LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT TÀI CHÍNH CÁC CÔNG TY CON TẠI NHTM
Kiểm soát nội bộ
1.1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một công cụ quan trọng mà nhà quản lý sử dụng để đạt được các mục tiêu của đơn vị Khái niệm KSNB lần đầu được định nghĩa vào năm 1929 bởi Cục Dự trữ Liên bang Mỹ, nhấn mạnh vai trò của nó trong việc bảo vệ tài sản và nâng cao hiệu quả hoạt động Năm 1936, Hiệp hội kiểm toán viên công chứng Mỹ (AICPA) đã bổ sung rằng KSNB bao gồm các biện pháp và phương pháp được thực hiện trong tổ chức nhằm bảo vệ tài sản và kiểm tra tính chính xác của sổ sách.
Mục tiêu của Kiểm soát nội bộ (KSNB) không chỉ bảo vệ tài sản mà còn đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán Qua thời gian, khái niệm KSNB đã được mở rộng, với AICPA vào năm 1949 bổ sung mục tiêu thúc đẩy hiệu quả hoạt động và tuân thủ chính sách quản lý Năm 1958, tài liệu SAP 29 đã phân biệt KSNB thành hai loại: KSNB về kế toán, tập trung vào bảo vệ tài sản và độ tin cậy của số liệu, và KSNB về quản lý, liên quan đến hiệu quả hoạt động và tuân thủ chính sách KSNB về kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến thông tin tài chính, trong khi KSNB về quản lý chỉ ảnh hưởng gián tiếp Các kiểm toán viên độc lập sẽ chú trọng đến KSNB về kế toán để đánh giá độ tin cậy của thông tin tài chính, trong khi KSNB về quản lý sẽ được xem xét nếu có nghi ngờ về ảnh hưởng của các thủ tục kiểm soát hành chính.
Trước khi có Báo cáo COSO năm 1992, khái niệm Kiểm soát Nội bộ (KSNB) chưa được định nghĩa rõ ràng Năm 1992, COSO phát hành Báo cáo KSNB - Khuôn khổ hợp nhất, trong đó KSNB được định nghĩa là một quá trình do ban quản lý, Hội đồng quản trị và nhân viên điều hành, nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho việc đạt được các mục tiêu: đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính, tuân thủ quy định và luật pháp, cũng như thực hiện các hoạt động một cách hiệu quả.
Khái niệm KSNB được trình bày trong Chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA
Năm 2003, Ủy ban Chuẩn mực Kiểm toán và các Dịch vụ đảm bảo quốc tế (IAASB) đã đưa ra khái niệm về việc hiểu biết tình hình kinh doanh và đánh giá rủi ro có sai phạm trọng yếu, tương đồng với định nghĩa về Kiểm soát nội bộ (KSNB) trong Báo cáo của COSO năm 1992 Tuy nhiên, sau hơn 20 năm, môi trường kinh doanh và hoạt động của doanh nghiệp đã trở nên phức tạp hơn, yêu cầu mục tiêu của KSNB cần được mở rộng Do đó, vào năm 2013, COSO đã phát hành Báo cáo mới để đáp ứng những thay đổi này.
KSNB, theo khái niệm mới, là một quá trình do người quản lý, HĐQT và nhân viên của đơn vị thực hiện, nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho các mục tiêu liên quan đến hoạt động, báo cáo và tuân thủ Mặc dù các mục tiêu hoạt động và tuân thủ cơ bản vẫn giữ nguyên như khái niệm trước đây của COSO, nhưng mục tiêu báo cáo đã được mở rộng, không chỉ đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính mà còn liên quan đến độ tin cậy của các báo cáo phi tài chính và báo cáo nội bộ khác.
