TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ THƯ VIỆN 21.4

HƯỚNG DẪN KHAI BÁO THÔNG TIN THƯ VIỆN

Khai báo thông tin

Giải thích: Cập nhật thông tin về thư viện trường học

Bước 1: NSD đăng nhập vào phần mềm và nhấp chọn Hệ thống (1), chọn tiếp Khai báo (2) Màn hình sẽ hiển thị ra như sau:

Bước 2: NSD nhập các thông tin vào khung số (3) Sau khi hoàn tất, NSD nhấp chọn Cập nhật (4) để lưu lại thông tin

Lưu ý rằng thông tin về Tên Cán bộ phụ trách và Ban Giám hiệu được lấy từ danh sách giáo viên Do đó, sau khi danh sách giáo viên được cập nhật, người sử dụng có thể lựa chọn thông tin Cán bộ phù hợp.

Quản trị hệ thống

Giải thích: Hướng dẫn NSD Xóa cũng như Sao lưu dữ liệu về máy tính

Bước 1: NSD nhấp chọn Hệ thống (1), chọn tiếp Quản trị (2)

Bước 2: NSD nhấp Chọn Thực hiện (3) tại dòng Làm sạch dữ liệu phần mềm

Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang 5

Giao diện phần mềm sẽ hiển thị như sau:

1.2.1: Hướng dẫn xóa dữ liệu

Các số từ 1 đến 8 tương ứng với các dòng chức năng tương ứng như sau:

Dòng Nút chức năng Giải thích Thao tác

(1) Xóa toàn bộ CSDL thư viện

Xóa tất cả kho sách, tất cả bạn đọc

(2) Xóa toàn bộ ấn phẩm Xóa toàn bộ ấn phẩm có trong các kho

(3) Xóa phiếu nhập tăng Xóa phiếu nhập trong phần

B1: Chọn số phiếu B2: Nhấp thực hiện

(4) Xóa phiếu báo mất Xóa phiếu ghi nhận mất sách B1: Chọn số phiếu

(5) Xóa phiếu thanh lý Xóa phiếu thanh lý B1: Chọn số phiếu

(6) Xóa kho ấn phẩm Xóa toàn bộ sách trong kho ấn phẩm và số ĐKCB có trong kho

B1: Chọn kho B2: Nhấp thực hiện

(7) Xóa số ĐKCB theo kho

Xóa toàn bộ số ĐKCB trong kho, giữ lại ấn phẩm

(8) Xóa học sinh theo năm học

Xóa toàn bộ học sinh bao gồm cả khối lớp

B1: Chọn năm học B2: Nhấp thực hiện

1.2.2: Hướng dẫn Sao lưu dữ liệu

Các số từ 1 đến 6 tương ứng với các dòng chức năng tương ứng như sau:

Dòng Nút chức năng Giải thích Thao tác

Sao lưu bạn đọc, sách từng kho, sổ ĐKCB

Sao lưu sổ mượn từng đối tượng thực hiện

Nhấp nút tương đứng để thực hiện

(3) Sao lưu kho sách Sao lưu ấn phẩm trong kho với số lượng tên sách và số bản cụ thể

(4) Sao lưu toàn bộ Sao lưu theo chứng từ nhập Nhấp thực hiện

Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang 7 chứng từ sách

(5) Sao lưu toàn bộ HS Sao lưu về Danh sách HS Nhấp thực hiện

Sao lưu về Danh sách GV Nhấp thực hiện

HƯỚNG DẪN KHAI BÁO THÔNG TIN DANH MỤC

Danh mục dùng chung

Giải thích: Cập nhật thông tin chung trong địa bàn toàn Sở Giáo dục và Đào tạo

NSD nhấp chọn Danh mục (1), chọn tiếp Dùng chung (2)

Màn hình sẽ hiển thị như hình sau:

Danh mục thư viện

Giải thích: Danh mục thiết lập riêng và áp dụng thực tế tại đơn vị

2.2.1 Hướng dẫn khai báo Kho tài liệu

Bước 1: Tại Danh mục (1), Thư viện (2), NSD nhấp chọn Kho tài liệu (3), thông tin kho tài liệu sẽ hiển thị trang bên

Bước 2: NSD nhấp chọn Tạo danh mục (4) để thêm một kho tài liệu mới Cửa sổ màn hình sẽ hiển thị ra như sau:

NSD nhấp chọn Ký hiệu kho (1), Diễn giải tên kho (2) và Ghi chú (3) nếu có

Sau khi thiết lập xong, NSD nhấp Lưu (4) và đóng cửa sổ này lại (5)

Để quản lý kho tài liệu, người sử dụng chỉ cần nhấp vào biểu tượng chỉnh sửa để cập nhật thông tin và lưu lại Nếu muốn xóa kho tài liệu, hãy nhấp vào dấu trừ bên cạnh kho tài liệu đó.

