do sự khác biệt giữa quy định của pháp luật thuế và Ngân hàng Nhà nước Việt Nam Ngoài ra, các khoản chi đóng phí hiệp hội ngành nghề ở nước ngoài cũng được xem xét.
Các tổ chức tín dụng do Nhà nước nắm giữ 100% vốn Điều lệ và các tổ chức tín dụng mà Nhà nước nắm giữ trên 50% vốn Điều lệ có thể sử dụng lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp để bù đắp cho các khoản chi nộp phạt vi phạm hành chính, ngoại trừ các khoản tiền phạt mà cá nhân phải nộp theo quy định của pháp luật.
1.2.1.2 Phân loại chi phí tại Ngân hàng Thương mại
Chi phí của ngân hàng bao gồm:
Chi phí lãi và các chi phí liên quan bao gồm việc trả lãi cho tiền gửi, lãi vay, lãi từ việc phát hành giấy tờ có giá, cùng với các chi phí khác phục vụ cho hoạt động tín dụng.
Chi phí hoạt động dịch vụ bao gồm các khoản chi cho dịch vụ thanh toán, ngân quỹ, viễn thông, nghiệp vụ ủy thác và đại lý, cũng như chi phí cho dịch vụ tư vấn Ngoài ra, còn có chi hoa hồng cho đại lý, môi giới và ủy thác liên quan đến các hoạt động được pháp luật cho phép.
Hoạt động kinh doanh ngoại hối và vàng bao gồm các khoản chi phí liên quan đến giao dịch ngoại tệ, chênh lệch tỷ giá, kinh doanh vàng, và các công cụ tài chính phái sinh tiền tệ.
Chi hoạt động kinh doanh các loại chứng khoán được phép kinh doanh theo quy định của Luật các tổ chức tín dụng;
Chi góp vốn, chuyển nhượng phần vốn góp, cổ phần;
Chi hoạt động khác bao gồm các khoản chi cho nghiệp vụ hoán đổi lãi suất, mua bán nợ, cho thuê tài chính, các công cụ tài chính phái sinh khác, và các hoạt động kinh doanh khác.
Chi nộp thuế và các khoản phí, lệ phí;
Chi phí cho cán bộ, nhân viên bao gồm tiền lương, thù lao, tiền thưởng và phụ cấp; các khoản chi đóng góp theo lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm lao động, bảo hiểm thất nghiệp, mua bảo hiểm tai nạn con người và kinh phí công đoàn; ngoài ra còn có chi phí cho trang phục giao dịch và phương tiện bảo hộ lao động.
22 chi trợ cấp; chi ăn ca; chi y tế; các khoản chi khác cho cán bộ, nhân viên theo quy định của pháp luật;
Chi cho hoạt động quản lý và công vụ bao gồm các khoản như vật liệu, giấy tờ in, công tác phí, đào tạo và huấn luyện nghiệp vụ, nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ, thưởng cho sáng kiến và cải tiến năng suất lao động, tiết kiệm chi phí Ngoài ra, còn có chi phí cho bưu phí, điện thoại, xuất bản tài liệu, tuyên truyền, quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, mua tài liệu và sách báo, các hoạt động đoàn thể, điện, nước, vệ sinh cơ quan, hội nghị, lễ tân, khánh tiết, giao dịch đối ngoại, tư vấn, kiểm toán, thuê chuyên gia trong và ngoài nước, phòng cháy chữa cháy, bảo vệ môi trường và các khoản chi khác.
Chi phí liên quan đến tài sản bao gồm khấu hao tài sản cố định, chi phí bảo dưỡng và sửa chữa tài sản, mua sắm công cụ và dụng cụ, chi phí bảo hiểm tài sản, cũng như chi phí thuê tài sản.
Chi trích lập dự phòng:
Chi trích lập dự phòng rủi ro trong hoạt động theo quy định tại Luật các tổ chức tín dụng
Chi trích lập dự phòng rủi ro cho trái phiếu đặc biệt do Công ty Quản lý tài sản của các tổ chức tín dụng Việt Nam phát hành là một yêu cầu quan trọng theo quy định của pháp luật Việc này nhằm đảm bảo tính an toàn và ổn định cho hệ thống tài chính, đồng thời bảo vệ quyền lợi của các nhà đầu tư.
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ QUẢN LÝ CÔNG VỤ TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM- CHI NHÁNH PHÚ TÀI
GIỚI THIỆU VỀ NGÂN HÀNG TMCP ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM- CHI NHÁNH PHÚ TÀI
2.1.1 Sơ lược lịch sử hình thành và phát triển của BIDV Phú Tài
Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam - Chi nhánh Phú Tài, được thành lập vào tháng 4 năm 1996, bắt đầu từ Phòng Giao dịch Phú Tài Sau khi Thủ tướng chính phủ ban hành Quyết định số 1127/QĐ-TTG ngày 18/12/1998 thành lập Khu Công nghiệp Phú Tài, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam đã nhận thấy tiềm năng phát triển và mở rộng thị trường, dẫn đến việc phê duyệt thành lập Chi nhánh cấp II Phú Tài trực thuộc Chi Nhánh Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Bình Định.