1.1.1.2 Các bộ phận cấu thành của kiểm soát nội bộ
Khi xem xét KSNB như một quá trình bao gồm các hoạt động liên quan đến mọi bộ phận trong tổ chức, theo quan điểm của Báo cáo COSO và Chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA 315, thuật ngữ “kiểm soát” được hiểu là các khía cạnh của một hoặc nhiều bộ phận cấu thành của KSNB, bao gồm: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, cùng với Giám sát.
Môi trường kiểm soát là yếu tố quyết định phản ánh sắc thái chung của tổ chức, ảnh hưởng đến ý thức của nhân viên và là nền tảng cho các bộ phận khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) Các yếu tố chính bao gồm tính chính trực và giá trị đạo đức của những người tham gia, cam kết về năng lực giúp nhân viên trang bị kiến thức và kỹ năng cần thiết, triết lý và phong cách lãnh đạo của người đứng đầu, cùng với sự giám sát của Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán trong việc tuân thủ pháp luật và lập báo cáo tài chính Cấu trúc tổ chức phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận, trong khi việc phân định quyền hạn và trách nhiệm xác định mức độ tự chủ và nghĩa vụ báo cáo Chính sách nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá và khen thưởng nhân viên, đảm bảo năng lực và phẩm chất đạo đức phù hợp Cuối cùng, đánh giá rủi ro là quá trình quản lý nhận diện và phân tích các rủi ro có thể ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu, từ đó đưa ra biện pháp giảm thiểu rủi ro ở mức chấp nhận được.
Hoạt động kiểm soát bao gồm các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo thực hiện chỉ thị của nhà quản lý, đồng thời là những hành động cần thiết để đối phó với rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu tổ chức Những hoạt động này hiện diện ở mọi bộ phận và cấp độ trong đơn vị, bao gồm việc phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa các bộ phận, kiểm soát quy trình xử lý thông tin và nghiệp vụ, quản lý hệ thống chứng từ và sổ sách, phê chuẩn các hoạt động một cách đúng đắn, và kiểm soát tài sản để bảo vệ đơn vị Ngoài ra, việc phân tích và rà soát cũng rất quan trọng để phát hiện các biến động bất thường và có biện pháp chấn chỉnh kịp thời.
Thông tin và truyền thông đóng vai trò thiết yếu trong việc thiết lập và nâng cao khả năng kiểm soát của đơn vị thông qua việc tạo ra các báo cáo cung cấp thông tin cho cả bên trong và bên ngoài Trong hệ thống thông tin, hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ quan trọng nhằm phục vụ cho báo cáo tài chính Truyền thông không chỉ là một thuộc tính của hệ thống thông tin mà còn nhấn mạnh tầm quan trọng của việc truyền đạt thông tin, đảm bảo các kênh thông tin nội bộ được tổ chức hiệu quả, đồng thời tiếp nhận và phản hồi thông tin bên ngoài một cách trung thực, đầy đủ và kịp thời, phù hợp với yêu cầu pháp luật.
Giám sát là quá trình quan trọng giúp nhà quản lý đánh giá chất lượng hoạt động của Kiểm soát nội bộ (KSNB) ở từng giai đoạn Việc đánh giá hiệu quả thiết lập và vận hành của KSNB là cần thiết, đồng thời xác định xem có cần điều chỉnh để phù hợp với sự phát triển của đơn vị hay không Để đạt được hiệu quả tối ưu, nhà quản lý nên thực hiện giám sát thường xuyên và định kỳ.