2.2.2 Danh mục bộ sưu tập số

Giải thích: Tạo danh sách chuyên đề mà Thư viện muốn phát triển vốn tài liệu số

Thao tác thực hiện: Thao tác thực hiện tương tự như mục 3.1

2.2.3 Danh mục phân loại 19 dãy

Giải thích: Danh mục phân loại 19 dãy áp dụng cho thư viện trường học

2.2.4 Danh mục chuyên đề - chủ điểm

Giải thích: Tạo danh mục chuyên đề, chủ điểm nằm trong định hướng hoạt động của thư viện

2.2.5 Danh mục nhà cung cấp

Giải thích: Bổ sung danh sách các nhà cung cấp sách để bổ sung hoàn chỉnh cho hóa đơn bổ sung sách

Hướng dẫn quản lý bài viết trên trang OPAC

Hướng dẫn NSD tạo bài viết hiển thị trên trang OPAC

Bước 1: NSD nhấp chọn Danh mục(1), chọn tiếp Bài viết(2)

Bước 2: NSD nhấp chọn mục muốn đăng, ví dụ Tin tức bài viết(3) sau đó nhấp Tạo bài(4)

Giao diện Soạn bài viết như hình sau, NSD nhập tiêu đề bài viết(1), tóm tắt(2) nếu có, chọn chủ đề(3) và soạn nội dung bài viết ở khung(4)

NSD có thể sử dụng các tính năng soạn thảo tương tự như trong Microsoft Word để định dạng nội dung văn bản một cách hiệu quả Để nâng cao kỹ năng soạn thảo, hãy tham khảo hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng các chức năng nâng cao.

Sau khi hoàn tất, NSD nhấp Lưu bài(5)

Bài viết được trình bày theo dạng danh mục, cho phép người dùng dễ dàng theo dõi thứ tự Để chỉnh sửa bài viết, người dùng chỉ cần nhấp vào biểu tượng chỉnh sửa (1), trong khi biểu tượng Xóa (2) cho phép xóa bài viết Để xem nội dung bài viết, người dùng có thể nhấp vào biểu tượng Kính lúp (3).

Sau khi bài viết được đăng hoàn tất, thông tin bài viết sẽ hiển thị trên trang OPAC như hình sau

Các mục còn lại NSD thực hiện thao tác tương tự như trên

HƯỚNG DẪN THIẾT LẬP THÔNG TIN BẠN ĐỌC

Thiết lập Tổ bộ môn

Giải thích: Thiết lập danh sách giáo viên theo tổ bộ môn

Bước 1: NSD nhấp chọn Bạn đọc (1), chọn tiếp Tổ bộ môn (2)

Bước 2: NSD nhấp Thêm mới tổ BM (3), của sổ màn hình sẽ hiển thị ra như sau:

NSD nhập Mã tổ (1), Tên tổ (2) và nhấp Lưu lại (3)

Thông tin tổ bộ môn sẽ được hiển thị bên dưới,

NSD nhấp vào biểu tượng (1) để chỉnh sửa thông tin

Nhấp vào biểu tượng (2) để nhập Giáo viên vào tổ bộ môn, nhấp biểu tượng (3) để xóa tổ bộ môn

Bước 3: Nhập Giáo viên vào tổ bộ môn, NSD nhấp chọn biểu tượng (2) như hình trên, màn hình sẽ hiển thị như sau:

Có 2 cách nhập Giáo viên vào tổ bộ môn

NSD nhấp chọn Thêm mới giáo viên (1) để nhập từng giáo viên vào tổ bộ môn hoặc chọn Import GV (2) để nhập nhiều giáo viên vào tổ bộ môn

Cách 1: Nhập từng giáo viên vào tổ bộ môn

NSD nhấp Thêm mới giáo viên(1) như hình trên, cửa sổ nhập thông tin sẽ được hiển thị ra như sau:

NSD nhập đầy đủ thông tin (1) và nhấp Lưu (2) để lưu lại thông tin

NSD nhấp X (1) để đóng của số lại hoặc nhấp Nhập tiếp (2) để thêm giáo viên mới

Cách 2: Nhập nhiều giáo viên vào tổ bộ môn

NSD nhấp ngay tổ muốn nhập giáo viên Sau khi vào chi tiết tổ, NSD nhấp chọn Import

Cửa sổ đường dẫn sẽ hiển thị lên

Để tải file mẫu về máy, NSD hãy nhấp vào Download File mẫu (1) Sau đó, NSD có thể mở file bằng cách nhấp trực tiếp vào tệp tin (2) hoặc truy cập thư mục Download trên máy tính.