Ngày 17/07/2006, Chi nhánh cấp II Phú Tài đã được nâng cấp thành Chi nhánh Cấp I, mang tên Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam – Chi nhánh Phú Tài (BIDV Phú Tài), tọa lạc tại số 304 đường Lạc Long Quân, phường Trần Quang Diệu, thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Định BIDV Phú Tài là đại diện pháp nhân của Ngân hàng Thương mại Cổ phần Đầu tư và Phát triển Việt Nam, sở hữu con dấu riêng và bảng tổng kết tài sản, quy mô hoạt động Chi nhánh này được xem là một trong bốn ngân hàng thương mại lớn nhất tại tỉnh Bình Định.
2.1.2 Tổ chức bộ máy quản lý của BIDV Phú Tài
Hình 2.1: Sơ đồ bộ máy quản lý Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam -
Ban giám đốc của BIDV Phú Tài bao gồm một Phó Giám đốc phụ trách chi nhánh cùng hai Phó Giám đốc khác, với nhiệm vụ phân chia trách nhiệm quản lý và giám sát các khối, phòng ban trong ngân hàng.
Các khối và các phòng ban trực thuộc bao gồm:
(1) Khối quản lý khách hàng
Phòng KHDN 1: Chuyên quản lý khách hàng doanh nghiệp lớn có hoạt động xuất nhập khẩu và thực hiện nghiệp vụ Tài trợ thương mại
Phòng Quản trị tín dụng
Phòng Quản lý KHCN Phòng Quản lý rủi ro
Phòng giao dịch An Nhơn Phòng giao dịch khách hàng Phòng KHDN 1
Phòng quản lý nội bộ
Phòng giao dịch Phú Phong Phòng giao dịch Phù Mỹ Phong giao dịch Phù Cát
Phòng giao dịch Đập Đá Phòng giao dịch Hoài Nhơn
Phòng giao dịch Diêu Trì
Phòng KHDN 2 chịu trách nhiệm quản lý các doanh nghiệp không tham gia hoạt động xuất nhập khẩu, trong khi Phòng KHDN 3 tập trung vào việc quản lý khách hàng có nợ xấu, nợ ngoại bảng và nợ bán cho VAMC, bao gồm cả doanh nghiệp và cá nhân, cùng với các khoản vay theo Nghị định 67.
Phòng Quản lý KHCN: Quản lý khách hàng cá nhân và hộ kinh doanh cá thể, cung cấp các sản phẩm- dịch vụ ngân hàng bán lẻ
(2) Khối Quản lý rủi ro
Phòng Quản lý rủi ro thực hiện kiểm tra và kiểm soát các hoạt động của các phòng ban nghiệp vụ và các phòng ban khác, bao gồm quản lý tín dụng, quản lý rủi ro tín dụng, quản lý rủi ro tác nghiệp, phòng chống rửa tiền, quản lý hệ thống chất lượng ISO và kiểm tra nội bộ.
Phòng Quản trị tín dụng thực hiện các tác nghiệp liên quan đến quản lý cho vay, bão lãnh khách hàng, và trích lập dự phòng rủi ro Đồng thời, phòng cũng phân loại nợ và quản lý thông tin khách hàng một cách hiệu quả.
Phòng giao dịch khách hàng không chỉ đảm nhận chức năng giao dịch với khách hàng mà còn bao gồm quản lý và cung cấp dịch vụ kho quỹ hiệu quả.
Phòng Quản lý nội bộ được chia thành các bộ phận trực thuộc, bao gồm Kế hoạch tổng hợp, Điện toán, Tổ chức hành chính, và Tài chính kế toán.
Hình 2.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng Quản lý nội bộ tại BIDV Phú Tài
(Nguồn: Phòng QLNB- BIDV Phú Tài)
Trưởng phòng QLNB
BP Tổ chức Hành chính
Phó phòng QLNB phụ trách Tài chính- kế toán
BP Kế hoạch tổng hợp
Phó phòng QLNB phụ trách Kế hoạch tổng hợp
BP Tài chính kế toán
Phó phòng QLNB phụ trách
Tổ chức- Hành chính
Bộ phận Kế hoạch tổng hợp: thực hiện công tác kế hoạch tổng hợp và công tác nguồn vốn
Bộ phận Tài chính kế toán chịu trách nhiệm quản lý, thực hiện và kiểm soát công tác hạch toán, bao gồm số liệu kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp Họ lập các báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nước và báo cáo quản trị cho chi nhánh Ngoài ra, bộ phận này cũng xây dựng và trình kế hoạch tài chính, tài sản, và quỹ thu nhập hàng năm, đồng thời thiết lập chế độ và biện pháp quản lý tài sản, chi tiêu nội bộ nhằm đảm bảo tiết kiệm và hợp lý.