Kiểm soát nội bộ (KSNB) đã phát triển từ những quan điểm ban đầu phục vụ cho công tác kiểm toán đến những nhận định hiện đại đầy đủ và toàn diện hơn Mục tiêu của KSNB ngày càng được bổ sung và mở rộng, cho thấy KSNB là một chức năng quan trọng trong quản lý, chịu sự chi phối của các chủ thể bên trong đơn vị Để thực hiện hiệu quả chức năng KSNB, các nhà quản lý doanh nghiệp cần thiết lập và vận hành các công cụ kiểm soát, tạo mối liên hệ chặt chẽ giữa chúng để đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Kiểm soát tài chính trong kiểm soát nội bộ
Kiểm soát tài chính đóng vai trò thiết yếu trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp, đặc biệt trong lĩnh vực tài chính Các thủ tục và quy trình kiểm soát tài chính được thiết lập nhằm đảm bảo giám sát chặt chẽ và quản lý hiệu quả các vấn đề phát sinh liên quan đến hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
Kiểm soát tài chính không đồng nghĩa với quản lý tài chính, mà là một phần quan trọng trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp Trong khi quản lý tài chính có trách nhiệm rộng hơn, kiểm soát tài chính tập trung vào việc theo dõi, soát xét, báo cáo và tư vấn các vấn đề tài chính Do tính chất quan trọng và đặc thù của nó, nhiều nhà kinh tế và quản lý doanh nghiệp thường tách biệt kiểm soát tài chính khỏi kiểm soát nội bộ.
Kiểm soát tài chính là yếu tố quan trọng trong mỗi lĩnh vực và doanh nghiệp, với yêu cầu của nhà quản lý thường chi tiết và đa dạng Chủ yếu, quy trình này tập trung vào các vấn đề liên quan đến thu chi, lập kế hoạch và kiểm soát dòng tiền, đánh giá hiệu quả công việc, cũng như việc lập các báo cáo tài chính.
Kiểm soát tài chính là quá trình theo dõi và quản lý các báo cáo tài chính của doanh nghiệp, bao gồm báo cáo ngân sách, thực hiện ngân sách và các báo cáo thuế Thông qua việc này, doanh nghiệp có thể đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các hoạt động tài chính của mình.
Vai trò của kiểm soát tài chính các công ty con trong hoạt động của Ngân hàng thương mại cổ phần
Kiểm soát tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả sử dụng vốn đầu tư Nó không chỉ dựa vào các con số trên báo cáo tài chính mà còn cần có cái nhìn tổng thể về hoạt động doanh nghiệp, bao gồm việc thu thập thông tin từ các báo cáo tài chính và nguồn bên ngoài Các yếu tố như tình hình biến động nhân sự, kế hoạch kinh doanh và dòng tiền cũng cần được xem xét để đảm bảo tính hợp lý Bên cạnh đó, kiểm soát tài chính còn giúp giám sát hoạt động kinh doanh, phát hiện các vấn đề tồn đọng và cung cấp tư vấn cho ban điều hành doanh nghiệp.
Kiểm soát tài chính thường được thực hiện bởi phòng kế toán tài chính hoặc phòng tài chính kế hoạch trong các tổ chức, ngân hàng Phòng kiểm soát này có trách nhiệm giám sát hoạt động tài chính của tổ chức cũng như các công ty con và công ty thành viên theo chỉ đạo từ ban quản lý.
1.2 Vai trò của công tác kiểm soát tài chính các công ty con trong hoạt động của Ngân hàng thương mại cổ phần
1.2.1 Đặc điểm của mô hình công ty mẹ - con Đối với các doanh nghiệp lớn nói chung và NHTM nói riêng, việc thành lập công ty con không chỉ đáp ứng nhu cầu tất yếu về đầu tư đa dạng, mà nó còn giúp ngân hàng giảm thiểu rủi ro trong một số lĩnh vực Vì vậy, việc tìm hiểu về mô hình công ty mẹ-con sẽ giúp bài viết đưa ra được cái nhìn toàn diện về vai trò của kiểm soát tài chính trong mô hình công ty mẹ-con.
Mô hình công ty mẹ con là một hình thức doanh nghiệp linh hoạt, cho phép mở rộng quy mô sở hữu và hoạt động đa dạng, bao gồm nhiều lĩnh vực và thậm chí là hoạt động quốc tế Những đặc điểm chính của mô hình này bao gồm khả năng kết nối và phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh.