Thông tin trong file mẫu tải về như hình sau:

NSD nhập thông tin theo cột tương ứng và lưu lại

NSD mở cửa sổ đường dẫn và nhấp vào "Chọn tệp" để hiển thị danh sách file Sau đó, NSD chọn file đã hoàn thành và nhấn "Open" để tải lên hệ thống.

Sau khi chọn tệp, NSD nhấp vào Import (1) và Thoát về DS GV (2)

Kết quả sau khi chuyển vào hệ thống cho thấy rằng để chỉnh sửa thông tin giáo viên, người sử dụng cần nhấp vào biểu tượng chỉnh sửa và lưu lại thay đổi Để xóa giáo viên, người sử dụng chỉ cần nhấp vào dấu trừ tương ứng với giáo viên muốn xóa.

Nếu muốn xóa toàn bộ danh sách giáo viên trong tổ, NSD nhấp chọn Import GV (1) chọn Xóa tất cả giáo viên trong tổ (2) như hình sau:

Người sử dụng (NSD) có thể dễ dàng tìm kiếm giáo viên bằng cách nhập tên hoặc mã giáo viên vào ô tìm kiếm, và kết quả sẽ được hiển thị ngay bên dưới Ngoài ra, NSD cũng có khả năng chỉnh sửa thông tin giáo viên và chuyển giáo viên sang tổ khác bằng cách thay đổi tổ trong quá trình cập nhật thông tin.

Mỗi giáo viên có một mã riêng biệt và mã giáo viên trong mỗi tổ không được trùng nhau.

Hướng dẫn xem danh sách giáo viên toàn trường

Thao tác thực hiện: NSD nhấp chọn Bạn đọc (1) và chọn tiếp Danh sách Giáo viên (2)

Danh mục lớp học

Giải thích: Thiết lập danh sách học sinh theo lớp học

Bước 1: NSD nhấp chọn Bạn đọc (1), chọn tiếp Danh mục lớp học (2)

Có 3 cách nhập học sinh: Nhập từng học sinh vào hệ thống, Nhập nhiều học sinh vào hệ thống (nhập nhiều học sinh vào 01 lớp học) và Nhập toàn bộ học sinh vào nhiều lớp học

3.3.1: Nhập từng học sinh vào hệ thống

Bước 1: NSD tạo một lớp mới bằng cách nhấp chọn Thêm lớp

Cửa sổ mới hiện lên, NSD nhấp chọn khối lớp (1), nhập Mã lớp (2), Tên lớp (3), chọn GV chủ nhiệm (4), năm học (5), niên khóa (6) và nhấp Lưu (7)

Thông tin sẽ được lưu lại như hình bên dưới,

NSD muốn chỉnh sửa thông tin lớp nhấp vào biểu tượng (1), muốn nhập học sinh vào lớp học chọn (2), muốn xóa lớp học chọn (3)

Bước 2: Để thêm học sinh vào lớp học, NSD nhấp chọn biểu tượng dấu cộng (+) ở lớp muốn thêm

Danh sách lớp học hiển thị ra như hình sau, NSD nhấp Thêm mới học sinh như hình

Màn hình hiển thị cửa sổ nhập học sinh, NSD nhập đầy đủ thông tin (1) và nhấp Lưu để lưu lại (2)

Mã học sinh cần có từ 6 đến 10 ký tự Khi tạo mã mới, người sử dụng có thể áp dụng các định dạng như HS15160001, biểu thị học sinh năm học 2015-2016 với thứ tự 0001, hoặc THHS180001, đại diện cho trường Tân Hòa với đối tượng là học sinh năm học kết thúc vào năm 2018 và thứ tự 0001.

NSD muốn nhập thêm học sinh, NSD nhấp vào nhập tiếp (1), và nhấp x để đóng cửa sổ lại

Để chỉnh sửa thông tin học sinh, người sử dụng chỉ cần nhấp vào biểu tượng số (1) Nếu muốn xóa một học sinh cụ thể, hãy nhấp vào dấu trừ (2) bên cạnh tên học sinh đó Để xóa tất cả học sinh trong lớp, người sử dụng có thể chọn "All" (3) và sau đó nhấn "Xóa tất cả HS lớp 10A10" (4).