Bộ phận Tổ chức hành chính: gồm công tác tổ chức nhân sự, hành chính và quản trị hậu cần
Tổ Điện toán: Trực tiếp thực hiện các công việc công nghệ thông tin theo đúng thẩm quyền, quy định, quy trình BIDV
(5) Khối các đơn vị trực thuộc
Gồm 07 (bảy) Phòng Giao dịch: Diêu Trì, Phú Phong, An Nhơn, Đập Đá, Phù Cát, Phù Mỹ, Hoài Nhơn
Phòng Giao dịch là đơn vị hạch toán báo số và có con dấu riêng
Giám đốc Phòng Giao dịch là người đại diện và điều hành cao nhất mọi hoạt động của Phòng Giao dịch, thực hiện quản lý hoạt động trong phạm vi phân cấp theo các quy định của BIDV.
2.1.3 Tổ chức công tác kế toán của BIDV Phú Tài
2.1.3.1 Chế độ chứng từ kế toán
Chế độ chứng từ kế toán tại BIDV được quy định theo Quyết định số 1789/2005/QĐ-NHNN của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam BIDV đã ban hành các quy định hướng dẫn chi tiết về nội dung, phương pháp lập, ký, kiểm soát, luân chuyển, quản lý và sử dụng chứng từ kế toán ngân hàng, áp dụng cho toàn bộ hệ thống của ngân hàng này.
Chứng từ kế toán ngân hàng là tài liệu quan trọng chứng minh các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã xảy ra và hoàn tất Nó đóng vai trò là cơ sở để thực hiện hạch toán vào sổ sách kế toán tại ngân hàng.
Chứng từ kế toán ngân hàng, được ngân hàng phát hành và được Tổng cục Thống kê cùng Bộ Tài chính chấp thuận, phải tuân thủ các quy định về nghiệp vụ ngân hàng Bên cạnh các yếu tố riêng, chứng từ này cần đảm bảo đầy đủ các yếu tố theo quy định của nhà nước về chứng từ kế toán.
2.1.3.2 Chế độ sổ và hình thức kế toán
BIDV áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính, trong đó kế toán được thực hiện thông qua việc sử dụng các phần mềm kế toán chuyên dụng.
Công tác kế toán tại Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam được thực hiện thông qua phần mềm Core-banking, sử dụng chương trình BDS và ERP để đảm bảo hiệu quả và chính xác trong quá trình vận hành.
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ QUẢN LÝ CÔNG VỤ TẠI BIDV PHÚ TÀI
VỤ TẠI BIDV PHÚ TÀI
Trong quá trình làm việc tại BIDV Phú Tài, tác giả đã tiến hành khảo sát, phân tích tài liệu và nghiên cứu các quy trình quy định cũng như tình hình thực tế liên quan đến kiểm soát chi phí QLCV Kết quả là tác giả đã chỉ ra những thực trạng về kiểm soát nội bộ chi phí QLCV tại đơn vị.
2.3.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ chi phí quản lý công vụ tại BIDV Phú
KSNB chi phí QLCV đảm bảo sử dụng chi phí trong giới hạn cho phép, hợp lý và hiệu quả, nhằm duy trì và phát triển hoạt động kinh doanh Điều này góp phần nâng cao lợi thế cạnh tranh và hình ảnh thương hiệu ngân hàng BIDV cùng chi nhánh Phú Tài.
KSNB chi phí QLCV giúp hạn chế sai sót và rủi ro trong quá trình thực hiện, đồng thời phát hiện các lỗi vi phạm để có biện pháp khắc phục kịp thời theo đúng quy định, từ đó bảo vệ tài sản của ngân hàng.
KSNB chi phí QLCV bảo đảm thông tin trên báo cáo tài chính của chi nhánh phản ánh một cách trung thực và đáng tin cậy
KSNB cam kết tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật, chính sách và thủ tục của BIDV trong việc sử dụng và hạch toán chi phí quản lý chi nhánh (QLCV) Điều này bao gồm việc tuân thủ Luật đấu thầu, các thông tư hướng dẫn mua sắm hàng hóa, dịch vụ, cũng như các quy định của Luật thương mại liên quan đến hoạt động xúc tiến thương mại và chương trình khuyến mại Tất cả nhân viên đều phải chấp hành các quy định nội bộ của Chi nhánh và BIDV.