Mô hình công ty mẹ con mang lại nhiều ưu điểm vượt trội, với đặc điểm nổi bật là một tập đoàn kinh tế đa dạng và đa sở hữu Công ty mẹ con hoạt động dựa trên sự liên doanh và góp vốn chung, tạo nên sự kết nối vững chắc dưới hình thức công ty cổ phần Trong mô hình này, một doanh nghiệp giữ vai trò chi phối và lãnh đạo, đó chính là công ty mẹ Với tính tổ chức ngày càng cao, mô hình này không chỉ tối ưu hóa lợi nhuận mà còn đảm bảo hiệu quả kinh doanh và tiết kiệm chi phí, đồng thời hướng tới phát triển bền vững.
Mô hình công ty mẹ-công ty con tạo điều kiện cho việc kết hợp các loại hình doanh nghiệp từ nhiều thành phần kinh tế, giúp tối ưu hóa lợi ích kinh tế Mô hình này không chỉ mở rộng quy mô sản xuất một cách hiệu quả mà còn huy động nguồn lực từ nhiều nguồn khác nhau, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh và phát triển bền vững cho toàn bộ tổ chức kinh doanh.
Các công ty con được kết nối với nhau thông qua cơ chế góp vốn linh hoạt, dựa trên lợi ích kinh tế theo hợp đồng giữa công ty mẹ và các công ty con, cũng như giữa các công ty con với nhau.
Mô hình công ty mẹ - công ty con khuyến khích tính tự chủ sáng tạo của từng thành viên trong tập đoàn, đồng thời hạn chế cạnh tranh không lành mạnh, tạo ra sức mạnh tổng thể Công ty mẹ có khả năng xây dựng chiến lược phát triển cho cả hệ thống và trực tiếp đầu tư, trong khi vẫn chỉ đạo các công ty con thông qua HĐQT Mặc dù không can thiệp trực tiếp, công ty mẹ hỗ trợ các công ty con về thị trường, công nghệ, thương hiệu, tín dụng và nhân sự, từ đó gia tăng sức mạnh cho toàn bộ tập đoàn So với mô hình tổng công ty, mô hình công ty mẹ - công ty con thể hiện sự mạnh mẽ và hiệu quả hơn.
Việc thành lập công ty con giúp giảm thiểu rủi ro trong các lĩnh vực nhất định và tối ưu hóa danh mục đầu tư cho ngân hàng mẹ Do đó, ngân hàng mẹ cần tuân thủ các yêu cầu quản trị nghiêm ngặt đối với các công ty con để dễ dàng trong việc trích lập dự phòng rủi ro.
Các ngân hàng cần xác định mục tiêu rõ ràng và đồng thời xem xét các điều kiện thực tế như tiềm lực tài chính, khả năng quản trị rủi ro và công nghệ hiện có để hoạch định chiến lược thành lập công ty con một cách hiệu quả.
Theo Luật các tổ chức tín dụng năm 2010, quy định một số điều trong việc thành lập và quản lý CTC của NHTM như sau:
Ngân hàng thương mại cần thành lập công ty con để thực hiện các hoạt động kinh doanh như bảo lãnh phát hành chứng khoán, môi giới chứng khoán, quản lý và phân phối chứng chỉ quỹ đầu tư, quản lý danh mục đầu tư và tài sản, mua bán cổ phiếu, cho thuê tài chính, bảo hiểm, kiều hối, kinh doanh ngoại hối và vàng, cũng như cung cấp tín dụng tiêu dùng.
Tổ chức tín dụng có quyền bổ nhiệm trực tiếp hoặc gián tiếp đa số hoặc toàn bộ thành viên của Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên hoặc Tổng giám đốc (Giám đốc) tại công ty con.
Ba là, tổ chức tín dụng có quyền điều chỉnh và bổ sung điều lệ của công ty con Bốn là, tổ chức tín dụng cùng với các cá nhân liên quan có quyền kiểm soát trực tiếp hoặc gián tiếp việc thông qua các nghị quyết và quyết định tại Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, và Hội đồng thành viên của công ty con.