3.3.2: Nhập nhiều học sinh vào lớp học

Tại giao diện danh sách học sinh trong lớp học tương ứng, NSD nhấp chọn ImportFile

Cửa sổ đường dẫn hiển thị lên, NSD nhấp Xem mẫu file nhập để tải file mẫu về để chỉnh sửa và thêm học sinh

File mẫu học sinh như hình sau: NSD nhập thông tin học sinh tương ứng với các cột và Lưu lại

NSD nhấp chọn tệp(2) chọn lại file vừa nhập, nhấp Lưu học sinh(3) để lưu lại thông tin và nhấp Thoát(4)

3.3.3: Nhập toàn bộ học sinh vào nhiều lớp học Ở giao diện Danh sách lớp học, NSD nhấp chọn Import HS toàn trường

Để tải về mẫu nhập, người sử dụng chỉ cần nhấp vào nút Download File Mẫu (1) Sau khi đã tải về, hãy chọn tệp vừa nhập bằng cách nhấp vào chọn tệp (2), và cuối cùng nhấn Import (3) để tải lên danh sách.

Danh sách học sinh sẽ được hiển thị bên dưới

NSD nhấp vào NSD nhấp Lưu toàn bộ học sinh vào phần mềm (8) để lưu lại và nhấp vào Trở về DM lớp (9) để về giao diện phần mềm

Ngoài ra, NSD có thể xóa hết danh sách học sinh hiện tại khi nhấp vào Reset import dữ liệu

Để quản lý học sinh, người dùng có thể thực hiện các thao tác sau: nhấp vào dấu trừ để xóa một học sinh, chọn "All" để chọn tất cả học sinh, và nhấn "Xóa tất cả" để xóa toàn bộ danh sách học sinh Ngoài ra, người dùng có thể nhấp vào tên các mục để sắp xếp học sinh theo từng tiêu chí, điều chỉnh số lượng học sinh hiển thị và nhấn "chỉnh sửa" để cập nhật thông tin cá nhân của học sinh.

Ví dụ chuyển lớp 12A1 thuộc khối 12 vào hệ thống có thông tin như sau:

Thông tin được hiển thị trong danh sách lớp học

Thông tin chi tiết trong lớp 12A1

Danh sách học sinh – in thẻ HS, GV

Giải thích: Xem danh sách học sinh toàn trường

Bước 1: NSD nhấp chọn Bạn đọc (1), chọn tiếp Danh sách học sinh (2)

Danh sách học sinh sẽ hiển thị như sau:

NSD có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin học sinh bằng cách nhập từ khóa vào ô tìm kiếm hoặc sử dụng chức năng lọc để sắp xếp dữ liệu theo tiêu chí tăng dần hoặc giảm dần, như Tên học sinh, Lớp học, và năm học.

NSD nhấp chọn Bạn đọc (1), In thẻ HS (2), chọn khối lớp cần in (3), sau đó nhấp nút Tra cứu (4)

Danh sách học sinh cần in thẻ sẽ được hiển thị khung bên dưới, NSD nhấp chọn in Tất cả

(5) Tiếp theo, NSD nhấp vào biểu tượng bàn tay (6) để chuyển danh sách vào khung chờ in

NSD nhấp chọn Tất cả (7) và nhấp (8) để in thẻ học sinh, nhấp (9) để in thẻ thư viện

Tương tự như in thẻ học sinh

HƯỚNG DẪN NHẬP SÁCH

Hướng dẫn tạo phiếu nhập sách

Bước 1: NSD nhấp Tạo(1), nhập thông tin cần thiết ở khung(2) và nhấp Lưu(3)

Bước 2: Thông tin phiếu nhập sách sẽ hiển thị ở vị trí(4)

Hướng dẫn nhập sách

Bước 1: NSD nhấp chọn phiếu nhập(1), thông tin phiếu nhập sẽ hiển thị bên cạnh

Bước 2: NSD nhấp Thêm(2), nhập thông tin ấn phẩm tại vị trí(3) Sau khi hoàn tất, NSD nhấp Lưu tại vị trí(4)

Thông tin ấn phẩm sẽ hiển thị như khung bên dưới

Hướng dẫn đăng ký số cá biệt

Bước 1: NSD nhấp vào kho ấn phẩm tại phần xếp kho của ấn phẩm đó

Khi cửa sổ màn hình xuất hiện, người sử dụng nhấp vào ĐKCB để xem thông tin dãy số ĐKCB hiển thị bên dưới Để gán số cá biệt cho ấn phẩm, người sử dụng cần nhấp vào Lưu ĐKCB.