Chi phí quản lý công vụ được kiểm soát và quản lý bởi bộ phận tài chính kế toán thuộc phòng Quản lý Nhân sự Vào đầu mỗi năm, bộ phận này sẽ lập kế hoạch sử dụng chi phí quản lý công vụ dựa trên các chỉ tiêu đã thực hiện trong năm trước để đảm bảo hiệu quả và tính hợp lý trong việc sử dụng ngân sách.
Để đảm bảo không vượt quá mức chi phí hàng năm cho phép, việc kiểm soát chi phí QLCV được thực hiện một cách chặt chẽ Các chi phí trong định mức, như điện nước và mạng viễn thông, sẽ được quản lý bởi Phó Giám đốc phụ trách phòng, trong khi các chi phí ngoài định mức sẽ do Giám đốc chi nhánh quản lý trực tiếp.
Hàng tháng, bộ phận Tài chính kế toán phải báo cáo cho Giám đốc về việc sử dụng chi phí QLCV và kế hoạch chi tiêu sắp tới Đồng thời, họ cũng chịu trách nhiệm phân bổ và sử dụng chi phí QLCV tại chi nhánh.
2.3.3 Các hoạt động kiểm soát và sự phân công phân nhiệm
Chi phí QLCV tại BIDV Phú Tài được theo dõi và quản lý bởi phòng Quản lý nội bộ Tất cả các nghiệp vụ liên quan đến chi phí này đều do trưởng phòng QLNB kiểm soát, từ đó đưa ra các tham mưu và đề xuất cho Ban Giám đốc nhằm tối ưu hóa nguồn chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Tổ mua sắm và tổ thẩm định tại BIDV Phú Tài:
Tại BIDV Phú Tài, Giám đốc đã quyết định thành lập tổ mua sắm và tổ thẩm định nhằm phối hợp thực hiện việc mua sắm hàng hóa và dịch vụ cho hoạt động của chi nhánh Tất cả các gói thầu có giá trị từ 50 triệu đồng trở lên đều phải được thực hiện bởi tổ mua sắm và tổ thẩm định.
Tổ mua sắm là đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức mua sắm hàng hóa và dịch vụ dựa trên đề nghị của các đơn vị có nhu cầu Tổ này có thể đồng thời là đơn vị có nhu cầu mua sắm, bao gồm ba thành viên: tổ viên là cán bộ thuộc bộ phận tổ chức hành chính, tổ phó là phó phòng quản lý nhân sự phụ trách tổ chức hành chính, và tổ trưởng là một Phó Giám đốc được phân công nhiệm vụ Tổ mua sắm có trách nhiệm thực hiện mua sắm gói thầu hàng hóa và dịch vụ theo chủ trương đã được Giám đốc phê duyệt.
- Tổ thẩm định: Là đơn vị được giao nhiệm vụ thẩm định, kiểm tra, đánh
Tổ mua sắm gồm ba thành viên: một cán bộ tài chính kế toán, một Phó phòng QLNB phụ trách tài chính kế toán làm tổ phó, và một Phó Giám đốc làm tổ trưởng Tổ có nhiệm vụ thẩm định, kiểm tra và đánh giá các nội dung công việc của đơn vị mua sắm trong quá trình lựa chọn nhà thầu, đảm bảo tuân thủ đúng quy định hiện hành để trình Giám đốc quyết định.
Tất cả các khoản chi cho mua sắm hàng hóa và dịch vụ phải tuân thủ Quy định số 05/QĐ-BIDV, được ban hành vào ngày 02 tháng 01 năm 2019, về trình tự và thủ tục mua sắm.
2.3.3.1 Đối với chi phí tiếp thị, khuyến mại
Chi nhánh thực hiện khuyến mãi theo Nghị định số 81/2018/NĐ-CP ngày 22/05/2018, hướng dẫn chi tiết về hoạt động xúc tiến thương mại, bao gồm các nguyên tắc, hình thức và trình tự thủ tục Đồng thời, các văn bản hướng dẫn cụ thể của nội bộ BIDV cũng được áp dụng trong quá trình tổ chức khuyến mãi.
Tại BIDV, hàng năm có hai loại chương trình được thực hiện: chương trình do BIDV tổ chức và chương trình do các chi nhánh tự tổ chức Chương trình do BIDV tổ chức mang tính chất toàn diện và được triển khai đồng bộ trên toàn hệ thống.
Các chương trình do BIDV tổ chức như: Khuyến mãi về sản phẩm tiền gửi, sản phẩm vay, dịch vụ thẻ, thanh toán…
Căn cứ vào công văn chủ trương và các quy định của BIDV, phòng đầu mối đã ban hành thông báo chính thức về việc triển khai chương trình tại chi nhánh, trình Phó Giám đốc phụ trách.