Ngược lại với các công ty độc lập, các công ty con (CTC) có mối liên hệ chặt chẽ với ngân hàng mẹ, tuân theo xu hướng và mục tiêu phát triển của ngân hàng này Mục đích mở CTC là để tối đa hóa danh mục đầu tư và hiệu quả sử dụng vốn của ngân hàng mẹ, biến các công ty con thành công cụ đầu tư, giải quyết nợ tồn đọng và giảm thiểu rủi ro.
1.2.2 Vai trò của công tác kiểm soát tài chính công ty con đối với hoạt động của ngân hàng thương mại cổ phần
Để tối đa hóa danh mục đầu tư và gia tăng lợi ích cho chủ sở hữu, các ngân hàng thương mại (NHTM) đã thành lập công ty con (CTC) trong nhiều lĩnh vực, tuân thủ Luật các tổ chức tín dụng năm 2010 Trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, quy luật kinh tế về lợi ích và rủi ro luôn hiện hữu, do đó, NHTM cần kiểm soát hiệu quả hoạt động của CTC và quản lý tài chính vốn đầu tư, nhằm đạt được mục tiêu đề ra.
Nội dung công tác kiểm soát tài chính các công ty con tại ngân hàng thương mại cổ phần
1.3.1 Kiểm soát các báo cáo tài chính và báo cáo xác minh số dư
1.3.1.1 Nội dung và ý nghĩa của báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính cung cấp thông tin chi tiết về tình hình tài chính, hoạt động kinh doanh và dòng tiền của doanh nghiệp Những báo cáo này đáp ứng nhu cầu tìm hiểu, đánh giá và dự đoán của người dùng, hỗ trợ họ trong việc đưa ra các quyết định tài chính liên quan đến doanh nghiệp.
Các báo cáo tài chính thường được trình bày dưới dạng bảng biểu theo mẫu chung, bao gồm các nội dung chính như tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, thu nhập khác, chi phí sản xuất kinh doanh, chi phí khác, lãi, lỗ và phân chia kết quả kinh doanh, cùng với các luồng tiền.
Hệ thống báo cáo tài chính tại mỗi quốc gia có sự khác biệt, nhưng đều phải tuân thủ các quy tắc chung theo tiêu chuẩn tài chính quốc tế Tại Việt Nam, hệ thống này được quy định bởi Thông tư 200/2014/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 1 tháng 1 năm 2015, bao gồm năm nội dung chính: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, bảng thuyết minh báo cáo tài chính, và các báo cáo khác theo quy định pháp luật Việc lập báo cáo tài chính (BCTC) không chỉ mang lại ý nghĩa quan trọng trong việc cung cấp thông tin tài chính chính xác mà còn đáp ứng yêu cầu minh bạch và trách nhiệm trong quản lý tài chính.
Báo cáo tài chính là công cụ tổng hợp số liệu từ sổ kế toán, phản ánh hệ thống tình hình tài sản, nguồn hình thành tài sản, hoạt động sản xuất kinh doanh, lưu chuyển dòng tiền và sử dụng vốn của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định Vì vậy, báo cáo tài chính không chỉ là phương pháp kế toán mà còn là hình thức truyền tải thông tin kế toán tài chính đến người dùng để hỗ trợ trong việc ra quyết định kinh tế.
Hệ thống báo cáo tài chính của doanh nghiệp nhằm mục đích tổng hợp và trình bày toàn diện tình hình tài sản, nguồn vốn, công nợ, cũng như kết quả hoạt động kinh doanh trong một kỳ kế toán.
Hai là, cung cấp thông tin kinh tế và tài chính chủ yếu nhằm đánh giá tình hình và kết quả hoạt động của doanh nghiệp Điều này bao gồm việc phân tích thực trạng tài chính trong kỳ hoạt động đã qua và đưa ra dự đoán cho tương lai.