Như vậy ẩn phẩm được gán dãy số cá biệt như hình sau:

Hướng dẫn in Phiếu và Biên bản bàn giao

Để in thông tin bảng kê chi tiết phiếu, NSD nhấp chọn In phiếu(1)

Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang 28 Để in quyết định tài chính, NSD nhấp chọn In biên bản(2)

Hướng dẫn nhập sách bằng file excel

Ngoài việc nhập riêng lẻ từng quyển sách, NSD có thể đổ nhiều quyển sách vào một phiếu nhập thông qua file excel chuẩn bị sẵn

Bước 1: NSD nhấp chọn phiếu nhập (1) (Ví dụ chọn phiếu số 17 như hình minh họa), chọn tiếp Import (2)

Cửa sổ màn hình sẽ hiển thị như sau:

Bước 2: NSD nhấp chọn Download file mẫu nhập sách(1), file mẫu được tải về máy tại vị trí(2)

File tải về có tên là phieu-nhap-sach.xls (2)

NSD nhấp trực tiếp vào file mẫu để mở lên, và có khung thông tin như sau:

Sau khi nhập xong thông tin ấn phẩm, NSD lưu file lại

Trở lại cửa sổ màn hình tại bước 2, NSD nhấp “chọn tệp” để lấy file vừa lưu

Tùy thuộc vào số lượng sách trong file mà NSD có thể điều chỉnh số dòng bắt đầu và kết thúc

Sau đó, nhấp chọn Import, thông tin ấn phẩm sẽ được hiển thị bên dưới

Sau khi chuyển dữ liệu vào hệ thống, NSD nhấp vào Lưu toàn bộ ấn phẩm vào phiếu nhập, và Trở về DM Phiếu nhập

HƯỚNG DẪN HỒI CỐ DỮ LIỆU SÁCH VÀO PHẦN MỀM

Hướng dẫn NSD nhập sách vào phần mềm bằng file excel đăng ký cá biệt có sẵn tại thư viện

Bước 1: NSD nhấp chọn Nghiệp vụ (1), chọn tiếp Hồi cố (2)

Bước 2: NSD nhấp (3) để hồi cố sách khác hoặc (4) để hồi cố SGK

Nếu hồi cố sách khác (3), màn hình hiển thị 2 file mẫu sau:

Nếu hồi cố sách giáo khoa (4), màn hình hiển thị 2 file mẫu sau:

NSD nhấp Download file mẫu sổ ĐKCB và nhập dữ liệu

Thông thường, file mẫu tải về sẽ được lưu tại thư mục download trong máy tính NSD nhấp trực tiếp vào file để mở lên nhập dữ liệu

File mẫu có dạng hoàn toàn giống với file excel sổ ĐKCB tại thư viện

NSD tiến hành copy dữ liệu vào file excel mẫu tương ứng với các cột dữ liệu

Một số lưu ý như sau:

Kể từ thời điểm nhập dữ liệu sách vào phần mềm là tính một lần kiểm kê

Dấu + là sách đã kiểm kê

Dấu 0 là sách đã mất tương ứng với các số đăng ký cá biệt mang số 0

Kiểm tra cột số thứ tự tên sách chính xác

Sau khi nhập dữ liệu vào file hoàn chỉnh, NSD mở lại cửa sổ nhập liệu và tiến hành thiết lập các thông số như sau:

Bước 2: Nhập dòng bắt đầu và dòng kết thúc

Bước 3: Chọn tệp muốn đưa lên

Bước 4: Nhấp chọn Import để tải file lên hệ thống

Thông tin ấn phẩm sẽ được hiển thị trong khung bên dưới Người sử dụng cần nhấp vào bước 5 và chọn "Lưu ấn phẩm vào phiếu" Hệ thống sẽ xử lý thông tin và quay trở lại phiếu nhập.

Thông tin ấn phẩm nhập vào được xử lý hoàn tất như sau:

NSD trở lại phần mềm, nhấp chọn phiếu vừa chuyển dữ liệu vào, thông tin ấn phẩm sẽ hiển thị bên dưới

HƯỚNG DẪN IN CÁC LOẠI NHÃN - PHÍCH

Hướng dẫn in nhãn

Bước 1: NSD nhấp chọn Nghiệp vụ (1), chọn In nhãn (2)

Bước 2: NSD nhập thông tin số phiếu muốn in tại khung (3) và nhấp tra cứu (4)

Lưu ý: NSD có thể nhấp vào biểu tượng “ ”để tra cứu số phiếu nếu muốn in theo kho

Thông tin ấn phẩm sẽ hiển thị bên khung dưới, NSD tick chọn ấn phẩm(1), và nhấp sang tab Danh sách nhãn gáy(2)

Người sử dụng đã nhận thông tin từ dãy số ĐKCB và chọn dãy số muốn in (1), sau đó chuyển vào bộ nhớ tạm (2) Tiếp theo, người sử dụng lựa chọn các nhãn cần thiết để tiến hành in (3).

Hướng dẫn in phích

Bước 1: NSD nhấp chọn Nghiệp vụ(1), chọn tiếp In nhãn(2)

Bước 2: NSD nhập số phiếu cần in tại khung(3), chọn kho ấn phẩm cần in(4) và nhấp tra cứu(5), thông tin ấn phẩm sẽ hiển thị bên dưới

Bước 3: NSD tick chọn tất cả ấn phẩm tại vị trí(6) và chọn loại phích muốn in

Lưu ý: Định dạng trang in

HƯỚNG DẪN TRA CỨU TÀI LIỆU

Bước 1: NSD nhấp chọn Nghiệp vụ(1), chọn tiếp Tài liệu hiện có(2)

Bước 2: NSD nhập thông tin cần tìm tại các trường dữ liệu tại khung(3)

Bước 3: Nhấp tra cứu(4), thông tin tài liệu sẽ hiển thị bên dưới

HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ

Tạo bộ sưu tập

Bước 1: NSD nhấp chọn Nghiệp vụ(1), chọn tiếp Bộ sưu tập(2)

Bước 2: NSD nhấp chọn Thêm mới bộ sưu tập(3)

Cửa sổ màn hình sẽ hiển thị ra như sau, NSD nhập đầy đủ thông tin ở khung(1), sau đó nhấp Lưu(2) và đóng cửa sổ này lại(3)

Người dùng có thể xem thông tin bộ sưu tập và thực hiện chỉnh sửa bằng cách nhấp vào biểu tượng chỉnh sửa (1) Để xóa bộ sưu tập, chỉ cần nhấn vào dấu Trừ (2).

Lưu ý: Nếu xóa bộ sưu tập, tất cả các tài liệu có trong bộ sưu tập đều bị xóa hết

Tạo phiếu và nhập chi tiết tài liệu điện tử

Bước 1: NSD nhấp chọn Nghiệp vụ(1), chọn tiếp Biên mục TL Điện tử(2)

Bước 2: NSD nhấp vào Lập phiếu(2) để tạo phiếu mới

Cửa sổ màn hình sẽ hiển thị ra như sau, NSD nhập đầy đủ thông tin tại khung(1), hoàn tất nhấp Lưu(2) và đóng cửa sổ này lại(3)

Thông tin phiếu nhập sẽ hiển thị như hình dưới đây Để chỉnh sửa thông tin phiếu, người sử dụng cần nhấn vào biểu tượng Chỉnh sửa (1) Để xóa phiếu, hãy nhấp vào dấu Trừ (2) Để thêm tài liệu vào phiếu, chỉ cần chọn biểu tượng Thêm (3).

NSD nhấp trực tiếp 2 lần vào phiếu hoặc chọn Thêm để vào chie tiết phiếu nhập

NSD nhấp vàp Thêm mới để thêm tài liệu

Màn hình sẽ hiển thị ra như hình sau, NSD nhấp chọn bộ sưu tập(1), chọn nguồn(2), lập thông tin đầy đủ cho tài liệu tại khung(3)

Sau khi nhập thông tin ấn phẩm hoàn tất, NSD nhấp chọn tệp(1) và lấy lên tài liệu file pdf, chọn tiếp Upload(2) và nhấp Lưu và thoát(3)

Tài liệu sau khi được tạo sẽ hiển thị như hình

Thông tin ấn phẩm được hiển thị trên trang OPAC

HƯỚNG DẪN PHỤC VỤ BẠN ĐỌC

Checkin (Ghi nhận lượt sử dụng thư viện)

Bước 1: NSD nhấp chọn Phục vụ(1), chọn tiếp Checkin(2)

Bước 2: NSD chọn đối tượng(3) và nhập mã thẻ bạn đọc vào khung(4) và nhấn Enter(5) Nếu NSD sử dụng máy quét mã vạch thì không cần nhấn Enter(5)

Thông tin bạn đọc sử dụng thư viện sẽ được ghi nhận ở khung(6)

Mượn Đọc tại chỗ

Bước 1: NSD nhấp chọn Phục vụ(1) chọn Đọc tại chỗ(2)

Bước 2: NSD nhấp chọn Đối tượng(3), nhập mã số bạn đọc(4), nhập số ĐKCB(5) và nhấn Enter(6)

Thông tin bạn đọc và ấn phẩm được mượn sẽ hiển thị bên dưới khung(7)

Mượn về nhà

Bước 1: NSD nhấp chọn Nghiệp vụ(1), chọn tiếp Mượn về nhà(2)

Bước 2: NSD nhấp chọn đối tượng(3), nhập mã bạn đọc(4), nhập số ĐKCB(5) và nhấp Enter

Để trả tài liệu, người sử dụng (NSD) cần nhập số thẻ và thông tin ấn phẩm mượn sẽ hiển thị bên dưới Sau đó, NSD có thể nhấp vào nút "Trả tài liệu" hoặc "Gia hạn tài liệu" để hoàn tất quy trình Thông tin của bạn đọc và ấn phẩm sẽ được hiển thị trong khung thông tin.

Lưu ý: NSD nhập số thẻ(1) và nhập số ĐKCB(2) hệ thống tự ghi nhận trả tài liệu không cần nhấp vào Trả TL(3) ở khung bên dưới

Nếu bạn quên mang theo thẻ, bạn có thể nhấp đúp vào khung nhập mã để mở danh sách Giáo viên hoặc danh sách Học sinh.

Để tra cứu tài liệu trong thư viện, bạn chỉ cần nhấp đúp vào khung nhập số ĐKCB, sau đó chọn số ĐKCB của quyển sách mà bạn muốn mượn.

HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ KHO TÀI LIỆU

Quản lý kho

Hướng dẫn NSD xem thông tin tổng quan về vốn tài liệu hiện có trong thư viện

Bước 1: NSD nhấp chọn Kho tài liệu(1), chọn tiếp Quản lý kho(2)

Thông tin tổng quan về số tài liệu có trong kho sẽ được hiển thị dạng biểu đồ ở khung(3)

Bước 2: Người sử dụng nhấp vào kho sách, ví dụ như kho Sách tham khảo Tại đây, thông tin tổng quan sẽ hiển thị, bao gồm tổng số bản sách, số lượng hiện có trong kho, số lượng đã mượn, số lượng mất và số lượng đã thanh lý.

Khung(3) hiển thị chi tiết số lượng tên sách, tổng số bản sách và số tiền cụ thể theo môn loại tổng quát.

Hướng dẫn quản lý hỏng, mất sách

Hướng dẫn NSD lập phiếu báo hỏng hoặc mất sách trong quá trình công tác và quản lý thư viện

Bước 1: NSD nhấp chọn Kho tài liệu(1), chọn tiếp QL Hỏng mất, đền(2)

Bước 2: NSD chọn Lập phiếu(3)

Cửa sổ màn hình sẽ hiển thị ra, NSD nhập các thông tin cần thiết ở khung(1), sau khi hoàn tất nhấp Lưu(2) và đóng cửa sổ này lại(3)

Thông tin về phiếu hỏng mất sẽ được hiển thị ở dưới Người sử dụng chỉ cần nhấp vào biểu tượng Chỉnh sửa (1) để chỉnh sửa thông tin phiếu, nhấp vào Thêm (2) để bổ sung chi tiết phiếu, và nhấp vào dấu trừ (3) để xóa phiếu.

Bước 3: NSD nhấp Thêm(2) để tiến hành nhập chi tiết các bản sách bị hỏng hoặc mất

Giao diện màn hình sẽ hiển thị như sau, NSD nhấp chọn ImportFile

Khi cửa sổ mới xuất hiện, người sử dụng cần nhấp vào "Download file mẫu" để tải về mẫu nhập Thông thường, file mẫu sẽ được lưu tại thư mục Tải về trên máy tính Sau khi quá trình tải hoàn tất, người sử dụng chỉ cần nhấp trực tiếp vào file để mở nó lên.

Thông tin file mẫu như hình sau, NSD tiến hành xóa hết dữ liệu mẫu và nhập vào số ĐKCB bị hỏng hoặc mất

Kiểm tra dòng bắt đầu và dòng kết thúc Ví dụ trong trường hợp này dòng bắt đầu là 2 và dòng kết thúc là 6

Mở lại cửa sổ phần mềm, NSD nhập dòng kết thúc là 6 vào khung(1), nhấp chọn tệp(2) lấy lên file vừa nhập liệu, nhấp Import(3)

Thông tin ấn phẩm sẽ hiển thị ở khung(4), NSD nhấp Lưu vào phiếu(5) và Thoát(6) để trở về phần mềm

Thông tin ấn phẩm báo hỏng mất sẽ hiển thị như sau:

Bước 4: Sau khi chuyển dữ liệu vào phiếu báo hỏng mất, NSD nhấp chọn hình Máy in để in chi tiết phiếu báo hỏng

Kết quả sau khi in

Hướng dẫn lập phiếu thanh lý tài liệu

Hướng dẫn NSD lập phiếu thanh lý ấn phẩm

Bước 1: NSD nhấp chọn Kho tài liệu(1), chọn tiếp Thanh lý(2)

Bước 2: NSD nhấp chọn Lập phiếu(3) để tạo 1 phiếu mới

Cửa sổ màn hình sẽ hiển thị lên, NSD nhập thông tin cần thiết vào khung(1), sau khi hoàn tất NSD nhấp Lưu(2) và đóng cửa sổ này lại(3)

Phiếu thanh lý hiển thị với các tùy chọn cho người sử dụng: nhấn "Chỉnh sửa" để cập nhật thông tin phiếu, chọn "Thêm" để nhập chi tiết phiếu thanh lý, và nhấn dấu "Trừ" để xóa phiếu.

Bước 3: NSD nhấp Thêm(2) để tiến hành thêm thông tin ấn phẩm cần thanh lý vào phiếu

NSD nhấp Nạp dm sách chờ thanh lý(1) để nhận toàn bộ ấn phẩm báo hỏng mất chuyển vào phiếu thanh lý hiện tại

Nhấp Import file xuất(2) để tiến hành thêm thông tin ấn phẩm cần thành lý vào phiếu bằng file excel

Khi nhấp vào Import file xuất(2), cửa sổ màn hình sẽ hiển thị như sau:

NSD nhấp Download file mẫu(1) để tải về file excel nhập liệu Thông thường file mẫu sẽ được tải về trong thư mục Download trong máy tính

Sau khi tải hoàn tất, NSD nhấp trực tiếp vào file để mở lên(2)

Thông tin phiếu nhập thanh lý sẽ hiển thị như hình sau, NSD nhập số ĐKCB cần thanh lý và ghi chú thanh lý nếu có

Kiêm tra dòng bắt đầu và dòng kết thúc Trường hợp này dòng bắt đầu là 2 và dòng kết thúc là 6

NSD mở lại cửa sổ hệ thống, nhập dòng kết thúc 6 vào khung(1), nhấp chọn tệp(2) để lấy lên file dữ liệu vừa nhập và nhấp Import(3)

Thông tin ấn phẩm thanh lý sẽ hiển thị ở khung(4), NSD nhấp Lưu vào phiếu(5) và Thoát về phần mềm(6)

Thông tin phiếu thanh lý sẽ hiển thị như sau:

Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang 56 Để in chi tiết phiếu thanh lý, NSD nhấp chọn In phiếu

Thông tin chi tiết phiếu thanh lý như hình sau:

BÁO CÁO THỐNG KÊ

Hướng dẫn xuất sổ ĐKCB từng kho sách

Hướng dẫn NSD xem và xuất sổ ĐKCB theo từng kho sách

Bước 1: NSD nhấp chọn Thống kê(1), chọn tiếp Sổ ĐKCB(2)

Bước 2: NSD Chọn kho muốn xuất sổ(3) và nhấp Thực hiện(4)

Người dùng có thể tổng hợp thông tin từ sổ ĐKCB bằng cách nhấp vào "Xem sổ" để xem trực tiếp trên trình duyệt Ngoài ra, họ cũng có thể xuất thông tin dưới dạng file Word hoặc file Excel để lưu về máy.

Kết quả xem sổ ĐKCB trực tiếp trên trình duyệt(5) như hình sau:

Sổ đăng ĐKCB khi xuất về file word(6):

Sổ ĐKCB khi xuất về file excel(7)

Tương tự, NSD chọn các kho tài liệu khác và thực hiện thao tác như trên

Hướng dẫn xuất sổ tổng quát

Hướng dẫn NSD xuất sổ đăng ký tổng quát

Bước 1: NSD nhấp chọn Thống kê(1), chọn tiếp Sổ ĐKTQ(2)

Bước 2: NSD nhấp chọn phần muốn xuất(3), chọn Thực hiện(4)

Kết quả tổng hợp sẽ hiển thị bên dưới Người sử dụng có thể nhấp vào "Xem sổ" để xem trực tiếp trong trình duyệt, hoặc lựa chọn xuất kết quả dưới dạng file Word hoặc file Excel.

Phần nhập tăng được xem từ trình duyệt(5) nhu hình sau:

Phần nhập tăng sau khi xuất về máy bằng file word(6)

Phần xuất được xem từ trình duyệt(5)

Phần xuất được xuất về file word(6)

Tiêu đề	Tài Liệu Hướng Dẫn Sử Dụng Phần Mềm Quản Lý Thư Viện 21.4
Trường học	Cty Tnhh Điện Toán Thái Minh
Thể loại	tài liệu
Năm xuất bản	2016
Thành phố	Hậu Giang

Định dạng
Số trang	61
Dung lượng	6,05 MB