Báo cáo tài chính đóng vai trò quan trọng trong quản lý kinh tế, thu hút sự chú ý của nhiều đối tượng cả trong và ngoài doanh nghiệp Mỗi nhóm quan tâm đến báo cáo tài chính từ những góc độ khác nhau, nhưng chung quy lại, mục tiêu của họ là tìm kiếm thông tin cần thiết để đưa ra quyết định phù hợp với mục tiêu của mình Để trở thành công cụ hiệu quả trong quản lý kinh tế, báo cáo tài chính cần đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau đây.
Báo cáo tài chính cần được lập chính xác và trung thực, tuân thủ mẫu biểu quy định, có đầy đủ chữ ký của những người liên quan, cùng với dấu xác nhận của cơ quan, đơn vị để đảm bảo tính pháp lý.
Báo cáo tài chính cần đảm bảo tính thống nhất về nội dung, trình tự và phương pháp lập theo quy định của nhà nước, giúp người sử dụng dễ dàng so sánh và đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp qua các thời kỳ hoặc giữa các doanh nghiệp khác nhau.
Báo cáo tài chính cần phải rõ ràng, đáng tin cậy và dễ hiểu để phục vụ hiệu quả cho người dùng Nội dung báo cáo phải đáp ứng đúng mục đích sử dụng thông tin của người đọc Đồng thời, việc lập và gửi báo cáo tài chính cũng phải tuân thủ các thời hạn quy định.
Báo cáo tài chính cần tuân thủ các khái niệm, nguyên tắc và chuẩn mực kế toán đã được công nhận và ban hành Điều này đảm bảo rằng hệ thống báo cáo tài chính trở nên hữu ích và đáp ứng được yêu cầu của người sử dụng trong việc đưa ra các quyết định chính xác.
1.3.1.2 Nội dung báo cáo xác minh số dư
Báo cáo xác minh số dư là tài liệu quan trọng, chứa thông tin chi tiết và được xác nhận bởi bên thứ ba, nhằm chứng minh tính chính xác và đầy đủ của các con số trong báo cáo tài chính Đối với các số dư có thể xác minh như tiền gửi ngân hàng, phải thu và phải trả, bộ phận kế toán cần thực hiện thư xác nhận và biên bản đối chiếu công nợ Đối với những khoản mục chưa thể xác nhận ngay hoặc không trọng yếu, kế toán cần cung cấp giải thích chi tiết về bản chất của các con số đó.
Báo cáo xác minh số dư thường được thực hiện đầy đủ và chi tiết vào thời điểm lập báo cáo tài chính quý hoặc năm, nhằm công khai thông tin ra bên ngoài Báo cáo này có thể được trình bày theo từng khoản mục trên bảng cân đối kế toán (BCĐKT) hoặc theo đối tượng khách hàng Các chứng từ liên quan đến số dư được đánh số và ghi chú rõ ràng cho từng mục nhỏ cần xác minh.
Thông thường, trong các báo cáo tháng, CTC tiến hành xác minh số dư tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và các khoản phải thu, phải trả trong nội bộ doanh nghiệp do tính dễ thu thập và tiết kiệm thời gian, chi phí Việc xác minh số dư đặc biệt quan trọng vào cuối năm khi CTC hoàn tất BCTC, yêu cầu kế toán xác minh theo mẫu chuẩn gửi tới bên thứ ba và thu thập đủ chứng từ cần thiết để kiểm soát.
1.3.1.3 Kiểm soát báo cáo tài chính của doanh nghiệp
Với vai trò quan trọng của thông tin trong Báo cáo tài chính (BCTC) và báo cáo XMSD, các Ngân hàng thương mại (NHTM) cần kiểm soát chặt chẽ thông tin được trình bày trên BCTC của các Công ty cổ phần (CTC) mà họ sở hữu.
Nổi dung công viêc kiểm soát các báo cáo tài chính của CTC như sau: